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2009 Softok de Argentina

Ayuda del sistema de facturacin GESTIONPRO

Manual del Usuario

Ayuda del sistema de facturacin GESTIONPRO2


Tabla de contenidosIndice 2

Part I Introduccin al Sistema 6

................................................................................................................................... 61 Acerca de esta ayuda

................................................................................................................................... 72 Principales caractersticas

................................................................................................................................... 83 Requerimientos del Sistema

................................................................................................................................... 94 Instalacin

Part II Operacin general y personalizacin delsistema 12

................................................................................................................................... 121 Una exploracin general del sistema

................................................................................................................................... 132 Primeros Pasos: por dnde comenzar ?

................................................................................................................................... 143 Ajustar el sistema a la modalidad de Trabajo de su Empresa

.......................................................................................................................................................... 14Ingresar los Datos de su empresa

.......................................................................................................................................................... 14Personalizar la Impresin de Comprobantes

.......................................................................................................................................................... 18Leyendas al Pie de los Comprobantes

.......................................................................................................................................................... 19Definir las condiciones de impresin (impresora, cantidad de copias)

.......................................................................................................................................................... 20Configuracin General del Sistema

.......................................................................................................................................................... 24Actualizar tabla de condiciones de Venta

.......................................................................................................................................................... 25Actualizar tablas Impositivas

.......................................................................................................................................................... 26Otras tablas del Sistema

Part III Productos y Servicios 28

................................................................................................................................... 281 Alcances del Sistema

................................................................................................................................... 282 Definir listas de Precios

................................................................................................................................... 293 Definir los depsitos para sus Productos

................................................................................................................................... 304 Definir los Rubros o "familias" de sus productos/servicios

................................................................................................................................... 315 Definir las Unidades de Medida

................................................................................................................................... 316 Actualizacin de Productos, Servicios y precios

.......................................................................................................................................................... 31Agregar, quitar o modificar Productos, Servicios y precios

.......................................................................................................................................................... 36Administracin de Existencias (Control de Stock)

.......................................................................................................................................................... 36Codificacin de la mercadera (propia y de los distintos Proveedores)

.......................................................................................................................................................... 36Vinculacin de Artculos con Proveedores

................................................................................................................................... 377 Actualizacin de existencias

................................................................................................................................... 408 Modificaciones Masivas de Precios

................................................................................................................................... 419 Administracin de mercadera con Nmero de Serie

................................................................................................................................... 4310 Administracin de Ordenes de Service/Reparacin

................................................................................................................................... 4411 Productos de elaboracin propia

................................................................................................................................... 4412 Gestin de Fabricacin de Productos

................................................................................................................................... 4513 Administracin de Talles y Colores

Part IV Cuentas Corrientes 49

................................................................................................................................... 491 Generalidades

................................................................................................................................... 512 Limitacin de Crdito para ventas en Cuenta Corriente

3Contenidos

3


................................................................................................................................... 513 Informe de Cuenta Corriente Vs. Informe de Comprobantes

c/Saldo

................................................................................................................................... 524 Carga inicial de saldos

Part V Ventas 54

................................................................................................................................... 541 Alta, Baja y Modificacin de Clientes

................................................................................................................................... 572 Facturacin a Clientes: generalidades

................................................................................................................................... 583 Emisin de Facturas, Notas de Dbito y Notas de Crdito

................................................................................................................................... 634 Emisin de Remitos

................................................................................................................................... 645 Emisin de Ordenes de Compra

................................................................................................................................... 656 Emisin de Presupuestos

................................................................................................................................... 657 Consulta de comprobantes registrados

................................................................................................................................... 668 Modificacin, anulacin o eliminacin de comprobantes

................................................................................................................................... 679 Facturacin Masiva o "por lotes" a Clientes

................................................................................................................................... 6810 Facturacin entre comprobantes

................................................................................................................................... 6811 Cobranzas a Clientes

................................................................................................................................... 7112 Aplicar Bonificaciones o Recargos

................................................................................................................................... 7113 Ventas con Impuestos Internos

................................................................................................................................... 7214 Registro de Retenciones de Clientes

................................................................................................................................... 7315 Administracin de Consignaciones

................................................................................................................................... 7416 Facturacin por Cuenta de Venta y Lquido Producto

................................................................................................................................... 7417 Facturacin en Dlares

................................................................................................................................... 7518 Emisin de Facturas de Exportacin

Part VI Compras 77

................................................................................................................................... 771 Alta, Baja y Modificacin de Proveedores

................................................................................................................................... 782 Ingreso de Compras de Productos y Servicios

................................................................................................................................... 803 Pagos a Proveedores y administracin de Cuentas Corrientes

................................................................................................................................... 814 Generacin de Ordenes de Compra a Proveedores

................................................................................................................................... 825 Listas de Precios de Proveedores

................................................................................................................................... 836 Gestin de Informes de Compras discriminadas por Imputaciones

Contables

Part VII Valores 86

................................................................................................................................... 861 Alcances del Sistema

................................................................................................................................... 862 Cajas

................................................................................................................................... 873 Bancos

................................................................................................................................... 884 Cheques

................................................................................................................................... 905 Tarjetas

................................................................................................................................... 936 Parags

................................................................................................................................... 957 Cotizacin del Dlar

................................................................................................................................... 958 Configuracin General de Valores

Part VIII Vendedores 98



................................................................................................................................... 981 Alcances del sistema

................................................................................................................................... 982 Alta, Baja y Modificacin de Vendedores

................................................................................................................................... 993 Administracin de Cuentas Corrientes de Vendedores

Part IX Informes del sistema 102

................................................................................................................................... 1021 Seguridad y Mantenimiento de los datos del sistema

.......................................................................................................................................................... 102Claves de Ingreso

.......................................................................................................................................................... 103Copias de Respaldo

.......................................................................................................................................................... 104Mantenimiento de la Informacin

................................................................................................................................... 1052 Operacin y alcances

Part X Operacin General 108

................................................................................................................................... 1081 Empleo de Comodines para funciones de bsqueda

Part XI Conectividad con dispositivos externos 110

................................................................................................................................... 1101 Impresoras Fiscales

................................................................................................................................... 1132 Lector de Cdigo de Barras

................................................................................................................................... 1143 Balanzas Electrnicas Programables

Part XII Gua de solucin de problemas 116

................................................................................................................................... 1161 Cuentas Corrientes

................................................................................................................................... 1162 Problemas con fechas

................................................................................................................................... 1163 Diseo de Comprobantes

................................................................................................................................... 1164 No se puede ingresar al sistema

Part XIII Informacin para el usuario del software 119

................................................................................................................................... 1191 Registro del sistema

................................................................................................................................... 1192 Acuerdo de Licencia

Indice 0

Capitulo Introduccin al Sistema

Parte

I



1 Introduccin al Sistema

1.1 Acerca de esta ayuda

Bienvenido

Gracias por instalar el sistema de facturacin mas elegido del mercado.

La clave de ingreso al sistema es el signo + (mas) o la palabra manager

Informacin para usuarios de viejas versiones

Esta ayuda est desarrollada para versiones V5.17 y posteriores

Las versiones anteriores a la versin V5.17 estn descontinuadas y no cuentan con soporte tcnico

ni actualizaciones de documentacin. Muchas de las funcionalidades han sido corregidas, mejoradas

o ampliadas, y se han introducido diversas adaptaciones para la modalidad actual de facturacin.

Esta ayuda no sirve para versiones anteriores a la V5.17 ya que se han agregado nuevas funciones y

se han redistribuido o renombrado otras para optimizar la facilidad de uso.

Se han mejorado y aumentado funciones de bsqueda, facturacin, remitos, informes, vendedores,

valores, compras, existencias y otros.

Si usted ya es usuario de GESTIONPRO y no sabe cual es su versin puede encontrarla en la pantalla

principal del sistema:

Introduccin al Sistema 7


1.2 Principales caractersticas

Principales Caractersticas

GESTION-PRO es uno de los ms completos sistemas que existen en el mercado. Su increble

facilidad de operacin, con pantallas sencillas bajo el entorno de Windows permiten que cualquier

usuario, sin conocimientos previos de computacin, comience a utilizar el sistema apenas este haya

sido instalado.

Debido a su variedad de funciones, GESTION PRO se adapta a los ms diversos Rubros, entre ellos:

Toda clase de Comercios Minoristas

Toda clase de Comercios Mayoristas

Depsitos

Distribuidoras

Fbricas

Venta de Servicios

Gestin de Estudios Contables, Consultorios Mdicos, y otros Profesionales



Una vez que haya ledo este manual aprender a explotar las caractersticas del sistema, entre

las que encontrar:

Poderoso manejo de Cuentas Corrientes de Clientes y Proveedores

Control de Stock, multidepsito, totalmente automatizado y configurable

Venta de Servicios

Emisin de Presupuestos, Remitos, Recibos, Ordenes de pago, etc.

Registro de Valores, Cajas, Bancos, Cheques, Pagars, Tarjetas de Crdito/Dbito, etc.

Definicin e impresin de diversas Listas de Precios

Seguimiento de Ventas, Cobranzas y Comisiones de Vendedores

rdenes de Service/Reparacin

Frmulas/recetas de Composicin de Productos Elaborados

Listados de IVA, Ventas y Compras por Provincia, manejo de Impuestos Internos, Ventas de Artculos

Exentos de IVA, Ventas a Clientes Exentos.

Mas de 100 informes distintos (generales y estadsticos)

No posee limitacin en cantidad de Clientes, Proveedores y Productos que usted desee registrar en

el sistema.

Seguridad (Backup de informacin, Claves de Ingreso, Registro de Operaciones, etc.)

Adems, el sistema tiene soporte para distintos dispositivos electrnicos que puedan estar

conectados a la computadora

Segn su necesidad, cada usuario explotar distintas caractersticas del sistema, es por ello que

algunas operaciones descriptas en este manual tal vez no le sean tiles. Usted deber decidir cuales

funciones le sern de utilidad, y para ello es importante que conozca los alcances del sistema

mediante la lectura de este manual. Esto tambin le permitir descubrir a fondo diversas

caractersticas del mismo, que lo ayudarn a facilitar su trabajo.

1.3 Requerimientos del Sistema

Requerimientos del Sistema

Para poder utilizar el sistema deber contar, como mnimo con lo siguiente:

Sistema operativo Windows de 32 bits (98/2000/Me/Xp/Nt, etc.)

Introduccin al Sistema 9


Computadora PC con el sistema operativo arriba detallado y funcionando correctamente

Disco Rgido con, al menos, 50 MB libres

Mouse

Lector de CD-ROM para la instalacin del sistema (si no posee lector pngase en contacto

con nuestra empresa para obtener el instalador en otro medio de almacenamiento que

soporte su equipo, o por internet)

Impresora (solo si desea obtener informes impresos)

Tenga en cuenta que la performance (o velocidad) de trabajo del sistema dependern,

bsicamente, de la velocidad de su computadora y la memoria RAM disponible de la misma.

Opcionalmente puede agregar los siguientes dispositivos que pueden trabajar conjuntamente con el

sistema (consulte con nuestra empresa los alcances y costos del sistema, segn cada caso):

Lector de Cdigo de Barras

Balanzas electrnicas programables

Otros equipos en RED

Impresoras Fiscales

1.4 Instalacin

Instalacin

Para comenzar a utilizar el sistema, es necesario que el mismo sea instalado en su computadora,

para ello deber ejecutar el archivo de instalacin del sistema:

Ejemplo de instalacin desde el CD ROM entregado por nuestra empresa:

Grfico --> Pasos de Instalacin:

4_ La pantalla de bienvenida del Programa instalador del sistema le indicar el nombre y versin

del Programa que est a punto de instalar. Adicionalmente, si el sistema requiere alguna clave de

ingreso para ingresar, esta le ser indicada en esta misma pantalla de bienvenida (la clave para

ingresar por primera vez es MANAGER, mas adelante en este manual ver como puede modificar la

misma a su gusto). Presione para continuar con la instalacin.

5_ A continuacin el instalador le mostrar una advertencia. La misma le indica que si usted tiene

algn programa en uso, es posible que la instalacin no se pueda completar. Verifique que al instalar

nuestro programa se encuentren cerradas otras las aplicaciones. Presione para continuar

con la instalacin.

6_ El siguiente paso es ltimo mediante el cual usted confirmar definitivamente la instalacin del

sistema en la computadora. En esta pantalla el instalador le preguntar si desea modificar el



Directorio de Instalacin del sistema. Se recomienda no modificar esta opcin. Solo confirme la

instalacin presionando el botn de Instalacin:

A continuacin se dar comienzo a la instalacin del Sistema en su Computadora. Finalizada la misma

se crear el Icono de acceso al sistema. Normalmente, encontrar este Icono presionando el Botn

Inicio de Windows, luego busque en Programas el Icono de Gestin Pro.

Tambin puede crear un Icono de acceso directo al sistema desde el escritorio de Windows. Si no sabe

como hacerlo consulte la ayuda de Windows.

Capitulo Operacin general ypersonalizacin del sistema

Parte

II



2 Operacin general y personalizacin del sistema

2.1 Una exploracin general del sistema

Una exploracin general del sistema

La pantalla principal del Sistema cuenta con mens descolgables y algunas teclas de acceso directo que

le permiten llegar rpidamente a las operaciones mas frecuentes, tal como se muestra en el grfico.

A travs de los mens descolgables podr acceder a la totalidad de las funciones del programa, las

cuales se encuentran ordenadas con el siguiente criterio:

ARCHIVO: En este men se encuentran las configuraciones bsicas del programa. Desde aqu ajustar

el sistema para que se adecue a la modalidad de trabajo de su Empresa. Tambin brindar

informacin respecto a la modalidad de impresin de sus comprobantes, definir las caractersticas de

seguridad (claves de ingreso, usuarios), efectuar mantenimientos a la base de datos (backup,

reparacin de Base de datos, etc.) y cargar las tablas bsicas para que el sistema comience a

funcionar (Tasas de IVA, Condiciones de Pago/Venta, Leyendas al Pie de los Comprobantes, etc.).

VENTAS: Este men centraliza todas las operaciones relacionadas con las ventas, desde la carga de los

Clientes hasta la impresin de los informes de Ventas. Desde aqu tendr acceso a la emisin de

diversos comprobantes a Clientes (Presupuestos, Remitos, Facturas, etc.) y el manejo de las

cobranzas y sus Cuentas Corrientes.

COMPRAS: Aqu se encuentran las operaciones relacionadas con las compras, desde la carga de

Proveedores hasta la impresin de diversos informes relacionados con Compras (IVA Compras,

Compras por Provincia). Tambin desde aqu se administran las cuentas corrientes de Proveedores y

los pagos.

MERCADERA: Aqu se centralizan las operaciones relativas a los productos o servicios que usted

comercializa, desde la generacin de la lista de precios hasta la consulta de diversos informes

estadsticos y las existencias de mercadera. Puede asignar familias o "RUBROS" de productos segn

su propio criterio, establecer las condiciones impositivas para cada uno y definir diversas polticas de

Listas de Precios.

VALORES: Este men centraliza la administracin de los valores del sistema. Desde aqu puede

consultar y actualizar los movimientos de Cajas, Cheques, Bancos, tarjetas de Crdito y Pagars.

Operacin general y personalizacin del sistema 13


Tambin puede consultar diversos informes.

VENDEDORES: Mediante este men usted podr administrar los Vendedores de su empresa, sus

Cuentas Corrientes y obtener diversos informes de Ventas, Cobranzas y Comisiones.

Primeros Pasos: por dnde comenzar ?

Si bien no hay un orden estricto de procedimientos para la puesta en marcha del sistema, este manual

puede darle algunas pautas para que el proceso sea lo ms sencillo posible. Tenga presente que una

incorrecta carga inicial de datos puede derivar en un problema que sea cada vez ms difcil de

resolver a medida que se intensifica el uso del programa, obligando, por ejemplo, a cargar

nuevamente una lista de precios o modificar una larga lista de Clientes. Los pasos recomendados a

seguir son:

1) Leer todo el manual para comprender los alcances del sistema

2) Cargar en el sistema los datos de la empresa

3) Definir en el sistema la configuracin general (alcances, decimales, etc.) segn su necesidad

4) Definir el diseo y la numeracin de comprobantes

5) Cargar la lista de Productos y/o servicios que se comercializan y definir las listas de Precios

6) Cargar la lista de Clientes

... desde este punto usted ya estar listo para comenzar a facturar, aunque si desea efectuar un

control de existencias de la mercadera tambin deber realizar previamente una carga inicial de

Stock.

Es posible que necesite cargar saldo iniciales de Clientes o Proveedores, esta operacin se explica en "

Cuentas Corrientes" y es muy importante realizarla antes de comenzar a emitir Facturacin con el

programa, de esta manera se mantendr una consistencia en las Cuentas Corrientes.

2.2 Primeros Pasos: por dnde comenzar ?

Primeros Pasos: por dnde comenzar ?

Si bien no hay un orden estricto de procedimientos para la puesta en marcha del sistema, este manual

puede darle algunas pautas para que el proceso sea lo ms sencillo posible. Tenga presente que una

incorrecta carga inicial de datos puede derivar en un problema que sea cada vez ms difcil de

resolver a medida que se intensifica el uso del programa, obligando, por ejemplo, a cargar

nuevamente una lista de precios o modificar una larga lista de Clientes. Los pasos recomendados a

seguir son:

Leer toda la documentacin para comprender los alcances del sistema

Cargar en el sistema los datos de la empresa

Definir en el sistema la configuracin general (alcances, decimales, etc.) segn su necesidad

Definir el diseo y la numeracin de comprobantes

Cargar la lista de Productos y/o servicios que se comercializan y definir las listas de Precios

Cargar la lista de Clientes

... desde este punto usted ya estar listo para comenzar a facturar, aunque si desea efectuar un

control de existencias de la mercadera tambin deber realizar previamente una carga inicial de

Stock.

Es posible que necesite cargar saldo iniciales de Clientes o Proveedores, esta operacin se explica en "

Cuentas Corrientes" y es muy importante realizarla antes de comenzar a emitir Facturacin con el

programa, de esta manera se mantendr una consistencia en las Cuentas Corrientes.



2.3 Ajustar el sistema a la modalidad de Trabajo de su Empresa

2.3.1 Ingresar los Datos de su empresa

Ingresar los Datos de su empresa

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Datos de la Empresa

Desde esta pantalla podr asentar los datos de su empresa. El programa emplear esta informacin

para determinar qu tipo de Facturas emitir (A-B-C) segn la condicin frente al IVA aqu declarada.

Tambin tomar de aqu la informacin que servir para encabezar los informes impresos y completar

la pantalla principal del programa con sus propios datos. Luego de ingresar a esta pantalla presione el

botn "Modificar Datos" para que el sistema le permita introducir cambios. Cuando sea necesario

borre la informacin de los casilleros y compltela con la que corresponda. Una vez finalizada la

operacin presione el botn "Aceptar". Los cambios se vern reflejados en la pantalla principal del

Programa. Si equivoc algn dato puede ingresar nuevamente y corregir la informacin.

2.3.2 Personalizar la Impresin de Comprobantes

Personalizar la Impresin de Comprobantes

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Diseo de Comprobantes

--> Facturas A

--> Facturas B y C

--> Otros...

Para cada tipo de comprobante es necesario definir en el sistema tres cuestiones relacionadas con su

impresin:

1) Diseo de la impresin: esta informacin indica como se distribuye en la hoja impresa la

informacin del comprobante. Este tema se desarrolla en este mismo captulo.

2) Determinacin de la impresora del Comprobante: segn la cantidad de impresoras conectadas en su

equipo, ya sea en forma local o en red, podr indicarle al sistema como sern direccionadas las

impresiones. Es posible que todos los comprobantes se impriman en una misma y nica impresora

conectada en la computadora, o que segn el comprobante del cual se trate deber ser impreso en una

impresora especfica. Vea "Definir las condiciones de impresin" para ampliar.

3) Determinacin de la numeracin y copia de Comprobantes: Cada comprobante comienza

normalmente a numerarse desde el "00000001", pero posiblemente al momento de implementar el

sistema usted haya facturado con anterioridad en forma manual o con otro sistema, en ese caso hay

que indicarle a Gestin PRO cual es el nmero de comprobante por el cual se debe comenzar, as como

tambin la cantidad de copias que se harn cada vez que imprima. Vea "Definir las condiciones de

impresin" para ampliar.

Respecto a la distribucin la informacin del comprobante en la hoja impresa, Gestin PRO le brinda

una herramienta que le permite adecuar la impresin de los comprobantes segn sus propios

comprobantes de imprenta. Usted podr definir la modalidad de impresin de Facturas, Notas de

Crdito y Dbito, Remitos , Ordenes de Compra de Clientes, Presupuestos, Recibos y Ordenes de pago

de manera que se adecuen a sus formularios pre-impresos. El sistema NO DIBUJA MARCOS, CUADROS



NI RECTNGULOS de facturas ni otros comprobantes ya que la ley vigente obliga a imprimir estos

comprobantes junto con su numeracin pre-impresa a travs de imprentas, previa autorizacin del

ente recaudador. En el nico caso en que se imprimen estos comprobantes junto con su diseo de

bordes y recuadros es a travs de impresoras fiscales, pero en este caso la impresora se encarga de

gestionar la totalidad del diseo de comprobantes no permitindole efectuar modificaciones desde el

sistema. Si usted emplea impresoras fiscales solo podr disear la impresin de COMPROBANTES NO

FISCALES (vea IMPRESORAS FISCALES).

- Cada uno de los comprobantes que se pueden disear con el sistema se dividen en 3 secciones:

1) Encabezado: el mismo contiene los datos del Cliente (Razn Social, Condicin Frente al IVA,

Condicin de Venta), la fecha de emisin del Comprobante y, segn el caso, los datos del

Comprobante original (Remito, Orden de Compra, Nota de Dbito) desde el cual fue originado este

comprobante.

2) Cuerpo: el cuerpo del comprobante est conformado por las distintas columnas y los renglones que

contienen la informacin de los tem que se facturan

3) Pie: la informacin al Pie del comprobante est compuesta por los importes del comprobante

(Subtotal, Impuestos, Total) y por otros datos adicionales tales como leyendas al pie, Importes en

letras, etc.

La herramienta de diseo de comprobantes le ofrece diversas opciones que le facilitan y trabajo de

diseo:

Desde el Men Archivo --> Imprimir Muestra puede efectuar una impresin del comprobante que se

est diseando, de manera que pueda efectuar correcciones al diseo.

Desde el men Archivo --> Copiar diseo desde otro Comprobante puede hacer que el diseo del

comprobante actual se copie desde un comprobante que se haya diseado con anterioridad. De esta

manera usted puede efectuar el diseo de las facturas -A- y luego aplicar el mismo diseo para las

facturas -B-, los Remitos y los Presupuestos

Desde el men Opciones de Impresin --> Ver Cuadrcula se puede activar una rejilla que sirve de

referencia para mover los distintos campos con mayor precisin.

Desde el men Opciones de Impresin --> Establecer Fuentes podr seleccionar el tipo y estilo de letra

a emplear. Puede establecer en forma independiente el tipo de letra del encabezado, del pie del

comprobante y de cada una de las columnas del cuerpo del comprobante. Tenga en cuenta que el

diseo de tipo de letra es comn a todos los comprobantes, por ese motivo cuando establece una tipo

de letra para el encabezado, este es aplicado en todos los comprobantes, lo mismo ocurre con las

columnas y los datos al pie.

Para mover un campo del comprobante solo debe hacerle un Click del mouse para seleccionarlo y luego

puede moverlo presionando los cursores del teclado (las teclas sealizadas con flechas). Cuando

selecciona un campo, el nombre del mismo aparece en la barra de herramientas. Otra forma de mover

el campo seleccionado es haciendo Click del mouse sobre las Flechas que se encuentran en la barra de

herramientas (no olvide seleccionar primero el campo a mover hacindole un Click)



En la barra de herramientas hay un casillero titulado "Precisin". El nmero que aqu se indica

determina la distancia que se mueve un objeto. Modifique este nmero por uno mayor si desea que

los movimientos de campos efecte saltos mas largos.

La cantidad de renglones que puede contener una Factura y otros comprobantes puede variar entre 10

y 60, y se establece en el men de configuracin general del sistema (vea Configuracin general del

Sistema).

Se puede determinar, adems de la ubicacin de los renglones, la separacin entre ellos, para esto se

debe hacer un Click del mouse sobre cualquier rengln (no sobre el titulo), luego debe activar la opcin

Interlineado (ubicada en la barra de herramientas), y finalmente con los cursores ARRIBA o ABAJO del

teclado () podr determinar la distancia entre renglones. La distancia de salto est condicionada

por el valor del casillero "Precisin"

Puede ocultar columnas, ttulos, leyendas y lo que usted desee, de manera que no sean impresos al

momento de la emisin del comprobante. Para ello debe seleccionar el campo a ocultar y luego

desactivar la opcin Visible de la barra de herramientas. Para hacer invisibles los ttulos de las

columnas seleccione cualquier ttulo y desactive Visible. Para ocultar una columna completa

seleccione cualquier casillero de la columna (no su ttulo) y desactive Visible. Para volver a hacer

visible un campo, solo seleccinelo y active Visible

Para desplazar columnas (Cantidad, Descripcin, Pr. Unit., etc.) hacia los lados, seleccione su ttulo y

presione los cursores IZQUIERDO o DERECHO del teclado (-->)

Si desea que al imprimir el comprobante tambin se imprima su nombre, haga visible el casillero

"Nombre del Comprobante", de esta manera cuando imprima una Factura se imprimir la palabra

"FACTURA" en el lugar del casillero "Nombre del Comprobante". Lo mismo ocurre para las Notas de

Crdito, Dbito y otros comprobantes. Esto es muy til cuando se usa Multicomprobante (Impresin de

Facturas, Notas de Crdito y Notas de Dbito en un mismo formulario de numeracin correlativa).

Si necesita que la impresin del comprobante incluya el nmero de comprobante original (por ej. una

Factura que proviene de un Remito), active como "visibles" los casilleros para ste fin. El casillero "N

Remito" permite que se imprima el nmero de Remito cuando se imprime una Factura que proviene

de Remito. Cuenta con 2 casilleros ms para el mismo fin llamados "N O. Compra" y "N Presup."

empleados para imprimir el nmero de Orden de Compra original y/o el de Presupuesto. Si una

Factura proviene de un Remito, ste a su vez de una Orden de Compra y esta de un Presupuesto,

puede hacer que se impriman todos estos nmero de comprobantes al imprimir las Factura, para

lograr esto solo active como "visibles" estos 3 casilleros.

Tambin puede hacer que se imprima el NMERO DEL COMPROBANTE, para ello haga visible el

casillero "N Comprobante".

El casillero "Saldo Cta.Cte." se emplea para sealar el saldo de la Cuenta Corriente al momento de

imprimir la Factura, el cual es calculado en el mismo momento de la impresin del comprobante

Hay un campo reservado para imprimir una leyenda respecto al Dlar. El texto que aqu figura

depende de la cotizacin del Dlar, el importe de la Factura y la configuracin general del sistema.

Para ampliar la informacin consulte "Configuracin general del Sistema", donde se explican las

distintas opciones.

Si desea que junto a la cantidad se impriman las unidades de medida (Kilos, metros, etc.) dirjase al



men Opciones de Impresin --> Imprimir unidades de medida, de esta manera, cada vez que se

imprima una factura o algn otro comprobante, junto a la cantidad se imprimir a su derecha la

unidad de medida que se ha definido en la FICHA DE PRODUCTO del tem facturado. Tenga en cuenta

que si activa esta opcin deber dejar un poco mas de espacio libre a la derecha de la columna

cantidad, para que este texto adicional no sea tapado por otra columna.

En el diseo de Remitos ver una casillero titulado "Total Columna Cant. o bultos". Si lo activa como

"Visible" se imprimir en este lugar la suma de la Columna de Cantidad o la cantidad de bultos

consignada en el Remito, dependiendo de lo siguiente:

-El Remito cuenta con un casillero destinado al detalle de la cantidad de bultos, si lo completa se

imprimir ste valor.

-Si no detalla la cantidad de bultos entonces se imprime el texto "Total Cant.: XXX", donde XXX es la

suma de las cantidades detalladas en la Columna Cant. del Remito.

El sistema reserva 3 renglones destinados a detallar la BONIFICACIN GENERAL en la impresin de los

distintos comprobantes de Facturacin. Estos 3 renglones se componen de la siguiente manera:

1 rengln: Suma de los conceptos Facturados (SUBTOTAL)

2 rengln: Detalle de Bonificacin

3 rengln: Suma de los conceptos facturados y bonificados

Tenga en cuenta los siguientes detalles:

- Aunque usted puede elegir dnde se imprime la Bonificacin General, se recomienda que la misma

se encuentre justo a continuacin de los renglones del cuerpo del comprobante.

-Si bien puede poner "invisible" esta bonificacin, se recomienda que no lo haga a menos que est

seguro que nunca se vayan a aplicar bonificaciones generales.

-Si el comprobante que emite no contiene ninguna bonificacin general entonces no se imprimir nada

en el lugar de estos renglones.

-Este rengln sirve tanto para detallar bonificaciones como recargos generales (vea Aplicar

Bonificaciones o Recargos para ampliar informacin)

-Puede desplazar los casilleros de las bonificaciones en forma independiente, para ello haga un click

del mouse en "Desplazo independiente de Bonificaciones" del men "Opciones de Impresin". Una vez

desligados podr desplazarlos o ponerlos invisibles en forma individual. Vuelva a tocar esta opcin del

men para volver a enlazar los casilleros. Si pone invisible el primer rengln de texto, el segundo

rengln indicar que se imprima solamente el porcentaje de bonificacin sin el texto "BONIFICACION:"

(o "RECARGO:"). Esta funcin es til para modificar la modalidad de impresin de la bonificacin que

le ofrece el sistema, haciendo que la misma exprese solo el porcentaje en un lugar indicado, y el

importe de la bonificacin en otro lugar cualquiera del comprobante, si la emplea se recomienda que

superponga los casilleros "$SUBTOT" y "$SUBTOTO2" con el primer y tercer casillero de los valores de

las bonificaciones en el diseo del comprobante.

Una vez finalizado el diseo escoja Archivo --> Guardar los Cambios para que los cambios efectuados

queden en forma definitiva

SOLUCION DE PROBLEMAS DE DISEO DE COMPROBANTES:

PROBLEMA: Hay informacin que no se imprime o se imprime parcialmente, aunque en el diseo del

comprobante est todo correcto

SOLUCION: La informacin est siendo tapada por otra informacin, esto se debe a que hay algn

casillero muy cercano. Verifique en el diseo del comprobante que las columnas y otros casilleros no

estn muy juntos al casillero que se imprime en forma incorrecta. La columna que genera mas

conflictos es la de CODIGO del producto, ya que cuenta con 13 caracteres que se completan con

espacios en blanco para productos con cdigo corto, en este caso pruebe alejar la columna que se

encuentra a la IZQUIERDA de la columna cdigo, achicar el tamao de letra, o ocultar la columna de

cdigo.



PROBLEMA: Cuando imprime el comprobante, la impresora emplea mas de 1 hoja, e imprime cierta

informacin en una hoja y el resto en la/s siguiente/s hoja/s en forma aleatoria.

SOLUCIN: Algunos campos se han colocado muy abajo en el diseo de comprobantes, tan abajo que

exceden los mrgenes de pgina y la impresora solicita una nueva hoja para imprimirlos. Corrija estos

campos en el diseo de comprobantes subindolos y/o defina una hoja de mayor tamao en el driver

(programa de configuracin) de su impresora.

2.3.3 Leyendas al Pie de los Comprobantes

Leyendas al Pie de los Comprobantes

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Diseo de Comprobantes --> Leyendas al Pie

Para todos los comprobantes se reservan 4 Renglones (de hasta 90 caracteres cada uno) para imprimir

leyendas adicionales llamadas Leyendas al Pie, en las que se pueden detallar datos de transportistas,

condiciones de garanta, etc. Para utilizar estas leyendas en sus comprobantes impresos deber seguir

los siguientes pasos:

1: Activacin de Leyendas: emplee la herramienta de diseo de comprobantes y active como "Visibles"

los renglones reservados para leyendas al pie en cada uno de los comprobantes con los que desee

emplear estas caractersticas.

2: Carga de Leyendas: desde el men de leyendas al Pie actualice los textos de cada una de las

leyendas a utilizar. Cada leyenda cuenta con un ttulo y su detalle. El ttulo es el "nombre" de la

leyenda y el que nos permite individualizar cada una de las leyendas cargadas en el sistema. El detalle

se compone de 2 renglones de hasta 90 caracteres cada uno y contiene el texto que ser impreso en el

lugar asignado para las leyendas al pie en el diseo de comprobantes (ver grfico).

3: Leyendas por Cliente: Usted podr especificar una leyenda para Facturas y otra para Remitos en

forma individual por cada Cliente, de esta manera cada vez que se emitan Facturas o Remitos, el

sistema buscar las leyendas asignadas al Cliente y las imprimir en forma automtica. Esta

informacin deber asentarla en la ficha del Cliente.

4: Leyendas por Comprobante: Al momento de emitir un comprobante de facturacin ver que en el

encabezado puede detallar alguna leyenda (individualizada por su nombre). Si el Cliente ya cuenta con

una leyenda de facturacin predeterminada en su ficha, la leyenda que se le asigne al momento de

emitir una Factura (o Remito) al mismo Cliente no reemplaza a la leyenda asignada en su ficha, sino

que se le adiciona, es por este motivo que el sistema reserva hasta 4 renglones de leyenda al pie: 2

renglones para la leyenda que puede asignarse en la Ficha del Cliente (Leyenda al Pie [Facturacin] o

Leyenda al Pie [Remito]) y 2 renglones para la Leyenda que puede asignarse en el momento de

generar la Factura o el Remito (casillero Leyenda al Pie en el encabezado).



2.3.4 Definir las condiciones de impresin (impresora, cantidad de copias)

Definir las condiciones de impresin (impresora, cantidad de copias)

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Numeracin y Copias de Comprobantes

En este men podr definir:

1. La cantidad de copias que se imprime por cada comprobante (Facturas, Notas de Crdito y Dbito,

Remitos, etc.).

2. La correlatividad de la numeracin.

3. La impresora en que se imprimir cada comprobante.

Ingrese a este men y seleccione la solapa correspondiente al comprobante que desea configurar

En el casillero "Ultimo Nmero" ingrese el nmero anterior al siguiente nmero de comprobante a

generar. Por ejemplo, si quiere que su prxima "Factura A" sea la nmero 1000, deber indicar 999 en

el casillero "Ultimo Nmero" de Factura A. Usted podr corregir este nmero posteriormente,

produciendo saltos hacia delante y atrs en la correlatividad numrica. Si bien el sistema le permite

modificar libremente el orden de numeracin, tambin le impedir que por error puedan producirse



comprobantes con nmeros repetidos.

El sistema le permite imprimir mas de una copia de cada comprobante impreso. Para automatizar

esta operacin indique la cantidad de copias en el casillero "Cant. Copias". El nmero 1 significa que

el comprobante se imprimir solo 1 vez (sin copias adicionales), el 2 significa 2 impresiones del

mismo comprobante, etc.

Adicionalmente, si tiene mas de una impresora (local o en Red) puede derivar la impresin de cada

comprobante a distintas impresoras. Si as lo desea deber activar esta funcin previamente (vea

Configuracin General). De esta manera podr imprimir, por ejemplo, "Facturas A" en una impresora,

"Facturas B" en una segunda impresora y "Recibos" en una tercera Impresora. Cada comprobante le

ofrece su configuracin en forma individual.

Respecto de los Recibos, el sistema tiene 2 modalidades para administrar su numeracin: 1) los

Recibos del Tipo "A" tienen una numeracin independiente de los Recibos "B" y los "C" segn la condici

n Frente al IVA del Cliente. 2) Solo hay Recibos del Tipo "X", con numeracin correlativa sin importar

el tipo de Cliente, en este caso habilite el casillero "Emplear RECIBOS X".

Si su sistema funciona con impresora fiscal, varias de las opciones de este men no estn disponibles

(esto vara segn el modelo de impresora que tenga instalado). Esto se debe a que la impresora

gestiona en forma automtica la correlatividad de la numeracin de los comprobantes con los que

opera, la cantidad de copias y otras cuestiones.

2.3.5 Configuracin General del Sistema

Configuracin General del Sistema

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Configuracin General

Desde este men se determinan los alcances del sistema, habilitando o modificando diversas

funciones. Se recomienda estudiar cada una de estas caractersticas a fin de lograr una correcta

adaptacin del sistema a su necesidad. A travs de las distintas solapas podr acceder a cada una de

las funciones:

DECIMALES

En el casillero "cantidad de decimales para precios unitarios (Venta)" indique la cantidad de decimales

que normalmente emplea para los precios de venta de sus productos. El nmero de decimales que

indique se emplear para los Precios Unitarios detallados en las Facturas, Notas de Crdito, Notas de D

bito y otros comprobantes con importes. 4 decimales le darn una mayor precisin para ventas de

productos fraccionados y en grandes cantidades, 2 decimales es el valor indicado por defecto por ser

el de uso mas habitual. Adems, las listas de precios se imprimirn con la cantidad de decimales aqu

indicados.

Si registrar en el sistema la compra de productos a Proveedores y sus precios, indique en el casillero

"cantidad de decimales para precios unitarios (Compra)" la cantidad de decimales con los que desea

registrar los precios de compra de los distintos productos. Si algunos Proveedores le entregan

Facturas con precios unitarios de 2 decimales y otros con 3 4 decimales, indique 4 (el mximo) en

este casillero.

Complete el casillero "Cantidad de decimales del Stock" de acuerdo al tipo de productos que usted

vende. Si vende productos que no se fraccionan (cantidades enteras) ingrese 0 (Cero) en este

casillero. En cambio si vende cantidades fraccionadas (P. Ej. 0,500 Kg. de Pan) complete con la

cantidad de decimales mas adecuada a su necesidad.

FACTURACIN

Habilitar descripciones extendidas en Presupuestos: Cuando se emiten Ordenes de Compra, Remitos o

Facturas, estos pueden ser copiados de un presupuesto previamente ingresado. Este casillero indica la

modalidad en que se copia la informacin desde el Presupuesto. Si el casillero se encuentra activado,



solo se copiarn los renglones que contienen cdigos e importes; adicionalmente, si alguno de estos

renglones copiados han sufrido una modificacin en su texto, el sistema tomar la descripcin original

de la ficha del artculo, sin importar lo detallado en el presupuesto. Esto le permitir emitir

presupuestos con descripciones extendidas (varios renglones para detallar un artculo), que pueden ser

de gran utilidad para el cliente, pero al momento de efectuar la Orden de Compra, Remito o Factura

solo se copiarn los tem con valores, resultando en un comprobante mas reducido. Si el casillero se

encuentra desactivado, los comprobantes que se copien de los presupuestos sern una copia idntica

del mismo.

Aplicar lmite de Crdito para ventas en Cuenta Corriente: Active este casillero si desea limitar las

ventas en Cuenta Corriente segn el crdito asignado al Cliente (consulte el Captulo de Cuentas

Corrientes para conocer en profundidad su funcionamiento)

Generar Remito automticamente luego de generar Factura (previa confirmacin): Si este casillero se

encuentra activado, el sistema generar un Remito inmediatamente a continuacin de la generacin

de una Factura, mediante la siguiente modalidad:

1) Generacin de Factura

2) Una vez finalizada la Factura en sistema le consulta si desea generar el Remito

Si responde "S":

3) El sistema genera un Remito con los mismos datos de la Factura

4) Le solicita confirmacin para imprimir el Remito

5) Le solicita confirmacin para imprimir la Factura

El remito queda guardado como "Remito Facturado".

El nmero de Remito que se genera en forma automtica es el siguiente al ltimo Remito registrado

en el sistema, sin importar la numeracin indicada en el men de numeracin y copias de

comprobantes. Si no hay remitos registrados en el sistema se generar el remito N 1.

Leyenda de Vencimiento de Comprobantes: Si la impresin de sus comprobantes incluyen la Fecha de

Vencimiento (ver Diseo de Comprobantes) puede agregar una leyenda a la Fecha, la cual ser impresa

a la izquierda de la misma.

P.ej. si en este casillero escribe: VENCIMIENTO COMPROBANTE : . luego se imprimir

VENCIMIENTO COMPROBANTE : .

Leyenda cambiaria (solo se imprime en las Facturas): La impresin de Facturas puede incluir una

leyenda con respecto al dlar, la misma tiene una longitud de 2 renglones de hasta 100 caracteres

cada uno, y la impresin de la misma puede combinar texto libre junto con la cotizacin del Dlar al

momento de imprimir el comprobante y el importe equivalente en Dlares segn el importe total

facturado, segn el siguiente criterio:

1) Cualquier texto que escriba en este casillero ser impreso en la posicin asignada para este fin en

el men de Diseo de Comprobantes.

2) Si desea que junto con el texto se imprima la cotizacin del Dlar, intercale el siguiente texto: ***.

**

3) Si desea que tambin se imprima el importe facturado, pero expresado en dlares intercale el

texto: ///.//

4) Esta leyenda es exclusiva para la venta en PESOS. Si la venta es en Dlares, se aplicar la leyenda

del siguiente tem (Leyenda cambiaria Moneda Extr.)

Vea "Valores" para ver como se actualiza la cotizacin del Dlar.

Leyenda cambiaria Moneda Extr.: Desde aqu puede indicarle al sistema que permita la operacin de

Ventas en Pesos o Dlares. Para ello solo deber activar el casillero "Habilitar Facturacin bi-

monetaria". Adicionalmente podr detallar una leyenda de 2 renglones de hasta 100 caracteres cada

uno, esta leyenda se imprimir en el lugar escogido en el diseo de comprobantes (Casillero LEYENDA

DOLAR) cada vez que se efecte una venta en Dlares. Vea "Facturacin en Dlares" para conocer los

alcances de esta operatoria.

COLUMNAS



Columna adicional en todos los Comprob.: La activacin de este casillero le indica al sistema que

agregue una nueva columna en todos los comprobantes que se emitan a Clientes. Tambin deber

indicar un "Ttulo" para esta columna y, si desea que la misma contenga nmeros con decimales, podr

indicar la cantidad de decimales a emplear. Si activa esta columna podr ubicar su impresin en el

men de Diseo de Comprobantes.

Administrar ubicacin de la mercadera: Esta funcin permite indicar al sistema la ubicacin de cada

producto dentro del depsito. Activando este casillero actualizar las distintas ubicaciones desde la

Ficha de cada producto ingresado. Podr registrar todas las ubicaciones desde el men "Ubicaciones

de Mercadera" en Mercadera-->Datos Generales. Cada vez que registre una orden de Compra de

Cliente, la misma ser impresa con la ubicacin de cada producto a fines de facilitar la tarea del

encargado de depsito. Tambin puede asignar un "Ttulo" personalizado a esta columna.

Activar Bonificaciones para cada rengln (Ventas): Esta funcin permite vender con la modalidad

"descuento rengln por rengln" (Vea "Aplicar Bonificaciones o Recargos"). De esta manera podr

aplicar bonificaciones en forma individual para cada producto que se vende. Al activar este casillero

de generan 2 nuevas Columnas en el Diseo de Comprobantes, una destinada a imprimir la bonificaci

n del Rengln y la segunda a imprimir el importe bonificado.

Gestionar Cdigos de Reemplazo o "Histricos": Permite registrar un historial de Cdigos de

Reemplazo por nuevos cdigos actualizados de mercadera.

Gestionar Mercadera Serializada: Permite individualizar cada producto por su Nmero de Serie. Cada

vez que se registre un movimiento de mercadera, podr indicarse el nmero de Serie del producto. Si

activa "con la facturacin" podr indicar los nmeros de serie del producto al emitir facturas a

Clientes. El casillero "Garanta General" permite gestionar garantas de productos individualizados por

su nmero de Serie. Vea "Administrar mercadera con Nmero de Serie" para conocer la operatoria.

IMPRESION DE COMPROBANTES

El sistema permite imprimir en distintas impresoras conectadas en Red o en la misma computadora,

incluso en dispositivos de Modem/Fax. Desde este men se establece el destino de Impresin de cada

uno de los distintos comprobantes e informes que emite el Sistema, segn el siguiente criterio:

En la impresora predeterminada del sistema operativo: Cada vez que emita una Factura, un Informe

de ventas o cualquier otro comprobante, el mismo ser impreso en la impresora que su sistema

operativo tenga como "predeterminada". Si se cambia el dispositivo predeterminado, se direccionar

la impresin al nuevo.

En la Impresora especfica del comprobante (ver men Numeracin de Comprobantes) : Esta opcin

permite especificar distintos dispositivos de impresora en forma individual para cada uno de los

comprobantes que emite el sistema. Si activa este casillero deber dirigirse al men de "Numeracin y

Copia de Comprobantes" para asignar un dispositivo de impresin para cada comprobante que emita.

En la siguiente impresora: Permite asignar una impresora especfica para la impresin de cualquiera

de los comprobantes del sistema, sin importar que se cambie la impresora predeterminada del

Sistema operativo.

FILAS

Limitar la Facturacin a XX Renglones (Mn 10, Mx 60): Desde aqu se asigna la cantidad mxima de

renglones que podr emplear en Facturas, Remitos, N.Crd. N.Db, Presupuestos y rdenes de

Compra. Puede indicar un nmero comprendido entre 10 y 60.

Limitar Recibos y Ordenes de Pago a XX Renglones (Mn 10, Mx 60): Al igual que en las facturas, aqu

deber indicar la cantidad mxima de renglones que desee asignar para Recibos y rdenes de Pago.

Ttulo de la Columna que multiplica X Precio Unit.: Segn su necesidad, podr asignar un nuevo

nombre a la columna "CANTIDAD", la cual es llamada normalmente "Cant.". Si introduce alguna

modificacin, este nuevo nombre remplazar a "Cant." en todas las funciones, pantallas e informes

del sistema.



INVENTARIO Y PRECIOS

Cdigos de Productos de Proveedores = Cdigos Propios: El sistema puede administrar diversos c

digos para un mismo producto. Si desactiva este casillero podr registrar el cdigo Propio que cada

Proveedor le asigna a cada uno de sus productos, esto le facilitar la carga de compras y los pedidos

de reposicin. Los cdigos de Proveedor que puede asignar son alfanumricos de hasta 20 caracteres.

En el captulo "Actualizacin de existencias" se ampla la informacin de esta operatoria.

Avisar Stock crtico/faltante durante la facturacin: La activacin de este casillero le indica al sistema

que emita un aviso de alerta cada vez que se intenta registrar un movimiento de egreso de mercader

a (emisin de Factura, Remito, Egresos Generales, etc.) y el producto se encuentre con baja o

ninguna existencia en el inventario. De todos modos, el sistema no impide la facturacin de productos

sin existencia. Esta opcin no est disponible si el sistema est optimizado para su uso con Lector de

Cdigo de Barras, ya que estos mensajes de alerta dificultan la practicidad de la operacin con ese

hardware.

Abrir Ficha del producto cuando se agrega uno nuevo: Este casillero le indica al sistema la modalidad

de carga de productos en la lista de precios. Si se encuentra activado se abrir la ficha del Producto o

Servicio inmediatamente despus de ser ingresados su cdigo y descripcin, de lo contrario el sistema

no solicitar informacin adicional a la carga de un producto, y completar en forma automtica

algunos valores (Tasa de IVA=Tasa General/Control de Stock=S) de manera de agilizar la carga de

productos. (Vea 'Alta, Baja y Modificacin de Productos y/o Servicios').

Actualizar costos automticamente cuando se genera un movimiento de Stock: Si este casillero se

encuentra activado, cada vez que ingrese una compra a Proveedor, los nuevos costos se actualizarn

en la ficha del Producto correspondiente, pasando a ser el nuevo "costo aplicativo" y, segn la

configuracin del sistema, actualizando precios de venta. Si el casillero se encuentra desactivado, no

se actualizar ningn costo, precios ni frmulas al ingresar compras

Emplear asistente de Precios en Comprobantes 'A': Si activa este casillero podr ingresar los precios

"Finales" (con impuestos) en facturas y otros comprobantes 'A', el sistema se encargar de calcular el

importe "Neto" (sin impuestos) mediante la ayuda de este asistente. Encontrar mas informacin en el

captulo de "Emisin de Facturas".

Administrar Tablas de Talles y Colores: Este casillero activado ayuda a una carga agilizada de artculos

que cuenten con diversos talles y/o colores (ropa, zapatos, etc.). Vea "Administracin de Talles y

Colores" del Captulo "Listas de Precios".

IMPUESTOS

Aplica Impuestos de Abasto: La activacin de este casillero indica al sistema que aplique los clculos

pertinentes en el proceso de Facturacin, correspondientes a ventas con tasa de Abasto. Este

desarrollo es exclusivo para Frigorficos. El calculo de este impuesto se efecta en base a un importe

fijo o a un importe variable segn los Kilos vendidos. Este clculo depende exclusivamente de la

Localidad asignada al Cliente y se determina en el men de Localidades (solapa "Impuestos") y en la

Ficha del Cliente (Casillero "Aplica Abasto"). Adicionalmente podr obtener informes de ventas con

esta modalidad

Aplica Impuestos Internos: Active este casillero si los productos que comercializa estn afectados por

Impuestos Internos. El sistema le permite definir distintas categoras y sub-categoras de impuestos y

sus tasas, efecta los clculos en forma automtica en el proceso de Facturacin (vea Ventas con

Impuestos Internos) y ofrece diversos informes. Si habilita esta funcin tendr acceso a la configuraci

n de las tablas de impuestos internos la prxima vez que abra el sistema.

Habilitar IVA diferencial para Ventas: Si los distintos productos o servicios que comercializa su

empresa estn gravados con distintas tasas de IVA INSCRIPTO, deber activar este casillero e indicar

adicionalmente cual de las tasas de IVA INSCRIPTO adicional se emplear. Esto indicar al sistema la

modalidad de discriminacin de impuestos al momento de emitir facturas e informes de IVA. Tambin

le habilitar un nuevo casillero en el diseo de comprobantes para que este impuesto pueda ser

impreso en forma discriminada.



Administrar retenciones de Clientes: Active este casillero si opera con Clientes que emplean

retenciones como parte de pago de sus comprobantes. Vea "Ventas con retenciones" para conocer la

modalidad de operacin. Si habilita esta funcin tendr acceso a esta operacin la prxima vez que

abra el sistema.

FUNCIONES ADICIONALES

Habilitar Facturacin por Lotes: Active este casillero se desea emplear la modalidad de Facturacin

por Lotes (Vea Facturacin masiva o "por lotes"). Si habilita esta funcin tendr acceso a la misma la

prxima vez que abra el sistema.

Gestionar rdenes de service: Active este casillero se desea administrar rdenes de Service/Reparaci

n (Vea Administracin de Ordenes de Service/Reparacin)

Gestionar Ventas y Cobranzas con Pagars: Esta funcin permite cobrar con pagars y llevar la

administracin de los mismos (vea Administracin de Pagars)

Administrar Balanzas Electrnicas: El sistema permite la comunicacin con diversos modelos y marcas

de balanzas electrnicas. La activacin de esta funcin solo est disponible por personal de nuestra

empresa.

Optimizar el sistema para su operacin con Lector de Cdigos de Barras: La activacin de este

casillero indica al sistema que se encuentra instalado un lector de cdigo de barras, de esta manera la

operaciones de Facturacin y carga de Productos se vern agilizadas. Vea "Conectividad con disp.

externos".

Gestin de Bloqueos para operacin en RED: Este casillero habilita una funcin interna de bloqueos

automticos para la operacin del sistema bajo entorno de Red. Si desea operar el sistema bajo

entorno de Red consulte con personal de nuestra empresa los alcances y costos del sistema bajo esta

modalidad ya que requiere una instalacin adicional de archivos para su funcionamiento.

Administrar consignaciones a Clientes: Active este casillero si su modalidad de venta incluye la

entrega de productos en consignacin y su posterior cobranza y reposicin. Vea "Administracin de

Consignaciones" para conocer los alcances. Si habilita esta funcin tendr total acceso a sus caracter

sticas la prxima vez que abra el sistema.

2.3.6 Actualizar tabla de condiciones de Venta

Actualizar tabla de condiciones de Venta

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Condiciones de Venta

Desde este men se actualizan las distintas Condiciones de Pago a Proveedores y Venta a Clientes. El

sistema permite eliminar, modificar y agregar nuevas condiciones. Por cada condicin ingresada, el

sistema le solicita que detalle 2 informaciones adicionales:

1- PORCENTAJE DE RECARGO O DESCUENTO: Cualquier valor distinto de 0 (Cero) determinar un valor

porcentual de Recargo o Descuento sobre la lista de Precios con la que se facture al Cliente. P.ej.: si

se determina que la venta con tarjeta de crdito lleva un 10% de recargo, deber ingresar el valor "10"

en la columna "Rec./Desc." para la condicin de venta "TARJETA DE CRDITO". De esta manera, cada

vez que se efecte una venta con esta condicin, el sistema incrementar automticamente los

importes de la factura en un 10% sobre la lista. Los importes negativos funcionan como descuento y

los positivos como recargo. Si la condicin de venta "CONTADO" conlleva un descuento del 10%, detalle

"-10" en la columna "Rec./Desc." de dicha condicin.

2- VENCIMIENTO DE LOS COMPROBANTES: Exprese aqu la cantidad de das de vencimiento que

corresponde a la condicin de Venta ingresada, ya que este dato permite al sistema actualizar en

forma automtica el informe de "Vencimiento de Comprobantes". Por ej. para la condicin de venta

"30 das Fecha/Factura" detalle 30 en esta columna, as cada vez que emita una factura con esta

condicin, la misma aparecer 30 das despus en el informe de "Vencimiento de Comprobantes".



Adicionalmente, y segn como haya configurado el Diseo de Comprobantes, la fecha de vencimiento

puede verse impresa en la Factura emitida junto con un texto personalizado. Emplee 0 (cero) para

condiciones de venta tales como "CONTADO" o "TARJETA DE CRDITO", ya su cancelacin es

inmediata al momento de emitir la Factura

Esta informacin adicional est relacionada estrictamente con las operacin de Ventas a Clientes, y no

tienen ninguna relevancia en la carga de Compras a Proveedores.

Tenga en cuenta la siguiente informacin:

Debido a la integridad de la informacin guardada por el sistema, no podr eliminar ninguna condicin

de Venta que previamente haya sido empleada en 1 o ms Comprobantes de venta, ya que esto

generara un colapso en las operaciones de Cuentas Corrientes.

La condicin de Venta "CONTADO" es la nica que le indica al sistema que cuando se efecta una

venta de Contado la misma quedar saldada inmediatamente, generando un movimiento de caja en

esa misma operacin y en forma automtica. Si la elimina o renombra ya no podr efectuar ventas con

esta modalidad, a menos que restablezca esta condicin (vea CUENTAS CORRIENTES para ampliar

informacin acerca de esta modalidad)

Cualquier condicin de venta que comience con la palabra "TARJETA" har que el sistema permita

ingresar el cupn de Tarjeta y Salde la Factura cada vez que se genera una venta con esta condicin.

De esta manera, podr ingresar una condicin de venta distinta para cada tarjeta de crdito con la

que opere (p. ej. "TARJETA XXXX", TARJETA YYYY")

2.3.7 Actualizar tablas Impositivas

Actualizar tablas Impositivas

MEN: Archivo --> Datos Generales --> Tablas Impositivas

Desde aqu se indica al sistema las distintas tasas y condiciones de IVA vigentes. El programa cuenta

con informacin pre-cargada por nuestra Empresa, por lo que no ser necesario modificarla a menos

que se produzcan cambios en las tasas impositivas o surjan nuevas condiciones Frente al IVA:

Tabla de CONDICIONES FRENTA AL IVA: Esta tabla indica al sistema las distintas condiciones de IVA

existentes y sus datos son empleados para asignar Condiciones de IVA a los Clientes durante la carga

de sus Fichas, tambin a la carga de Proveedores y otras operaciones.

Tabla de CONDICIONES DE FACTURACIN: Esta tabla establece el tipo de Comprobante ('A', 'B' o 'C')

segn la relacin de condiciones Frente al IVA entre Vendedor/Comprador (Vendedor-->su Empresa,

Comprador-->su Cliente). De esta manera, al emitir un comprobante, el sistema verifica la Condicin

Frente al IVA de su empresa (consignada en los Datos de la Empresa) y la Condicin frente al IVA del

Cliente (consignada en la ficha del Cliente) y determina la letra del comprobante a emitir segn la

relacin detallada en esta tabla. Los comprobantes 'A' imprimen los impuestos en forma discriminada,

en cambio los comprobantes 'B' y 'C' incluyen los impuestos en los precios y esta operacin es

efectuada en forma totalmente automtica por el sistema.

Tabla PORCENTAJES DE IVA: en esta tabla se definen las tasas de IVA para cada tipo de IVA con los

que opera el sistema. El programa opera con Responsables no Inscriptos, Exentos y con hasta 3 tasas

distintas de IVA Inscripto, y permite efectuar ventas y cargar compras combinando diversas tasas.

Para poder emplear una segunda tasa de IVA inscripto en las Ventas deber habilitar esta funcin (Vea

Habilitar IVA diferencial para Ventas) y luego deber indicar el IVA correspondiente en la ficha de cada

producto. Para efectuar ventas de productos Exentos de IVA solo deber indicarlo en la ficha de cada

Producto, sin necesidad de habilitar alguna funcin adicional. Si modifica una o ms tasas

impositivas, el sistema recalcular en forma automtica los precios de venta de cada producto de la



lista de precios que se encuentre afectado por la tasa modificada, para ello ofrece dos opciones para

el reclculo:

1. Los importes Netos (sin impuestos) conservarn su valor, los precios Finales (con impuestos

incluidos) sern re-calculados segn el nuevo valor de la alcuota. Los Precios FINALES quedarn

modificados.

2. Los importes Finales conservarn su valor, para ello el sistema aplicar un reclculo a los importes

Netos, aumentando o disminuyendo su valor segn sea el cambio aplicado a la tasa de IVA. Los Precios

FINALES quedarn sin modificacin.

Tabla DEFINICIN DE IMPUESTOS INTERNOS: Desde aqu se configuran las distintas categoras y sub-

categoras de impuestos internos, as como sus alcuotas. Si su Empresa efecta ventas con esta

modalidad vea IMPUESTOS INTERNOS para ampliar informacin.

2.3.8 Otras tablas del Sistema

Otras tablas del Sistema

MEN: Archivo --> Datos Generales

--> Provincias

--> Localidades

--> Otros...

Hay cierta informacin general que es utilizada en varias partes del sistema, tal es el caso de las

Localidades, Provincias, tipos de documento, etc.:

Tabla PASES: Permite actualizar nombres de pases para poder ingresar Clientes o Proveedores

extranjeros. Tambin permite adaptar la utilizacin del programa en diversos pases.

Tabla LOCALIDADES: Desde aqu se actualizan las distintas localidades que sern utilizadas en la carga

de Clientes y Proveedores. Adicionalmente, y segn la configuracin del sistema, deber asentar otros

datos impositivos tales como tasa de ingresos brutos o retencin por Abasto en forma independiente

para cada localidad presionando la solapa "Impuestos".

Tabla PROVINCIAS: Desde aqu se actualizan las distintas provincias con las que trabaja el sistema.

Segn la provincia que asigne a cada Cliente, podr obtener informes de ventas por provincia, por

este motivo CIUDAD AUT. DE BS AS se encuentra cargado como una provincia.

Tabla TIPOS DE DOCUMENTO: Desde esta tabla se indican los distintos Tipos de Documento con los

que se opera para la Carga de Clientes y Proveedores.

Capitulo Productos y Servicios

Parte

III



3 Productos y Servicios

3.1 Alcances del Sistema

Alcances del Sistema

Todos los productos y/o servicios que comercializa su empresa debern ser registrados en el sistema

con un Cdigo y una Descripcin. Esto le facilitar la tarea de Facturacin, control de existencias de

mercadera, y generacin de listas de precios y diversos informes de estadsticas de venta por cada

producto o servicio.

Gestin PRO tiene la capacidad de administrar diversos depsitos, controlar las existencias de

mercadera en forma automatizada y gestionar el uso de hasta 32.700 listas de precios distintas.

Respecto a los informes, el sistema le permite imprimir desde Listas de Precios hasta informes de

Histricos de Ventas por Cliente. En este captulo conocer el uso de cada una de las poderosas

funciones de Gestin PRO respecto a estas caractersticas.

3.2 Definir listas de Precios

Definir listas de Precios

MEN: Mercadera --> Configuracin General --> Definicin de Listas de Precios

Gestin PRO permite definir la cantidad y modalidad de las Listas de Precios de Venta, para ello

cuenta con el siguiente Men:

Agregar nuevas Listas de Precios: Presionando el botn "Nueva Lista" (F5) podr agregar una nueva

lista de Precios (el lmite es de 32.700 listas). Se le solicitar el Nmero de Lista (cualquiera entre 1 y

32700) y el Nombre de la Misma. Cada nueva lista que agregue contendr todos los productos y

servicios ingresados al sistema, pero con valor 0 (Cero) hasta que asigne precios (manuales o autom

ticos) a los mismos.

Modificar el Nombre de una Lista de Precios existente: Presionando "Modificar Nombre" (F6) podr

modificar el nombre de la lista de Precios en pantalla.

Borrar Lista: Presionando "Borrar Lista" (F7) podr eliminar la lista de precios en pantalla. Al eliminar

una Lista no elimina los productos ingresados al sistema, sino que solo elimina los precios asignados a

cada producto para esa lista. Por razones de integridad de la informacin, el sistema no le permitir

eliminar una lista con la que ya se ha Facturado o que se encuentre aplicada en la Ficha de 1 o ms

Clientes.

Para cada lista ingresada podr indicar en esta misma pantalla la modalidad de operacin:

1- OBTENER PRECIOS: En este tem se determina la modalidad de actualizacin de Precios de la Lista.

Por cada lista generada deber optar por 1 de las siguientes 3 opciones:

a) Copiarlos de otra Lista ___ con el siguiente Rec. Desc. ___ : Si activa este casillero, los precios

de esta lista sern una copia de los precios de otra lista, mas un recargo o descuento. Deber indicar

de qu lista se copian los precios y cual es el recargo o descuento a aplicar (ponga nmero negativo

para indicar descuento).

b) Calcularlos en base a Utilidad sobre Precio de Compra: Este casillero activado indica al sistema que

los precios de la lista debern surgir a partir de una utilidad sobre los precios de compra. Deber

indicar el porcentaje de utilidad.

c) Asignacin manual para cada uno de los Precios de Venta: Si los casilleros a) y b) no se activan, el

Productos y Servicios 29


sistema no efectuar ningn tipo de clculo para generar el precio de venta de cada producto para

esta lista de precios. De esta manera, el operador deber indicar el precio de cada uno de los

productos en forma manual (vea Alta, Baja y Modificacin de Productos y/o Servicios)

2- REGLAS DE APLICACIN: En este casillero se le indica al sistema la cantidad de productos a los que

le sern aplicadas las modificaciones segn la modalidad indicada en el tem 1 (solo para opciones a

b). Las opciones son 2:

a) Aplicar clculo a todos los precios de la lista: Si este casillero est activado, se aplicar la

modalidad de actualizacin del tem 1 (opciones a b) a TODOS LOS PRECIOS de la Lista sin

excepcin. Ningn precio de est lista podr ser distinto a lo que indica su regla y el sistema no

permitir modificar en forma manual ninguno de los precios de esta lista.

b) No Aplicar clculo a todos los precios de la lista: Si el casillero "Aplicar clculo a todos los precios de

la lista" se encuentra desactivado, el sistema aplicar la regla de clculo indicada en el tem 1 excepto

para los productos o servicios cuyos precios de venta hayan sido cambiados manualmente. De esta

manera la lista de Precios ser una combinacin de precios calculados en forma automtica y precios

actualizados manualmente. Para ello, Gestin PRO sigue la siguiente regla: si un precio es actualizado

en forma manual, Gestin PRO ya no lo actualizar en forma automtica, excepto que se indique un

valor 0 (cero) como Precio de Venta, en ese caso se le devolver al sistema la autoridad para que

calcule el precio de Venta en forma automtica segn tem 1 (solo para opciones a b)

3- METODO DE ACTUALIZACIN DE PRECIOS: Finalmente, deber indicar "EL MOMENTO" en que las

listas de precios se actualizarn segn las reglas indicadas en tem 1 y 2. Lo ideal es que cada vez que

se modifica un precio de costo o de venta, el sistema verifique las reglas de Listas de Precios y

aplique las modificaciones necesarias, pero esta operacin puede hacer que el sistema se vuelva lento

debido a la complejidad de las operaciones a las que es sometido en forma continua, especialmente si

la cantidad de productos cargados en el sistema es muy grande. Por ello se deja a criterio del usuario

la modalidad de actualizacin de Listas de Precios, la cual cuenta con 2 opciones:

a) En cada modificacin: cada vez que un precio de venta o de compra es modificado, el sistema

verifica las reglas de cada lista de Precios y las aplica de ser necesario. Este proceso hace mas lento al

sistema, ya que el mismo dedica mucho de su tiempo a este tipo de verificaciones.

b) Solo cuando se indique: Esta opcin es la ms aconsejable ya que el sistema verifica las reglas de

Listas de Precios solo cuando el operador se lo indique. De esta manera, las actualizaciones

automticas de precios no se realizarn hasta dicho momento, para ello el operador deber acceder a

este men y presionar "ACTUALIZAR". Tenga en cuenta que al presionar este botn el sistema

actualizar las reglas de todas las Listas de precios, no siendo necesario hacerlo en forma individual

por cada lista.

3.3 Definir los depsitos para sus Productos

Definir los depsitos para sus Productos

MEN: Mercadera --> Configuracin General --> Depsitos

Adems de controlar existencias, el sistema administra existencias en forma individual por cada

depsito. De esta manera usted podr conocer las existencias generales de mercadera y las

existencias en cada depsito, as como los movimientos generales de mercadera y los movimientos

por depsito. La gestin de mltiples depsitos es usualmente empleada en comercios o empresas que

cuentan con mas de un sitio para la ubicacin de la mercadera y desean administrar las existencias

de cada uno en forma independiente. Usted podr asignar desde 1 hasta 99 depsitos distintos, pero

tenga en cuenta tomar una correcta decisin a la hora de definir la cantidad de depsitos ya que de lo

contrario podra dificultar una sencilla gestin de existencias. Lo recomendable es definir una

cantidad mnima posible de depsitos, de esta manera podr resolver mas rpidamente cualquier

discrepancia que pudiera surgir respecto de las existencias generales y por depsito.

Desde este men podr definir la cantidad y nombres para cada depsito, segn la siguiente



operacin:

-F5- NUEVO DEPSITO: Presione este botn para agregar un nuevo depsito a la lista. El sistema le

solicitar el cdigo del depsito, el nombre, y el domicilio. Una vez detallada esta informacin, le

preguntar si la mercadera de este nuevo depsito ser contabilizada en el Stock General. Si escoge

'NO' toda operacin de movimiento de mercadera concerniente a este depsito NO ser contabilizada

en las existencias generales, aunque podr consultar las existencias de este depsito en particular as

como sus movimientos de mercadera. Esto es til para administrar mercaderas que estn compradas

pero pendientes de entrega por parte del Proveedor por distintos motivos (demora en la entrega, falta

de espacio de almacenamiento, etc.). Si desea que los movimientos de mercadera de este nuevo

depsito sean contabilizados en el control general de existencia responda 'SI' (recomendado)

-F6- MODIFICAR DATOS: Esta funcin le permite modificar datos de los depsitos cargados. Si un

depsito cambia de estado (SI/NO) respecto de la contabilizacin en el Stock General, el sistema le

preguntar si desea re-calcular las existencias generales de mercadera (se recomienda responder 'SI')

a fines de evitar inconsistencia en la informacin.

-F7- BORRAR DEPOSITO: Si desea eliminar un depsito de la lista solo seleccinelo y presione F7, pero

tenga en cuenta que si existe al menos un movimiento de mercadera generado con este depsito, le

ser denegada esta operacin.

DEPSITO DE FACTURACIN: Este casillero deber ser completado con el nmero de depsito

"principal" o de facturacin. Si usted cuenta con 1 solo depsito complete este casillero con su nmero

nico de depsito. El depsito aqu indicado es el depsito que el sistema emplear en forma

predeterminada para todos los movimientos de mercadera, excepto que se le indique lo contrario.

3.4 Definir los Rubros o "familias" de sus productos/servicios

Definir los Rubros o "familias" de sus productos/servicios

MEN: Mercadera --> Configuracin General --> Rubros de Mercadera

Los Rubros de Mercadera son conceptos de agrupacin de mercadera segn familia (o lnea) de

productos. Para cada producto o Servicio ingresado al sistema se puede asignar un Rubro (vea Alta,

Baja y Modificacin de Productos y/o Servicios), de esta manera podr buscar e identificar mas

rpidamente sus productos. Los informes impresos de mercadera agrupan los productos por Rubro,

adems podr obtener estadsticas de venta por Rubro y buscar mercadera de algn Rubro especfico.

Este men le permite actualizar los distintos Rubros con los que trabajar el sistema, y cuenta con las

siguientes opciones:

-F5- NUEVO RUBRO: Presione este botn para agregar un nuevo Rubro a la lista. El sistema verificar

en forma automtica si el mismo ya existe previamente.

-F6- MODIFICAR RUBRO: Para modificar el Nombre de algn Rubro de la lista, solo seleccinelo y

presione F6. Si los hubiera, todos los productos y movimientos histricos afectados a este Rubro

modificado sern automticamente cambiados al nuevo nombre.

-Del- BORRAR RUBRO: Escoja un Rubro y Presione la tecla Delete (Suprimir en teclados en Espaol)

para eliminar un Rubro. Por razones de consistencia de informacin, el sistema impedir que se

eliminen Rubros que hayan sido aplicados a Productos

Productos y Servicios 31


3.5 Definir las Unidades de Medida

Definir las Unidades de Medida

MEN: Mercadera --> Configuracin General --> Unidades de Medida

Para cada Producto o Servicio que comercializa se puede asignar una Unidad de medida, por ejemplo

una venta de Servicio Tcnico podra expresarse en "HORAS" como unidad de medida, una venta de

Azcar en "KILOS" y una venta de Caos en "METROS" o "PULGADAS". Las distintas unidades de

medida con las que trabajar se actualizan desde este men, con las siguientes opciones:

-F5- NUEVA U. MEDIDA: Presione este botn para agregar una nueva Unidad de Medida a la lista. El

sistema verificar en forma automtica si la misma ya existe previamente.

-F6- MODIFICAR DATOS: Si desea modificar alguna Unidad de Medida seleccinela y Presione F6.

-F7- BORRAR DATOS: Si desea eliminar alguna Unidad de Medida seleccinela y Presione F7

Algunos informes emplean el Dato de Unidad de Medida para presentar informacin y, en forma

opcional puede hacer que junto a las cantidades vendidas se impriman las Unidades de Medida en la

Factura Impresa (Vea captulo 'Personalizar la Impresin de Comprobantes').

La asignacin de Unidades de Medida a los Productos se realiza en la Ficha del Producto (vea Alta,

Baja y Modificacin de Productos y/o Servicios)

3.6 Actualizacin de Productos, Servicios y precios

3.6.1 Agregar, quitar o modificar Productos, Servicios y precios

Agregar, quitar o modificar Productos, Servicios y precios

MEN: Mercadera --> Listas de Precios (Tecla de Acceso Rpido F7)

Este men es uno de los mas utilizados en el sistema, por ello cuenta con una tecla de acceso rpido

que le permite llegar desde la pantalla principal con solo presionar F7.



Desde aqu se ingresan y modifican los distintos productos y/o servicios que se comercializan.

Adems podr consultar y actualizar los precios de venta para cada una de las listas de precios, los

costos de compra y podr consultar las existencias de mercadera y la ltima fecha de modificacin de

cada precio. Los productos y servicios que se carguen aqu son los que luego emplear en Facturas,

Remitos, Listas de Precios, Informes, etc. La modalidad operativa es la siguiente:

-ALTA, BAJA Y MODIFI