BREAKTHROUGH GUIDANCE 2 0 1 8 -...
-
Upload
hoangthuan -
Category
Documents
-
view
226 -
download
0
Transcript of BREAKTHROUGH GUIDANCE 2 0 1 8 -...
BREAKTHROUGH GUIDANCE
2 0 1 8
BREAK THE LIMIT
AT KALLA GROUP
QUALITY SYSTEM – QS & SCM DIVISION
CORPORATE STRATEGIC DEVELOPMENT DIRECTORATE
DAFTAR ISI
I. Apakah Breakthrough Project itu? ............................................................................................... 4
II. Implementasi Breakthrough ........................................................................................................... 4
III. Bagaimana melakukan Breakthrough Project tersebut?...................................................... 7
3.1. PEMILIIHAN METODE........................................................................................................ 7
A. Metode PDCA (8 Langkah) ................................................................................... 7
B. Metode POAC Tujuh Langkah ............................................................................ 8
C. Metode Business Process Reengineering ........................................................ 9
3.2. STRUKTUR PROJECT ........................................................................................................10
A. Project PDCA (8 Langkah) & POAC .................................................................10
B. Project Business Process Re-engineering .....................................................11
3.3. Seven Tools of Management .......................................................................................12
A. Affinity Diagram .....................................................................................................12
B. Interrelationship Diagram ..................................................................................13
C. Tree Diagram ...........................................................................................................15
D. Matrix Diagram .......................................................................................................16
E. Matrix Data Analysis Method ............................................................................18
F. Process Decision Program Chart .....................................................................20
G. Arrow Diagram ........................................................................................................21
IV. Tim Penilaian Breakthrough .........................................................................................................22
V. Penyampaian Breakthrough Project ..............................................................................................22
VI. Timeline Breakthrough Project ....................................................................................................23
VII. Mekanisme Penilaian Breakthrough Project ..........................................................................23
VIII. Dampak Improvement Program .................................................................................................26
4
BREAKTHROUGH PROJECT GUIDANCE 2018 BREAK THE LIMIT TO GAIN NET QUALITY INCOME
I. Apakah Breakthrough Project itu?
Breakthrough Project atau B-Project adalah inisiatif project dari tim atau grup tertentu yang memiliki
tujuan yang agresif dan dapat diukur serta memiliki strategic impact yang signifikan terhadap
perusahaan. Tujuan dari Breakthrough Project adalah:
• Menghasilkan output yang berdampak signifikan pada perusahaan seperti : pembentukan metode
baru, modifikasi produk atau output lain yang bersifat strategis
• Kualitas proses dan hasil kegiatan Breakthrough Project yang lebih kompetitif
• Inovasi yang mendorong pencapaian Net Quality Income yang sesuai target perusahaan
• Pencapaian tujuan perusahaan yang belum pernah terjadi atau bahkan tampak tidak mungkin
• Dukungan dan keterlibatan manajemen dalam membangun lingkungan yang kondusif bagi
terciptanya budaya inovasi
• Budaya kerja yang lebih agile sehingga menantang kompetensi lebih jauh
II. Implementasi Breakthrough
Pada lingkup Kalla Group, inisiasi breakthrough project baru berjalan di tahun 2018. Kalla Group mulai
mengklasifikasikan project yang masuk ke dalam kategori continuous improvement, breakthrough, dan
inovasi project. Hal ini didasarkan pada target KPI Net Quality Income ditahun ini yang mencapai angka
25 Milyar rupiah.
GAMBAR 1 - Cascade KPI Net Quality Income
Berdasarkan target KPI di atas, pengklasifikasian project yang berdampak high impact dan Low-
Medium Impact sangat dibutuhkan agar dapat diberikan metode pendampingan project yang sesuai
supaya target dapat tercapai.
GAMBAR 2 - Kategori Project
5
Adapun tahapan implementasi breakthrough di tahun ini berfokus pada inisiasi dan keikutsertaan
karyawan dalam breakthrough project. Tahapan-tahapan yang akan diimplementasikan tahun
2018 adalah :
1. Keikutsertaan seluruh divisi menjadi leader breakthrough project
2. Implementasi Business Process Re-engineering disalah satu Sub-Holding/SBU
3. Implementasi metode POAC sebagai salah satu metode dalam breakthrough project
4. Minimal terdapat 1 (satu) breakthrough project di setiap perusahaan
Oleh karena itu sesuai dengan fokus tahap b-project di tahun ini, perlunya untuk meningkatkan
awareness seluruh karyawan mengenai pentingnya untuk berkontribusi dalam program high impact
improvement ini. Hal ini dikarenakan sangat banyak keuntungan yang bisa diperoleh oleh karyawan
dan perusahaan apabila dapat mengimplementasikan breakthrough project ini secara baik, antara
lain :
Pencapaian target strategis perusahaan
Sinergi antar unit business di lingkup Kalla Group
Memberikan result project yang berdampak besar terhadap ketercapaian target Net Quality
Income perusahaan
Tabel 1 - Perbedaan Kategori Improvement
Faktor Continuous
Improvement Breakthrough Innovation
Impact Low to Medium
(Est. < 2 Milyar) High
Generating revenue
by creating new
product
GAMBAR 3 - Skema Implementasi Breakthrough
6
Faktor Continuous
Improvement Breakthrough Innovation
Metode
• 8 Step (Kaizen)
• Quality Control
Circle
• PDCA (BUP, VCP)
• POAC
• Six Sigma (DMAIC,
DMADV)
• Business Process Re-
engineering
• Project Management
Business Invention
Lingkup Tema KPI Unit Kerja
• KPI
• Management
Workshop
• Business Plan
• SWOT
• Front line Workshop
• Brainstorming session
Management
Agreement
Jenis
Perbaikan
Perbaikan dari proses
yang sudah ada
Dari proses yang belum
ada menjadi ada atau
membangun kembali (re-
build)
Hal yang baru
Focus
Development
Metode penggalian akar
masalah
Metode Organizing &
Coaching Counseling
Metode penemuan
ide & implementasi
Output Project Penyelesaian problem di
unit kerja sendiri
Penyelesaian problem
yang bersifat strategis,
min strategi Divisi
Penyelesaian
problem yang
berstrategis, min
strategi SBU
Mekanisme
Pemilihan
Tema
Disetujui atasan
langsung
Disetujui oleh
manajemen pada kick-off
Disposisi langsung
oleh Top
Management
Tipe Aktivitas Rutin (berkelanjutan) Tidak rutin Tidak rutin
Tim Kerja
1 – 5 orang (Internal
fungsional / cross
fungsional dalam satu
SBU)
3 orang (Cross-
Functional dalam satu
SBU atau lintas SBU)
Management
Agreement
(Melibatkan seluruh
functional dalam
implementasi)
Durasi Project 3 – 6 bulan 3 bulan – 1 tahun Minimal 1 tahun
Investasi Biaya Kecil Menengah Besar
7
III. Bagaimana melakukan Breakthrough Project tersebut?
Breakthrough Project dapat dilakukan dengan beberapa metode seperti:
PDCA dalam lingkup lintas business unit atau value chain (BUP/VCP)
POAC
Business Process Reengineering
Six Sigma
Project Management.
3.1. PEMILIIHAN METODE
A. Metode PDCA (8 Langkah)
Metode PDCA (8 Step) dapat diimplementasikan dalam penyelesaian breakthrough project.
Hanya saja lingkup project yang diselesaikan harus masuk dalam kategori Value Chain Project
atau Business Unit Project.
Tabel 2 - Kategori Project Kaizen
Category Related
Parties KPI
Trouble
Shooting
Focus
Appraisement
Area
Result in
2017
Plan in
2018
VCP Value Chain
Project
Cross
Company Company
Business
Portofolio New Business
Not Activated
Yet
Implemented in B-
Project
BUP Business
Unit Project
Within 1
Company Company
Business
Portofolio Business
Not Activated
Yet
Implemented in B-
Project
GP Group
Project
Cross
Department/
Branch
Division/
Department Operation KPI
Implemented
in Kalla OTO
Implemented in
Kaizen System
SGP Small
Group
Project
Intra
Department/
Branch
Division/
Department Operation KPI
Implemented
in 9 SBU
(Kalla Group)
Implemented in
Kaizen System
IP Individual
Project
Individual Process Operation KPI Process Implemented
in Kalla OTO
Implemented in
Kaizen System
Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah, yaitu:
1. Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.
2. Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.
3. Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau pemeriksaan.
4. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan
standardisasi dan rencana selanjutnya.
8
GAMBAR 4 - Langkah-Langkah PDCA
B. Metode POAC Tujuh Langkah
POAC merupakan salah satu bentuk dari manajemen organisasi yang dimana bertujuan untuk
mengembangkan atau mengelolah project maupun organisasi.
Penjabaran POAC terdiri dari 7 (tujuh) langkah, yaitu:
PLANNING
Tahapan Planning dalam sebuah project meliputi penentuan tema project, skala prioritas,
tujuan yang akan dicapai dan Activity Plan.
ORGANIZING
Pada tahapan Organizing meliputi bagaimana cara mengorganisasikan Man, Method,
Material, Machine, Money, Environment, Time, Place, dan Organization.
ACTUATING/LEADING
Pada tahapan Actuating meliputi cara mengeksekusi project dan bagaimana Leadership
Skill menjadi salah satu factor penentu keberhasilan project.
CONTROLLING
Pada tahap Controlling ini merupakan tahapan mengevaluasi project yang telah di
eksekusi dan membuat standardisasi yang baru. Standarisasi harus dibuat dalam bentuk
dokumen kualitas sesuai dengan Quality Management System (QMS) atau sertifikasi
manajemen sistem yang digunakan pada perusahaan (contohnya: ISO). Format dokumen
kualitas yang sesuai dengan QMS mengacu pada lampiran dokumen Guidance Kaizen
System.
8 Steps Problem Solving
1 2 34
5
6
7
8
PLAN
CHECK
ACTION
DO
1. Alasan Pemilihan Tema
2. Analisa Kondisi yang Ada
3. Penetapan Target
4. Analisa Sebab Akibat
5. Rencana Penanggulangan
6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil
7. Evaluasi Proses & Hasil
8. Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya
GAMBAR 5 - Langkah - Langkah POAC
9
C. Metode Business Process Reengineering
Business Process Reengineering merupakan suatu proses merubah proses bisnis secara
radikal dan dramatis agar bisnis proses tersebut menjadi lebih efektif dan efisien tanpa
adanya perubahan struktur organisasi dan fungsi bisnis proses itu sendiri. Poin penting
dalam Business Process Reengineering adalah:
Perancangan ulang mendasar
Perancangan radikal sistem bisnis
Mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran kinerja kontemporer di area kritis seperti
biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan
Tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan business process re-engineering dibagi
dalam tiga fase dan pada setiap tahapan di akhir fase akan dilakukan presentasi progress per-
fase di hadapan steering committee untuk memberikan keputusan keberlanjutan project ke
fase selanjutnya. Adapun pembagian fase adalah sebagai berikut:
Fase 1:
1. Menyusun rencana kerja
2. Menentukan target & tujuan
3. Memetakan proses as is
4. Mengukur proses as is
5. Menganalisa hasil pengukuran as is
Fase 2:
1. Membuat desain baru
2. Melakukan uji coba terhadap desain baru
GAMBAR 6 - Siklus Re-engineering Business Process
10
3. Menyusun rencana implementasi
4. Persetujuan implementasi
Fase 3:
1. Implementasi perubahan desain proses
2. Mengukur hasil implementasi desain baru
Setelah fase ketiga selesai, selanjutnya akan dilanjutkan proses transisi ke tahap continuos
improvement
3.2. STRUKTUR PROJECT
A. Project PDCA (8 Langkah) & POAC
Tugas dan tanggung jawab setiap jabatan pada organisasi project PDCA & POAC adalah
sebagai berikut:
Advisor
(Level jabatan tertinggi dalam perusahaan. Contoh: Chief/Direksi)
Menempatkan Breakthrough Project sebagai salah satu aktivitas strategisnya
Menghargai faktor manusia
Berfokus pada Impact dan Quality
GAMBAR 7 - Langkah Penyusunan BPR
GAMBAR 8 - Struktur Project PDCA & POAC
11
GAMBAR 9 - Struktur Project BPR
Memberikan arahan yang konstruktif
Leader
(Satu layer dibawah level jabatan tertinggi dalam perusahaan. Contoh: Division Head)
Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta
anggotanya melalui, Evaluasi Prestasi Kelompok dan PDCA Meeting.
Memimpin dan memotivasi anggota agar meningkatkan kemampuannya
Mengadakan training
Mengatasi masalah-masalah yang ada baik system maupun SDMnya
Try & Error (strategi & kreativitas)
Membangun tim yang solid
Member
Rajin berpartisipasi dalam setiap pertemuan
Mau berbagi pengetahuan dan pengalaman
Berani memberikan pendapat dan mengambil tanggung jawab
Membuat ringkasan atau notulesi pertemuan
B. Project Business Process Re-engineering
Tugas dan tanggung jawab setiap jabatan pada organisasi Re-engineering Business Process
adalah sebagai berikut:
BPR Steering Committee
Terdiri dari pimpinan perusahaan dan jajaran manajemen yang berkepentingan dan
berkompeten dalam mengendalikan pelaksanaan Business Process Re-engineering (2-4 orang).
Project Manager Officer
Pimpinan project yang bertugas memastikan pelaksanaan Business Process Re-engineering
project berjalan sesuai rencana dan mencapai target pelaksana project (1 orang).
12
Strategic Team
Perancang Business Process Re-engineering project bertugas untuk memetakan, mendesain,
mengukur, mengevaluasi, merekayasa, dan memastikan pelaksanaan project dapat mencapai
sasaran dan target yang telah ditetapkan (4-8 orang).
Floor Team
Pelaksana hasil perancangan Business Process Re-engineering yang sudah disiapkan oleh
Strategic Team, dan memberikan feedback baik kendala, kesulitan maupun kemampuan
sumber daya, baik sumber daya manusia, proses, alat, material, dan sistem yang ada maupun
yang sudah di improve selama pelaksanaan project.
3.3. Seven Tools of Management
Tujuh alat atau seven tools of management merupakan alat bantu yang digunakan untuk proses
analisa dalam metode breakthrough yang telah dijelaskan dalam point 3.1. Seven tools management
adalah sebagai berikut:
Affinity Diagram
Relationship Diagram
Tree Diagram
Matrix Diagram
Matrix-Data Analysis Method
Process Decision Program Chart
Arrow Diagram
A. Affinity Diagram
Affinity Diagram dikembangkan oleh Kawakita Jiro, adalah hasil penggabungan sejumlah besar
data berbentuk bahasa (gagasan, opini, issue, dsb). Mengelompokkan sesuai hubungan alamiah,
kemudian menetukan nama-nama pengelompokkan tersebut. Proses ini lebih merupakan
proses kreatif dari pada proses logis karena data dinyatakan dalam pengertian yang menyeluruh
dan harmonisasi unsur-unsur, bukan analitik dan stratifikasi. Affinity Diagram bermanfaat dalam
pengumpulan data, opini/issue serta gagasan tentang sesuatu yang:
Belum diketahui,
Dalam wilayah yang belum dikenal,
Keadaan tidak terorganisasi sama sekali
Kemudian data itu diringkas menjadi narasi, bukan bilangan kuantitatif, untuk ditindak
lanjuti.
Tahapan yang diperlukan dalam membuat Diagram Afinitas adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan karyawan-karyawan atau anggota kelompok untuk melakukan curah
13
pendapat (brainstorming).
2. Menuliskan semua ide untuk permasalahan yang dibahas pada kertas Post-it atau Sticky
Notes.
3. Kumpulkan semua kertas Post-it/Sticky Notes yang telah ditulis dengan berbagai ide tesebut
ke satu tempat (seperti meja, papan tulis, lantai ataupun dinding).
4. Menyortir (sorting) dan mengklasifikasikan ide-ide tersebut menjadi beberapa kelompok
berdasarkan pendapat tim/kelompok.
5. Berikan nama ataupun judul pada kelompok-kelompok ide tersebut.
GAMBAR 10 - Contoh Affinity Diagram
B. Interrelationship Diagram
Relationship Diagram adalah teknik menggambarkan gagasan, issues atau permasalahan yang
dihadapi, dan hubungan logis atau urutan dari setiap hal tersebut. RD adalah proses kreatif yang
menunjukkan bahwa setiap gagasan, pada saat yang sama, dapat terkait secara logis dengan
beberapa gagasan lainnya. Metode ini menuntut pola pikir “multidirectional” lebih daripada pola
pikir “linear”. Manfaat dari Relationship Diagram adalah:
Menghadapi masalah kompleks, dimana kaitan antara hal yang satu dengan yang lain sukar
ditentukan.
Mengurutkan tindakan manajemen yang kritis
Menentukan akar permasalahan dari sejumlah gejala.
Tahapan yang diperlukan dalam membuat Diagram Afinitas adalah sebagai berikut:
1. Sebelum membuat Diagram Hubungan, sediakan dulu beberapa perlengkapan alat tulis
seperti kertas yang berukuran agak besar, pena dan kartu/sticky note.
2. Tuliskan isu permasalahan yang akan dijadikan topik untuk memahami lebih jauh tentang
sebab dan akibat permasalahan tersebut.
3. Tuliskan diatas kartu atau sticky note yang disediakan.
4. Lakukan Brainstorming dan tuliskan semua ide-ide yang didapatkan di kartu atau sticky note.
5. Letakan Ide yang tertulis tersebut dan tempatkan berdekatan dengan ide yang kuat
14
hubungannya.
6. Ulangi langkah no. 4 hingga semua ide yang tertulis memiliki tempatnya masing-masing.
7. Pelajari kembali ide-ide tersebut dengan menanyakan “apakah ide ini merupakan penyebab
atau mempengaruhi ide lainnya?”. Jika ada pengaruhnya, maka gambarkan panah yang
saling mempengaruhi tersebut.
8. Ulangi langkah no. 6 hingga semua ide memiliki panahnya.
9. Menganalisis Diagram dengan cara berikut ini :
a. Hitung jumlah arah panah yang “Masuk” dan “Keluar” pada setiap ide. Tuliskan jumlah
tersebut dibawah kotak Ide yang bersangkutan. Ide yang memiliki Panah terbanyak
merupakan Ide kunci atau Ide Utama.
b. Ide yang memiliki Panah dengan arah “Keluar” terbanyak adalah Ide yang menunjukan
Penyebab Masalah yang menjadi prioritas pertama dalam penanganan.
c. Ide yang memiliki Panah dengan arah “Masuk” terbanyak adalah Ide yang menunjukan
efek akhir yang mungkin merupakan masalah penting yang harus diatasi.
Penerapan Relationship Diagram pada umumnya ada tiga bentuk yaitu;
Centrally Converging ID:
Masalah / faktor utama yang akan dipecahkan diletakkan dipusat dan yang lain disekitarnya.
Directionally Converging ID :
Masalah / faktor utama yang akan dipecahkan diletakkan di ujung dan factor yang lain
diletakkan menurut arus hubungan sebab-akibat menuju masalah utama.
Relationship Indication ID:
Tidak ada batasan apapun sepanjang menunjukkan hubungan sebab-akibat sejelas mungkin.
15
C. Tree Diagram
Tree Diagram adalah diagram yang secara sistematis memetakan suatu kerja, dari tujuan utama
ke tujuan antara, secara makin detail dan menyeluruh. Tree Diagram membawa kita dari
gambaran amat detail tentang implementasinya. Disebut Tree Diagram karena menggunakan
bentuk pohon. Beberapa Kegunaan Diagram Pohon (Tree Diagram) adalah sebagai berikut:
1. Membantu untuk menemukan akar permasalahan.
2. Curah pendapat (brainstorming) untuk mendapatkan solusi.
3. Menjelaskan langkah-langkah atau perincian kepada orang lain.
4. Mengidentifikasikan ruang lingkup sebuah proyek.
5. Menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah.
6. Untuk menganalisa suatu proses pekerjaan secara terperinci.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyiapkan Diagram Pohon (Tree Diagram) :
1. Tuliskan Topik yang ingin dibahas, contohnya seperti permasalahan yang ingin diselesaikan,
Proyek yang direncanakan ataupun nama proses yang ingin dianalisa.
2. Kembangkan Topik tersebut dengan menanyakan pertanyaan selanjutnya seperti “Apa
penyebab masalah ini terjadi?”, “Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan
proyek ini”, “Mengapa hal ini bisa terjadi” dan lain sebagainya. Gunakan pertanyaan “Apa”
dan “Mengapa”.
3. Gunakan cara curah pendapat atau brainstorming untuk mengembangkan semua
kemungkinan pertanyaan dan jawabannya hingga menemukan solusi ataupun akar
permasalahannya.
4. Lakukan pemeriksaan ulang diagram pohon tersebut apakah semua yang tertulis diperlukan
untuk menyelesaikan masalah yang bersangkutan dan apakah cukup untuk menemukan
akar permasalahannya.
GAMBAR 11 - Contoh Tree Diagram
16
D. Matrix Diagram
Alat ini sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk suatu
perbaikan proses atau produk. Matrix diagram terkadang disebut juga sebagai Quality Function
Deployment (QFD). Alat ini membantu membandingkan sejumlah besar informasi, misalnya
karakteristik, fungsi, dan tugas. Matrix diagram selalu terdiri dari baris dan kolom yang
menggambarkan hubungan dua atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi tentang sifat
dan kekuatan dari masalah sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide untuk memecahkan
masalah. Matrix Diagram menunjukkan secara grafis:
Ada atau tidak adanya hubungan antara dua item tau lebih;
Berapa kuat hubungannya;
Arah hubungan.
Manfaat Matrix Diagram yaitu:
Mengetahui urutan kerja yang dibutuhkan sehubungan dengan “Key issues”, sasaran atau
masalah yang dihadapi?
Mengetahui apa saja bagian dari permasalahan yang harus ditanggulangi?
Apakah implementasinnya masuk akal?
Seberapa rumit atau sederhana proses implementasinnya?
Apakah penugasan atau pilihan prioritas yang dapat memulai program ini?
Matrix diagram dapat dibentuk dalam beberapa cara yang berbeda, yaitu sebagai berikut:
1. L-matrix menghubungkan dua grup (grup B ke grup A) atau menghubungkan item–item
dalam satu grup (item–item dalam grup A).
GAMBAR 12 - Contoh L-Matrix Diagram – Keterlambatan Waktu Pengiriman
2. T-matrix menghubungkan tiga grup (grup B dan C ke grup A, tetapi grup B dan C tidak
saling terhubung).
17
GAMBAR 13 - Contoh T-Matrix Diagram –
Tugas Pekerjaan dan Pelatihan yang Telah Diikuti oleh Tiga Orang Engineer
3. Y-matrix menghubungkan tiga grup, masing-masing grup ini berhubungan dengan dua
grup lainnya dalam mode melingkar.
GAMBAR 14 – Contoh Y-Matrix Diagram – Tanggung Jawab Kinerja terhadap Kebutuhan Pelanggan
4. C-matrix menghubungkan tiga grup semuanya secara bersamaan, berbentuk 3 dimensi.
GAMBAR 15 - C-Matrix Diagram – Matriks yang Menghubungkan Produk, Pelanggan, dan Lokasi Pabrik
5. X-matrix menghubungkan empat grup, masing-masing terhubung dengan dua grup
lainnya dalam mode melingkar.
18
GAMBAR 16 – Contoh X-Matrix Diagram – Hoshin Kanri untuk Manajemen dan Reduksi Biaya WIP
6. Roof-matrix menghubungkan item–item dalam satu grup, ini biasanya digunakan
bersamaan dengan L-matrix atau T-matrix.
GAMBAR 17 - Contoh Roof-Matrix Diagram – Perancangan Tata Letak Pabrik
E. Matrix Data Analysis Method
Matrix-Data Analysis Method adalah kombinasi dari Tree Diagram dan Matrix Diagram untuk
membantu penentuan prioritas dari pilihan yang multi faktor dan kompleks. Manfaat dan
penerapan dari Matrix-Data Analysis Method sebagai berikut:
Memilih satu dari beberapa pilihan calon / kandidat (orang, peralatan, proyek)
Memprioritaskan urutan atau jadwal program perbaikan yang semuanya “baik”
Pimpinan perusahaan perlu menetapkan target terobosan bagi seluruh organisasi (misalnya
dalam proses Policy Management).
19
GAMBAR 18 - Contoh Penggunaan Full Analytical Criteria
Adapun metode penggunaan dari Matrix-Data Analysis Method adalah sebagai berikut :
Metode “Full Analytical Criteria”
Tiga fase pelaksanaan Full Analytical Criteria:
a. Menentukan kriteria pemilihan dan bobotnya.
b. Menentukan Prioritas relatif dari setiap pemilihan.
c. Menentukan prioritas pilihan akhir berdasarkan kriteria yang ada.
Langkah-langkah penyusunan “Full Analytical Criteria”:
1. Menetapkan sasaran yang akan dicapai. Gunakan informasi dari Tree Diagram.
2. Menetapkan kriteria pemilihan. Kriteria yang jelas, misalnya: Harga murah.
3. Menetapkan prioritas atau bobot setiap kriteria. Misalnya 10, 5, 1, 1/5, 1/10
4. Bandingkan hasil setiap kriteria untuk setiap pilihan. Jumlah nilai per pilihan, per kriteria dan %
thd. Total
Metode “Consensus Criteria”
Ciri – ciri dari Metode “Consensus Criteria” adalah:
Mempunyai matriks L
Daftar pilihan ada pada sisi vertical
Daftar kriteria ada pada sisi horizontal
20
GAMBAR 19 - Contoh Penggunaan Metode Consensus Criteria
Perbedaan Consensus Criteria dengan Full Analytical Criteria adalah:
Bobot kriteria ditentukan oleh anggota team
Urutan bebas
Langkah-langkah penyusunan Consensus Criteria adalah:
1. Buat Matriks-L berdasarkan pilihan dan kriteria yang ada
2. Buat kriteria dan prioritas kriteria (bobot)
3. Tentukan ranking total setiap pilihan, berdasarkan ranking individu.
4. Kalikan nilai ranking dengan bobot setiap pilihan
5. Ranking akhir didapat dari perkalian total ranking pilihan dengan bobot dari setiap kriteria.
F. Process Decision Program Chart
Process Decision Program Chart (PDPC) adalah metode untuk memetakkan rangkaian kejadian-
kejadian yang dibayangkan, dapat terjadi di masa mendatang, dalam pelaksanaan suatu
rencana. PDPC mengidentifikasikan langkah-langkah antisipasi penanggulangan yang dapat
diambil, sehingga pada saat kejadian tersebut benar-benar terjadi, kita lebih siap
menghadapinya. Situasi yang membutuhkan PDPC:
R & D atau Pengembangan Produk Baru
Proyek-proyek Perintisan (Pioneering Projects)
o Proyek-proyek peluncuran pesawat luar angkasa
o Pendakian gunung yang belum pernah didaki,
o Launching produk baru.
Antisipasi Kecelakaan atau musibah
Karakteristik Metode PDPC:
PDPC tidak mempunyai aturan atau struktur tertentu, selaras dengan masalah yang dihadapi
PDPC dapat dimulai dengan kondisi awal, atau dari kondisi akhir
21
GAMBAR 20 - Contoh Process Decision Program Chart
GAMBAR 21 - Contoh Gun Chart
Jika kita dihadapkan pada permasalahan yang baru, atau informasi baru, atau sampai pada
kondisi baru yang tidak terbayangkan sebelumnya, PDPC harus direview kembali.
Langkah-langkah dalam menyusun PDPC adalah:
1. Bentuk Tim dengan anggota yang tepat
2. Tentukan Basic-Flow dari permasalahan.
3. Buat PDPC dengan format yang disepakati
Buat cabang berdasarkan urutan kerja
Tidak lebih dari dua langkah
Cari cara-cara penanggulangan yang dapat dilakukan
Tentukan cara penanggulangan yang paling penting dan mungkin untuk dilakukan, berikan
tanda.
G. Arrow Diagram
Arrow Diagram adalah alat yang cocok digunakan untuk membuat jadwal suatu tugas yang
kompleks dan saling terkait. Alat ini menunjukkan waktu penyelesaian dan hal-hal yang
menentukannya. Bias digunakan untuk tugas yang sudah dikenal dengan sub-tugas yang sudah
diketahui durasi waktunya. Nama lain adalah: Activity Network Diagram (AND). Program
Evaluation and Review Technique (PERT) atau Critical Path Method (CPM).
22
IV. Tim Penilaian Breakthrough
Breakthrough Project akan dinilai oleh pihak management secara berjenjang. Reviewer adalah dewan yang
diberikan kewenangan dalam memberikan penilaian dan saran kepada project maupun peserta. Dalam
pelaksanaan Breakthrough, terdapat dua tipe juri yaitu Juri Tetap dan Juri Ahli:
Internal Reviewer/Mentor adalah tim dari top management di masing-masing Sub-Holding & SBU
yang mempunyai wewenang dalam memberikan penilaian dan saran serta kritik yang konstruktif
terhadap project yang diberikan. Mentor terdiri dari Top Management (pimpinan tertinggi) di Sub-
holding/SBU.
Reviewer Corporate adalah tim penilai yang mempunyai wewenang dalam memberikan penilaian
dan saran serta kritik yang konstruktif terhadap project yang diberikan. Tim penilai terdiri dari Board
of Director ataupun yang diberikan tugas oleh BoD.
Expert Reviewer adalah seseorang yang mempunyai wewenang dalam memberikan penilaian, saran,
dan kritik yang konstruktif terhadap project yang diberikan dari segi keahlian khusus di bidang
tersebut (expertise). Juri Tetap terdiri dari perorangan atau kelompok yang expert terhadap materi
breaktrough project yang akan di-review atau memiliki pengalaman dalam penilaian kompetisi
Improvement maupun Inovasi.
Tim penilai ini akan disahkan dalam bentuk Surat Keputusan tim penilaian breakthrough project.
V. Penyampaian Breakthrough Project
Penyampaian Ide
Penyampaian project Breakthrough dilakukan oleh masing-masing project leader dan harus mendapatkan
persetujuan top management disetiap Sub-Holding/SBU dan Board of Directors. Project yang diajukan
harus didaftarkan ke dalam web improvement. Apabila project telah disetujui maka dilanjutkan hingga
tahapan Kick Off Breakthrough.
Pembuatan Materi Power Point (PPT)
Penyampaian project Breakthrough dituliskan dalam bentuk power point. Materi power point ini
selanjutnya dilakukan upload materi presentasi ke dalam sistem aplikasi improvement Kalla Group. Setiap
materi presentasi haruslah mencantumkan Net Quality Income. Pengiriman materi dapat dilakukan secara
bertahap sesuai dengan progress selesainya materi, sampai dengan H-7 sebelum tahap presentasi
dimulai.
Closing Report
Pembuatan Closing Report didokumentasikan dalam bentuk format A3 dan juga mencantumkan Net
Quality Income. Pembuatan Materi A3 dilakukan ketika (wrap up) Final Presentation Breakthrough
project.
23
GAMBAR 22 - Timeline Pelaksanaan B-Project
VI. Timeline Breakthrough Project
VII. Mekanisme Penilaian Breakthrough Project
A. Monitoring rutin
Monitoring ini dilakukan secara rutin oleh top management di Sub-Holding & SBU masing-masing.
Monitoring dapat dilakukan melalui review meeting khusus atau dibahas secara bersamaan saat
PDCA Meeting di masing-masing perusahaan. Jadwal pelaksanaan ini dapat diatur oleh masing-
masing Sub-Holding & SBU. Pelaksanaan Review rutin akan di lakukan oleh Business Improvement
Officer masing-masing Sub-Holding/SBU.
B. Penilaian Tahap Awal (Presentasi 1)
Penilaian Tahap Awal berupa Review Materi Power Point terkait progress breakthrough project
dihadapan reviewer corporate, dengan beberapa ketentuan sebagai berikut:
Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil Project
Reviewer akan memberikan feedback berupa masukan, saran, dan kritik membangun dan
memberikan penilaian sementara sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia.
Panitia dalam hal ini adalah Corporate Strategic Division atau tim yang telah dibentuk atas
persetujuan CSD Directorate.
C. Penilaian Tahap Kedua (Presentasi Akhir dan Genba)
Penilaian Tahap kedua berupa Review Materi Power Point terkait progress final breakthrough project
dihadapan reviewer corporate dan selanjutnya dilanjutkan pada tahapan genba sebagai bentuk
24
validasi lapangan terhadap project. Ketentuan pada tahap ini adalah sebagai berikut :
Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi
Presentasi 2
Presentasi 2 dilakukan dihadapan Corporate reviewer dan external reviewer (bila ada).
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement
Seluruh reviewer akan memberikan feedback berupa pertanyaan menguji, evaluasi, masukan,
saran, dan kritik konstruktif serta memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan
Panitia
Perwakilan corporate reviewer/external reviewer/tim genba yang ditunjuk oleh corporate
reviewer akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja. Pelaksanaan Genba akan
mengikutsertakan Tim dari Internal Audit guna untuk memastikan ketercapaian Net Quality
Income. Hasil Genba akan mengeluarkan Financial Statement untuk Net Quality Income. Genba
ini dilakukan secara opsional apabila dirasa genba yang telah dilaksanakan oleh pihak internal
sub-holding/SBU menunjukkan data yang kurang akurat
Pelaksanaan Presentasi Akhir dan Genba dilakukan oleh Corporate Strategic Division.
D. Kriteria Penilaian Breakthrough
Indikator penilaian pada tahap Methodology & Analysis:
Prioritas project berdasarkan Visi Misi Kalla Group/Strategic Map Kalla Group
Penggunaan metode Six Sigma/POAC/Business Process Reengineering/
Analisa kesenjangan/gap melalui penggalian akar masalah
Indikator penilaian pada tahap Solution:
Kreativitas gagasan (keunikan, manfaat, dan dampak) terhadap perusahaan
Kelayakan implementasi dan replikasi ke area lain
Ide project tergolong dalam inovasi baru untuk perusahaan
Indikator penilaian pada tahap Project Scale:
Skala project berdampak pada perubahan struktur secara radikal
Perubahan terhadap budaya perusahaan
Ada sinergi dengan Business Unit yang lain
Indikator penilaian pada tahap Impact:
Project yang dibuat berdampak pada Internal Perusahaan
Project yang dibuat berdampak External Customer
25
Indikator penilaian pada tahap Net Quality Income:
Project Breakthrough memberikan Net Quality Income secara real pada perusahaan
Net Quality Income yang dihasilkan mencapai target perusahaan.
E. Penilaian Net Quality Income (NQI)
Net Quality Income adalah hasil yang didapat dari project improvement dengan menggunakan
rumus: Manfaat Riil (Financial Benefit) – Biaya Project (Incremental Cost Only). Net Quality Income
terdiri dari:
1. Manfaat Riil (Financial Benefit)
a. Penurunan Biaya Operasi adalah biaya berupa pengeluaran uang untuk melaksanakan
kegiatan pokok, yaitu berupa biaya penjualan dan administrasi untuk memeroleh
pendapatan, tidak termasuk pengeluaran yang telah diperhitungkan dalam harga pokok
penjualan dan penyusutan. Seperti Penurunan Rework/Scrap, Biaya Overtime, Penghematan
Material, Penurunan Biaya Garansi/Klaim dll
b. Peningkatan Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh perusahaan dari
aktivitasnya, kebanyakan dari penjualan produk dan/atau jasa kepada pelanggan. Seperti
Peningkatan Kapasitas, Pendapatan Baru, New Market, New Product dll
c. Pendapatan Bunga atau Interested Earned adalah yaitu diterima atas pinjaman uang yang
diberikan kepada pihak lain. Seperti peningkatan pendapatan Bunga, penurunan beban
bunga dll.
d. Aliran Kas adalah bagian dari aliran pemasukan dan pengeluaran kas yang mengubah
kondisi kas project atau perusahaan dalam setiap periode pembukuan. Seperti Penurunan
penggunaan fasilitas, penurunan tagihan (AR), penurunan holding cost inventory
2. Biaya Project (Incremental Cost Only)
a. Pengembangan Project adalah proses pengembangan kualitas project berupa
pengembangan kompetensi tim/karyawan, alat dan material yang mendukung tercapainya
sebuah project
b. Implementasi Project adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat dan Teknik
dalam aktivitas project untuk kebutuhan suatu project dalam mencapai sebuah tujuan yang
jelas. Seperti Pelatihan, Sosialisasi, Peralatan dll
c. Cara menghitung Net Quality Income dengan mengurangi Manfaat Riil (Financial Cost) –
Biaya Project (Incremental Cost Only) maka hasilnya adalah Net Quality Income.
26
F. Penilaian Breakthrough Project
Langkah-langkah penilaian Breakthrough Project adalah sebagai berikut:
1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada pada tabel
penilaian B-project berdasarkan kesesuaian setiap item dengan improvement yang dilakukan
peserta dan bukti (evidence) yang ada selama proses penilaian.
2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan).
3. Menjumlahkan nilai seluruh item kriteria penilaian.
4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria sebagai berikut:
Jenis Penghargaan Skor Akhir
Platinum
Skor ≥ 80
Gold
60 ≤ Skor < 80
Silver
45 < Skor < 60
G. Apresiasi Terhadap Keberhasilan Implementasi Breakthrough Project
Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
Juara pertama (Platinum) mendapatkan total apresiasi sebesar Rp 30.000.000,-
Juara kedua (Gold) mendapatkan total apresiasi sebesar Rp 25.000.000,-
Juara ketiga (Silver) mendapatkan total apresiasi sebesar Rp 20.000.000,-
VIII. Dampak Improvement Program Project-project Improvement yang secara konsisten dilaksanakan dilingkup Kalla Group akan
memberikan dampak pada:
Market Leader
Menghasilkan produk inovasi yang kompetitif sehingga mendorong pencapaian market leader.
Corporate Image
Membangun Image Perusahaan melalui kegiatan-kegiatan Improvement dan Inovasi
Operational Excellence
Terciptanya Best Practice dalam process dalam proses & QMS
Net Quality Income
Ukuran pencapaian Net Benefit dari kegiatan Improvement & Inovasi
27
GAMBAR 23 - Operational Excellence
Lean Organization
Terciptanya organisasi yang ramping dan efisien
Improvement Culture
Terciptanya budaya improvement dan inovasi di perusahaan