بسم الله الرحمن الرحيم

أساسيات االتصال

مفهوم 1االتصال رسالة، كم الوقت من فضلك المرسل

المستقبل

صالحمحمد

رسالة ، الساعة التاسعة المستقبلالمرسلصباحا

مفهوم هو العملية التي تجعل أفكار *االتصال

الشخص ومشاعره معروفة . لآلخرين

هو العملية الهادفة إلى نقل وتبادل * المعلومات التي على أساسها يتوحد

الفكر وتتفق المفاهيم وتتخذ القرارات * هو تبادل األفكار والبيانات بغرض .

تحقيق أهداف العمل اإلداري .

مجال الخبرات

رصيد من مجال رصيد من الخبرات الخبرات

خاصة بصالـــــح خبرة مشتركة خاصة بمحمـــــد

اللغة الجنس عوامل

السن التعليممؤثرة

أخرى المواقف

مجتمع النشأة

محمد

صالح

عناصر عملية االتصال

. المرسل -1

. المستقبل -2

. الرسالة -3

. الوسيلة -4

. رد الفعل -5

. بيئة االتصال -6

” موضوع ” طريقة – قناة االتصال ”

- االتصال ””األثر –

المعلومات ” المكان –الزمان –المرتدة ”

المناخ التنظيمي – العوامل النفسية –

الضوضاء ”

أهمية االتصال بالنسبة للقيادات اإلدارية

. يمثل جزءا كبيرا من أعمالهم *

إن كفاءة اتصال المدير تعمل على إنجاز *. األهداف بفعالية

* تقود عملية االتصال إلى ممارسة * تؤدي عملية االتصال إلى توحيد السلطة .الجهود .

أهمية االتصال بالنسبة تزويد العاملين في المنظمة بالتعليمات *للمرؤوسين

. والتوجيهات الالزمة لألداءتزويد العاملين في المنظمة بكل ما هو جديد في *

. حقل االختصاصتوضيح وشرح حقيقة النشاط الذي تقوم به *

. المنظمة ورسالتها وأهدافهاتصحيح المفاهيم واألفكار الخاطئة لدى بعض *

. الموظفينتعريف العاملين في المنظمة بنقاط القوة *

. والضعف في أدائهم وسلوكياتهمإشعار العاملين بأهميتهم وقيمتهم ودورهم في *

تحقيق األهداف الكلية للمنظمة

أهمية االتصال بالنسبة للمجتمع الخارجى للمنظمة

تعريف المستفيدين من الخدمة *والعمالء بأنشطة المنظمة ونظامها

والخدمات التي تقدمها وشروط الحصول عليها ، ودورها تجـــاه

معرفة آراء واتجاهات الجمهور من *. . المستفيدالخدمات المقدمة والتعرف على . مقترحاتهم في هذا الخصوص

* دعم صورة المنظمة وسمعتها في المجتمع وتقوية أواصر العالقة مع المنظمات

األخرى .

الثقة باآلخرين وعملية تبادل المعلومات

اتجاهات االتصال

)حسب االتجاه(

االتصال الصاعد

االتصال النازل

االتصال األفقي

فوائد االتصال النازل

وسيلة المنظمة البالغ *التعليمات واألوامـــــــــــــر

والسياسات والخطط والتوجيهات للمستويات األدنى

يعبر عن ممارسة اإلدارة *. من التنظيملسلطاتها بمقتضى األنظمة

. واللوائح* يحدد المسئوليات ونطاق

االختصاص .

الرسالة الخارجية - المذكرة الداخلية

التعاميم - بطاقة البريد

البرقيات - التقارير - النماذج

االجتماعات

الحديث الشفوي

المقابالت

صور - رسومات

رموز - اشارات

النظر – حركة األيدي

حركة األرجل – تعابير الوجه

وضع الجسم

معوقات االتصال

تأثير فص الدماغ األيمن واأليسر على عملية االتصال

االتصال اإليجابي

االتصال العدواني

االتصال السلبي

معوقات شخصية

معوقات تنظيمية

معوقات بيئية

مهارات االتصال

1االتصال في المجموعات

اإليمان بأن االتصال هو ركيزة المحافظة -1. على المجموعة وتحقيق أهدافها

. ليكن االتصال إيجابيا -2

كن متجاوبا مع بقية األعضاء فالصمت -3. ليس وسيلة لتبادل المعلومات

ساعد في تماسك المجموعة وال تساعد -4. على انهيارها

بيyن وجهة نظرك بصورة واضحة وبدون أن -5تدافع عنها الى حد يؤثر على تفهمك وجهات

. نظر اآلخرين

2االتصال في المجموعات

تباين وجهات النظر ظاهرة صحية فال -7. توافق من أجل تجنب االختالف

. كن متعاونا فأنت ال تعمل بمفردك -8

- قد ال تساعد أساليب التصويت والمساومة 9على بحث االختالفات بل على تجنبها فقط .

- ال تناقش لكي تربح ويخسر اآلخرين ، 6فربحك قد يؤدي إلى خسارة المجموعة

ككل .

زيادة فاعلية االتصال من الجانب التنظيمي

وضوح شبكات االتصال الرسمي من -1.خالل التنظيم الرسمي

الحرص على االستفادة من االتصال غير الرسمي -2.وعدم إهماله

تحديد اتجاه وانسياب تدفق -3المعلومات ، والدورة التي تمر بها ،

. واختصاصات الوحدات اإلدارية.االعتماد على االتصال ذو االتجاهين -4

االعتماد على فرق العمل في معالجة المشكالت واالستفادة -5. . من وجود أكثر من رأي

المعالجة الحاسمة ألي تشويه أو تحريف في -6.المعلومات

. تجنب المركزية إذا كانت تعوق االتصال -7

دور المدير في تحسين إدراك عالقات التأثير والتأثر بين -11االتصال

الوحدات المختلفة داخل المنظمة ، وبين المنظمة ومؤثرات البيئة الخارجية

حسن نظرة المدير إلى اآلخرين من -2. . العاملين ) نظرة تفاؤلية (

البحث عن المعنى األعمق للسلطة -3من حيث التأثير واإلقناع للعاملين بدال من كونها مصدر قوة توقيع الجزاءات

. وإنزال العقوبات المختلفةعدم إغفال التنظيم واالتصال غير -4الرسمي واالستفادة منه في تحقيق

. األهداف المشتركة

دور المدير في تحسين النظرة إلى النزاع ) إلى حد معين ( -25االتصال

داخل المنظمة على أنه ظاهرة طبيعية . ومحاولة االستفادة منه

إعطاء اهتمام متوازي للفرد – 6. واالنتاجية

استخدام البحث الدقيق لمعالجة – 7. أخطاء المرؤوسين

استخدام قنوات االتصال المتاحة – 8. للتنمية الذاتية

مشاركة المرؤوسين في اإلدارة من -9خالل األهداف وتحقيق النتائج وذلك . لتحقيق التكامل الفردي والجماعي

دور المدير في تحسين االهتمام بالقدرات اإلبتكارية لدى -310االتصال

.العاملينالعمل على تطوير مهاراته -11

االتصالية التي تتعلق باالحتكاك اليومي .مع اآلخرين

التمتع بالقدرة على اإلصغاء النشط -12. والهادف

العمل على توفير المعلومات الصحيحة -13. التخاذ القرار السليم

تجنب المناقشات الحادة -14. واالنفعاالت العاطفية

حسن استخدام األلفاظ -15القدرة على التنسيق من حيث تبادل المعلومات -16. والمصطلحات في مجال العمل

. مع الوحدات األخرى

مهارات االتصال

. مهارة التحدث *

. مهارة اإلقناع *

* مهارة الكتابة .

* مهارة اإلصغاء .

تحسين مهارات 1اإلصغاء

قف عن الكالم فال يمكنك -1 .اإلصغاء وأنت تتكلم

أشعر المتكلم برغبتك في السماع من -2. خالل محاولة التفهم بدال من المعارضة

تحرر من الذهول واالرتباك من خالل -3ضبط تصرفاتك وعد االنصراف إلى أشياء

. أخرىشارك وجدان المتكلم لتساعد نفسك -4

. على تفهم وجهة نظرهكن صبورا ، حيث يتطلب اإلصغاء السماع من -5

.غير مقاطعة المتحدث

تحسين مهارات اضبط أعصابك حيث أن -26اإلصغاء

الشخص الغضبان يخطئ عادة . في فهم قصد المتحدث

كن سهال في مناقشتك لكي ال تضع -7اآلخرين في موقف دفاعي قد يصل الى

اطرح بعض األسئلة للتأكد من فهمك -8 . الغضب . للحديث

يتطلب اإلصغاء أذنين إحداهما لفهم -9القصد واألخرى لإلحساس ) أي اصغ

. للمشاعر والحقائق (قف عن الكالم فبدون ذلك ال تستطيع -10

.تحسين مهاراتك في اإلصغاء

متخذي القرارات الذين ال يصغون توجد لديهم

معلومات أقل إلتخاذ القرار السليم !!!

تحسين مهارات االتصال استخدم الكلمات المألوفة. وال تجهد -11عند الحديث

المستمع بالكلمات الفنية واالحساس . بالسيطرة اللغوية

الحفاظ على االيقاع السهل وغير -2. الرسمي

ال تحاول الحكم السريع على -3.المواقف واألحداث واألشخاص

. تحكم في تعبيرات وجهك -4

اعتدل في سرعة الكالم عند -5. الحديث

تحسين مهارات االتصال ابتعد عن أسلوب التهديد في -26عند الحديث

. المناقشةلقد أنعم الله علينا بأذنين ولسان -7

واحد ، ومن هنا يجب اإلصغاء أكثر من . الكالم

عند الفشل في اإلصغاء ال تعتقد أن -8.ذلك خطأ المتحدث

اتخذ خطوات إيجابية لتصحيح عادات -9.اإلصغاء الشخصية السيئة

ع المتحدث من خالل ردود الفعل -10 yشج.اإليجابية

تحسين مهارات 1الكتابة

قبل الشروع في الكتابة -1من األفضل أن نسأل

-: أنفسنا

هل هذا الخطاب ضروري - حقيقة؟

هل هذا الخطاب كاف ؟-

هل هذا الخطاب فعyال ؟-

هل يوجد بديل آخر لالتصال -دون استخدام هذا

الخطاب ؟

تحسين مهارات يتعين عند الكتابة تقسيم الرسالة أو -22الكتابة

الخطاب الى فقرات من حيث المقدمة

. والمحتوى والنهايةاستخدام الكلمات البسيطة وتجنب -3

. تجنب التكرار -4. الكلمات المعقدة

ال تستخدم الكتابة في الرسائل -5واالتصاالت التي يكون فيها نقل

فرق بين وقع وأثر الخطاب وبين -6 . المشاعر مهمانظم دورات تدريبية إذا لزم األمر -7 . الهدف األساسي له

. لتحسين مهارات الكتابة

قنوات ووسائل االتصالالتعليمات -: واألوامر

- إعطاء معلومات كافية عما تريد من اآلخرين 1تنفيذه .

- التعرف على كافة االجابات لألسئلة الممكن إثارتها 2من العاملين.

- استخدام اللغة البسيطة والمألوفة لدى العاملين 3عند إلقاء التعليمات .

- الحرص على التفاعل وإدراك أهمية األحاسيس 4والمشاعر عند توجيه التعليمات واألوامر .

- توخي عدم اإلقالل من شأن من تصدر إليه األوامر.5

- التركيز على التعليمات التي يستلزم تنفيذها إتباع 6أو إجراء جديد لم يتعود عليه المرؤوسون من منهج

قبل .

قنوات ووسائل االتصالاالجتماعات

-: والمؤتمرات

- اختيار المكان والوقت المالئم لعقد 1االجتماعات والمؤتمرات.

- اإلعداد الالزم وإجراء الترتيبات الضرورية .2

- إتاحة الفرصة لعرض وجهات النظر 3المختلفة .

- الحرص على االستعانة بوسائل اإليضاح 4المختلفة لسهولة فهم الموضوعات.

- الحرص على الخروج بتوصيات واتفاقات 5واضحة .

قنوات ووسائل االتصال

التليفو-: ن

- تحديد الهدف من االتصال .1

- تحديد المعلومات التي تريد إعطائها أو أخذها . 2

- أكتب أوال األسئلة أو العناصر المرغوب فيها قبل رفع السماعة . 3

- توخ الدقة والعناية في الكالم. ألن صوتك هو الوسيلة الوحيدة 4المستخدمة في نقل الرسالة .

- أجب على المتصل لكي يعرف أنك على الخط . 5

- يفضل اإلجابة على التليفون باالسم المجرد بدون استخدام 6األلقاب الوظيفية أو العلمية .

- احرص على اإلصغاء النشط عند إجراء االتصال التليفوني للفهم 7وإلعطاء فرصة للطرف اآلخر للحديث .

- تأكد قبل إنهاء المكالمة التليفونية من تحقيق الغرض منها .8

قنوات ووسائل االتصاللوحات

-: اإلعالنات- اختيار المكان المناسب للوحة .1

- يجب أن تعكس لوحات اإلعالنات األحداث 2الجارية .

- الحرص على جاذبية اللوحة. 3

قنوات ووسائل االتصالمجلة

المنظمة - تحديد قراء المجلة ، العاملين أم المستفيدين1

- اختيار اللغة السهلة في كتابة موضوعاتها .2

- حسن التصميم والتنظيم ألجزائها .3

- عدم اإلسراف والغلو في حجمها .4

- اختيار الموضوعات الحيوية التي تهم قراؤها.5

- إتاحة الفرصة للقراء للتعبير عن وجهات نظرهم.6

- مساندة اإلدارة العليا ألهداف المجلة.7

- توفير اإلمكانيات الفنية والمادية إلصدار المجلة . 8

قنوات ووسائل االتصالدليل

: العاملين- الحرص على أن يحتوي الدليل على توجيه 1-

العاملين وتعريفهم بالمنظمة.

- استحداث الدليل ليعكس كافة اللوائح 2والتنظيمات والتعديالت األخيرة .

- اختيار المعلومات ذات األهمية للعاملين .3

- اختبار الدليل قبل صدوره عن طريق 4مشاركة المستويات اإلدارية في إبداء الرأي

فيه .

قنوات ووسائل االتصالأدلة

-: العمل- تحديد هدف الدليل والغرض من إصداره . 1

- مالئمة محتويات الدليل مع القوانين 2واللوائح المتبعة .

- تحديث الدليل بصورة مستمرة لكي ال يفقد 3قيمته .

- استخدام اللغة السهلة في كتابة الدليل. 4

قنوات ووسائل االتصالنظم المقترحات

والشكاوى

- وضع سياسة محددة تعكس أهداف النظام . 1

- تحديد الجانب االجرائي للنظام بوضوح . 2

- الحرص على النظر في كل اقتراح أو 3شكوى مقدمة.

- تشجيع العاملين على المشاركة دون 4خوف .

- ينصح بأن تكون االقتراحات والشكاوى 5مكتوبة لتسهيل متابعة إجراءاتها.