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Knowledge management that delivers answers

Webinar | 27. Oktober 2016 | 14:00 – 14:30 UhrPaul Caspers, Theum AG

Machen Sie Ihr verborgenes Wissen zur Säule der digitalen Transformation

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Wir müssen unser Wissen wie einen wertvollen Rohstoff behandeln und mit der betrieblichen Leistungserstellung verschmelzen, „… weil sonst diejenigen, die führend im digitalen Bereich sind, uns die Produktion wegnehmen werden“ (Bundeskanzlerin Angela Merkel - Weltwirtschaftsforum Davos 2015).

Prolog

Paul Caspers – Theum AG

Entdecken Sie in den kommenden 30 Minuten einen Schlüsselkatalysator für die Digitale Transformation.

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In unserem kurzen Webinar werden Sie lernen• wie mühelos dokumentiertes Wissen verteilbar ist• wie komfortabel dieses Wissen nutzbar ist • wie treffgenau Recherchen beantwortet werden• wie einfach sich dokumentiertes Knowhow in stets

auskunftsbereiten Wissensbanken bereitstellen lässt

Sie werden eine Technologie live erleben, die • Kostenkiller im Informationsmanagement eliminiert

und • vorhandenen Wissens für Geschäftsprozesse

erschließt

Sie werden einen Eckpfeiler der digitalen Transformation errichten können - sofort

Ergebnisse des Webinars

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• Nehmen Sie an Sie haben ein Contract Handbook mit 100 Dokumenten verteilt auf 30 Ordner.

• Sie müssen das 100 oder 10.000 Nutzern verfügbar machen

• Sie erzeugen aus den 100 Dokumenten mit viel manuellem Aufwand 1 „Riesen-PDF“ – wahrscheinlich ohne • ohne Inhaltsverzeichnis• ohne fortlaufende Seitenzahlen• ...

• Sie verteilen dieses PDF als• Intranet Download 20+ MB 10.000 Kopien oder• versenden es als Email … dto.

• Und 1 Monat später gibt‘s ein Update = da capo al fine

Wieviel vergeudete Mühe, Arbeitszeit, Redundanz, Fehleranfälligkeit und welches Informationschaos …

Desaster Area „Wissensverteilung“ heute

30 Folder ~ 100 Dokumente > 1.600 Seiten

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• Download ca. 20 Mbyte dauert• Öffnen des PDF mit > 1.600 Seiten dauert• Suchstring eingeben: Sucht sequentiell von Anfang

bis Ende. Nach Minuten Ergebnis: „Keine Treffer“• Extraktion relevanter Texte aus 1..n PDFs völlig

„utopisch“

Sehen wir uns die Suche im PDF - ca. 20 MB / 1.628 Seiten an …

Such String: “performance guarantees plant system customer

obligations”

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• Achtung: Kostet ggfs. eine Menge CALs !!• Nutzer müssen sich zudem mit dem DMS

auskennen

Nehmen wir an – anstelle PDF Versands wird den Nutzern Zugang zum DMS gewährt

Such String: “performance guarantees plant system customer

obligations”

30 Folder ~ 100 Dokumente > 1.600 Seiten

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Die Nutzer erhalten egal was sie suchen – immer nur Dokumente

Die beste Suche von heute – egal mit welchem Tool … bringt nur Stapel von Dokumenten

Such String: “performance guarantees plant system customer

obligations”

30 Folder ~ 100 Dokumente > 1.600 Seiten

Suche

PS: Das Ergebnis findet sich im 9. Dokument auf S. 8. ff

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• Dokumentinhalte lassen sich nicht als nutzbares Wissen verteilen • Hoher Verteilaufwand • Durch „Silos“ (Speichersysteme) getrennt • Zugangsbarrieren durch benötigte Anwendungen • Ungeeignet für Smartphones

• Recherche nach Dokument Inhalten ist recht aufwendig oder gar nicht möglich• „Kein Zoom“: Kleinste Einheit bei Suche ist immer Dokument (1-10 oder 500+ Seiten)• Wie viele Seiten in geöffneten Dokumenten müssen durchsucht werden? • Findet der Anwender jemals die korrekte Information? • Wie viele Versuche mit welchem Zeitaufwand sind nötig?

• Es wird ein gigantische Volumen an Arbeitsstunden ohne Wertschöpfung verschleudert

• Was heißt das fürs Unternehmen – wenn man heutzutage „nicht weiß was man weiß“?

Fazit: Dokumente sind Bremsklötze der Digitalisierung und Produktivitätskiller

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Nun lassen Sie uns das Contract Handbook als Theum Knowledge Book generieren

Dokument-Storage (Dateisystem, SharePoint …)1

Bekanntmachen im Theum Composer (Browser) 1 Minute2

LIVE !

• Das geht also sehr einfach und kann auch automatisiert werden.

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… und den Inhalt der Dokumente sofort als Wissen bereitstellen …Dokument-Storage (Dateisystem, SharePoint …)1

Bekanntmachen im Theum Composer (Browser) 1 Minute2

3 Fertiges Knowledge Book in der Wissensbank für alle Nutzer 5 Minuten - kein manueller Verteilaufwand – kein kopieren – downloaden etc.

LIVE !

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Nun recherchieren wir im frisch erstellten Theum Contracts Handbook Handbook

LIVE !

Such String: “performance guarantees plant system customer

obligations”

Antwort in Form eines Exzerptes verschiedener relevanter Fundstellen aus dem Buch – in < 1 Sek

1

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Und es geht noch besser: Anwender zur richtigen Antwort führen …Ganze Exzerpte zu benötigter Information

• im Kontext

• sekundenschnell

• aus relevanten Inhaltspassagen unterschiedlicher Dokumente und Kapitel

• präzise selektiert / zusammengestellt

• sofort lesbar

• verknüpft mit weiterführenden Informationen

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Theum Wissensbank „Beispiele“

LIVE !

http://beispiele.theum.com/

Knowledge Libraries mit 1..n Knowledge Books

Navigator für Wissensbank

Wissensbank „Beispiele“

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Antwort als Exzerpt aus unterschiedlichen Quellen Recherche: Lastverschiebungspotential in der österreichischen Industrie

Exzerpt als Antwort auf eine Recherche• aus relevanten Fundstellen der

Wissensbank• Inhaltsextrakte aus 1 oder diversen

Dokumenten

LIVE !

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System ermittelt Kontext dann Antwort etwa zu „Erworbene“

LIVE !

Recherche: Uneinbringliche ForderungenKontext: Erworbene Antwort aus relevanten Fundstellen der Wissensbank

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System ermittelt Kontext für Antwort und relevante Kapitel

LIVE !

Recherche: Bewertung SachanlagenTopic: Bewertung A+H Kosten Anzeige relevanten Kapitels

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System sucht im mehreren Wissensdatenbanken parallelRecherche: Cholera Incubation PeriodKeine TrefferSuche erweitern auf „Überall“ Antwort aus anderen Wissensbank

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• Über einen Zugriffspunkt• extrahiert aus

Dokumentinhalten jeder Art jeder Herkunft

• nutzbar auf allen modernen Geräten mit Standard Browser

• einheitlich in Struktur und Darstellung

• blitzschnell zu finden – auch in sehr umfangreichen Beständen

Fazit: Wissen gelangt mit Theum binnen Sekunden zum Anwender …

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Und Theum ist mobil

Online Offline via EBook AppAuf allen modernen SmartphonesInkl. antwort-orientierte Recherche

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Was ist der Ansatz von Theum?Theum zerlegt

Dokumente in kleinste Elemente, ermittelt

vielfältige Beziehungen und erzeugt daraus eine thematische Matrix – die

als Index für die Suche nach Antworten fungiert

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Was ist der Ansatz von Theum?

Kapitel

Knowledge Book

AntwortExzerpt

Wissensbank

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Theum wächst „organisch“ – Geburt:

Instruc-tions

Guide-lines

By-laws

Annual report

s

Governance

Financial Reportin

g

Corporate

Wissensbücher

Wissensbank

Wissensbibliotheken

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Unternehmensweit: Jedes Theum kennt jedes andere Theum

Wissensdomain mit n-Wissensbanken

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• Einfacher als ein Einkauf bei Amazon • Es sind keine komplexen Konzepte, Projekte oder Technologien erforderlich• Theum wächst organisch „mit dem ersten Buch“• Sie können binnen 1 Tages (1 Stunde in der Cloud) mit Wissen „online“ gehen • Alles was Sie brauchen sind

• die Dokumente • Windows Server und Web Server** (in der Theum Cloud nur die Zugangsdaten zu Ihrer

Wissensbank) ** Die von Theum erzeugten Wissensbanken sind OPEN SOURCE und können ohne Theum auf jedem Web Server intern oder im Web kostenfrei angeboten werden

Wie aufwendig ist die Inbetriebnahme von Theum?

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• Unterstützt alle gängigen Dokumentformate• Single Point of Access für Nutzer, Geräte und

Systeme• Fertig nutzbares Wissen – keine Dokumente• Recherche Antworten/ Exzerpte• Gesamtübersicht zu einem Thema• Führt Nutzer zur Antwort • Wissen ist OPEN SOURCE • Einheitliche Darstellung• Smartphone• Offline Support• Intuitiver Zugriff auf Wissen• Einfacher Beitrag von Wissen

Summary: Theum ist für die digitale Transformation gemacht

Theum integriert vorhandenes dokumentiertes Wissen in die betriebliche Leistungserstellung

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Wofür kann man Theum einsetzen?

Unternehmensrichtlinien• Financial Reporting Guidelines• Richtlinien des

Geschäftsverkehrs • Risiko Management• Rechtliche

Rahmenbedingungen• Prozessbeschreibungen• Arbeitsanweisungen• Import/Export Regularien• …

Einkauf/Sales/Personal/ Produktion/ Service• Lieferanten Informationen • Kunden/Partner Akten• Tagungsunterlagen• Rundschreiben• Whitepaper• Ausbildungsunterlagen• Produkt Dokumentationen• Sicherheitshandbücher • Betriebshandbücher• Servicehandbücher

Forschung/Entwicklung/ Projekte• Entwicklungsunterlagen• Spezifikationen• Forschungsergebnisse,

Studien • Projekt Knowledge Bases • Studienpläne (Universitäten)• Qualitätsmanagement • …

Überall wo umfassende Informationen in Dokumenten erstellt und an viele Nutzer verteilt werden.

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(1) Macht Sie stärkerDie Schlagkraft des Unternehmens steigt durch schnellen bedarfsgerechten Zugang zu WissenBetriebliche Leistungserstellung wird optimiert - bessere, schneller, hochwertiger mehr UmsatzWissen wird zum Treibstoff für Geschäftsprozesse

(2) Macht Sie kostengünstigerRechercheaufwand wird signifikant reduziert Fehler werden vermieden Aufwendige Prozesse für die Informationsbereitstellung werden eliminiert Lizenzkosten pro User (CALs) für Informationszugriffe entfallen ggfs.

(3) Macht Sie attraktiver Kunden/Partner erhalten Informationen zu Ihrem Portfolio überall auf der Welt in modernster Form

Theum macht Ihre Organisation durch gezielten Zugriff auf Wissen fit für die digitalen Transformation.

Theum wirkt 3-fach auf Ihre unternehmerische Fitness

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• Ausprobieren: Theum Cloud Trial – 30 Tage kostenlos für die ersten 100 Kunden **• Ihre Fragen per Email an pcaspers@theum.com • Aufzeichnung des Webinars

https://attendee.gotowebinar.com/register/149836325047393539 • Den Link zur Webinar Aufzeichnung werden wir Ihnen zukommen lassen• Ich würde mich freuen – wenn dieses Webinar für Sie gewinnbringend war und wir

Ihnen bald die Leistungsfähigkeit von Theum unter Beweis stellen dürften. • Ich bedanke mich für Ihre Teilnahme – und wünsche Ihnen Erfolg bei den

anstehenden Herausforderungen.

Ihr Paul Caspers

Ihr Theum Start

** Rechtsweg ausgeschlossen

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Theum AGSchönbergstrasse 4573760 Ostfildern (Stuttgart)Deutschland

ManagementCEO

Paul Caspers

Executive Vice PresidentRichard Reed

Infrastruktur und DeploymentAlexander Steffen

WissensmanagementRichard Winkler

SalesContinental EU (EN DE)

+49 711 45 1000 10

US (EN)+1 817 989 6700

UK AU NZ (EN)+49 711 45 1000 42

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