Apakah itu Profesi Konsultan?

RIRI SATRIACEO – Value Alignment Advisory

What we mean by consultancyThe MCA defines management consulting as: “The creation of value for organisations, through improved performance, achieved by providing objective advice and implementing business solutions.”

“Consulting involves individuals, whether self-employed or employed, individually or collectively using their knowledge, experience and analytical and/or problem-solving skills to add value into a wide variety of organisations, and therefore to the economy as a whole, within a framework of appropriate and relevant professional standards, disciplines and ethics.”

The Seven C’s of Consulting• Client• Clarify• Create• Change• Confirm• Continue• Close

Apakah itu profesi konsultan?

• Analisis persoalan (problem analysis).• Memecahkan persoalan (problem solving).• Memberdayakan (empowerment).• Tidak menciptakan ketergantungan.• Menjaga rahasia.

Profesi konsultan dari sisi status kepegawaian organisasi

• Konsultan internal :– Karyawan pada sebuah organisasi.– Konsultan untuk unit lainnya di internal.– Lebih mengenal organisasi.

• Konsultan eksternal :– Bukan karyawan organisasi tersebut.– Dipekerjakan sementara untuk kepentingan organisasi.– Keahlian tersebut umumnya tidak ada di dalam organisasi.– Umumnya butuh waktu untuk adaptasi.

Profesi konsultan dari sisi keahlian

• Expert consultant :– Konsultan sangat ahli di bidang tertentu.– Bisa memecahkan persoalan klien secara (relatif) mandiri.– Contoh : konsultan pajak.

• Process consultant :– Konsultan sangat ahli di dalam metodologi tertentu.– Bekerja sama dengan klien untuk memecahkan masalah.– Contoh : konsultan balanced scorecard.

CONSULTINGPERFORMANCE

RELATIONSHIPSKILLS

ENGAGEMENTMANAGEMENT

BUSINESSACUMEN

TECHNICALEXPERTISE

Empat Keahlian Pokok Konsultan

Trust

Value

Credibility

Commonality

Empathy

Appearance/Etiquette

Enam Pilar Membangun Relationship

Client Contract Consultant

Collaboration

Knowledge of organization

Knowledge of process, skills, and experience

Proses Konsultasi adalah Kolaborasi

• Latar belakang. • Opini atau pandangan konsultan.• Sekilas tentang konsep atau rujukan.• Kerangka kerja yang diusulkan.• Metodologi atau langkah-langkah.• Pembagian peran untuk setiap fase atau langkah.• Jadwal kerja.• Biaya atau investasi.• Profil organisasi + konsultan, serta pengalaman.

Konten dari sebuah Proposal

Analisis Persoalan

• Konsultan harus mampu menganalisis masalah atau persoalan yang ada pada klien, dan berempati dengan masalah yang dihadapi.

• Teknik analisis masalah :– Stairstepping analysis.– Fishbone analysis.– 5W + 1H.

Persoalan :

Solusi:

Perbedaan antara keinginan dengan keadaan yang sebenarnya di mana perbedaan tersebut tidak memenuhi harapan kita.

Upaya yang dilakukan untuk menghilangkan perbedaan antara keadaan yang terjadi dengan keadaan yang diinginkan.

Definisi Persoalan dan Solusi

Metode Analisis Masalah

• Metode anak tangga

(stair stepping).

• Metode diagram tulang ikan (fishbone analysis) Ishikawa.

Analisis Masalah Dengan Metode Anak Tangga (Stair Stepping)

Masalah utama yang terlihat di permukaan

Mengapa hal itu bisa terjadi?

Mengapa hal itu bisa terjadi?

Mengapa hal itu bisa terjadi?Proses menemukan penyebab masalah

Dengan metode anak tangga (stair stepping), mulai dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa hal itu bisa terjadi ?” kepada masalah utama yang terlihat di permukaan. Jika ketemu jawabannya, maka pertanyaan yang sama diulangi kembali kepada jawaban tersebut. Begitulah seterusnya, sampai ketemu SATU akar penyebab masalah yang paling mendasar.

Contoh Analisis Masalah Dengan Metode Anak Tangga (Stair Stepping)

Ada genangan air di dalam rumah

Mengapa hal itu bisa terjadi?

Proses menemukan penyebab masalah

Ada atap rumah yang bocor

Atap rumah sudah tua, saatnya diganti, tapi belum diganti

Harga genteng sejenis sudah mahal

Mengapa hal itu bisa terjadi?

Mengapa hal itu bisa terjadi?

KESIMPULANNYA :Masalah yang terlihat : ada genangan air dalam rumah.Akar masalah yang sebenarnya : harga genteng rumah tsb sudah mahal, sehingga genteng yang sudah seharusnya diganti, belum diganti juga.Solusi jangka pendek : bersihkan air yang tergenang di dalam rumah.Solusi jangka panjang : ganti genteng rumah dengan yang lebih murah, yang penting tidak bocor lagi.

Analisis Masalah Dengan Metode Diagram Tulang Ikan Ishikawa

Masalah utama yang terlihat di permukaan

Penyebab masalah CPenyebab masalah D

Penyebab masalah APenyebab masalah B

Rincian penyebab masalah C

Rincian penyebab masalah B

Rincian penyebab masalah A

Rincian penyebab masalah D

Dengan metode diagram tulang ikan Ishikawa, sebuah masalah utama yang terlihat di permukaan diuraikan lagi menjadi lebih rinci menjadi beberapa penyebab masalah, dan setiap penyebab masalah itu diuraikan lagi menjadi lebih rinci sebisa mungkin, sampai ketemu BANYAK akar masalah yang paling mendasar.

Rincian penyebab masalah A

Rincian penyebab masalah B

Rincian penyebab masalah C

Rincian penyebab masalah D

Contoh Analisis Masalah Dengan Metode Diagram Tulang Ikan Ishikawa

Ada genangan air di dalam rumah

Masalah lantai rumah

Masalah atap rumah

Atap rumah sudah rusak, dan sudah seharusnya diganti.

Masalah yang terlihat : ada genangan air di dalam rumah.Penyebab masalah : kemungkinan ada 3, yaitu atap rumah, lantai, serta kehati2-an.Akar penyebab masalah : kemungkinan ada 5 buah (lihat gambar di atas).Solusi jangka pendek : bersihkan genangan air di dalam rumah.Solusi jangka panjang : harus dikonfirmasikan lagi, mana akar masalah yang mungkin terjadi, mana yang tidak, lalu solusi diberikan kepada akar masalah yang mungkin terjadi.

Perawatan atap rumah selama ini tidak dilakukan secara teratur, sehingga cepat rusak.

Harga genteng rumah sejenis sudah mahal.

Lantai rumah ada masalah, sehingga air merembes dari pembuangan di bawah lantai rumah.

Masalah kehati-hatian

Ada penghuni rumah yang tidak hati2 bawa air, sehingga tumpah

Menyimpulkan Sesuatu

DATA TEORI METODE

Sebuah kesimpulan yang logis dan obyektif adalah hasil dari perpaduan data yang ada, metode analisis yang tepat, serta pemahaman teori yang relevan

Membuat kesimpulan

Memecahkan Masalah

• Bagaimana memunculkan berbagai alternatif solusi untuk klien, lengkap dengan berbagai keuntungan dan risikonya.

• Cost benefit analysis.• Risk analysis.• Focus group discussions.

Jenis Solusi

• Solusi Utama

(Menjawab Masalah)

• Antisipasi Risiko

(Mengamankan Langkah Solusi)

Memberdayakan

• Konsultan sedapat mungkin tidak mengusulkan pemecahan masalah untuk klien (kecuali dalam kondisi tertentu), melainkan membimbing klien untuk memecahkan masalahnya sendiri.

• Brainstorming.• Focus group discussion.• Training dan coaching.

Articulate your voice, and help others to find

theirs – (8th Habit by Stephen Covey).

Tidak menciptakan ketergantungan

• Konsultan sedapat mungkin harus mampu membuat klien mandiri untuk menjalankan solusi yang telah disepakati bersama.

• Knowledge transfer.• Training dan coaching.

Menjaga Rahasia

• Konsultan adalah mitra yang sangat dipercayai oleh klien, dan bahkan memegang banyak rahasia klien, maka dia tunduk kepada hukum menjaga rahasia semua informasi yang diberikan oleh klien.

• Non-disclosure agreement.

• Tidak percaya diri.• Tidak memahami masalah klien dengan utuh.• Tidak mengkonfirmasi apa yang dipikirkan.• Consultant centric, not client-centric.• Tidak memiliki kompetensi di bidang tersebut.• Tidak memiliki kompetensi manajemen proyek.• Tidak memiliki kemampuan komunikasi yang baik.• Bertindak sebagai “peneliti” atau “dosen”.• Tidak menunjukkan rasa EMPATI kepada klien.• Hubungan yang dibangun bersifat TRANSAKSIONAL.• COPY and PASTE.

Kesalahan Fatal yang dibuat Konsultan

Ringkasan Kerja Konsultan

• Konsultan adalah profesi yang unik dan fast-track.• Tantangan terbesar adalah kesiapan diri si konsultan.• Aspek perilaku atau etiket juga perlu diperhatikan.• Konsultan harus berpikir terbuka (open-minded).

• Profesi konsultan bukanlah hanya masalah teknis, melainkan adalah masalah hubungan atau relationships, serta kemampuan membaca suasana.

PENUTUP