November I Dezember 2012 Ausgabe #5-12 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398
I Technologien, Strategien & Services für das digitale Dokument
Content Management Chancen & Perspektiven im Social Web
Corporate Output ManagementSpielmacher im ECM-Team
Special CRM-Lösungen: social, mobil & in der Cloud
Anzeige
CEYONIQ ~ iPad & Co- ECM-App mit Geodaten n sca/e Technology
mOBILe
SharePoint
~ Verbesserung der "Findability" in SharePoint
Search Engine, Dokumentinformationen, Klassifizierung, Metadaten
Halle 5 Stand C53 lnovoOiution & docFORUM
www.inovo.com
Thomas Schneider. Geschäftsführer, InovoOlution GmbH. InovoOiution ist ein Software- und Systemhaus mit höchster Spezialkompetenz und langjähriger Erfahrung im Bereich Input Management Durch zusätzlich stark ausgeprägte Softskills und umfassendes Branchen-Know-how nutzen namhafte Unternehmen die Lösungen und Services zur Optimierung und Automatisierung ihrer Unternehmensprozesse. Zahlreiche erfolgreich umgesetzte Projekte machen InovoOlution so zu einem langfristigen Partner.
42143
in vielen Unternehmen wird SharePoint als wichtige, teils strategische Plattform für Kollaboration und Dokumentenmanagement eingesetzt. Neben der leichten Nutzbarkeit per Browser und der nahtlosen Integration in bestehende Office-Umgebungen wird SharePoint allerdings häufig lediglich als Web-basierter Fileserver genutzt, d.h. bestehende Verzeichnisstrukturen werden eins zu eins auf SharePoint übertragen. Die Folge: Einmal abgelegte Dateien können nur schwer wiedergefunden werden. SharePoint durchsucht diese Dokumente zwar inhaltlich, aber wichtige Informationen wie "Wer ist der Autor dieses Dokuments?", "Von welcher Kategorie ist dieses Dokument?" oder .,Wann war der Posteingang dieses Dokuments?" sind in SharePoint nicht bekannt. Dabei sind all diese Informationen im Posteingangsprozess bekannt und könnten als Metainformationen zur Verbesserung der SharePoint-Suche genutzt werden.
Vollständige Metadaten gewährleisten zielgenaue
Suche
Durch die Erhöhung der Anzahl sowie der Qualität von Metadaten in SharePoint wird die Auffindbarkeit und die Organisation von unstrukturierten Daten deutlich verbessert. Die in SharePoint integrierte Search Engine kann durch diese Anreicherung von Informationen genauere Resultate zu Suchanfragen liefern und damit das Auffinden abgelegter Informationen sowie den Zugriff auf diese Dokumente deutlich vereinfachen. Mit sorgfältig gepflegten und vollständigen Metadaten können Benutzer Ansichten und Filter für Listen und Dokumentenbibliotheken anlegen, welche dem Benutzer die Dokumente und Daten gezielt zur Verfügung stellen. Dies wiederum hat zur Folge, dass man weniger Zeit für die Organisation von Dokumenten, E-Mails und Informationen benötigt.
Input Iu• OOC."'-~lln 2012.0. v2 . SMapolflt l<l~t•dattn M•<fOioft WOfd c 0 0:
Verwfl~ ~nd!,m~u·n Ullt~fl.ll•n 0 ,..lil.'L"'..;;"m"'-_-"=;;;......;;;.;:;riinriio:mrmn>ai:ro~n:OOen zu Input IOr U ...
J 011n!H1
""
....
S....chtlgungen Hd«TeildinesOolcumcnts ~ von)COem g.dfMt, ko9oeti.Of\d~fnclertwWtn.
Filrdie Freig.~be ........... ScvorSot:~o.t~r~ftogcbtn,
mKheftSOI!soc:hbewutlt,iMIS s.Folgcndaa~th.tt: ....................
undNMMdftAutofl
lnM!tc,dievonPfl'lOfWI mo!:~tnnUf
w..- ~Ha\ ... «<Hn ,_
Vllf'lllonefl
.-,] Etllndl;tontfr\lheren \ltn>Ona~dieserOMe.
Bild 1: Metadaten eines Ward-Dokuments
23.&18
' ~~lf .... 9JU-40.....U..
"" -.. ~.~,.,., ·-· llet~•g~
Dokumente automatisch klassifizieren
Viele Geschäftsprozesse benötigen manuelle Eingaben von Metadaten, die den Typ eines Dokuments beschreiben. Anhand des Typs werden die Daten dann aus dem Dokument ausgelesen und als Metainformation angehängt. Bei einer automatischen Erfassung wie z. B. NOVO Mail Meta Services kann dagegen ein Großteil dieser Dokumentinformationen klassifiziert und extrahiert werden. Damit wird die benötigte Zeit zur Erfassung von geschäftskritischen Daten deutlich gesenkt. ~
SHAREPOINT 2013
KOMMT
IPI ROADSHOW
KÖLN 21. NOVEMBER 2012
BADHOMBURG
Die Teilnahme ist kostenfrei!
- SharePoint
Besdlrellung
I>..-"' Erweitert
B XJll):CreateDate: 2012-{)9-18T18:00:28+02:00 XJI"l):CreatorTool: MiCrosoft® Word 2010 X!Jl):ModfyOate : 20 12.()9-18Tl8:00:28+02:00
a PDF-B;Jenschaften (pdf, http://ns.adobe.corfVpdf/ 1.3/) pdf:Keywords: Metairlformationen; Sharepol'lt; XMP pdf:Producer: Microsoft® Word 2010
a Dubtl Core-Eigenschaften (dc, http://purl.org/ dcjelements/l.l/) e dc:aeator (seQ contailer}
[l]:Maier [2]: Jochen
a dc:tide(altcootalner) [x-default]: Input fiir DOK-Magam 2012-Q4 v2 - Sharepeilt Metadaten
B dc:deSCJ1)tion (alt contarter) [x-default]: Input fur OOK-Magarn 2012-04 v2 Sharepeilt Metadaten
a dc:subject(bao contai'ler) {1]: Metainformationen [2]: Sharepoi'lt
[3]' XMP a dc:nghts (at contafler)
[x-default]: surrm-t untemehmensber.mmo
1!.1
•
8 XMP-Berechbgungenverw.tb.mg- Ei9enschaft:en {XJll)Rights, http://ns.adobe .cor'f'i:ap/l .O/Oghts/) Xlll>Riahts:WebStJtement: www.5Urrrn-l.de
Ale ersetzen .. . Ale anhängen .. . Speiehem ...
OK Zurücksetzen
Bild 2: Metadaten für ein Dokument in SharePoint
Die Funktionen sind im Einzelnen: 01 Abholen der Dokumente aus SharePoint über
Webservices Einzeldokumente oder Gruppen von Dokumenten werden entweder ereignisgesteuert oder automatisch per Webservice von SharePoint abgerufen.
02 Klassifikation der Dokumente anhand der Inhalte Anhand der Inhalte kann die Dokumentklasse ermittelt werden- z.B. Dokumentklasse "Rechnung", "Versicherungspolice", etc.
03 Extraktion der relevanten Daten Anhand der automatisch ermittelten Dokumentklasse werden im nächsten Schritt die relevanten Metainformationen ermittelt.
44145
04 Anreicherung der SharePoint-Dokumente mit den gewonnen Metadaten Mit den jetzt verfügbaren Metainformationen werden die SharePoint-Dokumente angereichert und die Suchergebnisse deutlich verbessert.
Wenn automatisch Metadaten und Dokumentklassen erfasst werden können, können Dokumente und Informationen von SharePoint schneller strukturiert und organisiert werden. Zum Beispiel können Dokumente einer bestimmten Klasse in eine für diese Dokumentenklasse vorgesehene Dokumentenbibliothek weitergeleitet werden. Von dort lassen sich weitere Geschäftsprozesse angestoßen, wie zum Beispiel Freigabe-Workflows oder Datensynchronisation mit SAP. •
Top Related