UNIVERSIDAD DE CARABOBO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA PUBLICA

NÚCLEO ARAGUA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE

ALMACÉN DE LA EMPRESA AGROPECUARIA MARAPURE, C.A., UBICADA EN

SAN FERNANDO DE APURE, ESTADO

APURE

Autor:

Alfonzo, Dilia

La Morita, Mayo, 2002

CAPÍTULO I

El problema

Planteamiento del Problema Una empresa lleva a cabo un cúmulo de tareas para lograr un fin determinado y que tiene

implícito la generación de dinero. Las operaciones de cada empresa se inician por la

comercialización, a través de la cual se ejecutan funciones de mercadeo y ventas por medio

del contacto con el cliente, con el objeto de conocer y satisfacer sus expectativas. El plan

de ventas se traduce en un plan de producción, a través del cual se identifican

requerimientos de recursos materiales, humanos y el uso de máquinas, siendo ésta la pauta

para la posterior elaboración de planes de otras áreas funcionales de manufactura como el

aprovisionamiento (compras y almacenes), calidad, mantenimiento, investigación y

desarrollo, quienes prestan un servicio al área de producción, la cual se encarga de la

generación de los productos de la empresa.

Debe señalarse que los inventarios de materias primas y productos terminados se

encuentran entre las funciones más importantes de la administración de operaciones, porque

requieren de gran cantidad de recursos de capital y afecta la entrega de productos al cliente

en forma oportuna. Una correcta administración y un adecuado control del almacén,

requiere mantener dentro de las organizaciones un área funcional y especifica diseñada para

el almacenamiento y control de los materiales, a fin de garantizar la continuidad y oportuno

abastecimiento al departamento de producción. Es por ello que uno de los controles más

fiables debe ser el de almacén, y en especial el almacén de materias primas, puesto que con

esta información la empresa determinará de cuánta materia prima dispone en cada cierre de

mes, donde la misma debe ser la más actualizada y precisa posible, de tal manera que se

pueda garantizar el abastecimiento a tiempo y la fluidez de la producción.

En los actuales momentos, la dinámica del ritmo de trabajo diario, obliga a la toma de

decisiones que permitan el manejo adecuado de todos los elementos involucrados en la

empresa Agropecuaria Marapure, C.A. especialmente en la Sección de Almacén, a fin de

lograr los objetivos propuestos y comunes de la organización, y así lograr una

administración efectiva del inventario, a través de políticas, que deben ser formuladas

conjuntamente con el área de ventas, producción y finanzas, las cuales consisten

principalmente en la fijación de parámetros para el control de la inversión, mediante el

establecimiento de niveles máximos y mínimos de inventario que produzcan tasas de

rotación aceptables y constantes.

La empresa Agropecuaria Marapure, C.A., como fabricante de productos lácteos se ve en la

necesidad de optimizar los movimientos de sus inventarios en sus dos renglones: materia

prima y producto terminado, procurando mantener la calidad del producto y la continúa

distribución de los mismos, en tal sentido ha iniciado una etapa de cambios de sus

procedimientos tradicionales, procurando aprovechar al máximo los recursos que posee y

con esto optimizar sus procesos. Esta conversión se encuentra en la sección de almacén,

rubro de gran importancia para el proceso productivo de la empresa.

Es importante destacar, que la información contable manejada en la sección de almacén,

presenta deficiencias en cuanto al proceso de control de existencia física, ya que se realiza

de manera informal y no se determina en forma exacta su verdadero saldo, lo que trae como

consecuencia que la empresa solicite al proveedor, el suministro de materia prima cuando

ésta supuestamente se agota, originando así emergencias en las compras y atrasos en el área

productiva. Igualmente al momento de realizar los inventarios, los empleados no pueden

determinar las cantidades existentes, debido a que no poseen el equipo necesario para el

control de los suministros y así conocer la existencia real del inventario. Así mismo, no

existe un control formal y adecuado para registrar las entradas y salidas del almacén, al

igual que un presupuesto anual del consumo de materia prima, lo que ocasiona las

emergencias antes planteadas.

Bajo las premisas enunciadas, la empresa Agropecuaria Marapure C.A. en búsqueda de

optimizar eficazmente los recursos, a fin de que sean lucrativos y al mismo tiempo, obtener

el mejor rendimiento posible de la inversión realizada, se plantea la siguiente interrogante:

¿Existe un control de la materia prima y productos terminados en la Sección de Almacén

que permita definir las debilidades y fortalezas del mismo, cuando se presenta el problema

en que la materia prima y el producto terminado se pierda con frecuencia provocando la

paralización parcial de los procesos productivos?.

En atención a la problemática existente, y tomando en cuenta los continuos avances

tecnológicos la investigadora se plantea la necesidad de llevar a cabo evaluación del control

interno del inventario en la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure,

C.A., con procedimientos claros y precisos que contribuyan a obtener mejores resultados en

sus actividades y así asegurar el flujo adecuado de los materiales para hacerle frente a las

exigencias de las operaciones normales y rutinarias de la producción.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Evaluar el control interno del inventario en la Sección de Almacén de la empresa

Agropecuaria Marapure, C.A., ubicada en San Fernando de Apure, estado Apure.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual de la sección de almacén.

Establecer las fallas existentes en los registros contables de la Sección de Almacén.

Determinar los procedimientos administrativos para la recepción y entrega del inventario

dentro de la Sección de Almacén.

Analizar los controles de manera que se lleven adecuadamente, de acuerdo con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).

Evaluar el control interno del inventario en la Sección de Almacén de la empresa

Agropecuaria Marapure C.A., ubicada en San Fernando de Apure, estado Apure

Justificación de la Investigación

La investigadora considera relevante efectuar el presente estudio por la necesidad de llevar

a cabo una evaluación del control interno que permita optimizar los indicadores de manera

eficiente, garantizando la rentabilidad y liquidez de la empresa Agropecuaria Marapure,

C.A., considerando para ello, los costos que se producen en ella y el riesgo con el que opera

en el medio empresarial.

Por otro lado, es importante para la empresa adaptarse a las nuevas exigencias del mercado

en cuanto a la rentabilidad del negocio, a través de análisis del ambiente externo que

comprende la competencia, los índices macroeconómicos y los cambios políticos y sociales

que tiene influencia directa en la planificación de las empresas y que por lo tanto, dichas

planificaciones deben reflejar el alcance de sus metas. Por tal motivo, es necesario llevar a

cabo una evaluación óptima control interno de los inventarios y determinar de esta manera,

sus fortalezas y debilidades, las cuales deberá tomar en cuenta la gerencia para darle

solución definitiva a la problemática existente.

Esta evaluación se enfocará entre sus aspectos más importantes a mantener un control de

las existencias de inventario y vigilar la exposición de los mismos, ante la inflación y la

devaluación de la moneda.

Por lo antes expuesto, la evaluación planteada en la presente investigación posee

importancia para la empresa Agropecuaria Marapure, C.A., ya que la misma permitirá

detectar las fallas en el proceso y presentará las posibles soluciones para mejorar los

controles existentes en la sección de almacén, colaborando con la alta gerencia en la toma

de decisiones, logrando la rentabilidad de la inversión y la capacidad de la cancelación de

sus compromisos adaptándose a un mercado dinámico, competitivo y globalizado.

Alcance de la Investigación

En todo estudio, es imprescindible describir la proyección de la investigación en relación a

objetivos, población y resultados. Es por esto, que esta investigación pretende evaluar los

controles internos existentes en la sección de almacén de la empresa Agropecuaria

Marapure, C.A., diagnosticando la situación que impera en la sección de almacén en

relación a los lineamientos establecidos a fin de determinar la efectividad de las normas,

procedimientos y controles utilizados por la organización.

En consecuencia, los resultados de este trabajo son válidos sólo para la empresa

mencionada, puesto que se considera que esta evaluación no puede extenderse a otras

organizaciones sin conocer los problemas particulares e individuales que confrontan cada

una de ellas.

CAPÍTULO II

Marco teórico referencial

En el desarrollo del marco teórico se presentan las bases cognoscitivas tanto de la

investigación en cuanto a antecedentes se refiere, como del control de los inventarios para

lo cual, se definirán algunos conceptos importantes para el desarrollo de la investigación.

Antecedentes de la Investigación

Existen antecedentes de otras organizaciones que constituyen una base de conocimientos o

informaciones que a pesar de haber desarrollados procesos diferentes persiguen fines

similares, pero constituye referencias validas a la hora de realizar una investigación. Como

soporte para la investigación fueron considerados estudios realizados por otros autores, los

cuales tienen estrecha relación con la presente investigación. Cabe destacar que dichas

investigaciones contribuyen al mejoramiento de la misma.

Debe señalarse que de estos autores fue tomado lo más resaltante en su investigación o lo

que hace mas énfasis con respecto al título de su trabajo, para así poder observar la

concordancia o vinculo con respecto al trabajo realizado.

En este sentido Guillén, K. (2000), Sistema Administrativo de Control de Inventarios Fijos

para la Sección de Bienes pertenecientes al Instituto de Policía Administrativa Municipal de

Girardot, con la finalidad de tener la información actualizada de los bienes con que cuenta

el instituto la cual se vio como el objetivo general, por otra parte el estudio está enmarcado

en una investigación de campo descriptiva y documental, debido a que el mismo se realiza

a través del contacto directo con las actividades del sistema de inventario. Así mismo se

apoyó en una revisión bibliográfica para ampliar y profundizar los conocimientos

relacionados con el tema en estudio.

El investigador procedió a utilizar a la entrevista, encuesta y observación directa como

instrumentos para la recolección de datos, así mismo la técnica estadística para el

procesamiento de datos fue la estadística descriptiva representada por diagramas circulares.

El autor llega a la conclusión de que es notoria la falta de preparación técnica del personal,

la cuál trae como consecuencia desconocimiento de los procesos modernos e inventario,

que debido a la ausencia de una unidad de control de inventarios, la ubicación de los

equipos no coinciden con lo señalado en el inventario de activos, lo que recomienda brindar

la colaboración necesaria al personal que labora en la sección de bienes; revisar

periódicamente la situación en la que se encuentra los inventarios de bienes patrimoniales o

activos fijos, para lograr, el óptimo control y actualización de éstos, llevando a cabo, por

ejemplo, la recodificación y la incorporación o desincorporación de bienes.

Como se puede observar Guillén habla sobre un control de inventario para una mejor

gestión administrativa en el I.P.A.M.G., por otra parte el estudio realizado en esta

investigación se enfoca en la elaboración de un sistema de inventario para un almacén de

materiales teniendo como semejanza los dos trabajos la necesidad de realizar un control de

inventario para tener un mejor control en los bienes coactivos de cada una de las empresas,

lo que conlleva a una mejor gestión administrativa y un mejor control de existencia de

mercancía.

Por otra parte Carvajal, H. (1999). Propuesta de un Sistema de Control Interno para el

manejo de los Inventarios de la Farmacia Arichuna, C.A. Desde el punto de vista de la

clasificación y según el nivel de conocimiento este trabajo se consideró como un proyecto

factible basado en una investigación de campo de tipo descriptiva y documental, la misma

estuvo basada en investigación analítica dirigida a encontrar las causas del caso que se

investigó.

Ahora bien Carvajal utilizó una población la cual fue orientada al Departamento de

Almacenaje de las diferentes mesas de la Farmacia Arichuna, C.A., al fin de controlar por

completo el área de aplicación para obtener los resultados deseados, se trabajó directamente

con la población debido a que es posible controlarla por completo. De lo anteriormente

dicho se pudo de notar que la población y la muestra son las mismas, es decir, fueron de

seis (06) personas, a su vez se le aplicó la encuesta estructurada y la observación directa

como instrumento para la recolección de datos la cual fue estructurada por un cuestionario

de veintiocho (28) preguntas de tipo cerradas, realizadas a las personas encargadas de área

en estudio durante las visitas efectuadas.

El autor concluye lo siguiente: El departamento de depósito no tiene una buena gestión de

los inventarios, ya que los controles empleados no son suficientes y no tienen la efectividad

esperada, la empresa no emplea ninguna teoría empresarial, por ejemplo, como la de Fayol,

la cual explica que para la buena gestión empresarial debe dividirse el trabajo, pero con un

alto grado de responsabilidad para cada uno con lo anteriormente dicho se puede concluir

que tienen fallas organizacionales, por lo que se recomienda adoptar con la mayor brevedad

posible la propuesta a fin de solventar la falla que se presenta en el departamento de

depósito en relación con el manejo de inventarios.

Carvajal hace un enfoque de que para ejercer una gestión efectiva, es necesario practicar un

control eficaz. Un buen sistema de control de existencia reduce al mínimo la posibilidad de

retrasos en la adquisición de mercancías, así como permitirle a la compañía hacer planes en

diversos modos y favorecerle a la mejor utilización de los materiales disponibles. De allí, su

relación con la presente investigación, ya que una vez que se detecten las fallas en el

proceso de inventario, se establecerá un plan administrativo que conlleve a la optimización

de los mismos.

Useche, Y. (1997). Propuesta de control interno bajo el enfoque situacional para el

funcionamiento del almacén de máquinas y equipos de la empresa trabajos industriales y

mecánicos (TRIMECA) ubicada en el estado Carabobo. Trabajo presentado en la

Universidad Bicentenaria bajo la modalidad de proyecto factible con apoyo en un estudio

de campo, basado en revisión documental, en donde se concluyó que a pesar de contar con

un capital relevante, la organización requiere de mejoras tecnológicas para la realización de

algunos de sus procesos administrativos, entre ellos un sistema de facturación y de control

de existencia en almacén, así como un sistema computarizado que mantenga una base de

datos confiable de los activos que la empresa posee.

Al detectar que los controles prescritos no son los más lógicos y correctos en cuanto a las

labores administrativas del almacén se determinó que esto repercutía en la constante

pérdida de la materia prima e insumos.

Márquez, E. (1997). Estudio Comparativo de la Situación Financiera de Empresas

Productoras de los Perfiles, durante 1995 y 1996, para analizar los cambios ocurridos en

este período. La metodología utilizada estuvo basada en la modalidad de proyecto factible

apoyada en una investigación de campo y una investigación documental igualmente se

utilizó la investigación descriptiva y explicativa por el enfoque realizado del estudio Las

conclusiones del estudio se fundamentaron en el análisis de los datos el estudio

comparativo de los estados financiero de los años 1995-1996 el análisis de los estados

influye en forma determinada en el proceso de toma de decisiones tomadas por la gerencia

por los estados financieros, ya que presenta un procedimiento del capital neto del setenta y

ocho por ciento (78%) por encima de la tasa de inflación del mercado.

La relación con el presente trabajo viene dada en que ambas investigación de los estados

arroja los indicadores en donde se registra y evalúa el desempeño de la organización el

estado financiero influye en las decisiones tomadas por la alta gerencia gira en torno a los

indicadores arrojados por los estados financieros y mantiene el índice de solvencia total que

hasta los momentos presenta. Se relaciona con la investigación ya que se basa en una

evaluación de la incidencia e importancia de los resultados obtenidos en los estados

financiero.

Alarcón, K. (1996). Propuesta de un sistema de control interno a través de un análisis

situacional para la empresa Polinor, C.A. ubicada en Maracay. Este estudio enmarcado

dentro de la modalidad de proyecto factible, tuvo como propósito fundamental diseñar un

sistema de control interno para la empresa mencionada con la finalidad de tener

información confiable y veraz así como registros contables correctos y establecimiento de

funciones adecuadas.

Este trabajo aportó al presente estudio aspectos relacionados con la importancia que el

control interno tiene para el manejo eficaz de las organizaciones.

Mendoza, B. (1996). Propuesta de lineamiento dirigidos a optimizar la aplicación del

control interno en el área de inventario de mercancía en la empresa Papelería Venezolana,

C.A. En este trabajo se realizó un diagnostico de necesidades y un análisis de resultados

que permitió concluir que la empresa confrontaba problemas de control interno en el área

de inventario de mercancía. Como alternativa de solución se presentó un proyecto factible

conformado por un conjunto de lineamientos dirigidos a mejorar los controles en el área

mencionada.

Este estudio sirvió como sustento en cuanto a los lineamientos de optimización empleados.

De igual forma Miranda, G. (1995), Propuesta de un Sistema de Control Interno de

Inventario de Materia Prima en la Empresa Semillas Nacionales, C.A., la cual se tomó

como objetivo general.

La investigación se basó en un estudio de campo de tipo descriptivo, ya que consistió en el

análisis sistemático de un problema y por lo cual, seleccionó una muestra perteneciente al

Departamento de Compras, Recepción, Planificación de la Producción y Almacén, como el

área a investigar.

El investigador llegó a la conclusión de que hay inexistencia de una definición de políticas

para la adecuada estructuración y sistematización de la organización, a su vez existen fallas

de coordinación en el uso de recursos económicos, tecnológicos y humanos y debilidad en

la delegación de autoridad, lo que conlleva a la ineficiencia en cuanto a la realización del

control interno de inventario, es por ello que se recomienda implementar la propuesta

planteada, a la brevedad y evaluarla continuamente para realizar cualquier adaptación que

sea necesaria.

El estudio de Miranda, guarda relación con esta investigación, al ofrecer información

básico teórica sobre la aplicación de control interno que conduzcan a una óptima gestión

referente a los inventarios, lo cual fue punto clave para el desarrollo del diseño.

Cordero, S. (1995). Propuesta de un Sistema de Control Interno para el manejo de los

Inventarios de la Empresa Corporación Dreams, C.A. El estudio está enmarcado dentro de

una investigación con modalidad de proyecto factible e investigación de campo con

carácter descriptivo, la población utilizada fue tomada específicamente en el almacén,

donde reposa toda la información correspondiente a los inventarios donde se realizan todos

los movimiento entre los diferentes tipos de inventarios, la técnica de recolección de datos

fue la observación directa y el instrumento a utilizar fue un cuestionario de preguntas

cerradas con alternativas.

El investigador una vez que realizó el análisis de los datos recogidos por los instrumentos e

interpretar los resultados obtenidos, estableció que en la empresa no existía restricción en el

acceso al almacén, esta situación permitía que cualquier persona pueda entrar al mismo y

sustraer mercancía sin una causa justificada.

La investigación que desarrolla Cordero guarda relación con la presente ya que hablan de

que no existe un control adecuado para mantener la existencia de mercancía, también se

relaciona en cuanto a que en ninguna de las dos empresas se realiza toma física de

inventario permanente, lo que ocasiona descontrol en las existencias en base a esto los

investigadores propusieron revisar permanentemente los stock de inventario de mercancía,

de manera así controlar y mantener los productos en el almacén.

Reseña Histórica de la Empresa

Agropecuaria Marapure nace el 11 de Mayo de 1994, en Maracay estado Aragua,

estableciéndose su primer sucursal en la ciudad de San Fernando de Apure del estado

Apure por iniciativa y disposición de la junta directiva principal conformada por las

siguientes personas: Lic. Lea Silva de Romero, Ing. Pánfilo Vicente Valentín, con sus

respectivos directores suplentes: Ing. Lolly Romero Silva, Sra. María R.

Agropecuaria Marapure C.A., es una empresa dedicada a la elaboración e industrialización

de la leche, crema de leche, quesos y demás productos lácteos en general, así como la

distribución de los mismos.

Cabe destacar que la empresa Agropecuaria Marapure, C.A., cuenta con una red de

distribución que garantiza la cobertura nacional, contando con una planta de producción

que dispone de maquinarias modernas y equipos para garantizar la calidad y efectividad de

su producción.

Estructura Organizativa

Un organigrama es un gráfico que representa la estructura de una empresa, que muestra a la

vez los diversos elementos de un grupo y sus relaciones respectivas, de acuerdo a sus

funciones en forma jerárquica de mando, con la finalidad de llevar el control adecuado de

las actividades a realizar. En palabras de Rosenberg (1995), “es la presentación gráfica de

las relaciones e interrelaciones dentro de una organización, identificando las líneas de

autoridad y responsabilidad” (p.290)

El organigrama de la empresa Agropecuaria Marapure, C.A, es de tipo jerárquico vertical

descendente (ver figura 1), el cual es definido por Gómez (1995), como aquel que se da

“cuando las jerarquías supremas se presentan en la parte superior, ligados por líneas que

representan la comunicación de autoridad y responsabilidad a las demás jerarquías que se

colocan hacia abajo a medida que crece su importancia” (p. 4-12)

Melinkoff (1990), expresa que los organigramas verticales descendentes “representan una

pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía de arriba hacia

abajo en una degradación jerárquica descendente” (p. 106).

La especialización vertical ocurre cuando en una organización se verifica la necesidad de

aumentar la calidad de la supervisión o dirección, incrementando los niveles jerárquicos de

la estructura.

Figura 1

Estructura Organizativa de la empresa Agropecuaria Marapure, C.A.

Sección deAlmacén

Sección deCompras

Sección deCaja y Banco

Sección deCrédtio y Cobranza

Departamento deAdministración

Departamento deProducción

Ventas

Departamento deMercadeo

Sección deNómina

Sección deEmisión de Cheques

Departamento deContabilidad

Junta DirectivaPresidente

Asamblea deAccionistas

Fuente: Suministrado pro la empresa Agropecuaria Marapure, C.A.

Bases Teóricas

Las bases teóricas es el proceso mediante el cual el investigador recopila todo aquel

material bibliográfico que considere relevante para el desarrollo de su trabajo. Esto

significa que en las bases teóricas se busca la información principal acerca de aspectos

específicos en la descripción del contenido del tema en estudio. Según Tamayo (1995)

las bases teóricas “son la parte de la investigación, que aplica la descripción del

problema integrado a la teoría técnica y su relación mutua” (p.96)

Las bases teóricas constituyen la fundamentación bibliográfica de ésta investigación, en

ellas se encontrarán una serie de autores que tratan el tema a desarrollar, en la presente

investigación. Su importancia proviene es que a través de ellas, el investigador podrá

explicar los hechos y fenómenos presentes en el estudio.

Son pues, el marco teórico de referencia del investigador. Por tal razón, se tienen las

que siguen a continuación:

Administración

La administración es un conjunto de conocimientos para ser aplicados en la conducción

de grupos, con el objeto de que estos alcancen el logro de sus objetivos con el uso

racional de los recursos de que disponen.

Según García de T. (1995), expresa que la administración “es el conjunto, de

conocimientos para ser aplicados en la conducción de grupos humanos con el objeto de

que estos alcancen el logro, de sus objetivos, con el uso racional de los recursos de que

se disponen” (p.22). En otras palabras, la administración es el proceso mediante el cual

un grupo de personas dirige las acciones de otros hacia metas comunes, esto implica la

coordinación de recursos humanos y materiales, para el logro de los objetivos.

Para Melinkoff (1990), la administración “es una ciencia social compuesta de principios

técnicos y prácticos, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas

racionales, y a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que

indudablemente no son factibles” (p.98)

Ahora bien, se puede establecer que la administración trata de un proceso de

planificación, organización, dirección, ejecución y control; que no son más que la base

de una organización.

De esta manera, Chiavennato (1986) opina:

Con respecto a la planificación es la tarea de trazar líneas generales de las cosas que

deben ser hechas y los métodos para alcanzar los objetivos de la empresa. Ahora bien,

la organización es establecer una estructura formal de autoridad mediante el cual las

subdivisiones de trabajo son definidas integradas y coordinadas para llevar a cabo dicho

objetivo. Así mismo, la dirección es la tarea continua de tomar las decisiones e

incorporarlas en orden y con instrucciones específicas y generales y más aún la de

funcionar como líder de la empresa. Por otra parte, la ejecución se refiere al trabajo que

una persona realiza para el cumplimiento de los objetivos. Y se tiene además, el

control, que constituye el broche de oro de la administración de empresas; puesto que la

gestión que permite conocer si se han cumplido y se están cumpliendo los objetivos

establecidos. (p.98)

Por lo tanto, la planificación, es planear las actividades sirviendo a todo el personal

como marco de referencia de sus actuaciones, como línea de comportamiento y de

conducta a seguir en cada etapa.

La organización, es hacer acopio de todos los recursos que necesita la empresa, tanto

materiales como humanos, y ponerlos a funcionar armoniosamente con señalamiento de

sus interdependencias.

La dirección, consiste en aprovechar al máximo todos los recursos con que cuenta la

empresa, misión que se distribuye entre todos los ejecutivos, a cada uno la parte que le

corresponda dentro de su área de responsabilidad.

La ejecución, es realizar las actividades de acuerdo a lo programado evitando la pérdida

de tiempo, dinero y esfuerzo.

El control, es la gestión que permite conocer si se han cumplido los programas y

principios establecidos, las instrucciones y ordenes impartidas, además debe realizarse

durante todo el proceso administrativo, desde el comienzo hasta el final.

Características de la Administración

La administración sigue un propósito.

La administración es un medio notable para ejercer un verdadero impacto, en la vida

humana.

La administración esta asociada usualmente con los esfuerzos de un grupo.

La administración es intangible.

La administración es una actividad, no una persona o un grupo de personas.

Control

Las empresas en crecimiento tienen componentes que deben cambiar progresivamente

creando actividades estratégicas que permitan el desarrollo de la misma. Toda empresa

en crecimiento o progreso tiene elementos de administración que deben y pueden

cambiar frecuentemente creando estrategias que permita el desarrollo de la misma.

El control de la empresa es una medición o evaluación de cada una de las actividades

realizadas, comparándolas con lo determinado en los planes, para prever desviaciones.

Según Gómez (1995) el control “constituye el bronce de oro de la administración de la

empresa puesto que es la gestión que permite conocer si se ha cumplido y se están

cumpliendo los programas propuestos, los principios establecidos, las instrucciones y

órdenes impartidas” (p.19)

De esta manera se puede decir que el control trata de asegurar el éxito del plan

corrigiendo desviaciones observadas. Toma en cuenta todos los elementos que

intervienen en una acción. Analiza las causas de desviaciones y toma de decisiones para

evitarlas en el futuro. Ubica los niveles de responsabilidad adoptando medidas

correctivas. Se retroalimenta con las experiencias adquiridas en planes anteriores.

Por otra parte, evita errores, reduce costos y tiempo. Racionaliza la administración e

influye en el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa.

El control en el aspecto administrativo, existe sin una previa planeación y ejecución. En

muchas oportunidades se utilizan el control interno en algunos de los departamentos de

la empresa. En tal sentido, Lawrence (1997), expresa que el control interno “comprende

el plan de organización, todos los métodos y medidas coordinadas adaptadas dentro de

un negocio para salvaguardar sus activos” (p.411)

El control interno no es más que medidas adoptadas por la empresa con él fin de

salvaguardar sus activos. De allí pues, se fundamentan los procedimientos para el

control interno siendo éstos de gran importancia conocerlos para aplicar controles

eficientemente, éstos procedimientos son:

La manipulación física de un activo debe separarse de la contabilización de dicho

activo.

El trabajo debe ser dividido entre las personas de modo que los resultados obtenidos

puedan ser comprobados por los resultados de otra.

De esta manera, el control interno de las cuentas por cobrar salvaguarda el activo de la

empresa, logra buena información contable, obtiene la mayor eficiencia en todas las

operaciones del negocio.

Es por ello, que al ejecutar controles internos dentro de los procesos de la organización

se obtiene adecuada segregación de funciones, adecuados registros contables, asegurar

los activos, controlar los pasivos, rotar al personal, entrenar al personal sobre el sistema

adoptado, el sistema debe estar continuamente en revisión.

Contabilidad

El Instituto Nacional de Contadores Públicos (1992) describe la contabilidad como “el

arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las

operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero así como de

interpretar resultados” (p.41)

Según Nickerson (1996):

Es por consiguiente un término de contabilidad y finanzas que comprende el

convencionalismo, reglas y procedimientos necesarios para definir una práctica de

contabilidad aceptada en un determinado momento. Los principios de contabilidad son

convencionales, es decir, llegan a ser generalmente aceptados más por acuerdo

(generalmente por acuerdo táctico) que por desviaciones formales de una serie de

postulados o conceptos básicos. (p.02)

Es el arte de registrar de manera significativa las operaciones financieras realizadas por

la empresa, así como detallar los resultados obtenidos proveniente de las mismas.

Duque (1981), sostiene que la contabilidad “es la ciencia que se encarga del estudio

cualitativo y cuantitativo del patrimonio, tanto en su aspecto estático como dinámico,

con la finalidad de lograr la dirección adecuada de las riquezas que lo integran” (p.27)

Su función principal consiste en suministrar información sobre las variaciones

significativas del patrimonio y estudiar las causas que la originan, para así permitir una

planificación adecuada de las acciones a seguir.

La contabilidad tiene por objetivo, el hecho de registrar y sintetizar las operaciones

financieras de un negocio, para la obtención de resultados. También es aplicable, tanto

a una firma individual, como a una firma jurídica.

Inventario

Según Brito (1996), define inventario como “el conjunto de bienes propiedad de una

empresa que ha sido adquirida con el ánimo de volverlas a vender al mismo estado que

fueron compradas o para ser transformadas en otro tipo de bienes y vendidas como

tales” (p.05)

Por otro lado, Delvaque y Duciller (1974) tratan los inventarios como:

La obligación provista por el código de Comercio que estipuló que todo poseedor de

stock debe contar la existencia por lo menos una vez al año y combinar los resultados en

los documentos oficiales. El método de inventario permite conocer en cualquier

momento la existencia en stock. (p.69)

Los inventarios se ubican en el Balance General, en las cuentas de activos y se les

considera circulante realizable, porque se encuentran en constante movimiento y se

pueden convertir en dinero en un lapso de tiempo menor o igual a la desviación del

ejercicio económico de la empresa.

Nivel Óptimo de los Inventarios

Según Gómez (1995), “Su objetivo principal, tiene como finalidad la conjugación de un

mínimo de costos con los niveles mínimos de inventarios que aseguran el

abastecimiento de productos en todo momento” (p.12-8)

El nivel óptimo de cada insumo está determinado por las necesidades de ventas, los

programas de producción y las oportunidades económicas de abastecimiento. El mismo

puede definirse como la cantidad de existencia que resulte del equilibrio de un mínimo

de inversión, un mínimo de costo de operación y un mínimo de riesgo al tener faltantes

que entorpezcan la producción, la eficiencia administrativa a las ventas.

Constitución de los Inventarios

Materias Primas y Materiales Auxiliares de Fabricación: Están conformados por la

materia prima bruta, la cual es la base del producto que será transformado hasta llegar al

producto esperado.

Producción en Proceso.

Está constituida por la materia prima que esta recibiendo transformación a través del

proceso productivo, complementándose tanto la maquinaria, como la mano de obra

directa, además de todos aquellos gastos indirectos a los que se le aplicará la

producción.

Productos Terminados.

Los conforman todos los productos que ya pasaron y terminaron su proceso productivo

y están listos para su venta.

Artículos de Compra – Venta.

Son mercancías que no fueron elaboradas por la empresa, ésta las adquiere para luego

venderlas con un incremento que le generará utilidad, a ésta se les llama reventa.

Mercancías en Tránsito.

Que han sido despachadas por el proveedor pero aún no han sido recibidas por el

comprador.

Costo del Mantenimiento de los Inventarios

Este incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el

costo de oportunidades del dinero.

Los costos de mantenimiento aumentan al aumentar la cantidad que se recibe en cada

pedido porque en cada compra se tiene más inventario disponible que se debe

almacenar, asegurar y financiar.

Control de Inventario

Según Terry y Franklin (1996), comentan que “para controlar los inventarios, es

necesario tener a mano la cantidad correcta de artículos, el tipo y la cantidad adecuada

en el momento que se necesiten para su uso, y al costo apropiado” (p.582)

Un apropiado control interno sobre los inventarios, exige que las mercancías sean

debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas, entregadas mediante

requisiciones y enviadas, y las que queden en el inventario se cuenten y valoricen con

cuidado y exactitud.

Objetivos del Control de Inventarios

Para llevar a cabo la técnica analítica de control de inventario, es necesario determinar,

los factores de insumos para las ecuaciones. En los factores de costo no siempre son

fáciles de determinar, ya que los resultados de la aplicación de las técnicas analíticas

sólo son tan validos como los factores de insumo.

El método de control de inventario más conocido que emplea registro de almacén es

aquel que fija el nivel o punto de reorden para cada uno de los artículos que hayan de

tener registro individual.

En cada ocasión en que se pase una transacción al registro auxiliar, las cantidades en

existencias después de registrada la transacción se compara con el nivel o punto de

reorden y de un consumo en un periodo de tiempo, requerido para poner las existencias

y los costos ocasionados por una ruptura de stock.

Sistema de Inventarios

El sistema de inventario debe permitir controlar todos los materiales, productos,

repuestos, suministros que mantienen y manejan una empresa, un sistema de inventario

debe garantizar conceptualmente dos tipos de movimientos, de entrada y salida.

Entradas.

a) Compra de materia prima, materiales, suministros.

b) Transferencia de los productos entre almacenes.

c) Terminación de la fabricación de productos.

d) Devolución de productos.

Salidas.

a) Facturación o venta de productos.

b) Transferencia del producto al almacén.

c) Distribución de los productos.

d) Consumo interno de la empresa.

Sistema de Contabilidad de Inventarios

Según Miller (1975), “existen dos sistemas de inventarios que nos permite conocer la

existencia de mercancía como su valor” (p.217)

El inventario periódico implica obtener el valor de los inventarios para efectos de la

preparación de los estudios financieros necesariamente el recuento de los artículos

existentes, es decir, levantar un inventario físico.

El inventario contínuo o perpetuo registra el movimiento de las mercancías a medida

que éste ocurre, lo cual permite un mayor y más eficiente control interno, destinado a

detectar oportunamente los dolos, extravíos y faltantes en el manejo de las existencias.

Cantu (1989), con relación al inventario señalo lo siguiente:

Algunas veces es posible obtener automáticamente estos resultados mediante un sistema

especial, como por ejemplo uno que siempre ha tenido éxito y que consiste en realizar el

control físico del almacén cada vez que el inventario contable avanza un cierto limite

mínimo de existencia. Un caso particular es aquel en que el limite mínimo es igual a

cero, otro caso particular es aquel en que las existencias han alcanzado el nivel mínimo

preestablecido, la operación resulta evidente muy fácil. (p.07)

El objeto de una planeación previa al inventario es la definición y normalización de una

técnica de recuento del contenido del almacén que permita una ejecución rápida y al

mismo tiempo exacta de éste. De ahí la necesidad de establecer criterios de medición y

redondeo de los datos obtenidos.

A tal efecto, Gómez (1995) dice que el control interno es “la gestión administrativa que

permite conocer si se han cumplido o se están cumpliendo los programas propuestos,

los principios establecidos, las instrucciones y las ordenes impartidas” (p.51)

Para este autor la función del control interno permite disponer de mediciones que

presentan en forma rápida una imagen real de lo que se ha llevado a cabo una gerencia o

departamento, hacia el logro de los objetivos propuestos, así como una evaluación de su

desempeño.

Para Koontz y Weichrich (1992), define el control interno de inventarios como “la

medida y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los

objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos” (p.578)

El control interno de inventarios tiene como objetivo principal proporcionar una

razonable seguridad de que las operaciones registran de la forma precisa para coadyuvar

a la preparación de los Estados Financieros Confiables.

Costo por Compra

Esta representado por los gastos de la gestión de compras, que representan gastos fijos

del departamento de compras y de control de calidad de materia prima y materiales.

Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre él numero

de pedidos permitidos y se obtiene el costo por pedido.

Lote Óptimo de Compra (LOC). Equivalente a Economic Order Quantily (EOQ)

Es un modelo de inventario bastante conocido que determina la cantidad optima de

compra. Este modelo es el más usado en los negocios grandes.

La fórmula para determinar el lote óptimo de compra es:

ntoMantenimie de CostoPedidopor Costo x Act. DemandaOCL =

Punto de Reorden

Es una práctica bastante extendida en las empresas industriales y primordialmente

consiste en la existencia de una señal de departamento, encargado de colocar los

pedidos, indicando existencia de determinado material o artículos, se encuentran en

ciertos niveles y que debe hacerse un nuevo pedido.

El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, seguir

produciendo, mientras llega el nuevo pedido.

Existencias de Reservas o de Seguridad de Inventarios para Fluctuaciones.

Es una práctica común en los negocios y tiene por objeto amortiguar los choques o

situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por

parte de los consumidores.

Predicciones de Existencias de Inventarios.

Estas predicciones pueden determinarse con cierta exactitud cuando los artículos o

materiales se consumen bajo un patrón predecible y estén basados en experiencia

pasadas.

Método ABC en los Inventarios

Consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo tres (03) grupos: A, B y

C, los grupos deben establecerse con base a número de partidas “Mercancía o Producto”

y su valor.

Generalmente el ochenta por ciento (80%) del valor de inventario está representado por

el veinte por ciento (20%) de los artículos y el ochenta por ciento (80%) de los artículos

representan el veinte por ciento (20%) de la inversión.

Otros Costos de los Inventarios

Se puede decir que existen otros costos que inciden en las políticas de inventario y que

son diferentes de lo registrado en contabilidad tales como:

Costos no normales o rutinarios que se expresa cuando un producto esta saliendo fuera

de calidad necesaria o deseada.

Costos de almacenamiento y manejo de inventario, entre ellos están: Rentas, calefacción

o refrigeración, obsolescencia, modas y estilo, caducidad del producto: pérdida de

productos por echarse a perder, o gastos de interés.

Costos Administrativos en la preparación de ordenes de compra.

Programación de la Producción

Es una función muy importante para la fabricación de los inventarios con que la

empresa llevará a cabo las operaciones de compra y venta, requiriendo una coordinación

de compra, producción y almacenes para lograr los objetivos siguientes: (a) que no

falten los materiales y artículos; (b) que las corridas de producción sean acordes a las

unidades que deberán producirse para satisfacer las demandas del mercado; (c) que se

satisfagan las necesidades para almacenar la producción; (d) que la producción este a

tiempo para que no ocurran faltantes y puedan surtirse los pedidos de los clientes.

Fases de la Programación de Producción.

Fijación de los Ciclos de Producción

En esta fase debe considerarse que mientras más larga sea la corrida de máquina para un

producto, mayor será el tiempo que debe esperarse para volver a fabricar ese producto y,

por tanto, mayor deberá ser la existencia de seguridad que debe mantenerse como

protección.

Fijación de Niveles de Producción

En está fase la existencia de reserva para la seguridad, solo proporciona protección de

corto plazo contra la incertidumbre de las ventas.

Corregir los Errores del Presupuesto

En esta última fase de la programación los planes de inversión se irán ajustando

periódicamente para que los inventarios se mantengan en línea y sean una cifra

razonable dentro de la administración financiera del capital de trabajo.

Técnicas de Análisis

Forman parte de los que miden la liquidez y solvencia financiera, siendo la más común

aplicadas al inventario las siguientes:

Rotación de Inventario

%XX

Futuras Vtas. de CostoNeto Inventario

=

Su resultado representa la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la

empresa. Es decir, el porcentaje que los inventarios tienen sobre el costo de las ventas

del año futuro.

Inventario del Capital de Trabajo

%Trabajo de Capital

Neto Inventario=

El resultado representa él porcentaje que incide los inventarios dentro del capital de

trabajo.

Inventario de Activo Circulante

%Circulante Activo

Neto Inventario=

Representa la participación que los inventarios tienen en el total de los activos.

Inventario de Capital Contable

%Contable Capital de Inventario

Neto Inventario=

Representa la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en

inventario.

Planificación del Nivel Óptimo de Existencia

El nivel óptimo de inventario es aquel que minimiza los costos asociados con su manejo

y administración, los cuales pueden ser agrupados en: Costos de Mantenimiento y

Costos de Colocación de Pedidos.

Los Costos de Mantenimiento tiene un comportamiento directamente proporcional con

el tamaño del inventario, están representados por:

Costos de Almacenamiento,

Seguros,

Riesgo de obsolescencia y deterioro.

Costos de oportunidad de dinero (Tasa de retorno requerida sobre la inversión en

inventarios o costos de capital)

El cálculo para determinar el costo de mantenimiento del inventario debe considerar las

ventas anuales, la distribución que estas tienen durante el año, la cantidad técnica de

producción y lo perecedero del producto.

Si las ventas anuales fueran de un mil doscientas (1.200) unidades y estas fueran

adquiridas o producidas en un lote, los costos de mantenimiento de inventario serian

altos ya que las existencias se iniciarían en un mil doscientas (1.200) unidades y

promediarían seiscientas (600) unidades durante el año, se tendría una inversión

promedio con un producto y un mantenimiento del inventario de seiscientas (600)

unidades, 1.200 / 2 = 600 unidades.

En cambio si fueran producidas en lotes de cien (100) unidades mensuales se reducirían

en forma significativa los costos de mantenimiento del inventario, ya que habría como

máximo un promedio de ciento cincuenta (150) unidades de inventario, 1.200 / 8 = 150

unidades.

Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del

valor del dinero del inventario. Tomemos el treinta y cinco por ciento (35%) como

sigue:

Almacenaje 10%

Seguros 15%

Deterioro y obsolescencia 08%

Costo de oportunidad 02%

35%

El costo de manejo del mantenimiento del inventario es del treinta y cinco por ciento

(35%) sobre la inversión promedio de los inventarios.

El Consumo Diario

Representa los días que el pedido cubre la demanda, se determina obteniendo el

conciente que resulta de dividir el lote óptimo de compra entre el número de días

requeridos para el LOC.

NLOC UnidadesCD =

Tiempo de Envió del Pedido

Es el lapso que emplea el Departamento de Adquisiciones para realizar una compra

considerando el tiempo de todo el proceso administrativo de la adquisición.

El Tiempo de Surtido del Proveedor

Es el tiempo que emplea el proveedor para procesar la recepción de la orden de compra,

el surtido, la facturación y el embarque.

El Tiempo de Transportación y Entrega

Es el tiempo que transcurre desde el momento que los bienes son embarcados hasta que

son entregados en el almacén del comprador.

El Tiempo de Recepción y Revisión de Calidad

Es el tiempo empleado para la recepción y revisión de los bienes adquiridos.

El Tiempo de Almacenaje

Es el tiempo empleado para ubicar organizadamente los bienes adquiridos en el

almacén.

De todo lo anterior, se puede concluir que los días que ocurre para solicitar una obra de

compra es tiempo de:

Envió de pedido xxxxxx

Surtido del Proveedor xxxxxx

Transporte y entrega xxxxxx

Recepción y revisión xxxxxx

Almacenaje xxxxxx

Total xxxxxx

Almacén

Al respecto, Romero (1995) define el almacén como: “el lugar donde se depositan o

guardan mercancías, repuestos, suministros, etcétera, y gozan de una gran importancia”

(p.213). Se puede decir que el almacén es una unidad de servicio de la estructura

orgánica y funcional de la empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos

de resguardo, custodia y control de abastecimiento de materiales y productos.

Función de Almacén

Recibir para su cuidado y protección, todos los materiales suministros, materias primas,

productos terminados y piezas.

Hacer una buena distribución del espacio físico.

Custodiar fielmente todo lo que le ha dado a guardar tanto en cantidad como en su buen

estado.

Llevar registros al día de las existencias y de lo que se ha despachado.

Ventajas del Almacén

Según Oropeza (1996), “controlar los costos de despacho y el pago de sus transportistas

maneja la documentación necesaria para la salida de los materiales y controla el status

de ordenes o pedidos devueltos” (p. 43).

Romero (1995), considera que:

El aprovechamiento del espacio para lograr una correcta organización, mayor limpieza y

orden. Efectuar una mayor rapidez las operaciones de almacenamiento, agilizar el envío

de los materiales, lo que brinda mayor satisfacción a los usuarios, protección de los

materiales almacenados de daños o accidentes. Agilizar la carga y descarga de

materiales evitando gastos por demora. (p.33)

Productividad en los Almacenes

Un almacén desorganizado, es reflejo de una organización mediocre de los años

precedentes de la industrialización, en la actualidad todos los sectores parten de la

premisa de que la productividad, es la base para el desarrollo de una empresa.

Al respecto, Koontz (1995) afirma que:

La productividad se define como la relación que existe entre los insumos y los recursos

en un sistema productivo. Si se tiene una mayor producción con los mismos insumos, la

productividad mejora. O al mismo modo, si se usa un menor número de insumos para la

misma producción la productividad también mejora. (p.203)

Por otra parte, puede decirse que la productividad es la medida de bienes que se han

combinado para lograr los resultados específicos deseados.

La productividad en los almacenes se ve afectada por factores determinantes, tales

como:

Calidad y disponibilidad de los materiales.

Porcentaje de utilización de la capacidad.

Actitud y nivel de capacitación del personal.

La producción, el rendimiento o desempeño, los costos y los resultados son

componentes del esfuerzo de productividad, por ello, se puede decir que la

productividad es el resultado de la efectividad entre la eficiencia.

Problemas en el Almacenamiento

Es necesario conocer las causas de los problemas que se presentan en los almacenes

para analizarlos y encontrar soluciones prácticas que puedan aplicarse de inmediato

hasta donde las circunstancias que predominan en la empresa lo permita. A

continuación se enumera una serie de problemas que son los más posibles de encontrar

en la mayoría de los almacenes:

El espacio y el personal son insuficientes, mala localización del almacén, existe una

mala distribución de los equipos de almacenamiento, deficiente localización de los

materiales o productos que dificultan la ubicación rápida para sustituir la demanda,

equipo de manejo de materiales insuficientes e inadecuados, manejo múltiple de

operaciones, bajas en la productividad y niveles de servicios en el almacén.

En cuanto a los criterios de distribución que se deben tener en cuenta en un almacén,

han sido consultadas varias informaciones anónimas que arrojan los siguientes

resultados:

Principios de la Distribución de Almacén

Teniendo en cuenta que la finalidad de toda distribución es aumentar la productividad

del espacio para almacenar, así como lograr una mayor eficiencia en el manejo de

materiales en sus diferentes etapas de procesamiento, a continuación se mencionarán los

principios de se deberán tomar en cuenta a la hora de realizar una distribución:

Principios de la integración en conjunto: En la distribución se integran los factores de

material, máquinas y equipos, servicios y demás factores que le conforman como una

sola unidad operativa de tal forma que se pueda obtener el mismo rendimiento entre

ellos.

Principio de la mínima distancia recorrida: Es aquel en el cual se permite un mínimo

recorrido entre las distancias operacionales del proceso.

Principio de la mejor ruta de flujo: La mejor distribución es aquella que sigue la

secuencia en que se suscita cada una de las operaciones del proceso.

Principio de utilización del espacio cúbico: El espacio se utiliza más eficientemente en

sus tres dimensiones.

Principio de satisfacción y seguridad: Es aquel en el cual al personal se le proporciona

satisfacción y seguridad en el ambiente de trabajo.

Principio de la flexibilidad: Es aquel que puede ser ajustado o reorganizado para los

distintos cambios que por efectos de los factores pueden ocurrir.

Codificación de los Materiales

El control en el almacén requiere de la clasificación o codificación de los materiales

almacenados como requisitos indispensables para la organización. Ésta permite

identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que

los usan, consumen, registran o venden a través de un plan sistemático de asignación de

símbolos con el fin de unificar criterios y distinguir la categoría a la que pertenece cada

artículo.

La necesidad de codificar los materiales para facilitar la administración de los mismos,

es frecuentemente mal comprendida, el problema radica de las diferentes maneras de

llamar a un mismo artículo. De allí la preocupación por establecer un sistema de

codificación confiable, por lo tanto un buen sistema de codificación debe presentar las

siguientes características:

El símbolo de identificación del material puede estar constituido por letras o números, o

también una combinación de ambos.

Cualquiera sea el símbolo utilizado, deberá respetar los siguientes principios:

Cada símbolo debe ser excluido.

Cada artículo debe tener un símbolo único, independiente de donde se encuentre.

Los artículos relacionados entre sí deben poseer símbolos parecidos.

Los símbolos deben en la medida de lo posible, tratar de describir las piezas que

identifica.

El código debe tener la longitud mínima que permita clasificar todos los artículos

existentes y previstos.

Debe existir un catálogo que describa el significado del código.

Para numerar o codificar se debe tener en cuenta una, varias o todas las características

de un artículo, entre las que se pueden mencionar: dimensiones, acabados, material del

que está compuesto, aparato o equipo del que va a formar parte.

Ventajas de la Codificación

Identificación clara de los artículos y materiales.

Brevedad en la lectura y transcripción.

Habitúan al personal a una terminología.

Simplifican el trabajo.

Reducen y normalizan las operaciones.

Definición de Términos

Activo: Cualquier cosa con valor comercial de cambio poseída por un individuo o

entidad. Los activos pueden estar formados por bienes específicos o por derechos frente

a terceros, deducidas siempre las obligaciones que puedan existir

Almacén: Instalación donde se depositan las mercancías antes de su distribución.

Balance General: Documento contable en el que se asientan los activos y pasivos de

una empresa y que revela su riqueza neta en un momento determinado del tiempo.

Compra: Acto por el que un agente económico adquiere el dominio de un bien ( o

recibe un servicio) contra el pago de un precio.

Consumo: Utilización de bienes o servicios para la satisfacción de las necesidades

humanas.

Control: Es establecer lo que se está realizando. Aplicar medidas correctivas de manera

que el desempeño sea acorde con los planes

Control Interno: Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para

comprobar la exactitud y veracidad de información y la salvaguarda del patrimonio.

Control de Proceso: Método de supervisión diseñado para verificar el Correcto

funcionamiento de un sistema cualquiera de producción.

Costo: Valor cedido por una entidad para la obtención de bienes o servicios. El costo es

el valor cedido a fin de obtener una mercancía en la cantidad requerida y transportada al

lugar deseado. Todos los gastos son costos, pero no todos los costos son gastos.

Cuestionario: Instrumento de recolección de datos sobre algún problema, situación u

organización con la finalidad de descubrir las condiciones en las cuales se encuentran.

Evaluación: Diagnostico de los problemas actuales y futuros que pueden ser resultados

a través de formación y desarrollo.

Gerencia: Alto nivel de una jerarquía administrativa. Los ejecutivos que desempeña

está tarea coordina el trabajo de otros ejecutivos, pero no depende a su vez de otros.

Indicadores: Mediciones utilizadas para determinar la situación de un mercado o de

una economía.

Inflación: Incremento en el nivel de precio que da lugar a una disminución del poder

adquisitivo del dinero.

Inventario: Termino en general que incluye todos los productos de una empresa

manufacturera desde la materia prima, materia en fase de transformación y artículos ya

terminados.

Lácteos: Relativo a la leche y sus derivados.

Materia Prima: Materia no transformada, utilizada para la producción de un bien. Los

procesos productivos alteran su estructura original.

Mantenimiento: Dícese del conjunto de gastos efectuados para preservar el valor de un

activo.

Mercado: Termino general con el que se identifican los negocios y las actividades

comerciales.

Producción: Cualquier forma de actividad que añade valor a bienes y servicios,

incluyendo creación, transporte y almacenamiento hasta su uso.

Proveedor: Persona encargada de abastecer lo necesario a la empresa de bienes y/o

servicio.

Sistema: Conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Es

una colección de elementos o medios que están relacionados y que pueden ser descrito

en términos de sus atribuciones o de sus partes componentes.

Sistema de Control Interno: Consiste en todos los procedimientos y políticas que

promuevan la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operativos, preserven

los recursos de la empresa contra el derroche, el fraude y la ineficiencia total de las

funciones operativas.

Stock: Mercancías que permanecen en el almacén por razones de rentabilidad

económica. son los bienes con que cuenta una empresa en un momento determinado, los

cuales pueden estar almacenados.

Utilidades: Remanente del pago de todos los gastos de una compañía. Ingresos por

ventas menos los costos variables de producción de las unidades vendidas.

Ventas: Transferencia de la titularidad de un bien o bienes o el compromiso de realizar

un servicio a cambio de un pago efectivo actual o futuro.

CAPÍTULO III

Marco metodológico

El marco metodológico se refiere a la descripción de las unidades de análisis o de

investigación, las técnicas e instrumentos de recolección de datos, las técnicas de

análisis para el logro de los objetivos, para lo cual se hace necesario un procedimiento

metodológico acertado que analice los métodos y las fases de dicha investigación.

Tipo de Investigación

La presente investigación establece estudiar los hechos para la evaluación del control de

inventario en la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure C.A., por lo

cual se encuentra enmarcada dentro de las ciencias fácticas bajo la modalidad de una

investigación evaluativa, fundamentada en un diseño de campo de tipo descriptivo, con

base documental.

Visto de esta forma, el Instituto Universitario de Tecnología Antonio José de Sucre, en

su Guía para la Elaboración de Proyectos de Grado (2001) comenta que la investigación

es evaluativa “cuando el objeto de la misma es medir los resultados de un programa en

razón de los objetivos propuestos” (p.23). Esto quiere decir, que la evaluación de los

procesos en una organización toma como base o parte de la realidad que se necesita para

cumplir con los objetivos propuestos al inicio de la investigación.

Se considera evaluativo, porque del análisis de los datos se extrajeron conclusiones que

se tomaron en consideración para el propósito de esta investigación y que permitieron

evaluar la situación del control de los inventarios en la Sección de Almacén.

Por su parte, el diseño de campo centra su importancia en los problemas que se

estudian, pues estos surgen de la realidad y la información requerida, debe obtenerse

directamente de ella. Según la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, en su

Manual de Trabajos de Grado, de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (1998),

indica que la investigación de campo.

Es el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de

describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus

causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de

cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo.

(p.05)

En este sentido, la investigación es de campo cuando la estrategia que busca el

investigador es recolectar datos directos del entorno donde se suscitan los problemas

encontrados. Por ello, los datos se denominan primarios y su valor radica en que

permiten cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido estos, lo cual

facilita su revisión o modificación en caso de surgir dudas.

En resumidas cuentas, la investigación versa en un diseño de campo, ya que la

recolección de los datos se efectúa directamente en la Sección de Almacén de la

empresa Agropecuaria Marapure C.A.

Por otra parte, y en palabras de Tamayo (1995) la investigación descriptiva “comprende

la descripción, registro, análisis, interpretación de la naturaleza actual o composición de

los fenómenos” (p.35). Otra definición, puede ser la de Sabino (1996) donde comenta

que este tipo de investigación “no se ocupa de la verificación de una hipótesis, sino de

la descripción de hechos a partir de un criterio o modelo teórico previamente definido”

(p.89)

Lo que se desea argumentar es que la investigación descriptiva, como su nombre lo

indica tiene por objeto la descripción de los fenómenos. Esta se basa fundamentalmente

en la observación, la cual se realiza en el ambiente natural de aparición de los

fenómenos.

Debe señalarse, que su relevancia radica en descubrir algunas características

fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios

sistemáticos que permiten poner de manifiesto su estructura o comportamiento.

Además, este tipo de estudio sirve para aumentar el grado de familiaridad con el

fenómeno, el cual permite recopilar información sobre la posibilidad de llevar a cabo

una investigación más profunda.

Finalmente, la investigación se fundamentará en un carácter documental, puesto que

durante el desarrollo de la misma se consultaron diferentes fuentes bibliográficas, como

es el caso de libros, tesis, manuales, páginas de Internet y trabajos relacionados con el

tema; permitiendo así satisfacer las expectativas planteadas por el investigador.

Según la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, en su Manual de Trabajos

de Grado, de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (1998) este tipo de

investigación “es el estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el

conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos,

información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos”

(p.06). En todo caso, la investigación documental tiene la finalidad de obtener la

información necesaria para el soporte técnico de la situación de estudio.

Área de Investigación

La investigación fue llevada a cabo en la empresa Agropecuaria Marapure C.A.,

específicamente en el Departamento de Administración y Finanzas, conjuntamente con

la Sección de Almacén, teniendo como objetivo principal la optimización del manejo de

dicha sección, dado que su función primordial es el almacenamiento y manejo de

productos terminados y materia prima, en general.

Población

De acuerdo con la metodología empleada para el desarrollo del estudio, la selección de

los sujetos se hace a través de la escogencia de la población; y por consiguiente, referida

al universo que se va a observar y estudiar con la finalidad de obtener los datos. Sin

embargo, para Tamayo (1995) la población “es la totalidad del fenómeno a estudiar, en

donde las unidades de población poseen una característica común, la cual estudia y da

origen a los datos de la investigación” (p.144)

Aquí el autor señala, que la población es la suma de la totalidad del universo de

individuos que laboran dentro de la empresa, por tanto, el término población se refiere

al conjunto infinito de unidades observacionales cuyas características esenciales los

homogeneizan como conjunto. Tal es el caso del universo de estudiantes, a pesar de

poseer cada uno características que los diferencian, el sólo hecho de ser estudiantes los

ubica como partes de un mismo conjunto.

Por tal razón, se refiere al número de personas para quienes el problema que se presenta

es en realidad un impedimento para avanzar en la consecución de los objetivos de la

empresa, dicho de otro modo, para quienes resulta imprescindible que se solucione la

situación actual y pueda ser cambiada por la situación ideal o deseada.

Así pues, la población objeto de estudio estuvo conformada por once (11) personas

empleadas que laboran en la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria

Marapure, C.A., lo que representa el cien por ciento (100%) del universo total.

Muestra

La muestra es la parte representativa de un universo o población. Al respecto, Tamayo

(1995) la muestra “descansa en el principio de que las partes, representan el todo, y por

tal razón refleja las características que definen la población de la cual fue extraída, lo

que indica que es representativa” (p.92)

Es evidente, que una muestra es un grupo relativamente pequeño proveniente de una

población, el cual representa características semejantes a la misma. Se describe como la

selección no arbitraria de una minoría o grupo representativo de la población, donde

intervienen una serie de condiciones y características relevantes. Entre estas se pueden

mencionar: actividades relacionadas de trabajo, características específicas del área de

trabajo, edad y sexo, entre otras.

Ahora bien, al escoger una muestra se debe tomar en consideración que el tamaño de

esta sea representativo del fenómeno del cual será extraída, ya que mientras más grande

sea la muestra, más cerca de la representatividad se estará. Sin embargo, es difícil

establecer arbitrariamente si la cantidad seleccionada es la adecuada.

Por consiguiente, existen diversidad de formas de cómo seleccionar una muestra, a

través de la técnica de muestreo que más se adecue al tamaño de la población, pero en

este caso no será necesario hacer extracción alguna, a lo cual se denominará con el

nombre de muestreo censal. Este análisis es procedente de la definición de López

(1998), quien acota que la muestreo censal “es aquella porción que representa a toda la

población investigada” (p.123)

Sucede entonces, que la muestra estuvo integrada por la misma cantidad de fenómenos

de la población, lo que hace que en términos porcentuales sea el cien por ciento (100%)

de la misma.

En resumidas cuentas, la muestra estuvo constituida por once (11) empleados, que no

son más que la totalidad de la población seleccionada, ya que si se hace alguna

extracción esta se fraccionaría perdiendo así la representatividad.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o manera de obtener la

información, los instrumentos son los medios materiales, que se emplean para recoger y

almacenar la información. Tamayo (1995), afirma que esta sección “es la expresión

operativa del diseño de investigación, la especificación concreta de cómo se hará la

investigación. Se incluye si la investigación va a ser en base a encuestas, cuestionarios,

análisis de documentos u observación directa de los hechos (p.120).

En el trabajo de investigación que se desarrolla, el investigador empleó una serie de

técnicas para la recolección de los datos, a saber: la observación directa, a través de ella

contactó el funcionamiento, proceso y ejecución de los procesos administrativos

llevados a cabo por la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure, C.A.

Según Tamayo (1995) la observación directa “es aquella en la cual el investigador

puede observar y recoger datos mediante su propia investigación” (p.122)

A todas éstas, la observación directa no es más que el uso sistemático de los sentidos, en

cuanto a la búsqueda de información que se necesiten para resolver un problema de

investigación. Es obvio, que la ejecución de esta técnica se aplico mediante un registro

de información como instrumento (ver anexo 1), basado en información percibida tal y

como se presencian ante nuestros sentidos, es decir, tal y como lo presenta la realidad.

Otra de las técnicas empleadas fue la de la encuesta, definida por Hernández (1998)

como “uno de los instrumentos más utilizados para recolectar datos que consisten en un

conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir” (p.285). La encuesta no

es más que una lista de preguntas con las que el encuestador espera obtener información

acertada de un problema, para poder generar una solución posible al mismo.

Con respecto al instrumento aplicado a esta técnica, se utilizó el cuestionario de

preguntas cerradas (ver anexo 2), o sea, aquellas que presentan como alternativa de

respuesta un “SI” o un “NO”. Según Sabino (1996) el cuestionario “es una lista de

preguntas concretas que puede ser administrado basado en preguntas dicotómicas o

policotómicas” (p.168)

Desde una perspectiva global, un cuestionario de preguntas cerradas contiene categorías

o alternativas de respuestas que han sido delimitadas, es decir, se presentan a los

encuestados las posibilidades de respuestas y ellos deben acatar las mismas.

Técnicas para el Análisis de los Datos

Para el análisis de la información recopilada fue necesario apoyarse en las técnicas

estadísticas, por ser éstas un medio que permiten de mejor manera, el análisis e

interpretación de los datos, en forma sencilla y gráfica, la cual permitió a la

investigadora una mayor objetividad y validez en el momento de efectuar los resultados.

En consecuencia, una vez aplicados los instrumentos de recolección de datos, se

procedió a un análisis cuantitativo y cualitativo, utilizando para ello la tabulación de

dichos datos. Esto implicó que el análisis efectuado permitió la confiabilidad de la

información obtenida.

Hernández (1998), definen el análisis cuantitativo como “aquel que se efectúa con toda

la información numérica resultante de la investigación, lo cual presentará un conjunto

de datos reflejados en cuadros y/o tablas haciendo además, cálculos porcentuales”

(p.414)

Además, también se hará uso de la estadística descriptiva, las cuales conllevan al

análisis cuantitativo de los datos. Para Hernández (1998), “es aquella que presenta la

información en forma conveniente, útil y comprensible y se utiliza para organizar y

analizar datos, comparar y luego comunicarlos” (p.36)

Para ello se elaboró representaciones de distribuciones de frecuencias a través de

gráficos o diagramas circulares de acuerdo a la información recabada. En tal sentido,

Ander - Egg (1995) define el diagrama circular de sectores, “como un circulo dividido

en sectores en el que el hecho considerado en su totalidad es equivalente en 360º de la

circunferencia y cada una de las clases o grupos tendrá un sector o un ángulo central

correspondiente al porcentaje que debe distribuirse” (p.446)

El diagrama circular va a representar la distribución de razones y la suma en forma

porcentual de las mismas; así mismo, se divide en sectores de amplitud proporcional a

las categorías.

Toda estas técnicas permitieron a la autora organizar y analizar los datos para obtener

las respectivas conclusiones y finalmente dar las posibles recomendaciones a la

empresa.

CAPÍTULO IV

Resultados

Análisis e Interpretación de los Resultados

Para realizar el diagnóstico que sustenta la propuesta se desarrollaron los objetivos

específicos de la investigación, los cuales a su vez conducen al logro del objetivo

general. Estos objetivos fueron formulados de acuerdo al planteamiento del problema y

debidamente sustentados por las bases teóricas descritas en el segundo capítulo de esta

investigación.

En cuanto al registro de observación, específicamente al diagnóstico de la situación

actual de la Sección de Almacén (ver anexo 1), se detectó que en dicha sección impera

un total desorden, el cual genera pérdidas de tiempo a la empresa como tal, así como la

de clientes potenciales. En tal sentido y con relación a la existencia de controles

internos para los inventarios, se tiene que no existe un control específico de cómo saber

cuanta materia prima queda. Así mismo, existe un nivel de obsolencia en cuanto al

método a utilizar para saber la existencia de productos terminados y de materia prima,

lo cual influye al momento de requerir los pedidos que van a ser utilizados.

Por último, se presentan a continuación los análisis cuantitativos referentes a cada uno

de los ítem que conformaron el cuestionario. A saber:

Ítem 1. ¿El método de control de inventario usado por la empresa es la más adecuada?

Cuadro 1

Método de Control de Inventario

PORCENTAJE ALTERNATIVAS FRECUENCIA

SI 0 0%

NO 11 100%

TOTAL 11 100%

Gráfico 1

Método de Control de Inventario

0%

100%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Tal como se observa en el cuadro y en el gráfico, el 100% de los informantes respondió

que el control de inventario que se lleva en la sección de almacén no es la más

adecuada. La investigadora detectó que el método no ha sido cambiado desde hace

mucho tiempo, en consecuencia se aprecia como una debilidad el hecho de que la

organización en estudio no tenga actualizado los métodos de control de los inventarios.

Ítem 2. ¿Considera Usted, que las compras que se realizan en la empresa son las

óptimas?

Cuadro 2

Compras Óptimas

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 02 18%

NO 09 82%

TOTAL 11 100%

Gráfico 2

Compras Óptimas

18%

82%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

El ochenta y dos por ciento (82%) de la muestra encuestada respondió que las compras

efectuadas por le empresa no son las más óptimas para su proceso de adquisición,

mientras que el dieciocho por ciento (18%) respondió que si. Por tal motivo, es

conveniente hacer una revisión un poco más profunda al respecto, a fin determinar las

consecuencias que pudiera traer en cuanto a perdidas de la materia prima e insumos y

retrasos en la producción.

Ítem 3. ¿Considera Usted, que el Departamento de Producción realizan el estudio de los

costos de la materia prima?

Cuadro 3

Estudio de los Costos de la Materia Prima

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 11 100%

NO 0 0%

TOTAL 11 100%

Gráfico 3

Estudio de los Costos de la Materia Prima

100%

0%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Como se puede observar en el gráfico anterior, el cien por ciento de las personas

encuestadas (100%) respondió que afirmativamente, es decir, que el Departamento de

Producción si realiza un estudio de los costos de la materia prima, por lo tanto, este dato

se considera positivo, ya que este procedimiento permite controlar los gastos y las

tomas de decisiones con respecto a la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria

Marapure, C.A.

Ítem 4. ¿Considera Usted, que existe una relación entre los Departamentos de

Administración y Producción?

Cuadro 4

Relación entre el Departamento de Administración y el de Producción

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 11 100%

NO 0 0%

TOTAL 11 100%

Gráfico 4

Relación entre el Departamento de Administración y el de Producción

100%

0%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

El gráfico presentado muestra como el cien por ciento (100%) de los empleados a los

cuales se les aplicó el cuestionario, manifestó que si existe amplia relación entre ambos

departamentos, por lo cual se puede decir que la comunicación interdepartamental es

óptima. Sin embargo, cabe destacar que el desarrollo de los procesos es algo deficiente

por no contar con un modelo de control interno que garantice el buen funcionamiento de

la gestión de la Sección de Almacén.

Ítem 5. ¿Considera Usted, que la gestión llevada a cabo por la Sección de Almacén

satisface las necesidades del Departamento de Ventas?

Cuadro 5

Satisfacción de las necesidades del Departamento de Ventas

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 1 9%

NO 10 91%

TOTAL 11 100%

Gráfico 5

Satisfacción de las necesidades del Departamento de Ventas

9%

91%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Si bien es cierto, este gráfico se reseña que el noventa y uno por ciento (91%) de la

muestra contestó que la gestión llevada por la Sección de Almacén no satisface las

necesidades del Departamento de Ventas. Por ello, se demuestra que la investigación en

curso es factible en todas sus etapas, debido a que los procesos de control interno no son

los más indicados para el desarrollo de las actividades. Mientras, que el nueve por

ciento (9%) manifestó su total acuerdo.

Ítem 6. ¿Considera Usted, que la gestión llevada a cabo por la Sección de Almacén

satisface las necesidades del Departamento de Producción?

Cuadro 6

Satisfacción de las necesidades del Departamento de Producción

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 1 9%

NO 10 91%

TOTAL 11 100%

Gráfico 6

Satisfacción de las necesidades del Departamento de Ventas

9%

91%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Al igual que el gráfico anterior, en este se muestra como el noventa y uno por ciento

(91%) de los encuestados, señaló que la gestión llevada por la Sección de Almacén no

satisface las necesidades del Departamento de Producción. Así pues, el proceso

administrativo ejecutado por dicha sección no es el más idóneo para llevar a cabo las

diferentes actividades encomendadas. Por otra parte, el nueve por ciento (9%) contestó

que la gestión era eficiente.

Ítem 7. ¿Considera Usted, que están definidas las normas y procedimientos a seguir en

la Sección del Almacén?

Cuadro 7

Definición de las Normas y Procedimientos

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 1 9%

NO 10 91%

TOTAL 11 100%

Gráfico 7

Definición de las Normas y Procedimientos

9%

91%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

En este gráfico se representa como el noventa y uno por ciento (91%) de los

encuestados manifestó que las normas y procedimientos no están definidas en la

Sección de Almacén, ya que en muchas ocasiones se observa la duplicidad de funciones

en los empleados, generándose así el recargo de trabajo. Por su parte, el nueve por

ciento de estos encuestados contestó que si se encuentran definidas, pero no son

cumplidas por el personal.

Ítem 8. ¿Considera Usted, que en la Sección de Almacén se aplican otros tipos de

control de inventario?

Cuadro 8

Aplicación de Otros Tipos de Control de Inventario

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 0 0%

NO 11 100%

TOTAL 11 100%

Gráfico 8

Aplicación de Otros Tipos de Control de Inventario

0%

100%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Para este gráfico se obtuvo como resultados, que el cien por ciento (100%) de la

muestra contestó que en la Sección de Almacén no se aplican otro tipo de controles de

inventario. En consecuencia, esto acontece que el desarrollo de los procesos decline en

todos sus aspectos, deteriorando la imagen de la empresa como tal y la pérdida de

clientes, por no contar con una eficiente labor de despacho, ya que la mercancía no es

ubicada a tiempo en éste.

Ítem 9. ¿Considera Usted, que la aplicación de controles internos para el inventario del

almacén, optimizaría los procesos?

Cuadro 9

Optimización de los Procesos mediante la Aplicación de Controles Internos

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 11 100%

NO 0 0%

TOTAL 11 100%

Gráfico 9

Optimización de los Procesos mediante la Aplicación de Controles Internos

100%

0%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

El total de la muestra, es decir, el cien por ciento (100%) respondió que si se

optimizarían los procesos de la Sección de Almacén. Esto demuestra que la empresa se

beneficiará con la aplicación de este sistema de control interno para el inventario,

manteniendo así la calidad de la materia prima y sus productos terminados.

Suministrando a la organización nuevas metodologías que le permitirán fortalecer la

Sección del Almacén.

Ítem 10. ¿Considera Usted, que las zonas en la Sección de Almacén se encuentran

debidamente señaladas o delimitadas con mercancía que requieren un manejo delicado

por su composición y empaque?

Cuadro 10

Delimitación de las Zonas en la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 05 45%

NO 06 55%

TOTAL 11 100%

Gráfico 10

Delimitación de las Zonas en la Sección de Almacén

45%

55%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

El gráfico presentado señala que el cincuenta y cinco por ciento (55%) de la muestra,

consideró que en la Sección de Almacén no se encuentran delimitadas dichas zonas, lo

que trae como consecuencia el mal manejo de los productos terminados y la materia

prima, ocasionando a su vez grandes pérdidas a la empresa como tal. El cuarenta y

cinco por ciento (45%) contestó que si.

Ítem 11. ¿Considera Usted, que la forma de cómo está distribuida la mercancía es

adecuada para su manejo?

Cuadro 11

Adecuación de la Mercancía para su Manejo

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 06 55%

NO 05 45%

TOTAL 11 100%

Gráfico 11

Adecuación de la Mercancía para su Manejo

55%

45%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Los datos aportados por este gráfico muestran que el cincuenta y cinco por ciento de las

personas encuestadas indicó, que si están distribuidas de manera adecuada. Sin

embargo, el cuarenta y cinco por ciento (45%) limitó la pregunta a que no se encuentran

almacenada adecuadamente, lo que significa que la materia prima y los productos

terminados no tienen la mejor distribución dentro de la Sección de Almacén.

Ítem 12. ¿Considera Usted, que existe un Stock de inventario dentro de la Sección

de Almacén?

Cuadro 12

Existencia de un Stock de Inventario en la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 0 0%

NO 11 100%

TOTAL 11 100%

Gráfico 12

Existencia de un Stock de Inventario en la Sección de Almacén

0%

100%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

El análisis procedente al gráfico presentado, indica que el cien por ciento (100%) de la

selección encuestada, manifestó que no existe un stock de inventario dentro de la

Sección de Almacén. Esto genera como consecuencia, que el desarrollo de las

actividades de control se vea perjudicado, incumpliendo de esta forma en las políticas

establecidas por la empresa, pues la tasa de producción no es constante, puesto que

depende de la demanda existente en el mercado.

Ítem 13. ¿Considera Usted, que el Departamento de Administración se rige por los

parámetros de control de inversión?

Cuadro 13

Regimiento por los Parámetros de Control de Inversión

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 0 0%

NO 11 100%

TOTAL 11 100%

Gráfico 13

Regimiento por los Parámetros de Control de Inversión

0%

100%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Se puede apreciar en el gráfico presentado, que el cien por ciento (100%) de los

encuestados manifestó su total desacuerdo con lo planteado en la pregunta, ya que el

Departamento de Administración no toma en cuenta los parámetros de control de

inversión. Sin embargo, la investigadora pudo observar que al menos los

Departamentos de Producción y Venta realizan los estudios de costo, lo que permite

establecer los márgenes de ganancias y perdidas de la empresa.

Ítem 14. ¿Considera Usted, que las políticas existentes en la Sección de Almacén

son eficientes?

Cuadro 14

Eficiencia de las Políticas existentes en la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 06 55%

NO 05 45%

TOTAL 11 100%

Gráfico 14

Eficiencia de las Políticas existentes en la Sección de Almacén

55%

45%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Tal y como lo indica el gráfico, se puede observar que el cincuenta y cinco por ciento

(55%) de la muestra encuestada, consideró que las políticas establecidas por la empresa

para con la Sección de Almacén son eficientes. Mientras que el cuarenta y cinco por

ciento (45%) de la misma manifestó que es importante que la empresa rediseñe las

políticas de desarrollo administrativo dentro de la referida sección, de lo contrario

seguirá presentando el desorden que actualmente presenta.

Ítem 15. ¿Considera Usted, que los pedidos efectuados a la Sección de Almacén

son entregados a tiempo?

Cuadro 15

Entrega Oportuna de los Pedidos hechos a la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 11 100%

NO 0 0%

TOTAL 11 100%

Gráfico 15

Entrega Oportuna de los Pedidos hechos a la Sección de Almacén

100%

0%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Con respecto a los datos arrojados por el ítem correspondiente a este gráfico, es

conveniente señalar que el cien por ciento (100%) del personal encuestado, comentó

que los pedidos que se realizan a la Sección de Almacén si son entregados a tiempo,

pero que los que es tardío en entregar son los documentos que respaldan que dicho

pedido fue entregado y por ende, sacado del almacén. Por consiguiente, esto es un

problema serio para la imagen de la empresa.

Ítem 16. ¿Considera Usted, que la Sección de Almacén maneja formatos

adecuados para el registro de entrada y salida de los productos terminados y materia

prima?

Cuadro 16

Manejo de Formatos Adecuados por parte de la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 0 0%

NO 11 100%

TOTAL 11 100%

Gráfico 16

Manejo de Formatos Adecuados por parte de la Sección de Almacén

0%

100%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Es menester señalar, que el cien por ciento (100%) de las encuestas tabuladas presentó

como resultado que la empresa no dispone de formatos de entrada y salida de productos

terminados y materia prima, trayendo consigo el mal funcionamiento de los procesos

dentro de la Sección de Almacén. Por lo tanto, la investigadora considera oportuno el

diseño de nuevos formatos de control.

Ítem 17. ¿Considera Usted, que en la Sección de Almacén permanecen personas

ajenas a la misma?

Cuadro 17

Permanencia de Personas ajenas a la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 6 55%

NO 5 45%

TOTAL 11 100%

Gráfico 17

Permanencia de Personas ajenas a la Sección de Almacén

55%

45%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Para los efectos de este gráfico, se puede decir que el cincuenta y cinco por ciento

(55%) de la muestra, señaló que si permanecen personas ajenas a la Sección de

Almacén en la misma, por lo cual en ocasiones se genera la pérdida de productos, así

como materia prima. Por otro lado, el cuarenta y cinco por ciento (45%) manifestó que

cuando una persona ajena entra a la referida sección, lo hace para solicitar un pedido, ya

que no se manejan formatos acordes, tal como se indicó anteriormente.

Ítem 18. ¿Considera Usted, que se realiza la toma física del inventario en la

Sección de Almacén periódicamente?

Cuadro 18

Toma Física del Inventario en la Sección de Almacén

PORCENTAJE ALTERNATIVA FRECUENCIA

SI 0 0%

NO 11 100%

TOTAL 11 100%

Gráfico 18

Toma Física del Inventario en la Sección de Almacén

0%

100%

SiNo

Fuente: Cuestionario (2002)

Análisis

Finalmente, en este gráfico se puede considerar que la selección censal en su totalidad,

es decir, el cien por ciento (100%) de la muestra manifestó que no se toman físicamente

los inventarios de forma periódica, lo que trae como consecuencia el descontrol de las

existencias por no contar con un sistema de inventario óptimo. Si bien es cierto, las

existencias de una producción no son más que el retorno del capital invertido en la

producción.

Análisis Operacional de los Objetivos

Diagnóstico de la Situación Actual de la Sección de Almacén

Naturalmente, esta capacidad esta determinada por factores positivos y negativos que

prevalecen con el tiempo en que se alcancen los mismos. Una forma segura de lograr

este análisis es estableciendo las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que

enfrenta la empresa, lo que se conoce usualmente como Matríz DOFA.

Tabla 1

Matriz DOFA

Debilidades (D)

. Distribución inadecuada de

la mercancía.

. Cultura de superación.

. Inexistencia de un

seguimiento de almacenaje.

Fortalezas (F)

. Constante crecimiento.

. Aumento de la fuerza

laboral en ventas.

. Administración de

recursos.

Oportunidades (O)

. Se estudia continuamente la

posibilidad de incluir nuevos

modelos.

Estrategias DO

. Implementar el modelo

operativo propuesto, a fin de

garantizar la eficiencia en las

operaciones.

Estrategias FO

. Incrementar el número de

cargos existente en el

Almacén de Productos

Terminados, al aumentar la

fuerza laboral en ventas.

Amenazas (A)

. Competencia.

. Costos.

Estrategias DA

. Mantener actualizado el

inventario de productos

terminados, mediante el

conteo físico de existencias.

. Adiestrar al personal en

cuanto a los nuevos productos

adquiridos.

Estrategias FA

. Administrar eficientemente

los precios de venta,

mediante el análisis de los

costos de adquisición.

. Diseñar estrategias

publicitarias, para el auge en

las ventas.

Fuente: Alfonzo (2002)

En el caso de las debilidades.

a) Distribución inadecuada de la mercancía. El Almacén de Productos Terminados

requiere de organización y clasificación de mercancía por parte de los empleados del

almacén para así mejorar su aspecto y no que haya demora cuando se necesite un

pedido.

b) Cultura de superación. No es fácil hacer entender al equipo de trabajo, que sólo a

través del crecimiento de la empresa se puede percibir mejoras económicas y

profesionales.

c) Inexistencia de un seguimiento de almacenaje. Hace falta elaborar procedimientos a

todos los niveles por escrito, para mejorar la operatividad en cada una de las áreas.

Con relación a las oportunidades.

Hay buenas perspectivas en el futuro, ya que se ampliará la capacidad de venta con el

aumento de la fuerza laboral.

Se estudia continuamente la posibilidad de incluir nuevos modelos lo que conllevaría a

incrementar las ventas.

La empresa establece mejoras en la infraestructura física.

Con relación a las fortalezas.

a) Constante crecimiento. Se ha estado pendiente de hacerlo de manera ordenada sin

arriesgar el patrimonio de la empresa.

b) Administrar recursos. Se ha mantenido una constante supervisión de los recursos y

en la medida que los mismos han fluido se han destinados a mayor productividad.

c) Aumenta la fuerza laboral en ventas. Se esta programando aumentar la capacidad de

vendedores a partir del año para aumentar las ventas.

Con relación a las Amenazas.

a) Competencia. Obviamente había una mayor competitividad sobre los precios y

servicios a lo cual hay que estar atento al menor indicio de esta competencia, había que

analizar su estrategia modificando las de la empresa para no perder mercado.

b) Costos. Los costos operativos están en ascenso por la inflación reinante en

Venezuela.

Establecer las fallas existentes en los registros contables de la Sección de Almacén

El proceso para llevar a cabo una evaluación a los controles internos del inventario de la

Sección de Almacén, se realizó con la finalidad de establecer las fallas existentes en los

registros contables y así obtener un resultado objetivo sobre la situación que se

investiga.

La evaluación de la efectividad de los controles internos del inventario de la Sección de

Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure, C.A., se dirigió principalmente hacia

los siguientes aspectos:

a) El proceso de control de existencia física del inventario con relación al control

contable no se hace en forma simultanea y permanente originando diferencias al final

del período.

b) No existe para los productos terminados, ni la materia prima ningún control

administrativo sobre existencias stock, entradas, ni utilización de formatos.

c) Existe dificultad para el manejo de los productos terminados y la materia prima por la

ausencia de espacio físico apropiado, lo que obstaculiza el proceso para la ejecución del

inventario.

Las fallas mencionadas anteriormente, son elementos que afectan administrativamente

los registros contables de la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure,

C.A., la cual amerita un control administrativo permanente dentro de la organización,

permitiendo el establecimiento de los correctivos necesarios al presentarse desviaciones

que dificulten los objetivos planteados por los Departamentos de Administración,

Producción y Ventas.

Determinar los procedimientos administrativos para la recepción y entrega del

inventario dentro de la Sección de Almacén

Procedimiento de recepción.

a) La Sección de Recepción debe ser independiente de los relacionados con las

Secciones de Compras y Almacén. Debe encargarse del recuento y medición de todos

los artículos recibidos. Para facilitar esta tarea suele enviarse a dicha sección una copia

del pedido de compra. La copia de recepción presenta por lo general, todas las áreas de

recuento bien separadas para fomentar los recursos independientes.

b) El impreso de parte de recepción debe ser prenumerado y tener copias para la

Sección de Compras, para poder efectuar el seguimiento de recepciones parciales. En el

caso de pedidos de compra según un precio acordado; deben facilitarse copias del

mismo y de los comprobantes de cuentas a pagar, con el fin de justificar los

comprobantes de desembolsos.

c) Se deben facilitar copias de revisión, para la Sección de Almacén o para otras

necesidades.

d) Debe guardarse una copia en el departamento de recepción junto con las demás,

ordenadas numéricamente.

e) El encargado de la Sección de Almacén, debe visitar la Sección de Recepción y

revisar el funcionamiento del mismo como una parte eficaz del control interno sobre los

desembolsos de inventarios. Otro procedimiento consistiría en exigir al personal de la

Sección de Compra que devuelvan tales entregas a la Sección de Almacén para que éste

efectúe un registro y proceso de las mismas.

Procedimientos de Entrega Referentes a las Solicitudes de Material recibidas.

a) Los controles de existencias pueden estar en los procedimientos estrictos de entrega y

la solicitud de pedidos constituye la base de contabilización de las salidas de dichos

pedidos. La fiabilidad de los registros de cantidades se verá incrementada si existen

controles estrictos, de forma que los materiales o suministros no puedan abandonar los

almacenes si no es mediante solicitudes debidamente autorizadas. El impreso de

solicitud de materiales constituye la fuente para el abono a los almacenes. Un buen

procedimiento consiste en hacer que el número de talonarios en uso sea limitado y que

se mantenga un registro de su ubicación en cada momento concreto, para evitar perdidas

en las existencias de materiales.

b) El empleado debe asegurarse, mediante verificaciones adecuadas, que la entrega del

pedido está debidamente controlada y que la aparición de un cargo mediante una

solicitud de materiales autorizada representa un movimiento de existencias legítimo.

Analizar los controles de manera que se lleven adecuadamente, de acuerdo con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).

Para que el control interno se lleve a cabo de una manera efectiva, es necesario aplicar

efectivamente los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, los cuales son

de aplicación obligatoria por los contadores, y en las publicaciones técnicas emitidas

por la Federación Pública de Contadores de Venezuela. Estos principios, si bien carecen

de autoridad formal, apoyan la vigencia en el grado de aceptación generalmente que le

dispensen los profesionales de la Contaduría quienes están en el deber de acatarlas y

hacerlas cumplir en todas sus intervenciones profesionales. Entre ellos se destacan:

Principio de unidad operativa.

Este concepto significa que la empresa o negocio es una persona jurídica que existe en

sí y por si en forma individual e independiente de su dueño o dueños y de cualquier otro

negocio que pueda tener su dueño, lo cual significa que la empresa adquiere la

capacidad y la responsabilidad de responder por si misma ante terceros, por los

compromisos adquiridos y de exigir también por si misma los derechos a que tenga

lugar.

Principio de negocio en marcha.

Este principio significa que la empresa o negocio ha de continuar laborando en forma

indefinidas, lo cual daría estabilidad a los socios, a sus empleados, a los proveedores, a

los clientes y a sus diversos acreedores, lo cual influye notablemente sobre la buena

marcha de los negocios, puesto que nadie querrá invertir en un negocio en las

condiciones anteriormente citadas, luego al primer análisis de este principio nos indica

su aplicación de la estabilidad del negocio.

Principio de estabilidad monetaria.

Este principio significa que las variaciones en el nivel de precios no altera el valor de

los activos de la compañía; como es de suponer este principio está cayendo en desuso,

puesto que los altos índices de inflación registrados recientemente alteran en forma

considerable la valoración de dichos activos.

Principio de conservatismo.

Este es uno de los conceptos más importantes, e indica que la empresa no debe reflejar

beneficios hasta obtenerlos y proveer las posibles pérdidas en el momento en que se

presenten. Los ingresos y los gastos se deben reflejar en el momento en que se generan

y no en el momento en que se cobran o se pagan.

Principio de consistencia o consecuencia.

Este principio indica que la empresa, o negocio debe tener uniformidad en sus normas,

procedimientos y métodos aplicados en el registro de sus transacciones y en los estados

financieros elaborados, lo cual significa, que no se deben cambiar en forma

intempestiva, inconsulta e innecesaria las formas y métodos para valorar los

inventarios, calcular la provisión para incobrables, depreciaciones, reservas y apartados

entre otros, ya que un cambio no justificado en los anteriores rubros puede distorsionar

considerablemente los estados financieros y la información que de ellos se obtiene.

Principio de determinación objetiva.

Este principio indica que la valorización de los bienes y servicios que posee la empresa

debe ser objetiva y no subjetiva, o sea tomando en cuenta su valor real o de mercado, o

bien su valor en libros pero nunca tomando en cuenta manifestaciones subjetivas del

contador.

Principio de aplicación en el tiempo.

Este principio indica que los valores mostrados en los estados financieros corresponden

a un período de tiempo determinado, y que los ingresos y egresos, corresponden al

período en que se generaron.

Debe señalarse que con la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (PCGA), se busca alcanzar las siguientes metas:

a) Registrar las operaciones con toda claridad y precisión.

b) Controlar rigurosamente tales operaciones.

c) Proteger los activos.

d) Servir de fuente inagotable de información y de medio de pruebas ante terceros.

El alcance de los controles se basará en el conocimiento del investigador sobre la

empresa, así como en la evaluación del control interno de los inventarios de la Sección

de Almacén y de la importancia de los saldos que se encuentran en la cuenta de la

mencionada sección. Los controles incluyen la verificación física del inventario y su

correcta contabilización.

A continuación el investigador tomando en cuenta los análisis e la problemática y sus

posibles soluciones, establece los controles internos de inventario para la Sección de

Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure, C.A. A saber:

a) Emitir instrucciones por escrito, donde se precisen los procedimientos a seguir y las

responsabilidades de los empleados a cargo de los recuentos físicos en los distintos

departamentos o ubicaciones de los almacenes de la Institución.

b) Ordenar la Sección de Almacén convenientemente, para evitar errores o

duplicaciones, tomando en cuenta el espacio físico y su codificación.

c) Segregación de funciones del personal que cuenta y aquellos que tienen acceso al

fichero de existencias, esto se realizara para evitar el recargo de funciones y que

cualquier empleado ajeno al área de almacén tenga acceso a los ficheros de la

Institución.

d) Clasificación de los productos que corresponda con la clasificación contable y

perfecta identificación mediante etiquetas u otros medios similares.

e) Deberán anotarse las numeraciones de los últimos comprobantes de entrada y salida

antes del recuento de la existencia física de los materiales.

f) Deberá presentarse una atención especial al recuento de aquellos elementos de mayor

valor.

g) Se prestará atención a la posible existencia de productos en mal estado, dañados u

obsoletos. Se obtendrá información sobre productos de lento movimiento.

h) Se darán instrucciones para que en caso de introducirse cambios o correcciones en las

hojas del inventario, éstas se efectúen con el visado del responsable del recuento físico.

i) El precio de adquisición de los productos comprados deberá incluir los siguiente:

- Costo de la factura del proveedor.

- Gastos de adquisición hasta que llegue al almacén.

- Cantidad de mercancía solicitada.

j) Controles adecuados mediante registros de todas las entradas y salidas de mercancías.

k) Controles adecuados sobre la obtención, manejo y custodia de la evidencia

documental que ampare las entradas y salidas de existencias propiedad de la Institución.

l) Inspección periódica y sorpresiva de los inventarios físicos: recopilación, valoración y

comparación de los registros con el saldo de las cuentas de mayor. Revisión del

inventario para determinar la posible existencia de productos dañados u obsoletos o de

lento movimiento.

m) Estudio de la correcta protección física de las existencias mediante la cobertura de

seguro adecuada.

En todo caso, la empresa podrá tomar en cuenta los lineamientos aquí descritos, ya que

estos son productos del análisis de los resultados que se evidenciaron de las fallas

encontradas en la misma, específicamente con relación al manejo del control interno de

inventario de la Sección de Almacén.

Realizar una evaluación del control interno del inventario en la Sección de Almacén

de la empresa Agropecuaria Marapure, C.A., ubicada en San Fernando de Apure,

estado Apure

La evaluación del control interno del inventario en la Sección de Almacén se realizó

tomando en cuenta una serie de aspectos administrativos y contables, los cuales se

presentan en el siguiente cuestionario:

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO

Empresa:_____________________ Fecha:________________

SI NO

¿Existe planificación adecuada del proceso de inventario físico de la mercancía

en existencia en los almacenes?

¿Existe segregación adecuada de las funciones de autorización y registro en la

adquisición y recepción, almacenaje y embarque de existencias?

¿Existen formatos adecuados para poder llevar un control eficiente en el

departamento de almacén?

¿Existe dentro de la empresa personal especializado que conozca las técnicas

del almacén?

¿Existe un control adecuado en la recepción de la mercancía?

¿Están actualizados los sistemas computarizados que se utilizan actualmente

en el almacén?

¿En cuanto al espacio físico para el almacenamiento, considera usted que este

sea el más adecuado dentro de la empresa?

¿Existe un manual de normas y procedimientos para la organización del

almacén?

¿Existen fallas en el departamento de almacén, que requiera la implementación

de nuevos controles internos?

Fuente: Alfonzo (2002)

Ahora bien, el informe resultante de los resultados obtenidos a través del formato

anterior centraron su análisis en que al momento de ser aplicado en la Sección de

Almacén, se determinó que la empresa presenta deficiencias en cuanto al desarrollo

operativo y funcionales de los procesos administrativos designados, a lo cual se estima

que la misma deberá diseñar un modelo factible que le permita solventar las

deficiencias, tomando en cuenta los lineamientos de control establecidos por la

investigadora. En tal sentido, se sugiere a la empresa fundamentarse para el referido

diseño en las recomendaciones que se estipulan en el capítulo v de esta investigación.

En efecto, el reordenamiento de estos procesos dentro de la Sección de Almacén

comenta un mejor control de entradas y salidas, tanto de productos terminados, así

como de materia prima, a lo cual la investigadora acota una serie de formatos

idóneamente elaborados de acuerdo a las características de la empresa Agropecuaria

Marapure, C.A. a continuación se muestran los mencionados formatos:

Informe o nota de entrada.

El informe de entrada (ver formato 1) es el documento requerido para dar entrada

de los productos al Almacén de Productos Terminados, para su resguardo por la

empresa.

Este informe va a ser elaborado por dicho almacén en original y copia.

Procedimiento:

El Almacén de Productos Terminados:

Elabora el informe en original y copia.

El informe se distribuye de la siguiente manera:

Original al Departamento de Administración y copia se archiva en el Almacén de

Productos Terminados.

Departamento de Administración:

Recibe del Almacén de Productos Terminados, el informe original de entrada y

hace sus registros correspondientes.

Formato 1

Nota de Entrada

N° _____________

FECHA ______________

NOTA DE ENTRADA

Nombre: Recibido Por:

Nota de Entrega: Orden de Compra

Códigos Cantidad Descripción Valor Unitario Valor Total

Observaciones:______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Firma

(Recibido Por)

Fuente: Alfonzo (2002)

Instructivo:

Los espacios y columnas se llenaran como sigue:

N°: Número correlativo impreso.

Fecha: día, mes y año en el cual se elabora el informe de entrada.

Nombre: nombre de quien envía la mercancía.

Recibido por: nombre de la persona que recibe la mercancía en el almacén.

Nota de entrega.

Orden de compra.

Códigos alfanuméricos: tipo de mercancía.

Cantidad.

Descripción.

Valor unitario.

Valor total.

Observaciones: los el jefe de almacén considere pertinente.

Firma autorizada de almacén.

Informe o nota de salida.

Este documento se utiliza para registrar la mercancía que sale del almacén (ver

formato 2). Dicho documento o informe es elaborado en original y copia.

Procedimiento:

Almacén de Productos Terminados:

Elabora el informe en original y copia.

El informe se distribuye de la siguiente manera:

Original Departamento de Administración y la copia es archivada en el Almacén

de Productos Terminados.

Unidad de Administración:

Recibe del almacén el informe original de entrada.

Hace sus registros correspondientes.

Formato 2

Nota de Salida

N° ________________

FECHA ______________

NOTA DE SALIDA

Señor (es):

Dirección:

Orden de Compra: Despachado por:

Cantidad Descripción

(código) Precio Unitario Total Bs.

Total:

Recibido conforme:

Hecho por: Revisado por:

Fuente: Alfonzo (2002)

Instructivo:

Señor (es): nombre de la persona.

Dirección: a donde va dirigido.

Orden de compra: el N de orden de compra.

Despachado por: nombre de la persona que despacha la mercancía.

Cantidad: cantidad de mercancía en unidades.

Descripción: descripción de la mercancía a enviar.

Precio unitario: precio unitario de la mercancía.

Total bolívares: monto total en bolívares.

Recibido conforme: firma de la persona que recibió la mercancía.

Hecho por: nombre de la persona que realizó la factura.

Revisado por: firma de la persona. (ver formato 2)

CAPÍTULO V

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

En función de los objetivos de la investigación, de la investigación documental

efectuada y del análisis de los resultados, la investigadora concluye de la siguiente

manera:

La Empresa Agropecuaria Marapure, C.A., cumple con su objetivo fundamental, el cual

consiste en la fabricación y distribución de los productos lácteos con alta calidad para

satisfacer la demanda nacional.

En la empresa Agropecuaria Marapure, C.A., existen normas, lineamientos y

procedimientos administrativos y contables, pero no se encuentran plasmados en

manuales dirigidos a mantener un adecuado control de los inventarios y los que existen

no se adaptan a la estructura organizativa de la organización.

A pesar de existir controles internos de inventario, en muchos casos no se cumplen, ya

que específicamente no se conocen las clasificaciones y ubicaciones de los productos

terminados y materia prima. Los empleados no están informados en cuanto a su función

y la importancia de su labor dentro de la organización.

En la Sección de Almacén, existen funciones y tramites que se deben cumplir, sin

embargo carece de un sistema automatizado que permita llevar el control de entrada y

salida de la mercancía.

Los Departamentos de Administración, Producción, Mercadeo y Contabilidad deben

establecer una política en conjunto que permita a la empresa optimizar sus recursos y

obtener eficiencia en el equilibrio entre rentabilidad y liquidez mediante la inversión

realizada.

Agropecuaria Marapure, C.A., cumple con las normas y controles establecidos en lo

relacionado al manejo de la materia prima y productos terminados. Pero, se puede decir

que es necesario que se implementen formularios que permitan al usuario llevar a

cabalidad con el cumplimiento de sus funciones en la Sección del almacén para obtener

un control de la mercancía e implementar nuevos procesos que permitan automatizar el

manejo de los mismos.

Finalmente, la empresa Agropecuaria Marapure, C.A., debe establecer capacitación y

adiestramiento al personal, a fin de que el usuario conozca sus responsabilidades y

funciones dentro de la Sección del Almacén para su cabal cumplimiento y eficiencia en

la misma.

Recomendaciones

Una vez realizado el análisis de los resultados y evaluado los objetivos de la

investigación, se le recomienda a la empresa Agropecuaria Marapure, C.A.:

Actualizar los controles interno del inventario que se maneja en la Sección de Almacén,

ajustándolos de esta manera a la estructura organizativa, con el fin de que dicha sección

tenga claramente definida su competencia y funciones en materia estos.

Informar a todo el personal que tiene que ver con el control interno de los inventarios

sobre las políticas, lineamientos y procedimientos emitidos por la organización, a través

de publicaciones periódicas; y de ser necesario, publicar en sitios visibles estas normas

para que el personal lo consulte cada vez que lo requiera.

Realizar inventarios continuos, y utilizar un método adecuado de clasificación y

ubicación de la materia prima y de los productos terminados. Igualmente, crear una base

de datos confiable que permita que se alimente cada vez que haya movimiento,

conllevando así a la toma de decisiones oportunas por parte de la empresa y adecuadas

en cuanto el uso de los controles internos de inventario.

Evaluar por lo menos cada mes, la ejecución de la Sección de Almacén con relación al

control interno de los inventarios, con el propósito de detectar y corregir errores o

irregularidades y asegurarse de que está cumpliendo de acuerdo a lo estipulado en las

normativas de la organización. Para ello deberán establecer controles preventivos, antes

de la ejecución de los procesos y controles.

Realizar auditorias internas de forma periódica, que permitan detectar fallas y

debilidades de la materia en cuestión (control interno del inventario).

Incluir formularios claros y sencillos que puedan ser manejados por el usuario de la

Sección del Almacén. Para ello se pueden tomar en cuenta los diseñados por la

investigadora en el capítulo anterior. Así mismo, asignar a una persona que se encargue

de llevarlos y supervisarlos.

Manuales de normas y procedimientos que permitan conocer el funcionamiento de cada

una de las actividades de la organización.

Capacitación y adiestramiento al personal.

Establecer un sistema automatizado.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Aragua, Venezuela.

ANEXOS ANEXO 1

REGISTRO DE OBSERVACIÓN

TÉCNICA: Observación Directa

INSTRUMENTO: Registro de Observación

PAUTAS CAUSAS EFECTOS

En cuanto al

diagnóstico de la

situación actual de

la Sección de

Almacén

Impera un total desorden, el cual

genera pérdidas de tiempo a la

empresa como tal, así como la de

clientes potenciales

Emisión de información

contable errada en la

elaboración de los estados

financieros.

Con relación a la

existencia de

controles internos

para los

inventarios.

No existe un control específico de

cómo saber cuanta materia prima

queda. Así mismo, existe un nivel de

obsolencia en cuanto al método a

utilizar para saber la existencia de

productos terminados y de materia

prima.

Influye al momento de

requerir los pedidos que

van a ser utilizados

Fuente: Alfonzo (2002)

ANEXO 2

CUESTIONARIO

Estimado empleado de la Sección de Almacén de la empresa Agropecuaria Marapure,

C.A., a continuación se le presenta el siguiente cuestionario, el cual es un instrumento

con el cual se recolectarán datos de suma importancia para el Trabajo Especial de

Grado de la Br. Dilia Alfonzo, como requisito parcial para optar al título de Licenciado

en Contaduría, en la Universidad de Carabobo, Núcleo Aragua”.

Los datos proporcionados serán de gran valor para la elaboración final del Trabajo

Especial de Grado, y su respuesta será procesada bajo estricta confidencialidad.

¡Gracias por su Colaboración!

TÉCNICA: Encuesta

INSTRUMENTO: Cuestionario

Ítem 1. ¿El método de control de inventario usado por la empresa es la más adecuada?

SI ( ) No ( )

Ítem 2. ¿Considera Usted, que las compras que se realizan en la empresa son las

óptimas?

SI ( ) No ( )

Ítem 3. ¿Considera Usted, que el Departamento de Producción realizan el estudio de los

costos de la materia prima?

SI ( ) No ( )

Ítem 4. ¿Considera Usted, que existe una relación entre los Departamentos de

Administración y Producción?

SI ( ) No ( )

Ítem 5. ¿Considera Usted, que la gestión llevada a cabo por la Sección de Almacén

satisface las necesidades del Departamento de Ventas?

SI ( ) No ( )

Ítem 6. ¿Considera Usted, que la gestión llevada a cabo por la Sección de Almacén

satisface las necesidades del Departamento de Producción?

SI ( ) No ( )

Ítem 7. ¿Considera Usted, que están definidas las normas y procedimientos a seguir en

la Sección del Almacén?

SI ( ) No ( )

Ítem 8. ¿Considera Usted, que en la Sección de Almacén se aplican otros tipos de

control de inventario?

SI ( ) No ( )

Ítem 9. ¿Considera Usted, que la aplicación de controles internos para el inventario del

almacén, optimizaría los procesos?

SI ( ) No ( )

Ítem 10.¿Considera Usted, que las zonas en la Sección de Almacén se encuentran

debidamente señaladas o delimitadas con mercancía que requieren un manejo delicado

por su composición y empaque?

SI ( ) No ( )

Ítem 11.¿Considera Usted, que la forma de cómo está distribuida la mercancía es

adecuada para su manejo?

SI ( ) No ( )

Ítem 12.¿Considera Usted, que existe un Stock de inventario dentro de la Sección de

Almacén?

SI ( ) No ( )

Ítem 13. ¿Considera Usted, que el Departamento de Administración se rige por los

parámetros de control de inversión?

SI ( ) No ( )

Ítem 14. ¿Considera Usted, que las políticas existentes en la Sección de Almacén

son eficientes?

SI ( ) No ( )

Ítem 15. ¿Considera Usted, que los pedidos efectuados a la Sección de Almacén

son entregados a tiempo?

SI ( ) No ( )

Ítem 16. ¿Considera Usted, que la Sección de Almacén maneja formatos

adecuados para el registro de entrada y salida de los productos terminados y materia

prima?

SI ( ) No ( )

Ítem 17. ¿Considera Usted, que en la Sección de Almacén permanecen personas

ajenas as la misma?

SI ( ) No ( )

Ítem 18. ¿Considera Usted, que se realiza la toma física del inventario en la

Sección de Almacén periódicamente?

SI ( ) No ( )

ANEXO 3 . FORMULARIOS

PEDIDOS DE PRODUCTOS A LA SECCIÓN DE ALMACÉN (MATERIA PRIMA E

INSUMO)

Nº ____________

FECHA: _______ DE _____________ DE _____________

CÓDIGO DEL

PRODUCTO

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CANTIDAD

OBSERVACIONES:

ORIGINAL ALMACÉN_________________________

JEFE DE PRODUCCIÓN

RELACIÓN DE ENTRADA / SALIDA DE MATERIA

PRIMA O PRODUCTO TERMINADO

Recibimos de:________________________________________________________

Nº Orden de Compra:_____________ Factura Nº ________________

Procedente de :____________________________ Comprobante _____________

Las siguiente mercancía:

PRODUCTO CANTIDAD OBSERVACIONESCÓDIGO

_____________________ DE ___________________ DE_______________

CONDUCTOR: RECIBIDO:

________________________ __________________________

C.I. Nº: __________________

Sector Luis Herrera. Detrás de AGAPURE. Teléfono – Fax (0247) 410342

San Fernando de Apure Estado Apure - Venezuela