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Universidad Da VinciDoctorado en Sistemas Computacionales G2

Administración de ProyectosFrancisco Jacob Ávila Camacho, Adolfo Meléndez Ramírez,

Valentín Roldan Vázquez

TAREA 7PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE APPLICATIONS,

A COMPARATIVE REVIEW

INTRODUCTION

The objective of this paper is to present a comparative review from two software tools based on five relevant categories that we considered into project management software:

1.- Collaboration2.- Resource management3.- Project management4.- Ease of use 5.- Help and Support

The Project Management Software in review are: PMKey Project and Project Manager Organizer Pro.

GENERAL DESCRIPTION

KMKey Project is a projects management software which any company can control the needed information to develop its business, from the conception and offering until project delivery. It is the right software to control any king of projects: engineering projects, architecture office projects, building construction projects, information technology projects, consulting management projects, environmental projects. These are just some of the KMKey Project current features.

KMKey Project is offered as an online application, SaaS (Software as a Service), that can be accessed through any internet browser. No installation is required, one just needs to request an account and the first administrative user is created.

Within KMKey Project we develop projects and the whole relevant information is available from any internet connection, the information is organized into four axes:

Eje CaracterísticasTime Project Planning. WBS. Work flow. Calendar.

Gantt Graphics. Progress execution periods. plan vs. real. Out of date jobs. Alerts.

Integration with MS Project to generate work flows. Work patterns for similar projects. Continuos enhancement.

Work Human: work profiles. Permissions. Resources on hold.. Restricted Access. Budget and value jobs.

Materials: tools assignments, spaces. Availability control.Information Documents and files: a variety of formats for reports: Open Office,




MS Office, PDF. Associated documents administration: versions, authors, on holds.

Agenda: contacts and companies data base . Activity Scheduled. Mailing. Notes and meetings

e-mail Integration: Third parties notifications via email. Automatic email reception

SMS Alerts: For mobile users Prepared to quality management systems: (ISO 9001 and others)

Economy Foresee: quotations, Project budgets divided by jobs and phases. Accounting configurable concepts.

Real: Invoicing, suppliers invoices, personal expenses, time costs, general expenses.

Comparison: real vs. foresee, reports, alarms, percentages..

For its evaluation and comparison we set 5 categories: “collaboration”, “resource management”, and “project management”, “ease of use” and “help and support”.

Project Manager Organizer Pro

Project Manager Organizer Pro is a software management tool for Windows that allows Project Managers organize, control and manage Project general information, Project team, Project tasks and costs.

Comparative Criteria for KMKey Project

Collaboration:KMKey Project has a wide range of collaboration features. In just a few minutes you can start working with this application. As soon as you create an account into the application, the first administrative user is created and you can create profiles and set access privileges to his/her project team. You can set email address from third parties who could be notified about project updates, these third party contacts could be customers and suppliers, you can also add mobile phone numbers from your project team in order to be notified by SMS.

Into the collaboration En el esquema de colaboración el sistema permite crear Contactos, Grupos/Empresas y asignar permisos.

En lo relacionado a la colaboración, dentro del sistema se pueden compartir documentos con todo el equipo del proyecto o únicamente con personas clave seleccionadas.




Administración de RecursosLa aplicación permite seguir el camino lógico en la vida de un proyecto de forma sencilla e intuitiva. Desde que se da de alta el proyecto en el sistema hasta que éste se cierra, se disponen de las herramientas para realizar un control y seguimiento preciso de la información relativa.

Definición del proyecto Equipo Planificación Gestión de la información Control

En la planificación del proyecto se establecen las tareas, recursos y previsiones definiendo así los flujos de trabajo y su estructura (work breakdown structure). Podemos compartir recursos entre proyectos, así como también crear patrones de trabajo para reutilizarlo con diversos proyectos que siguen un flujo similar.

Adicionalmente KMKey Project permite establecer reservas de recursos, crear perfiles de trabajo, valorar horas/hombre, asignar herramientas, espacios y llevar un control de la disponibilidad de los recursos.

El sistema genera alertas cuando se intenta asignar tareas a recursos que se encuentran sobrecargados, sugiriendo otros recursos que podrían tener más tiempo.




Una vez definidas las tareas del proyecto, con los recursos asignados, podemos observar la gráfica de Gantt para determinar la ruta crítica y visualizar todo el flujo del proyecto.




Administración de ProyectosPara crear un nuevo proyecto, primero entramos a definición, donde establecemos el nombre y la descripción del proyecto, podemos incorporar también datos adicionales como el número de la cotización y el pedido, la fecha de inicio, los responsables, etc.

A partir de ahí iniciamos la asignación de recursos y/o la carga de nuevos recursos. Al especificar las tareas, indicamos los correos de alertas para los avisos de las tareas próximas a vencer o vencidas.

En esta parte el sistema tiene una interfaz muy sencilla para visualizar los proyectos y sus tareas. No por ser sencilla es ineficiente, en la sección de gestión y control podemos visualizar de inmediato fechas importantes.

En la gestión y el control observamos el historial de actividades, la agenda, agregamos o recuperamos documentos, minutas de juntas, documentos propios del proyecto, etc. así como los mensajes intercambiados entre el equipo.




En la opción de control tenemos las fechas importantes, gráfica de Gantt, esfuerzo, donde nos muestra los planeado contra lo real, en economía podemos seleccionar los costos contra los ingresos durante el desarrollo del proyecto, compras, gastos, etc. En la parte de semáforos tenemos las alertas.

Todos estos puntos del control los podemos visualizar para todos los proyectos y así comparar y tomar acciones.




Facilidad de usoComo cualquier aplicación de administración de proyectos, para KMKey Project también es importante la curva de aprendizaje para el manejo de proyectos. Es importante familiarizarse con el entorno del sistema y entender cada uno de los módulos, por lo que es muy recomendable leer la documentación.

Al mismo tiempo, el uso del sistema es muy sencillo e intuitivo, sin embargo si es necesario conocer la terminología y acostumbrarse al sistema.

Ayuda y SoporteEn la sección de ayuda podemos encontrar ordenado el índice de ayuda para las diferentes configuraciones de KMKey Project. En cada apartado existen links a temas de ayuda en diferentes formatos.

En cada una de las secciones referidas a los pasos podemos encontrar, adicionalmente a una explicación sobre los objetivos y funcionalidades, un video demostrativo sobre cómo trabaja la aplicación.

También existe un blog con temas y videos. http://kmkey-es.blogspot.com/

http://kmkey-es.blogspot.com/




También se ofrece soporte vía correo electrónico y un video tutorial con la visión general del funcionamiento.




Comparative Criteria for Proyect Manager Organizer Pro

Facilidad de uso.Procedimientos fáciles y rápidos para la entrada de datos del proyecto.Muchas características flexibles de procesamiento de base de datos.

Primeramente se cargan los datos del proyecto, en el siguiente formato:

Permite tener un directorio del personal del proyecto, en el cual se observan sus funciones, la siguiente es la pantalla de captura de los datos del personal.




Al presionar el botón nuevo en la sección estándar de la barra de herramientas, o seleccionar archivo/ nuevo registro del menú de uso, será elaborado un nuevo registro para la entrada de datos, y será mostrada la página de detalles. Simplemente se deberán incorporar sus datos en los campos en la página de detalles.Los nombres de las zonas de informaciones explican qué tipo de información podemos incorporar.




La siguiente es la pantalla de captura de los datos de las tareas del proyecto:

La carga de los datos del costo del proyecto se carga aquí.




Colaboración.No se cuenta con esta facilidad.

Administración de proyectos.Búsqueda de datos del proyecto por cualquier campo.Impresión, informes resumidos de costos del proyecto.Maneja los costes planeados y realesClasifica los datos del proyecto por cualquier campo.Imprime letras, etiquetas y tarjetas de la identificación.Envío de email.Imprime los teléfonos del personal, listas de contactos. Incluye varias zonas de informaciones definidas por el usuario.

Ayuda y soporte.

Cada módulo cuenta con varias opciones de ayuda.

Al dar click en ellas nos manda a la pantalla en línea correspondiente.




La primera es la ayuda en línea que se accede con la opción Help contents y muestra la siguiente tabla:

Cuenta con manuales en la siguiente dirección.

http://www.primasoft.com/help/documents.htm

Página de inicio:

http://www.primasoft.com/

Preguntas mas frecuentes en línea FAQ.

http://www.primasoft.com/help/help_how_to_faq.htm

Tutorial en línea:

http://www.primasoft.com/help/database_create_build_1.htm

Correos para soporte técnico.

En el cual abre outlook para configurar la cuenta de correo electrónico.

http://www.primasoft.com/help/database_create_build_1.htm

http://www.primasoft.com/help/help_how_to_faq.htm

http://www.primasoft.com/

http://www.primasoft.com/help/documents.htm




Tabla comparativa

Indicadores por sección:

Colaboración: M – Capacidad para multiusuarios C – Posibilidad de incorporar clientes para acceso al sistema P – Posibilidad de incorporar proveedores para acceso al sistema E – Integración con el correo electrónico S – Alertas por mensajes sms

Administración de Recursos F – Flujos de trabajo A – Alertas por asignación de recursos sobrecargados C – Compartir recursos entre proyectos G – Gráfica de Gantt

Administración de Proyectos C – incorporación de cotizaciones y pedidos A – Alertas por correo de tareas por vencer D – Documentos compartidos R – Reportes de costos, gastos e ingresos

Facilidad de uso I – Requiere instalación A – Acceso desde cualquier parte C – Curva de aprendizaje S – Interfaz sencilla

Ayuda y Soporte T – Tutorial V – Videos S – Soporte en línea o correo electrónico B – Blog y Comunidad

Producto Colaboración Admin. de Recursos

Admin. De Proyectos

Facilidad de Uso

Ayuda y Soporte

M C P E S F A C G C A D R I A C S T V S BKMKey Project X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Project Manager Organizer Pro X X X X X X X X

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