USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE
Transcript of USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE
PROJUSTICE
USAID /JUSTICE SECTOR SUPPORT PROGRAM IN COTE D’IVOIRE
Cooperative Agreement No. 624-A-13-00002
Quarterly Progress Report
July – September 2015
and
Annual Progress Report
October 2014 – September 2015
Abidjan, Côte d’Ivoire
ANNUAL PROGRESS REPORT
TABLE OF CONTENTS
ACRONYMS ii
EXECUTIVE SUMMARY 1
1. QUARTER 10 AND SUMMARY OF OVERALL ANNUAL CONTEXT 2
2. QUARTER 10 ACTIVITIES AND RESULTS 3
2.1. Objective 1: Improve the Administration of Justice 3
2.1.A. Increase Capacity of Judiciary Police, Magistrates, and Court Staff Through Training and Continuing Education 3
2.1.B. Improve Case Management Systems 8
2.1.C. Reduce Opportunities for Corruption Through Improved Transparency and Accountability of Judicial Officials 16
2.2. Objective 2: Improve and Increase Access to Justice 20
2.2.A. Improve Access to the MOJHR Public Defense Fund and Increase the Capacity and Outreach of the Office of Legal Aid 20
2.2.B. Support Networking, Public Information Campaigns, and Awareness Raising Activities to Improve Public Understanding and Access to Legal Information 22
2.3. Activities in the Pilot Courts 29
2.4. Access to Justice for People with Disabilities 31
2.5. Windows of Opportunity 33
3. ACHIEVED GOALS OF THE ANNUAL WORK PLAN 33
4. STAFFING/MANAGEMENT UPDATE 51
5. PROBLEMS/CONSTRAINTS AND REMEDIAL ACTIONS 51
ATTACHMENTS
1. Report on ProJustice 5th Steering Committee Session 2. List of New ProJustice Pilot Courts for FY2016-18 3. RFP Computerization: Report on the Pre-Proposal Conference 4. Letter of Complaint Sent By ProJustice to the Minister of Justice 5. Press Article on the Career Day in Bouaké 6. Press Article on the Training of Community Leaders By NGO Transparency
Justice (NGO Partner) 7. Press Article on Training of Journalists by MIDH (NGO Partner) 8. Press Article on Open House Days at the Abengourou Pilot Court Organized
By Transparency Justice (NGO Partner) 9. Report on the Seminar on Women’s Involvement in Judiciary in Côte d’Ivoire 10. MOU Between ProJustice and COPHCI 11. ProJustice Performance Monitoring Plan, July-September 2015 12. ProJustice Quarterly Calendar of Activities, October-December 2015
ANNUAL PROGRESS REPORT
i
ACRONYMS
BOP
CC
CFI
CME
CNDJ
Bureau d’Ordre Pénal - Criminal Registry Office
Court Coordinator
Court of First Instance
Court Management Expert
Centre National de Documentation Juridique - National Legal Documentation
Center
Co-MAJ
Comité Opérationnel pour la Modernisation et l’Amélioration de la Justice -
Operational Committee for the Modernization and Improvement of Justice
COP
COPHCI
Chief of Party
Confédération des Organisations de Personnes Handicapées de Côte d’Ivoire -
Confederation of Organizations of Disabled Persons in Côte d’Ivoire
CRIDIA
CSO
Centre de Recherche sur les Institutions et le Droit International des Affaires -
Research Center on International Business Law and Institutions
Civil Society Organization
DACP
DCOP
EU
FY
GIZ
IGSJ
Civil and Criminal Affairs Department of the MOJHR
Deputy Chief of Party
European Union
Fiscal Year
Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit - German Agency for
International Cooperation
Inspection Générale des Services Judiciaires - General Inspectorate for Judicial
Services
INFJ Institut National de Formation Judiciaire - National Judicial Training Institute
JPO Judicial Police Officer
M&E
MIDH
Monitoring and Evaluation
Mouvement Ivoirien pour les Droits de l’Homme - Ivoirian Movement for
Human Rights
MOJHR
MOU
NGO
OIPR
OLA
ONEF
Ministry of Justice, Human Rights, and Public Freedom
Memorandum of Understanding
Non-Governmental Organization
Ivoirian Parks and Reserves Authority
Office of Legal Aid
Organisation Nationale pour les Enfants, les Femmes et les Familles - National
Organization for Children, Women, and the Family
PARMSJP
PJP
Program for Improvement and Modernization of the Judicial and Prison
Systems
Pôle Judiciaire Pénal - Criminal Justice Unit
PMP
PTS
RAIDH
Performance Monitoring Plan
Police Technique et Scientifique
Regroupement des Acteurs Ivoiriens des Droits de l’Homme - Ivoirian
Coalition for Human Rights
RFP Request for Proposals
STTA
Short-Term Technical Assistance
Tt DPK
UAO
UCQG
UNDP
UNOCI
USAID
Tetra Tech DPK
Alassane Ouattara University
Quality Control and Management Unit
United Nations Development Programme
United Nations Operation in Côte d’Ivoire
United States Agency for International Develpment
ANNUAL PROGRESS REPORT
1
EXECUTIVE SUMMARY
On July 24, 2015, ProJustice organized the fifth session of its Steering Committee to review its
past program performance and planned activities. Discussions during this session focused on
ProJustice’s fiscal year (FY) 2016 work plan general objectives, as well as on the list of seven
new pilot courts in which the project will start working later this FY.
On July 30, 2015 ProJustice submitted for approval a draft of the FY16 work plan along with the
list of pilot courts to be supported over the remainder of the project life. USAID approved both
documents on August 18, 2015.
During the past quarter, ProJustice made significant progress in several activities and initiatives,
notably:
Completed its annual program of joint training for magistrates and judicial police officers
(JPOs) and organized training sessions in the pilot courts of Abengourou and Bouna (July 27
to August 1), and Yopougon and Dabou (August 10-15), all located within the jurisdiction of
the Abidjan Court of Appeal.
Despite a long judicial recess from August 1 to September 30, 2015, activities continued as
normal, particularly in pilot courts where ProJustice Court Coordinators (CC) ensured the
regular recording of cases in the Criminal Registry Office (BOP). Substantial progress has
been made in the BOP, in particular in monitoring meetings in the Criminal Judicial Units
(PJPs) and in the Quality Control and Management Units (UCQGs).
Pursued the development of computerization to manage civil and criminal cases and
administrative acts. A request for proposals (RFP) was launched on June 29 with ProJustice
conducting a pre-proposal conference for bidders in July. The RFP submittal deadline was
August 17 and the evaluation of 12 proposals began on August 24.
ProJustice made tangible progress in the preparation of two publications: a selection of
criminal decisions to be included in the Criminal Jurisprudence Digest was finalized by the
National Legal Documentation Center (CNDJ) and the first draft of an Access to Justice
Guide was finalized at the end of September and is expected to be delivered to ProJustice in
early October.
The organization of a second Career Day for law students on September 3 focusing on female
students. The event was hosted at University Alassane Ouattara (UAO) in Bouaké. Like the
first Career Day in Abidjan on June 30, 2015, this second Career Day attracted 600 students
who visited booths to meet more than 20 judicial professionals (magistrates, lawyers, bailiffs)
who provided valuable insights to students on the judicial sector.
Conducted two monitoring missions of non-governmental organization (NGO) project
partners in their implementation of planned activities in the three sites that cover the project’s
11 pilot courts.
Launched ProJustice Handicap, a project to increase access to justice for people with
disabilities. A ceremony for the signing of a Memorandum of Understanding (MOU)
partnership agreement with the Confederation of Organizations for People with Disabilities in
Côte d’Ivoire (COPHCI, Confédération des Organisations de Personnes Handicapées de
Côte d’Ivoire) was held on July 16 and a launch conference took place on September 29. The
opening ceremony was attended by the U.S Embassy Deputy Chief of Mission, USAID
representatives Leah Kaplan and Benjamin Olagboye, Representatives of the Speaker of the
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National Assembly, and representatives of the Ministry of Justice, Human Rights, and Public
Freedom (MOJHR) and the Ministry of Labor, Social Affairs, and Vocational Training.
1. QUARTER 10 AND SUMMARY OF ANNUAL OVERALL CONTEXT
In July 2015, the General Inspectorate of Judicial Services (IGSJ, Inspection Générale des
Services Judiciaires) finalized an inspection tour of all tribunals in Côte d’Ivoire. It was the first
comprehensive inspection organized by this institution since 2013. The IGSJ has suffered a long
absence of management leadership when the former General Inspector was transferred to become
the President of the High Authority for Good Governance, in October 2013. The present General
Inspector was officially appointed in July 2014, and the IGSJ was strengthened through the
addition of 8 inspectors, to make a total of 17. The new General Inspector put a high priority on
improving the internal management and restructuring the inspectorate, to increase its profile both
inside the judicial system and vis-à-vis the general public. To increase public awareness, IGSJ
created a website where citizens can complain about the functioning of courts.
ProJustice, as part of its program to improve transparency and accountability of the justice sector,
is providing assistance to the IGSJ by installing solution boxes and information kiosks in the pilot
courts to reduce opportunities for unprofessional conduct and corruption. ProJustice has planned
a more ambitious support program for the IGSJ, but implementation has been delayed due to
institutional changes in the IGSJ over the past several months. An important part of this support
program will start in October 2015 when ProJustice, with the help of a short-term technical
assistance (STTA) expert Marc Moinard, will review and assess the system for annual
performance evaluations of magistrates and clerks, and will make recommendations to modernize
the existing mechanisms to develop transparency.
During the past quarter, the law to reform the status of court clerks was passed by the Parliament.
This was a long process over the greater part of the past year and created tremendous tension and
resistance from clerks and trade union organizations, leading to several strikes in 2015. The
reform of the clerks’ status is part of an overall reform process for all judicial professions,
including magistrates whose status is also expected to be addressed by a law that is currently
under preparation at the MOJHR.
The law on the status of clerks is not the only text that is being amended in the judicial profession
reform process; the MOJHR is also working to improve the existing standards of ethics and
professional conduct of magistrates. ProJustice contributed to this reform process with a draft
code of conduct for magistrates, prepared by STTA Michèle Laborde in close consultation with
Ivoirian magistrates and other key local justice sector actors. ProJustice submitted the draft code
of conduct to the Minister of Justice in December 2014. Since then, ProJustice management has
routinely followed up with the MOJHR Chief of Staff, but it is still unclear whether the MOJHR
wants to adopt the codes separately or as part of a wider reform of the current law governing
magistrates’ status (Statut de la Magistrature). ProJustice will continue to monitor progress on
this matter in the coming quarter.
Reform of the main judicial codes (civil and criminal codes, as well as the codes of civil and
criminal procedures) is still ongoing. In September 2015, the MOJHR organized a seminar for the
members of the revision commission (set up by the Minister in January 2014 to lead the revision
process) who are all high level members of the Ministry or magistrates. This revision process is
an important step in the overall modernization of the Ivoirian judicial system in that it will update
the legal framework in the criminal and civil arenas.
During the past year several important changes occurred at the top ranks of the judicial hierarchy.
Following the resignation of the President of the Constitutional Court in January 2015, the
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President of the Republic appointed the President of the Supreme Court to replace him. This high
level magistrate was replaced by another high magistrate, the President of the High Authority for
Good Governance, who had formerly been the General Inspector of Judicial Services. These
movements in the higher echelons of the judiciary are particularly sensitive in the run-up to the
presidential elections scheduled for October 25, 2015, as the Constitutional Court is an important
institution in the electoral process. The election campaign has intensified during the past quarter.
The higher echelons of the MOJHR at the director level, and of course members of the Minister’s
cabinet, are increasingly involved in the campaign. As a result, it has become more and more
difficult for ProJustice management to have appointments with high level representatives of the
MOJHR. As a consequence and on a precautionary basis, ProJustice is planning to reduce the
mobilization of STTAs during the critical part of the election process, between mid-October and
mid-November 2015.
2. QUARTER 10 ACTIVITIES AND RESULTS
As requested by USAID, the present report combines both the quarterly report of July-September
2015 and a review of ProJustice Year Two, October 2014-September 2015. This section of the
report details quarterly activities, while section 3 summarizes those of the last 12 months.
2.1 OBJECTIVE 1: IMPROVE THE ADMINISTRATION OF JUSTICE
2.1.A INCREASE CAPACITY OF JUDICIARY POLICE, MAGISTRATES,
AND COURT STAFF THROUGH TRAINING AND CONTINUING
EDUCATION
2.1.A.1 ProJustice Steering Committee
On July 24, 2015, ProJustice organized the fifth session of its Steering Committee to review its
past program performance and planned activities. As with previous sessions, the ProJustice
Steering Committee brought together high level representatives of the MOJHR and magistrates,
as well as representatives of USAID and international organizations such as the United Nations
Operation in Côte d’Ivoire (UNOCI), the United Nations Development Program (UNDP), the
European Union (EU), and civil society organizations (CSOs). After reviewing and detailing
recent ProJustice activities and achievements, discussions focused on the ProJustice longer term
program with the project team presenting general objectives of the program for FY 2016, at the
time still under preparation.
ProJustice also opened a debate on a proposed list of pilot courts to replace part of the existing
courts as discussed with USAID. The plan is that ProJustice will maintain 4 jurisdictions of its
existing pilot group of 11 courts and change the remaining 7. Key criteria governing the selection
of the proposed pilot courts were:
Better geographic coverage of Côte d’Ivoire, with an emphasis on the Northern and Western
parts of the country
Balance among the three courts of appeal so that all would receive equal support from
ProJustice.
Steering committee members approved the proposed map of future ProJustice pilot courts, which
was then officially submitted to USAID together with the draft work plan for FY16. USAID
approved both documents on August 18, 2015. ProJustice will progressively move into the new
pilot courts during the first months of FY2016. (See Attachment 1 for the report on the
Steering Committee of July 24, 2015, and Attachment 2 for the list of ProJustice new pilot
courts for FY2016-18).
ANNUAL PROGRESS REPORT
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2.1.A.2 Training of Trainers and Knowledge Dissemination
Training of Trainers Meetings initiated and held last quarter between the ProJustice training coordinator and the group
of magistrate and clerk trainers trained by ProJustice, convened to discuss the design and
production of two new training kits, were suspended on July 16, 2015 because of the judicial
recess.
The new training kits will address "Public Reception in Courts" and "Collaboration between
Investigating Judges and Clerks." After production, each kit will include:
A leaflet outlining the value of the training, the training team (training designers and
facilitators), educational principles (educational foundations that underlie the training),
teaching methods and techniques (case studies, quizzes, role plays), a specification sheet
(training topic, target audience, suggested number of participants per session, duration per
session, objectives, modules and their sequences, the educational tools), and type of training
program.
A detailed chronology of training modules, including a general timing prescribed for all the
modules and a more detailed timeline for each module.
PowerPoint presentations.
Technical specifications of each module including a general reminder of key points and
exercises with answer sheets (case studies, quizzes, etc.).
Assessments ensuring training quality and monitoring (evaluation of participants and trainers
as well as the assessment of trainers following a training debriefing).
Ongoing design of the two kits will continue through October to be completed by mid-November
2015 with first training sessions scheduled to be held in December 2015.
2.1.A.3 Joint Training of Magistrates and JPOs
Joint Trainings Within the Court of Appeal of Abidjan Jurisdiction By Pilot Court During the fourth quarter of FY15, ProJustice completed its annual program of joint training for
magistrates and JPOs with sessions conducted in July and August in the jurisdiction of the
Abidjan Court of Appeal (the last of three jurisdictions in Côte d'Ivoire), specifically in the pilot
courts of:
Abengourou, Bouna: from July 27 to August 1, 2015
Yopougon, Dabou: August 10 - 15, 2015.
As with joint training of the Bouaké and Daloa Courts of Appeal, these trainings were preceded
by preparatory missions to Abengourou, Bouna, Dabou, and Yopougon to ensure that they
proceeded properly, more specifically to sensitize judicial authorities and heads of units and
identify those JPOs who could participate (providing photocopies of their ID cards for USAID
approval). The number of units that met the criteria was then determined based on access to
functional phone lines and fax machines to facilitate collaborative relationships with prosecutors’
offices.
Training themes focused on the subject of judge/JPO collaboration and used the same modules as
the prior trainings, i.e., criminal investigation and preliminary investigation. The target audience
also remained the same (judges and JPOs) with pedagogical principles (professional role-play
facilitated by judge / JPO trainers) and the general goal (improving cooperation between judges
and JPOs for the quality of criminal justice) also staying the same. The training sessions took
place over 12 days in 6 sessions of 2 days each: 3 held in Abengourou and 3 in Dabou. More
detail is set out below.
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Joint Training for Magistrates and JPOs in Abengourou Joint trainings for magistrates and JPOs in Abengourou were held from July 27 to August 1 in
Abengourou. The three sessions encouraged reflection on all aspects of judge/JPO collaboration
from the execution of investigations up to the trial stage and were facilitated by two magistrates
and two JPOs trained in ProJustice training quality standards. Facilitators were:
Mr. Atsain Philippe Yapo, Magistrate, President of the Indictment Division of the Daloa
Court of Appeal
Mr. Coulibaly Boubakar, Judge, Public Prosecutor at the Gagnoa Court of First Instance
(CFI)
Mr. Victor Konan Gbra, Deputy Brigade Commander at the Songon gendarmerie station
Mr. Seraphin Gnazale, Police Commissioner, ProJustice Training Coordinator.
Overall the training was well received. Ms. Judith Gilbernnais, President of the Abengourou CFI,
opened the first session expressing her appreciation for the PJP, criminal registry office (BOP),
and the quality control and management unit (UCQG) implemented in her jurisdiction with the
support of ProJustice. The final session was hosted by Mr. David De Giles, ProJustice Deputy
Chief of Party (DCOP), who outlined the history of the ProJustice program and gave an overview
of previous joint training sessions and the results achieved. Mr. Braman Kone, Prosecutor of the
Abengourou CFI, also addressed the participants.
Closing session of the joint training of magistrates and judicial police officers in the
Abengourou pilot jurisdiction, August 1, 2015
At the end of the sessions, each participant was given a certificate of attendance and a practical
guide on "telephone reporting” techniques between JPOs and magistrates. In addition, the project
donated fax machines to the police, gendarmerie, and water and forests units to assist them with
reporting between JPOs and magistrates.
Table 1: Joint Trainings Within the Abidjan Court of Appeal
Training Site Pilot Courts Dates Number of Sessions
Abengourou Abengourou Bouna
July 27 - August 1, 2015 3
Dabou Dabou Yopougon
August 10 - 15, 2015 3
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Joint Training for Magistrates-JPOs at Dabou A joint training session for magistrates and JPOs in Dabou took place from August 10 to 15,
2015. As with Abengourou, sessions were facilitated by four facilitators (two judges and two
JPOs) trained in ProJustice training quality standards. Facilitators were:
Mr. Amany Francis Kouadio, Magistrate, Deputy Director at the Department of Research and
Legislation of the MOJHR
Ms Angeline Noëlle Petey, Magistrate, Vice President of the Gagnoa CFI
Mr. Victor Konan Gbra, Deputy Brigade Commander at the Songon gendarmerie station
Seraphin Gnazale, Police Commissioner, ProJustice Training Coordinator.
Training modules addressed: (1) preliminary investigation, obligation to inform, custody,
investigation management and (2) judicial investigation: judicial warrants and letters rogatory.
Special attention was paid to trainers of the Forensic Police (Police Technique et Scientifique,
PTS) whose participation was made possible with the support of the German Agency for
International Cooperation (GIZ). The PTS provided insight into uncovering the truth in criminal
investigations as well as how to improve the effectiveness of investigators’ action. They also
discussed the (1) contribution of scientific evidence in court proceedings (i.e., it is difficult to
refute); (2) less importance of evidence through confession-based evidence terms; and (3)
subsequent improvement in terms of respect for human rights.
Like the other trainings, each participant received a certificate of attendance, training support, and
a practical guide on "telephone reporting". Finally, some police, gendarmerie, and water and
forests units received fax machines.
The first training session, from August 10-11, was attended by ProJustice DCOP, who opened the
sessions by explaining that Yopougon and Dabou pilot courts were chosen to serve as test sites
for the Ivoirian judicial software management system. Mr. Augustin Kouame, President of the
Yopougon CFI, then expressed his support for the training and other ProJustice activities.
Ms. Leah Kaplan, USAID Program Officer, Ms. Roslyn Waters Jensen, USAID Regional
Advisor (Washington DC), and Ms. Siw Dörte Diallo, GIZ Project Manager working with PTS
trainers on the search for evidence during criminal investigations, also attended all training
sessions.
The second and third sessions were attended by Mr. Daleba Roua, a senior-ranking Judge, Chief
Technical Advisor, and MOJHR Representative. The closing ceremony was attended by the
Senior Commander of the National Gendarmerie and the Director General of the National Police,
as well as an MOJHR Representative who thanked ProJustice and USAID on behalf of the
Minister of Justice before congratulating all participants for their participation in this training.
ANNUAL PROGRESS REPORT
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Fax machine donation on behalf of ProJustice by the Chief Prosecutor
of Abengourou to the head of a judicial police unit, August 1, 2015
Table 2: Participants in the Joint Training Within the Abidjan Court of Appeal
Participants Title Number Total
Jurisdictions Courts of First Instance Abengourou Yopougon
4
Court Branches Bouna Dabou
Magistrates Prosecutor 1 27
Deputy Prosecutors 5
Court Branch Substitute Resident 1
Substitute Prosecutors 12
Investigating Judges 5
Juvenile Judges 3
JPOs Police JPOs 28 98
Gendarmerie JPOs 49
Water and Forest JPOs 21
In terms of overall statistics for the 2014-15 judicial year, the joint training for magistrates and
JPOs were conducted in a total of 3 cycles of 17 training sessions for 336 participants distributed
as shown in Table 3 below. The project also distributed 54 fax machines during the course of
these training sessions.
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Table 3: Overall Joint Training for Magistrates-JPOs
Participants Title Number Total Number
Judges Women 11 57
Men 46
JPOs Police 105
(including 3 women)
279
Gendarmerie 152
Water and Forest 22
Impacts of the training sessions were:
Successfully brought together magistrates and JPOs to discuss issues of collaboration
Established greater prosecution awareness of tasks needed for a full cooperation between
magistrates and JPOs for a quality criminal justice system
Brought to light communication weaknesses and created a new dynamic communication
approach between magistrates and JPOs
Reduced distance between JPOs and magistrates allowing them to meet, sometimes for the
first time
Helped JPOs and magistrates understand that the watchwords of their professional
relationship are openness, availability, courtesy, mutual respect, clear instruction, speed of
execution, and coordination during criminal investigations
Helped JPOs understand the role of preliminary investigation in the criminal chain
Highlighted the need for additional training in areas beyond that provided by ProJustice
Highlighted need to integrate Ivoirian Parks and Reserves Authority (OIPR) JPOs with other
prosecutors, investigating magistrates, national gendarmerie, and police
Familiarized stakeholders with the existence and criminal investigation capabilities of the
PTS – Directorate General of the National Police
2.1.B: IMPROVE CASE MANAGEMENT SYSTEMS
2.1.B.1 Court Management Expertise
Criminal Registry Office Monitoring Improving File Management through a Standardized System During the judicial recess (August 1 to September 30, 2015), ProJustice Court Coordinators
(CCs) remained at their posts, carrying out their activities, in particular those related to case
recording in the BOP installed in each pilot court by ProJustice.
The BOP has a computer tool centralizing all event dates in the life of a criminal case. It is
updated chronologically on a daily basis with minutes, and complaints and other legal acts are
recorded. This reporting period, CCs continued to verify progress made with regard to the
recording of dates and other data on criminal proceedings, and checked the consistency of
recorded dates to see if they matched those contained either in the minutes or the specific types of
complaints (flagrante delicto offenses, direct summons, major/minor investigation). CCs also
check if there are no outstanding proceedings and if cases are immediately registered upon their
arrival at the prosecutor’s office. CCs noted the total satisfaction of the clerks in charge in the
pilot jurisdictions with the way the BOP is maintained.
ANNUAL PROGRESS REPORT
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The case management system is now fully integrated into the prosecution office’s working
methods such that no criminal case has been overlooked in the BOP records. In the Bouaflé pilot
jurisdiction, the CC determined that the daily monitoring of the BOP is no longer necessary. In
general the tool is well run and managed by court officials.
CCs of the pilot courts in Abengourou, Bouna, and Dimbokro encountered some difficulties
during the judicial recess. In these pilot courts, the fact that the incumbent Registrar in charge of
the BOP was on leave left not only a vacuum of personnel, but also a challenge due to the deputy
clerk’s weak computer skills. The commitment of heads of jurisdiction in the pilot courts of
Bouaflé, Man, Sinfra, and Yopougon are beginning to bear results in terms of greater
coordination.
The table below shows the number of cases filed with the BOP at each pilot jurisdiction as of
September 29, 2015.
Table 4: Criminal Case Files Recorded by the BOP in ProJustice’s Pilot Courts
Pilot Jurisdiction Number of Criminal Cases Recorded
(as of September 29, 2015)
Abengourou 1,074
Bouaflé 1,520
Bouaké 2,881
Bouna 300
Dabou 1,070
Dimbokro 281
Gagnoa 1,208
Lakota 564
Man 323
Sinfra 455
Yopougon 6,853
TOTAL 16,529
Clerk trained by ProJustice registering case files at
the Criminal Registry Office, Bouaflé pilot court
The Bouaflé Criminal Registry Office was fully
equipped by ProJustice
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Improving the Efficiency of the Administration of Pilot Courts and Access to Courts CCs conduct verification activities in the prosecutor’s office and the BOP to ascertain that notices
of closure with no further action were not only recorded in the BOP but also written and signed
by the State Prosecutor or the Substitute Resident Prosecutor. They also mentor and train
registrars in charge of monitoring. Due to the judicial recess, CCs did identify notices for the
months of August and September 2015 that had not been drafted, in particular in the Bouaké pilot
court.
CCs in Abidjan-Abengourou reported all case files are closed with no further action required.
CCs ascertained that cases were fully recorded. CCs also:
Discussed with judges and clerks the importance of listing the documents of investigative
proceedings.
Raised awareness on proper functioning of the UCQG and PJP through meetings and
advocacy with heads of courts.
Checked evidence and seals.
Exhibits arriving from JPOs are received and immediately recorded in the BOP. Clerks establish
the docket. Seals are then transmitted to the chief Registrar for registration in the exhibit Register.
CCs verify with the BOP and the chief clerk to confirm the task is properly carried out.
To check signed minutes and judgments subject to appeal, a verification is performed at the
Correctional Registry with court clerks or heads of criminal sections. The court clerk
transmission registers enable CCs to determine the number of minutes signed and to request
statistics on the number of judgments subject to appeal, those that have been transmitted to the
Court of Appeal, and others awaiting transmission.
CCs also check the proper maintenance of Detention Tables by ensuring they are completed and
the proper sheets are used, stressing the need to maintain the tables up to date throughout the
quarter. In general this has been respected with the exception of Gagnoa, according to the CC.
Clerks indicated this was in view of a heavy workload in the investigation office during the
judicial recess and the fact that one of the two clerks was unavailable during that time. The matter
has been brought to the attention of the investigating judge who has indicated they are taking
necessary measures.
Operating the Criminal Justice Units in Pilot Courts The PJP, a platform for strengthening collaboration between public prosecutors and JPOs, is
working satisfactorily in all pilot courts. This is true even in the Bouaflé pilot jurisdiction, where
the PJP was established in October 2014 despite the reluctance of the public prosecutor. The PJP
has met three times with this jurisdiction, the last time on August 28, 2015 during the judicial
recess. This change in attitude can be credited to the CCs’ active sensitization efforts and
missions conducted by the ProJustice Court Management Expert (CME) in service head offices.
Of the 11 pilot courts, 8 held meetings during the quarter in the jurisdictions of Bouaflé, Bouna,
Dabou, Gagnoa, Lakota, Man, Sinfra, and Yopougon. In the next table is a summary of meetings
that took place during the quarter.
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Table 5: Criminal Justice Unit Meetings in Pilot Courts July-September 2015
Pilot Court Date Agenda
Participants
Magis-trates
Gendarmes
Police/ Water and
Forest/
Customs
Total
Abengourou None None
Bouaflé
07/10/ 2015
08/28/ 2015
• Arrest 01 09 06+02 OIPR
18
• Criminal Judicial Unit meetings
• Transmission of accident reports to insurance companies
• Information on electoral legislation
01 08 06 15
Bouaké None None
Bouna 07/15/ 2015
• Difficulties carrying out JPO duties
• Services and concerns
• Using models
02 04 02+02 OIPR
10
Dabou 07/10 /2015
• Comments on implementation and use of models
• Ethics/professional conduct rules
• Relationship between JPOs/investigating judges
• Conduct of hearings for minors
01 10
08
+01 Conseiller
DPJEJ
20
Dimbokro None None
Gagnoa 07/22/ 2015
• Status-JPO-prosecution
• Status of the use of models made available to JPOs by ProJustice
04 09 12+03 OIPR
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Table 5: Criminal Justice Unit Meetings in Pilot Courts July-September 2015
Pilot Court Date Agenda
Participants
Magis-trates
Gendarmes
Police/ Water and
Forest/
Customs
Total
• General orientation for the conduct of criminal proceedings
• Circular No. 005 of March 18, 2014 by MJDHLP
• Law No. 2014-427 of July 14, 2014 establishing the Forestry Code
Lakota 07/31/ 2015
• Qualification of offenses and the criminal responsibility of minors
01 02 02 05
Man 07/10 2015
• Right of the respondent and the JPO during preliminary investigations
01 13 00 14
Sinfra 07/07/ 2015
• Finding solutions to certain dysfunctions
02 02 01 05
Yopougon 07/31/ 2015
• Presentation on preliminary investigation
03 04
06 +01 Abidjan Prison Officer
14
DPJEJ: Directorate of Judicial Protection for Youth and Children
Quality Control and Management Units As a management tool, the UCQG is a permanent meeting platform for the different pilot court
department heads. CCs contributed to its effective functioning by sensitizing and advocating
with the Presidents of the courts. Last quarter, the pilot courts of Abengourou-Dabou-Gagnoa-
Lakota-Man and Yopougon were able to hold meetings. Since its establishment there has been at
least one meeting in each pilot jurisdiction, except in Bouaké where there has been no political
will to hold a meeting despite repeated CC efforts.
Table 6: UCQG Meetings in ProJustice Pilot Courts July-September 2015
Pilot Court Dates Agenda Participants
Abengourou 07/21/2015
• Data collection for the April-June 2015 quarter:
- Failures or issues noted
- Satisfaction with progress made
4 people including
ANNUAL PROGRESS REPORT
13
Table 6: UCQG Meetings in ProJustice Pilot Courts July-September 2015
Pilot Court Dates Agenda Participants
• Feedback on the joint training for magistrates and JPOs of July 27 - August 1, 2015 (including delivery of fax machines to JPO units)
• Miscellaneous
PDT1
PR
GC
CC
Bouaflé None N/A N/A
Bouaké None N/A N/A
Bouna None N/A N/A
Dabou 07/29/2015
• Assessment of the 2014-2015 judicial year
• Calendar of legal holidays
• Management of citizenship certificates and criminal records
P; SP; IJ; GC; GCA; CC
Dimbokro None N/A N/A
Gagnoa 07/23/2015
• Analysis of data collected by the CC
• Statistics at each link in the correctional chain
• Miscellaneous
08
P
PR
VP
IJ
GC
GI
G Corr
G BOP
Lakota 07/29/2015 • Evaluation of activities conducted over the 2014-2015 FY
04
P
SP
GC
CC
Man 07/08/2015 • Organizing an open house on 07/31/2015 at the Man CFI
12
P
VP
PR
GC + 08 clerks
Sinfra None
Yopougon 07/30/2015
• Appointment of focal points responsible for the implementation of the solutions resulting from the meeting of February 24, 2015
13
P; PR; 02 VP 03 GCA; 06
1 P: Court President; PR: Chief Prosecutor; SP: Substitute Prosecutor; GC: Chief Clerk; C: Clerk; IJ:
Investigating Judge; CC: Court Coordinator; VP: Vice President;
ANNUAL PROGRESS REPORT
14
Table 6: UCQG Meetings in ProJustice Pilot Courts July-September 2015
Pilot Court Dates Agenda Participants
• Miscellaneous heads of section
2.1.B.2 Court Management Strategy
1B.2.1 Targeted Support 1B.2.1.1. Improving the functioning of investigation offices Throughout FY15 ProJustice provided assistance to improve the management of investigating
judges’ offices in the 11 pilot courts. Short-term judicial expert Marc Moinard undertook three
field missions of two weeks each over the period October 2014 to May 2015.
During the quarter, STTA Marc Moinard prepared a series of draft administrative guidelines to
improve the internal functioning of the investigation offices and their coordination with
prosecution and JPOs. Next quarter, ProJustice will officially submit both drafts to the MOJHR
for its comments and adoption, however it is likely that submitting such important documents
during the period preceding the presidential election of October 25, 2015 could delay their
adoption.
1B.2.1.2. Developing a Practical Guide for Prosecutors’ Offices In June 2015, STTA Ms. Michèle Laborde prepared a draft Practical Guide for Prosecutors’
Offices. This guide will standardize practices in prosecutors’ offices and will also be used for
continuing education purposes. Prosecutors currently do not have materials to address their daily
professional practices. In addition, the Practical Guide will facilitate the IGSJ monitoring and
inspections of the prosecutors’ offices.
ProJustice has already reviewed the draft Guide and will submit it next quarter to a committee of
prosecutors and representatives of the MOJHR for their comments.
Once finished, the Practical Guide for Prosecutors’ Offices will be a substantive work product
issued by ProJustice. The Guide will continue to strengthen the capacity of the judiciary and build
on other actions already taken by ProJustice to improve the management of prosecutors’ offices
in the pilot courts.
1B.2.2 Computerization of Case Management System This quarter, ProJustice made significant progress in the computerization program for the
development of a pilot software to computerize civil and criminal procedures, as well as the
production of administrative acts. The activity is being implemented in close coordination with
the MOJHR.
On July 21, 2015, ProJustice organized in its office a pre-proposal clarification conference during
which bidders could ask questions related to the content of the RFP launched on June 29, 2015.
The evaluation of the 12 proposals received by the submission deadline (August 17, 2015) started
on Monday, August 24. The Evaluation Committee has four members: David De Giles,
ProJustice DCOP and Chair of the Evaluation Committee; Joshua Pazour, Case Management
Expert and Consultant to ProJustice; Jean Luc Bolé, IT Manager at the MOJHR; and Danet
Villard, member of the MOJHR Cabinet.
ANNUAL PROGRESS REPORT
15
Computerization RFP Evaluation Committee (from left to right): Joshua Pazour, Case Management Expert;
David De Giles, ProJustice DCOP and Chair of Evaluation Committee; Jean Luc Bolé, IT Manager at MOJHR;
and Danet Villard, member of the MOJHR Cabinet.
At the request of the MOJHR Chief of Staff, ProJustice suspended the proceedings of the
evaluation committee on the evening of Tuesday, August 25. According to the information
provided by the Chief of Staff to the ProJustice DCOP, the Minister of Justice received
complaints from some Ivoirian companies that they were unfairly excluded from the bidding
process because proper notice was not provided. For this reason, the Chief of Staff firmly
requested ProJustice to immediately suspend the Evaluation Committee work, pending a review
of the matter. The Committee outlined the numerous steps that had been taken to make the
process open and transparent, including: (1) advertisements were placed in Jeune Afrique, The
Africa Report, and Fraternité Matin; (2) more than 20 Ivoirian companies attended the bidders’
conference held in July; and (3) 6 proposals out of 12 received by ProJustice were actually made
by Ivoirian companies (by themselves or in partnership with foreign companies). Despite all these
points, the Chief of Staff did not change his position and offered no timeline for resolving the
matter.
In close coordination with USAID, ProJustice sent a letter on September 3, 2015 to the Minister
of Justice in order to (1) remind him that ProJustice took all the necessary steps to make the RFP
process open, transparent, and inclusive of Ivoirian companies; (2) indicate that ProJustice needs
to inform its client USAID of the reasons why the MOJHR requested to suspend this process; and
(3) suggest MOJHR write to the US Ambassador in order to explain in detail the reasons so that
the process could be resumed as rapidly as possible.
By a letter of September 11, 2015, the MOJHR Chief of Staff informed ProJustice that the
Minister’s concerns on the RFP evaluation process were resolved and requested ProJustice to
resume the proceedings. The RFP Evaluation Committee began working again on September 28,
2015 and the evaluation process is expected to be finalized by the end of October 2015.
(See Attachment 3 for the report on the Pre-Proposal Conference of July 21, 2015 and
Attachment 4 for the letter sent by ProJustice to the Minister of Justice).
1B.3 Improve the Judicial Archiving System
No activities in this quarter.
ANNUAL PROGRESS REPORT
16
2.1.C REDUCE OPPORTUNITIES FOR CORRUPTION THROUGH
IMPROVED TRANSPARENCY AND ACCOUNTABILITY OF JUDICIAL
OFFICIALS
2.1.C.1 Developing a Code of Judicial Conduct
The MOJHR is working to improve the existing standards of ethics and professional conduct of
magistrates. ProJustice contributed to this reform process with a draft code of conduct for
magistrates, prepared by STTA Michèle Laborde in collaboration with Ivoirian magistrates.
ProJustice submitted the draft code to the cabinet of the Minister of Justice in December 2014.
The draft code has already been positively reviewed by several directorates of the MOJHR with
the ProJustice management team continuing to follow up with the Chief of Staff, but it is still
unclear whether the MOJHR wants to adopt the codes separately or as part of a wider reform of
the current law governing magistrates’ statutes (Statut de la Magistrature). ProJustice will
continue to monitor progress on this matter.
2.1.C.2 Installation of Signage in Pilot Courts
This quarter ProJustice finalized the installation of signage in the 11 pilot courts to improve
transparency and accessibility of court operations. Court signage greatly contributes to project
objectives as it:
Facilitate citizens’ access to local justice services, by allowing court users to easily access the
information they need within the courts
Allow magistrates and other justice personnel to increase efficiency and ensure a safer work
environment with fewer persons entering offices to ask for information and wandering the
court premises
Reduce the risk of court users being approached or misled by “facilitators” and other
unofficial intermediaries seeking remuneration to provide assistance with navigating the court
and legal procedures.
Signage installed by ProJustice allows citizens to find their way
in the 11 pilot courts (this photo from Dabou)
ANNUAL PROGRESS REPORT
17
Signage outside the Dabou pilot court
1C.3 Posting of the Judicial Fee Scale in Pilot Courts
Over the quarter, ProJustice helped in increasing the transparency of court operations in
ProJustice’s 11 pilot courts by posting the judicial fee scale approved by the MOJHR in all court
service offices. The display of the judicial fee scale on bulletin boards installed by ProJustice in
different court areas (clerk’s office, prosecutor’s office, courtrooms, etc.) allows the public to see
the cost of each judicial and administrative service provided by the courts (e.g., birth certificates,
citizenship certificates, criminal records, copy of judgments, etc.). This will help to prevent
dishonesty among clerks who might request higher prices than the actual costs and pocket the
difference.
ANNUAL PROGRESS REPORT
18
Posting the judicial fee scale helps ensure the credibility, integrity, and transparency of local
justice sector actors and improve the confidence of court users. Increased knowledge and
transparency of judicial fees will significantly reduce the opportunities for corruption in the
courts. To build upon this initiative, ProJustice plans to provide over the next FY:
Technical assistance for the approval and dissemination of an updated judicial fee scale in
collaboration with the MOJHR
Support for the development of fee reporting and compliance mechanisms and a system to
record the amount of fees collected and transferred to courts or the public treasury; and
Training of magistrates and clerks on the application of the updated judicial fee scale.
1C.4 Installation of Solution Boxes in Pilot Courts
This quarter, ProJustice launched its program of solution boxes which will be installed in the 11
pilot courts. Citizens will be able to anonymously fill out a questionnaire and share their
impressions of their interaction with the Ivoirian courts and judicial officers. The goal will be to
identify both good practices and cases of judicial abuse. The project will report to the IGSJ any
serious evidence of corruption identified through the solution boxes. ProJustice also held
Judicial fee scale poster for ProJustice’s pilot courts
ANNUAL PROGRESS REPORT
19
meetings with local authorities and partners to explain the objectives of the solution box program
and ensure their involvement and buy-in.
In this first phase of the activity, ProJustice installed 26 boxes in four pilot jurisdictions: Bouaflé,
Bouaké, Dimbokro, and Sinfra.
Projustice Court Coordinator explaining to a court user in Bouaké
how to fill out the questionnaire for the Solution Boxes developed by ProJustice
Assessment of the first results ProJustice collected a sample of 142 questionnaires from May to August 2015 in the following
sites:
Bouaflé (court and city hall)
Bouaké (court, legal clinic, and sub-prefecture)
Dimbokro (court, city hall, and sub-prefecture)
Sinfra (court, city hall, and sub-prefecture)
The statistics that emerge are:
69% of respondents had recently used a justice service.
63% were not satisfied with the service received while 37% were satisfied.
86% were critical of the overall functioning of justice.
Table 7 : Solution Boxes: Some Court Users’ Observations on the Quality of Justice
Positive Points Negative Points Suggestions
- Signage installed by ProJustice enables better orientation
- Cleanliness of the courts has improved
- Courtesy of certain magistrates and officials
- Delays in issuing certain documents (criminal records, certificates of nationality)
- Some services are disorganized (criminal records, certificates of nationality)
- Slowness in delivering judicial documents encourages corruption
- Cost of court proceedings varies significantly from court to court
- Improving the quality of communication between court staff and citizens
- Create a waiting room for court users
- Increase court staff - Heads of jurisdiction
should monitor the activities of their subordinates
ANNUAL PROGRESS REPORT
20
(e.g., creating a cooperative in Bouaflé costs 30,000 FCFA but
- 15 000 FCFA in Toumodi) - Poor reception at the courts - Lack of impartiality of justice in
commercial cases - "Justice is similar to a shopping
center" - Timeliness (judicial staff do not
come early to work and court hearings begin late)
- Problems of interpretation at court hearings for those speaking local languages
- Courts are not safe
- Urge staff to better receive court users
- Reward the best staff for services rendered to the population
- Legal education of citizens - Provide courts with more
IT material - Train court personnel
(magistrates and clerks) - Bring justice closer to
citizens (e.g., awareness campaigns, “open door” events)
- Create more courts
2.2 OBJECTIVE 2: IMPROVE AND INCREASE ACCESS TO JUSTICE
2.2.A: IMPROVE ACCESS TO THE MOJHR PUBLIC DEFENSE FUND AND
INCREASE THE CAPACITY AND OUTREACH OF THE OFFICE OF LEGAL
AID
2.2.A.1 Criminal Jurisprudence Digest
ProJustice is developing a Jurisprudence Digest with the CNDJ. The goal is to collect decisions in
a number of jurisdictions, process them by noting keywords, and make an abstract. The digest has
been completed, however a misunderstanding on word processing has led to a delay in the release
of data to ProJustice by the CNDJ.
The CNDJ viewed processing as the highlighting of keywords and handwriting summaries, as
well as collecting judicial decisions. ProJustice understood processing to be the computerized
input of all collected decisions, including key words and abstracts. To resolve the issues a
meeting was held in July when the CNDJ agreed to proceed with the entry of all decisions. Due to
the number of decisions (200), the CNDJ asked to submit all processed decisions on October 15,
2015. Once this is completed, ProJustice will edit and disseminate the Digest.
2.2.A.2 Access to Justice Guide
This quarter ProJustice continued preparation of an Access to Justice Guide, which will outline
and describe all mechanisms allowing referral to the courts in Côte d'Ivoire. Following a call for
proposals and a competitive selection process, the Center for Research on Institutions,
International and Business Law (CRIDIA, Centre de Recherche sur les Institutions et le Droit
International des Affaires) was selected to prepare this Guide, and an agreement was signed
between CRIDIA and ProJustice. The work was scheduled to start in June, began in August, and
will take three months to complete. As of this report, CRIDIA has indicated they have made
significant progress on the draft guide.
2.2.A.3 Information and Guidance Kiosks
A bid was launched in the last quarter to select a company for the construction of information and
guidance kiosks in ProJustice’s pilot jurisdictions. The kiosks, in addition to already installed
signage, will enable litigants to better orient themselves in different jurisdictions.
This activity was initiated by the observation of litigants often interrupting individuals in the first
offices closest to the entrance to ask for directions or services. Information and guidance kiosk
ANNUAL PROGRESS REPORT
21
facilitators will relieve court staff of this inconvenience. It will also help eliminate or reduce the
phenomenon of middlemen commonly known as "Margouillats".
A provider has been selected, which is awaiting approval from the MOJHR. Kiosks will be
installed in the 11 pilot jurisdictions.
2.2.A.4 Career Day in Bouaké
A second Career Day was held on September 3, 2015, ProJustice organized the event for the
students of the Legal, Administrative and Management Sciences Faculty (SJAG) at UAO in
Bouaké. It focused on women students with the objective to interest students in legal and judicial
careers. More than 600 students attended.
The activity was attended by numerous university officials: Prof. Lazare Poamé, President of the
UAO; Professor Anzouman Ouattara, the Dean of the Faculty of Communication; the UAO
Environmental Society; Professor Silué Nanga, Director of Masters Programs at SJAG, Dr.
Karim Dosso, Dean of the Faculty of SJAG, Dr. Agnero Privat, Vice Dean of the Faculty of
SJAG; service leaders, teachers, and administrative and technical members of the UAO.
Also in attendance were Ms. Delphine Makouéni Cissé, Director of the School of Magistrates,
and representatives of legal and judicial professions such as magistrates, lawyers, notaries,
bailiffs, clerks, and social workers of the youth protection service of the Bouaké CFI and the
Bouaké legal clinic. The Bouaké office of the UNOCI Human Rights Division, as well as the
Bouaké branches of Librairies de France and Delon, also took part in this activity,
The SJAG Dean of the Faculty requested and obtained permission from the UAO President to use
the Faculty amphitheatre for the event venue. The Dean also coordinated the Career Day with
student associations, through regular meetings to plan and identify all needs and potential
challenges, in particular hosting the event on a non-school day to allow all interested students to
attend.
A group of students and clubs took the initiative to mobilize their peers to help the ProJustice
team with the event organization. Key activities at the event were key speakers, presentation on
the Judicial Training Institute (INFJ), visit to booths, and collecting opinions and students’
impressions of the event.
Several presentations were given throughout the day, including:
Drissa Traoré, ProJustice Access to Justice Coordinator, who outlined the ProJustice
program, its objectives, and activities, including training for magistrates and JPOs as well as
outreach activities carried out by NGOs in the 11 pilot courts.
Dr Karim Dosso, Dean of the SJAG Faculty, who elaborated on the links between human
society and law.
Professor Lazare Poamé, President of the UAO, who promised that his institution would do
its utmost to generate interest in legal careers and urged his employees to be inventive in
finding internships for all students.
Ms. Cissé Makouéni, Director of the INFJ, gave a presentation on the school and its admissions
requirements. Ms. Cissé addressed issues of access to the judiciary, also pointing out that women
represent only 26% of judges.
Twelve visitor stands/booths were staffed with representatives of key legal institutions: INFJ,
lawyers, bailiffs, notaries, clerks, correctional educators, UNOCI, the Bouaké Legal Clinic,
bookshop Delon, and SJAG student associations and clubs. See photos following.
(See Attachment 5 for a press article on the career day in Bouaké).
ANNUAL PROGRESS REPORT
22
Visit to the stands by officials of the University of Bouaké
2.2.A.5 Preparing Flyers on Rural Land Tenure
In accordance with its work plan and in cooperation with the rural land department at the
Ministry of Agriculture, ProJustice has begun the preparation of a flyer relating to the Rural Land
Act. With this flyer, ProJustice intends to inform the public regarding their rights related to rural
land ownership, which became an important problem during the years of civil war in Côte
d’Ivoire. The absence of official land property records and the unlawful occupation of land during
the civil war explain why this issue has developed into a very acute social problem all over the
country.
The multiplication of court actions by landlords claiming their property rights has developed into
a massive backlog of cases that rarely result in satisfactory solutions, although the Rural Land
Act provides for solutions to officially register property. With this flyer, ProJustice wants to help
decrease tension among rural communities and help reduce the backlog of cases in courts. During
the past quarter ProJustice finalized the content of the flyer, which will be published in November
2015 and distributed in the pilot courts.
2.2.B: SUPPORT NETWORKING, PUBLIC INFORMATION CAMPAIGNS,
AND AWARENESS-RAISING ACTIVITIES TO IMPROVE PUBLIC
UNDERSTANDING AND ACCESS TO LEGAL INFORMATION
2.2.B.1 Preparation of a Directory of CSOs Active in the Justice Sector
The project is developing a directory of NGOs operating in the justice arena as a reference for
government, national organizations, international organizations, and all justice sector
stakeholders in Côte d’Ivoire. ProJustice signed an agreement with the Ivoirian Coalition for
Human Rights (RAIDH - Regroupement des Acteurs Ivoiriens des Droits de l’Homme) on July
20, 2015 to produce this document. As of August 3, 2015, RAIDH had implemented the first
phase of the project which consisted of the following activities:
Design and printing of identification cards
Mapping technical structures in Abidjan and locally
Identification of NGOs in Abidjan municipalities
Identification of NGOs in Divo, Gagnoa, Lakota, Oumé, and Tiassalé.
Results to date are:
Mapping/identification tool designed
ANNUAL PROGRESS REPORT
23
One workshop organized
21 people trained on CSO identification tool
Requests sent to technical structures in Abidjan and local authorities
Technical structures and local authorities informed
Local organizations (Abidjan, Divo, Gagnoa, Lakota, Oumé, and Tiassalé) identified
Information meetings held with local authorities.
2.2.2B.2 Cooperation With NGOs
Three USAID-approved NGOs, Ivoirian Movement for Human Rights (MIDH), National
Organization for Children, Women, and the Family (ONEF), and Transparency Justice, continued
to implement work plan activities as per their competitively awarded sub-agreements signed in
April 2015. Key activities carried out during this quarter were related to the training of outreach
officers and journalists, organization of open houses and radio programs for outreach, and
implementation of mass awareness campaigns.
Training community workers ONEF trained 20 community workers, 10 in Bouaflé from July 13-14 and 10 in Man from July
16-17. The Bouaflé sessions were facilitated by state prosecutors and in Man by the Deputy
Prosecutor. Four training modules were delivered to participants: (1) knowledge of the judiciary,
(2) different legal actions, (3) legal aid, (4) role plays. As part of the training, role plays were
performed on: (1) how to sensitize the population on the role of different judicial operators, (2)
how to educate communities on legal aid, and (3) how to work in a legal information kiosk,
directing justice users to services available.
Table 8: Summary of Participants in ONEF Training
Community Men % Women % Total %
Bouaflé 7 70 3 30 10 100
Man 8 80 2 20 10 100
Total 15 75 5 25 20 100
MIDH training took place over 5 days, from August 2 to 15, 2015, and trained 50 outreach
officers: 14 in Bouaké, 10 in Dimbokro (see photo), 14 in Gagnoa, 6 in Lakota, and 6 in Sinfra.
Sessions were facilitated by the MIDH project coordinator. Four modules were conducted: (1)
role of the different justice stakeholders, (2) how and why go to court in case of dispute, (2) legal
aid, (3) outreach techniques.
View of participants during the capacity building workshop for outreach workers in Dimbokro
ANNUAL PROGRESS REPORT
24
Table 9: Summary of Participants in MIDH Training
Area Date Departments # People Trained
Men Women
# % # %
Area 1
August 3 Lakota 6 5 83% 1 17%
August 6 Gagnoa 14 9 68% 5 32%
August 8 Sinfra 6 3 50% 3 50%
Area 2
August 10 Bouaké 14 9 68% 5 32%
August 12 Dimbokro 10 3 30% 7 70%
TOTAL 50 29 58% 21 42%
Transparency Justice trained six community organizers: two from Abengourou, one from Bouna,
one from Dabou, and two from Yopougon. The training took place on Tuesday, September 29,
2015 in Abidjan in the Transparency Justice offices. It was jointly facilitated by a magistrate and
judicial expert. Three modules were delivered: (1) role and attitudes of the community organizer,
(2) access to justice rules and procedures, and (3) legal aid.
(See Attachment 6 Press Article on Training of Community Leaders by Transparency Justice)
Table 10: Summary of Participants in Transparency Justice Training
# People Trained
Men % Women %
Bouna 1 0 0% 1 100%
Dabou 1 1 100% 0 0%
Photos of outreach worker training at the headquarters of Transparency Justice
ANNUAL PROGRESS REPORT
25
Yopougon 2 1 50% 1 50%
Abengourou 2 1 50% 1 50%
Total 6 3 50% 3 50%
Training of Radio Journalists MIDH organized a capacity building workshop from August 28 to 29, 2015 in Yamoussoukro for
journalists working in partner radio stations. The workshop theme was, "Access to Justice, a
Right For All". The workshop was intended to build the capacity of 10 workers/journalists on the
Ivoirian justice system.
(See Attachment 7 Press Article on Training of Journalists by NGO MIDH).
Specifically, the workshop aimed to increase journalists’ knowledge of legal aid; build
knowledge on the organization and functioning of the Ivoirian judicial system; and educate on
access to justice and gender-based violence. The workshop was attended by journalists from six
radio stations: Radio Lokôda of Lakota; Radio Prestige, Gagnoa; Radio Media Plus, Bouaké;
Radio Oxygene, Sinfra; Radio la voix du N'Zi, Dimbokro; and the newspaper Fraternite Matin
through its local correspondent. With the exception of the Fraternity Matin representative who
was alone, partner radio stations were represented by two people (a man and a woman) in
compliance with the MIDH gender promotion policy.
The following modules were delivered to participants: (1) gender-based violence, (2) the legal
system and judicial organization in Côte d'Ivoire, (3) legal aid, (4) how to take legal action -
parties and the initiation of legal action, (5) role of the different justice stakeholders, and (6)
documents issued by the court and their costs.
Table 11: Summary of Training for Partner Radio Station Journalists
Area Departments # People Trained
Men Women
# % # %
Area 1
Lakota 2 1 50% 1 50%
Gagnoa 2 1 50% 1 50%
Sinfra 2 1 50% 1 50%
Area 2 Bouaké 2 1 50% 1 50%
Dimbokro 2 1 50% 1 50%
TOTAL 10 5 50% 5 50%
Open House Days Each NGO organized an Open House at the CFIs in Abengourou, Bouaflé, Gagnoa, Man, and
Yopougon and in the court branches of Bouna and Dabou. These Open Houses were aimed at
educating communities on court functioning in order to facilitate their access to justice.
(See Attachment 8 Press article on Open House Days organized at the Abengourou pilot
court by NGO Transparency Justice).
ONEF organized two open houses: one in Bouaflé and one in Man. In each site, five kiosks were
opened to the public, with key personnel answering questions and providing information from
judges, prosecution, the registry, and court officers (notary, bailiff).
ANNUAL PROGRESS REPORT
26
Although approximately 100 people were expected to visit each Open House, a total of 113
attendees in Bouaflé and 110 in Man were recorded. In Bouaflé, there were 50 women and 63
men/boys while in Man, 19 women/girls and 91 men/boys.
Outcomes from the events included: (1) all prefects, court services (judge, prosecution, and
registry), city administrations, law enforcement, administrative, judicial, political, traditional,
religious, and other partners, and (2) 223 visitors: 63 women and 160 men.
Table 12: Summary of ONEF Open House Attendance
Regions Department # Men Women
# % # %
Marahoué Bouaflé 113 63 55% 50 44%
Tonkpi Man 110 91 82% 19 17%
TOTAL 223 154 69% 69 31%
Although five were planned, MIDH was only able to organize one Open House in Gagnoa on
September 17. This was due to assize hearings being scheduled in some pilot courts and the
judicial recess. For this single event, five kiosks were staffed by the judge’s office, the
prosecutor’s office, the registry, social workers (this service was unknown to most people, with
questions focused on their role in the court), and court officers (bailiffs).
A womens’ group that came to the open house in Bouaflé
Residents of Man visiting the judge’s stand
ANNUAL PROGRESS REPORT
27
Table 13: Summary of MIDH-Run Open House Attendance
Regions Departments # People MEN WOMEN
# % # %
Gôh Gagnoa (town) 100 75 75% 25 25%
Transparency Justice organized four Open Houses as planned in Abengourou, Bouna, Dabou, and
Yopougon. Five kiosks were opened at each site, each representing the services of a court (judge,
prosecution, and registry) and the offices of ministerial and public officers (notaries and bailiffs).
Table 14: Summary of Transparency Justice Open House attendance
Departments # People Men Women
# % # %
Abengourou 89 81 91% 8 9%
Bouna 20 17 85% 3 5%
Dabou 57 50 88% 7 12%
Yopougon 41 34 83% 7 17%
Total 207 182 90% 25 10%
Radio show Five radio shows were hosted by MIDH, one program per locality (Bouaké, Dimbokro, Gagnoa,
Lakota, and Sinfra). ONEF and Transparency Justice rescheduled their radio broadcasts for
November 2015.
Table 15: Summary of Radio Shows Hosted and Key Messages
Locality Radio Show Host
Guests Date and Time Key Messages
Bouaké Christelle Coubolt of Radio Media Plus
Mr. Pah Potey Willys Franck, CC
Sept 21: 3 to 5 pm
Same as above
Dimbokro La Voix du N’Zi Mr. Bahou Luc, CC Sept 29 Same as above
View of attendees at the opening ceremony of the open house in Gagnoa
ANNUAL PROGRESS REPORT
28
Gagnoa Moussa Kabore of Radio Prestige FM
Prosecutor of the Gagnoa CFI
Sept 17: 10:30 am to 12 pm (rebroad-cast)
Same as above
Lakota Yacouba Ganamé of Radio Lôkoda
Mr. Kouassi Prosper Chief clerk of the Lakota court branch. Former Secretary of the National Legal Aid Office
Sept 15: 2 to 4 pm
- What to do when my rights are violated - Why involve the court in case of dispute? - Legal aid
Sinfra Patrick Angenor of Radio Oxygene
Mr. Mamadou Coulibaly, Bailiff
Sept 18: 10 to 11:30 am
Same as above
Awareness campaigns Several grass-roots and mass awareness campaigns were conducted by ONEF and MIDH in their
areas of intervention. Mass information sessions were attended by local residents who came from
all surrounding areas (neighborhoods, villages, hamlets) to learn about legal aid and access to
justice. ONEF conducted two mass awareness campaigns; one in Bouaflé and one in Man, see
images below.
Man and Bouaflé mass awareness campaign
MIDH conducted awareness campaigns in Bouaké, Dimbokro, Gagnoa, Lakota, and Sinfra, see
images below.
Mr. Pah Potey Willys Franck, ProJustice court
coordinator, left, and Mr. Justin Kouassi, MIDH, during
the radio show in Bouaké
Mr. Bahou Luc, ProJustice court coordinator,
left and Mr. Justin Kouassi, MIDH coordinator
ANNUAL PROGRESS REPORT
29
Monitoring Mission
MIDH Mass awareness campaign in Man
To ensure the coordination and success of all awareness activities by partner NGOs, ProJustice
conducted two monitoring missions. The first took place from July 20 to August 12 in
Abengourou, Bouaflé, Bouaké, Bouna, Dimbokro, Gagnoa, Lakota, Man, Sinfra, and Yopougon.
Project team members assessed progress of field activities as well as verified actual vs. budget
expenditures. NGOs were required to provide supporting documents for accommodation and
other costs incurred.
A second monitoring mission was conducted from September 17 to 29 with the objective of
observing awareness activities, including radio broadcasts, community outreach activities, and
mass awareness campaigns.
Missions were conducted in Bouaflé, Dimbokro, Gagnoa, and Man. Overall feedback was very
positive with communities expressing their appreciation for the opportunity to learn about legal
aid and access to justice. Some clearly indicated that they would not hesitate to use the courts in
case of dispute.
2.2.2B.3 Preparation of a Practical Guide on Combatting Violence
Against Women
No activity to report for the past quarter.
2.2.2B.4 Seminar on Women’s Involvement in the Judiciary in Côte
d’Ivoire
In May 2015, ProJustice organized a seminar on the involvement and promotion of women in the
judicial sector. During the past quarter, ProJustice component 2 team finalized and distributed the
report of the seminar (see Attachment 9 for the report on the seminar).
2.3 ACTIVITIES IN THE PILOT COURTS
Cross-cutting activities
Data collection is conducted quarterly by the CCs and significantly impacts caseload and delay
reduction particularly in investigation offices. It allows for the completion of caseload clearance
tables for various proceedings and investigations to monitor progress. It clearly shows the time
between the recording of the proceeding and the date of the first hearing, the number of referrals,
the date of the last hearing, the signature of the minutes, etc. The table also covers project
ANNUAL PROGRESS REPORT
30
indicators (number of cases recorded at the BOP, number of litigants visiting the court, number of
PJP and UCQG meetings).
After data collection, CCs usually make a presentation to heads of jurisdictions or magistrates
either as part of the UCQG or directly. This conveys information on the flow of activities within
their jurisdiction and makes them aware of where improvement is needed.
CCs also helped with the posting of a judicial fee schedule in pilot jurisdictions to enable litigants
to be better informed of the costs of legal acts. CCs also support the implementation of the
following project activities:
Monitoring the implementation of Solution Boxes
Supporting the joint training for magistrates and JPOs
Supporting organization of open houses in pilot jurisdictions by partner NGOs
Supporting the conduct of litigant satisfaction surveys led by the ProJustice M&E expert.
Supporting the new M&E coordinator’s data collection mission
Supporting the organization of the ProJustice Handicap launch ceremony (Yopougon and
Dabou pilot court CCs).
Monitoring and Evaluation (M&E)
ProJustice recruited Ms. Caroline Roufosse, short-term international M&E specialist, for a 30-day
assignment (including a field mission from June 24 to July 17, 2015) to carry out the following
tasks pending the recruitment of our new M&E team:
review and assess the project’s performance monitoring plan (PMP) architecture and
methodology, especially the data collection system in the field;
develop an updated comprehensive M&E framework for project activities in ProJustice’s
pilot courts;
train ProJustice staff on the utilization of the newly developed M&E system, including
commonly used planning tools as well as M&E standard toolkits and reports;
guide and conduct the preparation of the PMP for the third quarter of FY 2015 (April-June);
and
assist in the recruitment for the permanent M&E coordinator and a temporary M&E support
staff.
On September 4, 2015, ProJustice submitted to USAID the mission report prepared by STTA
Caroline Roufosse.
Citizen satisfaction survey conducted by ProJustice
data collectors, Dabou, July 2015 Citizen satisfaction survey conducted by ProJustice
data collectors, Bouaflé, September 2015
ANNUAL PROGRESS REPORT
31
ProJustice Annual Retreat
The ProJustice annual retreat took place over two days and brought together the entire project
team plus Tetra Tech DPK (Tt DPK) home office project director Jessica Vapnek. Four new
ProJustice employees also attended. This retreat was also a venue to discuss the 2016 work plan
and deployment of CCs in the new pilot courts.
2.4 ACCESS TO JUSTICE FOR PEOPLE WITH DISABILITIES
In March 2015, USAID notified Tt DPK that it had been successful in its application for
$598,860 in funding for 30 months to incorporate into the ProJustice program specific activities
to improve access to justice for persons living with disabilities in Côte d’Ivoire. Funding was
granted in August 2015. This activity, dubbed “ProJustice Handicap”, will be implemented in
synergy with ongoing ProJustice activities, notably those focusing on access to justice for
vulnerable populations. The project will seek to improve provision of justice services and access
to justice for disabled persons through increased understanding among Ivoirian justice sector
officials of issues facing the disabled in Côte d’Ivoire, enhanced knowledge among Ivoirian
disabled persons of their legal rights, and strengthened ability of Ivoirian CSOs to assist disabled
persons to exercise their legal rights. The specific objectives are:
Generate information and data about disabled persons’ experiences with the legal system in
Côte d’Ivoire to help guide planning and decision making regarding changes needed within
the Ivoirian legal system to more effectively serve disabled people.
Train those working in the justice system on the needs and rights of the disabled and the
duties of public officials toward the disabled.
Inform the disabled of their legal rights and the functioning of the courts, to improve their
ability to navigate the formal justice system and access to justice.
Improve the ability of the Government of Côte d’Ivoire to better meet the needs of the
disabled by activating a Disability Rights Commission.
Build the capacity of Ivoirian disability organizations to advocate for disability rights and
CSOs to represent the disabled.
For the implementation of this activity, ProJustice will work in close coordination with COPHCI,
a confederation of several NGOs active in providing assistance and support to communities of
people living with disabilities.
Preparatory activities
During the months of July and August 2015, a technical committee consisting of the Manager of
ProJustice Handicap and members of the executive secretariat of COPHCI worked on the
development of an annual action plan for FY16. The action plan has been sent for approval and
validation by USAID.
After finalizing the proposed annual action plan, the technical team (ProJustice and COPHCI)
conducted a survey to identify organizations/institutions able to provide services and amenities
and can address the specific needs of people with disabilities. These, among other things, include
the existence of ramps, lifts, and accessible toilets.
The technical team also worked to prepare an official MOU signing ceremony as well as a launch
seminar. This team has defined the profile and number of participants and chosen the resource
persons, as well as the topics of presentations, for the program and has prepared a roadmap of
workshop activities.
Signing of the Partnership Agreement With COPHCI
ANNUAL PROGRESS REPORT
32
To formalize the COPHCI/ProJustice partnership, a ceremony for the signing of an MOU was
held on September 16, 2015. The ceremony was attended by representatives of the Ministry of
State, Ministry of Employment, Social Affairs, and Vocational Training, the MOJHR, and a
strong COPHCI delegation. The MOU was signed by Daniel Dobrovoljec (ProJustice Chief of
Party (COP) on behalf of Tt DPK/ProJustice) and Mr. N'de Atsè Sebastien (COPHCI Chairman
of the Board of Directors). Ms. Jessica Vapnek, Director of Technical Programs in the Tt DPK
San Francisco home office, attended the signing ceremony. (See Attachment 10 for the text of
the MOU).
The Chair of the COPHCI Board of Directors signing the MoU The Chair of the COPHCI BOD and Projustice COP
ProJustice Handicap Launch Seminar
On September 29, 2015, ProJustice organized the launch seminar of ProJustice Handicap with the
attendance of the Deputy Chief of Mission of the Embassy of the United States, USAID
representatives, a representative of the President of the National Assembly, a representative of the
Prime Minister, a representative of the Minister of State, a representative of the Minister of
Employment, Social Affairs, and Vocational Training, and a representative of the Minister of
Justice. The launch seminar was held in two stages: an official ceremony and then workshop
sessions. The official ceremony started with speeches and ended with the presentation of resource
persons.
Presentations were made by four resource persons, all with disabilities.
Institutional arrangements: Mr. Koné Victorien (blind), Director of the Promotion of the
Disabled at the Ministry of Social Affairs.
Legislation: Mrs. Brigitte Mensah, Lawyer, President of the Ivoirian Movement of Disabled
Citizens (MICH) (blind) and Judge Angaman Jean-Baptiste, magistrate, Head of the
Institutional and Legal Affairs of the MICH (physically disabled, using a wheelchair)
The handicap issue: Mr. Ouattara Dabla (physically disabled), Executive Secretary of
COPHCI
The second part of the launch seminar entailed three workshop sessions. Working groups were
asked to elaborate and comment on various subjects then present them to the plenary for adoption
of recommendations at the end.
ANNUAL PROGRESS REPORT
33
Address by ProJustice COP Daniel Dobrovoljec and speech by the Deputy Chief of Mission, US Embassy
2.5 WINDOWS OF OPPORTUNITY
No activity to report for this quarter.
3. ACHIEVED GOALS OF ANNUAL WORK PLAN
3.1 OBJECTIVE 1: IMPROVE THE ADMINISTRATION OF JUSTICE
3.1.A OBJECTIVE 1A: INCREASE CAPACITY OF JUDICIARY POLICE,
MAGISTRATES, AND COURT STAFF THROUGH TRAINING AND
CONTINUING EDUCATION
1A.1 Operational Committee for Modernization and Improvement of
Justice and ProJustice Steering Committee
On May 15, 2015, ProJustice organized a session of the Comité Opérationnel pour la
Modernisation et l’Amélioration de la Justice – Operational Committee for the Modernization
and Improvement of Justice (Co-MAJ). The session focused on important issues related to the
organization of investigating judges’ offices and other developments in the justice sector, the role
of mediation in the Ivoirian judicial system as an alternative mechanism to civil dispute
resolution amongst citizens, and the role of traditional justice in modern Côte d’Ivoire and how to
develop better integration of traditional and formal justice systems.
ProJustice Steering Committee In its second year (October 2014 – September 2015) ProJustice also organized three sessions of
its Steering Committee, respectively on November 7, 2014, March 19, 2015, and July 24, 2015.
The steering committee meetings bring together high-level representatives of the MOJHR, the
IGSJ, the INFJ, national NGOs, and international organizations. Sessions during the year focused
on the preparation of the ProJustice annual work plan for FY16 and the ProJustice software
management program.
1A.2 Meetings with the INFJ
Over the year, ProJustice held meetings with the INFJ to determine the scope of its support and to
coordinate efforts with other international donors. Activities during the meetings included
analyzing the modalities for building the institute’s technical and operational capacity, improving
ANNUAL PROGRESS REPORT
34
the continuing education program and documentation available to magistrates, and considering
the incorporation of new technologies into its training programs.
This close partnership between INFJ and ProJustice led this FY to the design, conception,
implementation, and official handover to INFJ of two complete training kits: ethics for
magistrates, and joint training for magistrates and JPOs. The INFJ has included both training kits
in its continuing education program for Ivoirian magistrates (see below).
1A.3 Training of Trainers and Knowledge Dissemination
This year, USAID cleared the list of police and gendarmerie training participants submitted by
ProJustice during the third quarter of
FY14. This clearance under the Leahy
vetting process allowed the project to
schedule a first round of joint trainings to
improve the communication and
collaboration between prosecutors,
investigating judges, and JPOs.
ProJustice held weekly meetings at its
Abidjan office with a pool of trainers
selected during previous quarters with the
objectives of developing training
materials such as factsheets and case
studies and identifying training
methodologies for the magistrate/JPO co-
trainer teams. In October and November
2014, Véronique Duveau, an international
expert, trained this group at the ProJustice
headquarters in Abidjan on educational
and training techniques. Ms. Duveau also
helped the group of trainers to better understand the issues and objectives of the planned joint
training of magistrates and JPOs.
STTA Duveau was very effective throughout the year. She completed training for the first group
of magistrate and JPO trainers designated by the Ivoirian authorities (MOJHR for the magistrate
trainers, Ministry of Defense for the gendarmerie trainer, and Ministry of Internal Affairs for the
police trainer). She also assisted with the completion of a module on “joint training on improving
collaboration between magistrates and JPOs”, taking into account the feedback of trainers and
participants on training sessions in the pilot courts of Bouaké and Dimbokro. Ms. Duveau also
laid the foundation for eventual creation of an educational module design manual that will enable
the INFJ, with the assistance of trainers trained by ProJustice, to design training modules and
educational kits and evaluate trainings of trainers.
Ms. Duveau held debriefing sessions with participants on specific concepts, such as sound group
management techniques such as addressing each participant individually; creating a sense of
“esprit de corps” among participants by opening a training session with an icebreaker or by
establishing rules of communication; effective time management; and preparing teaching aids
needed for the training.
The first joint training of trainer sessions for magistrates and JPOs was held in the pilot courts of
the Bouaké Court of Appeal (Bouaké and Dimbokro). Based on feedback from trainers and
Training participant holding a certificate (center), with
ProJustice trainer Véronique Duveau (right) and
ProJustice COP Daniel Dobrovoljec (left) at the
conclusion of the training in Abidjan, October 10, 2014
ANNUAL PROGRESS REPORT
35
participants, the team updated the training modules and methodology that were used for the
training sessions in the pilot courts of the Daloa and Abidjan Courts of Appeals.
ProJustice continued to support the INFJ throughout the year, specifically through a second round
of training of trainer sessions and several working groups to strengthen INFJ’s continuing
education program which will lead to the design of new training modules.
Following the activities described above, Ms. Duveau organized and prepared participants to train
a second group of trainers, who in turn facilitated later in the year the future joint training of
magistrates and JPOs in ProJustice’s pilot courts. To train the new group, each trainer took
responsibility for a specific section of the training module.
Group 1 trainers Ange Olivier Grah (standing) and Victor Gbra Konan (seated)
coaching Group 2 trainers Noelle Angeline Petey and Deheuli Célestin Kamin
With the assistance of this expanded pool of trainers, ProJustice will design new training kits for
use in INFJ’s continuing education program. The topics agreed with the INFJ Director General
are in line with ProJustice’s work plan objectives: (i) collaboration between investigating judges
and investigating clerks; and (ii) how clerks interact with the public.
These new training kits will be under the supervision of STTA Duveau and will have, as a
backdrop, the idea of distance learning the INFJ intends to implement. The expert also created a
trainers’ platform called “FOFOjusticeABIDJAN” on Google to enable trainers to analyze
module design, perform documentary research, and start using these training kits regardless of
their location.
1A.4 Joint Training of Magistrates and JPOs
A total of 76 magistrates and JPOs participated in joint training sessions in the pilot jurisdictions
of Bouaké and Dimbokro.
A total of 22 fax machines were distributed to improve the working relationships between the
criminal chain actors (judges and JPOs) of the pilot courts of Bouaflé, Gagnoa, Lakota, Man, and
Sinfra.
Joint trainings A training session in Man covered the issuance of official documents, which affects many subject
areas.
ANNUAL PROGRESS REPORT
36
A joint training for magistrates and JPOs in
Daloa placed particular emphasis on the role of
criminal judicial police, and outlined a
framework for clear communication between
JPOs and magistrates. The training session
stressed the importance of parties fostering a
common judicial culture, strengthening
collaboration, and devising appropriate solutions
to the peculiar local issues they encounter in the
course of their investigations.
A training session in Man in the third quarter
covered the issuance of official documents,
which affects many subject areas. Dr. Dramane
Coulibaly, Chief Medical Officer of the Anti-
Tuberculosis Center in Man, noted legal issues in
the delivery of medical certificates, including:
The method of appointing doctors able to issue medical certificates
The costs of medical procedures as established by the Code of Criminal Procedure
Requests for medical procedures filed with the doctor but lacking context to explain the legal
issues facing the JPO
Doctors not arriving at crime scenes with JPOs.
A joint training for magistrates and JPOs in Daloa placed particular emphasis on the role of
criminal judicial police, and outlined a framework for clear communication between JPOs and
magistrates. The training session stressed the importance of parties fostering a common judicial
culture, strengthening collaboration, and devising appropriate solutions to the peculiar local
issues they encounter in the course of their investigations.
ProJustice’s Training Coordinator Séraphin Gnazale in action during the joint training of
magistrates and JPOs in Man, April 2015
In total, 134 judges and JPOs from 5 jurisdictions and 43 investigation units received training
over 14 days. All obtained training materials, workbooks, and participation certificates.
Participants uniformly complimented ProJustice for the trainings, which they found valuable for
the following purposes:
Restored communication between magistrates and JPOs
Brought together magistrates and JPOs so they may be acquainted with each other
Participants at the joint training session held
at ProJustice's former Regional Office in
Bouaké, December 3 - 4, 2014
ANNUAL PROGRESS REPORT
37
Enabled both JPO and magistrates to understand that their professional relationship should be
governed by openness, availability, mutual respect, clear implementation of judicial
procedures, speed in executing other judicial offices’ orders/instructions, and total
coordination in criminal investigations
Gave JPOs a better understanding of their role in the preliminary investigation, and
prosecutors a greater awareness of the need for transparency and cooperation between their
offices and the JPO
Made prosecutors aware of their responsibility to foster collaboration between magistrates
and JPOs in order to build a strong criminal justice system. The instruction judges also have
an important role in building a judicial system that values integrity and efficiency
Highlighted the need for continuing training. Currently, the PJP (see section 1B.1 below) has
an important role in supporting continuing legal education in all ProJustice’s pilot
jurisdictions
Brought to light shortcomings in the channels of communications between judges and JPOs,
enabling both parties to see that there needs to be a change in their work relationship
Established a forum for dialogue for different judicial actors in the project’s target
jurisdictions.
As a practical follow-up to the training, ProJustice procured fax machines for 23 investigation
units to facilitate communications between different offices of the judicial system.
3.1.2 OBJECTIVE 1B: IMPROVE CASE MANAGEMENT SYSTEMS
1B.1 Court Management Expertise
Criminal Registry Office Monitoring ProJustice implemented a standardized Excel-based system to improve file management with the
BOP. Accurate and updated information allows the BOP to track the procedural history of a
criminal case, which speeds up the judicial process. ProJustice’s CCs worked to ensure that
records of judicial proceedings were properly and timely inputted into the BOP file at the 11 pilot
courts.
With technical support from ProJustice, the BOP introduced new procedures for judicial staff.
Clerks and magistrates from all the pilot courts learned best practices related to the automation of
criminal case management. The automation of the criminal chain is a useful tool for the effective
operation of the BOP in all pilot courts. CCs worked with BOP officials to ascertain the
consistency of records, dates, and other information in case files, including the nature of the case
(e.g., in flagrante delicto) and corrected errors.
Working in investigation offices, the CCs analyzed and provided feedback on: (1) maintenance of
preventive detention monitoring tables to ascertain that they are actually used and updated, (2)
listing and initialing exhibits by investigation clerks.
In February 2015, the program organized a workshop in Yamoussoukro to assess progress on the
operation of the BOP. A total of 39 people participated (12 clerks in charge of the BOP, 11
prosecutors, 11 CCs, 4 staff from ProJustice headquarters in Abidjan, and 1 USAID
representative). The pilot court managers enjoyed the workshop and contributed by sharing their
experience with BOP implementation in their jurisdictions. The workshop was a success in that it
allowed for an assessment of the activities related to the operation of the BOP since its
establishment in October 2014. The identification of successes and challenges after six months of
activity are now facilitating ProJustice adjusting its plans to provide necessary support for the
next steps in the implementation of the BOP.
ANNUAL PROGRESS REPORT
38
Workshop participants identified the following successes in connection with the BOP operations:
Allows the production of statistics and graphs in a matter of minutes, whereas clerks
previously spent several weeks searching through records
Allows for rapid searches
Reduces investigation time in monitoring return date requests
Facilitates the drafting of case documents
Allows litigants to be immediately informed on the progress of their cases
Facilitates the rapid collection of reliable statistical data
Prevents litigants from having to go back and forth between offices
Allows for traceability and monitoring of records
Clarifies responsibilities with regard to case status
Provides prosecutors with real-time updates on difficulties related to proceedings
Facilitates the monitoring of cases closed with no further action that may be reopened due to
new evidence.
Installation of Criminal Justice Units (PJP) in Pilot Courts
The PJP is a meeting platform
established by ProJustice to facilitate a
dialogue between prosecutors and JPOs
within pilot courts. ProJustice officially
installed the PJPs in all 11 pilot courts
with the participation of the court’s
chief judges, chief prosecutors,
investigating judges, and senior JPOs.
A total of 200 justice sector personnel
(33 magistrates and 167 JPOs 94
gendarmes and 73 police officers)
took part in the PJP installation
ceremonies in Bouaflé, Bouaké, Dabou,
Dimbokro Lakota, Man, Sinfra, and
Yopougon. (The PJPs of the
Abengourou, Bouna, and Gagnoa pilot
courts were installed during the previous
quarter.)
ProJustice organized meetings to strengthen collaboration among judges, prosecutors, JPOs, and
national police in all target jurisdictions. Seven out of 11 pilot courts held meetings on this topic.
The meetings helped dispel a number of misconceptions and fostered communication among
actors in the justice sector.
Installation of the Quality Control and Management Units The Quality Control and Management Unit (UCQG) is a management tool that provides a
permanent forum for exchanges between the heads of the various pilot court services. ProJustice
has implemented them in all pilot courts. The UCQGs will help further improve the performance
of the program’s pilot courts.
1B.2 Court Management Strategy
1B.2.1 Targeted Support
JPOs participating in the CJU installation ceremony at
Man pilot court, October 27, 2014
ANNUAL PROGRESS REPORT
39
Throughout FY15 ProJustice provided assistance to improve the management of investigating
judges’ offices in the 11 pilot courts. Short-term judicial expert Marc Moinard undertook three
field missions of two weeks each over the period October 2014 to May 2015.
MOJHR and the judicial leadership have supported and been actively participating in this key
ProJustice activity. To assist STTA Moinard with his assessments, the project recruited a local
expert Mr. Achille N’Djomou, a seasoned Ivoirian magistrate who also worked for the United
Nations Operation in Côte d’Ivoire (ONUCI) Rule of Law Section for several years. During these
missions, both experts met extensively with the investigating judges, prosecutors, and chief clerks
in the 11 pilot courts.
Through project interviews, it came to light that most investigating judges have case backlogs
usually estimated to be between 200 to 300 cases and sometimes more. Such significant backlogs
have a profound impact on the management of investigation offices both from a material and
psychological standpoint. This indicated a priority for the project in that many activities cannot be
done sustainably without reducing the case backlogs.
Based on lessons learned from the field, Mr. Moinard (1) defined a methodology to improve the
internal functioning of the investigation offices with practical measures for backlog reduction,
and (2) made recommendations to improve coordination between prosecution, JPOs, and
investigation offices.
In addition, Mr. Moinard strongly recommended the reorganization of prosecution offices by
putting in place a unit exclusively dedicated to monitoring the cases under investigation in police
and gendarmerie services (cellule de traitement des infractions pénales en temps réel). The real-
time processing of criminal offenses will ensure the overall strengthening of the criminal chain
including investigation offices. Composed of two or three deputy prosecutors, the real-time
processing units will be dedicated to the monitoring of cases investigated by JPO services and
provide initial guidance to those services (e.g., deferrals, referring the proceeding to the
prosecutor without deferral, etc.). This upstream monitoring of cases under investigation will
enhance the quality of the criminal files sent to the prosecution offices, thus reducing the need for
referrals to the investigation offices.
In May 2015, ProJustice organized feedback workshops for the Court of Appeals’ investigation
offices in Abidjan, Bouaké, and Daloa. The workshops were intended to provide feedback to
investigative magistrates (instruction judges and judges for minors) and their staff on the experts’
recommendations on how to improve the functioning of the investigative offices. The ProJustice
experts discussed how to manage a judge’s office, the investigating judge and clerk’s roles in the
criminal process, and the importance of exercising diligence in office management. The experts
noted that poor management can lead to inadequate prosecutorial responses to police
investigations, delays in informing JPOs of cases advancing procedurally, and generally
insufficient communication between IJs and JPOs. All of these are obstacles to the proper
workings of the criminal justice system. Clerks were informed that they had a duty to properly
manage the workflow at the judge’s office. The experts also explained the daily procedural
requirements that prosecutors, IJs, clerks, and JPOs must comply with. Specifically, judicial
actors must follow protocol for orders, pretrial detention, mandates, and summons of witnesses,
among others.
Mr. Moinard and Mr. N’Djomou’s presentation was followed by group work. The participants
were given an assignment where instruction judges (investigating judges and judges for minors)
and their clerks worked together on a case concerning individual rights. The exercise allowed
participants to discuss their expectations, concerns, and problems they faced during the exercise
and to reflect on the challenges they face professionally.
ANNUAL PROGRESS REPORT
40
The group identified the following internal organizational challenges participants faced: small
clerical staff, lack of in-office support for clerks, confusion stemming from clerks answering to
two different authorities, and a lack of office space. In their recommendations, the group
proposed adding human resources, building new premises, and increasing communication
between the clerk and the investigating judge to solve some of the internal organizational
challenges.
The group next identified the following internal functional difficulties: overcrowding and
overstaffing of the office; inventory issues; difficulties finding respondents and witnesses; delays
in the executions of warrants; delays in the service of summons; difficulties with offense
classification; delays in arrests; poor computer skills; inefficient work flow; and prolonged
pretrial detention due to poor work flow. The group made the following recommendations to
address these challenges: requiring the case history to be communicated to the prosecutor,
coordinating inventory of case files with the prosecutor, practicing due diligence with case files,
standardizing case record keeping and communication within the judicial system, strengthening
the relationship between the JPO and the prosecutor, improving the working relationship between
investigating judges and JPOs, training judges and clerks in computer skills, and listening to the
accused, the victims, and the witnesses.
Last, the group identified the following external difficulties: there is little input from the
investigating judge, the 1966 Ministerial Decree on pretrial detention is not widely known, there
is improper interference by the judicial hierarchy resulting in the release of arrested individuals,
and expert fees are insufficient. The group then proposed the following solutions:
Formally take into account the opinions of the investigating judges
Disseminate the 1966 Ministerial Decree
Increase expert fees
Strengthen magistrates’ independence
Require JPOs to submit all facts to the prosecutor
The workshop findings were discussed during the third meeting of the Co-MAJ, a senior forum
led by the MOJHR, on May 15, 2015.
Follow-up At the end of the three missions in which they visited all 11 of ProJustice’s pilot courts, the
experts noted the following improvements:
Better control of pretrial detention, due to wall charts for monitoring detention that were
installed by ProJustice.
Significant change in the organization of prosecutors’ offices, including the creation of units
exclusively dedicated to monitoring cases under investigation in police and gendarmerie
services (cellule de traitement des infractions pénales en temps réel). This was one of the
experts’ main recommendations: real-time processing of criminal offenses to ensure the
overall strengthening of the criminal chain including investigation offices.
Reduction of case backlogs was undertaken by a number of investigating judges in
accordance with the methodology defined by the experts.
Stronger relationship between investigating judges and JPOs within their jurisdiction,
reflecting a change in the way they approach their jobs. Instead of working exclusively from
the office, the investigating judge must now lead the network of all those involved under
his/her authority to conduct the case under investigation: JPOs, judicial experts, etc.
ANNUAL PROGRESS REPORT
41
These important preliminary results are mainly the outcome of the commitment of justice sector
staff who fully adhered to the methodology and recommendations developed by ProJustice and its
experts. However, improving the functioning of investigation offices cannot be based solely on
the strength and efforts of some individuals. This is obviously a long-term process that will
require the involvement of: (1) the MOJHR, in the form of administrative guidelines (circulaires)
containing the recommendations; (2) the indictment divisions (chambres d’accusation), which
supervise the work of all investigating judges within the jurisdictions of each Court of Appeals);
and (3) the IGSJ, by setting up a commission to monitor the implementation of all these actions.
During the last quarter of FY15, STTA Marc Moinard prepared a series of draft administrative
guidelines to improve the internal functioning of the investigation offices and their coordination
with prosecution and JPOs. Next fiscal year, ProJustice will officially submit both drafts to the
MOJHR for its comments and adoption, however it is likely that submitting such important
documents during the period preceding the presidential election of October 25, 2015 could delay
their adoption.
1B.3 Computerization of Case Management System
1B.3.1 Computerization of Judicial System
In January 2014, USAID and the EU agreed that ProJustice would take over its computerization
program. This activity was initially to be implemented by the EU-funded Program for
Improvement and Modernization of the Judicial and Prison Systems (PARMSJP). Instead,
ProJustice took it over and began working on the development of a RFP. This program consists of
the development of a software management system for the civil and criminal chains, as well as
the preparation of administrative acts, such as birth or death certificates, citizenship, etc.
In May 2014, the MOJHR approached ProJustice officially requested assistance for the
preparation of a Master Plan for the computerization of the MOJHR, tribunals, and prisons.
ProJustice recruited an STTA, Mr. Tanguy Robet in August 2014. In September 2014, the
ProJustice COP sent the draft Master Plan to the Head of the IT Department of the MOJHR for
their technical review and feedback.
Master Plan for Computerization of the Judicial System ProJustice finalized the draft Master Plan by mid-2015 after which it was officially presented and
handed over to the MOJHR (see Attachment 6 for the Master Plan). On the basis of the Master
Plan, Mr. Robet developed the draft TORs for the future ProJustice computerization program to
be launched later in the FY. In June 2015, ProJustice issued an RFP for the development of a
software solution that will be installed as a pilot program in two courts, Yopougon and Dabou.
Computerization of the Case Management System The TORs were finalized during the reporting period and submitted informally to the IT expert of
the US Embassy for an independent opinion on the technical content of the TORs. Subsequently,
the Tt DPK home office hired an independent expert, who is guiding implementation of a similar
pilot case management system in Tt DPK’s PROJUSTICE program in Haiti, to provide more
comments on the technical content of the TORs. This expert also prepared the administrative part
of the tender dossier to support the eventual competitive process of selection of an implementing
partner to develop the software solution. The RFP was published in two leading African news
magazines (Jeune Afrique, and the Africa Report) on June 29, 2015, and in a leading Ivoirian
daily newspaper, Fraternité Matin, on July 3, 2015. As reported above in the quarterly report, the
evaluation of the RFP took place in two sessions held in August and September 2015.
1B.3.2 Improving the Judicial Archiving System
ANNUAL PROGRESS REPORT
42
ProJustice is working to improve the administration of justice, including management of cases
and administration of courts. The judicial archives are an important part of both, as judicial
archives are key to the management of cases and the overall management of tribunals.
By December 2014, ProJustice had hired an STTA, Mr. Antonio Varao, for a three-week mission,
with the following objectives:
Conduct an inventory and analysis of the collection of documents, and identify business process
procedures in order to establish a comprehensive diagnosis.
Identify the difficulties encountered in the management and processing of court records, and take
into account the needs of the judiciary in developing proposals for change.
Conduct a thorough audit/needs assessment covering the organizational, procedural, equipment,
location, and technology aspects of archiving.
The purpose of this mission was to improve judicial records management in Côte d’Ivoire by analyzing
the existing situation and making proposals to improve it, including through the establishment of a
national archiving charter for the justice sector.
During his mission, STTA Antonio Varao completed a tour of all 11 pilot courts to visit the
archive rooms in each location and meet with the archivists in charge of the management of
archives in these jurisdictions. The STTA also had a number of meetings in Abidjan with officials
of the MOJHR, the national archives department, and various training institutions that have units
for archiving work. At the end of the mission, ProJustice organized a seminar during which the
expert summarized his findings, preliminary conclusions, and recommendations. The expert
presented his mission report and a complete national archiving charter in January 2015. A number
of institutions were consulted on the draft charter, and ProJustice finalized the draft.
3.1.3 OBJECTIVE 1C: REDUCE OPPORTUNITIES FOR CORRUPTION
THROUGH IMPROVED TRANSPARENCY AND ACCOUNTABILITY OF
JUDICIAL OFFICIALS
1C.1 Developing a Code of Judicial Conduct
Developing a code of judicial conduct is part of the Ivoirian government’s strategy for the justice
sector, expressed in the sectoral policy document of the MOJHR adopted in June 2013. The code of
judicial conduct will be key to improving the transparency of institutions and establishing high moral
standards for the judiciary. ProJustice decided to take an active part in the preparation of a code of
conduct for magistrates. Such a code is particularly relevant and timely given the current focus on
rebuilding the justice system and reforming institutions.
In November and December 2014, ProJustice recruited STTA Ms. Michèle Laborde to develop the
code of conduct for Ivoirian magistrates. To that end, ProJustice organized a seminar that lasted four
days and took place in two different locations. The first part was conducted from November 17 through
19 in Grand Bassam, and the second took place on November 21 in ProJustice’s headquarters in
Abidjan. STTA Laborde and David De Giles, ProJustice DCOP, facilitated discussions and working
groups during the workshop.
The project implemented a participatory methodology to enable effective participation of all
participants. They were split into two groups to allow for discussion and debates. Participants
were encouraged to reflect on the main governing principles of existing judicial codes of conduct
for magistrates, such as independence, impartiality, integrity, professional competence, diligence,
and discretion. The goal was to propose principles that may be adopted in the Ivoirian context and
learn from the examples and professional experience of other countries whose documents were
ANNUAL PROGRESS REPORT
43
included in a file provided to each participant. Each group submitted its work in the plenary
meeting in order to encourage general debate and consensus.
A summary of the workshop’s results was prepared by the STTA expert at the end of the three days of
work in Grand Bassam. Her work was presented during the workshop’s fourth day in Abidjan for
discussion, approval, and adoption by all participants of the workshop as the final version of the draft
code. ProJustice officially sent the draft code of judicial conduct to the MOJHR for comments on
November 22, 2014. The code was reviewed by several directorates of the MOJHR and passed on to the
Directorate of Study, Legislation and Documentation. The project has continued to follow up with
Ivoirian authorities on their review of the code and plans for its adoption.
As mentioned in previous reports, this ProJustice activity is complementary to the EU project’s plan to
develop a code of ethics for all legal professions. The EU project’s planned activity is in fact much
broader as it relates to elaborating principles common to all legal professions (magistrates, clerks,
bailiffs, auctioneers, lawyers, business agents, counselors, etc.) while ProJustice’s activity concerns
only the specific ethical rules and a code of conduct related to magistrates. Contacts and exchanges
continued between ProJustice and the EU to ensure consistency and continuing collaboration.
1C.2 Training Seminars on Professional Conduct for Magistrates
Michèle Laborde conducted training seminars on ethics for magistrates to give the appropriate
theoretical and practical tools to magistrates in order to enable them to meet their ethical
obligations and to restore public confidence in the judicial system.
The most important recommendations made by the participants to solve ethical problems
encountered in their daily practice were: (1) the supervisory bodies, disciplinary proceedings, and
court leaders should exercise their responsibilities effectively, (2) the judicial institutions should
undergo a structural and functional reform to foster transparency, mobility, and more
administrative oversight of court clerks.
1C.3 Signage at Pilot Courts
ProJustice installed signs in 11 pilot courts to improve transparency and accessibility of court
operations. Several different types of signage were installed: entrance signs, external signboards
for direction, wall signboards for services, internal bulletin boards, and door signage. The signs
will provide directions for persons entering the courts so judges and other justice actors can work
without being disturbed by people seeking directions. The different signs installed in the courts
are:
Sign plates/doorplates on the door (President, Clerk-in-Chief, Prosecutor, etc.)
Signage panels at Sinfra court
ANNUAL PROGRESS REPORT
44
Signs for departments and offices placed on the walls at the entrances of the different
buildings
Signage panels at Dabou court
Glass information cases secured with a lock in the different departments/offices
Glass information cases at Bouaké court
Exterior signs to indicate directions to courtrooms and offices
Signage panels at Yopougon and Sinfra court entrances
ANNUAL PROGRESS REPORT
45
Large exterior signboard at the court entrance
Signage panels at Bouna and Dimbokro court entrances
3.2 OBJECTIVE 2: IMPROVE AND INCREASE ACCESS TO JUSTICE
3.2.A OBJECTIVE 2A: IMPROVE ACCESS TO THE MOJHR PUBLIC
DEFENSE FUND AND INCREASE THE CAPACITY AND OUTREACH OF
OLA
3A.1 Improving the Judicial Assistance Mechanism
In February 2015, ProJustice supported the technical and operational capacity of the National
Office of Legal Aid (OLA) by providing office equipment to MOJHR, including a photocopier, a
printer, a desktop computer, a laptop computer, a fax machine, and 10 registers to record requests
for legal assistance. The delivery ceremony was held in the courtyard of the Department of Civil
and Criminal Affairs (DACP) on February 11, 2015. It was chaired by the Deputy Chief of Staff
of the MOJHR and was attended by a representative of the IGSJ; the technical advisor to the
Minister of Justice; the Director of Judicial Services, the Director of Studies, Legislation, and
Documentation; the Director of Prison Administration, the Director of the CNDJ, the First
President of the Abidjan Court of Appeals, and the presidents and prosecutors of the CFIs of
Abidjan and Yopougon.
The equipment has already begun to improve the work of the OLA and speed the transmission of
files to the prosecutors of the different jurisdictions. The ProJustice team and civil servants
observed a marked improvement in working conditions in the OLA, which has resulted in a
significantly higher number of applications being processed in a shorter amount of time –
previously several weeks, currently less than one week on average. Similarly, the public
awareness activities conducted by ProJustice have greatly improved public knowledge of the
existence of legal aid.
In March 2015, ProJustice organized the delivery of registers to record requests for legal aid,
along with the electronic versions, in 10 pilot jurisdictions (the 11th was delivered one month
later). The registers will be used to obtain reliable statistics on the number, progress, and
disposition of such applications, and will track processing times so remedial measures can be
taken.
ANNUAL PROGRESS REPORT
46
The presentation of the registers provided an opportunity to organize training and information
sessions to educate opinion leaders on legal aid. The sessions were attended by the president,
prosecutor, or the deputy prosecutor of the court and were held on the following dates: Bouna on
March 2; Abengourou on March 3; Bouaké on March 9; Dimbokro on March 10; Gagnoa on
March 16; Sinfra on March 17; Yopougon on March 24; Lakota on March 27; Man on March 30;
and Bouaflé on March 31. The Dabou session had been scheduled for March 25, 2015, but was
postponed due to public hearings and eventually took place on April 15, 2015.
3.2A.2 Criminal Jurisprudence Digest
As part of its program, ProJustice is preparing an Ivoirian criminal jurisprudence digest to be an
updated working tool for legal professionals. The guide will contain a selection of recent and
important decisions in criminal cases. The choice of subject matter was primarily guided by the
program’s focus on criminal court cases, as well as by the lack of a recent criminal jurisprudence
digest in Côte d’Ivoire.
With the jurisprudence digest ProJustice intends to provide legal professionals and practitioners
with a practical tool to review the most important judicial criminal court decisions. The digest
will be comprised of approximately 100 decisions considered the most important ones in Côte
d’Ivoire. The decisions to be included in the digest will be the final ones, after all appeals have
been exhausted, and will be classified by subjects and themes.
The CNDJ was selected to develop the digest based on its expertise and case law work history
with other international partners, such as GIZ, the United Nations, and the Canadian International
Development Agency. These agencies have developed similar digest publications, such as one
containing administrative court decisions. Initially, the ProJustice team debated whether to
include comments on decisions in the case law book to be prepared. The decision was reached not
to include any comments on the selected decisions, as these comments might generate differing
legal interpretations.
ProJustice plans to distribute the digest to magistrates to facilitate their legal research/review
while working on opinions. This is a tool to facilitate magistrates’ work and ease their decision
making process in criminal cases. Another hope is that the digest will have a positive impact on
criminal case backlogs, which is one of ProJustice objectives. The digest is expected to be ready
during the first quarter of FY2016.
ProJustice Objective 2 Leader Drissa Traore handing the register to the Bouna Court President
ANNUAL PROGRESS REPORT
47
3.2A.3 Access to Justice Guide
The Access to Justice Guide is a document that outlines all access to justice procedures in Côte
d’Ivoire. In line with ProJustice’s objective to promote knowledge of law and functioning of the
judicial system in order to improve access to justice, the guide will serve as a tool to enable
practitioners, CSOs, and litigants to determine the appropriate jurisdictions in which to file claims
or requests. This guide will be distributed in pilot courts as well as to CSOs active in the field of
justice. ProJustice will also prepare key topic factsheets, written in simple language and
distributed to litigants in the information and orientation kiosks, which ProJustice plans to install
in pilot sites in FY 2016.
In June 2015, ProJustice signed a subcontract with CRIDIA to prepare the Access to Justice
Guide. The first draft of the guide is expected to be ready by mid-October 2015.
3.2A.4 Preparations for Lawyer Training
ProJustice organized and held two training sessions for lawyers selected by the bar association to
attend, one on March 6-7, 2015 and the other on March 20-21, 2015. The objective was to ensure
greater involvement of lawyers in defending the poor. The trainers identified by ProJustice are
from several departments of the MOJHR and or other ministries, as follows
DACP
The Judicial Treasury Agency (Agence Judiciaire du Trésor)
An advisor to the Supreme Court Administrative Chamber (for input on proceedings against
administrative acts)
A former director of rural land tenure in the Ministry of Agriculture (to provide training on rural
land tenure)
A former senior investigating judge of the Abidjan CFI (to provide training on investigation offices)
A law professor (to provide training on family law)
The training sessions covered the following topics:
Overview of the legislation on legal aid
Payment process for attorney costs and fees
Rural land tenure law
Appeals against administrative acts
Criminal investigations
After an introductory speech by ProJustice COP Daniel Dobrovoljec and an overview of the
objectives of the training, the speakers delivered their presentations on the five topics, each of
which was followed by very lively question and answer sessions.
3.2A.5 Information and Guidance Kiosks
As part of its objective to promote knowledge of the law, improve the functioning of the judicial
system, and ensure better access to judicial services, ProJustice plans to create information and
guidance kiosks to be installed in all pilot courts. These kiosks will provide guidance and
practical information to litigants, either verbally by volunteers at the kiosks or in the form of fact
sheets.
ANNUAL PROGRESS REPORT
48
3.2. B OBJECTIVE 2B: SUPPORT NETWORKING, PUBLIC INFORMATION
CAMPAIGNS, AND AWARENESS RAISING ACTIVITIES TO IMPROVE-
PUBLIC UNDERSTANDING AND ACCESS TO LEGAL INFORMATION
3.2B.1.1 Preparation of a Directory of CSOs Active in the Field of
Justice
ProJustice seeks to increase public awareness of Ivoirian NGOs active in the judicial system, as
well as promote their activities. To this end, ProJustice plans to publish a national directory of
these organizations and distribute it to Ministries and public services, courts, and international
partners. ProJustice Component 2 team selected the NGO Ivoirian Coalition for Human Rights
(RAIDH) for the production of this directory. Using a transparent selection procedure, ProJustice
engaged RAIDH to identify all of the NGOs active in the country’s justice sector and create a
directory to serve as a tool for institutional and international partners and civil society. During the
last quarter of this year, the Objective 2 team finalized the subagreement with the selected NGOs.
The Directory is expected to be finalized during the first quarter of FY16.
3.2B.1.2 Career Days
On June 30, 2015, ProJustice organized a “Career Day” at the University Félix Houphouët
Boigny to introduce different legal and judicial careers to law students to encourage them to
consider these career options. The President of the university, the Dean of the Faculty of Law,
USAID representative Benjamin Olagboyé, and ProJustice COP Daniel Dobrovoljec led the
opening ceremony. In his opening speech, Mr. Dobrovoljec stressed the need for openness and
diversity in the legal profession, especially for women and persons with disabilities.
The opening ceremony was attended by approximately 400 students. Leading up to the career
day, ProJustice installed 8 booths at the Faculty of Law, covering different topics, where students
and professionals (judges, lawyers, bailiffs, clerks, public auctioneers, business agents, notaries,
and members of the arbitration court of Côte d’Ivoire) could interact. The information booths
were open from 9:00 am to 5:00 pm, and ProJustice estimates that more than 1,000 students
visited the stands during the day.
ProJustice organized the career day with the assistance of the Mutuelle de la Grande Famille
Judiciaire (Greater Judicial Mutual Benefit Society). This NGO recruited the judicial
professionals to attend while the Law Faculty mobilized students to attend. Adding further
diversity to the event, COPHCI, which is ProJustice’s local partner for the USAID-funded
disability activity ProJustice Handicap, helped mobilize students with disabilities to attend and
participate in this successful career day.
As a follow up, ProJustice organized a second Career Day on September 3, 2015 at the Law
Faculty in Bouaké. This event was also well attended and covered the same ground as the session
at University Félix Houphouët Boigny.
3.2B.1.3 Workshop on Women’s Involvement in the Judiciary in Côte
d’Ivoire
A high point of ProJustice’s activities this year was a national seminar on the involvement and
advancement of women in the Ivorian judiciary that ProJustice organized in May 2015 in Grand
Bassam. At present, 26% of the Ivoirian judiciary is female. Among the objectives of the seminar
were to identify the issues constraining women’s participation and advancement and brainstorm
solutions for policy makers. Thirty-four participants from the highest levels of government
attended, representing the National Assembly, the Supreme Court (including the General
Prosecutor), the MOJHR, the Ministry of Solidarity, Family, Woman and Child, the Courts of
ANNUAL PROGRESS REPORT
49
Appeal of Abidjan, Bouake and Daloa, the Court of First Instance of Man and Gagnoa, section
courts in Lakota and Agboville, magistrates union representatives, the national observatory of
gender equality, the bar association, and the Association of Women Lawyers of Côte d’Ivoire.
The participants made the following recommendations at the end of the seminar:
Raise awareness regarding the profession of magistrate among high school and law
students
Establish an office for judicial careers to monitor women’s advancement and promotion,
including to positions of authority and management
Ensure parity in high-level training that prepares trainee magistrates for assumption of
responsibility
Educate members of the High Judicial Council (CSM) on the gender dimensions of
magistrate careers
Establish day care in courts during working hours
Establish counseling centers in courts
Define and publicize advancement and promotion criteria
Publish the opinions of the CSM and the Advancement Commission
Review the method of appointment of judges to the CSM and publish the identity of the
people chosen to be in the Advancement Commission
Create a National Association of Women Judges
Provide scholarships to young women lawyers at university
Fund a study to document the issue of under-representation of women in judicial
professions in general, and in the judiciary in particular
Find a solution to the causes that impede women’s access to and advancement within the
judiciary
Encourage administrative authorities to promote women to positions of authority by
introducing incentives and other support measures.
Workshop Session
3.2B.2 Cooperation with CSOs
2B.2.2 Practical Guide on Sexual and Gender-Based Violence ProJustice developed a Practical Guide to combat violence against women in Côte d’Ivoire,
STTA Ms Michèle Laborde, international expert and magistrate, was contracted to draft this
Practical Guide.
ANNUAL PROGRESS REPORT
50
In May 2015, ProJustice set up a reading committee to review and discuss the draft guide. The
committee is made up of eight representatives of organizations/agencies involved in the fight
against gender-based violence: the Department of Equality and Gender Promotion in the Ministry
of Women, the Family, and Children, DACP, the Special Advisor to the ONUCI Representative,
the United Nations Children’s Fund (UNICEF), the United Nations Fund for Population
Activities (UNFPA), the International Rescue Committee, ONEF, and the Association of Women
Lawyers in Côte d’Ivoire.
In July 2015, Ms. Laborde finalized the draft incorporating comments and recommendations from
the reading committee.
3.3. ACTIVITIES IN THE BOUAKÉ REGIONAL OFFICE
Regional Office Closing
The ProJustice Regional Office in Bouaké, which opened on March 28, 2014, officially closed on
April 30, 2015 upon the suggestion of USAID and with the conurrence of ProJustice
management. In preparation for the event, a team was established to make pre- and post-closing
arrangements; members included the Bouaké staff (director and financial assistant) and the COP,
DCOP, former Director of Operations, and logistics coordinator from Abidjan. Among other
things, the team:
Allocated the office equipment and supplies existing in the Bouaké office;
Informed the lessor in accordance with the lease agreement and discussed the date for
handing over the keys, the refund of the deposit, and other formalities related to the breach of
the lease agreement;
Arranged for the cancellation of services including telephone, internet, and security;
Terminated consultant contracts (driver and cleaner) at the Bouaké office; and
Sorted and stored documents to be sent to the Abidjan office.
On April 22, 2015, the ProJustice COP Daniel Dobrovoljec travelled to Bouaké to preside over an
official closing ceremony, attended by the First President and the General Prosecutor of the Court
of Appeal, the President of the CFI, and other high level magistrates. In his opening statement,
the COP explained the reasons for the closing of the office and assured attendees that it will have
no effect on ProJustice’s program activities in Bouaké. The judicial authorities in Bouaké had
expressed concern that the closing of the office would possibly halt or reduce ProJustice
activities.
The closing ceremony ended with the official handover of part of the ProJustice office equipment
and furniture to the representatives of the Court of Appeal and of the CFI.
During its period of operation of approximately one year, the office contributed to the launch and
implementation of the project activities for both of the project’s components, particularly for the
organization of training sessions in Bouaké and other pilot courts located in the vicinity.
3.4 WINDOWS OF OPPORTUNITY
In January 2015, ProJustice co-organized with the INFJ a three-day training session for judges in
charge of penalty enforcement. This is a new category of magistrates in Côte d’Ivoire, created
only in 2013, whose role still needs to be clarified. ProJustice decided to support the INFJ for the
organization of the seminar on January 13-15, 2015, and used a budget of US$9,200 from the
Windows of Opportunity for this activity, with approval of USAID.
ANNUAL PROGRESS REPORT
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4. STAFFING/MANAGEMENT UPDATE
During the past year, ProJustice completed a number of recruitments as shown in the table below.
Table 16: ProJustice’s New Hires During the Reporting Year
Title Name
Administration Manager Michel Irie Bi To
Finance Manager Auguste Stéphane Koudougnon
M&E Coordinator Tenon Sanogo
M&E Specialist Martine Djoubmanga
Finance Assistant Marc Kouakou
In addition to those shown in the table above, two staff members transferred to Abidjan after the
closing of the Regional Office in Bouaké:
Ms. Alice Zadi Massa, formerly ROB Director, has been appointed Manager of ProJustice
Handicap.
Mr. Stéphane Kouassi, formerly Finance and Administrative Assistant in the ROB, took up
the same position in the Abidjan office.
Following the resignation of the Director of Operations, in July 2015, ProJustice management
team decided to split this position into two different positions, respectively and Admin Manager
to supervise the administration, Procurement and logistics, Human resources; and a Finance
Manager. The two positions were filled in September and October 2015.
Following the resignation of the Civil Society Liaison officer, and after a competitive recruitment
process, ProJustice management decided to promote one of the two Program assistants in the
position.
5. PROBLEMS/CONSTRAINTS AND REMEDIAL ACTIONS
Table 17: PROJUSTICE’s Problems/Constraints and Remedial Actions
Problems Encountered Corrective Action Proposed/Taken
Delays of the MOJHR to approve the installation of information kiosks in the pilot courts.
ProJustice management regularly reminds the MOJHR Chief of Staff and DACP of the importance of this activity to improve transparency in the courts.
Interruption of the evaluation of the RFP for computerization by the MOJHR.
ProJustice sent a letter of complaint to the Minister of Justice following which the Ministry asked the project to resume the evaluation.
Delays by the MOJHR in adopting the ProJustice-supported Code of Ethics and Professional Conduct for Magistrates.
ProJustice management regularly requests information and updates on the approval process.
ANNUAL PROGRESS REPORT
52
Significant delays of the MOJHR in organizing official ceremonies to hand over official documents (such as the Master Plan for Computerization, the national charter of judicial archives) or equipment.
Frequent requests addressed to the highest level of the MOJHR for the organization of these ceremonies.
Delays in approving documents submitted to USAID, such as the budget realignment.
Regular follow up with USAID during the weekly meetings.
1
COMPTE RENDU DU COMITE DE PILOTAGE
La cinquième session du Comité de pilotage de ProJustice s’est tenue le vendredi 24 juillet 2015 à 10 h 35 dans la salle de conférence de ProJustice. L’ordre du jour était le suivant :
1. Accueil et mot de bienvenue
2. Approbation du compte rendu de la session du 19 mars 2015 et de l’ordre du jour
3. Programme de formation - Formation des Formateurs : Continuation de la formation des formateurs magistrats et OPJ ; conception-production de nouveaux kits de formation « Collaboration juges d’instruction et greffiers d’instruction » et « Accueil du public dans les juridictions » - Manuel de formateurs - Formation conjointe des Magistrats et OPJ
4. Informatisation du Système Judiciaire - Point sur l’appel d’offres concernant le programme d’informatisation des chaînes civile et pénale - Schéma directeur informatique du secteur judiciaire et pénitentiaire
5. Chaîne pénale et renforcement de l’enquête pénale - Programme de renforcement des capacités des Cabinets d’Instruction
6. Amélioration de la Transparence et Responsabilisation des Acteurs Judiciaires - Signalétique des tribunaux - Boîtes relais et kiosques d’information dans les juridictions pilote - Renforcement des capacités de l’Inspection Générale des Services Judiciaires
7. Assistance judiciaire et accès à la Justice - Formation d’avocats sur l’Assistance Judiciaire - Activités de sensibilisation et contrats avec les ONG
- Annuaire des ONG actives dans le domaine judiciaire
8. Information des citoyens sur l’accès à la Justice - Recueil des grandes décisions pénales - Préparation d’un guide d’accès à la Justice
9. Projet pour l’amélioration de l’accès à la justice pour les personnes vivant avec un handicap
10. Réunion du Comité de Modernisation et d’Amélioration de la Justice (Co-MAJ)
11. Coordination avec les autres partenaires techniques et financiers
12. Activités et mobilisation d’expertise du trimestre à venir
13. Préparation du Programme ProJustice de l’année fiscale 2016
14. Points sur les futures juridictions pilotes
Etaient présents : voir liste de présence ci-jointe
ACTIVITES LIBELLES 1) Accueil et mot de
bienvenue
Mr Koréki Paul, Conseiller technique du Garde des Sceaux, remplaçant Mme Boni Konan Liliane, Présidente du Comité de Pilotage de ProJustice (COPIL) empêchée, a, au nom du Garde des Sceaux, souhaité la bienvenue aux participants, et les a remerciés pour leur présence. Il a présenté les excuses de Mme Konan pour son absence indépendante de sa volonté. Avant de déclarer la session ouverte et de passer la parole au Chef de Projet, il a indiqué que cette session du COPIL sera très instructive. Daniel Dobrovoljec, le Chef de Projet a remercié Monsieur Koréki Paul d’avoir accepté la présidence de ce Comité de Pilotage, à la dernière minute afin de résoudre un problème protocolaire lié à l’absence de Mme Liliane KONAN. Il a dit la joie que lui et l’équipe de ProJustice ont de recevoir dans leurs locaux les participants à ce cinquième comité de pilotage de ProJustice. Le COPIL, a-t-il expliqué permet de faire le point des activités mises en œuvre depuis le précédent COPIL (19/03/2015) et de présenter les activités futures. Le mois de juillet est le début du dernier
2
2) Approbation de l’ordre du jour
3) Programmes de
formation
4) Informatisation du
Système Judiciaire
5) Chaîne pénale et
renforcement de
l’enquête pénale
trimestre de l’année fiscale 2015 de ProJustice qui s’étend d’Octobre 2014 à Septembre 2015. Il s’agira également de parler du plan de modification partielle des juridictions pilotes après une analyse conjointe avec le Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques et l’USAID. Précisant le point 9 de l’ordre du jour « Projet pour l’amélioration de l’accès à la justice pour les personnes vivant avec un handicap», le chef de projet a indiqué que l’USAID a attribué un projet additionnel à ProJustice dont l’intitulé constitue le point de l’ordre du jour. A cet effet, un séminaire de lancement de ce nouveau programme sera planifié pour la mi-septembre. Le Compte rendu de la réunion précédente a été adopté à l’unanimité. Quant à l’ordre du jour, il a été adopté sans modification. - Formation des Formateurs : continuation de la formation des formateurs magistrats et OPJ ; conception-production de nouveaux kits de formation «Collaboration juges d’instruction et greffiers d’instruction » et « Accueil du public dans les juridictions » La formation des Formateurs a commencé en octobre 2014. Elle est réalisée par une experte internationale. Un premier groupe de formateurs composé de 04 magistrats et de 02 OPJ désignés par leurs hiérarchies respectives a été formé. Ce groupe a été suivi d’un deuxième groupe de formateurs de 05 magistrats. Tous les formateurs ont participé activement à la conception du kit de formation : collaboration magistrats-OPJ. Le Directeur Général de l’INFJ a demandé la production de kit de formation : « collaboration Juges d’Instruction/Greffiers d’Instruction » et « accueil du public dans les juridictions ». Les formateurs quant à eux ont élaboré les plaquettes de formations, les fiches techniques, les déroulés chronologiques avec les séquences de formation et les fiches pédagogiques appropriées pour les formations. Le premier Kit portant sur la collaboration OPJ/Magistrats est pratiquement terminé et les deux seconds, respectivement relatifs à l’accueil du public dans les juridictions et à la collaboration Juges d’Instruction/Greffiers d’Instruction sont en cours d’élaboration. - Manuel de formateurs Le manuel de formateurs est en cours de production par l’experte internationale qui a d’ailleurs procédé à la formation des formateurs à l’animation et à la conception du kit collaboration magistrats-OPJ. Le premier jet du manuel a été fait. L’objectif est de donner une identité de formation à l’INFJ surtout en matière de formation continue. La prochaine mission de l’experte internationale est prévue pour le dernier trimestre 2015. - Formations conjointes des Magistrats et OPJ ProJustice va poursuivre et achever le cycle des formations entamées magistrats/OPJ, collaboration Juges d’Instruction/GI et accueil du public dans les juridictions. Les premières formations conjointes magistrats/OPJ (Cour d’Appel de Bouaké) se sont déroulées de
novembre à décembre 2014 à Dimbokro et Bouaké ; les deuxièmes formations conjointes (Cour d’Appel Daloa) en avril 2015 à Man, Bouaflé, Sinfra, Gagnoa et Lakota. Cette étape a enregistré un module sur l’apport de la Police Technique et Scientifique dans les enquêtes pénales. Le troisième cycle de formation (Cour d’Appel d’Abidjan) se déroulera en juillet 2015 dans les juridictions de Yopougon, Dabou Abengourou et Bouna. Les formations d’Abengourou et Bouna auront lieu à partir du 27 juillet 2015. Des fax ont été distribués aux différentes unités de police judiciaire afin de rendre plus efficace et fluide la coopération OPJ/MAGISTRATS. - Point sur l’appel d’offres concernant le programme d’informatisation des chaînes civile et pénale L’appel d’offre pour la réalisation d’un progiciel de gestion des dossiers dans les Tribunaux, a été lancé le 29 juin 2015 dans Fraternité Matin (pour la Côte d’Ivoire), Jeune Afrique (pour les pays francophones) et Africa Report (pour les pays anglophones). Cinquante-trois demandes de dossiers ont été reçues et 38 ont été enregistrées officiellement. Les soumissionnaires viennent de Singapour, du Canada, des USA, de France, de Tunisie, du Maroc, du Cameroun, de Côte d’Ivoire. L’évaluation aura lieu du 24 au 28 août 2015. Le comité d’évaluation est composé de cinq (05) membres dont 2 membres du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques, 2 experts indépendants qui ont rédigé l’appel d’offre et le Chef de Projet Adjoint de ProJustice qui en sera le Président. Une conférence de pré-soumission a été organisée le 21/07/2015 dans les locaux de ProJustice avec des soumissionnaires physiques et virtuels à travers le monde, en vue de répondre aux questions que ceux-ci se posent. - Schéma directeur informatique du secteur judiciaire et pénitentiaire Le schéma directeur informatique est finalisé et ProJustice attend une occasion pour la remise officielle au Garde des Sceaux. Il a été suggéré, à défaut d’obtenir un rendez-vous pour une cérémonie de remise, de transmettre le schéma directeur par courrier qui est prêt depuis longtemps. - Programme de renforcement des capacités des Cabinets d’Instruction
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Deux experts ont été recrutés pour faire l’évaluation du travail et de l’environnement d’exercice des cabinets d’instruction. Ils ont effectué leur travail dans l’ensemble des cabinets des juridictions pilote. A l’issue de celui-ci, il y’a eu l’organisation de missions de restitution sous forme de 3 ateliers dans les trois cours d’appel. Les travaux ont mis en exergue les difficultés internes et externes et des propositions de solutions ont été apportées pour y remédier.
Difficultés internes
Elles sont d’ordre organisationnel à savoir : - Manque de personnel – manque de secrétaires de direction dans les cabinets – manque de locaux – manque d’interlocuteurs lorsque le greffier est confronté aux problèmes de matériels – manque de locaux adéquats – manque de communication entre les greffiers et les juges d’instruction- les greffiers sont sur deux groupes de responsabilité.
Solutions
- Pourvoir les cabinets en ressources humaines, renforcer la communication entre les greffiers et les juges d’instruction et construire de nouveaux locaux.
Difficultés fonctionnelles
– Enlisement et engorgement des cabinets – problèmes de stocks – difficulté de classement dans les grands BOP -retard dans les arrêts en vue par la chambre d’accusation – non maîtrise de l’outil informatique des greffiers en instruction – retard dans la notification des convocations – double emploi des Juges d’instruction qui sont également à l’audience – retard dans l’exécution des commissions rogatoires – difficultés à retrouver les mis en cause et les témoins – double emploi des juges d’instruction qui ne se contentent pas seulement de leur cabinet mais qui sont également en audience - déferrement tardif devant les juges d’instruction dans le cas des procédures criminelles.
Solutions
- Communication des dossiers prescrits au parquet – inventaire des stocks –communication régulière entre Cabinets et les chambres d’accusation, – traitement avec diligence tous les dossiers - large diffusion de la circulaire 66 – révision du système de notation en tenant compte de l’avis des magistrats – renforcement de l’indépendance des magistrats - harmonisation des pratiques au niveau de la cotation des dossiers au niveau des cabinets d’instruction – individualisation voire humanisation des rapports OPJ/Parquet et Juge d’Instruction/OPJ.
Difficultés externes
- Insuffisance des OPJ sur certains dossiers au procureur – mise en pratique de la circulaire ministérielle de 66 qui n’est pas assez diffusée –usage des commissions rogatoires doit se limiter aux actes que le juge ne peut traiter lui-même en raison de nature (recherche des auteurs) ou de la distance – informations confiées au juge et non aux OPJ.
Solutions
Révision du système de notation en prenant en compte l’avis des magistrats – large diffusion de la circulaire ministérielle 66 – revalorisation des frais d’expertise et renforcer l’indépendance des magistrats – instruction sur le management des dossiers – amélioration des cabinets d’instruction – communication de tous les dossiers dont les OPJ sont saisis au Procureur de la République.
Résultats
- Instruction de tous les magistrats, Juges d’instruction et greffiers d’instruction de nos 11 juridictions pilotes sur le management des cabinets d’instruction et la gestion des dossiers à inscrire – formation des Chefs de parquet, OPJ des 11 juridictions ainsi que des Présidents des Chambres d’accusation des trois cours d’appel sur les procédures opérationnelles renforçant la synergie respective avec les cabinets d’instruction – adoption et appropriation des recommandations par les magistrats et greffiers d’instruction pour une collaboration fonctionnelle – harmonisation des rapports entre les cabinets d’instruction et les OPJ - amélioration des cabinets d’instruction et réduction effective des stocks dans les cabinets. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Il a été suggéré à la Direction Générale de l’INFJ l’initiation d’un séminaire de renforcement des capacités à l’instar de celui organisé en novembre 2011, à l’attention des Juges d’instruction par cour d’appel en vue de leur expliquer un certain nombre de détails techniques qui ne peuvent pas être inclus dans une circulaire. En raison du rôle important que joue la circulaire, la reprise de circulaires pour expliquer un certain nombre d’éléments au niveau de l’instruction a été fortement recommandée. Les rapports des Juges d’Instruction avec le parquet, les OPJ et les autres magistrats comptent dans l’efficacité de l’instruction et dans la performance du cabinet d’instruction. C’est un ensemble donc il est important de mettre l’accent sur les aspects relationnels. La Direction de l’INFJ doit faire en sorte que l’aspect managérial soit enseigné aux Juges d’Instruction.
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6) Amélioration de la
transparence et
responsabilisation
des acteurs
judiciaires
7) Assistance
judiciaire et accès
à la Justice
- Signalétique des tribunaux ProJustice a produit et installé la signalétique dans ses 11 juridictions pilote. La dernière a été installée à Dabou au début du mois de juin 2015. La signalétique installée inclut les éléments suivants :
Panneau extérieur grand format à l’entrée des tribunaux : permet d’indiquer l’entrée du tribunal. Cependant, ces panneaux ont dû être installés sur le bord de la route pour certaines juridictions compte tenu de leur situation géographique. Il s’agit des tribunaux de Dabou, Dimbokro et Lakota.
Panneau extérieur directionnel : oriente le public de la cour vers les différents services.
Panneau services : indique au public, depuis l’extérieur ou à l’entrée des bâtiments, les
services présents.
Signalétique des portes : Chaque porte a été identifiée. La signalétique des portes indique au public les bureaux et services.
Panneaux divers : Ce sont des panneaux fléchés pour indiquer les directions, les
parkings, les stationnements, etc.
Caissons d’information vitrés fermés : ils sont installés dans les parquets, les greffes, sièges pour publier les informations qui incombent aux différents services.
- Boîtes relais et kiosques d’information dans les juridictions pilote
Boîtes relais
L’objectif des boîtes relais est de recueillir l’avis des justiciables sur le fonctionnement de la justice. De mars à juin 2015, les 11 juridictions pilote ont été visitées. 84 sites ont été visités sur 100 prévus et seulement 52 sites d’installation ont été retenus. 13 boîtes relais ont été déjà installées dans les juridictions pilote de Bouaké, Bouaflé et Sinfra. Il reste 39 boîtes relais à installer. Les formulaires seront collectés toutes les deux semaines par les coordonnateurs de juridiction qui les soumettront à l’analyse du Coordonnateur Suivi et Evaluation. Les rapports seront partagés aux autorités judiciaires. Des campagnes de sensibilisation vont être menées pour permettre aux justiciables de recourir à ces boîtes relais.
Tarification des actes
La tarification, voire la nomenclature des actes a été faite sur une base légale à partir du décret de 2013. L’objectif est d’harmoniser le coût des actes dans toutes les juridictions et d’en informer le justiciable afin de réduire les opportunités de corruption dans les juridictions pilote et d’y éliminer le phénomène des « margouillats ». Les affiches ont été diffusées dans toutes les juridictions pilote de ProJustice et sont disponibles dans les caissons vitrés fermés.
Kiosques d’information
Ils sont disponibles à des endroits à l’entrée des tribunaux. En plus de la signalétique qui a été installée, ils permettent d’orienter les justiciables. Ils seront animés par les ONG et par la suite, le relais sera assuré par les agents des tribunaux. - Renforcement des capacités de l’Inspection Générale des Services Judiciaires ProJustice a eu des réunions avec l’Inspecteur Général et les officiels de l’Inspection Générale des services judiciaires et pénitentiaires pour essayer d’établir un programme d’accompagnement de l’Inspection Générale. Des propositions ont été faites visant à renforcer l’évaluation annuelle des magistrats, qui seront intégrées dans le programme 2016 de ProJustice. Formation d’avocats sur l’Assistance Judiciaire Les thèmes de formation sont choisis par ProJustice et le Conseil de l’Ordre des avocats. Deux sessions de formation avec vingt (20) avocats par session et adressés par l’ordre des avocats se sont tenues. Pour les deux premières sessions, les thèmes exploités ont porté sur les actes administratifs, le foncier rural, les actes des Juges d’Instruction, les formations sur l’Assistance Judiciaire et le mécanisme de paiement. La deuxième session initialement prévue en septembre 2015 se déroulera en novembre 2015 en raison des vacances judiciaires. Les thèmes n’ont pas encore été définis. Activités de sensibilisation et contrats avec les ONG ProJustice travaille avec trois (03) ONG sélectionnées à partir d’un appel à projets publié dans « Fraternité Matin » en fonction des sites pilotes, à savoir : - MIDH à Gagnoa, Lakota, Sinfra, Dimbokro et Bouaké
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8) Information des citoyens sur l’accès à la Justice
9) Projet pour l’amélioration de l’accès à la justice pour les personnes vivant avec un handicap
- ONEF à Bouaflé et Man - Transparency Justice à Yopougon, Dabou, Abengourou et Bouna. Ces ONG sont chargées de mener un certain nombre d’activités dont la formation des leaders d’opinion, des journalistes des radios de proximité, l’organisation de journées portes ouvertes dans les juridictions et la sensibilisation au grand public à travers la confection de banderoles, de dépliants, de T-Shirts, de diffusion de spots et des mêmes messages radios dans les 8 langues les plus parlées dans les juridictions pilote. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Les huit langues choisies (Bété, Dioula, Agni, Dida, Baoulé, Gouro, Lobi Yacouba) sont celles à dominance parlées par les justiciables dans les juridictions. ProJustice a travaillé en partenariat avec l’ONG internationale « Search For Common Ground ». Annuaire des ONG actives dans le domaine judiciaire Un annuaire des ONG travaillant dans le domaine de la justice est en cours de réalisation par une coalition d’ONG, le RAIDH dont le contrat a été signé. C’est un outil qui permettra de mettre dans un document unique, l’ensemble des organisations qui interviennent dans le domaine de la justice. Recueil des grandes décisions pénales ProJustice a en chantier un recueil de jurisprudence pénale qui est dans sa phase de réalisation par le Centre National de Documentation Juridique (CNDJ) qui a déjà recueilli l’ensemble les décisions de justice. Actuellement les décisions sont au stade d’exploitation qui consiste à relever les mots clés, les résumer, les classer par infractions. Jusqu’en août, cette phase s’achèvera et le recueil sera édité. Préparation d’un Guide d’accès à la Justice Le Guide d’accès à la Justice a fait l’objet d’un appel à manifestation d’intérêt dans « Fraternité Matin ». Il y a eu sept retraits de dossiers et deux propositions ont été reçues et c’est une structure animée par des avocats et des professeurs d’Université qui a été choisie. Ces derniers ont commencé la rédaction dudit guide. Il sera principalement disponible pour les professionnels de la Justice (avocats, magistrats et huissiers de justice) et va retracer tout le mécanisme de saisine de l’ensemble des juridictions de Côte d’Ivoire. Il servira de base à la réalisation de documents en langage simplifié pour la population. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) L’intérêt d’un guide d’accès à la justice pour les professionnels réside dans le fait que l’ensemble de
ces professionnels n’est pas toujours familier avec toutes les procédures. Il y a plusieurs textes qui définissent les modes d’accès à différentes juridictions. Pour ProJustice, avoir un document unique faciliterait la tâche des professionnels. Il sera dans un langage assez soutenu qui ne pourra pas être compris par le grand public. C’est pourquoi des extraits seront traduits en langage simplifié et mis à la disposition du grand public. C’est une base de travail pour permettre d’avoir des éléments pour le grand public. Le guide d’accès à la justice sera également distribué aux ONG qui serviront de relais auprès de la population. En 2016, ce guide sera décliné en fiches pratiques dans plusieurs langues vernaculaires pour la population. Concernant le recueil de jurisprudence il n’est pas prévu de commentaires. Il y’ aura juste les mots clés et les résumés. Il est prévu un recueil de jurisprudence pour la Cour Suprême pour l’année fiscale à venir. C’est un nouveau programme attribué à ProJustice par USAID Washington suite à un appel d’offre mondial. ProJustice exécutera ce programme en partenariat avec la COPHCI (Confédération des Organisations des Personnes Handicapées de Côte d’Ivoire). Le but de ce programme est d’améliorer l’accès des personnes handicapées au système judiciaire. Le plan d’action a été finalisé, le séminaire de lancement est en préparation et ProJustice attend la notification officielle de l’attribution du programme pour commencer les activités. Le lancement du programme est prévu en septembre 2015 et de plus amples informations seront fournies au prochain COPIL. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Il serait souhaitable de sérier les handicaps pour pouvoir leur apporter une meilleure assistance. Sur la problématique de la spécificité d’une action pour sérier les handicaps, ProJustice a fait une action ciblée au titre des activités prévues pour 2016, une embosseuse (appareil qui permet d’écrire
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10) Réunion du Comité de Modernisation et d’Amélioration de la Justice (Co-MAJ)
11) Coordination avec les autres partenaires techniques et financiers
12) Activités et mobilisation d’expertise du trimestre à venir
13) Préparation du programme de ProJustice de l’année fiscale 2016
en braille) sera mise à la disposition du partenaire et le futur guide d’accès à la justice de ProJustice sera traduit en braille. Le budget de ce programme est de 698.000 $ pour une période de 30 mois. Les handicapés mentaux ne peuvent pas saisir la justice conformément à la loi. C’est quelqu’un qui n’a pas d’antécédents avec la justice qui devra le faire à leur place. Le plan type des nouvelles juridictions prévoit une place de choix aux handicapés. Le Comité Opérationnel pour la Modernisation et l’Amélioration de la Justice (COMAJ) s’est tenu le 15 mai 2015 au Sofitel Hôtel Ivoire d’Abidjan. Il a été établi en janvier 2014 et son but est de réunir des officiels de haut niveau du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques, des tribunaux pilotes, des représentants des OPJ (de la Police Nationale, de la Gendarmerie Nationale) pour parler de l’évolution de la justice et voir dans quelle mesure ProJustice peut faciliter et intervenir dans le processus de réforme du système judiciaire en Côte d’Ivoire. Le COMAJ diffère du COPIL de par le caractère plus stratégique des thèmes qui y sont abordés. L’objectif du COMAJ est de permettre une plus grande liberté sur le choix des thèmes et de pouvoir envisager les évolutions marquantes de la pensée judiciaire en Côte d’Ivoire et dans le reste du monde. Monsieur Marc Moinard, Expert sur les Cabinets d’Instruction qui se trouvait en mission, a animé le COMAJ. Une présentation a été faite sur le rendu compte de cette mission et des recommandations qui ont été faites par lui et Achille De Djomou sur l’amélioration de la gestion des cabinets d’instruction. Un certain nombre d’autres thèmes, notamment l’évolution de certaines tendances évolutives sur le problème de la communication, l’évolution et le rôle du parquet, le développement de la médiation en Côte d’Ivoire ont été débattus au sein de ce COMAJ. Le deuxième COMAJ se déroulera en fin d’année. Un certain nombre d’activités réalisées avec d’autres partenaires techniques et financiers ont été mentionnées : - GIZ pour les formations conjointes OPJ/Magistrats. Une coopération débutée avec les sessions d’avril et mai 2015 avec la présentation sur la police scientifique et technique qui est un élément nouveau et intéressant qui sera maintenu dans les futures sessions de formations. - JICA pour les formations conjointes OPJ/Magistrat, dans les activités d’accès à la justice et probablement sur l’assistance judiciaire. - CELEX : au sein de la Celex, ProJustice a eu des coordinations et des informations lors de toutes les réunions avec les partenaires techniques et financiers (PTF) sur un certain nombre d’actions, notamment sur la formation d’un groupe technique. Il existe aussi un groupe technique sur l’Assistance judiciaire qui s’est réuni en février. La prochaine rencontre est prévue en septembre. ProJustice est très demandeur de coopération de coordinations voire de cofinancement d’activités et de programmes.
Point de la situation de la Coordination avec les PTF. est-ce que cela fonctionne ? sinon qu’est-ce qui est prévu pour sa bonne marche ? La coordination fonctionne. Depuis trois ans et demi les réunions ont lieu tous les deux mois avec les PTF et les groupes de travail thématiques, les comptes rendus sont diffusés systématiquement aux PTF, la matrice d’intervention des PTF est actualisée en permanence et mise à la disposition de tous. Par contre, pour l’avenir de la coordination, il faudra que d’autres PTF lorsque la Celex sera moins outillée (d’ici à octobre) viennent participer à l’animation de ce cadre de concertation. - 21 septembre 2015 : retour de Monsieur Marc Moinard, Expert sur les Cabinets d’Instruction - Septembre ou Novembre 2015 : retour de Mme Véronique Duveau, Formation des Formateurs. Principes généraux de l’année fiscale 2016 s’établissement comme suit : ProJustice arrivant à mi-parcours en octobre 2015, s’est posé la question sur les résultats atteints, et de leur pérennisation. Cette année 2016 sera pour ProJustice, une année de consolidation, marquée par les éléments suivants :
Continuité et innovation du programme d’informatisation, des actions de renforcement des
cabinets d’instructions, de l’assistance judiciaire, de la médiation, et de la justice
traditionnelle.
Changement partiel de localisation des activités dans 7 ou huit nouveaux tribunaux pilotes
pour assurer une meilleure représentation géographique
Conception d’un programme ambitieux, mais réaliste, en tenant compte du budget et en
consolidant nos relations avec les partenaires institutionnels, les partenaires internationaux
et les PTF.
Objectif I
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Programmes de formation à poursuivre en 2016 pour le renforcement des capacités des Magistrats, OPJ, et des Greffiers :
Continuer les formations en collaboration avec les magistrats/OPJ dans les nouvelles
juridictions
Lancer les formations en collaboration avec les Juges d’Instruction/Greffiers d’Instruction
Entreprendre l’accueil du public dans les juridictions en partenariat avec l’INFJ
Continuer le manuel de formation
Innover avec le développement de la formation à distance.
Gestion Informatisée des dossiers Développer un progiciel de gestion informatisée de la Chaîne Pénale, et de la Chaîne Civile,
ainsi que la production d’Actes Administratifs Travailler avec le prestataire choisi à la fin du mois d’août 2015 et créer un comité de suivi
de l’évolution par le prestataire. Installer le BOP et répéter les activités déjà réalisées pendant ces deux années dans les
huit nouvelles juridictions pilote.
Réduction des opportunités de corruption en améliorant la transparence des Autorités Judiciaires et dans le fonctionnement du système judiciaire C’est une partie du programme de ProJustice qui a souffert de retard dû au changement à la tête de l’inspection générale. ProJustice a fait des démarches communes avec le PARMSJP dans une approche de réunions communes pour proposer de :
Renforcer la gestion de l’IGSJP
Améliorer le système d’évaluation annuelle des performances des magistrats et greffiers;
Poursuivre les formations en matière d’éthique et déontologie des magistrats dans les
nouvelles juridictions ;
Poursuivre l’installation des “Boîtes à suggestions” dans les nouveaux tribunaux pilotes;
Mettre en œuvre des outils d’évaluation de l’utilisation des boîtes à suggestions dans les
tribunaux pilotes ;
Continuer à installer davantage de panneaux de signalétique et de centre d’accueil dans les
tribunaux (Abidjan Plateau et autres).
Volet II Améliorer l’accès à l’assistance judiciaire et accroître la capacité du bureau d’assistance judiciaire
Soutien continu au Bureau de l’assistance judiciaire par l’organisation de formations sur la
rédaction des rapports
Continuer la formation des avocats
Inclure des avocats dans le cadre des formations de formateurs en tant que formateurs
Formation des huissiers
Formation des interprètes judiciaires
Distribution du guide d’accès à la justice
Poursuivre le plaidoyer pour un meilleur équilibre du genre et de représentation féminine
dans le système judiciaire
Formation des femmes magistrats au management de juridiction
Soutenir le développement de modes alternatifs de résolution des conflits en introduisant le
concept de médiation et l'utilisation appropriée de la justice traditionnelle
Continuer d'appuyer les organisations de la société civile dans leurs campagnes de
sensibilisation sur l'accès à la justice et le respect des droits de l'homme
Edition d’un guide pour les professionnels (magistrats/OPJ) pour la lutte contre les
violences basées sur le genre.
Activité transversale sur la question du genre Promouvoir le mérite des jeunes filles en Faculté de droit en octroyant un prix à l’Université Félix Houphouët Boigny d’Abidjan, un prix à l’Université Alassane Ouattara de Bouaké, un prix à l’Université Lorougnon Guédé de Daloa et un prix spécial pour un stage à ProJustice. Les critères n’ont pas encore été définis. Accroître l’Accès à la Justice pour les Personnes vivant avec un Handicap
Renforcer la représentation Institutionnelle des Personnes vivant avec un Handicap
Accroître les connaissances de la spécificité des personnes handicapées et de leurs droits
dans le secteur judiciaire par une formation appropriée et une sensibilisation des
magistrats
Renforcer la connaissance des personnes handicapées en matière de droit et d’accès à la
justice
Renforcer les capacités de la COPHCI.
Thèmes Transversaux
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14) Points sur les futures juridictions pilote
o Accent sur les thèmes de l'équilibre du genre o Lutte contre les violences faites aux femmes (publication d’un guide pratique de toutes les
violences faites aux femmes en 2016) o Renforcer la Coordination avec le MJDHLP et nos autres partenaires institutionnels
Nouvelles Juridictions Pilotes de ProJustice A la suite d’un exercice interne mené le 12 juin 2015 par deux commissions, une longue liste a été faite et soumise au DACP. Douze (12) juridictions dont une partielle, celle de Abidjan Plateau dans laquelle il n’y aura pas de coordonnateur de justice, a été choisie pour la signalétique, l’information du public et du justiciable. Il y aura véritablement onze (11) juridictions dont 7 nouvelles sélectionnées en fonction de la répartition géographique et par Cour d’appel. Dabou et Yopougon demeureront des tribunaux pilote pour le programme d’informatisation. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) Les tribunaux dans lesquels ProJustice sera absent serviront de tribunaux de contrôle. Monsieur Paul Koréki a, au nom du cabinet de M. le Garde des Sceaux, félicité ProJustice dont le bilan est positif dans l’ensemble, et a promis qu’un compte rendu fidèle de cette réunion sera fait au Garde des Sceaux. Questions/réponses/observations/suggestions (contributions) La réunion du Comité de Pilotage prit fin à 14 h 45. Fait à Abidjan, le 11 septembre 2015 Annexes : Signalétique : - Panneau service à Sinfra – Panneau extérieur grand format à l’entrée des tribunaux à Dabou - Boîte relais - Tarifications des actes de greffes Campagnes de sensibilisation : - Banderoles – T-Shirts
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NOTE ON FUTURE PROJUSTICE PILOT COURTS
1. Background
According to the Cooperative Agreement (CA) between USAID and Tetra Tech DPK (Tt DPK),
ProJustice activities are to be carried out in 20 pilot courts during the project’s 5-year lifetime, in
two groups. A first group of 10 pilot courts was chosen from among the courts that were
refurbished by the Office of Transition Initiatives (OTI). During the ProJustice project’s first year,
which on USAID’s instruction ran from April 2013 to September 2014, ProJustice equipped,
staffed, and supported the selected pilot courts, and also recruited and extensively trained Court
Coordinators (CCs) who were progressively deployed to the courts. Some of the courts depended
on the ProJustice Abidjan office while others were overseen from the ProJustice Bouaké office. In
January 2014, ProJustice added an 11th court (Yopougon) with USAID approval following an
agreement with the European Union that ProJustice would take over a court computerization
program, already launched in Yopougon. The CA also anticipated that a second group of 10
courts would be selected for the latter part of the project.
In September 2014, after USAID suggested that ProJustice consider closing the Bouaké office,
ProJustice management prepared a note for USAID outlining the role of that office. The note also
addressed possible scenarios for the selection of the second set of pilot courts. These
recommendations were discussed with USAID at the time and preliminary agreement was reached
that it would not be necessary to add 10 new courts, but rather that for purposes of consolidating
the gains, some courts from the first group would remain for the final years of the project. The
present note is a follow-up to that document and sets out ProJustice management’s final
recommendations for the pilot court program in the latter part of the ProJustice program.
In June 2015, while preparing the annual FY3 Work Plan, the ProJustice team started the selection
process of the pilot courts for 2016-2018, and prepared a long list of 17 courts, both courts of first
instance (TPIs, Tribunaux de Première Instance) and detached sections (SDs, Sections Détachées,
reporting to a TPI). This preliminary list was then informally submitted to a high level
representative of the Ministry of Justice, Human Rights, and Public Freedom (MOJHR), who
helped in formulating the final list of proposed pilot courts. These include 7 new courts and 4
existing pilot courts, the latter of which include Yopougon and Dabou, Dabou being the other
court in which the pilot computerization program will be implemented. The resulting list was
discussed during the fifth session of the ProJustice steering committee that includes high level
representatives of USAID, the MOJHR, partners, and NGOs, held on July 24, 2015.
2. Rationale and Criteria of the Selection
The attached list is the result of a comprehensive preparation process, and is based on several
selection criteria.
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A. Yopougon and Dabou Are Key Pilot Courts
Yopougon and Dabou were selected in February 2014 to become the pilot courts where the
computerized case management system (CMS) will be piloted. The courts were chosen for the
following reasons:
i. proximity with Abidjan for ease of travel back and forth between the pilot courts and
the office of the sub-contractor to be selected for the development of the software;
ii. level of IT equipment in the two pilot courts compared to other jurisdictions. The IT
equipment was provided by the EU, as a preparation for the software development.
Because of the importance of the computerization program, it is the view of ProJustice
management that Dabou and Yopougon should remain ProJustice pilot courts until the end of the
CMS software development and the end of the project.
B. Ensure a Better Geographic Coverage
An important selection criterion was to ensure that over the project lifetime, most areas of Côte
d’Ivoire would be covered by ProJustice court-related activities. During the project launch
seminar in October 2013, some participants had expressed some concerns about the choice of the
first 10 pilot courts, and ProJustice management is therefore extremely interested in ensuring
broader geographic coverage with the second group. This is why ProJustice is proposing including
or retaining courts in the North (Korhogo and Boundiali) and West (Daloa, Man, Guiglo, and
Seguela), as these areas of the country have received less coverage up until now.
In the meantime, ProJustice remains in the East (Agboville, Bondoukou, Dabou, Yopougon) and
in the center (Bouaké).
C. Ensure a Balance Among the Courts of Appeal
ProJustice management and the MOJHR representatives agreed it was important to prioritize a
balance among the three Courts of Appeal: Abidjan (will remain with 4 pilot courts), Bouaké (will
increase from 2 to 3 pilot courts), and Daloa (will remain with 4 pilot courts) receive an almost
identical share of ProJustice assistance. Daloa TPI was specifically included also to show the
importance of the seat of the Courts of Appeal.
D. Performance-Related Criteria
In a previous note on the future location of pilot courts prepared in September 2014, ProJustice
management indicated a preference for a scenario that would preserve a certain level of stability
in the achievements made so far in the existing pilot courts. A drastic departure from the best
performing pilot courts would likely result in an abrupt drop of performance and in results. By the
same token, abandoning the least performing pilot courts could be interpreted as a lack of resolve
and of perseverance to face challenges in the more “difficult” pilot sites, which is also not
ProJustice management intention; nor is it desirable from the perspective of perceptions of
national counterparts.
This is why the internal selection process resulted in a mix of best and least performing pilot
courts of the first group to be kept in the program.
3
E. Special Cases of Abidjan-Plateau and Seguela
The selection of Seguela as a new pilot court derives from both a strategy to maximize USAID’s
investment and to foster synergy with the other Tetra Tech project (PRADD, implemented by Tt
ARD). It also reflects a programmatic choice to concentrate on land ownership conflicts during
the coming years of ProJustice, and these types of conflict are particularly prevalent in the
Seguela region because of the diamond mining industry. Seguela is also a fast-developing tribunal
with a burgeoning caseload, in a particularly dynamic environment.
Abidjan Plateau: ProJustice management has received a number of requests from magistrates
and MOJHR officials to include the Abidjan Plateau TPI among its next group of pilot courts.
However, after careful consideration of these requests, and weighing the pros and cons, ProJustice
management has decided not to include this TPI. The size of this tribunal, and its well-known
organizational and management problems, would have sapped ProJustice resources (for example
it would likely have required two Court Coordinators instead of one). In addition, Abidjan already
receives a high level assistance in Yopougon. However, given the requests from officials
mentioned above and in the interest of good relations with national counterparts, ProJustice
management intends to provide some other specific assistance to Abidjan Plateau over the
following two fiscal years, such as for example, signage, and installation of suggestion boxes.
F. Pilot and Control Courts
The replacement of some of the existing pilot courts does not mean that ProJustice will
completely cease working in the courts of the first group. All of these courts will be monitored on
a quarterly basis as “control courts. ProJustice will then be able to monitor the evolution of these
courts over a longer period of time. As part of its sustainability program, ProJustice will also be
able to determine whether its past activities have had long-lasting effects in the management of
the courts, and which corrective measure should be taken in the second group of pilot courts.
Recommendation
Based on the above criteria, ProJustice is pleased to submit a list of selected pilot courts for the
fiscal years 2016-2018. The following list of recommended pilot courts results from a long
internal selection process based on criteria that have been thoroughly discussed with USAID and
with high-level official counterparts in the MOJHR. The list attached below includes 7 new pilot
courts and 4 existing ones. A map is also attached to this note to show the geographic coverage of
the program for the two years to come. We would appreciate the comments and prompt approval
of USAID for this list. At that stage, we will send an official notification to the MOJHR.
4
Proposed List of ProJustice Pilot Courts for Fiscal Years 2016-2018
(Black = existing courts; Red = new courts)
Glossary:
TPI: Tribunal de Première Instance (Court of First Instance)
SD: Section Détachée (Detached Section, reporting to a TPI)
Name Type (TPI reported to) Court of
Appeals
Agboville SD (Abidjan) Abidjan
Bondoukou SD (Abengourou) Abidjan
Dabou SD (Yopougon) Abidjan
Yopougon TPI Abidjan
Bouaké TPI Bouaké
Boundiali SD (Korhogo) Bouaké
Korhogo TPI Bouaké
Daloa TPI Daloa
Man TPI Daloa
Guiglo SD (Man) Daloa
Seguela SD (Daloa) Daloa
5
Geographic coverage of the ProJustice program
COMPTE RENDU DE LA REUNION D’INFORMATION SUR L’APPEL D’OFFRE
INFORMATISATION
Le mardi 21 juillet 2015 s’est tenue la première étape de l’appel d’offre (AO) pour le développement d’une solution logicielle pour l’informatisation de la chaîne civile, de la chaîne pénale et la production des actes administratifs pour le Ministère de La Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques de la Côte d’Ivoire. Il s’est agi d’une conférence préalable aux soumissions. Elle a eu lieu par audio conférence dans la salle de réunion de ProJustice à 13h10mns, heure d’Abidjan. L’ordre du jour était le suivant :
- Accueil et mot de bienvenue - Présentation du Programme d’Appui au secteur de la justice ivoirienne (ProJustice). - Revue des questions des soumissionnaires - Clôture de la conférence
Etaient présents : (voir liste jointe)
QUESTIONS REPONSES
Accueil et mot de bienvenue
I. REPONSES AUX QUESTIONS ECRITES
Monsieur Daniel DOBROVOLJEC, Chef du Projet ProJustice a présenté en substance ProJustice. Il a indiqué que ProJustice est le programme d’appui au secteur de la Justice en Côte d’Ivoire. Ce
programme est le résultat d’un accord de coopération entre le Gouvernement américain et l’Etat de Côte d’Ivoire financé par l’USAID. Il a, ensuite, présenté les experts présents dont des informaticiens du Ministère de la Justice des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques et un juriste employé à ProJustice, ce, en raison de la technicité du sujet. De même, les participants étant pour certains anglophones et francophones pour d’autres, un interprète a été coopté pour procéder à la traduction des échanges a-t-il précisé. C’est par une invitation adressée aux participants de se présenter que le Chef de Projet Daniel DOBROVOLJEC a terminé son mot de bienvenue et ouvert la vidéo conférence tout en les remerciant de leur présence. Après une brève présentation de chacun des soumissionnaires, l’on est passé à la phase de questions réponses. Cette phase de questions réponses a consisté à passer en revue les questions écrites posées par les soumissionnaires. Celles-ci ont été posées et répondues par ordre alphabétique, mode opératoire proposé par Daniel DOBROVOLJEC. Ainsi a-t-on procédé à répondre aux questions des sociétés AGOSOFT, CREAMSON LOGIC, CYNAPSYS, DKB SOLUTIONS, ESABORA, FYSCO CI, GROUPE GEOIMAGE OM SOLUTIONS INC., SATI, SGS-SNEDAI, SNDI-SOCITECHC-INOVA, SYNISYS. Après cette première série de questions, les participants ont eu droit à poser directement des questions portant sur l’appel d’offre. Les réponses à ces différentes questions ont été données par l’équipe ProJustice. Voir la composition de cette équipe en annexe AGOSOFT 1-Qui fournira le système d’exploitation des différents serveurs et quel sera le système utilisé s’il est fourni par le MJDHLP ?
• l’appel d’offre concerne l’application, le système d’exploitation est à la charge du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés publiques et c’est un système Windows fourni par ledit Ministère.
2-Qu’entendez-vous par : «notifier le personnel des centres de détention des événements judiciaires et partager l'information entre les agences» dans 2.5 Exigences du logiciel.
• La collaboration qui existe entre le parquet et les établissements pénitenciers amène ces derniers à se notifier par mail ou par SMS.
• Le partage des informations se fait entre le parquet et les services de détention par SMS. 3- Qu’entendez-vous par : « La correction des erreurs devrait s’effectuer par l'ajout d’entrées correctives au dossier » dans 2.5.2.2 Registre des Actions / Mise au rôle.
• La correction des erreurs a lieu au niveau des différents modules. Elle doit être flexible sans toutefois chambouler la structure de l’application. On parle également de correction
du dossier Intervention dans la salle : S’agit-il de la correction apportée aux dossiers qui sont dans le système de l’application ou de mises à jour applicative ?
• Niveau applicatif. 4- Qu’entendez-vous par « une déconnexion chronométrée » dans 2.6.3 Sécurité.
• Il n’est pas permis à l’utilisateur de rester connecté en permanence. Après un certain temps d’inactivité, il doit être déconnecté pour des questions de sécurité.
CREAMSON LOGIC 1- Le fournisseur doit-il fournir une facture pour les équipements requis ou pour la mise en œuvre de leur application ou doit-il mettre en œuvre l’application dans le serveur central mentionné dans l’appel d’offre dans la section 2.4
• L’offre concerne seulement l’application et non l’infrastructure mais néanmoins il serait intéressant de préciser les prérequis pour supporter les propositions de l’application.
2- Veuillez fournir les spécificités du serveur local et le nombre de serveurs locaux qui seront disponibles pour la mise en œuvre dans les juridictions pilote
• 2 serveurs pour les sites pilotes • 1 serveur par site • 1 troisième au niveau central
3- Veuillez fournir le nombre total de transactions, le nombre de cas de dossiers qui sont supposés être traités par jour A Yopougon
• au Civil : 6336 dossiers pour l’année 2014 • au Pénal : 3746 dossiers pour l’année 2014
A Dabou
• au civil : 350 dossier pour l’année 2014 • ‘au pénal : 612 dossier pour l’année 2014
(Question dans l’assistance) Quel est le nombre de pages moyen pour un dossier?
• Environ 30 pages • Au moins quarante (40) pages par dossier
(Question dans l’assistance) Est-il prévu un serveur séparé pour la base de données et
un autre séparé pour l’application • Un seul serveur qui abritera les bases de données et l’application pour chaque site.
(Question dans l’assistance) Faut-il prévoir une application pour les dossiers commerciaux ?
• Non. Le mandat de ProJustice en général n’inclut pas les affaires commerciales. L’USAID et le Ministère de la Justice lui ont assigné comme focus de ce projet, le civil et le pénal et en particulier le pénal mais l’appel d’offre intègre la production et la distribution d’actes administratifs.
4- Veuillez confirmer si la sécurité du serveur sera assurée par le MJDHLP ?
• Oui la sécurité du serveur sera assurée par le MJDHLP. 5- Les modèles sont-ils prédéfinis ou dynamiques ? et quel est le format des modèles et le nombre d’éléments de données.
• Les modèles sont dynamiques. 6- Quel est le processus de collection des frais légaux, est-ce basé sur les documents ou les procès ?
• Les frais légaux découlent d’une tarification règlementaire et législative. Il existe une nomenclature des frais légaux pour les différents actes de procédures. ProJustice vient d’afficher dans toutes ses juridictions pilote cette nomenclature.
(Question dans l’assistance) Quelle pièce va servir de support pour constater le paiement d’un acte. Est-ce le reçu fourni par la caisse au moment du paiement de l’acte par le justiciable ou est-ce l’application qui gère la caisse ?
• C’est le reçu qui est la pièce justificative. Il sera donc scanné pour le besoin de
l’application.
(Question dans l’assistance) Pouvons-nous intégrer dans l’application le numéro du reçu sans avoir à le scanner ?
• Les numéros sont gérés par le Trésor. Dans un premier temps, sur la base des 2 et après le meilleur processus sera choisi.
7- Est-ce que les dossiers sont ouverts aux avocats, aux utilisateurs finaux ou par le personnel des tribunaux au nom des avocats ?
• L’avocat peut consulter le dossier lui-même mais en présence du Greffier ou du Greffier en Chef. Le justiciable n’a pas directement accès à son dossier mais c’est le greffier qui doit consulter pour le justiciable qui en fait la demande.
(Question dans l’assistance) Comment se fait la prise en charge des conclusions de l’avocat lors du dépôt de ces conclusions ?
• L’avocat étant l’élément clé de la programmation, il aura des accès pour suivre les dossiers de ses clients.
(Question dans l’assistance) Quel est le nombre des avocats en Côte d’Ivoire ?
• Environ 600 (Question dans l’assistance) L’avocat peut-il avoir accès aux dossiers des clients en ligne ?
• Oui. (Question dans l’assistance) L’architecture contredit les explications données lors des échanges
• L’architecture prévoit cela. 8- Est-ce que les tribunaux civils et pénaux sont séparés ?
• Toutes les procédures se passent dans les mêmes juridictions civiles et pénales. 9- Quels sont les types de formats des documents à classer. Est-ce en version PDF ou est-ce que les soumissionnaires sont libres de proposer un format ?
10- Est-ce que le texte du volume de la charge du travail fait partie du texte de l’acception du système ?
• Oui 11 – Veuillez fournir le nombre supposés d’utilisateurs parallèles qui peuvent utiliser le système de façon simultanée
• Environ 50 12- Les alertes s’adressent-elles aux utilisateurs internes, c’est-à-dire aux juges, greffiers
• Greffiers, Magistrats et Avocats Une ouverture est-elle prévue pour les justiciables ? (assistance)
• Non, c’est pour cela que l’on parle d’avocats CYNAPSYS 1- L’évaluation technique se fera-t-elle à San Francisco
• L’évaluation technique se fera à Abidjan du 24 au 28 août 2015. Le comité d’évaluation sera composé des représentants de ProJustice, dont les 2 experts qui ont rédigé les TDR de l’appel d’offres, du Directeur adjoint de ProJustice qui présidera le comité, 2 représentants du Ministère de la Justice, dont Jean Luc Bolé, responsable du service Informatique du Ministère, et un autre représentant du cabinet du Ministre. Ce sera les personnes actives et votantes. A côté de cela, il pourrait y avoir des représentants
observateurs de différentes autres institutions, dont le Ministère des nouvelles technologies, de l’Economie, la Primature et la Haute Autorité de la Bonne Gouvernance. Il y aura donc 5 membres votants, actifs et des observateurs.
2- Quelle est la durée d’exécution du projet
• C’est à vous de le proposer, car les soumissionnaires seront évalués sur le temps qu’ils proposent pour réaliser et développer le progiciel. A eux de l’indiquer dans leur proposition.
(Question dans l’assistance) Quelle était la partie de ces trois années qui est attribuée au développement de l’application
• La première année. 3- Quel est le nombre d’hommes de jour ou hommes mois estimés pour réaliser la prestation ?
• C’est au soumissionnaire de dire en combien de temps sa solution peut être prête et développée.
4- Quel est le nombre de participants informaticiens et utilisateurs à la formation ?
• Réponse contenue dans le dossier d’appel d’offre au point 2.9 (formation) 5. Quelles sont les conditions et modalités de paiement ?
• Ceci fera partie des négociations commerciales avec le siège de Tetra tech DPK, si le soumissionnaire est attributaire du marché.
6- Quelle est la durée de validation des rapports ?
• Une à deux semaines 7-Quelle est l’OS du serveur local et central ?
• Réponse déjà apportée auparavant. 8- Page 13 au niveau du paragraphe 2.5.2.1 ouverture d’une procédure vous avez écrit : « l’indice doit être maintenu tout dossier pour élaborer… que voulez-vous dire par indice ?
• Identifiant unique pour référencer le dossier.
9- Quel est le nombre d’utilisateurs finaux pour les sites pilotes et les futurs sites ?
• Sites pilotes utilisateurs estimés à 150 et 1000 pour les utilisateurs finaux. 10- Quel est le volume des affaires pénales pour les 2 tribunaux pilote ainsi que ceux pris en compte dans le futur ?
• Déjà répondu. 11- Architecture et matériels requis prennent en considération que les 2 tribunaux pilote pendant les 3 premières années. Veuillez nous indiquer le nombre de tribunaux et de bureaux de procureurs qui vont exploiter le logiciel au futur afin d’exploiter convenablement le logiciel.
• 37 tribunaux et Sections détachés et cours d’appels fonctionnels sur le territoire ivoirien. Le gouvernement planifie la construction de nouveaux tribunaux.
12- Types de formulaires et autres documents, et les affichages à générer, le cas échéant, nous vous prions de fournir un ordre de grandeur du nombre d’indicateurs à produire, indicateurs complexes, indicateurs moyennement complexes et indicateurs non complexes
• Permettre la recherche multicritères pour pouvoir faire des états, des statistiques, des tableaux de bord sous diverses formes (circulaires, histogrammes, etc.) pour la prise de décisions.
13- Est-ce possible d’avoir les imprimés écran sur les convocations, les mandats, les actes de naissances et les certificats de décès ?
• Pas possible car fait manuellement. Peut être produit sur support papier. 14– Exigences fonctionnelles point 2.5.2 dans le DAO. Est-ce que les indices de procédure sont les écrans récapitulatifs du dossier ?
• Les identifiants 15- Pour la fonction de programmation, la notification est effectuée par email ou push notification ?
• Les deux et si possible, SMS en plus 16- Le fournisseur doit d’abord envisager la formation du personnel informatique dans le domaine pertinent. Veuillez nous indiquer le nombre de personnel informatique ?
• 15 informaticiens (cf. TDR 2.9). DKB SOLUTIONS Combien d'utilisateurs pourront être connectés à l'application que notre société ?
• Environ 50 utilisateurs ESABORA 1- D’après notre compréhension du paragraphe « 1.19 Source / Nationalité », une
entreprise française est habilitée à soumissionner au présent appel d’offres. Or, le point G du chapitre « I. Référence de l’entreprise » de l’annexe 1 « Format et plan de la proposition technique » nous semble indiquer que le fournisseur doit obligatoirement être une société détenue à plus de 50% par un citoyen ivoirien ou américain. N’y-a-t-il pas contradiction ? Une société française détenue par des citoyens français est-elle habilitée à répondre ?
• L’appel d’offre est ouvert et international .Il donc est ouvert à tous les offrants et soumissionnaires sauf ceux mentionnés dans le lien du gouvernement américain.
2- La consultation porte sur le développement d’un logiciel de gestion des procédures
judiciaires. Une offre basée sur un progiciel existant est-elle acceptable ?
• Oui 3- Le paragraphe « 1.21 Propriété » indique que tous les droits reviennent à
ProJustice / USAID et à Tetra Tech DPK. Dans le cas d’une offre basée sur un progiciel existant, confirmez-vous que les droits cédés sont limités à la seule exploitation par les juridictions de Côte d’Ivoire ? Autrement dit, dans le cas d’une offre basée sur un progiciel existant, confirmez-vous que son éditeur en reste propriétaire hors de la Côte d’Ivoire d’une part et en concède tous les droits à ProJustice/ USAID / Tetra Tech DPK pour son exploitation en Côte d’Ivoire d’autre part ?
• Oui, l’Appel d’Offre est pour la Côte d’Ivoire. Cette application devient la propriété du Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques.
• Non elle ne peut pas être utilisée pour d’autres pays. • Les propositions retenues seront pour l’Etat de Côte d’Ivoire. Il pourra l’installer sur
toutes les autres juridictions. (Question dans l’assistance) Qui est alors propriétaire de la licence ?
• Le ministère de la Justice en est le propriétaire. (Question de l’assistance) Le ministère est-il propriétaire de l’application et/ou des codes sources ?
• Il est propriétaire de l’application et des codes sources. (Question dans l’assistance) Cette approche de la propriété ne tend elle pas à écarter à priori les concepteurs comme MICROSOFT qui ne voudront jamais donner leur licence ?
L’idée est de permettre au ministère d’être libre de modifier ou de manipuler les données du logiciel.
4- Quelle est la durée estimative du contrat ? En combien de temps faut-il que le logiciel soit opérationnel dans les deux juridictions pilotes et au MJDH ?
• Il revient au soumissionnaire d’en faire la proposition 5- Faut-il remettre un manuel utilisateur à chaque personne formée ? Sous forme papier ? Si oui, la reproduction des manuels incombe-t-elle au fournisseur ?
• Un seul suffira. Il doit être en version papier et version électronique. 6- Dans l’hypothèse où une offre basée sur un progiciel est acceptable, dans quelle
rubrique de coûts faut-il faire figurer les coûts de licence ? Dans la rubrique « autres coûts directs », dans la rubrique « coûts indirects » ou dans la rubrique « frais fixes » ?
• Frais fixes
FYSCO-CI 1. Quelle est la Base de données utilisée ? ou est- elle à fournir ?
• Il revient au soumissionnaire d’en faire une proposition. Est-ce que la proposition financière doit contenir le coût de la base de données ? (assistance)
• Oui Tous les coûts doivent être intégrés dans les propositions en évitant les coûts récurrents.
2. L’architecture Matérielle est-elle disponible ou à acquérir ? quel OS ?
• A acquérir. Windows 3. Qui fera le pilotage et MOD du projet ?
• Ce sont le Ministère de la Justice des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques (Service Informatique), ProJustice et les soumissionnaires.
4. Existe-t-il un Schéma Directeur du Ministère ?
• Oui 5. Les Cahier de Charge fonctionnels sont t ils disponibles ou à faire par le soumissionnaire ?
• A faire par le soumissionnaire. GEOIMAGE et OM CONSULTING Dans le DAO, vous avez écrit à la page 24 : "Joindre la documentation démontrant que votre entreprise est légalement organisée en vertu des lois des États-Unis ou de la Côte d'Ivoire et est à plus de 50% détenue par les Ivoiriens ou des citoyens Américains ou des résidents légaux ou une combinaison des ceux-ci." Question: Compte tenu de ce qui précède, est-ce qu'une société de juridiction canadienne détenue majoritairement par un Ivoirien peut appliquer à l'Appel d'offres en groupement avec une société de juridiction ivoirienne?
• Oui SATI 1-Dernière phrase de 1.16 ProJustice se réserve le droit d'attribuer tout ou partie de l'ouvrage décrit dans le présent AO à un ou plusieurs soumissionnaires. Est-ce à dire que l'ouvrage pourrait être séparé en plusieurs lots et attribué à des fournisseurs différents?
• C’est une clause habituelle dans les dossiers d’Appel d’Offre. L’intérêt de ProJustice est
d’aller avec un seul soumissionnaire. 2-Dernière phrase de 1.22 Les soumissionnaires sont encouragés à développer un consortium avec une entreprise Ivoirienne de TIC, qui devrait fournir des installations locales de maintenance et de formation après la durée de l’accord de sous-traitance. Cela s'adresse aux entreprises étrangères ? Ou bien, les entreprises nationales doivent traiter avec une entreprise ivoirienne de TIC ?
• Oui elle s’adresse essentiellement aux entreprises étrangères pour que cette appel d’offre permette au Ministère de la Justice d’avoir un référent national sur le territoire et non pas de consultants qui viendront pour une courte durée laissant le Ministère dans un vide de partenariat sur le long terme. C’est aussi pour qu’il y ait sur place un interlocuteur qui demeure et soit ensuite l’interlocuteur du Ministère de la Justice.
3- La mission du fournisseur s'arrête aux deux (02) sites pilotes ? Ou, va-t-elle jusqu'à l'extension totale du réseau nationale
• Elle s’arrête aux deux (02) sites. 4- 2.61 Gestion du système Avoir plus d'explication sur les deux points de cette partie?
• Il s’agit du volet administratif de l’application (paramétrages, accès…). 5-Références et expérience acquises QUESTION5: Etant donné que le contrat est un document confidentiel de prestation, serait-il possible de fournir une attestation de bon d'exécution en lieu et place d'un contrat de prestataire?
• C’est possible à condition d’avoir les références, point de contact, attestation de bonne exécution suffisamment détaillée.
6- Quels doivent être la taille et la police des caractères dans la rédaction des documents?
• Times New Roman 11
7- Point G du DAO. Identifiez le nombre d'années pendant lesquelles votre entreprise / consortium a fonctionné en Côte d'Ivoire. Joindre la documentation démontrant que votre entreprise est légalement organisée en vertu des lois des États-Unis ou de la Côte d'Ivoire et est à plus de 50% détenue par les Ivoiriens ou des citoyens Américains ou des résidents légaux, ou une combinaison de ceux-ci.
Cette information est-elle valable pour les entreprises nationales?
• Pas d’exclusion 8- Narratif, qu'est-ce que cela signifie?
• Description, explication. SGS-SNEDAI 1- Nombre total de tribunaux ou chaînes pénales concernés par la mise en œuvre après le test pilote
• 2 juridictions pilote et 35 en attente. 2- Nombre total de dossiers civils et pénaux traités en 2014. Fournir les statistiques
• Déjà répondu. Réf. réponse à la question 11 posée par la société CREAMSON LOGIC.
3- Un dossier peut-il être créé sur un site et transféré sur un autre site ?
• Si la loi le prévoit, il n’y a donc aucun problème. l peut être retransmis à la machine.
4- Comment quantifiez-vous la charge de travail sur un dossier ?
• Il s’agit des statistiques. 5- L’accès du public ne peut être créé qu’à travers extranet ou internet. Sommes-nous supposés fournir un service internet pour le site existant du Ministère pour permettre l’accès du public ou créer un site web séparé pour cette fonction
• L’application devrait supporter mais ne met pas en place. 6- Le Ministère de la Justice a-t-il un modèle de rapport ou devons-nous en proposer ?
• Non, il n’existe pas de modèle de rapport mais le soumissionnaire peut en proposer.
7- Le fournisseur doit-il installer ou mettre un place un logiciel d’applications au Ministère de la Justice, ce qui signifierait trois installations, 2 sur les sites pilotes et 1 pour le Ministère.
• Trois car il y a le site de réplication au Ministère.
SNDI-SOCITECH-INOVA
1- Créer gérer et suivre les procédures pénales et civiles
- Existent-ils des documents écrits formalisés pour toutes les procédures ? Ces procédures doivent elles couvrir : - Les enrôlements, les - Les différentes étapes de l’audience (l’avant le pendant et l’après) - les renvois, - les rédactions de décisions - Les recours ? - Les délivrances d’actes (grosse, Minutes…) - Les enregistrements - Les tarifications des actes - Les paiements
- - La caisse Qui de la - récupération des anciens - Dossiers.
• Oui, il en existe et sont détenus par les juridictions pilote.
2-Gérer les actes administratifs
- Le système doit ils produire ces différents actes ? - La signature électronique doit-elle être prise en compte ? Si oui de quelle autorité
de certification ? - Prévoir des imprimantes Quid de la récupération des anciens actes
• Il s’agit plutôt de la signature scannée et non la signature électronique. 3-Notification et alerte évènements judiciaires
- C’est quoi un évènement judiciaire ? - Comment l’évènement est capté dans le système ? - Les notifications & alertes pourront-elles être envoyés aussi par SMS, Email ? Pouvons-nous proposé un outil d’alerte par Email et SMS ?
• Il faudra s’en référer à la réponse de la question 2. 4-Partage d’informations entre agences - C’est quoi une agence - Quel sont les modes de partages prévus ? Quels seront les niveaux
II- REPONSES AUX QUESTIONS ORALES
d’interconnexion entre les agences ?
• La notion d’agence renvoie ici aux juridictions pilote ou les différents sites. La population carcérale n’est pas concernée. Le partage entre agence se fait via le site central jusqu’à ce qu’on atteigne le stade d’Intranet. L’échange des mises à jour se fait via le site central.
5-Production de rapport
- Charges de travail - Informations de gestions
• Pas trop clair
6-Peut-on avoir plus de détails ?
1. Enregistrement chronologique et historiques des événements sur un dossier (Evènements achevé)
• C’est le “work flow”.
7-La correction des erreurs par ajout d’entrée correctives : Quel est le sens réel de cette spécification ?
• Faire évoluer l’application 8-Préférence pour les Langages PHP et ASP : Vous marquez votre préférence pour une solution Open Source. PHP est ouvert et ASP est Propriétaire. Pouvons-nous avoir votre préférence entre ces deux langages ?
• Pas de préférence. Le soumissionnaire peut faire la proposition. 9-Sauvegarde des serveurs locaux sur le site central : La MAJ du site central par les Agences est-elle en online ? Autrement, doit-on proposer un outil de réplication online ?
• Faites la proposition.
SYNISYS 1- Les propositions peuvent-elles être soumises en anglais ?
• Oui. Les propositions seront admises en anglais comme en français. 2- Devons-nous inclure les coûts relatifs aux RDBMS ?
• Tous les coûts indirects ou directs doivent être inclus dans le budget.
1- Microsoft Outlook est-il utilisé dans les juridictions pilote et dans le ministère de la Justice ?
• Oui. 2- Est-ce qu’il y aura un informaticien sur chaque site distant comme signifié dans les TDR ?
• Oui, des agents du Ministère 3-Qu’en sera-t-il des dossiers en cours ?
• Ils feront l’objet de négociations avec les soumissionnaires qui devront en tenir compte dans leurs propositions. L’état des affaires en cours n’est pas encore fait alors à ce niveau, aucune évaluation ni appréciation ne peut être faite.
4- Qu’en sera-t-il si le système d’exploitation n’est pas WINDOWS ?
• Le Ministère de la justice et ProJustice étudieront la question.
III. Mot de clôture
5-Quelle est la date de remise du rapport ?
• Le 24 juillet 2015 à 16h00 heure d’Abidjan. 6-Quel est le choix du langage de programmation ? Pourquoi la préférence pour PHP et SP ?
• Le soumissionnaire peut proposer d’autres langages. 7-Achat du certificat de sécurité à la charge du fournisseur
• Faire des propositions dans l’offre 8-Pas de pièces justificatives au dossier d’appel d’offres, notamment la CNPS, le registre de commerce.
• Un certain nombre de prérequis administratifs sont demandés dans le dossier d’appel d’offre. Il y a également des directives pour présenter les soumissions.
Dans son mot de clôture, Daniel DOBROVOLJEC, le chef du Projet s’est excusé des inconvénients d’audition et a espéré que cette conférence a été profitable pour tout le monde. Il a remercié les nombreux participants et a indiqué que cette conférence préalable aux soumissions, s’est faite sous l’égide de l’USAID représenté par Mme Leah KAPLAN, qui finance le projet ProJustice et qui a également financé l’appel d’offre. Il a terminé en souhaitant bonne chance aux soumissionnaires.
La conférence a pris fin à 16 h 44.
P.J. : - Liste des soumissionnaires présents dans la salle - Liste des soumissionnaires intervenus par vidéo conférence - Liste du comité des Experts et du staff ProJustice Fait à Abidjan, le 22 juillet 2015
4 septembre 2015 - Bouaké
Internet
Bouaké : Les étudiants de l’université de Bouaké s’informent sur les différentes carrières
judiciaires
Le bureau régional du Programme pour le développement du système judiciaire en Côte d’Ivoire (ProJustice) a initié jeudi à Bouaké, une Journée carrière pour permettre aux étudiants de l’université Alassane Ouattara de s’informer sur les différentes carrières et corps de métiers de leur domaine. Le coordonnateur d’accès à la justice de ProJustice, Traoré Drissa, a indiqué que cette initiative est importante parce qu’elle s’inscrit dans le cadre des activités de ce programme et permettra aux étudiants, en tant que futurs animateurs de l’appareil judiciaire, de s’imprégner des réalités des professions et carrières qu’ils sont amenés à embrasser au sortir de l’université. La directrice de l’Ecole de la magistrature de l’Institut national de formation judiciaire, Cissé Makoueni Delphine, a instruit les étudiants sur les carrières et différents corps de métiers ainsi que les voies pour y accéder. Ensuite, elle les a exhortés à bien travailler pour être de bons étudiants et de bons professionnels. « Au moment où nous parlons de l’employabilité, il était quand même important qu’on puisse d’abord et avant tout donner une certaine visibilité aux professions, parce que l’étudiant qui sort de l’UFR des sciences juridiques doit pouvoir savoir au moins différencier les spécialités », a souligné, pour sa part, le président de l’université Alassane Ouattara, Pr Poamé Lazare Marcellin. Il a remercié les initiateurs et s’est réjoui de l’intérêt que les étudiants ont montré pour le droit et les différentes professions à travers leur mobilisation, promettant d’œuvrer pour la pérennisation de cette Journée carrière. Le délégué général de l’UFR des sciences juridiques, administratives et de gestions, Djè Bi Emmanuel, s’est réjoui également de l’initiative de cette Journée. Pour lui, cette activité vient à point nommé parce qu’elle offre l’opportunité aux étudiants de s’informer sur les métiers du Droit. Le Programme de renforcement du système judiciaire en Côte d’Ivoire est mis en œuvre par Tetra Tech DPK et financé par l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet est exécuté au niveau de 11 tribunaux pilotes du pays. (AIP)
20 juin 2015 - Abengourou
Presse
Société Abengourou : des leaders d’opinion sensibilisés sur les procédures d’accès à la justice Abengourou - L’ONG international Transparency Justice a organisé du mercredi au jeudi au centre Kizito d’Abengourou une séance d’information et de sensibilisation sur les procédures d’accès à la justice et l’assistance judiciaire à l’intention d’une vingtaine de leaders d’opinion. L’objectif visé par cette activité, qui s’inscrit dans le cadre de la promotion de l’accès à la justice et la vulgarisation de l’assistance judiciaire, est d’augmenter et d’améliorer la connaissance du droit et du système judiciaire ivoirien des participants de sorte à accroître leurs possibilités d’accès à la justice et à l’assistance judiciaire. Pendant les deux jours qu’ont durée les travaux, le formateur, le magistrat Kouamé Séraphin, juge au tribunal de première instance d’Abengourou et membre fondateur de l’ONG Transparency Justice, a mis l’accès sur l’organisation judiciaire en Côte d’Ivoire. Il a aussi insisté les règles et procédures d’accès aux tribunaux, notamment, en matière pénale, civile, sociale et administrative. Le spécialiste du droit a, également, traité de la question de l’assistance judiciaire en indiquant la procédure à suivre pour bénéficier de cette facilité faite par l’Etat aux populations démunies pour leur permettre de bénéficier de l’assistance d’un avocat dans le règlement d’un contentieux devant les tribunaux. Les participants ont également été instruits sur les réponses juridiques et judiciaires apportées aux violences sexuelles, notamment, les mutilations génitales féminines (MGF), les viols et les mariages précoces et forcés. Ils devront au sortir de ces deux jours de travaux faire la restitution des connaissances acquises afin de permettre à l’ensemble de la population d’être au même niveau d’information. Outre l’information et la formation des leaders d’opinion, ce projet de promotion de l’accès à la justice et de vulgarisation de l’assistance judiciaire, exécuté par l’ONG Transparency Justice en partenariat avec ProJustice (programme pour le renforcement du système judiciaire en Côte d’Ivoire) et l’USAID, comporte plusieurs autres volets. Il s’agit, notamment, du volet sensibilisation de proximité et de mass à travers des focus group, des émissions radio et la diffusion de PAD. Des journées portes-ouvertes seront
également organisées dans les différentes localités d’exécution du projet, notamment, Yopougon, Dabou, Abengourou et Bouna. Ces journées portes-ouvertes seront l’occasion pour les visiteurs de se faire expliquer le fonctionnement des différents services des tribunaux et de faire connaissance avec ses animateurs. Un autre volet phare de ce projet concerne l’installation de kiosques à l’entrée des tribunaux pour orienter les usagers vers les différents services
Revue de presse 31 août 2015
Yamoussoukro: Journalistes et animateurs de radios formés au système judiciaire ivoirien
Pour le coordonnateur du projet au sein du Midh, Justin Kouassi Koffi, ce renforcement de capacités des hommes de médias arrive à point nommé. En effet, a-t-il expliqué, la méconnaissance du système judiciaire a fait naître des « intermédiaires » communément appelés des « margouillats ».
Yamoussoukro: Journalistes et animateurs de radios formés au système judiciaire ivoirien A l’initiative du Mouvement ivoirien des droits humains (Midh), une dizaine de journalistes et animateurs de radios de proximité ont été formés, le samedi 29 août, sur le système judiciaire en Côte d’Ivoire. Une session de formation rendue possible grâce au Programme pour le renforcement du système judiciaire (Projustice) et l’Agence des États-Unis pour le développement (Usaid). Venus de Gagnoa, Lakota, Sinfra, Bouaké, Yamoussoukro et Dimbokro, les participants ont été instruits sur plusieurs modules que sont: « Comment saisir le tribunal ? », « l’assistance judiciaire en Côte d’Ivoire », « les différents documents délivrés par la justice et leurs
coûts », « l’organisation et le fonctionnement du système judiciaire ivoirien », « les violences basées sur le genre » et « rôle des acteurs de la justice (juge, procureur, greffier, huissier, notaire, commissaire priseur…). Pour le coordonnateur du projet au sein du Midh, Justin Kouassi Koffi, ce renforcement de capacités des hommes de médias arrive à point nommé. En effet, a-t-il expliqué, la méconnaissance du système judiciaire a fait naître des « intermédiaires » communément appelés des « margouillats ». Ainsi, à l’issu de ce séminaire, les bénéficiaires de ce programme seront mieux outillés pour instruire leurs auditeurs respectifs dans les différentes productions. Signalons que cette action du Midh à l’intention des hommes de médias a été appréciée à sa juste valeur. « Nous mettrons à profit ce que nous avons appris dans nos émissions en termes de sensibilisation et d’éducation de nos populations respectives », a promis, au nom des participants, Yacinth Etté de la radio « la voix du N’Zi » de Dimbokro. KOFFI KOUAME Agence de Yamoussoukro
22 août 2015 - Abengourou
Presse
Société Abengourou : le tribunal d’Abengourou s’ouvre au grand public Société Abengourou - L’ONG Transparency Justice a organisé, jeudi, une journée portes-ouvertes au tribunal de première instance d’Abengourou avec le soutien financier de l’agence des Etats-Unis pour le développement international (USAID) par le biais du programme ProJustice. Cette activité, qui s’inscrivait dans le cadre du projet de promotion de l’accès à la justice et de vulgarisation de l’assistance judiciaire, visait à faire connaitre aux justiciables le fonctionnement des différents services du tribunal, notamment, le siège, le parquet et les greffes. Il avait également pour objectif de faire connaitre les rôles de certains auxiliaires de justice, notamment, les huissiers et les notaires et de permettre aux populations d’échanger avec les principaux animateurs du système judiciaire. « A Transparency Justice, nous pensons que le fossé qu’il y a entre les justiciables et la justice relève du manque d’informations. C’est donc pour nous une opportunité offerte aux populations de s’informer un peu plus sur la justice afin de la fréquenter davantage », a expliqué Krou Michel, chargé de projet à Transparency Justice. Il a, par ailleurs, loué la disponibilité et la sollicitude des acteurs judiciaires d’Abengourou, notamment, les magistrats et les auxiliaires de justice (huissiers, notaires) qui ont accepté de contribuer à la réussite de ce projet qui doit permettre à terme d’améliorer et d’accroître l’accès des populations aux services judiciaires. Cette initiative de Transparency Justice a rencontré l’adhésion des justiciables qui ont effectué nombreux le déplacement pour mieux faire connaissance avec l’appareil judiciaire qu’ils ont longtemps considéré comme un bois sacré et d’échanger avec ses animateurs sur différentes préoccupations. « Cette initiative est très louable, car elle permet aux populations de se familiariser avec leur justice et de ne plus l’apercevoir comme un bois sacré inaccessible aux non-initiés », a déclaré le président de l’ONG Univers santé, Ebrotié Kouadio Sylvestre, qui a pris part à cette journée portes-ouvertes.
RAPPORT GENERAL DU SEMINAIRE SUR
L’IMPLICATION DES FEMMES DANS LA
MAGISTRATURE
DU 28 AU 29 MAI 2015
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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Un séminaire sur l’implication des femmes dans la Magistrature a été organisé par ProJustice
les 28 et 29 Mai à l’Hotel LA PLAYA, Grand-Bassam.
Il a regroupé 34 participants venant, de l’Assemblée Nationale, de la Cour Suprême (Parquet
Général et siège), du Ministère de la Justice des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques,
du Ministère de la Solidarité, de la Famille, de la Femme et de l’Enfant, des Cours d’Appel
d’Abidjan, de Bouaké et de Daloa, des tribunaux de première instance de Man et Gagnoa, des
sections de tribunaux de Lakota et Agboville, des syndicats de magistrats, de l’observatoire
national de l’égalité et du genre, du barreau et de l’association des femmes juristes de Côte
d’Ivoire. La liste des participants en annexe 1.
Ce séminaire a été articulé autour de 4 grands moments.
- la cérémonie d’ouverture
- les communications et discussions
- les travaux en atelier, restitution en plénière et recommandations
- la cérémonie de clôture
I. LA CEREMONIE D’OUVERTURE
La cérémonie d’ouverture a été ponctuée de 4 allocutions.
La première a été prononcée par M. Daniel DOBROVOLJEC, Chef du projet ProJustice. Il a
remercié les participants qui ont bien voulu accepter de venir prendre part à ce séminaire. Il a
réaffirmé la reconnaissance de ProJustice et TETRATECH DPK à Monsieur le Garde des
Sceaux, Ministre de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques pour son
soutien aux actions de ProJustice et l’USAID pour le financement de ProJustice.
Il a salué la présence à la cérémonie d’ouverture de Madame la Procureure Générale, Près la
Cour Suprême dont la présence témoigne de son engagement pour l’amélioration de la
situation des femmes dans la Magistrature.
Le chef de projet s’est appesanti sur les chiffres concernant la représentation des femmes
dans la Magistrature dont la proportion est autour de 26% et une sous-représentation dans les
postes les plus haut placé de la hiérarchie judiciaire. Il a rappelé certaines réalisations de
ProJustice dans ses 11 juridictions pilotes. Il a insisté sur la participation de sa structure à la
semaine de la justice organisée par la mutuelle de la grande famille judiciaire en juillet
2014 dont les activités étaient articulées autour de la place des femmes dans les professions
juridiques et judiciaires.
L’ambition de ProJustice est de faciliter une plus grande participation des femmes dans la
magistrature.
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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Il a indiqué qu’une plus grande diversité dans le personnel judiciaire magistrat et non magistrat
et notamment une présence plus accrue des femmes dans le système judiciaire, peut
grandement contribuer à accroître l’efficacité de ce système.
Il a précisé que ce séminaire n’est nullement une manifestation ou une position militante ou
sexiste en faveur d’une prise de pouvoir des femmes mais est, au contraire, une tentative pour
trouver une meilleure harmonie, une plus grande efficacité du pouvoir judiciaire, à travers
l’équilibre du genre.
Il a terminé son propos, en souhaitant, que ce séminaire puisse contribuer pleinement à la
prise de conscience de l’importance des femmes dans le système judiciaire ivoirien.
Monsieur Benjamin OLAGBOYE, intervenant au nom de USAID, a salué la présence de
l’ensemble des participants et particulièrement celle de madame la procureure générale près
la Cour Suprême.
Il a précisé que l’USAID place au cœur de son assistance programmatique la question du
genre. En encourageant la promotion des femmes dans la magistrature, leur objectif vise non
Ph Allocutions d’ouverture, de gauche à droite, M. Benjamin OLAGBOYE, représentant USAID, M.
DANIOGO Klofanhan N’Golo, Directeur des Affaires Civiles et Pénales, représentant le Garde des Sceaux,
M. Daniel Dobrovoljec, chef de projet ProJustice et Mme Jessica Vapnek, Directrice des programmes
Techniques à TETRA TECH
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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seulement à réduire les disparités, à promouvoir l’égalité des chances au niveau des hommes
et des femmes, mais à valoriser le potentiel des femmes. C’est pourquoi il se réjouit de la tenue
de ce séminaire extrêmement important portant sur la problématique de la promotion des
femmes.
Il a salué ProJustice pour la tenue de cette activité et l’a encouragé à aller plus loin en faisant
en sorte que dans toutes ses activités la question de la promotion des femmes dans le secteur
judiciaire soit traduite en réalité.
Pour lui, il ne s’agit pas d’une confrontation avec les hommes mais de faire en sorte que le
mérite des femmes magistrates soit reconnu et célébré.
Il a salué et encouragé les efforts de l’Etat de Côte d’Ivoire dans la promotion des femmes aux
hautes fonctions judiciaires.
Monsieur DANIOGO Klofanhan N’Golo, Directeur des affaires civiles et pénales, représentant
le Garde des Sceaux, Ministres de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques,
a remercié ProJustice pour avoir pensé à organiser un atelier sur l’implication des femmes
dans la magistrature.
Il a rappelé l’ensemble des efforts de ProJustice pour soutenir le renforcement du système
judiciaire en Côte d’Ivoire et accompagner le gouvernement, particulièrement le Ministre de la
Justice dans ses réformes du secteur de justice. Il a entre autres cité les formations conjointes
magistrats-OPJ, l’équipement en matériels informatiques de certains parquets, des unités de
police judiciaire (commissariats de police et brigades de gendarmerie), la direction des affaires
civiles et pénales (bureau nationale de l’assistance judiciaire), la vulgarisation de l’assistance
judiciaire….
Il a également rappelé les incapacités qui étaient liées au statut de la femme notamment
d’ouvrir un compte personnel. Les choses ont évolué dans ce domaine. Il n’y a donc aucune
raison pour que cela n’en soit pas de même pour les femmes magistrats.
Le représentant du garde des sceaux s’est intéressé ensuite à un certain nombre de chiffres
qui révèlent la sous-représentation des femmes dans la magistrature, les femmes représentent
environ 26% des magistrats.
Selon lui, malgré les avancées, beaucoup de choses restent à faire. Et le garde des sceaux
est disposé à promouvoir des femmes à des postes de responsabilités. Il attend des
magistrates qu’elles lui en donnent l’opportunité par la qualité de leur travail.
Il a souhaité que cet atelier soit l’occasion de réfléchir en profondeur sur les obstacles et
handicaps sur le chemin de l’émergence des femmes dans la magistrature.
Madame la procureure générale, près la Cour Suprême, assistant à la cérémonie
d’ouverture a relevé le taux très faible des femmes dans les postes de responsabilités.
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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Elle a souhaité que les participants réfléchissent sur les raisons qui font que peu de femmes
se présentent et réussissent le concours d’entrée à l’école de magistrature. Elle les a exhortés
à analyser les obstacles à la promotion des femmes magistrats et proposer des solutions.
Elle a indiqué que l’amélioration de la situation de femmes ne pourra pas se faire par et avec
les femmes seules. Elles ont besoin du soutien et de l’accompagnement des hommes pour
faire évoluer les choses.
Elle a terminé en recommandant la création d’une association des femmes magistrats en vue
de contribuer à améliorer leur situation.
II. COMMUNICATIONS ET DISCUSSION
Les quatre communications programmées ont été prononcées.
1. Le recrutement et l’avancement en grade des magistrats
Cette communication a été dite par Monsieur YAO Kouakou Patrice, haut conseiller à la
Chambre Judiciaire de la Cour Suprême.
Il a, d’entrée de jeu, indiqué les deux (02) modes d’accès à la magistrature :
- Le recrutement par voie de concours
- L’admission sur titre
Le Garde des Sceaux est disposé à promouvoir des femmes à
des postes de responsabilités, a déclaré son représentant, M.
DANIOGO
Pour Madame la Procureure Générale près la Cour Suprême,
l’amélioration de la situation de femmes ne pourra pas se faire
par et avec les femmes uniquement
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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Le recrutement par voie de concours est fondé sur l’article 20 de la loi portant statut de la
Magistrature. Ainsi nul ne peut être magistrat s’il n’a accompli, préalablement un stage de
formation professionnel et satisfait aux examens de fin de stage. L’admission au stage a lieu
par voie de concours.
Initialement le concours était organisé par le ministère de la fonction publique à travers l’Ecole
Nationale d’Administration (ENA), aujourd’hui il est organisé par le ministère de la justice par
le canal de l’institut national de formation judiciaire (INFJ).
L’admission sur titre c’est lorsqu’une personne est autorisée à suivre directement le stage de
formation professionnelle ou est nommée directement dans le corps sans avoir satisfait aux
épreuves du concours.
La loi portant statut de la Magistrature prévoit deux hypothèses d’admission sur titre.
Premièrement, peuvent être nommés directement en qualité d’auditeur de justice, c’est-à-dire,
de magistrats stagiaires, sans avoir à satisfaire aux épreuves du concours les avocats
stagiaires qui justifient de deux années de stage, les fonctionnaires et agents publics titulaires
que leur compétence et activité dans le domaine juridique, économique et social qualifient pour
l’exercice des fonctions judiciaires, les docteurs en droit, les assistants des facultés de droit
ayant exercé cette fonction pendant trois années au moins et possédant un diplôme d’étude
supérieur dans une discipline juridique.
Deuxièmement, peuvent être nommés directement aux fonctions des deux grades du corps
judiciaire, les fonctionnaires et officiers ministériels que leur compétence et leur activité dans
le domaine juridique, économique et social qualifient pour l’exercice des fonctions judiciaires
et qui exercent leur fonction depuis plus de 10 ans, les avocats, les greffiers en chef et les
secrétaires de chambre de la cour suprême ayant au moins 10 années de service, les agrégés
des facultés de droits et les chargés de cours ayant enseigné pendant 2 ans au moins dans
une faculté de droit.
Dans les deux cas le nombre de personne nommés ne doit pas excéder le 1/10ème de postes
disponibles.
Les conditions de recrutement des candidats sont les suivants :
- Etre de nationalité ivoirienne
- Etre âgé de 21 ans au moins et de 40 ans au plus au 1er janvier de l’année en cours
- Jouir de ses droits civiques et être de bonne moralité
- Remplir les conditions d’aptitude physique nécessaire à l’exercice de la profession
- Etre reconnu indemne ou définitivement guéri de toute affection donnant droit à un congé de
longue durée
- Etre en position régulière au regard des lois sur le recrutement dans l’armée
- Etre titulaire d’une licence délivrée sous le régime fixé par le décret numéro 54/343 du 27 Mars
1954 ou de la maitrise en droit
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
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En plus de ces conditions, les candidats admis sur titre doivent avoir une certaine expérience
professionnelle et des compétences en matière juridique, économique ou sociale.
Sur les avancements, le communicateur a indiqué que le corps de la magistrature est forment
hiérarchisé
Les organes intervenant dans l’avancement des magistrats, les chefs de cours et les chefs de
juridictions (Premier président, procureur général, président de tribunal, procureur de la
république)
Chaque année avant le 1er juillet le premier président et le PG adresse au garde des sceaux
une fiche de notation concernant les magistrats de son ressort (sont pris en compte
l’habillement, l’autorité, la pondération, la puissance de travail, le sens de l’organisation, la
qualité des rédactions….).
Il a donné la liste des membres de la commission d’avancement.
Pour la carrière intervient le conseil supérieur de la magistrature qui donne son avis sur les
propositions du ministre de la justice.
L’ensemble de la procédure ne prend nullement en compte la question du genre.
Les échanges ont permis de donner des éclaircissements sur un certain nombre de points.
Selon le haut conseiller, nul ne peut être magistrat s’il n’accomplit, préalablement un
stage de formation professionnel et satisfait aux examens de fin de stage, art 20, de la
loi portant statut de la magistrature
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
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2. Le leadership féminin
Cette communication a été présentée par l’Honorable Flanizara TOURE, député de Duékoué.
Elle a indiqué que le leadership féminin à la féminisation de la gouvernance et il anticipe les
crises et s’inscrit dans l’action. Elle a précisé que les femmes sont plus focalisées sur les
résultats que sur elles-mêmes.
Elle a noté des avancées notables dans la situation des femmes notamment l’adhésion de la
Côte d’Ivoire à divers instruments mondiaux et régionaux des droits humains et
particulièrement des droits des femmes.
Elle a noté la sous-représentation des femmes dans les sphères de prise de décision.
Ainsi il y a 24 femmes sur 253 députés, 10 femmes sur 200 maires, 5 femmes sur 36
ministres….
Cette sous-représentation était lié selon la communicatrice à la persistance des pesanteurs
socioculturelles, l’insuffisance de l’appropriation de l’approche genre-développement….
Elle a insisté sur le rôle combien de fois important des femmes dans le processus législatif
même si elles sont en nombre insuffisant et méritent une meilleure représentativité.
Le caucus des femmes parlementaires de Côte d’Ivoire, Caucus FEMPACI, créé à
l’Assemblée Nationale, a pour but de promouvoir les droits des femmes, une meilleure
participation de celles-ci à la vie politique, économique et sociale.
Elle a précisé que le leadership visé par les femmes ne doit pas être considéré comme une
menace pour les hommes mais plutôt comme un besoin pour notre pays, un facteur de
progrès.
Cette présentation a été suivie d’échanges.
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3. La politique et la stratégie nationale du genre
Cette communication a été faite par Madame KABA FOFANA Yaya Fanta, secrétaire exécutive
de l’observatoire national de l’équité et du genre.
Elle a indiqué que l’élaboration de la politique nationale sur l’égalité des chances, l’équité et
le genre (PNEG) est intervenue après une déclaration solennelle signée par le
Président de la République de Côte d’Ivoire le 21 février 2007. Il a été élaboré selon une approche largement participative mobilisant des experts nationaux et internationaux, des représentants des ministères techniques, de la société civile, du secteur privé, etc. Elle a fait l’objet de plusieurs lectures avant d’être validé et soumise à l’adoption du Gouvernement en Avril 2009.
Elle a donné la définition consensuelle du genre trouvée par la Côte d’Ivoire :
l’ensemble des règles implicites et explicites qui régissent les relations
homme /femme en leur attribuant des valeurs, des responsabilités et des obligations
distinctes
Pour l’Honorable, le leadership visé par les femmes ne doit pas être considéré comme une
menace pour les hommes mais plutôt, comme un besoin pour notre pays, un facteur de
progrès.
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Le « Genre » est une approche de développement qui vise à réduire les inégalités
sociales économiques, politiques et culturelles entre les Femmes et les Hommes, entre
les filles et les garçons.
Il révèle les injustices, les discriminations qui sont tolérées voire encouragées dans
divers contextes sociaux, le plus souvent à l’encontre des femmes. Il s’agit en d’autres
termes des chances, des opportunités, des droits et devoirs qu’on accorde à tout
individu (homme ou femme) au sein d’une société.
Le but de la politique nationale du genre est de donner les grandes orientations du
gouvernement en matière de genre en créant un environnement favorable à la prise en
compte du genre dans les secteurs de la vie publique et privée.
Ses objectifs visent à assurer un développement juste et équitable permettant aux
hommes et aux femmes de participer à égalité de chance au développement et au
processus de prises de décision.
Les axes d’intervention prioritaires de la politique nationale du genre, selon
l’intervenante sont :
Gouvernance et Droits humains
Disposer d’une armature juridique favorable à la promotion du genre et au changement
d’attitudes des populations en faveur de l’équité ;
Disposer d’un environnement socioculturel favorable à l’élimination des violences et de
discriminations à l’égard des populations vulnérables et marginalisées ;
Mettre en place des mécanismes efficients pour faciliter et garantir l’application des lois.
Elaborer et réviser les textes en prenant en compte les préoccupations de genre
soulevées par les instruments ratifiés par la Côte d’Ivoire.
Genre, cadrage macroéconomique et analyse budgétaire
Améliorer le cadre d’orientation visant à intégrer l’approche genre dans les politiques,
programmes et schémas directeurs de développement ;
Elaborer le budget national en prenant en compte la dimension genre
Déterminer la contribution selon le genre des hommes et des femmes à l’économie
nationale dans les différents secteurs d’activité
Reformer le cadrage macroéconomique selon le genre
Reformer le processus de budgétisation en y intégrant la dimension genre.
Genre, reconstruction et services sociaux de base.
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Veiller à l’application des conventions internationales ;
Créer les conditions de la prise en compte du genre dans les efforts de reconstructions
du pays
Renforcer les capacités des femmes et des hommes et des associations à la prévention
des conflits latents de toutes natures.
Intégrer l’éducation à la paix et à la cohésion sociale dans les programmes éducatifs
au niveau formel et non formels
Accroître la participation des hommes et des femmes au processus démocratique.
Genre et services sociaux de base
Prise en compte systématique et équitable du genre dans les politiques, plan et
programme en matière de santé et d’éducation.
Genre renforcement des capacités et mécanisme de suivi évaluation :
Nécessité de la création d’un mécanisme de coordination efficace doté de l’autorité
requise.
Pour terminer, elle a donné des acquis et quelques insuffisances.
Parmi les acquis on peut retenir, entre autres, l’inclusion des questions de genre dans les
politiques et programmes de développement, la prise en compte du genre dans les documents
cadre, le processus d’élimination des dispositions discriminatoires des textes juridiques.
Des insuffisances tiennent notamment en l’inexistence d’une loi visant à relever le taux de
présence féminine dans les sphères de prise de décision, l’insuffisance de compréhension du
concept genre, la persistance des pesanteurs socio culturelles…
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4. La situation des femmes dans la magistrature
Cette communication a été prononcée par Madame CISSE Makouéni Delphine, Directrice de
l’Ecole de la Magistrature.
Elle a commencé son intervention par un rappel historique.
Pendant longtemps seuls les hommes étaient des magistrats et le principe de l’admission des
femmes n’a été acquis qu’au XXe siècle, après avis des hommes.
Cependant cet accès ne s’est pas fait sans opposition, si l’on s’en réfère aux débats qui ont
eu cours en France (1946 entrée des femmes dans la magistrature alors même que des avis
mitigés étaient émis Cf. Allocution de Mme CATHERINE HUSSON-TROCHAIN Première
Présidente CA Aix-en-Provence 08/01/2014) et en Angleterre (1945 une première femme
parmi les rangs des juges Sybil Campbell fut nommée Stipendiary Magistrate (juge bénévole
à temps partiel) à Tower Bridge. Toutefois, comme le rappelle Kate Malle-son, ce n'est que
dans les années 1960 que furent nommées les premières femmes au niveau des County
Courts (juridiction qui prend en charge les procédures civiles les moins importantes), et il
fallut attendre la fin des années 1980 pour que des candidates fussent présentes en nombre
conséquent, et que le nombre de femmes augmentât légèrement (en majorité dans les
postes à temps partiel de Recorder et d'Assistant Recorder ).
C'est donc en 1962 seulement qu'une femme, Elizabeth Lane, devint juge à temps plein (Count
Court judge) ; cette dernière fut également la première femme à accéder à la High Court, en
1965. Il fallut ensuite attendre près de dix ans pour qu'une deuxième femme rejoignît les rangs
des senior judges, avec la nomination de Rose Heilbron en 1974, qui, deux ans auparavant,
était devenue la première femme juge de la Central Criminal Court plus connue sous le nom
de Old Bailey) (Cf.DES MAGISTRATES CHEZ LES MAGISTRATS : QUEL HORIZON POUR LES
FEMMES JUGES ? Alexandrine GUYARD –NÉDELEC
En Côte d’Ivoire l’accès des femmes, s’est matérialisé à partir de 1969 par la nomination en
qualité de magistrat de Mme GNAMESSOU ANNE-MARIE.
Poursuivant, elle a indiqué que, pour intégrer le corps de la magistrature, les critères sont les
mêmes ; pour tous c’est dire que les femmes, tout comme les hommes, doivent remplir les
conditions imposées par le statut de la magistrature pour le concours d’accès.
Le but de la politique nationale du genre est de donner les grandes orientations du
gouvernement en matière de genre, en créant un environnement favorable à la prise en compte
du genre dans les secteurs de la vie publique et privée
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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Mais quid des critères pour être nommés sur titre.
En référence aux données qui remontent en 2009, le taux est faible (2009 à 2014, les
candidates représentent 39,3% pour 34,2% admise).
C’est ce qui explique le faible taux des femmes dans la magistrature. En effet les informations
fournies par la Direction des Services Judiciaire (DSJ) laissent apparaitre 156 femmes sur
665 magistrats, elles ne représentent que 23,4% dans le Corps.
La situation des femmes dans les juridictions de première instance donne : Grades 211 ouvrant
droit à être nommée président ou substitut résident de l’une des 27 sections de tribunal
seulement 6 femmes
Grades 121 ouvrant droit à être nommée Président ou Procureur de la République près l’un
des tribunaux de première instance : seulement 2 femmes
Grades 111 ouvrant droit à être nommée Président ou Procureur de la République près le
tribunal de première instance d’Abidjan : Néant
Selon elle, il est évident que les femmes sont absentes ou presque des postes les plus
prestigieux.
A ce jour aucune femme n’a été nommée présidente de la Cour Suprême. Elle aurait présidé
le CSM, organe dont l’avis est attendu pour les propositions de nominations auxdites fonctions.
Plusieurs motifs ont été avancés pour expliquer cette inégalité dans le partage des
responsabilités; notamment l’entrée tardive et graduelle des femmes dans la magistrature.
Mais cela ne peut résister à la contradiction, vu le nombre de femmes qui remplissent les
conditions de grade pour être nommées aux postes de responsabilités.
Pour terminer, elle a suggéré un certain nombre d’actions à mener
• Obtenir l’adoption d’une Loi sur la parité
• Préciser les critères de sélection et les publier
• Intégrer des critères spécifiques
• Rendre les procédures de nomination transparentes
• Instaurer l’alternance
• Rendre publics les avis émis sur les propositions d’avancement et de nominations.
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
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Sensibiliser sur la scolarisation des filles, faire de l’enseignement supérieur et surtout le droit
en rendant la fonction attractive (faire la publicité des grandes dames).
III- LES TRAVAUX EN ATELIER, RESTITUTION EN PLENIERE ET RECOMMANDATIONS
Les thèmes suivants ont fait l’objet de travaux en ateliers :
Thème 1 « Les causes et obstacles à la promotion des femmes magistrats et proposition de
solution » ;
Thème 2 « Stratégies à mettre en place pour la promotion des femmes magistrats »
Thème 3 «Quels accompagnements des partenaires techniques et /ou financiers pour
l’accession des femmes à la magistrature et aux poste de responsabilité ? »
Il est évident que les femmes sont absentes ou presque des postes les
plus prestigieux, dit Mme Cissé durant sa présentation
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
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III. 1. Atelier n°1 « les causes et obstacles à la promotion des femmes magistrats et
proposition de solution »
Les travaux de cet atelier se sont concentrés sur les points suivants : état des lieux, les
constats, les causes, les obstacles et des propositions de solutions.
A. Etat des lieux
665 Magistrats en Côte d’Ivoire
174 femmes magistrats, soit 26 %
1 femme à la Chambre Judiciaire
4 femmes à la Chambre Administrative
1 femme à la Chambre des Comptes
9 femmes au Parquet Général près la Cour suprême
1 femme sur 3 Premiers Présidents de Cour d’Appel
0 femme sur 3 Procureurs Généraux près les Cours d’Appel
2 femmes sur 9 présidents de Tribunaux de première instance
0 femme Procureur de la République près les Tribunaux de Première instance
Répartition des 174 femmes magistrats par catégories
23 femmes Hors Hiérarchie
30 femmes au Grade 1 Groupe 1
33 femmes au Grade 1 Groupe 2
88 femmes au Grade 2
B. Constats :
Faible taux de présence féminine dans la magistrature
Faible proportion des femmes au sommet des responsabilités judiciaires en qualité de
chefs de juridictions
C. Causes
Facteurs socio-culturels (faible taux de scolarisation des jeunes filles, grossesse
précoce, mariage forcé, etc…)
D. Obstacles
Préjugés défavorables sur les femmes magistrats : argument selon lequel elles seraient
inaptes à assumer certaines fonctions et responsabilités à cause de leur situation maritale
ou leur condition de femme
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
16
Problèmes liés au souci permanent de conciliation entre la vie familiale et les
responsabilités professionnelles entraînant une réticence à accepter des propositions
de postes de responsabilité
Difficultés face à l’exigence de mobilité géographique ayant des effets négatifs sur la
stabilité de la famille
PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Sur l’attractivité de compétences féminines
Mener des actions de communication sur le métier de magistrat et sa diversité à
l’égard des lycéennes et des étudiantes en droit ;
Elaborer des programmes concertés avec les facultés de droit pour favoriser des
stages de courte durée en juridictions pour les étudiantes en troisième ou quatrième
année de droit ;
Sur la promotion des compétences féminines
Mettre en place un observatoire des carrières de justice, pour suivre l’accès des
femmes aux carrières, notamment aux postes de responsabilité et d’encadrement ;
Créer une cellule de suivi de carrières à la Direction des Services Judiciaires
Pour lutter contre les stéréotypes et permettre une détection de tous les potentiels
féminins, mettre en place des formations à destination des responsables
hiérarchiques ainsi que des magistrats et personnels de la Direction des services
judiciaires en charge des carrières, conçues pour intégrer les concepts du genre et
de leadership féminin dans le management des juridictions ;
Développer ces modules dans le cadre de la formation continue des magistrats, lors
de la formation des nouveaux chefs de juridiction et même au cours de la formation
initiale ;
Veiller à la parité dans les formations de haut niveau préparant à la prise de
responsabilités ;
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
17
Développer des formations particulières de nature à inciter les magistrates à se porter
candidates à l’exercice de responsabilités et à se prémunir contre les stéréotypes ;
Sensibiliser les membres du Conseil Supérieur de la Magistrature qui donnent leur
avis sur les nominations ;
Créer des cellules genre dans les syndicats de magistrature.
III- 2. Atelier n°2 « stratégies à mettre en place pour la promotion des femmes
magistrats »
Cet atelier après avoir rappelé des constats, a fait des propositions de solutions pour contribuer
à la promotion des femmes dans la magistrature
A. Constats
Le gouvernement de la Côte d’Ivoire s’est engagé dans une vaste réforme du secteur de la
justice et de la sécurité en adoptant le 6 juin 2013 le document d’orientation et un plan d’action.
Cette réforme s’est imposée pour réorganiser le système judiciaire après la crise post-
électorale de 2010 qu’a connu notre pays.
Elle ne saurait intervenir sans mener des actions visant à faire de l’appareil judiciaire, dont les
animateurs principaux sont les magistrats, un organe fort et uni.
Travaux en atelier, groupe 1
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
18
Mais il est apparu au sein de ce corps, des disparités au préjudice des femmes qui constituent
une minorité pouvant être un obstacle à la réussite de la mise en œuvre de ladite réforme, qui
exige l’implication de tous. Ces disparités se situent tant au niveau de l’accès qu’au niveau de
la promotion dans la magistrature.
B. Les stratégies d’action
Les stratégies et modes d’action ci-après ont été proposés
Renforcement des capacités sous forme de formation continue et remise à niveau
(management des juridictions)
Lobbying
Plaidoyer
Campagnes de sensibilisation
Mesures d’accompagnement en milieu professionnel: service de prise en charge
psychologique, création de crèches, aménagement du temps de travail
Stratégie de genre pour le ministère de la justice
Coaching
Rendre la fonction attractive par la promotion de l’exemplarité
Définir les critères d’avancement et de promotion et les rendre publics
Rendre publics les avis du Conseil Supérieur de la Magistrature (CSM) et de la
Commission d’Avancement
Sensibiliser les chefs hiérarchiques sur leurs responsabilités
Revoir le mode de désignation des représentants des magistrats au CSM et
Commission d’avancement et rendre publique l’identité des personnes choisies
Eviter les affectations injustes
Développer l’esprit de corps, de solidarité
Prendre ses distances avec les groupes politiques
Encourager vivement les promotions féminines
Création de l’association nationale des femmes juges et adhérer à l’association
internationale des femmes magistrats
Culture du mérite
Sensibiliser aux exigences du Service publics (l’abnégation, la conscience
professionnelle)
Compendium des compétences féminines dans la magistrature
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
19
III. 3. Atelier n°3 « Quels accompagnements des partenaires techniques et /ou
financiers pour l’accession des femmes à la magistrature et aux poste de
responsabilités »
Ce groupe après avoir fait le constat, comme les autres du taux assez faibles des femmes
dans le corps de la magistrature, et surtout à des postes de responsabilité, a fait les
propositions suivantes.
A. Sur l’accession des femmes à la magistrature
Pour l’accession des femmes à la magistrature, les partenaires techniques et/ou financiers tels
que la France, l’Union Européenne, USAID (ProJustice), le PNUD et l’OIT peuvent:
Financer une étude visant à documenter la question de la sous-représentation des
femmes, dans les professions judicaires en général, et dans la magistrature en
particulier, en Côte d’Ivoire avant d’envisager des mesures tendant à corriger le
déséquilibre constaté;
Réactiver l’association des femmes magistrats de Côte d’Ivoire afin qu’elle serve de
levier a la création de vocations au sein de la communauté de jeunes filles;
Aider à trouver la solution aux causes faisant obstacle à l’accession des femmes à
la magistrature en finançant des campagnes de sensibilisation sur la magistrature au
sein des lycées et universités sur toute l’étendue du territoire national;
Rechercher et octroyer des bourses d’études à des jeunes filles juristes brillantes
sélectionnées dans les universités;
Financer des formations de jeunes filles diplômées en droit visant à préparer le
concours d’accès à la magistrature;
Financer des campagnes de sensibilisation des parents afin de les encourager à
inscrire les jeunes filles à l’école et à les encadrer.
B. Sur l’accession des femmes aux postes d’autorité ou de management
Travaux en atelier, groupe 2
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
20
Les femmes magistrats ne sont pas nombreuses à occuper les postes d’autorité, de
management tels les postes de chefs de cours et de juridiction, directeurs à l’administration
centrale et des services rattachés…
Pour remédier à cette situation, les partenaires techniques et financiers peuvent:
Financer des formations des magistrats sur le management;
Inciter les autorités administratives à promouvoir les femmes aux postes d’autorité en
prévoyant des mesures d’accompagnement au cas où elles devraient les exercer à
l’intérieur du pays;
Encourager la politique du genre en matière de nomination aux postes de
commandement.
Travaux en atelier, groupe 3
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
21
V- CEREMONIE DE CLOTURE
Elle a été ponctuée par deux interventions : Celle de M. Daniel Dobrovoljec, Chef de Projet
ProJustice et celle de M. DANIOGO Klofanhan N’Golo, Directeur des Affaires Civiles et
Pénales et représentant du Garde des Sceaux.
Dans son mot de fin, Monsieur Daniel Dobrovoljec a salué la qualité des échanges et les
propositions qui ont été faites durant le séminaire. Il a ensuite indiqué que ProJustice dans le
cadre de la préparation du programme de l'année fiscale 2016 va étudier de près les
propositions d’activités des différents groupes. Il a par ailleurs, salué l’initiative des femmes à
faire renaître l’association des femmes magistrats de Côte d’Ivoire. Aussi, a-t-il émis le souhait
de Co-organiser éventuellement des activités avec cette association.
Continuant, Il a remercié les intervenants, le Directeur des Affaires Civiles et Pénales,
l’USAID, et la Directrice des programmes techniques à Tetra Tech, pour leurs apports
respectifs à l’organisation de ce séminaire.
Dans son mot de clôture, Monsieur DANIOGO Klofanhan N’Golo a remercié au nom de
Monsieur le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés
Publiques, ProJustice et l’ensemble des participants à ce séminaire. « Les débats ont montré
que si ce séminaire n’avait pas été programmé, il aurait fallu le programmer », a-t-il indiqué.
Dans la foulée, il a souligné que le souhait du Garde des Sceaux est que la justice soit une
justice effective, transparente et cela passe par une place de choix réservée aux femmes
dans la magistrature. Il n’y aucune raison qu’elles n’accèdent pas aux plus haute fonctions de
la magistrature en Côte d’Ivoire vu les compétences avérées de plusieurs d’entre elles, a-t-il
ajouté.
Continuant il a donné quelques noms de femmes magistrats célèbres. Il a cité Madame
Mazouin, ex Procureure Générale près la Cour Suprême, Mme Zékré, actuelle Procureure
Générale près la Cour Suprême, Madame Chantal CAMARA, Présidente de la chambre
judiciaire de la Cour Suprême.
Pour terminer, il a promis de transmettre le rapport au Garde des Sceaux.
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
22
VI- Recommandations
Les deux jours de réflexion et d’échanges sur l’implication des femmes dans la magistratures en
Côte d’Ivoire ont permis aux participants de formuler les recommandations suivantes:
Mener des actions de communication sur le métier de magistrat et sa diversité à l’égard
des lycéennes et des étudiantes en droit ;
Mettre en place un observatoire des carrières de justice, pour suivre l’accès des femmes
aux carrières, notamment aux postes de responsabilité et d’encadrement ;
Veiller à la parité dans les formations de haut niveau préparant à la prise de
responsabilités ;
Sensibiliser les membres du Conseil Supérieur de la Magistrature qui donnent leur avis
sur les nominations ;
Prendre des mesures d’accompagnement en milieu professionnel : service de prise en
charge psychologique, création de crèches, aménagement du temps de travail ;
Définir les critères d’avancement et de promotion et les rendre publics ;
Rendre publics les avis du Conseil Supérieur de la Magistrature (CSM) et de la
Commission d’Avancement ;
Revoir le mode de désignation des représentants des magistrats au CSM et Commission
d’avancement et rendre public l’identité des personnes choisies ;
Création de l’association nationale des femmes ;
Rechercher et octroyer des bourses d’études à des jeunes filles juristes brillantes
sélectionnées dans les universités;
Financer une étude visant à documenter la question de la sous-représentation des
femmes dans les professions judicaires en général et dans la magistrature en particulier
en Côte d’Ivoire avant d’envisager des mesures tendant à corriger le déséquilibre
constaté;
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
23
Aider à trouver la solution aux causes faisant obstacle à l’accession des femmes à
la magistrature en finançant des campagnes de sensibilisation sur la magistrature au sein
des lycées et universités sur toute l’étendue du territoire national;
Inciter les autorités administratives à promouvoir les femmes aux postes d’autorité en
prévoyant des mesures d’accompagnement au cas où elles devraient les exercer à
l’intérieur du pays.
ANNEXE : LISTE DE PRESENCE DES PARTICIPANTS
1. M. DANIOGO KLOFANHAN N’GOLO, Directeur des affaires civiles et pénales(DACP), Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques;
2. M. YAO KOUAKOU PATRICE, Conseiller à la chambre judiciaire de la Cour suprême
3. Mme. EMMA ATTOKPA, Avocat général près la Cour suprême
4. Mme AIME ZEBEYOUX, Présidente de l’Association des Femmes Juriste de Côte d’Ivoire (AFJCI)
5. M. FRANÇOIS LEBUR, Cellule d’Exécution des reformes de la justice (CELEX)
6. Mme KOUROUMA-GUIRO SABORE, Sous-Directrice des affaires civiles et pénales (DACP)
7. Me KONE LAYO SIATA, Avocat au barreau de Côte d’Ivoire.
8. Mme MOUSSO GEORGETTE, Représentante de l’Association Syndicale de la Magistrature (ASM)
9. Mme BINI KOUADIO AMA SANDI, Présidente du Tribunal de Première Instance de Gagnoa
10. Mme LORNG MARIE ROSE EPSE BONEBO, Vice-Présidente du Tribunal de Première Instance de Yopougon
11. Mme BAKAYOKO KONE ASSIATA, Présidente de la section de tribunal d’Agboville
12. Mme KOUASSI SONIA, Chargée d’études au Ministère de la Solidarité de la Famille de la
Femme et de l’Enfant (MSFFE)
13. M. MENEY SYLVANUS, Procureur de la République adjoint du Tribunal de Première Instance de Man
14. M. DIANE HASSANE, Chargé d’études au Cabinet du Garde des Sceaux
15. M. SERI NEHA, Directeur Général Adjoint de l’Institut National de Formation Judiciaire (INFJ)
16. M. KOUADIO PIERRE, Substitut résident de la section de tribunal de Lakota
17. Mme KOFFI MARIE CHANTAL, Conseiller à la cour d’appel de Daloa
18. Mme TOHOULYS CECILE, Présidente de chambre à la cour d’appel de Bouaké
Rapport Général du séminaire sur l’implication des femmes dans la magistrature, Grand-Bassam, du 28
au 29 Mai 2015
24
19. Mme CISSE MAKOUENI, Directrice de Ecole de Magistrature (DEM)
20. Mme KOFFI ARLETTE, Chargée d’études à l’Observatoire National de l’Equité et Genre (ONEG)
1
FY 2015 Quarter I FY 2015 Quarter II FY 2015 Quarter III FY 2015 Quarter IV FY 2015 FY 2016 Quarter I
Pilot Jurisdiction October-December 2014 January-March 2015 April-June 2015 July-September 2015Total of Criminal Cases Files Recorded in the
BOPOctober-December 2015
Abengourou 235 300 610 844 1,989 0
Bouaflé 377 410 1,214 1,524 3,525 0
Bouaké 441 502 949 2,888 4,780 0
Bouna 242 60 160 300 762 0
Dabou 364 339 437 1,102 2,242 0
Dimbokro 130 114 112 67 423 0
Gagnoa 0 436 951 1,212 2,599 0
Lakota 148 241 436 564 1,389 0
Man 73 144 29 337 583 0
Sinfra 181 105 380 458 1,124 0
Yopougon 1,690 1,746 4,494 6,853 14,783 0
TOTAL 3,881 4,397 9,772 16,149 34,199 0
FY 2015 Quarter I FY 2015 Quarter II FY 2015 Quarter III FY 2015 Quarter IV
TOTAL 3,881 4,397 9,772 16,149
Table 1: Criminal Case Files Recorded by the BOPs of ProJustice’s
Pilot Courts
Criminal Cases Files recorded in the BOP ft lt f P J ti t
2
3,881 4,397
9,772
16,149
0
2,000
4,000
6,000
8,000
10,000
12,000
14,000
16,000
18,000
FY 2015 Quarter I FY 2015 Quarter II FY 2015 QuarterIII
FY 2015 QuarterIV
# of
crim
inal
cas
es re
cord
ed
software as a result of ProJustice support
3
Q1 Q3 Q4 Annual Result
(Oct -Dec 14) (Apr- (Jul - Sep 15)
Jun 15)
1
Average level of court
user satisfaction with
service provided in
the courts
Court/ Gender
Numerical Score
between 0 and 10 (10
= highest level of
satisfaction, 0 =
lowest);
26% Not AvailableNot
Applicable65.93% 67.36%
67,36% of
surveyed
population
(112% against
target)
60% or more
of surveyed
population
indicates
score of 6 or
better
OutcomeSemi-
annually
1.1.1
Number of judges
and judicial personnel
trained with
ProJustice assistance
Pilot Courts/
Gender
Number; Annual
result is cumulative;0 160 66 134 125
485 judges
and judicial
personnel
trained (216%
against
target)
225 Output Quarterly
1.1.2
Collaboration
between judiciary
police, magistrates,
and court staff is
enhanced and fully
functional
Pilot Courts
Number of meetings
held by magistrates,
judiciary police in the
11 pilot sites; Annual
result is cumulative;
0 6 10 16 15
47 meetings
(214% against
target)
22 Output Quarterly
1.1.3
Number of new
procedures/ policies
developed with
ProJustice assistance
Pilot CourtsNumber; Annual
result is cumulative;0 0 0 0 2
2 training
module for
INFJ (100%
against
target)
2 OutputSemi-
annually
Q1 Q3 Q4 Annual Result
(Oct -Dec 14) (Apr- (Jul - Sep 15)
Jun 15)
USAID ProJustice Performance Monitoring Plan Indicator Table (Côte d’Ivoire) FY 2015 Quarter III
No. DefinitionDisaggregatio
nUnit of Measure Data Source Baseline YR 2 Target
Achievements
TypeCollection
FrequencyQ2 (Jan-Mar
15)
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
Projustice
Survey of
Control
Courts/Assisted
Courts
IR 1: The Administration of Justice Is Improved
SUB IR 1.1: Increased capacity of judiciary police, magistrates, and court staff through training and continuing education
ProJustice
Records
Courts and
ProJustice
Records
Court and
ProJustice
Records
USAID ProJustice Performance Monitoring Plan Indicator Table (Côte d’Ivoire) FY 2015 Quarter III
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
No. DefinitionDisaggregatio
nUnit of Measure
Collection
FrequencyQ2 (Jan-Mar
15)
Data Source Baseline
Achievements[1]
YR 2 Target Type
4
1.2.1 Percentage reduction
in case backlog
Pilot
Courts/Type of
Cases
Percent; Annual
result is the
performance of the
last quarter;
6 957 cases
in backlog46.00% 42.00% 46.00% 31.92%
41,48%
average
reduction in
case backlog
(82,96%
against
target)
50%
reduction of
backlog
Outcome Quarterly
1.2.2Average time taken to
process cases
Pilot Courts /
Cases with &
without
examination
Number (Calendar
Days); Annual result
is the performance of
the last quarter;
174 408 207 136 190
190 calendar
days (73,88%
against
target)
140 Calendar
Days (20%
reduction of
average time
to process
cases)
Outcome Quarterly
1.3.1
Percentage of public
knowing how to
report on judicial
abuses and
corruption cases
Court
Percent; Annual
result is the
performance of the
last quarter;
6% Not AvailableNot
Applicable49.13% 51.68%
51,68% of
public (574%
against
target)
9% of the
surveyed
population
Outcome Annually
1.3.2
Number of inspectors
trained with
ProJustice assistance
Pilot Courts/
Gender
Number; Annual
result is cumulative;0 0 0 0 0 0 10 Output Quarterly
1.3.3
Number of judicial
abuses and
corruption cases
reported by the public
CourtNumber; Annual
result is cumulative;0 Not Available Not available Not available Not available Not Available 25 Outcome Quarterly
1.3.4
Number of judges
and/or court
personnel sanctioned
for improper behavior
CourtNumber; Annual
result is cumulative;0 Not Available Not Available Not Available Not Available Not Available 3 Output Quarterly
Q1 Q3 Q4 Annual Result
(Oct -Dec 14) (Apr- (Jul - Sep 15)
Jun 15)
SUB IR 1.2: Improved case management systems
General
Inspectorate of
Judicial services
Court Records
Court Records
ProJustice
Records
SUB IR 1.3: Reduced opportunities for corruption through improved transparency and accountability of judicial officials
ProJustice
Survey of
Control
Courts/Assisted
Courts
General
Inspectorate of
Judicial services
IR 2: Access to Justice Is Improved and Increased
No. DefinitionDisaggregatio
nUnit of Measure Data Source Baseline
Achievements[1]
YR 2 Target TypeCollection
FrequencyQ2 (Jan-Mar
15)
USAID ProJustice Performance Monitoring Plan Indicator Table (Côte d’Ivoire) FY 2015 Quarter III
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
5
2.1
Number of citizens
accessing justice
system
Pilot CourtsNumber; Annual
result is cumulative;
119 499 (29
845 citizens
per quarter)
269% (77 746
ciitizens)
224% (66
743 citizens)
260% (77 781
citizens)
365% (109140
citizens)
331410
citizens
(213% against
target)
30% increase
from baseline
(155 348
Citizens)
Outcome Quarterly
2.1.1
Percentage of
increased budget
distributed through
the PDF or OLA
annually
Total Value of
Distributions
Percent; Measured
annually;$ 65 220
($ 196 559
thus 256%
increase )
Not
Applicable
Not
ApplicableNot Applicable
256% ($ 196
559 )
20% increase
from last
result ($ 97
830)
Outcome Annually
2.1.2
Percentage of
population that knows
how to access the
PDF or Legal Aid
Assistance
Court
Percent; Annual
result is the
performance of the
last quarter;
4% (163 out
of 4 128
surveyed)
Not AvailableNot
Applicable35.16% 13.91%
13,91%
(39,74%
against
target)
35% of the
surveyed
population
Outcome Annually
2.1.3
Number of
individuals/groups
who received
counseling legal aid
or victims assistance
Court Number; Annual
result is cumulative;7 35 33 11 15
94
individuals/gr
oups (134%
against
target)
70 Output Quarterly
2.1.4
Number of pilot courts
where the PDF is
accessible through
decentralization
Court Number 0 11 11 11 11
11 pilot
courts (100%
against
target)
11 Outcome Quarterly
Q1 Q3 Q4 Annual Result
(Oct -Dec 14) (Apr- (Jul - Sep 15)
Jun 15)
Courts &
ProJustice
Records
SUB IR 2.1 Access to the MOJ Public Defense Fund (PDF) is improved; capacity and outreach of the Office of Legal Aid (OLA) is increased
OLA Records
Projustice
Survey of
Control
Courts/Assisted
Courts
Disaggregatio
nUnit of Measure Data Source Baseline
USAID ProJustice Performance Monitoring Plan Indicator Table (Côte d’Ivoire) FY 2015 Quarter III
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
IR 2: Access to Justice Is Improved and Increased
No. Definition
OLA Records
OLA Records
Achievements[1]
YR 2 Target TypeCollection
FrequencyQ2 (Jan-Mar
15)
6
2.1.5
Percentage of legal
aid lawyers showing
improved knowledge
of how to represent
indigents, with
ProJustice assistance
Pilot Courts
Percent; Annual
result is the average
of quarterlies;
Baseline is
determined
by the value
of the pre-
test for each
training
delivered
Not ApplicableNot
Applicable
Not
Applicable85%
85% (212,5%
against
target)
40% increase
from baseline Output Annually
2.2.1
Percentage of public
indicating awareness
of their legal rights
and how to exercise
those rights
Court
Percent; Annual
result is the
performance of the
last quarter;
Projustice
Survey of
Control
Courts/Assisted
Courts
Not AvailableNot
Applicable48.26% 63.58%
63,58%
(181,6%
against
target)
35% of the
surveyed
population
Outcome Annually
811 out of 4
381 surveyed
(19%)
SUB IR 2.2: Public understanding of and access to legal information is improved
Projustice
pretest /postetst
records
7
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueYear 2 Annual
TargetYear 2 achievement
against Target Year 2 achievement
against Baseline
Surveyed Courts Females Males Total
Bouaflé 43 102 67.30%Bouaké 74 168 63.62%Bouna 33 64 59.59%Dabou 46 101 67.62%Man 52 190 71.32%
Sinfra 24 76 74.70%Plateaux © 83 159 56.63%Pilot Courts 272 701 67.36%
Control Courts 83 159 56.63%Overall 355 860 65.83%
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueYear 2 Annual
TargetYear 2 achievement
against Target Year 2 achievement
against BaselinePilot Court Females Males Total
AbengourouBouafléBouakéBounaDabou
DimbokroGagnoaLakotaMan
SinfraYopougon
61.1.1 0
Number of Judicial Police
Officers, Magistrates and
Judicial Personnel Trained
119
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
IR1: The Administration of Justice is Improved
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
SUB IR 1.1: Increased Capacity of Judiciary Police, Magistrates and Judicial Personnel's through Training and Continuing Education
60% or more of surveyed
population indicates score of 6 or better
61,36% (112,26% against target)
61,36% (259,07% against target)
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
IR1: The Administration of Justice is Improved
1
Average Level of Court's User
Satisfaction with Services Provided
26%
225
485 judicial police officers, magistrates
and judicial personnel: 160 in Q1,
66 in Q2, 134 in Q3 and 125 in Q4;
(215,55% against target)
Not Applicable125
8
Overall 6 119 125
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValuePilot Court PJP UCGQ Total
Year 2 Annual Target
Year 2 achievement against Target
Year 2 achievement against Baseline
Abengourou 0 1 1Bouaflé 2 0 2Bouaké 0 0 0Bouna 1 0 1Dabou 1 1 2
Dimbokro 0 0 0Gagnoa 1 1 2Lakota 1 1 2Man 1 1 2
Sinfra 1 0 1Yopougon 1 1 2
Overall 9 6 15
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValuePilot Court #
Year 2 Annual Target
Year 2 achievement against Target
Year 2 achievement against Baseline
22
47 meetings: 6 in Q1, 10 in Q2, 16 in Q3 and 15 in Q4;
(214% against target)
Not Applicable1.1.2
Collaboration between Judiciary
Police and Magistrates is Enhanced and
Fully Functional
0
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
IR1: The Administration of Justice is Improved
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
SUB IR 1.1: Increased Capacity of Judiciary Police, Magistrates and Judicial Personnels through Training and Continuing Education
SOP Title
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information
IR1: The Administration of Justice is ImprovedSUB IR 1.1: Increased Capacity of Judiciary Police, Magistrates and Judicial Personnel's through Training and Continuing Education
9
1.1.3
Number of New Policies and Procedures
Developed and Implemented
0 All pilot courts 2 2
2 new policies and procedures
developped (100% against target)
Not Applicable
Indicator # Indicator TitleYear 2 Annual Target (3 479 Backlog Cases)
Year 2 achievement against Target
Year 2 achivement against Baseline
Type of Cases# Backlog
Cases# Processed
Cases# Remaining
Cases
% of Reduction in Case Backlog for this Quarter
Flagrant Délit 50 952 72 92.97%
Citation Directe 1,439 448 1,327 25.24%Dossiers
Informations juveniles
335 23 384 5.65%
Dossiers Informations (hors
du cabinet d’instruction) adults
1,302 68 1,397 4.64%
Dossiers adultsau Cabinet
d’’instruction (en attente d'ORD)
752 28 778 3.47%
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter II Disaggregated Information
1.2.1
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
IR1: The Administration of Justice is Improved
Traning module on ethics for MagistratesJoint training module on the collaboration between Magistrates and JPOs
6 957 cases in backlog
41,48% average reduction in case backlog (82,96% against target)
Not ApplicablePercentage
Reduction in Case Backlog
Baseline Value
SUB IR 1.2: Improved Case Management Systems
10
Overall 3,126 1,491 3,180 31.92%
Type of processing
Baseline Value In Calendar Days
Q4 Value in Calendar Day
%Year 2
achievement against Target
Year 2 achievement against Baseline
FY II Target In Calendar Days
52 109 -48% -260% -39% 42
297 270 110% 113% 88% 238
174.5 190 92% 74% 109% 140
SUB IR 1.3
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueTotal
Year 2 Annual Target
Year 2 achievement against Target
Year 2 achievement against Baseline
Surveyed Courts Females Males Overall
Bouaflé Not Available Not Available 53.79%Bouaké Not Available Not Available 37.76%Bouna Not Available Not Available 60.82%Dabou Not Available Not Available 50.17%Man Not Available Not Available 51.76%
Sinfra Not Available Not Available 55.75%Plateaux © Not Available Not Available 36.32%Pilot Courts Not Available Not Available 51.68%
Control Courts Not Available Not Available 36.32%Overall Not Available Not Available 49.48%
51,68% of the surveyed population
(574,22% against target)
51,8% of population surveyed (861,33% against baseline)
6%
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice ServicesIR1: The Administration of Justice is Improved
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information
1.3.1
Percentage of public knowing
how to report on judicial abuse and corruption cases
IR1: The Administration of Justice is Improved
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
Average Time Taken to Process
a Case
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information
Reduced Opportunities for Corruption Through Improved Transparency and Accountability of Judicial Officials
SUB IR 1.2: Improved Case Management Systems
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
Cases Without Examination
Cases With Examination
Overall
1.2.2
9% of the surveyed
population
11
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueTotal
Year 2 Annual Target
Year 2 achievement against Target
Year 2 achivement against Baseline
Pilot Court Females Males Total
Abengourou 0 0 0
Bouaflé 0 0 0Bouaké 0 0 0Bouna 0 0 0Dabou 0 0 0
Dimbokro 0 0 0Gagnoa 0 0 0Lakota 0 0 0Man 0 0 0
Sinfra 0 0 0Yopougon 0 0 0
Overall 0 0 0
Total Year 2 Annual
TargetYear 2 achievement
against Target Year 2 achivement
against Baseline
Pilot Court Females MalesAbengourou Not Available Not Available Not Available
Bouaflé Not Available Not Available Not Available
Bouaké Not Available Not Available Not Available
Bouna Not Available Not Available Not Available
Dabou Not Available Not Available Not Available
Dimbokro Not Available Not Available Not Available
Gagnoa Not Available Not Available Not Available
Lakota Not Available Not Available Not Available
Man Not Available Not Available Not Available
Sinfra Not Available Not Available Not Available
0% 0%
Baseline Value
Indicator Title
0 10
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
1.3.3
Number of Judicial Abuses and Corruption Cases Reported
by the Public
025 Not Available Not Available
Indicator #
1.3.2Number of Inspectors
Trained
IR1: The Administration of Justice is ImprovedSUB IR 1.2: Improved Case Management Systems
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
12
Yopougon Not Available Not Available Not Available
Overall Not Available Not Available Not Available
IR 2
Year 2 Annual Target
Year 2 achievement against target
Year 2 achivement against Baseline
Pilot Court Females Males Total Abengourou Not Available Not Available 7395
Bouaflé Not Available Not Available 6817Bouaké Not Available Not Available 27983Bouna Not Available Not Available 1962Dabou Not Available Not Available 5880
Dimbokro Not Available Not Available 10651Gagnoa Not Available Not Available 10183Lakota Not Available Not Available 10300Man Not Available Not Available 8666
Sinfra Not Available Not Available 2394Yopougon Not Available Not Available 16909
Overall Not Available Not Available 109,140
IR 2
SUB IR 2.1
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueYear 2 Annual
TargetYear 2 achievement
against target Year 2 achievement
against Baseline
Surveyed Courts Females Males Total
Bouaflé Not Available Not Available 15.53%Bouaké Not Available Not Available 17.05%
331410 citizens (213 % against target)
Access to Justice is Improved and Increased
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information
Indicator #
Access to Legal Aid is Improved; Capacity and Outreach of the Office of Legal Aid (OLA) is Increased
Percentage of
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
Baseline Value
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
331410 citizens (277% against
baseline)
Indicator Title
30% increase from baseline
(155 348 Citizen)
2.1
Number of Citizens Accessing
the Justice System
119 499 (29 845 citizens per quarter)
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information
Access to Justice is Improved and Increased
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
13
Bouna Not Available Not Available 15.46%Dabou Not Available Not Available 11.19%Man Not Available Not Available 11.85%
Sinfra Not Available Not Available 12.37%Plateaux © Not Available Not Available 38.49%Pilot Courts Not Available Not Available 13.91%
Control Courts NA NA 38.49%Overall NA NA 17.42%
IR 2
SUB IR 2.1
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueYear 2 Annual
TargetYear 2 achievement
against target Year 2 achivement
against Baseline
15
25
40
37.50%
Indicator # Indicator TitleBaseline
ValueYear 2 Annual
TargetYear 2 achievement
against Target Year 2 achivement
against Baseline
Females Males
All pilot courts Not Available Not Available 85.19%
OverallNot
AvailableNot
Available85.19%
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
Pilot Court Gender
2.1.5
Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
2.1.2
13,91% of the surveyed population
(347,75% against baseline)
population that knows how to
access the PDF or Legal Aid
Assistance
35% of the surveyed
population
13,91% of surveyed population (39,74%
against target)
40% increase from baseline
85,19% of legal aid personnel trained
(213% against target)NA
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information
Total
7094 individuals (134%
against target)
101 individuals (1343% against
baseline)
% of ProJustice Pilot Courts
2.1.3
USAID Côte d'Ivoire ProJustice Performance Monitoring Indicator : Quarter III Disaggregated Information Overall Project Goal: Improved Delivery of Justice Services
Access to Justice is Improved and Increased
Access to Legal Aid is Improved; Capacity and Outreach of the Office of Legal Aid (OLA) is Increased
7
4% (163 out of 4 128
surveyed)
Percentage of Legal Aid Personnel Showing
Improved Knowledge in Representing
Indigents
0
Number of individuals/group
s who received counseling legal
aid or victims assistance
Projustice Non Pilot Courts
Country Total
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)
ProJustice Pilot Courts
14
IR 2
SUB IR 2.2
Surveyed Courts Females Males Total
Bouaflé Not Available Not Available 56.90%Bouaké Not Available Not Available 51.03%Bouna Not Available Not Available 62.89%Dabou Not Available Not Available 45.89%Man Not Available Not Available 73.76%
Sinfra Not Available Not Available 91.00%Plateaux © Not Available Not Available 68.72%Pilot Courts Not Available Not Available 63.58%
Control Courts Not Available Not Available 68.72%Overall Not Available Not Available 64.31%
Access to Justice is Improved and Increased
2.2.1
Percentage of public indicating
awareness of their legal rights
and how to exercise those
rights
19% of the surveyed
population
35% of the surveyed
population
63,58% of surveyed population (181,66%
against target)334.63%
Quarter IV Achievement (July, August, September 2015)Indicator # Indicator Title
Baseline Value
Year 2 Annual Target
Year 2 achievement against target
Year 2 achivement against Baseline
Public Understanding of and Access to Legal Information is Improved
October November December Staff Responsible Beneficiaries Location/Site
Objective 1 - Improve the Administration of Justice
Objective 1A: Increase Capacity of Judiciary Police, Magistrates, and Court Staff Through Training and Continuing Education
Provide media coverage for the joint training of magistrates and Judicial Police Officers (JPOs):
prepare publication of ads in leading newspapers to explain what was done and the reason for this
activity
1-15
Training Coordinator,
Communications &
Outreach Coordinator
Magistrates, JPOs,
National Institute of
Judicial Training
(INFJ), Police and
Gendarmerie
Academies, public at
large
All pilot courts
Develop and carry out pre- and post-training surveys of magistrates and JPOs to determine training
impacts1-31 2-30 1-18
Training Coordinator,
Monitoring and Evaluation
(M&E) Coordinator,
Communications &
Outreach Coordinator, and
Court Coordinators (CCs)
Justice sector All pilot courts
Provide support for and coaching of the trainers identified by ProJustice Ongoing Ongoing Ongoing
DCOP, Training
Coordinator, STTA
Véronique Duveau
Justice sector All pilot courts
Complete manual for trainers developed by ProJustice in partnership with the INFJ, with assistance of
an STTA2-30 1-4
DCOP, STTA Véronique
Duveau, Training
Coordinator
Magistrates, JPOs,
INFJ, public at largeAbidjan
Work on development of training modules with curriculum team from the INFJ, including continuing
education for clerks (on improving cooperation between investigating judges and clerks, and on
reception of the public at the courts)
1-31 2-30DCOP, Training
Coordinator
INFJ, magistrates,
court clerksAbidjan
Conduct training sessions for magistrates and clerks of pilot courts on (i) improved cooperation
between investigating judges and clerks, and (ii) reception of the public at the courts1-18
DCOP, Training
Coordinator
INFJ, magistrates,
court clerksAll pilot courts
Develop and distribute for review to key judicial partners, including the Ministry of Justice and Human
Rights (MOJHR) a draft practical guide on the role and functioning of the Prosecutor's Office1-31
DCOP, STTA Michèle
Laborde, ProJustice staff
MOJHR, INFJ,
prosecutors, JPOsAbidjan, all pilot courts
Work with INFJ management and international partners to outline areas of potential support to the
INFJOngoing Ongoing Ongoing
DCOP, Training
Coordinator, International
Partners (France)
Justice sector Abidjan
Provide needed equipment and logistical support to reinforce INFJ’s operational capacity (IT material
for the INFJ annex in Yopougon))1-31 2-13
DCOP, Training
Coordinator, ProJustice
staff
INFJ, magistrates,
court clerksYopougon
Continue implementation of interim case management system (CMS) in pilot courts using working
groups in pilot courts for transition to automated systemsOngoing Ongoing Ongoing
DCOP, Court Management
Expert (CME), CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Work with MOJHR to support further design of CMS Ongoing Ongoing Ongoing DCOP, CME, CCsPilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Support development of and consultation with user groups to ensure that the needs of users are being
incorporated into the CMS Ongoing Ongoing Ongoing
DCOP, CME, M&E
Coordinator, CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Define sustainable solutions to improve management of investigating judge offices in the pilot courts
(including proposals to the MOJHR to adopt administrative guidelines)1-31
DCOP, CME, M&E
Coordinator
MOJHR, investigating
judges, prosecutors,
JPOs, public at large
All pilot courts
Finalize proposals to the MOJHR in order to adopt administrative guidelines and procedural templates
for the reduction of case backlogs.1-31
DCOP, CME, M&E
Coordinator
MOJHR, investigating
judges, prosecutors,
JPOs, public at large
All pilot courts
Transfer CCs to some of the new pilot courts, as well as hold the appropriate diplomatic formalities to
launch activities in the new courts1-31 2-30 1-18
DCOP, CME, M&E
Coordinator, STTA Marc
Moinard
MOJHR, investigating
judges, prosecutors,
JPOs, public at large
All pilot courts
ProJustice FY16 Quarter 1 Calendar of Activities -- October - December 2015
Objective 1B: Improve Case Management System
October November December Staff Responsible Beneficiaries Location/Site
ProJustice FY16 Quarter 1 Calendar of Activities -- October - December 2015
Continue to provide equipment and logistical support to achieve adopted goals for improving criminal
case management and access to the pilot courts2-30 1-18
DCOP, CME, M&E
Coordinator, CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Monitor implementation of criminal registration offices (BOP) in the pilot courts 2-30 1-18DCOP, CME, M&E
Coordinator, CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Hold a seminar on the experiences of the improved criminal justice units (PJP) in the prosecutors’
offices of pilot courts16-27
DCOP, CME, Training
Coordinator, M&E
Coordinator, CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Monitor implementation and assess functioning of the PJP Ongoing Ongoing OngoingDCOP, CME, M&E
Coordinator, CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Monitor implementation and assess functioning of the quality management committees in the pilot
courtsOngoing Ongoing Ongoing
DCOP, CME, M&E
Coordinator, CCs
Pilot jurisdictions,
public at largeAll pilot courts
Organize communication campaign for the official distribution of the Master Plan for Computerization of
the judicial system1-15
COP, Communications
Coordinator, Access to
Justice Coordinator
MOJHR, magistrates,
and judicial personnelAbidjan
Organize official distribution of the Master Plan for Computerization of the judicial system 15-31 COP, MOJHRMOJHR, magistrates,
and judicial personnelAbidjan
Finalize bidding process for the computerization of the revised CMS 1-31DCOP, MOJHR, STTA
Josh Pazour
MOJHR, public at
largeAbidjan
Follow-up and supervise with MOJHR the development of the software solution by the selected sub-
contractor2-30 1-18
COP, DCOP, MOJHR,
potential STTA
MOJHR, public at
largeAbidjan
Objective 1C: Reduce Opportunities for Corruption Through Improved Transparency and Accountability of Judicial Officials
Support efforts to strengthen management of the General Inspectorate of Judicial Services (IGSJ) and
improve the organization of the inspections process in coordination with other donors, and in particular
with the European Union
Ongoing Ongoing Ongoing COP, DCOP IGSJ, MOJHR Abidjan
Institutionalize a system of annual individual professional performance evaluation for magistrates and
clerks (to increase transparency in the decision-making process of judicial promotions and
appointments)
5-16COP, DCOP, STTA Marc
Moinard
IGSJ, MOJHR, pilot
courts, magistrates,
and public at large
Abidjan and pilot courts
Follow up with the MOJHR to ensure the adoption and implementation of the code of professional
conduct for magistrates and manual for discipline of magistrates which were developed with project
support in FY2014-15
Ongoing Ongoing OngoingCOP, DCOP, Training
CoordinatorPublic at large All pilot courts
Install the suggestion boxes in selected sites of seven target jurisdictions (town halls, prefectures,
courts, and other sites frequented by the public)1-31
DCOP, Disability Program
Manager, Communications
Coordinator, CCs
Public at large All pilot courts
Provide media and communication coverage for the installation of suggestion boxes: preparation and
publication of ads in leading newspapers and in partnership with local radio stations to explain what
was done and the reason for this activity
2-30
Disability Program
Manager, Communications
Coordinator
Public at large One pilot court TBD
In partnership with pilot courts and IGSJ, monitor and report on the functioning of “solution boxes” in all
pilot courtsOngoing Ongoing Ongoing
DCOP, Disability Program
Manager, M&E
Coordinator, CCs
Public at large All pilot courts
Survey the public in pilot courts to identify percentage of the public with appropriate information to
report on judicial abuse and corruption 2-30 1-18
DCOP, M&E Coordinator,
CCsPublic at large All pilot courts
Support the MOHJR in holding high level meetings to discuss and finalize draft laws which are key for
independence and transparency of the judiciary, such as Reform of the Law on the High Judicial
Council (Conseil Supérieur de la Magistrature, CSM); Reform of the Magistrates’ Statutes
2-30COP, DCOP, Training
Coordinator
MOJHR, CSM,
judiciaryAbidjan
Support the MOHJR in updating the criminal judicial fees, through: 1/ Technical assistance for the
approval and dissemination of the updated fee scale in collaboration with the MOHJR; 2/ Support for
the development of mechanisms for reporting fees and checking compliance, and amount of fees
collected and transferred to courts or public treasury, in collaboration with the MOJHR
2-30 1-18 COP, DCOP, STTAMOJHR, Public at
largeAbidjan
Objective 2 - Improve and Increase Access to Justice
Objective 2A: Improve Access to the MOJHR Public Defense Fund and Increase the Capacity and Outreach of OLA
Provide appropriate logistical and equipment support to the local legal assistance offices registering
requests for legal assistance in Dabou1-30
Access to Justice
Coordinator
MOJHR, public at
largeAbidjan, Dabou
October November December Staff Responsible Beneficiaries Location/Site
ProJustice FY16 Quarter 1 Calendar of Activities -- October - December 2015
Organize training of community leaders on legal assistance1-30
Access to Justice
Coordinator
MOJHR, public at
largeDabou
Organize and take part in radio and TV programs on legal assistance in Bouaké and Abidjan on RTI
(public broadcasting network)'s weekly news magazine 1-30 1-18
Communications
Coordinator, Access to
Justice Coordinator
MOJHR, public at
largeAbidjan and Bouaké
Organize a third session of training for lawyers on legal assistance 1-30 1-18Access to Justice
Coordinator Bar association Abidjan
Finalize drafting of the Access to Justice Guide with the help of a local organization 1-31 1-30Access to Justice
Coordinator MOJHR, litigants Abidjan
Print and distribute the Access to Justice Guide (1,000 copies) 1-18Access to Justice
Coordinator
MOJHR, litigants,
NGOs, magistratesAbidjan and pilot courts
Finalize the compilation of criminal court jurisprudence with the help of the National Center for Legal
Documentation (CNDJ)1-31
Access to Justice
Coordinator Magistrates, lawyers Abidjan
Print and distribute the compilation of criminal court jurisprudence (1,000 copies) 1-30 1-18Access to Justice
CoordinatorMagistrates, lawyers Abidjan and pilot courts
Provide technical assistance to the legal assistance offices in the pilot courts in drafting reports and
collecting statistics on requests for judicial assistance 1-18
Access to Justice
Coordinator, M&E
Coordinator
MOJHR, public at
largeAbidjan
Print and distribute registers for legal assistance in seven new pilot courts 1-31 1-30
Communications
Coordinator, Access to
Justice Coordinator
MOJHR, public at
largeNew pilot sites
Organize training of bailiffs in Abidjan (17), Bouaké (12), and Daloa (13) 1-30 1-18Access to Justice
Coordinator
MOJHR, public at
largeAbidjan, Bouaké, Daloa
Objective 2B: Support Networking, Public Information Campaigns, and Awareness Raising Activities to Improve Public Understanding and Access to Legal Information
Build and install information and orientation kiosks in the 11 pilot courts 1--30 1-18
Communication
Coordinator, Access to
Justice Coordinator and
Civil Society Liaison Officer
MOJHR, magistrates,
public at largeAbidjan and pilot sites
Prepare and conduct an information campaign on the installation of the information and orientation
kiosks1-18
Communication
Coordinator, Access to
Justice Coordinator, and
Civil Society Liaison Officer
MOJHR, public at
largeAbidjan and pilot sites
Finalize the drafting of the Directory of NGOs active in the judicial system 1-31 1-30
Communication
Coordinator, Access to
Justice Coordinator, and
Civil Society Liaison Officer
NGOs, MOJHR, public
at largeAbidjan
Print and distribute 1,500 copies of the Directory of NGOs active in the judicial system 1-18
Communication
Coordinator, Access to
Justice Coordinator and
Civil Society Liaison Officer
MOJHR, public at
largeAbidjan and pilot sites
Develop more outreach materials such as information brochures, posters, guides, etc. on access to
justice, legal assistance in Côte d'Ivoire1-31 1-30
Communication
Coordinator, Access to
Justice Coordinator, and
Civil Society Liaison Officer
MOJHR, public at
largeAbidjan and pilot sites
Monitor NGO sub-recipients' activities in the 11 pilot sites 1-30
Access to Justice
Coordinator and Civil
Society Liaison Officer
NGOs, public at large Pilot sites
Organize a ceremony to celebrate the three best female students in public law school faculties 1-18
Access to Justice
Coordinator and Civil
Society Liaison Officer
Students, INFJ, law
facultiesAbidjan, Bouaké, Daloa
Expanding Participation of People with Disabilities
October November December Staff Responsible Beneficiaries Location/Site
ProJustice FY16 Quarter 1 Calendar of Activities -- October - December 2015
Plan field research missions on access to justice for people living with disabilities in five ProJustice pilot
courts1-31 1-30
COP, Disability Program
Manager, Confederation of
Organizations for Disabled
Persons in Côte d'Ivoire
(COPHCI)
COPHCI, MOJHR,
Pilot courts, Disabled
people
Abidjan and five pilot courts
Conduct field research missions to collect data on problems encountered by people living with
disabilities to access the justice system in five ProJustice pilot courts1-18
COP, Disability Program
Manager, COPHCI
COPHCI, MOJHR,
Pilot courts, disabled
people
Abidjan and five pilot courts
Collect information and data on existing provisions protecting disabled people in the Ivoirian legislation
and the actual implementation of the legislation1-31 1-15 1-18
COP, Disability Program
Manager, COPHCI
COPHCI, MOJHR,
Pilot courts, disabled
people
Abidjan
Prepare a conference on institutional issues facing disabled people in Côte d'Ivoire, including the
possible creation of a national Disability Rights Commission to better protect the rights of the disabled1-31 1-20
COP, Disability Program
Manager, COPHCI
COPHCI, MOJHR,
Disabled peopleAbidjan
Hold conference on institutional issues facing disabled people in Côte d'Ivoire, including the possible
creation of a national Disability Rights Commission to better protect the rights of the disabled20-30
COP, Disability Program
Manager, COPHCI, STTA,
Pro Bono Consultant
COPHCI, MOJHR,
Disabled personsAbidjan
Prepare a general plan of communication and outreach sensitization campaigns on the rights and
conditions of persons living with disabilities1-31 1-30
COP, Disability Program
Manager, Communication
& Outreach Coordinator
COPHCI, MOJHR,
Disabled personsAbidjan
Procure specialized equipment for COPHCI to prepare publications (legal documentation, brochures,
and books) for the blind1-31 1-30
COP, Disability Program
Manager, Logistics and
Procurement officer,
COPHCI
COPHCI, blind
personsAbidjan
Procure IT and office equipment for COPHCI to improve its operations and activities 1-31 1-30COP, Disability Program
Manager, COPHCICOPHCI Abidjan
Organize training on project and finance management, and monitoring and evaluation for COPHCI to
improve their ability to produce reliable project information, data, and reports1-31 1-15
COP, Disability Program
Manager, Finance
Manager, M&E Specialist
COPHCI, ProJustice Abidjan
Cross-cutting Activities
Finalize and distribute a practical Handbook to Combat Gender Based Violence 1-31 1-30
COP, DCOP, Component
2 staff, STTA Michèle
Laborde
Justice sector Abidjan, all pilot sites
Document success stories, lessons learned, and best practices in the pilot courts
Ongoing Ongoing Ongoing
M&E Coordinator,
Communication &
Outreach Advisor, CCs
Justice sector All pilot courts