Correspondências Empresariais: as novas exigências do mercado
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JULIANA DE FÁTIMA PINTO Correspondências Empresariais: as novas exigências do mercado Viçosa – MG 2007
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JULIANA DE FÁTIMA PINTO
Correspondências Empresariais: as novas exigências do mercado
Viçosa – MG
2007
JULIANA DE FÁTIMA PINTO
Correspondências Empresariais: as novas exigências do mercado
Monografia apresentada ao Departamento de Letras da Universidade Federal de Viçosa, como parte das exigências da disciplina LET 499 – Monografia – e como requisito para a conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngüe, tendo como orientadora a Professora Ana Carolina Gonçalves Reis.
Viçosa – MG
2007
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A monografia intitulada
Correspondências Empresariais: as novas exigências do mercado
elaborada por
JULIANA DE FÁTIMA PINTO
como parte das exigências da disciplina LET 499 – Monografia – e requisito para a conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngüe, foi aprovada por todos os membros da Banca Examinadora.
Viçosa, 5 de julho de 2007.
Profa. Ana Carolina Gonçalves Reis (DLA/UFV) Orientadora
Profa. Cristiane Cataldi dos Santos Paes (DLA/UFV) Examinadora
Profa. Rosalia Beber de Souza (DLA/UFV) Examinadora
NOTA: ______
iii
AGRADECIMENTOS
A Deus, por dar-me saúde e força para vencer todas as dificuldades durante os anos de
graduação e por proporcionar-me muitos e inesquecíveis momentos de felicidade em Viçosa.
À minha família, Joaquim, Maria e Renata, por estar ao meu lado em todas as
situações. Amo vocês!
À Profa Ana Carolina G. Reis, que me acolheu durante o período no exterior e, além
de orientadora, tornou-se uma grande amiga.
À Fernanda Garcia, Secretária Executiva da Arcelor e exemplo de profissional
competente. Obrigada pela enorme colaboração no desenvolvimento desta monografia.
Às minhas grandes amigas do 831: Camila e Raihani. Companheiras de festas,
viagens, momentos de tristezas e alegrias. Elas dão verdadeiro significado à palavra
AMIZADE.
Às primeiras amigas do alojamento, pessoas com as quais aprendi muito e das quais
vou levar eternas e boas lembranças: Aline e Daiane.
Ao grande amigo Dênis, pela paciência em ajudar-me na formatação da monografia e
pelos cinco anos de boa amizade.
À Priscilla, amiga que admiro muito e com quem sempre pude contar,
independentemente da situação, em todos esses anos de UFV.
Enfim, aos amigos que fiz em Viçosa, dos quais sinto muitas saudades pela amizade e
pelo tempo inesquecível em que vivemos juntos: Anita, Ana Luísa, Carla e Renato.
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LISTA DE FIGURAS
Fig. 1. Localização das Unidades Operacionais ............................................................................22
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LISTA DE QUADROS
Quadro 1. Representação esquemática da comunicação ...............................................................24
Quadro 2. Tendências no processo de modernização....................................................................26
Quadro 3. Fatores que determinam a qualidade da transmissão da comunicação.........................42
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LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1. Qual é a sua maior dificuldade na hora de redigir correspondências? ................... 32
Gráfico 2. A dificuldade na hora de redigir está relacionada a que fator? ............................... 33
Gráfico 3. Você observou alguma mudança na forma de redigir nos últimos anos? ............... 34
Gráfico 4. Vocabulário simples e formal.................................................................................. 36
Gráfico 5. Frases curtas ............................................................................................................ 37
Gráfico 6. Você já participou de algum curso ou palestra sobre Redação Empresarial fora da
empresa por sua iniciativa? ..................................................................................................... 40
Gráfico 7. Funcionárias com problemas de escrita que participaram de cursos de Redação
Empresarial. ............................................................................................................................ 40
Gráfico 8. Sua empresa já teve algum problema na transmissão de informações devido ao
envio de e-mails ou cartas mal elaborados? ............................................................................ 42
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................9 2. PROBLEMA ...........................................................................................................................13 3. JUSTIFICATIVA ....................................................................................................................14 4. OBJETIVOS............................................................................................................................16
4.1. Objetivo Geral...................................................................................................................16 4.2. Objetivos Específicos........................................................................................................16
5. HIPÓTESES ............................................................................................................................17 6. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ............................................................................18 7. APRESENTAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO....................................................................20
7.1. Arcelor Mittal..................................................................................................................20 7.2. Arcelor Brasil ..................................................................................................................21
8. REFERENCIAL TEÓRICO....................................................................................................24 8.1. A comunicação na empresa ..............................................................................................24 8.2. Profissional de secretariado X comunicação ....................................................................27 8.3. A correspondência empresarial como meio de comunicação ...........................................29
8.3.1. O conceito de correspondência empresarial................................................................29 8.3.2. Correspondência empresarial X comunicação ...........................................................29 8.3.3. Obstáculos à comunicação na correspondência empresarial .....................................30
9. DESCRIÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS .............................................................32 9.1. A nova correspondência empresarial ................................................................................32 9.2. A linguagem das correspondências...................................................................................35
9.2.1. Clareza .......................................................................................................................35 9.2.2. Objetividade ...............................................................................................................36 9.2.3. Vocabulário simples e formal ....................................................................................36 9.2.4. Frases curtas...............................................................................................................37 9.2.5. Gramática correta.......................................................................................................37 9.2.6. Frases rebuscadas.......................................................................................................38 9.2.7. Vocabulário informal .................................................................................................38 9.2.8. Frases longas ..............................................................................................................38 9.2.9. Vocabulário sofisticado..............................................................................................38
9.3. A atualização das correspondências na Arcelor Brasil.....................................................39 10. CONCLUSÃO.........................................................................................................................44 11. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................................47 12. APÊNDICE .............................................................................................................................50
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1. INTRODUÇÃO
A comunicação1 é intrínseca a toda atividade empresarial. É através da comunicação
que as informações são processadas dentro das organizações2 e passam a constituir a base
para a tomada de decisões dos Administradores. Além disso, é ela que permite a interação nos
ambientes externo e interno das corporações.
Assim, as organizações buscam uma comunicação eficaz, ou seja, que otimize o
alcance dos objetivos e que auxilie na ascensão da empresa no mercado. Segundo Gold (2002,
p. 5) “[...] em tempos de mercados mundiais e luta por sobrevivência na globalização, não
basta apenas investir em informação e tecnologia, mas sim naquilo que dentro da sociedade
humana é valor de troca: a comunicação”.
No caso da comunicação escrita (que, dentro do ambiente das organizações podemos
chamar de redação empresarial), a melhoria buscada para que a troca de informações se dê de
maneira mais eficaz passa pela adoção de uma estruturação textual mais objetiva, direta e
concisa. Nesse sentido, para adaptar-se à nova tendência comunicacional do mercado, é
necessária uma mudança na utilização da linguagem, a fim de que seja possível agilizar o
processo de comunicação.
[...] a formação, no mundo moderno, de grandes mercados mundiais, como o Mercosul, empresta à escrita lugar de destaque pelo seu papel de padronizadora. Assim, os documentos empresariais devem apresentar-se coerentes com a tendência moderna à objetividade e à clareza. (GOLD, 2002, p. XI).
1 Comunicação significa “tornar comum, trocar opiniões [...], participação, interação, troca de mensagens. (Medeiros, 1993, p. 17). 2 Neste trabalho consideraremos corporação, empresa e organização como sinônimas.
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Dessa forma, neste novo cenário empresarial, uma redação inadequada, que apresente
incorreções contextuais, ortográficas e gramaticais, fará com que os documentos e as
correspondências percam sua eficácia; poderão ocorrer mal-entendidos, principalmente, os
objetivos deixarão de ser alcançados.
A correspondência empresarial (conceito que será abordado mais adiante) deve ser
elaborada de modo que, além de informar algo a alguém, procure persuadir o leitor com
relação aos propósitos daquela comunicação e busque captar a atenção deste para tudo o que a
organização pretende passar. No que tange a comunicação da empresa com o âmbito externo,
Medeiros (1993) afirma que o maior objetivo da correspondência comercial é o fechamento
de negócios. Portanto, esta não pode ser vista apenas como um veículo de comunicação, há
também que convencer o receptor. Além disso, tal correspondência empresarial deve permitir
que este fique com uma imagem positiva da organização.
A redação empresarial vem sofrendo mudanças nos últimos anos. Até a década de 60,
pensava-se que o vocabulário rico de expressões e o uso de palavras complexas eram
características de uma boa redação. Segundo Roman (1998), a linguagem “burocrática”3 dos
textos comerciais originou-se na época do Império e da Velha República, período em que o
governo brasileiro contratava profissionais graduados em direito para trabalhar na área
administrativa, o que, conseqüentemente, resultou em textos com vocabulário rebuscado, que,
por vezes, ainda permeiam nas correspondências comerciais.
No entanto, Gold (2002) tem defendido que ao incorporar uma linguagem mais ágil,
direta e clara, o texto administrativo não perde fundamentalmente a mensagem de seriedade
que a empresa pretende passar. As organizações devem estar conscientes de que uma
linguagem simples nos textos administrativos torna o processo de trabalho mais eficaz, já que
diminui o tempo gasto para redigir e, ainda, contribui para o entendimento do receptor.
Embora se apregoe que o texto comercial deva respeitar as regras gramaticais, é desejável que o redator não deixe imergir sua criatividade na sensaboria da linguagem burocrática. Assim sendo, a utilização de formalismo excessivo pode provocar desinteresse da audiência, enquanto o aproveitamento de variantes e expressões coloquiais pode emprestar ao texto certo colorido que proporciona motivação e estimula a atenção do receptor. (MEDEIROS, 1993, p. 33).
3 “Morosidade ou complicação no desempenho de serviço administrativo, decorrente do poder abusivo da burocracia”. FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Miniaurélio século XXI escolar: o minidicionário da língua portuguesa. 4. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000, p. 112.
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Cabe ressaltar que a utilização de um vocabulário menos complexo em nenhum
momento deva significar a não conformidade com as normas gramaticais. Estas são elementos
essenciais para o entendimento do texto.
No início da década de 90, com o aumento do acesso à internet, a troca de informações
tornou-se ainda mais rápida. As empresas foram obrigadas a serem mais ágeis em suas
comunicações, já que a demora na transmissão de mensagens passou a significar desinteresse
e, conseqüentemente, negócios perdidos. Além disso, o uso dos computadores resultou em um
excesso de informações recebidas e, por conseguinte, as pessoas passaram a ter pouco tempo
para ler e responder todas as correspondências. Assim sendo, tornou-se imprescindível redigir
de forma mais precisa e clara, prezando pela eficiência e eficácia do texto, buscando rapidez
no processo de comunicação, sem, no entanto, dificultar o entendimento do receptor.
Em relação à produtividade das empresas, Gold (2002, p. 4) afirma que “pode ser que
não seja mensurável, em termos estritamente financeiros, a perda advinda de falhas nas
transmissões de informações, mas, certamente, a perda econômica é substantiva.” Ou seja, a
correspondência mal elaborada, além de não atingir o seu objetivo imediato, pode dificultar os
negócios da empresa a médio e longo prazo. Isso decorre da não efetivação da comunicação
da empresa (desta com o seu ambiente externo) e na empresa (dentro da própria organização),
seja entre funcionários do mesmo ou de diferentes níveis hierárquicos.
Contudo, escrever dessa “nova maneira” pode gerar dúvidas e dificuldades para o
redator. Segundo Dias (2004), cada pessoa tem um estilo de redigir, ou seja, uma maneira
pessoal de comunicar-se através da escrita, e alguns podem considerar o vocabulário
complexo como uma característica da formalidade. Assim, a mudança na elaboração do
conteúdo comercial exige um período de adaptação das pessoas. Fará parte do trabalho do
redator verificar diversas maneiras de escrever uma determinada frase. O “estilo” da
linguagem utilizada deve estar em consonância com o do novo receptor. É necessário, assim,
desfazer-se das estruturas arcaicas e atualizar tudo aquilo que está desgastado, que já foi
citado centenas de vezes, pois, segundo Medeiros (1995), isso constitui os denominados
“clichês”, que não agregam qualquer informação ao texto.
A dificuldade na hora redigir de uma forma mais simples pode estar relacionada a
vários fatores. Nesse sentido, Gold (2002) afirma que os empecilhos à construção de uma
redação empresarial eficiente podem ser as frases rebuscadas, o vocabulário informal, os
períodos e parágrafos longos e os “clichês”. Ainda, de acordo com Roman (1998), no
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processo de reestruturação da redação empresarial, os redatores podem apresentar certa
insegurança ao construírem um texto com coloquialismo excessivo, e, conseqüentemente,
deduzem que estão diminuindo a elegância, a seriedade e a cordialidade perante o
destinatário. Isso pode criar barreiras às inovações na redação empresarial, devido à
internalização do pensamento “errôneo” de que as frases sintaticamente complexas tornam o
pensamento mais rico.
É nesse contexto, e observando as mudanças na atual redação empresarial, que
procuraremos verificar se a Arcelor Brasil tem produzido as correspondências seguindo o
novo padrão defendido pelos autores abordados e, também, analisar qual é a posição da
organização em relação ao suporte oferecido às Secretárias Executivas para que estas tenham
uma escrita eficaz. Buscaremos averiguar se tais funcionárias da empresa vêem o estilo claro
e simples como útil para os negócios (ressaltando as características apontadas como
importantes em um texto comercial de qualidade).
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2. PROBLEMA
A correspondência empresarial está diretamente relacionada ao desenvolvimento dos
negócios da organização e, quando redigida sem considerar as exigências do mercado, pode
dificultar o processo de comunicação, trazendo perdas e grandes transtornos para a empresa.
Segundo Beltrão (2005), para atender à agilidade comunicacional do mundo moderno,
com o uso dos diversos meios de comunicação escrita para a troca de informações (carta, fax,
e-mail, etc.), há a necessidade de se elaborar textos de forma mais simples, objetiva e clara,
evitando-se, sempre, o vocabulário prolixo.
Visto que a redação no meio empresarial passou por significativas mudanças nos
últimos anos, a questão que se coloca é: a Arcelor Brasil e os seus Secretários Executivos (que
são os profissionais diretamente responsáveis pela elaboração de correspondências nas
empresas) têm consciência da adequação das suas correspondências a esse novo contexto que
se apresenta?
O trabalho buscará verificar as estratégias comunicativas utilizadas para efetivar tal
adequação, observando os novos paradigmas das correspondências empresariais. Procurar-se-
á observar se a Arcelor Brasil valoriza a redação empresarial como um meio de comunicação
para o crescimento da organização.
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3. JUSTIFICATIVA
Segundo Medeiros (1993), as empresas podem melhor atingir suas metas quando
possuem uma comunicação eficaz.
No caso da redação empresarial, a comunicação torna-se eficaz quando o redator
consegue adaptar a linguagem às necessidades do receptor, o que resultará na compreensão da
mensagem. Nesse sentido, os estudos da correspondência empresarial como uma forma de
comunicação nas empresas e como meio destas atingirem seus objetivos, tornam-se
pertinentes.
Um texto bem elaborado pode gerar bons resultados para a organização ou mesmo
evitar falhas na transmissão de informações. Nesse âmbito, Rodriguez (1999) tem sugerido a
atualização da correspondência empresarial, de modo que esta apresente uma linguagem que
esclareça o receptor. Ainda:
“… a correspondência deve ser redigida em linguagem atual, simples e espontânea, despida de artifícios inúteis e de palavras ocas e inexpressivas. Ao mesmo tempo, a serviço de uma redação clara e simples, deve estar uma apresentação impecável, que leve em conta a funcionalidade que impera no mundo dos negócios e que possa preparar o espírito do destinatário a receber com disposição favorável a mensagem que lhe é enviada. (KASPARY, 1994, p. 10).
Ao redator caberá também identificar o que já não é primordial na redação das
correspondências empresariais, buscando, assim, atender à agilidade exigida no mundo dos
negócios.
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Com a necessidade de se trabalhar na direção da qualidade total, incrementou-se a necessidade de discriminar os procedimentos e os padrões utilizados no dia-a-dia, especificando-os em linguagem clara e sem duplicidade de sentido, de forma a minimizar o retrabalho e acelerar o intervalo de tempo entre os fatos e ações. (GOLD, 2002, p. 3).
É coerente, portanto, uma análise a fim de verificar se a Arcelor Brasil e seus
Secretários Executivos estão atentos a essas mudanças e se utilizam algum procedimento com
a finalidade de alterar as correspondências de modo a adequá-las aos novos conceitos de boa
redação.
Assim, diante dos benefícios que as mudanças nas correspondências empresariais
podem trazer à empresa, torna-se de suma importância a realização de uma pesquisa
específica, focada, no caso do objeto de estudo deste trabalho, na forma como a Arcelor Brasil
lida com a Redação Empresarial.
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4. OBJETIVOS
Esse trabalho visa, dentro do que foi traçado nos objetivos geral e específicos, levantar
as informações necessárias para melhor compreender a dinâmica das novas correspondências
empresariais elaboradas pelas Secretárias Executivas da Arcelor Brasil.
4.1. OBJETIVO GERAL
Identificar se a Arcelor Brasil tem produzido suas correspondências em conformidade
com os novos parâmetros de Redação Empresarial, marcados pela atual demanda de rapidez
no processo de comunicação.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar se os profissionais de Secretariado Executivo da referida empresa estão
atentos à necessidade de simplificar e de tornar mais objetiva a correspondência
empresarial.
Analisar se a Arcelor Brasil procura dar algum suporte aos colaboradores para a
elaboração de correspondências mais adequadas.
Observar quais são as características comunicativas mais destacadas pelas Secretárias
Executivas da Arcelor para o desenvolvimento de um texto de qualidade.
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5. HIPÓTESES
Segundo Cervo (2006), a hipótese é a suposição de uma causa ou de uma lei, destinada
a explicar, mesmo que provisoriamente, a veracidade ou falsidade de determinado fenômeno.
Nesta pesquisa, observando as características da atual Redação Empresarial e como se
dá a produção textual na Arcelor Brasil, através de suas Secretárias Executivas, deduz-se que:
Empresas de alta competitividade e desempenho, que estão atentas quanto à sua
contínua evolução no mercado, valorizam a Redação Empresarial enquanto meio de
comunicação na empresa e da empresa.
As organizações e os seus Secretários Executivos, interessados em melhorar a
comunicação na empresa, procuram elaborar as correspondências de acordo com os
estudos que defendem uma nova forma na linguagem.
O conhecimento com relação às mudanças na linguagem empresarial leva os
funcionários a adotarem uma nova maneira de redigir.
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6. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Considerando a importância da Redação Empresarial para as organizações e seus
Secretários Executivos, o estudo em questão possibilitou a análise das possíveis mudanças nas
correspondências empresariais da Arcelor Brasil, maior produtora de aço da América Latina,
com sede administrativa na cidade de Belo Horizonte.
A escolha dessa empresa deveu-se aos seguintes fatores:
• Possui, dentre suas Secretárias Executivas, profissionais que foram estudantes da
UFV, o que facilitaria o acesso à área administrativa.
• Embora tenha sido constituído em 2005, o grupo Arcelor reúne quatro empresas –
Acesita, Belgo, CST e Vega do Sul. Com exceção desta última, que surgiu em 2004,
as companhias estão em atividade há uma média de sessenta e um anos, tendo,
portanto, passado por algumas tendências mercadológicas que podem ter interferido
nos critérios da elaboração das redações empresariais.
Para a condução do trabalho, utilizou-se, primeiramente, a pesquisa bibliográfica, pois,
além de permitir um conhecimento melhor sobre as contribuições científicas na área de
redação empresarial, pode ser realizada juntamente com outro tipo de pesquisa.
A pesquisa bibliográfica constitui parte da pesquisa descritiva ou experimental quando é feita com o intuito de recolher informações e conhecimentos prévios acerca de um problema para o qual se procura resposta ou acerca de uma hipótese que se quer experimentar. (CERVO, 2006, p. 66).
Posteriormente, optou-se pela pesquisa descritiva, tendo em vista que esta permite,
segundo Cervo (2006), explicar e interpretar os fenômenos que ocorrem, favorecendo, assim,
um estudo mais amplo e completo. Observando o contexto organizacional, procurou-se
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averiguar quais são as características fundamentais na correspondência empresarial para as
Secretárias Executivas da Arcelor e se estas recebem da empresa algum apoio para o
aperfeiçoamento da escrita.
Para a coleta de dados, foi aplicado um questionário na Arcelor Brasil, no período de
23 a 31 de maio de 2007.
Tal questionário foi elaborado com oito questões, de forma semi-estruturada:
perguntas abertas e fechadas. A inclusão de perguntas abertas deveu-se ao fato delas
possibilitarem o recolhimento de informações mais detalhadas sobre o assunto estudado.
Para a estruturação dos questionamentos, procurou-se relacionar as perguntas à
pesquisa bibliográfica. Além disso, buscou-se obter conhecimento quantitativo observando o
número de Secretárias Executivas que têm consciência da nova correspondência comercial e
das características predominantes na escrita atualmente, visualizando a posição da Arcelor no
que tange a comunicação escrita.
O questionário foi enviado por e-mail para uma das Secretárias Executivas da referida
empresa, que depois fez o encaminhamento às demais profissionais. Ao todo, a Arcelor Brasil
possui nove secretárias; no entanto, uma não respondeu a pesquisa por estar de férias. Dessa
forma, a participação equivaleu a 88,89% das Secretárias Executivas da empresa.
Além disso, outros dados sobre a organização e o perfil de seus colaboradores foram
coletados no site institucional.
Depois de recolher e tabular as respostas, estas foram analisadas e comparadas com as
informações obtidas na etapa de pesquisa bibliográfica, objetivando-se confrontar os
resultados com as hipóteses.
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7. APRESENTAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO
7.1. ARCELOR MITTAL
Com o objetivo de tornar-se líder mundial na produção de aço, em fevereiro de 2001
foi formada a Arcelor, empresa constituída a partir da união das três européias: Aceralia,
Arbed e Usinor.
A Arbed, de Luxemburgo, foi criada em 1882, mas somente deu início às suas
atividades em 1886. Essa empresa, antes de se tornar parte do grupo Arcelor, mostrou seu
interesse no Brasil ao comprar, em 1998, as ações da companhia Belgo. Já a Aceralia, também
com mais de um século de existência, foi constituída em 1902, na Espanha. A mais jovem do
grupo, a francesa Usinor, surgiu em 1948. Esta, também observando as perspectivas de
crescimento da América Latina, associou-se à Acesita, em 1998, investindo na empresa
brasileira R$1,02 bilhão para o seu desenvolvimento.
Em 2006, a Arcelor deu continuidade ao seu projeto de expansão. Parte das suas ações
foi vendida à indiana Mittal, que até então era formada por duas empresas de origem familiar.
Atualmente, a Arcelor Mittal é a maior produtora mundial de aço e emprega, em 27 países,
320.000 pessoas.
A estratégia global da Arcelor Mittal é captar regiões com forte potencial de
crescimento de consumo de aço e expandir os seus negócios fora da Europa.
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7.2. ARCELOR BRASIL
A Arcelor Brasil S.A., sociedade anônima regida pelo estatuto social e por disposições
legais, inaugurou sua sede administrativa em dezembro de 2005, na cidade de Belo Horizonte.
Representante da Arcelor Mittal na América Latina, a Arcelor Brasil é responsável pela
Acindar, na Argentina, e por mais quatro empresas no país: Acesita (1944), Belgo (1917),
CST (1976) e Vega do Sul (2004).
Segundo o estatuto social da empresa, o grupo tem como objetivo:
Promoção, instalação e exploração no setor siderúrgico e/ou metalúrgico, no país ou
no exterior;
Participação no capital de outras sociedades ou associações;
Prestação de serviços corporativos a sociedades controladas, coligadas ou a terceiros;
Comercialização, importação, exportação, transporte, armazenamento e representação
na comercialização, importação ou exportação de insumos ou produtos oriundos da
indústria siderúrgica e/ou metalúrgica;
Realização de quaisquer outras atividades comerciais e industriais, direta e
indiretamente relacionadas com os objetivos acima.
De acordo com informações coletadas no site da empresa, a Arcelor Mittal, com a
criação da Arcelor Brasil, pretende aumentar os resultados apresentados pelas siderúrgicas
brasileiras, proporcionando maior rentabilidade para os seus 14 mil acionistas. Ainda,
pretende valer-se das melhores práticas individuais em relação ao meio ambiente, saúde e
segurança.
No Brasil, a Arcelor produz Long Carbon Steel (Aços Longos ao Carbono) e Flat
Carbon Steel (Aços Planos ao Carbono), em 13 unidades industriais como mostra a figura
abaixo.
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Fig. 1. Localização das Unidades Operacionais
Fonte: www.arcelor.com/br
Ao todo, a Arcelor Brasil possui 14,5 mil funcionários, com uma capacidade de
produção superior a 10 milhões de toneladas/ano. Sua produção é destinada à agropecuária, à
construção civil, à telecomunicação, bem como à indústria automobilística e civil.
Atualmente, a sede administrativa conta com nove Secretárias Executivas, exercendo
assessoria aos gerentes, ao vice-presidente e ao presidente da Arcelor Brasil. Em sua maioria,
as Secretárias Executivas eram colaboradoras da Belgo e, com a formação da sede
administrativa, passaram a ser funcionárias da Arcelor Brasil. A formação acadêmica dessas
profissionais é realizada nos cursos de Letras e Secretariado Executivo, e o período de
prestação de serviços ao grupo Arcelor varia de 1 a 35 anos.
No site da organização consta, ainda, que seu departamento de Recursos Humanos
busca oferecer aos funcionários programas de treinamento e desenvolvimento, que
possibilitam o aprimoramento profissional e contribuem para o melhor desempenho das
funções. Portanto, dentro do objetivo de estudo, procurar-se-á, também, analisar se a Arcelor
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Brasil possui algum programa de treinamento focalizado na Redação Empresarial dos
colaboradores da empresa.
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8. REFERENCIAL TEÓRICO
8.1. A COMUNICAÇÃO NA EMPRESA
Segundo Bahia (1995), a palavra comunicação originou-se do latim “communicare” e
significa partilhar, repartir, trocar opiniões, associar e tornar comum. Para ele, a comunicação
pressupõe a existência do emissor, que produz e transmite a mensagem, através de um meio
qualquer (canal), ao destinatário (receptor), como elucidado na figura abaixo.
Quadro 1. Representação esquemática da comunicação que se processa entre um emitente e
um recebedor.
MENSAGEM
EMISSOR
Canal, Meio ou Veículo
RECEPTOR
Fonte: Adaptado de Bahia, 1995, p. 25.
A mensagem, de acordo com Medeiros (1993), pode ser definida como um conjunto
de informações significativas reunidas em uma mesma estrutura.
No entanto, no que tange o processo na empresa, a comunicação adquire sentido mais
amplo. Para Bahia (1995), além da emissão, transmissão e recepção de mensagens no
ambiente empresarial, toda informação transmitida pela organização ao seu meio externo faz
parte de uma estratégia. Reis (2003, p. 19) afirma que:
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As estratégias da comunicação baseiam-se no conhecimento gramatical, no compartilhamento da mesma cultura e – mais uma vez – na interação entre interlocutores. A compreensão pressupõe a habilidade de atrair e manter a atenção do outro. (REIS, 2003, p. 19).
Nesse caso, a comunicação, tendo como foco o mercado, é usada pela corporação para
expandir seus negócios e ganhar em competitividade.
Já Dias (2004) entende como comunicação algo além da estratégia da empresa. Para
ela, a comunicação organizacional é a cultura da empresa, ou seja, corresponde aos hábitos,
mentalidade, estilo de liderança, comportamento e padrões adotados pela organização, que
caracterizam a identidade desta perante as outras.
Assim, tal comunicação pode ser entendida como a estratégia da corporação para não
só ganhar espaço no mercado, mas, talvez e principalmente, espelhar a cultura empresarial.
Ainda, de acordo com Freeman (apud Pinho, 2006), as organizações estão ligadas
física, intelectual e emocionalmente com outros indivíduos, empresas e lugares, comportando-
se também com base nos significados que aprende destas comunidades. Por isso, embora seja
única, uma organização sempre faz parte de um conjunto maior.
A comunicação, além disso, é a responsável por cultivar e manter os relacionamentos
no ambiente organizacional. Assim, “a comunicação organizacional pode ser colocada como
fluxo e o impacto de mensagens dentro de uma rede de relacionamentos interacionais.”
(Tortoriello apud Pinho, 2006, p. 28).
Por ser um pouco mais complexa a comunicação no âmbito empresarial, Varona
(1998) afirma que o tradicional modelo de comunicação não pode ser aplicado na
comunicação organizacional. Com o objetivo de otimizar o tempo devido ao excesso de
informações recebidas, o receptor, na comunicação empresarial, é ativo; assim escolhe apenas
as informações que lhe são pertinentes.
A nova era da interatividade transfere ao antigo receptor o poder de conduzir o processo comunicativo. Ele passa a definir o que quer ler, ouvir, ver ou saber. Antes, essa definição era prerrogativa do administrador e do profissional de comunicação a seu serviço. Hoje, administrador e profissional de comunicação só têm de apontar os rumos e oferecer o acesso. (VARONA, 1998, p. 12).
Essa mudança no perfil do receptor deve-se, principalmente, às transformações no
mercado e aos avanços tecnológicos dos últimos anos. A internet diminuiu as barreiras de
comunicação entre os países, assim, as empresas nacionais passaram a associar-se às
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empresas de outros países. Como resultado, organizações e colaboradores passaram a ter que
se adaptar a um novo estilo de trabalho.
Com seu processo de aceleração, a globalização do mundo modifica, também, as noções de tempo e de espaço. A velocidade crescente que envolve as comunicações, os mercados, os fluxos de capitais e tecnologias, as trocas de idéias e imagens nesse final de século impõem a dissolução de fronteiras e de barreiras protecionistas. Em todo o momento se estabelecem tensos diálogos entre o local e o global, a homogeneidade e a diversidade, o real e o virtual, a ordem e o caos. (VARONA, 1998, p. 4).
Pinho (2006) afirma que até meados do século XVIII, na chamada Sociedade
Tradicional, a economia era estática e baseada, principalmente, na produção agrícola. Com o
surgimento da Sociedade Industrial, no mesmo século, ocorreu um grande desenvolvimento
tecnológico, devido aos avanços científicos da época.
Já nos anos 70, deu-se início a chamada Sociedade da Informação, resultado da
revolução tecnológica da microeletrônica, computação, telecomunicações e optoeletrônica.
Segundo Pinho (2006), na década de 90 quase todos os países do mundo já teriam acesso a
estas tecnologias.
Quadro 2. Tendências no processo de modernização Fatores Sociedade
tradicional
Sociedade
industrial
Sociedade da
informação
População Estável Crescente Controlada
Assentamento Rural Urbano Suburbano
Produção Agrícola Industrial Serviços
Educação Minoritária Generalizada Especializada
Modelo familiar Extenso Nuclear Informal
Trabalho Isolado ou coletivo Individual ou em
grupo
Em rede
Mercado Regional Nacional Blocos econômicos
Atividade
econômica
Extrativa Fabricação Informação
Massificação Inconsciente Tomada de
consciência
Na diversidade
26
Mobilidade física Pequena Grande Muito grande
Estratificação Status adstrito Status adquirido Malconformada
Conhecimento
Comunicação Pessoal Mediada, coletiva Global
Valorização do
tempo
Escassa Grande:
pontualidade
Muito grande:
flexibilidade
Governo Autocrático Consultivo Democrático
Organização Afetiva Burocrática Desregulada
Conflitos Pessoais territoriais De trabalho Novos: sexo,
minorias culturais
Relações sociais Comunitárias Capitalistas Participativas Fonte: Adaptado de Marín apud Pinho, 2006, p. 24.
De acordo com o mesmo autor, na Sociedade da Informação a atividade econômica
(em contrapartida à produção de bens, que era típica do século passado), está baseada na
prestação de serviços. Ainda, segundo Pinho (2006), são características da Sociedade da
Informação a valorização das profissões administrativas especializadas e técnicas, bem como
o crescimento da economia relacionado à geração de conhecimentos.
8.2. PROFISSIONAL DE SECRETARIADO X COMUNICAÇÃO
Segundo Medeiros (1995), o perfil do profissional de secretariado vem modificando-se
ao longo dos anos. Atualmente, com maior autonomia e, conseqüentemente, mais
competências, o Secretário Executivo é um dos principais condutores de informações nas
organizações, ganhando cada vez mais prestígio na empresa. O profissional é também
responsável pela comunicação com o público interno (executivos e gerentes, supervisores) e
pela comunicação externa (fornecedores, clientes, etc.)
Para Pinho (2006), a valorização do profissional ocorreu justamente devido às
mudanças do mundo capitalista.
A nova economia aumentaria a importância das profissões com grande conteúdo de informação e conhecimentos em suas atividades. As profissões administrativas, especializadas e técnicas cresceriam mais rápido do que qualquer outra e constituiriam o cerne da nova estrutura social. (Castells apud Pinho, 2006, p. 16).
27
Segundo o mesmo autor, o trabalho, na atual conjuntura econômica, está mais
relacionado com o manejo de informações. Desse modo, exige-se que os profissionais saibam
conduzir com habilidade todos os processos de comunicação.
Sendo, portanto, um dos agentes fundamentais da comunicação na empresa, o
Secretário Executivo precisa estar atento aos meios de comunicação que utiliza. Medeiros
(1995) afirma que a escolha do canal adequado (correspondência em papel impresso, e-mail)
facilita a transmissão da mensagem e evita a ocorrência de ruídos, que, segundo o mesmo
autor, podem ser considerados como toda interferência que ocorre em um canal na
transmissão de mensagens. É preciso, ainda, que o redator (aqui no caso, o Secretário
Executivo), utilize um repertório lexical adequado para veicular o que deseja e precisa
transmitir. De acordo com Medeiros (2006), repertório é a bagagem cultural de cada
individuo; é a capacidade que cada pessoa tem de reconhecer alguns fatos de forma imediata.
Assim, o emissor deve alinhar o seu repertório com o do receptor, a fim de minimizar os
ruídos e facilitar a compreensão da mensagem. Pinho (2006) afirma que a escolha da
linguagem adequada pode ajudar no sucesso da comunicação.
Ao ter uma intenção perfeitamente meditada e um objetivo específico para se comunicar com alguém, o emissor precisa possuir as necessárias habilidades codificadoras, o seja, vocabulário adequado para exprimir as idéias e expressar, com clareza, o sentido da mensagem, além da capacidade de reunir as palavras, de maneira mais efetiva. A facilidade de manejar o código de linguagem afeta tanto a capacidade de codificar os pensamentos como o próprio pensamento em si. (PINHO, 2006, p. 49).
Ainda, segundo Medeiros (1995), o Secretário Executivo tem que estar sempre atento
à comunicação para proporcionar o crescimento da empresa. Para ele, tal profissional não
deve apresentar suas opiniões, mas sim expor fatos, argumentar. Assim, há a necessidade de
um treinamento adequado, para desenvolver a capacidade argumentativa. Mesmo porque as
colocações devem ser precisas e convincentes no ambiente empresarial.
Uma das maneiras de o Secretário Executivo buscar otimizar a comunicação é ficar
atento à percepção do leitor quando for redigir uma correspondência. Segundo Kaspary
(1994), é o receptor que condiciona a mensagem, pois o sucesso de quem escreve depende da
compreensão do texto. Portanto, os Secretários Executivos precisam buscar uma linguagem
que seja condizente com o entendimento do receptor, focando a mensagem neste.
28
8.3. A CORRESPONDÊNCIA EMPRESARIAL COMO MEIO DE COMUNICAÇÃO
8.3.1. O conceito de correspondência empresarial
Os autores abordados trabalham com diferentes conceitos com relação à
correspondência empresarial. De acordo com o estudioso Kaspary (1994, p. 13),
“correspondência empresarial é o conjunto de todos os meios de comunicação escrita que
possam pôr em contato duas pessoas (físicas ou jurídicas), na intenção de manterem uma troca
de idéias ou de vontade entre si, com objetivos comerciais”.
Já Beltrão (2005) tem uma abordagem mais restrita. Para ela, a correspondência
empresarial é todo conjunto de normas para elaboração de papéis com o intuito de manter ou
concluir transações comerciais.
No entanto, Medeiros (1995) considera válidos os dois conceitos. De acordo com o
este autor, a correspondência empresarial ganhou sentido mais amplo e, atualmente,
corresponde a toda forma de comunicação escrita. Assim, poderiam ser chamados de
correspondência empresarial não só os textos impressos, como cartas, comunicados e outros,
mas também (e, talvez nos dias de hoje, principalmente) as mensagens eletrônicas (ou e-
mails).
8.3.2. Correspondência empresarial x comunicação As empresas possuem vários meios de se comunicar. Em uma organização pode-se
comunicar por conferências, através de telefonemas, por meio da televisão, etc. No entanto,
atualmente a correspondência assume um papel relevante no processo de comunicação da
empresa. Segundo Kaspary (1994), embora tenham ocorridos vários avanços tecnológicos
nos meios de comunicação, ainda hoje a correspondência empresarial é importante para a
dinâmica dos negócios.
Além disso, ela leva o nome da corporação, ou seja, se mal elaborada, pode atrapalhar
os negócios da organização. Medeiros (1995) afirma que não há comunicação quando uma
correspondência muito bem escrita não é compreendida. Uma empresa não emite as
correspondências para exibir conhecimento; escreve-as para realizar negócios. Por isso, o
texto deve ser redigido de modo que seja facilmente entendido, pois tem como objetivo
comunicar algo, obter uma resposta e, assim, valer-se para o que a empresa pretende.
29
O nível de progresso de uma empresa está intimamente ligado a qualidade de suas comunicações escritas, internas e externas. A comunicação é, efetivamente, a vida dos negócios. (KASPARY, 1994, p. 13).
Nesse sentido, mesmo sendo a correspondência empresarial dividida em interna
(aquela dirigida a todos os níveis, autoridades e setores da empresa) e externa (trocada entre a
empresa e outra entidade ou pessoas), ela deve ser elaborada de modo que otimize os trâmites
da comunicação. E isso é possível não só através do uso correto das normas gramaticais, mas,
principalmente, através de uma adequação da linguagem ao receptor, a fim de que seja
possível o entendimento e, por conseguinte, para que o propósito almejado pelo emissor seja
alcançado.
8.3.3. Obstáculos à comunicação na correspondência empresarial
Existem alguns obstáculos no processo de transmissão das informações através da
correspondência empresarial. Medeiros (1995) afirma que as maiores falhas por parte do
redator são a dificuldade de expressão, a falta de coerência entre as partes do texto, a
utilização de informações irrelevantes, o uso excessivo de adjetivos, a ausência de
espontaneidade, a inclusão de termos técnicos desconhecidos pelo receptor e as elaborações
com frases longas.
Entretanto, o receptor também pode apresentar dificuldades para entender a mensagem
de forma eficaz. Para este, os maiores empecilhos podem estar relacionados ao
desconhecimento do assunto tratado, à falta de disposição para compreender (e, ou falta de
imaginação), à distração e ao nível de conhecimento insuficiente para a decodificação da
mensagem.
Observando os fatores que dificultam o entendimento do receptor, torna-se importante
usar uma linguagem mais simples, optando por frases curtas e evitando o vocabulário
complexo. Inteirar-se do repertório cultural e do ambiente da pessoa a quem se escreve
também pode ajudar para que a mensagem alcance o seu objetivo. Desse modo, o texto torna-
se menos cansativo e proporciona um interesse maior por parte do leitor.
Quando há qualquer distorção na compreensão da mensagem por parte do receptor,
ocorre o chamado ruído. Segundo Medeiros (1993), este pode ser definido como tudo o que
dificulta a transmissão de uma mensagem por meio de um canal. No caso da correspondência,
30
pode-se considerar como ruído o uso de palavras de difícil compreensão; a mensagem mal
estruturada, de duplo sentido e obscura, contendo erros ortográficos.
Dessa forma, atentar-se para os obstáculos na comunicação empresarial pode
contribuir para proporcionar uma melhor compreensão por parte do leitor e, por conseguinte,
uma diminuição dos ruídos.
31
9. DESCRIÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS
Os dados abaixo foram, como abordado nos procedimentos metodológicos, analisados
e interpretados a partir das informações recolhidas do questionário aplicado e com base nos
conceitos explorados no referencial teórico. As respostas foram tabuladas e, a partir dos
resultados, procurou-se confrontá-las com o que é defendido pelos autores pesquisados.
9.1. A NOVA CORRESPONDÊNCIA
A redação empresarial que, segundo Gold (2002), é motivo de muitas dúvidas, não foi
apontada como uma tarefa difícil por parte das Secretárias Executivas. Apenas 38% das que
responderam o questionário disseram ter problemas ao redigir um texto eficiente e eficaz.
Gráfico 1. Qual é a sua maior dificuldade na hora de redigir correspondências?
32
Cabe ressaltar que as dificuldades citadas foram com relação à pontuação de sentenças
(13 %) e à expressão das idéias (25%).
O problema com a pontuação nas correspondências empresariais pode estar vinculado
às alterações que tais correspondências sofreram nos últimos anos. De acordo com Medeiros
(1994), durante muito tempo a pontuação obedecia apenas às regras gramaticais. No entanto,
com o aumento do trabalho na área administrativa, a forma de se pontuar um texto também
passou por mudanças. Hoje, além das normas gramaticais, ela passa pelo critério de
funcionalidade, ou seja, é eliminada toda pontuação que pode prejudicar o entendimento da
mensagem.
Medeiros (1995) afirma que o descuido na pontuação pode gerar ambigüidade no texto
e dificultar a compreensão do mesmo. Para o autor, a pontuação tem como objetivo
notabilizar a pausa e a inflexão de voz, deixar claro o sentido da sentença e separar as
palavras, expressões e orações.
A dificuldade de expressão está relacionada, para Kaspary (1994), à estruturação das
frases, à escolha correta da linguagem e do vocabulário e à pontuação exata. Portanto, e em
conformidade com o que fora mencionado a respeito da funcionalidade da pontuação, a
dúvida neste conceito está atrelada a dificuldade de expressão.
As entrevistadas citam como empecilhos para a elaboração de textos dentro dos
parâmetros necessários a falta de tempo e de atualização. Como demonstrado no gráfico
abaixo:
Gráfico 2. A dificuldade na hora de redigir está relacionada a que fator?
33
Para Kaspary (1994), o tempo escasso pode ser um fator positivo na elaboração das
correspondências empresariais. O autor afirma que, ao redigir de forma mais rápida, com o
tempo vai se adquirindo habilidade na escrita. Como resultado, o redator estará apto para
redigir em curto espaço de tempo, correspondências com melhor qualidade. Isso caracteriza,
também, a eficiência nas correspondências empresariais, pois o emissor irá comunicar de
maneira correta e expressar-se de forma inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor
aproveitamento possível de recursos.
Quando questionadas se teriam observado alguma mudança na maneira de redigir
correspondências empresariais nos últimos anos, metade das funcionárias da Arcelor Brasil
respondeu afirmativamente a questão:
Gráfico 3. Você observou alguma mudança na forma de redigir nos últimos anos?
Uma das entrevistadas citou a importância de adequar a correspondência às
necessidades do ambiente empresarial: otimização do tempo e eficácia na troca de
informação. Segundo a entrevistada “a forma de redigir as correspondências tem sido mais
objetiva, menos rebuscada, mais simplificada, para o bom e rápido entendimento de quem as
recebe, proporcionando lucro em tempo, qualidade e dinheiro para quem as envia.”
34
9.2. A LINGUAGEM DAS CORRESPONDÊNCIAS
As mudanças econômicas também têm influenciado na escrita. Kaspary (1994) afirma
que devido à importância da correspondência nos negócios é importante redigi-la em
linguagem atual, simples e espontânea.
O português rebuscado, típico do Brasil colonial e que predominou por vários anos,
tem assumido formas diferentes para adequar-se à correspondência empresarial moderna.
Segundo Gold (2002), os aspectos mais relevantes de um bom texto empresarial
seriam a clareza, o vocabulário simples e formal, a objetividade, as frases curtas e a gramática
correta. E, como negativos, teríamos o vocabulário sofisticado e informal e as frases longas e
rebuscadas.
Quando perguntamos às Secretárias Executivas da Arcelor Brasil quais as
características que elas destacariam como sendo importantes em um texto comercial, tivemos
as seguintes respostas:
9.2.1. Clareza
Todas as Secretárias Executivas reconheceram a clareza como algo fundamental no
desenvolvimento do texto empresarial de qualidade.
A clareza, segundo Dias (1999), consiste na expressão exata de um pensamento, de
forma que o leitor possa entendê-lo. Uma das entrevistadas afirmou que sempre lê várias
vezes o texto que redige e procura colocar-se no lugar do receptor.
Para Medeiros (1993), esta é uma característica do bom redator e é essencial para se
obter um texto claro, sem ambigüidade. O redator eficaz deve ter em mente a importância do
seu trabalho, corrigindo-se sempre e procurando melhorar a qualidade dos seus textos.
Dias (2004) afirma que deve-se evitar vocábulos de circulação restrita, como gírias e
jargões4, devendo-se, igualmente, optar sempre pelo uso de um padrão culto de linguagem e
pelo emprego da impessoalidade. Isso possibilita o melhor entendimento do leitor acerca do
que é transmitido.
4 Segundo Ferreira (2000), jargão é a maneira específica de um determinado grupo comunicar-se, como a linguagem usada por médicos, advogados, economistas, etc. Já a gíria corresponde à linguagem manifestada em um determinado grupo social.
35
9.2.2. Objetividade
Todas as Secretárias Executivas afirmaram que a objetividade é importante no
desenvolvimento das correspondências empresariais.
De acordo com Medeiros (1995), um texto objetivo deve prezar pela linguagem direta
e dar preferência aos substantivos, evitando-se usar os adjetivos.
No entanto, Kaspay (1994) afirma que o texto objetivo deve ter a marca da
personalidade do autor, para que a leitura não se torne cansativa. Um texto que não possui
uma leitura atrativa resultará em prejuízo para a transmissão e aceitação da mensagem.
9.2.3. Vocabulário simples e formal
Na empresa estudada, 75% das entrevistadas acreditam que as frases de vocabulário
simples e informal são essenciais na nova correspondência.
Gráfico 4. Vocabulário simples e formal
O vocabulário simples é aquele que se enquadra ao repertório lexical de qualquer
leitor. Medeiros (1995) afirma que, na empresa, o redator deve procurar informar-se sobre o
seu destinatário, procurando usar uma linguagem que não seja compreendida apenas por
pessoas com elevada formação acadêmica, mas por todo aquele que ler o que foi escrito.
36
As normas da linguagem culta (vocabulário formal) possibilitam uma melhor
comunicação entre emissor e receptor, visto que há adequação a um padrão de linguagem e os
ruídos são minimizados, como defende o autor citado acima.
9.2.4. Frases curtas
Quanto às frases, estas devem ser curtas, para que o receptor assimile o texto
rapidamente. Segundo Medeiros (1993), uma sentença não deve passar de vinte e cinco
palavras. Assim, quando o leitor passar para a frase seguinte, já terá assimilado a anterior.
Gráfico 5. Frases curtas
No caso da Arcelor Brasil, 62% das entrevistadas consideram as frases curtas
importantes no texto comercial.
9.2.5. Gramática correta
Assim como os autores abordados, as entrevistadas destacam a correção gramatical
como um fator importante para se obter um texto de qualidade.
Na correspondência empresarial não se pode fugir das normas gramaticais. Estas têm
como função manter um padrão culto da língua portuguesa, possibilitando, assim, a
decodificação das mensagens por parte dos leitores.
37
Ainda, segundo Kaspary (1994), existe uma série de empecilhos que prejudicam a
comunicação escrita.
No caso da Arcelor Brasil, e em relação às características que Gold (2002) aponta
como negativas na redação empresarial, tivemos os seguintes resultados:
9.2.6. Frases rebuscadas
Cem por cento das entrevistadas afirmaram que as frases rebuscadas não são
importantes em um texto empresarial. Estas, que, de acordo com Roman (1998), por vezes
ainda permeiam nas correspondências atuais, foram, para as Secretárias Executivas da
Arcelor, retiradas da correspondência empresarial.
9.2.7. Vocabulário informal
Embora o uso do vocabulário informal não tenha sido apontado pelas entrevistadas
como uma característica importante em um texto empresarial (100% delas não o assinalaram
como necessário para uma boa produção escrita), uma das Secretárias Executivas informou
que há uma tendência à informalidade. (Conforme pergunta número oito: Você observou
alguma alteração na forma de redigir correspondências na empresa nos últimos anos?)
9.2.8. Frases longas
Gold (2002) afirma que em uma frase longa a idéia principal pode não se destacar,
perdendo a clareza (e o foco) perante o destinatário.
Embora as frases curtas não tenham sido apontadas por 38% das entrevistadas como
sendo importantes, as frases longas não foram assinaladas por nenhuma das profissionais
como uma característica das novas formas de se redigir.
9.2.9. Vocabulário sofisticado
Nenhuma das entrevistadas citou o uso de vocabulário sofisticado como importante na
hora de redigir.
38
Assim, nota-se que as Secretárias Executivas da Arcelor souberam apontar quais são
os principais elementos para redigir bem.
O reconhecimento e a adoção desses elementos são importantes para se obter sucesso
em uma comunicação escrita. Dias (2004) afirma que a memória do cérebro humano pode ser
dividida em dois tipos: memória de longa duração (MLD) e memória de curta duração
(MCD). Esta conserva por algum tempo, de forma desorganizada, as informações que
recebemos ao longo do dia. Além disso, ela é limitada, podendo processar aproximadamente
cinco ou sete itens por vez.
A MLD, por sua vez, é a memória que guarda todo o nosso conhecimento,
organizando as informações por elo de significado de forma infinita. Mas, para as
informações chegarem à MLD, é preciso, primeiramente, fazer uma triagem através da MCD.
O emissor, ao escolher uma linguagem acessível ao destinatário, otimiza a capacidade
de processamento da MCD e trabalha estratégias para a entrada e armazenamento das
informações na MLD. Por isso, para o receptor, um texto com as características apontadas
pelas Secretárias Executivas da Arcelor facilita a leitura, a decodificação e a retenção da
mensagem por mais tempo.
9.3. A atualização das Correspondências Empresariais na Arcelor Brasil
A empresa nunca ofereceu um treinamento ou curso de Redação Empresarial para as
funcionárias.
Apenas 37% das entrevistadas mostraram interesse em buscar cursos por contra
própria, fora da empresa.
Tais dados mostram-nos que, muitas vezes, ignora-se a necessidade de um
aprimoramento na escrita, a qual, como já foi abordado, é um valioso meio através do qual a
empresa pode otimizar e aperfeiçoar seu processo de comunicação escrita.
39
Gráfico 6. Você já participou de algum curso ou palestra sobre Redação Empresarial fora da empresa por sua iniciativa?
Das 37% das entrevistadas que já procuraram um curso de Redação Empresarial fora
da empresa, 67% delas, conforme pode-se perceber abaixo, afirmaram possuir problemas em
relação à escrita.
Gráfico 7. Funcionárias com problemas de escrita que participaram de cursos de Redação Empresarial.
40
Por isso, as dificuldades para redigir podem ter despertado o interesse de algumas das
Secretárias Executivas em procurar um aperfeiçoamento nesse sentido.
De acordo com as Secretárias Executivas da Arcelor Brasil, a empresa não oferece
nenhum Manual de Normalização para a elaboração das correspondencias empresariais.
Para Dias (2004), a padronização dos textos comerciais facilita o entendimento e
contribui para a decodificação mais rápida das correspondências. Além disso, para a autora, a
normalização com relação aos pronomes de tratamento deve ser implantada pelas empresas.
A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora se a administração da organização/empresa/instituição é uma, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide da apresentação dos textos. (DIAS, 2004, p. 5).
A formalidade padrão citada por Dias (2004) refere-se às regras de forma, como a
exigência da impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem. As empresas devem estar
cientes que certa formalidade de tratamento não se refere apenas ao correto emprego dos
pronomes, mas também à polidez (principalmente na relação da organização para com
autoridades políticas –, o que é inevitável).
Kaspary (1995) afirma que a polidez corresponde ao tratamento respeitoso e
apropriado de todos os colaboradores da empresa, não importando o nível hierárquico.
Segundo o mesmo autor, tal polidez deve vir ao longo do texto, evitando-se, dessa maneira,
inserir frases e expressões que tão somente desmotivam a leitura.
Perguntamos, ainda, se a Arcelor Brasil já teve algum problema de transmissão de
informação devido ao envio de e-mails ou cartas mal elaborados.
41
Gráfico 8. Sua empresa já teve algum problema na transmissão de informações devido ao envio de e-mails ou cartas mal elaborados?
Embora as Secretárias Executivas da Arcelor afirmarem não possuir dificuldades na
escrita, metade das entrevistadas disse já ter passado por problemas no envio de informações.
Os quatro fatores abaixo são, segundo Pinho (2006), determinantes para a qualidade
da transmissão das mensagens.
Quadro 3. Fatores que determinam a qualidade da transmissão na comunicação interpessoal Elementos do processo de comunicação Fatores a serem considerados
Emissor
Habilidades de comunicação (escrita,
palavra, leitura, audição, pensamento ou
raciocínio), atitudes (atitude para consigo
mesmo, atitude para com o assunto,
atitude para com o receptor), nível de
conhecimento (sobre o assunto, do
público, sobre o processo de
comunicação) e sistema sociocultural
Mensagem Código, conteúdo e tratamento
Canal Seleção do canal mais adequado
Receptor Os mesmos que afetam o emissor
Fonte: Pinho, 2006, p. 48.
42
Dessa forma, muitas vezes os problemas de envio das informações podem estar
relacionados não a “qualidade gramatical” do texto, mas ao fato de se redigir sem levar em
consideração os elementos acima citados. Isso fará com que os objetivos do emissor não
sejam alcançados, o que caracteriza a falha no processo de comunicação.
Segundo Gold (2002), os problemas na comunicação escrita podem ser um dos
grandes empecilhos ao crescimento da empresa. Isso porque toda a atividade organizacional
baseia-se no fato de se transformar dados em informações. Medeiros (1993) afirma que as
informações resultam da avaliação de uma mensagem qualquer, os chamados dados. Donde se
conclui que quão melhores produzidos são os textos na corporação, maior será o desempenho
desta.
43
10. CONCLUSÃO
As grandes mudanças pelas quais as organizações, em especial, no caso deste estudo, a
Arcelor Brasil, passaram nos últimos tempos, levaram a mudanças nos seus procedimentos
comunicativos.
Observou-se que os redatores das correspondências nas corporações, aqui, as
Secretárias Executivas, estão atentos à necessidade de adequação de seus textos às novas
diretrizes que se apresentam, para que estes continuem alcançando o propósito de serem
compreendidos pelos leitores. Isso se dá, ainda, pelo fato de o novo contexto em que as
empresas estão inseridas ter levado ao surgimento de um novo receptor, agora, com objetivos
e aspirações diferentes daquele que outrora figurava. Assim, constatou-se que é latente o
reconhecimento do real sentido e do valor da comunicação.
Comunicar não é apenas uma atividade de produção de sentenças, mas uma atividade social que requer esforços coordenados de dois ou mais indivíduos. Apenas quando uma resposta é requerida por parte de quem diz é que existe comunicação. Este é o chamado processo de interação, indispensável para que uma comunicação se efetive. (Gumperz apud Reis, 2004, p. 18).
Ao contrário do que Roman (1998) afirma, as entrevistadas têm consciência das
alterações redacionais e procuram aproximar a linguagem utilizada à do receptor, evitando,
assim, textos com vocabulário complexo.
Vítima dessa infeliz inspiração bacharelesca, uma correspondência é produzida nas empresas como se fosse instrumento de defesa de uma causa jurídica. A solução de questões da organização fica na dependência de artimanhas argumentativas arquitetadas pelo redator, expressas em textos empoados, redigidos em linguagem pretensiosa e pomposa. (ROMAN, 1998, p. 1).
44
A preocupação das Secretárias Executivas com a escrita torna-se evidente quando
estas confirmam a importância, de forma unânime, dos aspectos positivos de uma
correspondência empresarial (clareza, objetividade, frases curtas, vocabulário simples e
formal e gramática correta), citados por Gold (2002).
Embora as referidas profissionais estejam cientes de tais aspectos, não apresentando
dificuldades na utilização da língua portuguesa, afirmaram que já tiveram problemas no envio
de informações. Assim, outros fatores podem estar dificultando o alcance de uma
comunicação eficaz, que atinja os objetivos propostos. Segundo Pinho (2006), tal
problemática pode estar relacionada, por exemplo, à escolha do canal adequado ou à
dificuldade de entendimento por parte do receptor. Em outras palavras, elementos “não
gramaticais, extra textuais”, talvez, interfiram nessa troca de informações na Arcelor Brasil.
Seria necessário, contudo, um estudo mais focado, para analisar quais seriam, de fato, esses
empecilhos.
Ao concluir este trabalho, pode-se supor que a referida empresa não tem consciência
da real importância da escrita na comunicação organizacional, pois nunca ofereceu nenhum
curso de aperfeiçoamento para as funcionárias. Porém, é interessante observar que as próprias
redatoras (37% das entrevistadas) já procuraram cursos de aperfeiçoamento, ao perceberem a
necessidade de adequação dos textos à nova realidade em que a organização se encontra.
Como sugestão, seria interessante que regularmente a Arcelor Brasil oferecesse
treinamentos em Redação Empresarial para suas Secretárias Executivas, não apenas com
relação à adoção de uma nova linguagem, mas também para se evitar as possíveis dificuldades
gramaticais (que podem, igualmente, ser responsáveis pelos problemas no envio de
informações apontados pelas entrevistadas – o que configura, como foi abordado, os
chamados ruídos).
O sucesso na comunicação escrita, de acordo com Dias (2004), vincula-se, também, à
necessidade de a organização seguir um mesmo padrão. A uniformização dos textos, como foi
citado ao longo do trabalho, é um dos fatores que pode facilitar o entendimento do receptor.
Nesse sentido, seria interessante que a Arcelor Brasil disponibilizasse um Manual de Redação
para auxiliar suas Secretárias Executivas na elaboração de correspondências com as
características fundamentais da redação moderna, possibilitando, ainda, os ajustes gramaticais
que se fizerem necessários.
45
Enfim, o objetivo inicial deste trabalho, que era verificar se na empresa as
correspondências comerciais estavam sendo desenvolvidas de acordo com as atuais
exigências, foi atingido. Apesar de a Arcelor Brasil não ter nenhum treinamento específico na
área de Redação Empresarial, observa-se que a organização possui funcionárias atentas, que
buscam desenvolver os trabalhos escritos em conformidade com novo contexto em que a
organização figura.
46
11. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARCELOR BRASIL. Disponível em: <http://www.arcelor.com.br>. Acesso em: 5 julho
2006.
ARCELOR MITTAL. Disponível em: <http://www.arcelor.com>. Acesso em: 5 julho 2006.
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CAHEN, Roger. Comunicação empresarial: a imagem como patrimônio da empresa e ferramenta de marketing. São Paulo: Best Selle, 1990. 301p.
CASTRO, Fernanda de Freitas. Processo de comunicação nas organizações virtuais: um estudo de caso na Escola Superior Aberta do Brasil – Esab. Viçosa: UFV, 2006. 100p.
CERVO, Amando Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino. Metodologia científica. 5. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2006. 242p.
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26p.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Miniaurélio século XXI escolar: o minidicionário da língua portuguesa. 4. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000. 790p.
47
GOLD, Miriam. Redação Empresarial: escrevendo com sucesso na era da globalização. 2. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2002. 171p.
GRION, Laurinda da Silva. Como ser uma secretária de sucesso. São Paulo: Érica, 2002. 190p.
KASPARY, Adalberto J. Correspondência empresarial. 3. ed. Porto Alegre: Prodil, 1994. 271p. _______________. Redação oficial. 12. Ed. Porto Alegre: Prodil, 1995. 200p. MAXIMINIANO, Antônio Cesar Amaru. Introdução à administração. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2000. 546p. _______________. Teoria geral da administração. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2006. 491p.
MEDEIROS, João Bosco. Correspondências: técnicas de comunicação criativa. 9. ed. São Paulo: Atlas, 1995. 369 p.
___________. Correspondências: técnicas de comunicação criativa. 18. ed. São Paulo: Atlas, 2006. 384 p.
___________. Redação empresarial. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1993. 306 p.
OLIVEIRA, Sílvio Luiz de. Tratado de metodologia científica: projetos de pesquisa, TGI, TCC, monografias, dissertações e teses. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004. 320p.
PINHO, José Benedito. Comunicação nas organizações. Viçosa: UFV, 2006. 372p.
REIS, Ana Carolina Gonçalves. A mudança no discurso empresarial da DaimlerChrysler
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STONER, James; FREEMAN, R. Edward. Administração. Tradução de Alves Calado. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1985. 533p.
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VARONA, Frederico. A comunicação na era dos chips. BB Noticias, ed. 1022, 22 abr. 1998. Entrevista concedida a João José Curvello.
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12. APÊNDICE
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1. QUESTIONÁRIO
1. A sua empresa já ofereceu algum curso de Redação Empresarial? ( ) Não ( ) Sim. Do que tratava? ___________________________________________ 2. Sua empresa já teve algum problema na transmissão de informações devido ao envio de e-mails ou cartas mal elaborados? ( ) Não ( ) Sim 3. Existe algum Manual de Normalização de Redação na empresa ou alguma regra para a elaboração das cartas? Se sim, do que se trata? ( ) Não ( ) Sim. ___________________________________________________________________________ 4. Você já participou de algum curso ou palestra sobre Redação Empresarial fora da empresa por sua iniciativa? ( ) Não ( ) Sim 5. Qual é a sua maior dificuldade na hora de redigir correspondências? ( ) Não tenho dificuldade ( ) Falta de idéias ( ) Gramática ( ) Dificuldade de expressão ( ) Outros. 6. Esta dificuldade está relacionada a que fator? ( ) Desconhecimento das regras básicas da redação empresarial ( ) Falta de atualização ( ) Falta de leitura ( ) Falta de tempo ( ) Outros. ______________________________________ 7. Quais as características que você destacaria como sendo importantes em um texto comercial? (Gold, 2002) ( ) Vocabulário sofisticado ( ) Clareza ( ) Vocabulário simples e formal ( ) Vocabulário informal
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( ) Objetividade ( ) Frases curtas ( ) Frases longas ( ) Frases rebuscadas ( ) Gramática correta 8. Você observou alguma alteração na forma de redigir correspondências na empresa nos últimos anos? ( ) Não ( ) Sim. Qual?
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