REVIEW JURNALPRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL

JIT Based Quality Management: Concepts and Implications in Indian Context DOSEN PENGAMPU : IKA ATSARI DEWI, STP. MP.

DISUSUN OLEH

Mohammad Ala’ 115100300111023

Miftah Zaini Tuakia 115100300111025

Dika Ria Anggara 115100300111030

Cikal Marhaen 115100307111001

Puti Fathima Adinta 115100307111007

Dwi Febrilia A.R 115100307111011

‘

TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIANUNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG2013

1. PendahuluanKonsep Just In Time (JIT) adalah sistem manajemen fabrikasi modern yang dikembangkan oleh

perusahaan-perusahaan terbaik yang ada di Jepang, sejak awal tahun 1970-an, JIT pertama kali dikembangkan dan disempurnakan di pabrik Toyota Manufacturing oleh Taiichi Ohno, oleh karena itu Taiichi Ohno sering disebut sebagai bapak JIT, Konsep JIT berprinsip hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta (what) sejumlah yang diperlukan (how much) dan pada saat dibutuhkan (when) oleh konsumen. Just In Time (JIT) merupakan keseluruhan filosofi dalam operasi manajemen dimana segenap sumber daya, termasuk bahan baku dan suku cadang, personalia, dan fasilitas dipakai sebatas dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi pemborosan.

Fujio Cho dari Toyota mendefinisikan pemborosan (waste) sebagai: Segala sesuatu yang berlebih, di luar kebutuhan minimum atas peralatan, bahan, komponen, tempat, dan waktu kerja yang mutlak diperlukan untuk proses nilai tambah suatu produk.

Dalam suatu kegiatan produksi agar proses produksi bisa berjalan dengan lancar maka perlu adanya pengendalian terhadap persediaan sehingga resiko yang dialami perusahaan dapat teratasi, serta bisa mencegah pemborosan atau kelebihan persediaan dan untuk meningkatkan efisiensi. Salah satu alat yang dapat digunakan dalam pengendalian persediaan bahan baku adalah dengan konsep Just In Time. Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan metode Just In Time adalah penghematan biaya secara tidak langsung, terutama biaya bunga bank untuk menimbun persediaan, biaya ruangan dan peralatan untuk menyimpan persediaan dan lain sebagainya.

Produksi Just In Time menunjukkan sistem produksi dimana aktifitas operasi terjadi hanya jika diperlukan. Selain demikian berposisi sebagai alat pendekatan untuk penyeimbang produksi, alat pengendali kualitas produk, dan mekanisme untuk motivasi serta keterlibatan para tenaga kerja.

Metode Just In Time banyak digunakan dalam aktifitas produksi. Khususnya produksi berbasis pesanan. Akan tetapi dalam kenyataan Just In Time tidak banyak digunakan pada kegiatan perdagangan eceran. Hal ini disebabkan karena permintaan konsumen tidak dapat diramalkan sebelumnya. Just In Time juga tidak banyak digunakan dalam produksi berpola musiman. Dengan demikian, Just In Time dapat diimplementasikan dengan baik bila produk yang dibuat mempunyai sifat sedikit variasi jenis dan lokasi supplier secara kasat mata berada dekat dengan perusahaan, serta efektif andai terdapat integritas yang baik dari semua fungsi antar-supplier dengan konsumen.

2. Teori produksi JITJIT belandaskan atas tiga dasar yaitu inventori control, quality control dan fungsi manajemen

produksi. Dalam menigkatkan kualitas produksi dengan jalan tanggung jawab pekerja dan implementasi efektif dari teknik quality control. Sumber daya yang paling berharga adalah pekerja dimana pekerja akan lebih baik dalam bekerja bila termotivasi, dihargai, merasa dibutuhkan untuk berkontribusi, dan diperbolehkan untuk membuat keputusannya sendiri. Perusahaan khususnya manajer harus menanamkan prinsip bahwa kualitas adalah paling utama sedangkan rate produktifitas kedua. Konsep ini tidak hanya memberikan tanggung jawab terhadap kualitas kepada pekerja tapi juga memberikan tanggung jawab terhadap otoritas untuk menyebarkan quality control function, jadi ketika ada masalah kualitas yang tidak ter-cover atau diluar kendali dapat diselesaikan dengan cepat.

Perusahaan yang menerapkan JIT membeli bahan dalam lot kecil yang membutuhkan ruang dan waktu yang lebih rendah serta jumlah pekerja dan fasilitas kerja yang lebih rendah untuk menyelesaikan pekerjaan yang sama. Dengan demikian pembelian bahan dengan lot kecil tapi frekuensi pengriman sering memberikan kontribusi terhadap meningkatnya kualitas dan produktifitas dengan lebih rendahnya penyimpanan dan jumlah scrap, lebih rendahnya biaya inspeksi untuk bahan yang datang, dan cepatnya pendeteksian defek. Singkat kata, JIT didasarkan pada potensi yang timbul utnuk meningkatkan kualitas produk dan level signifikansi produktifitas tapi organisasi atau perusahaan harus

mengadopsi prinsip ini dengan jalan mengintegrasikan struktur organisasinya, desain dan proses pada perusahaannya. Elemen dari JIT sendiri adalah Buffer stock removal, Cellular Manufacturing,Continual Quality Improvement, Kanban System, Error Prevention (Poke-yoke), Group Technology, High QC Visibility, Kaizen, Layout improvement, Long term Contract, Long Term QC Commitment, Multifunctional Worker,Preventive Maintenance, Quality certification of supplier, Quality Circles, Quality control authority to worker, Quality culture, Quality development program, Quality oriented training, Regular Quality and reliability auditing, Self -correction of defect, Set up time reduction , Short lead-time Simplification of quality control processes, Small lot size, Standard containers Process control, Statistical Quality control, Total quality control, Vendor rating, W.I.P. reduction, Worker motivation, Zero defect , Zero deviation schedule, 100% quality inspection. Sedangkan untuk keuntungan dari JIT adalah mengurangi set up cost, mengurangi biaya pekerja langsung dan tak langsung, mengurangi kertas kerja, mengurangi jumlah bahan, mengurangi klasifikasi pekerjaan, mengurangi scrap dan rework, mengurangi material handling, meningkatkan kualitas proses, meningkatkan kualitas produk, meningkatkan fleksibilitas proses, meningkatkan komunikasi, meningkatkan kerja tim, menigkatkan inovasi, meningkatkan efisiensi dan tanggung jawab, meningkatkan utilisasi sumber daya, mengimprovisasi motifasi kerja, mengintegrasikan aktifitas produksi yang berbeda, overhead yang lebih rendah. Sehingga dari elemen tersebut dapat dijelaskan hubungan antar elemen melalui bagan sebagai berikut.

3. Studi Terakhir dalam Konteks IndiaSejumlah elemen penting dari pratek Just-in-Time (JIT) dan hubungannya dengan Total Quality

Control (TQC).JIT menghapus penyangga persediaan masih harus dibayar dengan metode persediaan tradisional (traditional stocking methods).TQC mendeteksi pola dan lokasi yang tepat dari masalah kualitas.

JIT memerlukan budaya yang memungkinkan pekerja untuk menjadi peserta pengambilan keputusan dan dengan demikian memerlukan menempatkan kepercayaan dan tanggung jawab di tangan pekerja dan pemasok untuk menjadi kelompok kepentingan yang sama dengan cara memiliki hubungan jangka panjang. JIT bisa menjadi kesempatan besar bagi India.

Penelitian ini menyarankan bahwa JIT harus dilaksanakan dalam dua tahap.Tahap pertama implementasi JIT termasuk pengurangan penyetelan, pengurangan ukuran lot, mesin kecil, kualitas, tata letak, penyangga pengurangan saham dan tenaga kerja yang fleksibel.Teknik ini penting untuk JIT penuh bekerja karena fokus ini pada empat elemen utama JIT yang dapat dicapai dalam jangka pendek. Ini adalah: kesederhanaan, kualitas aliran, dan kecepatan penyetelan dan tata letak dasar untuk bergerak pada teknik yang lebih sulit seperti Kanban, JIT pembelian, pengurangan persediaan pengaman, pekerja multifungsi, tarik penjadwalan, perbaikan dan visibilitas.

Persyaratan JIT yang harus dipenuhi meliputi: penyetaraan dan jadwal perakitan akhir yang stabil, perubahan tata letak, tenaga kerja berketerampilan banyak (multi-skilled workforce) dan pelatihan bagi pekerja.

Implementasi JIT meningkatkan kualitas seperti perbaikan tingkat kualitas, pengurangan WIP, pengurangan ruang dan pengurangan material handling. Studi ini menemukan bahwa keterlibatan karyawan merupakan unsur penting untuk mengimplementasikan JIT.Implementasi JIT tidak begitu sulit di India dan yang pelaksanaan bisa menjadi kesempatan besar bagi industri India karena jangkauan luas manfaat.

Di India penelitian ini melaporkan bahwa pengendalian kualitas statistik, pengendalian proses statistik dan bekerja berpusat kontrol kualitas dapat dengan mudah diimplementasikan, namun tujuan zero defect sulit dicapai di India.Implementasi JIT sempurna adalah tidak mungkin dalam industri karena kurangnya pelatihan, kurangnya sumber daya, ketersediaan non pekerja multifungsi. Industri India harus menerapkan JIT secara bertahap. Hal ini akan pasti membuat mereka lebih kompetitif.

Rekap perusahaan menunjukkan bahwa manfaat yang signifikan dicapai dengan peningkatan kualitas dan produktivitas, dan pengurangan persediaan, gerakan materi, ruang, tenaga kerja, barang dalam proses dan lead-time. Langkah-langkah kunci dalam Implementasi JIT adalah pelatihan yang ekstensif karyawan pada konsep tarik, identifikasi kinerja utama parameter, layout baru didasarkan pada sel berbentuk U, standarisasi operasi, rencana pemeliharaan untuk masing-masing mesin, rumah tangga, kontrol visual dan pelatihan multi-keterampilan.

Kuesioner dikembangkan dan diberikan kepada 70 industri di India. Diperoleh tanggapan dari 31 industri (respon Tingkat = 44,3%). Data yang dikumpulkan dianalisis dengan bantuan analisis faktor pada skala (0-100).Ruang lingkup implementasi JIT ditemukan 70 skala (0-100), yang dapat dikatakan 'baik'.Studi ini telah diprediksi lebih baik lingkup JIT pelaksanaan di India dibandingkan dengan studi sebelumnya.Hal ini menunjukkan bahwa ruang lingkup implementasi JIT meningkat.

4. Kerja Kebudayaan JIT OrganisasiJIT tidak hanya menghargai konsep peningkatan kualitas, tetapi juga berkonsentrasi pada budaya

yang ada, kebiasaan, norma dan nilai-nilai dari karyawan karena komitmen orang, keterlibatan dan promosi terbuka pengambilan keputusan sangat penting untuk peningkatan kualitas. Beberapa elemen penting dari budaya kerja di bawah JIT secara singkat diuraikan sebagai berikut:

4.1. Tenaga kerja fleksibelTenaga kerja adalah sumber utama fleksibilitas dalam JIT. Dengan tenaga kerja yang fleksibel,

ketika salah satu pekerja tidak tersedia atau jatuh di belakang untuk melakukan pekerjaannya, pekerja lain dapat melakukan pekerjaan ini. Oleh karena itu, pekerja fleksibel / multifungsi dilatih untuk melakukan berbagai macam pekerjaan di sangat singkat.4.2. Pelatihan Lintas

Pelatihan pekerja merupakan isu strategis bagi keberhasilan JIT dan tujuan utamanya adalah untuk memungkinkan cepat mentransfer pekerja antara tugas tanpa kehilangan efisiensi dan untuk memungkinkan para pekerja untuk memainkan peran aktif dalam pencegahan masalah.Pelatihan lintas bagi semua pekerja adalah harus untuk mengembangkan beberapa keterampilan mereka sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan yang berbeda di pabrik.Pelatihan juga membantu mereka untuk memahami filosofi, konsep dan teknik JIT.

4.3. Long-term employmentPenempatan karyawan dalam jangka waktu yang panjang akan menghemat biaya training

karyawan. Konsekuensinya, pegawai yang tidak merasa nyaman dengan sistem JIT akan mengundurkan diri dari perusahaan

4.4. Job enlargement and labour unionsPada JIT, pekerja juga bertanggung jawab untuk mengecek kualitas material dari supplier.

Support dari perserikatan buruh juga dibutuhkan demi kesuksesan implementasi dari JIT

4.5. Workforce involvementJIT membutuhkan perubahan pada sistem produksi.Hal ini membutuhkan keterlibatan dari

pegawai dan tiap orang di organisasi tersebut. Hal ini dapat dicapai dengan memberlakukan rencana dorongan dari kelompok akan tercipta kerjasama tim yang baik dan produksi yang tesinkronisasi

4.6. VisibilityJIT membutuhkan jarak pandang kedepan yang baik sehingga semua yangbekecimpung

didalamnya dapa mengetahui dan memecahkan masalah secara cepat.

5. JIT implementation strategiesJIT tediri atas kumpulan teknik yang tidak dapat diimplementasikan dalam waktu yang cepat,

karena membutuhkan banyak langkah.Menurut Inman, agar JIT dapat diimplementasikan, maka ada beberapa hal yang perlu dihilangkan, yaitu penjadwalan produksi yang tidak bermutu, bottleneck, dan waktu tunggu yang terlalu lama.

Untuk mengetahui dasar pengimplementasian JIT, Fiedler membaginya menjadi dua proses yang pertama menyiapkan pabrik dan orang-orang didalamnya untuk fleksibilitas, biaya yang rendah, waktu tunggu yang singkat, dan berkonsentrasi pada desain, pemeliharaan, kualitas, layout, waktu set-up, dan manusia. Yang kedua ialah berusaha tidak ada waktu tunggu dan berfokus pada total manusia yang telibat, visi, kumpulan proses data, peningkatan kekuatan, aliran penjadwalan, control inventori, dan pengurangan ukuran tempat penyimpanan, juga hubungan antara supplier dan konsumen

5. Beberapa Keistimewaan yang Penting dari JIT Berbasis Manajemen KualitasBagian ini menjelaskan beberapa fitur unik dari konsep ini yang memainkan peran penting untuk

mencapai tujuannyapeningkatan mutu berkelanjutan, limbah penghapusan dan pengurangan biaya :• Salah satu fitur yang paling menonjol dari JIT adalah bahwa ia menghasilkan sejumlah besar

saran oleh pekerja yang berfungsi dalamperbaikan terus-menerus. Manajemen bekerja keras untuk menerapkan saran ini. Jumlah sarandianggap sebagai kriteria penting dalam mengkaji kinerja pekerja. Dengan demikian, manajemenmengakuiupaya pekerja untuk ikut dalam peningkatan kualitas. Lingkaran kualitas juga bertindak sebagai sistem saran yang berorientas untuk melakukan perbaikan-perbaikan. Singkatnya, JIT memerlukan sistem saran saran efisien untuk melibatkan karyawan dalam kegiatanmanufaktur.

• JIT menekankan kesadaran, dan memberikan petunjuk untuk mengidentifikasi masalah. Setelah masalah diidentifikasi, harusdipecahkan. Oleh karena itu, konsep ini membutuhkan pelatihan untuk menggunakan berbagai alat pemecahan masalah.

• Peningkatan mencapai target baru dengan setiap masalah yang diselesaikan. Dalam rangka konsolidasi pada level yang baru,perbaikan harus distandarisasi. Dengan demikian, JIT juga memerlukan standarisasi metode dan prosedur.

• Seringkali,tenaga kerja yang heterogen dan hubungan yang buruk antara buruh danmanajemenmembuat sulit untuk memperkenalkan perubahan untukmeningkatkan produktivitas dan quality control. Oleh karena itu diperlukan motivasi yangtinggi,pemberdayaan karyawan, dan budaya keterbukaan dalam organisasi sangat penting untuk implementasi yang efisien dari JIT.

• JIT memerlukan kebiasaan bekerja dengan hard data (data yang rumit). Oleh karena itu JIT lebih menekankan pada penggunaan dan analisisdata statistik untuk pengendalian kualitas dan pemecahan masalah.

• Karena pekerja bekerja pada berbagai jenis mesin sekaligus, sistem ini menyebabkan ekspansi yang signifikan daritanggung jawab dan keterampilan dari pekerjan sendiri. Oleh karena itu, program pelatihan yang efektif merupakan persyaratan utama JIT dalam mengembangkan keragaman keterampilan dalam pekerja.

• JIT mendorong pemasok untuk membuat komitmen untuk menyediakan produk-produk kualitas yang sangat baik. Untuk memenuhi hal inikomitmen, kualitas program yang permanendiperlukan oleh pemasok, serta adanya komunikasi yang konstanantara pembeli dan pemasok.

6. Implikasi Bagi Industri IndiaSektor manufaktur di India adalah salah satu kekuatan terbesar di dunia, yang tidak pernah

mengizinkan untuk mewujudkan potensi oleh pemerintah. Akibatnya barang-barang di India saat berada di peringkat bawah dalam hal daya saing, adanya kebutuhan mendesak akan menerapkan praktek JIT. Penentuan JIT untuk diimplementasikan tergantung oleh hubungan perusahaan, labour, pemasok dan

lembaga keuangan dengan struktur ekonomi, sosial dan budaya.Hubunganini telah diatur oleh beberapa pemerintah negara di India.

Tetapi, teramati masalah sosial, budaya, dan politik memiliki dampak yang signifikan pada praktek JIT di India. Di india, pemasok bebrapa bahan baku (impor dan domestik) ada di bawah kontrol pemerintah, yang mempunyai ketidakpastian tinggi. Mengendalikan harga pemerintah dan tarif perpajakan, semua ini yang menyebabkan hambatan dalam menerapkan JIT. Beberapa alasan lainnya yaitu, biaya pelaksanaan yang tinggi, informal dan casual kualitas audit, kurangnya komunikasi, kurangnya kesadaran pelanggan terhadap kualitas, dan kurangnya dukungan dari departemen R&D. Selain itu, biasanya buruh di India tidak berpendidikan, kurang motivasi, dan lebih peduli dari manfaat moneter. Serikat buruh mereka juga tidak menguntungkan untuk melaksanakan JIT.Beberapa peneliti menyatakan bahwa model pelatihan jepang tidak sangat berpengaruh di India untuk penggunaan JIT.Oleh karena itu, beberapa program pelatihan harus diatur untuk tenaga kerja di India.

7. KesimpulanManajemen mutu berbasis JIT dapat membuat perbaikan yang luar biasa dalam bidang biaya dan

kualitas melalui penggunaan sumber daya manusia yang sebaik-baiknya.Hal ini bisa menjadi kesempatan besar bagi industri di India karena kebutuhan investasi yang relatif rendah dan kompatibilitas dengan lingkungan usaha kecil.

Beberapa industri India menerapkan JIT berkeyakinan untuk membantu menghadapi persaingan global. Namun, hal ini akan bergantung pada efektivitas kualitas, dikap dan nilai-nilai tenaga kerja. Pada akhirnya, hal ini adalah harapan bahwa industri India akan memulai perubahan dalam sistem produksi untuk mengadopsi JIT agar mendapat manfaat yang maksimal.