Digitaalisten työkalujen uusi aika

Kimmo KukkonenSolution Owner, Digital Services & CollaborationGlaston ICTtel. +358-10-500 6270kimmo.kukkonen@glaston.net

DCL konferenssi, Vanajanlinna4.11.2009

Sisällys

• Glaston lyhyesti• intranet ja työtilat• videoneuvottelu• web-kokoukset• pikaviestin • eLearning

Glaston lyhyesti

Glaston lyhyesti• Kansainvälinen lasiteknologiayritys• Globaali lasinjalostuskoneiden markkinajohtaja

• esikäsittelykoneet• turvalasikoneet• tuotannonohjausohjelmistot

• Liikevaihto 2008 oli 270.4 MEUR• Yrityksessä on noin 1.200 työntekijää

Glastonin toiminta-alue

Customer Service UnitMachine Manufacturing

• Konevalmistusta neljässä maassa kolmella mantereella; myynti- ja huoltokonttoreita lähes 30 maassa.

Työkalujen aika…Uutiset Ohjeet Työryhmien tiedostojen

jako Muu kollaboraatio

Outlook postituslistat

Konsernin intranet(käytössä lähinnä Suomessa)

Saksan intranet

Italian intranet

Levyjaot

Newsletterit ja henkilöstölehdet

IUS WikiSkype

Keskustelufoorumit

Videoneuvottelu

Web-kokous

Puhelinkokoukset

Lähde: Tieto OyjeLearning

Matkapuhelut

vanha

Miksi digitaaliset ryhmätyökalut?

• Tavoitteena:• matkustuskulujen vähentäminen• puhelinkulujen vähentäminen• yhteisöllisyyden tunteen lisääminen• tehokkuuden kasvattaminen• tarjota yhtäläinen ja korkealaatuinen koulutusmateriaali• tarjota työn aikainen tuki tallennetun materiaalin muodossa

Intranet ja työtilat

Intranet ja työtilat

• Työkaluna Microsoft SharePoint Server 2007• Kolme pääpalvelualuetta:

• Insider Now – Kaikki yleinen yrityksen sisäinen tiedotus

• Me and Glaston –Kaikki työsuhteen hoitoon tarvittava tieto

• Work Support –Kaikki päivittäisessä työssä tarvittava tieto

Intranet ja työtilat

• Käytössä olevat sosiaalisen median työkalut• Blogit (mm. toimitusjohtajan palsta)• Wikit (mm. intranetin manuaalit)• RSS (kaikilta uutispalstoilta mahdollisuus tilata RSS syöte)• Alert (kaikista sivustoista mahdollisuus tilata alert sähköpostiin)• MySite (henkilötietosivu, jota kukin voi muokata mieleisekseen ja

esim. jakaa omia dokumenttejaan)• Paikallaolotieto (automaattinen integraatio intran, sähköpostin ja

office communicatorin välillä)• Offline käyttömahdollisuus Outlookin kautta

Intranet ja työtilat• Workspaces –

Tiimien ja osastojen kahdensuuntaiseen viestintään tarkoitettu työkalu tiedonjakoon ja yhteistyöhön

• Yleisimmin dokumenttikirjastoja, wikikirjastoja ja tiketöintilistoja• Tiimitiedotteet, keskustelukanavat, tehtävälistat ja tiimikalenterit

myös mahdollisia • Kaikille dokumenteille automaattinen versionhallinta ja historia• Tiketti- ja tasklistojen avulla helppo seurata töiden etenemistä• Pääsy rajoitettu ainoastaan tietyille ryhmille ja käyttäjille

• Statistiikkaa huhti-toukokuulta 2009:• Sivunlatauksia / päivä keskimäärin: 6300• Eri kävijöitä keskimäärin: 920

Intranet ja työtilat

Videoneuvottelu

Videoneuvottelu• Yksi laite koostuu Tandberg videoneuvottelulaitteistosta ja

hyvälaatuisesta LCD televisiosta (42” – 52”)• Liikenne tietoliikennekanavia pitkin erillisen sillan kautta• 14 päätoimipaikassa maailmanlaajuisesti. Joissakin kohteissa

laitteita 2.

Videoneuvottelu• Ensisijaisesti tiimien ja ryhmien välisiin kokouksiin

(kokoushuoneesta kokoushuoneeseen)• Voidaan käyttää sekä sisäisiin, että ulkoisiin kokouksiin ja

koulutuksiin• Samaan kokoukseen voi osallistua maksimissaan 6 ryhmää

samanaikaisesti• Statistiikkaa huhti-toukokuulta 2009:

• Kokouksien määrä: 258• Yhteiskesto: 193 tuntia 41 minuuttia

Web kokous

Web kokous• Käytettävä palvelu Cisco WebEx

• Osallistuja tarvitsee tietokoneen, puhelimen ja webcamin sekä client -ohjelmiston. Osallistuminen pelkällä puhelimella myös mahdollista.

• Puheenjohtajalla pitää lisäksi olla host-tili• Mahdollisuus kokousten ja koulutusten nauhoittamiseen• Statistiikkaa huhti-toukokuulta 2009:

• Kokousten määrä: 192• Yhteiskesto: 197 tuntia 54 minuuttia

Web kokous• Ensisijaisesti ”henkilökohtaisten” kokousten ja koulutusten

järjestämiseen (työpiste – työpiste)• Voidaan käyttää sekä sisäisiin, että ulkoisiin kokouksiin• Samaan kokoukseen voi osallistua teoriassa maksimissaan 500

osallistujaa samanaikaisesti

Pikaviestin

Pikaviestin• Microsoft Office Communications Server 2007

• Sisältää myös sisäisesti käytettävissä olevan Microsoft LiveMeeting palvelun

• Käyttäjä tarvitsee tietokoneen, kuulokemikrofonin ja webcamin sekä client –ohjelmiston

• Paikallaolotieto – Synkronoitu myös intranetiin ja outlookiin

Pikaviestin• Kaikkeen ”henkilökohtaiseen” sisäiseen pikaviestintään jota

ei tarvitse arkistoida• Chat, ääni- ja videopuhelut nollakustannuksin (työpiste – työpiste)• Keskustelujen ja puheluiden maksimiosallistujamäärää ei ole

rajoitettu• Liikenne ainoastaan palomuurien sisällä (maksimaalinen turvallisuus)

eLearning

eLearning• Oppiminen digitaalisia työkaluja käyttäen mahdollistaa yhtäläisen

prosessikoulutuksen kaikille Glastonin työntekijöille ja tarjoaa mahdollisuuden työn aikaiseen tukeen.• Basic kurssi tarjoaa yleistietoa lasista materiaalina ja lasityyppien

erilaisista jalostusprosesseista.• Advanced kurssi sisältää syventävää tietoa prosessista liittyen

työturvallisuuteen ja prosessiin liittyviin ongelmatilantilanteisiin.• Professional kurssi sisältää yksityiskohtaista tietoa prosessin eri

muuttujista ja niiden vaikutuksesta lopputuotteeseen.• Vapaan navigoinnin käyttöliittymää (Browse) käyttämällä

päästään helposti mille oppimisympäristön sivulle tahansa.• eLearningin käyttö helpottaa ja nopeuttaa asiakaskoulutuksiin

valmistautumista asennus- ja huoltokäyntien aikana säästäen aikaa varsinaiseen työhön.

eLearning

Lopuksi…

• matkustusta on pystytty tiukassa taloudellisessa tilanteessa vähentämään merkittävästi tehokkuuden kärsimättä

• osa yksiköiden välisestä puhelinliikenteestä on pystytty siirtämään pikaviestimeen ja näiltä osin kulut leikattua minimiin

• vilkas pikaviestittäminen lisännyt yhteisöllisyyden tunnetta maailmanlaajuisessa organisaatiossa merkittävästi

• digitaalisilla tiimityövälineillä dokumenttien valmistelu ja raportointi nopeutunut merkittävästi

• kynnys globaalien tiimien väliseen kokoustamiseen pienentynyt; kokouksia järjestetään sellaisistakin aiheista, jotka aiemmin yritettiin hoitaa puhelimitse tai sähköpostitse

Siksi digitaaliset ryhmätyökalut:

Työkalujen aika…Uutiset Ohjeet Työryhmien tiedostojen

jako Muu kollaboraatio

Outlook postituslistat

Konsernin intranet ja työtilat

Levyjaot

Newsletterit ja henkilöstölehdet

IUS Wiki

Videoneuvottelu

Web-kokous

eLearning

Matkapuhelut

UUSI

Office Communicator

Skype

Kysymyksiä, keskustelua…

Kimmo KukkonenSolution Owner, Digital Services & CollaborationGlaston ICTtel. +358-10-500 6270kimmo.kukkonen@glaston.net