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Financial Impact from Therapy Inattentive Billing and Documentation

ACHCAMarch 19, 2019

Why it MATTERS!

Jaclyn Warshauer, PT

• National Director of Medical Review & Quality Services at Aegis Therapies

• Jaclyn.Warshauer@aegistherapies.com

• Aegis Therapies is a national post‐acute rehabilitation and wellness company.

• No relevant financial or nonfinancial relationships to disclose

Presenter

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1. Describe three downstream consequences of incorrect payor identification and inaccurate CPT and ICD coding and strategies to minimize or mitigate the common missteps.

2. Describe two downstream consequences of scant or poor‐quality documentation and incomplete medical record/billing correction and strategies to minimize or mitigate the common missteps.

3. Describe two downstream consequences of lack of objectivity in auditing and incomplete responses to ADRs and strategies to minimize or mitigate the common missteps.

Objectives

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Attention to Detail

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“Never trust to general impressions, my boy, but concentrate yourself upon details.”- Arthur Conan Doyle: A Case of Identity

“In the successful organization, no detail is too small to escape close attention.”- Lou Holtz

“Perfection is not attainable, but if we chase perfection we can catch excellence.”- Vince Lombardi

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WHY IT MATTERS! Choosing Appropriate 

ICD Codes

THERAPY MEDICAL DX: Obtained from the physician or non‐physician practitioner (PA, NP, CNS) to explain the medical condition that caused the need for therapy treatment. Therapists are generally precluded from making a medical diagnosis.

THERAPY TREATMENT DX: Chosen by the therapist to reflect the impairment(s) that is the chief focus of treatment ‐ to explain the reason for the treatment.

There is a cause‐effect relationship between the Medical Dx and the Treatment Dx.

• The Medical Dx explains how the Treatment Dx came about.

All of the Medical Dx’s and Treatment Dx’s must be woven into the therapy Reason for Referral to explain why the patient needs therapy services now.

Choosing Appropriate ICD Codes

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Reflects the main focus of  therapy treatment.

Avoid vague or general diagnoses, or the same diagnosis for every patient.

Because treatment diagnoses are impairment related codes, the therapy documentation should then include a measure of the treatment diagnosis impairment to support that the treatment diagnosis condition requires therapy treatment. 

• For example, if the treatment diagnosis is “M62.81: Muscle Weakness –Generalized,” the therapy documentation should have measures of muscle strength that demonstrate a weakness.

Treatment Diagnosis

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Avoid unspecified ICD‐10 codes whenever documentation and clinical knowledge of the condition supports a more detailed code (which it usually does).

Identifying the affected side is important, as some payors will not reimburse claims with “unspecified” location codes.

Unspecified Codes

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Not all conditions have a 7th character. The 7th character is used for certain conditions such as musculoskeletal, injuries, poisonings or external causes to explain the episode of care from the patient’s injury/condition perspective.

The 7th character has different meaning depending on the section of the ICD‐10 manual where it falls (e.g., type of fracture, type of injury).

There are three categories of 7th character codes: 

• Initial 

• Subsequent – almost all post‐acute care treatment falls under “Subsequent” 

• Sequela 

The 7th Character

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INITIAL – Active treatment such as surgical treatment, ER encounter, initial 

casting, physician visit 

• Most common Initial Encounter is “A” in the 7th character. 

• Would not be used in post‐acute care facilities.

• Some payors will not reimburse post‐acute care claims with “A” 7th character codes.

• Be aware that the hospital will use the “A” code, but as the patient transitions to post‐acute care or outpatient, the code should transition to the Subsequent or Sequela code.

Initial

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SUBSEQUENT – Routine care for the condition during the healing/recovery phase 

• Most common Subsequent encounter is “D” in the 7th character.

• Though, for some fractures, could be any letter of the alphabet from D to R.

• Used for treatment during the healing/recovery phase of the fracture or injury.

• Includes encounters for rehabilitation.

• Includes aftercare of an injury.

Subsequent

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SEQUELA ‐ Complications or conditions that arise as a direct result of a condition 

• “S” in the 7th character.

• Not commonly used.

• A sequela is the residual effect (complication or condition produced) after the acute phase of an illness or injury has terminated. Late effect.

• Not the same as an acute complication, such as a wound infection.

• Examples: scar formation after a burn, contracture after a fracture has healed, chronic pain after the injury has healed.

• Coding of sequela requires two codes: The code for the injury or condition responsible for the sequela and the code for the sequela itself (complication). The code with the “S” in the 7th digit identifies the injury responsible for the sequela.

Sequela

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The table displays Medicare MACs that do require a “covered” ICD per their therapy‐related LCDs (Jan 2019)

Some Payor LCDs/Policies List “Covered” ICD Codes for Therapy

Medicare MAC LCD # TYPE of LCD

CGS L34049 PT/OT for G0515

CGS L34046 Speech‐Lang

FCSO L33615 Biofeedback

FCSO L34023 Strapping

NGS L33580 Speech‐Lang

Noridian JE L34149 Respiratory

Noridian JE L34243 Wound

Noridian JF L34199  Wound

Novitas L35036 PT/OT for 97033 &  95992

Novitas L35070 Speech‐Lang

Novitas L34977 UI Biofeedback

Novitas L36423 Strapping

Palmetto L34427 OT

Palmetto L34428 PT

Palmetto L34429 Speech & Dysphagia

Palmetto L34430 Respiratory

https://www.cms.gov/medicare-coverage-database/overview-and-quick-search.aspx

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Correct ICD coding is required to:

• Communicate why therapy services are needed now

• Support medical necessity when payor’s LCDs/Policies include “covered”ICD codes

• Ensure billing integrity 

• Support payment in the future as reimbursement methodologies move toward basis on patient characteristics

Why It MATTERS!

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WHY IT MATTERS!Choosing the Correct CPT 

Code

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• Therapists are to choose the code(s) that best represents the services furnished during the visit.

• In the therapy world, there are often multiple potential CPT codes that could be billed, but it’s important that therapists choose the most appropriate code.

• It’s good to understand how the facility’s payors interpret the types of services and interventions that fall under the various CPT codes, and any special rules or documentation expectations the payor may apply.  

• Typically found in the payor’s LCD or policy (if they have one)

• For Medicare, the MAC’s LCD CPT code list is not an all inclusive listing of the codes available for therapists to bill

• Documentation should support the appropriate selection of the CPT codes.

• Therapy CPT codes all pay at different rates.

Choosing the Correct CPT Code

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Correct CPT coding is required to:

• Communicate the therapy services to the payor

• Ensure appropriate reimbursement for therapy services provided

• Ensure billing integrity 

• Reduce likelihood of being selected for a probe review based upon specific CPT code utilization 

Why It MATTERS!

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WHY IT MATTERS!Knowing the Correct Payor

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Why do wrong payors get set by therapy?

• Incorrect payor details communicated to rehab staff.

• In the SNF, the therapist confuses payor for room and board with payor for therapy services.

• Patient exhausts Part A coverage and the change is not known or not set in EMR.

• Patient changes insurance and does not notify facility.

Knowing the Correct Payor

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In many EMRs, the payor chosen will trigger alerts and prompts to facilitate necessary billing and documentation to correctly bill that payor.

When the payor is incorrect, it triggers a cascade of errors that take many people a lot of time to fix.

In the contract rehab world of SNF and HH, reimbursement to the therapy company may vary depending upon payor type. When the wrong payor is recorded, the customer billing may be inaccurate.

Setting the Correct Payor in Your EMR ‐ Why It MATTERS!

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Scenario: You work in the SNF and you just found out that a patient who was previously believed to have been treated under Medicare part A must be switched to Medicare part B due to not having a three‐day hospital stay.

Knowing the Correct Payor

• Do you feel confident that you could complete all of the needed corrective steps?

• What steps would you need to take?

• How many people would have to participate in correction?

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Cascade of Corrections Needed from Previous Slide

DOR 

PTOTSLP

Physician

• Oversees the ENTIRE process• Checks for co-treatment• Obtains signed POCs/UPOCs for certification• Initiates Delayed Cert Form completion (as needed)• If contract rehab, approves payor change adjustment

• Reviews documentation to determine if adequate information to record G-codes (services prior to 2019)

• Makes co-treatment corrections since for Part B both disciplines cannot bill the entire time

Signs POCs, UPOCs, Delayed Cert Forms

Medical Records

BillerIf claim is already submitted, will have to cancel claim and create new claim

ContractRehab Billing

Process billing adjustment: • Rate change between Med A and Med B• Change in billed minutes if co-treatment• Deliver adjustment to customer

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ICD Coding

• Some payors require covered ICD codes, others do not

CPT Coding

• CPT code options can vary by payor (e.g., G0515 vs 97127 for cognitive training)

Covered Services

• Coverage guidelines vary by payor (e.g., cognitive rehab, group therapy)

Prior Authorization

• Timely authorizations can be missed

Orders/Certifications

• The need for orders or certifications varies by payor. Some payors are reluctant to 

accept delayed or post‐discharge completed orders/certs

Appropriate Documentation

• For example, when a SNF patient transitions from Managed A services to 

traditional Medicare A, a new therapy evaluation is recommended as the patient is 

starting with a new five‐day assessment

Why It MATTERS! Potential impact of incorrect payor or late notification of payor change

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Best Practices

• Verify payor before initiating care. 

• Delegate wisely ‐ make sure staff is aware who is ultimately responsible for verifying  the correct payor.

• Understand what the payor choices mean in your EMR and when to use them.

• Consider using a payor decision tree

• If you change a payor in your EMR ‐ refresh the alerts.

• If EMR has alerts, clear alerts on a routine basis.

• At a minimum, weekly

Managing to the Correct Payor ‐ What Can You Do? 

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Why It MATTERS!Quality Documentation

If it is not documented, it has not been done.

Clear and concise medical record documentation is critical to providing patients with quality care and is required for you to receive accurate and timely payment for furnished services. 

The medical record should be complete and legible.

To maintain an accurate medical record, document services during the encounter or as soon as practicable after the encounter.

Documentation Principles from CMS

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From CMS:

• Cloning — This practice involves copying and pasting previously recorded information from a prior note into a new note, and it is a problem in healthcare institutions that is not broadly addressed. For example, features like auto‐fill and auto‐prompts can facilitate and improve provider documentation, but they can also be misused. The medical record must contain documentation showing the differences and the needs of the patient for each visit or encounter. Simply changing the date on the EHR without reflecting what occurred during the actual visit is not acceptable. 

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From the OIG:

• Copy‐pasting, also known as cloning, enables users to select information from one source and replicate it in another location. When doctors, nurses, or other clinicians copy‐paste information but fail to update it or ensure accuracy, inaccurate information may enter the patient’s medical record and inappropriate charges may be billed to patients and third‐party healthcare payers. Furthermore, inappropriate copy‐pasting could facilitate attempts to inflate claims and duplicate or create fraudulent claims. 

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POSITIVE

• Legibility

• Increased availability of information

• Improved communication

• Alerts and reminders

• Prompts and cues

• Decision support

NEGATIVE

• Lack of patient‐specific details

• Repetitive

• Cloning/copying and pasting

• Redundant information

• Difficult to determine the current info

• Propagation of inaccurate or misleading information

Are EMRs Helping?

NOTE: The use of well‐constructed EMR “starter phrases” does not create repetitive statements if the therapist documents the unique patient/treatment characteristics.

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All documentation in the medical record must be specific to the 

patient and her/his situation at the time of the encounter.

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Document to PROTECT YOURSELF (and your company)!! 

Before you write, assume the following: 

• I am a skilled professional and my medical record entries reflect my professional abilities.

• I need to write my note immediately (during the treatment session or as soon thereafter as possible) so I can be accurate.

• My patient can read my note about them.

• Someone else will take over this patient’s care for me unexpectedly and they will know exactly what do to next:

• Without duplicating previously provided treatments

• While continuing on an effective and efficient path towards the patient’s goals

• This record will be requested by the payor for an audit to verify that the service was reimbursable. 

• Meets the payor’s coverage, coding and documentation guidelines.

• This record will be subpoenaed five, six or seven years from now.

Documentation

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Therapy documentation must support both Medical Necessity and Skilled Services.

The documentation must tell the patient’s story in a clear, concise and convincing way:

Quality Documentation

• That this patient’s condition is so complex that it will only improve through the skilled intervention of a therapist = MEDICAL NECESSITY

• That the treatments we are providing are complex and sophisticated and could not be provided by anyone but a therapist = SKILLED SERVICES

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Medical Necessity

Skilled Services

The 2‐Headed Monster of Reimbursement

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Medical Necessity Skilled

Services

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Documentation Challenges for Therapists

Generally better at talking about the patient (MEDICAL NECESSITY).

More challenges generally seen with describing what the therapist was thinking and doing during the treatment sessions (SKILLED SERVICES).

Skilled Services:

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Complex and sophisticated therapy services, or patients who have complex orunstable conditions, require ongoing analysis and adjustments during the treatmentsessions. While a task itself may not be that complex, if it requires thetherapist’s/assistant’s analysis, feedback, and resultant adjustments in order tocomplete the task appropriately or safely, it brings it to a skilled level. Skill, therefore,is in the “ANALYSIS & ADJUSTMENTS.” It’s what the therapist/assistant is thinking anddoing during the treatment sessions.

Does NOT Show Skill:• Lists of activities patient performed

• Intervention names (e.g., TherEx)

• Description of patient performance of activities or patient’s ability

• Describing repetitive treatment or activities

• Stating that the patient requires cues: therefore it is skilled

• Increasing reps as the patient moves further out in the episode

• Repeated favorite “skilled phrases”

• Cloning/copying and pasting

• “Patient tolerated treatment”

• “Continue per POC”

Shows Skill:• Demonstrates the clinician’s worth

• Describes what the therapist was thinking and doing during the treatment sessions

• Shows analysis of why therapist chose activity

• Explains why an activity was progressed

• Focuses on what was different; what was implemented, modified or progressed. This emphasizes why YOU had to be there!

Document Therapist’s Skill

I, the therapist…

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Why it MATTERS!

• Documentation is the primary way that we advocate for our patients and for our profession

• Especially in this new world where payment is shifting toward quality

• Documentation is mainly created for communication

• Documentation is the primary way that therapists can manage risk for the facility and for themselves

• Documentation is a professional, legal and reimbursement requirement

• Poor quality documentation is not going to support any of the above. In fact, it: 

• Puts the therapist and the company at legal and financial risk

• Jeopardizes the therapist’s job

• Jeopardizes the access to therapy services for our patients now and in the future

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Why it MATTERS!Medical Record / Billing 

Corrections

Oops!NOW WHAT?

Therapy treated before an

authorization was obtained

A therapist didn’t use the most appropriate CPT Code

A therapist didn’t include a “covered”

ICD code

Co‐treatment was provided and 

now can’t be billed

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Best Practice• Follow your company’s compliance guidelines for corrections to add appropriate ICD.

Considerations• If the associated claim has yet to be submitted to the payor, the code can be added to the 

medical record, ensuring appropriate use of medical record corrections/change logs.

• Add copies of the corrected note into the medical record

• Obtain updated certifications, if required 

• If the associated claim has been billed and denied due to missing “covered” ICD code, the appropriate ICD code can be added to the medical record if it was missing, ensuring appropriate use of medical record corrections/change logs.

• Add copies of the corrected note into the medical record, and obtain updated certifications, if required .

• Have the biller resubmit the claim with the added ICD. If the payor will not allow resubmission, appeal the claim or request a clerical re‐opening (verify process on payor’s website). Be sure to include a corrected claim (e.g., UB04) highlighting the ICD addition and the medical record to show that the added ICD code was indeed a condition for which therapy services were needed.

What to do?! Did Not Use Most Appropriate ICD Code

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Best Practice

• Follow your company’s compliance guidelines for corrections.

Considerations

• The billing therapist(s) may move their charges and associated documentation from the wrong code to the correct code, ensuring appropriate use of medical record corrections/change logs.

• Add copies of the corrected note into the medical record

• If a claim with the erroneous CPT code was submitted to the payor, work with billing staff to make a claim adjustment.

• Contract Rehab: if the customer was already invoiced for the therapy services, determine if a payment adjustment must be made.

What to do?! Did Not Use Most Appropriate CPT Code

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Best Practice

• Follow your company’s compliance guidelines for corrections.

Considerations

• Do not delete the treatment minutes and associated billing. This will make it look like the treatment never happened. The treatment DID happen and the billing and any associated documentation needs to remain as record of that interaction, even if the services are not billable.

• Appeal to the Managed Care company to cover the treatment

• Request retro‐authorization

• Appeal based on medical necessity

What to do?! Managed Care Treatment Without Authorization

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(For example: Thought the patient was SNF Part A, but is Part B)

Best Practice

• Follow your company’s compliance guidelines for corrections.

Considerations

• If the service in question has not been submitted via a claim to the payor, the billing therapists could make the correction.

• Each overlapping therapist could split the total overlapping billable time in half

• If the cotreatment daily note highlights the details of the CPT codes that were provided during the overlapping time remove the minutes from that/those CPT code(s)

• If the service in question has already been paid by the payor, the above corrections could be made to the medical record. Billing must be made aware of the change and the need for a corrected claim

What to do?! Cotreatment Provided is Not Billable

Changes should only be made to the billing record if 100% certain of the accuracy of the new information. When in doubt, ask Compliance for guidance.

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After any change to billing/documentation has occurred (e.g., payor change, ICD‐10 change, CPT change), ask yourself...

WILL THIS CHANGE HAVE ANY IMPACT ON:• The printed medical record 

• POCs, UPOCs, progress notes, discharge summaries

• Daily notes

• Billing logs

• The therapy certifications (signed POCs, signed UPOCs)?

• The need for delayed certification forms?

• Billing to the payor?

• Contract Rehab: Billing to the customer?

• The permissibility of cotreatments?

• The need for G‐codes (prior to 2019)?

• MDS entries?

If the answer is “yes,” take further steps to complete the correction per your compliance protocols and notify all involved parties of the details of the change.

Changes

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Why It MATTERS!

• It is imperative that the correction process aligns with all components of Compliance. A well‐intentioned correction that is made in error can lead to much bigger regulatory and reimbursement issues.

• When treatments have occurred, but are not billable, the record of that patient interaction should remain as part of the medical record.

• Failure to complete all of the required steps in the correction process will delay the resolution of the problem and decrease efficiency for all parties that contribute to the process.

• Managers need to look at every correction, both big and small, from a "what else might this impact" perspective. Managers should be responsible for overseeing the big picture of the correction and making sure that all associated inaccuracies with documentation, customer billing, and claims/MDS entries are addressed timely and appropriately.

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• Catch errors as quickly as possible by:

• Monitoring EMR alerts daily

• Partnering with billing team/insurance verification specialists regarding payor identification and payor changes, additions to therapy caseload

• Learn from previous errors and provide education to staff to prevent repeat occurrences.

• Take steps to correct errors as soon as they are discovered (and hopefully while correct details can be confirmed with accuracy, and before billing is submitted to the payor.)

• Be 100% certain that only verified accurate information is entered to correct an identified error.

• Be very clear when you speak about corrections. Consider the potential unintended negative interpretation of vague instructions like, "These cotreatments need to be fixed."

• When unique situations arise, or if you are ever unsure, seek guidance from operational leadership AND the compliance department.

BEST PRACTICE:

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WHY IT MATTERS!AUDITING LIKE A “REAL” 

REVIEWER

To audit like a real reviewer, you must:

• Review with a critical eye.

• Make your auditing decision solely and 100% on the documentation and nothing else.

• Do NOT read between the lines. If they didn’t write it, it didn’t happen.

• Read the chart as if you’ve never laid eyes on the patient before.

• Read the chart as if you know nothing about the quality of the treatment the documenting therapist/assistant is known to provide.

Auditing Like a “Real” Reviewer

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WHAT’S THE MAIN PURPOSE FOR DOING DOCUMENTATION AUDITS?

EDUCATION!

TEACH HOW TO GET TO YES!

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Teach How to Get to YES!

• Complete documentation audits with the intent of changing documentation behavior where behavior change is needed.

• Every question rated as NO requires feedback:

• Explain specifically what was missing related to the audit question at hand

• The feedback should relate to the question – otherwise, it confuses the author

• Explain what was inconsistent 

• Provide written examples of how something could be done better

• Provide kudos for documentation that is well done!

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Are you consistent with your approach to auditing?• If not, WHY?

If someone else from your company audited the same document would they come up with the same result?• If not, WHY? 

If a “real” reviewer from the payor audited the same document would they come up with the same result?• If not, WHY? 

Consistency is the KEY. Ask Yourself:

Think about it: Are you helping the documenting therapist/assistant become the best documenter they can be by not approaching the audit like a “real” reviewer? Don’t let someone fall behind because you didn’t audit like a “real” reviewer.

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• Documentation is the primary way that we advocate for our patients and for our profession

• Especially in this new world where payment is shifting toward quality

• Documentation is the primary way that therapists can manage risk for the facility and for themselves

• Documentation is a professional, legal and reimbursement requirement

• Poor quality documentation is not going to support any of the above. In fact, it: 

• Puts the therapist and your company at legal and financial risk

• Jeopardizes the therapist’s job

• Jeopardizes the access to therapy services for our patients now and in the future

Why It MATTERS! (You’ve seen this before!)

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• Have policies for documentation auditing frequency.

• Policies should focus at the therapist level (vs. the facility level).

• Every therapist deserves feedback on their documentation on a regular basis with those struggling with receiving more audits to help them get to a consistent YES.

• New hires and contractors should have increased audits from the start and this should be built in to your policies.

• Select “active” patients for auditing.

• Allows the opportunity to strengthen the future documents for the patient and improve the quality path before the patient is discharged

• Consider “real time” audits of treatment “triggers” or outliers.

• SNF Part A long LOS (e.g., > 40 days)

• Part B at $3,000

Most Effective Auditing:

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Track Auditing Results:

• Which therapists struggle the most and require additional help?

• Which therapists are truly good documenters and can be “experts?” Pair with those that struggle.

• Which audit questions get the most “NO’s?” This provides opportunity for staff training.

Look for Auditing Outliers and VALIDATE:

• Therapists with really high scores over multiple audits

• Therapists with really low scores over multiple audits

• Reviewers averaging really high scores over multiple audits

• Reviewers averaging really low scores over multiple audits

Auditing Results

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WHY IT MATTERS!RESPONDING 

APPROPRIATELY TO AN ADR

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ADR: Request for medical records.

ADR is NOT a denial.

Any claim submitted to a payor may be subject to medical review.

Medical review is the collection of information and clinical review of medical records to ensure that payment is made only for services that meet all coverage, coding, documentation, and medical necessity requirements of the payor.

Medical review decisions include:

• Pay

• Partially pay

• Deny

Additional Development Request: ADR

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Pre‐pay ADR

• As the claim is submitted for payment it is suspended because it requires medical review to finalize the claim process.

Post‐pay ADR

• The claim was already paid (could be months or years ago) and now the payor wants to conduct medical review to determine if the claim was paid appropriately.

Pre‐pay vs. Post‐pay 

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ADRs will be communicated to the provider either via mail or through the billing software.

• More ADRs are being communicated via the billing software, so it will be the biller that finds that a claim has been ADR’d.

Most ADRs must be responded to within 30 days of the date of the letter or the date of the notice in the billing.

• Lack of timely response results in an automatic denial.

• In Medicare this lack‐of‐response denial occurs on day 46 and the denial reason is typically “56900.”

ADR Process

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The ADR will include a list of medical records to submit.

• The ADR medical record list is sometimes generic and is often not all‐inclusive.

• Best practice: Create your own ADR checklist.

The ADR packet must be legible, accurate, complete and organized

• It must read like a book.

Assembling the ADR Packet

ADR Checklist (Medicare Part B) Copy of ADR (must be on top) UB04/CMS 1500 Physician signed and dated POC Sequential from SOC: Progress

Reports, Physician signed and dated UPOCs, D/C Summary (as applicable) and any other completed test forms

Daily Notes Physician signed and dated orders (if

available) Other supportive communication such

as physician or nursing notes If a Part B Delayed Cert Form was

completed file it next to the related POR or UPOC

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If the ADR packet is not submitted by the deadline, the claim will be automatically denied.

• This denial counts toward the facility denial rate

If the ADR packet is not complete, or if records needed to make a coverage decision are not included, the claim will be denied.

• This denial counts toward the facility denial rate

If the ADR packet is not organized, the reviewer will have difficulty determining if the coverage guidelines were met and will deny the claim.

• This denial counts toward the facility denial rate

Why It MATTERS!

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If under a probe review, will need to have a low denial rate in order to pass the probe.

• Generally somewhere around 15‐20% is considered a passing denial rate.

• Varies by Medicare MAC and by payor.

Within Medicare’s Targeted Probe and Educate (TPE) audit, a provider only has three chances to pass a probe before they are referred to CMS for harsh 

next steps.

Why It MATTERS!

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Remind those that open the mail and the billers that they need to notify therapy if they receive a therapy‐related ADR.

• Contract Rehab: Many contracts include a time frame for notification

• Therapy should always review ADR packets assembled by non‐therapists to ensure that they are accurate and complete

Ensure that the medical record documents are collected and that the documents are legible, accurate, complete and organized, and include physician signatures with dates on documents, when required.

• If a physician certification is required, but is delayed, include an explanation of the reason for the delay. Experience shows that this delayed cert is best accepted by reviewers if it is signed by the physician

Ensure that the medical records are submitted with adequate time prior to the due date.

Maintain a copy of the ADR packet until the claim is paid or all levels of appeal have been exhausted.

Be Prepared

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“The proactive approach to a mistake is to acknowledge it instantly, correct 

and learn from it.”‐Steven Covey

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QUESTIONS??

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