CAIET DE SARCINI

I. CONTEXT SPECIFIC:

Avand in vedere necesitatile de dezvoltare identificate la nivelul S.C. CULT MARKET

RESEARCH S.R.L., precum §i obiectivele de investijii finanfate prin Programul Operational

Regional 2007-2013, Axa prioritara 4 ,,Sprijinirea dezvoltarii mediului de afaceri regional sj

local", Domeniul de intervenjie 4.3. ,,Sprijinirea dezvoltarii micromtreprinderilor", S.C. CULT

MARKET RESEARCH S.R.L. a solicitat §i a objinut finanjare nerambursabila pentru proiectul

"Cre§terea performantelor S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L., prin achizijionarea unor

echipamente inovative", Cod SMIS 25334.

Implementarea acestuia presupune, in esenja, realizarea activita^ilor prevazute de cererea de

fmantare in vederea atingerii obiectivelor propuse, utilizand, in acela§i timp, resursele financiare

nerambursabile alocate pentru proiect, in conformitate cu regulile stabilite de fmanjator.

ii. iNFORMATII RELEVANTE

11.1. Autoritatea contractanta

In calitate de beneficiar al finantarii acordate prin Programul Operational Regional 2007-2013,

Axa prioritara 4 ,,Sprijmirea dezvoltarii mediului de afaceri regional si local", Domeniul de

intervenjie 4.3. ,,Sprijinirea dezvoltarii micromtreprinderilor", S.C. CULT MARKET

RESEARCH S.R.L., trebuie sa asigure verificarea cheltuielilor determinate de implementarea

acestuia a caror rambursare se solicita Organismului Intermediar pentru Programul Operational

Regional 2007-2013, prin atribuirea contractului de servicii de audit catre un auditor financiar

independent.

11.2. Denumirea serviciilor achi/itionate:

Serviciile achizijionate de catre autoritatea contractanta in numele beneficiarului se incadreaza

la codul CPV 79212000-3 Servicii de auditare.

11.3. Date privind procedura aplicata

• Jinand seama de prevederile Contractului de Finance Nerambursabila nr.

2378/26.10.2010 referitoare la obligativitatea respectarii calendarului achizijiilor publice

propus de beneficiar si aprobat de Autoritatea contractanta, de prevederile Anexei VI la

contractul de fmantare nr. 2378/26.10.2010 aferenta proiectului "Cresterea

performantelor S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L., prin achizitionarea unor

echipamente inovative", Cod SMIS 25334 - Instruc^iuni privind atribuirea contractelor de

lucrari, de furnizare si de servicii, precum si de valoarea estimata a contractului de

servicii de auditare financiara, procedura de atribuire a acestuia este cumpararea

direct^, criteriul de atribuire fiind ,,pretul eel mai sca/ut".

11.4. Descrierea succinta a proiectului ale carui cheltuieli sunt supuse auditarii1

Codul SMIS al proiectului 25334

Titlul contractului

Finantare

de "Cresterea performantelor S.C. CULT MARKET RESEARCH

S.R.L., prin achizijionarea unor echipamente inovative",

Tara Romania

Beneficiarul S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L.

Sediul social: str. Grigore MoisiL nr.8, bl.9, sc. D, et.9, ap 214,

sector 2

Punct de lucru: str. Costache Negri, nr.10 A, Municipiul

Bucuresti, Sector 5

Programul de finanjare si

fondul structural aferent

Programul Operational Regional 2007-2013, Axa prioritara 4

,,Sprijinirea dezvoltarii mediului de afaceri regional si local",

Domeniul de interven|ie 4.3. ,,Sprijinirea dezvoltarii

micro intreprinderi lor"

1 Graficul depimerii cererilor de rambursare este anexat prezentului caiet de sarcini.

Data de mceput a

Proiectului

Data de finalizare

Proiectului

27.10.2011

26.07.2012

Costul total al Proiectului,

respectiv co-finanfarea

Autorita|ii Contractante si

cea a Beneficiarului

Cost total proiect: 1.019.229,72 lei

Co-fmanjarea Beneficiarului la cheltuielile eligibile: 0,00 lei

Obiectivele proiectului Obiectivul general este cresterea competitivitatii

microintreprinderilor din Regiunea Bucuresti-Ilfov, prin

exploatarea oportunitajilor de resurse si afaceri din regiune,

identificarea unor nise de pia^a, achizijionarea de echipamente

performante pentru realizarea activitajii acestora la standarde

Internationale, ceea ce va asigura dezvoltarea durabila a

microintreprinderilor, intr-un domeniu in plina ascensiune

respectiv, domeniul serviciilor suport specializate prestate

intreprinderilor.

Obiectivele specifice ale proiectului sunt:

a. Cre$terea competitivitatii §i a posibilitatilor de acces la o

piata intr-o permanenta schimbare, a S.C. CULT MARKET

RESEARCH S.R.L., prin achizitionarea si utilizarea de

echipamente inovative §i soft-uri performante in activitatea

curenta: echipamente: Sistem mobil de urmarire si analiza a

privirii si prelucrarea informatica a datelor - Tobii Glasess Smart

IR- 1 buc, Sistem de colectare date de perceptie Tobii XI20 Eye

Tracker -1 buc, Sistem de colectare informatii si utilizarea

bazelor de date PALM (Table PC)- 1 buc, Sistem integrat de

colectare si verificare date prin telefon CATI 1 buc,

Videoprolector -1 buc, Multifunctional- 1 buc, Videocamera- 2

buc, TV LCD - 1 buc, precum si echipamente si programe

informatice: Laptopuri- 28 buc, HDD extern 2 TB - 3 buc, Soft

Tobii Studio Enterprise - 2 buc, soft licentiat windows 7-2 buc,

soft licentiat office 2007 - 2 buc, SOFT Sistem table PC - 1 buc,

precum si o sectiune pe websiteul companiei pentru asigurarea

vizibilitatii proiectului. Compania isi propune prin strategia de

marketing sa se lanseze cu un portofoliu de servicii suport

specializate pe piaja, servicii destinate intreprinderilor si

institutiilor publicedin Bucuresti dar si altora de pe intreg

teritoriul Romaniei.

b. Lansarea §i dezvoltarea capacitatii de a dcsfas.ura

activitati specializate de fotocnpiere, de pregatire a

documentelor s.i alte activitati specializate de secretariat la

standarde Internationale, precum si exploatarea potentialului

de creare de noi locuri de munca direct §i indirect pe piata

locala datorita folosirii unor echipamente performante,

specializarii permanente a personalului nou angajat ca urmare a

implementarii proiectului (4 locuri de munca), ceea ce va

permite societa|ii sa-si diversifice gama de activitati si sa-si

imbunata^easca indicatorii bilanfieri. Astfel, compania isi

propune cre§terea indicatorilor de profitabilitate si de

eficienta, dupa ciun urmeaza:

- Cre§terea cifrei de afaceri cu peste 35%, dupa 1 an de la

implementare (cifra de afaceri raportata la anul 2009),

- Cresterea portofoliului de servicii prestate cu 5%, dupa 1 an de

la implementare,

- Cresterea nr. activelor fixe (+40 buc.) si activelor necorporale

(+7 buc.), crearea unei section! pe web-site-ul companiei care va

asigura vizibilitatea proiectului, la sfarsitul celor 9 luni de

implementare,

- Cresterea gradului de instruire al personalului nou angajat cu

100%, la sfarsitul celor 9 luni de implementare.

Kezultatele asteptate in

urma implementarii

proiectului

Ca urmare a derularii activitajilor acestui proiect, se vor objine

urmatoarele rezultate directe:

• Echipamente specifice: Sistem mobil de urmarire si

analiza a privirii si prelucrarea informatica a datelor - Tobii

Glasess Smart IR- 1 buc, Sistem de colectare date de perceptie

Tobii XI20 Eye Tracker -1 buc, Sistem de colectare informatii

si utilizarea bazelor de date PALM (Table PC)- 1 buc, Sistem

integrat de colectare si verificare date prin telefon CATI - 1 buc,

Videoproiector -1 buc, Multifunctional- 1 buc, Videocamera- 2

buc, TV LCD - 1 buc, precum si echipamente si programs

informatice: Laptopuri- 28 buc, HDD extern 2 TB - 3 buc, Soft

Tobii Studio Enterprise - 2 buc, soft licentiat windows 7 - 2

buc, soft licentiat office 2007 - 2 buc, SOFT Sistem table PC - 1

buc, precum si o sectiune pe websiteul companiei pentru

asigurarea vizibilitatii proiectului.

• Crearea a 4 locuri de munca

Numar cereri de

rambursare prevazute in

graficul de depunere al

Luna 5 de implementare

Luna 9 de implementare

cererilor de rambursare

Autoritatea de

Management

Ministerial Dezvoltarii Regionale si Turismului

II.5. Norme §i reglementari legate relevante pentru efectuarea auditului

La realizarea activitafilor de verificare a cheltuielilor efectuate de beneficiar in contextul

implementarii activitajilor proiectului "Cresterea performantelor S.C. CULT MARKET

RESEARCH S.R.L., prin achizijionarea unor echipamente inovative", auditorul financiar

independent va fine, in esenfa, seama de:

• prevederile contractului de fmantare nr. 2378/26.10.2010 referitoare la cheltuielile

eligibile ale proiectului, precum si instructiunile anexate acestuia privind prefinantarea si

rambursarea cheltuielilor;

• Standardele Internationale ale Serviciilor Conexe (ISRS) 4400;

• Codul de Etica pentru Contabilii Profesionisti emis de IFAC;

• Standardul de Audit 500 "Probele de Audit";

• Legea contabilitajii nr. 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare;

• Anexa VI la contractul de fmantare nr. 2378/26.10.2010 aferenta proiectului "Cresterea

performantelor S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L., prin achizijionarea unor

echipamente inovative", COD SMIS 25334 privind atribuirea contractelor de lucrari de

furnizare §i de servicii.

• Anexa nr.l Raportul constatarilor factuale cu privire la verificarea cheltuielilor efectuate

in cadrul unui Contract de fmantare linanjat prin FOR (ata$ata prezentului caiet de

sarcini).

• Anexa nr. 2 Nota emisa de Directia Generala Autoritatea de Management pentru

Programul Operational Regional catre beneficiarii de fmantare din cadrul FOR 2007-

2013 privind Instruction! §i termeni de referinta pentru achizitionarea serviciilor de audit

(atasata prezentului caiet de sarcini).

III. Descrierea contractului si a serviciilor de auditare fin an dura ce urmeaza a fi

achizifionate

III. 1. Obiectul contractului

Realizarea obiectului contractului de servicii atribuit prin prezenta procedura presupune, in

principal, urmatoarele activitaji:

• verificarea conformitajii cheltuielilor efectuate pentru implementarea proiectului

menfionat cu prevederile art. 1 alin. (2) din Contractul de fmanjare;

• verificarea realitajii, exactitajii si eligibilitajii cheltuielilor a caror rambursare se solicit de

catre beneflciar.

1 1 1 . 2 . Responsabilitatile partilor

• Autoritatea Contractanta este responsabila pentru furnizarea Cererilor de rambursare,

pentru ac^iunea finan^ata prin contractul de fmanjare si pentru asigurarea faptului ca

aceste Cereri de rambursare pot fi reconciliate adecvat cu sistemul de contabilitate si

inregistrare propriu, cu inregistrarile de baza si conturile contabile;

• Autoritatea Contractanta accepta ca abilitatea prestatorului de a executa procedurile

cerute de acest angajament depinde de aceasta, fUrnizand acces liber si total la personalul

implicat in implementarea proiectului, la toate informatiile si inregistrarile pe care

prestatorul le considera necesare in vederea emiterii rapoartelor sale de audit.

"Beneficiarul"2 este S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L. ce a beneficial de fmantare in

cadrul POR si care a semnat de contractul de fmantare prin intermediul autoritatii contractante

care o reprezinta in raport cu AM/OI in contextual implementarii proiectului mentionat.

,,Prestatorul"3(Auditorul) este persoana fizica sau firma de audit autorizata potrivit legislate! in

vigoare de catre autoritatea competenta, respectiv Camera Auditorilor Financiari din Romania, sa

desfasoare audit in conformitate cu regiementarile adoptate de aceasta.

2 In cuprinsu] prezentului caiet de sarcini, pentru a pastra uniformitatea terminologica impusa de fmantator, trimiterile vor fi facute in continuarela beneficiarul efectiv al finantarii, desi acesta implementeaza efectiv proiectul si angajeaza cheltuielile necesare prin intermediul autoritatiloradministratiei publice constituite la nivel local (autoritatea Contractanta).' In cuprinsu] prezentului caiet de sarcini, pentru a pastra uniformitatea terminologica impusa de fmantator, trimiterile vor fi facute in continuarela auditor, avand in vedere specificul activitatii ce urmeaza a fi realizate de prestator.

7

-Prestatorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate, necesare si specifice pentru

transmiterea catre Autoritatea Contractanta a rapoartelor de audit solicitate.

• Prestatorul este membru al Camerei Auditorilor Financiari din Romania care este la

randul sau membru al Federate! Internationale a Contabililor (IFAC).

III.3. Activitati speciilce realizate de prestator

Serviciile de auditare furnizate de prestator vor consta in activitatea de examinare, in vederea

exprimarii de catre auditorul financiar, a unei opinii asupra situajiilor financiare, in conformitate

cu standardele de audit, armonizate cu standardele internalonale de audit si adoptate de Camera

Auditorilor Financiari din Romania, cu prevederile Contractului de finanjare si cu cerin^ele

prezentului caiet de sarcini.

Angajamentul intra sub incidenja Standardului International privind Serviciile Conexe 4400

(,,ISRS"), dar si a a Codul etic emis de catre IFAC si adoptat de catre CAFR.

Activitatea de audit presupune evaluarea activitatii de implementare a proiectului si stabilirea de

concluzii cu privire la urmatoarele aspecte:

• daca activitajile si cheltuielile efectuate in cadrul proiectului sunt conforme cu legislatia si

regulile aplicabile;

• daca resursele proiectului au fost utilizate in mod eficient si economic, in concordanta cu

principiile unui management financiar corespunzator;

• daca resursele financiare ale proiectului au fost folosite in mod eficace pentru scopurile

menfionate in proiect.

IV. Specificatii tehnice pentru verificarea cheltuielilor proiectului "Cresterea

nerformantelor S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L., prin achizitionarea unor echipamente

inovative", COD SMIS 25334 finanjat prin Programul Operational Regional 2007-2013.

IV. 1. Subiectul angajamentului

Este reprezentat de cererile de rambursare intermediare si, respectiv, cererea de rambursare finala

referitoare la cheltuielile efectuate in contextul implementarii proiectului menjionat.

AuJitorul verifica daca cheltuielile prezentate de beneficiar in cererea de rambursare s-au facut

in interesul proiectului §i, daca sunt corecte si eligibile.

8

Informajiile, atat financiare cat si non-financiare, care sunt supuse verificarii de catre auditor,

reprezinta toate informatiile care fac posibila verificarea cheltuielilor pretinse de catre beneficiar

in cererea de rambursare a cheltuielilor.

IV ,2 . Tipul §i obiectivul angajamentului

Auditorul isi asuma angajamentul de a executa proceduri specifice agreate cu privire la

verificarea cheltuielilor unui contract de fmanfare nerambursabila fmanjat in cadrul FOR.

proceduri indicate in cuprinsul prezentului caiet de sarcini. Obiectivul angajamentului este

verificarea de catre auditorul financiar independent a faptului ca sumele solicitate de catre

Uoiieficiar in cererea de rambursare a cheltuielilor pentru acjiunea finantata in cadrul contractului

de fmanjare, s-au efectuat (,,realitatea desfasurarii"), sunt legale (,,legalitatea"), exacte

(,,exactitate") si eligibile, precum si transmiterea catre Beneficiar a raportului constatarilor

factuale cu privire la procedurile agreate executate.

Eligibilitate mseamna ca fondunle furnizate in cadrul finan^arii nerambursabile au fost cheltuite

in conformitate cu termenii si condi^iile contractului de fmanjare.

Avand in vedere c& acest angajament nu reprezinta un angajament de asigurare, auditorul nu

furnizeaza o opinie de audit si nu exprima o asigurare. Autoritatea de Management/ Organismul

Intermediar obtine asigurarea prin concluziile proprii pe care le trage din raportul auditorului

financiar asupra cererii de rambursare a cheltuielilor Beneficiarului aferente acelui raport.

IV.3. Planificarea, procedurile, documentatia §i dovezile de audit

Auditorul financiar trebuie s&-si planifice activitatea astfel incat verificarea cheltuielilor sa fie

realizata efectiv, sa respecte procedurile men|ionate la punctul IV.4. din cuprinsul prezentului

caiet de sarcini si sa utilizeze dovezile objinute la elaborarea raportului.

De asemenea, auditorul va menjiona in rapon ca acesta a fost intocmit cu respectarea termenilor

de referintS si in conformitate cu Standardele Internationale ale Serviciilor Conexe (ISRS) 4400.

IV.4. Scopul lucrarii - proceduri de realizat

Auditorul va obtine, pe baza verificSrilor, dovezi suficiente in vederea exprimarii unei opinii

asupra realitatii, legalita^ii si conformitajii cheltuielilor efectuate de beneficiar. In acest scop,

auditorul poate utiliza Indrumanle Standardului de Audit 500 ,,Probele de Audit", folosindu-se in

special de acele paragrafe privind ,,suficiente dovezi de audit corespunzatoare".

Auditorul va menjiona in cuprinsul Raportului constatanlor factuale daca a avut acces nelimitat

la informajii si documente si daca probele de audit otyinute sunt suficiente si adecvate pentru

emiterea opiniei de audit.

Lista indicativS a tipurilor si naturii probelor pe care auditorul le poate gasi adesea la verificarea

cheltuielilor include:

• Registrele contabile prevazute de Legea contabilitajii nr. 82/1991 cu modificarile si

completarile ulterioare (in format electronic si/sau hartie};

• Bugetul propriu al beneficiarului pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,

articole si alineate;

• Balance de verificare analitice si sintetice (in format electronic si/sau hartie);

• Fise de cont pentru operajiuni diverse (in format electronic si/sau hartie);

• Note de contabilitate (in format electronic si/sau hartie);

• IJosarele achizijiilor publice constituite conform prevederilor Anexei VI- Instruction!

privind atribuirea contractelor de lucrari, de furnizare si de servicii, in funcjie de tipul

procedurilor de achizijie publica derulate de beneficiar;

• Contracte si formulare de comanda;

• Facturi;

• Procese-verbale de recep^ie finals, si par^ialS;

• Procese-verbale de punere in functiune;

• Note de recep|ie si constatare de diferenje;

• Extrase de cont si ordine de plata;

• Oontracte de munca incheiate intre beneficiar si angajat;

• Decizia prin care angajatul este desemnat s& faca parte din echipa de implementare si

atributiile care ii revin in cadrul proiectului;

10

IV.1.1. Obtinerea unei suflciente infelegeri a proiectului §i a termenilor §i conditiilor

contractului de fi nan tare

Auditorial are obligatia sa objina o infelegere suficienta a termenilor si conditiilor contractului

de finantare prin analiza acestuia §i a anexelor sale, precum §i a celorlalte informajii relevante

§i prin verificari la beneficiar. Auditorul se asigura ca ob|ine o copie a completa a contractului

de finanjare, anexelor sale a actelor adijionale (semnate de Autoritatea Contractanta si de

Autoritatea de Management/Organism Intermediar. Prestatorul objine si revizuieste Cererea de

rambursare a cheltuielilor, impreuna cu toate anexele acesteia.

Auditorul va objine s.i veriflca copii ale Rapoartelor de progres trimestriale/fmale §i va acorda,

daca este cazul, o atentie deosebita regulilor privind subcontractare. Daca auditorul considera

ca termenii §i condi|iile verificate nu sunt suficient de clare, trebuie sa ceara clarificari

Autorita|ii de management/ Organismului intermediar /Beneficiarului.

IV.1.2.Procedura de verificare a eligibilitatii cheltuielilor solicitate de Beneficiar

I V.I.2. a. Procedura generala

In aceasta etapa, auditorul verifica daca:

• cererea de rambursare este conforma cu condijiile contractului de finantare;

• daca evidentele contabile ale beneficiarului, folosind conturi analitice distincte pentru

proiect, respectiv sistemul contabil utilizat sunt in conformitate cu legislatia nationala in

vigoare;

• este posibila evaluarea eficienta §i eficace a cheltuielilor cuprinse in cererea de rambusare

intermediara/finala;

• informajiile cuprinse in cererea de rambursare se reconciliazS cu sistemul de contabilitate

si inregistrarile beneficiarului (ex. Balanta de verificare, inregistrari din conturi analitice

si sintetice);

IV .1.2.b. Conformitatea cheltuielilor cu bugetul proiectului

Auditorul realizeaza o revizuire analitica a rubricilor cheltuielilor din Cererea de rambursare

intermediara/finala a cheltuielor si verifica daca:

11

• categoriile de cheltuieli din cererea de rambursare corespund cu categoriile de

cheltuieli din bugetul proiectului prevazut in anexa la contractul de finantare;

• cheltuielile efectuate au fost prevazute in bugetul proiectului;

• cheltuielile au fost efectuate in conformitate cu prevederile contractului de finanjare;

• cheltuielile efectuate sunt conforme cu legisla^ia nationals si comunitara;

• suma solicitata la plata de catre beneficiar nu depaseste fmanjarea nerambursabila

prevazutS in contractul de finantare;

• au fost efectuate modificari ale bugetului proiectului prin transferuri intre liniile din

cadrul aceluiasi capitol bugetar de cheltuieli eligibile si, daca acestea au afectat

scopul principal al proiectului/modificat valoarea totala eligibila a proiectului;

• realocarile de fonduri s-au facut in limita procentului de 10% din suma inscrisa initial

(sau aprobata ca urmare a unui act aditional) in cadrul liniei bugetare din care s-a

facut realocarea;

• beneficiarul a efectuat modificarii asupra liniilor bugetare care au limite maxime

impuse de prevederile regulamentelor nafionale sau comunitare sau de regulile de

eligibilitate stabilite de AMPOR.

IV.1.2.C. Selectarea cheltuielilor pentru verificare

> Categorii §i tipuri de cheltuieli

Categoriile de cheltuieli solicitate de beneficiar in cererea de rambursare trebuie sa corespunda

cu cele din bugetul proiectului, iar cele tip FEDR sunt evidenjiate distinct.

Categoriile de cheltuieli pot fi, in principiu, defalcate pe tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri

pe clase de cheltuieli cu aceleasi caracteristici sau caracteristici asemanatoare. Forma si natura

probei suport (ex. un contract, o factura) si modul in care cheltuiala este inregistrata (nota

contabila, registre de contabilitate) variaza in funcjie de tipul si natura cheltuielilor, a activitatilor

sau tranzac|iilor de baza.

In toate cazurile tipurile de cheltuieli reflecta valoarea contabila (sau finanicara) a activitatilor

sau tranzacjiilor de baza, indiferent de tipul si natura activitajii sau tranzacfiei in cauza.

> Selectarea cheltuielilor12

Auditorul va verifica toate categoriile si tipurile de cheltuieli prezentate in cererea de rambursare

intermediara/finala, iar in cadrul acestora vor fi selectate numai acele cheltuieli care prezinta un

nivel ridicat al riscului, determinat pe baza metodei proprii de analiza de rise a auditorului

independent, excepjie facand verificarea achizijiilor publice care se realizeaa in procent de

100%.

> Verificarea cheltuielilor

Auditorul verifica cheltuielile si prezinta in raport toate excepjiile care rezulta din aceasta

verificare. Exceptiile verificarii sunt toate abaterile de la reglementarile cuprinse in prezentele

spelicicajii tehnice descoperite pe parcursul realizarii procedurilor prevazute de acestea.

In toate cazurile auditorul evalueaza impactul financiar (estimat) al excepjiilor in termeni de

cheltuieli neeligibile

Auditorul va verifica daca pentru cheltuielile selectate se respecta criteriile specificate mai jos:

i. Elgibilitatea cheltuielilor-conditii generate

Ca regula generala, Auditorul va analiza daca cheltuielile efectuate de beneficiarii proiectelor

sunt justificate prin facturi si ordine de plata aferente sau alte documente contabile cu valoare

justificative echivalenta.

Eligibilitatea cheltuielilor va fi stabilita inclusiv prin verificarea sistemului de contabilitate a

beneficiarului.

Pentru a fi eligibile in cadrul proiectului, costurile trebuie sa indeplineasca cumulativ

urmatoarele condi|ii generale:

• sa fie necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevazute in contractul incheiat cu

beneficiarul proiectului si sa fie conforme cu principiile unui management financiar

sanatos, respectiv utilizarea eficienta a fondurilor si un raport optim cost/beneficiu;

• sa fie efectuate §i platite de beneficiar pana la termenul de depunere a cererii de

rambursare finale;

• sa fie inregistrate in contabilitatea beneficiarului avand la baza documente justificative,

sa fie identificabile si verificabile si sa fie dovedite prin documente originale.

L3

Documentele originale trebuie sa aiba inserts codul proiectului si menjiunea "Proiect

fmanjat prin FOR".

Beneficiarul va aplica mentiunea "Conform cu originalul" pe copiile documentelor

suport/justificative ce insotesc cererea de rambursare;

• beneficiarul va tine contabilitatea proiectului separate, folosind conturi analitice distincte

pentru inregistrarea operatiunilor legate de realizarea proiectului;

• atribuirea contractelor de achizitii sa se faca in conformitate cu prevederile Anexei VI-

Instructiuni privind atribuirea contractelor de lucrari, de furnizare si de servicii;

• beneficiarii vor derula fondurile aferente prefmantarii proiectelor prin conturi separate

deschise special pentru proiect.

ii. Exactitate §i inregistrare

Auditorul verifica daca

• cheltuielile pentru o tranzacjie/operatiune acjiune au fost inregistrate cronologic atar in

sistemul contabil al Beneficiarului, cat si in cererea de rambursare si sistematic in

conturile analitice distincte ale proiectului in conformitate cu prevederile contractului de

finanjare;

• cheltuielile pentru o tranzactie/operatiune au fost incadrate in capitolul/subcapitolul de

cheltuieli din bugetul proiectului;

• cheltuielile efectuate sunt conforme cu bugetul proiectului si sunt susjinute prin

documente justificative corespunzatoare;

• au fost utiiizate corect ratele de schimb valutar conform prevederilor contractului de

finantare.

La realizarea verificarilor, auditorul va Jine seama de legislajia in vigoare privind cheltuielile

eligibile.

iii. Realitatea cheltuielilor

In aceasta etapa, auditorul va verifica:

14

• daca bunurile furnizate au fost recepjionate, cu specificarea datei si a locului primirii si

au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei

contabile de inregistrare;

• daca serviciile au fost prestate;

• existenja documentelor care atesta ca bunurile au fost livrate si serviciile prestate (factura

si factura fiscala).

iv. Verificarea achi / i t i i lor publice

Auditorul va verifica:

• daca atribuirea contractelor de furnizare, servicii, s-a facut in conformitate cu prevederile

ce (in cazul beneficiarilor de drept privat) stabilita de catre Autoritatea de Management

privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de

lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

• daca atribuirea contractelor de achizifii necesare implementarii proiectului s-a realizat cu

respectarea principiilor nediscriminarii, tratamentului egal, recunoasterii reciproce.

transparentei, proportionalitatii, eficien|ei utilizarii fondurilor publice si eel al asumarii

raspunderii.

Analizarea conformita^ii procedurilor de atribuire derulate de beneficiar se va face prin raportare

la etapele §i operajiunile men^ionate in Anexa nr. 2 la prezentul caiet de sarcini.

Auditorul va mentiona m raportul de audit daca a identificat cazuri de neconformitate cu

procedurile de achizi^ii, iar cheltuielile aferente plajii bunurilor/serviciilor astfel achizitionate vor

ri considerate neeligibile.

v. Costuri indirecte

Auditorul va verifica in ce masura aceste cheltuieli se incadreaza in procentele ratelor forfetare

stabilite de AMPOR prin contractul de fmantare.

IV.5. Cerinte privind raportarea

Raportul privind constatarile factuale pentru verificarea cheltuielilor efectuate in cadrul unui

contract finan|at prin FOR trebuie sa descrie scopul si procedurile agreate suficient de detaliat

incat sa perminta beneficiarului §i AM sa injeleaga natura si aria de cuprindere a auditului si

opinia de audit.

Furnizarea serviciilor de audit va avea in vedere desfasurarea auditului pe toata perioada de

implementare, respectiv auditarea intermediary si finala a proiectului.

Auditul intermediar va fi efectuat inaintea depunerii cererii de rambursare intermediare.

Raportul final aferent auditului final va msoji cererea de rambursare finala.

Fiecare dintre rapoartele de audit, vor fi insofite de o deelaratie pe propria raspundere a

auditorului financiar independent din care sa rezulte ca acesta are calitatea de auditor financiar

recunoscut de CAFR.

In baza raportului final va fi emis beneficiarului certificatul de audit.

In situajia in care intervin modificari cu privire la Graficului de depunere a cererilor de

rambursare, auditorul va fi informal in acest sens de beneficiar in eel mult 15 zile calendaristice

de la data depunerii Graficului de depunere a cererilor de rambursare revizuit la Autoritatea de

Management/Organismul Intermediar. Modificarea numarului cererilor de rambursare si a

frecventei de depunere a cererilor de rambursare ori de cate ori va fi nevoie, nu va atrage

modificarea prejului contractului.

Pentru redactarea raportului constatarilor factuale auditorul va utiliza modelul prevazut in Anexa

nr.l (Anexa 2 la Nota emisa de catre Direcfia Generala Autoritatea de Management pentru

Programul Operafional Regional privind achizijia de servicii de audit) la prezentul caiet de

sarcini.

IV.6. Termenele de realizare a auditarii

Duiuta dc execute a auditarii fiecarei cereri de rambursare a cheltuielilor va fi cuprinsa intre 2 si

4 zile, aceasta putand fi prelungita de comun acord cu beneficiarul. Data de inceput a misiunii de

audit pentru fiecare cerere de rambursare a cheltuielilor, se va stabili ulterior cu acordul ambelor

parti.

VI. Plata pretului

Plata prejului pentru furnizarea serviciilor de audit se va face in transe, in termen de maxim 14

zile de la data inregistrarii la beneficiar a facturilor emise de catre prestator, ulterior predarii pe

baza de proces-verbal a rapoartelor de audit.

Cerinie privind depunerea ofcrtelor si ofertantul

In cadrul prezentei proceduri au dreptul sa participe numai ofertanti persoane fizice si juridice

romane sau straine inscrise in Registrul auditorilor financiari activi intocmit de Camera

Auditorilor Financiari din Romania (,,CAFR"), inregistrate fiscal in Romania, care detin viza de

membru activ al CAFR pe anul respectiv si care sa nu fi fost sanctionate in ultimii 3 ani de catre

Departamentul de monitorizare si competenta profesioanala al CAFR.

Cerinte obligatorii:

1) Certificat de atestare a calitatii de auditor financiar eliberat de CAFR -copie certificata

conform cu originalul;

2) Garnet de membru al CAFR vizat cu mentiunea ,,Activ" pentru anul in curs - copie

certificata conform cu originalul;

3) Certificat fiscal eliberat de Administratia financiara teritoriala la care este arondat sediul

persoanei fizice sau juridice - copie certificata conform cu originalul;

4) Declaratia pe proprie raspundere a auditorului financiar din care sa rezulte ca nu a fost

sanctionat in ultimii 3 ani de catre Departamentul de monitorizare si competenta

profesionala al CAFR.

Ofertantul trebuie sa faca dovada ca a fmalizat in ultimii 3 ani eel putin un contract de servicii de

auditare financiara in cadrul unui proiect finantat din Programul Operational Regional cu o

valoare eel pujin egala cu cea estimata in prezentul contract.

Elaborarea si depunerea de catre operatorii economic! interesaji a propunerilor tehnice si

financiare se va face conform conform cerintelor caietului de sarcini. Propunerea tehnica va fi

insotitS de graficul de execute, iar propunerea financiara de graficul de plati.

Fiecare oferta, anexele sale, precum si actele justificative aferente vor fi prezentate in 2

exemplare: 1 original si 1 copie, in plic/pachet sigilat, pe care se vor menjiona numai:

17

• adresa beneficiarului;

• referinja la invitajia de a oferta in cauza;

• menjiunea ,,A NU SE DESCHIDE INAINTE DE §EDINTA DE DESCHIDERE A

OFERTELOR" redactata in limba romana;

» numele ofertantului.

Oferta se depune la Registratura Autoritafii Contractante.

Adresa Autorita^ii Contractante: S.C. CULT MARKET RESEARCH S.R.L., str. Costache

Negri, nr.10 A, Municipiul Bucuresti, Sector 5.

Manager proiect,

Alexandria Zodieru

Anexa. nr. 1

RaportuI privind constatarile factuale cu privire la veriflcarea cheltuielilor efectuate in

cadrul unui Contract de fmaii tare finantat prin FOR

1. Obiectivul raportului

Angajamentul nostru a fost de a realiza procedurile agreate cu privire la veriflcarea cheltuielilor

efectuate in cadrul contractului de fmantare semnat Tntre Cult Market Research s.i Autoritatea

de Management pentru FOR. Acest lucru a implicat realizarea anumitor proceduri

specifice, ale caror rezultate vor folosi AMPOR pentru a putea formula contuzii prorpii pe baza

procedurilor executate de noi.

Obiectul acestui angajament este veriflcarea de catre auditor a faptului ca sumele (cheltuielile)

solicitate de Beneficiar in Cererea de rambursare pentru acjiunile finanfate prin contractul de

finanjare au fost efectuate (,,realitatatea desfas.urarii"), sunt exacte (,,exactitate") si eligibile §i

transmiterea catre Beneficiar a Raportului cu privire la realizarea procedurilor agreate.

2. Scopul lucrarii

Angajamentul nostru s-a realizat in conformitate cu:

o Termenii de referinja din anexa nr. 1 a acestui raport,

o Standardul International privind serviciile conexe (,,ISRS") 440O Angqjamente pentru

realizarea procedurilor agreate privind informaftile financiare emis de catre federatia

internafionala a Contabililor (,,IFAC") §i adoptat de catre CAFR

o Codul etic emis de IF AC

o Desi ISRS prevede ca independenta nu este o cerinta pentru angajamentele privind procedurile

agreate, AMPOR solicita ca auditorul sa respecte cerin|ele de independent prevazute de Codul

etic

A§a cum s-a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite in termenii de referinfa s.i am

raportat constatarile noastre factuale in Capitolul 2 al acestui Raport,

19

Scopul acestor proceduri agreate a fost stabilit de catre Autoritatea de Management §i au fost

realizate pentru a evalua daca cheltuielile solicitate de Beneficiar in Cererea de rambursare au

fost realizate efectiv, sunt exacte 51 eligibile.

3. Sursele informatiilor

Raportul cuprinde informajii furnizate de managementul Beneficiarului in legatura cu intrebarile

specifice sau care au fost objinute sau extrase din sistemele informatice si contabilitatea

Beneficiarului.

4. Constatari factuale

Cheltuielile totale care reprezinta subiectul acestor verificari se ridica la suma de

lei. Aceasta suma este egala cu suma totala a cheltueililor raportate de

Beneficiar in Cererea de rambursare (prezentata in anexa nr. ... ), iar suma

solicitata de Beneficiar spre rambursare, ( dupa deducerea din suma totala a

prefinantarii - unde este cazul) conform contractului de fmantare se ridica la

lei, asa cum rezulta din cererea de rambursare.

Pe baza verificarilor pe care le-am realizat, am descoperit c& suma de lei nu reprezinta cheltuieli

eligibile.

Detaliile constatarilor noastre factuale, inclusiv Situa|ia cheltuielilor neeligibile, sunt prezentate

in Capitolul II al acestui Raport.

Detaliile raportului

Capitolul I Informatii cu privire la contractul de finantare $i activitatea Beneficiarului

Acest punct va include o descriere sumara a contractului de fmantare si a activita^ilor derulate de

<denumirea/numele> in baza acestuia. Auditorul va prezenta, de asemenea, un tabel sintetic cu

privire la obiectul verificJirilor.

Capitolul II Proceduri realizate s.i constatari factuale

20

Acest punct va include o scurta descriere a verificarilor efectuate, a procedurilor urmate si a

informatiilor utilizate in acest scop.

De asemenea, va cuprinde descrierea detaliata a rezultatelor acestor veriflcari, cu utilizarea de

tabclc/grafice/dovezi de audit ca anexa la raport, daca sunt necesare/utile, precum §i descrierea,

daca este cazul, a oricaror excep^ii/neconformita^i, potrivit urmatoarelor sec^iuni:

1. Obtinerea unei suficiente intelegeri a proiectului §i a termenilor §i conditiilor

Contractului de Finantare

2. Procedura de verificare a eligibilitafii cheltuielilor solicitate de catre Beneficiar

2.1 Procedura generala

2.2Conformitatea cheltuielilor efective cu bugetul proiectului, anexa nr la

contractul de fman^are;

2.3 Selectarea cheltuielilor pentru verificare

2.3.1Categorii si tipuri de cheltuieli

2.3.2Selectarea cheltuielilor

2.4 Verificarea cheltuielilor

2.4.1 Eligibilitatea cheltuielilor - condi^ii generale

2.4,2Exactitate si inregistrare

2.4.3Realitatea cheltuielilor

2.4.4 Verificarea achizijiilor publice

2.4.5 Costuri indirecte

3. Anexe

Formular 1

Operator economic,

Inregistrat la sediul Beneficiarului

nr. / . 2012

(denumirea/numel e)

SCRISOARE DE INAINTARE

Catre

(denumirea autoritajii contractante §i adresa completa)

Ca urmare a invitafiei dumneavoastra privind aplicarea procedurii pentru atribuirea

contractului

(denumirea contractului de achizi^ie publica)

noi va transmitem alaturat urmatoarele:

(denumirea/numele ofertantului)

1. Coletul sigilat si marcat in mod vizibil, continand, in original §i intr-un numar de _

copii:

a) documentele de calificare;

22

h) oferta tehnica;

c) oferta fmanciara.

Avem speranta ca oferta noastra este corespunzatoare si va satisface cerinjele.

Data completarii . .2012

Cu stima,

Operator economic,

(semnatura autorizata)

23

Formular nr. 2

Operator economic

(denumirea/numele)

FORMULAR DE OFERTA

Catre

(denumirea autoritajii contractante si adresa completa)

Domnilor,

l.Examinand documentajia de atribuire, subsemnajii, reprezentan^i ai ofertantului

(denumirea/numele ofertantului),

ne oferim ca, in conformitate cu prevederile si cerinjele cuprinse in documentatia mai sus

menjionata, sa prestam/ (denumirea serviciului), pentru suma de

(suma in litere si in cifre, precum si moneda ofertei), platibila dupa receptia

serviciilor, la care se adauga taxa pe valoarea adaugata in valoare de

(suma in litere si in cifre).

2.Ne angajam ca, in cazul in care oferta noastra este stabilita castig&toare, sa prestam

serviciile in graficul de timp anexat.

3.Ne angajam sa men^inem aceasta oferta valabila pentru o durata de zile, (durata in

litere si cifre), respectiv pana la data de (ziua/luna/anul), si ea va ramane

obligatorie pentru noi si poate fi acceptata oricand inainte de expirarea perioadei de valabilitate.

24

4.Pana la incheierea si semnarea contractului de achizijie publica aceasta oferta, impreuna

cu comunicarea transmisa de dumneavoastra, prin care oferta noastra este stabilita castigatoare,

vor constitui un contract angajant intre noi.

S.Precizam ca:

_ depunem oferta alternativa, ale carei detalii sunt prezentate intr-un formular de oferta separat,

marcat in mod clar "alternativa";

_ nu depunem oferta alternativa.

(Se bifeaza opjiunea corespunzatoare.)

6.Am injeles si consim|im ca, in cazul in care oferta noastra este stabilita ca fiind

castigatoare, sa constituim garanjia de buna execute in conformitate cu prevederile din

documentajia de atribuire.

T.In^elegem ca nu sunte^i obliga|i sa accepta|i oferta cu eel mai scazut pre^ sau orice alta

oferta pe care o puteji primi.

Data / /

, (semnatura), in calitate de legal autorizat sa semnez oferta

pentru si in numele (denumirea/numele operatorului economic)