BUSINESS WRITINGbusiness communication – Oct 27th 2014
Writing, to me, is simply thinking through my fingers – Isaac Asimov
WHY WRITTEN
communication?
• Recorded
• Controlled
• Formal/Legal
• Emotions can be hidden
Written
• Immediate Feedback
• Interaction
• Rich non-verbal cues
• Emotions displayed
Oral
• Less intimidating
• Improve understanding
• Less time needed to get across a message
Visual
• Quick
• Persuasive
• Increase accessibility and interaction through social media
Electronic
To Plan
To Write
To Complete
P L A N Put your audience’s shoes!
GoalsKnow your audience
W R I T E Put your audience’s shoes!
“You” attitude Polite, PositiveClear,
unbiased language
Company’s image
Use conversational
tone
Plain English / Bahasa
“I” attitude
• C: Halo Mbak, kok jaringantelepon saya ga dapat sinyal terussih?
• A: Ok mbak, kemarin settingnyagimana, kita lihat dimana mbasalah settingnya.
• C: Maksudnya saya salah? Sayaudah ikutin instruksi darimanualnya kok.
• A: Ya kita lihat saja Mbak. Apasetting GPRS nya sudah sesuaipetunjuk?
• C: Ya sudah lah, saya kan sudahbilang tadi.
“You” attitude
• C: Halo Mbak, kok jaringantelepon saya ga dapat sinyal terussih?
• A: Mohon maaf atasketidaknyamanannya Mbak. Kita lihat settingnya supaya kita tahudimana masalahnya ya Mbak.
• C: Oke, makasih Mbak.
• A: Coba Mba pergi ke menu advanced setting, dan sebutkan….(dan seterusnya)…
• C: …..
“Sekali lagi, Andaberhasil memperburukwebsite kami dengan
skill programming Andayang tidak kompeten.”
“Order kami sudahtertunda 2 minggu, dankami perlu barang kami
sekarang!”
“Masalah departemenini adalah kegagalandalam mengontrol
biaya”
“Kami akan lapor kecredit agencies jika Anda
tidak membayarpinjaman dalam 10
hari”
“Saya capek melihatbegitu banyak
kesalahan dalam blog customer service”
Be polite and positive towards your audience
Keep peace with others if it’s up to you.
* Servis HP Anda tidak
mungkin bisa selesai hari ini.
* Pesanan Anda akan siap pada
hari Selasa, apa Anda butuh
pinjaman HP sementara?
# Wah, kita sudah membuang
300 juta untuk iklan di majalah
tersebut.
# Investasi iklan kita senilai 300
juta tidak menghasilkan. Mari
kita telaah pengalaman kita
untuk jadi perbaikan dalam
periklanan perusahaan kita ke
depan.
Use CONVERSATIONAL Tone!
Too formal
Conversational
Too casual
Yth. Ibu Nina, // Berikut link video saya sebagai syarat memenuhi UTS
Mata Kuliah Komunikasi Bisnis. // Jika Ibu memiliki pertanyaan terkait
video dan deskripsinya, harap hubungi saya melalui email ini atau nomor
telepon 021-hello.// Demikian email saya, mohon maaf jika ada
kekurangan. // Salam hormat, // Abi Banyuwangi
Yth. Ibu Nina, // Berikut link video saya untuk UTS Mata Kuliah
Komunikasi Bisnis. //
Jika ada masalah terkait link video ini, harap hubungi saya 021-hello. //
Salam hormat,
Abi
Haiiii Bu Ninaaa, // Ini ya Bu link video saya …. // Kalau ada apa2 hubungi
saya ya Bu… hehehe.. Peace, Abi.
Use CONVERSATIONAL Tone!
Texting vs Writing
No long-winded words
No preaching/ bragging
Be careful with
intimacy
Be careful with
humor
Use PLAIN language!
Simple, day-to-day business
words
Understandable in the 1st
reading
Audience can act on plain
language
No need to reading it over
& over
C O M P L E T E Put your audience’s shoes!
• Nama dan alamat perusahaan
pengirim
• Tanggal penulisan surat
• Nama dan alamat penerima surat
• Salam pembuka
• Subyek yang disampaikan
• Isi surat
• Penutup
• Tanda tangan pengirim
Pleasant message
Neutral message
Unpleasant message
A letter can
inform:
Top Related