COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE … · DOCUMENTAL ELABORACION Y APLICACIÓN DE TABLAS DE...

Colombia diversa + Cultura para todos

ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

Libertad y OrdenMinisterio de Cultura

República de Colombia

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COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME

DE GESTIÓN 2008 - 2009

AUDIENCIA PÚBLICA


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COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE

GESTIÓN 2008 - 2009

PROGRAMA3:30 pm Bienvenida e

Instalación

Dra. Sara Gonzalez Hernandez

Director General Saliente

INTERVENCIÓN DE LA ENTIDAD

3:45 pm Informe de Gestión Dra. Sara Gonzalez Hernandez

Directora General - Saliente

4:00 pm Gestión Jurídico -

Administrativa

Dr. Antonio Rafael Díaz Montiel

Secretario General

4:15 pm Gestión Presupuestal y

Financiera

Dra. Marlene Bello Castillo

Jefe Oficina Planeamiento Archivístico


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COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE GESTIÓN 2008 - 2009

INTERVENCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES, GREMIOS Y CIUDADANOS

4:10 pm Preguntas Empresaria, Estudiante, Participante de los consejos

CONCLUSIONES Y CIERRE

4:30 pm Conclusiones Dr. Hernando Ossa Lenis

Jefe Oficina de Control Interno

4:45 pm Cierre


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CONTENIDO

• INFORME DE GESTIÓN 2008 - 2009– CUMPLIMIENTO METAS SIGOB

– LOGROS DEL PLAN DE ACCIÓN 2009• Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental

• Modernización de los Archivos Públicos

• Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos

• Fortalecimiento Institucional

• INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO - ADMINISTRATIVA

• INFORME DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERO

• CONCLUSIONES


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INFORME DE GESTIÓN 2008 - 2009


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EJES ESTRATÉGICOS

• RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

• MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

• FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

• FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


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Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA

Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas

Meta 2008: Sector 17, AGN 3

AGN – CUMPLIMIENTO METAS SIGOB -2008

TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE

1. Evaluación de productos naturales a base

de plantas: repelentes100%

2. Evaluación del deterioro en cintas de

microfilm y CD100%

3. Diagnóstico de la sigilografía del Fondo

Manuscritos y Leyes Originales 100%


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Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA

Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas

Meta 2008: Sector 17, AGN 4

AGN – CUMPLIMIENTO METAS SIGOB - 2009

TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE

1. Evaluación de cintas adhesivas translúcidas comerciales

para su uso en la conservación Documental 70%

2. Implementación de métodos analíticos aplicados a

soportes Documentales Fase II 70%

3. Control de biodeterioro Documental con extractos de

plantas Fase II

80%

4. Evaluación y control de métodos de intervención de

tintas ferrogálicas 85%


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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL

• Restauración de 13520 folios del AGN ,

relacionados con el BICENTENARIO


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• Descripción de 83016 folios del AGN , de

los fondos: Presidencia de la República,

Camilo Torres, Alfonso Araujo Gaviria,

Ministerio de Minas y Energía,

Superintendencia de Industria y Comercio,

Ministerio del Interior y Justicia, Ministerio de

Relaciones Exteriores


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• Se digitalizaron durante

2008 y 2009, dentro del

Plan Nacional de

Digitalización de Archivos;

cerca de 1,5 millones de

imágenes digitales

relativas al Bicentenario.


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• Se realizó la compra de una Cámara

Planetaria Digitalizadora para documentos de

gran formato


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PARTICIPACIÓN EN LA CAMPAÑA CONTRA EL TRÁFICO ILÍCITO DEL PATRIMONIODentro del convenio se está trabando el curso virtual de patrimonio y la lista roja de bienes en peligro de exportación y de tráfico ilícito.

Proyecto financiado por el Consejo de Estado de los Estados Unidos y la UNESCO

RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL


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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS

CAPACITACIÓN

• Se han realizado capacitaciones así: CAPACITACIONES CANTIDAD

CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 7TALLERES DE MICROFILMACION Y DIGITALIZACION, CONSERVACION DOCUMENTAL ELABORACION Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 4VIDEOCONFERENCIAS Descripción Documental, con el apoyo del SENA y La Universidad de la Salle , "Pautas para la utilización del Microfilme", El Sistema Nacional de Archivos, NTC 3723 Microfilmación de Documentos, "Pautas para la utilización de la digitalización 5CAPACITACION POR DEMANDA: REGISTRADURIA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL, MUNICIPIO DE GARZON , SANIDAD MILITAR, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR REGIONAL DEL META,COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES,DIPLOMADO UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS,MINISTERIO DE DEFENSA 7


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ARCHIVOS

• SISNA EN LA REGION CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO

Visitas de Acompañamiento a Gobernaciones 21

Visitas de Acompañamiento Alcaldías 14

• COMITES TECNICOS DE ARCHIVOS

Reuniones de Comités Técnicos 26


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ARCHIVOS

• INSPECCIÓN Y VIGILANCIA Construcción y Reglamentación del Modelo de Inspección, Control y

Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos (Borrador) 1

Inspección a las Entidades reportadas con hallazgos de tipo archivístico por parte de la Contraloría General de la República

• Entidades visitadas 31 Seguimiento y control de los Planes de Mejoramiento de las

Entidades inspeccionadas en las vigencias 2005, 2006, 2007 y 2008

• Entidades visitadas 55


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ARCHIVOS – AGN CUBA

• Se realizó Seminario Internacional, el cual se orientó a capacitación, trabajos prácticos y talleres en restauración por la coordinadora del Archivo Histórico de Cuba, dentro de convenio realizado con Presidencia de la República Acción Social, y el AGN.


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• Se adelanta norma para Armonizar MECI, GP:1000, y el Sistema de Gestión Documental

MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS


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• Aprobación de 16 TRD en las siguientes entidades

ESE RITA ARANGO ALVAREZ DEL PINO EN LIQUIDACIÓN

GOBERNACIÓN DE SAN ANDRES PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA

INSTITUTO CARO Y CUERVO

GOBERNACIÓN DE SANTANDER

ELECTRIFICADORA DEL CAQUETA S.A.

ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A.

INSTITUTO AMAZÓNICO DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS SINCHI

INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN DE RECURSOS BIOLOGICOS ALEXANDER VON HUMBOLDT

GOBERNACIÓN DEL GUAVIARE

UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES

CORPORACIÓN AUTONOMA REGIONAL DEL CESAR

ESE ANTONIO NARIÑO EN LIQUIDACIÓN

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

ESE SANATORIO AGUA DE DIOS

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE SANTANDER

FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO



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• Aprobación de 9 TVD en las siguientes entidades:FONDO NACIONAL DE AHORRO

ESE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

LA PREVISORA VIDA S.A.

IFI CONCESIÓN DE SALINAS

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

ICCE, OFICINA ADMINISTRATIVA PARA PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS CONJUNTOS

ADMINISTRACIÓN POSTAL NACIONAL

ESE ANTONIO NARIÑO



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INFORME DE GESTIÓN

JURÍDICO - ADMINISTRATIVO

2008 - 2009


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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL

No. Resolución Fecha Objetivo

111 Mayo 19 de 2009 Crear el Grupo de Gestiónde Proyectos dependiendodirectamente de la DirecciónGeneral.


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ORGANIGRAMA ACTUAL

DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION

DIVISIÓN DE PROGRAMASESPECIALES

DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

COMITÉ DEARCHIVOS

OFICINA DE PLANEAMIENTO

ARCHIVÍSTICO

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN

JUNTA DE LICITACIONES Y

ADQUISICIONES

GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO

DE LA POLIÍTICA ARCHIVÍSTICA

GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

GRUPO DE TALENTO HUMANO

GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA

GRUPO DE CONTABILIDAD

GRUPO DE MICROFILMACIÓNY DIGITALIZACIÓN

GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS

GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA DEL SNA

GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

DEL SECTOR PÚBLICO

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DECONTROL INTERNO

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

COMITÉEVALUADOR

DE DOCUMENTOS

NIVEL No. CARGOS

DIRECTIVO 2

ASESOR 1

EJECUTIVO 6

PROFESIONAL 32

TÉCNICO 27

ASISTENCIAL 29

TOTAL CARGOS 97

FUENTE: READECUACIÓN INSTITUCIONAL AGN

RESOLUCIÓN No. 111 DE MAYO 19 DE 2009.

ELABRADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICOFecha: 12-08-09

COMITÉDE DIRECCIÓN

GRUPO DE SISTEMAS

GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

COMITÉ DE CONTROL INTERNO


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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

Convenios Estado Actual

Caja Agraria 01 – Historias Laborales. Proyecto culminado el 30 de junio de 2009.

Caja Agraria 02 – Administración Integral. Convenio en fase de organización de oficinas(Presidencia y Vicepresidencia).

Banco Central Hipotecario – BCH en Liquidación.

Traslado de documentación para segundaeliminación.

Compañía de Financiamiento Comercial –COFINPRO en Liquidación.

Realización de procesos de Admón. Integral.

Instituto de Fomento Industrial – IFI en Liquidación.

Revisión y cotejo de la información entregadapara Admón. Integral.

Fiduciaria del Estado – FIDUESTADO en Liquidación.

Verificación de los registros del Formato Únicode Inventario Documental en Winisis.

Banco Cafetero – BANCAFE en Liquidación. En espera del archivo documental queentregará la liquidada para la Admón. Integral.

Banco del Estado – BANESTADO en Liquidación. Monitoreo de condiciones ambientales y físicaspara custodia de rollos de microfilm.


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CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES

2. Superintendencia de Notariado y Registro. Proyecto deasistencia técnica suscrito en diciembre de 2007

3. Están proyectados

Ministerio de Agricultura

Superintendencia de Puertos y Transportes

FES (Fundación para la educación y el desarrollo social)

Ministerio de la Protección Social

Fondo Ganadero del Caquetá

Justicia Penal Militar


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CONTRATACION

Clases de Contratos Cantidad

Obra 3

Suministros 7

Servicios 2

Compraventa 17

Interventoría 2

Arriendo 3

Seguros 3

Prestación de Servicios 261

Urgencia Manifiesta 1

TOTAL 299


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MODALIDADES DE SELECCION

Modalidad de Selección Cantidad

Licitación Pública 2

Selección Abreviada* PROCESOS DE COMPRA POR BOLSA

2

Convocatoria Pública 17

Contratación Directa 278

TOTAL 299


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28

AVANCE MODELO ESTÁNDAR

DE CONTROL INTERNO (MECI)

ETAPA AVANCE

Planeación, diseño e implementación 96%

Diseño e implementación del Modelo 93%

Evaluación a la implementación del MECI 84%

Normograma SCI 95%

AVANCE PROMEDIO 92%

*En la revisión realizada por la Contraloría a la implementación del Sistema Integrado de Gestión se calificó con un 85%.


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29

ETAPA DESCRIPCIÓNPESO

TOTAL

PLANIFICACIÓNPolítica de calidad 2.5%

5%Objetivos de calidad 2.5%

IMPLEMENTACIÓN(Desarrollo y

documentación)

Modelo de operación por procesos

20%47%

Manual de calidad 13%

Sensibilización y Socialización 14%

VALIDACIÓNAuditoría Interna 17%

41%Revisión por la alta dirección 24%

AVANCE 93%

AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD


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RESPONSABILIDAD SOCIAL

TIPOPRESENTADOS A

NOVIEMBRERESPUESTAS

20092008 2009

DERECHOS DE PETICIÓN 61 92 89

QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 29 6 6

CONCEPTOS

CORREO POSTAL Y ELECTRÓNICO

320 653 464

PÁGINA WEB 164 59

TOTALES 410 915 618


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RESULTADOS AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALREALIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

RESULTADOSVIGENCIA

2007 2008

CONCEPTO SOBRE GESTIÓNFAVORABLE CON OBSERVACIONES

FAVORABLE CON OBSERVACIONES

RESULTADO TOTAL 60,5 73,86HALLAZGOS 36 24

EN LA VIGENCIA 2008 EL RESULTADO FUE EL

FENECIMIENTO DE LA CUENTA


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INFORME DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL Y FINANCIERA2008 - 2009


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33

CIFRAS PRESUPUESTALES

Aportes de la Nación vs. Recursos Propios

Funcionamiento vs. Inversión

-

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000

9.000

Aportes de la Nación

Recursos Propios

-

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

6.000

7.000

8.000

9.000

Funcionamiento

Inversión


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34

CIFRAS PRESUPUESTALES

99,97%

90,13%94,81% 97,82%

92,46% 91,04% 88,50%79,90%

90,30%

108,11%116,27%

101,73%

102,36%

116,85%101,16%

66,06%

54,77%

89,39%

99,97%

93,79%96,20%

97,68%95,68% 95,45% 94,63%

95,29%

96,31%

90,62%

97,46%

96,02% 98,66%

96,42%97,87%

57,07%

70,67%

98,00%

19

91

19

92

19

93

19

94

19

95

19

96

19

97

19

98

19

99

20

00

20

01

20

02

20

03

20

04

20

05

20

06

20

07

20

08

% ejecución sobre apropiación inicial % ejecución sobre apropiación definitiva


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EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN

MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

SNA

EJES



FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PROYECTOS

1. Implantación del Sistema Nacional Archivos

2. Dotación y Automatización de Archivos

3. Divulgación del Patrimonio Documental e Imagen Institucional

4. Recuperación del Patrimonio Histórico Documental

5. Conservación y Recuperación del Patrimonio Documental

6. Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN

7. Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el AGN

Colombia diversa + Cultura

para todos

8. Mejoramiento, Dotación y Adecuación del Inmueble para la Creación del Archivo Intermedio de las EFPL


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EJECUCION PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS


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EJECUCION PRESUPUESTAL A NOVIEMBRE DE 2009

CONCEPTO APROPIACION COMPROMISOS % CERTIFICADO %

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

5.948.288.127 4.191.102.706 70,46% 4.347.486.458 73,09%

GASTOS DE INVERSIÓN

6.895.477.696 4.767.617.155 69,14% 4.991.472.550 72,39%

TOTAL PRESUPUESTO

12.843.765.823 8.958.719.861 69,75% 9.338.959.008 72,71%


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DE: INVERSIONES FRANCO (EMPRESA)

DRA. CLARA FRANCO

PREGUNTA:

¿El AGN tiene algunas responsabilidades dónde la actividad que se desarrolla es

única en el país, cómo por ejemplo la formulación de la política archivística. En

otros servicios el AGN tiene competencia, en algunos casos con empresas

privadas. En estos servicios, cómo ve el AGN su futuro y si tiene actividades

para mantener y mejorar su competitividad?

INTERVENCIÓN DE LA CIUDADANÍA


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DE: JUAN MANUEL REINA

TÉCNICO EN GESTIÓN DOCUMENTAL SENA

PREGUNTA:

¿En la actualidad cuál es la función de los Consejos Departamentales y

Municipales con respecto a la evaluación de las TRD y TVD; qué directriz

proporcionar el AGN para garantizar la elaboración de las TRD y TVD?



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DE: MARÍA ISABEL GÓMEZ AYALA

COORDINADORA GRUPO BIENES CULTURALES MUEBLES

DIRECCIÓN DE PATRIMONIO

PREGUNTA:

¿Cuál es la política del Archivo General de la Nación para la protección y

salvaguardia del patrimonio documental que es propiedad de particulares?



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PREGUNTA:

¿Qué acciones implementa el AGN para evitar que el patrimonio

documental de Colombia sea subastado o comercializado en el

extranjero?


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PREGUNTA:

¿Los particulares deben registrar los bienes documentales ante el

AGN?; ¿Cuál es el trámite?


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CONCLUSIONES2008 - 2009

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