1

USDA Foods 101 Food Distribution Program

2

Acknowledgement Statement

• You understand and acknowledge that the training you are about to take 

does not cover the entire scope of the program; and

• You are responsible for knowing and understanding all handbooks, 

manuals, alerts, notices and guidance, as well as any other forms of 

communication that provide guidance and instruction on operating the 

program.

3

Module Overview

USDA Food Program Explanation

USDA Food Types/Groups

Commodity Processing

Department of Defense Food Programs

TX‐UNPS

USDA Food Delivery, Receiving, Handling, Storing

Summary

Regular USDA Foods

4

Content Overview

USDA Food Program Explanation

• Definition

• Purpose

• Eligibility Calculation

• Entitlement

USDA FDP: Definition

USDA Foods* are foods purchased by the United States Department of Agriculture and donated to Contracting Entities (CEs) for use in their food service operation.

* formerly known as commodities

USDA FDP: Purpose

The purpose of USDA Foods is to support agriculture markets and to           provide nutritious, USDA‐purchased food to applicable CEs (e.g. public schools, private schools and residential child care institutions). 

USDA FDP: Eligibility

All CEs participating in the National School Lunch Program (NSLP) are   eligible to receive USDA donated commodities through the Food Distribution Program (FDP).

USDA FDP: Entitlement Calculation Example

total meals served

X

commodity rate of assistance

=

estimated entitlement

NOTE: TDA posts the commodity rate of assistance on the FDP Message Board. 

$1000.00

X

$0.24 cents

=

$240.00

9

Content Overview

USDA Food Types/Groups

• Entitlement Foods

• Bonus Foods

• Food Groups

USDA FDP: Food Types

Entitlement Foods

NOTE: Bonus foods do not use entitlement dollars.  

BonusFoods

poultrymeat

grain, oil, peanutsdairyvegetables

USDA FDP: Food Groups

fruit

12

Content Overview

USDA Commodity Processing

• Definition

• Benefits

Regular USDA Foods

USDA FDP: Commodity Processing Definition

Commodity processing = USDA foods sent for further processing

For example, 

Commodity processing makes efficient use of donated foods by converting items into more convenient, ready‐to‐use forms.

whole raw chicken

strips

nuggets

fajita

Note: USDA Foods sent for further processing are determined by applicable procurement procedures. 

USDA FDP: Commodity Processing Benefits

makes the most efficient use of donated food

converts donated foods into more convenient and  usable forms

increases lunch participation,          which increases 

entitlement dollars

decreases food        service labor

results in products  with a child nutrition        

(CN) label

increases         food safety

USDA FDP: Regular USDA Foods

Some USDA Foods are not sent for further processing, but are received by the CE        to prepare on site. 

Example foods notsent for further processing include: 

• ground beef

• cut‐up chicken

• breaded chicken

• canned fruits               and vegetables

• flour

16

Content Overview

USDA/Department of Defense            Food Programs

• DoD Fresh Program

• DoD Farm to School Program

• DoD Farm to School Foods

USDA FDP: DoD Fresh Program

USDA has a partnership with the U.S. Department of Defense (DoD) to purchase US‐grown fresh fruit and vegetables for CEs participating in the National School Lunch Program (NSLP).

This program allows participants to use a portion of their entitlement to purchase fresh produce from an assigned vendor.

CEs orders the produce through the DoD automated system called FFAVORS.

USDA FDP: USDA/DoD Farm to School Program

The USDA/DoD Farm to School Program allows participants to use a portion of their entitlement to request fresh, locally grown produce.

Requests coincide with the regular delivery route schedule from               a CE’s contracted warehouse.

Produce is delivered from the farmer to the contracted warehouse, then to the CE.

Requests are entered into the Texas Unified Nutrition Program System (TX‐UNPS).

USDA FDP: DoD Farm to School Program Foods

DoD Farm to School foods include

grapefruit

oranges apples

red potatoes

watermelon

TEXAS grown!

20

Content Overview

TX‐UNPS• Access

• Terminology

• FDP Module

• Annual Survey

• Farm to School Survey

• Processing Survey

• TX‐UNPS Reports

USDA FDP: TX‐UNPS

Note: USDA Foods messages         are posted on the FDP Message Board. 

• Tracks USDA Food entitlement, requests, allocations, reports,             and more

• Provides online capability for requesting USDA Food deliveries from contracted warehouse

TX‐UNPS

USDA FDP: TX‐UNPS Access

To access TX‐UNPS:

• download FND Form 101 Certificate of Authority

• fax to TDA

DO NOT SHARE LOGIN or PASSWORD

Note: TX‐UNPS  =  Texas Unified Nutrition Program System

User ID and password will be emailed separately within 5 days of receiving the completed form.

USDA FDP: TX‐UNPS FDP Module Terminology

Annual Survey list of regular USDA items that may be purchased       by USDA

CE contracting entity

CE Delivery Order Form

online process to request allocated USDA Food items for delivery from contracted warehouse

CE Information Update

annual questions to the CE regarding program participation for the program year

Commodity Allocations

USDA Foods requested by the CE and then allocated through TX‐UNPS to the CE for delivery  by the contracted warehouse

USDA FDP: TX‐UNPS FDP Module Terminology

Entitlement amount of funds available to the CE to spend on  USDA Foods

Farm to School Survey

list of Texas‐grown items available through the USDA/DoD Farm to School program; uses USDA entitlement

FDP Food Distribution Program

FDP Contract Packet

an annual FDP contract that must be completed and submitted in TX‐UNPS before a CE can participate in the FDP for the program year 

Processing Survey

list of USDA bulk items for further processing;      co‐op members submit information to co‐op coordinator for TX‐UNPS data entry

Submitted clicking a button in TX‐UNPS to send information     to TDA

USDA FDP: TX‐UNPS FDP Module

To access an FDP Module, click on the appropriate button on the                   TX‐UNPS screen. 

Note: Some CE users with access to only the FDP module will bypass this screen.

USDA FDP: TX‐UNPS Annual Survey

In the Annual Survey, a CE enters a requested quantity for USDA Food items the CE wishes to receive should the items become available from USDA.

Check here for special instructions from TDA.

Insert requested quantity.

SAMPLE

USDA FDP: TX‐UNPS Annual Survey: Entitlement

Available Entitlement is  uncommitted.

Entitlement Used is equal to the 

value of requests spent on this 

survey.

SAMPLE

• Beginning entitlementminus

• Commodity Processing Reserved (if any) minus

• DoD fresh (if any)minus 

• Requests on other surveys (Annual and FtS Surveys)

=Available 

Entitlement

Entitlement Usedcannot be greater than Available Entitlement.

USDA FDP: TX‐UNPS Farm to School Survey

A CE completes a Farm to School Survey if the CE is participating in the USDA/Department of Defense Farm to School (FTS) Program. 

Available weeks display on the survey based on the CE’s assigned delivery route schedule.

For example:

• if a CE is assigned a weekly route schedule, the CE can request FTS  

items on the survey for each available week.

• if  a CE is assigned a monthly route schedule, the available items will 

display monthly and the date will coincide with the monthly route 

schedule.

USDA FDP: TX‐UNPS FTS Survey

Read the special instructions. 

Delivery Week displays items 

available for each month. 

USDA FDP: TX‐UNPS FTS Survey

The Requested Unittext box is active only for  the week that coincides with the CE’s delivery route schedule.

If Delivery Route is weekly, the Requested Unit text box is active for all weeks. If the delivery route is monthly, only one week per month is active.

USDA FDP: TX‐UNPS FTS Survey: Entitlement

Entitlement Used = amount used on 

this survey.

Entitlement Used cannot exceed 

Available Entitlement.

Available Entitlement =  uncommitted

USDA FDP: TX‐UNPS Processing Survey

A Processing Survey is completed by the CE’s co‐op coordinator. 

Exception: CEs that process on their own complete the processing survey.

USDA FDP: TX‐UNPS Reports

Weekly Commodity Bulletin

• Includes CE and contracted warehouse contact Information

• Entitlement Account Status

• Weekly Allocation Data

• Free and Private Storage Information

• Bulletins are real time and are not saved in TX‐UNPS. 

Note: To save a bulletin, export to Excel or PDF. 

USDA FDP: TX‐UNPS Reports

Statement of Commodities Allocated

• Based on search criteria, the statement displays the search dates,    

CE name, program year, and program name

• Displays a list of Entitlement and Bonus Foods allocated, description 

name, units allocated and the value 

Exception: Processed commodities are valued at zero because the value 

is part of the processing reserved amount deducted at the beginning of 

the school year.

Note: To save a statement, export  to Excel or PDF. 

USDA FDP: TX‐UNPS Reports

Statement of Commodities Shipped

• Based on search criteria, displays the search dates, CE name, program 

year, and program name

• Displays a list of Bonus and Entitlement food shipped.

• Displays description, quantity and value. 

• Exceptions:

o End Product code values are displayed as $0.00.  

o For audit purposes, processing value can be obtained       

from the Weekly Commodity Bulletin, Processing Used.

Note: To save a statement, export  to Excel or PDF. 

36

Content Overview

USDA Foods Delivery, Receiving, Handling, Storing• Delivery Fees

• CE Delivery Order Form

• Fuel Surcharge

• 100‐Mile Rule

• Monthly Delivery

• Accepting Delivery

• Handling and Storage

• Reminders

USDA FDP: Delivery Fees

• CEs are charged TDA‐approved delivery fees by the contracted 

warehouse.

• Fees are updated annually each June 1 based on the Consumer   

Price Index (CPI).

• CEs arrange delivery schedules with the warehouse prior             

to the start of the school year.

• CEs request USDA Food for delivery via the TX‐UNPS                   

CE Delivery Order Form. 

USDA FDP: CE Delivery Order Form

This form is used to request USDA Food          for delivery from a contracted warehouse.

Contracting Entities > DeliveryOrders‐CE > Open Orders

Important Notes

• Delivery Date =next available delivery date;  order form must   be completed 48 business hours prior to delivery date shown on form

• CE may modify form as long as status of form = Open

• CE may complete    a form for a futuredelivery date

USDA FDP: CE Delivery Order Form: Available & Surplus Column

Available Surplus Inventory  

= extra inventory 

available to CEs on a first come, first serve 

basis

Available Current Allocation 

= product allocated 

to CE

USDA FDP: CE Delivery Order Form: Entitlement

Entitlement Section:must have available 

entitlement when requesting 

units in the surplus column

USDA FDP: Fuel Surcharge

• Implemented in SY 2012

• All contractors may charge a fuel surcharge for delivery of   

USDA Foods. 

• The fuel surcharge appears as a separate line item on the invoice.

• Fuel surcharges fluctuate based on fuel prices. TDA updates the    

TX‐UNPS FDP Message Board with current fuel surcharge rates.

USDA FDP: 100‐Mile Rule

According to the RFP for commercial distribution, the 100‐mile rule is applied using an ideal city in each of the seven geographic regions.

These ideal cities are:

Region 1: DallasRegion 2: LongviewRegion 3: HoustonRegion 4: San Antonio

Region 5: McAllenRegion 6: Lubbock

Region 7: El Paso

USDA FDP: 100‐Mile Rule

CEs are categorized         into two groups:

100 miles or less     from  an ideal city

More than 100 miles     from an ideal city

USDA FDP: Monthly Delivery

First delivery within a month is based on the actual quantity of cases delivered to the CE.

No minimum is required.

Example:

• 10 cases of food delivered to a CE site

• delivery cost per case   = $3.00

• fuel surcharge added     per current rate

• total invoice to CE site

10

x$3.00    +

current rate

$30.00 plus fuel surcharge amount

USDA FDP: Monthly Delivery

Subsequent deliveries within the first month include the following rules:

Less than 100    miles from an ideal city

• For a second delivery within      a month from a contracted warehouse, the CE will be charged a minimum fee for      20 cases. 

• For more than 20 cases, the CE will be charged the actual cost. 

More than 100   miles from an ideal city

• For a second delivery within      a month from a contracted warehouse, the CE will be charged a minimum fee for      40 cases. 

• For more than 40 cases, the CE will be charged the actual cost. 

46

Before signing receiving documents, the person who receives the shipment should:

• make sure the items delivered were ordered on the TX‐UNPS CE Delivery Order Form

• count the cases received

• check for damage

• note shortages/damages on the bill of lading

USDA FDP: Accepting Delivery

47

USDA FDP: Handling and Storing USDA Foods

Schools are expected to prevent loss by:

• handling and storing USDA Foods properly

• receiving and using USDA Foods before they expire

48

USDA FDP: Handling and Storing USDA Foods

Storage is free for the first 45 days after a new allocation.

Private storage fees begin on the 46th day after an allocation.

49

USDA FDP: Handling and Storing USDA Foods

Contracted warehouses bid different rates for each storage category.

The categories are:

• dry

• chilled

• frozen

50

USDA FDP: Handling and Storing USDA Foods

USDA regulations prohibit school inventories of donated food                 in excess of 6 months.

USDA Foods stored longer than 6 months are listed as Long Term Storage on the Weekly Commodity Bulletins.

Private storage rates double after 6 months. 

51

USDA FDP: Reminders

• New program year opens in TX‐UNPS

January • An FDP Contract Packet must be submitted in               TX‐UNPS before a           CE can access an Annual Survey.

Be aware of the     program years

when navigating in             TX‐UNPS!

52

USDA FDP: Reminders

• TDA distributes entitlement to DoD Fresh participants.March

53

USDA FDP: Reminders

• Warehouse delivery and storage costs are updated in        TX‐UNPS. June

54

USDA FDP: Reminders

• USDA announces the official or published Commodity Rate of Assistance for the next school year. 

July • The Rate of Assistance is updated in TX‐UNPS.

• CEs may lose or          gain entitlement.             Check for emails announcing available USDA offerings to spend remaining or extra entitlement.

55

USDA FDP: Reminders

• Total meal information is updated in TX‐UNPS with the last completed school year’s meal count.

• CEs may gain or lose entitlement. Check for emails for available USDA offerings to spend remaining or extra entitlement.

October

56

USDA FDP: Reminders

FTS weekly pre‐allocations occur each Tuesday.  This allows CEs to meet the 48 business requirement when completing a  Order Form that includes FTS product.

Weekly allocations occur each Thursday.

pre‐allocations

weekly allocations

57

USDA FDP: Reminders

HOT TOPICS

58

Summary

CEs commit entitlement dollars on 

USDA Foods are ordered by the state based on CE requests entered into TX‐UNPS.

USDA Foods are shipped from a USDA vendor into                 state‐contracted warehouses.

• regular USDA Foods

• USDA Foods for further processing

• USDA/DoD Fresh Program and/or

• USDA/DoD Farm to School Program

59

Summary

Allocation of USDA Foods are made every Thursday.

Allocations are based on CE requests.

Contracted warehouses store and deliver USDA Foodsto the CE.

60

End of InstructionUSDA 

Foods 101

61

commodityoperations@texasagriculture.govQuestions? Comments?

62

Acknowledgement Statement

• You understand and acknowledge that the training you are about to take 

does not cover the entire scope of the program; and

• You are responsible for knowing and understanding all handbooks, 

manuals, alerts, notices and guidance, as well as any other forms of 

communication that provide guidance and instruction on operating the 

program.

63

The Texas Department of Agriculture’s Food and Nutrition Division is funded by the U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service.

In accordance with Federal Law and U.S. Department of Agriculture policy, this institution is prohibited from discriminating on the basis of race, color, national origin, sex, age, or disability. To file a complaint of discrimination, write USDA, Director,

Office of Adjudication, 1400 Independence Avenue, SW, Washington, D.C. 20250-9410 or call toll free (866) 632-9992 (Voice). Individuals who are hearing impaired or have speech disabilities may contact USDA through the Federal Relay Service at

(800) 877-8339; or (800) 845-6136 (Spanish). USDA is an equal opportunity provider and employer.