Auditoría Internade... · 2019-05-21 · de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de...

Auditoría Interna

INFORME I.A.I.-A-O-16-03

Teléfonos: 2522-0912

Fax: 2522-0869 www.csv.go.cr

Página 1 de 30

Revisión de las acciones efectuadas por la Administración para resolver impugnaciones de períodos anteriores

1- Introducción

1.1- Origen del estudio

El estudio se realizó conforme el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna, para el año 2015.

1.2- Objetivo del estudio

Determinar si se han tomado las previsiones necesarias para resolver impugnaciones de periodos pasados, para valorar la suficiencia de los controles establecidos y el riesgo de prescripción.

1.3- Alcance del estudio

El estudio está orientado a evaluar la gestión de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación (en adelante UIBC) en la resolución de impugnaciones de periodos anteriores a los años 2014 y 2015.

La auditoría se realizó de conformidad con los criterios establecidos en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP) dictadas por la Contraloría General de la República, Normas Internacionales de Auditoría (NIAS), así como en la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Nº 9078 del 26 de octubre del 2012 (en adelante Ley 9078), la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres No.7331 del 13 de abril de 1993 y sus reformas (en adelante Ley 7331) y la Ley General de Control Interno Nº 8292 (en adelante Ley 8292).

1.4- Disposiciones de la Ley General de Control Interno

Ø Sobre la implantación de recomendaciones

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

Auditoría Interna




Página 2 de 30

a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.

Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca.

Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.

Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.”

Auditoría Interna




Página 3 de 30

Ø Sobre responsabilidad

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa.

El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.

Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley.

Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subeditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley.

Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto.”

2.- Resultados

De acuerdo con la Ley N° 9078 publicada el 26 de octubre del 2012, la cual establece en sus artículos 163 y 164 el Procedimiento de Impugnación de las Boletas de Citación y en los artículos 190 y 191 lo relativo a prescripción e interrupción de la misma, se determinaron los siguientes resultados.

Auditoría Interna




Página 4 de 30

2.1 Del Sistema de Control Interno Se evaluó el ambiente de control interno de la UIBC determinándose las siguientes debilidades:

A) Manual de Procedimientos

En lo que respecta al Manual de Procedimientos para la UIBC, a la fecha del presente informe, no existe documento alguno, el cual guie los procesos a ejecutar por parte de los funcionarios de dicha unidad.

De acuerdo con los Coordinadores de la UIBC de Alajuela, Heredia, Cartago y San Ramón, el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario y la Coordinadora de la UIBC de San José lo están confeccionando.

Al respecto la Directora de Logística manifestó que dicho manual está en proceso de confección por las Coordinadoras de UIBC de San José, Puntarenas y el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario.

Al respecto la Ley General de Control Interno señala:

Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

Artículo 13.—Ambiente de control. En cuanto al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

Auditoría Interna




Página 5 de 30

c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 15.—Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.

b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.

iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.

(El subrayado no forma parte del texto original)

Y las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP) indican:

“1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI

La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias.

En el cumplimiento de esa responsabilidad las autoridades citadas deben dar especial énfasis a áreas consideradas relevantes con base en criterios tales como su materialidad, el riesgo asociado y su impacto en la consecución de los fines institucionales, incluyendo lo relativo a la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo. Como parte de ello, deben de contemplar, entre otros asuntos los siguientes:

Auditoría Interna




Página 6 de 30

c.La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados, y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.

d. La vigilancia del cumplimiento, la validez y la suficiencia de todos los controles que integran el SCI.

2.5.2 Autorización y Aprobación. La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales deben contar con la autorización y la aprobación, respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales.

4.2 Requisitos de las actividades de control: e. Documentación: Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. f. Divulgación: Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos. (El subrayado no forma parte del texto original).

4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI, y sobre todo el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas. (…). 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional (…). La falta de esfuerzo e interés por parte de la Administración en documentar, oficializar y divulgar internamente los procedimientos de control que contengan instrucciones claras y precisas debidamente oficializadas, para realizar las tareas encomendadas, ocasiona que los funcionarios responsables de ejecutar los procesos no cumplan eficaz y eficientemente

Auditoría Interna




Página 7 de 30

con las actividades de la UIBC y por ende generar perjuicios económicos a la Institución y a los interesados según sea el caso.

B) Deficiencias de Control Interno del Sistema de Impugnaciones

Se analizó el Sistema de Impugnaciones y se determinó que en él, no se pueden identificar los recursos de impugnación en los cuales los usuarios señalaron testigos como medida de prueba. Dicha condición fue confirmada por el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario y la Coordinadora de UIBC de San José.

Además, carece de información sobre si se ha programado las audiencias en relación con las impugnaciones de boletas que presentan como prueba los testigos respectivos.

Al respecto la Ley General de Control Interno señala:

Artículo 16.— Sistemas de información.

(…)En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. (…)

Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP) indican 1.2 Objetivos del SCI b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales.

Auditoría Interna




Página 8 de 30

1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI

La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias.

En el cumplimiento de esa responsabilidad las autoridades citadas deben dar especial énfasis a áreas consideradas relevantes con base en criterios tales como su materialidad, el riesgo asociado y su impacto en la consecución de los fines institucionales, incluyendo lo relativo a la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo. Como parte de ello, deben de contemplar, entre otros asuntos los siguientes:

d. La vigilancia del cumplimiento, la validez y la suficiencia de todos los controles que integran el SCI.

4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI, y sobre todo el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas. (…). 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional (…).

La inobservancia tanto de la Jefatura del Departamento del Servicio al Usuario como de los coordinadores de cada una de las UIBC en solicitar, una aplicación para el Sistema de Impugnaciones, que permita identificar las impugnaciones que ameritan audiencia testimonial y su correspondiente programación, genera inefectividad e ineficacia en el proceso de resolución y posibilita el incumplimiento de plazos establecidos, con su correspondiente riesgo en afectación económica para la Institución.

Auditoría Interna




Página 9 de 30

2.2 Prescripción y caducidad en materia de multas por Boletas de Citación

Al evaluar la gestión realizada por el Departamento de Servicio al Usuario para resolver impugnaciones pendientes de los periodos 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015. Se determinó que no se han tomado las previsiones necesarias, para resolver impugnaciones de periodos anteriores al 2014; lo cual se refleja en los siguientes resultados:

A) Impugnaciones pendientes de resolución De acuerdo con información suministrada por la UIBC, mediante consulta al Sistema de Impugnaciones al 8 de Julio del 2015, quedan 122.643 Boletas de Citación impugnadas pendientes de resolución, de los periodos 2011, 2012 y 2013, que podrían ser condenadas, absueltas o archivadas y de acuerdo con el monto establecido en las mismas, ascienden a la suma total de ¢16,011,837,760.00 y se desglosan de la siguiente manera:

Cuadro No. 1

Boletas de citación impugnadas pendientes de resolución

Sistema de Impugnaciones

Períodos 2011, 2012 y 2013

Al 08/07/2015

Descripción

Ley Nº7331

01/05/2011 al 25/10/2012.

Ley Nº9078

26/10/2012 al 31/12/2013

Total

2011 2012 2012 2013

Cantidad Expedientes 38.260 38.925 3.495 26.661 107.341

% 36% 36% 3% 25% 100%

Auditoría Interna




Página 10 de 30

Cantidad Boletas 42.070 45.302 4.141 31.130 122.643

% 34% 37% 3% 26% 100%

Monto en colones ¢ 5.059.971.210 ¢ 7.730.472.050 ¢ 537.627.430 ¢ 2.683.767.070 ¢ 16.011.837.760

% 32% 48% 3% 17% 100%

Fuente: UIBC-Sistema de Impugnaciones

Como se describe en el cuadro anterior, existen Boletas de Citación impugnadas pendientes de resolución de los periodos 2011, 2012 y 2013 correspondientes a la Ley Nº 7331 y a la Ley Nº 9078 que ascienden a la suma de ¢12,790,443,260.00 y a ¢3,221,394,500.00 respectivamente, cuyo plazo para su atención ya transcurrió y de acuerdo con la normativa vigente el infractor podría solicitar su prescripción.

Adicionalmente, en el Sistema de Impugnaciones no se encuentran registradas impugnaciones de los periodos 2010 y 2011, que fueron recibidas antes de la implementación de dicho sistema. Condición que fue confirmada por el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario y la Coordinadora de la UIBC de San José, quienes explicaron que solamente están registradas pero en el Sistema Integrado de Infracciones.

De acuerdo con información suministrada por el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario mediante consulta al Sistema Integrado de Infracciones al 8 de Julio del 2015, se determinó que 31.072 Boletas de Citación Impugnadas, pendientes de resolución, son las que no se encuentran registradas en el Sistema de Impugnaciones de los periodos 2010 y 2011; cuyo plazo para su atención ya transcurrió de acuerdo con la ley 7331. Los Coordinadores de la UIBC de Alajuela, Heredia, Cartago y San Ramón manifestaron que los recursos de impugnación de los periodos 2010 y 2011 recibidos antes de la implementación del Sistema de Impugnaciones se encuentran en riesgo de prescripción dado el plazo transcurrido y de ser solicitada por el usuario, habría que otorgársela.

Auditoría Interna




Página 11 de 30

Cuadro No. 2


Sistema Integrado de Infracciones

Períodos 2010 y 2011

Al 08/07/2015

Estado 2010 2011 Totales

Impugnada 18.253 12.819 31.072

% 59% 41% 100%

Monto en colones 2.027.172.000 1.753.985.520 3.781.157.520

% 54% 46% 100%

Fuente: Sistema de Infracciones

La suma del monto establecido en dichas boletas, ascienden a un total de ¢3,781,157,520.00.

Con lo cual, se tiene al 8 de julio de 2015 una cantidad total de boletas de citación impugnadas pendientes de resolución de 153.715, que corresponden a la sumatoria de ambos sistemas de registro y cuyo monto total es de ¢19,792, 995,280.00.

Por otra parte, se determinó al 08 de julio de 2015 la cantidad de boletas resueltas que estaban pendientes de resolución al 16 de setiembre del 2013 (fecha de corte de impugnaciones pendientes descritas en informe de auditoría A.I.-A.O.-13-25). Véase cuadro a continuación:

Auditoría Interna




Página 12 de 30

Cuadro No. 3

Cantidad de impugnaciones pendientes al 16/09/2013,

resueltas al 08/07/2015

Periodos Pendientes al 16/09/2013

08/07/2015

Resueltas Pendientes

Años Cantidad % Cantidad % Cantidad %

Ley #7331 01-Ene al 25 Oct.

2010 28.164 100% -9.911 -35% 18.253 65%

2011 79.600 100% -24.711 -31% 54.889 69%

2012 60.469 100% -15.167 -25% 45.302 75%

Ley #9078 26 Oct. 2012 al 16-09-13

2012 5.024 100% -883 -18% 4.141 82%

2013 32.383 100% -10.255 -32% 22.128 78%

Total de Boletas

205.640 -60.927 144.713

% Resuelto 2013-2015 -30%

Fuente: Informe A.I.-A.O.-13-25, Sistemas de Impugnaciones y Infracciones

Como se describe en el cuadro anterior, del total de 205.640 Boletas de Citación impugnadas pendientes de resolución recibidas al 16 de setiembre del 2013, la UIBC resolvió 60.927 al 08 de julio de 2015, que representa un 30% y las restantes 144.713 (70%) están pendientes de resolución a esa fecha.

Auditoría Interna




Página 13 de 30

Para efectos que los datos cuadren con el total de impugnaciones de los periodos 2010, 2011. 2012 y 2013 pendientes al 8 de julio de 2015, se debe considerar adicionalmente las 9.002 boletas impugnadas pendientes de resolución recibidas por la UIBC durante el periodo del 17 de setiembre al 31 de diciembre del 2013.

Por lo tanto, al 08 de julio del 2015 hay un total de 153.715 Boletas de Citación impugnadas pendientes de resolución, cuyo monto total asciende a la suma de ¢19,792, 995,280.00, el cual podría variar de acuerdo con el tipo de resoluciones (condenas, absueltas o archivadas) emitidas por la UIBC.

Al respecto la Directora de Logística, el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario y la coordinadora de la UIBC de San José, manifestaron que tanto la Junta Directiva como la Dirección Ejecutiva, no han tomado alguna decisión sobre un plan de acción para resolver las impugnaciones de los años 2010, 2011, 2012 y 2013.

Adicionalmente los Coordinadores de la UIBC de Alajuela, Heredia, Cartago y San Ramón indicaron que actualmente se da prioridad a resolver impugnaciones recibidas durante los periodos 2014-2015, y cuando estén cubiertos esos períodos, en la medida de lo posible se procede con los periodos anteriores.

Al respecto la Ley N°7331 de Tránsito por Vías Públicas Terrestres establece:

“ARTÍCULO 181.- La acción penal prescribe en dos años, contados a partir de la comisión de la infracción. La pena de multa prescribe en dos años, contados a partir de la firmeza de la sentencia, salvo lo dispuesto en el artículo siguiente.”

El subrayado no forma parte del texto original).

La Ley 9078 de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial señala:

“ARTÍCULO 190.- Prescripción

En materia de infracciones de multa fija la acción administrativa prescribe en dos años, computados desde el levantamiento de la boleta de citación. La pena de multa impuesta en este tipo de casos prescribirá en siete años, contados a partir de la firmeza de dicha boleta.”

(El subrayado no forma parte del texto original).

Auditoría Interna




Página 14 de 30

La Asesoría Legal del Cosevi en oficio AL-2185-2013 del 24 de junio del 2013 indicó lo siguiente:

“(…) El tema de la prescripción se definía en el artículo 181 de la Ley N°7331 y ahora en el numeral 190 de la actual legislación.

Ahora bien, en las unidades de impugnaciones no se lleva un control por artículo impugnado, de modo que no es sino al momento que se va a resolver un asunto, que se revisa si está afecto o no a un impedimento de constitucionalidad, por lo que no está a nuestro alcance facilitar un dato en tal sentido.”

A su vez la Asesoría Legal en Oficio AL-‐2518-‐2014 fechado 4 de agosto del 2014, comunica a las UIBC el criterio Nº 68-‐2014 del 04 de marzo del 2014, de la Procuraduría General de la República, que en lo relativo al tema de prescripción indica: (…) A-‐. LAS MULTAS ESTABLECIDAS CON BASE EN LA LEY 7331, PRESCRIBEN CONFORME LO DISPUESTO EN SU ARTICULO 181 Consulta COSEVI si las boletas de citación confeccionadas con base en la Ley 7331, que adquieran firmeza bajo la vigencia de la Ley 9078, se rigen por el plazo de prescripción establecido en esta última Ley, concretamente en el numeral 190. …La prescripción es una forma de extinción de las obligaciones que opera por el transcurso del plazo establecido por el ordenamiento por una parte y la inactividad del titular de derecho, por otra parte. Si uno de dichos elementos falta, no puede operar la prescripción extintiva. La prescripción extintiva tiene su fundamento en la necesidad de poner en término a las situaciones de incertidumbre en el ejercicio de los derechos y en la presunción de abandono por parte de su titular. Se estima que el no ejercicio de los derechos por un plazo determinado no es amparable por el derecho, porque afecta el principio de seguridad jurídica… Así, la prescripción extintiva se fundamenta en la necesidad de que las situaciones jurídicas no se mantengan en “estado precario” por un tiempo indeterminado, lo que es susceptible de afectar el orden público. En el mismo sentido se ha pronunciado la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia: “ IV.-‐…La prescripción extintiva tiene como fundamento la tutela del orden social y la seguridad en las relaciones jurídicas. La postergación indefinida del ejercicio de las acciones y derechos por parte

Auditoría Interna




Página 15 de 30

de su titular, ocasiona duda y zozobra en los individuos y atenta contra la estabilidad patrimonial, por lo que este instituto jurídico pretende eliminar las situaciones de incerteza, producidas por el transcurso del tiempo en las relaciones jurídicas. Para su aplicación se requieren tres elementos: el transcurso del tiempo previsto por la ley, la falta de ejercicio por parte del titular del derecho y la voluntad del favorecido por la prescripción de hacerla valer, ya sea a través de una acción o de una excepción, pues no puede ser declarada de oficio por el juez y es posible su renuncia tácita o expresa, siempre y cuando no sea anticipada. Debe atenderse además a la naturaleza del derecho en cuestión, pues existen situaciones jurídicas de particular relevancia que son imprescriptibles.” Sala Primera de la corte Suprema de Justicia Nª 76-‐95 de las 15:00 horas del 12 de julio de 1995. La Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres N 7331 de 13 de abril de 1993, dispuso en su artículo 181 sobre la prescripción de la acción penal y de la multa que en ejercicio de esa acción se estableciera. El plazo para ejercer la acción contaba a partir de la comisión de la infracción, en tanto que el plazo de prescripción de la multa corría a partir de la firmeza de la sentencia: “ARTICULO 181.-‐La acción penal prescribe en dos años contados a partir de la comisión de la infracción…”. Se indica en la consulta que estas disposiciones perdieron vigencia con la promulgación de la nueva Ley de Tránsito cuyo artículo 190 dispuso: “ARTICULO 190.-‐ Prescripción En materia de infracciones de multa fija la acción administrativa prescribe en dos años, computados desde el levantamiento de la boleta de citación… La acción penal en materia de accidentes por colisión prescribe en dos años, contados a partir de la comisión de la infracción… …Boleta de citación que el artículo 2 de la Ley define como la fórmula con la cual se notifica a una persona la infracción que se le atribuye y se le emplaza para comparecer ante la autoridad competente. Lo que implica que para efectos del plazo de prescripción de la acción administrativa lo que cuenta no es la comisión de la infracción; sino la notificación sobre la imputación de la infracción. Actos que ciertamente pueden coincidir en el tiempo. Por el contrario, en tratándose de la materia penal y para las colisiones se mantienen los plazos establecidos en el numeral 181 de la Ley anterior, la acción penal en materia de accidentes por colisión prescribe en dos años contados a partir de la comisión de la infracción…

Auditoría Interna




Página 16 de 30

El punto es cual ley debe ser aplicada a las multas señaladas en boletas de citación realizadas antes del 26 de octubre del 2012, fecha a partir de la cual entró a regir la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, N. 9078…Duda que se origina en el hecho de que la Ley 9078 no contiene ninguna disposición de derecho intertemporal Dada esa ausencia de regulación expresa, resultan aplicables los principios generales en orden a la aplicación de las disposiciones jurídicas en el tiempo. Materia que resulta informada por el principio de seguridad jurídica … Por principio la nueva norma no puede afectar hechos o actos que produjeron válidamente situaciones jurídicas bajo la vigencia de la ley anterior. Los requisitos de adquisición o nacimiento de la situación son regidos exclusivamente por la norma vigente al momento en que la situación surge… La norma nueva, por el contrario, tiene la pretensión de regir las condiciones de las situaciones jurídicas que no se habían presentado durante la vigencia de la norma derogada, pero los elementos de la situación que hubieran surgido conservan su valor conforme la norma anterior. La nueva norma carece de posibilidad de influenciar las situaciones ya extinguidas o consolidadas. Igualmente, las situaciones en curso de extinción continuarán rigiéndose por la Ley de creación anterior…Lo cual implicaría que la prescripción en curso continúa rigiéndose por la ley anterior. … la ley nueva sólo se aplica a aquellos hechos que se han producido a partir de su entrada en vigencia y no a los acaecidos con anterioridad, que siguen rigiéndose por la ley derogada… Conforme el numeral 34, resulta prohibido dar efecto retroactivo a una disposición en perjuicio de persona alguna. Lo que significa que es conforme a la Constitución que una norma legal prevea su retroactividad cuando es más favorable a sus destinatarios y en el tanto en que no se afecte persona alguna, derechos patrimoniales adquiridos o situaciones jurídicas consolidadas. Por lo tanto las boletas confeccionadas de acuerdo a la Ley Nº 7331, que estén impugnadas; con audiencias señalada para su posterior resolución y a mayor abundamiento aquellas que tienen resolución notificada al margen de que ese acto se cumpliera luego del 26 de octubre del año 2012, les resulta aplicable el plazo prescriptivo de 2 años, si es alegado. (El subrayado no forma parte del texto original).

Auditoría Interna




Página 17 de 30

En Oficio AL-‐2762-‐2014 la Asesoría Legal señala: …Las impugnaciones a boletas de citación confeccionadas a partir del 26 de octubre del año 2012, deben ser resueltas en un plazo no mayor a los 2 años contados a partir del momento de su confección. En tal caso, si el interesado lo alega, debe declararse la prescripción de la acción administrativa. Finalmente en Oficio AL-‐4141-‐2014 la Asesoría Legal indica: … de acuerdo al artículo 190 de la legislación de tránsito vigente, es claro que para las boletas confeccionadas al amparo de dicha ley, el plazo para resolver una impugnación es de 2 años desde la fecha de confección. La falta de una adecuada planificación en el tratamiento de resolución, de las impugnaciones pendientes que corresponden a los años 2010, 2011, 2012 y 2013, generó que las mismas, reúnan dos elementos para que la prescripción se consolide, que son el transcurso del tiempo previsto por la ley y la falta de ejercicio por parte del titular del derecho, y en consecuencia, solo faltaría la voluntad del favorecido por hacerla valer, con lo cual la Institución no podría llegar a cobrarlas y en consecuencia se estaría dejando de percibir ingresos importantes.

B) Caducidad de las Impugnaciones con prueba testimonial pendientes de audiencia

Durante la ejecución del estudio se revisaron 154 expedientes de las Boletas de Citación impugnadas y los respectivos documentos de respaldo, de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015 de la UIBC, en 5 sedes de las 12 que conforman la UIBC, específicamente 31 expedientes de San José, 30 de Alajuela, 32 de Heredia, 30 de Cartago, y 31 de San Ramón, se determinó que 131 presentan recursos con referencia a prueba testimonial; de los cuales 124 no cuentan con la debida programación de audiencia, lo anterior se muestra en los siguientes cuadros:

Auditoría Interna




Página 18 de 30

Cuadro No. 4

Resultado revisión de expedientes por años

Al 31 de agosto 2015

Años Total con Prueba Testimonial

Sin Audiencia Programada Con Audiencia % Sin Audiencia

2010 23 22 1 95.65%

2011 21 21 0 100%

2012 20 20 0 100%

2013 24 24 0 100%

2014 20 20 0 100%

2015 23 17 6 73.91%

Total 131 124 7

Fuente: Expedientes suministrados por UIBC

Auditoría Interna




Página 19 de 30

Cuadro No. 5

Resultado revisión de expedientes por Unidades

Al 31 de agosto 2015

Unidades Total con Prueba Testimonial

Sin Audiencia Programada

Con Audiencia

% Sin Audiencia

Alajuela 23 22 1 95.65%

Cartago 30 30 0 100%

Heredia 19 19 0 100%

San José 31 25 6 80.64%

San Ramón 28 28 0 100%

Total 131 124 7

Fuente: Expedientes suministrados por UIBC

De acuerdo con entrevista efectuada los coordinadores de la UIBC de San José, Alajuela, Cartago, Heredia y San Ramón en el mes de agosto de 2015, manifestaron que todas las impugnaciones con prueba testimonial recibidas antes de marzo 2015, en las cuales, no se haya efectuado programación de audiencias, podrían caducar a solicitud del usuario, pues la Institución cuenta con un plazo seis meses a partir de recibida la impugnación para fijar la fecha de la audiencia.

De igual forma, se consultó tanto en el Sistema de Impugnaciones, como en el Sistema Integrado de Infracciones, en cuanto a las impugnaciones pendientes del período que va desde enero 2010 hasta el mes de julio de 2015, lo cual se muestra en el siguiente cuadro:

Auditoría Interna




Página 20 de 30

Cuadro No. 6


Del 01/01/2010 al 08/07/2015

Boletas no registradas en



Descripción

Ley Nº 7331

01/01/2010

Al

30/04/2011

Ley Nº 7331

01/05/2011

Al

25/10/2012

Ley Nº 9078

26/10/2012

Al

08/07/2015

Total

2010 2011 2011 2012 2012 2013 2014 2015

Cantidad Expedientes 18.253 12.819 38.260 38.925 3.495 26.661 28.041 18.105 184.559

% 10% 7% 21% 21% 2% 14% 15% 10% 100%

Cantidad Boletas

18.253 12.819 42.070 45.302 4.141 31.130 34.073 22.974 210.762

% 9% 6% 20% 21% 2% 15% 16% 11% 100%

Millones de colones ¢2.027 ¢1.754 ¢ 5.060 ¢ 7.730 ¢ 538 ¢ 2.684 ¢ 2.921 ¢ 2.063 ¢ 24.777

% 8% 7% 21% 31% 2% 11% 12% 8% 100%

Fuente: Sistema de Impugnaciones y Sistema Integrado de Infracciones

Auditoría Interna




Página 21 de 30

Del total de 210.762 boletas de citación impugnadas pendientes de resolución, considera esta Auditoría Interna que es preocupante el hecho de no tener identificadas cuántas de ellas cuentan con prueba testimonial y a cuáles de estas se les ha programado audiencia, se genera un posible riesgo de caducidad.

La Ley 7331 en su artículo 153 establece:

“…De haberse ofrecido prueba testimonial o documental, se señalará audiencia para su evacuación. …. La audiencia se programará dentro del plazo de diez (10) días hábiles, una vez que se encuentre listo el expediente para ser resuelto; pero no podrá ser realizada más allá de los seis (6) meses de la fecha de recibo del recurso… “ La Ley 9078 en su artículo 164 señala:

“De haberse ofrecido prueba testimonial, pericial o documental, se señalará audiencia para su evacuación dentro del plazo de diez (10) días hábiles, una vez que se encuentre listo el expediente para ser resuelto. Esta no podrá ser realizada más allá de los seis (6) meses de la fecha de recibo del recurso…”

Al respecto la Asesoría Legal en Oficio AL-4141-2014 de acuerdo con las Leyes 7331 y 9078 indica:

…El artículo 191 de la Ley 9078 permite la interrupción de ese plazo de prescripción, por el señalamiento para audiencia. Mas se constituiría en una prerrogativa abusiva de la Administración, si se pretendiera interrumpir ese plazo, estableciendo un señalamiento fuera del plazo establecido en el artículo 164, que corre a partir de recibido el curso.

-‐-‐-‐Bajo la anterior inteligencia, debe aplicarse la caducidad si se alega. .-‐-‐-‐La sugerencia para casos futuros, es que antes de los seis meses se programen las audiencias en los casos que haya prueba que evacuar, de acuerdo al plazo indicado en el artículo 164. Luego se puede reprogramar el día y hora, para acomodar las fechas de acuerdo a las cargas de trabajo, pero el plazo ya habrá quedado interrumpido.

Auditoría Interna




Página 22 de 30

-‐-‐-‐Para los casos pendientes de resolver de acuerdo a la ley Nº 7331, estimamos que ese efecto de interrupción previsto en la legislación actual no les es aplicable, ya que es un mecanismo previsto a favor de la Administración y no para perjudicarlo de manera abusiva. Si observamos la norma similar a la actual, a saber el artículo 182, tenemos que no prevé la interrupción a nivel administrativo. La falta de identificación y ausencia de planificación de las impugnaciones recibidas con prueba testimonial, limita la toma de decisiones, para una adecuada y oportuna atención de las mismas, y permite que dichas impugnaciones cumplan con las condiciones de caducidad requeridas, que de ser solicitadas por parte del usuario implicaría a la Institución el no poder llegar a cobrarlas, con lo cual se estaría dejando de percibir ingresos importantes.

C) Boletas de Citación puestas al cobro De acuerdo con información suministrada por el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario mediante consulta al Sistema Integrado de Infracciones al 8 de Julio del 2015, se determinó que quedan 98.597 Boletas de Citación puestas al cobro pendientes de pago, correspondientes a los periodos 2010, 2011 y 2012; cuyo plazo para su atención ya transcurrió y de acuerdo con la ley 7331, podrían prescribir a solicitud del infractor.

Cuadro No. 7

Cantidad de Boletas de Citación Puestas al Cobro

Del 01/01/2010 al 25/10/2012

Estado 2010 2011 2012 Totales

Pendiente 3 14.626 0 14.629

Condenada 20.192 28.266 35.510 83.968

Total Puestas al cobro 20.195 42.892 35.510 98.597

% 20% 44% 36% 100%

Fuente: Sistema Integrado de Infracciones

Auditoría Interna




Página 23 de 30

En términos económicos dichas boletas ascienden a la suma total de ¢11,247,072,260.00. Las cuales se desglosan de la siguiente manera:

Cuadro No. 8

Detalle total Multas pendientes de cobro de Boletas de Citación

Del 01/01/2010 al 25/10/2012

Estado 2010 2011 2012 Totales

Pendiente 415.760.00 316.011.280.00 0.00 316.427.040.00

Condenada 2.654.898.120.00 3.759.834.750.00 4.515.912.350.00 10.930.645.220.00

Totales en colones 2.655.313.880.00 4.075.846.030.00 4.515.912.350.00 11.247.072.260.00

% 24% 36% 40% 100%

Fuente: Sistema de Infracciones

La Ley Nº 7331 en su ARTÍCULO 181 señala:

….- La acción penal prescribe en dos años, contados a partir de la comisión de la infracción. La pena de multa prescribe en dos años, contados a partir de la firmeza de la sentencia, salvo lo dispuesto en el artículo siguiente.

La Asesoría Legal en Oficio AL-2185-2013 del 24 de junio del 2013 indicó lo siguiente:

“(…) El tema de la prescripción se definía en el artículo 181 de la Ley N°7331 y ahora en el numeral 190 de la actual legislación.

A su vez la Asesoría Legal en Oficio AL-‐2518-‐2014 comunica a las UIBC el criterio Nº 68-‐2014 del 04 de marzo del 2014 de la Procuraduría General de la República, que en lo relativo al tema de prescripción indica:

Auditoría Interna




Página 24 de 30

Del deber de recuperación que pesa sobre la Administración Pública, ha deducido la Procuraduría la imposibilidad jurídica de reconocer en vía administrativa y de oficio la prescripción. Así como el Juez no puede declarar de oficio la prescripción, así tampoco la Administración puede hacerlo. Requeriría una norma legal que lo habilite. La prescripción opera Como una excepción por lo que debe ser opuesta por el deudor. Exigencia que se funda en el hecho mismo de que la prescripción es renunciable y ello porque esta excepción opera siempre –a diferencia de la caducidad-‐ respecto de derechos no potestativos. En ausencia de una norma que la autorice, la declaración de oficio de la prescripción se analiza como una condonación de deuda, prohibida en principio para la Administración. Distinto de la declaración de oficio de la prescripción es el caso en que la Administración inicia un procedimiento administrativo de cobro de una obligación y el deudor se excepciona oponiendo la prescripción. En este caso, la Administración tendrá que a analizar la situación, determinar si ha operado la prescripción, si esta no ha sido interrumpida o suspendida según las normas aplicables al caso. Una vez hecho el análisis jurídico correspondiente, tendrá que resolver si ha operado la prescripción.. Si lo está, admitiría la excepción y consecuentemente, no podría proceder ni al cobro judicial ni al administrativo. Pero no podría de antemano definir que la deuda está prescrita y asumir que no debe intentar ninguna acción para recuperar las sumas que le son adeudadas. Se sigue de los expuesto que, por estar frente a una prestación pecuniaria legalmente establecida para dotar de financiamiento al Consejo de Seguridad Vial, esta se encuentra en la obligación de velar por obtener efectivamente los recursos que el legislador dispuso para efectuar de la mejor manera la competencia que le fue encomendada, así como por la vía de la transferencia que otros organismos cuenten con los recursos necesarios para su funcionamiento. Corresponde al legislador regular la prescripción y por ende establecer cuál es el plazo en que prescriben los derechos de que se trate y a partir de cuando corre ese plazo. La Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres N 7331 de 13 de abril de 1993, dispuso: “ARTICULO 181.-‐... La pena de multa prescribe en dos años, contados a partir de la firmeza de la sentencia, salvo lo dispuesto en el artículo siguiente”. El plazo de prescripción se estableció en dos años, tanto para la acción penal como para la multa. Plazo de dos años que para la multa corre a partir de la firmeza de la sentencia… Se indica en la consulta que estas disposiciones perdieron vigencia con la promulgación de la nueva Ley de Tránsito cuyo artículo 190 dispuso:

Auditoría Interna




Página 25 de 30

“ARTICULO 190.-‐ Prescripción En materia de infracciones de multa… La pena de multa impuesta en este tipo de casos prescribirá en siete años, contados a partir de la firmeza de dicha boleta. … La pena de multa prescribe en dos años, contados a partir de la firmeza de la sentencia, salvo lo dispuesto en el artículo siguiente. Prescrita la multa, el Cosevi de oficio deberá proceder de inmediato a levantar la anotación correspondiente”… No obstante que se está en el ámbito de las sanciones administrativas, para establecer la prescripción de la sanción se utiliza el término pena de multa. Sanción que prescribirá en siete años contados a partir de la firmeza de la boleta. Al aumentar en los términos indicados el plazo de prescripción se agrava la situación del infractor respecto de la ley anterior.

Por el contrario, en tratándose de la materia penal y para las colisiones se mantienen los plazos establecidos en el numeral 181 de la Ley anterior, la acción penal en materia de accidentes por colisión prescribe en dos años contados a partir de la comisión de la infracción y la pena de multa prescribe igualmente en dos años, contados a partir de la firmeza de la sentencia. Se hace referencia a una excepción, que en la nueva Ley estaría contenida en el numeral 191, que regula los supuestos de interrupción de la prescripción. Aspecto que cobra particular importancia por cuanto para efectos de las multas fijas , la Ley 9078 fija el plazo de prescripción en siete años, plazo que es superior al establecido en la Ley 7331, que es de dos años. Por ende la aplicación de este plazo respecto de infracciones cometidas bajo la Ley 7331 agravaría la situación de quienes cometieron una infracción bajo esa ley. La aplicación del nuevo plazo a esos infractores les provocaría un perjuicio en su esfera jurídica, consistente en que ya no se extinguiría su responsabilidad en el plazo de dos años, sino que la situación de incertidumbre se podría mantener por un plazo mayor, con detrimento del principio de seguridad jurídica y además, con violación del artículo 34 constitucional… Tal y como señala la Procuraduría General de la República, el plazo de prescripción de 7 años, es solo aplicable a las boletas confeccionadas a la entrada en vigencia a Ley Nº 9078. Finalmente la única prescripción oficiosa es la asociada a esas boletas, por así autorizarlo expresamente el numeral 190 en cuestión. (El subrayado no forma parte del texto original).

Auditoría Interna




Página 26 de 30

En Oficio AL-‐2762-‐2014 del 25 de agosto del 2014 la Asesoría Legal señala: El plazo de 7 años corresponde al lapso de que dispone la Administración para el cobro del adeudo, una vez que el mismo se encuentre en firme. Si transcurre ese plazo, la prescripción debe declararse sin gestión de parte; es decir de oficio. Tal lo que deriva del numeral 190 de la Ley Nº 9078. En Oficio AL-‐3944 -‐2014 del 04 de diciembre del 2014 la Asesoría Legal señala: -‐-‐-‐la regla a seguir en sencilla: la prescripción cobratoria a de 7 años rige para las boletas confeccionadas a partir de la Ley 9078: las confeccionadas previamente, ya sea que estuviesen firmes a la entrada en vigencia de aquella o en proceso de adquirir firmeza por estar pendiente el plazo para recurrir o para resolver su situación, están determinadas por la prescripción de dos años de la Ley 7331… La falta de una adecuada y oportuna gestión del Departamento de Servicio al Usuario en el tratamiento de cobro de multas por Boletas de Citación, generó que las mismas reúnan uno de los atributos requeridos para su prescripción, condición que de ser solicitada por parte del usuario implicaría a la Institución el no poder llegar a cobrarlas, con lo cual se estaría dejando de percibir ingresos importantes. 2.3 Ausencia de un sistema de valoración de riesgos En visita realizada a la UIBC de San José, Alajuela, Heredia, Cartago y San Ramón, se determino que no cuentan con un Sistema de Valoración de Riesgos por áreas, sectores, actividades o tareas que les permitan identificar, analizar y administrar el nivel de riesgo, incumpliendo con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley General de Control Interno. Cabe agregar que a la fecha del presente informe la jefatura del Departamento de Servicio al Usuario no ha suministrado evidencia de la implementación de un sistema de valoración de riesgos durante los periodos 2014 y 2015. Al respecto el Jefe de la UCIVRI, manifestó que en el Periodo 2012 se envió a cada una de las Unidades de Impugnaciones la “Herramienta para la aplicación del SEVRI-COSEVI-2012”; solamente las regionales de Osa, San Ramón y Guápiles identificaron los riesgos sobre la resolución de impugnaciones. Posteriormente se les hizo seguimiento en el periodo

Auditoría Interna




Página 27 de 30

2013, sin embargo el enfoque dado a los riesgos descritos no era el adecuado y por ende se pretende implementar un nuevo sistema de valoración de riesgos. La Ley General de Control Interno establece: Artículo 14.—Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. SECCIÓN II Sistema Específico de Valoración del Riesgo Artículo 18.—Sistema específico de valoración del riesgo institucional. Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. Artículo 19.—Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. (El subrayado no forma parte del texto original)

Las Normas de control interno para el Sector Público establecen CAPÍTULO III: NORMAS SOBRE VALORACIÓN DEL RIESGO5 3.1 Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.

Auditoría Interna




Página 28 de 30

3.2 Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI).El SEVRI debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable. Asimismo, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continua y promover su perfeccionamiento. 3.3 Vinculación con la planificación institucional La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales ,así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación ,aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos. 4.2 Requisitos de las actividades de control Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos: b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos. (El subrayado no forma parte del texto original)

La falta de esfuerzo e interés en una adecuada identificación y administración de riesgos por parte de la jefatura del Departamento de Servicio al Usuario como de los coordinadores de la UIBC de San José, Alajuela, Heredia, Cartago y San Ramón, posibilita la inobservancia de riesgos potenciales que al materializarse constituyan pérdidas económicas e incidan en el logro de las metas y objetivos institucionales. 3. Conclusiones

Las funciones y los procedimientos de control de la UIBC no están plasmados en un manual debidamente aprobado y divulgado, el cual guie a cada uno de sus funcionarios sobre los procedimientos de control interno a seguir para la recepción, resolución, archivo y custodia de las impugnaciones de boletas de citación por concepto de infracciones por multa.

Auditoría Interna




Página 29 de 30

Según el Sistema de Impugnaciones y el Sistema de Infracciones, los recursos pendientes de resolución suman un total de 153.715 boletas de citación para los años 2010, 2011, 2012 y 2013, las cuales para cumplir con los elementos necesarios para su prescripción, requieren que ésta sea solicitada por el usuario. El monto total de estas boletas asciende a la suma de ¢19,792,995,280.00, el cual podría variar según sean resueltas (condenas, absueltas o archivadas) por la UIBC o prescritas a solicitud del interesado.

La administración no tiene identificadas todas las impugnaciones de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015, recibidas con prueba testimonial y pendientes de audiencia para su resolución, que el usuario podría solicitar su caducidad. De acuerdo con el Sistema de Infracciones, las 98.597 Boletas de Citación cuya suma asciende a ¢11,247,072,260.00 puestas al cobro que están pendientes de cancelación, correspondientes a los períodos 2010, 2011 y 2012 podrían ser prescritas a solicitud del infractor.

A la fecha del presente informe, la UIBC no realiza una valoración de los riesgos asociados a sus actividades.

4. Recomendaciones

4.1- A la Dirección Ejecutiva

A-1 Aprobar y oficializar de inmediato un Manual de funciones y procedimientos de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación, y se comunique a cada uno de los funcionarios de dicha unidad (Resultado 2.1 A).

A-2 Instruir a la Dirección de Logística para que se implemente en el sistema de Impugnaciones un requerimiento que permita identificar aquellas Boletas de Citación impugnadas con prueba testimonial y programar las audiencias correspondientes. (Resultado 2.1 B).

A-3 Se implemente un plan de acción a la mayor brevedad, para que se resuelvan las impugnaciones pendientes de los años 2010, 2011, 2012 y 2013 con riesgo de prescripción (Resultado 2.2 A).

A-4 Se implemente un plan de acción a la mayor brevedad, para proceder a programar audiencias a todas las impugnaciones que se encuentran bajo riesgo de caducidad de los años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015. (Resultado 2.2 B).

Auditoría Interna




Página 30 de 30

A-5 Se implemente inmediatamente un plan de acción, para gestionar el cobro de todas aquellas multas con sentencia firme de los años 2010, 2011 y 2012 que se encuentran en riesgo de prescripción (Resultado 2.2 C).

4.2 A la Dirección de Logística

Girar instrucciones a la jefatura del Departamento de Servicio al Usuario para que realice una identificación y análisis de probabilidad de ocurrencia e impacto, de riesgos asociados a las actividades, objetivos y metas de la UIBC y sus regionales. Y establezca un plan de acción de uso continuo y sistemático para mitigar los riesgos detectados (Resultado 2.3).

Auditoría Internade... · 2019-05-21 · de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de...

Documents

Transcript of Auditoría Internade... · 2019-05-21 · de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de...