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Zeit- undProjektmanagement

WS2017/18HochschulePforzheim

Zeit- undProjektmanagement

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presentation by Projektmanagement

zumir:

Name: FrankSauerBetriebswirt

Herkunft: Mainz

Beruf: Business&Process Consultant

Trainer&CoachfürProjektmanagement

Schwerpunkt: IT,Marketing,E-CommerceGeschäftsentwicklung

Pflicht: BerufundFamilie

Kür: Freunde,Feuerwehr,Fitness

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WasistZeitmanagement?

> UnterZeitmanagementverstehtmanmehrereVorgehensweisen,diedabeihelfensollen,anstehendeAufgabenundTermineinnerhalbdeszurVerfügungstehendenZeitraumsabzuarbeiten.(Quelle:Wikipedia)

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WasistZeitmanagement?

> UnterZeitmanagementverstehtmanmehrereVorgehensweisen,diedabeihelfensollen,anstehendeAufgabenundTermineinnerhalbdeszurVerfügungstehendenZeitraumsabzuarbeiten. (Quelle:Wikipedia)

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BegriffederZeit

> Zeit:- DieZeitbeschreibtdieAbfolgevonEreignissen,hatalsoimGegensatzzuanderenphysikalischen

Größeneineeindeutige,unumkehrbareRichtung.- AuseinerphilosophischenPerspektivebeschreibtdieZeitdasFortschreitenderGegenwartvon

derVergangenheitkommendzurZukunfthinführend.- NachderRelativitätstheoriebildetdieZeitmitdemRaumeinevierdimensionaleRaumzeit,inder

dieZeitdieRolleeinerDimensioneinnimmt.- DiePsychologieuntersuchtdieZeitwahrnehmungunddasZeitgefühl.- InderTechnikbildetZeitdieGrundlagebeiallenbewegtenKörpern(Dynamik,Entwicklung)

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BegriffederZeit

> Zeitraum:- MesspunkteinderVergangenheit,GegenwartundZukunftdieineinendirektenZusammenhang

gebrachtwerden

> Zeitpunkt- EinMesspunktinderVergangenheit,GegenwartundZukunftderdefiniertist

Start-Zeitpunkt

Zeitraum

End-Zeitpunkt(Ziel)

Zeit

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WasistZeit,wasistManagement?

> Zeit:- FortschreitenderGegenwartindieZukunft,

§ vonderVergangenheitkommend- Nichtumkehrbar

> Management:- OrganisationvonAufgabenundAbläufen

AlsoistZeitmanagementdasOrganisierenderAufgabenundAbläufewährenddesFortschreitensvonderGegenwartindieZukunft.

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OptimalZieleerreichen

Start

Umsetzung

Ziel

Zeitmanagement:bessereNutzungderverfügbarenZeit

Projektmanagement:Planen,SteuernundKontrollierenvonProjekten

Zeitraum

Planen,Steuern

Kontrollieren,Lenken

Aufwand

Qualität

Z i e l

DasisteinZiel

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WasistProjektmanagment?

> OGC/APMGDefinition:Projektmanagment istdiePlanung,Delegierung,ÜberwachungundSteuerungallerAspekteeinesProjektes.DazugehörendieMotivationderBeteiligten,dieProjektzielezuerreichen,undzwarinnerhalbdererwartetenLeistungszielefürZeit,Kosten,Qualität,Umfang,NutzenundRisiken.

> PMIDefinition:ProjektmanagementistdieAnwendungvonWissen,Fertigkeiten,WerkzeugenundMethodenaufProjektvorgänge,umdieProjektanforderungenzuerfüllen.

> DIN-Norm(DIN69901-5:2009-01):„GesamtheitvonFührungsaufgaben,-organisation,-technikenund-mittelnfürdieInitiierung,Definition,Planung,SteuerungunddenAbschlussvonProjekten“.

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WasistProjektmanagment?

> OGC/APMGDefinition:Projektmanagment istdiePlanung,Delegierung,ÜberwachungundSteuerungallerAspekteeinesProjektes.DazugehörendieMotivationderBeteiligten,dieProjektzielezuerreichen,undzwarinnerhalbdererwartetenLeistungszielefürZeit,Kosten,Qualität,Umfang,NutzenundRisiken.

> PMIDefinition:ProjektmanagementistdieAnwendung vonWissen,Fertigkeiten,WerkzeugenundMethodenaufProjektvorgänge,umdieProjektanforderungenzuerfüllen.

> DIN-Norm(DIN69901-5:2009-01):„GesamtheitvonFührungsaufgaben,-organisation,-technikenund-mitteln fürdieInitiierung,Definition,Planung,SteuerungunddenAbschlussvonProjekten“.

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WasisteinProjekt,wasistManagement?

> Projekt- füreinenbefristetenZeitraum- geschaffeneOrganisation- mitdemZweck,einodermehrereProdukte- inÜbereinstimmungmiteinemvereinbartenBusinessCasezuliefern.

> Management:- OrganisationvonAufgabenundAbläufen

AlsoistProjektmanagementdasOrganisierenderAufgabenundAbläufeumProdukteineinemZeitraummitHilfeeinerOrganisationinÜbereinstimmungmiteinemBusinessCasezuschaffen.

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WaszeichneteinProjektaus?

> EinProjektisteinefüreinenbefristetenZeitraumgeschaffeneOrganisation,diemitdemZweckeingerichtetwurde,einodermehrereProdukteinÜbereinstimmungmiteinemvereinbartenBusinessCasezuliefern.

Projekt Veränderung

befristetbereichs-

übergreifend

einzigartig

Risiko

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Exkurs:WasisteinBusinessCase?

> ZweckdesBusinessCase(BC)istdieEinrichtunggeeigneterMechanismenfürdieBeurteilung,obeinProjekt- wünschenswert- lohnend- realisierbaristundobaufdieserGrundlageüber(weitere)Investitionenentschiedenwerdenkann.

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WasisteinProjekt?

> einzigartig> bereichsübergreifend> befristet

> Risiko- ergibtsichausdenKenntnissenvorProjektbeginn- ergibtsichausErkenntnissenwährendderProjektphase

§ WozuführteinRisiko?

> BewertungvonRisikenführtzuVeränderung- imTagesgeschäft- inderStrategie- …

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Exkurs:Veränderungsmanagement

Quelle:econnect consulting GmbH

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AufgabendesProjektmanagement

> planen,definieren,> delegieren,> überwachenund> steuernderAspektedesProjektes

> MotivationderBeteiligten

> ProjektzieleinnerhalbdererwartetenLeistungsziele- Zeit,- Kosten,- Qualität,- Umfang,- NutzenundRisikenzuerreichen

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UmsetzenvonProjektmanagement

> Planung- InitiiereneinesProjektes

§ Idee§ Kosten§ Nutzen

- VorbereiteneinesProjektes§ ErmittelnderStakeholder§ ErstellenderProjektleitdokumentation

– Projektplan– BusinessCase– Phasenplan– Managementmethodenfestlegen(z.B.Risikomanagement)

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UmsetzenvonProjektmanagement

> Delegieren- DefinitionvonRollenundVerantwortlichkeiten- AuswahlqualifizierterPersonen- ZusammenstellendesProjektmanagementteams

- BriefingderProjektmanagementteammitglieder(Kick-Off)§ DetaillierteAnforderungenzurErreichungdesProjektzielesfürjedeMitgliedkommunizieren

- Kommunikationsmanagementdefinierenundkommunizieren§ WersollunddarfwieanderKommunikationbeteiligtwerden§ E-MailVerteileretc.

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UmsetzenvonProjektmanagement

> Überwachung- gibteseinengutenPlanistdasleicht- gibteskeinenodereinenschlechtenPlanwirdesschwieriger

§ zurÜberwachungdesGesamtprojektesdientderProjektplan deralleInformationenzuPhasen,RessourcenundPuffernenthält

§ derPhasenplan definiertalsTeildesProjektplansfürdasProjektteamdetailliertwelcheErgebnissezurErreichungdesPhasenzielsnotwendigsind

§ Anhandeiner„OffenePunkteListe“hatderProjektmanagereinenÜberblickwoKlärungsbedarfentstehtoderwelcheToleranzeneingesetztwerden.DerPMentscheidetaufBasisdieserListewiedieeinzelnenPunkteweiterbehandeltbzw.eskaliertwerden.– no issue – no case

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UmsetzenvonProjektmanagement

> Steuerung- eineSteuerungistdannerforderlich,

§ wenndasProduktnichtinnerhalbT/K/Qfertigwird- Ursachen

§ z.B.dieIdentifizierungeinesRisikos§ einepersonelleVeränderungo.ä.sein

- Steuerungkannerfolgendurch§ ÄnderungdesRessourceneinsatzoder§ durchEskalationandenAuftraggeber(Toleranzenerschöpft)

- EineSteuerungkannEinflussauf§ Kosten§ Zeit§ Qualität§ Umfanghaben

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UmsetzenvonProjektmanagement

> MotivationderBeteiligten- dieBeteiligtensind

§ AuftraggeberundNutzer§ Projektmanagementteam§ Qualitätssicherung§ weitereinterneundexterneStakeholder

- MotivationkannhauptsächlichdurchdieKommunikationsstrategiebeeinflusstwerden

- istvonderFührungsqualitätdesProjektmanagementsabhängig– „OhneMampf keinKampf“

SteveBallmerthe microsoft CEO!

RSAAnimate - Drive_Thesurprising truth about what motivates us

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UmsetzenvonProjektmanagement

> ErfolgreichesErreichenderProjektzieleerfordert

- DefinitionderAnforderungenundZielevorProjektbeginn(Requirements Engeneering)

- ErkennenvonRisiken,

- Kommunikation zwischendenBeteiligten

- MaßnahmenzurÜberwachungundSteuerung

- ausreichendErfahrungmitdemUmganginProjekten

- imFallederAusnahme,dasManagement verfügbarundentscheidungsfähigist

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FAKTORENZURPROJEKTORGANISATION

Projektmanagement

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ErfolgsfaktorenimProjektmanagement

> FachlicheQualifikationdesPM> SozialeFähigkeitendesPM> Krisen-Managementfähigkeiten> Kommunikation> EinhaltungdesZeitrahmens(Zeitmanagement)> Budgeteinhaltung(Kostenmanagement)> ProjektmanagementProzesseeinhalten,DokumentationvonArbeitenund

Ergebnissen(Qualitätsmanagement)> MessbareZiele

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ErfolgsfaktorenimProjektmanagement

> AufgabenderTeammitglieder- SpezialwissenaufeinemFachgebiet- QualifikationzurAbstimmungmitanderenFachgebieten- HoheLeistungsfähigkeit- HoheMotivation- SozialeKompetenz

> AufgabendesAuftraggebers(Projektsponsor)- UnterstützungdesProjektesausderUnternehmensführung- KontaktpersonKunde/ProjektmanagementTeam- größtesInteresse/NutzenamProjekt

Projektmanagement

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DasWichtigste:DerProjektauftrag

> ProblemederZielbildungbeiProjektbeginn- DieSchwierigkeit,eindeutigeProjektzielezuBeginndesProjektszuformulieren,bestehtvor

allemdarin,dassderAuftraggeberoftselbstnureinesehrvageVorstellungvondenProjektergebnissenhat.§ "WirmöchtendieDurchlaufzeitenverkürzen."§ "DieKundenbindungsollverbessertwerden."§ "DieDatenbankistzuaktualisieren."

- BeidiesenFormulierungenhandeltessichumWünsche,AbsichtserklärungenundguteVorsätze,abernochnichtumAnforderungenodermessbareProjektzielen!

Projektmanagement

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Beispiel:MessbarkeitvonProjektzielen> Beispiel1:

- DieAnforderung"niedrigeBetriebskosten"wirdalsZielmessbargemachtimMaßstab"BetragXEuro".

> Beispiel2:- DieAnforderung"erweiterungsfähigeLösung"wirdalsZielmessbargemachtmitderFormulierung

"kompatibelzudenSystemenX,YundZ".

> Eskannsinnvollsein,einen"Zielkorridor"festzulegen(z.B.:"SteigerungderProduktivitätum5- 8%").

> Zielformulierung sollenkeineVergleiche (z.B.:"schnellerals...")enthaltenundimmerpositivsein.

> Projektzielesind lösungsneutral zudefinieren

Zeit- undProjektmanagement

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Projektauftrag

Projektmanagement

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S Zielemüssenspezifisch,eindeutigundpositivbeschriebensein

M dieZielerreichungsolltemessbar sein

A fürdasProjektteamsollteesattraktiv sein,dasProjektzielzuerreichen

R dasZielmussaufrealistischerWeiseerreichbarsein

T dasZielmussterminiert sein

ZielkriterienSMART

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StrukturderProjektorganisation

Zeit- undProjektmanagement

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Unternehmens- oderProgrammmanagement

LenkungsausschussAuftraggeber BenutzervertreterLieferantenvertreter

Unternehmens-,Benutzer- und

LieferantensicherungÄnderungsausschuss

Projektmanager

Teammanager

Teammitglieder

Projektm

anagem

entstruktur

Projektm

anagem

entte

am

Projektunterstützung

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WelcheRollenehmeichein?

> AlsAuftraggebertrageichdieVerantwortung

> AlsProjektmanageristdasProjektmir

> AlsTeammanagermussichdieAufträgeerfüllenundeinProduktliefern

> InderProjektsicherungmussichdafürsorgetragen,dassderPMseinProjektunterKontrollehat

> InderQualitätssicherungtrageichsorgedafür,dassdieProdukteinderRichtigenArtundGütegeliefertwerdenunddasEndproduktdenAnforderungenentspricht

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Projekt-manager

Linien-manage-ment Kosten-

manage-ment

Zeit-manage-ment

Qualität

Kommu-nikation

Status-überwa-chung

Report-ing

Änder-ungen

Überwa-chung

Anforderungen

Planung

Team

Strategie

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ToolfürdasProjektmanagement

Projektmanagement

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ToolszurBewältigungderAufgabenJedesProjektistandersunderfordertunterschiedlicheorganisatorischeMittel,z.B.:

> Mind-Map> Projektplanungssoftware> Outlook(Kalender,Aufgaben,E-Mail)> To-DoListehandschriftlich> etc.

VieleProjektekönnenmiteinemBasiswissenundmitdenüblichenArbeitstoolsbeherrschtwerden.

Wichtigist,denÜberblickzubehalten!

Projektmanagement

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Mind Map

> vorstellen

Projektmanagement

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Projektsoftware

> MSProjekt,Rillsoft

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Outlook

> vorstellenKalender,Aufgaben,E-MailAblage

Projektmanagement

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To-DoListe

> handschriftlicheListe> ExcelTabelle> OutlookAufgaben

> wieauchimmerespersönlichgefällt

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etc.

> Projektsteuerungüberz.B.MS-SharePoint> Portallösungen

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WoranscheiternProjekte?

MenschoderProzess?

Projektmanagement

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WoranscheiternProjekte?

Zeit- undProjektmanagement

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StudievonGPMundPAConsulting

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WoranscheiternProjekte?

Zeit- undProjektmanagement

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StudievonGPMundPAConsulting

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Erfolgsfaktorenvs.Scheiterungsgründe

Zeit- undProjektmanagement

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StudievonGPMundPAConsulting2008

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Erfolgsfaktorenvs.Scheiterungsgründe

Zeit- undProjektmanagement

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StudievonGPMundPAConsulting2008

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WaranscheiternProjekte?

IT-ProjektescheiternmiteinerWahrscheinlichkeitvon20%.BeigroßenProjektenvon10.000function-pointsodermehrsteigtdieWahrscheinlichkeitsogarauf40%.NichteinmaleinDrittelallerIT-ProjektehältZeitplanundBudgeteinundliefertdieerwarteteFunktionalitätundQualität.(Quelle:StandishGroup.CHAOSReport,2004).

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WaranscheiternProjekte?

IT-Projektez.B.scheiternfastnieanderIT.SicherlichistneueTechnologieeinRisiko,abereines,dassichbeherrschenundminimierenlässt.DiewahrenRisikenunddieentsprechendenFrühindikatorenliegenalleindenbeidenBereichenMensch undProzess.Undeinmalmehrzeigtsich,dasseinerfolgreicherProjektmanagerinersterLiniezweiDingebeherrschenmuss:

FÜHRUNG undKOMMUNIKATION.

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IndikatorenFaktorMensch

> FehlendeUnterstützungdurchdasTop-Management

> SchwacheProjektmanager

> Stakeholder nichtausreichendeingebunden

> ProjektteamnichtausreichendmitdemProjektidentifiziert

> FehlendesWissenoderfehlendeFertigkeitenderTeammitglieder

> FachexpertennichtausreichendfürdasProjektverfügbar

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IndikatorenFaktorProzess

> AnforderungenundErfolgskriteriennichtfestgelegt

> KeinProzesszumManagementvonÄnderungendesUmfangs

> NichteffektiverUmgangmitTerminplanung

> FehlendeKommunikationzwischenStakeholdern

> WichtigeRessourcenwerdenfürhöher-priorisierteProjektenabgezogen

> KeinBusiness-CasefürdasProjekt

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IAGConsulting_Reasons ProjectsFail_2

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Zusammenfassung

> Projektescheiternweil

- Anforderungennichtnichtklardefiniertsind

- Zielenichtmessbarsind

- ProjektmanagerkeineausreichendenErfahrungenhaben

- MangelndeUnterstützungdesManagementsvorliegt

- ...WasistihnennochinErinnerunggeblieben?...

Projektmanagement

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Trigger- Map

Projektmanagement

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Trigger- Map

Projektmanagement

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Projektsteuerung

DerBusinessCase

Projektmanagement

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BusinessCase

LiefertInformationenobeinProjekt:- wünschenswert- lohnend- realisierbarist- undobesdaswährenddemProjektverlaufauchbleibt.

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BusinessCase> Inhalt:

- ZweckundZiel- HinweisefürdieZielerreichung- GründefürdasProjekt- OptionenundEmpfehlungen- ErwarteterNutzen- ErwarteteNachteile- Zeitskala– späterausProjektplan- Kosten- StatusdesInvestments(ROI,CashFlow,etc.)- Hauptrisiken- Risikobewertung

DerInhaltdesBusinessCasemussjedesmalfürdasProjektindividuellgestaltetwerden.ManchePunktesindzuviel,anderemüssenhinzugefügtwerden.

Projektmanagement

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BusinessCase

> DerBusinessCasewirdinjederPhasedesProjektesüberarbeitet,permanentgepflegtundbewertet

> DerBusinessCaseistdieGrundlagefürdieBerichterstattungandenLenkungsausschussunddieProjektbewertung

> EristGrundlagefürdasGoor No-Go

Projektmanagement

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BusinessCase> ErstellenSieinzweiGruppeneinenBusinessCasefüreinBenefizKonzertbeidemzwei

Bandsspielen,RäumlichkeitvonderStadtundSponsorenvorhandensind.- Zeit:30Minuten

- ZweckundZiel- HinweisefürdieZielerreichung- GründefürdasProjekt- OptionenundEmpfehlungen- ErwarteterNutzen- ErwarteteNachteile- Zeitskala– späterausProjektplan- Kosten- StatusdesInvestments(ROI,CashFlow,etc.)- Hauptrisiken- Risikobewertung

Projektmanagement

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Projektsteuerung

ImTeam

Projektmanagement

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Projektsteuerung

> WirdeinProjekt„gemeinsam“gesteuert,heißtdas,derEinzelnemussnichtsmachenwenndieAnderenauchnichtsmachen.

> DahergibtesnureinenProjektmanager(Projektleiter)dereinProjektsteuert.

Projektmanagement

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Trigger- Map Hauptfragen

Projektmanagement

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WasbraucheichumdasProjektzubeginnen?

WaswirdandenProjekt-managerdelegiert

WieverteiltderPM

Arbeitspakete?

WiemanagetderPMdas

TagesgeschäftdesProjektes?

WienimmtderTeammanager

Arbeitspaktete anundwieerstelltereinTeamplan?

WiewerdendieProdukteerstelltundwiewirddieQualitätgeprüft?

WiewerdendieProduktedemTeammanagerübergeben?

WiebekommtderPMfertigeArbeitspakete?

WieprüftderPMdenFortschrittbei

denArbeitspaketen?

WiemanagetderPMdie

offenenPunkteundRisiken?

WieautorisiertderLenkungsausschuss

PhasenundAusnahmen?

WieübergibtderPM

StatusberichteundPläne?

WelcheInformationenmussderPManalysieren?

WieerstelltderPM

StatusberichteundPläne?

WiekannderLenkungsausschussdasProjektnormal

beenden?WiekommuniziertderPMformalmit

demLenkungsausschuss

?

WiekommuniziertderPMinformell

mitdemLenkungsausschuss

?

Wiemanagetder

LenkungsausschussdenPM?

WiekannderLenkungsausschuss

dasProjektvorzeitigbeenden?

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Trigger- Map

Projektmanagement

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Projekt-mandat

VorbereiteneinesProjektes

Initiierungfreigeben

InitiiereneinesProjektes

Projektfreigeben

PhasenundAusnahmeplan

freigeben

VorzeitigenAbschlussvorbereiten

Arbeitspaketefreigeben

StatuseinesArbeitspaketes

prüfen

abgeschlossenesArbeitspaketes

entgegennehmen

Phasenstatusprüfen

offenePunkteundRisikenerfassenundanalysieren

Korrektur-maßnahmeneinleiten

Projektstatusberichten

offenePunkteundRisikeneskalieren

planmäßigenAbschlussvorbereiten

Projektab-schluss

freigeben

Ad-HocAnweisungen

geben

Ad-HocAnweisungen

geben

Projektab-schluss

freigeben

VorzeitigenAbschlussvorbereiten

Arbeitspaketannehmen

Arbeitspaketausführen

Arbeitspaketabliefern

Ausnahmeplanerstellen

nächstePhaseplanen

Projektplanaktualisieren

BusinessCaseaktualisieren

Phasenab-schlussbericht

Phasen- oderAusnahmeplan

freigeben

Teammanager

Projektmanager

Lenkungsausschuss

Projektmanager

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Projektsteuerung

Risikomanagement

Projektmanagement

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Risikomanagement

> EineRisikomanagement-Strategiebeschreibtdiespezifischen,anzuwendendenRisikomanagement-TechnikenunddieStandardssowiedieVerantwortungfürdasErzieleneineseffektivenRisikomanagement-Verfahrens.

> DieRisikomanagement-Strategie ist abhängig von:Projektplan,BusinessCase,denUnternehmensvorgaben für Risikomanagement,derStrategie

> DieRisikomanagement-Strategie ist ankein Formatgebunden,sie kann ein Dokument sein,ein TeilderProjektinitierungsdokumente,ein Projektmanagement Tool,etc.

> Diefolgenden Kriterien sollten dabei beachtet werden:

- Verantwortlichkeiten müssen klar definiert undvonKunden undLieferanten desProduktes verstanden sein

- DasProzedere desRisikomanagement-Prozesses ist klar dokumentiert undvonallen Beteiligten verstanden

- Skalierung,erwartete Werte undDefinitionen sind klar undeindeutig

- Diegewählte Skalierung ist für daserwartetet Controllinggeeignet

- DieErwartungen andasRisiko-Reportingsind vollständig dokumentiert

Projektmanagement

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Projektsteuerung

OffenePunkteListe

Projektmanagement

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OffenePunkteListe

Projektmanagement

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Issue ID IssueType(RFC,OS,P)

DateRaised RaisedBy IssueReportAuthor Description Priority Severity Status Dateoflastupdate

ClosureDate

1234567891011121314151617

DerProjektmanagerbeurteilttäglichdieEinträgeindieoffenePunkteListeundentscheidet,welcheweiterenMaßnahmendarausgetroffenwerdenmüssen.

SindkeineEinträgeinderoffenenPunkteListe,wirdderProjektmanagerkeineweiterenSchritteeinleitenumStörungenzubeheben.DerPMkannebenfallsEinträgeindieoffenePunkteListevornehmen,dieseistjedemTeammitgliedzugänglich.

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OffenePunkteListe

Projektmanagement

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Projektsteuerung

Statusberichte

Projektmanagement

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Statusberichte

Projektmanagement

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> FürdenAuftraggeberinFormeinesregelmäßigen,komprimiertenReportings

> FürdieTeammitglieder,evtl.inZahlenoderGrafiken– kannzurMotivationgenutztwerden

> FürdieQSundfürdieProjektunterstützung

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Projektsteuerung

Ressourcen

Projektmanagement

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Ressourcen> „Ressourcen“kannvielerleibedeuten:Budget,Rohstoffe,Energie,Umwelt,Mitarbeiter,

Produktivkräfteusw.

> Ressourceneinsatz- erfordertdetaillierteVorausplanungdernächstenPhasen- erfordertweitreichendeKommunikation

§ mitdenTeammitgliedern§ mitdenStakeholdern§ derenVorgesetzten

- erforderteinengenauenZeitplanfürdieEinsatzzeiten§ Leerlaufzeitenkosten§ ÜberbuchteZeitengibtesnicht

- ProjektManagementOffice(PMO)

Projektmanagement

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Ressourcen

> PersonalimProjekt- Teammitglieder- Lenkungsausschuss- AbstimmungmitLinen- undProjektgeschäft- ErforderteineumfassendeKommunikation

- ProjektManagementOffice(PMO)

Projektmanagement

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Ressourcen

> Logistik/Organisation- Räumlichkeiten- Meetings- Infrastruktur- etc.

- ProjektManagementOffice(PMO)

Projektmanagement

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Ressourcen

> Produktion- Maschinenkapazitäten- Montagekapazitäten- Materialbeschaffung

- ProjektManagementOffice(PMO)

Projektmanagement

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Ressourcen

> Extern- Kunde- Lieferant- Behörden- Transportmittel

- ProjektManagementOffice(PMO)

Projektmanagement

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Ressourcen> Beispiel/Aufgabe:

- VerfügbareRessourcen§ 1Einkäufer§ 2Konstrukteure§ 8Maschinenführerim2Schichtbetrieb§ 4Facharbeiter§ 3Fräsmaschinen§ 2Schweißmaschinen§ 3Montageplätze§ Lageristgutgefüllt,einigeZukaufteilewerdenbenötigt

- Auftragerfordert§ 12StundenKonstruktion§ BeschaffungvonZukaufteilennachKatalog§ 56Maschinenstunden

– davon48StundenFräs- undBohrarbeiten– 8StundenSchweißarbeiten

§ 22StundenMontage

- AuftragistineinemZeitraumvon3Wochenauszuliefern

- EsgibtnocheineweitereAnfragemitgleichemVolumenundTermin,kanndiesernochangenommenwerden?

Projektmanagement

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Ressourcen

ErfolgsfaktorRessourcenplanung

Projektmanagement

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Projektmanagement

Zertifizierungen

Projektmanagement

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ProjektmanagementOrganisationen

> Diedreibekanntestensind:- dasamerikanischeProjectManagementInstitute (PMI)mitderPMP-Zertifizierung- dasbritischeOfficeofGovernment Commerce (OGC)mitderPrince2-Zertifizierung- dieInternationalProjectManagementAssociation (IPMA)mitderIPMA-Zertifizierung

> WesentlicherUnterschiedistdieRolledesProjektmanagersunddieAnpassbarkeitderMethode

Projektmanagement

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ProjektmanagementOrganisationen> Zertifizierungsstufen:

- PMI§ CertifiedAssociateinProjectManagement(CAPM)§ ProjectManagementProfessional(PMP)§ Program ManagementProfessional(PgMP)

- OGC/APMG§ PRINCE2– Foundation§ PRINCE2– Practitioner§ PRINCE2– Professional

- IPMA/GPM§ IPMALevelD,Projektmanagement-Fachmann§ IPMALevelC,“CertifiedProjectmanager”§ IPMALevelB,“CertifiedSeniorProjectmanager”§ IPMALevelA,"CertifiedProjectsDirector“

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WS2017/18HochschulePforzheim– Tag2

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Musterprojekt

> IBSAnlagenbau– SpannvorrichtungimProduktionsprozesseinerAbgasanlage- Konstruktion- Fertigung- Montage- Abnahme

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WasisteinProjekt?

> EinProjektisteinefüreinenbefristetenZeitraumgeschaffeneOrganisation,diemitdemZweckeingerichtetwurde,einodermehrereProdukteinÜbereinstimmungmiteinemvereinbartenBusinessCasezuliefern.

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Projekt Veränderung

befristetbereichs-

übergreifend

einzigartig

Risiko

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AufgabendesProjektmanagement> Planung,Definition,> Delegierung,> Überwachungund> SteuerungdesProjektes

> MotivationderBeteiligten

> ProjektzieleinnerhalbdererwartetenLeistungsziele- Zeit,- Kosten,- Qualität,- Umfang,- Nutzenund- Risikenzuerreichen

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Projektauftrag

Projektmanagement

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S Zielemüssenspezifisch,eindeutigundpositivbeschriebensein

M dieZielerreichungsolltemessbar sein

A fürdasProjektteamsollteesattraktiv sein,dasProjektzielzuerreichen

R dasZielmussaufrealistischerWeiseerreichbarsein

T dasZielmussterminiert sein

ZielkriterienSMART

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Mindesanforderung anProjektdefinition

> Projektmandat/Projektanforderung

> Nutzen

> Umfang

> Zeit

> Kosten

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BusinessCase> Inhalt:

- Zweck- HinweisefürdieZielerreichung- GründefürdasProjekt- OptionenundEmpfehlungen- ErwarteterNutzen- ErwarteteNachteile- Zeitskala– späterausProjektplan- Kosten- StatusdesInvestments(ROI,CashFlow,etc.)- Hauptrisiken- Risikobewertung

DerInhaltdesBusinessCasemussjedesmalfürdasProjektindividuellgestaltetwerden.ManchePunktesindzuviel,anderemüssenhinzugefügtwerden.

Projektmanagement

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Gruppenarbeit

> PlanenSieeinSemesterAbschlussfest- Rahmenbedingungen

§ ZuschussderHochschule2.000,- Euro§ RäumlichkeiteninPforzheim§ ZielgruppesindalleMBStudentenderHochschule§ EhrengästeauslokalerPolitikundderHochschulesolltenteilnehmen(Rahmenprogramm)

- ErstellenSiedieProjektleitdokumentation§ EntwurfBC§ FinalerBC§ Projektplan§ Ressourcenplan/Phasenplan§ Teamaufträge§ Kosten

Projektmanagement

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Strukturierung> Lenkungsausschussbilden> Projektleitung/Projektmanagerernennen> ProjektplanundBusinesscase erstellen> AusschüssefürverschiedeneAufgabenbilden,z.B.

- Organisation- Catering- PR/Kommunikation- Finanzen

> Erfahrungswerteeinholenundberücksichtigen> DetaillierteBeschreibungderAufgabenderAusschüsseerstellen> RollendefinierenundPersonenfürderenBesetzungauswählen> Stakeholder ermitteln> Kommunikationsstrategiefestlegen> Kick-OffVeranstaltung> Planungüberwachenundsteuern> Produktliefern/Veranstaltungdurchführen> Reviewdurchführen> Erfahrungendokumentieren

Projektmanagement

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Projektauftrag

> BusinessCase- Ziel/Begründung/Zweckformulieren(SMART)- ErwarteteErfolge- NutzenfürdenInvestor- NutzenfürdasUmfeld- Zeitscala- BenötigteRessourcen- Kosten- Investitionsbegründung- RisikenundFolgen,möglicheAlternativen

Projektmanagement

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ProjektplanGruppenarbeit

Sammlung Ideen

Initiierung

Projekt planen,Projektplan,

ZeitplanundBCerstellen

Projektplanung

Projektvorstellen

Präsentation

Zeit- undProjektmanagement

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10:00 10:30– 14:00 14:00– 14:30

presentation by Projektmanagement

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> BusinessCase– Ziel/Begründung/Zweckformulieren(SMART)– ErwarteteErfolge– NutzenfürdenInvestor– NutzenfürdasUmfeld– Zeitscala– BenötigteRessourcen– Kosten– Investitionsbegründung– RisikenundFolgen,möglicheAlternativen

• Strukturierung- Lenkungsausschussbilden- Projektleitung/Projektmanagerernennen- ProjektplanundBusinesscase erstellen- AusschüssefürverschiedeneAufgabenbilden,z.B.

- Organisation- Catering- PR/Kommunikation- Finanzen

- Erfahrungswerteeinholenundberücksichtigen- DetaillierteBeschreibungderAufgabenderAusschüsse

erstellen- RollendefinierenundPersonenfürderenBesetzung

auswählen- Stakeholderermitteln- Kommunikationsstrategiefestlegen- Kick-OffVeranstaltung- Planungüberwachenundsteuern- Produktliefern/Veranstaltungdurchführen- Reviewdurchführen- Erfahrungendokumentieren

• Rahmenbedingungen- ZuschussderHochschule2.000,- Euro- RäumlichkeiteninPforzheim- ZielgruppesindalleMBStudentenderHochschule- EhrengästeauslokalerPolitikundderHochschulesollten

teilnehmen(Rahmenprogramm)

- InfoveranstaltungvonStudentenfürStudenten- Erfahrungenweitergeben

- PräsentationderStudiengänge/Semester- Spass undguteLaunesollenimVordergrundstehen- PassendesNiveau

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Gruppenarbeit

> PlanenSieeinSemesterAbschlussfest- Rahmenbedingungen

§ ZuschussderHochschule2.000,- Euro§ RäumlichkeiteninPforzheim§ ZielgruppesindalleMBStudentenderHochschule§ EhrengästeauslokalerPolitikundderHochschulesolltenteilnehmen(Rahmenprogramm)

- Konkretisierung§ InfoveranstaltungvonStudentenfürStudenten

– Erfahrungenweitergeben

§ PräsentationderStudiengänge/Semester§ Spass undguteLaunesollenimVordergrundstehen§ PassendesNiveau

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ArbeitenmitTerminen,AufgabenundMeilensteinen

Zeitmanagementin3Minutenerklar̈t

https://www.youtube.com/watch?v=15gjCkgrb0I

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> DasTelefonklingelt,zehnMinutenbevordasMeetinganfängt.DabeiwarendieletztenMinutendochdafürgedacht,diePräsentationzuerstellen.EingestresstesTelefonatundeinemisslungenePräsentationfolgen.

> "Weramlautestenschreit,bekommtalserstesunsereAufmerksamkeit.WerzweiMailsschreibt,eineSMSunddannnochanruft,kannsichsichersein:dasGegenüberfühltsichdermaßenunterDruckgesetzt,dassesraschhandelnwird,auchwenndazugeradeeigentlichgarkeineZeitist.

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OptimalZieleerreichen

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Start

Umsetzung

Ziel

Zeitmanagement:bessereNutzungderverfügbarenZeit

Projektmanagement:Planen,SteuernundKontrollierenvonProjekten

Zeitraum

Planen,Steuern

Kontrollieren,Lenken

Aufwand

Qualität

Z i e l

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> DasEisenhowerPrinzip- Wegschmeißen(x)- SofortErledigen(!)- Deligieren (D)- Terminieren(?)

> https://www.youtube.com/watch?v=Viuzz66n5xY> https://www.youtube.com/watch?v=CoXeqTKfEuY

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> DasEisenhowerPrinzip

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Terminieren(?)

Wegschmeißen(x)

SofortErledigen(!)

Deligieren (D)

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> EineinfachesMittel,dieArbeitzustrukturieren,sindTo-Do-Listen> SiebenMinutenzuBeginneinesArbeitstagesreichtenfürdieTagesplanungaus> AuchmangelndeoderschlechteKommunikationisteineUrsachefürZeitmangel> DefiniereZeiten,indendunichterreichbarseinwirstundkommunizierediese

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WorkLifeBalance

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WorkLifeBalance

> 50-50-AufteilungvonBerufundPrivatemistfastnichtmöglich> PrivateAktivitätenalsTermineanlegen> Smartphoneausschalten> AufdiewichtigenDingekonzentrieren> Sport,umdenKopffreizubekommen> ZeitmanagementindenGriffbekommen> Einfachmal„Nein“sagen> Zeitnurfürsichselbstfreischaufeln> Gründefinden,Feierabendzumachen

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> Tipps- morgensvor8:00UhrleseichkeineE-Mails- von7:45bis8:00UhrTo-DoListepflegen- E-Mailswerdennurvon8:00Uhrbis10:00Uhrundvon17:00bis

18:00Uhrgelesenundbearbeitet- Telefonerstab9:00Uhranschalten- Anfragenwerdennurbis15:00Uhrangenommen- PersönlicheTerminenurineinemZeitfenstervon15:00bis17:00Uhr- MeetingsnuramVormittag- …

> KommunizieredieseRegelnundsiewerdenschnelleingehalten,daauchanderesichdanachorganisierenwerden.

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Taktikmatrix

OlafHinz– coach-praxis.info

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> Aber:- nichtjederistempfänglichfürZeitmanagement,mancheMenschenkönnenineinersogeplanten

Umgebungnichtproduktivsein- einbisschengehtimmerwennmansichüberlastetfühlt- aucheinbisschenhilftsichbesserzuorganisieren

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Feedback-Runde

Bitteoffenundehrlich,nursokannichVerbesserungeneinbringen.

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http://www.sauer-enterprises.de

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VIELENDANK