If you dont know where youre going, you might end up somewhere elseCasey Stengel

Berdasarkan hasil analisis internal / eksternal danidentifikasi pelanggan, organisasi perlu merumuskan :

VISI ( vision )MISI ( mission )PRINSIP-PRINSIP ( principle )TUJUAN ( goals )SASARAN ( objectives )

Dimana kita akan berada di masa mendatang ???....

ALASANPERLU MISI, VISI, CORE-BELIEFS& CORE-VALUES

Terjadi perubahan atas perubahan itu sendiriAdanya kecenderungan orang kembali ke dasar, prinsip atau ke alam3. Merupakan langkah awal penting dlm strategic-management

MISI / MISSIONVISI / VISIONAdalah jalan pilihan ( the chosen track ) suatu organisasi utk menyediakan produk / jasa bagi customer-nya*Adalah suatu pikiran yang melampaui realitas sekarang, * Sesuatu yang kita ciptakan yang belum pernah ada sebelumnya, *Suatu keadaan yang akan kita wujudkan yang belum pernah kita alami sebelumnya.

FILOSOFI (CORE-BELIEFS )NILAI NILAI DASAR (CORE VALUE )Keyakinan tentang kebenaran visi & kebenaran jalan yang dipilih untuk mewujudkan visi*Nilai-nilai yg dijunjung tinggi o/ organisasi dlm perjalanan mewujudkan visi, *Memberikan batasan dalam pemilihan cara-cara yg akan ditempuh,*Membentuk perilaku yang diharapkan dari anggota organisasi.

GAMBAR 1 : Hubungan antara MISI, VISI, CORE- BELIEFS ( Filosofi ) & CORE-VALUE VISICORE-BELIEFSCORE-VALUESMISIFilosofi membangkitkan semangat tinggi thd usaha perwujudan visi (keyakinan akan kebenaran)Perwujudan visi dilaksanakan dengan perilaku yg dilandasi filosofi & core-valuesCore-values memberikan makna terhadap pekerjaan sbg pengabdian kpd Tuhan Yang Maha EsaVisi dirumuskan berdasarkan paradigma

VISI / VISIONMimpi seorang pemimpin berdasarkan kenyataan yang dilihatnya.2.Sebuah gambaran mengenai tujuan & cita-cita di masa depan yg harus dimiliki organisasiMimpi bersama organisasi, sehingga hrs disosialisasikan / sharing

# PENCITRAAN KONSEPTUAL TTG MASA DEPANYANG DIINGINKAN

# KONDISI YG AKAN DIWUJUDKAN DI MASA DTG( PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN )

# SUATU PEMIKIRAN YANG MELAMPAUI REALITAS SEKARANG

# SUATU PERWUJUDAN DARI PERUBAHAN YANGMERUPAKAN SUATU PERJALANAN( JOURNEY )

VISI

Visi(Mc Carthy,1995)

Pernyataan yang menjelaskan cita-cita yang akan dicapai oleh suatu organisasi di masa mendatangVisi adalah impian tentang masa depan yang ingin diwujud-nyatakan.

Visi berperan penting dlm menghasilkan perubahan yg menguntungkan karenamembantu mengarahkan, membawa danmemberikan inspirasi bagi banyak orangUntuk bertindak.

( John P Kotter, 1996 )

IMPORTANT ELEMENTS IN VISIONDirection ( arah )Business Competition ( kompetisi )Resources Utilization ( pemanfaatan sumber daya )Benefactors ( anggota organisasi, customer dan stake-holder )

KONOTASI TTG VISISesuatu yang idealTidak mudah dicapaiBersifat jangka panjang

A Vivid ImageAn IdealStandartExcellenceJourneyFuture DirectionKonotasi tentang VISI

VISI EFEKTIFVisi yang mampu memberikan inspirasi sehingga dapat mendorong untuk melakukan yang terbaik

KARAKTERISTIK VISI EFEKTIF( John P Kotter )Bisa dibayangkanMenarikDapat dilaksanakanTerfokusFleksibelBisa dikomunikasikan

VISIONFar ReactingChallengingStimulatingMust be

TREND WATCHINGENVISIONINGKEMAMPUAN MENGAMATI TREND PERUBAHAN YANGAKAN TERJADI DIMASA DATANGKEMAMPUAN MENDETEKSI ARAH PERUBAHANKEMAMPUAN MENDETEKSI BERBAGAI PELUANGKEMAMPUAN MERUMUSKAN VISI BERDASARKAN HASILPENGAMATAN TERHADAP TREND PERUBAHAN YG AKANTERJADI DI MASA DATANG( MENGGAMBARKAN PERUBAHAN )

KOMUNIKASI VISI1. Direct approach for dissemination2. Cascading approach for understanding

Underline the key phraseIntegrate illustrationUse metaphorsResonance throughrefrain

APPROACHTECHNIQUE

V I S I Bersifat MENARIKMENANTANG (challenging)Dapat DIPERCAYABerisi pernyataan yang SINGKAT & JELASKOMPETITIFMemberikan MOTIVASI & INSPIRASI (stimulating)MUDAH DIINGAT

VISI YANG BAGUSRINGKAS & MUDAH DIINGAT

2. MAMPU MEMBERI SEMANGAT & TANTANGAN

3. MENGGAMBARKAN HAL-HAL YG IDEAL

4. MEMIKAT PARA PEGAWAI, CUSTOMER & STAKE HOLDER

5. MENGGAMBARKAN TINGKATAN JASA DI MASA DEPAN

6. IDEALISTIS

7. BERTAHAN LAMA

VISI YANG BENAR( The Right Vision )Menjembatani TODAY and TOMORROW / Now and FUTUREArah yang jelas ( Clarity of direction )Merangsang antusiasme ( stimulate enthusiasm )Memperkuat komitmen ( strengthten commitment )Memberikan energi ( energizing )Terfokus pd 1 arah ( unifying focal point )

Pertanyaan Dasar untuk Pengembangan VisiDimana sebenarnya posisi organisasi kita pada saat ini ?Akan dibawa kemana organisasi kita ?Apakah keunggulan kompetitif organisasi kita ( dibandingkan yang lainnya ) ?

VISI yang GAGAL, alasan :Kurangnya keterlibatan dari seluruh anggota organisasiTidak mempertimbangkan realitas yang ada sekarangVisi tidak berhubungan dengan aksi Tidak mencakup tujuan dan nilai-nilai organisasi

HUBUNGAN VISI, STRATEGI, RENCANA & ANGGARAN( John P Kotter )V I S ISTRATEGIRENCANAANGGARANGambaran yg rasional dan menarik tentang masa depan Logika mengenai bagaimana visi itu bisa dicapai Langkah-langkah dan jadwal khusus untuk mengimplemen tasikan strategi Rencana yg diubah menjadi proyeksi finansial dan tujuan KEPEMIMPINAN menciptakan :MANAJEMEN menciptakan :

PEMIMPIN YANG EFEKTIF ADALAHPEMIMPIN YANG MENGGERAKKANBAWAHANNYA MENUJU PADASEBUAH VISI

( Daniel Goleman, 2000 )

MISI / MISSIONBagaimana menghadirkan impian menjadi kenyataanMerupakan justifikasi keberadaan organisasi kita di masyarakatReason for being

MISI

Merupakan suatu pernyataan singkat & menyeluruh ttg manfaat dari suatuorganisasi, program ataupun subprogram

Menggambarkan pelanggan & produk

Merupakan suatu alat yg sangat bernilai dlm mengarahkan, merencanakan & menerapkan usaha-usaha dari organisasi

Misi (Mc Carthy,1995)

Pernyataan yang menjelaskan mengapa organisasi tersebut eksis.Pernyataan misi umumnya lebih konkrit dan spesifik, dengan kerangka waktu yang lebih pendek dibandingkan visi

Menjelaskan apa & untuk siapa suatu org.program / sub.program ditujukanMISIPernyataan tentangtujuan organisasi / prog.Sarana utk merencanakan,mengarahkan & melaks.usaha organisasiMemuat gambaran ttgcustomer & brg / jasayang dihasilkanPERTIMBANGAN PADA PERTANYAAN :SIAPA KITA ?APA YANG KITA KERJAKAN ?UNTUK SIAPA KITA MENGERJAKANNYA ?MENGAPA KITA MENGERJAKANNYA ?MENGAPA SUMBERDAYA DICURAHKAN UNTUK PELAKS. USAHA TSB ?* PERNYATAAN MISI

Missionreasons for beingWhat kind of institutionBusiness scopeCompetitive edgeSocial justificationUtilization of enablers

TUJUAN PERNYATAAN MISIMemastikan adanya kesamaan tujuan dalam organisasiSebagai dasar utk memotivasi pemanfaatan sumberdaya organisasiSebagai standar bagi pengalokasian sumberdaya organisasiUntuk membangun sebuah iklim bagi organisasiSebagai titik fokal untuk menentukan apa, siapa & bagaimana

CORECOMPETENCIES

What do we do bestIn that business ?MISSIONSTATEMENT

What needs do we meet ? Who is our customer ? What business are we in ?ASSUMPTIONSABOUTENVIRONMENTGambar 1 : Komponen The Theory of The Business by Peter F DruckerAsumsi ttg lingkungan : berkaitan dgn masyarakat & strukturnya, pasar, customer & teknologi

Misi : merupakan the chosen-track ( jalan pilihan ) utk mewujudkan visi organisasi

Core competencies : merupakan kompetensi unggulan yg diperlukan utk melaksanakan misi organisasi123

KRITERIA PERNYATAAN TTG MISI Menjabarkan tujuan lengkap dari keberadaan org.Menjabarkan kebutuhan dasar atau permasalahan nyata yg akan disampaikanMenjabarkan klien, customer ( internal / eksternal ) organisasi.Membantu menjabarkan harapan, keinginan & stake holder agar sesuai dng keinginan, proses & sumberdaya yang digunakan.Menuju pada perkembangan ukuran-ukuran kinerja yg cerminkan keinginan customer & stake-holder.

Pernyataan : misiMenyebutkan target customerJenis dan lingkup pelayanan secara spesifikArea yang menjadi batasan pelayananNilai spesifik dalam pelayanan (contoh: profesional, bermutu)Filosofi utama pelayanan (contoh: mengutamakan kepuasan pelanggan)Aspek lain pelayanan yang perlu diungkapkan dalam pernyataan misi

CORE - BELIEFSDIRUMUSKAN DNG MENGGALI INFORMASI YG MEMPERKUAT

KEBENARAN VISI YG TELAH DIRUMUSKAN & KEBENARAN TTG

PERJALANAN UNTUK MEWUJUDKAN VISI TERSEBUT

MENCAKUP 3 BAGIAN :PERNYATAAN TENTANG KEYAKINAN DASAR

FRASA OLEH KARENA ITU

PERNYATAAN PERWUJUDAN KEYAKINAN DASAR

CORE - VALUESMERUPAKAN KARAKTER BAIK YANG TERDAPAT DALAM SETIAP DIRI MANUSIA

REDISCOVERY NILAI NILAI

MEWUJUDKAN PERILAKU YANG DIHARAPKAN DALAM MEWUJUDKAN VISI ORGANISASI (BERPERILAKU TERTENTU)

PRINSIP - PRINSIPDipergunakan utk melayani sbg kriteria utk pembuatan keputusanMenyatakan nilai bersama yg dianut oleh seluruh organisasiMengubah kultur atau budaya organisasiMemotivasi seluruh anggota organisasiMenyatakan kepercayaan dasar ttg kondisi-kondisi dimana orang-orang bekerja terbaikMengendalikan & mengarahkan pemimpin utk meletakkan struktur, sistem & ketrampilan yg diperlukan

PRINSIP - PRINSIPMeliputi : 3 P ( PEOPLE, PROCESS and PERFORMANCE )PEOPLECara orang-orang diperlakukan ( customer & stakeholder, employee, dll )PROCESSCara organisasi dikelola, keputusan-keputusan dibuat dan produk diberikan / diserahkan ( barang & jasa )PERFORMANCEHarapan-harapan yg berkaitan dgn tanggung jawaborganisasi dan kualitas dari produk yg diserahkan

Merupakan target target spesifik dan dapat diukur untuk pencapaian sasaran sasaran. Berbeda dengan sasaran, pernyataan tujuan bersifat spesifik, dapat diukur dengan angka ( kuantitatif ) dan terkait dengan waktu pencapaian hasil hasil yang diinginkan.

Tujuan yang baik harus mengikuti kriteria SMART ( Specific, Measurable , Aggressive but Attainable, Results-oriented, and Time-bound ).Tujuan tujuan ( objectives )

Specific Spesifik :Tujuan harus merefleksikan pencapaian spesifik yang diinginkan, bukan cara untuk mencapai tujuan. Tujuan harus membangkitkan strategi -strategi atau tindakan tindakan spesifik dan cukup terperinci untuk dapat dipahami serta memberikan arah yang jelas.

Measurable Dapat Diukur :Tujuan harus dapat diukur untuk menentukan kapan tujuan itu telah tercapai. Pertanggungjawaban harus dibangun ke dalam proses perencanaan. Suatu metode untuk pengukuran suatu tujuan harus ditetapkan sebelum memulai pekerjaan.

Tujuan tujuan ( objectives )

Aggressive but Attainable Agresif Tetapi Dapat Dicapai :Jika tujuan menjadi standar untuk pencapaian , tujuan itu seharusnya menantang, namun masih memungkinkan untuk dicapai melalui usaha usaha yang sistematik. Sebagai contoh , tujuan menurunkan kecelakaan lalu lintas di jalan raya. Tujuan harus konsisten dengan sumber-sumber daya yang tersedia.

Results-Oriented Berorientasi Hasil :Tujuan harus menyatakan suatu hasil, sebagai misal, Menyelesaikan 90% dari semua aplikasi izin usaha dalam waktu paling lama 10 hari kerja.

Time-Bound Berbatas Waktu :Menyatakan suatu periode waktu yang relatif pendek untuk mencapai tujuan, dari beberapa minggu sampai paling lama satu tahun. Tujuan pada umumnya lebih mudah dikelola dan terintegrasi lebih baik dengan proses anggaran.

Tujuan yang tidak SMART dan yang SMART .Contoh Penetapan Tujuan yang tidak SMART :

Menurunkan waktu proses Tujuan ini tidak spesifik, tidak dapat diukur, tidak berbatas waktu.

Menghilangkan kematian karena kecelakaan lalu lintas di jalan rayaTujuan ini terlalu luas dan tidak realistik.

Menyelesaikan 3000 surat izin usaha dan 1500 akta jual beliIni merupakan dua tujuan dan tidak berbatas waktu.

Contoh Penetapan Tujuan yang SMART :Menurunnya 5% rata rata biaya pemrosesan rekrutmen karyawan baru paling lambat pada 2 Oktober 2005.

Menurunnya 10% tingkat kematian dari kecelakaan lalu lintas pada tahun fiskal 2005.

Terselesaikannya 3000 surat izin usaha perdagangan setiap bulan selama tahun fiskal 2005

Untuk mengetahui apakah penetapan tujuan itu telah baik, kita dapat melakukan proses pengujian tujuan menggunakan Daftar Periksa (Checklist ) Penetapan Tujuan Organisasi Publik.