University of LouisvilleSchool of Medicine

 

Organizational Assessment

Summary of Findings and Recommendations

• The  University  of  Louisville’s  Interim  Dean  of  the  School  of  Medicine  recently commissioned  an  external  review  of  the  School  to  further  assess  and  evaluate  its overall effectiveness and quality

• The  external  review  was  conducted  by  Excelcor,  a  nationally  recognized  higher education consulting firm, during the months of May and June, 2012

• Excelcor performed  its  review by examining  current  and historical  performance data, organizational structures, role descriptions, and by conducting in-depth interviews with the School’s key leaders and stakeholders

• The interviews were conducted in a manner to surface and identify emerging themes and trends impacting the performance of the School

Background and Context 

Key Findings

• The  Interim  Dean  has  significant  support  from  Departmental  Chairs,  faculty  and external partners to lead the School of Medicine

– Many expressed the view that her talents  provide the school with the right mix of skills, experiences and behaviors at the right time

• Evolution  of  ULP  along  with  new  and  evolving  partnership  relationships require high levels of collaboration, communication and alignment

• Interim Dean is seen as a positive leader with excellent communication skills 

• She  is  collaborative  by  nature  and  seeks  a  broad  selection  of  views  and opinions before making decisions

– In view of her lack of extensive research experience she will need to proactively demonstrate  her  commitment  to  building  a  stronger  research  portfolio  for  the School of Medicine and to addressing issues that limit research success

Findings 

Key Findings• In an era of significant change the school needs a clear and compelling vision for the 

future,  shared  strategies  for  achieving  it,  and  clearly  defined  roles  across  partner institutions– Significant change in national and local health care economics are redefining the 

historical  roles  of  the medical  school,  hospital  partners,  clinical  practice  plans, and physicians 

– The likely addition of a new partner through the RFP process will require clearly defined roles and responsibilities of the U of L, ULP, UMC and RFP partner

– The  successful  evolution  of  ULP  is  reshaping  clinical  practices  and  physician relationships

– The  current  revenue  model  for  the  School  of  Medicine  is  putting  increased financial pressure on the School, and new sources of  revenue will be critical  to the future success of the school

– A  desire  to  grow  research  activity  and  expenditures  will  require  purposeful strategies and investments

– Most  of  those  interviewed  expressed  the  opinion  that  the  school  lacks  a  clear vision  for  the  future but  felt  strongly  that one  is needed  to align and prioritize investments, activities, organizations, and structures

Findings 

Key Findings

• The current revenue model for the School of Medicine is putting increased financial pressure  on  the  School,  and  will  be  an  increasingly  greater  challenge  if  left unaddressed

– The  patient  population  emanating  from  the  university's  affiliated  hospital  is   indigent and often unable to pay for its health care

– Traditional funding levels from the university hospital are not sustainable going forward, creating the necessity for a successful hospital partnership

– Some  physicians  pointed  to  a  practice  of  referring  patients  to  competing providers  instead of  to University clinical practices,  resulting  in a weak referral system and loss of patient revenues

– There  is  a  significant  dependence  on  a  successful  RFP  but  no  evidence  of  a financial plan if a new partnership is not reached

• Concerns  were  raised  that  a  future  RFP  partner  will  likely  direct  new resources into clinical areas and not into  teaching or research

Findings 

Key Findings

• While most had favorable comments about the need for an integrated practice plan and  the  current  progress made  by  ULP many  expressed  concern  about  its  lack  of funding

– The ULP is reportedly undercapitalized with too much debt raising concern that departmental revenues will be used to service debt instead of reinvesting back into the departments 

– Some  expressed  concern  over  the  current  economics  and  financial  health  of some clinical practices as they become part of ULP

Findings 

Key Findings• In recent years there has been a lack of investment and focus on building the medical 

school's research portfolio – The  school  is  engaged  in  world  class  research  but  in  too  few  disciplines  and 

areas– The research agenda is not being driven by a well defined plan or strategy that 

leverages existing or emerging research strengths – The  research  infrastructure  is  in  need  of  improvement  (support  for  grant 

activities, IRB, Industry contracts, ineffective pre and post award services, etc.)– Research facilities and technologies are aging and are in need of upgrade– Research  activities  are  poorly  coordinated  across  the  school  with  missed 

opportunities for interdisciplinary research– There  is  low  accountability  with  respect  to  research  activity  throughout  the 

School– Current  economics  and  the  related  emphasis  on  growing  clinical  activities 

conflicts with enhanced research productivity

Findings 

Key Findings

• As  new  funding  models  and  partnerships  unfold,  the  need  for  greater  financial competencies and leadership will  increase at the Health Affairs level and within the School of Medicine

– The University’s EVP of Health Affairs will need active support to guide financial strategies  and investments and  to manage partnerships

– The Health Affairs CFO is serving as both the financial  leader for Health Affairs and the School of Medicine

– Enhanced financial competencies at the School are needed to allow the CFO to serve the EVPHA more strategically and to coordinate financial operations of the departments and clinical practices

– New  financial  leadership  within  the  School  will  be  needed  to  meet  future demands

Findings 

Key Findings

• Questions were raised  about the need for the Vice Dean for Clinical Affairs position 

– The emergence of strong leadership within the ULP has likely rendered the Vice Dean of Clinical Affairs position unnecessary

Findings 

Key Findings

• Effective  communication  and  collaboration  are  lacking  across  key  partners  (the Medical School, ULP, and University Hospital)

– Effective  communication  and  collaboration  across  the  School,  ULP  and  the University Hospital could be improved

– The  principals  of  these  organizations  expressed  the  need  for  enhanced information  sharing  and  proactive  discussions  about  key  issues  and  priorities, and the alignment activities, investments, and plans

• There  are  clear  signs of  improvement  in  communication and  collaboration with  the new  Interim Dean,  and  continued efforts  to enhance communication and engage  in regular dialogue and  information  sharing across all  entities will  help  to build  strong partnerships and effectively align activities and strategies

Findings 

Miscellaneous Findings

A number of miscellaneous issues surfaced as part of the assessment, and while not as significant as the key findings, they should be considered in moving the School of Medicine forward

– The education of medical  students and  the student experience are perceived as being of high quality

• However, increased pressure to raise clinical revenue may be diminishing the focus and effort on quality teaching

– A passionate commitment to the School’s success is found among its faculty and staff 

– The School  is missing opportunities to  leverage  its successes to generate private gifts, philanthropy and fundraising 

– There is a perception that too many nonproductive centers exist draining central resources from other areas of the school

– Technology services are ineffective and not responsive to the needs of the faculty

– The School of Medicine website needs to be enhanced and upgraded

Findings 

• Miscellaneous Findings (continued)

– The Simulation Center is in need of upgrade

– There is an aging infrastructure with no identifiable strategy to improve it

– Faculty  are  spending  significant  amounts  of  time  on  administrative  activities (budget,  grant  administration)  to  the  detriment  of  research  and  clinical  and scholarly activity

• Standard  operating  procedures  are  reportedly  missing  for  areas  involving finance and budget, as well as promotion and tenure processes

Findings 

Recommendations

Recommendations 

Recommendations

• The  assessment  surfaced  a  number  of  issues  and  challenges  facing  the  School  of Medicine, at a time of great change and opportunity– With new dynamic leadership within the EVPHA and the School of Medicine, the 

formation  of  ULP,  the  potential  for  a  new  major  clinical  partner,  and  the economic  uncertainty  of  the  School,  it  is  critically  important  to  establish  a common  vision with  clearly  defined  strategies  and  roles  for  the  School  and  its key partners

• As  a  result,  Excelcor  recommends  that  the  School  engage  in  a  collaborative  and inclusive long term strategic planning process that addresses the following:– The future vision and direction of the School of Medicine– A sustainable revenue and funding model

• Formulating scenarios with a new partner and without a new partner– An enhanced research portfolio

• Support  the prior  recommendation  to  create a  senior  research position at the Health Affairs level

– A comprehensive plan to address the aging infrastructure• We  recommend  that  the  School  develop  an  approach  to  strategic  planning  that  is 

inclusive, in whole or in part, with ULP, University Hospital and any new partner

 

Recommendations

• In addition, we recommend that the School eliminate the Vice Dean of Clinical Affairs position

– A new structure with ULP and solid leadership within the ULP has likely rendered this position unnecessary

– After  vacating  the  position  for  a  period  of  time,  the  School  can  further  assess whether the position is needed

• Future  financial  demands  at  the  EVPHA  level  and  at  the  School  will  require  added financial competencies 

– We  recommend  that  the  School  of  Medicine  create  a  new  financial  leadership position within the School of Medicine (see Attachment A)

– The new position should be at the Director of Financial Affairs level

– The position  could  possibly  be  funded by  resources  freed up by  eliminating  the Vice Dean of Clinical Affairs position

 

Recommendations

• The School  is missing opportunities to leverage its successes to generate private gifts, philanthropy and fundraising 

– The  School’s  marketing,  communications  and  fundraising  efforts  could  all  be enhanced for greater results

• As  a  result,  we  recommend  that  the  School  engage  in  a  process  for  developing  a   comprehensive development, marketing and communications plan 

– Build new competencies for communications across the Schools

– Build a targeted development strategy

– Build a grateful patient program 

– Work closely with VP of University Advancement to move the effort forward

• Along  with  an  effective  strategic  plan  integrating  the  School  of  Medicine  with  its strategic  partners  it  will  be  important  to  ensure  that  communications  with  key stakeholders and partners are frequent and collaborative

• We  recommend  that  a deliberate  communication plan with effective    structures and processes be developed to foster and promote on-going communication 

 

Recommended Next Steps

To advance the recommendations, we recommend the following next steps:• Share the Assessment Findings and Recommendations with key leaders– EVP Health Affairs– EVP Academic Affairs and University Provost– EVP Research and Innovation– Departmental Chairs– School of Medicine Academic and Administrative Leaders– ULP Leadership

• Solicit input and modify the recommendations as appropriate• Share Assessment Findings and Results with School of Medicine• Launch a comprehensive and inclusive strategic planning process– Excelcor to recommend an appropriate strategic planning framework– Identify individuals to support a strategic planning initiative

• Define  role  and  job  description  for  Director  of  Finance  position  and  launch recruitment

 

Recommended Next Steps

• Convene  a meeting  of  the  requisite  development  and  communication  resources  and begin  to  formulate  a  comprehensive  development,  marketing  and  communications plan

– Identify required resources and investments to build new competencies

– Develop action plan, timelines , milestones and success measures

– Excelcor to facilitate if appropriate and needed

• Conduct a communications assessment

– Identify  communication  targets,  messengers,  communication  vehicles, communication tools, and communication structure 

– Develop an effective set of communications plans and processes

 

Attachment A

EVPHA

Dean of the School of Medicine

Director of Finance School of Medicine

Departmental Unit Business Mangers ULP CFO

AVP Finance and CFO Health Affairs

Financial Administration

Consider funding the added position with VD Clinical Affairs funds