MATRIX SYSTEM GUIDESMATRIX SYSTEM GUIDES

Circulation Training

Version 2.0

สารบัญ

บทนํา ระบบงานบรกิารยืม – คืนทรัพยากรสารสนเทศ(Circulation Subsystems) 1

Login เขาระบบ MATRIX 1

บทที่ 1 ระเบียนสมาชิก (Patron Record) 5

การสรางระเบียนสมาชิก และการบันทึกรายการสมาชิก 5

รายละเอียดของหนาจอของสมาชิก (Patron Information) 8

การแกไขขอมูลสมาชิก (Edit Patron) 14

การเขาถึงขอมูลสมาชิก 17

การตออายุรายการสมาชิก (Update a Patron’s Expiration Date) 17

บทที่ 2 การยืม (Check out) 18

การยืมทรัพยากรสารสนเทศจากรายการตัวเลม 18

การยืมทรัพยากรสารสนเทศจากรายการผูใช 19

ทางเลือกของการใหบริการยืมทรัพยากรสารสนเทศ 20

บทที่ 3 การยืมตอ และ การคืน (Renewal and Check in) 21

ยืมตอจากรายการตัวเลม 21

ยืมตอจากรายการสมาชิก 21

การคืน (Check In) 23

การคืนทรพัยากรสารสนเทศจากรายการตัวเลม 23

บทที่ 4 การจัดการ รายการการเงิน (Accounts Management) 25

รายการการเงินของสมาชิกที่มีคาปรับ 25

การสรางรายการคาปรับ 27

การแบงจายรายการคาปรับ 28

การละเวนรายการคาปรับ 29

บทที่ 5 การจองหนังสือ (Hold) 30

การจองหนังสือผานหนาจอ OPAC (User Screen) 30

การจองโดยใหเจาหนาที่ดําเนินการ (Staff Screen) 31

บทที่ 6 หนังสอืสํารอง (Course Reserves) 33

ขั้นตอนการกําหนดรายวิชาของรายการหนังสือสํารอง 33

ขั้นตอนการสรางรายการหนังสือสํารอง (Adding Courses) 35

หนังสือสํารองสําหรับหนาจอ OPAC (Course Reserves in the OPAC) 37

บทที่ 7 การยืม-คืน ออฟไลน (Offline circulation) 39

การใชงานผาน Matrix desktop application 39

การใชงานผาน Firefox add-on 42

บทที่ 8 การกําหนดคา การพิมพใบเสรจ็รับเงิน (Printing Receipts) 44

พิมพใบเสร็จรับเงิน (Printing Receipts) 44

การกําหนดคาการพิมพของ Slips (Notices & Slips) 46

บทที่ 9 ประวัติรายการในระบบ (Transaction Logs) 48

ประวัติรายการยืม 48

ประวัติรายการคาปรบั 49

1

บทน ำ ระบบงำนบริกำรยืม - คืนทรัพยำกรสำรสนเทศ

(Circulation Subsystems)

ระบบงานบริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศในระบบ MATRIX ILS นั้นครอบคลุมการให้บริการแก่

สมาชิกแบบครบวงจร ได้แก่การสร้างและแก้ไขข้อมูลสมาชิก บริการยืม-คืน การจองหรือเรียกคืนทรัพยากร

การยืมระหว่างห้องสมุดสาขา การจัดการเก่ียวกับค่าปรับ การให้บริการหนังสือส ารอง (Reserve) พร้อมทั้ง

รองรับการเชื่อมต่อกับระบบบริการยืม-คืนอัตโนมัติ (Self-Check)

ห้องสมุดสามารถก าหนดนโยบายการให้บริการได้หลากหลายตามความแตกต่างของประเภทสมาชิก

ตามประเภททรัพยากร หรือตามนโยบายของห้องสมุดในแต่ละสาขา การไม่อนุญาต (Block) สมาชิกในการใช้

บริการต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ รวมถึงการก าหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลสมาชิกของผู้ให้บริการเป็นรายบุคคล

คู่มือระบบงานบริการยืม-คืนเล่มนี้ อธิบายเกี่ยวกับขั้นตอนการท างานของระบบห้องสมุด โดยจะเริ่ม

ตั้งแต่การก าหนดค่าการใช้งานในระบบ MATRIX ILS การสร้างและแก้ไขข้อมูลสมาชิก (Patron Record) การ

ต่ออายุสมาชิก วิธีการยืม-คืน (Check Out-Check In) การยืมต่อ (Renew) การจอง (Holds) การจัดการ

รายการหนังสือส ารอง (Reserve) การตรวจสอบสถิติต่าง ๆ ในระบบ เช่น สถิติการยืม คืน สถิติค่าปรับ

รวมถึงการใช้งานการยืม คืนแบบออฟไลน์ เป็นต้น

Login เข้ำระบบ MATRIX ILS Username = ชื่อสมาชิก Password = รหัสสมาชิก Library = ก าหนดการเข้าถึงห้องสมุดที่เป็นสมาชิก

2

ระบบ MATRIX ILS

ปรากฏ Tools และ Function การท างานต่าง ๆ ตาม User ที่เข้าใช้ระบบ และปรากฏระบบงานย่อยของระบบ MATRIX ILS ดังนี้

Top menu

ประกอบด้วย

Circulation คือ การจัดการระบบงานยืม-คืน ทรัพยากรสารสนเทศ Patron คือ การจัดการระบบรายการสมาชิก Search คือ การสืบค้นข้อมูลของระบบ Advanced search คือ ระบบการสืบค้นแบบเชี่ยวชาญ

Item search คือ การสืบค้นรายการเลขบาร์โค้ด Cart คือ ตะกร้าที่จัดเก็บข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ More คือ เครื่องมือที่จะเข้าถึงระบบ MATRIX ILS ได้ในระบบงานต่าง ๆ

ภายใต้ส่วนของ Top menu นั้นยังปรากฏ เครื่องมือส าหรับใช้งาน ตามระบบได้ เช่น การท ารายการยืม (Check out) การท ารายการคืน (Check in) การยืมต่อ (Renew) การสืบค้นรายการสมาชิก (Search patrons) และการสืบค้นรายการบรรณานุกรม (Search catalog)

3

Main menu

Main menu ประกอบด้วยระบบงานย่อยต่าง ๆ ที่ให้บริการแกบ่รรณารักษ์ผู้ใช้ระบบ ดังนี้

1. Circulation คือ การจัดการระบบงานยืม-คืน ทรัพยากรสารสนเทศ 2. Patrons คือ การจัดการระบบรายการสมาชิก 3. Advanced search คือ ระบบการสืบค้นแบบเชี่ยวชาญ 4. Lists คือ ค าที่ผู้ใช้ก าหนดขึ้น 5. Course reserves คือ การจัดการระบบงานหนังสือส ารอง 6. Cataloging คือ การจัดการการลงรายการบรรณานุกรม 7. Authorities คือ การจัดการรายการหลัก เช่น ผู้รับผิดชอบ, หัวเรื่อง เป็นต้น 8. Serials คือ การจัดการระบบงานวารสาร 9. Acquisitions คือ การจัดการระบบงานสั่งซื้อทรัพยากรสารสนเทศ 10. Reports คือ การจัดการสถิติ 11. Tools คือ เครื่องมือการใช้งานในระบบ MATRIX ILS 12. Administration คือ การก าหนดค่าต่าง ๆ ในระบบ 13. About Platform คือ การกล่าวถึงเวอร์ชันของระบบ

4

ภายใต้ส่วนของ Main menu นั้นยังปรากฏส่วนของการอนุมัติค่าต่าง ๆ ที่ผู้ใช้สร้างข้ึน โดยให้บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบ ท าการอนุมัติโดยประกอบด้วย 3 ส่วนงาน คือ

1. Suggestions pending approval คือ รอให้บรรณารักษ์อนุมัติการแนะน าทรัพยากรสารสนเทศ

ให้แก่ห้องสมุด 2. Comments pending approval คือ รอให้บรรณารักษ์อนุมัติข้อเสนอแนะ (Comments) แก่

ทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุด 3. Tags pending approval คือ รอให้บรรณารักษ์อนุมัติการติดป้ายค า (Tags)

ส่วนท้ายสุดของหน้าจอการใช้งานของบรรณารักษ์นั้นยังสามารถเลือก menu ภาษาได้โดยตัวอย่างจะมี menu ภาษาไทย และภาษาอังกฤษ

5

บทที่ 1 ระเบียนสมำชิก (Patron Record)

การน าเข้าระเบียนสมาชิกในระบบ MATRIX ILS สามารถน าเข้าได้โดยมีวิธีการดังนี้

1. กำรสร้ำงระเบียนสมำชิก (Create Patron Record) 1.1 เลือกเมนู Patrons

1.2 ระบบจะปรากฏหน้าจอหลักของการท ารายการเกี่ยวกับรายการสมาชิกทั้งหมด สร้างรายการสมาชิกให้เลือกท่ี + New patron

1.3 เลือกประเภทสมาชิกของห้องสมุดท่ีต้องการสมัครสมาชิก

6

1.4 ระบบจะปรากฏหน้าการใส่ข้อมูลสมาชิก Add patron (Staff) ส่วนของ Patron identify ท าการกรอกข้อมูลสมาชิกตามแถบข้อมูล เช่น ค าน าหน้านาม, ชื่อ, นามสกุล, วันเกิด, เพศ, ที่อยู่ของสมาชิก เป็นต้น

7

1.5 Library management ใส่รายละเอียดข้อมูลของหมายเลขสมาชิกของห้องสมุด สถานที่ที่ผู้ใช้สังกัด และประเภทของสมาชิก รวมทั้งสามารถก าหนดการหมดอายุของสมาชิกห้องสมุดได้ จากส่วนของ expiry date

1.6 OPAC/Staff login ให้กรอกชื่อสมาชิกหรือหมายเลข และรหัสผ่านสมาชิกในการเข้าถึงข้อมูลจากหน้าจอ OPAC

1.7 Patron messaging preferences คือ การก าหนดค่าการทวงทรัพยากรสารสนเทศจากสมาชิกโดยก าหนดการแจ้งเตือน หรือทวงในส่วนงานบริการได้จาก SMS และ Email และยังสามารถก าหนดหมายเลขโทรศัพท์เพ่ือส่งจดหมายแจ้งเตือนได้โดยใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่ SMS number

8

1.8 ท าการบันทึกข้อมูลโดยกดที่ Save โดยระบบจะมี Function Save และ Cancel

2. รำยละเอียดของหน้ำจอของสมำชิก (Patron Information)

หน้าจอรายการสมาชิกจะประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายการสมาชิกทุกส่วน ส่วนแรกที่พบคือ ส่วนของกลุ่มหน้าจอ โดยประกอบด้วย Check out, Details, Fines, Routing lists, Circulation history, Modification log, Notices, Statistics และ Purchase suggestions

กลุ่มของหน้าจอ

9

เครื่องมือ: เครื่องมือต่าง ๆ ของระบบที่จะปรากฏเสมอ ไม่ว่าจะเข้าไปที่กลุ่มของหน้าจอประเภทไหนประกอบด้วย

Edit คือ การแก้ไขข้อมูลรายการสมาชิก

Change username คือ การแก้ไขรหัสผ่านของรายการสมาชิก

Duplicate คือ การท าส าเนารายการสมาชิก

Print คือ การพิมพ์ข้อมูลรายการของสมาชิก

Search to hold คือ การสืบค้นข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศเพ่ือท าการจอง

Add message คือ การสร้างข้อความไว้ให้สมาชิก

More ประกอบด้วย - Renew patron คือ การต่ออายุรายการสมาชิกตามนโยบายของห้องสมุด - Set permissions คือ การตั้งค่าของผู้ใช้ (User) การใช้งานระบบของรายการสมาชิก - Delete คือ การลบข้อมูลรายการสมาชิก - Export today’s checked in barcode คือ การส่งออกข้อมูลบาร์โค้ด

Check out: กลุ่มหน้าจอ Check out ประกอบด้วยกัน 3 ส่วน ดังนี ้ 1. Checking out to คือ ระบบแจ้งชื่อของสมาชิกที่ต้องการยืมออก และมีส่วนที่ให้บรรณารักษ์ใส่ข้อมูลรายการตัวเล่ม (barcode) ที่ต้องการยืมออก มีปุ่ม Check out ส าหรับรายการตัวเล่ม ส่วนถัดมาคือก าหนดวันที่ที่ต้องการให้บริการ และมีฟังก์ชั่นการให้บริการ แบบยืมต่ออัตโนมัติ (Automatic renewal) และ การให้ยืมภายในห้องสมุด (On-site checkout)

10

2. Attention และ Messages คือ ระบบจะแจ้งเตือนหากมีรายการเกินก าหนด รายการค่าปรับ และข้อความที่เป็น Note ส าหรับรายการสมาชิก

3. ส่วนของกิจกรรมที่สมาชิก ท ากับห้องสมุด เช่น การยืม การจอง และข้อจ ากัดต่าง ๆ ที่สมาชิกมีกับห้องสมุด

Details: กลุ่มของ Details ประกอบด้วย 1. แสดงข้อมูลรายละเอียดของรายการสมาชิกประกอบด้วย ชื่อ, นามสกุล, รหัสสมาชิก, ที่อยู่ของสมาชิก, เบอร์โทรศัพท์, Email, วันเกิด และเพศ เป็นต้น 2. Manage patron image สามารถเพ่ิมรูปภาพของรายการสมาชิก และลบรูปสมาชิก 3. Patron messaging preferences ก าหนดการทวงทรัพยากรสารสนเทศได้หลายทาง เช่น email หรือ SMS 4. กลุ่มย่อยภายใต้ส่วนของ Details ประกอบด้วย Check out(s) Fines& Charges Holds และ Restrictions 5. Library use ประกอบด้วยรายละเอียดของรายการสมาชิก เช่น หมายเลขบัตรสมาชิก, สถิติการยืมออก, ประเภทของสมาชิก, วนัที่สมัครสมาชิก, วันหมดอายุสมาชิก และ สถานที่ที่สมาชิกสังกัด รวมถึง User mane และ Password ที่ของสมาชิกส าหรับเช็คกิจกรรมผ่านทาง OPAC

11

จากหน้าจอนี้สามารถท าการแก้ไขข้อมูลของรายการสมาชิกได้จากปุ่ม Edit ของแต่ละส่วนที่ต้องการเข้าไปแก้ไข

Fines: กลุ่มของ Fines ประกอบด้วย รายการที่เก่ียวกับค่าปรับทั้งหมด ซึ่งประกอบด้วย แถบต่าง ๆ ดังนี้

Account คือ ค่าปรับของรายการสมาชิกทั้งหมด

Pay fine คือ ปรับที่คงค้างกับทางห้องสมุด

Create manual invoice คือ การสร้างรายการค่าปรับ

Create manual credit คือ การสร้างวงเงินเครดิตไว้

12

Account tab

Pay fines tab

Create manual invoice tab

Create manual credit tab

13

Roution lists: กลุ่มของ Routing lists คือ การเข้าไปยืมวารสารเวียนที่ห้องสมุดให้บริการ

Circulation history: กลุ่มของ Circulation history นั้นเป็นส่วนที่ระบบเก็บข้อมูลของการยืมออกไปของสมาชิก

Modification log: กลุ่มของ Modification log นั้นระบบจะเก็บ log file ของรายการสมาชิกทั้งหมด

14

Notices: กลุ่มของ Notices นั้นระบบจะเก็บรายการ Notices ที่ส่งไป

Statistics: กลุ่มของสถิติของรายการสมาชิก

Purchase suggestions: รายการที่สมาชิกแนะน าเพ่ือสั่งซื้อทรัพยากร

3. กำรแก้ไขข้อมูลรำยกำรสมำชิก (Edit Patron) การแก้ไขข้อมูลของสมาชิกสามารถเข้าไปแก้ไขได้ 2 ลักษณะ คือเข้าไปแก้ไขทั้งรายการ และการแก้ไข เป็นส่วน ๆ

15

3.1 การแก้ไขท้ังรายการ 3.1.1 การแก้ไขทั้งรายการเลือกปุ่ม Edit

3.1.2 ปรากฏหน้า Modify patron

3.2 การแก้ไขเป็นส่วน ๆ

3.2.1 ข้อมูลรายละเอียดของสมาชิกคลิกที่ปุ่ม Edit เพ่ือเข้าไปแก้ไข

16

3.2.2 ข้อมูลรายการแจ้งทวง

3.2.3 ข้อมูลรายการหมายเลขต่างๆ ของสมาชิก

3.2.4 รายการที่อยู่ของสมาชิก

17

4. กำรเข้ำถึงข้อมูลสมำชิก การเรียกดูข้อมูลสมาชิกในระบบ สามารถท าไดห้ลายวิธี และสามารถเข้าถึงข้อมูลจากหลายประเภท

เช่น ชื่อ นามสกุลของสมาชิก เลขรหัสสมาชิก เป็นต้น 4.1 การเรียกดรูะเบียนสมาชิก จาก Menu การสืบค้น Search patrons

4.2 การเรียกดูรายการสมาชิกจาก Patron module ภายในส่วนของ Patron module นั้นสามารถ Browse ชื่อ นามสกุลของสมาชิก และสืบค้นข้อมูลสมาชิกได้

5. กำรต่ออำยุสมำชิก (Update a Patron’s Expiration Date) เข้าไปยังรายการสมาชิกที่ต้องการต่ออายุ เลือก More และคลิก Renew Patron

ระบบจะแจ้งเพ่ือยืนยันการต่ออายุ คลิก ตกลง

18

บทที่ 2 กำรยืมทรัพยำกรสำรสนเทศ (Checkout)

ทางเลือกในการยืมทรัพยากรสารสนเทศสามารถยืมได้หลากหลายทาง เช่นการยืมทรัพยากรสารสนเทศจากรายการตัวเล่ม และการยืมทรัพยากรสารสนเทศจากรายการผู้ใช้ โดยมีวิธี การดังนี้ 1. กำรยืมทรัพยำกรสำรสนเทศจำกรำยกำรตัวเล่ม วิธีที่ 1 1. เลือกแถบการ Check out เพ่ือยืมทรัพยากรสารสนเทศ ใส่รหัสสมาชิกท่ีต้องการยืมหรือชื่อสมาชิกและคลิก Submit

2. ปรากฏหน้าจอยืมของรายการสมาชิก (Check out) ใส่หมายเลขบาร์โค้ดทรัพยากรสารเทศท่ีสมาชิกต้องการยืม คลิก Check out

3. ปรากฏหน้าจอการ Check out รายการทรัพยากรสารสนเทศ

19

วิธีที่ 2 1. เข้าไปยัง Circulation Module

2. เลือก Check out menu

3. ปรากฏหน้าจอยืมของรายการสมาชิก (Check out) ดังแถบการ ยืมออกวิธีที่ 1 สามารถท าข้ันตอน จากข้อ 1- 3

2. กำรยืมทรัพยำกรสำรสนเทศจำกรำยกำรผู้ใช้ 1. สืบค้นจากรายการผู้ใช้

2. ปรากฏรายการข้อมูลสมาชิกคลิกเลือก กลุ่มของ Check out ใส่ข้อมูลรายการตัวเล่มที่ต้องการยืมออก

20

3. ทำงเลือกของกำรให้บริกำรยืมทรัพยำกรสำรสนเทศ Checkout setting คือ ทำงเลือกของกำรให้บริกำรยืมออก ประกอบด้วย

Specify due date (DD/MM/YYYY) คือ การก าหนดวันคืนทรัพยากรสารสนเทศ ระบบสามารถก าหนดวันให้บริการนอกเหนือจากการก าหนดค่าจากส่วนกลาง (Administration) โดยบรรณารักษ์ผู้ให้บริการสามารถก าหนดได้ในขณะที่ให้บริการยืมทรัพยากรสารสนเทศเลือก Checkout settings ระบบจะปรากฏ ทางเลือกในการให้บริการ บรรณารักษ์สามารถก าหนดวันคืนได้จาก Specify due date (DD/MM/YYYY)

Automatic renewal คือ การให้ยืมต่อแบบอัตโนมัติส าหรับรายการที่ยืมออกไป

On-site checkout คือ การยืมทรัพยากรสารสนเทศภายในห้องสมุด

21

บทที่ 3 กำรยืมต่อ และกำรคืน (Renewal and Check in)

1. กำรยืมต่อ (Renew) การยืมต่อ (Renew) ในระบบนั้นมีทางเลือกในการยืมต่อจากรายการตัวเล่ม และการยืมต่อจากรายการสมาชิก โดยมีวิธีการ ดังนี้ 1.1 ยืมต่อจำกรำยกำรตัวเล่ม 1.1.1 เข้าไปยังหน้าจอหลัก เลือก Renew ใส่หมายเลข Barcode ทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการยืมต่อ คลิก Submit

1.1.2 ปรากฏหน้าจอการยืมต่อ และมี ส่วนของ Renew แยกออกมาในกรณีท่ีมีการยืมต่อเพ่ิมเติม

1.2 ยืมต่อจำกรำยกำรสมำชิก 1.2.1 สืบค้นรายการสมาชิก โดยเลือกเมนู Search patron เพ่ือค้นหาชื่อสมาชิก

22

1.2.2 ปรากฏข้อมูลรายการยืมทรัพยากรสารสนเทศของสมาชิกทั้งหมด เลือกรายการทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการยืมต่อ (Renew)

1.2.3 เลือก Renew or check in selected items เพ่ือยืมต่อหนังสือทั้งหมด

1.2.4 ปรากฏรายการที่ท าการยืมต่อเรียบร้อย

23

2. กำรคืน (Check In) ทางเลือกในการคืนทรัพยากรสารสนเทศสามารถคืนได้หลายทาง เช่น การคืนทรัพยากรสารสนเทศจากรายการตัวเล่ม และการคืนทรัพยากรสารสนเทศจากรายการผู้ใช้ โดยมีวิธีการดังนี้

กำรคืนทรัพยำกรสำรสนเทศจำกรำยกำรตัวเล่ม วิธีที่ 1 1. เลือกแถบการ Check in เพ่ือคืนทรัพยากรสารสนเทศ ใส่รหัส Barcode ทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการคืน คลิก Submit

2. ปรากฏหน้าจอการคืนทรัพยากรสารสนเทศ ในกรณีท่ีมีค่าปรับระบบจะขึ้นข้อความเตือน รวมทั้งข้อมูลทรัพยากรที่คืน ซึ่งปรากฏอยู่ส่วนล่าง ประกอบด้วย รายการ Items รายละเอียดของข้อมูล Location และสถานะของรายการ หากมีรายการที่ต้องการคืนเพ่ิมเติม ก็สามารถคืนด้วยตัวเล่ม Barcode เล่มถัดไปได้

วิธีที่ 2 1. เข้าไปยัง Circulation Module

24

2. เลือก Check in menu

3. ปรากฏหน้าจอคืน (Check in) ใส่รายการ Barcode ทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการคืน

4. ใส่หมายเลขบาร์โค้ดรายการทีค่ืนหนังสือ 5. แสดงรายการสถานะการคืน และสามารถตรวจสอบข้อมูลสมาชิกได้

25

บทที่ 4 กำรจัดกำร รำยกำรกำรเงิน (Accounts Management)

1. รำยกำรกำรเงินของสมำชิกที่มีค่ำปรับ 1.1 เมื่อมีรายการค้างค่าปรับระบบจะปรากฏรายการแจ้งเตือนผ่านหน้าจอของการยืมออก โดยประกอบด้วย ประเภทของค่าปรับ จ านวนค่าปรับที่คงค้างในระบบ

1.2 สามารถจ่ายค่าปรับผ่านปุ่ม Make payment หรือ Pay all fines

1.3 คลิกปุ่ม Make payment ระบบจะเข้ามายังกลุ่มหน้าจอการจ่ายเงินค่าปรับ Pay fines ปรากฏรายการค่าปรับที่คงค้างทั้งหมดในระบบ

Pay amount คือ จ่ายทั้งหมด

Write off all คือ ลบค่าปรับทั้งหมด

Pay select คือ เลือกจ่ายเงินเฉพาะรายการที่เลือก

26

1.4 ในกรณีที่เลือก Pay amount ปรากฏ Pay an amount toward all fines

รายละเอียดที่หน้าจอ

Total amount outstanding: รายการค้างทั้งหมด

Collect from patron: รายการที่ต้องการจ่าย

Note: บันทึกรายการจ่าย

ปุ่ม Confirm ยืนยันการสั่งจ่าย ปุ่ม Cancel ยกเลิกการสั่งจ่าย

1.5 หน้าจอ Account ปรากฏรายการค่าปรับทั้งหมดของรายการสมาชิก

1.6 คลิกปุ่ม Print เมื่อต้องการ พิมพ์รายการค่าปรับ

27

2. กำรสร้ำงรำยกำรค่ำปรับ 2.1 จากกลุ่มหน้าจอการจ่ายเงินค่าปรับ (fine tab) คลิก Create manual invoice

Type คือ เลือกประเภทค่าปรับ

Barcode คือ การใส่ข้อมูลรายการ Barcode ของทรัพยากรสารสนเทศ

Description คือ กรอกรายละเอียดของรายการค่าปรับ

Note คือ การใสข้อมูล Note ของรายการค่าปรับ

Amount คือ การใส่จ านวนเงินค่าปรับที่ต้องการสร้าง

ปุ่ม Save เมื่อต้องการบันทึก ปุ่ม Cancel เมื่อต้องการยกเลิกรายการที่สร้าง

ตัวอย่างหน้าจอ Create manual invoice

หลังจาก คลิก Save ปรากฏข้อมูลที่สร้างอยู่ที่ Account tab

28

เข้าไปยัง Pay fines tab พบรายการที่คงค้างทั้งหมด

3. กำรแบ่งจ่ำยรำยกำรค่ำปรับ 3.1 เลือกรายการที่ต้องการจ่ายคลิก Pay หรือ Pay selected

3.2 ปรากฏหน้าจอการจ่ายใส่จ านวนเงินทีต้องการจ่าย ดังตัวอย่าง ใส่จ านวนเงิน 100 บาท คลิกปุ่ม Confirm

3.3 ปรากฏข้อมูลการจ่ายเงิน ต้องการพิมพ์การจ่ายเงิน คลิก Print

29

4. กำรละเว้น/ลบรำยกำรค่ำปรับ การละเว้น/ลบรายการค่าปรับในระบบนั้นสามารถท าการละเว้น/ลบได้สองรูปแบบ

Write off คือละเว้นโดยเลือกทีละรายการ

Write off all คือละเว้นรายการค่าปรับทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระบบ

30

บทที่ 5 กำรจองหนังสือ (Hold)

1. กำรจองหนังสือผ่ำนหน้ำจอ OPAC 1.1 สืบค้นรายการที่ต้องการจอง จากหน้าจอ OPAC คลิกปุ่ม Place hold

1.2 ใส่ login และรหัสผ่าน ของรายการสมาชิก

1.3 ระบบข้ึนข้อความ ยืนยันรายการจองจากรายการสมาชิกนั้น ๆ

เลือก Location ที่ต้องการรับทรัพยากร

Option ของการจอง ก าหนดเริ่มต้นการจอง (Hold starts on date) ก าหนดวันที่ไม่ต้องการทรัพยากรที่จองแล้ว (Hold not needed after) รายการ Note (Hold note)

คลิกปุ่ม Confirm hold เพ่ือยืนยันการจองรายการทรัพยากรสารสนเทศ

31

1.4 ระบบเข้ามายังสรุปรายการจองจากหน้าจอนี้สามารถ Cancel ได้ถ้าไม่ต้องการจองรายการทรัพยากรนี้แล้ว

2. กำรจองโดยให้เจ้ำหน้ำที่ด ำเนินกำร 2.1 สืบค้นรายการที่ต้องการจองพบรายการ คลิกปุ่ม Holds

2.2 ใส่หมายเลขสมาชิก หรือชื่อสมาชิก ที่ต้องการจองทรัพยากร

2.3 ระบบปรากฏหน้าจอการจอง โดยสรุป และแจ้งข้อมูลของรายการสมาชิกที่จอง

Estimated priority ล าดับความส าคัญของการจอง (คิวที่)

เลือก Location ที่ต้องการขอรับทรัพยากร

Option ของการจอง ก าหนดเริ่มต้นการจอง (Hold starts on date) ก าหนดวันที่ไม่ต้องการทรัพยากรที่จองแล้ว (Hold not needed after) รายการ Note (Hold note)

คลิก Hold Next available item เพ่ือจองรายการที่มีการคืนเข้ามาในระบบ (ในกรณีมีหลายเล่ม เลือกจองเล่มไหนก็ได้)

คลิกปุ่ม Place hold เพ่ือยืนยันการจองรายการทรัพยากรสารสนเทศ

32

ในกรณีที่ต้องการระบุรายการตัวเล่มการจอง สามารถเลือกเล่มทีต้องการจองได้ที่ Place a hold on specific item (Select)

2.4 ปรากฏหน้าจอสรุป พร้อมทั้งแจ้งล าดับการจอง

33

บทที่ 6 หนังสือส ำรอง (Course Reserves)

บริการหนังสือส ารอง คือ การบริการทรัพยากรสารสนเทศที่มีการก าหนดระยะเวลาในการยืมแตกต่างจากทรัพยากรสารสนเทศอ่ืนๆ ที่ให้บริการภายในสถาบันสารสนเทศ นอกเหนือจากบริการยืม-คืน ทั่วไป แต่ยังคงให้บริการที่เคาน์เตอร์บริการยืม – คืนจุดเดิม แต่โดยส่วนใหญ่จะให้บริการในห้องสมุดระดับอุดมศึกษา และห้องสมุดโรงเรียนบางแห่งเท่านั้น มักจะไม่นิยมให้บริการในสารสนเทศประเภทอ่ืน โดยการบริการหนังสือส ารองนั้นจะให้บริการเอกสารหรือหนังสือส ารองที่จ ากัดจ านวนเอกสารที่ให้ยืม

1. ขั้นตอนกำรก ำหนดรำยวิชำของรำยกำรหนังสือส ำรอง

1.1 ก าหนดรายวิชาที่ต้องการท ารายการ Course Reserves ไปที่ Course Reserves Setup โดยเลือกที่ Administration เพ่ือตั้งค่ารายการหนังสือส ารอง

1.2.ปรากฏหน้าจอการเข้าไปตั้งค่ารายการ เลือกไปที่ Authorized values

34

1.3 เมนู Authorized values

เลือก Show category เป็น DEPARTMENT ก่อน

แล้วเลือก New authorized value for DEPARTMENT

1.4 ใส่ข้อมูลรหัสวิชา, รายชื่อวิชา และห้องสมุด

Authorized value = ก าหนดรหัสรายวิชา

Description = ก าหนดชื่อวิชา

Description (OPAC) = ก าหนดชื่อวิชา (OPAC)

Libraries limitation = ก าหนดห้องสมุดที่ให้บริการหนังสือส ารอง

Choose an icon = ก าหนดรูปภาพแก่รายวิชาหนังสือส ารอง

1.5 ปรากฏหน้ารายการตั้งค่าหนังสือส ารอง

35

2. ขั้นตอนกำรสร้ำงรำยกำรหนังสือส ำรอง (Adding Courses) 2.1 เลือกเมนู Course reserves

ปรากฏหน้าจอรายการหนังสือส ารองทั้งหมดในฐานข้อมูล คลิก + New course เพ่ือเข้าไปสร้าง

รายการหนังสือส ารอง

2.2 ปรากฏหน้าจอของการสร้างรายการหนังสือส ารองใส่รายละเอียดของรายวิชาต่าง ๆ คลิก Save เพ่ือบันทึก

Department : ชื่อวิชา

Course number : รหัสวิชา

Section : ชั้นเรียนของวิชา

Course name : ชื่อวิชา

Instructors : ชื่ออาจารย์ผู้สอน

Instructor search : ค้นหารายชื่ออาจารย์ผู้สอน

Staff note: เขียนข้อความส าหรับนักศึกษาใช้หนังสือส ารอง

Public note: เขียนข้อความส าหรับนักศึกษาใช้หนังสือส ารอง

Number of students: จ านวนนักศึกษาที่ใช้หนังสือส ารอง

36

2.3 ปรากฏรายการสรุปของรายการที่สร้างรายการหนังสือส ารอง

2.4 เลือก Add reserves เพ่ือเพ่ิมรายการตัวเล่ม (item barcode) ส าหรับหนังสือส ารอง

2.5 ปรากฏรายละเอียดที่ก าหนด ดังนี้

Item type: เลือกประเภททรัพยากร

Collection code: ประเภททรัพยากร

Shelving location: สถานที่จัดเก็บทรัพยากร

Holding library: เลือกห้องสมุดสาขา

Staff note: ข้อความเตือนเฉพาะบรรณารักษ์

Public note: ข้อความเตือนทั่วๆ ไป

37

2.6 สรุปรายการหนังสือส ารองส าหรับรายวิชาที่สร้าง

2.7 เมื่อเลือกรายการหนังสือส ารอง จะปรากฏรายละเอียดของรายการหนังสือส ารอง

- 3. หนังสือส ำรองส ำหรับหน้ำจอ OPAC (Course Reserves in the OPAC)

3.1 คลิกเข้าไปยัง Course reserves

3.2 ปรากฏรายการหนังสือส ารองซึ่งแสดงรายชื่อหลักสูตรที่เปิดใช้งาน คลิกเลือกไปยังหลังสูตรที่ต้องการ หรือถ้ามี List เป็นจ านวนมาก สามารถ สืบค้นได้จาก จ านวนหลักสูตร, ชื่อหลักสูตร, ชื่อผู้สอน, แผนก

38

จากตัวอย่างสืบค้นจากค าว่า Bio ระบบจะ list รายการเกี่ยวกับ ค าว่า Bio ขึ้นมาท้ังหมด

3.3 เข้าไปยังรายการที่ต้องการพบข้อมูลของรายวิชานั้น ๆ ผู้ใช้สามารถตรวจสอบสถานะของรายการนั้น ๆ ไดว้่ามีการยืมออกไปหรือไม่

39

บทที่ 7 กำรยืม-คืน ออฟไลน์ (Offline circulation)

การยืม-คืน แบบออฟไลน์ จะถูกน ามาใช้ใน 2 กรณ ีคือ ไม่สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องแม่ข่ายได้ (กรณีที่มีการ Update ระบบ) และระบบอินเทอร์เน็ตใช้งานไม่ได้ จึงจ าเป็นต้องมีระบบการยืม-คืนออฟไลน์เข้ามาช่วย ให้การยืม-คืนสะดวกรวดเร็วขึ้น

Offline circulation

Built-in offline circulation interface: ระบบการยืม คืน แบบออฟไลน์ที่ติดตั้งมากับระบบ

Upload offline circulation file (.koc): อัพโหลดไฟล์รายการยืม-คืน

Pending offline circulation actions: รายการรอการอัพโหลดเข้าสู่ระบบ

Get desktop application: โหลดโปรแกรม MATRIX ILS ติดตั้งไว้ที่เครื่อง

Get Firefox add-on: โหลด add-on MATRIX ILSติดตั้งบน Firefox 1. กำรใช้งำนผ่ำน MATRIX ILS desktop application 1.1 คลิก Get desktop application เพ่ือโหลดโปรแกรม และท าการติดตั้งเลือก MATRIX ILS Offline Circulation เพ่ือยืม-คืน ออฟไลน์

40

1.2 ปรากฏหน้าต่าง สืบค้นบนหน้า desktop

Borrower Card number: ใส่หมายเลขบาร์โค้ดสมาชิกเพ่ือท าการยืม

tem Barcode: ใส่หมายเลขบาร์โค้ดทรัพยากรเพ่ือยืม

1.3 เลือกรายการยืมทั้งหมดอีกครั้ง และคลิก OK

1.4 จะปรากฏหน้าต่างให้เลือก SAVE ข้อมูลการยืม (ตั้งชื่อไฟล์ ตามด้วย .koc)

41

1.5 สามารถดูประวัติการยืม-คืนได้ เมนู History

1.6 เมื่อสามารถเชื่อมต่อระบบได้ Home – Circulation เลือก Upload offline circulation file (.koc)

1.7 เลือกไฟล์ยืม-คืนที่ SAVE ไว้ ท าการ Upload file

1.8 เลือก Apply directly เพ่ือยืนยันการลงข้อมูลในระบบ

42

1.9 แสดงรายชื่อ ชื่อสมาชิก รหัสสมาชิกยืม-คืน และเช็ครายการยืม-คืนที่ท าการน าเข้าสู่ระบบ

1.10 เช็ครายการยืม-คืน ได้ท่ีหน้ารายการสมาชิก เพ่ือตรวจสอบการยืม-คืนเข้าสู่ระบบ

2. กำรใช้งำนผ่ำนโปรแกรม Firefox add-on 2.1 เลือก Get Firefox add-on โหลด Add-ons Firefoxและท าการติดตั้งบน Firefox เลือก icon offline circulation ปรากฏหน้าต่าง และเลือก settings page

43

2.2 เลือก settings page จะปรากฏหน้าต่างการตั้งค่าทางเข้าการยืม-คืน ของ server

Server = ใส่ IP เครื่อง Server ที่ใช้งานยืม-คืน

Branch code = ใส่โค้ดรหัสห้องสมุด

Login = ใส่ชื่อรหัสสมาชิก

Password = ใส่รหัสผ่าน

2.3 ใส่หมายเลขสมาชิก และใส่หมายเลขบาร์โค้ดหนังสือเมื่อมีการยืม-คืน หนังสือเรียบร้อย ระบบสามารถเชื่อมต่อได้ เลือก Apply to koha

2.4 เลือกเมนู Pending offline circulation actions รายการที่เลือก Apply to koha อยู่ภายใน

เมนูนี้

44

บทที่ 8 กำรก ำหนดค่ำ กำรพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน (Printing Receipts)

1. พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน (Printing Receipts) การสั่งพิมพ์ใบเสร็จรับเงินสามารถเลือกหนึ่งได้ 4 วิธี

Print summary: เลือกรายการทั้งหมด ข้อมูลสมาชิก รายการยืม จอง ค่าปรับ

Print slip: พิมพ์รายการทั้งหมด รายการยืม และยืมต่อ

Print quick slip: พิมพ์เฉพาะรายการที่ถูกเช็คเอาท์วันนี้

Print overdue: พิมพ์สลิปที่แสดงรายการทั้งหมดที่ค้างช าระ

หน้าจอสรุปรายการค่าปรับที่คงค้าง (Account summary)

45

1.1 Print summary เลือกรายการทั้งหมด ข้อมูลสมาชิก รายการยืม จอง ค่าปรับ

1.2 Print slip พิมพ์รายการทั้งหมด รายการยืม และยืมต่อ

1.3 Print quick slip พิมพ์เฉพาะรายการที่ถูกเช็คเอาท์วันนี้

1.4 Print overdues พิมพ์สลิปที่แสดงรายการทั้งหมดที่ค้างช าระ **สิ่งที่ปรากฏที่สลิปสามารถปรับแต่งได้โดยการแก้ไข slip ภายใต้เครื่องมือ Notices & Slips

46

2. กำรก ำหนดค่ำกำรพิมพ์ของ Slips (Notices & Slips) 2.1 การก าหนดค่าของการพิมพ์ Slips และ Notices เลือกที่ Tools > Patrons and Circulation

> Notices & Slips สามารถก าหนด Slips ของรายการต่างๆ ได้ และสามารถเลือก slips แยกตาม location

2.2 เข้าไปยัง slip ที่ต้องการแก้ไข คลิก Edit ระบบจะปรากฏข้อมูลการเข้าไปแก้ไข โดยประกอบด้วย

Library : Location ที่เลือก

Module : ระบบงานที่เลือกเพ่ือก าหนดค่า

Code : รหัสของการก าหนดค่า

Name : ชื่อของ slip ที่เลือก ส่วนถัดมามีรายละเอียดของหน้าจอที่สามารถเข้าไปก าหนด เช่น Email, Phone, Print, SMS และมีปุ่ม Submit เพ่ือตกลงการเข้าไปก าหนดค่า

47

ตัวอย่างหน้าจอการเข้าไปก าหนด

Message subject: ใส่หัวเรื่องของข้อความ

Message body: ก าหนดข้อมูลของ การดึงข้อมูลออกจากระบบ ตัวอย่างเลือก Branches, author เป็นต้น คลิก Submit หากก าหนดข้อมูลเรียบร้อย

48

บทที่ 9 ประวัติรำยกำรในระบบ (Transaction Logs)

การตรวจสอบประวัติรายการในระบบ (Transaction Logs) ในระบบ MATRIX ILS นั้นสามารถเข้าไปดูได้ ดังนี้ 1. ประวัติรำยกำรยืม จากรายการสมาชิกเลือกกลุ่มของ Circulation history ปรากฏรายการใน All tab คือรายการรวมทั้งหมด

เลือก Checkouts tab ปรากฏประวัติรายการยืมออก

49

เลือก On-site checkouts

2. ประวัติรำยกำรค่ำปรับ จากรายการสมาชิก เลือกกลุ่มของ Fine ปรากฏรายการข้อมูลค่าปรับ ประกอบด้วย Account Pay fines Crate manual และ Create manual credit

คลิกเลือกท่ี Account เพ่ือเข้าไปดูประวัติของการจ่ายค่าปรับทั้งหมด