BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION IT-LØSNING TIL DAG- TILBUD · af systemet, bl.a. i forhold til den...

BILAG 1

KRAVSPECIFIKATION

IT-LØSNING TIL DAG-

TILBUD

INDHOLD

1. Indledning 1 1.1 Baggrund 1 1.2 Scenarier 1 1.3 Definitioner anvendt i kravspecifikationen 2 2. Kunden 3 3. Generelle krav til tilbuddet 4 3.1 Afgrænsning 4 3.2 Basiskrav 4 3.3 Hovedtidsplan 4 3.4 Projektledelse 5 3.5 Opsætning og konfigurering 5 3.6 Implementeringsbistand 5 3.7 Test 6 3.8 Uddannelse ved ibrugtagning (option) 6 3.9 Dokumentation 7 3.9.1 Dokumentation af analysefasen 7 3.9.2 Dokumentation af løsningen 7 3.10 Brugersupport 8 3.11 Udviklingsplaner 8 3.12 Projektmodel 8 3.13 Bemanding 8 3.14 Involvering af kundens medarbejdere 9 3.15 Kundens udviklingsprojekter 9 4. Generelle krav til løsningen 10 4.1 Åbne standarder 10 4.2 Omkring kundens it-platform 10 4.3 Brugervenlighed og fleksibilitet 10 4.4 Forhold vedr. it-arkitektur og webtilgangsmuligheder 11 4.4.1 Differentieret anvendelse af løsningen 12 4.4.2 Brugeradministration 12 4.4.3 Snitflader i forhold til DagtilbudsIntra 13 4.4.4 It-sikkerhed 14 4.5 Krav til driftsplaner 14 4.6 Svartider, oppetider mv. 15 5. ScenarieBeskrivelse 16 5.1 Scenarier 16 5.1.1 Forældre 16 5.1.2 Personale og ledere 22

BILAG 01 – KRAVSPECIFIKATION – IT-LØSNING TIL DAGTILBUD SIDE 1

1. INDLEDNING

1.1 Baggrund Ikast-Brande Kommune ønsker på sigt at indgå kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en IT-løsning, der kan understøtte kommunikationen mellem hjem og daginstitution samt kom-munikationen internt i daginstitutionerne, mellem de forskellige daginstitutioner og til/fra forvalt-

ningen.

Med udgangspunkt i ”Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi 2011-2015” og Ikast-Brande Kommunes Digitaliseringsstrategi fra 2012, ønsker daginstitutionsafdelingen ved Ikast-Brande Kommune at understøtte en helhedsorienteret, effektiv og god service overfor brugerne af kom-munens tilbud. De kommende års økonomiske udfordringer med stigende pres på Ikast-Brande Kommunes

kerneydelser og færre medarbejdere til at klare opgaverne, tvinger os til at tænke i nye baner. Digitalisering er et af de værktøjer, der kan sikre en langsigtet økonomiske balance. Gennem

realisering af større tværgående projekter er det målet at opnå en effektiviseringsgevinst, der sva-rer til kommunens andel af de statsligt aftalte effektiviseringskrav med virkning fra 2015. Digitalisering er ikke nødvendigvis svaret på alle udfordringer, og det er ikke et mål i sig selv at

sætte strøm til eksisterende processer, hvis det er en bedre løsning at tænke i helt nye baner. Men der er ingen tvivl om, at digitalisering skal være med til at sikre, at vi også i fremtiden kan levere en offentlig service, der svarer til efterspørgslen og borgernes forventninger. Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsindsats er drevet af kreativitet, innovation og fornyelse. Det handler om at finde nye og mere effektive måder at løse vores opgaver på ved at udnytte IT og anden teknologi optimalt. Ikast-Brande Kommune vil være eksperimenterende. Kommunen vil ha-

ve fokus på værdien i at netværke og i at inddrage interessenter. I Ikast-Brande Kommune arbejdes der med digitalisering på flere områder, bl.a. i kommunikation med borgerne, i sagsbehandlingen og ved at erstatte manuelle rutiner med digitale. Dele af vel-færdsteknologiområdet baserer sig ligeledes på digitalisering. Den øgede anvendelse af digitalise-

ringen er desuden et naturligt element i arbejdsgangsanalyser, Lean og innovationsprojekter.

Den efterspurgte løsning skal understøtte en effektiv kommunikation, der sikrer et naturligt flow af

information og samtidigt giver tid til kerneopgaverne. Løsningen skal således være det naturlige

omdrejningspunkt for kommunikationen i og omkring dagtilbuddene.

Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse,

hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse

er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde.

Der ønskes besvarelse af samtlige nummererede krav, herunder scenarier. Kravene er nummere-

ret ”Krav nn” og ”Tilbud nn”, hvor ”Krav nn” er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor

”Tilbud nn” er udtryk for et krav til tilbuddet. I dokumentet, der vil indgå som bilag 1 til den ende-

lige kontrakt, vil ”Tilbud nn”-tekststykkerne ikke indgå. Der er ikke i kravspecifikationen anvendt mindstekrav i forhold til den efterspurgte løsning.

1.2 Scenarier

Der er gjort brug af scenarier til at specificere en række krav. Et scenarie er en struktureret tekst,

som beskriver en opgave, der ønskes it-understøttet.

Et scenarie indeholder:

Navn for scenariet

Præcisering af den primære aktør i scenariet

En beskrivelse af scenariet

2

En kortfattet opsummering af det resultat for aktøren, som ønskes opnået via scenariet.

Scenarier beskriver i generelle vendinger opgaver, der ønskes it-understøttet, og hvorledes kun-

den forestiller sig dette kan ske. Det forventes, at leverandøren i sin besvarelse af de efterfølgende

krav aktivt forholder sig til scenarierne og beskriver, i hvilken udstrækning og hvorledes leveran-

dørens tilbudte it-løsning understøtter og sikrer en opfyldelse af de beskrevne scenarier.

1.3 Definitioner anvendt i kravspecifikationen

Gruppe Gruppe af børn i et hus, en institution eller alle børn ved

en dagplejer

Hus/Institution En eller flere grupper af børn, tilhørende sammen geo-

grafiske sted og med fast personale tilknyttet

Daginstitution En eller flere huse/institutioner tilknyttet samme leder

Område En eller flere daginstitutioner tilknyttet samme område-

leder og med fælles forældrebestyrelse

DagtilbudsIntra Betegnelse for den løsning, der ønskes leveret på bag-

grund af denne kravspecifikation.

NemID I kravspecifikationen anvendes termen NemID, da det

for brugeren er den teknik med hvilken vedkommende

har logget ind.

Den bagvedliggende teknologiske løsning for single-

sign-on håndteres af NemLog-in, og med brug af NemID

henvises teknisk til anvendelse af NemLog-in.

3

2. KUNDEN

Ikast-Brande Kommune har ca. 40.000 indbyggere, heraf 2500 børn mellem 0 og 6 år indskrevet i

pasningstilbud.

Kommunen har p.t. 20 pasningstilbud samt dagplejen, fordelt på 29 daginstitutionshuse og ca.

208 dagplejere.

Personalet består af ca. 208 dagplejere, 155 pædagoger, 103 pædagogmedhjælpere og 20 lede-

re/administrativt personale.

Derudover er der i dagtilbudsafdelingen centralt ansat: - 3 personer i pladsanvisningen

- 1 økonomisk/administrativ medarbejder

- 1 udviklingsmedarbejder

- 1 pædagogisk konsulent

- 1 administrativ medarbejder i dagplejen

Yderligere generel information om kunden kan findes på www.ikast-brande.dk

Krav 1. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende or-

ganisering, således at den kan anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske ud-

vikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til

andre enheder.

Det forventes at dagplejere, ledere og alle børns forældre/værger vil være brugere af løsningen.

Desuden forventes det, at 80 % af pædagoger og pædagogmedhjælpere vil være brugere af løs-

ningen.

Krav 2. Den tilbudte løsning skal kunne håndtere det forventede antal brugere ved implemen-

tering af den tilbudte løsning i alle institutioner og ved alle dagplejere.

4

3. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET

Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til bedst mulig under-

støttelse af:

Komme/gå/fravær-registrering for børn og personale

Kommunikation mellem forældre og daginstitution, imellem forældre, samt offentlig kom-munikation via institutionens/dagplejens hjemmeside.

Kommunikation internt i daginstitutioner samt imellem dagpleje/daginstitutioner og til/fra daginstitutionsafdelingen

Håndtering af stamoplysninger for barn og forældre og personale.

Tilbud 1. Leverandøren skal i bilag 2s løsningsbeskrivelse redegøre for hvorledes den tilbudte

løsning understøtter i nævnte områder.

Der ønskes en webbaseret løsning, der via browser kan anvendes af ansatte og forældre. Desuden

ønskes det, at løsningen er forberedt til trykfølsomme skærme i daginstitutioner samt via smart-

phones og tablets. På trykfølsomme skærme samt smartphones og tablets er der ikke krav om, at

løsningen skal være browserbaseret, hvorfor leverandøren frit kan udforme brugerfladen på anden

vis, fx via en app.

Som udgangspunkt efterspørges der en standardløsning, og løsningen ønskes leveret som en ser-

vicebureauløsning, jf. definitionen ”servicebureau” i kontrakten, suppleret med kravene i kravspe-

cifikationen.

Løsningen skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed som kunde bør stille til en så-

dan løsning.

Tilbuddet skal omfatte optionen om uddannelse, jf. punkt 3.8. Endvidere skal tilbudsgiveren pris-

sætte optionen i bilag 13. Vilkår for udnyttelse af optionen fremgår af kontrakten.

3.1 Afgrænsning

Udbuddet omfatter ikke levering af den hardware og netværksteknologi, der er påkrævet ved kun-

den, for at slutbrugerne kan få adgang til løsningen.

Kunden har eksisterende hjemmesider for dagpleje, daginstitutioner mv. og ønsker at fastholde

disse i den eksisterende løsning, som er kundens fælles system (CMS) til administration af hjem-

mesider. Levering af åbne hjemmesider med information, der ikke kræver adgangskontrol er såle-

des ikke en del af denne kravspecifikation.

3.2 Basiskrav

Krav 3. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standard-

funktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialud-

vikling.

Krav 4. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og ind-

dateringer øjeblikkeligt slår igennem i hele løsningen.

3.3 Hovedtidsplan

5

Krav 5. DagtilbudsIntra ønskes klar til drift i hele kundens organisation senest den 1. septem-

ber 2014. På det tidspunkt skal den leverede løsning være klar til anvendelse i institu-

tionernes daglige arbejde.

Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valg af leverandør. I

denne fase skal løsningsbeskrivelsen færdiggøres i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Under

analyse- og designfase afklares endvidere kundens behov for indkøb og konfigurering af hardware

til anvendelsen af løsningen.

Tilbud 2. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med re-

levante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5.

Tilbud 3. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemfø-

relse af projektets analyse- og designfase.

Tilbud 4. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for re-

levante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som mi-

nimum beskrives:

Projektledelse

Opsætning og konfigurering

Implementeringsbistand

Testplanlægning og afprøvning

Uddannelse (option).

3.4 Projektledelse

Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelse

af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gen-

nemføres af kunden. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med kundens projekt-

ansvarlige.

Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sam-

menhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter.

Krav 6. Det er et krav, at tilbuddet medtager den samtlige til gennemførelse af projektet nød-

vendige projektledelse fra leverandørens side.

3.5 Opsætning og konfigurering

Krav 7. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemførelse af projektet nødven-

dige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen.

3.6 Implementeringsbistand

Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning

af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, im-

plementering af snitflader til de tilgrænsende systemer mv.

Krav 8. Det er et krav, at tilbuddet medtager den samtlige til gennemførelse af projektet nød-

vendige implementeringsbistand fra leverandørens side.

6

3.7 Test

Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at

der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning,

hvor repræsentanter fra kunden deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionali-

tet. Testen gennemføres på de hardware-platforme, der aftales under analyse- og designfasen.

Krav 9. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nød-

vendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontrakt-

mæssigt fastsatte afprøvninger af systemet.

3.8 Uddannelse ved ibrugtagning (option)

Leverandøren skal kunne levere brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer

og superbrugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale.

Kunden ønsker selv at forestå uddannelse af brugere.

Kunden ønsker at leverandøren udarbejder forslag til tilrettelæggelse af uddannelsens form og om-

fang for brugere. Det er således op til leverandøren, ud fra dennes erfaringer, at foreslå, hvilken

uddannelsesform (præsentation, hands-on-undervisning, e-læring mv.) og hvilket omfang der er

optimalt i forhold til den tilbudte løsning.

Kundens meddelelse om optionens udnyttelse skal gives til Leverandørens senest 30 dage efter

kontraktunderskrivelse, og Leverandørens skal påbegynde leveringen af optionens ydelser senest

1 måned efter Kundens meddelelse om optionens udnyttelse.

Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option.

Krav 10. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende medarbejdere:

Administratorer (ca. 2 systemadministratorer): Uddannelsen skal være på et ni-

veau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne

forestå de opgaver, der relaterer sig til at være systemadministrator.

Superbrugere (ca. 6 i alt): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang,

der bidrager med tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere

og kvalificere dem til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give

en udførlig indføring i anvendelse af DagtilbudsIntra.

Brugere (ca. 500 medarbejdere): Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt ni-

veau, der sikrer, at brugerne kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en

målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler.

Krav 11. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet og skal derfor forestås af

leverandøren. Undervisningen af superbrugerne skal være af en sådan kvalitet, at su-

perbrugere kan varetage den efterfølgende uddannelse af brugere. Superbrugere vil –

efter undervisningen fra leverandøren – varetage den efterfølgende træning af bru-

gerne i den daglige opgaveløsning.

Krav 12. Leverandøren skal udarbejde forslag til uddannelse af brugere, herunder uddannel-

sens form og omfang for brugere. Det er således op til leverandøren, ud fra dennes

erfaringer, at foreslå, hvilken uddannelsesform (præsentation, hands-on-undervisning,

e-læring mv.) og hvilket omfang der er optimalt i forhold til den tilbudte løsning

7

Krav 13. Uddannelsen af superbrugere og systemadministratorer skal foregå hos kunden, der

stiller lokaler og udstyr til rådighed. Til evt. hands-on-undervisning har kunden et it-

undervisningslokale med plads til 20 antal deltagere pr gang.

Krav 14. Uddannelsen af superbrugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfigu-

ration og arbejdsprocesser indgår.

Krav 15. Uddannelsen af superbrugere koordineres efter aftale med kunden tidsmæssigt med

implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af DagtilbudsIntra er koordi-

neret med implementering af løsningen, så medarbejderne er parate til at løse opga-

verne i den nye løsning på tidspunktet for driftsstart i den enkelte institution.

Tilbud 5. Leverandøren skal i bilag 3 afgive tilbud på det anbefalede uddannelsesforløb ved

ibrugtagning af løsningen

Tilbud 6. Leverandøren skal i bilag 13 angive pris på optionen om uddannelse ved ibrugtagning.

3.9 Dokumentation

Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system rettet mod slutbrugerne. Dokumenta-

tionen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden.

3.9.1 Dokumentation af analysefasen

Som en del af implementeringen skal leverandøren gennemføre en analyse- og designfase, der

skal give leverandøren den fornødne viden til udarbejdelse af den endelige løsningsbeskrivelse på

baggrund af kravspecifikationen, jf. kontraktens bestemmelser.

Krav 16. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, der

skal indgå i kontraktens bilag 2.

3.9.2 Dokumentation af løsningen

Leverandøren skal som en del af løsningen levere:

Brugerdokumentation (fx manualer, ”online”-hjælp)

Systemdokumentation (fx løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, op-

sætning)

Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (fx fejlhåndtering)

Kursusmateriale.

Krav 17. Al dokumentation – både brugerrettet og anden dokumentation – skal foreligge digi-

talt og på dansk, og være tilgængelig for kunden senest ved overtagelsesprøven.

Krav 18. Leverancen skal indeholde tilstrækkelig dokumentation til at understøtte brug af sy-

stemet, herunder skal dokumentation i forhold til forældre være tilstrækkelig til at an-

vendelse kan ske uden uddannelse.

Krav 19. Dokumentation skal leveres samtidig med løsningen og godkendes som en del af

overtagelsesprøven.

Tilbud 7. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med

løsningen.

8

3.10 Brugersupport

Den generelle leverandørservice skal indeholde dansk brugersupport/helpdesk til support af kun-

dens medarbejdere inden for normal kommunal åbningstid. Et begrænset antal brugere vil blive

autoriserede til at henvende sig til brugersupporten.

Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget og karakteren af den tilbudte bruger-

support samt beskrive eventuelle valgmuligheder for serviceniveau i forhold til bruger-

support.

3.11 Udviklingsplaner

Tilbud 9. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner

for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv.

Kunden ønsker mulighed for at kunne påvirke udviklingsplaner og fremtidige initiativer i forhold til

den tilbudte løsning.

Tilbud 10. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive leverandørens arbejdsgange i forhold til opsam-

ling af viden fra kunden og prioriteringer til udviklingsplaner og fremtidige initiativer,

samt hvorledes kunden vil blive inddraget i dette arbejde.

3.12 Projektmodel

Projektmodellen skal, foruden sikker fremdrift i implementeringen, sikre, at leverandøren opnår

det fornødne kendskab til kundens behov i forhold til løsningens konfigurering samt afklare tekni-

ske udestående rettidigt i forhold til at gennemføre en vellykket implementering.

Tilbud 11. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbin-

delse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde

kundens roller og forventninger til disse samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem

kunde og leverandør.

3.13 Bemanding

Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til

hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter

med tilhørende cv’er. Leverandøren skal redegøre for, hvorledes kontinuitet og kvali-

tet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden.

9

3.14 Involvering af kundens medarbejdere

Kunden stiller en nøglemedarbejder til rådighed i hele analyse- og implementeringsforløbet, såle-

des at leverandøren har en primær kontaktperson i forhold til projektet.

Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret

i analyse- og designfasen, hvilke profiler der efterspørges, og hvilket omfang involve-

ringen har.

3.15 Kundens udviklingsprojekter

Tilbud 14. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i

forhold til løbende at indgå i kundens udviklingsprojekter og mod vederlag at stille

ressourcer og kompetencer til rådighed herfor.

10

4. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN

4.1 Åbne standarder og rammearkitektur

Kunden skal overholde gældende lovgivning om anvendelse af åbne standarder for software, hvor-

for tilbuddet skal opfylde gældende krav.

Tilbud 15. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af

nedenstående standarder. Leverandøren skal i fald en eller flere af disse standarder

helt eller delvist ikke opfyldes redegøre for baggrunden herfor samt oplyse, hvornår

de forventes opfyldt.

Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML)

Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD)

Standarder for digital signatur (OCES)

Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML)

Standarder for offentlige hjemmesider og tilgængelighed(WCAG)

For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendel-

se af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på

http://www.digst.dk/Arkitektur-og-standarder/Standardisering/AAbne-standarder-politisk-

baggrund.

Kunden ønsker at støtte landsdækkende initiativer vedr. en fælles rammearkitektur (støttesyste-

mer og serviceplatform)

Tilbud 16. Leverandøren skal redegøre kort for, hvordan og hvornår det tilbudte system vil kun-

ne leve op til og understøtte de landsdækkende initiativer vedr. en fælles rammearki-

tektur (støttesystemer og serviceplatform)

4.2 Omkring kundens it-platform

På hovedparten af daginstitutionerne er der installeret kablede 100/100 Mbit/s net-

værksforbindelse til Ikast-Brande Kommunes centrale netværk. 3 af institutionerne er forbundet

via en ADSL løsning.

Der anvendes ved nogle brugere Citrix, hvorfor løsningens web-brugerflade skal kunne afvikles via

Citrix.

I Bilag 01_Kravspecifikation - Appendiks A - It-miljø beskrives kundens it-miljø nærmere.

Tilbud 17. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 generelt redegøre for løsningens evne til at

understøtte den beskrevne infrastruktur, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser

eller andre forhold, som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implemente-

ringsforløbet.

Tilbud 18. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til in-

frastrukturen, så kunden får en tilfredsstillende løsning, samt redegøre for den tilbud-

te løsnings evne til at indgå i kundens it-miljø, som beskrevet i Bilag

01_Kravspecifikation - Appendiks A - It-miljø.

4.3 Brugervenlighed og fleksibilitet

http://www.digst.dk/Arkitektur-og-standarder/Standardisering/AAbne-standarder-politisk-baggrund

http://www.digst.dk/Arkitektur-og-standarder/Standardisering/AAbne-standarder-politisk-baggrund

11

Det er vigtigt for kunden, at løsningen er brugervenlig og intuitiv. Enkelhed og logisk navigation er

i denne sammenhæng nøgleord. Løsningen skal være dansksproget, og det forventes, at danske

tegn kan benyttes i hele systemet. Dette betyder også, at der skal være god vejledning i løsnin-

gen, så en bruger altid kan finde hjælp til at komme videre. Disse støttefunktioner, manualer mv.

skal foreligge på dansk.

Det er vigtigt, at løsningens svartider er minimale, således at de ikke opfattes som blokerende for

arbejdsprocessen. Herudover skal systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for kunden

selv at foretage ændringer i relevant opsætning, fx ved stamdata.

Krav 20. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt for alle typer af brugere og fleksi-

belt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger.

Kunden ønsker, at løsningens design er tilpasningsparat, således at visningen for brugeren, særligt

den webbaserede del, kan tilpasses resten af layoutet på ikast-brande.dk, så springet fra kundens

hjemmeside og den tilbudte løsning ses som så usynligt som mulig.

Tilbud 19. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke muligheder for tilpasning

af visningen for brugeren, som den tilbudte løsning giver.

4.4 Forhold vedr. it-arkitektur og webtilgangsmuligheder

Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem, som er ibrugtaget, og som

således ville kunne gøres til genstand for en løsningspræsentation. Grænseflader (API’er), proto-

koller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder samt overholdelse

af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal være åben, fleksibel og

velegnet til udvikling af nye funktioner.

Tilbud 20. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbyg-

ning, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle

delmoduler.

Tilbud 21. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke eksterne grænseflader

løsningen tilbyder, og hvilken funktionalitet de tilbyder.

Ikast-Brande Kommune ønsker mulighed for dataeksport og fleksibel visning af data i andre sy-

stemer. Til dette kan anvendes fx rss, XML, visning i iFrames.

Tilbud 22. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de aktuelle muligheder for dataeks-

port fra systemet og fleksibel visning i andre .

Kunden ønsker mulighed for at kunne henvise fra et eksternt system til en konkret kontekst i den

tilbudte løsning via dybe links.

Tilbud 23. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de aktuelle muligheder for at an-

vende dybe links til opslag i den tilbudte løsning.

Ikast-Brande Kommune benytter andre løsninger til udarbejdelse af data, fx dokumentation om-

kring det enkelte barn, som med fordel kan importeres til den tilbudte løsning, fx for formidling til

forældre.

Tilbud 24. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de aktuelle muligheder for dataim-

port.

12

Kunden ønsker at kommunikation med systemet sker på et tilstrækkeligt sikkert niveau, hvorfor

f.eks. al udveksling af information skal ske via https-protokol eller lignende.

Tilbud 25. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for sikkerhedsniveauet for udveks-

ling af information imellem klient og server.

4.4.1 Differentieret anvendelse af løsningen

Arbejdsprocesserne er af varierende karakter på tværs af Ikast-Brande Kommunes institutioner og

dagplejere. Derfor er optimal it-understøttelse på tværs af de ønskede platforme og optimal bru-

geroplevelse på de forskellige brugerflader pc, tablet, smartphone og trykfølsom skærm afgøren-

de.

På trykfølsomme skærme samt smartphones og tablets er der ikke krav om, at løsningen skal væ-

re browserbaseret, hvorfor leverandøren frit kan udforme brugerfladen på anden vis, fx via en app

til smartphone eller dedikeret software til den pc der driver en trykfølsom skærm.

Det er for kunden vigtigt, at der på alle brugerflader er let adgang til de oftest anvendte funktiona-

liteter.

Tilbud 26. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke funktionaliteter der

umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser på pc, og hvilke anbefalinger det-

te stiller til slutbrugerens hardware og software.


umiddelbart kan gøres tilgængelige på trykfølsom skærm med brugerflade, målrettet

denne inputflade, og hvilke anbefalinger dette stiller til slutbrugerens hardware og

software.

For mobile enheder er de endvidere vigtigt at løsningen kan fungere vis 2G/EDGE-baserede mobile

forbindelser, da enkelte områder i kommunen er uden 3G-dækning.

For mobile enheder er det kundens ønske at stamdata(fx navne og tlf. på børn og personale) kan

gøres tilgængeligt offline, således at ajourførte udgaver af disse altid er tilgængelige for personalet

i nødsituationer.


umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser og/eller app på smartphone og

tablet, og hvilke anbefalinger dette stiller til slutbrugerens hardware og software.

4.4.2 Brugeradministration

Af hensyn til bl.a. brugervenlighed er det for kunden vigtigt, at adgang til systemet medfører brug

af færrest mulige brugernavne og adgangskoder for den enkelte medarbejder.

Alle brugere skal logge ind for at se privat og personfølsom information.

Der ønskes en brugeradministration, der giver en effektiv indsats ift. håndtering af administrative

processer, fx tildeling af rettigheder via definerede standardroller, der definerer brugerens rettig-

heder i løsningen. Det skal være muligt for en medarbejder at have identiske rettigheder i flere or-

ganisatoriske enheder.

For forældre er det vigtigt at samme login kan benyttes, uanset hvor mange børn man har ind-

skrevet, og hvor mange forskellige organisatoriske steder disse er indskrevet.

13

Medarbejdere

For medarbejdere ved Ikast-Brande Kommune kan personlig adgang til løsning ske på tre måder.

Det skal være samme rettigheder, der gives til medarbejderne, uanset om login sker med AD-

konto, NemLog-in eller specifikt brugernavn og password.

Autentifikation via AD-konto

Såfremt medarbejderen er oprettet i Ikast-Brande Kommunes AD og tilgår løsningen fra en

computer, der er logget på via AD, skal login kunne ske som single-sign-on for brugeren ved,

at brugeren logger ind i systemet og bliver autentificeret ud fra sin AD-konto.

Autentifikation via NemLog-in

Medarbejdere med og uden en AD-konto skal kunne logge på via privat NemLog-in. Dette kan ske

både på Ikast-Brande Kommunes pc'er og hjemmefra. Det skal være samme rettigheder, der

gives medarbejderne, uanset login med AD-konto, brugernavn og password eller NemLog-in.

Autentifikation via løsningsspecifikt brugernavn og password

Medarbejdere skal have mulighed for at logge på systemet via løsningsspecifikt brugernavn og

password. Muligheden skal sikre, at medarbejdere uden AD-konto kan opnå adgang til løsningen

uden brug af NemID-kort. Den løsningsspecifikke adgang kan erstattes af NemLog-in uden brug af

nøglekort.

Forældre og tredjepart

For forældre ved Ikast-Brande kommune kan personlig adgang til løsning ske på to måder. Det

skal være samme rettigheder, der gives til forældrene, uanset om login sker med NemLog-in eller

specifikt brugernavn og password.

Autentifikation via NemLog-in

Forældre skal kunne logge på via privat NemLog-in. Det skal være samme rettigheder, der gives

brugerne, uanset login med brugernavn og password eller NemLog-in.

Autentifikation via løsningsspecifikt brugernavn og password

Forældrene skal have mulighed for at logge på systemet via løsningsspecifikt brugernavn og pass-

word. Muligheden skal sikre, at forældre kan opnå adgang til løsningen uden brug af NemID.

Tilbud 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan brugeradgang til løs-

ningen fremstår for brugeren, hvordan den administreres, samt hvilke muligheder for

dokumentation i forbindelse med brugeradministration, som løsningen tilbyder.

Tilbud 30. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes ovennævnte ønsker

til brugeradgang honoreres af løsningen, samt hvilke anbefalinger til kommunens it-

platform dette evt. stiller.

Adgang for tredjepart

Der skal være mulighed for, at forældre kan give tredjepart adgang til barnets oplysninger i sy-

stemet. Dette kan fx være bedsteforældre, partnere el. lign, og at dette kan ske både som læse-

adgang eller som fuld aktiv bruger. Oprettelse/nedlæggelse af adgang skal kunne håndteres af

forældrene selv.

Tilbud 31. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan adgang for tredjepart

håndteres i løsningen.

4.4.3 Snitflader i forhold til DagtilbudsIntra

14

DagtilbudsIntra skal understøtte den nødvendige datamæssige sammenhæng med en række øvri-

ge it-løsninger ved kunden, som leverer til og/eller modtager fra DagtilbudsIntra.

Kunden kan umiddelbart pege på følgende systemer, hvor der ønskes en dataudveksling med den

kommende løsning:

KMD Dagpleje

KMD Institution

AD (import af organisationsdata)

Kunden forventer desuden, at der kan være behov for yderligere snitflader.

Tilbud 32. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive løsningens snitflader og disses

funktionalitet i forhold til udveksling af data, og disse skal indgå i tilbuddet. Leveran-

døren skal beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos tredjepart for data-

overførsel til/fra kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af eventuel-

lesnitflader hos tredjepart.

Tilbud 33. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige, nødvendige interne snitflader

i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning.

Kunden vedligeholder i AD en ajourført komplet organisationsstruktur samt aktuelle stamdata for

alle administrative medarbejdere og ledere i organisationen. Kunden ønsker at genanvende data

registreret her i den kommende løsning.

Tilbud 34. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive løsningens evne til import af orga-

nisationsdata på medarbejder-siden fra kundens AD.

4.4.4 It-sikkerhed

Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav.

Tilbud 35. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmil-

jøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kunden sik-

res mod diverse vira og lign., når løsningen i øvrigt anvendes.

Tilbud 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens lognings-

funktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor.

4.5 Krav til driftsplaner

Krav 21. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund

af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2.

Driftsplanerne skal beskrive rutiner og er egnede som styringsværktøj for den daglige

drift. Driftsplanerne kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse.

Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafstemning

parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumen-

ter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af pro-

cedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse.

15

Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse.

Kunden ønsker en driftsplan, hvor fristen for indberetning af datoer er så sent som muligt.

Tilbud 37. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner.

4.6 Svartider, oppetider mv.

I en række af kundens opgaver og processer er tidsaspektet afgørende, og systemets oppetider og

svartider er derfor vigtige.

Krav 22. Systemet skal overholde de i bilag 9 aftalte svartider, oppetider mv.

16

5. SCENARIEBESKRIVELSE

5.1 Scenarier De følgende scenarier beskriver en række brugersituationer. I scenarierne optræder forskellige

brugere (forælder, medarbejder, leder etc.) og forskellige enheder som brugerflade (smartphone,

tablet, trykfølsom skærm, browser via pc). Et scenarie indeholder:

Navn for scenariet

Præcisering af den primære aktør i scenariet

En beskrivelse af scenariet

En kortfattet opsummering af det resultat for aktøren som ønskes opnået via scenariet.

Scenarier beskriver i generelle vendinger opgaver, der ønskes it-understøttet, og hvorledes kun-

den forestiller sig dette kan ske. Det forventes, at leverandøren i sin besvarelse af de efterfølgende

krav aktivt forholder sig til hvert scenarie, og beskriver, i hvilken udstrækning og hvorledes leve-

randørens tilbudte it-løsning understøtter og sikrer en opfyldelse af de beskrevne scenarier.

Leverandøren skal detaljeret redegøre for den tilbudte løsnings funktionalitet i forhold til scenari-

erne. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbuds-tidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for,

hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes. Tilbudsgiver kan

endvidere vælge at beskrive, hvorledes et scenarie kan udføres med den delvise systemmæssige understøttelse, der tilbydes, således at kunden har et klart billede af det brugsscenarie den tilbud-

te løsning medfører.

5.1.1 Forældre

5.1.1.1 Ny i institutionen

Scenarie Ny i institutionen

Primær aktør Forælder

Beskrivelse 1. Forælderen har modtaget besked i sin dokumentboks fra pladsanvisningen om, at datteren skal starte i børnehave. Brevet indeholder link til DagtilbudsIntra, hvor forældre skal registrere en række stamoplysninger.

2. Forælderen klikker på linket og bliver automatisk logget ind på systemet, da hun i forvejen var logget på doku-

mentboks med NemID. Hun bydes velkommen af Dagtil-budsIntra og guides til at udfylde de manglende stamop-lysninger. Flere felter er i forvejen udfyldt ud fra de op-lysninger, der er forvejen er kendt af løsningen. (Ikast-Brande Kommunes nuværende stamoplysninger er ved-

lagt som appendiks 2 - Stamkort). 3. Forælderen er i tvivl om, hvorvidt hun vil acceptere, at

barnet kan køre med privat bil og skal drøfte dette med sin partner. Hun gemmer derfor de registrerede oplysnin-ger og logger af.

4. Forælderen glemmer at få udfyldt de resterende oplys-ninger, og løsningen sender derfor automatisk en påmin-delse til forælderen.

5. Efter modtagelse af påmindelsen logger forælderen ind igen, og løsningen gør opmærksom på, at der mangler at blive udfyldt oplysninger. De manglende oplysninger om kørsel indberettes.

17

Resultat for aktør

De nødvendige stamdata er blevet registreret i løsningen, og forælderen er blevet introduceret til DagtilbudsIntra.

Tilbud 38. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funkti-

onalitet i forhold til scenariet: Ny i institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå

hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis sce-

nariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.1.2 Aflevering af barn i institutionen

Scenarie Aflevering af barn i institutionen


Beskrivelse 1. Forælderen kommer ind i institutionen med sit barn og går hen til den trykfølsomme skærm. Her vælger han

barnets gruppe "Græshopperne" og herefter barnet ved at trykke på et billede af hende, hvorved en række valg-muligheder fremkommer. Systemet viser desuden, om der ligger information til forælderen.

2. Forælderen vælger muligheden for at registrere, at bar-net er ankommet og bliver spurgt, hvornår barnet forven-tes hentet i dag og angiver samtidigt, at barnet i dag ikke

bliver afhentet af forældrene, men af farmor. 3. Efterfølgende registrerer forælderen, at barnet ikke

kommer i morgen, og hvornår familien holder sommerfe-rie, så barnet ikke kommer i institutionen. Forælderen gi-ves også mulighed for at lægge en ikke-fortrolig besked til personalet, men dette er ikke aktuelt i dag.

4. På oversigten fremgår det nu, at barnet er registreret

som ankommet. På oversigten ser forælderen desuden,

at barnets kontaktpædagog er til stede i institutionen, og han finder vedkommende, så de kan tale om nogle for-hold vedr. barnet.

Resultat for

aktør

Barnet er hurtigt registreret mødt, med krævet information. For-

ælderen har et hurtigt overblik over tilstedeværende, samt om der er ny information til ham.


onalitet i forhold til scenariet: Aflevering af barn i institutionen. Det skal af redegø-relsen fremgå hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet,

og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre

for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.1.3 Meld barnet syg

Scenarie Meld barnet syg


18

Beskrivelse 1. Barnet er sygt i dag, og det skal meldes til vuggestuen. Forælderen tager sin mobiltelefon og sender en sms med en forud aftalt tekst, fx "Pernille, Syg" til DagtilbudsIntra.

2. DagtilbudsIntra genkender tekst og afsender, således at sygemeldingen automatisk registreres i løsningen. Løs-ningen sender en bekræftelse tilbage ad samme vej, som den blev modtaget, at sygemeldingen nu er registreret.

3. Forælderen modtager en sms med angivelse af, at syge-meldingen er registreret.

Resultat for aktør

Barnet er meldt syg til daginstitutionen. Sygemeldingen af synlig for personalet.


onalitet i forhold til scenariet: Meld barnet syg. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår

den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis sce-


5.1.1.4 Giv besked om, at barnet bliver hentet af en anden

Scenarie Giv besked om at barnet bliver hentet af en an-den


Beskrivelse 1. Forælderen klikker på DagtilbudsIntra på sin smartphone

og vælger, hvilket af sine børn i daginstitutionen den ak-tuelle besked omhandler.

2. Forælderen vælger muligheden for at sende en besked til

børnehaven om, at barnet bliver hentet mormor i dag.

3. Beskeden bliver synlig på daginstitutionsløsningen i insti-

tutionen. Når personalet i institutionen åbner beskeden,

sendes en kvittering til forælderen om, at beskeden er modtaget og læst.

Resultat for aktør

Daginstitutionen er orienteret om den tilsendte besked, og foræl-deren er orienteret om, at beskeden er læst.


onalitet i forhold til scenariet: Giv besked om at barnet bliver hentet af en anden. Det skal af redegørelsen fremgå hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på

tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal

endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.1.5 Henter barn i institutionen

Scenarie Henter barn i institutionen


19

Beskrivelse 1. Forælderen kommer ind i institutionen og finder sine børn. Herefter går de til den trykfølsomme skærm og vælger her via billede først det ene barn og markerer, at barnet nu er hentet.

2. Forælderen vælger herefter det andet barn via billedet og gøres nu opmærksom på, at hun skal kontakte personalet vedr. barnet. Forælderen tjekker barnet ud og finder en

medarbejder, der kan orientere forælderen om en episo-de i løbet af dagen.

Resultat for aktør

Forælderen har på en let måde markeret børnene som afhentet og er blevet gjort opmærksom på at skulle kontakte personalet.


onalitet i forhold til scenariet: Henter barn i institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og

hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for,

hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.1.6 Se information fra institutionen

Scenarie Se information fra institutionen


Beskrivelse 1. Forælderen modtager på sin registrerede mailadresse be-

sked om, at der er "nyt på intra". 2. Forælderen klikker på linket i mailen og bliver ført til en

side, hvor han skal logge på. Herefter bliver han ført til en side, hvor hans tre børn, som er indskrevet i dagpleje og børnehave, dukker op. Det fremgår tydeligt, hvorvidt der er ny information om det enkelte barn eller barnets

pasningstilbud. Forælderen klikker på det barn, hvor der

er en ny besked og føres til barnets oversigtsbillede. 3. Her kan den nye besked umiddelbart læses, og det er ty-

deligt, om der er andre beskeder eller aftaler vedr. det valgte barn. Samtidig har forælderen overblik over fx de generelle aktiviteter for dagen, information om evt. syg-dom blandt personale, ny studerende i barnets gruppe,

den aktuelle kalender med aktiviteter, billeder fra barnets gruppe. Der er desuden links til andre relevante hjemme-sider, fx daginstitutionsområdets side og vejledninger om smitsomme sygdomme.

4. Forælderen bliver på oversigten mindet om, at han endnu ikke har meddelt, hvornår barnet holder sommerferie og kan se, at der er deadline for dette på fredag.

5. Han klikker derfor ind på beskeden vedr. sommerferie, hvor man kan afgive ferieplan. Forælderen indberetter de

tre ugers ferie og modtager en bekræftelse på, at ferien nu er registreret.

6. Forælderen konstaterer, at der nu ikke er mere informa-tion til ham, og han logger ud af DagtilbudsIntra.

Resultat for aktør

Har modtaget meddelelse om ny information på DagtilbudsIntra. Har fået overblik over evt. ny information vedr. sine indskrevne børn. Har læst information vedr. det enkelte barn og er blevet mindet om evt. udestående i kommunikationen til daginstitutio-nen. Forælderen har på en let måde registreret, hvornår der hol-des ferie.


onalitet i forhold til scenariet: Se information fra institutionen. Det skal af redegørel-

20

sen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og



5.1.1.7 Skriv til institutionen

Scenarie Skriv til institutionen


Beskrivelse 1. Forælderen går ind på Ikast-Brande.dk. Her finder han linket til DagtilbudsIntra og logger på systemet.

2. Forælderens to indskrevne børn vises, og han vælger det mindste barn, der går i børnehave. Herefter vises over-sigtsvisningen for dette barn, og han vælger muligheden for at skrive til institutionen.

3. Forælderen præsenteres for den modtagerliste, som bør-

nehaven har defineret, at forældrene kan skrive til. Han vælger, at beskeden skal sendes til personalet i barnets gruppe.

4. Forælderen skriver sin besked om barnet og sender den-ne.

Resultat for aktør

Forælderen har afsendt sin besked til institutionen.


onalitet i forhold til scenariet: Skriv til institutionen. Det skal af redegørelsen fremgå

hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis sce-


5.1.1.8 Dialog mellem forældre

Scenarie Dialog mellem forældre

Primær aktør Forældre

Beskrivelse 1. Forælderen ønsker at kontakte en af de andre forældre, Emmas mor, vedrørende et arrangement i børnehaven. Hun logger ind på DagtilbudsIntra via NemID, og da hun kun har et barn indskrevet sendes hun direkte til over-sigtsbilledet for barnet.

2. Forælderen ønsker at ringe til Emmas mor, og hun væl-ger muligheden for at se andre forældres kontaktoplys-ninger. Her kan hun ud for Emma se moderens navn, adresse og telefonnummer, da Emmas mor har givet lov

til at dele disse oplysninger. 3. Forælderen ombestemmer sig nu og vælger i stedet at

skrive en besked til moderen. I daginstitutionsløsningen vælges muligheden for at skrive en besked til Emmas forældre.

4. Forælderen skriver beskeden og trykker afsend.

Resultat for aktør

Forælderen har fået overblik over tilgængelige kontaktoplysnin-ger stillet til rådighed af de andre forældre. Forælderen har sendt

en skriftlig besked til en anden forælder.


onalitet i forhold til scenariet: Dialog mellem forældre. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og

21



5.1.1.9 Tilmelding til arrangement

Scenarie Tilmelding til arrangement


Beskrivelse 1. Forælderen har modtaget en mail om, at der er informa-tion om og tilmelding til sommerfest i institutionen. I mai-len findes et link, som forælderen klikker på for at melde sig til arrangementet.

2. Forælderen reagerer ikke på den første mail og modtager efter to uger en påmindelse om tilmelding, da barnets forældre endnu ikke er reageret.

3. Forælderen klikker på linket i mailen og bliver ført til en side, hvor han skal logge på. Herefter bliver han ført til en side, hvor hans tre børn, som er indskrevet i dagpleje og børnehave, dukker op. Det er for forælderen tydeligt,

hvorvidt der er ny information om det enkelte barn eller barnets pasningstilbud. Han klikker på det barn, hvor der er en ny besked om et arrangement og føres til barnets "hjemmeside".

4. Her kan forælderen umiddelbart se den nye besked om sommerfest samt tilmelde eller framelde sig samt påføre antal deltagere og øvrige krævede oplysninger.

5. Forælderen vælger at tilmelde sig sommerfesten, men har glemt at påføre antal deltagere. Derfor fremkommer en besked om, at tilmelding ikke kan ske, førend antal deltagere er udfyldt. Herefter registrerer han, at de kommer to voksne og to børn og afsender tilmeldingen.

6. Det er nu på barnets oversigtsbillede med bl.a. kalender

synligt, at barn og familie er tilmeldt arrangementet.

Resultat for aktør

Forælderen er blevet mindet om, at der mangler tilbagemelding i forhold til et arrangement. Forælderen har tilmeldt sig arrange-mentet og er blevet afkrævet alle nødvendige oplysninger. Til melding til arrangementet er efterfølgende synlig på barnets oversigtsbillede.


onalitet i forhold til scenariet: Tilmelding til arrangement. Det skal af redegørelsen

fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for,


5.1.1.10 Se kalender

Scenarie Se kalender


22

Beskrivelse 1. Forælderen logger på DagtilbudsIntra via sit NemID og sendes direkte videre til barnets oversigtsbillede.

2. Her kan forælderen se den aktuelle kalender for barnet. Da forælderen gerne vil se, hvad der generelt sker i insti-tutionen, vælger hun også at se, hvad der sker i de grup-per, som barnet ikke er tilknyttet.

3. På kalenderen ses en bookning, der hedder "Udflugt til

skoven". Forælderen klikker på kalenderbookningen og kan her læse yderligere information om udflugten, og at barnet skal huske regntøj til dagen. Forælderen går her-efter tilbage til kalenderen.

4. Forælderen vil gerne have alle barnets aftaler i sin private kalender og vælger derfor "eksporter kalender", hvorefter

systemet danner en fil, der kan indlæses af forælderens eget kalendersystem.

Resultat for aktør

Forælderen har fået et overblik over kalenderen for eget barn samt for andre grupper i institutionen. Forælderen har læst detal-

jeret information om de interessante aftaler. Forælderen har eks-porteret aktuelle aftaler til sin egen private kalender.


onalitet i forhold til scenariet: Se kalender. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis

den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet be-

skriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.2 Personale og ledere

5.1.2.1 Registrere egen komme-/gåtid

Scenarie Registrere egen komme-/gåtid

Primær aktør Medarbejder

Beskrivelse 1. Da medarbejderen møder ind i institutionen, går han hen til den trykfølsomme skærm, der er placeret i personale-stuen.

2. Medarbejderen klikker på sig selv og registrerer, at han

nu er til stede i institutionen. 3. Medarbejderen kan nu se, at hans "komme-registrering"

er registreret, og på alle andre trykskærme i institutionen er det nu synligt, at medarbejderen er tilgængelig i orga-nisationen.

4. Da medarbejderen nu er logget ind, gør løsningen samti-dig opmærksom på, at der er en ny besked til ham, men

da han hurtigt skal ud til børnene, reagerer han ikke på denne information nu.

Resultat for aktør

Medarbejderen har hurtigt registreret sin ankomst. Tilstedeværel-sen er umiddelbart synlig på alle andre skærme i institutionen.

Medarbejderen er gjort opmærksom på, at der er en besked til ham.


onalitet i forhold til scenariet: Registrere egen komme-/gåtid. Det skal af redegørel-

sen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for,


5.1.2.2 Registrere børns tilstedeværelse og information fra samtale med forælder

23

Scenarie Registrere børns tilstedeværelse


Beskrivelse 1. Et barns mormor afleverer i dag barnet og kender derfor ikke institutionens rutiner. Medarbejderen lover derfor at registre barnet som ankommet.

2. Medarbejderen vælger barnets billede på skærmen i per-

sonalestuen. Medarbejderen vælger herefter mulighed for at registrere barnet som ankommet.

3. Barnet registreres ankommet uden at registrere et tids-punkt for afhentning.

Resultat for aktør

Medarbejderen har angivet barnet som kommet uden at angive tidspunkt for afhentning.


onalitet i forhold til scenariet: Registrere børns tilstedeværelse. Det skal af redegø-

relsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet,

og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre

for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.2.3 Få overblik og tilrettelægge dagen

Scenarie Få overblik og tilrettelægge dagen


Beskrivelse 1. Medarbejderen ønsker at få et overblik over, hvilke børn og hvilket personale der er til stede i institutionen, samt hvilke aktiviteter eller ture der er planlagt i løbet af da-gen. Medarbejderen ser derfor på den trykfølsomme skærm i personalestuen, hvor overbliksbilledet viser den

aktuelle tilstedeværelse i institutionen. Samtidig er det

tydeligt, hvilke børn og hvilket personale der er tilknyttet særlige aktiviteter, fx er på tur uden for institutionen.

Resultat for aktør

Medarbejderen har nemt og hurtigt fået et retvisende billede over dagen: børn, personale og aktiviteter.

Tilbud 50. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funkti-onalitet i forhold til scenariet: Få overblik og tilrettelægge dagen. Det skal af rede-

gørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunk-

tet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegø-re for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.2.4 Uploade billeder og information om dagen

Scenarie Uploade billeder og information om dagen

Primær aktør Medarbejder, børn, forælder

24

Beskrivelse 1. Medarbejderen har taget en række billeder af dagens ak-tiviteter med en tablet. Hun sætter sig sammen med nog-le af børnene for at se billederne igennem og udvælger i løsningen de billeder, der skal uploades på Dagtilbud-sIntra.

2. Sammen tagger de de børn, der er på billederne, tilføjer beskrivelser til nogle af billederne og gør billederne til-

gængelige i løsningen. 3. Billederne er herefter synlige på den trykfølsomme

skærm, ophængt i daginstitutionen, hvor de kører som slideshow, når skærmen ikke anvendes. Systemet sorte-rer automatisk i billederne, således at hvis der på bille-derne er tagget børn, hvor forældrene ikke har accepte-

ret, der må offentliggøres billeder af barnet, så vises bil-leder med disse børn ikke offentligt.

4. Senere på dagen, når et af børnene er kommet hjem, vil han gerne se de uploadede billeder fra dagen for at vise

dem til sin mor. Sammen logger de på DagtilbudsIntra via en pc.

5. Efter login med NemID bringes de til barnets Oversigtsbil-

lede og klikker ind for at se billederne. 6. Billederne, som barnet selv er tagget på, er placeret

først, således at de er hurtige at finde, og efter disse dukker de resterende billeder op.

Resultat for aktør

Billederne er let udvalgt, beriget med information om børn på bil-lederne og evt. forklarende tekst. Billederne er tilgængelige i løs-

ningen, hvor billeder af barnet selv er placeret forrest i det enkel-te barns fotoalbum.

Tilbud 51. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funkti-onalitet i forhold til scenariet: Uploade billeder og information om dagen. Det skal af

redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstids-

punktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere re-

degøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke til-

bydes.

5.1.2.5 Læs og besvar henvendelse fra forælder

Scenarie Læs og besvar henvendelse fra forælder


Beskrivelse 1. På den trykfølsomme skærm i personalestuen er det syn-ligt, at der er kommet en henvendelse fra en forælder.

2. En medarbejder sætter sig ved en pc og åbner Dagtilbud-sIntra. Da beskeden er sendt til hendes gruppe, åbner

hun den og læser indholdet. Det er et spørgsmål vedrø-rende dagsrytmen i institutionen. Idet medarbejderen

åbner beskeden, sendes en bekræftelse til afsenderen om, at beskeden er læst.

3. Medarbejderen vælger at besvare henvendelsen. Hun skriver svaret og sender det retur via DagtilbudsIntra.

Resultat for aktør

Medarbejderen gøres opmærksom på, at der er en ny ulæst be-sked. Medarbejderen finder let den nye besked og kan hurtigt be-svare den.


onalitet i forhold til scenariet: Læs og besvar henvendelse fra forælder. Det skal af

redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstids-punktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere

25

redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke

tilbydes.

5.1.2.6 Send besked til udvalgt gruppe

Scenarie Send besked til udvalgt gruppe

Primær aktør Områdeleder

Beskrivelse 1. Områdelederen ønsker at udsende en besked til en grup-pe forældre inden for eget område og åbner Dagtilbud-sIntra. Den lederen i forvejen af logget på Ikast-Brande Kommunes AD, logges hun automatisk på løsningen og

bringes til hendes forside i løsningen. 2. Hun vælger muligheden for at sende en besked og væl-

ger, at beskeden sendes til udvalgte børns forældre i for-

skellige grupper og institutioner i hendes område. 3. Områdelederen skriver beskeden til forældrene og vælger

at skulle modtage en bekræftelse, når beskeden åbnes af modtagerne. Hun vælger desuden at vedhæfte et doku-

ment med yderligere information.

Resultat for aktør

Lederen har afsendt en besked til et valgfrit antal forældre inden for området. Afsenderen har mulighed for at tilvælge kvittering for visning af beskeden. Afsenderen har vedhæftet en fil til den afsendte besked.


onalitet i forhold til scenariet: Send besked til udvalgt gruppe. Det skal af redegørel-

sen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for,


5.1.2.7 Udsend besked om arrangement, inkl. mulighed for tilmelding

Scenarie Udsend besked om arrangement, inkl. mulighed

for tilmelding

Primær aktør Dagplejer

26

Beskrivelse 1. Dagplejeren ønsker at udsende en besked om tilmelding til julearrangement til forældrene til de børn, hun selv passer, samt børn ved de øvrige dagplejere i hendes lo-kalområde. Hun logger derfor på DagtilbudsIntra og væl-ger at oprette et arrangement.

2. Dagplejeren opretter et arrangementet i kalenderen og tilføjer en beskrivelse af arrangementet. Hun vælger, at

arrangementet skal være synligt for både personale og forældre og markerer, at arrangementet gælder alle børn i alle grupper i det tilknyttede område, i hvilket tidsrum det finder sted mv. Herefter vælger hun, at der skal ud-sendes en besked til de valgte børns forældre om julear-rangementet og om, at der nu er mulighed for tilmelding

indtil en valgt dato. Samtidigt bestemmer hun, at der skal angives antal deltagere, således at hun ved, hvor mange der dukker op. Besked udsendes i DagtilbudsIntra, og dagplejeren har nu et let overblik over, hvor mange til-

meldte der er til arrangementet. Samtidig er arrange-mentet synligt på de relevante dagplejeres kalendere og på kalenderen ved de inviterede børn.

3. En uge efter udsendelse af information om arrangementet vælger dagplejeren at udsende en påmindelse til de, der endnu ikke har tilmeldt sig arrangementet.

Resultat for aktør

Arrangementet er oprettet, og der er udsendt besked til alle rele-vante forældre. Der er konstant overblik over tilmeldinger til ar-rangementet. Der er udsendt påmindelser til de, der ikke reage-

rede ved første henvendelse.

Tilbud 54. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funkti-onalitet i forhold til scenariet: Udsend besked om arrangement, inkl. mulighed for

tilmelding. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er

til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandø-ren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller

funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.2.8 Oprette tur/udflugt

Scenarie Oprette tur/udflugt

Primær aktør Medarbejder (Dagplejer)

Beskrivelse 1. Dagplejeren er ved at tilrettelægge en udflugt til den nærliggende bæk i næste uge. Hun har en fast samar-bejdsgruppe, bestående af de omkringliggende dagpleje-re og vuggestuer, og denne gruppe ønsker hun at invitere til at deltage i udflugten. Hun tager derfor sin smartphone

frem og åbner DagtilbudsIntra. 2. Her vælger hun at oprette en udflugt i næste uge og be-

skriver i samme omgang aktiviteten. Hun vælger, at den kun skal være synlig for personale, således at ingen for-ældre kan se noget om kalenderbookningen, inden ud-flugten er sket. Herefter sender hun aktiviteten til sin samarbejdsgruppe med information om, at de bedes til-

melde sig inden for to dage. Han fastsætter, at der er plads til 12 børn på turen, således at der kan lukkes for tilmelding, når turen af fyldt.

3. På DagtilbudsIntra kan hun løbende følge antal tilmeldte til turen.

Resultat for aktør

Aktiviteten er oprettet og sendt til samarbejdsgruppen. Tilmel-ding håndteres automatisk og lukkes når alle pladser er optaget. Der er konstant overblik over tilmeldinger til arrangementet.

27


onalitet i forhold til scenariet: Oprette tur/udflugt. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og hvornår

den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis sce-


5.1.2.9 Bliv orienteret om aktuelle meddelelser fra kommunen)

Scenarie Bliv orienteret om aktuelle meddelelser fra kommunen


Beskrivelse 1. Medarbejderen logger på DagtilbudsIntra fra sin tablet.

Efter login er det umiddelbart synligt, at der er en ny be-

sked til medarbejderen med emnet "nyt fra kommunen", som er afsendt fra afdelingslederen for institutionsområ-det til alle medarbejdere på institutionsområdet.

2. Medarbejderen har ikke tid til at læse beskeden nu, da hun skal læse en gammel henvendelse fra en forælder. Derefter logger hun af systemet og udfører andet arbej-

det. 3. Lidt senere logger hun igen på DagtilbudsIntra og bliver

igen gjort opmærksom på den ulæste besked "nyt fra kommunen", da denne stadig er ulæst.

4. Medarbejderen vælger nu at se den nye besked, som rummer generel information fra kommunen. Beskeden rummer et link til information på kommunens hjemme-

side. Medarbejderen trykker på linket og bliver ført til hjemmesiden.

5. Medarbejderen vil efter at have læst informationen gerne

svare tilbage til afdelingslederen, hvorfor hun går tilbage til DagtilbudsIntra, hvor hun stadig er logget ind. Beske-den er stadig åben, og medarbejderen vælger at svare til

afsender. Hun skriver sin besked og vælger afsend.

Resultat for aktør

Medarbejderen er blevet gjort opmærksom på ny information og har på en let måde læst denne. Påmindelserne fastholdes, indtil beskeden er læst.

Tilbud 56. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funkti-onalitet i forhold til scenariet: Bliv orienteret om aktuelle meddelelser fra kommu-

nen. Det skal af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til ste-

de på tilbudstidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktio-

nalitet der ikke tilbydes.

5.1.2.10 Se institutionens aktuelle omsorgsplan

Scenarie Se institutionens aktuelle omsorgsplan


28

Beskrivelse 1. Medarbejderen åbner DagtilbudsIntra på sin tablet og logger på for at se nærmere på den aktuelle omsorgsplan for institutionen.

2. På sit oversigtsbillede for institutionen, hvor hun er ansat, vælger hun muligheden "håndbøger". Herefter viser løs-ningen links til de centrale dokumenter, som institutionen har udvalgt at præsentere (retningslinjer, arbejdsmiljø,

omsorgsplan, læreplaner, målbeskrivelse mv.). Medar-bejderen vælger "omsorgsplan" og føres til intranettet, hvor dette dokument er gemt.

Resultat for aktør

Let adgang til de opdaterede håndbøger og retningslinjer via løs-ningen.


onalitet i forhold til scenariet: Se institutionens aktuelle omsorgsplan. Det skal af re-degørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstids-

punktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere re-

degøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke til-bydes.

5.1.2.11 Koordinering på aflukket forum

Scenarie Koordinering på aflukket forum

Primær aktør Medarbejder, bestyrelsesmedlem

Beskrivelse 1. Medarbejderen er logget på DagtilbudsIntra og åbner løs-ningens "forum" for at kommentere en aktuel debat om

behovet for vagter i institutionens ydertimer. På forum har lederen ønsket at få input fra de forskellige grupper til, hvilket behov for bemanding man mener, der er tidlig

morgen og sen eftermiddag i institutionen. Diskussionen er kun synlig for medarbejdere, tilknyttet institutionen.

2. Medarbejderen lavet en kommentar til den aktuelle de-bat, og umiddelbart efter at have skrevet indlægget er

dette synligt for alle i institutionen. 3. Medarbejderen er desuden repræsentant i bestyrelsen og

vil gerne følge op på den aktuelle debat for alle bestyrel-sesmedlemmer vedr. søvnpolitik. Som bestyrelsesmed-lem har hun derfor adgang til forummet for områdets be-styrelse og går derfor ind og læser de seneste kommen-tarer til oplægget vedr. søvnpolitik. Herefter logger hun

af løsningen.

Resultat for aktør

Er orienteret om den aktuelle debat på de fora, der er gjort til-gængelige for medarbejderen. Har på en let måde deltaget i de-batten.

Tilbud 58. Leverandøren skal i underbilag til bilag 02 detaljeret redegøre for løsningens funkti-onalitet i forhold til scenariet: Koordinering på aflukket forum. Det skal af redegørel-

sen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og

hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke tilbydes.

5.1.2.12 Faglig dialog via åbent forum

Scenarie Faglig dialog via åbent forum


29

Beskrivelse 1. Medarbejderen vil gerne se, om der er nogle gode ideer på det åbne forum om dagplejeaktiviteter. Derfor åbner hun forummet for dagplejere og ser, om der er nye ideer her.

2. Hun finder ikke lige den ønskede løsning, hvorfor hun i stedet åbner det åbne forum for vuggestuer for at finde inspiration her. Her finder hun beskrivelsen af en god ak-

tivitet. Der er vedhæftet en god beskrivelse af aktivite-ten, som hun åbner og printer ud, hvorefter hun lukker DagtilbudsIntra.

Resultat for aktør

Er orienteret om den aktuelle debat på de åbne fora. Har på en let måde åbnet vedhæftet dokument fra forummet.


onalitet i forhold til scenariet: Faglig dialog via åbent forum. Det skal af redegørel-sen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbudstidspunktet, og



5.1.2.13 Få overblik over tilstedeværende personale

Scenarie Få overblik over tilstedeværende personale

Primær aktør Institutionsleder

Beskrivelse 1. Institutionsleder ønsker at få et overblik over, hvilke børn og hvilket personale der er til stede i institutionen. Derfor logger hun på DagtilbudsIntra, hvor hun for hver institu-tion i sit område kan se den aktuelle tilstedeværelse af børn og personale i institutionerne.

Resultat for

aktør

Let overblik over tilstedeværende børn og personale i de instituti-

oner, der hører under eget område.


onalitet i forhold til scenariet: Få overblik over tilstedeværende personale. Det skal

af redegørelsen fremgå, hvis den tilbudte funktionalitet ikke er til stede på tilbuds-tidspunktet, og hvornår den i så fald vil være til stede. Leverandøren skal endvidere

redegøre for, hvis scenariet beskriver arbejdsprocesser eller funktionalitet der ikke

tilbydes.

BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION IT-LØSNING TIL DAG- TILBUD · af systemet, bl.a. i forhold til den...

Documents

Transcript of BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION IT-LØSNING TIL DAG- TILBUD · af systemet, bl.a. i forhold til den...