Gestión Documental como estratégia para la racionalidad y la

transparencia administrativa

Profª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende Consultora en Gestión Documental y Memória Institucional

Gestión Documental

Importancia

1. Relación intrínseca con el Planeamiento Estratégico con

vistas a la racionalidad y transparencia administrativa;

2. Garantia de ejercício de la ciudadania;

3. Definida en la Legislación Federal nº 8.159/91;

4. Cumpliendo la Lei del Acceso a la Información, Lei

12.527 de 18 de noviembre de 2011.

Gestión Documental

Objetivo

Garantir que la información esté disponíble cuando y donde séa

necesária a la Institución y a los ciudadanos;

Propiciar la guarda, el acceso y preservación de los documentos de

carácter permanente;

Asegurar la eliminación de lo que no tenha más valor administrativo,

fiscal o legal;

Agilizar procesos decisivos y ser herramienta estratégica de

administración;

Normatizar el uso adecuado del gerenciamento electrónico de la

información

Gestión Documental

Desafio

• Atender a las solicitaciones de forma eficiente y eficaz;

• Eliminar gastos desnecesários;

• Introduzir la cultura de la gestión documental moderna;

• Racionalización de recursos humanos, tecnológicos y

financeros

Plano Adopción de normas, procedimentos y técnicas de gestión

archivística documental

Planeamento e introdución de una informática aplicada

Función y Objetivo

Estabelecer directrizes, normas y procedimientos con

base en la legislación vigente para las actividades que

envuelvan la Gestión Archivística de Documentos,

articulando y orientando técnicamente los sectores y

departamentos sobre como gerenciar sus acervos

documentales y disponibilizar la información contenida en

los mismos.

Gestión Documental en Brasil

Su regulamentación en Brasil se dá por la Lei Federal nº

8.159 de 1991, que la conceptua de la siguiente forma:

“Considerase gestión de documentos al conjunto de

procedimientos y operaciones técnicas referentes a

su producción, tramitación, uso, avaliación y

archivamiento en fase corriente e intermediária,

visando su eliminación o recogimiento para guarda

permanente”.

ARCHIVO

Gestión Archivística de Documentos

Tecnologia

de Información

Administración

Directa

Gabinete del

Alcalde Comunidad

Academica

Sector Público

Empresas

Sociedade /

Entidades

Administración

Indirecta

Info

rmació

n

Legislación

Misión - Gestión Archivística de Documentos

para el Município de Curitiba

Sistema de Gestión Documental

TECNOLOGIA

ARCHIVAMENTO

Y CONSULTA PRESERVACIÓN

GESTIÓN

ARCHIVÍSTICA

DE

DOCUMENTOS

PRODUCIÓN

y TRÂMITE

Gestão Arquivistica de Documentos

Avaliación

Transferencia Avaliación

Recogimento

Archivo Intermediário

ARCHIVO PÚBLICO

Masa documental:50%

Guardia: média 50 años

Acceso restricto al órgano de

origen

Archivo Corriente

ÓRGANO PRODUTOR

Masa documental:100%

Guardia: média 5 años

Archivo Permanente

ARCHIVO PÚBLICO

Masa documental:10%

Guardia: permanente

Acceso Público

Conceptuando y Definiendo

Documento

Nueva configuración de la función

pública: ciudano como cliente

Las prácticas y los modelos que las orientavan

hasta ahora se tornan obsoletos con increíble

rapidez, no salvando siquiera las organizaciones

públicas, que ven sus clientes – los ciudadanos –

exigir servícios cada vez más ágiles y con

calidad cresciente.

El conocimiento yá viene siendo encarado como

recurso a ser buscado, desenvolvido, incentivado

y protegido.

El Programa de Gestión Archivística en el Município de

Curitiba: realizaciones, avanzos y metas futuras

Profª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende

ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO - SMAD

CRIACIÓN DEL ARCHIVO PÚBLICO

MUNICIPAL

El Archivo Público Municipal de Curitiba fué

criado en 1º de Julio de 2004, atravéz de la Lei

Municipal nº 11.087/2004

Descripción Cantidad Medida

Documentos textuales 35.953,95 Metro linear

Documentos especiales 1.564,08 Metro linear

Nº de hojas 310.642.137 Unidades

Microfilmes 14.000 (60 millones de

fotogramas) Rollos

SITUACIÓN ENCONTRADA

Fonte: Arquivo Público Municipal de Curitiba, 2006.

Acervo Documental 2005

SITUACIÓN ENCONTRADA Acervo Documental 2005

Acervo documental desorganizado

SITUACIÓN ENCONTRADA Acervo Documental 2005

Espácio físico saturado con apenas parte de la

documentación clasificada

SITUACIÓN ENCONTRADA Acervo Documental 2005

Documentos encaminados sin tratamiento adecuado

SITUACIÓN ENCONTRADA Acervo Documental 2005

Equipo reduzido y insuficientemente capacitado para ejercer

actividades

Crescimiento de la Masa Documental

310642137

332034509

346753354

290000000

300000000

310000000

320000000

330000000

340000000

350000000

2006 2007 2008

Cantidad de hojas

Fonte: Arquivo Público Municipal de Curitiba, 2008

Desafios

Inversión

Para almacenar toda esa documentación

5.200 m²,

6.200 estantes, y

185.232 cajas de archivo

Primeros pasos...

A partir de la experiência inicial se llegó a una

definición sobre cuales serian las funciones y

objetivos con base en la legislación vigente, para

atender a las demandas de los diferentes Órganos

del Município.

Función y Objetivo

Establecer directrizes, normas y procedimientos con

base en la legislación vigente para las actividades

que envuelvan la Gestión Archivística de

Documentos, articulando y orientando técnicamente

los órganos de la Administración Directa e Indirecta

en como gerenciar sus acervos documentales y

disponibilizar la información contenida en los

mismos.

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Estabelecimento de etapas que envuelvan planeamento,

regulamentación y implantación de normas y procedimientos

Elaboración de TTD y Código de Clasificación de Documentos

Elaboración y disponibilización de Manual de Gestión

Archivística Documental (Instrucción Normativa para

documentos digitales y analógicos)

Racionalización de procesos y otimización de recursos

humanos, financeros, tecnológicos, entre otros.

ELABORACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Atuación como multiplicadores de la diseminación de las políticas para la

gestión documental en sus respectivos Departamentos.

ATUALIZACIÓN O CRIACIÓN DE COMISIONES DE AVALIACIÓN DE DOCUMENTOS

Avaliación, análisis, sugestiones y actualizaciones que integren la Tabla de

Temporalidad Documental y Código de Clasificación de Documentos de sus

respectivos Departamentos.

Indicación de servidores a ser capacitados em el decorrer de todos los

processos.

Realización y reuniones periódicas situacionando sus necesidades y

sugiriendo soluciones que se adecuem a sus realidades

Actuación en los procesos de Avaliação, Transferencia o Eliminación de

Documentos en cumplimiento de Tabla de Temporalidad de Documentos

Metodologia a ser adoptada Etapas del processo

La Avaliación Documental y las

Planillas de Temporalidad

Importantes y fundamentales para la

gestión documental, las Planillas de

Temporalidad Documental se presentan

como instrumentos normativos que

garanten la guardia y preservación en el

tiempo y en la cantidad correctas

Planilla de Temporalidad de Documentos

Asunto

Prazo de Archivamento Eliminación Obs.

Sector Geral A.I

.

A.P

.

Classe 0 Administración Geral

0-1 Organización

Administrativa y

Funcionamento

V 04 - S N

0-1-1 Regulamento.

Regimento. Estatuto.

Estructura. Organograma

V 04 - S N

0-1-2 Habilitación

jurídica y regularização fiscal de

los órganos da administração

pública municipal

V 04 - S N

Acciones de capacitación en cursos presenciales, oficinas,

tele-aulas y aulas laboratórios de acuerdo con la

especificidad de cada sector o departamento.

CAPACITACIÓN DE SERVIDORES

Fijación de conceptos y prácticas sobre documentación

electrónica y contról de flujos de procesos en medios

digitales.

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Recursos para almazenamiento apropiado (preservación y

conservación de los documentos en sus diferentes soportes).

Acompañamiento em la implantación de Archivos Sectoriales

y/o Generales en las Secretarias.

Orientación para procedimientos en casos de sinistros y otros

daños naturales posibles

ORGANIZACIÓN FÍSICA

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Desenvolvimento y pesquisa de tecnologias que propicien

Almazenamento;

Preservación;

Conservación;

Disponibilización de información para usuários internos y/o

externos.

Todas las tecnologias pensadas de acuerdo con Requisitos

Funcionales propuestos pelo CONARq (Consejo Nacional de

Archivos) e que toman en consideração aspectos como sigilo,

acceso y seguranza

INSTRUMENTOS DE APOYO

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Objetivo:

Controlar los documentos, desde el cadastramiento hasta el

encerramiento de los mismos.

Finalidades:

Padronización

Agilidad de acceso a información

Integración de diferentes módulos

Compatibilización entre tramitación física y electrónica de los

documentos

Possibilidad de anexación de documentos en procesos

Recuperación de la información en documentos archivados

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Objetivo:

Almazenar, buscar y disponibilizar electronicamente los

documentos que están bajo guardia y custódia de la Instituición.

Finalidad:

Agilizar y racionalizar la disponibilización de documentos para la

comunidad interna y externa;

TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN

Metodologia a ser adoptada Etapas del proceso

Sistema Único de Protocolo - SUP

Documento electrónico

Tecnologia de la Información

Tecnologia da Información Relatório de acompañamiento

Normas y Procedimientos

Estabelecimento de etapas que envuelvan

planeamento, regulamentación e implantación de

normas y procedimientos.

Racionalización de procesos y optimización de

recursos humanos, financeros, tecnológicos, entre

otros.

Instrucción Normativa

Manual de Gestión Documental

Acompañamentos y ajustes

Orientación y monitoramento de los trabajos de las Comisiones de

Avaliación Documental (CAD’s).

Orientación y supervisión de la aplicación de normas y

procedimientos para el acceso, uso y tramitación de documentos en

medios digital/electrónico y/o físicos.

Política de Gestión Archivística de Documentos;

Optimização al atendimento interno y/o externo;

Reducción de costos;

Envolvimento y comprometimento de los sectores y

Departamentos;

Garantia al derecho de acceso a la información;

Garantia de transparencia administrativa;

Planeamento y previsión de custos y definición de

acciones estratégicas.

Preservación de la Memória Institucional

Resultados Esperados

Resultados

FONTE: Arquivo Público – 2009

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

2005 2006 2007 2008 2009

Dia

s

Reducción de 97,5% en tiempo médio de fornecimiento de los documentos

solicitados a usuários internos.

Resultados

87%

13% Volume de Atendimento

Entregues por email

Entregues pessoalmente

Reducción de la utilización de los vehículos de la PMC (desgaste del vehículo,

combustíble, emisión de gás carbônico y tiempo);

Diminución de cópias en papel (alquiler de máquina fotocopiadora, papel, toner,

entre otros).