Blok prawny. Central European Outsourcing Forum.

www.kuczekmaruta.pl© Kuczek Maruta i Wspólnicy Sp. j.

Blok prawny. Central European Outsourcing Forum.

Marcin Maruta, Roman Bieda

www.kuczekmaruta.pl


Plan wykładu …

• Część pierwsza– Kluczowe aspekty prawne w umowach

outsourcingowych

• Część druga– Prawo autorskie i dane osobowe w kontraktach

outsourcingowych

• Część trzecia– Jak to na polskim rynku bywa – sukcesy i porażki

okiem prawnika

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

Część pierwsza

Kluczowe aspekty prawne.

Ograniczenia ustawowe i kontraktowe.

Osiem zagadnień, które warto dokładnie rozważyć.


Ontologia outsourcingu

• Czy Outsourcing istnieje? Regulacje ustawowe a outsourcing.

• Różne cele biznesowe, różne modele prawne.

• Nowy świat multisourcingu …• Co z tego wynika?

CEOF - Blok prawny


Ograniczenia ustawowe

• Ogólne przepisy bezwzględnie obowiązujące• Regulacje outsourcingowe - prawo bankowe• Regulacje szczególne – postępowania

antymonopolowe, certyfikaty bezpieczeństwa, przetwarzanie danych, koncesje i zezwolenia

• Gdzieś w tle podatki …

CEOF - Blok prawny


Ograniczenia kontraktowe (prawa osób trzecich)

• Bardzo częste:– Prawo autorskie

– Prawo pracy

• Stosunkowo rzadkie:– Obciążenia majątku

– Niespodzianki

CEOF - Blok prawny

© Kuczek Maruta i Wspólnicy Sp. j. www.kuczekmaruta.pl

W pozostałym zakresie – wola stron.

Teoretycznie.

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

Osiem zagadnień, które warto dokładnie rozważyć przed podpisaniem umowy.


CEOF - Blok prawny

IPrzedmiot umowy


Kilka refleksji

• To nie jest umowa jak wszystkie inne. • Bez zrozumienia i określenia katalogu usług

nie da się napisać dobrej umowy. Bez dobrej umowy ryzykuje się zbyt wiele.

• Brak zasobów po stronie zamawiającego, rola zewnętrznego konsultingu.

• Outsourcing a renegocjacje – bracia syjamscy.

CEOF - Blok prawny


Lepsza lepsza umowa czy lepszy lepszy partner?

• Problem pozornie pozaprawny. Pozornie.

• Powtórne umowy - 85% jest zawieranych z tym samym wykonawcą

• Pozycja rynkowa wykonawcy a warunki kontraktów.

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

IISLA


• Prawdziwy problem realnego biznesu. Czym jest SLA?

• Słowo - klucz: „mierzalność”. Jak opisać, weryfikować i rozliczać usługi. Precyzja, precyzja, precyzja.

• Elastyczność SLA – benchmarkingi, oceny użytkowników, odpowiedź na realne wymogi biznesowe.

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

IIIOczywista oczywistość

Audyt


• Audyty dwa: zamawiającego i wykonawcy

• Obszary krytyczne:– Własność intelektualna

– HR

– Umowy

– Specyfika branży i zamawiającego (zezwolenia, ochrona danych, bezpieczeństwo, postępowania antymonopolowe, inne przepisy prawa)


CEOF - Blok prawny

IV

Zarządzanie i nadzór nad wykonaniem umowy


• Pożytki z ITIL …• Struktura zarządzania, struktura

pełnomocnictw, nadzór przez zewnętrznych konsultantów

• Zarządzanie zmianami – pochwała elastyczności

• Szereg kwestii szczegółowych:– Plan awaryjny (business continuity plan)

– Współpraca i wymagania dla dostawców outsourcera (vendor managment)

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

VWynagrodzenie


• Trudności z wyceną. Niekompatybilność ofert. Zewnętrzne benchmarki.

• Systemy wynagrodzeń– ryczałty, punkty zmian, tickety etc. etc.

(a planowanie budżetu)

– opłaty za transakcję biznesową

– premie: udział w zyskach/obrotach, uzyskane oszczędności (i znów problem precyzji i mierzalności)

• Wynagrodzenie a kary umowne

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

VIOdpowiedzialność


• Struktura kar umownych a SLA/KPI– poziom szczegółowości (zalety SLA)

• Limity odpowiedzialności• Konsekwencje nienależytego

wykonania umowy:– obniżenie wynagrodzenia

– wypowiedzenie

– inne rozwiązania (wykonanie zastępcze ….)

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

VII

Zakończenie umowyProblem krytycznego znaczenia


Aspekty prawne wypowiadania umów:

• „Ważne powody”• Usługi, licencje, umowy z dostawcami• Zabezpieczenia podczas trwania

umowy• Opłata wyjścia

CEOF - Blok prawny


Exit plan

• Zajmuje czas („skutek natychmiastowy” wypowiedzenia)

• Wymaga aktywnego współudziału wykonawcy

• Grozi niespodziankami (usługi bez umowy, konkurenci, problem z offshoringiem, itp..)

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

VIII

Renegocjacje outsourcingu


• To zaczyna być standard - ponad 50% kontraktów jest renegocjowanych przed ich zakończeniem

– Klienci: cena.

– Wykonawcy: SLA i zakres usług

• „Wymuszenie renegocjacji” zapisami umownymi

• „Wymuszenie zmian” zapisami umownymi

CEOF - Blok prawny


Podsumowanie: algorytm przyzwoitej umowy

• Świadomość przepisów prawa i ich wpływu na umowę

• Analiza potrzeb, zakresu outsourcingu, audyt wewnętrzny

• Umowa:– Katalog usług, SLA, weryfikacja, rozliczanie, kary umowne– Elastyczna procedura zarządzania– Procedura wyjścia– Przewrażliwienie na kwestie własności intelektualnej

• Czynniki pozaprawne – wybór partnera, jasność wizji biznesowej, zespoły merytoryczne i konsultanci

• Czynnik czasu – zabójca dobrych umów

• Tak czy inaczej – duża szansa na potrzebę renegocjacji

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

Część druga

Prawa autorskie i dane osobowe w kontraktach outsourcingowych


Programy komputerowe – zmora outsourcingu

• Odmienne regulacje prawne. Bardzo odmienne

• Ogromna kontrola twórcy (producenta)• Wszechobecność softwaru• Odpowiedzialność za naruszenia praw

na zasadach ryzyka

CEOF - Blok prawny


Przed podpisaniem umowy.Scenariusze audytu.

• Transfer praw majątkowych na wykonawcę – rzadkie problemy, chyba że wspólne prawa

• Transfer licencji na wykonawcę – w 90% zakaz

• Uprawnienia wykonawcy do świadczenia outsourcingu oprogramowania

• „To też jest software” ?

CEOF - Blok prawny


Co warto zrobić

• „Własny” software– Pewność braku współtwórczości– Opcja odkupu– Zakaz licencji dla podmiotów konkurencyjnych?

• Licencje– Podpisane porozumienia z producentami

oprogramowania– Kwestia opłat

CEOF - Blok prawny


Dane osobowe. Niedoceniany i przeceniany problem.

• Szeroka definicja danych osobowych, szeroka definicja przetwarzania

• Liczne formalne wymogi• Sankcje prawne – niby ostre, acz …• Wrażliwość „medialna”

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

Przed zawarciem umowy …

AUDYT(przykładowo)

IDENTYFIKACJA

DANYCH

OSOBOWYCH ZWYKŁE/WRAŻLIWE

ZAKRES

I

CEL

PRZETWARZANYCH

DANYCH

ZBIORY

DANYCH

OSOBOWYCH

PODSTAWY

PRZETWARZANIA

ZAWARTE

UMOWY

O POWIERZENIEPRZETWARZANIA

SPOSÓB

PRZETWARZANIA

(TRADYCYJNY/

SYSTEM

INFORMATYCZNY


• Software „tam”, korzystanie „tu”– Sublicencje

– ASP

• Software „tu”, obsługa „tam”– Najem sprzętu, systemu i aplikacji

– Obsługa oprogramowania zamawiającego

W trakcie trwania umowy

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

OBOWIĄZKIUSTAWOWE

ADMINISTRATOR DANYCH

(outsourcer)

PROCESOR(insourcer)

• legalność przetwarzania• obowiązki informacyjne• obowiązki rejestracyjne• zabezpieczenie danych• odpowiedzialność

• zabezpieczenie danych • przetwarzanie w zakresie

i w celu • określonym w umowie• odpowiedzialność


• Retransfer praw majątkowych do rozwiązań dedykowanych

• Retransfer licencji (o ile możliwy, o ile opłacalny)

• Wartość dodana – utwory powstałe podczas trwania kontraktu

• Programy to nie wszystko - know how, procedury ….

Koniec umowy, początek kłopotów

CEOF - Blok prawny


Dane osobowe – This is the end

• Usunięcie danych = przetwarzanie • Procedury „zwrotu” danych osobowych• Migracja danych… • Prawa do baz danych obejmujących

zbiór danych osobowych

CEOF - Blok prawny


CEOF - Blok prawny

Część trzecia

Jak to w Polsce bywa – sukcesy i porażki okiem prawnika


„Właściciel nam kazał”

• Standardy korporacyjne, czyli jak administrować bazą danych z Chicago

• Nowe, lepsze stawki, czyli jak płacić mniej lub więcej

• Zabawa w grupach, czyli od wyzysku do sprawnych modeli

• Problem wiedzy i motywacji

CEOF - Blok prawny


„Głupie prawo”

• Trwoga przed przepisami, czyli jak wystraszyć wykonawcę

• VAT-ożercy, czyli co zrobić jak business case się nie domyka

• Niech żyje barbórka, czyli o niespodzinkach z prawa wynikających

• Centralne Biuro Ochrony Praw Własności Intelektualnej, czyli jak instynkt zawodzi

CEOF - Blok prawny


„Gra w ciemno”

• „Dajcie nam dostępność. Cokolwiek to jest”• „Dajcie nam 99,99% dostępności. Na pięć lat.

Za 100 złotych”• „A Pan Józek to przecież robił …”• „Wyoutsourcowaliśmy sobie wszystko. Łącznie

z Zarządem”.

CEOF - Blok prawny


„Napiszcie mi dobrą umowę”

• Fenomenalne zabezpieczenia prawne a realia biznesowe

• Wiara w markę Wykonawcy i siebie samego• Wiara w bicz Boży i kary umowne• Wiara w trwałość i stałość świata• Wiara w formalizmy• Wiara w zakończenie problemu

CEOF - Blok prawny


Jak sobie zrobić krzywdę …

• Outsourcing jako lekarstwo na wszystko• „O jeden most za daleko”• Błąd w wyborze wykonawcy• Brak przygotowania ze strony zamawiającego• Zły kontrakt, nieprecyzyjne SLA i zasady

zarządzania• Negocjacje pod presją czasu

CEOF - Blok prawny


Jak sobie zrobić dobrze …

• Strategia sourcingowa i świadomość ograniczeń

• Jasne wymagania co do SLA• Precyzyjny i elastyczny kontrakt• Negocjowanie bez presji czasu• Renegocjowanie gdy czas i pora

CEOF - Blok prawny

Kuczek Maruta i Wspólnicy s.j.Kancelaria Radców Prawnych

30-004 Kraków, Al. Słowackiego 64tel: +48 (0)12 634 15 35fax +48 (0)12 634 17 50

[email protected]

www.kuczekmaruta.pl

Dziękujemy

CEOF - Blok prawny

Blok prawny. Central European Outsourcing Forum.

Documents

Transcript of Blok prawny. Central European Outsourcing Forum.