Alfresco ONE!La plataforma documental fiable , escalable y segura para la gestión integral de la documentación en organizaciones dedicadas a la salud pública !!Jose Carrasco!Skype: jcarrasko!jose.carrasco@alfresco.com!

Agenda •  Alfresco •  Referencias •  Portfolio •  Casos de Uso •  Interfaces de usuario •  Gestión de documentos de archivo •  Plataforma tecnológica

AlfrescoPerfil de empresa

La plataforma abierta para la gestión de contenidos críticos y la colaboración documental.

En 2005, revolucionamos el ECM…

Modelo de subscripción + Sin pago inicial de licencia + Una fracción del coste de un ECM propietario

Simple en su despliegue y uso + Versión community para desarrolladores + Se ejecuta en plataformas de código abierto

Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM + Líderes en el soporte de estándares abiertos

Alfresco en cifras

4.000 mill. archivos

7 millones usuarios

3.000 empresas

180 países

100,000,000+ documentos

Los 10 mayores despliegues tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando algunos los 100

mil.

100,000+ usuarios

Los 10 mayores

despliegues tienen una media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100

mil.

10,000+ docs/hora

Una agencia federal de USA

carga en el sistema +10,000 registros médicos

por hora en Alfresco

Alfresco en el mundo real

Alfresco en industrias donde se manipula contenido de manera intensiva

Gobierno y Salud

Sectores financieros

Industria Media y Publicación

High Tech

En el sector de la salud pública

Referencias

Alfresco cuenta actualmente con más de 150 referencias en Hospitales y organismos dedicados a salud pública, distribuidos en más de 100 países.

El grupo financiero Church Pension Group (CPG) cuenta con 5 empresas que manejan más de 9.ooo millones de activos. Entre sus productos financieros hay Pensiones, seguros de vida, coberturas de accidente, mutuas laborales y otros productos similares. Cada activo cuenta con un conjunto variable de documentación que es almacenada en Alfresco.

“Tener una plataforma segura, flexible y completamente integrada en nuestros sistemas es crítico para nuestro negocio. Alfresco nos provee de una arquitectura moderna para manejar todos nuestros contenidos y ha sido facilmente adaptada a nuestros requerimientos de negocio y nuestras normativas.” Hugo Martínez, Director Content Solutions Church Pension Group

Alfresco Business Solutions cuenta con muchas referencias en Pharma, Hospitales y organismos dedicados a salud pública. Un sector por necesidad crítico donde no pueden haber errores.

Departamento de salud pública de California

Gestión de los expedientes vitales de

salud pública según legislación de 2006 utilizando como Interfaz de usuario

WorkDesk.

“Según nuestros datos y el conocimiento de los usuarios, la interfaz de Alfresco WorkDesk es intuitiva… La rápida adopción y despliegue del sistema fue en parte debido a la gran usabilidad del sistema.” David Fisher, CDPH Center for Health Statistics

Si hay un sector donde el número de usuarios es importante es en instituciones gubernamentales. Alfresco Enterprise se encuentra en varios ministerios y en 14 de las 17 Comunidades Autónomas. Alfresco cuenta con varias instalaciones en organismos europeos.

Digitalización de contenidos eGovernament Backoffice Automatización del Archivo Soporte de normativas Transformación de documentos a PDF/A Optimización de la búsqueda de contenidos Gestión centralizada de contenidos Reducción sensible de los costes

Cubriendo el ciclo completo de la gestión documental

Portfolio

Ciclo de vida completo

• Captura • Creación • Formularios • Escáneres • Correo electrónico

Generación

• Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo

Tramitación y colaboración • Publicación

• Web • Movilidad • Portales

Distribución

• Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción

Almacenamiento y custodia

Auditoria  y  Seguimiento  

El objetivo es gestionar el ciclo de vida completo de la documentación:

Colaboración e Intranets

Contenidos Transaccionales y

Workflows

Enterprise Content Platform

WebContent (WCM)

Integración ERP, CRM Gestión de archivo electrónico

Procesos

Aplicaciones propias Servicios de contenidos

Archivado

Colaboración segura Búsqueda documental

Acceso Movil

Experiencias Web Optimización de canal

Digital asset management

La plataforma Alfresco

Plataforma Open Source

Web Content Services

IMAP Server

Colaboración

Flujos de Trabajo

Contenido social

Gestión de documentos

Gestión de Archivo

Gestión Activos Digitales

Gestión de Expedientes y negocio

Aplicaciones de movilidad

Alfresco Cloud

DAM

IMAP

ACTIVITI

OWD

Mobile

DM

RM

SHARE

SOCIAL

WCS

Content Platform

CLOUD

Cuáles son tus casos de uso?

Colaboración en equipo de investigación Gestión de versiones, flujos de trabajo colaborativo y aprobación, edición online de documentación

Compartición de archivos de forma segura Eliminación de los agujeros de seguridad al utilizar una plataforma completa y segura, con privilegios de acceso

Oficina sin papeles Consultar información desde dispositivos móviles y desktop

Automatización de procesos Flujos de trabajo y la gestión de documentos para mejorar la eficiencia

Mobilidad : tablets y smartphones Convierta los tablets en herramientas de productividad tanto para consultas en campo como para aprobar tareas fuera de la oficina

Gestión de archivos y registros Gestión de la documentación de archivo para garantizar la conformidad y poder establecer calendarios de conservación en relación a normativas y conservación longeva. Guardar de manera eficaz y segura historiales clínicos y otras documentaciones sensibles.

Gestión de contenidos multimedia Almacene, clasifique, etiquete, busque y previsualice vídeos, audios o cualquier archivo multimedia Repositorio central de documentos Aúne todos los documentos en una plataforma preparada para la integración y la escalabilidad, reduciendo costes, mejorando la seguridad y disponibilidad, aumentando la relevancia de las búsquedas y accelerando la adquisición de funcionalidad gracias a los estándares y un rápido time to market. Una única plataforma tanto para la información asistencial como para la no asistencial.

Casos de Uso

Cree aplicaciones de negocio dispositivo. Permite implantar de manera rápida p r o c e s o s d e n e g o c i o m e d i a n t e configuración, sin desarrollos y que funcionan tanto en desktop , web y mobile.

El expediente electrónico Gestiona la vista de expedientes desde el punto de vista de negocio y documental, permitiendo reducir el gap entre las aplicaciones de negocio y documentales. Implemente el Historial Clínico Con todas las garantías de una plataforma pensada desde la seguridad y con el conjunto más grande de interfaces estándares para permitir una clara orientación a la interoperabilidad.

Múltiples tipos de expedientes Con Alfresco WorkDesk puedes configurar varios tipos de expedientes, flujos de trabajo, desde una interfaz pensada para la tramitación y con todas las ventajas de una interfaz moderna orientadas al perfil del usuario. Implemente cualquier tipo de tramitación asistencial como:

•  Historial clínico •  Altas •  Informes de telemedicina

O Tramitaciones no asistenciales como:

•  Gestión de facturas •  Gestión de contratos •  Archivos de Gobierno •  Expedientes de personal •  Informes financieros •  Expedientes de compras •  Expedientes legales

Casos de Uso

Documentación asistencial

• Catalogación • Clasificación • Indexación • Automatización

• Archivo electrónico

• Workdesk • Mobile • Seguridad • Búsquedas por perfil

• Captura • Creación y colaboración

• Expediente electrónico

• Correo electrónico

.  

• Historial Clínico • Actas • Telemedicina

Generación

• Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo

Tramitación y colaboración

• Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción

Almacenamiento y custodia

• Firma digital • HL7

Integración

Documentación Asistencial •  Generación de documentación

•  Incorporación de informes de altas •  Incorporación de los informes de Telemedicina •  Creación de la Historia Clínica e incorporación de la documentación en

papel desde diferentes ubicaciones (eg. Planta, Admisiones, Recepción, etc). Integración con diferentes proveedores de escáneres.

•  Consultas desde la estación clínica médica por médicos y enfermeras

•  Consultas específicas por roles (eg. Médicos, Enfermeras, Secretarías, Personal de RRHH)

•  Gestión integral de la seguridad y la auditoria •  Consulta desde dispositivos móviles

Documentación Asistencial •  Integración

•  Firma digital , @Firma, OpenSign, CoSign, etc •  Soporte de estándares documentales como CMIS •  Integración mediante Webservices, RestServices •  Múltiples lenguajes de programación •  Adquisición automática de metadatos desde escáneres , OCRs

(eg. Kofax), Multifuncionales •  Adquisición automática de información contenida en archivo en

formatos estándares como EXIF. •  Capacidad de contener metadatos HL7 •  Capacidad de contener metadatos ENI •  Paciente: integración con sistemas de portal y terceras

aplicaciones

Documentación no asistencial

• Catalogación • Clasificación • Indexación • Automatización

• Archivo físico

• Archivo electrónico

• Workdesk • Alfresco Share • Mobile

• Captura • Creación y colaboración

• Expediente electrónico

• Correo electrónico

.  

• Recursos Humanos

• Compras • Asesoría jurídica

Generación

• Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo

Tramitación y colaboración

• Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción

Almacenamiento y custodia

• Firma digital • Terceros sistemas

Integración

Documentación no Asistencial •  Generación de documentación

•  Incorporación de la documentación de las aplicaciones de los distintos departamentos a un único repositorio

•  Capacidad de integrarse con sistemas actuales , por ejemplo, conectores con SAP

•  Establecimiento de flujos de trabajo •  Creación de plantillas y vistas por roles •  Colaboración , versionado , edición online •  Archivo electrónico unificado

Canales de Consulta

•  Paciente: integración con sistemas de portal y terceras aplicaciones

•  Sistemas móviles (iPad y Android)

•  Profesional: a través de su aplicación ó directamente a través de Alfresco.

•  Personal : a través de la Intranet

•  Terceros mediante integraciones

Múltiples interfaces, según rol y caso de uso

Interfaces de usuario •  Gran usabilidad : Drag&drop, edición online, interfaz rica,

arquitectura REST, etc

•  Repensada la gestión documental para orientarla al usuario

•  Desktop, Web y Mobile

•  Social : Comentarios, “Me gusta”, “Favoritos” , posibilidad de seguir a usuarios, Muro de actividades para escenarios de intranet

•  Interfaces dedicadas a los casos de uso y perfiles: Share para colaboración, Workdesk para tramitación. Ambas utilizando el mismo repositorio

•  Integración con Explorador de windows y MS Office

Process-centric Vista de expediente. Basado en roles.

Content-centric Vista de repositorio. Colaboración. Documentación de Archivo

Process-centric •  Documentación según la

función del usuario •  Eg. Comercial •  Eg. Atención del usuario

•  Vistas funcionales •  Eg. Gestión de Activos •  Eg. Gestión de incidencias

•  Foco en los metadatos •  Foco en los procesos

Content-centric •  Documentación según proyecto

y colaboración •  Eg. Proyecto de Saneamiento •  Eg. História clínica

•  Jerarquía documental •  Criterios de optimización

•  Foco en la colaboración •  Foco en la clasificación

Un único Repositorio

Vista según Perfil

Vista según Perfil

Recursos Humanos

Gestión de Incidencias

Equipos de Investigación

História clinica

Expedientes

Documentación colaborativa

Incidencias

Archivo

Conservación de la documentación Gestión de documentación de archivo

Casos de uso

•  Guardar documentos de archivo

•  Cuadro de clasificación bien definido

•  Calendario de conservación asociado

•  Orientado a archiveros y auditores

Casos de uso

Crear, Preservar y Destruir documentos

Clasificación y Archivado

Cuadro de clasificación

Descripción

Tipos documentales

Preservación

Calendario de conservación

Eventos

Auditoria

Destrucción

Disposición

Transferencia

Archivo electrónico §  Ciclo de vida integral: Archivo activo, semi-activo y pasivo §  Custodia: Seguridad , y trazabilidad y auditoría.

§  Preservación: §  Transformación y migración documental a formatos estándares de larga

duración.

§  Conservación: §  Establecimiento de automatismos para gestionar la conservación automatizada

y con cumplimento legal.

§  Transferencia. Servicios de transferencia. §  Expurgo:

§  Eliminación controlada ligada a calendarios de conservación

Diferentes tipos documentales

Documento Modelo documental flexible ( carpetas, tipos

documentales) Documentos se pueden crear en cualquier

momento y para cualquier uso El documento se puede cambiar según

requerimientos de usuario Los documentos pueden ser borrados según

requerimientos del usuario

Documento De Archivo La organización define un cuadro de

clasificación Los registros pertenecen siempre a un

proceso legal o de negocio dentro de la organización

Una vez que un registro esta declarado, no

puede cambiarse sin un procedimiento definido

Los registros son custodiados por un

determinado tiempo

≠ ≠ ≠ ≠

Tipos de Documentos Documentos Electrónicos

–  Registro escaneado , PDF o registro Web –  Físicos –  Definidos por la organización

Documentos físicos –  Carpeta –  Almacén –  Archivo

Cuadro de clasificación

Organización Jerarquías multinivel Planificación de Procedimientos

(series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.

Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)

Agrupados por expedientes(carpetas de registros)

Referencias (relaciones entre registros) Añadir series y subseries dinámicamente

Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos.

Procedimiento  

Expedientes  

Planificación  disposición  

Nuevo en RM

2.1

Ciclo de vida Disposición Relacionado a nivel de categorías Permite políticas de:

•  Retención •  Disposición

Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido

Observación de Registros El sistema es capaz de identificar los registros

que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.

Eventos Definidos por el usuario Definidos por el sistema Permiten ser enlazados a las planificaciones de

disposición Gran conjunto de eventos predefinidos:

•  Abolición •  Caso terminado •  Obsoleto •  Reasignación •  Preparado para disposición

Transferencia Capacidad de "transferir" registros al final del

ciclo de disposición.

Servicios  documentales  Alfresco  Share  

Colaboración  y  Tramitación   História  clinica,  telemedicina,  etc  

Repo

sitorio  

dedicado

s  

Aplicacione

s  

Y  Servicios  

Sistem

as  de  

Almacen

amiento  

.   .  

Indices  Contenido  

Repositorio  Alfresco  

 

Archivo

Repositorio  Alfresco  

Repositorio

Módulo  RM    

.   .  

Indices  Contenido  

Colaboración  y  tramitación   Archivo  

Alfresco  Workesk  

Seguridad y Auditoria Seguridad Soporte para autenticación encadenada,

SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,

Modelo extensible para necesidades propias

Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.

Auditoria API de auditoria que permite una alta

granularidad en la auditoria de los elementos tratados

Auditar acciones Filtro por tipo de evento, usuario o fecha Las mismas auditorias pueden ser

declaradas como registros

Seguridad – Permisos especiales Existen más de 50 permisos especiales (capabilities):

•  Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.

Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema

Extender periodo de retención o bloqueo •  Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas,

extendiendo así su periodo de retención. Cerrar carpetas •  El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior. •  Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.

Búsqueda

Graba / recupera búsquedas Genera informes

Busca en : En el registro y sus propiedades En las planificaciones de disposición En campos calculados ( como las

fechas ) En los estados En propiedades propias

Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.

Escalabilidad e integración Plataforma tecnologica

Repo

sitorio  

Alfresco  

APIS  

Interope

rabilid

ad  

Aplicacione

s  

Y  Servicios  

Sistem

as  de  

Almacen

amiento  

.  RDBMS   .  

DM   Share   Workdesk   Mobile   OEM  3rd  Party   Aplicaciones  propias  

API NaKve  Java  

CMIS    

REST   SOAP  JCR  /    

JSR  170  NaKve  REST  

NaKve  SOAP  

.NET

PHP Java

Python

Version  Control   BPM-­‐based  Workflow  

Security  &  AudiKng  

Content  Modeling  

Indexing,  Search  &  Query  Handler  

Forms  

Policies  and  Aspects  

Templates  &  TransformaKons  

Clustering  &    High  Availability  

Web  Content  Deployment  

Tagging,  Forums,  Wiki,  Blogs  

JMX  Monitoring  

Protocolos  

Sharepoint

IMAP

CIFs

WebDAV

FTP

RM  

Indices  Contenido  

RDBMS  

RDBMS  LDAP  /AD  

SDK  

Arquitectura •  Utilizando los últimos avances técnicos en

arquitectura como Rest Services

•  Orientada a la integración con otros sistemas

•  Gran performance : Con menos hardware rinde más

•  Diseñada para tener millones de documentos y escalar a medida que crece el fondo documental

•  Amplio stack soportado

Desarrollo •  Código Abierto y basada 100% en estándares

•  APIs sencillas y basadas en tecnologías con amplia penetración en el mercado y perfiles básicos y baratos: HTML y Javascript

•  Soporte para clientes en .NET, Java, PHP o Python

•  Rápido time to market

•  Gran conjunto de Addons

Configuración vs Desarrollo •  La configuración necesita únicamente de conocimientos

mínimos de IT para mantener y actualizar las aplicaciones de negocio basadas en workdesk

•  El configurador Desktop te permite crear nuevos tipos documentales, formularios y pestañas.

•  Cada configuración representa una función de negocio

•  Utilización de plantillas y posibilidad de copiar-pegar configuraciones para crear nuevos trámites en minutos.

•  Código fuente disponible. Fácil de integrar gracias a su diseño.

Servicios de Replicación Selección de los contenidos a

transferir Programados o ejecutados

manualmente Soporte para copias

incrementales o completas, con posibilidad de borrar la replicación

Un Origen- Varios Destinos

Autor Hospital

Hospital B

Movil Oficinas centrales

Storage Policies Ejemplos

•  Por Tipo: Videos grandes en SSD. Office Documents en unidades más lentas.

•  Por caso de uso, por edad, por utilización , etc …

Basado en reglas y acciones

SSD $$$

FC Drives

$$

SATA Drive

$

SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel

Policy Rules

Policy Rules