SSS PUNDI SUMATRA

Kegiatan Workshop Program LUMBUNGTempat : SSS Pundi, 05 sd 06 November 2012

Peserta : M. Taher, M.Sutono, Damsir, Dewi, Edi Endra, Hafiz

Agenda:

Melihat catatan hasil review tengah tahun kemarin Review masing-masing program Workplan Desember

No Pointer’s Penanggung Jawab Status RTL

1 Akan merekurt staf adm dan keuangan untuk membantu manager Accounting

Draft Surat ewi siapkan, Finalisasi Bang Taher

Sudah ada pembicaraan dengan pak

Agus

1. Membuat surat pengajuan ke Pak Agus

2 Kebutuhan staf GIS untuk jangka panjang PJ: MT Belum ada hasil

1. Renogosiasi dengan Dispenter

Selama staf GIS belum ada, pilihannya adalah pekerjaan paket konsultan GIS

Untuk Merangin: Edi akan kawal prosesnya

Untuk data GIS ( kawasan hutan, PHBM, perusahaan kehutanan, Perusahaan Perkebunan) merangin sedang dikerjakan oleh Mas Hari (Dishut) dan profil

Belum ada pembicaraan terkait salary

Membuat list pekerjaan GIS (MFP, FGP dan PNPM serta pekerjaan yang sebelumnya) dan Mengumpulkan data hard copy (peta-peta).

Semua staff SSS Belum berjalan selain spasial Merangin

Form sudah diisiapkan hanya belum ada updating dari staf SSS

Akan diemail kembali oleh Eddy

5 Staff dapat membuat kebutuhan peningkatan kapasitas dan pada workshop ada satu sesi sharing pengetahuan tentang isu-isu terbaru.

Kegiatan ini dikelola oleh CENDIKIA.

Belum berjalan

Membuat list kebutuhan masing-masing program dan disampaikan ke dewi untuk agenda 2013 bisa merupakan kebutuhan personal maupun program

Form akan disiapkan dan diemail ke semua staf oleh Dewi

6 Pengelolaan databse dan Pengarsipan Secara manual setiap orang mencopy’kan datanya dan diserahkan ke Dewi dimulai senin 9 Juni 2012

PJ Dewi untuk kemudian memuatnya pada meinserver masing-masing staff

Sebagian kecil sudah berjalan

Backup data di mainserver dilanjutkan

Dibuatkan catatan progress pengarsipan staf

Membuat Rak Arsip, Rak Peta dan Rak Inventaris dan setting tempat meeting di lantai 3.

PJ: Bang taher Sudah berjalan

Melengkapi dengan lemari arsip, lemari peta, lemari asset, kursi dll.

7 Pengelolaan Inventaris Kantor Mekanisme pertanggungjawaban inventaris

merujuk kepada SOP SSS Pundi Menambah pasal aturan tentang inventaris

kendaraan, dan saksi yang jelas tentang kehilangan/kerusakan asset akibat

Menjadi bahan masukan bagi penyempurnaan SOP yang sedang di siapkan Mas Hambali

PJ. Bang Taher

Draft SOP sudah ada dan belum di share ke staf

1. belum dibahas pada rapat pengurus dan sebelum itu menshare draft SOP pada seluruh staff SSS

2. Menasuransikan motor SSS, PJ: Mandiri Rentcar

kelalaian/kecerobohan maka si pemakai asset bertanggungjawab untuk mengganti seluruh biaya

Kendaraan kantor harus memiliki asuransi, kalau membeli barang “second” merupakan barang yang masih bisa di asuransikan

(komunikasikan ke Fitri dan Bang Man)

8 Pertanggungjawaban UM dan Aditional Pertanggungjawaban UM kegiatan harus

cepat, terutama yang personal Penyetoran uang kegiatan yang dialokasikan

untuk additional, juga jangan terlalu lama dikhawatirkan lupa

1 minggu setelah aktifitas kegiatan dilaksanakan (kegiatan bersifat evan), laporan PJUM sudah harus masuk dan setelah laporan di verifikasi dan di approve oleh direktur maka setoran ke additional (kalau ada) juga sudah bisa dilakukan

Pertanggungjawaban UM dilakukan setiap akhir bulan tepatnya bersamaan dengan pertemuan bulanan program

Semua harus membuat BTOR setelah melakukan perjalanan/kegiatan dan mensharenya ke direktur dan staf yang terkait (yang membuat BTOR adalah si penanggung jawab kegiatan).

Dibahas pada sesie keuangan

8 Boleh/tidak staf SSS Pundi menerima tawaran pekerjaan sifatnya isendentil dengan pihak lain (sifatnya short time/kerjsama personal)

PJ. Bang MT Belum di muat dalam SOP

Menjadi masukan untuk draft SOP

Boleh, dengan syarat (1) dibicarakan terbuka dengan management, (2) staf yang bersangkutan memastikan program/portfolio yang dipegangnya tidak terganggu, (3) pekerjaan tsb masih relevan dengan isu dilembaga, (4) ada sharing profit (30% kontribusinya untuk lembaga ---70% untuk personal)

9 Updating website Membuat tambahkan page/folder terkait 5 program yang akan memuat kegiatan /informasi terkait program

PJ Dewi dan Viko 1. Tambahan google translate di situs sss

2. Bisa share ke media social lainnya

3. Krangka profil program disiapkan oleh Dewi dan Bang MT

4. Masing2 manager Membuat semua profil program

5. Data mitra dan jaringan 2010-2011 di update

6. Text pencharian di google kl memungkinkan dengan kata kunci sss pundi sumatera

10 Penyertaan modal SSS ke pihak ketigaa.1 Dahliaa.2 GMWTa.3 Simancuang Indaha.4 maju Bersamaa.5 cahaya Alama.6 ORBITa.7 Argo Pores

Akan dibahas pada review / sesie program LUMBUNG

a.8 LPN Usaha Mandiri

Diharapkan monitoring penyertaan modal ini jalan

DC buat agenda sendiri untuk monitoring keliling dan di tagihkan ke project yang ada, update ini sampai awal bulan agustus 2012 dan pada rapat bulanan sudah bisa di laporkan

Membuat list agenda monitoring: (1) status keuangan lembaga (laba-rugi, perkembangan modal, tunggakan, usaha simpan pinjam), (2) kondisi kelembagaan (kepegurusan, aturan, keanggotaan) , (3) hambatan---upaya yang sudah dilakukan untuk penyelesaian hambatan , (4) kebutuhan peningkatan kapasitas, (5) potensi internal lembaga, (6) potensi pengembangan/dukungan pihak lain,

11 Dibuatkan JobDesk untuk masing-masing staf PJ. Mahendra taher Belum Pembuatan jobdesk dilanjutkan12 Usaha mandiri rental

3 bulan terakhir penurunan pemasukan cukup drastis

Sampai dengan Mei, biaya perbaikan tinggi tidak seimbang dengan pemasukan sehingga minus. Sebelum mei tertutupi terus

Untuk mobil hiline akan coba dijalankan sampai dengan September 2012 , bila sampai dengan September masih minus maka hiline

PJ. Masih Fitri Masih berjalan

Akan dibahas pada September akhir.

akan dijual dan mandiri rentcar akan di tutup untuk peminjaman pihak luar terhitung agustus 2012

Gagasan: Hiline gabung di rental warsi dan menyetor ke SSS sesuai pemakaiannya

13 d’madu café sampai dengan Juni, masih rugi karena lebih

besar pembelian barang dari pada penjualan kerugian disebabkan karena control barang,

barang busuk/rusak, Pembuatan dapur café dibebankan ke modal café, masih minimnya rating penjualan

Usul: biaya-biaya (listrik, sewa tempat dll) dimasukan / dihitung sebagai biaya

Akan merekurt Manager café yang akan mengelola d’madu café dan sialang bumbun

Manager café ikut pada meeting bulanan program, untuk menerima masukan terkait café

Ada meeting mingguan untuk evaluasi di internal d’madu café

Khusus ramadhan, konsinyasi penjualan kue/minum di d’madu café

Perbaikan kanopi Backdrop untuk promo ramadhan Sallary dasar Rp. 850.000,- untuk manager

cafe, tambahan berupa bonus yang diambil sekian persen dari keuntungan.

Menghitung bonus d’madu café akan dicari tahu oleh fitri. Bonus untuk sialang bun-bun

Masih berjalan

Pencarian manager café masih dilakukan

berupa fee yang dihitung per-botol. Target rekurt manager café sebelum puasa Membuat kotak saran untuk menampung

kritikan/masukan terkait pengelolaan café

14 Perdagangan madu Piutang lancar agar mulai diangsur Kalau memungkinkan cetak stiker label

dengan kualitas yang lebih baik dari print dan langsung bisa dikemas di botolnya

Fitri hanya bertanggungjawab untuk membukukan,

Mencari staf yang bertanggungjawab untuk pengadaan botol, kualitas stiker/label, urus uji lab, pengemasan, dsb.

Anggaran untuk staf tersebut diambil dari TFCA (Rp. 700.000/bln), pekerjaan bersifat paket (mis. 100 btl/minggu, dll)

Menawarkan pada 2 kariawan d’madu café untuk penyiapan kotak untuk packing sampai mengisi madu hingga siap di pasarkan

Menjajaki untuk pemesanan kardus madu

Dibahas pada sesie usaha

Diskusi Program:

Program LUMBUNG STATUS PJ RTL

Pengembangan kerjasama unit pengelolaan unit pengolahan karet skala kecil

Laporan sudah ada, RTL: laporan dari Pak Agus dilengkapi menjadi proposal, ujicoba penggilingan dan penyiapan lokasi dan Kelompok

pengelola di Tk Desa

Akhir November membawa 2 kelompok bokar untuk ujicoba

Cat: Kedinas koperasi Propinsi untuk mengecek dateline penerimaan proposal PJ. DC

Hasil laporan pak Agus: hanya aspek lingkungan saja yang belum ada

Penyempurnaan proposal oleh DC dan Eddy Endra. Ke pak agus untuk menambah beberapa item untuk menaikan permintaan budget

Minggu ini ditargetkan proposal harus sudah masuk

Pelatihan management terhadap pengelola usaha Dinkop telah melakukan pelatihan

RTL akan ada pelatihan management kelompok sebanyak 15 orang

Pengadaan unit pengolah karet mini creeper Anggaran sudah di syahkan propinsi

Mengembangkan budidaya komoditi jernang Tingkat pekecambahan masih rendah

Amandement dengan penggurangan anggaran biaya

Pemasaran karet Pinjaman sudah dicairkan untuk dana talangan dan pembibitan karet

Peninjauan ulang kerjasama kelompok dan aturan main kelompok

Mengembangkan ternak lebah hutan dan produk Pemancingan belum ada yang Amandement dengan penggurangan

turunannya berhasil anggaran biaya

Mengembangkan komoditi kulit manis organik Belum dilaksanakan

Pnjaman modal berbunga rendah bagi lembaga keuangan mikro

Sudah didistribusikan Diusulkan amandement dengan penambahan anggaran biaya untuk pinjaman modal dan peningkatan kapasitas pengurus

Fasilitasi proses ijin dan sertifikasi mutu Belum dilaksanakan

Penilaian lembaga pembiayaan yang potensial Adanya peluang untuk memperoleh pinjaman dari perbank’kan

Memfasilitasi pembuatan rencana usaha Dilaksanakan oleh pak Agus Syarif

Memfasilitasi terjalinnya kerjasama pembiayaan Belum terlaksana RTL. Cahayo alam bekerjasama dengan PNPM

Fasilitasi ujicoba pengembangan ikan air tawar Pembelian bibit ikan untuk pameneng

Fasilitasi budidaya, peningkatan mutu dan pemasaran karet

Pembelian bibit untuk rombong salim telah terlaksana

Fasilitasi ujicoba pertanian pangan pada lahan pekarangan

Tahap penjajakan komoditi

Ujicoba peternakan kambing sebagai percontohan

Perkembangan Unit Usaha Mikro:

1. Simancung Indah

2. Suka maju

3. GMWT

SP dan SW untuk Dahlia, Orbit dan LPN sudah ada. Sedang yang lain belum. Untuk SOP hanya untuk dahlia yang sudah final draft SOP nya sedang yg lain belum. Untuk Adm hanya

PJ. DC Pertanyaan:

Apa persoalan yang muncul pada unit-unit usaha ini?

Gagasan:

4. Cahayo Alam

5. Dahlia

6. Orbit

7. LPN

ORBIT dan LPN yang sudah komputerisasi, sedang yang lain hanya manual/sederhana. Untuk RAT baru dahlia dan LPN yg sudah terlaksana.

mengamandement di budget untuk pengalokasikan kegiatan untuk peningkatan kapasitas bagi pengelola unit usaha mikro yang ada.

Masukan:

1. DC secara tertulis untuk setiap unit usaha mikro pada kegiatan monevnya.

2. Ada presentasi khusus dari DC tentang update LKM, sehingga bisa jadi kedepan dikelola dengan acra yg sama, ada rolling share learning antar mereka, atau pertemuan gabungan semua LKM

3. Dilakukan assessment secara menyeluruh patner pembiayaan dari LKM-LKM ini. Sehingga untuk 2013

PROGRAM KELOLA

Fasilitasi usulan pencadangan areal kelola bagi SAD Pembukaan lahan di nagari banai telah dilakukan oleh rombong penyiram. Lahan yang dialokasikan sekitar 100 ha (meliputi 2 blok)

PJ Tono RTL:

Tim Dharmasraya sedang mempersiapkan prosesi pengukuhan oleh masyarakat adat Nagari Banai melalui kenduri adat.

Jika lahan yang disetujui ada indikasi masuk ke kawasan HP, perlu di dorong

SK Bupati atau rekomendasi Bupati…

Memastikan lokasi areal tersebut

Perkembangan di Bungo: Masih tahap Penjajakan, tapi dari FGD Bungo diketahui bahwa disnakertarans akan mengusulkan pembebasan lahan seluas 10 ha

PJ Tono

Perkembangan di Merangin: Baru mansyur dan sargawi yang menyatakan butuh dan mau membuka lahan hutan.

PJ Tono Melakukan identifikasi lokasi kawasan yang berpeluang, analisis ruang akan dilakukan oleh Bpk Heri.

Bagaimana soal status lahan?

Setelah ada areal yang teridentifikasi, analisa spasial maka akan dilakukan diskusi dengan pemda.

Perlu ditanyakan ke komunitas SAD tersebut, apakah mereka juga berkenan dengan areal lahan yang dimaksud.

Pengajuan IPHD 3 Desa sudah bersepakat untuk tetap mengajukan ijin sesuai dengan SK pencadangan.

Perlu dilakukan pemetaan partisipatif untuk memperjelas mana kawasan yang sudah dibuka dan mana yang belum

Peta sudah jadi dan perlu dilakukan negosiasi ulang ke desa..sekitar nov 2012.

Yang dipetakan dengan surat perjanjian sama dengan yang dululah hasilnya hanya isinya lebih detail. Setelah proses konsultasi selesai, perjanjian di tandatangani baru diajukan.

KPH Merangin Sudah dilakukan diskusi parapihak, hanya murni kegiatan sosialisasi KPHP merangin..

PJ Eddy dan Tn

KPH Lampung Ada inisiatif CBFM yang berpeluang diadopsi dalam management plan KPH

PJ Eddy Pembatalan terhadap PT GPA oleh kementrian belum ada. Komitmen KPH sudah tertuang dalam rencana management plan. Pemda belum mengajukan usulan untuk Reg 47.

Di 2013 akan melanjutkan fasilitasi untuk 7 umbulan.

Hutan Adat Usulan sudah disampaikan ke bupati, sudah ditindaklanjuti dengan pemetaan dan petanya sudah selesai.

HKm pasaman barat, usulan pencadangan sudah disampaikan

PJ Eddy Kebutuhan akan dokumen untuk ijin devinitif

Advokasi di singkarak Yang terlibat ada Qibar, walhi sumbar, scaleup, LBH. CSR menjadi agenda berikut, yang

PJ Datuk 5 lembaga akan membuat proposal yang di aply ke CLUA. Membuat pengelolaan ekosistem danau

mau dilihat adalah audit lingkungan. Dari diskusi dgn masyarakat, mereka malah tidak mau agenda CSR ditinggalkan tapi dilakukan secara bersamaan.

Hutan Rakyat di Humbang Hasundutan

PROGRAM CENDIKIA

Pendokumentasian system pengobatan tradisional DiSarolangun, Merangin dan Bungo sudah selesai, draft laporan sudah ada

PJ Dewi Melanjutkan pendokumentasian di Dharmasraya dan melengkapi foto tanaman obat

Penyusunan modul dan ujicoba modul

Riset Estimologi SAD oleh INSIST Sudah ada jadwal, SPK sudah selesai

PJ Dewi Minggu ke2 Nov dilakukan diskusi oleh tim riset dengan SSS, dilanjutkan dengan riset lapangan

Pendokumentasian Pembelajaran Inisiatif Hutan Desa Merangin

Draft buku dan Video sudah ada dan sedang editing

PJ Dewi Layout dan cetak buku, perbanyakan CD Video

Persiapan Ekspedisi media dan talkshow di HR Humbang Hasundutan

Draft TOR dan jadwal sudah ada

PJ Dewi Finalisasi TOR dan jadwal, penyelesaian adm kegiatan, melakukan persiapan teknis di lapangan maupun dengan panitia keg

Catatan:

Sepertinya kegiatan ini tidak bisa menunggu proses audit, dikarenakan audit baru mungkin dilakukan kurang

lebih 2 minggu setelah proses pengajuan

Pembuatan film documenter HR di Humbang Dok Film sudah ada PJ Dewi Finalisasi sinopsis dan melengkapi gambar, diskusi dengan Tim editing, produksi film.

Minta masukan..

Film seperti apa yang mau diproduksi di Humbang?

Menggagas workshop dengan Tim pengajar KMB dan Peduli, bahkan apabila mungkin secara berkala melakukan workshop khusus project PNPM dengan melibatkan mereka.

Pj. Dewi dan Tn

Direncanakan pada minggu ke-4 Bulan November 2012, workshop di jambi.

ROGRAM LENTERA

Update informasi tentang daftar pemanfaatan microhidro di kabupaten merangin

Sebaran di 43 desa, 6 sub DAS, 32 sungai.

Masih berjalan

Pembuatan cansep note Baru satu ide CN yang sudah selesai, sedang 2 yang ditargetkan belum selesai

Pembuatan breaf program baru dihasilkan 1 pada bulan kemarin, sedang bulan ini belum

On going

Pembuatan profil singkat unit energy alternative dan update data

Masih on going, yang sudah selesai adalah profil PLTA Rantau Kemas

Menarik kalau data profil ini bisa lengkap.yakni mendokumentasikan profil-profil PLTA tersebut.

Info: Akan diekspror informasi tentang ini.

Dari Sidik Lampung.Generator Biogas, dengan modal 6 Jt.

Catatan :

Pada consep note yang diajukan oleh mitra, kita harus menanyakan priode kepengurusan calon mitra. Atau bisa mendapat jaminan kalau pada masa transisi yang ada, tidak menimbulkan masalah yang berdampa pada program

Workshop Program CENDIKIA direncanakan berlangsung pada minggu ke-2 Bulan Desember 2012 (10-11 Desember 2012)