LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (ON THE JOB TRAINING) PADA DEPARTEMEN PRONT OFFICE VILLA OMBAK HOTEL

OLEH NAMA NIM KONSENTRASI : NASRUDIN : AOE OO7 019 : HOTEL DAN RESTAURANT

PROGRAM DIPLOMA III PARIWISATA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM 2010

JUDUL LAPORAN

: LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (ON THE JOB TRAINING) PADA DEPARTEMEN PRONT OFFICE VILLA OMBAK HOTEL : NASRUDIN : AOE 007 019 : DIPLOMA III PERHOTELAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM

Nama Mahasiswa Nomor Mahasiswa Program Studi

Mataram, Mengetahui, HRD Vila Ombak Hotel

Januari 2010

Menyetujui, Dosen pembimbing

( USMAN )

(YOYO WARDOYO, S.Pd)

Mengetahui, Ketua Program,

( JUNAIDI SAGIR, SE, MBA ) NIP. 1959 122 24 198903 1003

KATA PENGANTAR

Puji sukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa Karean atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini dengan tepat waktu. Shalawat dan salam kepada jujungan Nabi Besar Muhammad SAW yang telah mambawa kita dari alam gelap ke alam yang terang benderang. Dalam penyusunan laporan praktek kerja lapangan ini, banyak pihak yang membantu sehingga lapora ini dapat terselesaikan, oleh karena itu melalui kesempatan ini, penulis menghaturkan ucapkan terima kasih kepada : 1. Junaedi Sagir, SE, MBA selaku Ketua program studi Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram. 2. Bapak Drs. Satarudin M.si selaku sekretaris program studi Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi. 3. Bapak Yoyo Wardoyo S.Pd selaku Dosen pembimbing dalam penulisan laopran praktek Kerja Lapangan ini. 4. Bapak Made Mada selaku Room division Manager Villa Ombak Hotel yang telah banyak memberi bimbingan selama PKL. 5. Bapak Usman, selaku HRD Manager Villa Ombak Hotel yang telah banyak memberi bimbingan selam PKL. 6. Seluruh staff Villa Ombak Hotel khususnya Front Office Departement yang dengan senang hati memberi bimbingan selam PKL.

7. Seluruh staff akademik Diploma III Pariwisata dan semua teman-teman yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. 8. Hormat dan bakti kepada kedua orang tua saya, yang selalu memberi dorongan dan semangat. Penulis menyadari bahwa dalam penullisan praktek kerja lapangan inin masih banyak kekurangan-kekurangan. Oleh karena iti, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhirnya penulis berharap semoga laporan praktik kerja lapangan ini dapat bermanfaat.

Penulis

DAFTAR ISI Halaman i ii iii iv

HALAMAN JUDUL HALAMAN PENGESAHAN ... KATA PENGANTAR ... DAFTAR ISI . BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan BAB II TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah Singkat Hotel Villa Ombak.. 2.2 Struktur Organisasi Hotel Villa Ombak 2.3 Job Description Hotel Villa Ombak .. 2.4 Job Specification Hotel Villa Ombak 2.5 Hubungan Antar Bagian BAB III PELAKSANAAN PRALTIK KERJA LAPANGAN 3.1 Data Umum Hotel 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 Bentuk badan usaha villa ombak hotel Jumlah dan Jenis Kamar ang Tersedia Jumlah dan Nama Restauran dan Bar Fasilitas-fasilitas Penunjang Lainnya

3.2 Data Khusus .. 3.2.1 Strukture Organisasi Front Ofice Departement Vila Ombak Hotel 3.2.2 Job Discripton Front Office Departement 3.2.3 Recervation System 3.2.4 Room Rack System 3.2.5 Systyme Of Payment 3.2.6 Procedure Of Luggage Handling For Group Arrival(Prosedure Menghendel Barang Tamu Group ) 3.2.7 Group Handling For Group Departure 3.2.8 Registration Sistyme 3.2.9 Hubungan Kerja Front Office Departement Dengan Departement Lain

3.2.10 Surat(Guest Mail ) 3.2.11 3.2.12 Systim 3.2.13 Formulir yang di Gunakan 3.2.14 digunakan 3.2.15 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ............................................................... 4.2 Saran .........................................................................

Penanganan Surat

Concierge Systim Telephone Operator

Macam-Macam

Fasilitas Kerja yang

Information Activities

LAMPIRAN ..................................................................................................

DAFTAR GAMBAR GAMBAR 1: LOBY ............................................................................... GAMBAR 2: POOL ............................................................................... GAMBAR 3: POOL NIGHT VIEW....................................................... GAMBAR 4: BEACH ............................................................................ GAMBAR 5: PRIVATE POOL.............................................................. GAMBAR 6: BEACH BAR VIEW.......................................................

DAFTAR PETA PETA 1: PETA GILI TRAWANGAN ................................................... PETA 2: PETA PULAU LOMBOK ....................................................... PETA 3: PETA TIGA GILIS ................................................................ PETA 4: PETA SENGGIGI....................................................................

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Facsimile Transmission Lampiran 2: Denah Hotel Lampiran 3: Key Summary List Lampiran 4: Transfer Sheet Lampiran 5: Luggage Check Lampiran 6: Fruit Basqet Request Lampiran 7: Cidomo Commission Lampiran 8: Telephone Bill Lampiran 9: paid out Bill Lampiran 10: Transportation Bill Lampiran 11: General Requetion Lampiran 12: Stamp Bill Lampiran 13: Store Room Requestion Lampiran 14: Miscellaneous voucher Lampiran 15: Honey Moaner Voucher Lampiran 16: Dinner Voucher Lampiran 17: Lunch Voucher Lampiran 18: Guide Commission

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau On the Job Trainning merupaqkan salah satu kegiatan sekaligus pengenalan terhadap mekanisme / proses kerja pada hotel atau perusahaan yang di jadikan obyek dalam melakukan praktrek kereja lapangan

lapangan (PKL). Praktek kerja lapangan ini merupakan mata kuliah wajib yang harus di ikuti oleh mahasiswa D-III Pariwisata, Fakultas Ekonomi,Universitas Mataram konsentrasi Hotel dan Restaurant sermester VI (enam) dengan syarat sudah mencapai 100 sks,dan memiliki bobot 6 (enam) sks. Selama mengikuti praktek kerja lapangan ,mahasiswa di haruskan untuk membuat sebuah laporan praktek kerja lapangan sesuai dengan departemen yang di ambil pada masing masing hotel. Berkenaan dengan hal tersebut maka setiap

mahasiswa di tuntut untuk memperhatikan dan benar-bernar mengamati jalannya operasional pada masing-masing departemen hotel tempat melaksanakan praktek kerja lapangan selama 3 (tiga) bulan. Berangkat dari pengertian hotel yang meyebutkan bahwa hotel adalaah suatu bentuk akopmodasi yang di kelola secara komersial yang menyediakan pelayan penginapan,pelayanan makan/minum serta fasilitas lainya yang di sediakan untuk umum denga tujuan mencari keuntungan.Dari pengertian hotel inui dapat kita am bil gambaran secara jelas bahwa stiap layanan yang ditawarkan mampu menciptakan dan memberikan keuntungan. Agar hotel dapat memberikan pelayanan yang memuaskan dan menguntungkan maka dalam struktur organisasi hotel kita mengenal departement-departement hotel antara lain: Fron Office Departement , House Keeping Departemen, Food & Beverages Departement,Enginering Depertement, Security Departement, Accounting Departement, dan Departement Human Resort Departement. Dibentuknya Departementoleeh hotel harus

kepuasan sekaligus mendatangkan

hotel tersebut dalam rangka untuk memberikan pelayanan yang

maksimal kepada tamu serta mengantisipasi tingkat keluhan dari tamu-tamu hotel.

Diantara Departement hotel yang memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional hotel adalah Front Office Departement. Front Office Departement adalah merupakan jantung dari sebuah hotel,dimana Departement ini adalah sumber dari segala kegietan dan informasi. Mengingat betapa pentingnya peranan Front Office Departemen, maka pada kesempatan Praktik Kerja Lapangan ini penulis sangat tertarik untuk mengenal lebih dekat,sekaligus ingin lebih memahami bagaiman mekanisme operasional kerja Front Office Depertement dalam sebuah hotel,berdasarkan hal tersebut penulis memilih Front Office Departement di Villa ombak hotel menjadi tempat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL). 1.2 Maksud dan Tujuan 1. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengenal lebih jauh proses kerja di industri perhotelan. 2. Agar mahasiswa dapat melihat secara langsung proses kerja di industri (dunia kerja). 3. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mempraktekan apa yang telah didapat di bangku kuliah. 4. Sebagai wadah untuk melatih kedisiplinan mahasiswa dalam bekerja. 5. Agar mahasiswa dapat secara dini mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia kerja. 6. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk meningkatkan profesional merka sesuai dengan bidang keahlian. 7. Setelah melakukan praktek kerja lapangan mahasiswa dapat membuat laporan sesuai dengan departemen yang diambil.

BAB II TINJAUAN UMUM

2.1 SEJARAH SINGKAT BERDIRINYA VILLA OMBAK HOTEL Hotel Vila Ombak sebelumnya hanya diperuntukan untuk tempat pertemuanatau tempat peristirahatan para rekanan bisnis dari pemilik hotel dan akhirnya berkembang menjadi salah satu bisnis akomodasi atau tempat penginapan yang menjadi salah satu pelengkap dari penunjang sarana pariwisata.

Hotel Vila Ombak berdiri tahun 1997 tepatnya pada awal bulan Junitahun 1997, dengan hanya memiliki 12 unit lumbung dan I unit restaurant yang bekapasitas 50 seat dengan memiliki standard international ( Yang dimaksud standard international adalah memiliki standard equipment,

service,menu/makanan sesuai dengan hotel yang berlaku ). Nama Hotel ini sebelumnya bukan Vila Ombak akan tetapi pemiliknya merencanakan agar nama Hotel ini di sesuaikan dengan areal di mana Hotel ini di bangun dan akhirnya pada saat itu nama Hotel ini di putuskan bernama HOTEL VILLA KUDA LAUT karena berada di salah satu pulau ( Gili ) yang berada di antara pulau Bali dan Lombok yang di ikuti oleh Gili Meno dan Gili Air. Nama Vila Ombak di putuskan sebagai nama hotel ini karena pada saat itu Nama Villa Kuda Laut kurang di kenal dan tamu merasa sebutan tersebut agak panjang sehingga atas pertimbangan tersebut pemilik hotel ini merubah nama Hotel Villa Kuda Laut menjadi Hotel Vila Ombak sampai sekarang.

Lokasi Hotel Vila OmbakLokasi atau tempat Hotel Vila Ombak adalah di Gili Trawangan,dengan luas areal keseluruhannya 6 hektar.Untuk masalah tempat Pariwisata atau tempat kunjungan Wisatawan baik Domistik maupun Manca Negara yang terkenal pada saat ini adalah selain Pulau Bali yang lebih dikenal dengan Pulau Dewata, dan

Pulau Lombok yang biasanya tempat pariwisata dikenal adalah di Kawasan Senggigi, tetapi jangan lupa bahwa di Pulau Lombok selain senggigi bahwa ada tiga Gili yaitu Gili Trawangan, Gili Meno dan Gili Air, ketiga Gili tersebut merupakan tempat kunjungan Wisatawan dari Domistik maupun Manca Negara terutama Gili Trawangan, dan beberapa Hotel yang ada di sekitarnya. Konsep bangunan Hotel yang di miliki oleh Hotel Vila Ombak

bernuansa lumbung dan akhirnya menjadi salah satu maskot bisnis yang dimilikioleh para pemilik hotel tersebut. Mengapa para pemiliki Hotel Vila Ombak memilih konsep bangunan hotel bernuansa lumbung? ini dikarenakan lumbung merupakan wadah / tempat penyimpanan padi dan padi merupakan salah satu nilai pokok utama dari bagian hidup manusia begitu pula lumbung hotel yang dimiliki oleh Hotel Vila Ombak merupakan salah satu nilai pokok yang menjadi bagian dari ciri khas hotel tersebut. Tepatnya pada bulan Agustus 1997 Hotel Vila Ombak mulai soft opening dengan menjalankan operational sesuai standard yang ada pada saat itu dengan kapasitas 24 kamar dan memperkerjakan 40 orang karyawan. Planning serta rencana pengembangan yang dimiliki oleh Hotel Vila

Ombak melalui sytem pengembangan bertahap dimana disesuaikan denganberkembangnya pariwisata yang ada di Nusa Tenggara Barat pada umumnya dan Gili Trawangan pada khususnya. Penambahan fasilitas dan peningkatan service terus dilakukan sehingga Hotel Vila Ombak semakin lama semakin di kenal dan semakin ramai di kunjungi oleh para wisatawan baik domistik maupun manca negara. Kemudian tepat pada tanggal 31 Oktober 1998 Hotel Vila Ombak melakukan Grand Opening dan sebelum acara puncak dan peresmian Hotel Vila Ombak melakukan bakti sosial dengan melibatkan seluruh masyarakat Gili Trawangan untuk membersihkan lingkungan yang di lanjutkan dengan acara peresmian Hotel Vila Ombak oleh Bapak Bupati Lombok Barat, Drs.H.Mujitahid ( yang menjabat bupati saat itu )

Acara Grand Opening ini selain di hadiri oleh para pejabat Lombok Barat juga di hadiri oleh perwakilan perwakilan dari Travel Agent dan perhotelan dari wilayah Nusa Tenggara Barat dan Bali. Pada acara ini juga di umumkan dan sekaligus pembagian hadiah bagi para pemenang open turnamen Vila Ombak Cup I dan lomba hias cidomo. Dua tahun setelah Grand Opening Hotel Vila Ombak bukan lagi berstatus perorangan, melainkan berstatus PMA ( Penanaman Modal Asing) yaitu : Indonesia & German, sehingga Hotel Vila Ombak pada saat ini sudah dikenal di Manca Negara terutama di Asia, German dan Italy. Hotel Vila Ombak mengadakan system Kerja sama dengan Stasiun TV Swasta ( Trans TV) dan dari Luar Negeri yaitu dari Singapura dengan maksud untuk meliput aktivitas operasional hotel yang akan disiarkan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh masing masing Stasiun TV tersebut dengan tema Pariwisata. Dalam sejarah perjalanan operasionalnya Hotel Vila Ombak semakin melebarkan sayap bisnisnya dengan membangun tambahan kamar hotel dan fasilitas fasilitas pendukung lainnya Adapun tahap tahapan yang dilakukan sebagai berikut; TAHAP I : Tahun 1998, saat ini Hotel Vila Ombak memiliki top management yaitu Hotel Consultant, Executive Sales and Marketing Consultant dan General Manager yang kemudian di dukung oleh beberapa departemen sebagaimana hotel hotel yang lainnya. Kemudian pada tahun ini Hotel Vila Ombak menambah pengembangan yaitu berupa kamar sebanyak 12 unit bungalow, penambahan fasilitas hotel yaitu berupa VODA (Vila Ombak Diving Academi ) dan Spa & Massage, penambahan fasilitas yang ada di-kamar baik penambahan sarana informasi & komunikasi yaitu berupa PABX system dan Computerisasi , penambahan bangunan perkantoran , penambahan bangunan tempat tinggal untuk karyawan serta di ikuti oleh penambahan sumber daya manusia.

TAHAP II : Dilakukan tahun 1999 dengan melakukan pengembangan dalam penambahan jumlah kamar sebanyak 12 unit lumbung yaitu type kamar Delux Lumbung Hut, penambahan fasilitas hotel yaitu I unit kolam renang dengan memiliki konstruksi 3 level , penambahan I unit Pool Bar, penambahan 1 unit Lobby. TAHAP III : Dilakukan tahun 2000 dengan membangun sarana computerisasi dengan mempergunakan sytem jaringan luar yaitu berupa NETWORK dengan mempergunakan jaringan Hotel System. TAHAP IV : Dilakukan tahun 2001 dengan membangun sarana kesehatan yaitu berupa klinik dan tempat peribadahan untuk karyawan Muslim yaitu Musholla Al-Ikhlas. TAHAP V : Dilakukan tahun 2002 berupa penambahan jumlah kamar sebanyak 24 unit yaitu type kamar Delux Ombak Room ( DOR ) penambahan fasilitas hotel berupa I unit rumah joglo yang bisa di pergunakan untuk sarana rilex ( santai ) bagi para tamu hotel kemudian di tambahkan juga dengan fasilitas 1 unit Restaurant yaitu Beach Restaurant dan 1 unit Bar yaitu Beach Bar.Kemudian pada tahun yang bersamaan ( 2002 ) dalam melaksanakan tugas Payroll penggajian karyawan sudah mulai mempergunakan System Link Program dari BCA, cukup karyawan menyerahkan No. Rekening saja, dan pada saat akhir bulan gaji sudah bisa di terima melalui ATM BCA. TAHAP VI : Dilakukan tahun 2003 adanya beberapa penambahan antara lain : Penambahan tempat Grill & Pizza Mengadakan Renovasi atau perbaikan perubahan Bungalow dengan disetting kamar yang lebih luas dan cantik penampilannya dan juga dengan berbagai pariasi yang lebih unik bila dibandingkan dengan kamar yang sebelumnya

apalagi atapnya mempergunakan Sirap, jadi kelihatanya lebih bagus daripada mempergunakan ilalang. Membuat Lapangan Volly Pantai sebagai fasilitas untuk tamu tamu yang menginap di Hotel Vila Ombak. Adanya Perubahan Garden ( land skip ) dengan mendatangkan Consultan dari Bali yang sudah berpengalaman di bidang land skip sehingga Garden pada saat ini lebih bagus dari yang sebelumnya, disamping tamu yang menginap di Hotel Vila Ombak merasa nyaman dan sejuk, untuk menginap di Hotel Vila Ombak sehingga banyak yang ingin menambah waktu liburannya di Hotel Vila Ombak Gili Trawangan. Membuat pagar keliling areal hotel dengan mempergunakan bambu yang sudah kering dan diplitur supaya kelihatan lebih mengkilat dan lebih tahan dari serangga serangga perusak . Membuat tempat Musik (Stage) di pantai yang akan digunakan untuk mengadakan Live Party Vila Ombak atau Pull Moon Party setiap bulan Perluasan Restaurant di pantai yaitu dengan penambahan pemasangan Biss Biss yang gunanya untuk penangkal air laut pasang atau untuk penangkal apabila terjadi gelombang yang besar. Membangun Lounge Beach atau tempat penyambutan tamu, apabila tamu baru datang ke Hotel Vila Ombak. Membuat Meeting Room dengan kapasitas 80 - 100 orang Membuat Dining Room Renovasi Bungalow

Adanya penambahan Lesehan Beach Restaurant yang biasanya dipergunakan untuk acara Weeding Party. TAHAP VII Pada tahun 2007 Hotel Vila Ombak semakin ramai di kunjungi oleh tamu, baik tamu mancanegara maupun tamu nusantara. Melihat perkembangan kunjungan wisata yang semakin ramai ini akhirnya pemilik hotel beserta management yang ada merencanakan penambahan bangunan kamar hotel dan fasilitas

pendukungnya.Kemudian hasil penambahan bangunan kamar hotel ini telah selesai pada akhir tahun 2008 dengan jumlah 36 kamar dengan type Superior Lumbung Terrace kemudian salah satu rekan bisnis dari pemilik Hotel Vila Ombak juga ikut menambah bangunan kamar sebanyak 14 unit yang kemudian pengelolaannya di serahkan kepada management Hotel Vila Ombak sehingga jumlah kamar Hotel Vila Ombak sampai saat ini menjadi 110 kamar dengan type type sebagai berikut; 1.Superior Lumbung Terrace 2.Superior Lumbung Hut 3.Delux Lumbung Hut 4.Delux Family Bungalow 5.Delux Ombak Room 6.Lumbung Beach Cottages 7.Lumbung Seaside Room TAHAP VIII Pada akhir tahun 2008 Hotel Vila Ombak membuat bangunan baru yang di rencanakan sebagai pengganti bangunan lama yang di pergunakan oleh kelinik,Spa dan Dive Shop Kemudian bersamaan dengan pembangunan ini Hotel Vila Ombak juga menambah outlet baru berupa Gallery ( Art shop ) dan Waroeng Bule.kemudian semua outlet ini di buka mulai Bulan Pebruari 2009.

Kemudian untuk mempermudah para wisatwan yang mau berbelanja dengan uang cash di outlet ini, management Hotel Vila Ombak mlakukan kerja sama dengan Bank Mandiri untuk membuat ATM yang dapat di pergunakan oleh semua tamu yang membutuhkan uang cash. Pada Bulan April 2009 Hotel Vila Ombak membangun satu outlet tambahan berupa Satelit Kitchen yang kemudian di buka mulai Bulan Juni 2009 dan di beri nama Walk Side Caf TAHAP IX Seiring dengan bertambahnya jumlah kamar serta fasilitas yang ada di Hotel Vila Ombak pada saat ini maka management Hotel Vila Ombak juga telah menambah jumlah tenaga kerja serta manager yang akan menudukung kelancaran operasional hotel sehari hari. Sampai saat ini semua department sudah di pimpin oleh manager / head department.) Di bidang Food & Beverage Product ( Kitchen ) Hotel Vila Ombak telah ikut serta dalam Culinary Competition yang di selenggarakan di Bali dengan mengirim 4 orang staff cook dan telah menyumbangkan serta meraih 1 mendali emas,1 perak, dan 2 perunggu Di samping prestasi tersebut Hotel Vila Ombak juga telah mendapatkan Anugrah Hotel Award 2009 yaitu ACHIEVEMENT AWARD dari CITRA PRESTASI ANAK BANGSA yang mana pada saat ini Hotel Vila Ombak adalah satu satunya Hotel yang mendapatkan Hotel Award 2009 dari Citra Prestasi Anak Bangsa pertama di Indonesia Kemudian dari Voting Costumer seluruh Travel Agent dan para traveler yang berasal dari berbagai Negara di seluruh dunia telah memberikan penilaian dan nominasi kepada Hotel Vila Ombak untuk tahun 2010 yang akan datang telah di putuskan oleh team World Luxury Hotel Awards dan 50 Tour Operator serta Hotel Industry Consultant seluruh dunia bahwa Hotel Vila Ombak mendapatkan penghargaan dari Lembaga Penilaian Hotel Mewah Dunia / Internasional WORLD LUXURY HOTEL AWARDS 2010.

2.2. STUKTUR ORGANISASIGENERAL MANAGER

EXC. AST. MANAGER

HRD. DEPT.

ENGGIN ERING DEPT.

ITManager

Accounti ngManager

F.B.Manager

Sales and Mareketing Manager

RDMManager

HKManager

Chief Security

Project and maintenance

2.3 Job Deseription 2.3.1 GENERAL MANAGER Tugas dan tanggung jawab adapun tugas dan tanggung jawab general manager mengobserpasi dan memononitor penampilan karyawan untk memastikan bahwa aturan-aturan dan prosedr hotel telah dilaksanakan berkerjasama dengan manager-manager departemen lain untuk

mengkordinasiaktivitas hotel membuat keputusan dan membuat rencana cara mengatur hotel memberi keterangan mengenai pelayanan yang baik yang ada di hotel mengatur dan menjawab telephone jika sangat di perlukan, mengirim surat, dan memberi keterangan kepada tamu tentang area hotel melakukan interview mengenai kemampuan kerja staff untuk menduduki posisi yang tepat.

-

Menganlisa informasi keuangan Melakukan komunikasi yang baik dengan manager-manager lainya serta departeman-derteman masing-masing bagian agar dapat bekerja sama dengan baik

-

Memonitor dan mengawasi hotel serta bertanggung jawab atas semua kelancaran operasional hotel.

2.3.2 EXECUTIVE ASST. MANAGER Tugas dan tanggung jawab : 1. Mebantu GM dalam mengelola dan mengatur hotel management 2. Memberikan laporan dan bertangung jawab terhadap GM 3. Menerima laporan dari masing-masing department heads 4. Mengatur dan memonitor operasioanal pada aktivitas hotel 5. Pengganti GM sementara jka GM tidak ada di tempat 2.3.3 ACCOUNTING MANAGER Tugas dan tanggung jawab ; 1. Mempersiapkan program kerja harian untuk tugas-tugas bidang akuntansi 2. Menyusun rencana kerja jangka pendek, sesuai dengan rencana dan anggaran perusahaan secara menyeluruh 3. Membina dan memonitor seksi-seksi didalam lingkungan accounting depertemant 4. Pencapaian sasaran yaitu penyajian laporan yang tepat waktu dan benar dengan prinsip-prinsip yang mengturnya

5. Kelengkapan bukti-bukti pengeluaran dalam penerimaan kas sesuai dengan prosedur 6. Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran 7. Bertangung jawab atas penyusun marketingplan 8. Bertangung jawab atas penyelenggaraan promosi, baik didalam ataupun di luar hotel 9. Bertangung jawab atas admistrasi pada bagiannya 10. bertanggung jawab atas membuat laporan bulanan dan tahunan sesuai dengan keperluan yang telah ditetapkan 11. Bertanggung jawab atas pembuatan publikasi atau advertensi dalam rangka pemasaran perusahaan dan juga dalam hal kerjasama dengan food & beverage department serta banquet 12. Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation 13. Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat usaha direct-mail atau penawaran tariff kepada tamu/ calon tamu 14. Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat-rapat operasional antar department dengan GM

2.3.4 SALES AND MARKETING MANAGER Tugas dan tanggung jawab : Bertanggung jawab dalam pejualan semua produk hotel baik berupa jasa atau non jasa

1.

Memelihara dan meningkatkan usahaSbisnis dari langganan yang sudah ada dimanapun dari daerah baru

2.

Menyusun rencana dan membuat laporan hasil sales call secara mingguan, bulanan, termasuk komplin dan permintaan dari pelanggan

3.

Menemani, menjamu pelanggan sesuai dengan kebutuhan bila perlu diluar jam kerja

4.

Melaksanakan selas call secara rutin sesuatu dengan program yang telah direncanakan

5.

Berkerjasama dengan departemen lain agar tercapai pelaksanaan tugas dengan baik

6. 7.

Membuat dan menyampaikan rencana kerja bulanan atau mingguan Memelihara hubungan baik dengan relasi mengatur tamu yang datang ke hotel agar mempermudah

8. 9.

Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan (management ) Melaksanakan dan mentaati peraturan tata tertib hotel

2.3.5 PERSONAL MANAGER Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas recruitmen yang dibutuhkan perusahaan dengan mengadakan seleksi interview 2. Mengontrol kebenaran data karyawan 3. Mengontrol kebenaran kesehatan, serta mengadakan placement sebelum calon karyawan di terima

4. Mengadakan manpower depolovement program bersama gm 5. Memiliki management dalam hal memecahkan masalah terutama dengan spsi 6. Menyiapkan kontrak kerja dan membantu masalah yang timbul 7. Orientasi pengenalan hotel kepada karyawan 8. Melakukan control saleris over time, transportation, allowance medical dan insurance 9. Mengusulkan pada atasan mengenai system penggajian, memberi motivasi pada karyawan mengenai job, job evaluasi dan analisa tenaga kerja. 10. Mengkoordinir dan melaksanakan program seperti : rekreasi, olah raga, sembahyang bersama kantin dan sejenisnya 11. Bekerja sama dengan seluruh staff departeman heads dalam

memecahkan masalah terutama dalam peningkatan kerja desiplin dan p&p perusahaan 12. Mengatsi masalah yang berhubungan dengan pengadilan serta mengenai ketenagakejaan 13. Mengontrol kontrak-kontrak, filling data semua karyawan serta perubahan yang terjadi agar tetap Up Date 14. Menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah, mulai dari tingkat bawah sampai tingkat atas 15. Mengadakan survey 16. Industri relation, motivations dan moral

17. Mengusulkan pada gm mengenai security police 18. Melaksanakan tugas lain sesui dengan perintah atasan 2.3.6 FOOD AND BEVERAGE MANAGER Tugas dan tanggung jawab : 1. Mengawasi jalannya operasional khususnya bidang pelayanan pada tamu 2. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel 3. Melaksanakan tugas lain sesuai perintah atasan

2.3.8 FRONT OFFICE MANAGER Tugas dan tanggung jawab : 1. Membuat jadwal kerja karyawan 2. Membuat statistic daftar tamu serta membuat laporannya 3. Mengamati dengan rutin standar service mengenai penerimaan tamu 4. Menyusun didalamnya 5. Memlihara hubungan yang baik dengan tamu hotel serta lingkungan kerja yang sehat kepada seluruh karyawan 6. Memberikan motivasi, memelihara disiplin 7. Mengadakan rapat secara rutin minimal sekali dalam satu sebulan 8. Merumuskan merekomundasi penyesuaian tariff kamar 9. Melayani langsung tamu vip atau v.v.ip dalam pemberian diskon dan harga sepesial 10. Merumuskan pengendalian biaya operaional rencana anggaran dan mengatasi masalah-masalah

11. Mentaati dan memematuhi peraturan hotel 12. Melaksanakan tugas lain atas dasar perintah atasan

2.3.9 HOUSEKEEPING MANAGER Tugas dan tanggung jawab ; 1. Mengatasi masalah mengenai lost dan found 2. Melakukan control ke publick 3. Melaksanakan house rules serta peraturan yang lain terhadap staffnya 4. Bertanggung jawab serta memelihara terhadapa semua perlengkapan tata graha 5. Membuat budget 6. Menetapkan tugas, membina dan mengawasi 7. Mengadakan koordinasi dengan departement hotel yang lainnya 8. Memlihara dan mempertahankan serta mengontrol secara rutin service 9. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel 10. Melaksanakan tugas dari perintah atasan

2.3.10 CHIEF ENGINERING Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas semua kelancaran di engineering operation 2. Menyiapkan laporan-laporan yang di perlukan 3. Melatih dan mengawasi staff bawahan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

4. Memeriksa dan mengawasi bahwa seluruh work order dari semua department telah diatasi dengan baik 5. Melatih dan mengawasi crew, repair dan maintenance agar bekeja dengan efektif dalam memelihara seluruh hubungan dengan yang ada dalam hotel 6. Memelihara kebersihan, kesiapan mesin-mesin hotel secara teratur agar dapat dipastikan beroperasi dengan baik dan maksimal 7. Mematuhi peraturan dan mentati peraturan hotel 8. Melaksanakan tugas lain dari perintah atasan

2.3.11 CHIEF SECURITY Tugas dan tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas terpeliharanya keamanan hotel, tamu semua karyawan 2. Mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan petugas keamanan 3. Membuat usulan pada menegement mengenai sistim keamanan dan ketertiban yang baik 4. Mengatur jadwal kerja, cuti serta mengadakan koordinasi dengan pihak yang berwajib dalam rangka memelihara ketertiban lingkungan dan keamanan lingkungan 5. Mengadakan koordinasi dengan kepolisian dalam hal penyelidikan bila adanya kejadian yang melibatkan karyawan atau pihak hotel setempat

6. Membantu tamu dalam membuat laporan pada polisi bila ada tamu yang hilang 7. Memberikan bimbingan kepada bawahan, serta memberikan masukan dalam penilaian pegawai 8. Mengambil kunci pada security depatemen dengan mendatangkan log pokok yang telah di sesuaikan 9. Menjaga kebersihan hotel 10. Selalu melaksanakan tugas dengan baik 11. Melaporkan kepada gm segala kejadian yang terjadi di sekitar hotel 12. Mentaati peraturan hotel 13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

2.4 Job Specification A. General Manager 1. Sehat jasmani dan rohani 2. Mampu mencapai target perusahaan 3. Berdisiplin tinggi 4. Berpenampilan dan berkepribadian yang baik 5. Penuh percaya diri 6. Memiliki sifat yang tegas 7. Mampu berkomunikasi dengan baik 8. Mempunyai loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan 9. Berpengalaman di bidangya pada hotel berbintang minimal 3 tahun

10. Memiliki kemampuan mengelola dan mengatur karyawan dan perusahaan 2.4.1 FRONT OFFICE MANAGER 1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah disetujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang atau training dihotel 2. Berpengelaman kerja minimal 3-5 tahun sebagai managerial di hotel berbintang atau sebagai managerial front office 3. 4. 5. 6. 7. Berpengalaman selama 6 tahun di hotel yang berbintang Menguasai bahasa inggris Pengalaman di reesepsions dan familiardenganfront office Dapat memimpin bawahan agar menjadi lebih baik Mampu mengawasipekerjaan dan motifasi melaksanakan tugas bawahan lebih epektif dan efisien 2.4.2 PERSONNEL MANAGER 1. Memliki sertifikat yang di setujui oleh sekolah atau perguruan tinggi atau yang pernah magang ( training) 2. 3. 4. Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi professional Pengalaman 5 tahun pada computerized personal dan payroll system Memahami mengenai uu ketenagakerjaan

2.4.3 SALES AND MARKETING MANAGER 1. Memiliki latar belakang pendidikan sekolah pariwisata jurusan sales and marketing serta hotel management 2. Berpengelaman selama 2 tahun sebagai sales dan marketing

3. 4.

Dapat berkomunikasi dalam bahsa inggris Berkpribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang salea dan markeing

2.4.4 ACCOUNTING MANAGER 1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah setujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau seolah perhotelan dan pernah magang ( taraining ) 2. 3. 4. Memiliki pengetahuan tentanf accauonting Memiliki pengtahuan mengenai pengoprasian computer Memiliki pengalaman 5 tahun kerja dengan kualifikasi professional

2.4.5 FOOD AND BEVERAGE MANAGER 1. 2. 3. Lulusan diploma sekolah pariwisata Pengalaman kerja 6 tahun di hotel berbintang Pengalaman minimal 5 tahun sebagai menegerial di hotel berbintang dalam bidang food and beverage 4. Memiliki keterampilan yang mapan dalam mngolah susunan menu sesuai dengan standart 5. 6. Dapat berkomunikasi dengan baik dalam bahasa inggris Berkepribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang food and beverage 2.4.6 EXECUTIVE HOUSEKEEPER 1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di setujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan dengan seklah hotel dan pernah magang

2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun di hotel berbintang 3. Pengalaman kerja 3-5 tahun sebagai manajerial di hotel berbintang 4. Mampu mengatasi pekerjaan dan memotifasi dalam melaksanakan tugas bahkan agar lebih baik efekti dan efisien 2.4.7 HOUSEKEEPING MANAGER 1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di tetapkan oleh perguruan tinggi atau sekolah perhotelan dan pernah magang ( training ) 2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun, bekerja di hotel sebagai mnegerial minimal 3-4 tahun 3. Dapat di dalam memimpin, mengembangkan, mengerahkan, memotifasi dan mengtur bawahan 2.4.8 EXECUTIVE CHEF 1. Memiliki sertifikat yang sudah di setujui 2. Pernah training di sebuah hotel 3. Memiliki pengalaman kerja selama 6 tahun di hotel berbintang 4. Memiliki pengalaman 3-5 tahun sebagai beverage 5. Menyusun menu serta dapat membuat standart makanan sesuai dengan standart internaioanal 2.4.9 CHIEF ENGINEERING 1. Memiliki latar belakang pendidikan teknisi 2. Mengoprasikan alat-alat yang berkaitan dengan mesin 3. Dapat melakukan perbaiki terhadap mesin-mesin yang rusak dan di perbaikinya secepat mungkin

4. Dapat

memotivasi

bawahan

untuk

dapat

bekerja semaksimal mungkin dan nganter menjadi lebih baik 2.4.10 CHIEF SECURITY 1. Pendidikan minimal lulusan sekolah menengah umum atau sederajat serta lulus 2. Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai security 3. Memiliki kemampuan keterampilan dalam melakukan penagaan dan ppengawasan 4. Dapat memotifasi bawahan untuk bekerja maksimal

Hubungan Antar BagianHUBUNGAN KERJA HOUSEKEEPING DEPARTEMENT DENGAN

DEPARTEMENT LAIN YANG ADA DI ALAM HOTEL

Di dalam suatu hotel operation Terdapat banyak Departement yang saling terkait dengan yang lain. Tiap-tiap departement tidak dapat berdiri sendiri-sendri, dan tidak dapat bekerja sendiri-sendiri tanpa bantuan departement lain. Sehingga departement yang satu dan lainnya saling membutuhkan, saling bekerjasama. Begitu pula Housekeeping Departement tidak dapat bekerja sendiri tanpa dukungan oleh Departement-Departement lain yang ada. Kejasama antara Housekeeping Departement dengan Departement lain meliputi : 1. Housekeeping Depatement dengan Front Office Departement

Kedua Departement ini sering digabung menjadi satu Room Division Karna keduanya mempunyai kepentingan yang sama. Housekeeping Departement menyiapkan kamar-kamar yang akan di tempati oleh tamu, Sedangkan Front Office Departement menjual kamar-kamar yang sudah di siapkan oleh Housekeeping Departement kepada tamu. Agar jelas bentuk kerjasama yang di jalin antara Housekeeping Departement dengan Front Office Departement, maka : Yang di lakukan oleh Front Office Departement : a. Mengirimkan Holding Reservation yaitu daptar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah di pesan oleh tamu dalam suatu periode, dapat berupa pesanan pada satu hari, dalam satu bulan, satu smester sampai satu tahun. b. Mengirimkan daftar EA Rooms atau blocking rooms, yaitu daftar kamar yang suah di pesan untuk hari ini EA Rooms, ( EA : Expected Arrival ) dapat berupa : EA Individu EA Group EA VIP. Yang masing-masinm memerlukan persiapan / Penanganan sendirisendiri. c. Mengirim VIP treatment and Flower Request untuk EA VIP d. Mengirimkan daftar perubahan-perubahan kamar baik yang masih di pesan ( EA ) maupun yang sudah di tempati oleh tamu.

e. Mengirimkan daftar tamu ( Guest List ) yang ada di dalam hotel. f. Mengirimkan daftar tamu VIP. g. Meminta pemasangan Extra Bed atau Baby Box . h. h. Membuat House Count Impormation yaitu keadaan tingkat hunian kamar hotel. i. Memberikan ED List, ( ED : Expected Departement ) yaitu daftar tamu yang akan Check Out ( co ) pada hari ini . j. Membuatkan Discripancy Report ( Perbedaan tingkat hunian kamar maupun setatus kamar. k. Melaporkan Komplaint tamu tentang kondisi kamar. l. Memberitahukan bila ada tamu Check In tanpa membawa barang-barang. Housekeeping Departement : a. Menyiapkan kamar-kamar yang akan segera ditempati oleh tamu (EA rooms), baik individu, group maupun tamu VIP. b. Menyiapkan VIP treatment untuk EA,VIP. c. Membuat house keeping report untuk front office department. d. Memasang extra bed ,maupun baby crib untuk kamar-kamar yang memerluannya. e. Melaporkan kepada front office,kamar-kamar yang sudah vacant(ready for sale) siap pakai. f. Memberitahukan kamar-kamar yang sedang: - Dalam keadaan rusak /alat-alat yang rusak (OO:out of order) - Dilakukan Geneal Cleaning (pembersihan total)

- Dicat ulang (repaintang) oleh enginering departemen. g. Melaporkan penemuan barang-barang tamu dalam kamr yang baru saja check out. h. Melaporkan kepada front office bila tamu minta tambah kamar ataupn pindah kamar. i. Menerima Complaint tamu tentang kondiasi kamar dan meninak lanjutinya. j. Memantau tamu-tamu yan mencurigkan (ON: Occopied NO Luggage) k. Hose Keeping menjaga kebersihan FO area. l. HouseKeeping menyediakan ,merawat dan menyimpan uniform karyawan Front office departemen m. Merangkai bunga untuk dipasang dilombok(meja-meja

tamu,Fo,counter,Foc, counter, taxi counter,PR, meja duty manager) Hubugan kerjasama housekeeping departement dengan FOC (front office cashier) Front office cashier: a. Memberitahukan kepada housekeeping department bila ada tamu-tamu yang akan check out agar mini barnya (minuman I dalam kulkas) di cek dan segera dilaporkan ke FOC b. Menayakan kepada housekeeping departement apakah aa bill-bill tamu yang belum dikirim ke FOC (seperti bill launry,minibar,massage,romm service,dan bill lainya.) untuk tamu-tamu yang akan cek out.

c. Memberitahukan housekeeping tentang tamu-tamu yang akan cek out, bilamana ada barang-barang hotel yang dibawa tamu cek out atau barangbarang tamu yang ketinggalan. d. Menginformasikan kepada housekeeping jika ada barang-barang hotel yang terbawa tamu cek out atau di pinjam tamu,serta dititipkan di front office, supaya segera diambil. Sedagkan housekeeping : a. Melaporkan ke FOC minibar consume (minuman dalam kulkas) yang diminum oleh tamu. b. Mengirimkan bill-bill/voucher : laundry, minuman, massage, room service, massage kepada FOC> c. Memberitahukan kamar-kamar yang mengunakan tambahan matras (extra bed). d. Melaporkan ke FOC jika ada barang-barang hotel yang terbawa oleh tamu saat chek out agar ditanyakan dan di charge (mohon untuk dibayar). e. Memberitahukan FOC bilamana ada barang-barang hotel dalam kamar ditemukan rusak/dirusakkan tamu, maka tamu wajib dikenakan biaya ganti rugi. f. Menayakan kepada FOC tentang tamu-tamu yang ED today (expected departure today) lebih lebih yang melebihi limit cek out time (jam keberangkatan tamu). g. Menyediakan,menyimpan,dan merawat uniform karyawan FOC. 2. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Food and Beverage Departement.

Food and beverage Departement: a. Menyediakan makan dan minuman bagi seluruh karyawan housekeeping departement. b. Memasang dinner set didalam kamar kamar tamu yang merlukan misalnya: kamar yunior suite, executive suite, president suite dan lainya. c. mengambil alat- alat makan- minum yang habis dipakai tamu di dalam kamr atau pun di corridor, Roo Boy station dan di fioor Area lainy. d. Memasukan/men set up : well come pruit, cockies ke dalam kamar yang segera akan ditempati oleh tamu, utamanya tamu tamu VIP dan group. e. Mengirim Banquet Event Oder kepada housekeeping untuk membuat lay out (set up kursi meja) didalam banquet hall atau meeting room jika ada event order. Seperti meeting, insentiv,confencion, dan exhibition (MICE). f. Meminta bantuan housekeeping, menambah meja atau kursi didalam restaurant yang memerlukan, serta mengurangi jika kelebihan . g. Meminta bantuan penambahan peralatan untuk suatu event pada meeting romm/banquet hall yang membutuhkan. h. Memberitahukan kepada housekeeping agar membersihkan meeting

room/banquet hall apabila event telh selesai. i. Membuat dan menyediakan room service menu agar dipasang di dalam kamar j. Membuat door krop menu/special event menu untuk dipasang si dalam kamar k. Membuat flayer(selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang akan diselenggarakan oleh food and beverage departement, serta meminta

housekeeping untuk menempatkan/memasang selebaan tersebut didalam kamar tamu. l. Membuat flayer(selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang di

selenggarakan oleh food and beverage departement ,serta meminta housekeeping departemen menempatkan di kamar-kamar tamu. YANG DILAKUKAN HOUSE KEEPING DEPARTEMEN: a. Menyediakan,merawat dan menyimpan, uniform karyawan food and beverage b. (F&B) departemen seperti : i. taplak meja ii. serbet makan iii. alas nampan (place mat,tray mat) dll. c. Menyediakan linen supplies dan uniform yang akan dipakai dalam suatu event. d. Membantu waiter/ss ,room servive memasukkan hidangan ke dalam kamar tamu. e. Membritahukan kepada room service untuk preprarekamar-kamar (VIP,EA) f. Ikut menjaga keamanan barang-barang F&B departemen yang di gunakan di kamar- kamar tamu g. Menyampaikan kepada room service bila menerima pesanan makanan Dari tamu. h. Membantu F&B departemen membuat lay out.

3. KOORDINASI ANTARA HOUSE KEEPING DEPARTEMEN DENGAN ENGINERING DEPARTEMEN

a. Perbaikan terhadap mesin-mesin ataupun peralatan yang digunakan di house keeping departemen b. Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang di kehendaki oleh housekeeping

deprtemen berdasarkan WO (work order) yang diterima c. Memberitahukan perawatanya d. Meminjamkan perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan oleh tamu baikbaik dalam kamar maupun ruan pertemuan e. Memberitaukan tentang perubahan-perubahan nomor telefon yang di di programkan oleh enginering. f. Meminta izin dan menginformasikan bila akan diadakan uji coba alarm(tanda bahaya kebakaran. g. Memberitahukan apabila diadakan pemadamam listrik.h h. Memberitahka apabila ada nalat-alat yang sudah tidak layak pakai dan harus di ganti,sehingga tidak berakibat fatal. HOUSE KEEEPING DEPARTEMEN MELAKUKAN: a. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi keeping departemen b. Membuat dan mengirimkan WO(work order) kepada engineering departemen untuk perbaikan kerusakan. c. Membuat WO (work order) untuk melakukan pengecetan ulang baik didalam kamar maupun di tempat-tempat lainya. lingkungan kerja house mengenai cara-cara pengoperasian alat-alat serta

d. Meminta bantuan engginering untuk pemasangan perlengkapan-perlengkapan yang mengguakan tenaga listrik e. Memberitahukan kepada engginering,bila ada tamu yang meminta tambahan lampu,ataupun untuk meminjam perlengkapan electronik lainya. f. Minta penjelasan kepada engginering bila ada perubahan nomor

telefon,maupun sistim kerja alat-alat electronik lainya. g. Menyediakan dan merawat pakaian-pakian seragamengginering departemen. 4. HUBUNGAN KERJA HOUSE KEEPING DEPARTEMEN DENGAN PERSONNEL DEPARTEMEN a. Melakukan pemanggilan (recuiting) karyawan,seleksi training serta

menempatkanya. b. Memberikan pendidikan,pelatihan untuk pengembangan sumber daya manusia khususnya house keeping departemen. c. Memberikan job discription kepada house keeping departemen sebagai acuan dalam melaksanakan tugas-tugas harian d. Memberikan House Rule (tata tertib peraturan kepegawaian) kepada karyawan house keeping departemen, dimana di dalamnya terdapat laranganlarangan,hak dan kewajiban bagi setiap karyawan. e. Memberikan penilaian kepada karyawan mengenai kualitas karyawan,hasil kerjanya,loyalitas dan dedikasi terhadap perusahaan. f. Membergikan penghargaan bagi karyawan yang baik / berprestasi. g. Memperhatikan kesejahtraan karyawan.

h. Memberikan tunjangan-tunjangan kesejahtraan bagi karyawan, seperti : tunjangan hari tua, tunjangan kesehatan, asuransi dan lain-lain. i. Memperhatikan dan mempertimbangkan : usulan dari Housekeeping Departement tentang kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan Housekeeping Departement. j. Memberikan pengumuman atau instruksi kepada karyawan Housekeeping Departement tentang policy menagementyang terkait dengan masalah-masalah kepegawaian. Housekeeping Departement : a) Mengajukan permintaan penambahan karyawan bila di perlukan b) Memberikan masukan kepada personalia mengenai penilaian karyawan Housekeeping Departement. c) Mengusulkan kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan. d) Memberikan time work schedule ( jadwal kerja ) karyawan Housekeeping Departement. e) Mengajukan permohonan cuti karyawan Housekeeping Departement baik cuti tahuna, maupun cuti besar serta cuti lain. f) Melaporkan karyawan yang melakukan kerja lembur g) Mensosialisasikan House Role kepada seluruh karyawan Housekeeping Departement h) Melaporkan absensi karyawan Housekeeping Departement setiap bulan i) Menyampaikan pengumuman, instruksi, mengenai kebijakan dari

menagement kepada karyawan Housekeeping.

5. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Accounting Departement ( Bagian keuangan ) a. Memberikan gaji kepada seluruh karyawan Housekeeping, termasuk dengan tunjangn-tunjangan yang ada. b. Membayar uang lembur kepada karyawan yang melakukan kerja lembur c. Mengeluarkan dana untuk pengadaan barang-barang untuk keperluan Housekeeping Departement d. Mengeluarkan dana investasi Housekeeping Departement e. Menyediakan uang untuk seragam karyawan f. Membayar asuransi karyawan, baik asuransi kesehatan maupun asuransi kecelakaan kerja. g. Memberikan kwitansi pembelian barang-barang yang diminta Housekeeping Departement, kepada executif Housekeeper untuk di tandatangani. h. Meminta laporan untuk penggunaan guest supplies (perlengkapan untuk tamu) yang digunakan dikamar tamu tamu. i. Meminta laporan mengenai pemakaian alat alat pembersih (cleaning supplies/chemical) yang digunakan oleh Housekeeping Departement, baik dikamar tamu, public area maupun di laundry (tempat pencucian). Housekeeping Departement : a. Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform milik karyawan accounting epartement.

b. Membuat laporan penggunaan bahan bahan pembersih untuk kamar kamar amu, public area, maupun laundry. c. Melaporkan tentang penggunaan guest suppliesdi kamar kamar. d. Memberi laporan bila ada barang barang hotel yang rusak maupun terbawa oleh tamu, serta serta diberikan kepada tamu sebagai cinderamata, sebagai laporan penyusutan barang, agar dapat dimasukan kedalam program pengadaan barang lagi. e. Memberikan laporan hasil inventarisasi barang barang/alat- alat yang disunakan oleh Housekeeping Departement. 6. Hubungan kerja Housekeeping Departement dengan Purchasing Departement (bagian pembelian) a. Menerima PR (Purchase Requestition) dari Housekeeping Departement yang telah disetujui oleh Acounting Departement, untuk pembelian barang barang yang diperlukan, baik keperluan kantor, alat alt kerja, obat obat pembersih maupun barang yang diperlukan tamu di dalam kamar. b. Mengadakan barang/membeli perlengkapan perlengkapan yang diperlukan oleh Hosekeeping Departement baik keperluan kantor maupun alat alat kerja lainnya. c. Membelikan perlengkapan perlengkapan yang dibutuhkan untuk kamar kamar tamu. d. Memberitahukan kepada Housekeeping Departement, bila pesanan barang yang diperlukan sudah datang.

e. Mengirim barang barang pesanan yang sudah datang beserta daftar nama barang, maupun jumlah tiap tiap barang. f. Melaporkan kepada Housekeeping Departement, bila ada barang barang yang belum dapat terbeli, karna setock habis dan lainnya. Housekeeping Departement : a. Membuat PR (Purchase Requestition) kepada Purchasing Departement (Bagian Pembelian), untuk membelikan barang barang keperluan Housekeeping. b. Mengirim PR untuk guest supplies serta cleaning supplies. c. Mengirimkan daftar nama barang barang yang akan dibeli beserta spesifikasi tipe barang. d. Menerima dan meneliti barang barang yang sudah dibeli, sesuai dengan spesifikasi masing masing. e. Menanyakan, apakah barang barang yang belum dapat terbeli sudah ada (dibelikan). f. Menyimpan dan merawat uniform karyawan Purchasing Departement. 7. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Store Departement (Bagian Gudang) Store Departement a. Menyimpan semua barang yang telah dibeli oleh Purchasing Departement, diterima dan diperiksa pada Bagian Penerimaan Barng (Receiving). b. Menerima SR (Store Requestition) dari Housekeeping Departement.

c. Menyiapkan barang barang yang dibutuhkan Housekeeping Departement, sesuai dengan SR. d. Mencatat setiap barang yang dikelluarkan untuk Housekeeping Departement dalam Bin Card/Stock card. e. Membuat laporan penggunaan barang barang oleh Housekeeping Departement baik secara harian, mingguan, maupun bulanan. f. Melaporkan kepada Housekeeping tentang persediaan barang barang yang sudah menipis, baik guest supplies, maupun cleaning supplies, agar membuat PR kepada Bagian Pembelian, untuk pengadaan barang. g. Melaporkan kepada Housekeeping mengenai barang barang yang sudah habis, tetapi belum dibelikan lagi, atau sudah dibelikan, namun barangnya belum datang. Sedangkan Housekeeping Departement : a. Membuat SR (Store Requestition) untuk pengambilan barang di gudang. b. Membuat laporan penggunaan barang, terutama guest supplies yang dibutuhkan/digunakan tamu dalam kamar secara harian, mingguan dan bulanan. c. Membuat laporan pemakaian cleaning supplies (obat-obat pembersih) setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan. d. Menindak lanjuti laporn store keeper membuat PR kepada bagian pembelian terhadap barang barang yang hampir habis/persediaan sudah menipis. e. Menyediakan dan merawat pakaian seragam karyawan bagian gundang.

8. Koordinasi Housekeeping Departement dengan Security atau Bagian keamanan (satpam) a. Melakukan tugas pengaman seluruh area Housekeeping Departement. b. Ikut memantau kamar tamu tamu, terutama yamng dihuni, agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan. c. Memantau keluar masuknya tamu tamu di kamar hotel, serta mengawasi tamu tamu yang perlu dicurigai. d. Memantau tamu tamu VIP untuk menghirkan dari hal hal yang tidak diinginkan. e. Mengawasi keluar masuknya barang barang milik hotel, terutama yang digunakan Housekeeping. f. Menangani barang barang yang hilang, khusunya milik Housekeeping. g. Menangani barang barang milik tamu yang hilang, baik didalam kamar tamu maupun di tempat lain di area hotel. h. Mengawasi karyawan karyawan Housekeeping pada saat masuk bekerja. i. Melakukan body checking karyawan karyawan yang pulang, setelah selesai bertugas. Housekeeping Departement : a. Menyediakan dan merawat uniform untuk security. b. Melaporkan kepada security apabila ada tamu tamu yang mencurigakan. c. Meminta bantuan security untuk pengamanan area tugas Housekeeping. d. Memberitahukan kepada security, bila akan ada tamu tamu VIP check in |(EA-VIP), seta kamar kamar berapa yang akan ditempati.

e. Melaporkan kepada security jika akan ada pertemuan pertemuan atau acara acara lain, agar dipantau, untuk menghindari terhadap hal-hal yang tidak diinginkan. f. Melaporkan apabila ada barng barang milik tamu dalam kamar yang hilang. g. Memberitahu security dan melaporkannya jika membawa barang barang keluar hotel (khususnys milik Housekeeping) untuk keperluan out side catering, rapat-rapat dan lain-lain. h. Melapor kepada security apabila membawa barang keluar hotel atas pemberitahuan tamu, atau penemuan barang tamu yang tertinggal, tetapi tidak diambil oleh pemiliknya. i. Ikut menjaga keamanan lingkungan kerja Housekeeping. 9. Hubungan kerja Housekeeping Departement dengan Marketing Departement (Bagian Pemasarn dan Penjualan) Marketing Departement : a. Memberitahukan kepada Housekeeping Departement, biala akan diadakan confrensi, seminar, lokakarya, raker, rakor dan lain-lain di Conference Hall, Function Room atau di Meating Room. b. Memberikan Function Bulletin bilamana akan diselenggarakan suatu Function atau acara-acara di dalam Function Room. c. Memberitahu bila ada perubahan-perubahan tanggal pelaksanaan ataupun tempat diselenggarakan acara-acara tersebut.

d. Memeberitahukan kepada Housekeeping jika ada perubahan jumlah peserta maupun perubahahn bentuk lay out, untuk menentukan jumlah kursi serat penataan meja/kursi dalam ruangan. e. Meminta bantuan Housekeeping untuk memasang sepanduk, maupun membuat dekorasi dalam ruang pertemuan. f. Membuat selebaran (Flayer) bila akan diadakan suatu event, misalnya pertunjukan, pameran dan lain-lain yang harus dipasang dikamar-kamar tamu. g. Meminta bantuan Housekeeping memasangnya dikamar tamu. Housekeeping Departement : a. Menyimpan dan merawat uniform milik Marketing Departement. b. Membersihkan marketing officee. c. Membersihkan ruangan-ruangan/Function Room yang akan digunakan uktuk acara pertemuan. d. Membuat lay out (memasang meja kursi) dalam ruang pertemuan sesuai order (Function Bulletin). e. Melakukan perubahan lay out dikhendaki oleh tamu pesanan. f. Memasang sepanduk/baner baik untuk kedatangan tamu-tamu

rombongan(group) taupun untuk keperluan function. g. Memasang flayer ke daalam tiap kamar tamu.

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

3.1 Data Umum 3.1.1. Bentuk Badan Usaha Villa Ombak Hotel Villa Ombak hotel adalah salah satu hotel bertaraf internasional dengan klasifikasi hotel bintang 4 (empat) yang di bangun oleh pemiliknya Bapak Zaenal Tayeb pada tahun 1997.villa ombak hotel pada awalnya merupakan sebuah usaha owning company. Namun setelah berjalan dua tahun villa

ombak hotel bukan lagi berstatus owning company melainkan berstatus PMA (Penanaman Modal Asing) yaitu Indonesia dan Jerman. Vila Ombak Hotel sebuah owning company merupakan sebuah perusahaan di bidang perhotelan yang berepusat di Gilli Trawangan Lombok dan Sales Marketing group berkantor di Bali. Manajemen pengelolaan Vila Ombak hotel saat ini dipimpin oleh seorang General Manager, dibantu oleh Executive Assisten Manager dan dalam strukture organisasinya terdiri dari sepuluh (10) Departemant hotel yaitu : Security Departement, Enginering Departement, Personal

Departemant, Food and Baverage Departement, Sales and Marketing Departement, House Keeping Departement, Accounting Departement, RDM (room division manager) Departemen, Project and Maintenance Departement, IT Departement.

3.1.2. Jumlah dan Catagory Kamar. Dari 110 kamar yang ada pada saat ini di bagi menjadi 7(tujuh) catagory kelas kamar dengan rincian sebagai berikut. Type of Room Twin 1 2 4 4 5 6 7 Superior Lumbung Terrace Superior Lumbung Hut Deluxe Lumbung Hut Deluxe Family Bungalow Deluxe Ombak Room Lumbung Beach Cottage Lumbung Seaside Room Total 9 4 0 0 6 0 2 Double 28 8 12 12 18 5 6 37 12 12 12 24 5 8 110 Total Of Room

No.

Category

3.1.3. Restaurant dan Bar a. Restaurant Vila Ombak hotel memiliki restaurant diantaranya : Waroeng Bule The Sea Horse wine & dine Side cafe b. BAR Vila ombak hotel memiliki 2 (dua) Bar yaitu : Island Pool Bar Beach Bar :Open daily 07am - 22.00 pm :Open daily o7am - 22 00 pm : Open daily /24 hours :Open 07 am-22.00 pm :Open 07am-22.00 pm

3.1.4. Fasilitas-Fasilitas lainya Vila Ombak hotel menyediakan Fasilitas-Fasilitas yaitu antara lain : 3 level swimming pool Vila Ombak Diving Academy Outbounds Individually Controlled Air Condition Telephone(IDD Calls to be done through operator) Refrigerator and Mini Bar In room Coffe and Tea In Room Safe Colour TV Set with Satelit Channel Panoramic 2 Story Restaurant and Bar Sea Side Bar,Speciality Restaurant and Pizzaria Room Service Body Treatment and Spa Studio(Optimal) Traditional Joglo House Souvenir and Art Shop Laundry Service Money Exchange Postal Facsimile and E-mail Sevice Transfer and Tour Desk Major Credit Card

ATM (Automatic Teller Machine) The Only one on the Island WiFi Hot Spot Water Sport (Motorized) Baby Sitting Non Smoking rooms In house movies Bicycle Rental 3.2 Data Khusus 3.2.1 Strukture Organisasi Front Ofice Departement Vila Ombak Hotel Room Divition Manager

Asst. F.O.

GRO Supervisor

Resevation Supervisor

Operational Supervisor

Telphon Operator

Reception Supervisor

Guest relation

Reservation

Eccomerce

Driver

Boatman

F.O Cashieer

Trainee

Beel Boy

3.2.2

Job Discripton Front Office Departement A. Room Devision Manager Fungsi: Melaksanakan berpedoman Tugas Pokok Bertanggung jawab atas perumusan kebijaksanaan tehnis, pengelolaan Front Office Departement dengan

pada police and Procudure.

pengendalian,pengendalian,bimbingan,koordinasi,evaluasi pengelolaan Front Office Jabaran Tugas

administrasi

Merumuskan strategi penjualan kamar dan selanjutnya menilai pelaksanaanya Memonitor kelancaran,ketetapan pelayanan Check in dan Check out, baggage handlingm,information serta Communucation Service. Merumuskan rekomendasi Penyesuaian Tarif kamar /Room Rate. Memeriksa ketepatan penataan Front Office Rack. Meneliti penanganan Room Reservation. Meneliti ketepatan Daily/Weekly/Monthly Occopancy Report. Menelity ketepatan Room Sales Recapitulation,Room Count

Sheet,Expected list dan MOD Sales. Menangani masalahRoom Descripancy bersama-sama dengan Executive House Keeper. Melayani langsung tamu V.I.P.

Menangani pemberian discount danSpecial Rate. Mengerahkan dan mengawasi pelayanan Front Office Cashier. Menyusun rencana anggaran Front Office Departement. Meneliti hasil Invetarisai fisik. Menanda tangani Store Room Requestion dan memonitor

pengadaanya. Menanda tangani Rpaire and Maintenance Order. Memeriksa Personel Hygine dan Grooming. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan secara langsung dan melaporkan kepada M . Menentukan jadwal kerja seluruh Crew Front Office. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung dan menyetujui hasil penilaian yang di lakukan bawahan. Memonitor masalah produktifitas dan kerja ,merumuskan personel secara

rekomendasi,pengelolaan

pengembangan

menyeluruh di Front Office Departement. Menciptakan,membina suasana kerja yang sehat. MenyelenggarakanBriefing Front Office Departement Menghadiri rapat Mnagement Mengusulkan kepada GM penyesuaian Policies and Procudure.

B. Assistan Front Office Manager Fungsi:

Melakanakan pengelolaan pelayanan Front Office Departement dengan berpedoman pada kebijakanaan teknis yang di tetapkan oleh Front Office Manager Tugas pokok Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan seluruh opertion Front Office di lapangan baik administrasi dan pelaksannan pelayanan. Jabaran Tugas Menyusun kebutuhan,mengawasi penyimpanan dan penggunaan daripada form. Mengawasi penanganan administrasi,penitipan barang-barang tamu. Meneliti ketepatan penanganan Reservation Handling,penataan Reservation Rack,dan Reservation Chart. Meneliti,menanda tangani Room Night Recapitulation dan

meneruskanya ke FO Manager. Mengawasi ketepatan Penyusunan Daily/Weekly/Monthly forecast. Mengawasi penyusunan Confirmation Voucher. Mengawasi para Driver dan Boat Man,dan Taxi Service. Mempersiapkan bahan penyusunan rencana Program Kerja. Membantu melaksanakan pengendalian biaya operational. Membantu kelancaran pelakasanaan Inventarisasi fisik. Memeriksa Requestion. Menyusun Repaire and Maintenance Order. kelengkapan,ketetapan pengadaan Store Room

Menangani,mengatasi keluhan tamu dan melaporkanya kepada Front Office Manager maslah yang tidak dapat di atasi. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu. Menangani masalah yang memerlukan penanganan secara lansung. Mengawasi disiplin personil. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat. Menghadiri breafing Front Office Manager. Mengawasi opration Telephone Operator. Mewakili Freont Office Manager Bila Yang bersangkutan tidak ada ditempat. Melakasnakan tugas lain atas perintah Front Office Manager. C. Reception Supervisor Fungsi:Melaksanakan pengelolaan Pelayanan Reception dan Information dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang ditetapkan oleh FOM Tugas Pokok : Bertanggung Jawab atas pengaturan,koordinasi dan pengawasan pelayanan.

Jabaran Tugas: Menyusun kebutuhan,melakukan penyimpanan dan mengawasi peggunaan form. Mengawasi kelancaran,ketepatan penanganan Check In-Check Out dan informaton Service.

Melakukan

pencocokan

House

Keeping

Reportdan

Room

Rack,mlapoekan masalah descripancy,serta Follow Up. Meneliti ketepatan penataan Room Rack serta information Rack. Memberikan pengarahan,bimbingan kepada Reception dan

information Clerk dalam teknik penjualan kamar. Meneliti Today Expected Arrival List dan Menetapkan kamar dan menyampaikannya kepada House Keeping Departement. Menetapkan kamar untuk VIP/Group dan menyampaikannya kepada house Keeping. Memeriksa kesipan untuk Today Expected Arrival. Meneliti,Menyetujui Room Rate Change. Mempersiapkan bahan penyusunan rencana program kerja. Menjalin dan membina hubungan baik dengan tamu. Mengawasi bahannya dalam ketetapan pemberian Discount. Melakukan penilaian kerja bawahanya. Meneliti Rekening (Guest Bill) yang di buat bawahannya. Mengawasi disiplin bahannya. Menciptakan suasna kerja yang sehat. Mengatur jadwal; kerja bawahannya. Menghadiri Briefing FO Manager/Meeting. Melaksanakan tugas lain atas dasar petunjuk FOM.. D. Reception/information clerk Fungsi : Menjual kamar dan memberikan informasi

Tugas pokok : Melaksanakan prosedure Check In dan Check Out. Jabaran Tugas : Melayani tamu Check In dan Check Out seuai denga policies dan prosudure yang telah di tetapkan management. Mengetahui aktivitas yang ada di hotel seperti Function atau party Events,VIP dsbnya. Membaca pengumuman di papan pengumuman FO dan log Book serta melaksanakan instruksinya. Menangani pesanan kamar tambahan pada hari itu. Memeriksa kalau ada Expected Arrival,VIP, permintaan kamar khusus sesuai dengan pesanan. Memerisa House Keeping Report dengan membandingkannya pada Room Rack. Membuat persiapan untuk kedatangan tamu Group. Mengadakan Blocking yang sesuai dengan Expected Arrival atau permintaan. Menggunakan Room Rate Change untuk setiap perubahan kamar atau harganya Melayani tamu dengan ramah dan memperlihatkan senyum,tanpa membeda-bedakan tamu. Menjawab Telepone dengan segera dan ramah serta mengucapkan Greeting.

Menyampaikan surat, pesanan barang titipan pada tamu yang bersangkutan dengan segera. Mengetahui dan melaksanakan penentuan harga tiap kamar dari dari Travel Agent,perusahaan yang sesuai dengan buku Discount atau ketentuan dari management hotel. Menyedikan bahan-bahan Informasi seperti Flight Schedule Calender of Event dll. Menyedikan bahan promosi seperti kertas

surat,Amplop,Brocure,Room Rate Post Card dan korek api. Mengambil alih tugas dan tanggung jawab Evening Shift. Melayani tamu yang Check In di malam hari. Membawahi Bell Boy yang bertugas malam itu. Membuat laporan RoomSales Recapitulation,Room Count Sheet,VIP List dan Forecast,Room Analisis dan juga Complimentary Room. Menyediakan Expected Arrival List dan slipnya dengan Correspondent untuk di bawa ke Front Desk. Melajsanakan tugas-tugas lain yang di bebankan atas dasar perintah FOM.

E. Reservation Supervisor Fungsi : Melaksanakan pengelolaan Reservation Section dengan berpedoman kepada kebijaksanaan teknis yang ditetapkan oleh Front Office Manager

Tugas

pokok

:

Bertanggung

Jawab

penuh

atas

pengaturan,pengkoordinasian,pengawasan dan pelayanan Reservation Secton. Jabaran Tugas : Menyusun kebutuhan,melakukan penyimpanan,mengawasi

penggunaan Form yang tersedia di reservatioin Section. Memberikan bimbingan,pengarahan kepada petugas Reservation Clerk. Meneliti semua Correspondent berkenaan dengan semua pesanan kamar yang sudah dikonfirmasi. Meneliti agar Room Control Sheet dan Discount Book tetap Up to Date. Membina hubungan baik dengan rekanan baik dari company,Instansi pemerintah maupun Travel Agent. Meneliti kebenaran setiap laporan yang menjadi tanggung jawabnya seperti Monthly Statistik,Daily Statistik dan Group Information. Membantu pelaksanaan Inventaris Fisik. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja. Menangani/mengatasi keluhan masalah pesanan kamar serta

meneruskannya kepada Asst FOM/FOM. Memberikan penilaian penampilan kerja bahwahannya dan disiplin kerjanya. Memberikan,menciptakan suasana kerja yang sehat.

Menghadiri Briefing FOM. Melaksanakan tugas-tugas lain atas perintah FOM. F. Reservation Clerk Fungsi : Melayani pesanan kamar. Tugas pokok : Menerima atau menolak pesanan kamar sesuai dengan Room Occopancy. Jabaran tugas : Menangani pesanan kamar yang masuk melalui

Surat,Telepohone,Telex, Telegram,atau langsung (Walk In). Menyiapkan dan mengisi format Reservation serta slipnya berdasrkan pesanan kamar yang di terima. Mengontrol Reservation Chart Sheet dan Suite Chart Sheet setiap hari. Menyimpan semua Correspondence yang berkenaan dengan pesanan kamar sesuia dengan cara penyimpanannya yang telah di tentukan. Menjaga agar daftar buku /buku special company rate selalu Up to Date. Menghubungi perusahaan/pemesan yang memesan kamar tetapi tidak datang tanpa memberitahukan (No Show). Menyimpan kartu registrasi (R/G) yang Check In dan juga Check Out. Menyiapkan Group Information untuk di kirim ke departement lain. Menyiapkan montly Statistik. Menyiapkan Expected Arrival List untuk keesokan harinya sesuai dengan reservation yang ada .

Menyiapkan Daily Statistik. G. Telephone and Telex Operator Fungsi : Melayani sambungan Telephone dan pelayanan Facsimile Tugas pokok : Menjawab dan menyambung telephone yang

masuk/keluar,menerima dan mengirim Facsimile Jabaran tugas : Mengetahui cara menjalankan /mengoperasikan Telephopne Switch board(P.A.B.X) dengan benar. Selalu menjaga kebersihan /kerapian Switchboard dan ruang tempat kerjanya. Mempraktekan Telephon Coutesy yang baik dan benar. Melayani sambungan local,LDC,Telex,Facsimile,dan mengetahui tarifnya.. Menjawab panggilan Telephone dari luar /dalam dengan ramah. Mmemasang musik,vidio,sesuai dengan program atau daftar

pemutaran yang telah di tentukan. Mengetahui nomor-nomor penting kota domisili hotel dan nomornomor sambungan yang ada di dalam hotel. Mencatat dan melayani permintaan tamu yang meminta di bangunkan pada jam- jam tertentu. Melaksanakan ketentuan bila terjadi kebakaran. Bertanggung jawab atas segala kerusakan /kehilangan semua peralatan yang ada di ruang kerja.

Tidak memperkenankan orang lain masuk ke dalam ruang Telephone Operator selain petugas yang berkepentingan. Melayani permintaan don,t disturb lines yang di minta oleh tamu. Memeriksa Rack tiap hari agar informasi yang ada selalu Up to Date. Mencatat dan meneruskan pesan atau pekerjaan yang tertunda kepada petugas penggantinya sebelum meninggalkan tugasnya. Mencatat dan memeriksa semua kelengkapan inventory yang ada di ruang kerja. Membuat Voucher LDC berdasarkan Metering serta

memasukkannya ke dalam Telephone Traffic Sheet. Memastikan bahwa telephone berfungsi dengan baik dan apabila ada atau terjadi gangguan agar segera memberi tahu petugas yang telah di tentukan (khusus trouble). H. Beell boy Fungsi : Memberikan pelayanan jasa , baik kepada tamu maupun kepada manajment Tugas dan tanggung jawab Menangani barang barang milik tamu pada waktu chek in dan chek out atau translit Jabaran Tugas : Memperlihatkan sikap yang ramah dan selalu memberikan perhatian kepada tamu yang membutuhkan bantuannya

Menawarkan bantuan kepada tamu tamu untuk membawakan barang barangnya Mengantarkan surat,pesanan pesanan ke kamar tamu dan manajmen hotel Dengan senang hati menerima tugas dari reseption clerk seperti foto copy , room charge atau memperlihatkan kepada tamu yang ingin mengetahui fasilitasnya Melaporkan kepada tugas reseption /list jikalau ada tamu yang chek in tanpa membawa barang atau dengan yang sedikit /ringan , seperti brief case , air line bag dan sebgainya Mengantarkan tamu kepada kamarnya pada waktu chek in dan menjelskan cara menggunakan fasilitas yang ada di kamar (Rooming The guest ) dalam hal : Radio , Saluran musik ,TV,pengatur AC dan sebagainya Menjaga agar area Lobby tetap kelihatan bersih Mengantarkan dan membawa barang tamu yang Check Out sampai ke kendaraannya dan memastikan bahwa kunci kamarnya telah di kembalikan Segera mengirimkan laporan front office (Night Report ) ke departement yang bersangkutan Pangging tamu di area Lobby , Restaurant ,swimming pool coffe shoop memang di perlukan

Untuk petugas Bell Booy , yang bertugas malam ini (Night Shift ) mempunyai tambahan tugas sebagai berikut : membantu seksi Arts , menyiapkan dan memasang tulisan atau huruf pada funtion/Main board sesuai dengan funtion Bulletin yang di kirim oleh F & B Dept. Bekerja sama dengan petugas night Reception untuk mengetik daftar Guest arrival list Control Sheet Melayani tamu yang chekk in malam hari atau chek out pagi hari Bertanggung jawab atas keberadaan semua barang tamu atau inventaris yang ada di lobby Mematikan lampu lampu bila di perlukan . Melaksanakan tugas tugas lain atas perintah FOM .

I. Supervisor guest relation Tugas pokok : mengontrol , koordinasi dan mengefaluasi pekerjaan guest relation , oofficer dalam mengani masalah dan keluhan tamu menjaga agar pelayanan tamu di hotel berjalan dengan baik

Jabaran Tugas: Dalam kedaan darurat memberikan pelayanan dengan Master keyy Mengevaluasi kerja para guest relation Officer Menyelesikan masalah masalah atau Complain tamu

Mempersiapkan , mengecek dan menangani kedatangan tamu VIP , dan tamu rombongan

Membantu tamu untuk Re Commfirm , booking tiket pesawat , mengganti tanggal , beli tiket pesawat

Memberikan imformasi bagi tamu menyangkut perjalanan kereta api , penyabangan dan lain lain

Membantu tamu yang sakit dan memerlukan dokter , maupun perawatan rumah sakit

Membantu tamu yang memerlukan City Tour atau Tour yang lain .

J.

Guest Relation Officer Jabaran Tugas : Menyambut tamu hotel terutama tamu penting VIP Membantu menyelesaikan maslah tamu termasuk keluhan tamu . Memeberikan layanan yang baik kepada tamu tamu yang banyak memerlukan bantuan atau menyelesaikan masalah Menagani keluhan tamu hotel , yang menyangkut pelayana dan fasilitas hotel . Bekerja sama dengan Receptionist mempersiapkan kamar tamu penting (VIP) Menangani kedatangan (Cekk in ) tamu rombongan (Group) meliputi: A. pembagian kunci kunci kamar

B. acara acara rombongan , Morning Call , Brack Fast /Dinner. Membantu tamu yang sakit memerlukan dokter atau perawatan rumah sakit . Membantu tamu dala mengurus surat kehilangan (Police Report ). Membantu tamu yang kunci kamarnya tertinggal di kamar dengan Grand Master Key Mengawasi dan menjaga kebersihan lobby dan sekitarnya Menerima titipan surat penting , Dokumen dan uang tamu . Membuat laporan ,Saran kepada atasan maupun manajmen Membantu tamu yang memerlukan tour / perjalanan wisata

K. Operational Supervisor Tugas pokok : Bertanggung jawab atas pengawasan transport di lapangan. Jabaran Tugas : Mengawasi penangana,penggunaan dan administrasi operational. Mengetahui cara mengoperasikan Speed Boat (kapal motor cepat) Mengatur jadwal kerja bawahannya. Bertangung jawab atas keberhasilan lingkungan kerjanya. Merawat dengan baik mesin Speed Boat. Meneliti kebenaran dari transfer sheet. Menciptakan suasana kerja yang sehat. pelaksanaan,dan penggunaan

Memberikan penilaian penampilan kerja dan disiplin bawahannya. Menhadiri Breafing RDM. L. Driver Tugas pokok : Melayani Pick Up (jemputan) dan Drop (mengantar) tamu dari bandara ke pelabuhan Vila Ombak dan dari pelabuhan Vila Ombak ke Bandara. Jabaran Tugas : Mengetahui cara mengoperasikan kendaraan/mobil. Selalu menjaga kebersihan kendaraan/ mobil. Mengantarkan tamu ketempattujuan dengan selamat. Tidak memperkenankan orang lain mempergunakan kendaraan operational untuk keperluan pribadi. Menciptakan suasana kerja yang sehat. Tidak menggunakan kendaraan opertional untuk keperluan pribadi. Menghadiri Breafing RDM. M. Boatman. Tugas Pokok : Melayani Pick Up (jemputan) dan mendrop (mengantar) tamu dari pelabuhan Vila Ombak ke hotel,dan dari hotel ke pelabuhan Vila Ombak. Jabaran Tugas : Mengetahui cara menjalankan dan mengoperasikan Speed Boat.

Selalu menjaga kebersihan Speed Boat. Mengantar tamu ketempat tujuan dengan selamat. Menciptakan suasana kerja yang sehat. Tidak memperkenankan orang lain menggunakan Speed Boat untuk kepentingan pribadi. Tidak menggunakan Speed Boat untuk kepentingan pribadi. Menghadiri Breafing RDM.

3.2.3

RESERVATION SYSTEM Hotel-hotel sedang, terlebih lagi Villa ombak saat ini sudah menggunakan sistem pemesanan kamar melalui tabel komputer , sistem ini biasa di sebut Sistem comvencional computer sebelumnya computer tersebut sudah di program sesuai dengan data Recervation yang di butuhkan .sehingga saat pesanan kamar yang di terima , pada tebel itu tinggal di buka data jenis kamar hyang akan langsung di ketahui sisa dan jumlah kamar yang masih tersedia dan sewaktu waktu dapat di ketahui jumlah kamar yang sudah di pesan dan yang masih di tempati tamu lain . Ketikan nama pada kamar yang masih tersedia dan sesuai dengan jumlah kamar yang di pesan serta lama tinggalnya ,secara otomatis akan mengurangi jumlah sisa kamar yang masih tersedia .pada Convecional computer chard ini sebelum tamu tiba di nomer kamar sudah dapat di tentukan ,namun untuk menjaga kemungkinan (Preventive Action) jikalau tamu penghuni

sebeleumnya memperpanjang waktu tinggal atau kemungkinan terjadinya

suatu kerusakan pada kamar (OO), adalah sebaiknya tidak memberi tahukan nomer kamar pesanan tersebut (Non Asigment ). 3.2.4 ROOM RACK SYSTEM Sampai saat ini di kenal tiga jenis operational hotel yaitu , sistem manual sistem otomatis dan sistem semi otomatis .sistem otomatis yang dalam bahsa inggrisnya di sebut Fully Auto Matic adalah sistem yang menggunakan alat bantu komputer .ada bermacam macam program komputer yang ada di dunia untuk menjalankan operational kerja administrasi hotel diantaranya ,Fidelio Manajmen sistem ,Maxial Manajmen sistem ,IBM manajmen sistem ,Hogatex Manajmen sistem ,Realta Global Sistem dan lain lain. Room rage sistem yang di gunakan hotel villa ombak sekarang ini adalah ,Realta Global sistem yang mana sistem ini Secara otomatis meunjukkan Status kamar masing masing ,seperti di huni ,kosong , sedang rusak (OO), harga kamar , package waktu chake in / Out dan imformasi penting lainnya mengenai tamu. 3.2.5 SYSTEM OF PAYMENT Pada saat mengatakan pemesanan kamar , dan melunasi pembayaran perlu pula tugas Recervation Clerk menyanyakan bentuk pem bayaran yang di lakukan .di hotel villa omab berlaku tiga jenis sistem pembayaran yaitu : Guest Account (G/A) Perconal Account (P/A) .Own Account (O/A) Tamu hotel akan membayar sendiri seluruh pembayaran selama tinggal di hotel secara tunai langsung pada saat tamu tersebut akan meninggalkan

hotel (Check out ) .pembayara bentuk ini dapat di lakukan dengan beberapa cara : cash : tamu membayar secara tunai dengan mata uang lokal atau mata uang asing . credite card : tamu membayar dengan menggunakan kartu credite misal (Visa , Master dan lain lain ) traveller caque :tamu membayar dengan fasilitas travel chake

Company Account (C/A)/assosiation account (A/A) Pengeluaran tamu akan di tanggung dan di bayar oleh prusahaan atau instansi yang mengirimkan tamu tersebut. Setelah tamu pulang atau Check out mata hotel akan mengirimkan Guest Bill keperusahaan / Instansi terebut melalui petugas penagihan atau kolektor .dalam proses pembayaran jenis ini perlu di perhatikan adalah : a. Perusahaan harus mempunyai credite account di hotel b. Setiap pemesanan kamar harus di komfirmasikan secara terstulis dengan menyebutkan fasilitas yang akan di bayar oleh perushaan yang akan di bayar /instansi ,misalnya :Room only ,Room +Meals atau Full charges

Travel agent Voucher (T/A) Pembayaran yang dilakukan dalam bentuk voucher atau semacam kwitansi yang dapat dijadikan bukti penagihan hotel pada travel atau perusahaan yang mengeluarkan voucher tersebut .

1. trevel agent harus mempunyai Credit Account di pihak hotel ,sesuai kesepakatan sebelumnya . 2. setiap pesanan kamar harus di komfirmasikan secara tertulis dengan menyebutkan fasilitas fasilitas yang akan di bayar oleh perushahaan pengirim .

3.2.6

PROCEDURE OF LUGGAGE HANDLING FOR GROUP ARRIVAL (PROSEDURE MENGHENDEL BARANG TAMU GROUP ) a. barang barang biasnya akan tiba atau akan datang dan tidak bersamaan dengan tamu dan kadang kadang mendahului tamu rombongan tapi bisa juga belkangan pada saat tamu tiba di hotel. b. bell captain menghitung jumlah barang yang setibanya di hotel setelah di serahkan oleh orang /aggent yang mengaturnya atau yang mengantarnya. c. Bell booy mengisi languange tag kalau ada sticker biasanya juga di tempelkan sticer hotel untuk bahan promosi. d. minta nama group dengan nomer kamar yang di di siapkan dan isi nomer kamar sesuai dengan nama yang disi pada barang /tas ( dengan melihat rooming list). e. kirim barang tamu ke kamar yang sesuai dengan rooming list dan catat pada Erand Card jumlah dan bentuk barang yang mereka bawa . f. ketuk pintu dan tempatkan barang yang telah tersedia. g. berikan imformasi secukupnya mengenai fasilitas kamar sesuai dengan check in procedure.

catatan (hal hal yang perlu di perhatikan ) catat jumlah barang masing masing kamar pada rooming list jumlah barang sesuai catatan pada rooming list bila ada tas /barang tanpa nama agar barang tersebut di simpan dulu pada dan tinyakan kepada tour leader nya tentang pemiliknya usahakan jangan sampai ada barang yang salah masuk kamar perhatikan bila terjadi perubahan nomer kamar pada rooming list saat check in hand link dengan care atau hendaknya selalu berhati hati untuk menghindari kerusakan barang barang tamu.

3.2.7

GROUP HANDLING FOR GROUP DEPARTURE Setiap group yang akan meninggalkan hotel /check out , maka concieerge harus sudah mengetahuinya minimal sehari sebeleumnya dan tour leader harus di hbungi untuk mendapat data luggage collection atau luggage down dan jam berapa meninggalkan hotel 1. Rooming List Daftar nama tamu /group dapat di ketahui pada daftar yang telah tersedia pada waktu group arrival yang otomatis akan di pergunakan pada waktu group berangkat /departure , sehari sebelum group akan berangkat maka concierge harus mengecek kembali roomong list dan menyesuaikannya pada kenyataan bila terjadi perubahan kamar , yang dapat di ketahui dari room rack di sistem di reception ,mungkin bisa terjadi selain pemilihan

kamar ada yang berangkat mendahului dan bila ada tamu yang memperpanjang tinggalnya di hotel ( extend )

2. Luggage Collection Beel captain hendaknya mengirim baal booy ke kamar beberapa menit sebelum waktu yang telah di Tentukan dengan membawa luggage untuk barang dan juga rooming list yang berisi catatan barang /jumlah barang di samping harus membawa potongan arent card pada waktu check in 3. Tanggung jawab Baal booy a. perhatikan barang tamu dan nomer kamar sebelum barangnya di keluarkan dari kamar b. laporkan kepada room boy / flor supervaicer bahwa kamar tersebut akan check out c. collct barang barang dengan hati hati dan jangan lupa memperhatikan kamar sebelum keluar kamar agar jangan sampai ada barang tamu yang ketinggalan . d. kumpulkan barang barang ke trolley di tempat yang aman . e. hitunglah jumlah baarang , apakah sudah sesuai dengan catatan pada waktu group arrival f. minta kunci kamar sebelum tamu meninggalkan kamar hotel . g. check ke front office casier mengenai pembayaran yang masih perlu di selesaikan yang harus di bayar oleh tamu

h. apabila segala maslah di atas telah selesai keluarkan barang barang ke main entrance siap untuk diangkat ke travel agance .

4. Catatan : a) Rooming List catat jumlah barang yang diambil dari masing masing kamar dan tunjukkan kepada tamu hitung jumlah barang sebelum di laporkan kepada tour leader dan catat di rooming list jangan lupa mencatat macam /tipe barang yang di kumpulkan .

b) Beel booy Arent cart Apakah arent cart sesuai dengan item dan jumlah waktu arrival c) serahkan barang tamu kepada tour leader dan goide . d) Angkat barang dengan hati hati untuk menghindari komplaint karena kelalaian petugas hotel. e) Ucapkan terima kasih dan selamat jalan bila gropup tersebut akan meninggalkan hotel . 3.2.8 REGISTRATION SYSTEM Realta global system / system otomatis ( Fully Outomatic ) adalah system yang di gunakan hotel villa ombak untuk mendaftar/ meregister setiap tamu yang datang .dimana disini setiap tamu yang sudah melakukan reservasi sebelumnya akan muncul secara otomatis di realta global system sesuai dengan jenis kamar yang telah di pesan .

Selanjutnya tamu tersebut tinggal di register atau di check in kan .pada kolom check in pada layar realta global system . 3.2.9 HUBUNGAN KERJA FRONT OFFICE DEPARTEMENT DENGAN DEPARTEMENT LAIN Hotel mempunyai lingkungan pelayanan yang luas . setiap departemen di hotel mempunyai tugas yang berbeda .dalam pelayanan terhadap konsumen (tamu tamu ) semua departemen perlu kerja sama yang harmonis .ini dilakukan agar target manejmen dapat tercapai dengan baik .kerjasama kantor depan hotel dengan dengan department lain mutlak dimperlukan .untuk itu, berikut ini beberapa kerja sama yang dilakukan kantor depan hotel dengan department lain : A. Kantor Depan dengan Tata Graha (House Kipping ) Kantor depan bertugas menyewakan kamar kamar , sedangkan tata graha bertugas menyiapkan kamar kamar sehingga siap untuk di tempati tamu , di samping menata ruang umum lainnya . beberapa hal penting untuk tata graha diantaranya : a. Laporan tamu yang sedang menginap b. Pencatatan perpindahan kamar dan , c. Laporan tata graha . B. Kantor depan dengan tata hidangan (Restaurant) Kantor depan biasanya mengimformasikan kedatangan tamu rombongan yang akan tiba atau yang akan menginap .pelaporan ini penting agar pihak tata hidangan ( Restaurant ) dapat memepesiapkan makanan dan minuman

.dengan demikian kebutuhan dan permintaan tamu dapat di layani dengan baik dan memuaskan .untuk itu pimpinan tata hidangan agar menyusun aturan sebgai berikut : a. Jadwal petugas sesuai dengan kebutuhan . b. Mengatur susunan makanan dan minuman , dan c. Mengatur semua persiapan . C. Kantor depan dengan Tata Boga (Kichen ) Data imformasi dari kantor depan sangat membantu bagian tata boga dalam menyiapkan makanan dengan data itu , kebutuhan di bagian tata boga bisa tercukupi dan persediaan bahan makana di dapur dapur restaurant bisa terjamin . D. Kantor depan dengan Casier kantor depan (Front Office Casier) Hubungan Casier dengan kantor depan ini menyangkut persiapan rekening tamu sampai dengan tamu membayar di casier kantor depan .pembayaran ini meliputi ,uang muka ( deposited an tagihan tagihan kepada tamu ) E. Kantor depan dengan Keuangan (Accounting) Hubungan kantor depan ( Front Office ) dengan keuangan

(Accounting)adalah : a. Laporan penjualan kamar b. Anggaran tahunan kantor depan c. Pembelian kebutuhan peralatan kantor depan

F. Kantor depan dengan Personalia Hubungan kantor depan dengan personalia adalah : a. Kebutuhan karyawan di kantor depan b. Pembayaran lembur gaji karyawan kantor depan c. Pengangkatan , pemindahan promosi dan pemutusan kerja karyawan kantor depan d. Kesejahteraan bagi karyawan kantor depan . G. Kantor depan Dengan Binatu (Laundry) Hubungan Kantor depan dengan binatu adalah : Pelayanan pengadaan dan pencucian seragam kantor depan .

H. Kantor depan Dengan Repair Dan Maintenance a. perbaikan dan pemeliharaan peralatan fasilitas tamu di lobby dan sekitarnya . b. pengadaan dan pemasangan peralatan teknik di kantor depan . I. Kantor depan dengan Kemanan (scurity ) a) Kemanan tamu di lobby dan sekitarnya , b) Kemanan sekitar Fo counter terutama kasier c) Kemanan dari bahaya perampokan, pencurian dan kebakaran . 3.2.10 PENANGANAN SURAT SURAT(GUEST MAIL ) Pada hotel hotel besar seperti villa ombak hotel jumlah surat surat cukup banyak sehingga di perlukan pengaturan surat secara tersendiri dan sejak awal tengah memberikan imformasi kepada petugas petugas post sipaya di ketahui kepada siapa saja yang berhak untuk menerima incoming latters untuk

mencegah kekeliluran atau kehilangan surat surat serta mengetahui jelas siapa yang berhak Handling Ragister mail surat yang masuk ke hotel biasanya terdiri atas tiga kelompok yaitu : a) Hotel mail yaitu surat masuk perushaan atau yang menyangkut manajmen hotel dan harus segera di sampaikan sesuai dengan alamat yang di tuju yaitu salah satu department atau kepada jenderal manajer /pipmpinan hotel. b) Start Mail yaitu : surat Pribadi para karyawan yang harus di kirimkan kepada orang yang bersangkutan atau melaui department Heard c) Guest mail yaitu : surat masuk untuk tamu tamu hotel Disni tamu hotel akan terjadi tiga kemungkinan : Apakah tamu itu tinggal di hotel . Tamu itu belum datang dan sedng di tunggu kedatangannya . Tamu sudah meninggalkan hotel (check out ) Setiap surat masuk hendaknya diisi tanggal , jam , serta kedatangannya dan biasanya hotel mempunyai stamp pada machine .untuk surat tamu segera di distribusikan atau di kirimkan atau alamat yang telah di tentukan bilamana tamu itu sudah check out atau menaruhnya di correcpeodence box atau rack billa tamu masih di tunggu kedatangannya (baru akan check in ) . Mail sorting Surat-surat tamu yang masuk di susun secara alphabetical pada rack yang telah tersedia apabila belum diketahui nomor kamar atau tamu sudah di hotel maka lebih baik bila ditelephon lebih dulu kekamarnya.kalau tamunya belum

ada dikamar maka key racknya diberi message bahwa berupa informasi bahwa ada surat untuknya dan dipersilahka untuk menghubungi bagian surat dikantor depan.surat tersebut telah diisi nomor kamar sehingga mudah untuk mengontrol /menyereahkan kepada tamu. 3.2.11 Concierge Systim Seksi pelayanan barang (Uniform Service) adalah seksi dari bagian kantor depan yang bertanggung jawab atas semua pelayanan barang bawaaan tamu yang di bawa masuk hotel,dibawa keluar hotel dan yang di titipkan di porter room.Sistim kegiatan seksi pelayanan barang meliputi perhitungan jenis dan jumlah barang-barang bawaan tamu baik yang Check In dan yang Check Out maupun yang di titipkan. Hal tersebut dilakukan dengan teliti ole Bell Boy agar keamanan barang tamu terjamin.Guna mendukung keamanan barang tamu seksi uniform service disediakn dan di lengkapi dengan : a) Trolly(Bell Boy Cart) yaitu kereta untuk menenempatkan koper-koper maupun barang bawaan tamu yang Check In / Check Out maupun yang dititipkan. b) Buku Log Book yaitu buku catatan Uniform Service yang digunakan untuk mencatat kegiatan dari shift ke shift yang lain. c) Formulir Errand Card : yaitu kartu untuk mencatat barang-barang tamu yang dibawa Check In atau check Out oleh Bell Boy. Bell Boy working : yaitu Formulir untuk mencatat jumlah ,jenis

barang tamu yang dibawa.

Temporary Baggages Tag : yaitu Formulir penitipan barang atau koper untuk sementara waktu .

Check Out Card : yaitu kartu untuk memberi tanda kamar yang Check Out ,kartu tersebut kamar. digantung oleh Bell Boy di Door Knob pintu

3.2.12 Telephone Operator Systim Semua pembicaraan telephone baik Local, Interlocal maupun International dilakukan dan disambungkan oleh telephone operator .Seksi operator Telephone dilengkapi dengan peralatan untuk menerima,menyambungkan dan menghubungkan keluar yang disebut Switch board.Peralatan tersebut terdiri atas dua jenis yaitu : Private Automatic Branch Exchange (PABX) adalah peralatan dengan sistim tombol,yang dihubungkan langsung tanpa melalui operator. Private Manual Branch Exchange (PMBX) adalah peralatan dengan sistim colok ,yang di hubungkan melalui operator.Peralatan lain berupa timer,sounds sistim,tape recorder,dan rack informasi.

Terdapat beberapa jenis hubungan telephone yang di lakukan oleh telephone operator : Hubungan antar departemen di dalam hotel. Hubungan local,yaitu hubungan Telephone dalam satu kode area (saluran satu wilayah).

Hubungan interlocal,yaitu hubungan antar satu wilayah saluran ke wilayah lain (antar kota,atau antar pulau maupun long long Distance Call). Hubungan internasional,yaitu hubungan telephone dari satu Negara ke Negara lain (Overseas Call). 3.2.13 Macam-Macam Formulir yang di Gunakan Registration Form yaitu formulir yang digunakan mencatat Identitas

tamu,tanggal Check In dan Check Out tamu,jenis kamar maksud kunjungan dan lain-lain. Transportation Bill digunakan untuk mencatat pembayaran kendaraan (Transport) tamu yang berupa mobil). Paid Out Form yaitu formulir pembayaran sebagai bukti bahwa tamu tersebut telah melunasi pembayaran. Telephone Bill digunakan untuk mencatat tagihan telephone apabila tamu melakukan panggilan keluar. Cidomo Commision formulir untuk Pembayaran komisi cidomo apabila membawa tamu hotel dari pelabuhan ke hotel atau hotel ke pelabuhan. Dinner Voucher yaitu Voucher yang di berikan kepada tamu apabila tamu tersebut menggunakan Half board Package (Kamar+ Speed Boat dan car (kapal cepat dan

Breakfast+Lunch/Dinner).

Honey Moon Voucher yaitu Voucher khusus yang diberikan kepada tamutamu yang berbulan madu untuk mendapatkan Discount (potongan harga ) dalam melakukan treatment (perawatan) di hotel. Trasport Order Form digunakan untuk mencatat pemesanan transport tamu yang berupa Speed Boat dan Car (kapal cepat dan mobil). 3.2.14 Fasilitas Kerja yang digunakan Berikut ini beberapa peralatan yang biasa di pergunakan di kantor depan hotel. KEY RACK(RACK KUNCI KAMAR TAMU) Rak ini di pergunakan untuk menyimpan kunci kamar tamu dan surat-surat tamu yang menginap di hotel.pada setiap rak dicantumkan nomor kamar masing-masing.Letak rak biasanya dibawah meja pendaftaran. RESERVATION RACK (RAK PEMESANAN KAMAR) Rack ini dipakai untuk menempatkan kartu pemesanan kamar.Pada setiap kartu terlihat nama dan data tamu yang akan menginap di hotel.Rak tersebut di tempatkan dibagian pemesanan kamar. INFORMATION RACK (RAK INFORMASI) Rak ini mer