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DEP S SB AG AC CT E D S
91000 2 ACTAS
2Actas de Asamblea General de
Accionistas5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se digitaliza o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
14 Actas de Comité de Presidencia 1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se digitaliza se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte papel.
25 Actas de la Junta Directiva 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se digitaliza o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
6AUTORIZACIONES DE
COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN
1000 No Aplica 1 9 XTranscurrido este tiempo de retención, se elimina debido a que este
documento pierde su vigencia, y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
PROCEDIMIENTO RETENCION DOCUMENTAL
Tablas de Retención Documental
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
1Informes a la Asamblea General de
Accionistas2 0 X
Transcurridos tres años se elimina debido a que pierde todo valor
primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en
Secretaría General, como soportes de las Actas
2 Informes a Junta Directiva 2 0 X
Transcurridos tres años se elimina debido a que pierde todo valor
primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en
Secretaría General, como soportes de las actas.
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurridos tres años en el archivo central, se elimina debido a que
pierde todo valor primario y no tiene valor histórico.
91100 2 ACTAS
3
Actas de Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno
Institucional
2 8 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
6Actas de Comité de Auditoría de
Junta Directiva5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Factura
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
44EVALUACIONES DEL CONTROL
INTERNO
1000 No Aplica 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Papeles de Trabajo
Informes de Evaluación
Programas de Auditoría
Planes de Acción
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
91200 2 ACTAS
2Actas de Asamblea General de
Accionistas5 15 X X
Por ser de carácter Histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
14 Actas de Comité de Presidencia 1 19 X X
Por ser de carácter Histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 Actas de la Junta Directiva 5 15 X X
Por ser de carácter Histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
3ACUERDOS DE LA JUNTA
DIRECTIVA
1000 No Aplica 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproducen en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
6AUTORIZACIONES DE
COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN
1000 No Aplica 1 9 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
14 CERTIFICACIONES
8 Certificaciones Vigencias Futuras 1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
9Certificaciones Traslados
Presupuestales1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
10Certificaciones de Existencia y
Representación Legal, Sucursales1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
24COMUNICACIONES A ENTES DE
CONTROL
1Comunicaciones Cámara de
Comercio1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
2Comunicaciones Superintendencia
Financiera1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
3Comunicaciones Ministerio de
Hacienda1 19 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
40 ESCRITURAS
1000 No Aplica 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Reformas Estatutarias
Reformas de la sociedad
Delegación de Funciones
64 HOJAS DE VIDA DIRECTIVOS
1000 No Aplica 1 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Presidente
Miembros de Junta Directiva
Revisoría Fiscal
Consumidor Financiero
70 PROCESOS
2 Disciplinarios 2 10 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se microfilma o se reproduce en
otro medio técnico que garantice su conservación y se elimina el
expediente original y la copia en papel.
Queja
Comunicaciones
Informes
Fallos
Pruebas
75 REGISTRO
1 De Accionistas 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
79 RESOLUCIONES
1000 No Aplica 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
84 TÍTULOS DE ACCIONISTAS
1000 No Aplica 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
91400 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 3 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
13Informes de Seguimiento al Plan de
Desarrollo Administrativo2 8 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
15
Informes para la Calificación de
Riesgos sobre la Fortaleza Financiera
de la Compañía
5 10 X
Transcurrido el tiempo de retención, se microfilma o reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación para la consulta y se
elimina el soporte papel.
91410 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
67 PLANES
7 Plan Estratégico de la Compañía 4 8 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
72 PROYECTOS
1000 No Aplica 2 8 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Control de cambios del Proyecto
Hoja de Vida del Proyecto
Cierre del Proyecto
91420 2 ACTAS
7Actas de Comité de Calidad y
Productividad3 6 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
5AUDITORIAS INTERNAS DE
CALIDAD
1000 No Aplica 8 0 X Esta serie documental se encuentra en el Aplicativo de Isolucion.
Plan de Auditoría
Programas
Informes
16 CIRCULARES INTERNAS
1000 No Aplica 20 0 X Esta serie documental se encuentra en el Aplicativo de Isolucion.
Manuales
Soportes (si aplica)
17 CLAUSULADO PÓLIZAS
1000 No Aplica 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se digitaliza o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
42 ESTUDIOS
5Estudios para el Rediseño de la
Estructura Orgánica5 15 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Estudio
Organigramas
91500 2 ACTAS
8 Actas de Comité de Comunicaciones 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
19Actas de Comité Interno de Gobierno
en Línea y Antitrámites5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
12 BOLETÍNES INFORMATIVOS
1000 No Aplica 1 1 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Justificación
71 PROGRAMAS
1Programa de Difusión e Imagen
Institucional1 5 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Carteles
Videos
Libretos
Cartillas
Conferencias
Plegables
72 PROYECTOS
1Proyectos de Comunicación e
Información2 5 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
75 REGISTRO
2 De Archivo Fotográfico 20 0 X X Medio magnético Isolucion
91600 2 ACTAS
12Actas de Comité de Inversiones y
Seguimiento de Riesgos5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
7AUTORIZACIONES FORMULARIO
SARLAFT
1000 No Aplica 1 9 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Formato autorización
Soportes
14 CERTIFICACIONES
4Certificaciones de Operaciones
Sospechosas2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
6Certificaciones de Transacciones en
Efectivo2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Póliza
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
16 Informes por Tipo Riesgos 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
62 MANUALES
8 Manual de Riesgo 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
75 REGISTRO
5 De Eventos De Riesgo Operativo 3 7 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92000 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Informes de Ejecución
Acta de Liquidación
Acta de Entrega de Conformidad
Ordenes de Pago
Facturas
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92001 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. ( Acuerdo 060 de
2001, Art. 10 )
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 3 XTranscurridoeltiempoderetención,seeliminadebidoaquecopiadelosdocu
mentosreposanenlaserierespectiva. (Acuerdo 060 de 2001, Art. 10)
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Formato transferencia electrónica
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92003 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.).
No aplica
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10)
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Formato transferencia electrónica
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92004 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Fotocopia de la tarjeta de operación
para vehículos de servicio público
Fotocopia planilla despacho para
vehículos de servicio público o
manifiesto carga para vehículos de
servicio público de carga, que sufran
pérdidas o daños en sitios distintos de
carreteras nacionales a cargo del
INVIAS
Autorización para operar como taxi (si
aplica)
Avalúo comercial del vehículo (si
aplica)
Declaración de importación expedido
por la DIAN (Vehículo importado)
Manifiesto o registro de importación
expedido por la DIAN (Vehículo
importado)
Registro de importación expedido por
el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo
importado)
Factura de venta expedida por el
ensamblador (Vehículo Importado)
Factura de venta expedida por el
concesionario (Vehículo importado)
Factura de compra de motor
Declaración de importación DIAN (Si
se ha realizado compra de motor)
Factura compra expedida por
concesionario vendedor y registro
empadronamiento (Aduana) (si aplica)
Fotocopia de las facturas de compra
de chasis y carrocería (para buses)
Copia del contrato de Leasing,
depende de lo que diga el certificado
de libertad y tradición.
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda
en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
95 EXPEDIENTES
1Siniestro de Accidentes Personales y
Accidentes del Sector Educativo2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Documentos que acrediten el hecho y
las causas que lo originan
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Documentos señalados para el
seguro de vida
Orden médica de traslado del
paciente a un centro hospitalario
Informe del accidente
Copia del acta del levantamiento del
cadáver
Certificado original de la incapacidad
Certificado original en que conste la
incapacidad
Carta de reclamación del
representante legal del colegio
Fotocopia del documento de
identificación del representante legal
del colegio
Certificación del colegio sobre el valor
de pensión
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
Registro civil de matrimonio
2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
informe de la autoridad que conoció el
siniestro
Informe del asegurado sobre las
causas que originaron el siniestro
Reclamaciones de terceros
damnificados
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Original de inventario
Fotos
Fotocopia factura de compra del bien
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Avalúo comercial del salvamento
solicitado por el técnico, inspector o
quien tenga a cargo el siniestro
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Fotocopia certificado de tradición
donde figure el traspaso a la
compañía
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Fotocopia del SOAT, si se encuentra
vigente
Copia certificado de revisión técnico
mecánica (opcional)
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Comunicación realizando entrega de
documentos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Solicitud del segundo avalúo
requerido por el técnico o funcionario
a cargo del salvamento
Segundo avalúo comercial del
salvamento
3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Declaración del capitán ante la
capitanía del puerto
Fotocopia del certificado de la
matrícula de la embarcación
Fotocopia patente de navegación de
la embarcación
Certificado de inspección de
maquinaria
Certificado de inspección del casco y
de seguridad
Certificado de inspección anual y/o
patrón
Licencia de navegación del capitán y
tripulación
Permiso de zarpe vigente
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Fotocopia de la denuncia
Fotocopia factura de compra del bien
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Constancia de la fiscalía donde se
indica que el vehículo no ha sido
recuperado
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de resolución de la
autoridad competente donde se indica
la cancelación de la matrícula del
vehículo por hurto
Certificado de tradición donde figure
el traspaso a la compañía y la
cancelación de la matricula del
vehículo por hurto
No aplica
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Copia de carta de la compañía donde
se le entregan los documentos al
recuperador
Carta de asignación para la
recuperación del vehículo
Copia de la asignación para la
recuperación del bien
Copia del poder entregado al
recuperador
Oficio acta de entrega definitiva, por
parte de la Fiscalía
Oficio de la Fiscalía que lleva el
proceso
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se oficia a Dijin y Policía para bajar de
pantalla el bien recuperado
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se le indica a Tránsito la cancelación
de los pendientes
Carta de asignación para cambio de
regrabación (si se requiere)
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Fotos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Carta de la compañía donde se
entregan los documentos al
tramitador para realizar la rematricula
del vehículo
Carta de asignación para realizar
trámites de regrabación y re matrícula
Fotocopias formulario único nacional,
suscrito por el representante legal,
con huella e improntas, para hacer
trámite de regrabación de motor,
chasis y re matrícula
Fotocopia de formato del reporte
inmediato de vehículos recuperados
Avalúo comercial
Formulario del Banco Popular
Oficio remisorio formulario Banco
Popular
Oficio informando a la sucursal a la
que pertenezca el bien a rematar
Carta remisoria documentos al
comprador
Copia al carbón de acta de
adjudicación al martillo
Certificado de tradición reciente
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de tarjeta de propiedad
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de la cédula
Copia de acta de entrega del bien
Formato de conocimiento de fondos
(si aplica)
Condiciones especiales para venta
del vehículo firmadas en remate
Copia solicitud de pago y número de
imputación contable
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
4Siniestro de Corriente Débil, rotura de
Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
No aplica
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro y/o carta de
reclamación
Concepto técnico sobre causas del
daño o avería
Factura de compra o documento que
acredite fecha y valor de adquisición
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Copia de historial de mantenimiento
del equipo
Cotizaciones de reparación de los
equipos siniestrados
Cotizaciones del valor a nuevo de
equipos
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Características técnicas de los
equipos sustraídos
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
No aplica
5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Original o copia autenticada del
contrato garantizado
Resumen de las causas que
originaron la reclamación
Copia solicitud normalización
situación surgida y explicaciones
sobre el evento
Valorización de los perjuicios reales
del asegurado a consecuencia del
incumplimiento del afianzado
Informe de posibilidades de
recuperación y el estado de la
investigación adelantada de carácter
administrativo y judicial
Acta entre el afianzado y el asegurado
sobre las entregas y recibos parciales
del contrato
Informe del interventor (si lo hay)
Original o copia autenticada del acta
de liquidación final del contrato
Documentos que acrediten el recibo
del anticipo por el afianzado
Documentos que acrediten la parte
del anticipo que no se invirtió en la
ejecución del contrato
Evaluación y cotización de la
reparación reclamada por calidad y
estabilidad de obra
Concepto de firma especializada
sobre relación con el contrato
afianzado
Copia del contrato suscrito entre las
partes
Resolución proferida contra el
afianzado y la asegurada,
debidamente ejecutoriada
Resolución que liquida el contrato (si
aplica)
Carta explicativa del afianzado sobre
la resolución y sus actuaciones para
defenderse
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Informe de bomberos o de autoridad
competente
Cotizaciones de reparación
Avalúo de reconstrucción
Relación de bienes asegurados y/o
facturas de adquisición
Facturas de adquisición de los bienes
y/o certificación del valor en libros
(persona jurídica)
Inventario de salvamento (persona
jurídica)
Cotizaciones del valor de los muebles
o enseres afectados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Facturas de compra
Inventario del salvamento
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Circunstancias que motivaron el
siniestro y la fecha
Pérdida aproximada
Causa de afectación del lucro cesante
Valor de las pérdidas
Duración de la paralización
8 Siniestro de Manejo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Denuncia penal contra el implicado
Acreditación de cuantía y afectación
de la póliza
Informe contable o de auditoría que
determine la cuantía de la pérdida,
suscrito por el contador o revisor
fiscal
Copia del contrato de trabajo de los
empleados responsables
Certificación de las prestaciones
sociales que puedan ser legalmente
retenidas
Copia de la carta de despido
Informes de bienes de propiedad del
responsable de la pérdida
Informe sobre posibilidades de
recuperación y estado de
investigación de carácter
administrativo y judicial
Comunicaciones al banco para no
pago de cheques (si aplica)
Fallo con responsabilidad fiscal contra
el funcionario afianzado y La
Previsora S.A debidamente ejecutado
9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Presupuesto de reparación
Reclamaciones de terceros
damnificados
Carta de autorización de la compañía
para transar con los damnificados
10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
del vehículo afectado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Fotocopia del informe de accidente
y/o carta de invitación para reclamar
y/o acta de acuerdo
Fotocopias sentencia judicial
ejecutoriada (si existe)
Fotocopia documento de identidad del
propietario del bien afectado, del
lesionado o reclamante
Poder debidamente autenticado del
reclamante al abogado
Cotización de los daños ocasionados
Certificación de no reclamación y/o
desistimiento expedido por la
aseguradora del bien afectado
Autorización escrita otorgada a la
persona que reclama
Certificado original de ingresos de la
empresa a la cual se encuentra
afiliado y certificación del taller
reparador
Certificado de libertad del inmueble
afectado
Valoración de daños realizada por el
perito
Certificado del estado del proceso
penal
Certificado pago indemnizaciones a
cargo del Soat o fosyga
Factura o comprobantes de otros
gastos incurridos
Certificación de perdida de capacidad
laboral
Ultimo dictamen de medicina legal (si
existe)
Documento que acredite parentesco
con el afectado
Registro civil de defunción
Documento que acredite ingresos del
afectado
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
11Siniestro de Responsabilidad Civil
Extracontractual2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado indicando
las circunstancias, fecha, hora, lugar y
causas del accidente
Concepto médico que determine la
gravedad de la lesión, tratamiento a
seguir, secuelas e incapacidad
Facturas originales de los gastos
médicos en que incurrió el lesionado
con ocasión al pago de honorarios,
asistencia médica, suministros y
tratamiento
Carta de reclamo del tercero afectado
al asegurado
Copia de la historia clínica del
lesionado y certificación médica del
estado de salud del tercero afectado a
la fecha de ocurrencia del accidente
Documentos que permitan establecer
la responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
competente
Reclamación del asegurado indicando
fecha, hora y lugar del accidente
Concepto técnico sobre la
reparabilidad del bien afectado,
especificando características técnicas
completas
Dos cotizaciones de reparación
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Documentos para establecer la
responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
Reclamación del asegurado
12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Factura de compra desde el día
siguiente del inventario hasta la fecha
del siniestro
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Check listas
13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe técnico del daño
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Cotizaciones del valor de la
reparación
Cotizaciones del valor a nuevo de un
bien de iguales
Fotografías del siniestro
Copia del historial de obra
Reclamación del tercero
14 Siniestro de Transporte 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro y/o carta de
reclamación
Informe de autoridad competente
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Reclamo presentado ante el
responsable de la pérdida
Contrato de transporte
Conocimiento de embargue
Guía aérea, guía master, guía hija
Carta de reporte o remesa y
manifiesto de carga
Facturas de fletes y comprobante
contable de cancelación
Fotocopia tarjeta de propiedad del
vehículo transportador
Tarjeta de afiliación a empresa de
transporte
Certificación en donde conste que no
existe póliza o reclamación en otra
aseguradora
Certificado o actas de recibo y
entrega de la mercancías
Cotizaciones de reparación y/o
reposición de piezas
Concepto técnico y cuantificación de
pérdida
Análisis o concepto químico
Tiquetes de báscula expedidos a la
salida de puerto y/o llegada a destino
final
Recibos de peajes cancelados
durante el trayecto
Contrato de alquiler y/o factura
comercial de adquisición
Concepto técnico y cuantificación de
daño reclamado
Factura comercial
Certificación de valor costo de la
mercancía
Informe respecto de la existencia de
seguros de responsabilidad civil
contractual
Informe sobre actuaciones
desarrolladas, acuerdo transaccional
con el generador de carga y soportes
Reclamación oficial del generador de
carga, dueño de las mercancías o
remitente
Factura comercial de la mercancía
afectada
Registro de importación o exportación
Cuenta de fletes marítimos o aéreos y
comprobante contable que acredite su
cancelación
Declaración de avería gruesa
Certificado de reintegro, para
exportaciones en moneda extranjera
Declaración de aduana
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Versión de los hechos presentada por
el funcionario implicado
Certificado de seguro respectiva
relación de despacho
Hoja de vida y contrato de trabajo del
funcionario encargado de la
movilización de los dineros o títulos
valores
Documentos que demuestran la
preexistencia del título o dinero
transportado
Documento mediante el cual se
remiten los títulos o dinero
transportado
informe sobre la gestión adelantada
para la recuperación de los títulos
Acta de arqueo de caja
Certificación de la entidad financiera
sobre el cobro de los títulos valores o
extractos que demuestren el canje
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
las causas que lo originan
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Certificación del acreedor
17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del asegurado
Fotos
Cotización sobre el valor de
reposición de los vidrios
18Siniestro por Pérdida Parcial por
Daños2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia del informe del accidente
(si existe)
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
19Siniestro por Pérdida Parcial por
Hurto2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
No aplica
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Original o copia de la denuncia penal
ante la autoridad competente
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Documentos de PPD
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la denuncia ante la
Autoridad Competente por Hurto de
Vehículo
Certificación fiscalía donde consta
características del vehículo y número
de proceso de la investigación
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Informe del investigador asignado
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros o
Certificado de cancelación de
Matrícula a nombre de Previsora
Seguros
Copia del certificado de tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario y el vehículo
con matrícula cancelada por hurto
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Constancia diligenciada por el
comando del as Fuerzas Armadas
Certificado de tradición y libertad
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Copia al carbón o fotocopia de la
denuncia penal instaurada
Cotización por concepto de la
reparación
Copia de la póliza y anexos
Constancia de paz y salvo con la
respectiva administración de
impuestos por rodamiento
Fotocopia del seguro accidentes
SOAT
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
23Siniestro Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
92005 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
No aplica
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorización
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92006 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Certificado de Existencia y
Representación Legal
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10)
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92007 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido aquí copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. ( Acuerdo 060 de
2001, Art. 10 )
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92008 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10)
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorización
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorización
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92009 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Ofertas
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92010 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Fotocopia de la tarjeta de operación
para vehículos de servicio público
Fotocopia planilla despacho para
vehículos de servicio público o
manifiesto carga para vehículos de
servicio público de carga, que sufran
pérdidas o daños en sitios distintos de
carreteras nacionales a cargo del
INVIAS
Autorización para operar como taxi (si
aplica)
Avalúo comercial
Declaración de importación DIAN (Si
se ha realizado compra de motor)
Manifiesto o registro de importación
expedido por la DIAN (Vehículo
importado)
Registro de importación expedido por
el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo
importado)
Factura de venta expedida por el
ensamblador (Vehículo Importado)
Factura de venta expedida por el
concesionario (Vehículo importado)
Factura de compra de motor
Factura compra expedida por
concesionario vendedor y registro
empadronamiento (Aduana) (si aplica)
Fotocopia de las facturas de compra
de chasis y carrocería (para buses)
Copia del contrato de Leasing,
depende de lo que diga el certificado
de libertad y tradición.
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
1000 No Aplica 3 17 XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda
en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
95 EXPEDIENTES
1Siniestro de Accidentes Personales y
Accidentes del Sector Educativo2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Documentos señalados para el
seguro de vida
Orden médica de traslado del
paciente a un centro hospitalario
Informe del accidente
Copia del acta del levantamiento del
cadáver
Certificado original de la incapacidad
Certificado original en que conste la
incapacidad
Carta de reclamación del
representante legal del colegio
Fotocopia del documento de
identificación del representante legal
del colegio
Certificación del colegio sobre el valor
de pensión
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Aviso de siniestro
informe de la autoridad que conoció el
siniestro
Informe del asegurado sobre las
causas que originaron el siniestro
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Reclamaciones de terceros
damnificados
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
Original de inventario
Fotos
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Avalúo comercial del salvamento
solicitado por el técnico, inspector o
quien tenga a cargo el siniestro
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Fotocopia certificado de tradición
donde figure el traspaso a la
compañía
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Copia certificado de revisión técnico
mecánica (opcional)
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Comunicación realizando entrega de
documentos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Solicitud del segundo avalúo
requerido por el técnico o funcionario
a cargo del salvamento
Segundo avalúo comercial del
salvamento
3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Declaración del capitán ante la
capitanía del puerto
Fotocopia del certificado de la
matrícula de la embarcación
Fotocopia patente de navegación de
la embarcación
Certificado de inspección de
maquinaria
Certificado de inspección del casco y
de seguridad
Certificado de inspección anual y/o
patrón
Licencia de navegación del capitán y
tripulación
Permiso de zarpe vigente
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Fotocopia factura de compra del bien
Fotocopia de la denuncia
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Constancia de la fiscalía donde se
indica que el vehículo no ha sido
recuperado
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de resolución de la
autoridad competente donde se indica
la cancelación de la matrícula del
vehículo por hurto
Certificado de tradición donde figure
el traspaso a la compañía y la
cancelación de la matricula del
vehículo por hurto
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía y la cancelación de la
matricula por hurto
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Copia de carta de la compañía donde
se le entregan los documentos al
recuperador
Carta de asignación para la
recuperación del bien
Copia de la asignación para la
recuperación del bien
Copia del poder entregado al
recuperador
Oficio acta de entrega definitiva, por
parte de la Fiscalía
Oficio de la Fiscalía que lleva el
proceso
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se oficia a Dijin y Policía para bajar de
pantalla el bien recuperado
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se le indica a Tránsito la cancelación
de los pendientes
Carta de asignación para cambio de
regrabación (si se requiere)
Formato de requerimiento en grúa
para el salvamento recuperado
Fotos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Carta de la compañía donde se
entregan los documentos al
tramitador para realizar la rematricula
del vehículo
Carta de asignación para realizar
trámites de regrabación y re matrícula
Fotocopias formulario único nacional,
suscrito por el representante legal,
con huella e improntas, para hacer
trámite de regrabación de motor,
chasis y re matrícula
Fotocopia de formato del reporte
inmediato de vehículos recuperados
Avalúo comercial
Formulario del Banco Popular
Oficio remisorio formulario Banco
Popular
Oficio informando a la sucursal a la
que pertenezca el bien a rematar
Carta remisoria documentos al
comprador
Copia al carbón de acta de
adjudicación al martillo
Certificado de tradición reciente
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de tarjeta de propiedad
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Copia del acta de la necropsia
Formato de conocimiento de fondos
(si aplica)
Condiciones especiales para venta
del vehículo firmadas en remate
Copia solicitud de pago
No aplica
4Siniestro de Corriente Débil, rotura de
Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro y/o carta de
reclamación
Concepto técnico sobre causas del
daño o avería
Factura de compra o documento que
acredite fecha y valor de adquisición
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Copia de historial de mantenimiento
del equipo
Cotizaciones de reparación de los
equipos siniestrados
Cotizaciones del valor a nuevo de
equipos
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Características técnicas de los
equipos sustraídos
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
No aplica
5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Original o copia autenticada del
contrato garantizado
Resumen de las causas que
originaron la reclamación
Copia solicitud normalización
situación surgida y explicaciones
sobre el evento
Valorización de los perjuicios reales
del asegurado a consecuencia del
incumplimiento del afianzado
Informe de posibilidades de
recuperación y el estado de la
investigación adelantada de carácter
administrativo y judicial
Acta entre el afianzado y el asegurado
sobre las entregas y recibos parciales
del contrato
Informe del interventor (si lo hay)
Original o copia autenticada del acta
de liquidación final del contrato
Documentos que acrediten el recibo
del anticipo por el afianzado
Documentos que acrediten la parte
del anticipo que no se invirtió en la
ejecución del contrato
Evaluación y cotización de la
reparación reclamada por calidad y
estabilidad de obra
Concepto de firma especializada
sobre relación con el contrato
afianzado
Copia del contrato suscrito entre las
partes
Resolución proferida contra el
afianzado y la asegurada,
debidamente ejecutoriada
Resolución que liquida el contrato (si
aplica)
Carta explicativa del afianzado sobre
la resolución y sus actuaciones para
defenderse
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Reclamación del asegurado
Informe de bomberos o de autoridad
competente
Cotizaciones de reparación
Avalúo de reconstrucción
Relación de bienes asegurados y/o
facturas de adquisición
Facturas de adquisición de los bienes
y/o certificación del valor en libros
(persona jurídica)
Inventario de salvamento (persona
jurídica)
Cotizaciones del valor de los muebles
o enseres afectados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Facturas de compra
Inventario del salvamento
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Circunstancias que motivaron el
siniestro y la fecha
Pérdida aproximada
Causa de afectación del lucro cesante
Valor de las pérdidas
Duración de la paralización
8 Siniestro de Manejo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Denuncia penal contra el implicado
Informe contable o de auditoría que
determine la cuantía de la pérdida,
suscrito por el contador o revisor
fiscal
Copia del contrato de trabajo de los
empleados responsables
Certificación de las prestaciones
sociales que puedan ser legalmente
retenidas
Copia de la carta de despido
Informes de bienes de propiedad del
responsable de la pérdida
Informe sobre posibilidades de
recuperación y estado de
investigación de carácter
administrativo y judicial
Comunicaciones al banco para no
pago de cheques (si aplica)
Fallo con responsabilidad fiscal contra
el funcionario afianzado y La
Previsora S.A debidamente ejecutado
9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Presupuesto de reparación
Reclamaciones de terceros
damnificados
Carta de autorización de la compañía
para transar con los damnificados
10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
del vehículo afectado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Fotocopia del informe de accidente
y/o carta de invitación para reclamar
y/o acta de acuerdo
Fotocopias sentencia judicial
ejecutoriada (si existe)
Fotocopia documento de identidad del
propietario del bien afectado, del
lesionado o reclamante
Poder debidamente autenticado del
reclamante al abogado
Cotización de los daños ocasionados
Certificación de no reclamación y/o
desistimiento expedido por la
aseguradora del bien afectado
Autorización escrita otorgada a la
persona que reclama
Certificado original de ingresos de la
empresa a la cual se encuentra
afiliado y certificación del taller
reparador
Certificado de libertad del inmueble
afectado
Valoración de daños realizada por el
perito
Certificado del estado del proceso
penal
Certificado pago indemnizaciones a
cargo del Soat o fosyga
Factura o comprobantes de otros
gastos incurridos
Certificación de perdida de capacidad
laboral
Ultimo dictamen de medicina legal (si
existe)
Documento que acredite parentesco
con el afectado
Registro civil de defunción
Documento que acredite ingresos del
afectado
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
11Siniestro de Responsabilidad Civil
Extracontractual2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado indicando
fecha, hora y lugar del accidente
Concepto médico que determine la
gravedad de la lesión, tratamiento a
seguir, secuelas e incapacidad
Facturas originales de los gastos
médicos en que incurrió el lesionado
con ocasión al pago de honorarios,
asistencia médica, suministros y
tratamiento
Carta de reclamo del tercero afectado
al asegurado
Documentos que permitan establecer
la responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
competente
Copia de la historia clínica del
lesionado y certificación médica del
estado de salud del tercero afectado a
la fecha de ocurrencia del accidente
Concepto técnico sobre la
reparabilidad del bien afectado,
especificando características técnicas
completas
Dos cotizaciones de reparación
Documentos para establecer la
responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Libros de contabilidad registrados
Factura de compra desde el día
siguiente del inventario hasta la fecha
del siniestro
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe técnico del daño
Cotizaciones del valor de la
reparación
Cotizaciones del valor a nuevo de un
bien de iguales
Fotografías del siniestro
Copia del historial de obra
Reclamación del tercero
14 Siniestro de Transporte 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe de autoridad competente
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Reclamo presentado ante el
responsable de la pérdida
Contrato de transporte
Conocimiento de embargue
Guía aérea, guía master, guía hija
Carta de reporte o remesa y
manifiesto de carga
Facturas de fletes y comprobante
contable de cancelación
Fotocopia tarjeta de propiedad del
vehículo transportador
Tarjeta de afiliación a empresa de
transporte
Certificación en donde conste que no
existe póliza o reclamación en otra
aseguradora
Certificado o actas de recibo y
entrega de la mercancías
Cotizaciones de reparación y/o
reposición de piezas
Concepto técnico y cuantificación de
pérdida
Análisis o concepto químico
Tiquetes de báscula expedidos a la
salida de puerto y/o llegada a destino
final
Recibos de peajes cancelados
durante el trayecto
Contrato de alquiler y/o factura
comercial de adquisición
Concepto técnico y cuantificación de
daño reclamado
Factura comercial
Certificación de valor costo de la
mercancía
Informe respecto de la existencia de
seguros de responsabilidad civil
contractual
Informe sobre actuaciones
desarrolladas, acuerdo transaccional
con el generador de carga y soportes
Reclamación oficial del generador de
carga, dueño de las mercancías o
remitente
Factura comercial de la mercancía
afectada
Registro de importación o exportación
Cuenta de fletes marítimos o aéreos y
comprobante contable que acredite su
cancelación
Declaración de avería gruesa
Certificado de reintegro, para
exportaciones en moneda extranjera
Declaración de aduana
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Versión de los hechos presentada por
el funcionario implicado
Certificado de seguro respectiva
relación de despacho
Hoja de vida y contrato de trabajo del
funcionario encargado de la
movilización de los dineros o títulos
valores
Documentos que demuestran la
preexistencia del título o dinero
transportado
Documento mediante el cual se
remiten los títulos o dinero
transportado
informe sobre la gestión adelantada
para la recuperación de los títulos
Acta de arqueo de caja
Certificación de la entidad financiera
sobre el cobro de los títulos valores o
extractos que demuestren el canje
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Certificación del acreedor
17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del asegurado
Fotos
Cotización sobre el valor de
reposición de los vidrios
18Siniestro por Pérdida Parcial por
Daños2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Fotocopia del informe del accidente
(si existe)
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
19Siniestro por Pérdida Parcial por
Hurto2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Original o copia de la denuncia penal
ante la autoridad competente
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la factura de compra del
vehículo
20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Documentos de PPD
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la denuncia ante la
Autoridad Competente por Hurto de
Vehículo
Certificación fiscalía donde consta
características del vehículo y número
de proceso de la investigación
Copia del manifiesto de importación
Informe del investigador asignado
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros o
Certificado de cancelación de
Matrícula a nombre de Previsora
Seguros
Copia del certificado de tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario y el vehículo
con matrícula cancelada por hurto
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Constancia diligenciada por el
comando del as Fuerzas Armadas
Certificado de tradición y libertad
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Copia al carbón o fotocopia de la
denuncia penal instaurada
Cotización por concepto de la
reparación
Copia de la póliza y anexos
Constancia de paz y salvo con la
respectiva administración de
impuestos por rodamiento
Fotocopia del seguro accidentes
SOAT
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
23Siniestro Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
No aplica
92011 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92012 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planilla de transporte de efectivo
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Cotización
Estados financieros
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Ofertas
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorizaciones
Comunicaciones
Pliego definitivo
Ofertas
Prepliegos
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92013 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8Transcurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Factura
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido aquí copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. ( Acuerdo 060 de
2001, Art. 10 )
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Formato transferencia electrónica
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorización
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92014 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato autorización
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92015 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Ofertas
Pliego definitivo
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92016 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 1 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92017 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
1 Pólizas de Amparo de la Compañía 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Ofertas
Pliego definitivo
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92018 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Autorizaciones
Pliego definitivo
Comunicados
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92021 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Formato transferencia electrónica
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92023 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92025 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92026 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 X XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 Xtranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Formato transferencia electrónica
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
92027 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
Formato transferencia electrónica
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
Presupuesto anual
SIPLA
Cotización
92028 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
13 CAJA MENOR
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Relación comprobantes definitivos
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Presupuesto anual
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Acta de nombramiento del afianzado
Formato transferencia electrónica
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Solicitud del seguro
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicaciones
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
95 EXPEDIENTES
1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del interesado
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia certificados que acrediten
capacitación en seguros
Sarlaft
Fotocopia Rut
Formato de entrevista y evaluación
Contrato de intermediación mercantil
Registro de Intermediación
Formato de verificación de
información
Formato de visita domiciliaria
92032 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Resolución proferida contra el
afianzado y la asegurada,
debidamente ejecutoriada
Justificación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art.10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,
Art. 10)
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Fotocopia de la tarjeta de operación
para vehículos de servicio público
Fotocopia planilla despacho para
vehículos de servicio público o
manifiesto carga para vehículos de
servicio público de carga, que sufran
pérdidas o daños en sitios distintos de
carreteras nacionales a cargo del
INVIAS
Autorización para operar como taxi (si
aplica)
Avalúo comercial
Declaración de importación expedido
por la DIAN (Vehículo importado)
Manifiesto o registro de importación
expedido por la DIAN (Vehículo
importado)
Factura de venta expedida por el
concesionario (Vehículo importado)
Factura de venta expedida por el
ensamblador (Vehículo Importado)
Factura de compra de motor
Declaración de importación DIAN (Si
se ha realizado compra de motor)
Factura compra expedida por
concesionario vendedor y registro
empadronamiento (Aduana) (si aplica)
Fotocopia de las facturas de compra
de chasis y carrocería (para buses)
Copia del contrato de Leasing,
depende de lo que diga el certificado
de libertad y tradición.
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda
en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}
Prepliegos
Comunicados
Pliego definitivo
95 EXPEDIENTES
1Siniestro de Accidentes Personales y
Accidentes del Sector Educativo2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificado original de la incapacidad
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Documentos señalados para el
seguro de vida
Orden médica de traslado del
paciente a un centro hospitalario
Informe del accidente
Copia del acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Certificado original en que conste la
incapacidad
Carta de reclamación del
representante legal del colegio
Fotocopia del documento de
identificación del representante legal
del colegio
Certificación del colegio sobre el valor
de pensión
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
informe de la autoridad que conoció el
siniestro
Informe del asegurado sobre las
causas que originaron el siniestro
Reclamaciones de terceros
damnificados
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Original de inventario
Fotos
Fotocopia factura de compra del bien
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Avalúo comercial del salvamento
solicitado por el técnico, inspector o
quien tenga a cargo el siniestro
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Fotocopia certificado de tradición
donde figure el traspaso a la
compañía
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Fotocopia del SOAT, si se encuentra
vigente
Copia certificado de revisión técnico
mecánica (opcional)
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Comunicación realizando entrega de
documentos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Solicitud del segundo avalúo
requerido por el técnico o funcionario
a cargo del salvamento
Segundo avalúo comercial del
salvamento
3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Declaración del capitán ante la
capitanía del puerto
Fotocopia del certificado de la
matrícula de la embarcación
Fotocopia patente de navegación de
la embarcación
Certificado de inspección de
maquinaria
Certificado de inspección del casco y
de seguridad
Certificado de inspección anual y/o
patrón
Licencia de navegación del capitán y
tripulación
Permiso de zarpe vigente
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Fotocopia de la denuncia
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Constancia de la fiscalía donde se
indica que el vehículo no ha sido
recuperado
Fotocopia de resolución de la
autoridad competente donde se indica
la cancelación de la matrícula del
vehículo por hurto
Certificado de tradición donde figure
el traspaso a la compañía y la
cancelación de la matricula del
vehículo por hurto
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Copia de carta de la compañía donde
se le entregan los documentos al
recuperador
Carta de asignación para la
recuperación del vehículo
Copia de la asignación para la
recuperación del bien
Copia del poder entregado al
recuperador
Oficio acta de entrega definitiva, por
parte de la Fiscalía
Oficio de la Fiscalía que lleva el
proceso
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se oficia a Dijin y Policía para bajar de
pantalla el bien recuperado
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se le indica a Tránsito la cancelación
de los pendientes
Carta de asignación para cambio de
regrabación (si se requiere)
Fotocopia factura de compra del bien
Fotocopia de formulario único
nacional donde figure la cancelación
de la matrícula
Formato de requerimiento en grúa
para el salvamento recuperado
Carta de asignación para realizar
trámites de regrabación y re matrícula
Fotocopias formulario único nacional,
suscrito por el representante legal,
con huella e improntas, para hacer
trámite de regrabación de motor,
chasis y re matrícula
Fotocopia de formato del reporte
inmediato de vehículos recuperados
Avalúo comercial
Formulario del Banco Popular
Oficio remisorio formulario Banco
Popular
Oficio informando a la sucursal a la
que pertenezca el bien a rematar
Carta remisoria documentos al
comprador
Copia al carbón de acta de
adjudicación al martillo
Certificado de tradición reciente
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de tarjeta de propiedad
donde figure el nuevo dueño
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Carta de la compañía donde se
entregan los documentos al
tramitador para realizar la rematricula
del vehículo
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Copia de acta de entrega del bien
Formato de conocimiento de fondos
(si aplica)
Condiciones especiales para venta
del vehículo firmadas en remate
Copia solicitud de pago y número de
imputación contable
No aplica
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
4Siniestro de Corriente Débil, rotura de
Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro y/o carta de
reclamación
Concepto técnico sobre causas del
daño o avería
Factura de compra o documento que
acredite fecha y valor de adquisición
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Copia de historial de mantenimiento
del equipo
Cotizaciones de reparación de los
equipos siniestrados
Cotizaciones del valor a nuevo de
equipos
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Características técnicas de los
equipos sustraídos
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
No aplica
5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Original o copia autenticada del
contrato garantizado
Resumen de las causas que
originaron la reclamación
Copia solicitud normalización
situación surgida y explicaciones
sobre el evento
Valorización de los perjuicios reales
del asegurado a consecuencia del
incumplimiento del afianzado
Informe de posibilidades de
recuperación y el estado de la
investigación adelantada de carácter
administrativo y judicial
Acta entre el afianzado y el asegurado
sobre las entregas y recibos parciales
del contrato
Informe del interventor (si lo hay)
Original o copia autenticada del acta
de liquidación final del contrato
Documentos que acrediten el recibo
del anticipo por el afianzado
Documentos que acrediten la parte
del anticipo que no se invirtió en la
ejecución del contrato
Evaluación y cotización de la
reparación reclamada por calidad y
estabilidad de obra
Concepto de firma especializada
sobre relación con el contrato
afianzado
Copia del contrato suscrito entre las
partes
Resolución que liquida el contrato (si
aplica)
Carta explicativa del afianzado sobre
la resolución y sus actuaciones para
defenderse
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Informe de bomberos o de autoridad
competente
Cotizaciones de reparación
Avalúo de reconstrucción
Relación de bienes asegurados y/o
facturas de adquisición
Facturas de adquisición de los bienes
y/o certificación del valor en libros
(persona jurídica)
Inventario de salvamento (persona
jurídica)
Cotizaciones del valor de los muebles
o enseres afectados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Facturas de compra
Inventario del salvamento
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Circunstancias que motivaron el
siniestro y la fecha
Pérdida aproximada
Causa de afectación del lucro cesante
Valor de las pérdidas
Duración de la paralización
8 Siniestro de Manejo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Denuncia penal contra el implicado
Informe contable o de auditoría que
determine la cuantía de la pérdida,
suscrito por el contador o revisor
fiscal
Copia del contrato de trabajo de los
empleados responsables
Certificación de las prestaciones
sociales que puedan ser legalmente
retenidas
Copia de la carta de despido
Informes de bienes de propiedad del
responsable de la pérdida
Informe sobre posibilidades de
recuperación y estado de
investigación de carácter
administrativo y judicial
Comunicaciones al banco para no
pago de cheques (si aplica)
Fallo con responsabilidad fiscal contra
el funcionario afianzado y La
Previsora S.A debidamente ejecutado
9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Presupuesto de reparación
Reclamaciones de terceros
damnificados
Carta de autorización de la compañía
para transar con los damnificados
10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
del vehículo afectado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Fotocopia del informe de accidente
y/o carta de invitación para reclamar
y/o acta de acuerdo
Fotocopias sentencia judicial
ejecutoriada (si existe)
Fotocopia documento de identidad del
propietario del bien afectado, del
lesionado o reclamante
Poder debidamente autenticado del
reclamante al abogado
Cotización de los daños ocasionados
Certificación de no reclamación y/o
desistimiento expedido por la
aseguradora del bien afectado
Autorización escrita otorgada a la
persona que reclama
Certificado original de ingresos de la
empresa a la cual se encuentra
afiliado y certificación del taller
reparador
Certificado de libertad del inmueble
afectado
Valoración de daños realizada por el
perito
Certificado del estado del proceso
penal
Certificado pago indemnizaciones a
cargo del Soat o fosyga
Factura o comprobantes de otros
gastos incurridos
Certificación de perdida de capacidad
laboral
Ultimo dictamen de medicina legal (si
existe)
Documento que acredite parentesco
con el afectado
Registro civil de defunción
Documento que acredite ingresos del
afectado
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
11Siniestro de Responsabilidad Civil
Extracontractual2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado indicando
fecha, hora y lugar del accidente
Concepto médico que determine la
gravedad de la lesión, tratamiento a
seguir, secuelas e incapacidad
Facturas originales de los gastos
médicos en que incurrió el lesionado
con ocasión al pago de honorarios,
asistencia médica, suministros y
tratamiento
Carta de reclamo del tercero afectado
al asegurado
Copia de la historia clínica del
lesionado y certificación médica del
estado de salud del tercero afectado a
la fecha de ocurrencia del accidente
Documentos que permitan establecer
la responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
competente
Concepto técnico sobre la
reparabilidad del bien afectado,
especificando características técnicas
completas
Dos cotizaciones de reparación
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Documentos para establecer la
responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Factura de compra desde el día
siguiente del inventario hasta la fecha
del siniestro
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe técnico del daño
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Cotizaciones del valor de la
reparación
Cotizaciones del valor a nuevo de un
bien de iguales
Fotografías del siniestro
Copia del historial de obra
Reclamación del tercero
14 Siniestro de Transporte 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe de autoridad competente
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Reclamo presentado ante el
responsable de la pérdida
Contrato de transporte
Conocimiento de embargue
Guía aérea, guía master, guía hija
Carta de reporte o remesa y
manifiesto de carga
Facturas de fletes y comprobante
contable de cancelación
Fotocopia tarjeta de propiedad del
vehículo transportador
Tarjeta de afiliación a empresa de
transporte
Certificación en donde conste que no
existe póliza o reclamación en otra
aseguradora
Certificado o actas de recibo y
entrega de la mercancías
Cotizaciones de reparación y/o
reposición de piezas
Concepto técnico y cuantificación de
pérdida
Análisis o concepto químico
Tiquetes de báscula expedidos a la
salida de puerto y/o llegada a destino
final
Recibos de peajes cancelados
durante el trayecto
Contrato de alquiler y/o factura
comercial de adquisición
Concepto técnico y cuantificación de
daño reclamado
Factura comercial
Certificación de valor costo de la
mercancía
Informe respecto de la existencia de
seguros de responsabilidad civil
contractual
Informe sobre actuaciones
desarrolladas, acuerdo transaccional
con el generador de carga y soportes
Reclamación oficial del generador de
carga, dueño de las mercancías o
remitente
Factura comercial de la mercancía
afectada
Registro de importación o exportación
Cuenta de fletes marítimos o aéreos y
comprobante contable que acredite su
cancelación
Declaración de avería gruesa
Certificado de reintegro, para
exportaciones en moneda extranjera
Declaración de aduana
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Versión de los hechos presentada por
el funcionario implicado
Certificado de seguro respectiva
relación de despacho
Hoja de vida y contrato de trabajo del
funcionario encargado de la
movilización de los dineros o títulos
valores
Documentos que demuestran la
preexistencia del título o dinero
transportado
Documento mediante el cual se
remiten los títulos o dinero
transportado
informe sobre la gestión adelantada
para la recuperación de los títulos
Acta de arqueo de caja
Certificación de la entidad financiera
sobre el cobro de los títulos valores o
extractos que demuestren el canje
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Carta de reclamación
16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Certificación del acreedor
Hoja de control proceso de atención
siniestro
17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del asegurado
Fotos
Cotización sobre el valor de
reposición de los vidrios
18Siniestro por Pérdida Parcial por
Daños2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia del informe del accidente
(si existe)
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
19Siniestro por Pérdida Parcial por
Hurto2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Original o copia de la denuncia penal
ante la autoridad competente
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Documentos de PPD
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la denuncia ante la
Autoridad Competente por Hurto de
Vehículo
Certificación fiscalía donde consta
características del vehículo y número
de proceso de la investigación
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Informe del investigador asignado
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros o
Certificado de cancelación de
Matrícula a nombre de Previsora
Seguros
Copia del certificado de tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario y el vehículo
con matrícula cancelada por hurto
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Constancia diligenciada por el
comando del as Fuerzas Armadas
Certificado de tradición y libertad
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Copia al carbón o fotocopia de la
denuncia penal instaurada
Cotización por concepto de la
reparación
Copia de la póliza y anexos
Constancia de paz y salvo con la
respectiva administración de
impuestos por rodamiento
Fotocopia del seguro accidentes
SOAT
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
23Siniestro Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
92033 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Fotocopia de la tarjeta de operación
para vehículos de servicio público
Fotocopia planilla despacho para
vehículos de servicio público o
manifiesto carga para vehículos de
servicio público de carga, que sufran
pérdidas o daños en sitios distintos de
carreteras nacionales a cargo del
INVIAS
Autorización para operar como taxi (si
aplica)
Avalúo comercial del vehículo (si
aplica)
Declaración de importación expedido
por la DIAN (Vehículo importado)
Manifiesto o registro de importación
expedido por la DIAN (Vehículo
importado)
Registro de importación expedido por
el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo
importado)
Factura de venta expedida por el
ensamblador (Vehículo Importado)
Factura de venta expedida por el
concesionario (Vehículo importado)
Factura de compra de motor
Declaración de importación DIAN (Si
se ha realizado compra de motor)
Factura compra expedida por
concesionario vendedor y registro
empadronamiento (Aduana) (si aplica)
Fotocopia de las facturas de compra
de chasis y carrocería (para buses)
Copia del contrato de Leasing,
depende de lo que diga el certificado
de libertad y tradición.
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda
en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}
Prepliegos
Comunicados
Pliego definitivo
Autorizaciones
95 EXPEDIENTES
1Siniestro de Accidentes Personales y
Accidentes del Sector Educativo2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Documentos señalados para el
seguro de vida
Orden médica de traslado del
paciente a un centro hospitalario
Informe del accidente
Copia del acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Certificado original de la incapacidad
Certificado original en que conste la
incapacidad
Carta de reclamación del
representante legal del colegio
Fotocopia del documento de
identificación del representante legal
del colegio
Certificación del colegio sobre el valor
de pensión
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
informe de la autoridad que conoció el
siniestro
Informe del asegurado sobre las
causas que originaron el siniestro
Reclamaciones de terceros
damnificados
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Original de inventario
Fotos
Fotocopia factura de compra del bien
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Avalúo comercial del salvamento
solicitado por el técnico, inspector o
quien tenga a cargo el siniestro
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Fotocopia certificado de tradición
donde figure el traspaso a la
compañía
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Fotocopia del SOAT, si se encuentra
vigente
Copia certificado de revisión técnico
mecánica (opcional)
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Comunicación realizando entrega de
documentos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Solicitud del segundo avalúo
requerido por el técnico o funcionario
a cargo del salvamento
Segundo avalúo comercial del
salvamento
3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Declaración del capitán ante la
capitanía del puerto
Fotocopia del certificado de la
matrícula de la embarcación
Fotocopia patente de navegación de
la embarcación
Certificado de inspección de
maquinaria
Certificado de inspección del casco y
de seguridad
Certificado de inspección anual y/o
patrón
Licencia de navegación del capitán y
tripulación
Permiso de zarpe vigente
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Fotocopia de la denuncia
Fotocopia factura de compra del bien
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Constancia de la fiscalía donde se
indica que el vehículo no ha sido
recuperado
Fotocopias formulario único nacional,
suscrito por el representante legal,
con huella e improntas, para hacer
trámite de regrabación de motor,
chasis y re matrícula
Fotocopia de resolución de la
autoridad competente donde se indica
la cancelación de la matrícula del
vehículo por hurto
Certificado de tradición donde figure
el traspaso a la compañía y la
cancelación de la matricula del
vehículo por hurto
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía y la cancelación de la
matricula por hurto
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Copia de carta de la compañía donde
se le entregan los documentos al
recuperador
Carta de asignación para la
recuperación del vehículo
Copia de la asignación para la
recuperación del bien
Copia del poder entregado al
recuperador
Oficio acta de entrega definitiva, por
parte de la Fiscalía
Oficio de la Fiscalía que lleva el
proceso
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se oficia a Dijin y Policía para bajar de
pantalla el bien recuperado
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se le indica a Tránsito la cancelación
de los pendientes
Carta de asignación para cambio de
regrabación (si se requiere)
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Fotos
Carta de asignación para realizar
trámites de regrabación y re matrícula
Fotocopia de formato del reporte
inmediato de vehículos recuperados
Avalúo comercial
Formulario del Banco Popular
Oficio remisorio formulario Banco
Popular
Oficio informando a la sucursal a la
que pertenezca el bien a rematar
Carta remisoria documentos al
comprador
Copia al carbón de acta de
adjudicación al martillo
Certificado de tradición reciente
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de tarjeta de propiedad
donde figure el nuevo dueño
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Carta de la compañía donde se
entregan los documentos al
tramitador para realizar la rematricula
del vehículo
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Copia de acta de entrega del bien
Formato de conocimiento de fondos
(si aplica)
Condiciones especiales para venta
del vehículo firmadas en remate
Copia solicitud de pago y número de
imputación contable
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
No aplica
4Siniestro de Corriente Débil, rotura de
Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro y/o carta de
reclamación
Concepto técnico sobre causas del
daño o avería
Factura de compra o documento que
acredite fecha y valor de adquisición
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Copia de historial de mantenimiento
del equipo
Cotizaciones de reparación de los
equipos siniestrados
Cotizaciones del valor a nuevo de
equipos
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Características técnicas de los
equipos sustraídos
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
No aplica
5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Original o copia autenticada del
contrato garantizado
Resumen de las causas que
originaron la reclamación
Copia solicitud normalización
situación surgida y explicaciones
sobre el evento
Valorización de los perjuicios reales
del asegurado a consecuencia del
incumplimiento del afianzado
Informe de posibilidades de
recuperación y el estado de la
investigación adelantada de carácter
administrativo y judicial
Acta entre el afianzado y el asegurado
sobre las entregas y recibos parciales
del contrato
Informe del interventor (si lo hay)
Original o copia autenticada del acta
de liquidación final del contrato
Documentos que acrediten el recibo
del anticipo por el afianzado
Documentos que acrediten la parte
del anticipo que no se invirtió en la
ejecución del contrato
Evaluación y cotización de la
reparación reclamada por calidad y
estabilidad de obra
Concepto de firma especializada
sobre relación con el contrato
afianzado
Copia del contrato suscrito entre las
partes
Resolución proferida contra el
afianzado y la asegurada,
debidamente ejecutoriada
Resolución que liquida el contrato (si
aplica)
Carta explicativa del afianzado sobre
la resolución y sus actuaciones para
defenderse
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Informe de bomberos o de autoridad
competente
Cotizaciones de reparación
Avalúo de reconstrucción
Relación de bienes asegurados y/o
facturas de adquisición
Facturas de adquisición de los bienes
y/o certificación del valor en libros
(persona jurídica)
Inventario de salvamento (persona
jurídica)
Cotizaciones del valor de los muebles
o enseres afectados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Facturas de compra
Inventario del salvamento
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Circunstancias que motivaron el
siniestro y la fecha
Pérdida aproximada
Causa de afectación del lucro cesante
Valor de las pérdidas
Duración de la paralización
8 Siniestro de Manejo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Denuncia penal contra el implicado
Informe contable o de auditoría que
determine la cuantía de la pérdida,
suscrito por el contador o revisor
fiscal
Copia del contrato de trabajo de los
empleados responsables
Certificación de las prestaciones
sociales que puedan ser legalmente
retenidas
Copia de la carta de despido
Informes de bienes de propiedad del
responsable de la pérdida
Informe sobre posibilidades de
recuperación y estado de
investigación de carácter
administrativo y judicial
Comunicaciones al banco para no
pago de cheques (si aplica)
Fallo con responsabilidad fiscal contra
el funcionario afianzado y La
Previsora S.A debidamente ejecutado
9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Presupuesto de reparación
Reclamaciones de terceros
damnificados
Carta de autorización de la compañía
para transar con los damnificados
10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
del vehículo afectado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Fotocopia del informe de accidente
y/o carta de invitación para reclamar
y/o acta de acuerdo
Fotocopias sentencia judicial
ejecutoriada (si existe)
Fotocopia documento de identidad del
propietario del bien afectado, del
lesionado o reclamante
Poder debidamente autenticado del
reclamante al abogado
Cotización de los daños ocasionados
Certificación de no reclamación y/o
desistimiento expedido por la
aseguradora del bien afectado
Autorización escrita otorgada a la
persona que reclama
Certificado original de ingresos de la
empresa a la cual se encuentra
afiliado y certificación del taller
reparador
Certificado de libertad del inmueble
afectado
Valoración de daños realizada por el
perito
Certificado del estado del proceso
penal
Certificado pago indemnizaciones a
cargo del Soat o fosyga
Factura o comprobantes de otros
gastos incurridos
Certificación de perdida de capacidad
laboral
Ultimo dictamen de medicina legal (si
existe)
Documento que acredite parentesco
con el afectado
Registro civil de defunción
Documento que acredite ingresos del
afectado
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
11Siniestro de Responsabilidad Civil
Extracontractual2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado indicando
las circunstancias, fecha, hora, lugar y
causas del accidente
Concepto médico que determine la
gravedad de la lesión, tratamiento a
seguir, secuelas e incapacidad
Facturas originales de los gastos
médicos en que incurrió el lesionado
con ocasión al pago de honorarios,
asistencia médica, suministros y
tratamiento
Carta de reclamo del tercero afectado
al asegurado
Copia de la historia clínica del
lesionado y certificación médica del
estado de salud del tercero afectado a
la fecha de ocurrencia del accidente
Documentos que permitan establecer
la responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
competente
Reclamación del asegurado indicando
fecha, hora y lugar del accidente
Concepto técnico sobre la
reparabilidad del bien afectado,
especificando características técnicas
completas
Dos cotizaciones de reparación
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Documentos para establecer la
responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Factura de compra desde el día
siguiente del inventario hasta la fecha
del siniestro
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe técnico del daño
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Cotizaciones del valor de la
reparación
Cotizaciones del valor a nuevo de un
bien de iguales
Fotografías del siniestro
Copia del historial de obra
Reclamación del tercero
14 Siniestro de Transporte 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe de autoridad competente
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Reclamo presentado ante el
responsable de la pérdida
Contrato de transporte
Conocimiento de embargue
Guía aérea, guía master, guía hija
Carta de reporte o remesa y
manifiesto de carga
Facturas de fletes y comprobante
contable de cancelación
Fotocopia tarjeta de propiedad del
vehículo transportador
Tarjeta de afiliación a empresa de
transporte
Certificación en donde conste que no
existe póliza o reclamación en otra
aseguradora
Certificado o actas de recibo y
entrega de la mercancías
Cotizaciones de reparación y/o
reposición de piezas
Concepto técnico y cuantificación de
daño reclamado
Análisis o concepto químico
Tiquetes de báscula expedidos a la
salida de puerto y/o llegada a destino
final
Recibos de peajes cancelados
durante el trayecto
Contrato de alquiler y/o factura
comercial de adquisición
Factura comercial
Certificación de valor costo de la
mercancía
Informe respecto de la existencia de
seguros de responsabilidad civil
contractual
Informe sobre actuaciones
desarrolladas, acuerdo transaccional
con el generador de carga y soportes
Reclamación oficial del generador de
carga, dueño de las mercancías o
remitente
Factura comercial de la mercancía
afectada
Registro de importación o exportación
Cuenta de fletes marítimos o aéreos y
comprobante contable que acredite su
cancelación
Declaración de avería gruesa
Certificado de reintegro, para
exportaciones en moneda extranjera
Declaración de aduana
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Versión de los hechos presentada por
el funcionario implicado
Certificado de seguro respectiva
relación de despacho
Hoja de vida y contrato de trabajo del
funcionario encargado de la
movilización de los dineros o títulos
valores
Documentos que demuestran la
preexistencia del título o dinero
transportado
Documento mediante el cual se
remiten los títulos o dinero
transportado
informe sobre la gestión adelantada
para la recuperación de los títulos
Acta de arqueo de caja
Certificación de la entidad financiera
sobre el cobro de los títulos valores o
extractos que demuestren el canje
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Certificación del acreedor
17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del asegurado
Fotos
Cotización sobre el valor de
reposición de los vidrios
18Siniestro por Pérdida Parcial por
Daños2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia del informe del accidente
(si existe)
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del seguro accidentes
SOAT
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
19Siniestro por Pérdida Parcial por
Hurto2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Original o copia de la denuncia penal
ante la autoridad competente
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Documentos de PPD
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la denuncia ante la
Autoridad Competente por Hurto de
Vehículo
Certificación fiscalía donde consta
características del vehículo y número
de proceso de la investigación
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Informe del investigador asignado
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros o
Certificado de cancelación de
Matrícula a nombre de Previsora
Seguros
Copia del certificado de tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario y el vehículo
con matrícula cancelada por hurto
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Constancia diligenciada por el
comando del as Fuerzas Armadas
Certificado de tradición y libertad
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Copia al carbón o fotocopia de la
denuncia penal instaurada
Cotización por concepto de la
reparación
Copia de la póliza y anexos
Constancia de paz y salvo con la
respectiva administración de
impuestos por rodamiento
Fotocopia del seguro accidentes
SOAT
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
23Siniestro Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
92070 105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
Planillas de entrega de mensajería
No aplica
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de
2001,Art.10).
Registro
6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
68 PÓLIZAS
2 Pólizas de Seguros 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Solicitud del seguro
SIPLA
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia del Nit
Certificado de cámara de comercio
Estados financieros
Cotización
Registro presupuestal ( Entidad
oficial)
Siniestralidad
Carta de nombramiento de
intermediario (Entidad oficial)
Informe de Inspección
Tarjeta de propiedad
Relación de bienes valorizados
Acta de nombramiento del afianzado
Improntas y factura de compra (para
vehículo o kms)
Fotocopia del contrato (póliza de
cumplimiento)
Pagaré debidamente firmado (póliza
de cumplimiento)
Fotocopia de escritura de constitución
(persona jurídica)
Estados financieros comparativos de
los dos últimos años
Fotocopia de la tarjeta de operación
para vehículos de servicio público
Fotocopia planilla despacho para
vehículos de servicio público o
manifiesto carga para vehículos de
servicio público de carga, que sufran
pérdidas o daños en sitios distintos de
carreteras nacionales a cargo del
INVIAS
Autorización para operar como taxi (si
aplica)
Avalúo comercial del vehículo (si
aplica)
Declaración de importación expedido
por la DIAN (Vehículo importado)
Manifiesto o registro de importación
expedido por la DIAN (Vehículo
importado)
Registro de importación expedido por
el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo
importado)
Factura de venta expedida por el
ensamblador (Vehículo Importado)
Factura de venta expedida por el
concesionario (Vehículo importado)
Factura de compra de motor
Declaración de importación DIAN (Si
se ha realizado compra de motor)
Factura compra expedida por
concesionario vendedor y registro
empadronamiento (Aduana) (si aplica)
Fotocopia de las facturas de compra
de chasis y carrocería (para buses)
Copia del contrato de Leasing,
depende de lo que diga el certificado
de libertad y tradición.
69 LICITACIONES
1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Prepliegos
Comunicados
Autorizaciones
Pliego definitivo
Ofertas
1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda
en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}
Prepliegos
Comunicados
Pliego definitivo
Autorizaciones
95 EXPEDIENTES
1Siniestro de Accidentes Personales y
Accidentes del Sector Educativo2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Reclamaciones de terceros
damnificados
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
las causas que lo originan
Copia del acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de la necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Documentos señalados para el
seguro de vida
Orden médica de traslado del
paciente a un centro hospitalario
Informe del accidente
Certificado original de la incapacidad
Certificado original en que conste la
incapacidad
Carta de reclamación del
representante legal del colegio
Fotocopia del documento de
identificación del representante legal
del colegio
Certificación del colegio sobre el valor
de pensión
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro
informe de la autoridad que conoció el
siniestro
Informe del asegurado sobre las
causas que originaron el siniestro
Reclamaciones de terceros
damnificados
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Original de inventario
Fotos
Fotocopia factura de compra del bien
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Avalúo comercial del salvamento
solicitado por el técnico, inspector o
quien tenga a cargo el siniestro
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Fotocopia certificado de tradición
donde figure el traspaso a la
compañía
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Fotocopia del SOAT, si se encuentra
vigente
Copia certificado de revisión técnico
mecánica (opcional)
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Comunicación realizando entrega de
documentos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Solicitud del segundo avalúo
requerido por el técnico o funcionario
a cargo del salvamento
Segundo avalúo comercial del
salvamento
3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Declaración del capitán ante la
capitanía del puerto
Fotocopia del certificado de la
matrícula de la embarcación
Fotocopia patente de navegación de
la embarcación
Certificado de inspección de
maquinaria
Certificado de inspección del casco y
de seguridad
Certificado de inspección anual y/o
patrón
Licencia de navegación del capitán y
tripulación
Permiso de zarpe vigente
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
Fotocopia de la denuncia
Fotocopia factura de compra del bien
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Constancia de la fiscalía donde se
indica que el vehículo no ha sido
recuperado
Fotocopia de formulario único
nacional donde figure la cancelación
de la matrícula
Fotocopia de resolución de la
autoridad competente donde se indica
la cancelación de la matrícula del
vehículo por hurto
Certificado de tradición donde figure
el traspaso a la compañía y la
cancelación de la matricula del
vehículo por hurto
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía y la cancelación de la
matricula por hurto
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Copia de carta de la compañía donde
se le entregan los documentos al
recuperador
Carta de asignación para la
recuperación del vehículo
Copia de la asignación para la
recuperación del bien
Copia del poder entregado al
recuperador
Oficio acta de entrega definitiva, por
parte de la Fiscalía
Oficio de la Fiscalía que lleva el
proceso
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se oficia a Dijin y Policía para bajar de
pantalla el bien recuperado
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se le indica a Tránsito la cancelación
de los pendientes
Carta de asignación para cambio de
regrabación (si se requiere)
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Fotos
Carta de asignación para realizar
trámites de regrabación y re matrícula
Fotocopias formulario único nacional,
suscrito por el representante legal,
con huella e improntas, para hacer
trámite de regrabación de motor,
chasis y re matrícula
Fotocopia de formato del reporte
inmediato de vehículos recuperados
Avalúo comercial
Formulario del Banco Popular
Oficio remisorio formulario Banco
Popular
Oficio informando a la sucursal a la
que pertenezca el bien a rematar
Carta remisoria documentos al
comprador
Copia al carbón de acta de
adjudicación al martillo
Certificado de tradición reciente
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de tarjeta de propiedad
donde figure el nuevo dueño
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Carta de la compañía donde se
entregan los documentos al
tramitador para realizar la rematricula
del vehículo
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Copia de acta de entrega del bien
Formato de conocimiento de fondos
(si aplica)
Condiciones especiales para venta
del vehículo firmadas en remate
Copia solicitud de pago y número de
imputación contable
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
No aplica
4Siniestro de Corriente Débil, rotura de
Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso del siniestro y/o carta de
reclamación
Concepto técnico sobre causas del
daño o avería
Factura de compra o documento que
acredite fecha y valor de adquisición
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Copia de historial de mantenimiento
del equipo
Cotizaciones de reparación de los
equipos siniestrados
Cotizaciones del valor a nuevo de
equipos
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Características técnicas de los
equipos sustraídos
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
No aplica
5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Original o copia autenticada del
contrato garantizado
Resumen de las causas que
originaron la reclamación
Copia solicitud normalización
situación surgida y explicaciones
sobre el evento
Valorización de los perjuicios reales
del asegurado a consecuencia del
incumplimiento del afianzado
Informe de posibilidades de
recuperación y el estado de la
investigación adelantada de carácter
administrativo y judicial
Acta entre el afianzado y el asegurado
sobre las entregas y recibos parciales
del contrato
Informe del interventor (si lo hay)
Original o copia autenticada del acta
de liquidación final del contrato
Documentos que acrediten el recibo
del anticipo por el afianzado
Documentos que acrediten la parte
del anticipo que no se invirtió en la
ejecución del contrato
Evaluación y cotización de la
reparación reclamada por calidad y
estabilidad de obra
Concepto de firma especializada
sobre relación con el contrato
afianzado
Copia del contrato suscrito entre las
partes
Resolución proferida contra el
afianzado y la asegurada,
debidamente ejecutoriada
Resolución que liquida el contrato (si
aplica)
Carta explicativa del afianzado sobre
la resolución y sus actuaciones para
defenderse
Carta de liquidación del siniestro
Formato transferencia electrónica
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Informe de bomberos o de autoridad
competente
Cotizaciones de reparación
Avalúo de reconstrucción
Relación de bienes asegurados y/o
facturas de adquisición
Facturas de adquisición de los bienes
y/o certificación del valor en libros
(persona jurídica)
Inventario de salvamento (persona
jurídica)
Cotizaciones del valor de los muebles
o enseres afectados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Facturas de compra
Inventario del salvamento
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del siniestro
Circunstancias que motivaron el
siniestro y la fecha
Pérdida aproximada
Causa de afectación del lucro cesante
Valor de las pérdidas
Duración de la paralización
8 Siniestro de Manejo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamo presentada por el
asegurado
Denuncia penal contra el implicado
Informe contable o de auditoría que
determine la cuantía de la pérdida,
suscrito por el contador o revisor
fiscal
Copia del contrato de trabajo de los
empleados responsables
Certificación de las prestaciones
sociales que puedan ser legalmente
retenidas
Copia de la carta de despido
Informes de bienes de propiedad del
responsable de la pérdida
Informe sobre posibilidades de
recuperación y estado de
investigación de carácter
administrativo y judicial
Comunicaciones al banco para no
pago de cheques (si aplica)
Fallo con responsabilidad fiscal contra
el funcionario afianzado y La
Previsora S.A debidamente ejecutado
Aviso de siniestro
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Presupuesto de reparación
Reclamaciones de terceros
damnificados
Carta de autorización de la compañía
para transar con los damnificados
Hoja de control proceso de atención
siniestro
10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
del vehículo afectado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Fotocopia del informe de accidente
y/o carta de invitación para reclamar
y/o acta de acuerdo
Fotocopias sentencia judicial
ejecutoriada (si existe)
Fotocopia documento de identidad del
propietario del bien afectado, del
lesionado o reclamante
Poder debidamente autenticado del
reclamante al abogado
Cotización de los daños ocasionados
Certificación de no reclamación y/o
desistimiento expedido por la
aseguradora del bien afectado
Autorización escrita otorgada a la
persona que reclama
Certificado original de ingresos de la
empresa a la cual se encuentra
afiliado y certificación del taller
reparador
Certificado de libertad del inmueble
afectado
Valoración de daños realizada por el
perito
Certificado del estado del proceso
penal
Certificado pago indemnizaciones a
cargo del Soat o fosyga
Factura o comprobantes de otros
gastos incurridos
Certificación de perdida de capacidad
laboral
Ultimo dictamen de medicina legal (si
existe)
Documento que acredite parentesco
con el afectado
Registro civil de defunción
Documento que acredite ingresos del
afectado
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
11Siniestro de Responsabilidad Civil
Extracontractual2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado indicando
fecha, hora y lugar del accidente
Concepto médico que determine la
gravedad de la lesión, tratamiento a
seguir, secuelas e incapacidad
Facturas originales de los gastos
médicos en que incurrió el lesionado
con ocasión al pago de honorarios,
asistencia médica, suministros y
tratamiento
Carta de reclamo del tercero afectado
al asegurado
Copia de la historia clínica del
lesionado y certificación médica del
estado de salud del tercero afectado a
la fecha de ocurrencia del accidente
Documentos que permitan establecer
la responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
competente
Documentación para firma de
documento
Concepto técnico sobre la
reparabilidad del bien afectado,
especificando características técnicas
completas
Dos cotizaciones de reparación
Fotografía del siniestro o de los
bienes afectados
Documentos para establecer la
responsabilidad del asegurado y la
cuantía del perjuicio sufrido o
sentencia proferida por juez
12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Informe de la compañía de vigilancia
y/o de la policía
Relación valorizada de los elementos
sustraídos
Inventario de salvamento
debidamente valorizado
Factura de adquisición de los bienes
sustraídos y/o certificación del valor
en libros
Cotizaciones del valor a nuevo de los
bienes hurtados
Libros de contabilidad registrados
Último inventario realizado por el
asegurado
Factura de compra desde el día
siguiente del inventario hasta la fecha
del siniestro
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe técnico del daño
Informe sobre las causas del
siniestro, por interventoría
Cotizaciones del valor de la
reparación
Cotizaciones del valor a nuevo de un
bien de iguales
Fotografías del siniestro
Copia del historial de obra
Reclamación del tercero
14 Siniestro de Transporte 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Aviso de siniestro y/o carta de
reclamación del asegurado
Informe de autoridad competente
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Reclamo presentado ante el
responsable de la pérdida
Contrato de transporte
Conocimiento de embargue
Guía aérea, guía master, guía hija
Carta de reporte o remesa y
manifiesto de carga
Facturas de fletes y comprobante
contable de cancelación
Fotocopia tarjeta de propiedad del
vehículo transportador
Tarjeta de afiliación a empresa de
transporte
Certificación en donde conste que no
existe póliza o reclamación en otra
aseguradora
Certificado o actas de recibo y
entrega de la mercancías
Cotizaciones de reparación y/o
reposición de piezas
Concepto técnico y cuantificación de
pérdida
Análisis o concepto químico
Tiquetes de báscula expedidos a la
salida de puerto y/o llegada a destino
final
Recibos de peajes cancelados
durante el trayecto
Contrato de alquiler y/o factura
comercial de adquisición
Concepto técnico y cuantificación de
daño reclamado
Factura comercial
Certificación de valor costo de la
mercancía
Informe respecto de la existencia de
seguros de responsabilidad civil
contractual
Informe sobre actuaciones
desarrolladas, acuerdo transaccional
con el generador de carga y soportes
Reclamación oficial del generador de
carga, dueño de las mercancías o
remitente
Factura comercial de la mercancía
afectada
Registro de importación o exportación
Cuenta de fletes marítimos o aéreos y
comprobante contable que acredite su
cancelación
Declaración de avería gruesa
Certificado de reintegro, para
exportaciones en moneda extranjera
Declaración de aduana
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Reclamación del asegurado
Denuncia presentada ante autoridad
competente
Versión de los hechos presentada por
el funcionario implicado
Certificado de seguro respectiva
relación de despacho
Hoja de vida y contrato de trabajo del
funcionario encargado de la
movilización de los dineros o títulos
valores
Documentos que demuestran la
preexistencia del título o dinero
transportado
Documento mediante el cual se
remiten los títulos o dinero
transportado
informe sobre la gestión adelantada
para la recuperación de los títulos
Acta de arqueo de caja
Certificación de la entidad financiera
sobre el cobro de los títulos valores o
extractos que demuestren el canje
Copia solicitud de pago
Copia de orden de pago
16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Copia del documento de identidad del
asegurado
Historia clínica del asegurado
Registro civil de defunción
Registro civil de nacimiento
Copia de los documentos de identidad
de los beneficiarios
Registro civil de nacimiento de los
beneficiarios
Registro civil de matrimonio
Documentos que acrediten el hecho y
las causas que lo originan
Copia acta del levantamiento del
cadáver
Copia del acta de necropsia
Calificación de la incapacidad
Certificados originales de las
incapacidades
Documentos que acrediten la fecha
de diagnóstico de la patología
amparada
Soportes de la actividad procedente e
intervenciones
Documentos que acrediten el hecho,
fecha y causas que lo originaron
Certificados médicos donde conste la
pérdida de capacidad laboral o
desmembración como causa del
accidente
Documentos que acrediten el hecho y
causas que lo originaron
Cuentas originales de los gastos
médicos y hospitalarios con sus
respectivos comprobantes de pago
Fotocopia del documento de
identificación de la persona que
sufrago los gastos
Certificación del acreedor
17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Informe del asegurado
Fotos
Cotización sobre el valor de
reposición de los vidrios
18Siniestro por Pérdida Parcial por
Daños2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia del informe del accidente
(si existe)
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
19Siniestro por Pérdida Parcial por
Hurto2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Original o copia de la denuncia penal
ante la autoridad competente
Valoración daños realizada a través
de perito autorizado por Previsora
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Documentos de PPD
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la denuncia ante la
Autoridad Competente por Hurto de
Vehículo
Certificación fiscalía donde consta
características del vehículo y número
de proceso de la investigación
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Informe del investigador asignado
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros o
Certificado de cancelación de
Matrícula a nombre de Previsora
Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Constancia diligenciada por el
comando del as Fuerzas Armadas
Certificado de tradición y libertad
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Copia al carbón o fotocopia de la
denuncia penal instaurada
Cotización por concepto de la
reparación
Copia de la póliza y anexos
Constancia de paz y salvo con la
respectiva administración de
impuestos por rodamiento
Fotocopia del seguro accidentes
SOAT
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
23Siniestro Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
92100 2 ACTAS
17Actas de Comité de Vicepresidencia
Comercial5 15 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Póliza
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Factura
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
67 PLANES
4 Plan de Mejoramiento Comercial 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
92110 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 0 0 X X
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de Jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92120 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 0 0 X X
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
42 ESTUDIOS
4 Estudios de Mercado 1 5 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
56 INFORMES
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92130 2 ACTAS
29 Actas de Capacitación de Claves 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
23 CONCILIACIONES
3Conciliaciones Cuentas Corrientes de
Aliados Estratégicos20 0 X
La información se encuentra en el área en medio magnético,
conservando además un backup.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
30 CONVENIOS
2 Convenio Corte de Cuentas 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Informe de Seguimiento
Soportes
67 PLANES
3 Plan de Incentivos 1 0 X XLa información se encuentra en el área en medio magnético,
conservando además un back up.
80 RETENCIÓN DE PRIMAS
1000 No Aplica 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Informe de Seguimiento
Soportes
92200 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
30 CONVENIOS
3 Convenio de Expedición 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Justificación
62 MANUALES
9 Manuales Operativos 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
75 REGISTRO
4 De Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92300 14 CERTIFICACIONES
5Certificaciones de Publicación de
Contratación1 2 X
No reposa documentación en físico, la información se conserva en
medio magnético y se genera además un back up.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Justificación
56 INFORMES
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
98PETICIONES QUEJAS Y
RECLAMOS
1000 No Aplica 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Queja
Remisión de la queja
Respuesta
92400 2 ACTAS
9Actas de Comité de Cuentas por
Cobrar5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
15 CIERRE DE CARTERA
1000 No Aplica 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
23 CONCILIACIONES
4 Conciliaciones de Cartera 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
62 MANUALES
1 Manual de Cartera 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
92410 14 CERTIFICACIONES
2Certificaciones de Experiencia para
Licitaciones10 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Copia reposa en el
respectivo expediente, de las sucursales.
3Certificaciones de Indicadores
Financieros3 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Licitaciones.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
12 Informes de Producción 5 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Por estar en medio
magnético no se transfiere al archivo central.
93000 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
33CRONOGRAMA COMITÉS DE
VICEPRESIDENCIA
1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
93100 10BANCO DE HOJAS DE VIDA
PROVEEDORES
1000 No Aplica 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico, teniendo en cuenta que
ésta documentación es objeto de actualización constante por el
ingreso de nuevos proveedores al mercado.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
10 Informes de Inspección 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
93200 14 CERTIFICACIONES
1 Certificaciones Cuentas Bancarias 20 0 XSe deben conservar ilimitadamente como soporte ante los entes de
control.
20 COMPROBANTES
106 Comprobantes De Diario 2 0 XSe elimina porque los ajustes son mensuales y se reservan al mes
siguiente, el original reposa en la gerencia de Contabilidad.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
3Contratos de Reaseguros
Automáticos Cedidos2 28 X
Se deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas
emitidas.
Contratos de Reaseguros Aceptados
Contrato
Aceptaciones especiales
Otro si
Listado de Siniestros Pendientes
Comunicaciones enviadas y recibidas
4 Contrato Reaseguros Aceptados 2 18 XSe deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas
emitidas.
Comunicaciones enviadas y recibidas
Convenio de Expedición
Listado de Siniestros Pendientes
5Contratos de Reaseguros Facultativos
Cedidos2 18 X X
Se deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas
emitidas.
Comunicaciones preliminares
Términos de referencia
Slip de precolocación
Informe de Inspección
Orden en firme
Comunicaciones en curso
Nota de cobertura
Nota débito
Mapa de colocación
Certificaciones de respaldo
Póliza
Clausulados
Solicitud de pago por transferencia
Soporte de pago
Hoja de control de siniestros
Cuadro control administrativo
Hoja de control de ofrecimientos
facultativos
7 Contratos Excesos de Pérdida 2 28 XSe deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas
emitidas.
Contrato
Aceptaciones especiales
Otro si
31 COTIZACIONES
1Cotizaciones de Negocios
Facultativos Cedidos1 0 X
Se elimina porque la información no tiene validez al cabo de este
tiempo.
Comunicaciones preliminares
Slip de cotización
Informe de Inspección
Hoja de control de ofrecimientos
facultativos
34CUENTAS TÉCNICAS Y
CORRIENTES DE REASEGUROS
1 Automáticos Cedidos 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Cuenta Corriente
Cuenta Técnica
Listado Comisión de Utilidades
Listado de Siniestros Pagados
Listado de Siniestros Pendientes
2 Excesos De Perdida 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Cuenta Técnica
Listado de Siniestros Pagados
Listado de Siniestros Pendientes
Certificación de Saldos
Cuenta Corriente
3 Facultativos Cedidos 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Cuenta Corriente
Cuenta Técnica
Resumen de Saldos por Asegurado
52 GIROS
1 Giros de Saldos 2 8 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en
Gerencia de inversiones.
Memorando envío
2 Giros Efectuados 2 8 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en el
expediente del contrato de reaseguros.
Solicitud de pago por transferencia
Distribución de Reaseguros
Soporte de pago
Contabilización Asientos de Diario
3 Giros Recibidos 2 8 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en el
expediente del contrato de reaseguros.
Confirmación del Reasegurador
Contabilización Asientos de Diario
Consulta de Resumen de Transacción
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
6 Informes de Cierre Contable 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
70 PROCESOS
5 Ejecutivos Hipotecarios 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Copia admisión llamamiento en
garantía (si aplica)
93300 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en
la Subgerencia de Gestión de Procesos.
93310 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención documental estos documentos
son digitalizados y posteriormente la información física es remitida a la
Subgerencia de Selección y Desarrollo, sin embargo la Gerencia
realiza charlas de las cuales se requieren soportes de asistencia a la
misma.
Charlas informativas
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Facturas
Acta de entrega
Acta de Liquidación
28 CONTROL
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
31 COTIZACIONES
2Cotizaciones para Suscripción de
Pólizas1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposan en la
Subgerencia de Gestión de Procesos.
93320 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Factura
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
31 COTIZACIONES
2Cotizaciones para Suscripción de
Pólizas1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en
la Subgerencia de Gestión de Procesos.
93330 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
31 COTIZACIONES
2Cotizaciones para Suscripción de
Pólizas1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en
la Subgerencia de Gestión de Procesos.
93400 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
93410 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de entrega
Acta de Liquidación
31 COTIZACIONES
2Cotizaciones para Suscripción de
Pólizas1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que los
documentos originales reposan en las sucursales.
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
93420 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
22 CONCEPTOS
2 Conceptos Técnicos 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
31 COTIZACIONES
2Cotizaciones para Suscripción de
Pólizas3 6 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Copia de contrato
Información comercial y financiera
(Cámara de Comercio, RUT, Estados
Financieros, Fotocopia de Cédula de
Ciudadanía Representante Legal)
Autorización
Cotización
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
93430 2 ACTAS
4 Actas de Capacitación 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
17 CLAUSULADO PÓLIZAS
1000 No Aplica 1 19 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
respectiva póliza.
22 CONCEPTOS
2 Conceptos Técnicos 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en
Gerencia Contable y Tributaria.
Concepto médico
Cuenta cobro médico
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
31 COTIZACIONES
2Cotizaciones para Suscripción de
Pólizas1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
41 ESTADÍSTICAS
1 Estadísticas de Cálculos Actuariales 20 0 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
14 Informes de visita a sucursales 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Actas de visita
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 5 2 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales se
encuentran en la Subgerencia de Gestión de Procesos.
93500 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
93600 6AUTORIZACIONES DE
COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN
1000 No Aplica 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Soporte de este trámite
quedan en las sucursales.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
1Papelería prenumerada SOAT puntos
de ventas1 2 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
30 CONVENIOS
1Convenio de Acuerdo de
Compensación2 18 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Actas
Remisión reportes
Resumen análisis de movimientos
contables
Convenio
42 ESTUDIOS
6 Estudios Técnicos 2 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, conservando el soporte papel y se elimina lo no
seleccionado.
Soportes o anexos
Concepto técnico
55CONTRIBUCIONES Y
TRANSFERENCIAS DE LEY SOAT
1000 No Aplica 2 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Como soporte de éste
trámite, se conserva este documento en la Oficina de Contabilidad en
Ingresos.
Ordenes de Pago
Certificación reserva fiscal
Cuenta contable
Solicitud prima de recaudo
Listado primas de recaudo
Comunicaciones
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
17 Informe Mensual de Negocios 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares donde se
conservará de manera permanente.
93700 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Certificado de Existencia y
Representación Legal
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
42 ESTUDIOS
2 Estudios Actuariales 2 8 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
96 NOTAS TÉCNICAS
1000 No Aplica 5 8 X
Se conserva en medio magnético al cual solo tendrá acceso el
vicepresidente de seguros y el gerente de actuaría. No se conservan
copias impresas.
94000 2 ACTAS
5Actas de Centralización de Procesos
Judiciales3 10 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
22 CONCEPTOS
1 Conceptos Jurídicos 4 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
94100 10BANCO DE HOJAS DE VIDA
PROVEEDORES
1000 No Aplica 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al
archivo central.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de jurídica.
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
1000 No Aplica 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al
archivo central.
56 INFORMES
7Informes de Cierre de
Indemnizaciones2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se
elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al
archivo central.
62 MANUALES
5Manual de Políticas y de
Indemnizaciones2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
94200 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
4Manual de Políticas de Gestión de
Procesos2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
70 PROCESOS
1 Administrativos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Copia de poder
Carta asignación proceso
Carátula de la póliza
Aviso de notificación
Copia formato notificación personal
Informe inicial
Copia demanda
Copia contestación demanda
Copia llamamiento en garantía (si
aplica)
Copia admisión llamamiento en
garantía (si aplica)
Copia contestación demanda y
llamamiento en garantía (si aplica)
Carátula del siniestro (si aplica)
Acta audiencia
Auto que decreta pruebas
Alegatos de primera instancia
Fallo de la primera instancia
Alegatos de segunda instancia (si
aplica)
Fallo de la segunda instancia (si
aplica)
Demanda de casación (si aplica)
Oposición a demanda de casación (si
aplica)
Fallo de casación (si aplica)
3 Judiciales 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Carátula de la póliza
Aviso de notificación
Copia de poder
Copia formato notificación personal
Informe inicial
Copia demanda
Copia contestación demanda
Copia llamamiento en garantía (si
aplica)
Copia admisión llamamiento en
garantía (si aplica)
Copia contestación demanda y
llamamiento en garantía (si aplica)
Carátula del siniestro (si aplica)
Acta audiencia
Auto que decreta pruebas
Alegatos de primera instancia
Fallo de la primera instancia
Alegatos de segunda instancia (si
aplica)
Fallo de la segunda instancia (si
aplica)
Demanda de casación (si aplica)
Oposición a demanda de casación (si
aplica)
Fallo de casación (si aplica)
Carta asignación proceso
4 Juicios Fiscales 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Citación notificación
Copia del poder
Auto de apertura
Comunicación de auto de vinculación
Póliza
Carátula del siniestro
Auto de archivo
Auto de imputación
Argumentos de defensa
Fallo con o sin responsabilidad fiscal
Recursos
Auto que resuelve apelación o
consulta
Comprobante pago de indemnización
97 REQUERIMIENTOS
1000 No Aplica 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
94210 1 ACCIONES DE TUTELA
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
2 ACTAS
10Actas de Comité de Defensa Judicial
y Conciliación2 18 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
10BANCO DE HOJAS DE VIDA
PROVEEDORES
1000 No Aplica 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se
elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al
archivo central.
21 COBRO DE CARTERA
1 Cobro Exitoso de Primas 2 8 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
2 Crédito al día 2 8 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 2 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Propuestas
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
5 AUDIENCIAS PREJUDICIALES
1000 No Aplica 2 18 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
70 PROCESOS
3 Judiciales 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Carátula de la póliza
Aviso de notificación
Copia de poder
Copia formato notificación personal
Informe inicial
Copia demanda
Copia contestación demanda
Copia llamamiento en garantía (si
aplica)
Copia admisión llamamiento en
garantía (si aplica)
Copia contestación demanda y
llamamiento en garantía (si aplica)
Carátula del siniestro (si aplica)
Acta audiencia
Alegatos de primera instancia
Fallo de la segunda instancia (si
aplica)
Fallo de la primera instancia
Alegatos de segunda instancia (si
aplica)
Demanda de casación (si aplica)
Oposición a demanda de casación (si
aplica)
Carta asignación proceso
5 Ejecutivos Hipotecarios 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Carátula de la póliza
Aviso de notificación
Copia de poder
Copia formato notificación personal
Informe inicial
Copia demanda
Copia contestación demanda
Copia llamamiento en garantía (si
aplica)
Carta asignación proceso
Copia contestación demanda y
llamamiento en garantía (si aplica)
Carátula del siniestro
Acta audiencia
Alegatos de primera instancia
Fallo de la primera instancia
Alegatos de segunda instancia (si
aplica)
Fallo de la segunda instancia (si
aplica)
Demanda de casación (si aplica)
Oposición a demanda de casación (si
aplica)
Fallo de casación (si aplica)
6 Procesos Laborales 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Carátula de la póliza
Aviso de notificación
Copia de poder
Copia formato notificación personal
Informe inicial
Copia demanda
Copia contestación demanda
Copia llamamiento en garantía (si
aplica)
Copia admisión llamamiento en
garantía (si aplica)
Carta asignación proceso
Fallo de casación (si aplica)
Oposición a demanda de casación (si
aplica)
Demanda de casación (si aplica)
Fallo de la segunda instancia (si
aplica)
Alegatos de segunda instancia (si
aplica)
Fallo de la primera instancia
Alegatos de primera instancia
Acta audiencia
Copia contestación demanda y
llamamiento en garantía (si aplica)
88 RECOBROS
1 Recobros Terminados o Finalizados 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
2 Recobros Inviables 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92 DERECHOS DE PETICIÓN
1000 No Aplica 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
94300 1 ACCIONES DE TUTELA
1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Copia de demanda
Copia de Contratación
Copia admisión de tutela
Fallo de la primera instancia
Fallo de la segunda instancia (si
aplica)
2 ACTAS
20 Actas de Comité Jurídico 2 2 X Por ser de carácter histórico, se conserva el soporte papel.
18 CLAUSULADOS REVISADOS
1000 No Aplica 3 5Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
22 CONCEPTOS
1 Conceptos Jurídicos 2 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Justificación
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
Propuestas
6 Contratos Directos 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
8 Contratos por Licitación Privada 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
42 ESTUDIOS
3 Estudios de Créditos Hipotecarios 3 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
8Estudios de Títulos por Garantías de
Intermediarios de Seguros3 10 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
45 EMBARGOS
1000 No Aplica 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
5Actas de Centralización de Procesos
Judiciales3 10 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
78 OFERTAS PROPONENTES
1Ofertas de proponentes no
seleccionadas1 6 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
2Ofertas de proponentes licitación
fallida2 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
3Ofertas de proponentes Licitación
desierta2 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
92 DERECHOS DE PETICIÓN
1000 No Aplica 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Respuesta
Solicitud
94310 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Informes de Ejecución
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Justificación
Acta de Inicio
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Liquidación
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Pólizas
Acta de Entrega de Conformidad
6 Contratos Directos 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Justificación
8 Contratos por Licitación Privada 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
95000 2 ACTAS
13Actas de Comité de Operaciones y
Tecnología e Informática5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
95100 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Póliza
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de entrega
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
8 Contratos por Licitación Privada 3 17
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado
Informes de Ejecución
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
72 PROYECTOS
2 Proyectos Tecnológicos 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
95110 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurridos tres años en el archivo central, se elimina debido a que
pierde todo valor primario y no tiene valor histórico.
95111 2 ACTAS
15Actas de Comité de Proveedores y
Talleres5 15 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
101 TALLERES
1000 No Aplica 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Póliza
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Evaluación de Propuestas
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Ordenes de Pago
Factura
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurridos el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
95 EXPEDIENTES
2 De Salvamento Perdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Original de inventario
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Fotocopia del SOAT, si se encuentra
vigente
Copia certificado de revisión técnico
mecánica (opcional)
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Comunicación realizando entrega de
documentos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Solicitud del segundo avalúo
requerido por el técnico o funcionario
a cargo del salvamento
Segundo avalúo comercial del
salvamento
Fotos
Fotocopia factura de compra del bien
Formato de requerimiento de grúa
para el salvamento (si se requiere)
Avalúo comercial del salvamento
solicitado por el técnico, inspector o
quien tenga a cargo el siniestro
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Fotocopia certificado de tradición
donde figure el traspaso a la
compañía
Fotocopia formulario único nacional
donde figure el traspaso
Carta de la compañía donde se
entregan los documentos al
tramitador para realizar la rematricula
del vehículo
3 De Salvamento Perdida Total Hurto 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Fotocopia de la denuncia
Fotocopia de formulario único
nacional donde figure la cancelación
de la matrícula
Fotocopia de resolución de la
autoridad competente donde se indica
la cancelación de la matrícula del
vehículo por hurto
Certificado de tradición donde figure
el traspaso a la compañía y la
cancelación de la matricula del
vehículo por hurto
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía y la cancelación de la
matricula por hurto
Fotocopia recibo de indemnización
Fotocopia orden de pago de la
indemnización
Copia de carta de la compañía donde
se le entregan los documentos al
recuperador
Carta de asignación para la
recuperación del vehículo
Copia de la asignación para la
recuperación del bien
Copia del poder entregado al
recuperador
Oficio acta de entrega definitiva, por
parte de la Fiscalía
Oficio de la Fiscalía que lleva el
proceso
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se oficia a Dijin y Policía para bajar de
pantalla el bien recuperado
Fotocopia factura de compra del bien
Fotocopias al carbón de impuesto
(últimos cinco años) donde figure
sello cancelado banco
Constancia de la fiscalía donde se
indica que el vehículo no ha sido
recuperado
Carta de asignación para realizar
trámites de regrabación y re matrícula
Fotos
Anexo 1 (reporte individual de
salvamento existente)
Oficio por parte de la Fiscalía donde
se le indica a Tránsito la cancelación
de los pendientes
Carta de asignación para cambio de
regrabación (si se requiere)
Certificación de la revisión técnica
Sijin
Oficio expedido por la Fiscalía, donde
indique que el motor, chasis y
plaqueta de regrabado (si se requiere)
Formato de requerimiento en grúa
para el salvamento recuperado
Copia de acta de entrega del bien
Fotocopia de formato del reporte
inmediato de vehículos recuperados
Avalúo comercial
Formulario del Banco Popular
Oficio remisorio formulario Banco
Popular
Oficio informando a la sucursal a la
que pertenezca el bien a rematar
Copia al carbón de acta de
adjudicación al martillo
Certificado de tradición reciente
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia de tarjeta de propiedad
donde figure el nuevo dueño
Fotocopia cédula de ciudadanía
Formato de conocimiento de fondos
(si aplica)
Copia solicitud de pago y número de
imputación contable
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
Condiciones especiales para venta
del vehículo firmadas en remate
Copia de la factura de compra del
vehículo
10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Valoración de daños realizada a
través del perito autorizado por
Previsora, en el Software de
Administración de Siniestros de
Automóviles
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Carta de reclamación
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
del vehículo afectado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Fotocopia del informe de accidente
y/o carta de invitación para reclamar
y/o acta de acuerdo
Fotocopias sentencia judicial
ejecutoriada (si existe)
Poder debidamente autenticado del
reclamante al abogado
Certificación de no reclamación y/o
desistimiento expedido por la
aseguradora del bien afectado
Autorización escrita otorgada a la
persona que reclama
Certificado original de ingresos de la
empresa a la cual se encuentra
afiliado y certificación del taller
reparador
Certificado de libertad del inmueble
afectado
Valoración de daños realizada por el
perito
Cotización de los daños ocasionados
Certificado del estado del proceso
penal
Certificado pago indemnizaciones a
cargo del Soat o fosyga
Factura o comprobantes de otros
gastos incurridos
Certificación de perdida de capacidad
laboral
Ultimo dictamen de medicina legal (si
existe)
Documento que acredite ingresos del
afectado
Registro civil de defunción
Escritura de sucesión o declaración
juramentada ante notario público
1000 No Aplica 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
donde figure el traspaso a nombre de
la compañía
Fotocopia de la denuncia
18Siniestro por Pérdida Parcial por
Daños2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia del informe del accidente
(si existe)
Valoración de daños realizada a
través del perito autorizado por
Previsora, en el Software de
Administración de Siniestros de
Automóviles
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Check listas
19Siniestro por Pérdida Parcial por
Hurto2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Original o copia de la denuncia penal
ante la autoridad competente
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Copia del manifiesto de importación
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros
Copia del Certificado de Tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Documentos de PPD
21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que
garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Check listas
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Fotocopia tarjeta de propiedad o
documento legal que acredite la
propiedad
Fotocopia póliza Seguro Obligatorio
(SOAT)
Fotocopia del documento de identidad
del conductor asegurado
Fotocopia de la licencia de
conducción del conductor
Copia de la denuncia presentada ante
autoridad competente
Certificación fiscalía donde consta
características del vehículo y número
de proceso de la investigación
Copia de la factura de compra del
vehículo
Copia del manifiesto de importación
Informe del investigador asignado
Copia de los recibos de pago de
impuestos de los últimos cinco años
y/o Paz y Salvo de Impuestos
Copia del ultimo certificado de
revisión tecnicomecánica
Copia de la tarjeta de propiedad a
nombre de Previsora Seguros o
Certificado de cancelación de
Matrícula a nombre de Previsora
Seguros
Copia del certificado de tradición
donde aparezca Previsora Seguros
como último propietario y el vehículo
con matrícula cancelada por hurto
Certificado de paz y salvo de la
empresa a la que se encontraba
afiliado el vehículo asegurado (para
vehículos de servicio público)
Solicitud y orden de pago
indemnizatorio
95140 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Acta de Liquidación
Acta de Entrega de Conformidad
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Póliza
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Factura
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
95 EXPEDIENTES
23Siniestro Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Hoja de control proceso de atención
siniestro
Formulario de reclamación
Factura original
Copia del resumen de la historia
clínica o epicrisis
Originales de las fórmulas médicas
Prueba del accidente de tránsito
Certificado sobre la incapacidad
Documentos que acrediten
parentesco
Acta de levantamiento del cadáver o
acta de inspección del mismo
Certificado de atención médica antes
de deceso
Original registro civil de defunción
Poder otorgado a los beneficiarios (si
hay cobro de la funeraria)
Certificado de transporte y
movilización de la víctima
Formato de referencia y
contrareferencia
Check listas
95150 2 ACTAS
1 Actas de Arqueo 2 5 XTranscurridos el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
22Actas de Destrucción de Chequeras y
Colillas1 5
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
105 AUTORIZACIONES
1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Autorización de pago por
transferencia electrónica de fondos
FO-C-008-1
1000 No Aplica 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Transacciones contables
Control de recaudos SISE
Planilla legalización Coaseguro
Aceptado
Legalización aceptados
Facturas
Soportes de remesa
Ordenes de Pago
14 CERTIFICACIONES
1 Certificaciones Cuentas Bancarias 2 5Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
23 CONCILIACIONES
2 Conciliaciones Cuenta Corriente 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Aceptados
Cedidos
Conciliación Siniestros
6 Conciliaciones Cuentas Contables 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Cartera Cedidos
Análisis movimientos contables
Cartera Aceptados
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
39 DEVOLUCIÓN DE CHEQUES
1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Acta devolución cheque
Comunicación a sucursal
56 INFORMES
4 Informes Contables de Egresos 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Carta remisoria
Informe diario de egresos
5 Informes Contables de Ingresos 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los documentos
originales se encuentran en los informes de Egresos de la Oficina de
Contabilidad e Impuestos.
Informes electrónicos
9 Informes de Gestión 1 1 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
18 Informes Procedimientos Coaseguros 1 1 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
60 LISTADOS
1 De Pagos Electrónicos 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Certificación bancaria
Identificación de persona natural o
jurídica
Solicitud o anexo
2 De Reversiones 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los documentos
originales se encuentran en los Informes de Egresos de la Oficina de
Contabilidad el Impuestos
65 ORDENES DE NO PAGO
1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Comunicación de no pago
73 RECIBOS DE CHEQUES
1000 No Aplica 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Recibo de cheque
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Carta de autorización (persona
jurídica)
Certificado de Cámara de Comercio
(persona jurídica)
83 TARJETA REGISTRO DE FIRMAS
1000 No Aplica 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Fotocopia de la tarjeta
85 TÍTULOS VALOR
1000 No Aplica 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El comprobante de recibo
de cheque queda en la oficina de Contabilidad e Impuestos.
Cheques postfechados
Carta remisoria
Acta devolución cheque
86TRASLADO DE FONDO DE
CUENTAS
1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
89 REMESA DE COASEGURO CEDIDO
1000 No Aplica 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Soportes remesas coaseguros
cedidos
Factura Inverfas
Informe Uno
Factura IVA
Carta remisoria
Ordenes de Pago
Subsidiarios Cuenta Corriente
95200 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Justificación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor Histórico.
62 MANUALES
7Manual de Políticas de Tecnología y
Telecomunicaciones2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor Histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
67 PLANES
2 Plan de Continuidad de Negocios 5 15 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Pruebas de continuidad (formato)
Protocolo
Manuales operativos del plan de
continuidad del negocio
95210 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
51
GESTIÓN DE CAMBIO DE
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Formato de bitácora ingreso al centro
de cómputo
Formato de solicitud de servicio
Carpeta de proyecto
95220 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de entrega
Acta de Liquidación
51
GESTIÓN DE CAMBIO DE
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Formato de solicitud de servicio
62 MANUALES
7Manual de Políticas de Tecnología y
Telecomunicaciones2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente, se encuentra en el aplicativo
Isolucion.
95 EXPEDIENTES
1000 No Aplica 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado de Existencia y
Representación Legal
95230 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
51
GESTIÓN DE CAMBIO DE
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Formato de postura en producción
Formato de solicitud de servicio
Formato de bitácora ingreso al centro
de cómputo
56 INFORMES
8Informes de Disponibilidad de Bases
de Datos2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor Histórico.
62 MANUALES
7Manual de Políticas de Tecnología y
Telecomunicaciones2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor Histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
67 PLANES
5Plan de Recuperación de la
Tecnología5 15 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Protocolo del DRP
Formatos asociados a pruebas piloto
del DRP
96000 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Justificación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
96100 2 ACTAS
18 Actas de Comité de Vivienda 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
27Actas de Seguimiento al Plan
Estratégico de Gestión Humana5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
4 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL
1000 No Aplica 2 98 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Se encuentra en medio
magnético, por tanto no se transfiere al archivo central.
Depuración de cartera aportes
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
27 RESPUESTAS
1 Respuestas Jurídicas 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Acciones de tutela
Respuestas derechos de petición
(terceros, entes y sindicato)
Conceptos
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
62 MANUALES
2Manual de Funciones y Requisitos del
Cargo2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
63 NOMINA
1000 No Aplica 1 99 X
Transcurrido el tiempo de retención se microfilma o se reproduce en
otro medio técnico que garantice su conservación por el tiempo
necesario, como prueba para efectos de procesos de pensiones, pues
está relacionado con la historia laboral del pensionado y se elimina el
soporte papel.
Listados de Nómina
Novedades de Nómina
67 PLANES
6Plan Estratégico de Gestión Humana
y Recursos Físicos2 10 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
Programas de promoción y
prevención
Revisión puestos de trabajo
Matriz de riesgo
Panorama de riesgos laborales
Plan de emergencia
Programa de vigilancia
epidemiológica
Informes de ejecución de planes de
bienestar
95 EXPEDIENTES
5 Del Sindicato 2 18 X X
Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte en papel.
Soportes
Actas de Comité de Relaciones
Laborales
No aplica
96110 2 ACTAS
16 Actas de Comité de Selección 2 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Justificación
Acta de Liquidación
67 PLANES
9 Plan Nacional de Capacitación 2 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Son documentos que se
actualizan permanentemente.
71 PROGRAMAS
3 Programa de Inducción 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Son documentos que se
actualizan permanentemente.
4 Programa de Reinducción 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico. Se encuentra en medio magnético y es
permanente actualización. No se transfiere al archivo central.
5 Programa Premio a la Excelencia 2 5 X
Por ser de carácter histórico , se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
81CONCURSO PARA INGRESO Y
PROMOCIÓN DE PERSONAL
1000 No Aplica 0 3 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión es de 6 meses.
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Requisitos
Entrevista
Pruebas psicotécnicas
Declaración concursos desiertos
Pruebas de conocimientos
93 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1000 No Aplica 1 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Se encuentra en medio
magnético, por tanto no se transfiere al archivo central.
Formato evaluación del desempeño
96120 2 ACTAS
21Actas de Comité Paritario de Salud
Ocupacional - COPASO5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
103 PAGARES
1 Locativos 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
2 Educativos 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
3 Personales 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
1000 No Aplica 2 3
Actas de destrucción de pagarés
Actas de devolución de pagarés
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de Jurídica.
Ordenes de Pago
Informes de Ejecución
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de Jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
38 CRÉDITOS
1 Créditos Hipotecarios 3 15 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Carta de aprobación
Carta de autorización prorroga
(opcional)
Certificado de tradición y libertad
Fotocopia de la escritura del inmueble
Promesa de compraventa
Avalúos
Carta remisión minuta
Minuta de compra venta e hipoteca
Estudio de títulos
Primera copia de escritura de
constitución e hipoteca
Certificado de tradición con anotación
de hipoteca
Póliza de incendio y terremoto
Carta de Gerencia Jurídica
autorizando desembolso
Carta de autorización del funcionario
para el descuento
Formato capacidad de pago
Poder del vendedor (opcional)
Pagaré
Orden de pago o traslado de fondos
Seguimiento vigencia póliza de
incendio y terremoto
Paz y salvo cancelación crédito
hipotecario
Carta de remisión o entrega de la
minuta de cancelación
2 Créditos a Vehículos 3 15 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
42 ESTUDIOS
1 Estudios del Clima organizacional 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
43 CUOTAS PARTES PENSIONALES
1000 No Aplica 5 95 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
55 HISTORIAS LABORALES
1 Historias Laborales Activos 5 95 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Acta de recibo código de ética y
conducta (convencionados y
directivos)
Acta de recibo de manual de Sarlaft
(convencionados y directivos)
Acta de recibo ley 734 de 2002 y
convención colectiva
Acta de recibo ley 734 de 2002, ley
6A de 1945 y decreto reglamentario
2127 (directivos)
Antecedentes disciplinarios vigente
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado de cuenta de ahorro
Concepto del jefe inmediato (si aplica)
Cruce de perfil (Formato GHF-031-1)
Declaración juramentada (Articulo 11,
decreto 128/76 )
Estudio de seguridad
Examen de ingreso médico
Formato de actualización de datos
Formato único de hoja de vida
Formato único declaración
juramentada de bienes
Fotocopia resultados de exámenes de
laboratorio
Fotocopia de certificaciones
académicas
Fotocopia de certificaciones laborales
Fotocopia de la cédula de ciudadanía
Fotocopia del pasado judicial
Fotocopia libreta militar
Hoja de vida
Informe de entrevista (Formato GHF-
010-4)
Mail a Tecnología y Administración de
personal
Mail de Bienvenida
Novedad de ingreso (Formato GHF-
037-3)
Plan de inducción especifico (Formato
GHF-016-4)
Pruebas de office
Pruebas psicotécnicas
Registro civil de nacimiento
Requisición de personal (Formato
GHF-032-1)
Certificación de la empresa promotora
de salud EPS
Certificación de la administradora del
fondo de pensiones
Formato sipla empleados ( Sarlaft-002-
0)
Formulario del fondo nacional de
ahorro, tarjeta de registro de firmas
(fotocopia CC convencionados y
directivos)
Formulario de póliza de vida Seguros
del Estado (fotocopia de CC
únicamente convencionados)
Formulario póliza exequial (fotocopia
de CC únicamente convencionados)
Formulario póliza HYC MEDICALL
GROUP (fotocopia de CC y demás
documentos S/G únicamente
convencionados)
Formulario caja de compensación
(fotocopia de CC y demás
documentos S/G relación)
Carta aceptación inclusión del
programa de compensación variable
(únicamente directivos si aplica)
Carta de etapas lectiva y productiva
emitida por el Sena (solo aprendices)
Evaluación del desempeño
Acta de recibo carné
Carta de terminación
3 Historias Laborales Pensionados 5 95 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
67 PLANES
1Plan de Bienestar y Salud
Ocupacional2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
96130 2 ACTAS
11Actas de Comité de Gestión
Ambiental5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
23 Actas de Destrucción de Papelería 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
24 Actas de Eliminación de Documentos 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
26Actas de Remate de Elementos
Dados de Baja2 8 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
28 Actas de Comité de Archivo 5 15 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
8 AVALÚOS DE INMUEBLES
1 Certificados de Tradición y Libertad 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
2 Escrituras Públicas de Bienes 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 BALANCES
1000 No Aplica 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Consolidado por sucursal
102 EVALUACIONES
1Evaluaciones Ambientales
Estratégicas3 10 X X
Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte en papel.
Comunicaciones
Informes
Conceptos
Actas
Documentación soporte
1000 No Aplica 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Aviso de siniestro
Cotizaciones
Informes
Respuesta
Comunicaciones enviadas y recibidas
Solicitud indemnización para el pago
Comprobante de pago
103 POLÍTICAS
1 Política Ambiental 3 10 X X
Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte en papel.
Documentos de política ambiental
Comunicaciones
Informes
Documentación soporte
11 BOLETÍN DIARIO DE ALMACÉN
1 Comprobantes de Entrada a Almacén 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
2 Comprobantes de Salida de Almacén 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
19COBRO DE ARRIENDO
COPROPIEDAD
1000 No Aplica 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Los soportes originales
se conservan en la Oficina de Contabilidad.
Factura
Relación de gastos
Comprobante de pago
23 CONCILIACIONES
1 Conciliaciones Bancarias 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Automáticos causación de comisiones
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal (persona
jurídica)
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
26CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES ENVIADAS
1000 No Aplica 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a copia de los
documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001, Art
10).
28 CONTROL
1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de
2001,Art 10).
Planillas de entrega de mensajería
2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de
los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de
2001,Art 10).
Registro
3 Ejecución Contratos Directos 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
4 Ejecución Licitación Privada 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de jurídica.
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
41 ESTADÍSTICAS
2Estadísticas de Salvamento por
Ramos1 2 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
57 INVENTARIOS
1 Inventarios de Salvamentos 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Cuadro control venta de vehículos y
generales.
Cuadro de relación de salvamento de
automóviles y seguros generales.
2 Inventario General de Bienes 3 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Reporte de inventario
Acta de recibo
Acta de entrega
3 Inventarios Documentales 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
61 MANTENIMIENTO DE INMUEBLES
1000 No Aplica 2 18 X X
Por carácter histórico se microfilma o se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte papel.
Solicitud
Planos arquitectónicos
Planos técnicos
Especificaciones técnicas
67 PLANES
8Plan Institucional de Gestión
Ambiental2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
68 PÓLIZAS
1 Pólizas de Amparo de la Compañía 1 0 X X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se
transfiere al expediente del contrato que reposa en la Subgerencia de
Contratación, quien asumirá su transferencia al archivo central, de
acuerdo a la retención establecida para los contratos, en donde se
hará la respectiva selección y microfilmación de lo seleccionado,
eliminando lo no seleccionado.
71 PROGRAMAS
2 Programa de Gestión Documental 1 10 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Guías e instructivos
Comunicaciones enviadas y recibidas
Cronogramas
6 Programas de Gestión Ambiental 3 10 X X
Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte en papel.
Actas
Documentación soporte
Comunicaciones
Informes
Conceptos
82TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
1000 No Aplica 1 5 X
Por ser de carácter histórico se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
No aplica
87 VENTA DE INMUEBLES
1000 No Aplica 1 5 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Acta de adjudicación o carta de
intención de compra
Avalúo comercial
Certificado de tradición y libertad
Fotocopia cédula de ciudadanía
Escrituras
Solicitud elaboración minuta
Minuta
Soporte pago de inmueble
Documentación para firma de
documento
Certificado de tradición y libertad, con
registro de nuevo propietario
93 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1Evaluaciones Ambientales
Estratégicas3 10 X X
Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio
técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el
soporte en papel.
Documentación soporte
96200 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de Pago al Sistema de
Seguridad Social
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Fotocopia cédula de ciudadanía
Acta de Inicio
Pólizas
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
96210 2 ACTAS
1 Actas de Arqueo 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
9 BALANCES
1000 No Aplica 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Consolidado a nivel nacional
Consolidado por sucursal
20 COMPROBANTES
2 De Contabilidad 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Reporte contable de asientos
manuales
Automáticos causación de comisiones
Automáticos de nómina
Automáticos de emisión
Automáticos de cobranzas
Automáticos de reserva técnica
Automáticos de inversiones
Automáticos de reaseguros
Automáticos de amortización de
comisión
Automáticos de reserva de siniestros
avisados
Automáticos de fluctuación en cambio
(reaseguro y cartera)
Asientos de diario manuales
23 CONCILIACIONES
1 Conciliaciones Bancarias 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Automáticos de nómina
Automáticos de emisión
Automáticos de cobranzas
Automáticos de reserva técnica
Automáticos de inversiones
Automáticos de reaseguros
Automáticos de amortización de
comisión
Automáticos de reserva de siniestros
avisados
Automáticos de fluctuación en cambio
(reaseguro y cartera)
Asientos de diario manuales
Reporte contable de asientos
manuales
5Conciliaciones de Cuentas Contables -
Hojas de Trabajo2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Formato de conciliación
Reporte de cuenta contable
Comprobantes de contabilidad y
soportes
1000 No Aplica 2 8 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Automáticos de fluctuación en cambio
(reaseguro y cartera)
Automáticos de reserva técnica
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
Evaluación de Propuestas
37 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1000 No Aplica 5 5 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
50 FICHAS TÉCNICAS
1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Memorando de certificaciones
Formato ficha técnica
Conceptos
Comunicaciones
Comprobantes de contabilidad
Facturas, actas y anexos
56 INFORMES
4 Informes Contables de Egresos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Informe diario de egresos
Listado de cheques emitidos
Ordenes de Pago
Recibo de cheque
Solicitud de pago
Solicitud de pago de siniestros
Facturas
Cuentas de cobro
Vales de caja menor
Glosas auditoría médica
Recibo de indemnización
Legalización viáticos
Resumen cuenta corriente de
intermediarios
Listado de cheques anulados
Cheque, recibo de cheque y orden de
pago anulados
Listado de cheques emitidos no
entregados
Listado de pagos electrónicos no
exitosos
Transacciones contables
Reporte de cheques pendientes de
regularización
Reporte de cheques rechazados
5 Informes Contables de Ingresos 2 18 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
Reporte de control de operaciones
contables de ingresos
Reporte de control de operaciones
contables de egresos
Reporte control operaciones
contables de asiento de diario
Reporte cierre diario de caja ingresos
Informe diario de ingresos
Recibos de caja y soportes
Preliquidaciones Soat
Listado de boletas de depósito
Consignaciones
Planilla de transporte de efectivo
Reporte de cheques pendientes de
regularización
Listado de boletas depositadas
(tarjetas)
Boucher
Listado de boletas de consignación
sin depositar
Cuenta de saldos de cajeros
58 LIBROS OFICIALES
1 Libro de Diario 2 18 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
2 Libro de Inventarios y Balances 2 18 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
3 Libro Mayor y Balances 2 18 X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
4Libro Mayor y Balances - Resumen
General2 18 X X
Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro
medio técnico que garantice su conservación permanente y se
conserva el soporte papel.
66 INFORMACIÓN TRIBUTARIA
1 Declaraciones e Impuestos 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
De ICA
De IVA
De renta
De Retención en la Fuente
Predial (Auto avalúo)
Vehículos
2Confirmación de Transmisión
Formatos2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
3 Requerimientos 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
4 Normas 2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por
cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
96300 2 ACTAS
1 Actas de Arqueo 2 7 X XTranscurrido el tiempo de retención, se microfilma o reproduce en otro
medio técnico y se elimina el soporte papel.
14 CERTIFICACIONES
7 Certificaciones de Valores Intrínsecos 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
28 CONTROL
3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía
el control de ejecución al archivo de Jurídica.
Informes de Ejecución
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
11 Informes de Portafolio de Inversiones 2 7 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
74MOVIMIENTOS DE MONEDA
EXTRANJERA
1Transferencia Pago Reaseguros en
USD$2 3 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina. Pierde todo valor
primario y no tiene valor histórico.
2Negociación Títulos y Monedas
Extranjeras2 7 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina. Pierde todo valor
primario y no tiene valor histórico.
96400 25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado.
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
62 MANUALES
3 Manual de Gastos 2 0 X
Transcurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la
Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se
conservará de manera permanente.
99 SOLICITUDES
1Certificados Disponibilidad
Presupuestal1 9 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
2Justificación Traslados
Presupuestales1 9 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
3 Justificación Vigencias Futuras 1 9 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.
No aplica
96410 100 PRESUPUESTO
1000 No Aplica 2 10 X
Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico. Por estar en medio
magnético, no se transfiere al Centro de Administración Documental.
Se debe garantizar su preservación en este soporte, por el tiempo
señalado en la tabla.
25 CONTRATOS
1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X
Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como
testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico
que garantice su conservación permanente, conservando además el
soporte papel y se elimina lo no seleccionado
Justificación
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Propuestas
Evaluación de Propuestas
Constancia de pago al sistema de
seguridad social en salud y pensiones
(persona natural)
RUT (Persona Natural)
Fotocopia de la cédula
Constancia de remisión del Sarlaft al
CAD
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Certificación de Pago de Aportes
Parafiscales (persona jurídica)
Certificado de antecedentes fiscales -
contraloría (persona natural)
Certificado de antecedentes
disciplinarios (persona natural)
Minuta del Contrato
Pólizas
Acta de Inicio
Informes de Ejecución
Ordenes de Pago
Facturas
Acta de Entrega de Conformidad
Acta de Liquidación
56 INFORMES
3 Informes a Organismos de Control 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde
todo valor primario y no tiene valor histórico.