PANAMÁ Metro.Agua

MISIÓN DE SUPERVISION

AYUDA MEMORIA

Ciudad de Panamá, 3 a 6 de mayo de 2011

l. Una misión de supervisión para el Proyecto de Agua y Saneamiento en la Zona Metropolitana de Panamá (Metro. Agua), compuesta por David Michaud (ingeniero sanitario y gerente del Proyecto); Lilian Pena (especialista en agua y saneamiento y co-gerente del Proyecto); Ximena Traa-Valarezo (especialista social, consultora); Carlos Valdés (especialista en aspectos comerciales, consultor); Fabio Garzón (especialista en eficiencia, consultor); y Christian Hailer (consultor) visitó Panamá del 3 al 6 de mayo del 2011. La misión estuvo reunida con el Director Ejecutivo del IDAAN, el Ing. Manuel González Ruiz; y su equipo, así como el Ing. Félix Adames, Director de Programación de Inversión del Ministerio de Economía y Finanzas y su equipo. La misión agradece todas las facilidades brindadas por las autoridades en el transcurso de la visita.

2. En el transcurso de la Misión tuvo lugar una visita de campo a la zona de trabajo del Componente 1, en particular a la escuela John F. Kennedy y la comunidad de Nuevo México. Durante esta visita de campo los participantes tuvieron la oportunidad de discutir con líderes de las comunidades del área de estudio en el marco de varias reuniones.

3. Esta Ayuda-Memoria refleja las discusiones y los acuerdos logrados entre el IDAAN, el MEF y la misión para la implementación del proyecto. La presente ayuda-memoria será divulgada públicamente una vez finalizada la misión.

A. SITUACION GENERAL DEL PRESTAMO

4. Situación General. Desde la última misión el convenio de préstamo ha sido firmado, en fecha de 16 de diciembre de 2010, por ambas partes y refrendado por la Contraloría General de la Republica en fecha del 25 de marzo de 2011. De la misma manera el convenio subsidiario entre el MEF yel IDAAN ha sido firmado en fecha del 25 de abril 2011.

5. Efectividad del Proyecto. El estado de cumplimiento de las condiciones de efectividad del préstamo es el siguiente:

• La firma de un convenio subsidiario entre el MEF y el IDAAN: cumplido, pero pendiente de la opinión legal;

• La adopción, por parte del IDAAN, de un Manual Operativo aceptable para el Banco: cumplido;

• La creación de la Unidad o Dirección de Proyectos Externos, con un personal y funciones aceptables para el Banco: unidad creada pero pendiente de asignación o nombramiento del personal.

Adicionalmente sigue pendiente la opinión legal del convenio de préstamo también. El párrafo D

de esta ayuda memoria resume los avances bajo las condiciones aun pendientes. ~I ~f \Jl

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6. Avances a la fecha. La misión constató que los avances en cuanto al Plan de Acción acordado en la misión de septiembre 2010 han sido más lentos de lo previsto; una versión actualizada se encuentra en Anexo III. La misión expresó su preocupación en cuanto a alcanzar avances más rápidos en la implementación del proyecto.

B. COMPONENTE 1: MEJORA EN LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN BARRIOS DE BAJOS INGRESOS

7. Consultoría del Plan Maestro, diseños, supervisión y trabajo social en Alcalde Díaz, Chilibre y San Miguelito. El consorcio entregó hace unas semanas un primer borrador del Plan Maestro y el IDAAN, el MINSA y la misión tuvieron la oportunidad de reunirse con representantes del consorcio encargado. Adicionalmente se llevó a cabo una visita de campo. El Consultor se encuentra adelantando unos diseños de obras prioritarias.

8. Recomendaciones acerca del Plan Maestro. La misión considera que el plan maestro tal como remitido por ahora considera muchos elementos importantes, mas sin embargo todavía no llena la expectativa de dejar la visión estratégica sobre la mejor forma de prestar un servicio de calidad y sostenible en la zona a corto, mediano y largo plazo. En particular, notó:

• Que la evaluación de alternativas es todavía limitada, que los supuestos no toman en cuenta la posibilidad de un control de la demanda; los pros y contras de soluciones de saneamiento en sitio, condominial o convencional no se miraron.

• Que se debería asegurar balancear grandes inversiones con actividades complementarias como redes segundarias y conexiones, detección y reparación de fugas, instalación de medidores, cobro y recaudación y generalmente una mejor gestión de redes y clientes; de tal forma que el resultado en su conjunto permita el mayor impacto posible. Idealmente las grandes obras no deberían pasar de 5-8M USD para que queden fondos suficientes para las inversiones en redes, actividades conexas y saneamiento.

• Que se revisarán los alcances geográficos de la fase prioritaria, buscando concentrar el impacto en zonas en las cuales ya están, o están previstas, obras significativas.

• Que el Consorcio deberá definir la articulación entre el trabajo social con la intervención técnica y financiera, para que sea un proyecto integral.

La misión se comprometió a mandar sus comentarios al IDAAN y al PASAP a más tardar para el lunes 9 de mayo.

9. Situación actual de la tenencia de tierra. Se discutió con el Consorcio y con las comunidades visitadas la situación legal de las viviendas del área del proyecto. A pesar de que la línea de base indica que el 61 % son propietarios del terreno, la misión solicitó revisar esta cifra, ya que la encuesta se basó en la respuesta de la gente, sin la correspondiente verificación de los títulos de propiedad. Según se observó en la visita a la escuela de la comunidad de Nuevo México 2 (invasión de hace 12 años), los usuarios confunden la Certificación de Ocupación, con el Derecho Posesorio, y con la Escritura de Propiedad del terreno. La mayoría tienen solamente el Certificado.

10. Primer informe tenencia de tierra. La misión recibió el informe de la primera fase del trabajo del consultor legal (base legal) y solicitó al Consorcio concentrarse en la estrategia del IDAAN para proveer de Contrato de servicios a usuarios de diferentes modalidades de propiedad contempladas en la legislación agraria y de uso común en áreas urbanas y rurales del país, a saber: (a) propietario con título; (b) derecho posesorio en zona tituJable; (c) derecho posesorio en

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áreas protegidas; (d) tierras arrendadas; (e) tierras ocupadas sin título. Se sugirió investigar los procesos en otros programas (electricidad, vivienda, etc.) y presentar una estrategia para el IDAAN.

11. Próximos pasos. Se acordó que el Consultor preparara un informe de no más de 50 páginas, incorporando las discusiones llevadas a cabo durante la misión y reflejando su mejor propuesta de estrategia, siguiendo buenas prácticas, para aprovechar la primera fase de financiamiento de corto plazo (30M USO). Una vez acordado dicho informe, se finalizará el Plan Maestro sobre la base acordada.

12. Supervisión del Contrato. El Comité de Seguimiento acordado en la misión anterior está dando seguimiento al proyecto; también se han asignado los actores adicionales acordados (Dirección Operativa Metropolitana, Oficina de Relaciones Públicas, Departamento de Comunicaciones y Dirección Comercial) sin embargo no ha sido posible una participación permanente de ciertos de los nuevos incorporados, por lo cual la misión recomendó dar la debida atención a la oportunidad que representa el contrato para el IDAAN y reasignar el personal que no haya participado hasta ahora.

13. Revisión de informes. La misión solicitó que los informes del Consorcio fueran circulados de manera rápida a todos los involucrados incluso al Banco y que las instituciones buscan emitir sus comentarios en no más de 30 días; con el fin de asegurar que el consorcio pueda tener las orientaciones del Cliente en tiempo oportuno.

14. Imagen corporativa. La misión recomendó que el trabajo social y campaña de comunicación del Consorcio fueran llevadas a cabo bajo los lineamientos del IDAAN y con la misma imagen corporativa de la empresa, para que el Cliente no perciba una discontinuidad en su relación con el IDAAN. En particular se recomendó que el IDAAN involucrara a la Oficina de Relaciones Públicas y la de Gestión Social en su momento, en la validación de los instrumentos de comunicación antes de su finalización.

15. Compra de Tierras y Reasentamiento. La misión recordó al IDAAN y al Consultor la existencia del Marco de Compra de Tierras y Reasentamiento el cual esta disparado siempre que hayan afectaciones sociales, ya sean por expropiación, reasentamiento de personas instaladas legalmente o ilegalmente o incluso afectación económica (de kioscos por ejemplo). El Consultor y el IDAAN tendrán que asegurar se cumpla con los procedimientos establecidos en dicho Marco de Reasentamiento con tiempo. Los costos de compra de tierras y reasentamiento tienen que estar incluidos en las estimaciones de obras. La misión recordó que el Marco requiere de que el Banco dé la no-objeción a un plan de reasentamiento previo a las obras.

C. COMPONENTE 2: MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN COLÓN

16. Avances. El equipo del Banco se reunió con los funcionarios del IDAAN Central y la Regional Colón con el fin de conocer el avance de las tareas establecidas en la misión de septiembre de 2010 relacionadas con la preparación de los documentos de licitación de los varios proyectos que conforman este componente. Como aspecto a destacar, se tiene la designación del ingeniero Luis Lokan como responsable de la coordinación de las actividades a desarrollar por parte del IDAAN para este componente.

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17. Conexiones Casco Viejo. El IDAAN realizó el 14 de abril de 2011 el acto público de licitación para las conexiones del Casco Viejo de Colon de conformidad con la Ley 22, por lo que el acta está en proceso de adjudicación.

18. Planta de Sabanitas y Plan Maestro. La elaboración de los documentos de licitación de los servicios de consultoría necesarios para el diseño de la rehabilitación de la planta de tratamiento Sabanitas y del plan maestro de alcantarillado sanitario y pluvial está todavía en fase inicial al momento de esta misión. El equipo del Banco revisó con los funcionarios del IDAAN encargados de estas actividades los documentos desarrollados hasta el momento. Tal como está establecido en el Manual Operativo, la responsabilidad de los TdRs, personal clave y criterios de evaluación recae en los especialistas técnicos, mientras la preparación del propio Pedido de Propuesta o Pliego es responsabilidad del Departamento de Compras, por lo cual es importante que ambas partes trabajen de manera coordinada. Además, se recomendó que se implemente un procedimiento formal de revisión interna de estos.

19. Contrato de Mejora Integral de Eficiencia. El equipo del Banco presentó a los funcionarios del IDAAN Central y Regional Colón y del MEF los conceptos básicos sobre los contratos basados en desempeño y los pasos a seguir en la estructuración de este tipo de arreglos contractuales. A partir de esto se establecieron las necesidades de información que el IDAAN debe recopilar y procesar para obtener la línea de base que se empleará en la definición de las metas del contrato de mejora de eficiencia de Colón.

20. Alcances del Contrato. De igual forma se analizaron las posibles actividades a incluir en el contrato de mejora de eficiencia de Colón, llegando al siguiente esquema preliminar:

• Obras de optimización hidráulica del sistema: actualización del catastro de redes, desarrollo del modelo hidráulico de la red con su respectiva calibración, diseño de detalle de las obras prioritarias de optimización, construcción de las obras prioritarias (estaciones de rebombeo, tanques de almacenamiento, cambio de redes), puesta en marcha de las instalaciones nuevas y rehabilitación de las instalaciones existentes de agua.

• Servicios para la gestión de la demanda en usuarios finales: reparación de fugas intra­domiciliares, instalación de dispositivos ahorradores de agua en escuelas, campañas de información y comunicación, control de fraudes.

• Servicios para la gestión de las pérdidas físicas: sectorización temporal y permanente de la red de distribución, instalación de instrumentos de medida de presión y caudal, búsqueda, detección y reparación de fugas visibles y no visibles en redes y acometidas, gestión de presiones.

• Servicios para la gestión de las pérdidas comerciales: actualización y mantenimiento del censo de usuarios, identificación y depuración de las anomalías de la información de los clientes en la base de datos del sistema de información comercial, gestión del parque de medidores de clientes residenciales y grandes consumidores (catastro de medidores, selección del tipo de medidor, cambio de medidores dañados, cambio preventivo de medidores), instalación de medidores en servicios directos, optimización de los procesos de lectura (optimización de las rutas de lectura, eliminación en sitio de las anomalías de lectura, optimización de las reglas de análisis de la desviación de consumos, inspecciones comerciales).

2l. Indicadores de Pago. Se identificaron los siguientes indicadores a emplear para el pago

por desempeño del contratista para cada uno de los bloques arriba definidos: ~~. 4

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• Obras de optimización hidráulica del sistema: mejora en la continuidad del servicio [hr/día]; reducción del consumo de energía [kWh/m3

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• Servicios para la gestión de la demanda en usuarios finales: reducción del consumo per cápita [lpd];

• Servicios para la gestión de las pérdidas físicas: reducción de las pérdidas físicas [m3/día] o por fuga detectada y reparada;

• Servicios para la gestión de las ~érdidas comerciales: incremento en el volumen registrado por diferencia de lectura [m ];

• Número de clientes en el SIC: incremento en el número de clientes facturados en el sistema de información comercial [No. clientes].

22. Mecanismo de Remuneración. Se consideró además que el mecanismo de remuneración del contratista puede constar de tres elementos, a saber:

• Un pago a suma global fija por los servicios de ingeniería • Un pago por precios unitarios de las actividades de los cuatro grupos antes descritos • Un pago por desempeño por cumplimiento de metas

23. Socialización del diseño del contrato. Se identificó la necesidad de desarrollar una estrategia de acercamiento y divulgación de los objetivos y métodos del contrato hacia los actores involucrados en este proceso a fin de asegurar su participación y con ello el éxito del proyecto, en la medida que la estructura del contrato alcance un desarrollo adecuado.

24. Próximos pasos. La misión insistió nuevamente en la importancia que el IDAAN prepare el informe contenido en el Anexo Ir, para determinar con claridad el diagnostico actual y con ello la línea base.

25. Apoyo del Banco en diseño del Contrato. El Banco señaló su disposición en apoyar en el diseño del Contrato, ya sea a través de intercambios con otras experiencias o con asistencia técnica al diseño. Indicó en particular la posibilidad de que el IDAAN participará y presentará en un taller de intercambio que se llevará a cabo los días 2 y 3 de junio 2011 en Tegucigalpa, con fondos del Banco. El Banco tiene fondos para 2 personas que estén involucradas directamente en el seguimiento del Componente 2, de las cuales idealmente una fuera de toma de decisión y una técnica. El IDAAN informará al Banco sobre la posible participación lo antes posible.

26. Fortalecimiento de la Regional de Colon. El IDAAN indicó su interés en seguir con un fortalecimiento de la regional, por lo cual desarrollará un plan detallando las actividades propuestas (capacitación, equipamiento, etc. ).

D. COMPONENTE 3: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y GESTIÓN DEL PROYECTO

Sub-componente 3A: Fortalecimiento Institucional

27. Repetición de la experiencia Metro.Agua. La mlslon insistió en la importancia de considerar los componentes 1 y 2 del proyecto como una oportunidad para desarrollar soluciones novedosas de punto de vista social, comercial y técnico para prestar el servicio de manera eficiente y sostenible en este tipo de barrios. En este sentido la experiencia podría servir como

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modelo para otras áreas. Se recomendó una mejor difusión de la experiencia dentro de la institución y que la gerencia del IDAAN se involucre más en estos componentes.

28. Desarrollo institucional del IDAAN. La misión tuvo la oportunidad de intercambiar con el IDAAN y sus demás financiadores (BID y CAF) sobre la coordinación de las actividades de desarrollo institucional financiadas por el Metro.Agua y los demás proyectos. El BID indicó que se estará iniciando a corto plazo una consultoría de apoyo al IDAAN en temas de planificación estratégica, la cual podrá resultar en un plan compartido de fortalecimiento institucional detallando actividades y fuentes de financiamiento. La misión indicó su interés en apoyar esta iniciativa y pidió que las varias fuentes financieras estén involucradas de manera continua en el proceso de desarrollo de dicho plan. Recordó además que durante la preparación del Metro.Agua se definieron los puntos siguientes como de interés del IDAAN para financiamiento por el Metro.Agua el sistema gerencial, la gestión por resultados y el benchmarking, temas en los cuales el Banco ha tenido una larga experiencia a través de sus clientes en otros países de la región.

Sub-componente 3B: Gestión del Proyecto

29. Manual Operativo. El IDAAN sometió una verslOn final del Manual Operativo en diciembre de 20 IO, la cual recibió la no-objeción del Banco y regirá la implementación del proyecto.

30. Convenio de Préstamo y Convenio Subsidiario MEF-IDAAN. Tanto el convenio de préstamo como el convenio subsidiario ya están firmados y solamente queda pendiente la opinión legal para ambos, quedando esa tarea bajo responsabilidad del MEF. La Procuraduría de la Administración se encuentra preparando la opinión legal sobre el Convenio de Préstamo, mientras queda pendiente la opinión legal del convenio subsidiario.

31. Conformación de la Unidad de Proyectos (UP). La Unidad de Proyecto ya fue creada a través de una resolución ejecutiva. Ya están aprobadas, de la misma manera, las partidas presupuestarias para el Gerente de la UP así como el Administrador de Proyecto BM. La misión recordó al IDAAN que para declarar efectivo el proyecto también tiene que estar nombrado o asignado el resto del personal clave. En el anexo JI se encuentra una lista del personal clave necesario para la efectividad de los varios prestamos (BID, CAF y BM). El IDAAN tomará medidas para nombrar o asignar formalmente ante el Banco dicho personal lo antes posible. El resto del personal enunciado en el Manual Operativo de los Bancos será nombrado en la medida que lo demanden los proyectos.

32. Departamento de Gestión Social. El Departamento de Gestión Social ha sido creado pero aun no se ha definido el traslado del personal relevante. La misión recomendó la asignación de personal en números suficiente, con perfil y calificaciones de acuerdo al Manual Operativo para asegurar la calidad de trabajo social.

33. Asesor Técnico. La CAF ha contratado un consultor para apoyar en el desarrollo de los TdRs del Asesor Técnico (entre otras tareas técnicas). La misión recomendó que estos TdRs se preparen con base en los alcances mínimos contenidos en el Manual Operativo. Se espera tener una primera versión de los mismos a finales de mayo, con el objetivo de lanzar el proceso de contratación pronto y así contar a corto plazo con el apoyo del Asesor Técnico. Se clarificó también que el Asesor Técnico trabajará en apoyo a los proyectos BM y CAF solamente ya que 1 para el proyecto BID no se contempla la necesidad. Para efectos de la condición de ef~id~\.

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del proyecto BID se contratará a otro "Asesor" con un enfoque en el desarrollo institucional de la UP.

34. Asuntos de desembolsos y gestión financiera. El día 21 de marzo de 2011 se llevó a cabo una misión de supervisión de gestión financiera, durante la cual el IDAAN informó de la situación actual. Los acuerdos de dicha misión fueron discutidos en esa oportunidad. Adicionalmente se llevo a cabo una video-conferencia de entrenamiento sobre asuntos de desembolsos. En este momento el IDAAN se encuentra tramitando la apertura de la cuenta designada, las firmas autorizadas así como el acceso a Client Connection.

35. Capacitación en elaboración de pliegos y pedidos de propuesta. El IDAAN señaló su interés en un taller de capacitación sobre la preparación de pliegos y pedidos de propuesta según la normativa del Banco, incluyendo no solo los aspectos de adquisiciones sino también buenas prácticas para la elaboración de Términos de Referencia y especificaciones técnicas. Se acordó que dicho taller de capacitación se realizará en los próximos meses, una vez este designado el equipo clave de implementación del proyecto.

Ciudad de Panamá, 6 de mayo de 2011

Ing. Manuel González Ruíz Ing. Félix Ada es David Michaud Director Ejecutivo Director de Progr mación Oficial de Proyecto

IDAAN de Inversiones / MEF Banco Mundial

Anexos:

• Anexo 1 Personal clave necesario para efectividad

• Anexo II Puntos necesarios para línea de base Componente 2

• Anexo III Plan de Acción

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ANEXO 1: PERSONAL CLAVE NECESARIO PARA EFECTIVIDAD

I Cargo IEstado

Dirección Unidad de Proyectos (UP) Gerente de proyectos Por contratar Coordinador de metas y seguimiento Designado y en proceso de contratación Administrador de proyecto. BID/CONADES Por contratar Administrador de proyecto. BM Por contratar Administrador de proyecto. CAF Por contratar

Gestión administrativa y financiera: Finanzas, tesorería y contabilidad. A cargo de la DGSA

Especialista financiero BID. Por contratar Especialista financiero CAF - BM Designado internamente

Especialista en desembolsos BM Por asignar del IDAAN

Gestión administrativa y financiera. Compras. A cargo de la DGSA

Designado internamente Especialista adquisiciones. BID - BM Por asignar del IDAANEspecialista adquisiciones - CAF.

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ANEXO 11: PUNTOS NECESARIOS PARA LÍNEA DE BASE COMPONENTE 2

Objetivo del informe Este informe busca centralizar en un único documento la información de contexto que permita caracterizar de la mejor manera el estado actual de funcionamiento de la Regional Colón y los diferentes aspectos relacionados con la prestación del servicio, que a su vez serán la base para el diseño del arreglo contractual.

Estructura del informe Se definieron los siguientes alcances y responsabilidades, bajo la coordinación del Ing. Lokan.

Información Responsable l. Definición del área de servicio en la que se desarrollará el proyecto (plano). Juan de Dios Castillo

2. Breve descripción de las características fisicas y socio-económicas de la zona Luis Lokan del proyecto. 3. Breve descripción de las características de la infraestructura del sistema de Enrique Ortega distribución de agua potable.

4. Cuantificación de la longitud de las tuberías catastradas y sin catastrar. Enrique Ot1egalRicardo Ponce

5. Caracterización de los tanques de almacenamiento (plano). Enrique OrtegaIRicardo Ponce

6. Caracterización de las estaciones de bombeo de agua (plano). Enrique OrtegaIRicardo Ponce

7. Descripción de los instrumentos de medida de caudal a la salida de las plantas Yolanda Navarrete de tratamiento de agua potable (tipo, marca, modelo, estado).

8. Estadística de los volúmenes entregados al sistema de distribución Yolanda Navarrete diferenciados por planta de tratamiento para el año 2010.

9. Identificación de los puntos característicos para la medición de caudales Yolanda Navarrete (plano). 10. Identificación de las zonas de presión basada en la campaña de mediciones Ricardo Ponce (plano). 11. Estadística de quejas del servicio de acueducto [bajas presiones, altas Mariel Lyma-Young presiones, color del agua, olor del agua, fugas, falta de suministro, etc.] (plano).

12. Estadística de los daños en la red de distribución y ubicación espacial (plano). Mariel Lyma-Young

13. Estadística del número de clientes activos e inactivos del servicio de agua y Mariel Lyma-Young alcantarillado por barriada para el último periodo de facturación.

14. Estadística del número de clientes por tipo de servicio y tipo de usuario, con Mariel Lyma-Young medición y sin medición, por barriada para el último periodo de facturación ..

15. Estadística del estado del servicio de las cuentas [activa, inactiva, con Mariel Lyma-Young restricción, cortada, etc.] por barriada para el último periodo de facturación.

16. Estadística general de clientes, consumos y facturación para el año 2010. Mariel Lyma-Young

17. Estadística de desviaciones de consumo [reclamaciones por alto consumo], Madel LYioung Lf\:por mes.

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Información

18. Listado de los impedimentos de lectura y estadística del último periodo de facturación por barriada.

19. Estadística de clientes atendidos con registro de fugas intradomiciliarias, por mes para el año 20 IO.

20. Estadística de clientes con fraude durante el año 2010. 21. Número de medidores por diámetro, marca y año de instalación. 22. Número de medidores por diámetro y volumen acumulado. 23. Numero de medidores dañados por diámetro, marca y barriada (plano).

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