Www.italicon.it 25 marzo 2002 Modulo di Comunicazione Mirko Tavosanis [email protected].
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Riassunto
1. Non usate formati (non servono!)
2. Scrivete per paragrafi
3. Usate le liste
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1. Non usate mai:
Formattazione del testo (corsivi, grassetti, colori…)
Sfondi Elementi decorativiElementi grafici
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Perché?
Non servono a nulla
(a meno che il vostro non sia un vero messaggio commerciale)
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Un principio per la comunicazione efficiente
Eliminare tutto quello che non serve
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Alla base di tutto
Testo semplice, ASCII di base (Unicode), nessuna impostazione di
formato
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E invece dei formati?
Rileggere e controllare
Usare alcuni semplici “trucchetti”
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Suddivisione in paragrafi
Non solo per la posta elettronica: provate a scrivere per paragrafi anche in altre circostanze.
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Tre regole di base
1. Paragrafi quanto più brevi possibile
2. Un’idea, un paragrafo
3. Nella posta elettronica: staccare sempre un paragrafo dall’altro usando una riga vuota
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Il passo successivo:
Le liste
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Con le liste:
È possibile organizzare l’informazione
Si percepisce meglio l’articolazione di un argomento
Si possono fare più facilmente controlli
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Alcune regole:
La lista deve semplificare la comunicazione
La lista deve contenere più di un elemento
La sintassi deve essere coerente
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Che tipi di liste esistono?
Liste puntate (consigliate quando non c’è una gerarchia o sequenza precisa tra gli elementi)
Liste numerate (indispensabili per descrivere gerarchie e sequenze)
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E gli allegati?
Ottimi, ma con giudizio Il vostro interlocutore deve essere in
grado di leggerliNon devono essere troppo pesantiNon devono essere inutili
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Comprensibilità degli allegati
Spesso il vostro interlocutore non avrà idea del contenuto di un allegato.
Se non glielo spiegate voi, come fa a saperlo?
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Soluzione
Diteglielo
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E cioè?
A meno che il vostro interlocutore non sappia già tutto perfettamente:
1. spiegategli che cosa gli spedite;2. se gli spedite più di un file, descrivete
tutto ciò che spedite usando il sistema delle liste
3. date ai file dei nomi comprensibili
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Per esempio:
Caro Mirko,
ti mando:l’elenco dei lavori da fare adesso
(elenco.rtf);la lista delle persone da avvisare entro
giovedì (lista3.rtf).
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Esercitazione
10 minuti di tempo
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Esercitazione
ancora 1 minuto
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Esercitazione
commento
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Riassunto I
Pensare al destinatarioPensare al contestoAdottare un linguaggio
adeguato
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E i link?
Ottimi, ma con giudizio
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Rinviare a pagine web
Si fa in un attimoFacilita gli aggiornamentiHa poche controindicazioni
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E cioè?
Il vostro interlocutore sarà quasi sempre in grado di leggerli
Non c’è il problema della pesantezza
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Tuttavia
Controllate le caratteristiche delle pagine a cui rinviate (il vostro interlocutore deve essere in grado di leggerle)
Spiegategli che cosa troverà
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Lo stesso link, presentato in due modi diversi
1. http://www.italicon.it/prova/prova.asp
2. Ciao, puoi fare la prova a questo indirizzo: http://www.italicon.it/prova/prova.asp. Inserisci il nome utente che ti ho spedito l’ultima volta.
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Possibilmente:
1. Inviate innanzitutto l’indirizzo delle pagine che interessano; non rimandate a un sito intero (vostro o altrui)
2. Se occorre, inserite anche il rimando alla home del sito
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Buono:
Ho visto una soluzione per questo problema all’indirizzo: http://www.italicon.it/prova/prova.asp?M=01
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Cattivo:
Ho visto una soluzione per questo problema sul sito http://www.italicon.it
