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PREFEITURA MUNICIPAL DE BELÉMUNIDADE COORDENADORA DO PROGRAMA

PROGRAMA DE SANEAMENTO DA BACIA DA ESTRADA NOVA – PROMABEN

CONTRATO DE EMPRÉSTIMO Nº. 1998/OC–BRPROGRAMA DE SANEAMENTO DA BACIA DA ESTRADA NOVA

PROMABEN

BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO – BIDE PREFEITURA MUNICIPAL DE BELÉM - PMB

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Belém (PA)2012



APRESENTAÇÃO

O presente Manual de Procedimentos foi elaborado com o objetivo de mostrar como são, e como devem ser feitas as ações no âmbito da

execução do Programa PROMABEN.

Visa dotar o Programa de um mecanismo dinâmico de detalhamento das atividades dos processos de

execução, bem como estabelecer um referencial de aprimoramento contínuo da eficiência e da eficácia na gestão integral do mesmo

Nasceu das obrigações contratuais e dos entendimentos havidos entre o BID e a Prefeitura Municipal de

Belém.

Inovou, porque foi elaborado diretamente pelos gestores do Programa, com a participação e o envolvimento

de todos os integrantes do PROMABEN, apoiados pelo Escritório de Processos – EP.

O EP,criado no âmbito da Unidade de Controle do Programa – UCP, continuará no seu papel de apoio

supervisionando a execução dos processos, bem como apoiando a Subcoordenadoria de Planejamento e Gestão na atualização deste

Manual de Procedimentos.

Assim, este Manual de Procedimentos, desenvolvido por todos, é também para todos.

Belém, 22 de março de 2012.

Suely Sawaki PinheiroCoordenadora Geral do PROMABEN

Manual de Procedimentos – PROMABEN - Contrato n°1998/OC-BR Página 2



Gestores e Colaboradores

Raquel da Silva Amorim (Coordenadora Executiva da UCP)Amadeu Frade (Sub-Coordenador de Engenharia da UCP)

Cynthia Linhares Fernandes (Sub-Coordenadora Socioambiental da UCP)Cristiany Borges Santos (Especialista em Assuntos Sociais da UCP)

Andre Conte Soares (Especialista de Engenharia Civil da UCP) (Especialista em Saneamento da UCP)

Felipe Paraense Vidal (Assessor Administrativo da UCP)Sergio Quintela de Moraes (Assessor Financeiro da UCP)Aparício José Freitas Cruz (Analista Financeiro da UCP)

Felipe César Martins da Conceição (Analista Financeiro da UCP)Juliana Mara Catunda Meireles (Assessora Jurídica da UCP)

Ana Leila Maia Nara (Assessora Especial de Licitação da UCP)Leoni Aguiar Gomes Júnior (Coordenador do SBC)

André Luiz Carvalló de Oliveira (Supervisor de Projetos do SBC)Joel da Cunha Rodrigues (Especialista Financeiro da SBC)

Antônio Carlos da Silva Pereira (Analista Financeiro da SBC (Analista Financeiro da SBC)

Fernanda Germana da Silva Viana (Engenheira Ambiental e Segurança do Trabalho da SBC)Maria Miguelina Lopes da Conceição(Assistente Social da SBC)

Silvio Cesar Cabral da Silva (Supervisor de Obras da SBC)João Neves das Chagas Filho (Assistente Administrativo em Informática)

Urbano Luiz Silveira Machado (Coordenador da Equipe de Projetos e Fiscalização do Consórcio Quanta Contécnica)

Escritório de Processos – EPAndressa Leão Cunha

Luciana Sales Corrêa VasconcelosNewton José Ferreira Brito

No que diz respeito ao desempenho, ao compromisso, ao esforço, à dedicação, não existe meio termo. Ou você faz uma coisa bem-feita ou não faz.”

(Ayrton Senna)




ÍNDICE1.Introdução 52.Objetivo 53.Definição 54.Organização do Manual 65.Siglas e Abreviaturas 86.Estruturação do PROMABEN 97.Participação e Responsabilidades de Outros órgãos 298.Síntese PROMABEN e Processos 349.Matriz dos Procedimentos Específicos 35

PROCEDIMENTOS DE PLANEJAMENTO E GESTÃOPR.PG.01.PRO – Coordenar e Acompanhar a Execução do PROMABEN 36PR.PG.02.PRO – Elaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e POA 44PR.PG.03.PRO – Acompanhar a Execução dos Contratos e Despesas 48PR.PG.04.PRO – Elaborar Relatório Semestral de Progresso 52PR.PG.05.PRO – Controlar o Cumprimento das Obrigações Contratuais 57PR.PG.06.PRO – Promover e Acompanhar o Desenvolvimento Institucional 61PR.PG.07.PRO – Coordenar a Edição e a Atualização do Manual de Procedimentos 65

PROCEDIMENTOS DE ENGENHARIAPR.EN.01.PRO – Acompanhar a Elaboração de Projetos de Obras e Serviços de Engenharia 69PR.EN.02.PRO – Programar, Acompanhar e Fiscalizar a Execução Física das Obras e Serviços de Engenharia 74PR.EN.03.PRO – Elaborar Medição de Obras, Serviços e Fornecimentos 80

PROCEDIMENTOS DO SOCIOAMBIENTALPR.SA.01.PRO – Obter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental 88PR.SA.02.PRO – Acompanhar o Atendimento das Condicionantes das Licenças ou Autorizações Ambientais 103PR.SA.03.PRO – Executar e Acompanhar o Plano Específico de Reassentamento – PER 108PR.SA.04.PRO – Acompanhar a Elaboração e a Execução dos Planos Socioambientais 115

PROCEDIMENTOS DO FINANCEIROPR.FI.01.PRO – Programar e Acompanhar a Execução Orçamentária e FinanceiraPR.FI.02.PRO – Preparar as Ordens de Pagamento dos Contratos e DespesasPR.FI.03.PRO – Conciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos e Pedidos de Desembolso

120124129

PR.FI.04.PRO – Realizar Acompanhamento de Relatórios para Auditoria 142PROCEDIMENTOS DE ADMINISTRAÇÃO

PR.AD.01.PRO – Elaborar TDR, Licitar e Contratar Obras, Bens e ServiçosPR.AD.02.PRO – Elaborar Pareceres JurídicosPR.AD.03.PRO – Administrar e capacitar RHPR.AD.04.PRO – Administrar Bens e Serviços PR.AD.05.PRO – Organizar e Controlar Documentos PR.AD.06.PRO – Administrar o Portal e Divulgar o PROMABEN

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1. INTRODUÇÃO

O presente Manual de Procedimentos (ou simplesmente Manual) contem um conjunto sistemático de procedimentos, instruções e orientações, funções e atividades do Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova - PROMABEN. Apresenta, ainda, para cada conjunto de atividades pertinentes a um componente o fluxograma correspondente às etapas de seu desenvolvimento, bem como indica as unidades técnicas e/ou profissionais responsáveis. Abriga ou integra os procedimentos em vigor na Prefeitura Municipal de Belém - PMB, BID, PROMABEN e demais entidades diretamente envolvidas com o desenvolvimento do Programa, no que for aplicável.

2. OBJETIVO

Seu objetivo é orientar, organizar e sistematizar a gestão global dos trabalhos desenvolvidos pela equipe da Unidade Coordenadora do Programa - UCP, de modo a assegurar, de forma integral, que os serviços realizados atinjam as metas de desempenho previstas1 e proporcionar a integração entre as diferentes áreas de atuação do PROMABEN.

Elaborado pela UCP, como indicado na apresentação deste Manual, deve ser seguido por todos os profissionais, consultores, executores e fornecedores envolvidos no PROMABEN e demais entidades que se relacionam direta ou indiretamente com a sua implementação2.

3. DEFINIÇÃO

O Manual define as políticas a serem adotadas no Programa e detalha os procedimentos pertinentes a cada grupo de atividades da UCP. De um modo geral, os procedimentos identificam os dados de entrada, o ordenamento das atividades a serem desenvolvidas, bem como a indicação dos responsáveis por cada uma das etapas ou tarefas e os resultados ou produtos do processo.

Dentre as suas finalidades destacam-se: Proporcionar métodos que possibilitem a execução uniforme dos serviços; Possibilitar treinamento dos novos profissionais e Garantir a execução das atividades dentro dos padrões de qualidade desejáveis.

1 Metas definidas no Marco Lógico e monitoradas nos relatórios de Progress Monitoring Report (PMR) do Programa.2 O Manual de Normas e Procedimentos, contratado pela UCP em fins de 2010, não chegou a ser implementado. A presente iniciativa promove uma revisão do mesmo, com o apoio de um Escritório de Processos – EP, criado no âmbito da UCP.




4. ORGANIZAÇÃO DO MANUAL

O Manual apresenta, inicialmente, de forma esquemática, a Estruturação do Programa PROMABEN e os Fluxos de Informações Gerenciais. Em seguida apresenta a Matriz de Procedimentos Específicos, organizada por grupos temáticos, quais sejam: Planejamento e Gestão (PG) Engenharia (EN) Socioambiental (SA) Finanças (FI) Administração (AD)

Cada procedimento é um arquivo eletrônico independente armazenado em um diretório denominado “Procedimentos”, a ser implantado no Sistema de Informações Gerenciais – SIG, este em fase de aquisição. Esta estruturação busca facilitar a consulta de cada uma das normas isoladamente sem ter que se consultar todo o Manual.

4.1-CODIFICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

A Codificação adotada para identificação dos Procedimentos é composta de 9 dígitos alfanuméricos, dispostos da seguinte forma: PR.PG.06.PRO onde os dois primeiros dígitos PR referem-se aos grupos de procedimentos das áreas temáticas: PG – Planejamento e Gestão; EN – Engenharia; SA – Socioambiental; FI – Finanças; AD – Administração. O grupo seguinte, composto por dois dígitos, define a ordem seqüencial do procedimento e, finalmente, os três últimos dígitos composto pelas letras PRO identifica o programa PROMABEN.

4.2- ITENS DOS PROCEDIMENTOS

Objetivo: define claramente a finalidade do procedimento; Aplicação: quando ou a quem o procedimento se aplica; Definições: explica as siglas e os termos adotados no corpo do procedimento; Descrição das Atividades e Responsabilidades: define e detalha as atividades pertinentes aos

procedimentos e indica seus responsáveis; Referências: indica as fontes de informação consultadas na elaboração do Procedimento; Anexos: contém a estrutura analítica do procedimento, ou seja, um fluxograma do ordenamento

das atividades, para que se tenha uma visão geral dos dados de entrada, do valor agregado na execução do procedimento e dos dados de saída ou resultados e informações complementares, quando necessário.




O Manual de Procedimentos é um instrumento dinâmico de gerenciamento e será revisto e atualizado periodicamente.A revisão dos Procedimentos específicos será realizada sempre que houver alterações e/ou necessidade por parte dos gestores dos processos, sendo denominada revisão B e assim por diante.




5. SIGLAS E ABREVIATURAS

SIGLAS DEFINIÇÕESAMAE/BELÉM Agência Reguladora Municipal de Água e Esgoto de BelémASA Assessoria AdministrativaASCEL Assessoria da Comissão Especial de LicitaçãoASCOM Assessoria de Imprensa e ComunicaçãoASINT Assessoria InstitucionalASJU Assessoria JurídicaBB Banco do BrasilBID Banco Interamericano de DesenvolvimentoCEAF Coordenação Executiva e de Administração e FinançasCEL/PMB Comissão Especial de Licitação da Prefeitura Municipal de BelémCG Coordenador (a) Geral do ProgramaCOMUS Coordenadoria de Comunicação Social da PMBCOSANPA Companhia de Saneamento do ParáEAG Empresa de Apoio ao GerenciamentoEGP Escritório de Gestão ParticipativaEGSA Escritório de Gestão SocioambientalEAS Especialistas Assuntos SociaisEE Especialista em EngenhariaEF Especialista FinanceiroESU Empresa Supervisora – Apoio a Fiscalização de ObrasLOA Lei Orçamentária AnualPA Plano de AquisiçõesPCAO Programa de Controle Ambiental das ObrasPCS Programa de Comunicação SocialPCSA Programa de Controle SocioambientalPEA Programa de Educação AmbientalPER Plano Específico de ReassentamentoPFI Programa de Fortalecimento InstitucionalPMB Prefeitura Municipal de BelémPOA Planejamento Operativo AnualPPA Plano Plurianual PPC Programa de Participação ComunitáriaPROMABEN Programa de Saneamento da Bacia da Estrada NovaREDE CELPA Centrais Elétricas do Pará S.AROP Regulamento Operacional do ProgramaSEAIN Secretaria de Assuntos InternacionaisSECI Sistema de Evaluacion de La Capacidad InstitucionalSEFIN Secretaria Municipal de FinançasSEGEP Secretaria Municipal de Coordenação Geral de Planejamento e Gestão SEHAB Secretaria Municipal de HabitaçãoSEMAJ Secretaria Municipal de Assuntos JurídicosSEMMA Secretaria Municipal de Meio AmbienteSESAN Secretaria Municipal de SaneamentoSESMA Secretaria Municipal de SaúdeSEURB Secretaria Municipal de UrbanismoSIG Sistema de Informações GerenciaisSGA Sistema de Gestão AmbientalUCP Unidade Coordenadora do Programa


PROGRAMA DE SANEAMENTO DA BACIA DA ESTRADA NOVA - PROMABEN



6. ESTRUTURAÇÃO DO PROMABEN


Auditoria Sistema de Monitoramento do Plano Diretor de Relocalização de População e Atividades

Econômicas

OBRAS DE INFRAESTRUTURA

VIÁRIA E SANITÁRIA

OBRAS DE MICRO E MACRO DRENAGEM

Infraestrutura Sanitária

Infraestrutura Viária

Melhoria da Drenagem Urbana

Sustentabilidade Social e

Institucional

GESTÃO

ENGENHARIA

PROCESSOS

Gerenciamento do Programa, Administração do Programa, Plano de Remoção, Supervisão e Fiscalização de Obras, Programa de Participação Comunitária, Programa de Comunicação Social, Programa de Educação Ambiental, Plano Diretor de Drenagem e Plano Diretor de Resíduos Sólidos, Qualidade da Água, Plano Específico de Reassentamento, Plano de Controle Socioambiental e Plano de Controle Ambiental de Obras.

Especificação / OrçamentoEdital / Licitação

Contratação / Execução / Desenvolvimento eControle Socioambiental

ESTUDOS E PROJETOS

MONI TORAMENTO

GESTÃO DO PROGRAMA

Gerenciamento do Programa

Gestão Socioambiental

Gestão do Desenvolvimento Institucional Institucional

Gestão de Engenharia



6.1- FLUXO DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

Gestão do Programa

Com objetivo de dotar o PROMABEN de um sistema de gestão integrado, buscou-se o estabelecimento prévio das principais informações do Programa.

A metodologia adotada consistiu na definição de grupos homogêneos de atividades e a interação das informações dos mesmos e neste contexto, as informações foram agrupadas em quatro grandes grupos que se relacionam entre si, quais sejam: Gerenciamento do Programa, Gestão de Engenharia, Gestão do Desenvolvimento Institucional e Gestão Socioambiental, conforme apresentado no diagrama a seguir.

A partir de aproximações sucessivas, foram detalhas, a seguir, as informações referentes a cada grupo em destaque.


Administração

Planejamento

Finanças

GERENCIAMENTO DO PROGRAMA

Auditoria Articulação Interinstitucional

ContabilidadeJurídica



Gerenciamento do Programa

As atividades de Gerenciamento do Programa geram informações e ações envolvendo as áreas temáticas de Planejamento, Administração, Finanças, Contabilidade, Jurídica, Auditoria, além da articulação interinstitucional, na medida em que as atividades do PROMABEN fazem interface com as demais unidades técnicas da Prefeitura Municipal de Belém e de órgãos externos, tais como: Agência Reguladora Municipal de Água e Esgoto de Belém – AMAE/Belém; Comissão Permanente de Licitação da Prefeitura Municipal de Belém - CEL/PMB;Companhia de Saneamento do Pará – COSANPA; Secretaria Municipal de Saneamento - SESAN; Secretaria Municipal de Habitação – SEHAB; Secretaria Municipal de Meio Ambiente - SEMMA; Secretaria Municipal de Urbanismo –SEURB; Secretaria Municipal de Finanças – SEFIN e Secretaria Municipal de Coordenação Geral do Planejamento e Gestão - SEGEP; Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos – SEMAJ, Coordenadoria de Comunicação Social da PMB-COMUS; Secretaria Municipal de Saúde SESMA; Centrais Elétricas do Pará S.A - REDE CELPA.

No diagrama a seguir encontra-se a representação esquemática referente ao temas envolvidos no Gerenciamento do Programa.



Desenvolvimento de Estudos e Projetos

Supervisão da Execução das Obras

Execução das Obras




A Gestão de Engenharia do Programa concentra-se nas ações voltadas para o desenvolvimento de estudos e projetos, execução das obras e supervisão da execução das obras, conforme apresentado a seguir.

Gestão do Desenvolvimento Institucional

A Gestão do Desenvolvimento Institucional envolve informações e atividades cujo objetivo é propiciar às secretarias SEHAB e SEMMA as condições necessárias para o cumprimento de suas funções inerentes ao Programa e ao alcance de resultados efetivos.

Envolve a elaboração do Plano Diretor de Drenagem, Plano Diretor de Resíduos Sólidos do município e a capacitação das secretarias citadas, a celebração e supervisão dos convênios com a COSANPA e CELPA e a verificação do exercício da regulação por parte da Agência Reguladora Municipal de Água e Esgoto de Belém (AMAE/Belém). Além disso, trata da implantação das recomendações da matriz SECI do BID.


Gestão do Desenvolvimento Institucional

Plano Diretor de Resíduos Sólidos

ConvêniosCOSANPA e

CELPA

Plano Diretor de Drenagem

SECI

CapacitaçãoUCP/SEHAB/

SAAEB/SEMMA

Interface Agencia Reguladora



Matriz SECI do BID

Durante a preparação da operação de empréstimo do Programa, foram analisados os principais aspectos relacionados com a capacidade institucional, técnica, administrativa e financeira da PMB, incluindo os de natureza operacional e de geração de informação financeira e contábil, utilizando a metodologia do Sistema de Evaluación de la Capacidad Institucional – SECI do BID. A PMB se comprometeu com a implantação das recomendações da análise SECI na estrutura de execução do Programa.

As principais conclusões da análise SECI estão relacionadas com os seguintes pontos: (i) programação de atividades, com apoio de uma empresa especializada inclusive na implantação de um sistema de informação gerencial; (ii) organização administrativa, com a elaboração de um manual de procedimentos e administração financeira; (iii) administração de pessoal, com a definição de responsabilidades no manejo de bens e serviços; (iv) administração de bens e serviços, com a contratação de uma empresa de apoio gerencial; (v) administração financeira, com o fortalecimento da UCP mediante a designação de um Especialista financeiro, contratação de uma empresa de apoio gerencial, entrada em vigor do manual e capacitação do pessoal relacionado com a administração financeira; (vi) controle externo, com a contratação de uma empresa de auditoria independente.




A UCP, acompanha a implantação das recomendações da análise SECI citadas, por intermédio da Subcoordenadoria de Planejamento, através de atividades constantes de um procedimento específico.

Gestão Socioambiental

O Sistema de Gestão Sócio Ambiental agrega as atividades necessárias à implementação das ações decorrentes dos programas e planos com componentes de sustentabilidade ambiental e controle social do PROMABEN

Escritório de Gestão Socioambiental–EGSA.

Responsável pelo acompanhamento de todas as intervenções ambientais e por promover um melhor entendimento dos aspectos ambientais e de implantação do Plano de Controle Ambiental, assistindo ao Coordenador Geral e ao Coordenador Executivo de forma a evitar solução de descontinuidade e maximizar os aspectos ambientais positivos do Programa. Este escritório acompanha as ações ambientais por meio do PGA e monitora através do SGA.

PGA - Plano de Gestão Ambiental É um documento que contempla a adequação ambiental das obras do PROMABEN, através de programas específicos, adotando procedimentos de controle de qualidade ambiental que visam orientar as partes envolvidas. Esse plano garante que todas as medidas preventivas e mitigadoras propostas no EIA/RIMA sejam efetivamente implantadas durante a etapa de construção.

SGA- Sistema de Gestão Ambiental É um sistema adequado de gestão ambiental com procedimentos e formulários sistematizados, onde estabelecem as diretrizes gerais, os procedimentos e critérios para o desenvolvimento das atividades do Programa, em conformidade com os estudos e programas socioambientais decorrentes do licenciamento ambiental do empreendimento e a Política de Meio Ambiente e Cumprimento de Salvaguardas do Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID. Os instrumentos definidos no SGA se aplicam a todas as atividades relacionadas à Gestão Ambiental executadas pela UCP e pelas Empresa de Apoio ao Gerenciamento, Supervisora e Construtora.

EGP - Escritório de Gestão Participativa Responsável pelo planejamento e execução de todas as ações de natureza social do Programa, decorrentes do reassentamento e realocação de famílias e das desapropriações, bem como, pelas questões relativas à comunidade remanescente e às atividades econômicas nos locais de implantação do Programa.


EGSAPEA/PCSA/PCAO/PCS

GESTÃOSOCIOAMBIENTAL

ESTUDOS/PROJETOSLICENCIAMENTO AMBIENTAL

EGPPER/PPC



O escritório é a instância física a partir da qual decolam todas as ações executivas do processo de relocalização de famílias e reinstalação de atividades econômicas. Deverá ser instalado pelo menos um escritório em cada área de intervenção e alocado uma equipe técnica dimensionada e capacitada para atender a demanda do PER.

No EGSA e no EGP estão alocados os seguintes especialistas: Engenheiros Civis, de Segurança do Trabalho, Sanitarista e Ambiental; Advogado; Assistente Social; Pedagogo e/ou Sociólogo, Especialista em Educação Ambiental; além de uma equipe de apoio técnico e administrativo.

Por meio destes escritórios são implementados o Plano de Controle Socioambiental – PCSA, Plano de Controle Ambiental de Obras - PCAO, o Programa de Comunicação Social – PCS, o Programa de Participação Comunitária - PPC e o Programa de Educação Ambiental - PEA, além do Plano Específico de Reassentamento – PER, com o apoio do Especialista em Assuntos Sociais – EAS, ambos sob a coordenação do Especialista Ambiental.

Neste contexto agrega Sistema de Monitoramento do Plano Diretor de Relocalização de População e atividades Econômicas, a Comunicação Social, a Participação Comunitária, o Plano de Controle Ambiental de Obras, o Programa de Educação Ambiental e Sanitária, conforme apresentado a seguir.




Plano de Ação Socioambiental

No início de 2011 a UCP e o BID elaboraram um Plano de Ação Socioambiental a ser implantado no Programa, no período de abril a setembro de 2011.

As principais recomendações desse Plano de Ação foram relacionadas com os temas: (i) resolução de conflitos; (ii) coordenação interna na UCP; (iii) planejamento e execução do reassentamento; (iv) licenciamento ambiental); (v) demolição de imóveis; (vi) gestão ambiental das obras em andamento; (vii) gestão ambiental das obras a serem executadas.

A UCP, acompanha a implantação das recomendações do citado Plano de Ação, por intermédio da Sub-coordenação de Planejamento, através de atividades constantes de um procedimento específico.

Em complemento à visão macro do Programa, este Manual apresenta a seguir, a estrutura proposta para execução do Programa, a partir da qual são identificados os procedimentos específicos que nortearão não só as atividades de gestão como também aquelas inerentes ao desenvolvimento de cada componente e sub-componente do PROMABEN.

6.2- ESTRUTURA PARA EXECUÇÃO DO PROGRAMA

O Decreto nº 47.979 de 14 de março de 2005, substituído pelos Decretos 52.014/2006-PMB de 30 de outubro de 2006 e Decreto nº 54.062/2007-PMB de 24 de setembro de 2007 e Lei No. 8.712, de 17, de agosto 2009, criou a Unidade Coordenadora do Programa – UCP, vinculada, diretamente, ao Gabinete do Prefeito Municipal.

A UCP é a responsável pela coordenação geral do Programa e pela sua efetiva execução, além do planejamento, acompanhamento e avaliação do Programa. A UCP é o organismo de ligação entre o Município de Belém, o BID e outras organizações públicas e privadas participantes.

Desta forma, a responsabilidade da UCP abrange a totalidade das ações do Programa, tanto as da fase preparatória como a da execução. As ações relativas à implantação do Projeto da Orla de Belém são de responsabilidade da SEURB, devendo a UCP através do Escritório de Gestão Sócio Ambiental – EGSA e visando atender a solicitação do Banco Interamericano de Desenvolvimento no sentido de conciliar critérios ambientais e sociais no desempenho das obras do PROMABEN e da ORLA, realiza ações de gestão e controle ambiental. A UCP é responsável pela administração e supervisão dos contratos assinados com a empresa projetista do Programa e com a construtora contratada para a execução das obras da Orla de Belém3, bem como, de todas as contratações posteriores que sejam necessárias.

3 O contrato 1998/OC-BR reconhecerá gastos do Projeto da Orla de Belém




A UCP é uma unidade orçamentária com autonomia operacional de forma a proporcionar uma maior agilidade para a implantação do Programa. Assim, é também de sua responsabilidade o processo de planejamento, dimensionamento dos recursos necessários a implantação do programa, garantindo sua inclusão na Lei Orçamentária Anual – LOA, nas metas do Plano Plurianual do Município – PPA de Belém e a posterior execução orçamentária, além das atribuições diretamente decorrentes da execução. A autonomia orçamentária foi obtida com a publicação do Decreto Lei 8.889 de 10 de novembro de 2011.

A UCP é responsável pela coordenação e acompanhamento da elaboração dos estudos e planos, no âmbito municipal, fixando diretrizes e dotações orçamentárias, além das propostas das legislações pertinentes, de todas as operações relacionadas com o Programa.

A UCP é apoiada tecnicamente pelos diferentes órgãos que compõem a administração da PMB, envolvidos com as distintas ações a serem financiadas.

Junto à UCP atua uma empresa especializada, denominada Empresa de Apoio ao Gerenciamento; - EAG, contratada mediante licitação publica, para prestar apoio técnico-operacional ao gerenciamento do Programa. Esta empresa capacita a equipe técnica da UCP de forma a promover a aprendizagem no processo de gerenciamento da execução de Programas desta natureza. Para as tarefas de supervisão e fiscalização das obras, incluindo a supervisão ambiental, foi contratada mediante licitação pública outra firma especializada, denominada Empresa Supervisora – ESU, que se reporta diretamente à UCP.

6.3- FUNÇÕES DA UCPEntre outras funções, a UCP deve:

Planejar a execução do Programa, com base nos marcos contratuais estabelecidos no contrato de empréstimo com o BID. (*)

Elaborar os modelos dos documentos a serem utilizados para processos de contratação no âmbito do Programa, incluindo termos de referência, editais de licitação e minutas de contrato

Elaborar, revisar e ajustar o Plano Operativo Anual e o Plano de Aquisições. (*) Gerenciar, acompanhar e avaliar o cumprimento das metas e ações estabelecidas. Desenhar, implantar e operar o sistema de informações físico-financeiras do Programa Elaborar os estudos e projetos pertinentes ao Programa, em seus aspectos técnicos, sócio-

econômicos, ambientais e institucionais, para fins de aprovação. Controlar e supervisionar a implantação física e financeira de todos os componentes do

Programa. Gerenciar os recursos do Programa e propor as modificações pertinentes na programação

financeira durante sua execução, de acordo com as prioridades e orientações estabelecidas. (*)




Elaborar os informes de progresso correspondentes. Gerenciar os contratos de execução de obras e serviços. Controlar e acompanhar os trabalhos de supervisão e fiscalização de obras. Manter registros das operações do Programa separados por fontes de recursos. Preparar os processos licitatórios, com a sua documentação, verificando a compatibilidade

aos procedimentos estabelecidos, bem como suficiência de documentos, visando a não objeção do BID.

Promover, por meio da Comissão Permanente de Licitação, a realização das licitações correspondentes ao Programa. (*)

Preparar solicitações de desembolso ao BID. Contabilizar os recursos movimentados. Fiscalizar a execução das obras e serviços. Disponibilizar informações que se façam necessárias para fins de auditoria externa. Elaborar os relatórios requeridos pelo BID e descritos nas normas e políticas do BID. Promover e coordenar, em colaboração com os demais organismos participantes, as ações de

divulgação do Programa e de interação com a comunidade envolvida. (*) Manter arquivos completos e organizados. Outras atividades que sejam necessárias ao adequado desenvolvimento do Programa ou que

sejam solicitadas pelo Prefeito Municipal. (*)

Para a execução destas funções a UCP conta com a colaboração das empresas consultoras contratadas para a Prestação de Apoio Técnico-Operacional ao Gerenciamento e para Supervisão e Fiscalização de Obras. Quando necessário, podem ser contratados estudos específicos.

Excetuam-se as funções indicadas com (*), que são exercidas exclusivamente pela UCP.

6.4- ARRANJO INSTITUCIONAL




ENTIDADES- SESAN - Secretaria Municipal de Saneamento- SEMMA - Secretaria Municipal de Meio Ambiente - SEHAB - Secretaria Municipal de Habitação- SEURB - Secretaria Municipal de Urbanismo- SEFIN - Secretaria Municipal de Finanças- COMUS - Coordenadoria de Comunicação Social da PMB - AMAE/BELEM - Agência Reguladora Municipal de Água e Esgoto de Belém- COSANPA - Companhia de Saneamento do Pará- REDE/CELPA S.A. - Centrais Eletricas do Pará S.A. - SEMAJ - Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos

EM

PRE

SA S

UPE

RV

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o e

Fisc

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açao

de

Obr

as

SUBCOODENADORIA PLANEJAMENTO

E. Assuntos Sociais

B

I

D

Assessoria da Comissão Especial de Licitação

EGP

Assessoria Jurídica

EGSA

Assessoria Imprensa e Comunicação

Assessoria Institucional

SUBCOODENADORIA SOCIOAMBIENTAL

SUBCOODENADORIA DE ENGENHARIA (Drenagem)

E. Engenharia CívilE.Saneamento




6.5- ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DA UCPCoordenador Geral do ProgramaO Coordenador Geral do Programa-CG, nomeado e vinculado diretamente ao Prefeito, no Exercício de seu cargo e possui as seguintes competências:

Supervisionar os trabalhos de preparação e execução do Programa. Aprovar os relatórios técnicos, físicos e financeiros relativos ao Programa. Autorizar as licitação e contratação dos serviços, obras e compras do Programa. Acompanhar a perfeita aplicação dos recursos do Programa em conformidade com os

orçamentos e programação financeira dos investimentos do Programa. Autorizar a liquidação das despesas relativas aos interesses do Programa, Assinar convênios, contratos, acordos e ajustes com pessoas físicas e jurídicas relativos aos

interesses do Programa, juntamente com o Chefe do Poder Executivo do Município, quando se fizer necessário.

Expedir Instruções Normativas e outros atos necessários ao adequado desempenho de suas atividades de gerenciamento.

Levar ao conhecimento do Chefe do Executivo Municipal relatórios de andamento das atividades e de prestação de contas do Programa.

Representar o Chefe do Executivo, sempre que solicitado, junto aos Governos Estadual, Federal e Organismo Multilateral de Crédito (Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID).

Executar todas as ações complementares necessárias, em razão dos objetivos e competências da UCP.

O Coordenador Geral da UCP conta com uma Coordenação Executiva e de Administração e Finanças, que tem o apoio de cinco (05) assessores e 03 (três) Subcoordenadorias (Planejamento, Engenharia e Socioambiental), Além de especialistas, responsáveis por aspectos específicos do Programa, conforme apresentado a seguir:

Coordenação Executiva, Assessorias e Subcoordenadorias

a) Coordenação Executiva e de Administração e Finanças - CEAF Composta por 01 Coordenador Executivo e de Administração e Finanças, tem o apoio (05) cinco assessores, de um 01 (um) Especialista Financeiro, disponibilizado pela EAG e (06) seis Técnicos Administrativos, sendo três (03) de nível superior e três (03) de nível médio.




Na função de Coordenador Executivo tem as seguintes atribuições: (i) planejar e coordenar os trabalhos de execução do Programa; (ii) coordenar a elaboração de relatórios técnicos, físicos e financeiros relativos ao Programa; (iii) controlar os procedimentos de licitação, adjudicação e contratação dos serviços, obras e compras do Programa; (iv) coordenar e Supervisionar a perfeita aplicação dos recursos do Programa em conformidade com os orçamentos e programação financeira dos investimentos do Programa; (v) autorizar a liquidação das despesas relativas aos interesses do Programa, registrando no sistema SIPA e encaminhando à SEFIN para programação e efetivação do pagamento; (vi) expedir Instruções Normativas e outros atos necessários ao adequado desempenho de suas atividades de gerenciamento; (vii) administrar os serviços da UCP, supervisionando a atuação e execução de seus objetivos, zelando e se responsabilizado pelo pessoal, bens, equipamentos e instalações; (viii) executar todas as ações complementares necessárias, em razão dos objetivos e competências da UCP; e (ix) substituir o Coordenador Geral na sua ausência.

As 05 (cinco) assessorias são conformadas por funcionários da Prefeitura deslocados à UCP e têm as seguintes atribuições:

Assessoriasa) Assessoria da Comissão Especial de Licitação - ASCEL: Assegurar maior celeridade aos processos de aquisições atua aplicando as políticas do BID com autonomia operacional, para levar adiante todas as compras do Programa e possui as seguintes atribuições: (i) elaborar os documentos de licitação e executar os processos de aquisições de acordo com as políticas do BID; (ii) providenciar as publicações, adjudicações e contratos; (iii) solicitar pareceres técnicos, jurídicos e financeiros pertinentes aos processos licitatórios; e (iv) acompanhar e propor ajustes no PA.

b) Assessoria Jurídica - ASJU – Emitir pareceres jurídicos referentes aos editais e demais etapas das licitações, aos contratos e a todos os documentos e questões legais relativas ao Programa, de forma a evitar as tramitações de encaminhamento à Procuradoria Jurídica do Município, além de prestar assessoramento e atuar em qualquer outro assunto jurídico em que for necessário.

c) Assessoria de Imprensa e Comunicação – ASCOM - Alimentar os órgãos de imprensa e comunidades envolvidas na divulgação e entendimento do Programa. E tem a seguintes atribuições: (i) desenvolver um portal eletrônico e implantar uma central telefônica para atendimento ao público; (ii) Fornecer informações e acompanhar a veiculação de matérias sobre o programa nos órgãos de comunicação, imprensa falada, escrita e televisiva e as comunidades organizadas; e (iii) Dar suporte aos trabalhos de comunicação social.




d) Assessoria Administrativa – ASA Coordenar o apoio administrativo interno, incluindo secretaria e informática e tem as seguintes atribuições: (i) administrar os serviços da UCP, supervisionando a atuação e execução de seus objetivos, zelando e se responsabilizado pelo pessoal, bens, equipamentos e instalações; (ii) supervisionar as rotinas administrativas UCP, incluindo secretaria e informática; (iii) supervisionar os trabalhos de liquidação das despesas e respectivos registro sistema SIPA e encaminhamento à SEFIN para programação e efetivação do pagamento pela UCP; (iv) propor Instruções Normativas e outros atos necessários ao adequado desempenho das atividades UCP; (v) acompanhar a perfeita aplicação dos recursos do PROMABEN em conformidade com os orçamentos e programação financeira dos investimentos do Programa; (vi) supervisionar o contrato da EAG e demais contratos; (vii) Consolidar o dimensionamento dos recursos do Programa e preparar seu encaminhamento para garantir a dotação orçamentária; e (viii) Supervisionar a elaboração dos informes e documentos requeridos pelo BID e Auditorias; (viii) supervisionar os contratos de Segurança Patrimonial, de Locação de Veículo, de Telefonia Fixa e Móvel e de fornecimento de combustível e buffet; (ix) controlar os serviços de conservação e limpeza, os estoques de materiais e o consumo de combustível.

e) Assessoria Institucional - ASINT – Ser a interface com os diversos órgãos do Município, Estado e iniciativa privada, de modo a subsidiar e assessorar a Coordenação Geral e Executiva da UCP durante a preparação e a execução do Programa. Também é o responsável pela coordenação das ações de fortalecimento institucional a serem contratadas pelo Programa e pelo acompanhamento dos Convênios.

Na função de Coordenador de Administração e Finanças é responsável por todos os processos exigidos pela legislação relativos à administração financeira e contabilidade pública do Programa, incluindo a preparação da documentação para o Tribunal de Contas do Município.

Tem sob sua coordenação um (01) Especialista Financeiro, disponibilizado pela EAG e (06) seis técnicos administrativos de apoio, sendo três (03) de nível superior e três (03) de nível médio, com as seguintes atribuições:

O Especialista Financeiro - EF: (i) efetuar os registros contábeis do Programa, conforme plano de contas acordado com o BID, (ii) preparar pedidos de desembolsos e justificativas de gastos com respectiva documentação; (iii) manter registros das operações do Programa separados por fontes de recursos; (iv) elaborar os informes para o BID; (v) preparar os relatórios contábeis e financeiros relativos ao Programa; (vi) preparar todas as informações e a documentação necessárias para a auditoria externa e para o BID, relativos aos investimentos efetuados pelo Programa; (vii) acompanhar, controlar a implantação e operação do sistema de informações físico-financeiras do Programa; (vii) acompanhar a capacitação da equipe da UCP.




Os Técnicos Administrativos – TA: Serão responsáveis pelo controle e tramitação de toda documentação do programa atuando nas rotinas administrativas da UCP – PROMABEN e terão as seguintes atribuições: (i) elaborar programação de despesa da UCP; (ii) conferir e arquivar a documentação referente às medições de serviços e à liquidação das despesas; (iii) registrar as despesa no sistema SIPA a fim de encaminhar à SEFIN para programação e efetivação de pagamentos; (iv) efetuar os serviços de informática da UCP; (v) controlar o patrimônio da UCP e dos bens adquiridos para o fortalecimento institucional previsto no Programa, de acordo com sua destinação, (vi) fazer o controle de pessoal alocado na UCP; (v) administrar as instalações do Programa; (vii) controlar o Protocolo Geral e os arquivos administrativos, financeiros e técnicos do Programa; (vii) controlar os contratos de Segurança Patrimonial, de Locação de Veículo, de Telefonia Fixa e Móvel e de fornecimento de combustível e buffet; (viii) controlar os serviços de conservação e limpeza, os estoques de materiais e o consumo de combustível (ix) e apoiar a implantação e operação do sistema de informações físico-financeiras do Programa; (x) apoiar no acompanhamento administrativo de todos os contratos inclusive no recolhimento, complementação e devolução de Caução Contratual; (xi) apoiar a UCP nos procedimentos administrativos referentes às licitações, elaboração de relatórios e produção de informações requeridas pelo BID e Auditorias interna e externa; (xii) elaborar Instruções Normativas e outros atos necessários ao adequado desempenho das atividades da UCP.

b) Subcoordenação de Planejamento – SCP composta por um Especialista em Planejamento e Programação - responsável pelo planejamento e programação física e financeira do Programa, controle de avanço e eventual reprogramação, monitoramento de metas e indicadores, assistindo ao Coordenador Geral e ao Coordenador Executivo do Programa na proposição de ações em caso de desvios e possui as seguintes atribuições específicas (i) Elaborar e monitorar o Planejamento Estratégico do Programa, identificando pontos críticos e propondo soluções alternativas para cumprimento das metas; (ii) Acompanhar e monitorar a execução do Programa, com base no contrato, no Marco Lógico e no planejamento (*); (iii) Elaborar o Plano Operativo Anual e do Plano de Aquisições. (*); e (iv) Assessorar os demais especialistas na elaboração e monitoramento do planejamento operacional de cada componente do programa.




d) Subcoordenação de Engenharia - SCE composta de 03 (três) especialistas em Engenharia (de Drenagem, de Saneamento e Civil): Cada um, na sua área de especialização, será responsável pelos estudos, projetos, obtenção e acompanhamento de alvarás de obras, habite-se e obras executadas pelas empresas contratadas, assistindo ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo e à CEL no que for necessário quanto aos processos licitatórios. O Engenheiro Especialista em Drenagem responde também pela subcoordenadoria de Engenharia e tem as seguintes atribuições específicas: (i) elaborar com base no planejamento estratégico o planejamento operacional da obra (ii) fiscalizar e supervisionar a execução de obras; (iii) supervisionar a elaboração e aprovar as medições de obras medições; (iv) acompanhar em conjunto com a equipe socioambiental e a empresa de Supervisão de Obras as atividades de Supervisão Ambiental e os planos e Programas Sociais do PROMABEN.

e) Subcoordenação Socioambiental – SCSA formada por 01 (um) Especialista Ambiental - responsável pelo acompanhamento de todas as intervenções ambientais e por promover um melhor entendimento dos aspectos ambientais e de implantação do Plano de Controle Ambiental, assistindo ao Coordenador Executivo de forma a evitar solução de descontinuidade e maximizar os aspectos ambientais positivos do Programa, e é apoiada por 01 (um) Especialista em Assuntos Sociais - EAS - responsável pelo planejamento e execução de todas as ações de natureza social do Programa, decorrentes do reassentamento e realocação de famílias e das desapropriações, bem como, pelas questões relativas à comunidade remanescente e às atividades econômicas nos locais de implantação do Programa. A SCSA terá as seguintes atribuições específicas: (i) coordenar os processos referentes ao licenciamento ambiental; (ii) acompanhar a elaboração e aprovar dos Planos e Programas Ambientais e Sociais; (iii) coordenar, supervisionar e fiscalizar a implementação destes Planos e Programas; (iv) participar da aprovação das medições de obras.

Para a implementação dos componentes socioambiental do PROMABEN serão instalados dois escritórios: o Escritório de Gestão Socioambienta l– EGSA e o Escritório de Gestão Participativa – EGP, ambos sob a coordenação do Especialista Ambiental. Por meio destes escritórios serão implementados o Plano de Controle Socioambiental – PCSA, Plano de Controle Ambiental de Obras - PCAO, o Programa de Comunicação Social – PCS, o Programa de Participação Comunitária - PPC e o Programa de Educação Ambiental - PEA, além do Plano Específico de Reassentamento–PER, com o apoio do Especialista em Assuntos Sociais - EAS.

No EGSA e no EGP serão alocados, pela Empresa de Apoio ao Gerenciamento do Programa- EAG e Empresa Supervisora de Obras os seguintes especialistas: Engenheiros Civil, de Segurança do Trabalho, Sanitarista e Ambiental; Advogado; Assistente Social; Pedagogo e/ou Sociólogo, Especialista em Educação Ambiental; além de uma equipe de apoio técnico e administrativo.




6.6- APOIO TÉCNICO E OPERACIONAL

EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – EAG

A UCP conta com o apoio de uma consultora, contratada mediante licitação pública, para fornecer apoio Técnico-Operacional ao Gerenciamento.

A empresa de Apoio ao Gerenciamento tem responsabilidades específicas de tarefas de gerenciamento, sob a direção da UCP. Por solicitação do Coordenador Geral e da Coordenação Executiva e de Administração e Finanças deverá alocar o pessoal necessário para dar suporte ao cumprimento das tarefas correspondentes em cada uma das áreas da UCP, respondendo ao Especialista da UCP específico, segundo a área em cada caso.

A empresa de apoio técnico e gerencial tem funções de prover suporte técnico, gerencial e de acompanhamento da execução física e financeira, em apoio à UCP na implementação do Programa, bem como encarregar-se de transferir conhecimentos aos técnicos da UCP para o futuro desempenho das seguintes funções:

Elaboração de pedidos de desembolsos. Elaboração de documentos necessários para as contratações. Acompanhamento e controle da elaboração de projetos e execução de obras. Sistematização de dados e informações, resultados obtidos e memórias técnicas da

implantação do programa. Definição e implantação dos sistemas de contabilidade e de controles internos necessários.

Entre as tarefas específicas tem a obrigação de alocar um Especialista de nível elevado junto a cada um dos especialistas da UCP, durante os primeiros 24 meses, com a dupla função de apoiar e capacitar sua contraparte da UCP.

Dentre as tarefas específicas da EAG destacam-se:

Desenvolver ou contratar o desenvolvimento e implantar um sistema de gerenciamento do PROMABEN que contemple, no mínimo: (i) processamento contábil e financeiro do Programa, em conformidade com as políticas do BID; (ii) controle de documentos técnicos e financeiros e (iii) controle de contratos e operá-lo capacitando os técnicos da UCP para a futura operação deste sistema;




Revisar, propor ajustes, complementar e implementar todas as ferramentas e manuais necessários ao gerenciamento do Programa;

Executar, sob sua responsabilidade, as atividades referentes ao controle financeiro e contábil do programa capacitando a equipe da UCP além de fornecer informações contábeis - financeiras básicas e complementares e assessoria técnica na realização da auditoria financeira do PROMABEN.

Efetuar o acompanhamento administrativo dos contratos firmados com construtoras, empresas de consultoria, consultores individuais e fornecedores controlando os quantitativos e os custos cada serviço, contrato e componentes do Programa;

Apoiar os subcoordenadores, assessores e especialistas da UCP na preparação dos documentos para licitação, na elaboração de especificações técnicas e Termos de Referências necessários e contratação de estudos, serviços de consultoria, obras e fornecimentos;

Assessorar a UCP na preparação e revisão dos editais de licitação e termos de referências para execução e supervisão de obras, quanto aos serviços de meio ambiente, incluindo obrigatoriedade de a empreiteira apresentar planos executivos de instalação, operação e desmobilização de canteiros de obras;

Elaborar todos os Relatórios técnicos, financeiros e contábeis referente ao Programa;

Prestar apoio consultivo em temas específicos e outros pontuais sob demanda e elaborar pareceres específicos quando solicitado;

Orientar a UCP, quanto à padronização de relatórios “As Built” e avaliá-los ao final emitindo pareceres para apresentação ao BID;

Apoiar à UCP nas Missões do BID e reuniões ou eventos do Programa;

Alocar profissionais para acompanhar a execução e o controle de qualidade ambientais dos projetos e obras que integrarão o PROMABEN com as seguintes atribuições:

Fiscalizar a implementação dos programas ambientais e sócio-econômicos quanto:• ao cumprimento das atividades e metas referentes aos programas do PCAO;• à implementação das especificações técnicas delineadas no PCAO;• ao cumprimento dos prazos aprovados no cronograma físico das obras;

Análise dos relatórios ambientais produzidos pela construtora; Assessoria à construtora nas vistorias realizadas pelo órgão ambiental; Definir a estrutura do Relatório para o acompanhamento do desempenho ambiental e

elaborá-lo mensalmente;




Acompanhamento e monitoramento dos aspectos relativos à Saúde e Segurança do Trabalho, incluindo do Programa de Treinamento Ambiental e em Segurança do Trabalho para a mão-de-obra da construção e manutenção;

Elaborar, em parceria com a empresa supervisora e a UCP, capítulo específico das ações ambientais que integrará os Relatórios Semestrais do Programa;

Inspecionar as obras; Acompanhar os processos de licenciamento ambiental; Acompanhar o atendimento as Instruções de Controle Ambiental (ICA’s) do

Programa de Adequação Ambiental Contínua de Procedimentos Construtivos.

6.7 EMPRESA SUPERVISORA - ESU

A UCP conta com o apoio de uma consultora, contratada mediante licitação pública, para fornecer Apoio Técnico-Operacional a Supervisão e Fiscalização de Obras, incluindo a Supervisão Ambiental e terá as seguintes atribuições:

Acompanhar o planejamento e controlar as quantidades, custos e qualidade dos serviços executados nas obras;

Efetuar o controle tecnológico e controle geométrico dos serviços executados pela construtora; Elaborar as medições físicas dos serviços executados; Avaliar tecnicamente todos os serviços e métodos construtivos da obra, Elaborar os relatórios parcial, final e de recebimento das obras, Recomendar medidas ambientais – estratégias preventivas ou corretivas quando necessário; Elaborar relatórios mensais de andamento da Obra e de acompanhamento do Marco Lógico e

de execução do PCAO; Apoiar à fiscalização das obras, Supervisionar a implementação do Plano de Controle Ambiental de Obras e de Segurança do

trabalho Monitorar a obtenção das Licenças Ambientais, alvarás de construções, habite-se e demais

documentos necessárias à execução das obras e ao cumprimento das condicionantes expressas nas licenças;

Supervisionar a execução das soluções indicadas para a reabilitação ambiental das áreas degradadas e a implantação das medidas de proteção ambiental previstas,




Apoiar a Prefeitura Municipal de Belém e a Unidade de Coordenação Programa nas ações de relocalização e desapropriação de famílias, de acordo com o PER e na implementação dos demais Planos e Programas Sociais do PROMABEN

Acompanhar a elaboração do as built. Alocar profissionais para acompanhar a execução e o controle de qualidade ambientais dos

projetos e obras que integrarão o PROMABEN com as seguintes atribuições:

Supervisionar as obras tendo em vista os aspectos relacionados à proteção ao meio ambiente com base nos parâmetros e diretrizes do Regulamento Operacional – ROP;

Registrar no Diário de Obra as recomendações de controle ambiental;Recomendar medidas ambientais – estratégias preventivas ou corretivas quando

necessário;Elaborar, em parceria com a empresa supervisora e a UCP, capítulo específico das

ações ambientais que integrará os Relatórios Semestrais do Programa;Apoiar a Prefeitura Municipal de Belém e a UCP nas ações de relocalização e

desapropriação de famílias, de acordo com o Plano Diretor de Relocalização e Atividades Econômicas e o Plano Especifico de Reassentamento-PER;

Realizar eventuais prospecções intensiva de forma a perceber os limites das concentrações vestigiais; coleta sistemática dos vestígios que afloram em superfície com o posicionamento espacial dos mesmos; sondagens, se necessário, para verificar a continuidade arqueológica e a formação estratigráfica na sub-superfície; escavação arqueológica, caso haja continuidade cultural, ou seja, ocorrência de materiais arqueológicos em sub-superfície; análise dos vestígios arqueológicos, bem como os dados coligidos nas etapas de campo; acompanhamento e remoção de sedimentos de superfície e sub-superfície durante a execução da obra, na abertura de valas para assentamento da rede coletora e das fundações para a construção das estações elevatórias e de tratamento de esgoto.

Particularmente os serviços de supervisão de obras foi contrato por meio de um consórcio que é também responsável pela elaboração de estudos e projetos.




7. PARTICIPAÇÃO E RESPONSABILIDADES DE OUTROS ÓRGÃOS

7.1 - SECRETARIA MUNICIPAL DE SANEAMENTO - SESAN

Como órgão encarregado do planejamento e execução de obras de infra-estrutura urbana no âmbito municipal, a SESAN tem papel de apoiar a UCP acompanhando a elaboração e aprovando os projetos de drenagem, sistema viário e de coleta e disposição final de resíduos sólidos, a serem realizados com recursos do Programa. Será a responsável, pela futura operação e manutenção dos sistemas resultantes das obras concluídas. A SESAN se beneficiará, ainda, com investimentos em desenvolvimento institucional.A seguir estão elencadas as responsabilidades da SESAN com relação ao Programa, que em grande parte serão realizadas através do(s) técnico(s) de nível superior alocado(s) na UCP:

Acompanhar o desenvolvimento dos projetos básicos avançados das intervenções em sistema viário, macro e micro drenagem e de resíduos sólidos do Programa.

Acompanhar o desenvolvimento dos projetos executivos e eventuais modificações propostas pelo projetista.

Analisar e aprovar os projetos executivos dentro das normas municipais. Acompanhar a execução das obras projetadas, verificando se as mesmas atendem os projetos

aprovados e alertar a UCP sobre qualquer desvio identificado. Receber os produtos executados pelo Programa quando da conclusão das obras e, a partir

desse momento, se responsabilizar pela operação e manutenção dos mesmos.

7.2 - SECRETARIA MUNICIPAL DE MEIO AMBIENTE - SEMMA

A SEMMA é o órgão municipal responsável pelos licenciamentos ambientais do Programa e das ações ambientais nele inseridas. A SEMMA se beneficiará com investimentos em desenvolvimento institucional e tem como responsabilidade desenvolver e acompanhar os programas e as ações de educação ambiental, além das intervenções em preservação ambiental, em apoio à UCP. Entre suas atribuições no âmbito do Programa estão:

Estabelecer as diretrizes para a elaboração dos estudos ambientais. Acompanhar a execução dos estudos ambientais. Examinar e analisar os estudos ambientais realizados para a implantação do Programa. Acompanhar as Audiências Públicas relativas aos estudos ambientais do Programa. Aprovar os estudos ambientais realizados no âmbito do Programa. Emitir as Licenças Prévia (L.P.), de Instalação (L.I.) e de Operação (L.O.) para o Programa

quando solicitadas.




Acompanhar o desenvolvimento e implantação dos Planos de Controle Ambiental, quando necessários ao Programa.

h) Aprovar e participar da implantação dos Programas de Educação Ambiental no âmbito do Programa.

7.3 - SECRETARIA MUNICIPAL DE URBANISMO - SEURB

A SEURB atua na fiscalização e monitoramento das áreas de intervenção do Programa. Será, também, beneficiada com investimentos em desenvolvimento institucional.Entre as responsabilidades da SEURB relacionadas ao Programa constam:

Acompanhar a execução do Programa verificando os alinhamentos das moradias dos remanescentes em relação às intervenções do Programa.

Proceder à fiscalização dos terrenos remanescentes de desapropriações a fim de evitar a invasão dos mesmos. Promover uma fiscalização constante ao longo dos corpos hídricos para evitar nova invasão de margens e leitos dos mesmos.

Adotar medidas preventivas e poder de polícia para evitar a proliferação de habitações inadequadas sem o devido licenciamento da Prefeitura.

7.4 - SECRETARIA MUNICIPAL DE HABITAÇÃO - SEHAB

A SEHAB tem como função apoiar e acompanhar a execução das ações contempladas noPlano Diretor de Reassentamento de Famílias e Atividades Econômicas, elaborado, especificamente, para o Programa. A SEHAB se beneficiará, ainda, com investimentos em desenvolvimento institucional.As atividades de responsabilidade da SEHAB estão descritas a seguir:

Acompanhar, orientar e fiscalizar o levantamento sócio-econômico das famílias afetadas pelas intervenções do Programa.

Acompanhar, orientar e fiscalizar a realização do levantamento das atividades econômicas que serão afetadas pelo Programa.

Acompanhar, orientar e fiscalizar a realização do cadastro físico-territorial dos imóveis afetados pela implantação do Programa.

Elaborar o Laudo de Avaliação dos imóveis, objeto de desapropriação, no âmbito do Programa. Estabelecer critérios de relocação de famílias no âmbito do Programa. Apresentar à UCP a modelagem do Bônus Moradia a ser estabelecido pelo Programa e, uma

vez aprovado, atuar na sua operacionalização. Apresentar à UCP a relação de famílias que serão alvo de reassentamento no âmbito do

Programa.




Apresentar à UCP a modelagem e metodologia de reassentamento a ser aplicada pelo Programa.

Criar um cadastro de unidades habitacionais, para opção de relocação de famílias, no âmbito do Programa.

Criar cadastro de famílias atingidas pelas intervenções do Programa. Assistir as famílias durante o seu reassentamento ou relocação. Acompanhar o desenvolvimento das atividades de relocação de famílias, mantendo a UCP

informada sobre as dificuldades encontradas durante o processo. Após conclusão de unidades habitacionais destinadas a relocação das famílias, proceder ao

acompanhamento e monitoramento das novas áreas destinadas ao reassentamento pelo Programa.

7.5 - SECRETARIA MUNICIPAL DE FINANÇAS - SEFIN

A SEFIN é o órgão municipal responsável pela execução das políticas financeira e fiscal do Município, assim sendo será a responsável pela abertura de rubricas específicas para o Programa. Para o início do Programa, por solicitação da UCP, a SEFIN procederá à abertura de conta especial para o recebimento dos recursos do Fundo Rotativo do Banco, provenientes do contrato de Empréstimo. A SEFIN coordenará e controlará os fluxos e movimentações financeiras para a execução do Programa e deverá se encarregar de efetuar os pagamentos aos empreiteiros e fornecedores de bens e serviços, conforme os empenhos e pagamentos a serem autorizados pela UCP.Assim, a SEFIN terá a seguinte atuação no Programa:

Providenciar a abertura de conta corrente em Banco Comercial para receber os créditos oriundos do financiamento.

Programar, junto ao Banco Comercial, a liquidação dos pagamentos autorizados pela UCP. Enviar à UCP a documentação relativa à movimentação da conta corrente do Programa.

7.6 - A SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE - SESMAComo responsável pela execução da política municipal de Saúde, a Secretaria Municipal de Saúde é responsável pelo fornecimento dos índices de doenças infectoparasitárias, relacionados com as intervenções do Programa, e que compõem o Marco Lógico.




7.7 - AGÊNCIA REGULADORA MUNICIPAL DE ÁGUA E ESGOTO DE BELÉM - AMAE/BELÉM

Órgão criado no âmbito da estrutura municipal com a finalidade de dar cumprimento às políticas de saneamento e desenvolver ações de regulação, controle e fiscalização da prestação dos serviços de água e esgotos do Município, concedidos pela Prefeitura, através de outorga de concessão à Companhia de Saneamento do Pará (COSANPA). Deverá atuar no acompanhamento das ações relativas à COSANPA, devendo ainda beneficiar-se com o reforço de sua capacidade reguladora. Será responsável pela avaliação da gestão da COSANPA, visando o cumprimento das metas estabelecidas no Contrato de Programa de Prestação Universal e Integral dos Serviços de Água e Esgoto, firmado entre esta e o Município de Belém.No âmbito do Programa a AMAE/BELÉM terá as seguintes atribuições:

Elaborar o projeto de marco regulatório relativo à prestação dos serviços públicos de abastecimento de água e de coleta e tratamento esgoto sanitário pela companhia estadual.

Estabelecer em conjunto com a COSANPA as diretrizes para viabilização e assinatura do Contrato Programa de Prestação Universal e Integral dos Serviços de Água e Esgoto.

Acompanhar a implantação das intervenções de água e esgoto no âmbito do Programa. Apresentar à UCP, sempre que solicitado, relatório relativo a prestação dos serviços de

abastecimento de água e de coleta e tratamento de esgoto.

7.8 - CONCESSIONÁRIA DOS SERVIÇOS DE ÁGUA E ESGOTOS - COMPANHIA DE SANEAMENTO DO PARÁ – COSANPA

Como concessionária prestadora dos serviços de água e esgoto no Município, tem participação na execução do Programa nas intervenções relacionadas com os sistemas de água e de esgoto, e se encarregar de sua operação e manutenção, após a sua conclusão, considerando o Convênio nº 001/2008/UCP de 30 de dezembro de 2008, publicado no Diário Oficial do Município de 20 de janeiro de 2009 e não objetado pelo BID pela CBR 2287/2009:Entre as responsabilidades da COSANPA, encontram-se, entre outras:

Disponibilizar para a Unidade Coordenadora do Programa – UCP, técnico(s) para atuar diretamente na área de engenharia do Programa.

Acompanhar o desenvolvimento e aprovar os projetos básicos avançados relativos às obras de água e esgoto do Programa.

Acompanhar o desenvolvimento dos projetos executivos e aprovar quaisquer modificações propostas pelo projetista.




Acompanhar a execução das obras, verificando se as mesmas atendem aos projetos aprovados, alertando a UCP sobre qualquer desvio identificado.

Cumprir o disposto no Contrato Programa, prestando serviços de qualidade à população. Receber as novas instalações, quando da conclusão das obras, e, a partir desse evento assumir

a operação e manutenção das mesmas.

7.9 - CONCESSIONÁRIA DOS SERVIÇOS DE TRANSMISSÃO E DISTRIBUIÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (REDE/CELPA S.A.– CENTRAIS ELÉTRICAS DO PARÁ S.A.

A Rede/CELPA é a empresa concessionária prestadora dos serviços de transmissão e distribuição de energia elétrica de Belém e tem, no Programa, as seguintes responsabilidades, considerando o Convênio nº 001/2009 de 15 de janeiro de 2009, publicado no Diário Oficial do Município de 20 de janeiro de 2009 e não objetado pelo BID pela CBR 2287/2009:

Desenvolver os projetos de distribuição de energia elétrica nas áreas de intervenção de acordo com os projetos viários e de áreas públicas do Programa.

Desenvolver os projetos de distribuição de energia elétrica nas áreas de reassentamento de famílias executadas pelo Programa.

Providenciar para que seja instalado padrão de energia para as famílias de baixa renda e nas áreas de reassentamento do Programa.

Dotar as vias públicas implantadas pelo Programa de iluminação pública. Dotar as áreas de parque e lazer de pontos de iluminação pública. Zelar pela manutenção da rede elétrica e dos pontos de iluminação pública.




8. SÍNTESE PROMABEN E PROCESSOS


EXECUÇÃOCON

MET

AS

PROGRAMAS E OBRIGAÇÕES CONTRATUAIS(REGULAMENTO OPERATIVO)CONTRATOOPERAÇÃO

EMPRÉSTIMO

LICIT

EXECUÇÃO DE AÇÕES E TRABALHO SOCIAL (Custo & Qualidade)P. BÁSICOESTUDOS

PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA (tempo)

CUSTO, QUALIDADE & TEMPO

GESTÃO DO PROGRAMA E APOIO ADMINISTRATIVO

P. EXECUTIVO amostra

P. BÁSICO amostra

ESTUDOSamostra

PLANOS PGAS

PROMABEN & PROCESSOS

PER,PPC,PCS,PEAS,PCAO

Mecanismosde Controle

EGE ESU

PMB

UCP

CON

TPR

OG

AMB

& S

OC

INFR

AEST

RUTU

RA

& R

EASS

ENT

BID

02/04/09 02/04/10 02/04/13 02/04/1402/04/11 02/04/1228/set/11

EXECUÇÃO (Custo & Qualidade)CLPEPBEST

PG1

PG1

PG1

PG1

PG1

3 1

21 213

3 4

2

3

PG5

321PG7PG6PG2

PG3 PG4

Planejamento e Gestão

Engenharia

Sócioambiental

Finanças

Administração



9. MATRIZ DOS PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS

A seguir são apresentados os procedimentos específicos do PROMABEN, ordenados por área e abrangência e sua distribuição esquemática no Programa

MATRIZ DOS PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOSPlanejamento e Gestão

PR.PG.01.PRO - Coordenar e Acompanhar a Execução do PROMABEN.PR.PG.02.PRO - Elaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e POA.PR.PG.03.PRO - Acompanhar a Execução dos Contratos e Despesas.PR.PG.04.PRO -Elaborar Relatório Semestral de Progresso.PR.PG.05.PRO - Controlar o Cumprimento das Obrigações Contratuais.PR.PG.06.PRO - Promover e Acompanhar o Desenvolvimento Institucional.PR.PG.07.PRO - Coordenar a Edição e a Atualização do Manual de Procedimentos

EngenhariaPR.EN.01. PRO - Acompanhar a Elaboração de Projetos de Obras e Serviços de Engenharia.PR.EN.02.PRO - Programar, Acompanhar e Fiscalizar a Execução Física das Obras e Serviços de Engenharia.PR.EN.03.PRO -Elaborar Medição de Obras, Serviços e Fornecimentos.

SocioambientalPR.SA.01.PRO - Obter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental.PR.SA.02.PRO - Acompanhar o Atendimento das Condicionantes da Licenças ou Autorizações Ambientais.PR.SA.03.PRO - Executar e Acompanhar o Plano Específico de Reassentamento (PER).PR.SA.04.PRO - Acompanhar a Elaboração e a Execução dos Planos Socioambientais.

FinançasPR.FI.01. PRO - Programar e Acompanhar a Execução Orçamentária e Financeira.PR.FI.02.PRO - Preparar as Ordens de Pagamento dos Contratos e Despesas.PR.FI.03.PRO -. Conciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos e Pedidos de DesembolsoPR.FI.04.PRO - Realizar Acompanhamento de Relatórios para Auditoria

AdministraçãoPR.AD.01.PRO - Elaborar TDR, Licitar e Contratar Obras, Bens e Serviços.PR.AD.02. PRO - Elaborar Pareceres Jurídicos.PR.AD.03.PRO - Administrar e Capacitar RH.PR.AD.04.PRO -Administrar Bens e ServiçosPR.AD.05.PRO - Organizar e Controlar Documentos PR.AD.06.PRO - Administrar o Portal e Divulgar o PROMABEN.

Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.01.PRO – Coordenar e Acompanhar a Execução do PROMABEN

B Mar/12 01/08




SUMÁRIO

1. Objetivo2. Aplicação3. Definições4. Atividades e Responsabilidades5. Registros Gerados6. Referências7. Anexos

1. OBJETIVO

Estabelecer a programação físico financeira, acompanhar a execução e definir os ajustes do PROGRAMA.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro, aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN, e às empresas contratadas para o gerenciamento, supervisão e auditoria externa do Programa.

3. DEFINIÇÕES

ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa, Jurídica, Institucional, Comunicação e Comissão de Licitação;

BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa; EAG - EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – Empresa prestadora de serviços de

acompanhamento financeiro, técnico operacional ao gerenciamento do Programa e de capacitação da equipe UCP;

ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de engenharia Ambiental e social;

PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo; PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova;





B Mar/12 02/08

SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e financeiro, ambiental e social dos componentes do PROMABEN estruturados nas seguintes áreas temáticas: engenharia, socioambiental, planejamento e administração e finanças;

SUPERVISORA DE OBRAS/PROJETISTA – Consórcio responsável pela elaboração dos projetos executivos e supervisão de obras;

UCP – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.

4. ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES4.1. Descrição das atividades4.1.1.Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelCoordenar e acompanhar a execução do PROMABEN

UCP 1. Programar ações do PROMABEN 31.1 Apoiar e Acompanhar a elaboração do Manual de

Procedimentos1 até 14

-Controlar a Edição e Atualização dos Processos de Execução do PROMABEN 3

1.2 Apoiar e Acompanhar a elaboração do ROP 31.3 Coordenar a implantação de um Sistema de Informações Gerenciais para o Programa 1 até 141.4 Elaborar Programação Físico Financeira 3-Registrar os compromissos das Cláusula Contratuais do Contrato de Empréstimo

3

-Receber definições de premissas orçamentárias e financeiras da PMB 3-Definir a meta física a partir do Marco-Lógico Legal do Programa

3

-Definir a programação física e financeira do Programa 1,2,3,4,5-Elaborar Cronograma Físico Financeiro do Programa para o período de execução

3

-Elaborar POA e coordenar a atualização do POA e PA 2,3,4,5,6, 7,9,10-Programar para os primeiros 18 meses e atualizar POA e PA, anual, semestral e mensalmente

3





B Mar/12 03/08


-Apresentar as Sub-coordenações o cronograma físico financeiro do Programa para conhecimento, providências e ajustes quando necessário

3

-Alimentar o Sistema de Informações Gerenciais do Programa – SIG

3

-Informar a Assessoria de Comunicação para divulgação do Programa

3

-Reprogramar quando necessário 3-Redefinir metas físicas com restrições financeiras 3-Programar as obras fisicas e financeiramente 3,4-Incluir os requisitoa socioambientais, administrativos e financeiros

5,10

Encaminhar para aprovação da PMB, BID e SEAIN 1,2,3 e 101.5 Elaborar a LOA e o PPA 3- Programar Obras Físico e Financeiramente 31.6 Elaborar o Plano de Monitoramento e Avaliação do PROMABEN

3

UCP 2. Acompanhar a Contratação do PROMABEN 3,4 e 6UCP 3. Executar o PROMABEN 3

3.1 Acompanhar a execução do Programa por meio do Plano de Monitoramento e Avaliação e do Sistema de Informações Gerenciais - SIG, do PROMABEN

3

-Elaborar o Plano Financeiro para apoio do processo de solicitação do desembolso

3

-Apoiar a elaboração de Ordem de Serviço OS 3,4-Acompanhar o andamento de ações financeiras, físicas,

orçamentárias e socioambientais3,4,5,6 e 10





B Mar/12 04/08


3.2 Subsidiar a elaboração do PMR – Progress Monitoring Report,do BID

-Elaborar Relatório Semestral de Progresso-Acompanhar o resultado das Auditorias Externas3.3Ajustar a programação física e financeira e identificar reflexos

na programação3

-Solicitar recursos adicionais e reprogramar metas 1,2 e 3- Controlar o cumprimento de cláusulas e artigos contratuais 3

- Acompanhar pendências de acordos com o BID, via semáforos (Ajudas Memórias, Matriz SECI , Plano de Ação Socioambiental e outros)

1 até 14

4.2. Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental.; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

Código/Assunto Revisão Vigência Página




PR.PG.01.PRO – Coordenar e Acompanhar a Execução do PROMABEN

B Mar/12 05/08

5. REGISTROS GERADOS Programação Físico-Financeira do Programa; Informe de acompanhamento; POA – Plano Operacional Anual; PA – Plano de Aquisições; PMR – Progress Monitoring Report; RSP – Relatório Semestral de Progresso; Semáforos de Acompanhamento das Pendências; Acompanhamento de Contratos e Convênios; Reprogramação de Metas; Monitoramento das Cláusulas Contratuais. LOA, PPA. Plano de Monitoramento e Avaliação do PROMABEN

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica

7. ANEXOS





B Mar/12 06/08

7.1. Estrutura Analítica do Processo


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A Mar/12 07/08

7.2. Estrutura do Sistema de Informações Gerenciais – SIG


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1




A Mar/12 08/08

Encontra-se em fase de aquisição, por parte da UCP do Programa, um Sistema de Informações Gerenciais – SIG, com os seguintes módulos e características principais:

Operação e acompanhamento do empréstimo; Acompanhamento de licitações; Acompanhamento físico dos contratos; Acompanhamento dos contratos/faturas/pagamentos; Acompanhamento das obrigações contratuais; Controle de documentos emitidos e recebidos com sistema de busca e recuperação; Acompanhamento de licenças ambientais; Monitoramento de resultados (indicadores e metas); Balanço contábil; Tabelas auxiliares; Níveis de acesso customizáveis; Até 20 (vinte) relatórios (gerenciais/operacionais); Possibilidade de criação de consultas customizadas com saída em tela, impressa ou exportada

para outros aplicativos (Excel, Word, etc.); Manual/ajuda on-line e interface amigável; Banco de dados autoimplementado em MS SQL SERVER; Suporte técnico on-line, via Team Viwer ou similar; Compatível com a plataforma operacional MS Windows XP, Vista e Windows

A implantação do SIG, com as características acima, introduzirá uma série de benefícios e simplificações nos procedimentos previstos no presente Manual. Dentre eles a transparência e a velocidade de acesso às informações do Programa que contribuirão para agilizar a tomada de decisão dos gerentes e técnicos da UCP.

Prevê-se que sua implantação se dê no prazo máximo de noventa dias, a contar da assinatura do contrato de aquisição do programa.




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.02.PRO – Elaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e POA

A Fev/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Elaborar o Plano Operativo Anual - POA e coordenar a atualização do POA e do Plano de Aquisições - PA

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro e aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN.

3. DEFINIÇÕES





PA – Plano de Aquisições; PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo; POA – Plano Operativo Anual PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova; SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e

financeiro, ambiental e social dos componentes do PROMABEN estruturados nas seguintes áreas temáticas: engenharia, socioambiental, planejamento e administração e finanças;




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.02.PRO – Elaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e do POA

A Fev/12 02/04


UCP-PROMABEN – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.

4. ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES

4.1 Descrição das atividades

4.1.1 Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelElaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e do POA

UCP 1. Definir programação física financeira do programa: 1,2,3,4 e 5

1.1 Iniciar a elaboração do POA tomando por base as necessidades do Programa

3

-Levantar todas as atividades que serão desenvolvidas no Programa para o ano-calendário

3

-Organizar as atividades por categorias de acordo com o quadro de usos e fontes

3

-Consolidar em um quadro as atividades por categorias 3-Distribuir mês a mês, os valores dos saldos contratuais durante o ano calendário

3

-Apresentar ao BID o POA, para não objeção. 1,2,3 e 10

1.2 Coordenar a atualização do POA 3

-Verificar necessidades de novos contratos e despesas que não foram previstas, com todas as sub-coordenações

1 até 14

-Atualizar o POA anualmente ou em qualquer período de acordo com a necessidade

3




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.02.PRO – Elaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e do POA

A Fev/12 03/04

Entidades Atividades ResponsávelElaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e do POA

1.3 Receber o PA da Sub-coordenação Administrativa . e Financeira

3 e 10

-Verificar necessidades de contratos e despesas que não foram previstas, inicialmente, com todas as sub-coordenações

1 até 14

- Informar a Sub-coordenação Administrativa. e Financeira para as devidas atualizações

3 e 10

-Aguardar o PA atualizado 3

4.2 Responsáveis Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

5. REGISTROS GERADOS PA e POA

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica 7. ANEXOS





PR.PG.02.PRO – Elaborar o POA e Coordenar a Atualização do PA e do POA

A Fev/12 04/04

7.1 Estrutura Analítica do Processo


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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.03.PRO – Acompanhar a Execução dos Contratos e Despesas

A Fev/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVOAcompanhar a execução dos contratos e despesas do Programa.

2. APLICAÇÃOEste procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro e aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN.

3. DEFINIÇÕES





PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo; PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova; SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e







Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.03.PRO –Acompanhar a Execução dos Contratos e Despesas

A Fev/12 02/04




Entidades Atividades ResponsávelAcompanhar a Execução dos Contratos e Despesas do Programa

UCP 1. Receber da Sub Coord. Administrativa Financeira o PA, os pagamentos já realizados, a situação dos processos licitatórios e dos contratos

3,6 e 10

2. Levantar todas as atividades que serão desenvolvidas no Programa

3

-Organizar as atividades por categorias de acordo com o quadro de usos e fontes

3

-Consolidar em um quadro, as atividades por categorias 3-Incluir todas as informações necessárias dos contratos, despesas ou prestadores de serviços nas atividades correspondentes

3

-Distribuir mês a mês o saldo contratual 3-Concluir a elaboração do Quadro de Controle de Contratos 3

UCP 3. Acompanhar mensalmente a execução dos contratos, despesas e prestação de serviços por meio do Quadro de Controle dos Contratos

3,6 e 10

UCP 4. Informar aos gestores dos contratos ocorrências eventuais para as devidas providencias

1,2,3,4,5,6,7 e 10

UCP 5. Atualizar Quadro de Controle dos Contratos 3

- Receber, no décimo dia de cada mês, da Sub-coord. Adm. e Financ. os pagamentos realizados e o andamento dos processos

3 e 10

- Fazer as alterações e inclusões no Quadro de Controle com base nas novas informações

3





PR.PG.03.PRO –Acompanhar a Execução dos Contratos e Despesas

A Fev/12 03/04

4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

5. REGISTROS GERADOS

Quadro de Controle dos Contratos

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica

7. ANEXOS




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.03.PRO –Acompanhar a Execução dos Contratos e Despesas

A Fev/12 04/04

7.1. – Estrutura Analítica do Processo


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CIAS



SUMÁRIO


1. OBJETIVOApresentar ao BID e à Administração Superior da PMB os resultados alcançados na execução do POA e do PA, relativos ao acompanhamento dos processos de execução e de solicitação e liberação de desembolsos, uma síntese dos resultados alcançados por componentes e subcomponentes (parciais e totais, quando for o caso), analisando, ainda, os riscos do Projeto e apresentar uma visão consolidada das dificuldades e das lições aprendidas, bem como conclusões e recomendações destinadas a retroalimentar o Projeto. Além disso, estabelecer a programação físico financeira, acompanhar a execução e definir os ajustes do Programa.

2. APLICAÇÃOEste procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro, aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN, e às empresas contratadas para o apoio ao gerenciamento, supervisão, auditoria externa do Programa.

3. DEFINIÇÕES ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa,

Jurídica, Institucional, Comunicação e Comissão de Licitação; BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa; EAG - EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – Empresa prestadora de serviços de



PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo;


Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.04.PRO – Elaborar Relatório Semestral de Progresso

B Mar/12 01/05




B Mar/12 02/05

PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova; SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e



UCP-PROMABEN – Unidade Coordenadora do PROMABEN.




Entidades Atividades ResponsávelElaborar Relatório Semestral de Progresso.

1. Acompanhar as obrigações contratuais assumidas com o BID 3 e 10-Explicar item contratual e outras obrigações 3

-Descrever a cláusula contratual 3-Acompanhar prazos 3-Explicitar a fonte (referência) 3

1.2 Relatar fatos relevantes ocorridos no semestre em todas as áreas

3

1.3 Descrever as informações básicas do Programa 3

-Descrever população, densidade demográfica, abrangência, histórico

3

-Descrever objetivos gerais 3

-Descrever metas a serem alcançadas 3

-Descrever o Programa 3




Entidades Atividades ResponsávelElaborar Relatório Semestral de Progresso.

1.4 Apresentar informações atualizadas sobre o grau de evolução dos componentes do Programa

3

-Apresentar informações de: engenharia e administração, custos diretos, custos concorrentes e gastos financeiros

3

1.5 Registrar os principais problemas ocorridos em todas as áreas e soluções propostas

1,2,3,4,5,6,7,10,13,14 e 15

-Apresentar informações dos contratos em andamento e concluído 31.6 Apresentar o Plano de Aquisição (PA, vigente) 3

-Apresentar o Progress Monitoring Report (PMR, vigente) 31.7 Apresentar o Plano Operativo Anual (POA, vigente) 3

-Apresentar informações do desenvolvimento do Programa, referente ao aspecto financeiro no semestre

3 e 10

1.8 Encaminhar para aprovação e submeter ao BID para não objeção

1,2,3 e 10


B Mar/12 03/05

4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia;




Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


RSP - Relatório Semestral de Progresso

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica

7. ANEXOS



B Mar/12 04/05





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B Mar/12 05/05



Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.05.PRO – Controlar o Cumprimento das Obrigações Contratuais

B Mar/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Estabelecer o controle do cumprimento das obrigações estabelecidas no Contrato de Empréstimo assinado entre o Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID e a PMB.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro e aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN.












4. ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES4.1 Descrição das atividades4.1.1 Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelControlar o Cumprimento de Cláusulas Contratuais

UCP 1.Receber cópia do Contrato de Empréstimo da Assessoria Jurídica

3 e 9

UCP 2.Relacionar as Cláusulas Contratuais e outras obrigações 3-Compatibilizar com o BID 3-Emitir Cronograma 3-Indicar os prazos a serem cumpridos 3

UCP 3.Acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais 3UCP 4.Alertar as áreas responsáveis ao cumprimento das cláusulas 1,2,3,4,5,6 e

10- Enviar por email a notificação dos prazos a serem cumpridos 3

UCP 5.Controlar o cumprimento das cláusulas contratuais 3-Recebe do Administrativo as informações de envio e recebimento das correspondências do BID

2,3 e 10

UCP 6.Alertar a coordenação quanto ao cumprimento ou não das obrigações contratuais

1,2 e 3

4.2 Responsáveis Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica;



B Mar/12 02/04




B Mar/12 03/04

Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Monitoramento das Cláusulas Contratuais.

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica

7. ANEXOS





B Mar/12 04/04



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.06.PRO – Promover e Acompanhar o Desenvolvimento Institucional

B Mar/12 01/04

SUMÁRIO

1. Objetivo2. Aplicação3. Definições4. Atividades e Responsabilidades 5. Registros Gerados6. Referências7. Anexos

1. OBJETIVOPromover e acompanhar o desenvolvimento institucional das unidades da PMB que se responsabilizarão pela operação e manutenção das obras do Programa.

2. APLICAÇÃOEste procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro, aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN e a Assessoria Institucional.













B Mar/12 02/04




Entidades Atividades ResponsávelPromover e Acompanhar o Desenvolvimento Institucional

PMB/UCP

1. Receber da PMB o Plano de Fortalecimento Institucional da SESAN, SEURB, SEMMA, SEHAB e AMAE

1,2 e 3

UCP 2. Firmar Convênios e Termos de Cooperação 1,2 e 7UCP 3. Definir prioridades e controlar Bens e Serviços 1,2,6 e 7

- Capacitar os profissionais

- Melhorar a capacidade operacional

- Adquirir equipamentos para atender a nova demanda

- Elaborar o Plano Diretor de Drenagem

- Elaborar o Plano Diretor de Resíduos Sólidos

UCP 4. Acompanhar a Execução do Plano 1,2 e 7

- Receber da Assessoria Jurídica todos os termos de convênio firmados

- Acompanhar mensalmente a sua execução




4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

5. REGISTROS GERADOS Não há.

6. REFERÊNCIAS Não se aplica

7. ANEXOS



B Mar/12 03/04




B Mar/12 04/04



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.07.PRO – Coordenar a Edição e a Atualização do Manual de Procedimentos

B Mar/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVOCoordenar a edição e a atualização do Manual de Procedimentos do Programa, via mobilização do Escritório de Processos – EP, em apoio aos gestores dos processos, a quem cabe a iniciativa de revisar os procedimentos.

2. APLICAÇÃOEste procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro e aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN.

3. DEFINIÇÕES








UCP– Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.07.PRO Coordenar a Edição e a Atualização do Manual de Procedimentos

B Mar/12 02/04




Entidades Atividades ResponsávelControlar a Edição e Atualização dos Processos de Execução do Programa

UCP 1.Disponibilizar o manual de procedimentos vigente para consulta de todos

3

UCP 2.Solicitar e receber os procedimentos alterados ou a inclusão de novos de cada sub-coordenação

1 a 14

UCP 3.Editar os documentos no formato padrão do Manual de Procedimentos do Programa

3

- Identificar os processos do Manual conforme a sequência: Planejamento e Gestão- PR.PG.0X.PRO;Engenharia- PR.EN.0X.PRO;Socioambientalo-PR.SA.0X.PRO; Administração- PR.AD.0X.PRO

3

UCP 4.Consolidar os processos revisados no Manual de Procedimentos

3

UCP 5. Controlar revisões 3- Indicar a Revisão com notação alfabética, anotadas em todas as páginas

3

UCP 6.Submeter à aprovação e encaminhar ao BID para Não Objeção

1 a 14

-Atualizar o Manual de Procedimentos 3UCP 7. Disponibilizar o manual de procedimentos com cópia

controlada para todos3

UCP 8. Disponibilizar o Manual de Procedimentos no Sistema deInformações Gerenciais – SIG

3




4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação;

Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.07.PRO Coordenar a Edição e a Atualização do Manual de Procedimentos

B Mar/12 03/04

Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Manual de Procedimentos do Programa

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica

7 ANEXOS




7.

1 Estrutura Analítica do Processo


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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.PG.07. PRO - Coordenar a Edição e a Atualização do Manual de Procedimentos

B Mar/12 04/04



Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.EN.01.PRO – Acompanhar a Elaboração de Projetos de Obras e Serviços de Engenharia

B Mar/12 01/05

SUMÁRIO

1. Objetivo 2. Aplicação 3. Definições 4. Atividades e Responsabilidades 5. Referências6. Anexos

1. OBJETIVO

Estabelecer critérios e rotinas para acompanhar a elaboração de projetos de obras e serviços de engenharia.

2. APLICAÇÃO

Esta norma se aplica ao Sub-Coordenador de Engenharia e Especialistas (Civil, Drenagem e Saneamento) da UCP-PROMABEN, responsáveis pelo acompanhamento de estudos e projetos executivos, a Empresa Projetista e a Empresa de Apoio ao Gerenciamento;.

3. DEFINIÇÕES

• ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa, Jurídica, Institucional ,Comunicação e Comissão de Licitação;

• BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa;• EAG - EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – Empresa prestadora de serviços

de acompanhamento financeiro, técnico operacional ao gerenciamento do Programa e de capacitação da equipe UCP;

• ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de engenharia Ambiental e social;

• PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo;• PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova; • SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e


• SUPERVISORA DE OBRAS/PROJETISTA – Consórcio responsável pela elaboração dos projetos executivos e supervisão de obras;

• UCP – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN;





B Mar/12 02/05


4.1. Descrição das Atividades

4.1.1.Relação das Entidades envolvidas e suas Atividades.

Entidades Atividades ResponsávelAcompanhar a Elaboração de Projetos de Obras e Serviços de Engenharia

PROJETISTA 1. Repassar Projetos Básicos para elaboração do Projeto Executivo

4 e 15

UCP/EAG 2. Receber da Sub Coordenação de Planejamento o cronograma de elaboração de projetos executivos

3 e 4

UCP/EAG 3. Elaborar TDR's para a contratação dos Projetos Executivos

4,5 e 13

- Apoiar a elaboração do edital junto à assessoria de licitação – ASCEL- Acompanhar e aprovar os Processos Licitatórios- Receber Contratos

UCP 4. Propor a emissão da Ordem de Serviços para elaboração dos Projetos

4 e 11

UCP 5. Supervisionar a elaboração do Projeto Executivo junto a Projetista

4,5 e 11

UCP 6. Receber da Projetista Versão Preliminar do Projeto 4 e 11- Encaminhar a versão preliminar para manifestação da Sub-Coordenação Socioambiental

UCP 7. Receber da Projetista o Projeto Executivo aprovado pelos órgãos competentes (CELPA, COSANPA, SEMMA etc)

4 e 11

UCP 8. Analisar o Projeto Executivo (memoriais descritivos, planilhas de quantidades e valores e especificação técnica);

4, 5 e 11

8.1 Submeter o Projeto Executivo para aprovação da Coordenação Geral e envio ao BID para Não Objeção





B Mar/12 03/05

Entidades Atividades ResponsávelAcompanhar a elaboração de projetos de obras e serviços de engenharia

8.2 Receber as cópias dos Projetos Executivos aprovados- Encaminhar cópia do Projeto Executivo aprovado à Sub-Coordenação Socioambiental-Solicitar a Sub-coordenação Socioambiental Remanejamento se houver

4.2. Responsabilidades

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.





B Mar/12 04/05


Projeto Executivo (Desenhos, Memorial descritivo, Planilha de Quantitativos, Especificação Técnica, Planilha de Orçamentária, Composição de Custos).

6. REFERÊNCIA

Não se aplica.

7. ANEXOS





B Mar/12 05/05

7.1.Estrutura Analítica do Processo


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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.EN.02.PRO – Programar, Acompanhar e Fiscalizar a Execução Física das Obras e Serviços de Engenharia

B Mar/12 01/06

SUMÁRIO

1. Objetivo 2. Aplicação 3. Definições 4. Atividades e Responsabilidades 5. Registros Gerados6. Referência7. Anexos

1. OBJETIVO

Estabelecer critérios e rotinas para programar, acompanhar e fiscalizar a execução física das obras e serviços de engenharia.

2. APLICAÇÃO

Esta norma se aplica a todos os profissionais da UCP-PROMABEN, envolvidos direta ou indiretamente com as obras, com a Empresa de Apoio ao Gerenciamento; e com a Supervisora de obra do Programa, em particular a Sub-coordenação de Engenharia / Especialistas de Engenharia e a Sub-coordenação Socioambiental / Especialista em Assuntos Sociais;

3. DEFINIÇÕES

• ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa, Jurídica, Comunicação, Institucional e Comissão de Licitação;


de acompanhamento financeiro, técnico operacional ao gerenciamento do Programa e de • ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de

Engenharia• PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo;• PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova; • SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e






B Mar/12 02/06

• SUPERVISORA FISCALIZADORA DE OBRAS/PROJETISTA – Consórcio responsável pela elaboração dos projetos executivos e supervisão de obras;

• UCP– Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.



Entidades Atividades ResponsávelProgramar, Acompanhar e Fiscalizar a Execução Física das Obras e Serviços de Engenharia

UCP 1. Receber os Projetos Executivos 4EAG 2. Elaborar os Termos de Referência-TDR 4,5,13 e 14

- Apoiar a Elaboração do Edital junto a Assessoria Especial de Licitação-ASCEL - Acompanhar e apoiar o Processo de Licitação- Receber os Contratos;

UCP 3. Definir o alcance da Ordem de Serviço-OS 3,4 e 5

-Realizar Reunião Prévia com os Contratados e a UCP;- Receber as Licenças Ambientais e outras autorizações;- Elaborar Justificativa/Parecer Técnico das O.S;- Solicitar Parecer Jurídico;-Acompanhar a Não Objeção do BID;- Emitir a O.S pela UCP

UCP 4. Coordenar Reunião de Partida para início das Obras 4-Entregar OS-Apresentar a equipe5. Acompanhar e Fiscalizar os Serviços da Empresa

Supervisora e da Empresa Executora das Obras4 e 11

5.1 Acompanhar os Serviços Contratados da Supervisora e da Executora das Obras

-Registrar em Diário de Obra-D.O., os desvios e fatos relevantes da obra





B Mar/12 03/06

Entidades Atividades ResponsávelProgramar, Acompanhar e Fiscalizar a Execução Física das Obras e Serviços de Engenharia

- Acompanhar a solução dos problemas verificados- Elaborar o Boletim de Medição de Obras- Emitir e atestar o BM e submeter a aprovação da UCP- Elaborar Emissão de Relatório - Mensal e Semestral- Acompanhar a elaboração do "As built"- Elaborar Termo de Recebimento de Obra - Provisório e Definitivo

5.2 Fiscalizar a Supervisora- Fiscalizar em atendimento as exigências contratuais- Receber e atestar o BM e os anexos encaminhados pela Empresa Supervisora- Submeter a aprovação do Ordenador de Despesas- Solicitar a fatura e a nota fiscal para atesto- Encaminhar para a Coordenação Executiva e de Administração e Finanças para pagamento

UCP 6. Acompanhar a elaboração do Manual de Manutenção das Obras

4,5 e 11

-Submeter a aprovação dos responsáveis e encaminhar para a não objeção do BID

1,2 e 4

UCP 7. Receber as Obras Concluídas 1,4,5,11,13 e 14

-Repassar obras concluídas para os órgãos responsáveis

4.2. Responsabilidades

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenação Executivo Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação;





B Mar/12 04/06

Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Anotações no Diário de Obra; Relatório de Reunião; Medições; Relatórios Mensais de Acompanhamento; Relatórios Quinzenais de Planejamento das Obras; Plano de Controle Ambiental de Obra; Termo de Recebimento Provisório; e, Termo de Recebimento Definitivo.

6. REFERÊNCIA

Projetos executivos PCAO Planejamento Operacional

7. ANEXOS





B Mar/12 05/06



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B Mar/12 06/06



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.EN.03.PRO – Elaborar Medição de Obras e Serviços

B Mar/12 01/08

SUMÁRIO

1. Objetivo2. Aplicação3. Definições4. Elaboração de Medição5. Atividades e Responsabilidades6. Registros Gerados 7. Referências8. Anexos

1. OBJETIVO

Demonstrar a rotina para processamento das medições de obras, serviços e fornecimentos e sua interação com as empresas contratadas.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica a Subcoordenadoria de Engenharia / Especialistas da UCP -PROMABEN e às empresas contratadas.

3. DEFINIÇÕES

• ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa, Jurídica, Institucional ,Comunicação e Comissão de Licitação;



• ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de Engenharia;

• PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo;• PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova;





B Mar/12 02/08

• SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e financeiro, ambiental e social dos componentes do PROMABEN estruturados nas seguintes áreas temáticas: engenharia, socioambiental, planejamento e administração e finanças.


• UCP – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.

4. ELABORAÇÃO DE MEDIÇÃO

A elaboração de medição é de responsabilidade da Sub-coordenação de Engenharia da UCP, com apoio direto da empresa de Apoio ao Gerenciamento e Supervisora do PROMABEN. O boletim de medição de obras e serviços de engenharia é emitido e atestado pela empresa Supervisora e Fiscalizadora do Programa que possui equipe de campo responsável pela memória de cálculo dos serviços executados nas frentes de obra apresentado pelo contratado.

A elaboração de medições de serviços, obras e fornecimentos deverá ser realizada da seguinte forma: O contratado apresenta a memória de cálculo da medição; A Sub-coordenação de Engenharia aprova, com apoio direto dos Especialistas da EAG e da

Supervisora do Programa; A empresa Supervisora de Obras deverá elaborar as medições 4, e subsidiar os Sub-

coordenadores e/ou especialistas com as informações necessárias á sua aprovação; As medições serão aprovadas e assinadas pela Coordenação Geral do PROMABEN; Sub-

coordenação de Engenharia/Especialistas de área; Sub-coordenação Socioambiental; empresa Supervisora e a empresa executora da obra;

A Sub-coordenação de Engenharia após aprovação da medição solicita a emissão da fatura; A Sub-coordenação de Engenharia encaminha à Coordenação Executiva a Fatura juntamente

com a Medição para efetivar os pagamentos.

4.1 Rotinas para Processamento de Medição

4.1.1 - Início dos Serviços – Ordem de Serviço - OS

Conhecimento do contrato e dos documentos a ele vinculados. Conhecimento objeto do contrato.

4 De acordo com o Termo de Referência do Edital de Supervisão de Obras item 3.2.12 (verificar )




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.EN.03.PRO – Elaborar Medição de Obras, Serviços e Fornecimentos

B Mar/12 03/08

O planejamento dos serviços, contendo o Cronograma Físico-financeiro é o instrumento para programar a execução financeira do contrato, em consonância com o planejamento orçamentário do PROMABEN.

Alterações no Cronograma Físico deverão ser informadas pelos Sub-coordenadores e Especialistas ao Sub-coordenador de Planejamento e Assessor Administrativo da UCP-PROMABEN, para programação de pagamentos, sob pena de não o fazendo não ser autorizada a medição por falta de programação de recursos para liquidação financeira.

O contrato para a prestação de serviços deve conter os impostos que incidirão sobre os serviços e respectivas alíquotas confirmados pela Inspeção Financeira da PMB, antes de sua assinatura; os quais deverão ser destacados nas notas fiscais e conseqüentemente retidos, no que concerne à PMB, no ato do pagamento pelos serviços prestados.

As medições serão realizadas mediante autorização do Coordenador Geral, e serão processadas pelos Sub-coordenadores e Especialistas. No caso de obras será elaborada previamente pela empresa supervisora da obra.

Para a primeira medição devem ser entregues todos os documentos exigidos no contrato, tais como ART’s, seguro de risco de engenharia, outros, etc.

Para os contratos com preço global utilizar a planilha Resumo de Memória de Medição para demonstrar a evolução da implantação das ações contratadas.

4.1.2 - Períodos de medição

Tipo de Serviço Período de Medição Termo Inicial Termo FinalPara contrato de obras

De 01/xx/xx a 30 ou 31/xx/20xx

Dia 01 de cada mês Ultimo dia útil do mês da medição

Para contrato de consultoria



Para contrato de consultores individuas






4.1.3 - Distribuição da vias de medição

Vias Destinatário Anexos1ª Via UCP 1 cópia da Memória da Medição; 1 cópia do Resumo das

Medições de Planilha, 1 cópia da planilha Resumo de Grandes Itens e 1 cópia da Planilha Todos os Itens já Medidos.

2ª Via CONTRATADA 1 cópia da Memória da Medição; 1cópia da Planilha Resumo das Medições de Planilha, 1 cópia da Planilha Resumo de Grandes Itens e 1 cópia da Planilha Todos os Itens já Medidos.

3ª Via SUPERVISORA 1 cópia da Memória da Medição; 1cópia da Planilha Resumo das Medições de Planilha, 1 cópia da Planilha Resumo de Grandes Itens e 1 cópia da Planilha Todos os Itens já Medidos.

4.1.4 - Processamento de medição

Verificação e conferência pelos Sub-coordenadores e Especialistas da UCP-PROMABEN em conjunto com as empresa de Apoio ao Gerenciamento e Supervisora do Programa, dos dados de cada item da Memória de Cálculo de Medição, comparadas com a Planilha de quantidades do contrato.

As Memórias de Cálculo de Medição devem ser assinadas pela fiscalização de campo da empresa Supervisora do Programa;.

Após a conferência e lançamento o processo de medição será encaminhado para Coordenação Executiva que convocará o contratante para assinatura da medição e o autoriza a emitir nota fiscal/fatura. A medição será assinada pela Coordenação Geral, pelos Sub-coordenadores e Especialistas do PROMABEN, pela empresa Supervisora e pelo representante legal da contratada, ou outra pessoa indicada, anexando-se, neste caso autorização original ou cópia com firma reconhecida, que integrará o processo.

O prazo de validade do contrato limita a atividade de medição e pagamento. Aditivo de Contrato para ampliação do prazo contratual deve ser solicitado com antecedência de 90 dias. Findo o prazo contratual não poderá haver medição.


Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.EN.03.PRO – Elaborar Medição de Obras, Serviços e Fornecimentos

B Mar/12 04/08




B Mar/12 05/08

As medições sempre se referem à situação contratual vigente à época de sua realização. Sempre que, em um dado período contratual, houver alteração no contrato importará em Aditivo, seja para alterar o prazo de validade, ou o valor contratado (reajuste de preços, acréscimo ou redução de serviço).

Para cada medição, devem ser elaboradas as respectivas Memórias de Cálculo de Medição, com numerações distintas. O quadro abaixo apresenta um exemplo ilustrativo

Período anterior ao término do contrato

Data do término do contrato

Próxima medição até a data de término do contrato

Primeiras medições após formalização do aditivo de prazo (dois períodos)

21/12/ a 20/01/21/02 a 11/03 11/03/

21/01/ a 20/02/12/03 a 20/03

12/02/ a 20/02/ (para complementação do período anterior) e 21/02/ a 20/03/

Para cada Aditivo de Contrato, seja com ou sem novos itens de serviço, será criada uma nova Planilha de Quantidades, para acompanhamento das Medições e Controles.

A contratada deverá destacar na nota fiscal os tributos que serão retidos pela PMB, previamente definidos no contrato, com anuência da Inspeção Financeira da Prefeitura Municipal de Belém..

Definição das fontes de pagamento (BID/Aporte Local) pela EAG (Assessoria Financeira) e equipe da UCP-PROMABEN, aposto no verso das notas fiscais, e envio ao financeiro da SEURB para liquidação financeira.





B Mar/12 06/08

Aquisição e emissão de Recibo de Pagamento - Anexo XI, exigido pelo BID; com a assinatura da contratada.

O último pagamento à contratada pela execução de obras de infra-estrutura ou edificações está condicionado a emissão do Termo de Recebimento Definitivo da obra.

Todas as medições devem estar disponíveis na UCP/PROMABEN para a livre consulta dos Sub-coordenadores e Especialistas.


5.1 Descrição das Atividades

5.1.1 Relação das Entidades envolvidas e suas Atividades.

Entidades Atividades UCP-PROMABEN ResponsávelElaborar Medição de Obras e Serviços

UCP 1. Elaborar a medição de Obras e Serviços nos termos contratados

4 e 11

- Receber o quadro de apropriação de horas de mão de obra- Elaboração o Boletim de Medição- Atestar o BM- Submeter a aprovação do Ordenador de Despesas- Solicitar a Nota Fiscal e documentos contratuais- Encaminhar a Coordenação Executiva e de Administração e Finanças para pagamento

5.2 Responsabilidades

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenação Executivo Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia;



B Mar/12 07/08



Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Memória de Cálculo de Medição; Relatório de Atesto Medição - RAM; Ofício de autorização de emissão de Nota Fiscal; Resumo de Memória de Medição; Planilha Resumo de Grandes Itens; e, Planilha Todos os Itens já Medidos.

7. REFERÊNCIA

Não se aplica.

8. ANEXO





B Mar/12 08/08


ELABORAR A MEDIÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS, NOS TERMOS

CONTRATADOS

SUBMETER A APROVAÇÃO DO ORDENADOR DE DESPESAS

ATESTAR O BM

RECEBER O QUADRO DE APROPRIAÇÃO DE HORAS DE MÃO DE OBRA

ELABORAR O BOLETIM DE MEDIÇÃO

SOLICITAR A NOTA FISCAL E DOCUMENTOS CONTRATUAIS

ENCAMINHAR A COORDENAÇÃO EXECUTIVA E DE ADMINISTRAÇÃO E

FINANÇAS PARA PAGAMENTO

ELABORAR MEDIÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.SA.01.PRO – Obter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental

B Mar/12 01/15

SUMÁRIO

1. Objetivo2. Aplicações3. Definições4. Atividades e Responsabilidades5. Referências6. Anexos

1. OBJETIVO

Tomar as providências necessárias para a obtenção do licenciamento ou autorização ambiental das obras do PROMABEN, bem como das suas renovações. 2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica a Coordenação executiva, a Sub-Coordenação Socioambiental, aos Especialistas responsáveis pelos componentes ambientais, projetos, obras e supervisão de obras e às empresas contratadas para implementação dos diversos componentes do Programa e ao Órgão licenciador competente.

3. DEFINIÇÕES


BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa; EAG – EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – Empresa prestadora de

serviços de acompanhamento financeiro, técnico operacional ao gerenciamento do Programa e de capacitação da equipe UCP;

ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de engenharia;

PMB – Prefeitura Municipal de Belém, mutuário do Contrato de Empréstimo; PROMABEN – Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova; SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico,

ambiental e social dos componentes do PROMABEN estruturados nas seguintes áreas temáticas: engenharia, socioambiental, planejamento e administração e finanças;


UCP – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.





B Mar/12 02/15

4. ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES 4.1. Descrição das atividades4.1.1.Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelObter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental

PMB/UCP 1. Elaborar a programação das obtenções de licenças e autorizações ambientais

1, 2 e 5

-Identificar com base na legislação vigente o Órgão responsável

5,13 e 14

-Protocolar a carta consulta com a documentação base (pré-projetos), solicitando parecer quanto a viabilidade de localização do empreendimento

5

UCP 2.Receber do Órgão Licenciador os Termos de Referência para elaboração dos Estudos Ambientais

5

-Enviar a Assessoria de Licitação-Encaminhar ao BID para não objeção

UCP 3. Acompanhar e apoiar o processo de contratação para elaboração dos estudos ambientais

5

-Receber da Assessoria de Licitações o Contrato-Acompanhar a Elaboração dos estudos ambientais de acordo com Termo de Referência-Participar das Audiência Pública TODOS

UCP 4. Protocolar os estudos no Órgão Ambiental 5-Obter Licença Prévia (LP) com as condicionantes 4,5,8,13,14

UCP; EAG e ESU

5. Acompanhar a elaboração do PGA e o cumprimento das licenças ambientais

5,13 e 14

UCP 6.Receber da Sub-Coordenação de Planejamento o Cronograma Físico-Financeiro do Programa

5

-Receber a versão preliminar do Projeto Executivo-Inserir no Projeto Executivo as especificações ambientais 5,13 e 14





B Mar/12 03/15

Entidades Atividades ResponsávelObter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental

-Encaminhar o Projeto Executivo, o Relatório de Acompanhamento da Condicionantes da LP e o PGA ao Órgão Ambiental -Obter Licença de Instalação (LI)

UCP e EAG7.Inserir no Edital das obras as especificações ambientais, a elaboração do PCAO e atendimento das condicionantes da LI

5, 6 e 13

-Supervisionar, Monitorar e Fiscalizar os aspectos ambientais das obras, em atendimento ao PGA, PCAO e condicionantes da LI

5,13,14 e 15

-Executar e acompanhar o Sistema de Gestão Ambiental (SGA), anexo 7.2 deste processo.

TODOS

UCP, EAG; ESU e ECO

8. Cumprir as Condicionantes Ambientais da LI e aguardar a Conclusão das Obras

5,13,14 e 15

-Obter Licença de Operação (LO)4,5,8,13 e

14-Monitorar os aspectos ambientais das infra-estruturas correspondentes ao Programa

5 e 13

-Solicitar Renovação de Licenças, se necessário 5

4.2. Responsáveis Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental;





B Mar/12 04/15

Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia. Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

5. REGISTROS GERADOS Termos de Referência Editais Correspondências emitidas e recebidas Estudos ambientais Licenças Ambientais

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica.

7. ANEXOS





PR.SA.01.PRO – Obter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental

B Mar/12 05/15

7.1. Estrutura Analítica do Processo.


ELAB

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B Mar/12 06/15

7.2. Sistema de Gestão Ambiental - SGA.

Dado a abrangência dos cuidados ambientais que devem ser observados na execução do Programa, o Sistema de Gestão Ambiental apresentado a seguir atende a necessidade de dotar o PROMABEN de uma visão sistêmica e coordenada de suas intervenções.

Objetivos e metas do Sistema de Gestão Ambiental – SGA, do Programa

Os objetivos do SGA são: (i) assegurar que todos os projetos, atividades, processos e serviços que envolvem a implementação do PROMABEN sejam conduzidos considerando as melhores práticas aplicáveis; (ii) atendimento às exigências contratuais e legais; (iii) mitigação dos impactos socioambientais e controle ambiental; (iv) conservação ambiental; e (v) prevenção de acidentes e doenças operacionais.

Documentos do SGA

A seguir são apresentados os documentos que fazem parte do SGA, com seus objetivos e documentos correlatos. DOCUMENTO CODIG OBJETIVO DOCUMENTOS

CORRELATOSProcedimentos – Gerais

Manual do Sistema de

Gestão Ambiental MSG

Assegurar que todos os projetos, atividades, processos e serviços que envolvem a implementação do PROMABEN sejam conduzidos considerando as melhores práticas aplicáveis; Atendimento às exigências contratuais e legais; Mitigação dos impactos socioambientais e controle ambiental; Conservação ambiental; e Prevenção de acidentes e doenças operacionais.

Todos os documentos apresentados a seguir.

Controle de Documentos e

RegistrosP.G.01

Garantir que a documentação do SGA, incluindo os registros, se encontre na versão correta, legível e sempre atualizada.

F.G.01 – Controle de Registros, Formulários e Modelos Correlatos.F.J.01 – Controle da Validade das Licenças.





B Mar/12 07/15

DOCUMENTO CODIG. OBJETIVO DOCUMENTOS CORRELATOS

Procedimentos – Gerais (continuação)

Levantamento de Aspectos e Impactos

Ambientais

P.G.02

Garantir a gestão dos aspectos ambientais do PROMABEN, por meio das seguintes etapas: levantamento dos aspectos

ambientais; avaliação das prioridades; medidas de controle para a

mitigação ou redução dos impactos socioambientais negativos e de controle ambiental.

Tabela PROMABEN de Impactos.

Não Conformidade,

Ação Corretiva e Ação Preventiva

P.G.03

Descrever como o PROMABEN planeja e implementa a melhoria contínua dos processos no SGA e controla as não-conformidades.

F.G.04 – Formulário de Não-conformidade.P.G.04 – Elaboração de um PLAM – Plano de Ação e Melhoria.

Elaboração de um Pam – Plano de

Ação de Melhoria P.G.04

Estabelecimento de diretrizes para a elaboração do PAM.

P.G.03 – Não-conformidade, Ação Corretiva e Ação Preventiva.

DOCUMENTO CODIG OBJETIVO DOCUMENTOS CORRELATOS

Procedimentos – Engenharia e Obras

Planejamento e Execução da Obra P.O.01

Definir o processo para o planejamento e execução das obras, de forma a gerenciar todas as interfaces

socioambientais e garantir a qualidade ambiental do Programa.

P.O.03 – Controle Ambiental da Obra.P.G.A.01 – Programa de Otimização do Projeto;P.G.A.02 – Programa de Incorporação de Condições Amb. nos Contratos de Obra;

.





B Mar/12 08/15

DOCUMENTO CÓDIG OBJETIVO DOCUMENTOS CORRELATOS

Procedimentos – Engenharia e Obras (Continuação)P.G.A.03 – Programa de Planejamento Ambiental Contínuo da Construção;P.G.A.04 – Programa de Gestão Ambiental na Etapa de Construção e Monitoramento Ambiental as Obras;P.G.A.05 – Programa de Adequação Ambiental Contínua de Processos Construtivos;P.G.A.06 – Programa de Capacitação Ambiental da Mão de Obra Contratada;P.G.A.07 – Programa de Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional durante a construção; eP.G.A.08 – Programa de Atendimento a Emergências Ambientais

Implantação, Operação e

Desmobilização do Canteiro De Obras

P.O.02

Definir o processo para a implantação, operação e

desmobilização do canteiro de obras, de forma a evitar

danos ambientais e promover a qualidade

ambiental do Programa

P.O.04 – Gestão de Resíduos da Obra;P.O.03 – Controle Ambiental da Obra;P.G.A.02 – Programa de Incorporação de Condições Amb. nos Contratos de Obra;P.G.A.03 – Programa de Planejamento Ambiental Contínuo da Construção;P.G.A.04 – Programa de Gestão Ambiental na Etapa de Construção e Monitoramento





Procedimentos – Engenharia e Obras (Continuação)Ambiental as Obras;P.G.A.05 – Programa de Adequação Ambiental Contínua de Processos Construtivos;P.G.A.06 – Programa de Capacitação Ambiental da Mão de Obra Contratada;P.G.A.07 – Programa de Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional durante a construção; eP.G.A.08 – Programa de Atendimento a Emergências Ambientais.

Controle Ambiental da Obra P.O.03

Definir as ações necessárias à execução dos serviços de obra, visando a redução ou eliminação dos impactos ambientais e a qualidade ambiental do Programa.

F.O.04 – Registro da Emissão de Fumaça;F.O.05 – Registro de Ruídos;P.O.04 – Gestão de Resíduos da Obra;P.O.03 – Controle Ambiental da Obra;P.G.A.03 – Programa de Planejamento Ambiental Contínuo da Construção;P.G.A.04 – Programa de Gestão Ambiental na Etapa de Construção e Monitoramento Ambiental as Obras; P.G.A.05 – Programa de Adequação Ambiental Contínua de Processos Construtivos;P.G.A.06 – Programa de Capacitação Ambiental da Mão de Obra Contratada.


B Mar/12 09/15





B Mar/12 10/15


Procedimentos – Engenharia e Obras (Continuação)

Gestão de Resíduos das Obras P.O.04

Estabelecimento das atividades necessárias para o gerenciamento

dos resíduos das obras.

F.O.01 – Cadastro de Destinatário de Resíduos;F.O.02 – Controle de Remoção de Resíduos;P.G.A.03 – Programa de Planejamento Ambiental Contínuo da Construção;P.G.A.04 – Programa de Gestão Ambiental na Etapa de Construção e Monitoramento Ambiental as Obras;P.G.A.05 – Programa de Adequação Ambiental Contínua de Processos Construtivos;P.G.A.06 – Programa de Capacitação Ambiental da Mão de Obra Contratada.

Controle de Materiais na Obra P.O.06

Estabelecimento das atividades necessárias

para o controle dos produtos de obra,

visando a segurança e a prevenção de danos

ambientais.

F.O.03 – Notificação da Emissão de Fumaça;F.O.04 – Registro de Emissão de Fumaça;P.G.A.03 – Programa de Planejamento Ambiental Contínuo da Construção;P.G.A.04 – Programa de Gestão Ambiental na Etapa de Construção e Monitoramento Ambiental as Obras;P.G.A.05 – Programa de Adequação Ambiental Contínua de Processos Construtivos;P.G.A.06 – Programa de Capacitação Ambiental da Mão de Obra Contratada;P.G.A.07 – Programa de Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional durante a Construção.





B Mar/12 11/15


Procedimentos – Engenharia e Obras (Continuação)Demolição

P.O.05Estabelecimento das atividades necessárias para a demolição de residências e estabelecimentos comerciais, com controle ambiental.

F.O.01 – Cadastro de Destinatário de Resíduos;F.O.02 – Controle de Remoção de Resíduos;P.G.A.04 – Programa de Gestão Ambiental na Etapa de Construção e Monitoramento Ambiental as Obras;P.G.A.06 – Programa de Capacitação Ambiental da Mão de Obra Contratada.F.O.04 – Notificação da Emissão de fumaça;F.O.07 – Registro de Emissão de Fumaça;P.G.A.07 – Programa de Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional durante a Construção.

Licenciamento Ambiental P.O.07

Determinar o processo de licenciamento ambiental das obras do PROMABEN.

EIA/RIMAPBAPDRPCAO

Formulários – GeralControle de Registros, Formulários e Modelos Correlatos

F.G.01Controle dos documentos do

SGA.

_

Ata de Reunião F.G.02 Documentação --Lista de Presença

F.G.03 Registro dos participantes._





B Mar/12 12/15

DOCUMENTOCÓDIG

OBJETIVODOCUMENTOS CORRELATOS

Formulários – Geral (Continuação)Formulário de Não- Conformidade

F.G.04Apresentação das não-conformidades apontadas durante a auditoria interna.

_Plano de Melhoria

F.G.05Proposta de melhoria para correção de n




ão- conformidades e detalhamento das ações.

Formulários – Engenharia e ObrasCadastro de Destinatário de Resíduos

F.O.01

Cadastramento de Instituições._

Controle de Remoção de Resíduos

F.O.02

Controle Ambiental das Obras_

Notificação da Emissão de Fumaça

F.O.03

Controle Ambiental das Obras.

_Registro da Emissão de Fumaça

F.O.04

Controle Ambiental das Obras.

_Registro de Ruídos

F.O.05

Controle Ambiental das Obras_

Programas de GestãoProg. de Otimização do Projeto




P.G.A.01Minimizar os impactos ambientais inerentes à implantação, construção e à operação PROMABEN

através de soluções de engenharia.Projeto Executivo da Obra;

Projeto Paisagístico e de recomposição ambiental.





B Mar/12 13/15


Programas de Gestão

Prog. de Incorporação de Condições Amb. nos Contratos de Obra.

P.G.A.02Assegurar que as Instruções de Controle Ambiental, os procedimentos de gestão ambiental e outras especificações ambientais, além do estabelecimento do Código de Posturas para os Trabalhadores, sejam consideradas obrigações contratuais, de forma a assegurar que todas as medidas mitigadoras propostas no EIA sejam rigorosamente cumpridas pelas empresas contratadas para o Programa de Saneamento da Bacia da Estrada Nova, estabelecendo a clara obrigatoriedade de execução das mesmas e evitando eventuais questionamentos durante a construção e pleitos sobre aditamentos contratuais.

EIA /RIMA; Contratos de obra; Legislações ambientais; Código de Posturas;Termos de Responsabilidade.

Prog. de Planejamento Amb. Contínuo da Construção

P.G.A.03Garantia de um planejamento contínuo para que os impactos ambientais negativos advindos da construção sejam previstos e minimizados, assim como os impactos positivos sejam potencializados.

Plano de Controle de Tráfego;Licenças Ambientais (Obra, Contratada e Subcontratadas);

Prog. de Gestão Amb. na Etapa de Construção e Monitoramento Amb. das Obras

P.G.A.04- Garantir a divulgação e correta compreensão de todos os compromissos e medidas de controle ambiental junto aos responsáveis diretos e indiretos do processo de implantação; - Padronizar os critérios e procedimentos metodológicos a serem aplicados na supervisão ambiental das obras;- Monitorar e gerenciar os impactos e riscos ambientais e controlar as ações ou atividades geradoras dos mesmos.;

MSGA e Procedimentos;Inspeções periódicas;Relatórios de Monitoramento;Diário de Obra.





B Mar/12 14/15


Programas de Gestão (continuação)

Prog. de Adequa-Ção Amb. Contínua de Processos Construtivos

P.G.A.05- Produzir evidências de atendimento a todas as medidas mitigadoras e de controle ambiental constantes nas Instruções de Controle Ambiental das Obras ntegrantes do Programa de Adequação Ambiental Contínua de Procedimentos Construtivos. Avaliar a evolução do desempenho ambiental dos contratados, fomentando a melhoria contínua na gestão ambiental das obras através da realização de inspeções periódicas e recomendação de ações corretivas ; Assegurar a minimização e controle dos impactos sobre a vizinhança decorrentes da execução das obras.- Diminuir os impactos negativos na qualidade do ar, da água e do solo em áreas ocupadas próximas; - Colaborar na manutenção da qualidade do ar, da água e do solo; - Prevenir acidentes no interior das obras; - Prevenir os trabalhadores e a população residente, ou que eventualmente transita nos locais de execução das obras, sobre os riscos de acidentes envolvendo as atividades construtivas. Executar o controle ambiental das instalações provisórias centralizadas no canteiro de obra;

Instruções de controle ambiental.

Prog. de Capacitação Amb. da Mão de Obra Contratada

P.G.A.06

Capacitar os funcionários da construtora e das empresas sub-contratadas de forma que todos tenham conhecimento de práticas gerais de gestão ambiental e daquelas aplicadas às suas atividades.

Legislação Ambiental e Código de Postura.





B Mar/12 15/15


Programas de Gestão (Continuação)Prog. de Segurança do Trabalho E Saúde Ocupacio-nal Durante a Construção

P.G.A.07O objetivo principal do Programa é o estabelecimento de padrões mínimos de atendimento à legislação de controle de saúde e segurança ocupacional, aplicáveis aos funcionários, colaboradores e prestadores de serviço da construtora e de suas sub-contratadas.

Normas Regulamentadoras – NR’s.PTS;PPRA;PCMSO;PCMAT.

Programa de Atendimento de Emergências Ambientais

P.G.A.08O objetivo desse Programa é o atendimento rápido e preciso às emergências ambientais, onde envolve risco ou impacto ambiental, que vierem a ocorrer durante a execução das obras.

Procedimentos de Emergência:P.E.01- Vazamento de óleo;P.E.02–Acidentes com Animais Peçonhentos;P.E.03 – Primeiros Socorros.Planos de Atendimento a Emergência da Construtora (PAE MABE 220 12 01)

Plano Diretor de Relocação de População e Atividades Econômicas

P.G.A.09Liberar territórios requeridos para implantação do PROMABEN através de mecanismos que promovam melhoria das condições de vida da população alvo de remanejamento com observância tanto da poligonal de obras como de limites estabelecidos pela legislação ambiental.

Cadastro Sócio-econômico;EIA/ RIMA.

Programa de Comunicação Social

P.G.A.10Desenvolver processos de mobilização, articulação e participação para informar a comunidade sobre os aspectos relacionados ao Programa (e a seus projetos específicos), suas implicações socioambientais e sua importância econômica; busca-se, ao mesmo tempo, seu

EIA/RIMA;PEA; PPC.




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.SA.02.PRO – Acompanhar o Atendimento das Condicionantes das Licenças ou Autorizações Ambientais

B Mar/12 01/05

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Estabelecer mecanismo de acompanhamento ao atendimento das condicionantes das licenças ou autorizações ambientais.

2. APLICAÇÃO

Este Procedimento aplica-se à Subcoordenadoria Socioambiental, aos Especialistas responsáveis pelos componentes ambientais, projetos, obras e supervisão de obras e ás empresas contratadas para implementação dos diversos componentes do Programa.

3. DEFINIÇÕES

• ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa, Jurídica, Institucional, Comunicação e Comissão de Licitação;



• ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de engenharia e social;






B Mar/12 02/05

• SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e financeiro, ambiental e social dos componentes do PROMABEN estruturados nas seguintes áreas temáticas: engenharia, socioambiental, planejamento e administração e finanças;





4.1.1. Relação das entidades envolvidas e suas atividades.

Entidades Atividades ResponsávelAcompanhar o Atendimento das Condicionantes das Licenças ou Autorizações Ambientais

UCP 1. Receber as Condicionantes Ambientais estabelecidas nas Licenças obtidas

5

UCP/EAG/ ESU

2.Definir os responsáveis para atendimento das condicionantes

5,13 e 14

3. Designar pessoal especializado para acompanhamento adequado das condicionantes ambientais

5

-Monitorar os produtos gerados (PGT, PGRS, PRAD, Relatório Fotográfico, Comunicados, RMCA, PCAO, PGAS, PCMAT, PPRA, PCMSO, etc.)

5,13e 14

a) Mensalb) Trimestralc) Anual

UCP/EAG/SEU/ECO

4. Gerar documentação comprobatória de atendimento 5;13;14 e 15

UCP 5. Enviar ao Órgão Ambiental os produtos gerados em atendimento as condicionantes

5

UCP/EAG/ESU

6. Acompanhar o atendimento ou não atendimento das condicionantes

5,13 e 14





B Mar/12 03/05

4.2. Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Correspondências Emitidas e Recebidas. Atas de Reuniões Tabela de Controle Relatórios Mensais de Controle Ambiental Documentação Fotográfica Planos específicos: Plano de Recuperação de Área Degradada- PRAD; Plano de Gestão de

Resíduos Sólidos-PGRS; Plano de Gestão de Tráfego-PGT. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais





B Mar/12 04/05

PCAO – Plano de Controle de Obras RMCA – Relatório Mensal de Controle Ambiental PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional PCMAT – Programa das Condições e Meio Ambiente do Trabalho na Indústria da Construção

6. REFERÊNCIA Não se aplica.

7. ANEXOS




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.SA.02.PRO – Acompanhar o Atendimento das Condicionais das Licenças ou das Autorizações Ambientais

B Mar/12 05/05



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.SA.03.PRO – Executar e Acompanhar o Plano Específico de Reassentamento - PER

B Mar/12 01/06

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Estabelecer mecanismo de execução e/ou acompanhamento do Plano Específico de Reassentamento - PER.

2. APLICAÇÃO

Este Procedimento aplica-se à Sub-coordenadora Socioambiental, a Especialista em Assuntos Sociais;, aos Especialistas de Engenharia, a Assessoria de Comunicação, aos Especialistas responsáveis pelos componentes ambientais, projetos, obras e supervisão de obras e ás empresas contratadas para implementação dos diversos componentes do Programa.

3. DEFINIÇÕES • ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa,

Jurídica, Institucional, Comunicação e Comissão de Licitação;• BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa;• EAG - EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – Empresa prestadora de serviços








B Mar/12 02/06

• SUB-COORDENADORES – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico, físico e financeiro, ambiental e social dos componentes do PROMABEN






Entidades Atividades ResponsávelExecutar e/ou Acompanhar o Plano Específico de Reassentamento - PER

UCP 1. Receber o Cronograma Físico-Financeiro do Programa 5EGP 2. Atualizar o Cadastro Físico e Sócio-Econômico da Área

Afetada12

PMB 3. Rever a disponibilidade de Unidades Habitacionais - UH e comerciais pela PMB

1,5 e 12

EGP 4. Informar aos Beneficiários sobre o Programa 5 e 12EGP 5. Notificar os Beneficiários para a Negociação 5 e 12

5.1 – Não Aceitar - Encaminhar à SEMAJ - Receber da SEMAJ a solicitação do depósito judicial5.2 – Aderir





B Mar/12 03/06


5.2.1-Assinar o termo de Acordo e de Adesão 5.2.1.1-Encaminhar para Abertura de Contas

a) Indenizar - Assistir o Beneficiário

b) Conceder Auxílio Moradia/ Comércio c) Pagamentoc.1)Indenização - Notificar para desocupação do imóvel- Providenciar mudança- Providenciar demolição do imóvelc.2) Auxílio Moradia e/ou Comércio- Notificar para desocupação do imóvel- Providenciar mudança- Providenciar demolição do imóvel- Entrega da Unidade Habitacional- Acompanhar os reassentados

UCP 6. Encaminhar a Sub-Coordenação Administrativa/ Financeira para pagamento

2, 5 e 12

6.1 – Pagar e solicitar Imissão de Posse à SEMAJ6.2 – Pagar Indenizações e Auxílios6.3 – Permutar (trocar imóvel por imóvel)

EGP 7. Notificar o Beneficiário para a desocupação do imóvel 5 e 12EGP 7.1 - Registrar no Diário de Obras o dia e hora de mudança

7.2 – Acompanhar a mudança do Beneficiário7.3- Assistir o Beneficiário7.4-Solicitar à empresa de obras os serviços de demolição

UCP 8. Promover Oficinas de Adaptação dos Beneficiários às novas Unidades Habitacionais e Comerciais

12

8.1-Acompanhar a elaboração e a execução dos Planos Socioambientais (conforme PR.SA.04.PRO)





B Mar/12 04/06


9. Notificar o Beneficiário 5 e 12-Reassentar o Beneficiário-Acompanhar a mudança do Beneficiário

4.2. Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.





B Mar/12 05/06


Correspondências Emitidas e Recebidas; Atas de Reuniões; Relatórios de Progresso; Documentação Fotográfica; Termos de Referência; Cadastros socioeconômicos; Laudos de Avaliação do Imóvel; Notificação de Comparecimento; Declarações para Abertura de Conta; Termo de Acordo; Termos de Adesão; Parecer Técnico de Negociação; Parecer Jurídico; Recibo de Pagamento.

6. REFERÊNCIA Não de aplica

7. ANEXOS





B Mar/12 06/07



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B Mar/12 07/07

7.2. Estrutura Analítica do Processo (Continuação)


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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.SA.04.PRO –Acompanhar a Elaboração e a Execução dos Planos Socioambientais

B Mar/12 01/05

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Estabelecer mecanismo para acompanhar a elaboração dos Planos Socioambientais.

2. APLICAÇÃO

Este Procedimento aplica-se à Sub-coordenação Socioambiental, a Especialista em Assuntos Sociais; Especialistas de Engenharia, a Assessoria de Comunicação, aos Especialistas responsáveis pelos componentes ambientais, projetos, obras e supervisão de obras e às empresas contratadas para implementação dos diversos componentes do Programa.




• ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico.




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.SA.04.PRO – Acompanhar a Elaboração e a Execução dos Planos Socioambientais

B Mar/12 02/05








Entidades Atividades ResponsávelAcompanhar a Elaboração e a Execução dos Planos Socioambientais

UCP 1. Definir a Meta física a partir do Marco Lógico 1,2,3,5 e 12UCP 2. Solicitar ao órgão ambiental competente o Termo de

Referência para o Licenciamento Ambiental5 e 12

-Encaminhar o Termo de Referência para Assessoria de Licitação 5-Encaminhar ao BID para não objeção 2-Acompanhar e apoiar o Processo licitatório 5-Receber da Assessoria de Licitação o Contrato 5

UCP 3. Acompanhar a Elaboração do EIA – RIMA 5 e 12-Acompanhar o desenvolvimento dos Programas Socioambientais ( PCS – Plano de Comunicação Social, PEAS – Plano de Educação Ambiental e Sanitária, PPC – Plano de Participação Comunitária, PGA – Plano de Gestão Ambiental)-Obter o Licenciamento e/ou Autorização Ambiental 5





B Mar/12 03/05

Entidade Atividade ResponsávelAcompanhar a Elaboração e a Execução dos Planos Socioambientais

UCP 4. Verificar o atendimento de obrigações contratuais 1,2,3,5 e 12-Solicitar ao BID o termo de cumprimento de obrigações contratuais e enviar a documentação de suporte.

2

-Acompanhar e apoiar o processo licitatório para contratação das empresas (Executora, Supervisora, Gerenciadora,etc.)

1,2;4;5,6,9 e 10

-Receber da Assessoria de Licitação os Contratos 5 e 12UCP 5. Revisar os Planos Socioambientais 5,12 e 13

-Encaminhar ao BID para não objeção 2 e 5-Receber do BID os Planos Socioambientais não objetados 2 e 5

UCP 6.Verificar no cronograma físico-financeiro do Programa os passos seguintes deste processo

2,5,10,12 e 13

UCP 7. Implantar os Planos Socioambientais 5,12 e 13-Solicitar à empresa executora o PCAO (Plano de Controle Ambiental da Obra) e demais Planos

5

UCP 8. Executar e acompanhar os planos socioambientais 5,12 e 13-Planejar as ações e atividades e definir o cronograma de atividades -Coordenar a execução das ações principais propostas pelos planos, garantindo a inter-relação constante dessas ações com os objetivos do Programa -Acompanhar os resultados e propor as adequações necessárias





B Mar/12 04/05

4.2. Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Correspondências Emitidas e Recebidas (Email’s, ofícios, memorandos). Atas de Reunião Editais e Contratos Termos de Responsabilidade Termos de Referência. Planos e Programas

6. REFERÊNCIA Não se aplica.

7. ANEXOS





B Mar/12 05/05



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.FI.01.PRO – Programar e Acompanhar a Execução Orçamentária e Financeira

B Mar/12 01/04

SUMÁRIO

1. Objetivo2. Aplicação3. Definições4. Atividades e Responsabilidades5. Registros Gerados 6. Referências7. Anexos

1. OBJETIVO

Estabelecer critérios e rotinas a serem adotados para a programação e acompanhamento da execução orçamentária e financeira.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica a Coordenação Executiva e de Administração e Finanças do Programa, aos Sub-Coordenadores, Especialistas, assessores e à Empresa de Apoio ao Gerenciamento do Programa.




• ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de engenharia, ambiental e social;









B Mar/12 02/04



4.1.1 Relação de entidades, atividades envolvidas e responsáveis.

Entidades Atividades Responsável Programar e Acompanhar a Execução Orçamentária e Financeira

UCP1. Receber o cronograma físico financeiro do programa e

solicitações formais dos gestores dos contratos10 e 13

- Identificar suporte orçamentário- Solicitar e propor ajuste ao Planejamento, caso necessário

UCP2. Ajustar o Fundo Rotativo do Empréstimo conforme o

andamento do Programa 1, 2 e 13

- Acompanhar necessidade de liquidez de recursos para solicitação ao BID de reposição de Fundo Rotativo, sempre que necessário

UCP 3. Gerar as requisições de Materiais e Serviços - RMS, para os Contratos e Despesas do Programa; 2 e 10

- Receber Liberação das RMS’s da Coordenação Executiva e de Administração e Finanças ou da Sub-coordenação de Planejamento para empenho e pagamento dos Contratos e Despesas do Programa;- Solicitar autorização de Empenho Manual no GiiG;

-Realizar os empenhos dos Contratos.

4.2.Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento;





B Mar/12 03/04

Responsável 4: Sub-Coordenação de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Informes de acompanhamento; RMS Nota de Empenho Relatórios Gerenciais

6. REFERÊNCIAS

Instruções Normativas da SEFIN Instrução Normativa 01 – STN LRF – Lei de Responsabilidade Fiscal Plano Plurianual Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO Lei do Orçamento Anual – LOA Guias de Relatórios Financeiros e Auditoria Externa das Operações Financiadas pelo Banco

Interamericano de Desenvolvimento Contrato de Empréstimo Plano de Aquisições e Aviso Geral de Aquisições

7. ANEXOS





B Mar/12 04/04



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.FI.02.PRO – Preparar as Ordens de Pagamento dos Contratos e Despesas

B Mar/12 01/05

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Descrever as rotinas operacionais para emissão de ordens de pagamento.

2. APLICAÇÃO


3. DEFINIÇÕES


• BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa;• EAG – EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO– Empresa prestadora de serviços






• UCP-PROMABEN – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.





B Mar /12 02/05



Elaborar pagamento de serviços, obras e compras, desapropriações, indenização de benfeitorias remoções e bônus moradia.

4.1.1 Relação de entidades, atividades envolvidas e responsáveis

Entidades Atividades ResponsávelPreparar as Ordens de Pagamento dos Contratos e Despesas

UCP 1. Receber as solicitações de pagamento aprovada pelo Ordenador de Despesas

10 e 13

- Conferir a documentação de suporte e solicitar os ajustes necessários;- Verificar a disponibilidade orçamentária para a despesa apresentada;- Verificar se há saldo financeiro para o pagamento solicitado dentro das categorias de inversão do quadro de usos e fontes;

UCP 2. Emitir nota de liquidação – NL 10- Solicitar à Coordenação Executiva e a Ordenadora de despesa a aprovação/assinatura da NL- Preparar e enviar à SEFIN o ofício para liberação dos pagamentos das NL aprovadas

UCP 3. Acompanhar a emissão de ordem de crédito pela SEFIN, autorizando o BB a realizar os pagamentos conforme instrução na NL

10 e 13

- Identificar/reconciliar os débitos na conta corrente referentes aos pagamentos aprovados pelas Ordens de Crédito - OC

UCP 4. Solicitar os comprovantes de quitação dos pagamentos ao BB ou à SEFIN

10 e 13

-Dar baixa nos pagamentos efetivamente quitados pelo BB





B Mar/12 03/05

4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Informes de acompanhamento; Nota de Liquidação; Ordem de Crédito; Relatório de Contas a Pagar Emissão de pagamento por documento; Relatório de Ordem de Crédito para Banco





B Mar/12 04/05

6. REFERÊNCIAS



7. ANEXOS





B Mar/12 05/05




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PR.FI.03.PRO – Conciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos e Pedidos de Desembolso

B Mar/12 01/13

SUMÁRIO

1. Objetivo2. Aplicação3. Definições4. Atividades e Responsabilidades5. Referências6. Anexos

1. OBJETIVO

Descrever as rotinas operacionais para conciliação dos registros do PROMABEN e elaboração de prestação de contas de despesas ao BID, solicitações de desembolsos e demonstrações financeiras.

2. APLICAÇÃO


4. DEFINIÇÕES




• ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de engenharia, ambiental e social (especialista financeiro????);








Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.FI.03.PRO – Conciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos e Pedidos de Desembolso

B Mar/12 02/13



Processar prestação de contas ao BID dos pagamentos efetuados no Programa.

Entidades Atividades ResponsávelConciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos

e Pedidos de DesembolsoUCP 1. Conciliar os Registros do Promaben com os Registros Oficiais

da PMB e do BID para a justificativa de gastos e solicitações de desembolsos

10 e 13

-Conciliar os pagamentos efetivamente realizados pelo GiiG, através do relatório de Ordens de Crédito contra o movimento bancário do período (extratos bancários), e efetuar Lançamento de Despesas-Solicitar ao BB, via meio eletrônico, os comprovantes do efetivo pagamento-Emitir o razão das contas, (GiiG) de Banco, 10858-8 fonte BID e 11717-X, fonte aporte local e conciliar contra o extrato bancário das contas correntes -Conciliar o razão das contas de Bancos dos registros oficiais da PMB, contras os registros gerados do PROMABEN;-Promover os acertos das diferenças conciliadas; 10 e 13

UCP 2. Convalidar os pagamentos realizados pelo GiiG 10 e 13- Conferir a documentação de suporte

UCP 3. Identificar o montante e saldo de adiantamentos anteriores para identificação da taxa de câmbio a ser utilizada na conversão das despesas na moeda da operação na prestação de contas ao BID

10 e 13

Entidades Atividades Responsável



B Mar/12 03/13



Conciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos e Pedidos de Desembolso

UCP 4. Efetuar o lançamento das despesas no Demonstrativo de Gastos e Pagamentos, por categoria de despesas

10 e 13

- Registrar o lançamento a debito e a credito de acordo com a classificação contábil – Plano de Contas do Projeto (ver ANEXO 7.2)-Efetuar a conversão dos pagamentos feitos em reais para dólar de acordo com critério de taxa de câmbio definido no Contrato de Empréstimo- Consolidar os gastos por categoria de despesas no relatório de Controle de Desembolso e Aporte Local- Elaborar e preencher o formulário de Solicitação de Desembolso-Atualizar os registros dos fluxos de caixa de demonstrativos de investimentos acumulados do PROMABEN

UCP 5. Solicitar e anexar os contratos de câmbio referentes as solicitações anteriores para comprovação da taxa de cambio usada no demonstrativo de gastos e pagamentos

10 e 13

-Preparar a documentação de apoio para conferencia do BID-Arquivar a documentação original de pagamento

UCP 6. Obter as aprovações no Demonstrativo de Gastos e Pagamentos, no Controle de Desembolso e Aporte Local e no formulário de solicitação de desembolso

10 e 13

- Verificar atualização do Plano Financeiro para solicitação de reposição de recursos no Fundo Rotativo- Encaminhar a solicitação de desembolso e reconhecimento de gastos ao BID

UCP 7. Acompanhar a tramitação da solicitação de desembolso pelo BID

10 e 13

8. Registrar o reconhecimento das despesas aprovada pelo BID

10 e 13

- Registrar o ingresso dos recursos ou a validação das justificativas de gastos tramitados pelo Banco- Efetuar os ajustes nos demonstrativos de gastos de acordo com o que foi aprovado pelo BID- Elaborar os demonstrativos financeiros e arquivos do programa para a Auditoria independente


B Mar/12 04/13




Entidades Atividades ResponsáveisConciliar Registros do PROMABEN e Registros Oficiais e Elaborar Justificativa de Gastos e Pedidos de Desembolso - Continuação

- Atualizar os registros dos fluxos de caixa e do demonstrativo de investimentos acumulados do programa.

UCP 9. Informar a SEFIN da tramitação de ingresso de recursos 2, 10 e 13- Acompanhar o ingresso do recurso através do BB e do BID

4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento;; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.





B Mar/12 05/13


Demonstrativo de Gastos e Pagamentos; Controle de Desembolso e Aporte Local Plano Financeiro Conciliação dos Recursos Antecipados pelo Banco Solicitação de Desembolso Demonstrativo de Fluxo de Caixa Demonstrativo de Investimentos do Programa; Conciliação do LMS e do Passivo a favor do BID; Informes Gerenciais e operacionais- Diário/Semanal/Mensal Estados Financeiros auditados – Semestral/Anual

6. REFERÊNCIAS



7. ANEXOS





B Mar/12 06/13



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B Mar/12 07/13

7.2 Estrutura Analítica do Processo (Continuação)


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B Mar/12 08/13

7.3 Classificação e Lançamentos Contábeis

Liberação e Recebimento dos Recursos do BID

Primeiro lançamento

Código Contábil Grupo Descrição Tipo da

Operação

1.1.1.1.1.1.01 Ativo Banco do Brasil (Conta Especial) – conta nº. 10.858-8 D

2.2.2.01 Passivo Fundo Rotativo a Justificar C

O controle do Fundo Rotativo se dá através da própria conta “Fundo Rotativo a Justificar”, uma vez

que todo o recurso do Banco, salvo algumas exceções, é uma recomposição do fundo, que ocorrerá

até 6 (seis) meses antes da data final para o último desembolso. Nesse caso, os próximos pedidos de

desembolsos aprovados pelo Banco devem ser levados à crédito da conta 2.1.1.01 Empréstimo 1998

OC/BR, de acordo com o esquema contábil sugerido abaixo.

Regra geral, seis meses antes da data final de encerramento do Programa, o Fundo Rotativo passa a

ser justificado ao Banco e sua recomposição será encerrada. E até 30 (trinta) dias antes da data de

vencimento do prazo de desembolso do Financiamento, o Mutuário deverá apresentar ao Banco a

justificação final sobre o uso dos recursos do Fundo Rotativo e efetuar a devolução de qualquer saldo

pendente não justificado.

Segundo lançamento

Código Contábil Grupo Descrição Tipo da

Operação

1.1.1.1.1.1.01 Ativo Banco do Brasil (Conta Especial) – conta nº. 10.858-8 D

2.1.1.01 Passivo Empréstimo 1998/OC-BR C





B Mar/12 09/13

Internalização dos recursos do BID

Código Conta Contábil Grupo Descrição Tipo da

Operação

1.1.1.2.1.2.01 Ativo Banco do Brasil em Belém -conta nº.11.717-X (aporte??) D

2.1.2.1.02 Passivo Recursos de Contrapartida local (??) C

Pagamentos com recursos do BID


Operação1.2 Ativo Despesas do Programa – categorias de gastos D

1.1.1.2.1.1.01 Ativo Banco do Brasil em Belém - conta nº. 10858-8 C

Liberação e Recebimento dos Recursos do Aporte Local

Liberação dos recursos do Aporte Local


Operação1.1.1.2.1.2.01 Ativo Banco do Brasil em Belém -conta nº. 11.717-X D

2.1.2.1.02 Passivo Recursos Alocados a partir de 01/01/06 C

Pagamentos com Recursos do Aporte Local


Operação1.2 Ativo Despesas do Programa - aporte local D

1.1.1.2.1.2.01 Ativo Banco do Brasil em Belém - Conta nº. 11.717-X C

Após a comprovação dos gastos e aprovação pelo BID, registra-se a baixa nas contas do Fundo Rotativo.





B Mar/12 10/13

Compromissos Assumidos

Compromissos assumidos pendentes de pagamento


Operação

1.4 Ativo Compromissos Assumidos (Empréstimo BID/Aporte Local) D

2.3 Passivo Medições a Pagar (Empréstimo BID/Aporte Local) C

Após o pagamento desses compromissos, procede-se às respectivas baixo. Após o pagamento dos compromissos assumidos


Operação2.3 Passivo Medições a pagar (empréstimo BID/aporte local) D

1.4 Ativo Compromissos assumidos (empréstimo BID/Aporte Local) C

Após lançar os pagamentos nas despesas do Programa.

Pagamento dos Custos Financeiros

Pagamentos de juros


Operação1.2.4.1 Ativo Juros D

2.1.2.1.02 Passivo Recursos do Aporte Local C





B Mar/12 11/13

Pagamentos de comissão de crédito


Operação1.2.4.2 Ativo Comissão de crédito D

2.1.2.1.02 Passivo Recursos do Aporte Local C

Variação Cambial

Perda cambial (não se aplica a esse programa)


Operação1.1.2 Ativo Variação cambial D

1.1.1.1.2.1.01 Ativo Banco do Brasil em Belém -Conta nº.10.858-8 C1.1.1.2.1.1.01 Ativo Banco do Brasil em Belém -Conta nº. 10.858-8 C

Ganho Cambial


Operação1.1.1.1.2.1.01 Ativo Banco do Brasil em Belém - Conta nº. 10.858-8 D1.1.1.2.1.1.01 Ativo Banco do Brasil em Belém - Conta nº. 10.858-8 D

1.1.2 Ativo Variação cambial C





B Mar/12 12/13

O critério adotado para conversão das despesas em Dólar é o sistema de controle de estoque de moedas, ou seja, a taxa utilizada será a taxa na qual o recurso recebido foi convertido. Esse critério tem sido adotado justamente para se evitar ganhos e perdas cambiais. Caso ocorra ganhos ou perdas o esquema contábil é perfeitamente válido (???).

Observações:

1 - Das Normas Gerais do Banco, o Artigo 4.07. ( c) versa que o plano, catálogo ou código de contas, que o Mutuário ou o Órgão Executor deve apresentar ao Banco, indicará o método contábil que o Mutuário utilizará para verificar as transações e demonstrativo de contas do Fundo Rotativo.

2 - O Artigo 7.01 estabelece que o Mutuário, o Órgão Executor ou o Órgão Contratante, conforme o caso, deverá manter um sistema adequado de controles internos contábeis e administrativos. O sistema contábil deverá estar organizado de modo a prover a documentação necessária para verificar as transações e a facilitar a oportuna preparação das demonstrações financeiras e dos relatórios. Os registros do Projeto deverão ser mantidos por um período mínimo de 3 (três) anos contados a partir da data do último desembolso do Empréstimo, de modo a permitir: (a) identificação das quantias recebidas das diferentes fontes; (b) consignar, em conformidade com o registro de contas que o Banco tenha aprovado, os investimentos no Projeto, tanto com recursos do Empréstimo como com os demais recursos cuja contribuição esteja prevista para sua total execução;

(c) conter os pormenores necessários para a identificação das obras realizadas, dos bens adquiridos e dos serviços contratados, bem como a utilização das referidas obras, bens e serviços; (d) incluir nos referidos documentos a documentação relacionada ao processo de licitação e execução dos contratos financiados pelo Banco, o que compreende, mas não se limita a, avisos de licitação, pacotes de ofertas, resumos, avaliações de ofertas, contratos, correspondência, produtos e minutas de trabalho e faturas, inclusive documentos relacionados ao pagamento de comissões e pagamentos a representantes, consultores e empreiteiros, e; (e) demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria e o progresso das obras.

3 - A contabilidade deve ser executada em Reais e Dólares;

4 - O sistema contábil deve emitir razões das contas, balancetes e balanços em Reais e Dólares para conferência e conciliação com os demonstrativos financeiros que devem ser enviados ao Banco semestral e anualmente.





B Mar/12 13/13

5- A contabilidade do Programa deve ser permanente até o final do Programa. Os saldos não devem ser zerados ao final de cada exercício.

6 - O sistema contábil deve permitir que haja lançamentos extra-contábeis, ou seja manuais para ajustes de contas. De acordo com a Cláusula 4.03, o Banco poderá reconhecer despesas a débito da contrapartida local até o montante de US$ 22 milhões com a elaboração de projetos integrantes do Programa bem como consultoria de apoio à sua preparação, compreendidas no período de 9 de janeiro de 2007 a 9 de julho de 2008. Prevê ainda o reconhecimento, como parte da contrapartida local, as despesas efetuadas ou que venham a ser efetuadas com o Programa a partir de 9 de julho de 2008 e até a data da entrada em vigor do presente Contrato, desde que se tenham cumprido os mencionados requisitos.




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.FI.04.PRO – Realizar Acompanhamento de Relatórios para Auditoria.

B Mar/12 01/04

SUMÁRIO

8. Objetivo9. Aplicação10. Definições11. Atividades e Responsabilidades12. Registros Gerados 13. Referências14. Anexos

1. OBJETIVO

Estabelecer critérios e rotinas a serem adotados para a programação e acompanhamento da execução orçamentária e financeira e Auditoria.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica a Coordenação Executiva e de Administração e Finanças do Programa, aos Sub-Coordenadores, Especialistas, Assessores e à Empresa de Apoio ao Gerenciamento do Programa.













B Mar/12 02/04



Entidades Atividades ResponsávelRealizar Acompanhamento de Relatórios para Auditoria.

UCP 1. Acompanhar a regularização das recomendações de exercício anterior, inclusive do BID.

10 e 13

UCP 2. Gerar o Razão Mensal do Sistema Oficial PMB (GiiG), conciliar com as OC´S geradas.

10 e 13

UCP 3. Conciliar o Razão do PROGRAMA contra o Caixa dos Registros Oficiais (Banco).

10 e 13

UCP 4. Fechar mensalmente a contabilidade do Programa, através da conciliação dos Registros do PROMABEN, os Registros Oficiais da PMB e os do BID.

10 e 13

UCP 5. Atualizar mensalmente o Demonstrativo de Investimentos do PROGRAMA e o Demonstrativo do Fluxo de Caixa.

10 e 13

UCP 6. Manter o arquivo atualizado com todos os documentos originais pertinentes e revisar toda a estrutura de controle interno a ser auditada.

10 e 13

UCP 7. Elaborar em conjunto com os Auditores a Agenda de Trabalho da Auditoria.

10 e 13

UCP 8. Manter sempre atualizada a contabilidade do PROGRAMA gerando os demonstrativos financeiros a serem auditados.

10 e 13

UCP 9. Prover aos Auditores das suas demandas. 10 e 13

10. Após o recebimento do relatório de auditoria da firma auditora, elaborar a devida “Guia de Revisão das Demonstrações Financeiras Auditadas” para envio ao BID.

11. Efetuar reunião com toda a equipe do programa para avaliação da sua execução, levando-se em consideração as recomendações ou ressalvas contidas no relatório de




auditoria.

4.2.Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental;





B Mar/12 03/04

Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Informes de acompanhamento; Conciliação do Razão das contas do Programa contra informação GiiG; Demonstrativos de Investimentos e Fluxo de Caixa – Mensal; Estados Financeiros Auditáveis - Semestral

6. REFERÊNCIAS


Interamericano de Desenvolvimento Contrato de Empréstimo

7. ANEXOS





B Mar/12 04/04



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.01.PRO – Elaborar TDR, Licitar e Contratar Obras, Bens e Serviços

B Mar/12 01/06

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

O objetivo deste documento é definir os procedimentos a serem utilizados pela Assessoria da Comissão Especial de Licitação para seleção e contratação de obras, bens e serviços para o PROMABEN, seguindo as Políticas de Aquisições do BID.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Comissão Especial de Licitação e à Assessoria da Comissão Especial de Licitação.

3. DEFINIÇÕES

• ASSESSORES – Profissionais responsáveis pela assessoria nas seguintes áreas: Administrativa, Jurídica, Comunicação e Comissão de Licitação;






• SUPERVISORA DE OBRAS/PROJETISTA – Consórcio responsável pela elaboração dos projetos executivos e supervisão de obras.






B Mar/12 02/06




Entidades Atividades Responsável Elaborar TDR, Licitar e Contratar Obras, Bens e Serviços.

UCP 1. Receber o PA.da Coordenação Executiva e de Administração e Finanças 2,6 e 10

UCP2. Acompanhar e propor ajustes no Plano de Aquisições

2,4,5 e 6

UCP 3. Coordenar o processo Licitatório 6

3.1 Contratar diretamente com aporte do BID-Receber das áreas dados técnicos para formatar TDR e Planilha Orçamentária 4,5,6 e 10

- Solicitar autorização da Coordenação Geral para abertura de processo seletivo 2 e 6

- Elaborar lista curta e enviar os Convites 6 e 10 -Receber as Propostas e emitir Relatório de julgamento 1 e 6 -Encaminhar ao BID para não objeção 2 e 10 - Enviar à Coordenação Executiva para empenho 10 - Assinar Contrato 1 e 10

- Enviar ao BID para registro e geração de número PRISM 2 e 103.2 Licitar com aporte BID

-Receber das áreas dados técnicos para formatar TDR e Planilha Orçamentária

4,5,6 e 10

- Elaborar minuta do edital, TDR e Planilha Orçamentária. 6 - Enviar a ASJU para emissão de parecer sobre o processo licitatório 10

- Encaminhar ao BID para não objeção 2 e 10 - Encaminhar a Comissão Especial de Licitação da SEMAD para os procedimentos Licitatórios

6 e 10





PR.AD.01.PRO – Elaborar TDR, Licitar e Contratar Obras, Bens e Serviços

B Mar/12 03/06

Entidades Atividades ResponsávelElaborar TdR, Licitar e Contratar Obras, Bens e Serviços

- Receber da Comissão Especial de Licitação da SEMAD o processo adjudicado 6 e 10

- Homologar pela Coordenação Geral 1 e 2

- Preencher a Minuta do Contrato do Edital e definir o Gestor 2 e 6

- Encaminhar ao BID para não objeção 2 e 10 - Enviar à Coordenação Executiva para empenho 10 - Assinar o Contrato 1 e 10 - Enviar ao BID para registro e geração de número PRISM 2 e 103.3 Licitar com aporte Local - Receber das áreas dados técnicos para formatar TDR e Planilha Orçamentária 4,5,6 e 10

- Solicitar autorização da Coordenação Geral para abertura de processo licitatório 2 e 6

- Elaborar minuta do edital, TDR e Planilha Orçamentária. 6 - Enviar a ASJU para emissão de parecer sobre o processo licitatório

10

- Encaminhar a Comissão Especial de Licitação da SEMAD para os procedimentos Licitatórios

6 e 10

- Receber da Comissão Especial de Licitação da SEMAD o processo adjudicado

6 e 10

- Homologar pela Coordenação Geral 1 e 2

- Preencher a Minuta do Contrato do Edital e definir o Gestor 2 e 6

- Enviar à Coordenação Executiva para empenho 10

- Assinar o Contrato 1 e 10





B Mar/12 04/06

4.2. Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenação Executivo Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialista de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento;; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental;. Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


SDP (Edital); Contrato; OS.

6. REFERÊNCIA

Guia Operativa do Banco mais atualizada.

7. ANEXOS





PR.AD.01.PRO – Elaborar TDR, Licitar e Contratar Obras, Bens e Serviços

B Mar/12 05/06



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B Mar/12 06/06

7.2 Estrutura analítica do processo - Detalhado


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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.02.PRO – Elaborar Pareceres Jurídicos B Mar/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Analisar o âmbito legal de situações propostas para contratação, alteração contratual, emissão e/ou retificação de Ordens de Serviço, procedimentos licitatórios, e outros que se façam necessários para subsidiar decisão final da Coordenação Geral do Programa.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica em todos os processos que necessitarem de análise jurídica, para posterior decisão pelo Coordenador Geral do Programa.

3. DEFINIÇÕES




ESPECIALISTA DE ÁREA – Profissionais responsáveis pelo gerenciamento técnico de Engenharia, Ambiental e Social;












Entidades Atividades ResponsávelElaborar Pareceres Jurídicos

UCP 1. Receber processos despachados que necessitam de análise e manifestação jurídica

1,2,3,4,5 e 9

UCP 2. Analisar os documentos constantes nos autos e realizar diligências, quando necessárias, para melhor subsidiar a análise do processo

9

UCP 3. Elaborar e emitir o parecer jurídico, quando necessário elaborar a minutas de Contrato, Termo Aditivos, Ordem de Serviço,Ofício, etc.

9

UCP 4. Encaminhar processo com parecer jurídico e minutas para decisão final do Coordenador Geral do Programa

1,2,3,4,5 e 9

UCP 5. Providenciar publicação no Diário Oficial do Município (DOM) dos extratos dos contratos, aditivos e demais documentos que se fizerem necessários

9

UCP 6. Elaborar ofício encaminhando cópia do processo para registro perante o Tribunal de Contas do Município (TCM)

9





4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo e de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.


Pareceres jurídicos.

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica.

7. ANEXOS





7.1 Estrutura analítica do processo


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PR.AD.03.PRO – Administrar e capacitar RH A Fev/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Recrutar, desenvolver e administrar os recursos humanos do Programa.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica ao Coordenador Geral, ao Coordenador Executivo, Administrativo- Financeiro, aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN, e às empresas contratadas para o gerenciamento, supervisão, auditoria externa do Programa.

3. DEFINIÇÕES











PR.AD.03.PRO – Administrar e capacitar RH A Fev/12 02/04


UCP – Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN


4.1 Descrição das atividades4.1.1 Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelAdministrar e Capacitar RH

UCP 1.Verificar necessidade de pessoal com as Sub-Coordenações e Assessorias. 2,3,4 e 5

1.1 Elaborar Termos de Referência para a contratação requerida1.2 Recrutar Servidor 2 e 10 -Selecionar Servidor -Criar arquivo profissional dos servidores, junto ao programa. 1.2Contratar Terceiros e comunicar a empresa 2 e 10 -Avaliar internamente o contratado, quanto ao grau de conhecimento. 1.3 Solicitar Estagiário e comunicar ao Gabinete da PMB 2 e 10 -Avaliar internamente o Estagiário quanto ao grau de conhecimento

UCP 2.Capacitar pessoal 2,3,4,5 e 10- Verificar necessidade de treinamentos com as Sub-coordenações e Assessorias - Buscar junto a escola de governo municipal e órgãos públicos, cursos de treinamento, capacitação e aperfeiçoamento- Avaliar conhecimento adquirido

3.Administrar Recursos Humanos 2,3,4,5 e 10- Controlar dados profissionais dos servidores e técnicos colaboradores- Controlar frequência de servidores e técnicos colaboradores- Controlar férias e afastamentos.




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.03.PRO – Administrar e capacitar RH A Fev/12 03/04

4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenador de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

5. REGISTROS GERADOS Folha de Frequência Folha Cadastral Aviso de Férias Ficha de Avaliação do Estágio

6. REFERÊNCIASNão se aplica

7. ANEXOS




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.03.PRO – Administrar e capacitar RH A Fev/12 04/04



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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.04.PRO – Administrar Bens e Serviços A Fev/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Administrar bens e serviços desde a sua aquisição até os seus produtos finais, gerenciando o controle e a manutenção dos mesmos.

2. APLICAÇÃO


3. DEFINIÇÕES


BID – Banco Interamericano de Desenvolvimento, organismo financiador do Programa; EAG - EMPRESA DE APOIO AO GERENCIAMENTO – Empresa prestadora de serviços













4.1.1. Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelAdministrar Bens e Serviços

UCP 1. Verificar as necessidades de bens e serviços junto a todas as Sub-Coordenações. 2,3,4,5 e 10

1.1 Verificar a necessidade de bens a serem adquiridos em função do estoque. 10

1.2 Ajustar PA 10 -Acionar o contrato existente -Encaminhar a Assessoria de Licitações - ASCEL os processos para novas aquisições -Apoiar e acompanhar o processo licitatório junto à ASCEL -Receber o Contrato

UCP 2. Adquirir os Bens e Controlar Serviços 102.1 Adquirir Bens 102.1.1 Receber e Controlar Bens 10

a) Conferir o Bem e Receber a entrada através de nota fiscal b) Monitorar ambiente de estoque do produto

2.1.2 Controlar saída/distribuição através de cautelas de entrega requisições de materiais oriundos dos setores requerentes

-Monitorar zelo pelo produto -Fazer o balanço do estoque





Entidades Atividades ResponsávelAdministrar Bens e Serviços Gerais

UCP 3. Controlar Serviços 10 -Controlar a qualidade e a economicidade na execução dos serviços-Analisar se está de acordo com o estabelecido em contrato

4.2 Responsáveis

Responsável 1: Coordenador Geral; Responsável 2: Coordenador Executivo e de Administração e Finanças; Responsável 3: Sub-Coordenador de Planejamento; Responsável 4: Sub-Coordenação de Engenharia; Responsável 5: Sub-Coordenador Socioambiental; Responsável 6: Assessoria da Comissão de Licitação; Responsável 7: Assessoria Institucional; Responsável 8: Assessoria.de Comunicação; Responsável 9: Assessoria Jurídica; Responsável 10: Assessoria Administrativa; Responsável 11: Especialistas de Engenharia; Responsável 12: Especialista em Assuntos Sociais;; Responsável 13: Especialista da Empresa de Apoio ao Gerenciamento; Responsável 14: Especialista da Supervisora/ Obras/Ambiental; Responsável 15: Profissional Responsável por parte da Contratada.

5. REGISTROS GERADOS RSS – Requisição de Materiais e Serviços PA – Plano de Aquisição Cautelas


7. ANEXOSCódigo/Assunto Revisão Vigência Página

PR.AD.04.PRO – Administrar Bens e Serviços A Fev/12 04/04






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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.05.PRO – Organizar e Controlar Documentos B Mar/12 01/07

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Receber, registrar e controlar a tramitação e a expedição dos documentos bem como a organização dos mesmos.

2. APLICAÇÃO


3. DEFINIÇÕES
















Entidades Atividades ResponsávelOrganizar e Controlar Documentos

UCP 1. Controlar Documentos Internos 101.1 Receber e Enviar E-mails 101.1.1 Analisar Procedimento 10

a) Tramitar- Criar Memorando eletrônico ou em papel ao setor indicado.- Solicitar o visto ou a assinatura da Coordenação- Em papel, dar entrada da movimentação de documentos (Sistema de lançamento)- Protocolar e entregar- Arquivar cópias dos documentos recebidos e enviados, em arquivo eletrônico ou em pasta de documentos específica do Setor

a. Arquivar- Proceder e arquivar na pasta eletrônica ou de documentos respectiva do Setor que gerou o documento




Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.05.PRO – Organizar e controlar documentos B Mar/12 03/07

Entidades Atividades ResponsávelOrganizar e Controlar Documentos e Arquivos Eletrônicos

1.2 Receber e Emitir Memorandos 10 - Controlar a chegada dos documentos na recepção

- Dar entrada da movimentação de documentos (Sistema de Lançamento)

- Anexar folha FIN (Folha de Instrução) - Analisar Procedimento

a) Tramitar - Responder o processo -Solicitar assinatura da Coordenação

-Encaminhar para movimentação de documentos (Sistema de Lançamentos)

-Protocolar e entregar o documento- Arquivar cópia em pasta específica do setor provocante ou empresa comunicada por meio Ofício.

b) Arquivar- Proceder e arquivar na pasta específica ao setor que gerou o documento.

UCP 2. Controlar Documentos Externos 102.1 Receber e Enviar e-mails/Fax (quando se tratar de e-mails dar o

mesmo tratamento dos e-mails internos)10

- Analisar (retirar o qualquer) o documento recebido - Analisar o documento oficial encaminhado pelo Banco

- Analisar o procedimento (faltou indicar a tramitação e o arquivamento)





Entidades Atividades ResponsávelOrganizar e Controlar Documentos e Arquivos Eletrônicos

2.2 Receber e emitir correspondências (ECT)(rever a sequência a seguir para indicar as fases de protocolo, análise, decisão de tramitar ou arquivar e cuidados da tramitação e do arquivamento)

10

- Analisar procedimento- Controlar recebimento de documentos na recepção- Protocolar documentos através do sistema de lançamentos de entrada e saída de documentos.- Anexar folha FIN (Folha de Instrução)- Responder o processo

a) Tramitar- Criar ofício ou memorando- Solicitar assinatura da Coordenação- Encaminhar para movimentação de documentos (Sistema de Lançamentos)- Protocolar e encaminhar ao Setor ou Empresa - Arquivar cópia em pasta específica do órgão ou empresa provocante

b) ArquivarProceder a arquivar ofício e/ou processo em pasta específica

UCP 3. Providenciar cópias de segurança dos bancos de dados eletrônicos

10

- Identificar os bancos de dados eletrônicos do Programa-Criar cópias de segurança nos servidores da UCP, semanalmente-Criar cópia de segurança em disco rígido mensalmente-Estabelecer as rotinas de acesso aos bancos de dados eletrônicos de seguranças





4.2 Responsáveis



Sistema de Lançamento dos Movimentos de Documentação Folha FIN – Folha de Instrução Arquivo eletrônico do Programa Pastas de documentos do Programa

6. REFERÊNCIAS

Não se aplica

7. ANEXOS







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7.2 Estrutura Analítica do Processo - Detalhada


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Código/Assunto Revisão Vigência PáginaPR.AD.06.PRO – Administrar o Portal e Divulgar o PROMABEN

B Mar/12 01/04

SUMÁRIO


1. OBJETIVO

Manter atualizado o Portal de Notícias sobre o Programa, com informações previstas em contrato e divulgar as ações do Programa para a comunidade.

2. APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Coordenação Geral, à Coordenação Executiva e de Administração e Finanças, aos Sub-Coordenadores da UCP-PROMABEN, e às empresas contratadas para o gerenciamento, supervisão, comunidade e imprensa.

3. DEFINIÇÕES








UCP– Unidade Coordenadora do Programa PROMABEN.





A Mar/12 02/04



4.1.1. Relação das entidades envolvidas e suas atividades:

Entidades Atividades ResponsávelAdministrar o Portal e Divulgar o PROMABEN

UCP 1.Solicitar à Coordenação Geral, Coordenação Executiva e Sub-Coordenações o material que deverá ser divulgado de acordo com o Contrato de Empréstimo

1,2,3,4,5 e 8

UCP 2.Elaborar e executar o Plano de Comunicação Social 5, 7 e 8

2.1. Divulgar as informações institucionais 8- Veículos de Comunicação 8- Portal da PMB 8

2.2. Divulgar as notícias 8- Veículos de Comunicação 8- Portal da PMB 8

UCP 3.Acompanhar as notícias dos principais meios de divulgação. 83.1. Acompanhar Noticiários Positivos 8

- Levar ao conhecimento da Coordenação geral para réplicas, caso necessário

8

- Divulgar no Portal da PMB caso haja necessidade 8- Divulgar internamente 8

3.2. Acompanhar Noticiários Negativos 8- Procurar as áreas internas envolvidas 8- Levar ao conhecimento da Coordenação geral para réplicas,

caso necessário8





A Mar/12 03/04

4.2 Responsáveis


5. REGISTROS GERADOS Publicação no Portal PMB e Veículos de Comunicação Banners Panfletos Folderes Jornais Informativos Cartilhas


7. ANEXOS





PR.AD.06.PRO – Administrar o Portal e Divulgar o PROMABEN

A Mar/12 04/04



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Trabalho elaborado pela UCP/PROMABEN, sob a supervisão do consultor Ricardo P. Pinheiro ([email protected]). Escritório da UCPBelém (PA), 2012


mailto:[email protected]

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