1
Give me the first six years of a childs life and you can have the rest. Rudyard
Dame los primeros seis aos de vida y te dar el resto.
Rudyard Kipling
Manual de Juntas Directivas
2
El objetivo de ste manual es proporcionar una herramienta
prctica para los futuros nuevos miembros de la Junta
Directiva de la Fundacin Ayuda a la Infancia Hogares
Bambi en Colombia, en su responsabilidad de dirigir la
organizacin hacia el logro de su misin y poder as ver su
participacin como una oportunidad para contribuir con su
talento, experiencia y dedicacin a nuestra causa.
Participar en la Junta Directiva de una organizacin sin fines
de lucro es un honor y a la vez, una responsabilidad.
De lo anterior se desprende la importancia que tiene una
visin clara del espritu y bases de la organizacin en primer
lugar y en segundo lugar, la necesidad de asegurar que
sus miembros sean conscientes de las polticas de la Junta,
planes y procedimientos, y en tercer lugar, la necesidad de
documentar cmo la Junta se organiza y determina la
estructura de su trabajo..
Aprobado por la Junta Directiva
Fecha (_____/_____/______)
__________________________ _______________________
Presidente Director Ejecutivo
Introduccin
3
Los principios bsicos de la neurociencia indican que proveer
condiciones de apoyo para el desarrollo de la primera infancia
es ms eficaz y menos costoso que intentar abordar las consecuencias
de una adversidad temprana posteriormente" .
Profesor James Heckman
Premio Nbel de Economa
4
Pgina
1. Bienvenida a Miembros de Junta 6
2. Nuestra Misin 7
3. Nuestros Valores 7
4. Estatutos 7
5. Historia Hogares Bambi en Colombia y Ciudad 8
6. La Junta Lder y eficaz 8 - 17
Definicin
Rol
Deberes
Derechos
Eleccin
Organizacin y estructura
Reuniones
Proceso de toma de decisiones
Evaluacin
7. Polticas 18
8. Estructura Organizacional 19
9. Documentos anexos 20
Tabla de Contenidos
5
Bogot, ____/____/_______
Estimado miembro de la junta,
En nombre de los nios de los Hogares Bambi y sus familias, de los funcionarios,
fundadores, patrocinadores y simpatizantes, queremos darle las gracias por
haber aceptado ser parte de esta Organizacin. Usted se ha unido en el
desafo y sueo de un mundo mejor para nuestros nios(as) en Colombia.
Ahora pertenece a la tropa de luchadores por los derechos de la infancia en
nuestro Pas!
Queremos animarlo para que nos apoye en la tarea de ser cada da una mejor
organizacin. Su contribucin y apoyo puede ayudarnos a crecer y fortalecer
nuestra capacidad de: acoger a muchos nios, brindndoles el mejor servicio
que garantice su proteccin integral y de permitirle a sus familias las
herramientas para lograr un entorno garante de derechos y sostenible para sus
hijos a travs de nuestros diferentes programas.
Le damos una clida bienvenida a este esfuerzo conjunto y esperamos lograr
un gran equipo juntos. Lo invitamos a leer estas pginas del Manual de Juntas
donde podr conocer ms de nosotros, de nuestra Junta y de nuestra
organizacin .
Un cordial saludo,
PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA
1. Bienvenida al miembo de Junta
6
Ser ejemplo de proteccin integral de la primera infancia, fortaleciendo a la familia para tener nios y nias felices en sus comunidades1
El afecto La solidaridad La transparencia y honestidad El compromiso La corresponsabilidad El respeto por la voz de los nios
Premisas para lograr el modelo de Proteccin Integral 1) Debe ser un trabajo con perspectiva de Derechos en las etapas de Promocin, Prevencin, y Restitucin, proyectando a futuro centrar ms acciones en el trabajo de Prevencin, entendida como se expresa la Ley.
2) Debe ser viable en sostenibilidad (o auto-sostenibilidad), lo que implica ser un modelo cofinanciado, enfocando esfuerzos para construir un patrimonio que permita a futuro lograr la auto-sostenibilidad.
3) Su eje principal visible debe ser el trabajo con familia, modelo propio desarrollado, el cual se debe potenciar para ser a la vez una herramienta que pueda generar auto-sostenibilidad al ofrecerse como un servicio remunerado, a otras entidades.
4) Debe articular acciones con el Estado y redes sociales de apoyo.
5) Debe desarrollar talento humano e infraestructura fsica que permitan la integralidad y la calidad el servicio. 1 Referencia de lo que debe expresar la Misin: Essays on Excellence Michela Perrone PhD Georgetown
2. Nuestra Misn
3. Nuestros Valores
7
Los estatutos forman parte integrante de este manual, y fueron modificados y aprobados en el Acta de Junta # 205 el 10 de diciembre de 2013; y posteriormente, ratificados y aprobados por el Instituto Colombiano Bienestar Familiar - ICBF, el 20 de enero de 2014, de acuerdo con la Resolucin Oficial # 0180
En 1985 el mdico Suizo, Rupert Spillmann, visit Colombia y pudo ser testigo de los miles de nios y nias en situacin de pobreza, hurfanos y/o abandonados en las calles de las ciudades en Colombia y las condiciones de vida deficiente con que contaban. En 1985 fund en Cali el primer Hogar Bambi, para proteger a los nios entre 0 a 5 aos de edad que presentaran gran vulnerabilidad social. El Dr. Spillmann cont con el apoyo de ciudadanos suizos , amigos y familiares que se unieron a sta causa y establecieron la Fundacin Aide aux Enfants, con sede en Ginebra, Suiza. Desde entonces , el Dr. Spillmann y otros aliado en Suiza y en Colombia, han fundado casas de proteccin, que operan en las ciudades de Bogot, Cali, Darin (Valle) y Medelln. Hoy en da, con la direccin de su primo, el Sr. Hans Rudi Spillmann, como actual Presidente de Fondation Aide aux Enfants, y con la participacin activa de las diferentes organizaciones en Colombia (Cali , Bogot, Darin y Medelln), cada una con su propia Junta Directiva, ha sido posible garantizar la sostenibilidad en el largo plazo para el desarrollo de su misin en Colombia, en el marco de un esquema de cooperacin y esfuerzo conjunto.
4. Estatutos
5. Historia FAI Hogares Bambi Colombia y ciudad
H
8
Ginebra, Abril 6 de 2015
Estimado miembro de Junta Directiva,
Para la Fondation Aide aux Enfants es una gran satisfaccin contar con
personas comprometidas en la Junta Directiva de cada Ciudad donde
est presente la Fundacin en Colombia.
Por ello, en nombre de la Junta Directiva de Ginebra, y cada uno de los
miembros que la conforman, quiero agradecer muy especialmente su
vinculacin y participacin. Esto representa para los donantes no solo en
Colombia sino en Suiza, una garanta de confianza en la eficiencia e
impacto de la labor social con la que todos nos hemos comprometido por
los nios de Colombia.
Estamos seguros que ste manual, herramienta de buen gobierno,
estructurado bajo orientaciones de expertos de la Universidad de
Georgetown, ser una gua de gran ayuda para el Direccionamiento de la
Fundacin en cada ciudad.
Bienvenido!
HANS RUDI SPILLMANN
Presidente Fondation Aide aux Enfants
6. Carta Presidente Fondation Aide aux Enfants
9
" Considerando que el pas ms democrtico en la faz de la tierra es aquel en el que los hombres en nuestros tiempos han llevado a la mxima perfeccin el arte
de perseguir en comn el objeto de sus deseos comunes y han aplicado esta nueva ciencia al mayor nmero de propsitos.2
Entre las leyes que rigen las sociedades humanas hay una que parece ser ms
precisa y clara de todas las dems. Si los hombres han de querer ser civilizados, el arte de asociacin de Juntas debe fortalecerse y crecer en la misma proporcin
en que incrementa la igualdad de condiciones. Alexis de Tocqueville
La Junta es un rgano de gobierno actuando bajo un sistema social
(estructura, normas y procesos ), para dirigir las organizaciones sin fines de
lucro en el logro de su misin. Estas organizaciones recudan y ejecutan los
fondos que se encuentran en fideicomiso con destino a un propsito
especfico de beneficencia, con metas especficas que apoyan el bien
pblico.
Los siguientes son algunos de los temas crticos y conceptos de expertos,
que pueden ayudar a la Junta a tomar un verdadero liderazgo y de sta
forma, agregar valor a la organizacin
Una Junta gobierna estableciendo o afirmando la misin y la visin de la
organizacin y determinando los enfoques ms estratgicos para asegurar 2 Democracy in America; Part II Book Two Chapter V. Of the use which the Americans make of public associations in civil life
6. La Junta Lder y eficaz
Definicin
Rol
10
que la misin pueda ser implementada con xito".3
"El verdadero reto para Directores no es el cumplimiento normativo; es el
alto desempeo. Para lograrlo, es necesario examinar sistemticamente su
propsito, las tareas, los talentos, la informacin, y la agenda". 4
La relacin entre la administracin y la Junta Directiva deben ser
considerada como una asociacin, como un factor esencial en el xito y
la eficacia para lograr la misin. Juntos deben compartir expectativas,
hacer planeamiento cooperativo, lograr evaluacin colaborativa y tener
una comunicacin eficaz , abierto y honesta.
La Junta tiene la ltima palabra en el PORQU y QU y determina el
resultado deseado . el Director y la administracin tienen la ltima palabra
en el CMO, QUIEN, CUANDO y CUANTO.
La obligacin legal de la Junta es de GOBERNAR; la obligacin moral de la
junta es APOYAR.
ROLE DE GOBERNAR:
Preservar y, cuando sea necesario, reformar la Misin.
Asegurar que la organizacin est bien administrada.
Asegrese de que la organizacin est en cumplimiento con las leyes y
reglamentos.
Determinar los resultados esperados e indicadores de los programas y
definir las necesidades comunitarias.
Supervisar la salud financiera de la organizacin.
Aprobar el presupuesto y determinar supuestos presupuestales
Seleccionar y mantener relacin con la auditora.
Desarrollar las polticas necesarias .
Seleccionar, supervisar y evaluar al Director Ejecutivo.
Evaluar su propio desempeo 3Governing the Nonprofit Organization. Essays of Excellence. Michela Perrone Ph.D. Center for Public and Nonprofit Leadership Georgetown University 4 Building Better Boards by David A. Nadler - Harvard Business Review
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ROLE DE APOYO
Elaborar y aprobar los planes y estrategias de recaudacin de fondos y
asegurar que cada miembro de la junta estn capacitados para cumplir
responsabilidades de recaudacin de fondos.
Establecer expectativas para donaciones y aportes de miembros de
Junta.
Ser voluntario en diferentes reas. (Gerencial , mercadeo, eventos , etc)
Asesora al personal en muchas reas : contable, legal, desarrollo de
programas , recursos humanos, gestin de riesgos , relaciones pblicas y
promocin. Cubrimiento de vacos en experiencia gerencial.
Estar en contacto con la Organizacin; conocer su personal, sus
instalaciones , eventualmente ponerse en contacto con los beneficiarios
que la organizacin atiende.
Ser embajador de la Organizacin ante la comunidad. Miembros de la
Junta debern abogar a favor de la organizacin. Representar el mundo
externo ante la organizacin y la organizacin ante el mundo externo.
NOTA : Cuando se es voluntario, los miembros de la junta no tienen
ninguna autoridad como individuos y desarrollan individualmente su papel
de apoyo bajo la direccin de la Directora Ejecutiva. Slo la Junta como
un todo tiene la autoridad para gobernar.5
Existen tres principios de conducta y atencin en el cumplimiento de las
responsabilidades de un miembro de Junta; estos principios se definen
como: el DEBER DE CUIDADO, el DEBER DE LEALTAD y el DEBER DE
OBEDIENCIA.
5Governing the Nonprofit Organization. Essays of Excellence. Michela Perrone Ph.D. Center for Public and Nonprofit Leadership Georgetown University
Deberes
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- DEBER DE CUIDADO : Los miembros de la junta se comprometen a
mantenerse informados, asistir a las reuniones de la Junta y
prepararse para ellas. Ejercer de manera independiente y con buen
juicio, para lo cual deben estar bien informados y tener el
conocimiento necesario sobre la Organizacin y tener los elementos
necesarios para tomar la mejor decisin como representante de la
Organizacin .
- DEBER DE LEALTAD : Ejercer su poder bajo el inters de la
organizacin y no en su propio inters o el inters de otra entidad; es
un principio de fidelidad. Los miembros deben revelar cualquier
conflicto de inters. Deben evitar el uso de informacin de la
organizacin para ganancia o beneficio personal. El miembro de la
Junta debe mantener la confidencialidad sobre las discusiones
internas , planificacin, o estrategias, a menos que esta informacin
ya sea pblica.
- DEBER DE OBEDIENCIA: los miembros de Junta debern cumplir con
todas las leyes aplicables adheridas a los estatutos de la
organizacin y ser guardianes de la misin. Como garante del
inters pblico, deben asegurar que las donaciones se utilicen para
el propsito al que fueron entregadas. Se requiere que los miembros
de Junta hablen con una sola voz ", despus de haber tomado la
decisin , incluso si el miembro de Junta Directiva vot en contra. Responsabilidades individuales de los miembros:
- Asistir a todas las reuniones de la junta y de los comits y funciones tales
como eventos especiales.
- Estar informado sobre las misin de la organizacin, los servicios,
polticas y programas.
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- Estudiar agenda y materiales de apoyo antes de las reuniones de Junta
y de Comits.
- Participar en Comits o iniciativas determinadas y ofrecerse para asumir
tareas especiales .
- Hacer una contribucin (financiera, en especie o en tiempo) para la
organizacin.
- Informar al pblico externo acerca de la organizacin.
- Sugerir posibles candidatos a la junta que puedan hacer contribuciones
significativas a la labor de la Junta y de la organizacin .
- Mantenerse al da en novedades en el campo de la Organizacin.
- Realizar seguimiento a las polticas de conflicto de inters y
confidencialidad .
- Abstenerse de hacer peticiones especiales al personal .
- Peridicas visitas in-situ, para conocer mejor la organizacin y entender
el trabajo de campo .
- Ayudar a la Junta en el desempeo de sus responsabilidades fiduciarias,
tales como la revisin de los estados financieros anuales.
- Los miembros de la junta tienen el derecho a estar informado sobre
todos los temas importantes en curso de la organizacin .
- Deben obtener la informacin precisa en el momento preciso.
- Deben tener el derecho a disentir y crear discusiones y debates. No
debe haber ningn tema que sea no discutible .
- Puede rechazar la nominacin y puede poner fin a su participacin en el
Consejo en cualquier momento.
La Junta Directiva es elegida por un perodo de 2 aos (renovables) . El
perfil de los miembros debe ser:
Eleccin
Derechos
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- Miembro activo y visible en la comunidad la organizacin que sirve.
- Alto nivel de reputacin personal con trayectoria de vida destacada por
los valores, como un buen ejemplo para la comunidad y forma
congruente que refleje la integridad de la organizacin, como su mxima
prioridad.
- Liderazgo profesional y/o personal.
- Socialmente responsable y consciente de las necesidades de la
comunidad .
- Diferentes habilidades dentro de sus miembros para un buen equilibrio de
la Junta: elaboracin de presupuesto, inversiones, recaudacin de fondos,
recursos humanos, asuntos legales , conocimiento de programas, etc ...
- Honesto , con buen juicio y sentido comn, con perspectiva, inteligencia,
objetividad, habilidades sociales que les permitan a llevarse bien con los
dems pues la Junta Directiva debe ser tambin un sistema social donde
prime un ambiente de armona y respeto.6
La Junta debe garantizar el liderazgo dentro de sus miembros actuales y
nuevos, identificando futuros miembros, comits y otros papeles de
liderazgo a travs de un plan formal o informal de sucesin . Para
garantizar una gobernanza saludable, tiene que haber un equilibrio entre
la continuidad, lo cual asegura la memoria institucional y la renovacin
que trae nueva y fresca perspectiva. Un contrato debe ser firmado por
cada miembro de la junta . Ver anexo al final.
Entre sus miembros, la Junta elige a su Presidente, Vicepresidente y
Secretario por un perodo de 2 aos, en aras de promover el liderazgo 6 What make Great Boards Great. Its not Rules and Regulations. Its the way people work together by Jeffrey A. Sonnenfeld
Estructura y Organizacin
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entre sus miembros.
El Presidente asume el liderazgo de la Junta, sobre todo en estos aspectos:
1. Conduce las reuniones del consejo y gua el proceso de toma de
decisin durante las reuniones.
2. Junto con el director, prepara la agenda de las reuniones .
3. Debe estar preparado para asumir un fuerte liderazgo en tiempos de
crisis .
4. Debe ser el portavoz de la Junta y tambin de la Organizacin en cuyo
caso lo ser junto con el Director .
5. Refleja la autoridad y el liderazgo y tiene las habilidades para trabajar e
interactuar con la gente. Es un buen comunicador y oyente.
6. Tiene una interaccin permanente con el Director Ejecutivo bajo una
actitud de apoyo .
7. Crea e incentiva los Comits .
8. Evaluar el desempeo de la Junta y el Director Ejecutivo.
9. Ser un modelo a seguir para el personal y otros miembros de la junta en
recaudacin de fondos .
10. Encuentra su sucesor.
11. El Presidente No debe tener a su cargo la administracin de la
Fundacin; no es el Director ejecutivo.
El Vicepresidente debe estar preparado para sustituir al Presidente en caso
de ausencia. Por lo tanto , tambin debe tener habilidades de
comunicacin y liderazgo. Puede compartir algunas responsabilidades
con el Presidente en la Junta, como la creacin de Comits.
El Secretario es el encargado de escribir y la preparar las minutos .
Necesita tener habilidades de escritura y sntesis, con el fin de registrar lo
que es ms importante de una manera exacta.
La Junta puede tener:
- Comits Permanentes, como :
16
- El Comit de finanzas
- El Comit Ejecutivo
Comits -Ad - hoc:
- Comit Asesor para la estrategia de marketing y relaciones pblicas
Relacin con el Director Ejecutivo
Existen 4 elementos en una asociacin efectiva entre la Junta y el Director
Ejecutivo:
1. Expectativas comunes: La claridad de las funciones y responsabilidades
de la Junta Directiva y el Director Ejecutivo.
Alineacin de las expectativas de la Junta y del personal .
Indicadores crticos para el xito de los programas.
2. Planeacin cooperativa: Planificacin estratgica , plan operativo,
Planes de Contingencia.
3. Evaluacin compartida: autoevaluacin de la Junta; evaluacin del
desempeo del Director Ejecutivo, supervisin y monitores de Programa
4. Relacin efectiva: abierta y honesta , la confianza , el respeto.
Las reuniones se deben llevar a cabo como lo determinan los Estatutos en lo que respecta al nmero de reuniones, procedimientos y comunicaciones. Se destaca la importancia de tener una comunicacin fluida y eficaz entre los miembros de la Junta y entre la junta y el Director general y el personal para garantizar una Junta efectiva.
Adems de los informes legales y de cumplimiento obligatorio, las Juntas
deben utilizar una porcin de cada reunin para aprender ms sobre la
organizacin, entre ellos y la comunidad y de esta manera tener una
mejor visin de la gran imagen.7
7 The basic argument for boards intense focus on compliance is to prevent the loss of shareholder value that corporate misdeeds create. But the argument for strong leadership from boards is even
Reuniones
17
Las reuniones regulares son importantes, sin embargo, lo es as tambin
tener un retiro anual para revisar la "imagen grande" , en los 4 elementos
clave que pueden garantizar el xito de la Organizacin:
Tal como fue aprobado por la Junta, para el proceso de toma de
decisiones, se seguirn las Reglas de Roberta por Alice Cochran. 8
Principios:
La gente tiende a apoyar lo que ayudan a crear .
A partir de una solucin, se toma un enfoque hacia atrs para la toma
de decisiones .
Soluciones de ganar/gana son posibles.
Llegar a un consenso no siempre es posible, pero el proceso de trabajo
para que ste se logre, vale la pena.
La creatividad es ms a menudo el resultado del caos que del control.
Todo el mundo en el grupo tiene algo que ofrecer al resultado y debe more compelling. Without it, there may be greater destruction of shareholder value as companies go to decline. Leading from the Boardroom. Harvard Business Review by: Jay W. Lorsch and Robert C. Clark 8 Cochran, Alice, Robertas Rules of Order, Jossey Bass, 2004.
Proceso continuo de aprendizaje
Proceso de toma de decisiones
Misin
Planeamiento estratgico
Implemen- tacin
Evaluacin
18
expresarlo.
La sabidura colectiva del grupo surge a travs de un proceso de
discusin y/o dilogo estructurado.
En lugar de escribir una mocin, se tiene un subgrupo que trabaje en un
tema y cree una propuesta. En la propuesta prima la revelacin completa
sobre el problema habiendo llegado ante todo, a un acuerdo sobre el
mismo.
Para garantizar el buen desempeo y la eficiencia de la Organizacin, la
junta debe fomentar una cultura de la evaluacin en tres niveles :
1. Autoevaluacin de la Junta. Ver formatos adjuntos al final.
2. Evaluacin del desempeo del Director Ejecutivo. Ver formato
adjunto al final.
3. Supervisin y monitoreo de Programa(s). La Junta debe aprobar
propuesta de gestin de estrategias e indicadores de evaluacin de
Programa(s).
Como vnculo con el pblico y respuesta a la confianza de los donantes y
patrocinadores, los miembros de la Junta son legal y ticamente
responsable de las acciones de la Organizacin, lo cual demanda altos
estndares de tica empresarial y personal en la conducta y deberes de
los miembros de Junta (Directores), funcionarios y empleados; Por lo tanto,
las buenas prcticas requieren la ms alta prioridad, a fin de proteger el
activo ms valioso: el buen nombre y la reputacin de la Organizacin.
Evaluacin
7. Polticas
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Las siguientes son las polticas aprobadas por la Junta Directiva (adjuntas
al final del documento):
Cdigo de tica. Aprobado por la Junta el (da ) / (mes ) / (ao )
Poltica de Reserva. Aprobada por la Junta sobre (da ) / (mes ) / (ao )
Poltica de Retencin y Destruccin de Documentos. Aprobada por la
Junta el (da ) / (mes )/(ao )
Unidad Ejecutora de Proyectos
Policies
Fondation Aide aux Enfants Ginebra, Suiza
Direccionamiento Estratgico
ORGANIGRAMA
Comit Ad hoc Apoyo Estrategia mercadeo
American Friends of Bambi Homes Nueva York 501 C (3)
Delegado de la para Colombia Representante
Fundacin Suiza
Auditora BDO
ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA DARIEN
ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA
MEDELLIN
ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA
CALI
ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA
BOGOTA
FAI HB Bogot Directora
Coord Admin Local
Staff Soci
FAI HB Medelln Directora
Coord Admin Local
Staff Social
FAI HB Cali Directora
Staff Social
Coord Admin Local
FAI HB Darin Directora Staff Social
Coord Admin Local
Staff de Apoyo Supervisin Social y
Administrativa Y
Gestin de Proyectos
8. Estructura Organizacional en Colombia
20
Estatutos
Cdigo de tica
La Retencin y Destruccin de Documentos
Lista de contactos Junta miembro y biografa
Estados Financieros auditados del ao anterior
Formatos de evaluacin Junta
Formato de evaluacin del Director Ejecutivo
Carta de aceptacin miembros de Junta Directiva
9. Documentos anexos
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