UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA – …sites.setic.ufsc.br/~rihs/SPA/UFSC - Curso SPA -...

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA – UFSC

SPA Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos

Caderno de Exemplos e Exercícios Módulo – Solicitações

Caderno de Exemplos e Exercícios – Solicitações – Cadastros Básicos

Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SPA

Apostila original feita por: Poligraph Sistemas e Representações Ltda. Revisada e editada dia 23/07/2018 por Richard Henrique de Souza, SeTIC/UFSC

2

CADASTRO DE SOLICITAÇÃO

http://solar.treinamento.ufsc.br/solar/ Faça o login com a mesma senha utilizada em outros sistemas utilizados na UFSC (tais como o CAGR).

1) Você percebeu que existem algumas tarefas no seu setor que poderiam ser automatizadas. Então

você irá solicitar a SeTIC o desenvolvimento de um novo software. a) Baixe o arquivo SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-de-novo-

software.doc no link “Desenvolvimento de novo sistema/software” que está localizado em http://setic.ufsc.br/documento-de-oficializacao-de-demanda-dod-de-sistemas/.

Preencha os campos. Salve o documento.

b) Cadastre o documento como uma solicitação digital com os dados abaixo:

Acesse o menu Cadastro de Solicitação Digital.

Campo da tela Procedimento ou dado a informar

Órgão: UFSC Tipo: Solicitação Setor de abertura Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de Origem: Sigla e nome do seu setor de lotação Interessado: Informe o número do seu CPF Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Novo Software Detalhamento do assunto: Solicito o desenvolvimento de um novo software para gerenciar os

cursos de capacitação. Município/campus: Florianópolis

Acione o botão „Próximo‟. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão „Concluir o cadastro‟ para armazenar os dados do documento. Guarde o número de registro deste documento: ____________________________.

c) Você deverá incluir o documento preenchido.

Na tela „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão „Peças‟

Acione o botão para „Inserir peça‟. Dentre as opções apresentadas, escolha „Selecionar um arquivo no meu computador‟. Preencha com as informações abaixo:


Tipo: Documento Técnico Nome Documento de oficialização de demandas de novo software Arquivo SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-de-

novo-software.doc

Lembre-se, usamos o

grupo de assunto

Treinamento –SPA

Apenas neste curso

http://solar.treinamento.ufsc.br/solar/




3

Acione o botão „Próximo‟ Acione „Mais ações‟ e „Encaminhar‟.

d) Na Tela de encaminhamento.


Motivo tramitação: Para Análise e Manifestação. Encaminhamento: Solicito análise da solicitação. Destino: DSI/SETIC

Acione o botão “encaminhar”.

PASTA DIGITAL

2) Consulte a solicitação digital cadastrada no exercício 1.b e visualize as peças da solicitação para se

certificar de que a solicitação foi corretamente inserida.

a) Acesse o menu Consulta de processos/solicitações e informe os filtros abaixo:


Número: Selecione „Solicitação‟. Nos campos seguintes informe: „Solicitação‟, número da solicitação gerada no exercício nº 1.b, e ano da solicitação.

Acione o botão „Consultar‟.

b) Qual o setor atual da solicitação? ______________________________________________________________________

c) A solicitação já foi recebida pelo setor atual?

______________________________________________________________________ d) Consulte as tramitações do processo acessando, no alto da tela, o menu de contexto

Tramitações.

e) Visualize as peças do processo pela „Pasta Digital‟: Acesse o menu de contexto Peças no alto da tela para visualizar a „Pasta Digital‟. Clique sobre a solicitação gerada no exercício anterior para visualizá-la

FILA DE TRABALHO

Orientação para o instrutor: Verificar se todos enviaram a solicitação.

3) O instrutor irá “RECUSAR” as solicitações.

4) Realize as seguintes operações na fila de trabalho:

a) Existe alguma solicitação que esteja somente na sua fila (tramitação interpessoal)?




4

________________________________________________________________ b) Consulte todas as solicitações não recebidas que estão na sua fila. c) Consulte todas as solicitações do grupo de assunto Treinamento-SPA. d) Consulte os dados detalhados da solicitação que está na sua fila de trabalho. e) Efetue o recebimento da solicitação que retornou para a sua fila de trabalho.

No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Treinamento-SPA.

Selecione a correspondência clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento.

Acione o botão „Receber‟. f) Efetue o arquivamento da solicitação recebida no item anterior.

Ainda na fila de trabalho, selecione a solicitação que você recebeu no item anterior e acione o botão „Mais opções‟ > „Arquivar‟.


Despacho: Arquivado até segunda ordem. Estante: 0 Prateleira: 0

Acione o botão „Confirmar‟. Acione o botão „Arquivar‟ para finalizar o procedimento.

5) Você percebeu que software que você utiliza no dia-a-dia pode ter uma função a mais que pode auxiliá-lo a realizar melhor o seu trabalho. Então você irá solicitar a SeTIC a alteração do software. a) Baixe o arquivo SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-de-alteracao-

software.doc no link “Alteração de sistema/software” que está localizado em http://setic.ufsc.br/documento-de-oficializacao-de-demanda-dod-de-sistemas/.

Preencha os campos. Salve o documento.

b) Cadastre o documento como uma solicitação digital com os dados abaixo:



Órgão: UFSC Tipo: Solicitação Setor de abertura Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de Origem: Sigla e nome do seu setor de lotação Interessado: Informe o número do seu CPF




5

Grupo de Assunto: Desenvolvimento de software Assunto: Treinamento - SPA Detalhamento do assunto: Solicito a alteração do sistema SGCA. Município/campus: Florianópolis


c) Você deverá incluir o documento preenchido.

Na tela „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão „Peças‟

Acione o botão para „Inserir peça‟. Dentre as opções apresentadas, escolha „Selecionar um arquivo no meu computador‟. Preencha com as informações abaixo:


Tipo: Documento Técnico. Nome Documento de oficialização de demandas de alteração de software. Arquivo SETIC-PROPLAN-Documento-de-oficialização-de-demandas-de-

alteracao-software.doc

Acione o botão „Próximo‟ Acione o botão „Mais ações‟ e „encaminhar‟.

d) Na Tela de encaminhamento.


Motivo tramitação: Para Análise e Manifestação Encaminhamento: Solicito análise da solicitação. Destino: DSI/SETIC


6) Consulte a solicitação digital cadastrada no exercício 5.b e visualize as peças da solicitação para se

certificar de que a solicitação foi corretamente inserida.

Orientação para o instrutor: Verificar se todos enviaram a solicitação.

7) O instrutor irá “RECEBER” e “ENCAMINHAR” as solicitações.

8) Realize as seguintes operações na fila de trabalho:

a) Consulte todas as solicitações do grupo de assunto Treinamento - SPA. b) Consulte os dados detalhados da solicitação que está na sua fila de trabalho. c) Efetue o recebimento da solicitação que retornou para a sua fila de trabalho.

No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Treinamento-SPA.




6

Selecione a correspondência clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento.

Acione o botão „Receber‟. d) Efetue o arquivamento da solicitação recebida no item anterior.

Ainda na fila de trabalho, selecione a solicitação que você recebeu no item anterior e acione o botão „Mais opções‟ > „Arquivar‟.


Despacho: Arquivado até segunda ordem. Estante: 0 Prateleira: 0

Acione o botão „Confirmar‟. Acione o botão „Arquivar‟ para finalizar o procedimento.

9) O Sr. Juscelino Amaral entregou no Protocolo Geral um catálogo da sua nova linha de produtos de

informática para ser entregue ao gerente da informática.

a) Cadastre o documento como uma solicitação digital com os dados abaixo:



Órgão: UFSC Tipo: Solicitação Setor de abertura Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de Origem: Sigla e nome do seu setor de lotação Interessado: Informe o número do seu CPF Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Comunicado Detalhamento do assunto: Catálogo de produtos para análise da gerência de informática. Município/campus: Florianópolis


b) Simule a digitalização do catálogo recebido:

Na tela de „Confirmação de Cadastro‟, acione o botão „Peças‟ e clique no botão de inserção de arquivo. Escolha a opção „Digitalizar um documento pelo scanner‟ para simular a digitalização do catálogo recebido.

c) Encaminhe este documento para o setor indicado abaixo:

Selecione „Mais ações‟ e „Encaminhar‟. Preencha as seguintes informações para efetuar o encaminhamento da solicitação:




7


Destino: Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor.

Acione o botão „Encaminhar‟ para efetuar o encaminhamento do documento para o setor

escolhido.

d) Acesse o menu Fila de Trabalho e visualize a fila de processos pelo item Não recebidos.

Acesse o menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Processos Administrativos e Documentos e o item Não recebidos.

Selecione a solicitação que foi encaminhada para o seu setor no exercício 9.a pelo colega ao

seu lado, clicando na caixa de seleção .

A solicitação que você receberá foi cadastrada pelo participante que está sentado ao seu lado no treinamento. Se necessário, confirme com ele o número da solicitação gerada.

Acione o botão „Receber‟. Anote o número do documento recebido: _______________.

AUTUAÇÃO DE SOLICITAÇÃO

10) Ao receber o catálogo, o gerente de informática ficou muito interessado no produto e solicitou novas

informações ao fornecedor. Tendo em vista que a empresa encaminhou diversos documentos sobre o assunto (especificações técnicas, planilhas, etc.), faça a autuação do documento transformando-o em processo.

a) Efetue a autuação da solicitação:

Acesse a opção „Autuação de solicitação‟ no menu principal do sistema. Insira o número do documento recebido no exercício anterior e acione o botão „Próximo‟.


Tipo de processo: Administrativo Tipo de cadastro: Processo

Acione o botão „Salvar‟. Anote o número do processo autuado: _________________

b) Faça a consulta ao processo autuado no exercício anterior.

Acesse o menu Consulta de Processos/Solicitações.


Processo: (insira o número do processo autuado no exercício anterior)

Acione o botão „Consultar‟. Note que o tipo desse registro é „Processo digital‟.




8

Acesse também o menu de contexto Peças, no alto da tela de consulta, e visualize todos os arquivos da „Pasta digital‟. Verifique que a primeira peça refere-se ao documento e a última peça refere-se à autuação do processo.

Consultas - Diversas

11) Vamos Utilizar os “diversos” modos de consulta:

a. Acesse o menu Consulta de processos/solicitações. b. Selecione o item “Acesse o menu Consulta de processos/solicitações”.

c. Preencha o período da consulta.

Campo da tela Procedimento ou dado a informar Exemplo

Entrada: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018

d. Selecione o Tipo Solicitação Digital

e. Preencha o setor de abertura e setor de origem


Setor origem: Informe o seu setor. Setor de abertura: Informe o seu setor.

f. Acione o botão “Consultar”.

Note que irá retornar tudo que o setor cadastrou.

12) Você gostaria de saber “Tudo” que foi cadastrado por você durante o curso.

Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão “Limpar”. Preencha as datas e o tipo.

a. Para retornar o que você fez, vá em “Parâmetros Adicionais” e preencha:


Usuário: Informe o seu nome.

b. Acione o botão “Consultar”. c. Também podemos ver as solicitações pela cidade.

Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, deixe apenas as datas. Preencha o município.




9


Município/campus: Coloque o seu Município.

Preencha o município. Acione o botão “Consultar”. ATENÇÃO: Se a consulta retornar mais que 500 solicitações acorrerá um erro:

Ajuste os parâmetros para evitar que isso ocorra, geralmente restringido o período (datas) já é o suficiente.

d. Também pode-se consultar por “tipo de peça” e “nome da peça”.

Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão “Limpar”. Preencha as datas. Preencha o Tipo de peça.


Tipo de peça digital: Documento Técnico.

Acione o botão “Consultar” Irá retornar todas as solicitações que contenham a peça do tipo “Documento Técnico”. Retorne na consulta, agora preencha o nome da peça:


Nome da peça digital: oficialização.

Irá retornar todas as solicitações que contenham a palavra “oficialização” no nome da peça.

e. Demais itens dos “Parâmetros Adicionais” são usados para a consulta de “processos”

Vinculação. Informações complementares. Tipo de processo. Prazo. (Pode ser usado em Solicitações, mas legalmente é utilizado em processo)

13) Os parâmetros para “Tipo de Documento” são usados para a consulta de “processos”

14) Parâmetros para “Tramitação”.


a. Você gostaria de saber todos os processos que tramitaram (“passaram”) no seu setor.

Preencha o campo Setor de recebimento.


Setor de recebimento: Informe o seu setor.

Mas e os setores “abaixo” do seu setor?




10

Mude o “setor de recebimento” para o setor “acima” do seu setor. Selecione o checkbox “Hirarquia”. Acione o botão “consultar”.

b. Também é possível consultar pelo “motivo da tramitação”

Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, deixe apenas as datas. Preencha o Motivo de tramitação.


Motivo de tramitação: Para Análise e Manifestação.

Acione o botão “consultar”. Veja o resultado. Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão “Limpar”. Preencha as datas.

c. Consulta do “encaminhamento”

Preencha o campo “Detalhamento do parecer”.


Detalhamento do parecer: Análise.

Acione o botão “consultar”. Veja o resultado. Irá aparecer todas as solicitações cujo encaminhamento contêm a palavra

“análise” Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão “Limpar”. Preencha as datas e o tipo.

d. Consultar solicitações “Arquivadas”

Preencha a data de arquivamento.


Data arquivamento: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018

Acione o botão “consultar”. Veja o resultado. Encontre a sua solicitação. Acione o botão “Outras Ações” e Reabrir.

e. Consultar solicitações "Reabertas"

Preencha a data de Reabertura.


Data arquivamento: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018

Acione o botão “consultar”. Veja o resultado.

f. Consultar solicitações por dias sem tramitar




11

Preencha o campo “Dias parados”.


Dias parados: 1


15) Parâmetros do “Assunto”.


a. Preencha o “Assunto”


Assunto: Novo Software


b. Preencha o “Grupo de assunto”.


Grupo de Assunto: Treinamento - SPA


c. Preencha o “Detalhamento do assunto”.


Detalhamento do assunto: Desenvolvimento de um novo software

Acione o botão “consultar”. Veja o resultado. Volte e selecione o checkbox “Palavras separadas” e mude o detalhamento para:


Detalhamento do assunto: Desenvolvimento software

Acione o botão “consultar”. Veja o resultado. Observação: Se não selecionar o checkbox a consulta não encontra as solicitações.

16) Parâmetros do “Interessado na UFSC”.


a. Preencha o “SIAPE/Matricula”


SIAPE/Matricula: Seu siape




12

Observação: Podes pesquisar digitando o CPF ou o nome no campo “Interessado na UFSC” Acione o botão “consultar”. Veja o resultado.

b. Preencha o “Categoria do interessado”


Categoria do interessado: Técnico-Administrativo


Relatórios

17) As consultas usualmente suprem a maioria das demandas, mas dependendo da situação é necessário obter relatórios padronizados.

a. Acione o Menu Relatórios Relatórios de Processos e Solicitações.

Relatório das solicitações criadas por você. Preencha os dados:


Período: “Data de inicio do curso” a “data de hoje” 20/07/2018 a 21/07/2018 Órgão: UFSC Setor origem: Informe o seu setor DSI Cadastrado por: Informe o seu nome Fulano Beltrano de Tal Tipo: Solic. digital

Acione o botão “Visulaizar”. Veja o resultado. Salve o “pdf” gerado

Cadastros Básicos

18) Você foi lotado no setor que é responsável pela manutenção de ar condicionados. Conforme

Memorado(http://pu.ufsc.br/files/2012/01/MEM-C-1-DRE.SEOMA_.2017.pdf), o setor resolve atender apenas solicitações via SPA, então é necessário o cadastro dos assuntos.

a. Acesse o menu Cadastros básicos Assunto Grupo de Assunto.

Acione o botão “Novo”. Preencha o campo “Descrição”.


Descrição: Treinamento – Solicitação - Seu nome Treinamento – Solicitação - Richard

Acione o botão “Salvar”.

b. Acesse o menu Cadastros básicos Assunto Assunto.

Acione o botão “Novo”. Preencha os campos.




13


Descrição: Manutenção ar Grupo de assunto Treinamento – Solicitação - Seu nome Treinamento – Solicitação – Richard

Acione o botão “Salvar”. Acione o botão “Voltar”. Acione o botão “Novo”. Preencha os campos.


Descrição: Instalação ar Grupo de assunto Treinamento – Solicitação - Seu nome Treinamento – Solicitação – Richard

Acione o botão “Salvar”.

Vinculação

19) O seu setor recebeu um ar condicionado que estava em uso em outro setor, contudo é necessário

solicitar a manutenção (Limpeza) do ar condicionado. a) Cadastre a solicitação digital:



Órgão: UFSC Tipo: Solicitação Setor responsável: Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de abertura Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de Origem: Sigla e nome do seu setor de lotação Interessado: Informe o número do seu CPF Grupo de Assunto: Treinamento – SPA – “nome do colega” Assunto: Manutenção ar Detalhamento do assunto: Manutenção ar condicionado. Patrimônio <coloque um número de

6 dígitos>. Local: Sala de treinamento nº <número/nome da sala> . Ramal: <seu ramal>

Município/campus: Seu Munícipio


b) Na Tela de encaminhamento.


Motivo tramitação: Para Análise e Manifestação. Encaminhamento: Solicito a manutenção de ar condicionado. Destino: Setor do colega


Porque o seu setor, como setor

responsável ? Ver Memorando: http://pu.ufsc.br/files/2012/01/MEM-C-1-

DRE.SEOMA_.2017.pdf




14

20) O seu setor recebeu um ar condicionado que estava em uso em outro setor, contudo é necessário solicitar a instalação do ar condicionado. a) Cadastre a solicitação digital:



Órgão: UFSC Tipo: Solicitação Setor responsável: Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de abertura Sigla e nome do seu setor de lotação Setor de Origem: Sigla e nome do seu setor de lotação Interessado: Informe o número do seu CPF Grupo de Assunto: Treinamento – SPA – “nome do colega” Assunto: Instalação ar Detalhamento do assunto: Instalação de ar condicionado. Patrimônio <coloque um número

de 6 dígitos>. Local: Sala de treinamento nº <número/nome da sala> . Ramal: <seu ramal>

Município/campus: Seu Munícipio


b) Na Tela de encaminhamento.


Motivo tramitação: Para Análise e Manifestação. Encaminhamento: Solicito a instalação de ar condicionado. Destino: Setor do colega


21) Note que a instalação deve ser feita após a manutenção. Portanto vamos vincular as solicitações a) Acesse o menu Processo Vinculação

Preencha o número da solicitação cadastrado no exemplo 19. Acione o botão „Próximo‟ Acione o botão „Adicionar‟ Preencha o campo “Processo/Solicitação” com o número da solicitação cadastrada no

exemplo 20. Acione o botão „Confirmar‟ Acione o botão „Arquivar‟

b) Consulte as solicitações para ver a vinculação. c) Agora receba as solicitações encaminhadas pelo colega. d) Arquive a solicitação de manutenção. No Despacho preencha

Porque o seu setor, como setor

responsável ? Ver Memorando: http://pu.ufsc.br/files/2012/01/MEM-C-1-

DRE.SEOMA_.2017.pdf




15


Despacho: Manutenção realizada. Limpeza e pintura.

Acione o botão „Confirmar‟ Acione o botão „Salvar‟

e) Arquive a solicitação de instalação. No Despacho preencha


Despacho: Instalação realizada.

Acione o botão „Confirmar‟ Acione o botão „Arquivar‟

OUTRAS SOLICITAÇÕES

22) Existem outros tipos de solicitações que podem ser recebidos pelos departamentos. Seguem exemplos:

a. Prefeitura. (http://pu.ufsc.br/entre-em-contato/) i. [Memorando: http://pu.ufsc.br/files/2012/01/MEM-C-1-DRE.SEOMA_.2017.pdf]

b. Manutenção de Computadores (NUMA)

http://pu.ufsc.br/entre-em-contato/




16

EXERCÍCIOS

Para a execução dos exercícios é importante a formação de duplas ou trios para que cada um possa receber as solicitações. Verifique se você está no ambiente de treinamento antes de prosseguir.

Para todos os cadastrados utilizem o grupo de assunto Treinamento - SPA

I) Faça uma solicitação digital para o colega. a. Na solicitação, informe a necessidade da aquisição de cadeiras para o seu setor. b. Receba a solicitação que o colega te enviou. c. Materialize a solicitação completa e salve em seu computador. d. Encaminhe para o setor remetente. e. Receba e Arquive a solicitação que retornou para você. (é a mesma que você criou).

II) Faça uma segunda solicitação digital para o colega.

a. Na solicitação, informe a necessidade da aquisição de mesas para o seu setor. b. Recuse a solicitação. c. Receba e encaminhe para o instrutor a solicitação (que foi recusada pelo colega) que

retornou para você. (é a mesma que você criou). d. Verifique se o instrutor recebeu sua solicitação.

III) Fila de trabalho.

a. Arquive todas as solicitações digitais que estejam na sua fila de trabalho.

IV) Consulte: a. Todas as solicitações feitas hoje. b. Todas as solicitações que você cadastrou. c. Verifique as tramitações de cada uma das solicitações que você cadastrou. d. Faça uma solicitação digital pedindo o registro de presença neste curso informando como

justificativa as informações das alíneas a, b e c. Encaminhe para o instrutor.

V) Faça uma solicitação Digital para encaminhar para colega. Na solicitação diga para o colega fazer um relatório com todas as solicitações criadas pelo colega desde o inicio do curso. No relatório deve constar o número da solicitação, o assunto, o interessado e o detalhamento. E informar também total de solicitações desde o inicio do curso.

VI) Receba a solicitação encaminhada pelo colega e faça o relatório e encaminhe para o colega que te solicitou. (Dica: use um dos relatórios disponíveis no menu Relatórios.)

VII) Olhe a resposta da solicitação e verifique se o relatório está de acordo com o solicitado. Caso esteja de acordo encaminhe para instrutor. Caso não esteja, recuse indicando o motivo. Observação: Verifique se a sua resposta foi recusada no item VII, se foi refaça a resposta conforme o item VI.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA – …sites.setic.ufsc.br/~rihs/SPA/UFSC - Curso SPA -...

Documents

Transcript of UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA – …sites.setic.ufsc.br/~rihs/SPA/UFSC - Curso SPA -...