B-ECP · gestÃo documental intuitiva / parametrizÁvel b-ecp 1 2-organizaÇÃo dos contribuidores...

G E S T Ã O D O C U M E N T A L

I N T U I T I V A / P A R A M E T R I Z Á V E L

B-ECP

1

2 - O R G A N I Z A Ç Ã O D O S C O N T R I B U I D O R E S

3 - W O R K F L O W D O C U M E N T A L

4 - R E G I S T O

5 - G E S T Ã O D A C O N T A D A S U A E M P R E S A

6 - G E S T Ã O D O S U T I L I Z A D O R E S D A S U A E M P R E S A

7 - C R I A Ç Ã O D E U M P R O J E C T O / D E T A L H E S D O P R O J E C T O

8 - S E L E C Ç Ã O D O S U T I L I Z A D O R E S D A E M P R E S A E N V O L V I D O S N O P R O J E C T O & P R E F E R Ê N C I A S D E E - M A I L

9 - C O D I F I C A Ç Ã O D O S D O C U M E N T O S

1 0 - C O D I F I C A Ç Ã O D O S D O C U M E N T O S

1 1 - C O D I F I C A Ç Ã O D O S D O C U M E N T O S

1 2 - C R I A Ç Ã O D E F U N Ç Õ E S

1 3 - C O N V I D A R O S I N T E R V E N I E N T E S P A R A O S P R O J E C T O S M U L T I - E M P R E S A

1 4 - C R I A Ç Ã O D E G R U P O S D E U T I L I Z A D O R E S

1 5 - D E F I N I R A S R E G R A S D E A C E S S O

1 6 - D E F I N I R A S R E G R A S D E A P R O V A Ç Ã O

1 7 - G E S T Ã O D O S D O C U M E N T O S



2 0 - D I S T R I B U I Ç Ã O D O S F I C H E I R O S A S S O C I A D O S A O S D O C U M E N T O S

2 1 - D I S T R I B U I Ç Ã O D O S F I C H E I R O S A S S O C I A D O S A O S D O C U M E N T O S

2 2 - A V A L I A R O S D O C U M E N T O S

2 3 - E N V I A R E C O N S U L T A R A S A V A L I A Ç Õ E S

2 4 - V I S U A L I Z A R A E V O L U Ç Ã O D O D O C U M E N T O

2 5 - C O M P L E M E N T O S D E I N F O R M A Ç Ã O E C O M U N I C A Ç Ã O

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Organização dos contribuidores2

Responsável da Empresa

Detentor do projecto

PROJECTOGrupos

UtilizadoresProjecto

Responsavéis EmpresasIntervenientes & Parceiros

Chefe do Projecto

ColaboradoresEmpresas

Intervenientes

&Parceiros

ColaboradoresEmpresa

detendora

ContribuidoresProjecto

Empresas

Intervenientes&

Parceiros

Gestorintervenientes

& parceiros

Res

po

nsa

bil

iza

rO

rga

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Uti

liza

r

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Workflow documental3

CRIAR

GUARDAR

CLASSIFICAR

Espaço de trabalhoColaborativo

Privado

Criação da distribuiçãoValidação

ESTADODOCUMENTOS

Aprovado

Isento

ARever

Rejeitado

Avaliação

Distribuição

Criaçãode AvaliaçãoAprovação

Conceber Publicar Tratar

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Espaço de trabalhoColaborativo

Projecto

Registo

Preencher todos os campos obrigatórios em

https://app.b-ecp.com

Novo projecto

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Gestão da conta da sua empresa5

Visualizar o estado da subscrição e modificar os elementos de identificação da sua empresa.

Alterar a sua subscrição, visualizar as suas encomendas e facturas.

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Gestão dos utilizadores da sua empresa

Existem diversas soluções para criar os utilizadores da sua empresa.

� Importar rapidamente o conjunto dos seus colaboradores. � Criar cada um deles individualmente

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Criação de um projecto / Detalhes do projecto

� Preencha os campos tendo em conta as necessidades de parametrização do projecto.

� Pode utilizar um modelo de projecto com uma estrutura pré-existente e adaptá-la depois.

� No detalhe do projecto tem à sua disposição um resumo dos parâmetros, assim como diversas acções dependentes das suas permissões. Isto será explicado no contexto da criação de funções e grupos e das regras aplicáveis aos mesmos.

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Selecção dos utilizadores da empresa envolvidos no projecto & preferências de e-mail

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Codificação dos documentos

Crie a estrutura de organização dos documentos segundo as suas necessidades.

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Codificação dos documentos10

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Codificação dos documentos11

As opções permitem criar sub-categorias nos elementos de codificação.

(Elemento «Tipo» de documento / sub-categoria «Nota» )

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Criação de funções12

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Convidar os intervenientes para os projectosmulti-empresa

� Existem várias formas de adicionar intervenientes ao projecto.

� Caso já tenham colaborado antes, eles aparecerão na lista de opções.

� Possui o seu identificador B-ECP.

� Pode convidá-los por e-mail.

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Criação de grupos de utilizadores

Esc

olh

er a

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atr

ibu

ir a

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rup

o

Adicionar os utilizadores

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Definir as regras de acesso

� Escolher um ou vários emissores

� Escolher um ou vários departamentos

� Escolher um ou vários tipos de documento

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Definir as regras de aprovação16

� Escolher um ou vários emissores

� Escolher um ou vários departamentos

� Escolher um ou vários tipos de documento

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Gestão dos documentos

� Visualizar directamente todos os documentos com a ajuda de filtros dinâmicos.

� Pode criar e gravar selecções de visualização adaptadas ao seu projecto.

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Distribuição dos ficheiros associados aos documentos

Pode validar e enviar a distribuição caso o projecto não tenha a restrição de envio pelo grupo de validação.

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Enviar e consultar as avaliações

� Visualize todas as avaliações com a ajuda de filtros dinâmicos.

� Pode criar e gravar selecções de visualização adaptadas ao seu projecto.

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� Quando envia as suas avaliações os utilizadores que emitiram os respectivos documentos são alertados automaticamente.

� Também pode escolher destinatários aleatoriamente.

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Complementos de informação e comunicação

� Serviço de mensagens internas do projecto.

� Notificações interactivas.

� Ajuda dinâmica adequada a cada processo.

� Impressão da página actual ou de selecções guardadas.

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