Amand Dewaele

Een moderne goed draaiende RvB in een (vrijwilligers)vereniging

Dewaele ConsultancyPower for your Organisationamand@dewaeleconsultancy.comwww.dewaeleconsultancy.com

Dewaele ConsultancyPower for your Organisationamand@dewaeleconsultancy.comwww.dewaeleconsultancy.com

 

ReflectiemomentDe Raad van Bestuur …

Wat is het?Waarom bestaat het?

Wat mag/kan/moet het? En volgens wie?

Verhouding tot Algemene Ledenvergadering? Verhouding tot Feitelijke Vereniging?

Vorm: In groep

We geven jullie het platform om een eigen inbreng te doen!

3

Bevoegdheden ALVde wijziging van de statuten; de benoeming en afzetting van de bestuurders; de benoeming en afzetting van de commissarissen en

het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend;

de kwijting van de bestuurders en de commissarissen; de goedkeuring van de begroting en van de rekening; de ontbinding van de vereniging; de uitsluiting van een lid;

ReflectiemomentDe vzw-wet …

Welke bevoegdheden krijgt een RvB volgens deze wet? Welke financiële bevoegdheden in het bijzonder?

Vorm: In groep

We geven jullie het platform om een eigen inbreng te doen!

5

Kleine vzwDe ‘kleine’ vzw is deze die op de afsluitdatum van het

boekjaar geen of hoogstens één van de volgende drie criteria bereikt:

een jaargemiddelde van vijf werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten; [vrijwilligers, uitzendkrachten en het ter beschikking van de vereniging gesteld personeel komen niet in

aanmerking voor de berekening];een totaal aan ontvangsten, aan andere dan

uitzonderlijke ontvangsten, van 250.000 € [exclusief BTW];een balanstotaal van 1.000.000 €

6

Grote vzwDe ‘grote’ vereniging is deze die twee of drie van de

hieronder opgesomde criteria wel bereikt:

een jaargemiddelde van vijf werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten; [vrijwilligers, uitzendkrachten en het ter beschikking van de vereniging gesteld personeel komen niet in

aanmerking voor de berekening];een totaal aan ontvangsten, aan andere dan

uitzonderlijke ontvangsten, van 250.000 € [exclusief BTW];een balanstotaal van 1.000.000 €

7

Zeer grote vzwDe ‘zeer grote’ vereniging is deze die :

HETZIJ een jaargemiddelde van meer dan honderd werknemers telt, uitgedrukt in voltijdse equivalenten;

HETZIJ minstens twee van de drie volgende drempels overschrijdt :een jaargemiddelde van meer dan vijftig werknemers, uitgedrukt

in voltijdse equivalenten;een totaal aan ontvangsten, andere dan uitzonderlijke

ontvangsten, van meer dan 6.250.000 euro, exclusief BTW;een balanstotaal van meer dan 3.125.000 euro

8

VerplichtingenDe statuten en statutenwijzigingen moeten worden

gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, evenals de benoemingen van de raad van bestuur, eventueel dagelijks bestuur en commissarissen.

Een boekhouding voeren (voor kleine verenigingen is dit een vereenvoudigd model), en de rekeningen jaarlijks neerleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel. De boekhouding moet worden gevoerd volgens een genormaliseerd rekeningstelsel.

Jaarlijks een bijgewerkte ledenlijst neerleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel.

9

1. Verantwoordelijkheden

WettelijkFinanciële

Resultaatrekening Balans Begroting

MoreleJaarverslagJaarplan (Beleidsplan)

PersoneleArbeidswetgevingNieuwe wet op vrijwilligers

Goed bestuurFinanciële

Doorzichtige boekhoudingDuidelijk verstaanbare

documentenMorele

Gedragen verslagenWerkbare beleidsplannenGeen verdoken agenda’s

PersoneleGoed medewerkersbeheer,

zowel voor vrijwilligers als beroepskrachten

Personele verantwoordelijkheden

Auburn High Street Borth SY245JF +447739072718 10

11

Tevredenheidscirkel

Medewerkers

EMPOWERMENT

Medewerker is tevreden

Servicekwaliteit verbetert

Klant is tevreden

LeiderschapBeleidMedewerkersbeheerProcessenMiddelen

12

DUSDe organisatie wordt er beter vanKan haar doelen beter bereikenVerbetert haar diensten

M.a.w. werkt beter

“Uw slecht humeur werkt op ieders zenuwen. Dat is al veel beter!”

13

Wat moeten we daarvoor weten?

Om een goed medewerkersbeleid uit te tekenen:

Soort organisatieOntwikkelingen en gevolgenMobilisatiemechanismenSoorten vrijwilligersOrganisatiedemocratieElementen vrijwilligersbeheer

14

2. Soorten organisaties

CAMPAIGNING

Service delivery Mutual Support

ORGANISATIE

Soort organisatie (volgens kerndoelen)

15

Soort organisatie (volgens medewerkers)

100% beroepskrachten 100% vrijwillige medewerkers

V ondersteunen B V en B delen de taken B ondersteunen de V

16

3. OntwikkelingenOpkomst van modern burgerschap

Ongebonden: diverse levensstijlenZelfstandig en zelfbewustCalculerend

Welvaart en groeiende vrijetijdsmarktMeer geld voor vrije tijd en kwaliteitUitbesteden of genieten

17

GevolgenLeden worden klantenVrijwilligers zappenOrganisatiedemocratie onder druk

(verschil in motieven, dus ook verschil in wensen t.a.v. inspraak en inzet)

18

Leden worden klanten

Meer aanspraak op kwaliteit en serviceAfweging kosten en inbreng

Ruilmotief!!!

Lid zijn ≠ vrijwilliger zijn ≠ deel zijn

Lid = ruil

19

MedewerkersProfessionele medewerker

(beroeps of betaalde

krachten)

Verantwoordelijke vrijwilliger (bestuurs- of beleidsvrijwilliger)

Vaste vrijwilliger (uitvoerende of kernvrijwilliger)

Tijdelijke of occasionele vrijwilliger (randvrijwilliger)

20

Typologie van motieven

Actie

Vrijwillige Eigenaars medewerkers

Klanten Sponsors

Betrokkenheid

Geeft geld en tijdKrijgt wij-gevoel, invulling

identiteit, plek voor zingeving

Grote inspraakbehoefte: meedenken en -besluiten

Geeft geld, naamKrijgt inzet voor doel,

collectie-ve belangenbehartiging,

gevoel van betrokkenheidInspraakbehoefte: hou me

op de hoogte, lange termijnkeuzen

Geeft tijdKrijgt plek om zinvol bezig te

zijnStelt zich een beetje op als

betaalde medewerker

Geeft geld Krijgt individuele belan-

genbehartiging, service-pakket of

aantrekkelijke goederen/diensten

Inspraak ligt op tevre-denheid korte termijn

Oefening 1

We toetsen de theorie aan de praktijk

Welke achterban herkent u?

Vul het werkblad ‘bepaling populatie en ruilmotief’ in

23

Vrijwilligers zappenMotieven:Mijn club / mijn strijd (mede-eigenaar)Zinvolle tijdsbesteding (klussers)Benutten werkervaring (50-plussers)Integratie (nieuwkomers)Leren (2e kansontplooiers)Ontmoeting (singles)Compensatie (kantoorklerk én spender)Status (CV-bouwers)

24

Vrijwilligerskwadrant (CIVIQ)

Veiligheid

Uitdaging

Egogericht Omgevingsgericht

Vrijwilligerswerk biedt

Vrijwilligerswerk biedt

Gericht op zelfbevestiging, be-kwaamheid en onafhankelijkheid

Gericht op acceptatie en aanpassen

Ondernemer Stimulator

Regelaar Dienstverlener

4. Vrijwilligers

25

Veiligheid vrijwilligers

regelen allerlei zaken trekken veel naar zich toe regulerende functie met

overzicht volhardend, krijgen veel

gedaan wijken niet snel af van

gebaande wegen en paden

zichtbaar ‘goed’ werk past bij sociale omgevinggeen centrale plaatsin uitvoering, zonder

eindverantwoordelijkheidduidelijke, afgebakende

takenbevestiging en waardering

belangrijk

Regelaars Dienstverleners

26

Uitdaging vrijwilligers

leren, ondernemen, ontmoeten, besturen en coördineren

de touwtjes in handengrenzen verleggen: nieuwe

mogelijkheden en kansengroeien snelflexibele organisatie

samenwerken, ook als leidinggevende

anderen iets leren goed doen voor anderen niet per se uitdaging overleg en inspraak trouw op alle niveaus eerst groei, dan hogerop

Ondernemers Stimulatore

n

27

Uitdaging

Egogericht Omgevingsgericht

Veiligheid

Een organisatie die …• uitkomt voor haar mening • flexibel is• creatief meedenkende collega´s

Een organisatie met …• oog voor ervaring• persoonlijk, informeel contact• collega’s die elkaar ondersteunen

Een organisatie …• die op rolletjes loopt• met formeel contact• met veel respect voor collega’s

Een organisatie die …• verantwoordelijkheid neemt voor vrijwilligers • iedereen gelijke kansen biedt• collega’s waarop je kunt vertrouwen

Organisaties en de typen

28

Aanbeveling ondernemers

Wervinguitdaging bieden; iets verbeteren of veranderenvragen op expertise

Plaats in organisatieuitdagende functielobbyist, beleidsmaker, bestuurder, planner

Motiveringdoorgroeimogelijkhedenstatus, inspraak, sociale contactensamenwerken met beroepskrachteninformele contacten

29

Aanbeveling stimulatoren

Wervinggericht werven, link met organisatiesamen doelen bereiken, evt. leiding gevenaangeven dat gemotiveerde, open mensen nodig zijn

Plaats in organisatiebeginnersfunctie, daarna doorgroeienberoepskracht dient als ondersteuner

Motivering doorgroeimogelijkhedenoverleg, sociaal contacterkenning van ervaring en expertise

30

Aanbeveling dienstverleners

Werving inspelen op sociale norm ‘goed doen voor anderen’

Plaats in de organisatiegeen centrale plek, liever niet te grote

verantwoordelijkhedenfunctie voor vaststaand aantal urenmensen kennen, herkend worden

Motivering herkenbare en gewaardeerde functieduidelijk afgebakende takenheldere en bereikbare doelen

31

Aanbeveling regelaars

Wervingiets om zich in vast te bijtenaanspreken op belangrijkheid van functieheldere en zakelijke doelen

Plaats in de organisatiespilfunctie/voorzittergoed geïnformeerd zijn, betrokken worden bij ‘alles’

Motivering herkenbare en gewaardeerde functieonmisbaarheid, statusveel takeninspraak en beslissingsbevoegdheid

Financiële verantwoordelijkheden

Auburn High Street Borth SY245JF +447739072718 32

33

Financieel beleid is een integraal deel van het Middelenbeleid …

… het voeren van een systematisch en gestructureerd beleid omtrent alle middelen die ingezet (kunnen) worden

voor de uitvoer van het inhoudelijke beleid

… het in de hand houden (= controleren) en sturen van de inzet van deze middelen opdat het dagelijkse werk zo

efficiënt mogelijk en in de hoogst mogelijke kwalitatieve standaard kan uitgevoerd worden

Kadering

34

Middelenbeleid valt uiteen in drie grote elementen :

1. Het financiële gedeelte

2. Kennis, vaardigheden, informatie

3. Het milieu-aspect

Vandaag ligt de focus op het eerste; het tweede en het derde zijn terug te vinden in de module «Kennismanagement» in ons open aanbod, of op maat

OefenmomentIn bijlage werden een aantal werkbladen opgenomen:

Vul op Werkblad 1 de lege vakken in:

Wat betekenen deze begrippen voor u?Waarvoor worden ze gebruikt, denkt u?

Vorm: Individueel en nadien in groep

We geven jullie het platform om een eigen inbreng te doen!

36

Grondhouding

Wat zeggen de cijfers eigenlijk?

Wat beweren de aanbieders van de cijfers?

Waarom werden deze cijfers samengebracht?

Welk doel dient de analyse?

37

BasisfilosofieAlles is vertaalbaar in financiën!

Dus : Belang van financieel bewustzijn Belang van financiële betrokkenheid Belang van gedeelde financiële

verantwoordelijkheid

38

Financieel bewustzijnIedereen zou moeten weten …

dat alles wat zij doen (of niet doen) geld kostdat alle dagelijkse keuzes financiële repercussies hebbenhoeveel geld ‘de dingen’ kostenhoeveel geld zij kosten (tijd en middelen)

Op basis daarvan …kunnen MW’ers hun rol/effect inschatten op de financiële

situatie van de organisatievoelen MW’ers een stuk medeverantwoordelijkheid voor de

financiënzullen MW’ers bewuster omspringen met bepaalde keuzes

39

Financiële verantwoordelijkheden

Vanuit het financiële bewustzijn …

kan afgebakend worden hoeveel verantwoordelijkheid gedelegeerd kan worden

kan besproken worden hoeveel verantwoordelijkheid de medewerkers wensen/aankunnen

kunnen de nodige instrumenten ontworpen worden om dit praktisch in te vullen

kan er regelmatig geëvalueerd worden of de instrumenten functioneren en/of de delegatie werkt

40

Op basis daarvan …

Beginnen cijfers meer te leven in de organisatieVoelen MW’ers zich meer betrokken bij het (financiële)

succes van de organisatieZullen de financiën een beter en getrouwer beeld van

de realiteit schetsenZullen er méér inkomsten gegenereerd worden én

minder onkosten gemaakt worden

Morele verantwoordelijkheden

Auburn High Street Borth SY245JF +447739072718 41

Mijn missie? Dag na dag overleven!

Wat is een beleidsplan?

Aan de hand van een beschrijving van …… waar de organisatie voor (be)staat … hoe de werking er nu voor staat… gegevens over de omgeving nu en morgen

bakent men af …… wat men wil bereiken in een beleidsperiode… wat men concreet gaat doen… hoe men dat gaat afchecken

en waakt men over de haalbaarheid!(mensen en middelen)

Kadering in IKZHet beleidsplan is een deel v/d “kwaliteitsplanning”

alle stappen die genomen worden om kwaliteit te plannen, om de klant tevreden te stellen

Dit staat naast de “kwaliteitsbeheersing”

daar waar kwaliteit geleverd wordt, moet zij behouden blijven nood aan meten, indicatoren, …

En de “kwaliteitsverbetering”

daar waar de kwaliteit niet voldoet, verbeteringen aanbrengen

En nog …

Als ons beleidsplan dan maar een middel is:

Wat is dan IKZ?

Hoe hangt dat aan elkaar?

En welke rol speelt ons beleidsplan hierin?

IKZ : in principes

1. Voortdurend verbeteren (PDCA)

2. Geïnitieerd vanuit de leiding

3. Gericht op resultaten en op de organisatie

4. Betrokkenheid van alle belanghebbenden

5. Klantgericht

6. Gebaseerd op feiten

1. Verbeteren …IKZ = evalueren + constant

verbeterenPlan : plannen van de ‘activiteit’, met eigenaar en indicatoren

Doe : plan uitvoeren en tussentijds meten of plan gehaald zal worden

Check : meten om te weten, toetsen of plan gerealiseerd is

Actie : evaluatie van de metingen, opstellen nieuw plan i.v.m. verbeteringen

Plan

DoeCheck

Actie

2. Geïnitieerd door de leiding• De leiding neemt initiatief

De leidinggevenden zijn ‘aanstoker’ van de organisatie

(dus ook BP-proces)

2. Geïnitieerd door de leiding De leiding ondersteunt

De leidinggevenden geven een mandaat en stimuleren de organisatie

2. Geïnitieerd door de leiding• De leiding aanvaardt

De leidinggevenden volgen de werkzaamheden op en garanderen dat er opvolging wordt gegeven

(= verbeteringen doorvoeren)

3. Resultaten en organisatie

• Hoe zijn onze resultaten?• Waar zijn klant & organisatie (niet)

tevreden over?maar ook …

• Hoe zijn de resultaten totstandgekomen?

3. Resultaten en organisatie

m.a.w.• Verhogen van de efficiëntie

Hoe kan met gelijke inzet een hogere output bekomen worden?Hoe kan met minder inzet een gelijke output bekomen worden?

4. Betrokkenheid• Niet iedereen in de organisatie denkt hetzelfdeDe ideeën over kwaliteit verschillen van persoon totpersoon

• Niet iedereen in de organisatie ziet hetzelfdeNiet iedereen heeft zicht op het geheel van de organisatie

• Niet iedereen in de organisatie evalueert hetzelfdeDe perceptie van mensen op hetzelfde fenomeen verschilt, afhankelijk van hun positie t.o.v. het fenomeen

5. Klantgericht• Streven naar loyale klantenDe organisatie werkt voornamelijk aan verbeteringen inde richting van de loyale klant

• Streven naar tevreden medewerkersDaartoe moeten de medewerkers ook tevreden zijn,

want zijzijn de rechtstreekse link met de klant

6. Gebaseerd op feiten

Keuzes en veranderingen inzake IKZ worden

niet gebaseerd op meningen en/of gevoelens, maar

op feiten en/of bewijzen en/of geobjectiveerd materiaal

Meningen heeft iedereen, feiten zijn onpartijdigDiscussies op basis van feiten zijn objectieverGeobjectiveerd materiaal geeft soms een compleet ander

zicht op de situatie

Kortom …

IKZ is de dingen die je moet doen, goed doen

Waarom een beleidsplan?

Gestructureerd richtsnoerIedere dag moeten er keuzes gemaakt worden een BP kan helpen om gestructureerd en planmatig te kiezen

Effectief gebruik van beperkte middelenIedere organisatie heeft een tekort aan geld en tijd een BP kan helpen om de beschikbare tijd en middelen op de juiste dingen in te zetten

Betere samenhang tussen verschillende activiteitenAls een organisatie veel activiteiten organiseert, raakt ze soms de weg kwijt een BP kan helpen om de samenhang en het belang van het dagelijkse werk niet kwijt te raken

Waarom een beleidsplan?

Nieuwe weg inslaanSoms moeten organisaties (gewild of gedwongen) een nieuwe weg kiezen een BP kan helpen om het doel voor ogen te blijven houden en de richting te wijzen

Positie innemen t.o.v. andere organisatiesQuasi iedere organisatie heeft concurrenten een BP kan helpen om uw eigen plaats te vinden, om het verschil te maken

Verplichting vanwege de overheidSteeds meer regelgevers vragen een BP als basis voor subsidiëring (decreet 13-07-2001) een BP helpt hier om de kwaliteit van uw werk aan te geven

58

Planningsproces = voor iedereen duidelijk

betrokkenheid en gedragenheidLegitiem: erken en respecteer ieders rol

mandaat en bevoegdheidEen persoon die het proces ‘vaart’ geeft

iedereen is betrokken, maar één zorgt voor vooruitgang

Voorwaarden

Terugkoppeling & interne communicatie

op sleutelmomenten stand van zaken gevenOpenstaan voor wat het proces voortbrengt

openheid en vertrouwenGebruik maken van informatie die reeds voorhanden is

‘warm water’ is een bestaand concept