WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility...

35
Capital Campaign Feasibility Study Report Prepared for IRVIN L. YOUNG MEMORIAL LIBRARY WHITEWATER WI December 2009

Transcript of WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility...

Page 1: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Capital Campaign Feasibility Study Report

Prepared for

IRVIN L. YOUNG MEMORIAL LIBRARY WHITEWATER WI

December 2009

Page 2: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

1 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

EXECUTIVE SUMMARY 

The fundamental purpose of a capital campaign feasibility study is to determine how much an 

organization can raise in charitable gifts for its intended capital project.   

 

Successful campaigns depend on four primary variables, which are listed below along with a 

subjective professional gauging of their strength for the Irvin L. Young Memorial Library and 

the expansion project:   

 

Key Readiness Variable Current Status

Weak Strong

Case for Support

Major Donors

Campaign Leadership

Organizational Fundraising Capacity

Amount Tested $4 million

Estimated Fundraising Potential (Based on relatively limited data as explained in report)

$892,000

 

Case for Support – The proposed project is generally supported by those interviewed.   

Major Donors – Only a handful of qualified major gift prospects participated in the study, 

enough for some fundraising success, but too few to support a $4 million campaign.   

0 1 2 3 4 5

3

1

2

0

Page 3: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

2 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Campaign Leadership – Study participants offered the names of several people for the 

campaign cabinet, which is the primary fundraising team for the project.  But only a few of the 

candidates participated in the study themselves so their interest in serving on the campaign 

cabinet remains unknown.   

Organizational Fundraising Capacity – The library is without an existing development 

(fundraising) department, so its capacity to support a major capital campaign is insufficient 

unless new development staff is hired or the substantial development services required by a 

capital campaign are provided by a fundraising firm such as McDonald Schaefer Group. 

 An objective analysis of key campaign factors indicates the amount that can be raised for 

the Irvin L. Young Memorial Library expansion – under current conditions – would be 

approximately $892,000.  

 

IMPORTANT 

 

Several key donor prospects and leadership candidates who could substantially improve 

the campaign’s chances of success were unavailable or unwilling to participate in the 

study.  Therefore, the study cannot and does not include their feedback, input or gift 

intentions in its findings, conclusions and calculations.   

 

The outcome of a capital campaign for the library could be much greater than indicated in 

this study should these people become involved in the project as major donors, key 

leaders, or both. 

 

 

The full Feasibility Study report follows. 

    

Page 4: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

3 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

INTRODUCTION  Nearly 20 years after it was built, the Irvin L. Young Memorial Library is running out of room.  

A professional space needs assessment recommends a considerable expansion of the library – 

as much as tripling its size – and architectural plans show how the library could be expanded 

on its present site. 

 

McDonald Schaefer Group (MS Group) of Milwaukee and Madison, Wisconsin was contracted in 

July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million 

capital campaign to fund the expansion.  The study was conducted from July through October, 

2009. 

 

This report details the study’s Findings, Conclusions and Recommendations.   

 

FEASIBILITY STUDY DESIGN  Initially, David Malone (Partner Consultant) and Gretchen Lins (Project Manager) met with 

Stacey Lunsford (Library Director) to discuss the procedure, timeline and topics to be tested in 

the study.   

 

Board Chairperson Donna Nosek then sent a personal letter (see Appendix D) to selected 

potential donors and campaign leaders inviting them to participate in the study.  Her letter was 

accompanied by a project summary (see Appendix E) to provide candidates with a basic 

understanding of the plans for the library expansion.   

 

Lins then called each interview candidate seeking to schedule in‐person interviews.  In the end, 

24 interviews were completed (see Appendix A).  Including spouses, 29 “voices” contributed to 

the study findings.  Appendices B and C show those who could not be reached as well as those 

who declined to be interviewed for the study. 

   

Page 5: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

4 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

FINDINGS & ANALYSIS  In this section of the report, each study question is listed followed by the study’s Findings.  

When appropriate, the Finding’s relevance to the campaign is analyzed.  The responses 

represent the relative percentage of those who answered each question (occasionally, 

respondents decline to answer a question and/or an interview will run out of time). 

 I. IMPRESSIONS OF THE LIBRARY  

Interview participants were generally complimentary of the current library, saying library 

strengths include the staff, collection, and Friends group.  They said it contributes to the quality 

of life in Whitewater and is convenient and accessible.  Other called it, “a hidden gem” and 

“virtually everything you could want in a library!” 

 

Weaknesses indicated by study participants included that the library is cramped, has limited 

privacy and that more community space and meeting rooms are needed.  Some said it would be 

nice to have a coffee shop and more of a “living room” feel.  Others pointed out that while it’s at 

a beautiful location, it has limited visibility for the community.   Still others said more public 

access computers are needed, the checkout desk if often crowded and the large meeting room 

is often in use and unavailable to others.  

 Campaign Relevance

The library has the advantage of being well respected and appreciated as an important 

community resource.  Most of the weaknesses cited would, in fact, be improved by the 

expansion. 

 

   

Page 6: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

II. IMPRE Before th

explained

interview

printed e

 Are you 

 

 Ninety pe

percent w

Campaig

This is a 

broader 

  

0

25

50

75

100

o St Ste 604 Milw

ESSIONS OF

he interview

d the projec

wer verbally

elevations, fl

 generally I

ercent of stu

were neutra

gn Relevanc

strong posit

giving comm

0%

5%

0%

5%

0%

waukee WI 53202

F THE EXPA

ws were cond

t to provide

y summarize

loor plans an

  n Favor, Ne

udy participa

al and no one

ce

tion from wh

munity in Wh

 

90%

Favor

Irvin

2 (414) 272-1835

ANSION PLA

ducted, study

 a basis for a

ed the plan, r

nd plot map

eutral, or Op

ants favor th

e interviewe

hich to begin

hitewater. 

Suppor

n L. You

5 www.mcdonald

ANS  

y participan

an initial opi

referring to t

s, before ask

pposed to t

he plans, a p

ed was oppo

n a campaign

10%

Neutral

rt for the 

ung Me

dschaefer.com

nts were sen

inion.  Addit

the space ne

king this que

the expansio

positive and

sed to the p

n, if this sam

Plan

emoria

t a four‐pag

tionally, dur

eeds assessm

estion:   

on plans?   

encouraging

lans. 

mpling fairly 

Oppose

al Libra

e summary t

ring the visit

ment as well

 

g finding.  Te

represents

ed

ary 

5

that 

t, the 

l as 

 

en 

the 

Page 7: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

6 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

What are your thoughts about the plans?  Respondents offered various opinions about the expansion, mostly favoring the plans.  Some 

said the expansion is overdue and that it’s “an investment in a literate community.”  Others 

delighted in the plans, saying there are well thought out and beautiful.  Some participants were 

comfortable to defer to the judgment of library leaders, saying, “I have confidence in the library 

board and staff.  They’re the right people to work up a plan.  I have a high degree of trust in 

them.”  Some added, “We’ve got to get kids reading today or we’ll lose a generation to the joys 

of reading” while others said they’re glad the library would stay on its current site.   

 

Several respondents indicated that while they support the plans, they wonder if this is the right 

time for an expansion, given the economy.  They note that the aquatic center in town is 

struggling financially and they asked if the plans could be re‐configured somehow to buy time 

until the economy improves.  For example, one participant asked if the expansion exterior 

could be built now, while the interior is finished as funding allows.   

 

Others that supported an expansion wondered if such a large expansion was needed.  They 

said, “This seems ambitious” and “The word on the grapevine is that the plans are too big.” 

Some participants felt a total cost of $8 million was too much for the community, especially at 

this time.  One such donor prospect was even unwilling to say whether his family would be 

supportive – or how much they would give – until the project total was finalized, implying that 

if the cost was less than $8 million, his family might consider some support but might not 

otherwise.  But other plan supporters warned against under‐building, saying, “If we’re going to 

expand, let’s do it right so we don’t have to come back in five years and add on again.”   

 

One participant who is neutral to the plans noted that the new Beloit Library was built in an old 

K‐Mart store and questioned whether the Whitewater library was “too focused on form and not 

enough on function.”  This person wondered if the library could afford to make an architectural 

statement with its added cost.  Still others questioned how much the library’s operating budget 

would grow if it tripled its size.  And some respondents cautioned that the project will be 

openly opposed by some within the community who don’t want property taxes to go up. 

Page 8: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

7 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

 

Others weren’t convinced more space is needed because as technology advances, in their 

opinion, it should mean less space is needed.  With the introduction of electronic books (e.g. 

Kindle), one participant went so far as to ask, “Will the book eventually become incidental?”  

Another asked, “What is the future of the book?  Will it go digital and will we really need a 

larger library?”  Yet another asked, “How long will it be before a DVD can fit on the tip of your 

finger?”   

 

Yet other respondents asked about how point‐of‐sale DVD rentals such as Red Box (a type of 

vending machine where DVDs can be rented with a credit card at grocery stores, convenience 

stores, etc.) as well as Netflix (an internet DVD rental service) will affect the space needs of 

libraries in the future.  Some asserted that the days of physical DVDs are numbered and that 

they’ll follow the same path to obsolescence as VHS video cassettes.  They bolstered their 

prediction claiming the world is moving toward streaming video directly to computer and TV, 

which requires no physical DVDs at all.  Some wondered aloud if books would follow the same 

path DVDs appear to be. 

 

But other participants contradicted these concerns when they asked, “Wasn’t the computer 

going to lead to the paperless office?  That hasn’t happened, has it?!”  And, “Weren’t videos and 

DVDs going to be the end of movie theatres?”  Yet that hasn’t happened either.   

 

Yet others claimed more and more people have computers and Internet at home and don’t need 

the library as much.  Finally, other reactions to the plans included the idea of mixed use space, 

such as having a Starbucks on site or even renting student apartments on the upper level as a 

way to diversify funding sources.  

 Campaign Relevance

Study participants were generally supportive of the expansion plans but several questions and 

objections were revealed by the study.  The concerns raised by some participants are valid and 

may well be encountered with potential donors.  Therefore, these objections must be carefully 

examined and credible responses developed.  The library should not assume the need for 

Page 9: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

expansio

explain t

create su

 Should e 

 A majorit

primarily

responde

for the co

 Campaig

The timin

this will 

  

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

o St Ste 604 Milw

on is easily u

the rationale

uch a rationa

expanding t

ty of study p

y because th

ents think th

ommunity. 

gn Relevanc

ng of a camp

directly influ

%

%

%

%

%

%

%

waukee WI 53202

understood o

e for expansi

ale. 

the Library 

participants 

he economy 

he project is 

ce

paign for libr

uence the co

 

44%

High

Irvin

2 (414) 272-1835

or justified a

ion.  There s

 be a high, m

(56%) cons

is in recessi

important e

rary expans

ommunity’s 

P

n L. You

5 www.mcdonald

and that it w

seems to be a

 medium or 

sider a librar

on and man

enough that 

ion must con

perception o

56%

Medium

Priority

ung Me

dschaefer.com

will take a str

ample inform

 low priorit

ry expansion

y people are

is should be

nsider the co

of the projec

emoria

rong outreac

mation to w

ty? 

n a Medium 

e out of work

e considered

ondition of t

ct’s priority.

Low

al Libra

ch effort to 

work with to 

priority 

k.  44% of 

d a high prio

the economy

.   

ary 

8

 

rity 

y as 

Page 10: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

9 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

III. IMPRESSIONS OF A FUNDRAISING CAMPAIGN  

A fund raising campaign will be needed to fund the expansion.   Why do you think people in the community would give to the project?   Study participants felt there are many civic‐minded people in town who believe in libraries and 

that these folks will be supportive.  Others said we should build it for our youth, for the next 

generations.  They went on to say that to support the library is to support an essential 

community resource. 

 

Others said that libraries, “level the playing field,” giving everyone across all socio‐economic 

backgrounds access to computers, the Internet, and other educational resources.  Some 

respondents said Whitewater is better educated than most communities, that it’s progressive 

and people will make this investment to ensure an informed, literate community.   

 What do you think will be the biggest challenge for the campaign?  

The economic recession was most often cited as a significant challenge for the campaign.  

Others questioned whether the library can, “make the case persuasively,” implying that not 

everyone in the community thinks we need more room.  This sentiment was summed up by one 

participant who thinks many will ask, “Do we need bigger libraries in the computer age?” 

 

Other participants said that the same people who oppose all community projects will be 

outspoken with several saying they pay their property taxes and that should be enough.   

At least some respondents said residents won’t realize 20 years have passed and will ask, 

“Didn’t we just build this library, and now we’ve got to build again?!” 

 

Others said there aren’t many deep pockets in Whitewater and that nonprofits go to the same 

few people over and over; it can’t last!  Some respondents said flatly, “Those who don’t use the 

library won’t support it.”  Some thought competition from other campaigns might also present 

a challenge to a library campaign. 

 

Page 11: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

10 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Campaign Relevance

The weaknesses identified by interviewees may create some challenges to a successful 

campaign, but do not appear to be insurmountable obstacles.  Perhaps the greatest obstacle 

uncovered was the relatively limited understanding of the need for expansion.  Even some 

supporters of the expansion were unclear about why the library needs to be almost tripled in 

size.  Justifying the expansion can be done but a comprehensive communications plan will be a 

key priority for the campaign.     

 Who do you think might consider a lead gift to the project, for example a gift of $100,000 or more?  53 potential major gift prospects identified are listed in Confidential Appendix F.  A Campaign Cabinet is going to be formed to help raise the needed funds.  In your opinion, who should be on the campaign cabinet?  41 potential Campaign Cabinet candidates are listed in a Confidential Appendix G.  Are you aware of other campaigns that might compete with or interfere with this one?  Study participants were aware of only a few campaigns that might somewhat compete with a 

campaign for the Irvin L. Young Memorial Library:    

 • St. Patrick’s Church (this campaign may be complete but multi‐year pledge payments 

might still be due) 

• The Historic Society may be planning a $1 million to $1.5 million campaign 

• Fairhaven may have a $1 million campaign underway 

• Fort Atkinson Library 

• Fort Health 

• The Whitewater Tech Park is seeking funding (this may or may not include 

philanthropic funding) 

• Rainbow Hospice in Jefferson has a $4 million campaign underway 

  

Page 12: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

Campaig

At any gi

primarily

the librar

its timing

way or a

perfect ti

 III. PERS Would yto expan 

 Campaig

The good

expansio

needed t

o St Ste 604 Milw

gn Relevanc

iven time, m

y searching 

ry that it wo

g.  In a comm

nother since

ime to launc

SONAL INTE

you share wnd the libra

gn Relevanc

d news is tha

on.  The bad 

to raise $4 m

1

waukee WI 53202

ce 

any campaig

for other cam

ould require 

munity like W

e there are o

ch a campaig

EREST IN TH

with us yourary, would y

ce 

at 91% of stu

news is that

million as see

0%

20%

40%

60%

80%

100%

W

Irvin

2 (414) 272-1835

gns for a var

mpaigns tha

a reassessm

Whitewater,

only so many

gn.  

HE PROJECT

r preliminar you conside

udy particip

t too few of t

en in the foll

91%

Yes

Would you

n L. You

5 www.mcdonald

riety of proje

at would com

ment of the p

, any of the a

y donors to t

ry interest er a gift or p

pants said th

them are in 

owing sectio

u Conside

ung Me

dschaefer.com

ects will be u

mpete so dir

project’s ove

above campa

turn to but t

 in the projepledge to he

hey would pr

a position to

on.

9%

No

er a Gift?

emoria

underway.  T

rectly with th

erall potentia

aigns could c

there is also 

ect?  If the Belp fund it? 

 

robably mak

o make large

al Libra

This questio

he campaign

al or at least

compete in o

seldom a 

 Board decid    

ke a gift for t

e gifts of the

ary 

11

on is 

n for 

t, of 

one 

des 

the 

 kind 

Page 13: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

In what 

 Campaig

The findi

goal of $4

lend conf

noted tha

indicated

 

  

o St Ste 604 Milw

 range woul

gn Relevanc

ings present

4 million, to

fidence to a 

at Whitewat

d above, but 

2

0

5

10

15

20

waukee WI 53202

ld your gift 

ce 

ted in this gr

o few interv

potential ca

ter includes 

many of tho

 

3

17

Irvin

2 (414) 272-1835

 likely be (i

raph are the

viewees expr

ampaign of th

donor prosp

ose people d

7

2

Prelimina

n L. You

5 www.mcdonald

if payable o

 

e most conce

ressed inter

hat size.  As 

pects capabl

did not partic

1 1

ary Gift Int

ung Me

dschaefer.com

over 3 years

erning of the

est in the pr

stated earli

le of much la

cipate in the

1 1

ention

emoria

s)?   

e study.  Desp

roject at the 

er in this rep

arger gifts th

e study.  

al Libra

pite testing 

levels neede

port, it must

han those 

ary 

12

 

ed to 

t be 

Page 14: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

Would y 

 42% of th

answers,

cabinet c

 

Campaig

As with t

presuma

study an

 

 

o St Ste 604 Milw

you be perso

hose intervi

, saying they

candidates.   

gn Relevanc

the previous

ably would b

d consequen

0%

20%

40%

60%

80%

100%

waukee WI 53202

onally invo

ewed said th

y'll try to hel

ce 

s finding reg

be influential

ntly their int

 

Will yo

Irvin

2 (414) 272-1835

lved in a ca

hey would h

lp in some sm

garding dono

l leaders for

terest in the

42%

Yes

ou be Invo

n L. You

5 www.mcdonald

apital camp

help with a c

mall way bu

ors, there are

r the project 

 project rem

olved in a

ung Me

dschaefer.com

aign for thi

apital camp

ut few saw th

e people in t

but who did

mains unknow

58%

No

a Campai

emoria

is project?   

aign.  Most q

hemselves as

the commun

d not partici

wn. 

%

o

ign?

al Libra

    

 

qualified the

s campaign 

nity who 

pate in this 

ary 

13

eir 

Page 15: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

14 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

CONCLUSIONS  For any capital campaign, the probability of success depends on four primary factors:  

1) Case for Support 2) Major Donors 3) Campaign Leadership 4) Organizational Capacity 

(campaign office). 

 

CASE FOR SUPPORT – The library’s case for support is relatively strong among those connected to 

the library who participated in the study.  Given some of the questions that came up about the 

need to expand, however, the case may not register as well with donor prospects not directly 

connected to the library but who are interested in the library as a community resource.  For 

this audience, a strong rationale for the project will be needed.  

 

CAMPAIGN LEADERSHIP – The people on the campaign cabinet serve as the campaign’s primary 

fundraisers and several attractive candidates for a cabinet have been identified through the 

study.  Building a quality leadership team is critical because it means access to potential major 

donors.  The study has identified several good candidates; the question now is can they be 

recruited to the project? 

 

MAJOR DONORS & CAMPAIGN GIFT POTENTIAL – Several major donor prospects were identified 

during the study.  However, too few of these prospects participated in the study through which 

their gift intentions could have been determined directly.  So we’re left to calculate a numerical 

analysis of the gift intentions that were recorded and to speculate on the rest. 

 

For most established organizations, a donors’ gift history is among the best data for calculating 

future support.  Since the library doesn’t have an existing donor base, we are unable to factor 

past support into the analysis.  But a realistic campaign goal can be reliably projected by 

analyzing the gift intentions through three calculation methods that are broadly understood 

and accepted in fundraising circles:   

   

Page 16: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

15 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

1. Leading Gift Analysis 

2. Top 10 Gift Analysis 

3. Total Gifts Analysis  Each is explained and analyzed below.   

 Lead Gift Analysis 

The success of a capital campaign is largely dependent on significant lead gifts.  Lead Gift 

Analysis looks specifically at the top most gift offered during the study and assumes it 

represents 10 percent to 20 percent of the total amount that could be raised, which is common 

in capital campaigns.   

 

The largest gift indicated during this study falls in the range of as little as $1,000 to as much as 

$250,000 pending the performance of the donor prospect’s business.  If we assume this gift 

intention represents a typical lead gift (10% to 20% of the total that will eventually be raised), 

we can estimate the campaign total. 

 

To do so, we apply two multipliers to the potential lead gift.  Multiplying the gift by five 

assumes the gift represents 20% of overall potential; multiplying the gift by ten assumes the 

gift represents 10% of overall potential.   

 

Lead Gift Analysis 

Lead Gift       

   $250,000  $250,000 

x Factor (20% gift)  5    

x Factor (10% gift)     10

Campaign Potential  $1,250,000  $2,500,000 

 

The Lead Gift Analysis provides an interesting model but gives a wide range that can be 

misleading and thus must be further refined with two additional calculations. 

 

Page 17: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

16 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Top 10 Gift Analysis 

Another measure of a campaign’s potential is revealed by totaling the top 10 gift intentions and 

seeing if they add up to a minimum of 33 percent to 40 percent of the campaign goal.   

 

The tables below list the ten highest gift ranges offered during the study, multiplied by 2.5 

(assuming they represent 40% of the likely goal) and by 3 (assuming they represent 33% of the 

likely goal). 

 Top 10 Gift Analysis 

 

Top  10 Gifts     Top 10 Gifts    40% Factor     33% Factor    

Rank  Low  High  Rank  Low  High 1  $1,000  $250,000 1  $1,000  $250,0002  $10,000  $49,999 2  $10,000  $49,9993  $10,000  $24,999 3  $10,000  $24,9994  $5,000  $10,000 4  $5,000  $10,0005  $5,000  $9,999 5  $5,000  $9,9996  $1,000  $9,999 6  $1,000  $9,9997  $1,000  $9,999 7  $1,000  $9,9998  $1,000  $9,999 8  $1,000  $9,9999  $1,000  $9,999 9  $1,000  $9,99910  $0  $9,999 10  $0  $9,999

   $35,000  $394,992    $35,000  $394,992Factor  2.5  2.5 Factor 3  3

   $87,500  $987,480    $105,000  $1,184,976 

   

Page 18: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

17 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Total Gifts Analysis 

Ideally, all the gifts indicated in the survey would total 33 percent to 40 percent of the goal.  So, 

the totals in the Table below provide a third equation we can use to hone in on the most 

feasible figure for the campaign goal.   

Total Gifts Analysis

Total Gifts        Total Gifts       

40% Factor     33% Factor    

   Low  High     Low  High 

Gift Intention  $47,000  $462,985 Gift Intention  $47,000  $462,985

Factor  2.5  2.5 Factor  3  3

   $117,500  $1,157,463    $141,000  $1,388,955

Final Gifts Analysis 

The final step in the gift analysis is to average the result of the three main calculations:   

 Grand Average  Low  High    

Lead Gift Analysis  $1,250,000 $2,500,000   

Top 10 Gift Analysis A  $87,500 $987,480   

Top 10 Gift Analysis B  $105,000 $1,184,976   

Total Gifts Analysis A  $117,500 $1,157,463   

Total Gifts Analysis B  $141,000 $1,388,955   

GRAND AVG. $340,200 $1,443,775 $891,987 

 

The study concludes that approximately $892,000 could be raised.   

The table above suggests the campaign could raise as little as $340,200 and as much as  

$1.44 million.  However, it is the process of averaging the high and low that produces the most 

reliable results of approximately $892,000.  Having said that, this projection must be weighed 

against three additional factors:  

 

1. Most donor prospects interviewed for a feasibility study offer conservative estimates 

of their likely gift at this stage because the project is still preliminary and developing 

Page 19: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

18 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

 

2. This interview question was not a carefully developed “ask” made by a person 

influential with the donor after an appropriate cultivation period but rather it was a 

preliminary inquiry.  Actual gifts will tend to be larger than those indicated in a 

feasibility study.     

 3. Several major gift prospects did not participate in the study but may in fact 

financially support a library expansion. 

 ORGANIZATIONAL FUNDRAISING CAPACITY – Capital campaigns are major undertakings that will tax 

and strain an organization’s development department, even one that is established, has 

experienced staff, systems, policies, a communications plan, brand recognition, computers and 

software, and other infrastructure in place.  Presently the Library has no development 

department.  Several important issues related to the organization’s fundraising capacity to 

support such a major undertaking will need to be addressed before the library can launch a 

campaign.   

 

RECOMMENDATIONS 

CASE FOR SUPPORT – Carefully consider the objections that have been raised by the feasibility 

study and develop a case for support that addresses them convincingly.  Consider a Frequently 

Asked Questions section in the case that tackles the objections head‐on.  When a potential 

donor has read the case, there should be no doubt left that the expansion is needed, relevant 

and urgent. 

 

CAMPAIGN LEADERSHIP – Candidates for the cabinet identified in the study must now be vetted 

against more stringent criteria.  Who cares about the library mission?  Who has their own gift 

capacity and is willing to invest in the library expansion?  Who is well respected within the 

community and can open doors to other major donor prospects?  Who will devote the time and 

energy needed?  Who has the skill and courage to fundraise for major gifts on behalf of the 

library? 

Page 20: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

19 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

 

To be sure, bold, capable leadership composed of the most affluent and influential people you 

can attract will be essential to the project’s success. 

MAJOR DONORS – A lack of qualified major donor prospects remains one of the most troubling 

findings of the study.  To remedy this shortcoming, time is of the essence.  Building 

relationships with potential donors takes time.  Therefore the library should begin immediately 

developing a stronger pool of gift candidates.   

 

Once you’ve recruited your new leadership team, develop personal cultivation strategies for 

each major donor prospect, deciding how best to engage them, how best to educate them about 

the project, who to involve and how best to inspire the prospects to eventually make a gift. 

 

ORGANIZATIONAL FUNDRAISING CAPACITY – Working with campaign counsel, begin to ready a 

campaign office by determining what resources will be necessary and how resources will be 

allocated to campaign operations.  Consider hiring internal development staff and/or 

outsourcing this function to campaign counsel.

 

CAMPAIGN COUNSEL – Retain experienced campaign counsel, whether McDonald Schaefer Group 

or someone else, to provide much needed campaign expertise and guidance, especially critical 

for organizations undertaking a capital campaign for the first time and with no pre‐existing 

donor base. 

 

COMMUNICATIONS PLAN – Make it a high priority to develop an overall communications plan that 

will keep the Board, potential cabinet members and potential donors apprised of relevant 

progress.  This plan would begin immediately and steadily expand as the library is increasingly 

positioned for the campaign. 

CAMPAIGN PLANNING TASK FORCE – Develop a small Campaign Planning Task Force (not the 

Campaign Cabinet) to address the specific campaign challenges identified in this study.  This 

Page 21: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

20 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

relatively small Task Force should initially include selected members of the Board, the Library 

Director and campaign counsel (director).  Working at the direction of an experienced 

Campaign Director this committee should be tasked with beginning the considerable amount of 

work needed to prepare the library for a capital campaign of any size. 

   

Page 22: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

21 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

  One last recommendation . . . 

IMPORTANT 

 

The conclusions of this report are based solely on the data gathered from completed 

interviews.   Based on that data alone, this study concludes that less than $1 million can be 

raised for the $4 million expansion project.  To assume otherwise would be to disregard 

the study and rely instead on speculation about what the community will really do for the 

project should the board commit to the expansion. 

 

Having said that, MS Group feels the potential to raise more than $1 million exists if you 

can attract the right people for the actual campaign who, for various reasons, did not 

participate in the feasibility study.  

 

The campaign’s greatest potential could be realized if someone in the community who 

believes in the library, supports the expansion, is well respected, can make a lead gift and 

has time to devote to the project, is willing to champion the campaign. 

 

Someone like this makes up for the key shortcomings revealed by the study.  Someone like 

this gives the project credibility.  Someone like this sets an unmistakable momentum by 

making a lead gift.  Someone like this attracts other respected leaders to the cabinet.  

Someone like this opens doors to many of the community’s civic leaders who have the 

capacity to make major gifts to the project. 

 

The best candidates for this role are among the list of interview candidates who did not 

participate in the study (Appendices B & C).  If no one that fits this description can be 

recruited, the Conclusions of this report should be heeded.  On the other hand, if someone 

like that does agree to boldly champion the campaign, then much more is achievable!   

 

Page 23: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

22 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix A Study Participants  

First Name  Last Name 1. Ron  Binning 2. Kevin  Brunner 3. Bob & Marion  Burrows 4. Jim  Connor 5. Rollie & Nancy  Cooper 6. Vi  DeWind 7. Jon  Erickson 8. Bud  Gayhart 9. Shirley  Hapka 10. Marty  Harrison 11. Kathy  Haven 12. Dawn  Hunter 13. Dave  Kachel 14. Jon  Kachel 15. Jeff  Knight 16. Jim & Rose Mary  Leaver 17. Everett & Ellen  Long 18. Nels  Madsen 19. Jim  Stewart 20. Marjorie  Stoneman 21. Richard  Telfer 22. James & Lavone  Underwood 23. Kristine  Zaballos 24. Suzanne   Zentner 

     

Page 24: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

23 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix B Unable to Reach or Unable to Schedule for study   

First Name  Last Name 1. Ron  Berg 2. Jim & Ginny  Coburn 3. Thayer  Coburn 4. Joe  Coburn 5. Rick & Jeannine  Fassl 6. Jack & Betty   Frawley 7. Mike & Jo Anne  Frawley 8. Scott  Gittrich 9. Dave & Kathy  Granum 10. Geoff  Hale 11. Richard  Haney 12. Aaron  Jagdfeld 13. Richard  Kelly 14. Joe  Ketterhagen 15. Marilyn  Kienbaum 16. Ben & Anne  McCready 17. Dan  Reynolds 18. Dave  Schumacher 19. Steve & Janna  Smith 20. John  Tincher 21. Russ & Kim  Walton 22. David  Yocum 

   

slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Rod
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Jeanine
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Yochum
Page 25: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

24 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix C Declined to participate in study  

First Name  Last Name 1. Tami  Brodnicki 2. Jim & Julie  Caldwell 3. Randy & Pat  Cruse 4. Gaylon & Hanna  Greenhil 5. Dr. Anne  Griffiths 6. Lowell & Thu  Hagen 7. Dr. Kenneth  Kidd 8. Harry  Leffingwell 9. Bob & Sharon  McCullough 10. Doug & Mary  Meikle 11. John & Prudence  Negley 12. Jim & Peg  O’ Connor 13. Mark  Olm 14. Carroll  Olm 15. John  Patterson 16. Robert  Pitcher 17. David & Grace  Saalsaa 18. Charles & Shirley  Scharine 19. Rod & Sue  Scherer 20. Dr. Gerald  Theune 21. Don & Marjorie  Triebold 22. Richard & Judy  Triebold 

   

slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Greenhill
Page 26: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

25 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix D Interview Request Letter 

    

Page 27: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

AppendiProject S

o St Ste 604 Milw

ix E  Summary 

waukee WI 53202

Irvin

2 (414) 272-1835

n L. You

5 www.mcdonald

ung Me

dschaefer.com

emoriaal Libra

ary 

26

 

Page 28: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

o St Ste 604 Milwwaukee WI 53202

Irvin

2 (414) 272-1835

n L. You

5 www.mcdonald

  

ung Me

dschaefer.com

emoriaal Libra

ary 

27

 

Page 29: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

o St Ste 604 Milwwaukee WI 53202

Irvin

2 (414) 272-1835

n L. You

5 www.mcdonald

ung Me

dschaefer.com

emoriaal Libra

ary 

28

 

Page 30: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

207 E Buffalo

o St Ste 604 Milwwaukee WI 53202

Irvin

2 (414) 272-1835

n L. You

5 www.mcdonald

ung Me

dschaefer.com

emoriaal Libra

ary 

29

 

Page 31: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

30 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix F – CONFIDENTIAL Potential Donors Named During Study  Who do you think might consider a lead gift to the project, for example a gift of  $100,000 or more?  

First Name  Last Name 1. Moria  Ambrose 2.   Anderson Family 3. John  Boswitch 4. Cheryl  Bresnahan 5. Bob & Marion  Burrows 6. Jim & Julie   Caldwell 7. James  Carlson 8. Jim & Ginny  Coburn 9. Joy & Jess  Coburn 10. Thayer  Coburn 11. Jim  Connor 12. Joe  Damish 13. Russ & Vicky  Debitt 14. Vi  DeWind 15. Corinne  Forster 16. Betty   Frawley 17. Mike  Frawley 18.   Frawley Oil 19.   Generac 20. Gaylon & Hanna  Greenhill 21. Anne  Griffiths 22.   Hale Lumber  23. Richard  Haney 24. Dick  Haven 25. John & Nancy  Hoffman 26. Paul  Joseph 27. Dave & Lolita  Kachel 28. Joe  Ketterhagen family 29. Dr. Ken  Kidd 30. Joe  Krumholz 31. Jim & Rose Mary  Leaver 32. Everett  Long 33. Nels  Madsen  

slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Moira
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Joe
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Domitrz
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Devitt
Page 32: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

31 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

34. Ken  Matheson 35. Steve & Billie  Moksness 36. Dirk  Moroske 37. John & Arlene  Newhouse 38.   Sandors 39. Charlie  Scharine 40.   Schenk Accurate 41. Rod & Sue   Scherer 42. Jim & Sue  Schlough 43. Sam  Soffa 44. Marjorie  Stoneman 45. Richard  Telfer 46. Jim  Tincher 47. John  Tincher 48. Dick  Triebold 49. Don   Triebold 50. Ray  Triebold 51. Russ & Kim  Walton 52. John  West 53. Peter & Kristine  Zaballos 

slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Maroske
Page 33: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

32 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix G – CONFIDENTIAL Potential Campaign Cabinet Candidates 

 First Name  Last Name 1. Jim  Anaman 2. Lynne  Binnie 3. Kevin  Brunner 4. Bob  Burrows 5. Mike  Ciardo 6. Chris  Coan 7. Ginny  Coburn 8. Joel  Coburn  9. Thayer  Coburn 10. Rick & Jeanine  Fausel 11. Gaylon & Hanna  Greehill 12. Geoff  Hale 13. Richard  Haney 14. Martin  Harrison 15. Dick  Haven 16. Kim  Hickson 17. Dawn  Hunter 18. John  Kachel 19. Mike  Kachel 20. Jeff  Knight 21. Jim  Leaver 22. Nels  Madsen 23. George  Martinez 24. Bob & Sharon  McCullough 25. John & Prue  Negly 26. Donna  Nosek 27. Steve  Noss 28. Don  Oker 29. Mark & Germaine  Olm 30. Mary Sue  Reutebuch 31. Alice  Scherer 32. Red  Scherer 33. Dave  Schumacher 34. Jim  Stewart 35. Ronnie  Tefler 36. Dick  Telfer 

slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Fassl
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Hixson
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Rod
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Roni
slunsfor
Cross-Out
slunsfor
Replacement Text
Telfer
Page 34: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

33 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

37. Dick  Triebold 38. Don & Margie  Triebold 39. Kim & Russ  Walton 40. David  Yochum 41. Kristine  Zaballos 

    

Page 35: WHITEWATER LIBRARY FEASIBILITY STUDY REPORT · July 2009 to conduct a capital campaign feasibility study to test the potential of a $4 million capital campaign to fund the expansion.

Irvin L. Young Memorial Library 

34 207 E Buffalo St Ste 604 Milwaukee WI 53202 (414) 272-1835 www.mcdonaldschaefer.com

Appendix H – CONFIDENTIAL Potential Campaign Cabinet CHAIR Candidates 

 First Name  Last Name 1. Bob  Burrows 2. Jim  Caldwell 3. Julie  Caldwell 4. Ginny  Coburn 5. Thayer  Coburn 6. Rick  Fausel 7. Dick  Triebold 8. Don  Triebold 9. Kristine  Zaballos