Getting Things Done®

& Outlook 2010

Opsteller: Bart Van Steenberghe be.linkedin.com/in/bartvansteenberghe/

Versie: 3.0 van 03/06/2014

2

Postvak IN

Mappenstructuur Postvak IN

00_Altijd_leeg Zelfs zonder toeters en bellen kan je de neiging hebben om meer naar je Postvak IN te kijken

dan je zelf wil. Een lege map aanmaken en je Postvak IN uit je favorieten verwijderen is

daarbij een oplossing.

01_Archief_KT Archiefmap van binnenkomende e-mails op korte termijn (KT).

Kopie van alle binnenkomende e-mails (geautomatiseerd via een regel).

Uitzonderingen: eRoom alerts, verlofmeldingen uit Vlimpers, bepaalde nieuwsbrieven, …

Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen).

Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, …

02_Archief_LT Archiefmap van e-mails op lange termijn (LT).

Kopie van e-mails die langer dan 5 maanden bewaard moeten blijven (manueel).

Met submappen (bijv. voor bepaalde projecten, dossiers, …).

Verzonden items Archiefmap van verzonden e-mails op korte termijn.

Kopie van alle verzonden e-mails.

Bewaartermijn: 5 maanden (nadien manueel verwijderen).

Zoekmogelijkheden op afzender, onderwerp, datum ontvangen, trefwoord, …

Voorwaardelijke opmaak In Outlook 2010 is het mogelijk om een voorwaardelijke opmaak in te stellen voor e-mails. In mijn

Postvak IN krijgen e-mails waarbij ik in Cc of Bcc sta automatisch de opmaak cursief en mee. Je grijs

zou ook een opvallend kleurtje kunnen geven aan e-mails van je afdelingshoofd, het kabinet, enz.

Kies in het lint Beeld.

Kies daarna Weergave-instellingen en vervolgens Voorwaardelijke opmaak…

3

Categoriee n van Taken

Categorieën aanmaken Kies in het lint Categoriseren.

Kies daarna Alle categorieën… en vervolgens Nieuw…

Voeg een nieuwe categorie toe.

Mijn categorieën Categorieën voor Taken…

01_Deze_week Acties gepland voor de huidige week.

02_Actie Acties die niet in de huidige week moeten gebeuren.

03_Wachten Overzicht van zaken waar ik nog op wacht.

4

04_Opvolgen Oplijsting van gedelegeerde projecten.

05_Projecten Oplijsting van projecten.

06_Agendapunten Terugkerende vergaderingen (bijv. Stafvergadering, Teamoverleg).

Punten die met bepaalde personen moeten besproken worden (bijv. Afdelingshoofd,

Personeelsverantwoordelijke, enz.).

07_Lezen Te lezen documenten.

08_Ooit/misschien Acties of projecten die ooit/misschien eens moeten gebeuren.

Ideeën.

Andere suggesties… Afhankelijk van je jobinhoud kunnen ook andere categorieën interessant zijn. Ik denk bijvoorbeeld

aan Telefoontjes voor als je regelmatig moet telefoneren.

… en categorieën die ik voor mijn Agenda gebruik:

Deadline Een deadline waaraan ik herinnerd wil worden.

Niet voor mezelf! Afspraken van collega’s waarvan ik graag op de hoogte ben (bijv. de Directieraad, het EOC,

een belangrijk overleg waarbij ik wil informeren naar de resultaten, verlofperiodes, enz.).

Op verplaatsing Afspraken waarvoor ik me moet verplaatsen (buitenshuis).

Persoonlijk Privé-afspraken.

5

Reistijd Tijd die ik onderweg ben (bijv. met het openbaar vervoer, met een dienstwagen).

Uitgevoerd Acties gebonden aan een dag die ik afgerond heb en dus mag afvinken.

Vakantie Verlofdagen en wettelijke feestdagen.

Verjaardag Verjaardagen van mensen (= een jaarlijks terugkerende afspraak in mijn Agenda).

Weergave-instellingen Kies in het lint Weergave wijzigen

en vervolgens Weergaven beheren…

Mijn instellingen:

o Kolommen…: Pictogram, Bijlage, Voltooid, Onderwerp, Totale hoeveelheid werk en

Einddatum.

o Groeperen op…: Categorieën (oplopend).

o Sorteren…: Einddatum (oplopend);

Onderwerp (oplopend).

6

Agenda

Wat hoort thuis in een agenda?

Aan een dag gebonden informatie Sommige informatie (bijvoorbeeld verjaardagen of

deadlines) is aan een specifieke dag verbonden.

Aan een dag gebonden acties Acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren,

noteer je als een afspraak die de ganse dag duurt.

Standaard wordt dit als vrij weergegeven in je agenda.

Tijdgebonden acties Uiteraard horen in een agenda acties, vergaderingen, enz.

thuis die op een bepaalde dag op een bepaald tijdstip

moeten gebeuren.

Handig! Aan een afspraak in je agenda kan je bijlagen toevoegen (de agenda van een vergadering, het bewijs

van je inschrijving, …). De paperclip wijst je hierop. Je kan ook nog extra informatie typen in de body

van je afspraak. Ik geef met een asteriks (*) aan dat ik best de actie of afspraak nog even open klik.

7

Regels en waarschuwingen

Regels en waarschuwingen aanmaken Ga naar Bestand en kies voor Info.

Klik op Regels en waarschuwingen beheren.

Kies voor Nieuwe regel… en doorloop de wizard.

Aandachtspunt: alle regels worden in een bepaalde volgorde afgewerkt. Het is belangrijk om

hier rekening mee te houden. Onderstaande volgorde is alvast correct.

Enkele regels

Afwachten (03_Wachten) Deze regel zorgt ervoor dat als ik een e-mail verstuur en ik mezelf (Ik) in Bcc (of Cc) zet, er

automatisch een kopie van deze e-mail in mijn takenlijst terechtkomt binnen de categorie

03_Wachten.

Op die manier heb je een duidelijk overzicht van e-mails waar je nog op een antwoord wacht.

Handig: Ik als contactpersoon

Maak jezelf aan als contactpersoon in Outlook en kies bij Weergeven als: voor Ik. Dan volstaat het

om Ik in Cc te zetten en vermijd je dat een naamgenoot een e-mail krijgt die voor jezelf bedoeld was.

8

Backup van e-mails (01_Archief_KT) Deze regel zorgt ervoor dat er van elke binnenkomende e-mail een kopie bewaard wordt in

de map 01_Archief_KT.

Hierop kan je uitzonderingen instellen (bijvoorbeeld e-mails die ik naar mezelf gestuurd heb,

Vlimpersmeldingen, eRoom alerts, …).

Oh … shit! – regel Deze regel zorgt ervoor dat het verzenden van e-mails met één minuut uitgesteld wordt.

Dat is net genoeg tijd om die vergeten bijlage toe te voegen, of nog een collega in Cc te

zetten. Je vindt die e-mail gedurende één minuut terug in de map Postvak UIT.

9

Snelle stappen

Snelle stappen aanmaken Kies in het lint voor het pijltje rechtsonder het menu Snelle stappen.

Zo kan je eenvoudig je snelle stappen beheren.

Opgelet: de sneltoetscombinaties werken niet met de cijfertjes op het numerieke klavier.

Voor Ctrl+Shift+1 moet je dus de 1 op het klavier schuin boven de letter A gebruiken.

Mijn snelle stappen

01_Deze_week

02_Actie

10

03_Afwachten

04_Lezen

05_Ooit/misschien

11

Stroomdiagram

nee

ja

Kan het in minder dan 2 minuten?

ja

nee

uit meerdere stappen

bestaande projecten

Lopende zaken

Inbakje

Moet ik hier nu iets

mee doen?

Doe het direct Delegeer het Stel het uit

Wat is mijn

eerstvolgende actie?

Prullenbak

Delete

Ooit / misschien

bewaren om later te

beoordelen

Archief

Wachten tot iemand

anders het gedaan heeft

Agenda op een specifiek

tijdstip doen

Eerstvolgende acties zelf

doen zodra het kan

Projecten

Projectplannen