Certificación Microoformas - Digitalizacion Legal de Documentos

PRESENTACION CERTIFICAR E IMPLEMENTAR UNA LINEA DE

PRODUCCION DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

CON VALOR LEGAL Ing. Antonio Garin Rodríguez

Telf: 956 426 206

[email protected]

PROPUESTA TECNICA CERTIFICACION E IMPLANTACION

LINEA DE PRODUCCION DE DIGITALIZACION

DE DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL

FEDATARIOS INFORMATICOS

Digitalización con Valor Legal

• La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados.

• Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.

• A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.

• Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.

Desafíos de la Administración de Información

• Cheques

• Documentos

• Solicitudes

• Audio y Video

• Facturas

• Manuales

• Reclamos

• Contratos

• Formularios

• Legajo Personal

70-90% No Estructurada 10-30%

Estructurada

• E-mail y Adjuntos

• La información crece en 200% anualmente

• El contenido atraviesa las aplicaciones o Múltiples aplicaciones utilizan la misma

información

o Existen distintas copias de la información, que no están sincronizadas

La mayoría de la información es contenido no estructurado; vital

para los procesos de negocios; y no administrada eficientemente

Uso Intensivo del Papel :

Un Problema de Productividad

• Costos Incrementales.

• Confidencialidad.

• Seguridad – Respaldo.

• Acceso Lentos a los Documentos.

• Proceso Distribuido.

• Proceso Colaborativo.

• Descentralización.

Logros de la Administración del Documento

Costos

Normativa

Seguridad

Información

• Reducción de Costos • Incremento de la Rentabilidad • Crecimiento Empresarial.

• Compromiso Legal. • Cumplimiento Normativa Gubernamental. • Políticas Integración y Retención de Datos.

• Confidencialidad. • Restricción de Accesos. • Integridad de la Información. • Auditoría: Control y Seguimiento Transaccional.

• Disponibilidad Distribuida.. • Automatización de Procesos Documentales..

Concepto

Proceso: Digitalización de Imágenes

• La digitalización de imágenes Documentarias es la conversión de la información plasmada en papel, a imágenes electrónicas sin alterar su originalidad.

• Esto se realiza con un dispositivo de alta velocidad (scanner), siguiendo ciertos procedimientos se crea una base de datos con sus respectivos campos y luego se ordena toda la información, por ello se le asignan índices de ubicación a los documentos escaneados y hacer mucho mas fácil su búsqueda para su posterior recuperación o consulta.

• Así mismo se almacena la información en un medio magnético, para que a futuro se puedan realizar la integración de la Gestión Electrónica de Documentos, Workflow, Internet, E- mail, Intranet y otras tecnologías, resultan en una completa gestión documental inteligente y eficaz.

Actividades de la Línea

Proceso: Línea de Producción

1. Recepción y Registro de Documentos.

2. Preparación de Documentos.

3. Captura Digital.

4. Aseguramiento de la Calidad de Imágenes. • Aplicación Tecnología Mejora – Limpieza Imagen.

5. Recaptura Digital.

6. Devolución de los Documentos.

7. Recepción y Registro de la Devolución.

8. Captura – Digitación de Indices. • OCR – Reconocimiento ZONA – Bases de Datos.

9. Aseguramiento de la Calidad de Indices.

10. Integración – Generación de Medios. Microarchivos

Flujo Captura Imágenes y Datos

Escaneo Control de Calidad

Indexación Exportación

• ISIS • TWAIN • Importar

Imágenes • Auto Separación.

• Búsqueda Base Datos.

• Reconocimiento de Zonas.

• Código Barras. • OCR. • ICR.

• Vista Miniatura • Teclas Acceso

Directo • Limpieza Imagen • Comentarios de

Archivos.

• Texto Completo OCR.

• PDF & TIFF. • Carga Directa. • Archivo Plano. • CSV. • XML.

Informes

• Rentabilidad. • Productividad. • Cuenta de

Imagen. • Pulsación de

Teclas. • Registro de

Tiempo.

Herramienta Digitalización

• Directorio de Lotes Centralizado

• Flujo de Trabajo Organizado

• Opciones de Limpieza Antes de Escaneo

• Remover Manchas, Limpiar, Restablecer, entre otros

• Texto, Número, Fecha, Caracteres Ilimitados

• Validación de Base de Datos

• Re-Importación de Lotes Exportados y Copia de Seguridad

• Caja de Reciclaje y Modulo de Re-Importación.

• OCR de Texto Completo

• Plantillas de OCR automatizadas de varias páginas

• Separación de Documentos Automática

• Modulo de reportes donde se puede ver la productividad y la viabilidad de los proyectos

• Diferentes formatos de archivos, compresión y opciones para archivos planos al exportar los documentos fuera de Dokmee Capture.

Todo lo que Usted Necesita Para Capturar una Imagen o Datos Herramientas Claves

Estructura del Área

Proceso: Digitalización de Imágenes

• El Área de Digitalización constara de 1 línea de producción.

• La estructura del Área de Digitalización puede estar organizada de la siguiente manera:

o Coordinador y/o Supervisor general de Digitalización

o Fedatarios

o Por línea de producción:

Preparador de documentos

Digitalizador de documentos

Indexador

Operador de control de calidad.

NOTA: El número de recursos por cada actividad dentro de la línea de producción dependerá de los volúmenes de documentos a trabajar.

Coordinador Digitalización

Preparador Documentos

Digitalizador Documentos

Indexador Control de

Calidad

Actividades de Explotación

Proceso: Explotación de la Información

11. Revisión de Información Digitalizada por el Fedatario. (*)

12. Grabación CD’s.

13. Revisión de CD’s por Fedatario. • Firma Digital.

• Acta de Conformidad.

14. Entrega de CD’s para su Almacenamiento.

15. Almacenamiento en el Servidor. • Archivo Gestor Documental Definitivo.

• Proceso Colaborativo.

• Flujo de Trabajo.

16. Descentralización de la Información. • Usuarios Internos.

• Clientes.

• Proveedores.

11 Revisión Digital Fedatario

12 Grabación CD’s

13 Revisión CD’s Fedatario

14 Almacenamiento CD’s

16 Descentraliza Información

15 Almacenamiento Servidor

(*) Los Documentos Digitales no requieren de Digitalización

de la Información. La Carga es directa – Digital – Digital..

Herramienta Explotación de Información

• Restricciones de Grupo y Usuario

o Integración con Active Directory

• Estructura de fólderes similar a Windows

• Integración con Impresoras Multifuncionales / Escáneres en la Red & Importación Activa

• Manejo de Email

o Integración con Outlook

• Retención de Archivos

• OCR de Texto Completo

• Importación y Exportación Documentos.

• Visualización Documentos / Acceso

Web.

• Seguridad del Documento.

• Envío de Documentos por Correo

Electrónico.

• Integración Sharepoint, Lotus y Otros.

• Impresión Documentos desde DOKMEE.

• Flujo de Trabajo. (Workflow).

• Auditoría.

Características Importantes

Herramienta Explotación de Información

Licenciamiento Expandible

Pro

fess

ion

al

Diseñado para una red con la herramientas basicas

Ente

rpri

se

Nuestra licencia más avanzada con lo último en técnologia

Rea

d O

nly

Otorga acceso limitado y se combina con Professional y Enterprise

Web

Una versión en internet de nuestra licencia Enterprise con pequeñas diferencias.

Web Enable -

Solución Mobile

Ho

me

Diseñado para un solo usuario

Un Modelo Empresarial

Software de Digitalización Software de Gestión

Documentos

Metodología / Consultoría

Infraestructura

Línea de Producción

Producto: Línea de Producción

Línea de Producción de Documentos Digitales

• Línea con Valor Legal.

• Sistema Integrado de Gestión y Operación.

• Software Especializado Implementado.

• Hardware de Alto Rendimiento.

• Técnicos Capacitados y Certificados.

• Capacidad para operar 24 horas.

• Línea para Altos Volúmenes de Producción.

• Seguridad de los Microarchivo Certificados.

Producto: Actividades Fedatario

Actividades Fedatarios

• Revisar imágenes desde su Módulo de CC.

• CC, verificar fidelidad e integridad de las imágenes contra los documentos físicos.

• Revisar CD virtual, verificando al azar la fidelidad e integridad de las imágenes generadas.

• Revisar CD’s, la correcta indización, la capacidad de recuperación, la fidelidad e integridad y la posibilidad de obtener copias fieles impresas.

• Revisar el contenido de los archivos versus el etiquetado que se indica en cada CD grabado.

• Expedición del Acta de Apertura.

• Expedición de las Actas de Cierre (tantas actas como CD’s).

• Custodia y archivo de las actas.

Fedatario Informático

la Legislación Peruana

PAPEL A

DIGITAL

DIGITAL

A DIGITAL

• Decretos

Legislativos.

• Decretos Supremos.

• Resoluciones

Ministeriales.

• Ley.

• Decretos

Legislativos.

• Decretos Supremos.

• Resoluciones

Ministeriales.

Beneficios

Gestión Documental

• Incremento en la productividad de los trabajadores.

• Aumento de la ventaja competitiva.

• Simplicidad y ahorro de tiempo.

• Reducción de riesgos.

• Socialmente responsables con el medio ambiente.

• Ahorros monetarios y operativos.

Certificación Línea de Producción

Certificación SGS

• Para Certificar la Línea de Producción se cumplir con: o La Ley 26612 (Ver Título IV, 1 Certificados de Idoneidad Técnica).

o El Decreto Supremo 002-98-ITINCI hizo obligatorias las NTP 392.030-1 y 392.030-2.

• Organismo por INDECOPI para emitir Certificados de Idoneidad Técnica: SGS del Perú. o Certificación de los Manuales Administrativos, Manuales de Control

de Calidad, Manuales de Procesos de Producción, Manuales de Seguridad, y así como la certificación de productos, equipos e infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologías digitales antes mencionadas.

• La normatividad legal sobre el uso de sistemas de micro formas (microfilm o digitalización) faculta el uso de esos sistemas y la inmediata destrucción de todo tipo de documentos administrativos y contables.

Implementar Línea de Producción

Entregables Certificación.

• Certificación de:

o Sistema de Digitalización.

Proceso Administrativo.

Proceso de Control de Calidad.

Procesos de Producción.

Procesos de Seguridad.

Certificación de Productos, Equipos e Infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologías digitales antes mencionadas.


Fase Inicial

• Implementación del Ambiente de producción, de acuerdo a la Estructura Organizacional y el manual de Funciones entregados en las Etapas anteriores.

• Implementación de las plantillas por campos(a digitar o mediante OCR) elaboradas en el Inventario de Series Documentales.

• Implantación del Software de Captura y de Gestión Documental..

• Personalizar la captura de los documentos de la línea de producción por tipo de serie documental. .(Perfiles de Documentos).


Fase Inicial – Equipamiento

Configuración Mínima IDEAL.

• 01 Servidor Aplicaciones - Base de Datos – Imágenes.

• 04 Computadoras.

• 01 Escáner Alta Producción.

• 01 Impresora Laser.

NOTA: Equipo para salir al mercado. Línea de Producción de 6,000 folios por Día / Turno de Escaneado..


Fase Inicial - Entregables

• Personal Capacitado.

• Procedimientos Implementados.

• Ambiente de producción implementado.

• Línea de producción instalada (software y hardware) e implementada.


Fase 1 - Implementar Piloto – Opcional

Vs. Garantía

• Seleccionar Documentos Tipos a Fedatear.

• Ejecutar todos los procesos descritos anteriormente.

Entregables Piloto.

• Documentos del Piloto de Digitalización cargados en un servidor de imágenes y de Sistema.

• Documentos del Piloto de Digitalización indexados.

• Documentos de Digitalización (imágenes e índices) respaldados en discos.

• Sistema Gestor de Documentos Electrónicos de Archivos a disposición de las áreas usuarias, para la recuperación de los documentos electrónicos mediante criterios de búsqueda e indexación OCR.

PROPUESTA TECNICA CERTIFICACION

Certificación Idoneidad Técnica – Línea de Producción MICROFORMAS Valor Legal

1. OBJETO

Consultoría para implementar el servicio de digitalización de documentos con valor legal que

cumpla con los requisitos normativos técnicos y legales para ser presentado al proceso de

certificación a cargo de un organismo certificador, acreditado por la autoridad competente.

2. ALCANCE DEL SERVICIO

El servicio de consultoría comprende las etapas de:

• Diagnóstico, rediseño, implementación y evaluación preliminar del sistema de digitalización de

documentos de la organización.

• El sistema de digitalización comprende la estructura organizativa, funciones del personal

clave, la estructura de hardware y software y la elaboración de microformas a partir de

documentos de archivo en formato papel

Propuesta Económica : Consultoría


3. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

• Diagnóstico del estado de implementación del sistema de digitalización de microformas con

valor legal. Identificación de las brechas existentes para el cumplimiento de los requisitos de la

NTP 392.030-2:2005.

• Asistencia Técnica para la implementación del sistema de digitalización que incluye el

cumplimiento de los requisitos aplicables de la NTP 392.030-2:2005

• Difusión de la documentación al personal responsable de los procesos de producción de

microformas.

4. PRODUCTOS

• Manual del “Sistema de Digitalización” – contiene todo lo solicitado por la SGS para la

certificación de la Línea de Producción de Microformas.



5. RECURSOS

• Personal Consultor

El presente servicio considera la participación de un consultor y asistente responsables del

desarrollo y cumplimiento de las actividades descritas en el acápite 3.

• Personal de la Empresa Contratante

Se requiere que la empresa contratante designe un coordinador, que cuente con

conocimiento de las materias administrativas y técnicas, así como también que cuente con la

autoridad y recursos necesarios para:

o Disponer se otorguen las facilidades necesarias con relación a la elaboración de la

documentación requerida.

o Implementar el sistema de producción de microformas



6. CONFIDENCIALIDAD

El consultor mantendrá absoluta reserva sobre la documentación, información y sobre los

procedimientos que se elaboren y proporcione la empresa contratante para llevar a cabo el

servicio.

7. PERIODO DE EJECUCIÓN

El tiempo de desarrollo del proyecto es aproximadamente de 30 - 45 días.


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