แผนปรบปรงระบบบญช/การเงน 2556Finance and accounting Department

2013

ACCOUNTING FINANCE LEGAL

การเปนบรษทมหาชน-มธรรมาภบาล โปรงใส -มการทำางานทเปนระบบและมมาตราฐาน -มการควบคมทด ตรวจสอบได-ใสใจในเรองการลดความเสยงในทกดาน และหามาตราการเพอการปองกนทเหมาะสม

FINANCE AND ACCOUNTING

FINANCE AND ACCOUNTING : Mission

1.เพอลดความเสยงและปญหาของแผนกบญชการเงนกบหนวยงานตางๆ :Internal & External Auditor / สรรพากร- การวางแผนงบการเงน CMO ใหสามารถทำาไดอยางมประสทธภาพ- ลดการสงงบลาชา หรอ ใกลชวงปดงบทำาใหสามารถรบรรายได ไดตรงตามความเปนจรง- กรณทสงชาและมประเดนสงสย ออดทอาจเปดประเดนในงบการเงน สงผลใหโดน SP ได- โดนเบยปรบตองจายใหสรรพากรเนองจากการหก ณ ทจายไมถกตอง ลดคาใชจายบวกกลบ

2.เพอปรบปรงระบบการทำางานใหเปนมาตราฐาน รองรบการขยายงานในอนาคต:Financial Standardize - เพอการทำางานทมประสทธภาพ เปนระบบเดยวกนทกบรษท- ลดความผดพลาดและลดความเสยงในระบบงานการเงน - เพอรองรบการเตบโตของยอดขายของบรษทและการกาวไปสมาตราฐานระดบ ASEAN

ความเสยงทางดานการ

เงน

ประเดนปญหาดานการตรวจ

สอบจาก Auditor

ประเดนปญหาดานการตรวจ

สอบจากสรรพากร

หนเสยการสญหายCredit Noteการทจรต

บนทกรายรบ ไมได /การตงหนสญ เนองจาก- สญญาไมรดกม-อำานาจการเซนตไมชดเจน- เอกสารเบกจายไมครบถวน

เสยประโยชนทางภาษ (คาใชจายบวกกลบ) ป 52 – 2.6

ลานป 53 – 4.6 ลานป 54 -2.3 ลานป 55 – 1.7 ลาน

หกคาภาษ ณ ทจาย ผดประเภทหลกฐานการรบเงนไมสมบรณ

FINANCE AND ACCOUNTING : Problem

3% กรณคาจาง/คาบรการทวไป5% คาเชา / ศลปนสารธารณะ10% คาบรการเฉพาะประเภท

ความเสยงทางดานการ

เงน

ประเดนปญหาดานการตรวจสอบจาก Auditor

ประเดนปญหาดาน

การตรวจสอบจากสรรพากร

Advance

Estimated Cost SheetCost Control Sheet Petty Cash

Authorization

Pledge Policy

Contract

Receipt

FINANCE AND ACCOUNTING : Problem

ความเสยงทางดานการ

เงน

ประเดนปญหาดานการตรวจ

สอบจาก Auditorประเดนปญหา

ดานการตรวจสอบจากสรรพากร

มาตรการทางบญช การเงน

ระบบบญชสากล Formula/ ระบบIT

มาตราการดานกฏหมายFINANCE AND ACCOUNTING : Mitigation

ขอความรวมมอ

หนวยงาน แผนงานแผนกบญช - การจดการดานขอมลเพอบนทกรายงาน

ทางบญชทถกตองรวดเรวและทนตอเหตการณ (CMO)

แผนกการเงน - ปรบปรงกระบวนการทำางานดานรบและจาย เพอความเปนระบบ /มมาตราฐาน /ตรวจสอบได / ทนตอเหตการณ

แผนกบญช, แผนกกฎหมาย

- ระบบเอกสาร/ความสมบรณของเอกสาร/ลดขอเสยเปรยบในดานกฎหมาย

FINANCE AND ACCOUNTING : Action Plan

ประเดนปญหา- การสงCost Control Sheet เพอ cross เชคกบฝายบญช มความลาชา ทำาให ไมสามารถปดงบไดเรว- ดานตนทน: การวางจาง supplier ไมมการจดทำา PO ทำาให ไมมเอกสารในการบนทกบญช สงผลใหขาดความเชอถอจากผสอบบญช ในการนำาขอมลไปทำางบการเงน - ดานรายได : สญญางานทเปนเอกสารสำาคญ ไมมการเซนตตกลงยอดรายได และเปนประเดนท evaluateโดยผสอบบญชในทกไตรมาส- การหกภาษ ณ ทจายไมถกตอง

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานบญช

ขอความรวมมอ1. สง Cost Control ภายในวนท 15 ของเดอนถดไป

มาตราการ จดประสงคกำาหนดดวล

าปรบปรงกระบวนการทำางานดานการรบเงน

-Quotation / Contract-Invoice

-เพอลดจำานวน Credit Note-ลดความเสยงในการตงหนสงสยจะสญ-เพอการบรหารสภาพคลองทางการเงนอยางมประสทธภาพ

12 ธนวาคม 2555

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการรบเงน

AR Management

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการรบเงน (ตอ)

Invoiceปญหาทพบ - การออกในระบบ Excel มความผดพลาดไดงายการแกปญหา - ระบบ Formulaเอกสารประกอบการขอออก Invoice - สญญางาน / Quotation - ภพ. 20 กรณลกคาใหม - Cost Control

ปญหาและการแกไข

Quotation , Contractปญหาทพบ- การออกเลขทสญญาทมการแกไข

หลายครง ใน 1 งาน

การแกปญหา- ระบบการออกเลขทสญญาไดมการ Test Run อย

มาตราการ จดประสงค กำาหนดเวลาปรบปรงกระบวนการทำางานดานการจายเงน

-Advance Payment-Payment Voucher-Petty Cash

-เพอการควบคมภายในทดมมาตรฐานและตรวจสอบได-ลดความเสยงการสญหายระหวางทาง-เพอการบรหารสภาพคลองทางการเงนอยางมประสทธภาพ-ลดการถกเบยปรบจากสรรพากร

12 ธนวาคม 2555

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน

AP Management

ปจจบน มการเบกเงนทดรองจายเปนจำานวนมาก ทำาใหเกดความเสยงตอพนกงานผถอเงน eg.- เงนหาย (ในอดต ไดเคยเกดขนแลว)- ความปลอดภยของพนกงานทถอเงน- มความลาชาในการเคลยรเอกสารประกอบการจายงน- แรงจงใจในการนำาเงนไปใชผดวตถประสงค

Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

จากการสอบทานการเบกเงน Advance ในเดอน เม.ย และ ส.ค 55 โดย Internal Auditor พบวา

Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง

-: ประเภทของคาใชจายหนางานสวนใหญประกอบดวย

-คาเชารถ, คาเชาอปกรณ เครองมอตางๆ -คาจาง Staff, Pretty, MC, ชาง

ภาพ -คานำามนรถ, คานำามน Generator

-คาอาหาร Staff และ ทมงาน -คาใชจายเบดเตลด

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง

1. พบการถอเงนสดจำานวนมาก 2. มการเบกเงนทดรองจายโดยพนกงานตำาแหนงเดยว /

คนเดยว เชน Pro-Co แตกระจายการถอเงนหลายคน ขณะทบางทมมการเบกโดยพนกงานหลายตำาแหนง เชน Pro-Co, AE, Produce

3. การเคลยรเงนลาชากวาทแจงไว 4. เกดความเสยงตอการสญหายได

ปญหา

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

Advance Payment : ปญหาและมาตรการลดความเสยง

การแกปญหา

1. คาใชจายบางประเภท หากทราบแนชดวาจะจายใหใคร เปนจำานวนเทาไหร ควรใหแผนกการเงนออกเชคใหผรบเงนโดยตรงหรอ 2. ขอความรวมมอ ในแยกรายการ ทวางบลได ออกจากจำานวนเงน advance รวม เพอให Suppliers มาวางบล เพอเปนการลดจำานวนเงนสดในมอและปองกนการเกดสญหายระหวางทาง3. จายเงน advance โดยทำาเชคขดครอมระบผถอ หรอ นำาเชคไปเขาบญชธนาคารผเบก

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

Voucher No ช อ Job รายการ Amount Sum By

Advacne 2822 Mr. A CMO1 คาวงโ ยธวาธต 50 คน 60,000

คาคนเดนสวนสนาม 60 คน พรอม Costume 100,000

คาจางทำา ชดPretty+MC+ผบรหาร 56,000

คาจาง MC 2 คน 80,000เบดเตลด 4,000 300,000

2811 Miss B CMO2 คา Plasma 40,000 คาจาง Staff 34,000

คาอาหารและ เครองดม 12,000 คา Prop เกมส 5,000

เบดเตลด 4,000 95,0002799 Mr. Z CMO3 คาซ อของสำา หรบ

ปมนำา มน 180 ปม 500,000 คาซ อของเบดเตลด

inkjet Staff 200,000คาใ ชจายเบดเตลด 100,000 800,000

Voucher No ช อ Job รายการ Amount Sum By

Advacne 2822 Mr. A CMO1 คาวงโ ยธวาธต 50 คน 60,000

คาคนเดนสวนสนาม 60 คน พรอม Costume 100,000

คาจางทำา ชดPretty+MC+ผบรหาร 56,000

คาจาง MC 2 คน 80,000เบดเตลด 4,000 4,000

2811 Miss B CMO2 คา Plasma 40,000 คาจาง Staff 34,000

คาอาหารและ เครองดม 12,000 คา Prop เกมส 5,000

เบดเตลด 4,000 21,000

2799 Mr. Z CMO3 คาซ อของสำา หรบ ปมนำา มน 180 ปม 500,000

คาซ อของเบดเตลดinkjet Staff 200,000คาใ ชจายเบดเตลด 100,000 100,000

Advance Payment : ตวอยาง

4. ใหอำานาจการเบกเงน กบพนกงานทมหนาทเกยวของโดยตรง (แตละทมกำาหนดเอง) และใหมหนงสอคำาประกนเพอเปนมาตรการของบรษทโดยรวม

Advance Payment : การแกปญหา (ตอ)

“ กำาหนดใหพนกงานแตละคนทเกยวของในการถอเงนสด ตองเซนตคำาประกนการถอเงน กำาหนดใหพนกงานแตละคนถอเงนสดไดไมเกน 500,00 บาท ตอคน หรอ งาน ใหเคลยรเงน Advance กบทางฝายการเงนกอน จงจะมสทธเบกเงนกอนตอไป

หากเลยกำาหนดเวลาทแจงไวในใบเคลยรเงน Advance เกน 2 สปดาห ทางฝายการเงนจะมการแจงเตอน หากยงไมนำามาคน ฝายบคคลจะดำาเนนการหกเงนเดอนในอตราไมเกนรอยละ10 ของพนกงานทานนนๆ ตลอดจนถงหวหนางาน เวนแตจะมการแจงเปนลายลกษณอกษร ”

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

5. กำาหนดอำานาจการเซนตอนมตเอกสารAdvance Payment : การแกปญหา (ตอ)

ใบเบก ADVANCE

LIMIT DEPARTMENT

CEO >500,000 CEO OfficeMD =<500,000 ALL

DIRECTOR =<250,000 ALL

อำานาจอนมตในใบเบก Advance

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

6. เคลยรเงนตรงตามกำาหนดเวลา กรณมเงนคนขอใหนำาเงนฝากเขาบญชธนาคาร และนำา Pay in Slip มาแนบในเคลยร

Advance Payment : การแกปญหา (ตอ)

ชอบญช บมจ. ซเอมโอธนาคารกรงเทพ สาขาลาดพราว 44บญชออมทรพยเลขท 203-0-281832

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

Payment Voucher : ปญหาและมาตรการแกไขปญหา -เอกสารเบกจายไมครบ เชน ไมม P/O

-ขอจาย เปนChq. เงนสด / ขอรบเปนเงนสด-เอกสารประกอบการรบ Chq. ไมครบ (กรณทม

มาปลอย Chq. เอง)-การหกภาษ ณ ทจายผดประเภท-มการสงเอกสารทกวน / ตลอดทงวน

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

Payment Voucher : ปญหาและมาตรการแกไข

การแกไข - เปด PO และกำาหนดวนวางบลและจายตามระเบยบบรษท

-ทำาเชคขดครอมระบผถอ หรอ โอนเขาบญชธนาคาร-การจาย Chq. ให Suppliers ตองตรวจเชคเอกสาร

ประกอบการรบเชคใหเรยบรอย และนำามาแลก Chq. กบฝายการเงน หรอ สามารถฝากปลอย Chq. ได

-กำาหนดเวลาการรบเอกสาร และ Chq.

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

Petty Cash : ปญหาและมาตรการแกไขปญหา -มเอกสารคางจายจำานวนมาก

-มการสงเอกสารทกวน / ตลอดทงวน

การแกไข - จำากดจำานวนเงนในการเบกไมเกน 1,000 บาท / ใบ

-กำาหนดเวลาการรบเอกสาร-ปรบเปลยนรายการทเบกโดยใช Petty Cash

รวมกบ HR เชน คารกษาพยาบาล

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการจายเงน (ตอ)

ตารางผมอำานาจการอนมตและขอบเขตการอนมต

PO LIMIT DEPARTMENT

CEO >10,000,000 CEO officeMD =<10,000,00

0ALL

DIRECTOR =<5,000,000 ALL

ใบเบก ADVANCE

LIMIT DEPARTMENT

CEO >500,000 CEO OfficeMD =<500,000 ALL

DIRECTOR =<250,000 ALL

อำานาจอนมตในเอกสาร P/O

อำานาจอนมตในใบเบก Advance

FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน

ตารางการเบกและรบเคลยร Advance Payment

การรบเอกสาร วน เวลา

รบเอกสารเบกเงน ทกวน 10.00-12.00 น.13.00-16.00 น.

รบเอกสารเคลยรเงน*

(พอด)

ทกวน 10.00-12.00 น.13.00-16.00น.*กำาหนดเคลยรเงน : ภายใน 3 วนหลงจบงาน หรอตามกำาหนดการในใบเบก

**กรณเบกเงนชวงปลายเดอน ม VAT, WHT ตอง Clear ภายในวนท 5 ของเดอนถดไป

FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน

ตารางการรบ จายเงน – Payment Voucher & Advance Payment

การรบเงน รบChq./เงน

เวลา

ยนเอกสารวน ศกร/จนทร พธ 13.30-16.00น.ยนเอกสารวน องคาร/พธ ศกร 13.30-16.00น.

ยนเอกสารวน พฤหส จนทร 13.30-16.00น.*สงเอกสารทคณเฟรน

FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน

Petty cash scheduleการรบเอกสาร วน เวลา

รบเอกสารเบกเงน จนทร พธ– 10.00-17.00 น.

รบเงน ศกร 13.30-17.00 น.

*สงเอกสาร-รบเงนพอด**เบกไมเกน 1,000 บาท

FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน

ตารางการรบวางบลการรบวางบล วน เวลา

รบเอกสาร ทกพธท1 และ 3ของเดอน

10.00-17.00 น.

รบเงน ทกศกรท4ของเดอน 13.00-17.00 น.

FINANCE AND ACCOUNTING : สรปมาตราการดานการเงน

ขอความรวมมอ : Purchasing Order

กำาหนดการจายเงนเจาหนการคาใน P/O -กำาหนดงวดการจายเงน กรณเกนกวา 50,000 ขอ

แบงจายดงน 30 : 40 : 30-งวดแรก 30% ตามสญญา Quotation-งวดท 2 ไมเกน 50,000 บาท 30 วน เกน 50,000

บาท 60 วน-งวดท 3 หลงจากงวดท 2 แลว 30 วน

FINANCE AND ACCOUNTING :มาตราการดานการเงน

1. ขอมลไมครบถวน เชน ชองาน / คำาประกนใหกบใคร / คำาประกนซองหรอสญญา

2. ระยะเวลาคำาประกน 3. มลคาการคำาประกน 4. ดวน!!

ปญหา

ขอความรวมมอ

1. กรอกขอมลตามแบบฟอรม สามารถหาไดท Intranet 2. ระยะเวลาดำาเนนการ 3 วน / กรณออกชออน 5 วน

FINANCE AND ACCOUNTING : มาตราการดานการเงน

ขอความรวมมอ : Letter of Guarantee

1.บางงานไมไดทำาเปนสญญาและไมไดผานฝายกฎหมาย อาจไมมการตรวจสอบผมอำานาจในการลงนามแทนบรษท ซงกอใหเกดความเสยงตอบรษทในการทผลงนามไมไดเปนผมอำานาจ และไมมหนงสอมอบอำานาจจากบรษทได2. งานปจจบนเกยวกบสญญาทสงมาฝายกฎหมายมลกษณะเรงดวน และไมมขอมลทเจรจากนไวสงมาให เชน การชำาระเงน คาใชจายตางๆ ขอตกลงทไดเจรจากนไว ดงนนเพอใหงานรวดเรวขน และใหเงอนไขในสญญาเปนไปตามทตกลงกน ทางกฎหมายจงตองทราบในขอมลดงกลาวกอนการรางหรอตรวจสอบสญญา3. การมอบอำานาจชวง

4. การสงสญญา / Quotation

FINANCE AND ACCOUNTING :มาตราการดานกฏหมาย

ขอความรวมมอ : Legal