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8/7/2019 Workload Study

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J C l i n P a t h o l 1 9 8 5 ; 3 8 : 2 0 8 - 2 1 4

A s t u d y o f w o r k l o a d u n i t s i n f i v e m i c r o b i o l o g yl a b o r a t o r i e sRY CARTWRIGHT,* JOAN R DAVIES, C DULAKE,t RJC HART,t CAMORRIS,P J WILKINSONIIFrom t h e P u b l i c H e a l t h L a b o r a t o r i e s , * S t L u k e ' s H o s p i t a l , G u i l d f o r d , t W i l l i a m Harvey H o s p i t a l ,W i l l e s b o r o u g h , A s h f o r d , K e n t , t H e a v i t r e e , E x e t e r , R o y a l Shrewsbury H o s p i t a l , I l D e r r f o r d H o s p i t a l ,P l y m o u t h , a n d t h e P u b l i c H e a l t h L a b o r a t o r y S e r v i c e Board, Head O f f i c e , Colindale, LondonNW9SUMMARY A s t u d y o f a m o d i f i e d C a n a d i a n u n i t s y s te m o f measuring laboratory workloadwasu n d e r t a k e n i n f i v e j o i n t P u b l i c H e a l t h L a b o r a t o r y S e r v i c e and h o s p i t a l microbiology laboratories.T e n p e r c e n t o f t h e s p e c i m e n s r e c e i v e d over s i x months were sampled, the number o f unitse x p e n d e d on e a c h was r e c o r d e d , and t h e r e s u l t s were analysed on a central computer. Thepr ocess o f g a t h e r i n g i n f o r m a t i o n i n t h e a b s e n c e o f l a b o r a t o r y computers wastime consuminga n d , d e s p i t e c a r e f u l p l a n n i n g , d i f f e r e n c e s were found i n t h e recording pr actices o f th el a b o r a t o r i e s . T h e a n a l y s i s o f r e s u l t s d i d not l e a d to major changes i n data gathering techniquesb e c a u s e t h e same i n f o r m a t i o n a b o u t l a b o r a t o r y workload could be obtained b y c o l l e c t i n g num-b e r s o f c l e a r l y d e f i n e d s p e c i m e n s . A n a l y s i s o f workload u n i t s could be u s e f u l fo r particularpurposes, s u c h as c o m p a r i n g d i f f e r e n c e s b e t w e e n l a b o r a t o r i e s u s i n g d i f f e r e n t techniques fo r th es a m e i n v e s t i g a t i o n o r a s s e s s i n g t h e p o s s i b l e b e n e f i t s o f a u t o m a t i o n . I t must b e a p p r e c i a t e d ,h o w e v e r , t h a t w o r k l o a d u n i t s ar e measures o f q u a n t i t y no t o f l a b o r a t o r y performance.F o r s o m e y e a r s t h e r e h a s b e e n d i s s a t i s f a c t i o n w i t ht h e m e t h o d s o f a s s e s s i n g l a b o r a t o r y w o r k . T h e yh a v e b e e n c r i t i c i s e d a s b e i n g b o t h i n a c c u r a t e a n du n i n f o r m a t i v e . A t t e m p t s t o i m p r o v e t h e m e t h o d sh a v e l e d i n B r i t a i n t o r e d e f i n i t i o n s o f r e q u e s t s a n ds p e c i m e n s a n d i n N o r t h A m e r i c a t o t h e u s e o f w o r k -l o a d u n i t s . T h e s e d i f f e r e n t a p p r o a c h e s may b e ar e f l e c t i o n o f t h e d i f f e r e n t m e t h o d s o f f i n a n c i n gl a b o r a t o r y w o r k .T h e c o m p l e x i t y o f m i c r o b i o l o g i c a l i n v e s t i g a t i o n sc o m p a r e d w i t h t h e m o r e s t e r e o t y p e d a n d m e c h a n -i s e d t e c h n i q u e s u s e d i n h a e m a t o l o g y a n d c h e m i c a lp a t h o l o g y make f o r m o r e d i f f i c u l t y i n w o r k l o a dm e a s u r e m e n t . I n g e n e r a l , t h e i n f o r m a t i o n r e q u i r e do f a m i c r o b i o l o g y l a b o r a t o r y i s t h e t o t a l w o r k l o a d ,t h e d i s t r i b u t i o n o f s p e c i m e n t y p e s , a n d t h e w o r ke n t a i l e d i n t h e e x a m i n a t i o n o f e a c h t y p e . I t may a l s ob e d e s i r a b l e t o r e c o r d t h e s o u r c e o f s p e c i m e n s a n dt o p r o v i d e a means o f c o s t i n g t h e e x a m i n a t i o n . N o n eo f t h e s e measurements i s o f a n y v a l u e u n l e s s t h em e t h o d o f c a l c u l a t i n g t h e w o r k l o a d i s r e l i a b l e ,r e p r o d u c i b l e , a n d p r o v i d e s f o r u n i f o r m i t y b e t w e e nd i f f e r e n t t y p e s o f s p e c i m e n a n d b e t w e e n d i f f e r e n tA c c e p t e d f o r p u b l i c a t i o n 9 O c t o b e r 1 9 8 4

l a b o r a t o r i e s . W i t h i n t h e l a b o r a t o r y t h i s i n f o r m a t i o ni s n e c e s s a r y f o r t h e b e s t a l l o c a t i o n t o b e m a d e o fmanpower a n d s p a c e . I t s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y p r e -c i s e t o e n a b l e a s s e s s m e n t o f t r e n d s i n w o r k l o a d l e a d -i n g t o t h e r e v i e w o f m e t h o d s s o a s t o p r o v i d e , f o re x a m p l e , i n f o r m a t i o n o n t h e c o s t e f f e c t i v e n e s s o fa u t o m a t i o n .H e a l t h a u t h o r i t i e s n e e d i n f o r m a t i o n t o a l l o c a t er e s o u r c e s b e t w e e n l a b o r a t o r i e s m o r e r a t i o n a l l y . I fc o s t i n g o f l a b o r a t o r y s e r v i c e s t o p a r t i c u l a r u s e r s ,s u c h a s i n d i v i d u a l c l i n i c a l d i s c i p l i n e s , c a n b e m a d es u f f i c i e n t l y a c c u r a t e , r e a l i s t i c f o r e c a s t s o f t h er e s o u r c e r e q u i r e m e n t s o f t h e l a b o r a t o r y c a n b emade t o a c c o m m o d a t e c h a n g e s i n c l i n i c a l w o r k l o a d .A c c u r a t e s t a t i s t i c s o f w o r k l o a d w o u l d b e o f p a r t i c u -l a r v a l u e t o t h e P u b l i c H e a l t h L a b o r a t o r y S e r v i c e( P H L S ) , i n w h i c h t h e r e a r e a n u m b e r o f c l o s e l yc o m p a r a b l e l a b o r a t o r i e s , b e c a u s e t h e y w o u l d p r o -v i d e o p p o r t u n i t i e s f o r t h e e v a l u a t i o n o f d i f f e r e n tm e t h o d s a n d t e c h n i q u e s a s w e l l a s p r o v i d i n g t h ea d m i n i s t r a t i v e i n f o r m a t i o n a l r e a d y d i s c u s s e d .B e f o r e t h e p r e s e n t s t u d y , d i s c u s s i o n i n B r i t a i n 'a b o u t t h e C a n a d i a n u n i t s y s t e m 2 o f m e a s u r i n g w o r k -l o a d l e d t o a n e x p e r i m e n t a l a s s e s s m e n t o f u n i t w o r k -l o a d m e a s u r e m e n t i n p a t h o l o g y b y t h e S o u t h W e s t -e r n R e g i o n a l H e a l t h A u t h o r i t y ( S W R H A ) . A

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group.bmj.comon April 27, 2011 - Published byjcp.bmj.comDownloaded from
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A s t u d y o f w o r k l o a d u n i t s i n f i v e m i c r o b i o l o g y l a b o r a tn u m b e r o f c o m b i n e d PHLS a n d h o s p i t a ll a b o r a t o r i e s w e r e i n v o l v e d i n t h e a p p l i c a t i o n o f t h i sp r o j e c t t o m i c r o b i o l o g y , t h e f u n d i n g o f w h i c h c e a s e da f t e r m u c h p r e l i m i n a r y w o r k h a d b e e n d o n e . T h i si n f o r m a t i o n was made a v a i l a b l e t o u s , a n d a s i xm o n t h p i l o t s t u d y o f a m o d i f i e d C a n a d i a n u n i t s y s -te m o f w o r k l o a d measurement w a s c a r r i e d o u t i nf i v e l a b o r a t o r i e s , e a c h o f w h i c h p r o v i d e d a d i a g n o s -t i c s e r v i c e a n d e x a m i n e d f o o d a n d o t h e r e n v i r o n -m e n t a l s p e c i m e n s . T h e u n i t s w e r e b a s e d on t e c h n i -c a l t i m e o n l y ; no c o n s i d e r a t i o n was g i v e n t o o v e r -h e a d s , t h e e m p l o y m e n t o f o t h e r s t a f f , o r t h e c a p i t a la n d r e v e n u e c o s t s o f e q u i p m e n t . E a c h l a b o r a t o r yc o l l e c t e d i t s own d a t a , w h i c h w e r e a n a l y s e d b y t h ecomputer s e r v i c e s d e p a r t m e n t o f t h e PHLS.

t o r i e s 2 0 9T a b l e 1 E x a m p l e s o f a l l o c a t i o n o f w o r k l o a d u n i t s (WL U )t o l a b o r a t o r y t e s t sT e s t WL U T e s t WL UM i c r o s c o p y C o n f i r m a t o r y t e s t sGram f i l m 3 C o a g u l a s e ( t u b e ) 3D a r k g r o u n d 1 0 I n d o l e p r o d u c t i o n 2

F l u o r e s c e n c e 5 N a g l e r p l a t e 8Wet f i l m 2 S u g a r f e r m e n t a t i o n( p e r s u b s t r a t e ) 1P r o c e d u r e s S e n s i t i v i t y t e s t sC e n t r i f u g a t i o n 1 D i r e c t 2S l i d e a g g l u t i n a t i o n 2 O n c u l t u r e 3D i l u t i o n s e r i e s 4 S t o k e s ' p l a t e 4C u l t u r e E n v i r o n m e n t a lA e r o b i c p l a t e 1 - 5 M e t h y l e n e b l u e t e s t 4A n a e r o b i c p l a t e 2 M e m b r a n e f i l t r a t i o n 4E n r i c h m e n t 1 W e i g h i n g a n dF o r t u b e r c u l o s i s 5 h o m o g e n i s a t i o n o f f o o d 1 0P o u r p l a t e 5M e t h o d sT h e p a r t i c i p a t i n g l a b o r a t o r i e s a l l p e r f o r m e d a w i d erange o f m i c r o b i o l o g i c a l i n v e s t i g a t i o n s e m p l o y i n gc o m m o n l y u s e d m a n u a l m e t h o d s a t t h e t i m e o f t h es u r v e y, w h i c h w e r e b r o a d l y c o m p a r a b l e f o r e a c h .Tw o o f t h e l a b o r a t o r i e s e x a m i n e d a b o u t 6 0 0 0 0

s p e c i m e n s a y e a r , tw o e x a m i n e d a b o u t 1 0 0 0 0 0 , a n done 1 4 0 0 0 0 .T h e e x a m i n a t i o n o f a s p e c i m e n i m p l i e s t h e per-f o r m a n c e o f a n u m b e r o f l a b o r a t o r y m a n o e u v r e s

P . H . ; L . EXETER W S / 2 4 1 / 5 0 / 0 1C L E R ' C A L 0 3 7V I S U A L EXAMINATION 2 6 2HOMOGENISATION 0 9 3L I Q U E F A C T I O N / D I G E S T I O N 1 3 1METHYLENE BLUE S T A I N 1 5 5DIRECT B LOOD AGAR 0 2 0 4 3

C O 2 0 4 4A n O 2 0 4 4

CHOCOLATE AGAR CO2 ' 0 4 4CLED 0 4 3McC 0 4 3N A L I D I X I C B LOOD AGAR 0 4 4MANNITOL SALT AGAR 0 4 3SAB C 2 7 0 0 4 3

. , 3 7 0 04 3SUCROSE BROTH 0 4 5MYCOPLASMA MEDIUM 0 4 4BROTH CULTURE 0 4 5GRAM ( S P E C I M E N ) 1 5 3ZN ( S P E C I M E N ) 1 6 1E O S I N O P H I L S T A I I 4 1 5 4CENTRIFUGE 0 3 4WET PREP ( D I R E C T ) 1 5 9READ D I P SLOPE 0 5 4WET PREP ( S P U N D E P O S I T ) 1 5 9 _S E N S I T I V I T Y ( D I R E C T ) 3 7 0 2 2 3.,0 0 2 2 3

( C U L T U R E ) 3 7 0 2 2 4 __F i g . 1 E x a m p l e o f a b a c k i n g s h e e t .

SPUTA AN D S P E C I M E N S F OR T . B .S E N S I T M V I T Y ( CULTURE) 3 0 ' 2 2 4S T O K E S P L A T E 2 2 5BL O OD AGAR SUB 0 2 0 4 3

C O 2 0 4 4AnO2 0 4 4

GRAM (CULTURE) 1 5 3X + ' V D I S C S 2 8 0B E T A - L A C T A M A S E 0 2 1OPTOCHIN 1 8 2B I L E S O L U B I L I T Y 0 2 3S L I D E COAGULASE 0 3 9TUBE COAGULASE 0 4 0UREA 2 5 1A E S C U L I N 0 0 1O X I D A S E 1 8 4GERM TUBE 0 8 2NaOH TREATMENT 2 4 2L J P L A I N 3 7 0 C 0 4 6PYRUVATE 3 7 0 C 0 4 6PLAIN 3 0 0 C 0 4 6PYRUVATE 3 0 0 C 0 4 6KIRCHNER 0 4 6ZN (CULTURE) 1 6 0L I 2 5 0 C 0 4 6

3 7 0 C ( D A R K ) 0 4 63 7 0 C ( L I G H T ) 0 4 64 5 0 C 0 4 6

OXYGEN PREFERENCE 0 4 5

DATE I N O UT

L A B . NUMBER

G . P . H O S P . H O S P . E N V . OTHERTELEPHONED REPORT 2 4 1 |SEND FOR PHAGE TYPING 1 8 3

" " FUNGUS 1 8 3" " HISTOLOGY 1 8 3" CYTOLOGY 1 8 3

R E F . L A B . (EXTERNAL) 2 1 0

PD II ~~~~~~IJl



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2 1 0( t e s t s ) , w h i c h may i n v o l v e m i c r o s c o p y , c u l t u r e o n av a r i e t y o f m e d i a , s u b c u l t u r e , c h a r a c t e r i s a t i o n o fo r g a n i s m s , a s s e s s m e n t o f a n t i b i o t i c s e n s i t i v i t y , t h eq u a n t i t a t i v e a s s e s s m e n t o f a n t i b o d i e s t o a n u m b e r o fa n t i g e n s , a n d s o o n . A l i s t o f a l l t e s t s p e r f o r m e d b yt h e p a r t i c i p a t i n g l a b o r a t o r i e s w a s p r e p a r e d a n d e a c ht e s t w a s a l l o c a t e d a t h r e e d i g i t c o d e , a n a m e , a n d as c o r e o f n o t i o n a l w o r k l o a d u n i t s ( W L U ) . T h e s es c o r e s w e r e a l l o c a t e d b y o n e o f t h r e e m e t h o d s : ( a )a c c e p t a n c e o f t h e u n i t s g i v e n i n t h e C a n a d i a n s y s -t e m 2 ; ( b ) a d o p t i o n o f t h e u n i t v a l u e w o r k e d o u t i nt h e S o u t h W e s t e r n R e g i o n a l p r o j e c t ; a n d ( c ) p r e p -a r a t i o n o f n e w s c o r e s f o r t e s t s o r m e t h o d s f o r w h i c hn o u n i t v a l u e s w e r e a v a i l a b l e .When m e t h o d 3 w a s u s e d t h e t e s t s w e r e c a r r i e do u t i n a t l e a s t t w o l a b o r a t o r i e s b y s e v e r a l m e m b e r so f s t a f f w i t h d i f f e r i n g d e g r e e s o f e x p e r i e n c e . T h eu n i t v a l u e f o r e a c h t e s t w a s t h e a v e r a g e n u m b e r o fm i n u t e s r e q u i r e d t o c a r r y i t o u t . T h e s c o r e s , h o w -e v e r d e r i v e d , w e r e a g r e e d b y t h e p a r t i c i p a t i n gl a b o r a t o r i e s . W h e r e d i f f e r e n t l a b o r a t o r i e s u s e d d i f -f e r e n t m e t h o d s t o p e r f o r m a t e s t , a n a p p r o p r i a t es c o r e o f WLU w a s a l l o c a t e d t o e a c h m e t h o d . Exam-p l e s o f t h e WLUs a r e s h o w n i n T a b l e 1 .S p e c i m e n s w e r e c l a s s i f i e d i n t o 1 4 g r o u p s a n d f o re a c h g r o u p a n a p p r o p r i a t e b a c k i n g s h e e t w a sd e s i g n e d l i s t i n g t h e t e s t s l i k e l y t o b e u s e d ( f o r e x a m -p l e , s e e F i g . 1 ) . A d d i t i o n a l s h e e t s w e r e u s e d i ff u r t h e r t e s t s w e r e n e c e s s a r y . T h e s p e c i m e nc a t e g o r i e s w e r e : u r i n e , u p p e r r e s p i r a t o r y , l o w e rr e s p i r a t o r y , g e n i t a l , w o u n d , b l o o d c u l t u r e , c e r e -b r o s p i n a l f l u i d , f a e c e s , m y c o l o g y , t u b e r c u l o s i s , g e n -e r a l b a c t e r i o l o g y , s e r o l o g y ( i n c l u d i n g v i r a l s e r o -l o g y ) , v i r u s i s o l a t i o n , a n d e n v i r o n m e n t a l m i c r o b i o l -o g y ( i n c l u d i n g f o o d , m i l k , w a t e r ) . S p e c i m e n sr e c e i v e d f o r e x t e r n a l q u a l i t y a s s u r a n c e w e r ei n c l u d e d i n t h e a p p r o p r i a t e c a t e g o r i e s . T h r o u g h o u tt h e s t u d y a l l s p e c i m e n s w e r e a l l o c a t e d l a b o r a t o r yn u m b e r s b y t h e s y s t e m n o r m a l l y u s e d i n t h el a b o r a t o r y . T h e r e q u e s t f o r m a c c o m p a n y i n g e v e r y1 0 t h s p e c i m e n i n e a c h n u m b e r i n g s e r i e s wasa t t a c h e d t o t h e a p p r o p r i a t e b a c k i n g s h e e t . M e m b e r so f t h e l a b o r a t o r y s t a f f t i c k e d t h e a p p r o p r i a t e t e s t sT a b l e 2 C o m p a r a b i l i t y o f l a b o r a t o r i e s : s p e c i m e n s a n dw o r k l o a d u n i t s ( W L U )L a b o r a t o r y T o t a l S p e c i m e n s Mean WLU T o t a l a n n u a ls p e c i m e n s a s s e s s e d p e r s p e c i m e n WLUp e r a n n u m * ( t h o u s a n d s )A 5 8 6 4 0 2 9 3 2 1 9 - 5 3 1 1 4 5B 61480 3 0 7 4 1 3 - 1 9 8 1 1C 9 3 8 4 0 4 6 9 2 1 6 - 0 9 1 5 0 9D 9 6 8 0 0 4 4 8 0 1 5 - 7 2 1 5 2 2E 1 3 1 4 6 0 6 5 7 3 1 3 - 8 8 1 8 2 5* E s t i m a t e d f r o m a 1 0 % s a m p l e o v e r 2 5 w e e k s .

C a r t w r i g h t , D a v i e s , D u l a k e , H a r t , M o r r i s , W i l k i n s o no n t h e b a c k i n g s h e e t w h i l e t h e s p e c i m e n w a s u n d e re x a m i n a t i o n .When w o r k o n e a c h s p e c i m e n i n t h e s u r v e y w a sc o m p l e t e a n d t h e r e p o r t s i g n e d , t h e b a c k i n g s h e e t sw e r e s e p a r a t e d a n d s e n t i n w e e k l y b a t c h e s t o t h ec o m p u t e r s e r v i c e s d e p a r t m e n t o f t h e P H L S . T h e r et h e s c o r e s o f WLU w e r e a d d e d t o t h e s h e e t s a n d t h ei n f o r m a t i o n p r o c e s s e d o n a CTL 8 0 4 6 c o m p u t e r( C o m p u t e r T e c h n o l o g y L t d , H e m e l H e m p s t e a d ,E n g l a n d ) . N o n e o f t h e p a r t i c i p a t i n g l a b o r a t o r i e s h a da l o c a l c o m p u t e r f a c i l i t y .R e s u l t sA l l f i v e p a r t i c i p a t i n g l a b o r a t o r i e s p r o v i d e a g e n e r a lm i c r o b i o l o g y d i a g n o s t i c s e r v i c e p r e d o m i n a n t l y f o rt h e e x a m i n a t i o n o f c l i n i c a l s p e c i m e n s , o f w h i c ha b o u t 70% w e r e f r o m h o s p i t a l s a n d t h e r e m a i n d e rf r o m o t h e r s o u r c e s ; t h e s e i n c l u d e d a s m a l l n u m b e ro f n o n - c l i n i c a l s p e c i m e n s s u c h a s m i l k , w a t e r , a n df o o d . T a b l e 2 s h o w s f o r e a c h l a b o r a t o r y t h e e s t i -m a t e d a n n u a l w o r k l o a d ( c a l c u l a t e d f r o m t h e 2 5w e e k s t u d y p e r i o d ) e x p r e s s e d i n t e r m s o f s p e c i m e n sa n d u n i t s . T h e p r o p o r t i o n o f d i f f e r e n t c a t e g o r i e s o fs p e c i m e n s a m p l e d a n d w o r k l o a d u n i t s g e n e r a t e d b yt h e m i n e a c h l a b o r a t o r y i s s h o w n i n F i g . 2 . A se x p e c t e d , t h e r e w a s s o m e v a r i a t i o n b e t w e e nl a b o r a t o r i e s b u t t h e p a t t e r n s s h o w e d n o a p p r e c i a b l ed i f f e r e n c e s a n d a l l f i v e l a b o r a t o r i e s c o u l d b er e g a r d e d a s b r o a d l y c o m p a r a b l e i n t h e s o u r c e a n dt y p e o f s p e c i m e n a n d p r o p o r t i o n o f s a m p l e s i n e a c hd e f i n e d c a t e g o r y .F o r e a c h c a t e g o r y t h e m e a n w o r k l o a d u n i t s p e rs p e c i m e n w a s c a l c u l a t e d f o r e a c h l a b o r a t o r y a n d f o ra l l l a b o r a t o r i e s . F i g . 3 s h o w s t h e v a r i a t i o n a b o v ea n d b e l o w t h e g r o u p m e a n . T h e s p e c i m e n s a r ed i v i d e d i n t o t h r e e g r o u p s : ( a ) t h o s e i n w h i c h t h e r e i sl i t t l e v a r i a t i o n b e t w e e n l a b o r a t o r i e s - f o r e x a m p l e ,u p p e r r e s p i r a t o r y a n d u r i n e ; ( b ) t h o s e i n w h i c h d i f -f e r e n c e s a r e m o d e r a t e - f o r e x a m p l e , w o u n d , f a e c e s ,s e r o l o g y ; a n d ( c ) t h o s e s h o w i n g w i d e v a r i a t i o n - f o re x a m p l e , l o w e r r e s p i r a t o r y , b l o o d c u l t u r e s , a n dm y c o l o g y .An a t t e m p t h a s b e e n made t o e x p l a i n t h e m o r ee x t r e m e d i f f e r e n c e s a b o v e o r b e l o w t h e g r o u p meana n d s o m e o f t h e p r o b a b l e o r p o s s i b l e r e a s o n s a r el i s t e d b e l o w .1 Lower r e s p i r a t o r y t r a c t . L a b o r a t o r y C , u n l i k e t h eo t h e r s , r o u t i n e l y e x a m i n e d a l l s p u t u m s a m p l e sf r o m ne w p a t i e n t s f o r t h e p r e s e n c e o f a c i d f a s tb a c i l l i . T h e o t h e r l a b o r a t o r i e s e n t e r e d a l l s p e c i -m e n s e x a m i n e d f o r a c i d f a s t b a c i l l i ( w h e t h e r o rn o t s p e c i f i c a l l y r e q u e s t e d ) i n t h e c a t e g o r y t u b e r -c u l o s i s .2 B l o o d c u l t u r e s . Some l a b o r a t o r i e s s c o r e d e a c hi n o c u l a t e d b r o t h i n a b l o o d c Q l l t u r e s e t a s o n e



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2 1 1A s t u d y o f w o r k l o a d u n i t s i n f i v e m i c r o b i o l o g y l a b o r a t o r i e s

N o o f s p e c i m e n ss a m p l e d- . .l r I

2 9 3 2

W o r k l o a d u n i t sr e c o r d e d f : : : : : : ,

3 0 7 4 4 6 9 2

5 1 2 6 1 4 0 5 3 1a i ] U r i n e sE 3 W o u n d a n dg e n i t a l

4 8 4 0 6 5 7 3

7 5 4 7 5 7 6 0 9 3

2 R e s p i r a t o r y a ] F a e c e sI N T u b e r c u l o s i s E S e r o l o g y /v i r o l o g yW O t h e r sU N o n - c l i n i c a l

F i g . 2 S p e c i m e n s s a m p l e d a n d w o r k l o a d U n i t s g e n e r a t e d i n e a c h l a b o r a t o r y .W o u n d C e r e b r o s p i n a l S e r o l o g y /U p p e r G e n i t a l on f l u i d F a e c e s a s s a yr e s p i r a t o r y U r i n e ] . 4 4 4

- 2 aio M r v a r i a t i o nL i t t l e v a r i a t i o n M o d e r a t e v a r i a t i o n -L o w e rr e s p i r a t o r y1 6 i,

0 -

- 8

M y c o l o g y. D- _B l o o dc u l t u r e1 1 ,

0 -Eu

1 ' U

0 l- 9 .

W i d e v a r i a t i o n

V i r o l o g y . C u l t u r e /N o n - e l e c t r o n m i c r o s c o p y

ge x g >s c l i n i c a l ;u b e r c u l o s i s ciia0 0 - L a l

- 1 3 - - 1 4 .F i g . 3 V a r i a t i o n b e t w e e n l a b o r a t o r i e s i n m e a n w o r k l o a d u n i t s p e r s p e c i m e n . L a b o r a t o r y A d i d n o t u n d e r t a k e m y c o l o g ya n d l a b o r a t o r y E d i d n o v i r o l o g y ( c u l t u r e o r e l e c t r o n m i c r o s c o p y ) .

9 1 2 2 6

i b o r a t o r i e s[DAOBo cEDC 1 E



5/8


6/8

A s t u d y o f w o r k l o a d u n i t s i n f i v e m i c r o b i o l o g y l a b o r a t o r i e sa l s o p e r mi t a d j u s t m e n t o f t h e g r o u p u n i t v a l u e s t o am o r e r e a l i s t i c f i g u r e . I f , f o r e x a m p l e , a l l s p e c i m e n so f u r i n e h a d a m i c r o s c o p i c a l e x a m i n a t i o n , p r o t e i ne s t i m a t i o n , a n d c u l t u r e , t h e s e t e s t s r e c o r d e d i n d i -v i d u a l l y m i g h t q u a l i f y f o r t h r e e u n i t s b u t i f g r o u p e dm i g h t a t t r a c t o n l y t w o u n i t s .

T h e p a r t i c u l a r p r o b l e m i n m i c r o b i o l o g y , u n l i k eo t h e r l a b o r a t o r y d i s c i p l i n e s , i s t h a t t h e w o r kr e q u i r e d o n a s p e c i m e n c a n n o t n e c e s s a r i l y b ed e t e r m i n e d w h e n t h e s p e c i m e n i s r e c e i v e d . T h er e s u l t s o f i n i t i a l t e s t s may d e t e r m i n e t h e n e x t s e r i e so f t e s t s . T h e i n f o r m a t i o n w h i c h i s p r o v i d e d w i t h as p e c i m e n may a l s o a f f e c t t h e t e s t s p e r f o r m e d . T h ee x a m i n a t i o n o f s p e c i m e n s f r o m c o n t a c t s , o r f o rc o n f i r m i n g t h e a b s e n c e o f a n o r g a n i s m a f t e r r e c o v -e r y f r o m a n i n f e c t i o n , may b e more l i m i t e d t h a n t h ee x a m i n a t i o n o f a s i m i l a r s p e c i m e n w h e n t h ep a t h o g e n i s u n k n o w n . O n t h e o t h e r h a n d , w h e n i t i sk n o w n t h a t a p a t i e n t h a s t r a v e l l e d a b r o a d a m o r ee x t e n s i v e e x a m i n a t i o n may b e r e q u i r e d . E v e n t h ef i n a l r e p o r t o n a s p e c i m e n i s n o t a n a c c u r a t er e f l e c t i o n o f t h e w o r k u n d e r t a k e n - f o r e x a m p l e , an e g a t i v e r e s u l t o n a f a e c e s s p e c i m e n may h a v e b e e np r o d u c e d o n l y a f t e r e x t e n s i v e b i o c h e m i c a l a n ds e r o l o g i c a l t e s t i n g o f s o m e n o n - l a c t o s e f e r m e n t i n go r g a n i s m s .B e c a u s e a n a c c u r a t e e s t i m a t i o n o f w o r k l o a d o n a ni n d i v i d u a l s p e c i m e n c a n n o t b e o b t a i n e d f r o m e i t h e rt h e r e q u e s t o r t h e r e p o r t i t i s n e c e s s a r y t o r e c o r d t h ea c t u a l w o r k u n d e r t a k e n . L o g i s t i c a l l y , i t w a s n o tp o s s i b l e t o d o t h i s f o r e v e r y s p e c i m e n , s o a 1 0%s a m p l e w a s u s e d i n t h i s s t u d y . T h i s p r o d u c e d a s a m -p l e s i z e o f 3 0 0 0 t o 6 0 0 0 s p e c i m e n s p e r l a b o r a t o r ya n d w a s a d e q u a t e t o g i v e a n o v e r a l l e s t i m a t e o fl a b o r a t o r y w o r k l o a d . D e t a i l e d i n f o r m a t i o n o ns p e c i m e n g r o u p s w i t h o n l y s m a l l n u m b e r s - f o re x a m p l e , c e r e b r o s p i n a l f l u i d - w o u l d r e q u i r e a l ls p e c i m e n s i n t h i s g r o u p t o b e i n c l u d e d i n t h ea n a l y s i s . I t h a s b e e n s u g g e s t e d t h a t t h e i n t r o d u c t i o no f c o m p u t e r s w o u l d e n a b l e t h e w o r k l o a d a s s o c i a t e dw i t h e a c h s p e c i m e n t o b e m e a s u r e d . T h i s w o u l d b et r u e o n l y i f e v e r y t e s t u n d e r t a k e n w a s e n t e r e d i n t ot h e c o m p u t e r . I t i s co m m on p r a c t i c e , h o w e v e r , o n l yt o e n t e r r e s u l t s a n d n o t a l l t h e s t e p s e n t a i l e d i nr e a c h i n g t h e m ; s i m i l a r l y s e v e r a l b a c t e r i a l c o l o n i e smay b e e x a m i n e d b u t o n l y t h e p r e s e n c e o f a n y r e c -o g n i s e d p a t h o g e n i s r e c o r d e d .T h e r e g u l a r c o l l e c t i o n o f w o r k l o a d d a t a r e l i e s o nt h e c o o p e r a t i o n o f t h e s t a f f . A l l t h e s t a f f c o o p e r a t e dw i l l i n g l y i n t h i s s t u d y , e n c o u r a g e d b y k n o w i n g t h a t i tw a s f o r a l i m i t e d p e r i o d o n l y . T h e g a t h e r i n g o f d a t ad i d m e a n a g r e a t d e a l o f e x t r a w o r k f o r t h e m , a n dt h e a c c u r a c y o f w o r k l o a d m e a s u r e m e n t b y t h i sm e t h o d o v e r l o n g e r p e r i o d s m i g h t w e l l s u f f e rb e c a u s e o f t h i s .T h e r e s u l t s o f t h i s s t u d y r e f l e c t t h e b r o a d l y s i m i l a r

n a t u r e o f t h e f i v e c o l l a b o r a t i n g l a b o r a t o r i e s . A l lw e r e a r e a p u b l i c h e a l t h l a b o r a t o r i e s r e c e i v i n g a s i m i -l a r r a n g e o f s p e c i m e n s , m o s t o f w h i c h w e r ee x a m i n e d b y s i m i l a r t e c h n i q u e s . U n d e r t h e s e c i r -c u m s t a n c e s t h e w o r k l o a d i s r e l a t e d t o t h e t o t a ln u m b e r o f s p e c i m e n s r e c e i v e d a n d f u r t h e rr e f i n e m e n t s o f m e a s u r e m e n t w o u l d b e u n l i k e l y t oy i e l d s i g n i f i c a n t a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n . T a b l e 3s h o w s t h a t w h e t h e r l a b o r a t o r i e s a r e r a n k e d b y t o t a ls p e c i m e n s r e c e i v e d o r b y t o t a l w o r k l o a d u n i t sr e c o r d e d , t h e o r d e r i s n o t s i g n i f i c a n t l y d i f f e r e n t .O n l y i f a l a b o r a t o r y r e c e i v e d a s u b s t a n t i a l p r o p o r -t i o n o f s p e c i m e n s r e q u i r i n g e x a m i n a t i o n b y c o m p l e xt e c h n i q u e s w o u l d m e a s u r e m e n t o f t h e w o r k a c t u a l l yd o n e r e v e a l a h i g h e r w o r k l o a d . L a b o r a t o r y A h a d ah i g h e r p r o p o r t i o n o f v i r o l o g y s p e c i m e n s t h a n o t h e rl a b o r a t o r i e s , w h i c h a c c o u n t s f o r t h e f a c t t h a t i t h a dt h e h i g h e s t mean w o r k l o a d u n i t t o s p e c i m e n r a t i o( T a b l e 3 ) , a l t h o u g h i t h a d t h e l o w e s t n u m b e r o fs p e c i m e n s .We d i d n o t c o n s i d e r t h a t a n a l y s i s o f w o r k l o a du n i t s b y s o u r c e o f s p e c i m e n o r b y d e a t h s , d i s c h a r g e s ,o r o u t p a t i e n t a t t e n d a n c e s w o u l d y i e l d a n y m o r e u s e -f u l i n f o r m a t i o n t h a n w a s o b t a i n a b l e b y c o u n t s o fs p e c i m e n s . A l t h o u g h a n a n a l y s i s o f t h e d i s t r i b u t i o no f w o r k t h r o u g h o u t t h e w e e k i s n o t r e c o r d e d h e r e , i tw a s a p p a r e n t t h a t d i f f e r e n t a n d m i s l e a d i n g i n f o r m a -t i o n c o u l d b e o b t a i n e d d e p e n d i n g o n w h e t h e r t h ew o r k w a s r e l a t e d t o t h e d a y t h e s p e c i m e n w a sr e c e i v e d , t h e d a y m o s t o f t h e b e n c h w o r k w a s d o n e ,o r t h e d a y t h e r e s u l t w a s i s s u e d . T h i s i s i n s h a r pc o n t r a s t t o t h e s i t u a t i o n i n b i o c h e m i c a l a n dh a e m a t o l o g i c a l l a b o r a t o r i e s , w h e r e t h e w o r k l o a dp a t t e r n c a n b e c l e a r l y s e e n b e c a u s e t h e t e s t s a r eu s u a l l y c o m p l e t e d a n d r e p o r t s i s s u e d o n t h e d a ys p e c i m e n s a r e r e c e i v e d . T h e n e e d t o i n c u b a t e c u l -t u r e s f o r 1 8 h o r l o n g e r m e a n s t h a t e s t i m a t e s o f t h ew o r k u n d e r t a k e n o n d i f f e r e n t d a y s w i l l d i f f e rd e p e n d i n g o n t h e r e c o r d i n g d a y s u s e d . T h i s n e e d s t ob e t a k e n i n t o a c c o u n t i f t h e i n f o r m a t i o n i s t o b eu s e d - f o r e x a m p l e , t o a s s e s s s t a f f i n g r e q u i r e m e n t sf o r w e e k e n d w o r k .What t h e n i s t h e v a l u e o f u s i n g w o r k l o a d u n i t s i ft h e y d o n o t i m m e d i a t e l y a n s w e r a l l m a n a g e r i a l a n da d m i n i s t r a t i v e q u e s t i o n s ? One p o s s i b l e u s e i s t oc o m p a r e t h e a m o u n t o f w o r k d i f f e r e n t l a b o r a t o r i e sd e v o t e t o t h e e x a m i n a t i o n o f a p a r t i c u l a r t y p e o fs p e c i m e n . A l t h o u g h m o s t o f t h e w i d e v a r i a t i o n si d e n t i f i e d i n t h i s s t u d y r e s u l t e d f r o m a f a i l u r e t od e f i n e t e r m s s u f f i c i e n t l y a c c u r a t e l y , t h e y d i d s h o ws o m e r e a l d i f f e r e n c e s i n p r a c t i c e . A n o t h e r p o t e n t i a lu s e i s t o o b t a i n a q u a n t i t a t i v e e s t i m a t e o f t h e b e n c ht i m e t a k e n i n a n e x a m i n a t i o n b y m a n u a l m e t h o d s t oa s s e s s t h e l i k e l y a d v a n t a g e o f a u t o m a t i o n . A l t h o u g ho t h e r c o n s i d e r a t i o n s s u c h a s c a p i t a l a n d r e v e n u ec o s t s a n d s p e e d a n d a c c u r a c y o f r e p o r t i n g r e s u l t s

2 1 3



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2 1 4w o u l d b e i n c l u d e d i n s u c h a n a s s e s s m e n t , i t i s i m p o r -t a n t t o e s t i m a t e w h a t m a n p o w e r r e s o u r c e s m i g h t b el i b e r a t e d .T h e PHLS h a s n o t c o n t i n u e d w i t h c o l l e c t i n gw o r k l o a d d a t a b u t u s e s s p e c i m e n c o u n t s o n o n es e l e c t e d d a y e v e r y m o n t h . T h e s p e c i m e n s a r ed i v i d e d b y t y p e a n d s o u r c e . T h i s s t u d y i n d i c a t e s t h a tt h e i m p a c t o f a n y i m p o r t a n t c h a n g e s c o u l d b ee x a m i n e d b y m e a s u r i n g t h e w o r k l o a d e n t a i l e d .I t m u s t b e c l e a r l y u n d e r s t o o d b y a l l who u s e o rw i s h t o u s e w o r k l o a d u n i t s t h a t t h e y m e a s u r e t h ew o r k a c t u a l l y d o n e , n o t w h a t s h o u l d b e d o n e . Q u a n -t i t y a n d q u a l i t y a r e n o t s y n o n y m o u s . I t may b e m i s -l e a d i n g t o a s s u m e t h a t a l a b o r a t o r y w h i c h s h o w s al o w w o r k l o a d u n i t p e r s p e c i m e n r a t i o i s m a n a g e d i na m o r e e f f i c i e n t , s e l e c t i v e , o r c o s t e f f e c t i v e w a y . I tmay s i m p l y b e t h a t s u c h a l a b o r a t o r y i s u n d e r -r e s o u r c e d t o t h e e x t e n t t h a t i t i s f o r c e d t o p r o v i d e as u b o p t i m a l s e r v i c e .We a r e g r a t e f u l t o t h e S o u t h W e s t e r n R e g i o n a lH e a l t h A u t h o r i t y f o r m a k i n g t h e r e s u l t s o f t h e i r p r e -l i m i n a r y s t u d y a v a i l a b l e t o u s . Dr GT M i l l s a n d MrAD K i l b u r n g e n e r o u s l y s h a r e d t h e i r e x p e r t i s e a n d

C a r t w r i g h t , D a v i e s , D u l a k e , H a r t , M o r r i s , W i l k i n s o ne x p e r i e n c e w i t h u s a n d g a v e i n v a l u a b l e a d v i c e . Ourh e a d m e d i c a l l a b o r a t o r y s c i e n t i f i c o f f i c e r s , M e s s r s J PA l e x a n d e r , GF D o w n , TA F o r d , R H u m a n , DAP o r t e r , a n d Dr RA B a s s e t t p l a y e d i m p o r t a n t p a r t s i no r g a n i s i n g t h e t r i a l .

R e f e r e n c e sM o r r i s CA. T r e n d s i n m i c r o b i o l o g y w o r k - l o a d s i n t h e N a t i o n a lH e a l t h S e r v i c e : E n g l a n d a n d W a l e s ( 1 9 6 8 - 7 9 ) . H e a l t h T r e n d s1 9 8 1 ; 1 3 : 8 .S t a t i s t i c s C a n a d a . C a n a d i a n s c h e d u l e o f u n i t v a l u e s f o r c l i n i c a ll a b o r a t o r y p r o c e d u r e s . O t t a w a : S t a t i s t i c s C a n a d a , H e a l t h D i v i -s i o n , 1 9 7 8 .N a t i o n a l H e a l t h S e r v i c e / D e p a r t m e n t o f H e a l t h a n d S o c i a l S e c -u r i t y . S t e e r i n g G r o u p o n H e a l t h S e r v i c e s I n f o r m a t i o n . Ar e p o r t o n t h e c o l l e c t i o n a n d u s e o f i n f o r m a t i o n a b o u t h o s p i t a lc l i n i c a l a c t i v i t y i n t h e N a t i o n a l H e a l t h S e r v i c e ( C h a i r m a n M r s EK o r n e r ) . L o n d o n : HMSO, 1 9 8 2 .4 D e p a r t m e n t o f H e a l t h a n d S o c i a l S e c u r i t y . H e a l t h s e r v i c e s m a n -

a g e m e n t p e r f o r m a n c e i n d i c a t o r s . L o n d o n : D H S S , 1 9 8 3 .(DHSS H e a l t h N o t i c e ( 8 3 ) 2 5 ) .R e q u e s t s f o r r e p r i n t s t o : Dr RJC H a r t , P u b l i c H e a l t hL a b o r a t o r y , C h u r c h L a n e , H e a v i t r e e , E x e t e r EX2 5AD,E n g l a n d .



8/8

doi: 10.1136/jcp.38.2.2081985 38: 208-214J Clin Pathol

R Y Cartwright, J R Davies, C Dulake, et al.microbiology laboratories.A study of workload units in five

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