UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE … · Certificado de defunción ... psicotécnica,...
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A.G. A.C. CT E D M S
A02 ACTAS
A02.04 Actas de Comisión Asesora de Relaciones 1 4 X X
Institucionales
A02.15 Actas de Comité de Evaluación Administrativa 4 4 X X
A02.22 Actas de Comité de Relaciones Laborales 4 4 X X
A02.29 Actas de Comité Interno de Asignación y 4 4 X X
Reconocimiento de Puntaje (CIARP)
A02.48 Actas Operador Externo 4 4 X X
A02.84 Actas de Comité Paritario de Seguridad y Salud en 2 4 X X
el Trabajo
Inscripción de COPASST
Acta comité de salud ocupacional
Acta de apertura
Acta de escrutinio
Comunicaciones
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES(AÑOS)
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A06 AUXILIATURAS
A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 2 8 X X
Solicitud de Auxiliatura (si aplica)
Copia de la Resolución de aprobación (si aplica)
Listado de tiras de pagos y resumen
Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes)
Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación
Novedades
Liquidación
A11 AUXILIOS
A11.01 Auxilio Educativo 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Solicitud funcionario
Certificaciones de colegios
Listados
A11.02 Auxilio Funerario 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Carta solicitud
Factura funeraria original
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
(AÑOS)
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RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
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Certificado de defunción autenticado
Fotocopia cédula de la persona fallecida
Fotocopia cédula del solicitante
Orden de pago
Resolución
A12 AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN EXTERNA 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo y se puede
Autorización del sistema consultar en el sistema
A13 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 30 8 X X
Liquidaciones
Reportes
Comunicaciones
B01 BECAS
B01.04 Becas IPRED 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Solicitud
Certificado de dependencia
Certificación laboral tiempo y salario
Relación al IPRED
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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Comunicaciones
B01.05 Becas de Sostenimiento 2 8 X X
Listados de tiras de pagos y resumen
Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes)
Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación
Novedades
Liquidación
C03 CERTIFICADOS
C03.03 Certificados de Ingresos y RETENCIÓNes (Acumulados) 2 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativo
Reportes
Comunicaciones
C04 CIRCULARES
C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo
C07 CONCURSOS
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
(AÑOS)
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C07.01 Concursos Administrativos 3 4 X X Se elimina porque una vez terminado el concurso, los
Copia Resolución de Convocatoria documentos de los vinculados quedan en la historia
Avisos laboral
Listado de aspirantes que cumplen requisitos
Pruebas (técnica, psicotécnica, examen físico y entrevista)
Carta de citación a pruebas y entrevistas
Resultados de pruebas
Recursos y respuestas a los mismos
Listado de elegibles
Copia de Resolución de declaración de concurso
desierto (si aplica)
C09 CONTRATACIÓN
C09.08 Orden de Compra 3 7 X X
RUT
Cotizaciones
Pólizas (si aplica)
Factura
AG = Archivo de Gestión
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E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
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P = Permanente
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C09.10 Orden de Pago 3 7 X X
RUT
Factura
C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X
RUT
Factura o cuenta de cobro
Fotocopia de afiliación a salud y pensión
Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales
(personas jurídicas)
C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X
RUT
Cotizaciones
Pólizas
Acta de inicio
Factura o cuenta de cobro
Acta de suspensión
Acta de reiniciación
Acta de obra no prevista
Acta de liquidación
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E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
(AÑOS)
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Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz
y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)
C10 CONVENIOS
C10.10 Convenios Inglés 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Carta solicitud de Inglés
Firma de compromiso
Listado de inscritos
Listado de notas
Comunicaciones
C12 CUOTAS PARTES PENSIONALES 10 0 X Se elimina porque pierde valor contable y administrativo
Cuentas de cobro y en tesorería se evidencia los pagos
Actas de cruce de cuentas
Acuerdos de pago
Resoluciones de contabilización de deudas
Comunicaciones de las objeciones presentadas a los cobros
de cuotas partes
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D = Digitalización
M = Microfilmación
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P = Permanente
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C16 CURSOS PREICFES 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Certificado de culminación del curso
Registro
D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional
de la UIS
E07 EXPEDIENTE PENSIONADOS CAPRUIS P 0 X
Certificaciones de tiempos laborados
Resolución de reconocimiento de pensión
Registro civil o partida de bautizo
Fotocopia cédula de ciudadanía
Resoluciones de reajustes
Comunicaciones
G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Acuerdos de pago (Si aplica)
Informe sobre la gestión de cobro
Solicitud cobro jurídico (Si aplica)
H04 HISTORIAS LABORALES
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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H04.01 Historias Laborales Personal Administrativo 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la
terminación del contrato
Acto Administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de notificación del nombramiento
Oficio de aceptación del nombramiento o contrato de trabajo
Registro Civil de nacimiento
Fotocopia de los documentos de identificación
Fotocopia de la tarjeta profesional (para profesionales)
Formato Único de Hoja de Vida
Soportes documentales de estudios y experiencia que acre-
diten los requisitos del cargo
Acta de posesión
Copia del memorando dirigido al Jefe inmediato sobre la fe-
cha de posesión
Formato de documentos presentados para la vinculación
Certificado médico de ingreso
Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos
pendientes de carácter alimentario
Declaración juramentada de la identificación de los bienes
y rentas
Certificado de hemoclasificación
AG = Archivo de Gestión
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CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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A.G. A.C. CT E D M S
Formularios de afiliación a seguridad social
Evaluación del periodo de prueba
Evaluación del desempeño
Actos Administrativos que señalen situaciones administrati-
vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución
Comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones,
ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera, entre otros.
Acuerdos sobre reconocimientos
Copia de diligencias de posesión en otros cargos
administrativos
Copia del contrato de la comisón de estudios
Pagaré de respaldo a la comisión de estudios
Modificaciones al contrato y/o pagaré
Carta de reintegro de la comisión
Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de
control)
Carta del Comité de Evaluación Administrativo sobre el
reconocimiento o negación del puntaje
Carta de confirmación de pago anual de cesantías
Copia de la carta de aceptación de la renuncia
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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A.G. A.C. CT E D M S
Resolución de aceptación de la renuncia
Resultados de exámenes de retiro emitidos por la E.P.S.
Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP
Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte
Resolución de reconocimiento del bono pensional
Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la
pensión
Copia de la Resolución de la pensión convencional, en el
caso de Trabajadores Oficiales
Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas
Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión
Carta del funcionario declarando que no se encuentra incurso
en incompatibilidades para acceder a la pensión
Carta y soporte de sustitución en vida
Paz y salvo con la Universidad
Constancia de devengados y descuentos para efectos de las
prestaciones sociales año a año
Formato solicitud de cesantías
Documentos soportes para el pago de cesantías según el
caso
Comunicación autorizando el pago de cesantías
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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H04.02 Historias Laborales Docente Planta 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la
terminación del contrato
Acto Administrativo de nombramiento
Soportes del concurso docente
Acta de evaluación para personal docente (sueldo de
enganche)
Carta de notificación del nombramiento (carta de ofrecimiento)
Oficio de aceptación del nombramiento
Registro Civil de nacimiento
Fotocopia de los documentos de identificación
Fotocopia de pasaporte (para Extranjeros)
Visa de trabajo para la UIS (para Extranjeros)
Matrícula o permiso de trabajo (para Extranjeros)
Fotocopia de la tarjeta profesional
Formato Único de Hoja de Vida
Soportes documentales de estudios y experiencia que
acrediten los requisitos del cargo
Oficio o recibo de pago de Estampillas Pro-UIS
Acta de posesión
Copia del memorando dirigido al Director de la Escuela
sobre la fecha de posesión
AG = Archivo de Gestión
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E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
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P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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Carta de autorización de descuentos salariales por no
cumplimiento del año de servicio
Carta de autorización de gastos de representación
Formato de documentos presentados para la vinculación
Certificado médico de ingreso
Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos
pendientes de carácter alimentario
Declaración juramentada de la identificación de bienes y
rentas
Certificado de hemoclasificación
Formularios de afiliación a seguridad social
Actos Administrativos que señalen situaciones administrati-
vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución,
comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones,
ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, pago de prestaciones, entre otros.
Evaluación del periodo de prueba del docente
Evaluación del desempeño
Copia de los certificados de participación o asistencia a acti-
vidades de formación continua (seminarios, cursos,
talleres, etc.)
AG = Archivo de Gestión
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CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
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M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
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A.G. A.C. CT E D M S
Copia del contrato de la comisión de estudios
Pagaré de respaldo a la comisión de estudios
Modificaciones al contrato y/o pagaré
Carta de reintegro de la comisión
Resolución de otorgamiento de Año Sabático
Contrato y pagaré de Año Sabático
Actos Administrativos de reconocimientos
Copias de Diligencias de Posesión en otros cargos
administrativos
Resultados de la Evaluación Docente por: Director de Escue-
la, Estudiantes, Dirección de Control Interno y Evaluación
de Gestión y la Autoevaluación
Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de
control)
Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación del puntaje
Carta de conceptos de trabajos académicos
Cartas de notificación de disfrute de vacaciones y solicitud
de acumulación de las mismas
Autorización de licencias
Comunicaciones asociadas al rendimiento laboral o
llamados de atención, inclusive actos de levantamiento
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D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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OBSERVACIONES
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Manifestaciones expresas del funcionario sobre
modificación salarial
Carta de confirmación de pago anual de cesantías
Carta autorizando la sustitución de pensión
Carta de aprobación de cesantías parciales
Copia de la carta de renuncia
Copia de la carta de aceptación de la renuncia
Resolución de aceptación de la renuncia
Resultados de exámenes de retiro emitidos por la EPS
Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP
Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte
Resolución de reconocimiento del bono pensional
Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la
pensión
Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas
definitivas
Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión
Carta del funcionario declarando que no se encuentra
incurso en incompatibilidades para acceder a la pensión
Carta y soporte de sustitución en vida
Paz y salvo con la Universidad
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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A.G. A.C. CT E D M S
Constancia de devengados y descuentos para efectos de
las prestaciones sociales año a año
Formato solicitud de cesantías
Documentos soportes para el pago de cesantías según el
caso
Comunicación autorizando el pago de cesantías
H04.03 Historias Laborales Docente Cátedra 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la termi-
Formato Único de Hoja de Vida nación del contrato
Soportes documentales de estudios y experiencia que acre-
diten los requisitos del cargo
Certificaciones laborales
Fotocopia de los documentos de identificación
Fotocopia de pasaporte (para extranjeros)
Fotocopia de visa de trabajo para la UIS (para extranjeros)
Fotocopia de la tarjeta profesional
Copia de afiliaciones a seguridad social
Contrato laboral por semestre académico
Solicitudes y respuestas de cambio de categoría
Evaluaciones docentes
Copia de los certificados de participación o asistencia a
AG = Archivo de Gestión
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D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
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OBSERVACIONES
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A.G. A.C. CT E D M S
actividades de formación continua (diplomados, seminarios,
cursos, talleres, etc.)
Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de
control)
Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación de puntaje
Comunicaciones asociadas al rendimiento laboral o
llamados de atención, inclusive actos de levantamiento
Copia de la carta de renuncia
Copia de la carta de aceptación de la renuncia
H08 Historia Ocupacional 5 15 X X Pasados 15 años en el archivo central se microfilma y
Certificado de aptitud laboral se elimina el soporte papel
Formato único de reporte de accidentes de trabajo
y enfermedad profesional
Mediciones ambientales y otros
Mediciones generales de afectación al trabajador
Recomendaciones medicas en casos clínicos
Conceptos de la ARP y juntas de calificación de invalidez
Actas y planes de intervención
Análisis de puestos de trabajo
Comunicaciones y reportes
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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I01 INFORMES
I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información queda reflejada en
Solicitud
Respuesta
I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado
de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se
contará a partir de la fecha de finalización de la OPS,
el Convenio o el Contrato
N01 NOMINAS
N01.03 Nomina Profesores Cátedra 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y
Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel
Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes)
Listado Maestra
Listado de reporte de tiempos trabajados
Liquidación
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
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N01.05 Nomina Jubilados 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y
Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel
Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes)
Listado Maestra
Listado de aportes a Seguridad Social
N01.07 Nomina General 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y
se elimina el soporte papel
Listados de tiras de pagos y resumen
Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes)
Listado Maestra
Listado de Aportes a Seguridad Social
N02 NOVEDADES DE NOMINA 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y
se elimina el soporte papel
Copia de Actos Administrativos (nombramientos,
renuncias y comisiones)
Autorización de descuentos
Formato de horas extras
Informe de incapacidades
Certificados para modificación de retención en la fuente
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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N04 NOVEDADES CONTRATACIÓN EXTERNA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Reporte
P03 PLANES
P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección
de Control Interno y Evaluación de Gestión
P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección
de Control Interno y Evaluación de Gestión
P09 PROGRAMAS
P09.20 Programa de Inspecciones 2 4 X X Porque pierde valor administrativo
Listas de chequeo
Comunicaciones
Informes
P09.25 Programa de Formación 5 5 X X
Plan de formación
Resumen de asistencia
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
(AÑOS)
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES
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A.G. A.C. CT E D M S
Eficiencia de la formación
Informe del plan de formación
P09.29 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Tra- 2 4 X X
bajo
Registro de asistencia
Informe de Práctica
Actas
Comunicaciones
P09.30 Programa de Vigilancia Epidemiologica de Salud 2 4 X X
Mental
Plan de actividades
Registro de asistencia
Consentimiento informado
Comunicaciones
Informe
P09.31 Programa de Prevención y Protección Contra Caídas 2 4 X X
en Alturas
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
(AÑOS)
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
OBSERVACIONES
Pág. 22 de: 26
A.G. A.C. CT E D M S
Plan de actividades
Registro de asistencia
Comunicaciones
Inspección de seguridad
Formatos de permiso
Informe
P09.32 Programa para la Prevención y Atención de Emergen- 2 4 X X
cias
Plan de Actividades
Registro de asistencia
Inspecciones de Botiquines, Extintores y Camillas
Mantenimiento y recarga de extintores
Revisiones gabinete contra incendio
Revisión red hidraúlica contra incendio (Hidrantes)
Brigadas de emergencia
Comunicaciones
Informes
P09.33 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X
vención y Control de enfermedades Asociados al Ri-
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES(AÑOS)
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Pág. 23 de: 26
A.G. A.C. CT E D M S
esgo Químico
Plan de actividades
Registro de asistencia
Comunicaciones
Informes
P09.34 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la 2 4 X X
Prevención de Riesgo Biológico
Plan de Actividades
Registro de asistencia
Registro de vacunación
Comunicaciones
Informes
P09.35 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X
vensión y Control de Riesgo Biomecánico en Entornos
Laborales
Plan de Intervención
Registro de asistencia
Consentimiento informado
Comunicaciones
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES(AÑOS)
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
Pág. 24 de: 26
A.G. A.C. CT E D M S
Informe
P09.36 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X
vensión y Control de Alteraciones Auditivas Asociadas
al Ruido Laboral
Plan de Actividades
Registro de asistencia
Comunicaciones
Informe
P09.37 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X
vensión y Control de Alteraciones en la Voz
Plan de Actividades
Registro de asistencia
Comunicaciones
Informe
P09.38 Programa Entrega y Uso de Elementos de Protección 2 4 X X
Personal
Registro de asistencia
Verificación de uso de EPP
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES(AÑOS)
Pág. 25 de: 26
A.G. A.C. CT E D M S
Verificación de uso de EPP
Comunicaciones
Informe
P11.08 Proyecto Bienestar y Mejoramiento de la Calidad de 3 1 X X
Vida
Muevete UIS
Acondicionamiento Físico
Celebraciones Especiales
Empleado Administrativo
Integración Docente
Acompañamiento a Funcionarios
Etapa Pensional a Plenitud
Gracias por sus servicios
P11.09 Proyecto de Mejoramiento de Clima Organizacional 3 1 X X
Aplicación del Instrumento
Ejecución de Planes de Intervención
Conferencias Magistrales
Formatos de Asistencia
Evaluaciones de Reacción
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL
OBSERVACIONES(AÑOS)
Pág. 26 de: 26
A.G. A.C. CT E D M S
P11.10 Proyecto Mecanismos para la Resolución Pacifica de 10 1 X X
Conflictos
Promoción de los Mecanismos
Atención de Casos (Comunicaciones-Formatos-Actas)
Plan de Formación de Mediadores
Informe Anual de Resolución Pacifica
P11.11 Proyecto de Valores Institucionales 3 1 X X
Estrategia Publicitaria
Informe Anual de la Promoción del Valor
S05 SOLICITUDES DE ASOCIACIONES 4 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo
Solicitud
Autorización
AG = Archivo de Gestión
AC = Archivo Central _______________________________________________________
CT = Conservación Total IVONNE SUÁREZ PINZÓN
E = Eliminación DIRECTORA DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
D = Digitalización
M = Microfilmación
S = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS:
P = Permanente
* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros
OBSERVACIONES(AÑOS)
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 3180
CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓNDISPOSICIÓN FINAL