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Codigo : GFHL-ITF-PE-01Revision : 05

ATENCION DE SOLICITUDES DEINFORME TECNICO FAVORABLE (ITF)

Fecha : 0 ole. 2012Pagina : 1 de 7Aprobado por:

Ing. Jorge Humberto VillarJefe de UPPD

Ing. Elias Efrafn Fox 0Jefe de URGe

Establecer las actividades para la Atenci6n de solicitudes de Informe Tecnico Favorable,acorde con 10 dispuesto en la normatividad vigente del sub sector de hidrocarburos.

Comprende las solicitudes de Informe Tecnico Favorable para Instalaci6n 0 Modificaci6n,que se presenten a nivel nacional en las Oficinas Regionales de OSINERGMIN, para lasactividades detalladas en el Anexo N° 1, desde la recepci6n de la solicitud hasta laemisi6n de la Resoluci6n aprobada para su envio al servicio de mensajeria.

Las definiciones 0 siglas que se utilizan en el presente procedimiento e instructivos, adem as delos responsables se detallan en el Anexo N° 2: Siglas, Definiciones y Responsabilidades.

a. Norma ISO 9001: 2008b. Marco Normativo General de OSINERGMIN (ultima publicaci6n)

Para el enfoque de Procesos se aplica el formato Enfoque de Procesos Especificos, F1-GFHL-ITF-PE-01 Y para el seguimiento y medici6n se aplica el formato Determinacion del Sa-guimiento y Medicion del Proceso y Producto, F2-GFHL-ITF-PE-01, adem as se incluye elDiagrama de Flujo del proceso en el Anexo W 3Las desviaciones del proceso deben ser comunicadas al Coordinador del Proceso, quien esresponsable de registrar, mantener y controlar las desviaciones en el Control de Desviacio-nes, F3-GFHL-ITF-PE-01; ademas se encarga de realizar las acciones correctivas/preventivasnecesarias. Cuando se estime que los requisitos definidos y/o facto res a controlar se vean afec-tados debido a la graved ad y/o repetitividad de la desviaci6n del proceso 0 producto no confor-me, el Coordinador del Proceso propondra la emisi6n de la SACP respectiva segun el formato"Solicitud de Accion Correctiva-Preventiva, F12-SIG-PG-01" del procedimiento Documen-tacion, Revision y Mejora del SIG, SIG-PG-01 vigente.

Los resultados de este procedimiento se reportan trimestralmente, y son comunicados al Comi-te de Calidad tal como 10 sefiala el procedimiento Documentacion, Revision y Mejora del SIG,SIG-PG-01.

PROCEDIMIENTO C6digo : GFHL-ITF-PE-01

COsinergmin Revisi6n : 05

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INFORME TECNICO FAVORABLE (ITF) Pagina : 2 de 7

Registro de lasolicitud

(Exped iente)/

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RESPONSABLE

OTyAU: ORLEAU: OR

Los responsables registran y asignan la solicitud deInforme Tecnico Favorable, segun 10 definido en elInstructivo: Registro y Asignaci6n de lasSolicitudes de ITF, 11-GFHL-ITF-PE-01.

ESP, ASISTENTEADMINISTRATIVO

(UPPD)SR (UROC)

EI responsable evalua el expediente segun 10definido en el Instructivo: Evaluaci6n de lasSolicitudes de ITF, 12-GFHL-ITF-PE-01

EI responsable revisa la Resoluci6n e InformeTecnico, de estar conforme se deriva a aprobaci6n,de 10 contrario se devuelve al supervisor paracorrecciones. Los responsables proceden segun 10definido en el Instructivo: Validaci6n yaprobaci6n de la Resoluci6n, 13-GFHL-ITF-PE-01

ESP, ASISTENTEADMINISTRATIVO

(UPPD)SR (UROC)

Anexo N° 1: ActividadesAnexo N° 2: Siglas, Definiciones y ResponsabilidadesAnexo N° 3: Diagrama de Flujo

7. REGISTROS:

• F1-GFHL-ITF-PE-01: Enfoque de Procesos Especfficos• F2-GFHL-ITF-PE-01: Determinaci6n del Seguimiento y Medici6n del Proceso y Producto• F3-GFHL-ITF-PE-01: Control de Desviaciones• F4-GFHL-ITF-PE-01: Verificaci6n de los requisitos del producto• F5-GFHL-ITF-PE-01: Control de Tiempos de atenci6n

• Se precisa el alcance del procedimiento• Se hacen precisiones en las responsabilidades

PROCEDIMIENTO Codigo : GFHL-ITF-PE-01

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UPPD(UnidadesMayores)

Baterias de Producci6n

Sistemas de Despacho de combustibles para aviaci6n

Sistemas de Despacho de combustibles para embarcaciones

Consumidor Directo de CL y/u OPDH (mayor a 5MB)

DuctosEstaciones de Bombeo

Estaciones de Compresi6n

Patios de Tanques

Planta de procesamiento

Plantas de abastecimiento CL, GLP u OPDH

Plantas de abastecimiento en Aeropuerto

Plantas de lubricantes

Plantas de producci6n de GLP

Plantas envasadoras de GLP

Refinerias

Terminales CL, GLP u OPDH

Consumidor Directo de CL y/u OPDH (menor a 5MB)

Estaci6n de servicios

Estaci6n de servicios con gasocentros de GLP

Gasocentros de GLP

Grifos

UROC(UnidadesMenores)

NOTA: Las solicitudes de las actividades de la UPPO, que ingresen por cualquier oficina regional,deberan ser derivadas a la oficina regional Lima, segun corresponda, para su atencion. EI plazo parasu atencion con tara desde que se reciban en la oficina regional Lima.

PROCEDIMIENTO Codigo : GFHL-ITF-PE-01

C°sinergmin Revision : 05

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ANEXO N°2

SIGLAS, DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES

Siglas:

AU Asistente de Atencion al Usuario (personal de la Oficina de Comunica-ciones que atiende en la ORl).

EAU Especialista de Atencion al Usuario (personal de la OC que atiende enlas OR).

OAF Oficina de Administracion y FinanzasAOT Auxiliar de Orientador TecnicoDC (dc) I DH dh) Dfas calendarios I Dias habilesDOP Division OperacionesGFHL Gerencia de Fiscalizacion de Hidrocarburos UquidosGLP Gas Licuado de Petroleo.IT Informe TecnicoITF Informe Tecnico Favorable.IT DEN Informe Tecnico de DenegatoriaIT DES Informe Tecnico de DesistimientoORLJOR Oficina Regional de Lima/Otras Oficinas RegionalesSIG Sistema Integrado de Gestion (seguridad, ambiente y calidad)SIGED Sistema de Gestion de Documentos DigitalesSFH Sistema de Fiscalizacion de Hidrocarburos de OSINERGMINUROC Unidad de Registros y Operaciones ComercialesUPPD Unidad de Produccion, Procesos y Distribucion

Definiciones:

Archivo ActivoLuga~dlos arptdocurnE

Archivo Pasivo Lugar donde se mantiene en custodia la documentacion concluida,inactiva y/o de poca consulta. J

Desviacion en el Proceso Es todo aquel incumplimiento respecto a los requisitos, actividades y/ofacto res especificados a controlar dentro del Proceso.Expediente creado con una solicitud ITF presentada a OSINERGMIN,

Expediente Antecedente referido a instalaciones ubicadas en la misma direccion operativa 0 setrata de la misma razon social.

Oficio de Observaciones Documento mediante el cual se comunica al usuario, las observacio-nes referentes a la evaluacion de su solicitud.

:~~ Usuario Representante legal 0 apoderado que presenta una Solicitud paraotorgamiento de Informe Tecnico Favorable.

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CodigoRevision

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ATENCION DE SOLICITUDES DEINFORME TECNICO FAVORABLE (ITF)

1. EI Gerente de Fiscalizaci6n de Hidrocarburos Liquidos, es responsable de la aprobaci6n delas Resoluciones emitidas como producto del presente procedimiento (UPPD).

2. Los SR de Lima y las macro regiones aprueban los Informes Tecnicos de las actividades de laUROC por delegaci6n de facultades del Gerente de Fiscalizaci6n de Hidrocarburos 0 los Jefesregionales correspondientes.

3. EI Jefe de la UPPD es responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento,asf como visar los Informes Tecnicos y Resoluci6n, respectivamente.

4. Jefe de la Oficina Regional (JR) es el responsable de velar por la ejecuci6n y cumplimiento delproceso de supervisi6n pre operativa a nivel de su sede regional, coordinando con lasunidades de la GFHL el correcto desempefio del proceso.

5. Coordinador de Procesos (CP), es el responsable de conducir y monitorear el Procesomediante el Seguimiento y Medici6n del Proceso y de la retroalimentaci6n que se desarrollepara la mejora del proceso.

6. Especialistas de UPPD y los Supervisores Regionales (SR), son los encargados de asignarlas cartas linea, revisar los expedientes con los Informes de Supervisi6n, Oficios deobservaciones e Informes Tecnico y Resoluci6n respectivo. En el caso de la UPPD elEspecialista tam bien firma ellnforme Tecnico Favorable 0 Denegatorio.

7. Supervisores (SC) son responsables de revisar y evaluar la solicitud de ITF con sus expedien-tes antecedentes, efectuar la supervisi6n en campo, evaluar los descargos, presentar los do-cumentos que comprende el expediente:Para la UROC: Firma el Informe de Supervision yel Oficio de observaciones (el oficio de ob-servaciones debe contar con el visto bueno del SR).Para la -UPPD-: Firma el Informe de Supervisi6n, presenta el Proyecto de Oficio de Observa-ciones, ellnforme Tecnico firmado y el proyecto de Resoluci6n

8. Asistente de Atenci6n al Usuario (AU de la ORL) y Especialista de Atenci6n al Usuario (EAUde OR), son responsables de la orientacion a los usuarios y de la recepci6n de la solicitud yescritos referidos en las actividades del presente procedimiento.

9. Orientador Tecnico (OT), ubicado en la ORL, es responsable de brindar la orientaci6n tecnicade acuerdo a la actividad indicada en el presente procedimiento.

10. Auxiliar de Orientador Tecnico (AOT)- (UROC): Persona designada por la GFHL, para solicitarexpedientes antecedentes al Archivo Activo 0 Pasivo, encarpetar y foliar las solicitudes de ITFingresadas por la ORL, en las OR estas actividades son realizadas por las EAU

11. Asistente administrativo de UPPD, es responsables del tramite de fedateado de los Informestecnicos y resoluci6n, derivaci6n de los documentos a mensajerfa, y de los expedientes al ar-chivo, y derivaci6n de los cargos de las cedulas de notificacion al archivo. Tambien recibe yderiva los documentos relacionados con la atenci6n de las solicitudes.

12. Para UROC el Especialista coordinador de regiones es el responsable de tramite de fedateadode los Informes tecnicos y resoluci6n, derivaci6n de los documentos a mensajerfa, y de losexpedientes al archivo activo 0 pasivo, y derivaci6n de los cargos de las cedulas de notifica-

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@ Este Documento Impreso es Copia No Controlada I ~. i

PROCEDIMIENTO Codigo : GFHL-ITF-PE-01

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13. La OAF es responsable de la gesti6n de notificaci6n de Oficios, Informes Tecnicos y Resolu-ci6n a traves del servicio de mensajeria.

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ATENCION DE SOLICITUDES DE INFORME TECNICO FAVORABLE PARAINSTALACION / MODIFICACION

Evalua ExpedienteRealiza visita

(si aplica)

Registralevantamiento

y 10deriva

Registraescrito y 10

deriv

.E.rlldul;1Q :a. Resoluci6n e Informe Tecnico Favorableb. Resoluci6n e Informe Tecnico de Denegatoriac. Resoluci6n e Informe Tecnico de Abandonod. Resoluci6n e Informe Tecnico de Desistimientoe. Resoluci6n de Rectificatoria (PN)

i. Las solicitudes de las actividades de UPPD. que ingresen por cualquier Oil deberan ser derivadas a la ORL para su atenci6nIi. Aplica solo un oficio de observaciones. de persistir observaciones se declara improcedente. excepcionalmente se emitira un segundo oficio de observacionesiii. Si el solicitante ingresa un escrito en cualquier etapa del proceso, este sera evaluado antes de emitir la Resoluci6n respectivaIv. Los documentos son derivados para notificaci6n al Solicitante