AGM - European Commission · AGM: Manual del usuario 4 2. FUNCIONES DE LOS USUARIOS DE AGM 2.1....

AGM

Manual del usuario

Fecha: 22/03/2017

Versión: 1.2

Versión del software: V1.38.3

AGM: Manual del usuario

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Índice

1. Introducción ...................................................................................................... 3

1.1. Definición ................................................................................................................................ 3

1.2. Cláusula de exención de responsabilidad ................................................................................ 3

1.3. Autenticación por medio de EU Login ..................................................................................... 3

2. Funciones de los usuarios de AGM ..................................................................... 4

2.1. Corresponsal ........................................................................................................................... 4

2.1.1. Convertirse en corresponsal .................................................................................................. 4

2.1.2. Preparar y enviar la lista de participantes ............................................................................. 6

2.1.3. Modificar la lista de participantes ....................................................................................... 10

2.2. Participante .......................................................................................................................... 12

2.2.1. Iniciar sesión como participante .......................................................................................... 13

2.2.2. Introducir los datos de pago ................................................................................................ 16

2.2.3. Modificar los datos de la cuenta bancaria ........................................................................... 26

2.2.4. Vincular una cuenta bancaria .............................................................................................. 28

2.2.5. Completar y presentar la declaración de gastos .................................................................. 29

2.2.6. Modificar la declaración de gastos ...................................................................................... 36

2.3. Notificaciones ....................................................................................................................... 38

2.3.1. Notificaciones enviadas al corresponsal .............................................................................. 38

2.3.2. Notificaciones enviadas al participante ............................................................................... 39

https://webgate.ec.europa.eu/tools/agm/fo/


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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Definición

La web AGM (nuevo punto de acceso a las reuniones de la UE) facilita la organización de reuniones

de expertos en los edificios de la Comisión y el reembolso de los gastos. Esta web está actualmente

en fase de prueba y solo funciona con un número reducido de grupos y comités de expertos. Si

funciona bien, la utilizarán todos los grupos de expertos.

AGM permite a los expertos:

recibir las invitaciones a las reuniones (incluidos el orden del día de la reunión e información

adicional)

confirmar su asistencia

introducir los datos de su cuenta bancaria

crear y enviar su declaración de gastos por vía electrónica.

1.2. Cláusula de exención de responsabilidad

La información contenida en este manual se ofrece a título puramente orientativo y es una

descripción de cómo utilizar la aplicación AGM. Dado el carácter evolutivo del sistema, no hay

garantías en cuanto a la exactitud de las descripciones. Esta información no sustituye en modo alguno

la legislación de la UE y no debe considerarse una interpretación jurídica de la Comisión.

1.3. Autenticación por medio de EU Login

El sistema AGM utiliza EU Login como único método de autenticación del usuario.

Consulte nuestras preguntas frecuentes sobre el portal AGM para ver cómo crear su cuenta EU Login

y restablecer su contraseña.


https://ec.europa.eu/tools/agm/en/support/Registering%20in%20AGM


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2. FUNCIONES DE LOS USUARIOS DE AGM

2.1. Corresponsal

El corresponsal es el punto de contacto para el miembro del comité o grupo de expertos invitado a

una reunión. El corresponsal utilizará el sistema AGM para comunicar a la Comisión los nombres de

los participantes de su delegación (personas de su organización que asistirán a la reunión).

Puede elaborar la lista de participantes fuera de AGM e introducirla en el sistema cuando esté lista.

Recibirá un correo electrónico del organizador de la reunión con la invitación, el orden del día y más

información sobre la reunión.

En el correo también habrá un enlace al portal AGM que le dará acceso como corresponsal para la

delegación.

Conviene saber que este enlace concede acceso como corresponsal a toda persona que lo utilice, por

lo que debe protegerse adecuadamente.

El corresponsal debe introducir los datos de cada participante por medio de AGM y,

una vez que la lista esté completa, enviarla al organizador de la reunión.

2.1.1. Convertirse en corresponsal

Como se ha indicado anteriormente, el corresponsal recibirá un correo electrónico con la invitación y

demás información sobre la reunión, además de un enlace a AGM.

A continuación se puede ver un ejemplo de una invitación enviada a un corresponsal. El correo

electrónico consta de dos partes principales:

1) la convocatoria con documentos adjuntos

2) instrucciones sobre cómo convertirse en corresponsal, así como otros enlaces para recibir más

información.

Recibirá la invitación como un archivo adjunto y también podrá leer el texto de la invitación en el

cuerpo del mensaje de correo electrónico.



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Al pulsar en este enlace se convertirá en el corresponsal para esta reunión.

Puede utilizar su cuenta EU Login para iniciar sesión en AGM y ver los detalles de la reunión. A

continuación, podrá teclear la lista de participantes (list of participants).



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Todos los enlaces del texto de la cláusula de exención de responsabilidad le llevarán a la web de AGM.

Allí encontrará más información sobre el sistema AGM (preguntas frecuentes, servicio de apoyo, etc.).

Pulse el enlace del correo electrónico para convertirse en corresponsal de la reunión y elaborar la

lista de los participantes en AGM.

2.1.2. Preparar y enviar la lista de participantes

Como corresponsal para una reunión, debe enviar la lista de participantes de su delegación al

organizador de la reunión.

Tras pulsar en el enlace para convertirse en corresponsal, se abrirá la pantalla siguiente:

Aquí puede volver a ver el texto de la invitación y puede acceder a los documentos relacionados.

Utilice el "Menú de navegación" (Navigation Menu) para acceder a los distintos menús de AGM

En el menú de navegación, haga clic en "Participantes" (Participants).

Aquí verá su nombre como corresponsal. Si ve más de un nombre, eso significa que la invitación se ha

enviado (o reenviado) a otros destinatarios que han aceptado el papel de corresponsal.



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Atención: solo un corresponsal puede enviar la lista de participantes: el primero en reaccionar.

Bajo el encabezamiento "Participantes de la delegación" (Delegation Participants) tiene usted la

posibilidad de enviar una lista vacía o de añadir participantes.

Una vez añadidos, los participantes aparecerán aquí.

El corresponsal puede añadirse a sí mismo como participante haciendo clic en "Añadir como

participante" (Add as participant) y rellenando la información obligatoria. Para finalizar, pulse en el

botón "Actualizar" (update).

Para añadir más participantes seleccione "como nuevo participante de este miembro" (as a new

participant of this member) si lo que quiere es invitar a un participante que nunca haya asistido a una

reunión utilizando AGM. Alternativamente puede buscar el nombre del participante seleccionando

"de las X últimas reuniones" (from the last X meetings).

Se abrirá la pantalla siguiente. Introduzca los datos de los participantes.



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Complete todos los campos.

Atención: la opción "Derecho a reembolso de gastos" (Entitled to claim expenses) solo se aplica a

algunos participantes.

Consulte las normas en la invitación para ver cuántos participantes pueden solicitar el reembolso.

A continuación pulse "Añadir" (Add).

El participante aparecerá en la sección "Participantes de la delegación". Ahora puede añadir otro

participante, si lo desea.



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Tras añadir un participante, verá la etiqueta "Nuevo" junto al nombre del participante, lo que significa

que el participante es nuevo en la lista.

En la columna "Asistencia" (Attendance) se puede ver un signo de interrogación ("?"). El corresponsal

que se añada a sí mismo ya puede confirmar su asistencia. Aunque el corresponsal pueda conocer

esta información, ha de ser el participante quien confirme su asistencia en AGM.

Para modificar los datos de un participante o eliminarlo de la lista, pulse el botón "Acciones"

(Actions) que figura junto al participante.

Cuando haya finalizado la lista de participantes, pulse "Enviar participantes" (Send Participants) para

enviar la lista al organizador de la reunión.

Aparecerá el mensaje que figura más abajo. Pulse "Aceptar" (Accept) para enviar la lista.

Tras el envío de la lista, ya no podrá modificarla en esta pantalla.

Recibirá un mensaje de confirmación informándole de que se ha enviado la lista de participantes al

organizador de la reunión. En el menú de AGM aparecerá el mismo mensaje de notificación.

Al mismo tiempo, cada participante de la lista recibirá un mensaje de correo electrónico en el que se

les informará de que se ha propuesto su nombre para participar en una reunión.



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2.1.3. Modificar la lista de participantes

La lista de participantes se ha enviado al organizador de la reunión para su validación.

Ahora debe esperar a tener noticias del organizador de la reunión.

El organizador de la reunión podrá decidir validar la lista sin hacer ninguna observación o pedirle que

introduzca algunos cambios. En cualquier caso, recibirá un correo electrónico y una notificación por

separado en AGM.

Si el organizador de la reunión le pide que modifique la lista de participantes, recibirá este correo

electrónico:

Para modificar la lista de participantes, vaya a AGM y abra la reunión.

Abra el menú "Participantes" (Participants). Podrá introducir los cambios desde esa pantalla.



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Seleccione el participante que quiera eliminar y pulse en el botón "Acciones" próximo al participante.

Seleccione "Eliminar" (Remove) para eliminar al participante de la lista.

Si detecta algún error en los datos de un participante, puede corregirlo pulsando el botón "Acciones"

que figura junto al nombre del participante. Seleccione a continuación "Modificar" (Edit).



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Pulse en "Actualizar" (Update) para guardar los cambios.

Cuando haya introducido todos los cambios necesarios, envíe la lista de participantes al organizador

de la reunión para su validación.

Recibirá otro mensaje de confirmación por correo electrónico y una notificación por separado en

AGM comunicándole que se ha enviado la lista al asistente de la reunión para su validación.

Al mismo tiempo, el participante eliminado recibirá un correo electrónico comunicándole que ha

sido retirado de la lista.

2.2. Participante

Un participante es un experto que asiste a una reunión. Un participante puede formar parte de una

delegación (designado normalmente por un corresponsal) o asistir a título individual (invitado

directamente por el organizador).

El participante recibirá un mensaje de correo electrónico, con un enlace a AGM, sugiriéndole que

asista a una reunión.

Como participante, usted puede acceder a la invitación en AGM y consultar cualquier otra

información sobre la reunión.

En primer lugar, recibirá un correo electrónico sugiriéndole que participe en una reunión.

Este correo electrónico incluye un enlace para activar su perfil de usuario para dicha reunión.

Utilice el enlace que contiene el mensaje para aceptar o declinar la invitación y para enviar sus datos

personales y obtener así un pase electrónico para acceder al edificio.



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2.2.1. Iniciar sesión como participante

Pulse el enlace en el que figura el nombre de la reunión e inicie sesión con su cuenta EU Login.

La primera vez que abra una reunión, tendrá que vincular la reunión a su perfil de usuario.

Tendrá que hacerlo una vez por cada grupo de reunión.

Haga clic en el botón "Activar mi perfil" (Activate my profile). Aparecerá entonces la invitación a la

reunión.

Aquí puede leer la convocatoria, ver los documentos adjuntos y confirmar su asistencia.

Bajo la invitación a la reunión, verá el mensaje "Aún no ha confirmado la asistencia a esta reunión"

(You have not confirmed the attendance to this meeting yet).



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Aquí tiene que hacer clic en Sí (Yes) para confirmar su asistencia y, si la reunión dura varios días, se

seleccionarán todos los días por defecto. Puede deseleccionar los días en que no tenga previsto asistir

a la reunión. Si deselecciona todos los días, el Sí de confirmación de asistencia se transforma en No.

Haga clic en el menú desplegable situado en su nombre de perfil para introducir los datos personales.



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En esta página encontrará información sobre su acceso a EU Login. Si es necesario, puede modificar

esos datos pulsando el botón "Modificar" (Change) situado junto a cada rúbrica.

Tendrá que introducir los datos de su perfil y de sus documentos de identidad. Los organizadores de

la reunión necesitan esta información para preparar y solicitar su tarjeta de acceso al lugar de la

reunión. Una vez que haya introducido los datos, estos se validarán y guardarán en su perfil. Esto

significa que solo tendrá que introducirlos una vez y actualizarlos únicamente en caso necesario.

Complete la sección "Datos del perfil" (Profile details) y haga clic en "Guardar" (Save).

Complete la sección "Documentos de identidad" (Identity documents):

Haga clic en "Añadir nuevo documento" (Add new document) para introducir los datos de su

documento de identidad:



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Seleccione el tipo de documento; introduzca el número, la fecha de caducidad y el país de expedición.

A continuación, pulse "Actualizar" (Update) para guardar esta información.

No olvide actualizar esta sección cuando caduque su documento. En cada invitación a una reunión se

le pedirá que introduzca los datos de su perfil. Una vez introducidos, siguen siendo válidos en AGM,

pero le recomendamos que compruebe que la información consignada sigue siendo exacta.

A través del botón "Modificar" (Edit) que aparece junto a los datos del documento, se puede

modificar o eliminar el documento actual.

También se puede acceder a esta página a través del enlace de la invitación.

2.2.2. Introducir los datos de pago

Cuando el organizador de la reunión valide la lista de participantes (las delegaciones invitadas

directamente se validan tan pronto como se envía la invitación a la reunión), todos los participantes,

incluido el corresponsal, recibirán un mensaje de correo electrónico y una notificación por separado

en AGM.

Si usted no tiene derecho a solicitar el reembolso de los gastos, no hace falta que haga nada: el

correo electrónico que reciba no mencionará este procedimiento.



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Si tiene derecho al reembolso de los gastos de viaje, recibirá la misma notificación con un mensaje en

el que se le pedirá que introduzca los datos de su cuenta bancaria en AGM.

Inicie sesión en AGM utilizando su cuenta EU Login para visualizar la lista de reuniones (Meetings list):



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La lista "Reuniones" (Meetings) muestra todas las reuniones pasadas o próximas a las que ha sido

invitado el participante.

En las reuniones por las que tenga derecho al reembolso de los gastos, la información aparecerá en la

columna "Declaración de gastos" (Expenses Claim).

En el ejemplo anterior, el estado de la declaración es "Borrador" (Draft) y los datos de la cuenta

bancaria no se han consignado.

Haga clic en el enlace "Ir a la declaración de gastos" (Go to expenses claim) para acceder al formulario

de gastos.

(Para más información sobre el formulario de declaración de gastos, véase Cumplimentar y presentar

la declaración de gastos. Esta sección solo explica cómo introducir sus datos bancarios).



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Los datos de su cuenta bancaria se guardan en la segunda pestaña del formulario. Haga clic en la

pestaña "Cuenta bancaria" (Bank account) o pulse el botón "Introducir cuenta bancaria" (Enter bank

account) en el Estado (Status).

Aparece la pantalla "Cuenta bancaria" (Bank Account).



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Esta pantalla muestra las cuentas bancarias que usted ha utilizado para distintas declaraciones de

gastos.

En el ejemplo citado, no existen cuentas bancarias anteriores, ya que se trata de la primera reunión a

la que asiste este participante.

2.2.2.1. Añadir nueva cuenta bancaria (para expertos de las administraciones públicas)

Haga clic en "Añadir nueva cuenta bancaria" (Add new bank account) para comenzar a introducir los

datos de la cuenta bancaria:

La entidad jurídica se carga automáticamente desde ABAC; esta información está relacionada con el

país de procedencia de la delegación de la administración pública (en este caso, la delegación

procedía del Reino Unido).

Seleccione el país según los datos de la cuenta. Esta opción está disponible porque la cuenta puede

estar situada en otro país distinto al de la delegación. Una vez seleccionado el país, los campos



21

"Número de cuenta / IBAN" (IBAN / Account number) y "Nombre del titular de la cuenta" (Name of

account holder) estarán disponibles y es obligatorio rellenarlos.

Hay tres excepciones relacionadas con:

La cuenta del "Irish Treasury"

Los ministerios franceses (cuentas del "service de contrôle Budgétaire et Comptable

Ministériel" – MINEFI)

Las cuentas italianas de la "Tesoreria Centrale Dello Stato"

Los expertos que representen a un Estado miembro pueden utilizar esas cuentas (si no están

disponibles el número IBAN y el número de cuenta y solo tienen un número de referencia de la

cuenta del Tesoro) seleccionando el enlace "Cuenta del Tesoro" (Treasury account) e introduciendo a

continuación el número de cuenta como un código específico proporciona la Comisión Europea. Para

recibir el código específico, contacte con [email protected] indicando su dirección de

correo electrónico, ministerio y país, y la cuenta que desea utilizar (si dispone de una ficha de

reembolso de expertos utilizada previamente, sírvase adjuntarla).

En el campo IBAN solo podrá introducir el número exacto de letras y cifras correspondiente a cada

país.

Pulse el botón "Verificar" (Verify) después de cumplimentar todos los campos obligatorios de los

datos de la cuenta.

Si la cuenta bancaria existe en ABAC (después de haber seleccionado "confirmar" (confirm) en el

mensaje de advertencia que le pregunta si desea utilizar esta nueva cuenta añadida), la cuenta

bancaria puede presentarse:


mailto:[email protected]


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Si la cuenta bancaria es nueva en ABAC, se abrirá una nueva ventana en la que el experto deberá

rellenar obligatoriamente las secciones relativas al titular de la cuenta (Account Holder) y la agencia

bancaria (Bank Branch). Si ha seleccionado la opción en la que usted declara ser el titular de la cuenta,

debe añadir obligatoriamente un extracto reciente de la cuenta bancaria:

Si selecciona la opción en la que declara que no es el titular, después de guardar la información y

confirmar la creación de la cuenta bancaria, deberá imprimir el formulario de identificación

financiera, pedir al titular de la cuenta que lo firme y cargar la versión escaneada. El extracto de

cuenta reciente no es obligatorio en este caso, pero si no lo presenta, la ficha de identificación

financiera deberá estar sellada y firmada también por el representante del Banco:



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Cargue el formulario firmado y guárdelo. Tras confirmar la actualización, la versión firmada del

formulario estará disponible en los datos de la cuenta y podrá seleccionar la cuenta bancaria y

presentarla para su validación:

Una vez que la cuenta bancaria se presente para su validación, se informará al experto por correo

electrónico en caso de que sea necesario corregir los datos de la cuenta o presentar otra cuenta

bancaria:



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2.2.2.2. Añadir nueva cuenta bancaria (para expertos privados)

Haga clic en "Añadir nueva cuenta bancaria" (Add new bank account) para comenzar a introducir los

datos de su cuenta bancaria:



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En el campo IBAN solo podrá introducir el número exacto de letras y cifras correspondiente a cada

país.

Si el IBAN o el número de cuenta que ha introducido son incorrectos, el departamento financiero de

la Comisión Europea se lo hará saber después de la verificación.

Todos los campos son obligatorios, salvo el "Número de identificación a efectos del IVA" (VAT

number).

Pulse el botón "Verificar" (Verify) después de cumplimentar todos los campos obligatorios.

En la pantalla siguiente, se le preguntará si quiere utilizar esta cuenta bancaria para su declaración de

gastos:



26

Pulse el botón "Ok", y en la siguiente pantalla confirme el uso de esta cuenta bancaria para esta

declaración de gastos:

2.2.3. Modificar los datos de la cuenta bancaria

Durante el proceso de validación de la cuenta bancaria, el servicio financiero podrá pedirle que

modifique los datos de su cuenta bancaria o que introduzca una nueva cuenta.



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En ese caso, recibirá un correo electrónico y una notificación en AGM.

En el ejemplo siguiente, el departamento financiero solicita al participante que actualice el nombre

del titular de la cuenta sustituyendo su nombre personal por el de la empresa.

Aquí se puede ver que el experto ha puesto accidentalmente su propio nombre en lugar del nombre

de la empresa al introducir los datos de su cuenta bancaria.

Pulse el enlace que figura en el correo electrónico para iniciar sesión en AGM utilizando los datos de

su cuenta EU Login. Esto le llevará a la pantalla de los datos de la cuenta bancaria.

Al pulsar el icono "Modificar" (Edit) llegará a la siguiente pantalla:



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Desde esta pantalla puede modificar los datos. Los datos introducidos anteriormente siguen ahí.

Ahora solo tiene que efectuar los cambios necesarios y pulsar "Verificar" (Verify).

2.2.4. Vincular una cuenta bancaria

Una cuenta bancaria validada y utilizada para una reunión correspondiente a un grupo de reunión, se

podrá utilizar para solicitar el reembolso de los gastos de otra reunión de ese mismo grupo, sin que

sea necesario volver a validarla. Pero si quiere utilizar esta cuenta bancaria para una reunión

correspondiente a otro grupo de reunión, tendrá que vincularla al nuevo grupo de reunión.

En el ejemplo anterior, el participante ha tenido que presentar los datos de su cuenta bancaria para

solicitar el reembolso de los gastos incurridos en la reunión "Notificación" correspondiente al grupo

de reunión "Nueva ola".

En "Cuentas bancarias disponibles" (Available bank accounts) puede ver la cuenta bancaria utilizada

en el grupo de reunión BUDG –AGM Acceptance’. Pulse "Seleccionar esta cuenta bancaria" (Select

this bank account) y en la siguiente pantalla haga clic en "Presentar datos bancarios" (Submit bank

details) para vincular la cuenta al nuevo grupo de reunión:



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2.2.5. Completar y presentar la declaración de gastos

Si tiene derecho al reembolso de los gastos, solo puede solicitarlos una vez que la reunión haya tenido

lugar y que el organizador de la reunión haya confirmado su asistencia.

Recibirá un correo electrónico y una notificación informándole de que el organizador de la reunión ha

confirmado su asistencia.

Pulse el enlace que figura en el mensaje para acceder a AGM e inicie sesión con su cuenta EU Login.

Vaya a la lista de reuniones y haga clic en "Ir a la declaración de gastos" (Go to expenses claim).

Estará en estado de "Borrador" (Draft) junto a la reunión para la que se haya confirmado su

presencia.



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Si aún no ha indicado los datos de su cuenta bancaria, verá el mensaje "introduzca los datos de la

cuenta bancaria" (please enter bank account details) al lado de la declaración de gastos. Aquí puede

ver cómo modificar los datos de su cuenta bancaria.

El formulario de declaración de gastos está compuesto por tres secciones principales:

Datos de viaje

Gastos

Estado

En el ángulo superior derecho, podrá ver las sesiones a las que ha asistido (Attended sessions)

confirmadas por el organizador de la reunión.



31

En el apartado "Datos de viaje" (Travel Details) pulse "Modificar" (al final de la sección) para

introducir los datos de su viaje cumplimentando los campos siguientes:

Lugar de trabajo

País

Datos de salida

Datos de llegada

Comentarios del experto (Expert's comments) (aquí podrá añadir sus comentarios para explicar

cualquier cuestión).



32

Pulse "Guardar" (Save) para guardar los cambios.

En la categoría "Gastos" (Expenses), puede añadir tipos de gastos pulsando en el menú desplegable

"Seleccionar tipo de gasto" (Select expense type). A continuación pulse "Añadir gasto" (Add expense).

Los tipos de gastos pueden ser distintos a los de la lista anterior, en función de las normas de su grupo

de reunión.

Ahora añada los diferentes tipos de gastos.

Gastos de alojamiento (Accomodation expense): Indique el número de noches. Cargar documentos

justificativos como la factura del hotel (solo se permiten anexos en formatos no modificables —PDF,

JPG, PNG, TIF, TIFF, BMP y GIF— y debe facilitar como mínimo un documento justificativo por cada

declaración de gastos).



33

Una vez que haya añadido el tipo de gasto "Alojamiento" aparecerá en la Lista de gastos (List of

Expenses).

Gasto de dietas (Daily allowance expense): Indique el número de noches y cargue los documentos

justificativos. Pulse "Actualizar" (Update) para guardar.

Gastos de avión (Airplane expense): Indique el precio pagado (price paid) y seleccione la moneda

(currency). Si compró un billete de clase preferente (business class ticket), deberá cargar los

documentos justificativos que demuestren por qué. Cargue los documentos justificativos y pulse

"Actualizar" para guardar.



34

Lista de gastos:

Aquí aparecerán todos los tipos de gastos que haya introducido.

Si necesita introducir modificaciones, hay un botón "Modificar" (Edit) que aparece junto a cada tipo

de gasto.

Hay una columna distinta para cada tipo de gasto.

Cualquier comentario que haya introducido el organizador de la reunión durante el proceso de

validación aparecerá en la columna "Solicitud de modificación" (Request for Modification).

Estado

Esta sección ofrece un panorama de las etapas que debe completar antes de enviar su declaración de

gastos.

Las etapas que no ha completado aún aparecen en rojo. Las etapas que ha completado

correctamente aparecen en verde.

En el ejemplo que figura a continuación, solo se han completado la primera y la última etapa. Esto

significa que la cuenta bancaria es válida y la participación ha sido confirmada por el organizador de la

reunión. Pero hay tres etapas que aún están en rojo: los datos de viaje, los gastos y los documentos

justificativos.



35

La declaración seguirá en estado de "Borrador" hasta que se hayan completado todas las etapas.

Cuando todas las etapas se hayan completado, aparecerán en verde y el estado cambiará a "Lista

para presentarse" (Ready to submit).

El botón "Presentar declaración" (Submit claim) estará disponible:

Haga clic en "Presentar declaración" para presentar la declaración de gastos para su validación.

Se abrirá la pantalla siguiente con una "Declaración" (Declaration).

Pulse la casilla para firmar la "Declaración" y, a continuación, "Presentar declaración" (Submit

reimbursement).

En la parte superior de la pantalla aparecerá un mensaje verde que confirmará que la declaración se

ha presentado correctamente y el estado cambiará a "presentada" (submitted).



36

En la lista de las reuniones, la declaración también aparece como "presentada":

2.2.6. Modificar la declaración de gastos

La declaración de gastos debe pasar por un procedimiento de validación. Si hay algún problema con la

declaración, el organizador le pedirá que la modifique.

Recibirá un correo electrónico con un enlace a la declaración de gastos:



37

En el ejemplo anterior, el organizador solicita al participante que modifique una declaración de gastos

correspondiente a la reunión "All United". La razón se ha resaltado en amarillo.

Haga clic en el enlace del correo electrónico para acceder a la declaración de gastos.

La declaración está "lista para presentarse" (Ready to submit).

Haga clic en "Ir a la declaración de gastos" (Go to expenses claim) y desplácese hasta la sección

"Gastos" (Expenses).

En la columna "Solicitud de modificación" (Request for modification) verá el motivo de la

modificación.

Pulse el botón "Modificar" (Edit) para introducir los cambios:

Pulse "Seleccionar archivos" (Select files) para cargar un archivo.

Pulse "Actualizar" (Update) para guardar.

Vuelva a presentar la declaración para su validación.



38

Una vez que el organizador valide su declaración de gastos, el estado en la columna "Declaración de

gastos" (Expenses claim) cambiará a "VALIDADA" (VALIDATED):

2.3. Notificaciones

Los corresponsales y los participantes pueden recibir varias notificaciones automáticas en el sistema

AGM. Las notificaciones se envían a personas concretas (usuarios de AGM reales).

Junto con la notificación, también recibirá un correo electrónico enviado a la dirección que haya

utilizado para crear su cuenta EU Login.

Las notificaciones aparecen en la pestaña de notificaciones cuando se efectúan determinadas

acciones.

Lista de las notificaciones enviadas al corresponsal

Lista de las notificaciones enviadas al participante (experto)

2.3.1. Notificaciones enviadas al corresponsal

Vaya a la web de AGM y seleccione la pestaña "Notificaciones" (Notifications) en la pantalla principal:



39

Aquí puede ver todas las notificaciones que le han enviado a usted como corresponsal, por ejemplo:

confirmando que ha enviado la lista de participantes al organizador de la reunión,

recordándole que presente la lista de participantes, aunque esté vacía,

comunicándole que el organizador de la reunión le ha pedido que modifique la lista de

participantes,

comunicándole que el organizador de la reunión ha validado la lista de participantes.

2.3.2. Notificaciones enviadas al participante

Vaya a la web de AGM y seleccione la pestaña "Notificaciones" (Notifications) en la pantalla principal:



40

Aquí puede ver todas las notificaciones que le han enviado a usted como experto, por ejemplo:

comunicándole que su nombre ha sido propuesto para asistir a una reunión;

informándole de que se ha validado su participación;

comunicándole que es el momento de presentar su declaración de gastos (si tiene derecho

al reembolso de sus gastos); recibirá esta notificación cuando el organizador de la reunión

confirme su participación en la reunión una vez que la reunión haya tenido lugar;

pidiéndole que modifique su declaración de gastos; recibirá esta notificación si surge algún

problema con su declaración;

confirmándole que se ha efectuado la transferencia bancaria SWIFT.


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