Archipol User Days 2016

Bienvenue

… à notre journée des utilisateurs

1 ► Introduction - Bart Decuypere

2 ► Archipol 6 : utilisation optimale de l’application sur les différentes versions – Ivan Vanhaecht

3 ► Pause

4 ► Dernières nouveautés – Ivan Vanhaecht; Bart Decuypere

5 ► IT Services – Paul Fonteyn

6 ► Lunch

Introduction

Bart Decuypere Business Services Division, Ricoh Belgium

Cela ne sera plus jamais comme avant…

Questions…

… efficacité : moins d’administrations

… mobilité : travaillez n’importe où

… vitesse: information plus rapide

… relations : la bonne information, dans le bon format au bon moment

… une vrai smart workplace

Partenariat efficace

Depuis 2003! 125 installations

• Archipol • Archipol+ • BI Dashboard • RH Dossier personnel • Doma Explorer • AAL

• MFP Connector • Gestion des contacts • Email Connector • Apps

Equipe efficace • 7 temps pleins • Arco: Développement

• Ricoh: Vente + Support (préventif / correctif / adaptif)

Utilisation optimale

Ivan Vanhaecht

Scanning: Multifonctionnel serveur

Etapes documents ISLP

Scansplitter

DRUM : charger dans le système

Full text OCR – Indexation full text

Prêt à l’utilisation

Archipol®

Types

ISLP (Barcode dans template - contrôle numéro de zone)

Lettres

Procès verbaux

Imprimer fiche lettre Digitaliser Fiche + lettre Recherche sur le contenu Distribution papier Variante : Archipol+ (voir plus loin)

Autres

Scanning: Scan -> Répertoire

Etapes documents ISLP

Scansplitter

DRUM : charger

Full text OCR – Full text indexing

Prêt pour l’utilisation

Scansplitter

Numéro de zone Type de PV (exemple : JU = Judiciaire) Numéro de PV + Année Optionnel : numéro de dossier ISLP

Le code barre commence/termine par *

Contient :

Rechercher toutes les propriétés et le contenu du texte

Archipol ® : fonction de recherche

Recherche globale

Archipol ® : fonction de recherche

Ecran de recherche spécifique

Archipol® Automated Login (ISLP)

Login utilisateur via le numéro P

Fonctionnement

Mot de passe = mot de passe Windows

Archipol 6: 109

Versions

Archipol 5: 8

Archipol 4: 8

Archipol 6: 109

Versions

Archipol 5: 8

Archipol 4: 8 Support actif jusqu’au 31/12/2014

Microsoft Windows 2003 Server: Support jusqu’au 31/12/2013

Possibilité d’évolution : Ancien serveur Avantages d’Archipol 5/6 Adapté à la nouvelle situation

Archipol 6: 109

Versions

Archipol 5: 8

Archipol 4: 8 Support actif jusqu’au 31/12/2014

Microsoft Windows 2003 Server: Support jusqu’au 31/12/2013

Possibilité d’évolution : Ancien serveur Avantages d’Archipol 5/6 Adapté à la nouvelle situation

Archipol 6: 109

Versions

Archipol 5: 8

Archipol 4: 8

Upgrade demande un effort limité

Fin de support : 30/6/2017

Avantages : Exploitation immédiate des avantages de la version 6

(AAL, scansplitter, rapports,…) et fixation de bugs Prêt pour les évolutions futures

Versions Archipol 6

Version 1.7 (version actuelle) Archipol 1.7 – Doma 6.7.3

Archipol+ (1.5.1)

Dossier du personnel 1.2

Versie 1.8 (juin 2016) Archipol 1.8 – Doma 6.7.5

Archipol+ (1.5.1)

Dossier du personnel update 1.3

Scansplitter 3.4.1 – OCR Finereader engine version 10

Scansplitter 3.4.1 – OCR Finereader engine version 10

Versions et compatibilité

Version 1.7, 1.8 (non changé) W2008, W2012

Oracle v11

IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome

Version 1.8 (juin 2016) W2008, W2012

Oracle v11

IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome, Microsoft Edge

Archipol+ Utilisation

Actions/ Avis pour le suivi

Enregistrement courrier entrant

Gérer les réponses, y compris les modèles

Structure des rôles, respect de la hierarchie

Distribution des factures entrantes, pour enregistrement en suivi

Enregistrement emails

Distribution et suivi du courrier

DB Contacts (pour Archipol+ et utilisation plus large)

Utilisation de l’outil pour le suivi (exemple mention)

BI Dashboard + Utilisation

Eléments graphiques, avec geocodage

Rapport ISLP en Faits judiciaires out-of-the box

Agréable à l’emploi, simple et bon rapport qualité/prix

Instrument intuitif pour le suivi des tendances

Peut être utilisé par tous le monde

Produit avec du support

Questions?

Utilisation optimale

Ivan Vanhaecht

Sécurité Copie de sécurité

Via structure & full text

Sécurité d’accès et audit

Dossier du personnel

Bénéfices

Distribuer Fournir copie sous forme digitale

Eviter qu’on enlève des documents originaux sans les remplacer

Recherche fluide

En général : plus de qualité et de service Génère automatiquement les dossiers et les tables des matières

Surveille la structure de la table des matières

Dossier du personnel

Bénéfices

Détermine le nombre de personnes pouvant effectuer des modifications Si adaptation nécessaire (demande du fédéral), affectation à tous les dossiers

Scanning Chaque document est un fichier et “drag and drop”

Feuille de scission :

Avec le numéro de code du personnel Avec différenciation farde / sous-farde

Ricoh MFP Connector

Export Excel - Inventaire

Inventaire

Export

Dossier Papier

Conversion vers un dossier digital En étape

Nécessité légale

Version papier

Uniquement les dossiers actifs

Archiver dans la farde sous forme chronologique, plus dans la bonne sous-farde

Visible : scanné / non scanné

Email Autres types de documents Apps – Sanction Administrative Communale (SAC) Signature digitale MFP Connector

Suite :

Email

Audit trail : trace de l’expédition

Envoi de documents via Archipol (sans étapes intermediaires)

Fonctions?

Destinataires : parquet, autres zones de police, collègues, CIA (Carrefour d’informations d’arrondissement)

Systèmes email

police.belgium.eu – Outlook Web Access client – Exchange 365

• Une adresse gratuite par zone (exploitée par Archipol) • Évolution des coûts • Limite taille email : pas de maximum par mail (mais volume par mois)

– Adresse email du destinataire :

• police.belgium.eu • Puma, Teamviewer

Puma (envoyer à Puma, système end-of-life, limite taille email) Teamviewer Systèmes email en dehors de l’ISLP

A partir du document

Envoi de plusieurs documents

Envoi

Historique des envois

Autres points

Taille du fichier : – Fichier inclus : en standard le fichier principal

– Taille du fichier :

• Demande : réduire la taille du fichier • Remarque : taille du fichier est disponible

Evolution complémentaire – Emails pour envoyer les nouveautés

– Distribution et lu/non lu, confirmer lu

– Signaler nouveau travail

Types de documents complémentaires (non ISLP)

Structure : documentée, conforme aux procédures de qualité

Partager les documents. Signaler les nouveautés. Distribuer. Suivi.

Sécurité (accès, logging, audit)

Réduire espace de stockage

Conformité avec le PLP 40 : stocker, archive locale, effacer, transfert vers l’archive du royaume

Lien vers l’intranet

Fonction de recherce simple (y compris recherche full text et OCR des images scannées

Pourquoi gérer les documents non-ISLP ?

Configurer dans la zone (documentation www.docroom.net/products, Ou formation complémentaire) ou demander à Ricoh

Charger : via interface web, via doma explorer, via MFP Archipol connector

Apps – Sanction Administrative Communale (SAC)

SAC : non-ISLP

Via app : enregistrement sur le terrain

Backoffice : charger documents (Cloud-based), complèter et distribuer

Zone pilote

Collaboration commune et police

Gain de temps

App SAC

Signature Digitale

Signature digitale remplace la signature traditionnelle Niveaux :

– Qualifié: entre autres utilisation e-ID

– Avancé : signer à l’écran sans e-ID

– Indicatif : exemple image de la signature

Exemples : demande de vêtements, lettres sortantes, armes, …

MFP Connector

Danny Janssens

Introduction

Le connecteur MFP d’Archipol est un “plugin” sur les MFP Ricoh qui vous permet de scanner et imprimer en direct depuis la plateforme Archipol de façon sécurisée

La liaison entre Archipol et l’MFP est effectuée avec une intégration directe (sans DRUM ou téléchargement)

Qu’est que c’est?

Caractéristiques

Authentication par User Id / mot de passe Authentication par lecteur de badge Fonctionnalités RH

– Recherche le dossier RH sur nom/prénom

– Vue complète sur toutes les categories du dossier dans Archipol

Champs/métadonnées obligatoires à remplir + champs optionnels pour enrichir le contenu

Scan par ADF ou Vitre Export document(s) en direct dans Archipol

Exemple

Export document(s) - Archipol HR

MetaData Filename

Document name

Chronologie

RH MFP Connector - Pilote Scan RH -

RH MFP Connector - Pilote Scan autres

Documents -

MFP Connector - Pilote MFP Search/Print -

MFP Intégration Complète

- search/print/scan -

2015 2016 2017 2018

Questions?

Merci