UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · Instructivo para utilización del...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS

ECONÓMICOS DE LA EMPRESA EXPERTIA CORPORATIVA

S.A., UBICADA LA CIUDAD DE QUITO.

AUTORA:

EVELYN MARICELA IZA AYO

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

ING. NASSER FRANKLIN ALVAREZ ZAMORA

[email protected]

D.M. DE QUITO, OCTUBRE 2016

ii

Iza Ayo, Evelyn Maricela (2016). Diseño de procedimientos

administrativos y financieros para optimizar los recursos económicos

de la Empresa Expertia Corporativa S.A., ubicada la ciudad de

Quito. Trabajo de investigación para optar por el Título de Ingeniera

en Contabilidad y Auditoría, Contadora Publica Autorizada. Carrera

de Contabilidad y Auditoría Quito: UCE. 132 p.

iii

DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo de titulación en primer lugar a Dios por darme la fortaleza necesaria

para lograr mis propósitos, a mis padres que son mi orgullo, el pilar fundamental en mi vida y la

fuerza que me alienta a seguir adelante.

A mis hermanos, abuelitos, familiares y a las personas que incondicionalmente se encuentran junto

a mí, por bridarme su fortaleza, apoyo y entusiasmo.

Evelyn Maricela Iza Ayo

iv

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por estar a mí lado en todo momento, a mis padres por el esfuerzo y apoyo que

me han brindado a lo largo de mi vida, por ser un ejemplo y brindarme desmedidamente lo mejor

de ellos.

A mis hermanos, abuelitos, familiares, amigos por la fuerza que me han transmitido

constantemente.

A la Empresa Expertia Corporativa por brindarme la oportunidad de desarrollar la investigación en

la organización, miembros de la misma quienes me brindaron soporte y apoyo.

Al Ing. Franklin Alvarez por brindarme sus conocimientos permanentemente.

Al Ing. Marco Cevallos, por ser una guía excelente a lo largo de este proceso.

A los docentes que con nobleza y entusiasmo me han formado académicamente.


v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Yo, EVELYN MARICELA IZA AYO, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis

realizada sobre “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA

EMPRESA EXPERTIA CORPORATIVA S.A., UBICADA LA CIUDAD DE QUITO”, por

la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los

contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente

académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirá

vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6,8; 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, a 25 de Octubre del 2016


C.C. 172230471-2

[email protected]

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Por la presente dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la Señorita

EVELYN MARICELA IZA AYO, para optar por el título profesional cuyo tema es “DISEÑO

DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA OPTIMIZAR

LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA EMPRESA EXPERTIA CORPORATIVA S.A.,

UBICADA LA CIUDAD DE QUITO”, la misma que reúne los requerimientos y los méritos

suficiente para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 25 días del mes de Octubre del 2016.

Ing. Nasser Franklin Álvarez Zamora

C.C. 180132744-4

vii

CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................... v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi

CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiv

ANEXOS......................................................................................................................................... xvi

RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xvii

ABSTRACT .................................................................................................................................. xviii

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2

1. GENERALIDADES ............................................................................................................ 2

1.1. La Empresa ......................................................................................................................... 2

1.1.1. Definición ........................................................................................................................... 2

1.1.2. Clases de empresas ............................................................................................................. 2

1.1.2.1. Por su naturaleza ................................................................................................................. 2

1.1.2.1.1. Industriales .......................................................................................................................... 2

1.1.2.1.2. Comerciales ........................................................................................................................ 2

1.1.2.1.3. Servicios ............................................................................................................................. 2

1.1.2.2. Por el sector ........................................................................................................................ 3

1.1.2.2.1. Públicas ............................................................................................................................... 3

1.1.2.2.2. Privadas............................................................................................................................... 3

1.1.2.2.3. Mixtas ................................................................................................................................. 3

1.1.2.3. Por la integración del capital .............................................................................................. 3

1.1.2.3.1. Unipersonal ......................................................................................................................... 3

1.1.2.3.2. Pluripersonal ....................................................................................................................... 3

1.1.3. Empresa de servicios .......................................................................................................... 4

1.1.3.1. Definición ........................................................................................................................... 4

1.1.3.2. Elementos básicos ............................................................................................................... 4

1.1.3.2.1. Factores activos .................................................................................................................. 4

1.1.3.2.2. Factores pasivos .................................................................................................................. 4

1.1.3.3. Clasificación ....................................................................................................................... 4

1.2. Empresas de Servicios de Arrendamiento Operativo ......................................................... 5

ix

1.2.1. Definición ........................................................................................................................... 5

1.2.2. Análisis de empresas de arrendamiento operativo a nivel local. ........................................ 5

1.3. Expertia Corporativa ........................................................................................................... 5

1.3.1. Antecedentes de la empresa ................................................................................................ 5

1.3.2. Constitución ........................................................................................................................ 6

1.3.3. Características ..................................................................................................................... 7

1.3.4. Negocio ............................................................................................................................... 7

1.3.4.1. Ciclo del negocio ................................................................................................................ 8

1.3.5. Normas ................................................................................................................................ 8

1.3.5.1. Superintendencia de Compañías ......................................................................................... 8

1.3.5.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .......................................................................... 8

1.3.5.3. Servicio de Rentas Internas................................................................................................. 8

1.3.5.4. Agencia Nacional de Tránsito ............................................................................................. 9

1.3.6. Base legal ............................................................................................................................ 9

1.3.7. Política .............................................................................................................................. 10

1.3.7.1. Contratación, admisión de personal y remuneraciones ..................................................... 10

1.3.7.2. Horario y jornadas de trabajo ............................................................................................ 10

1.3.7.3. Licencias, descansos y vacaciones .................................................................................... 11

1.3.7.4. Prohibiciones y obligaciones patronales ........................................................................... 11

1.3.7.5. Obligaciones y prohibiciones de los trabajadores ............................................................. 11

1.3.7.6. De las infracciones ............................................................................................................ 11

1.3.7.7. Sanciones .......................................................................................................................... 12

1.3.8. Niveles de crecimiento...................................................................................................... 12

1.3.9. Posicionamiento en el mercado ........................................................................................ 12

CAPITULO II ................................................................................................................................... 13

2. MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 13

2.1. Administración por Procesos ............................................................................................ 13

2.1.1. Beneficios de la administración por procesos ................................................................... 13

2.1.1.1. Proceso .............................................................................................................................. 13

2.1.1.2. Elementos de un proceso .................................................................................................. 14

2.1.1.3. Procesos administrativos................................................................................................... 14

2.1.1.3.1. Procesos relacionados con el personal .............................................................................. 16

2.1.1.4. Procesos financieros ......................................................................................................... 16

2.1.2. Estructura por procesos ..................................................................................................... 17

2.1.2.1. Levantamiento de procesos ............................................................................................... 17

2.1.2.1.1. Metodología ...................................................................................................................... 17

2.1.2.2. Análisis de procesos ......................................................................................................... 17

x

2.2. Diagrama de Flujo ............................................................................................................ 17

2.2.1. Definición ......................................................................................................................... 17

2.2.2. Simbología ........................................................................................................................ 18

2.2.3. Esquematización de un diagrama ..................................................................................... 21

2.2.4. Interpretación y utilización ............................................................................................... 25

2.3. Manual de Procedimientos................................................................................................ 25

2.3.1. Definición ......................................................................................................................... 25

2.3.2. Objetivos del manual de procedimientos .......................................................................... 25

2.3.3. Características del manual de procedimientos .................................................................. 25

2.3.4. Estructura del manual de procedimientos ......................................................................... 26

2.3.4.1. Identificación .................................................................................................................... 26

2.3.4.2. Prólogo, introducción o ambos. ........................................................................................ 27

2.3.4.3. Índice ................................................................................................................................ 27

2.3.4.4. Contenido .......................................................................................................................... 27

2.3.4.4.1. Instructivo para el llenado de las operaciones .................................................................. 28

2.3.4.5. Diagramas de flujo ............................................................................................................ 29

2.3.4.6. Formularios o impresos .................................................................................................... 29

2.3.4.7. Instructivos ....................................................................................................................... 30

2.3.4.8. Glosario de términos ......................................................................................................... 30

2.3.5. Aprobación y difusión del manual de procedimientos ..................................................... 30

2.3.5.1. Niveles directivos ............................................................................................................. 30

2.3.5.1.1. Al órgano de gobierno ...................................................................................................... 31

2.3.5.1.2. A otros niveles jerárquicos ............................................................................................... 31

2.3.5.2. Reproducción del manual ................................................................................................. 31

2.4. Organigrama ..................................................................................................................... 31

2.4.1. Definición ......................................................................................................................... 31

2.4.2. Clasificación ..................................................................................................................... 32

2.4.2.1. Por su naturaleza ............................................................................................................... 32

2.4.2.2. Por su ámbito .................................................................................................................... 32

2.4.2.3. Por su contenido ............................................................................................................... 33

2.4.2.4. Por su presentación ........................................................................................................... 34

2.4.3. Ventajas ............................................................................................................................ 35

CAPITULO III .................................................................................................................................. 36

3. ANÁLISIS SITUACIONAL ............................................................................................. 36

3.1. Factores Externos .............................................................................................................. 36

3.1.1. Ambiente externo .............................................................................................................. 36

3.1.1.1. Macro Ambiente ............................................................................................................... 36

xi

3.1.1.1.1. Político .............................................................................................................................. 36

3.1.1.1.2. Económico ........................................................................................................................ 37

3.1.1.1.3. Social ................................................................................................................................ 39

3.1.1.2. Microambiente .................................................................................................................. 40

3.1.1.2.1. Proveedores ....................................................................................................................... 40

3.1.1.2.2. Clientes ............................................................................................................................. 40

3.1.1.2.3. Competencia ..................................................................................................................... 41

3.2. Factores Internos ............................................................................................................... 44

3.2.1. Ambiente interno .............................................................................................................. 44

3.3. Área Organizacional ......................................................................................................... 48

3.3.1. Organigrama ..................................................................................................................... 48

3.4. Procesos de recolección de información ........................................................................... 50

3.5. Observación directa .......................................................................................................... 50

3.5.1. Encuesta ............................................................................................................................ 50

3.5.1.1. Cuestionario ...................................................................................................................... 50

3.6. Matriz de Análisis de FODA ............................................................................................ 61

3.7. Matriz de Factores Estratégicos ........................................................................................ 62

CAPITULO IV .................................................................................................................................. 65

4. PROPUESTA DE DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS ................................................................................................................. 65

4.1.1. Estructura Organizacional................................................................................................. 66

4.1.2. Representación gráfica estructural .................................................................................... 66

4.1.3. Organigrama funcional ..................................................................................................... 68

4.1.3.1. Representación gráfica funcional ...................................................................................... 69

4.2. Descripción de Funciones y Responsabilidades Departamentales .................................. 70

4.2.1. Funciones de la Gerencia General .................................................................................... 70

4.2.2. Funciones de la Gerencia Financiera Administrativa ....................................................... 71

4.2.3. Funciones de Recursos Humanos ..................................................................................... 73

4.2.4. Funciones de Servicios Administrativos ........................................................................... 75

4.2.4.1. Funciones del Personal de Servicios Administrativos Mensajería ................................... 77

4.2.4.2. Funciones del personal de servicios administrativos limpieza ......................................... 78

4.2.5. Funciones de Contabilidad................................................................................................ 79

4.2.5.1. Funciones del personal de contabilidad-analista contable ................................................ 80

4.2.5.2. Funciones del Personal de Contabilidad- Asistente Contable. ........................................ 81

4.2.6. Funciones de Tesorería ..................................................................................................... 82

4.2.7. Descripción de procedimientos administrativos ............................................................... 84

4.2.8. Procedimiento para el Área de Recursos Humanos .......................................................... 84

xii

4.2.8.1. Procedimientos de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal ...................... 85

4.2.8.2. Procedimiento para Capacitación de los Empleados ........................................................ 90

4.2.9. Procedimiento para el Área de Servicios Administrativos ............................................... 96

4.2.9.1. Procedimientos para la Selección de Proveedores ............................................................ 96

4.2.9.1.1. Instructivo de Utilización del Formulario de Requerimiento de Productos o

Servicios ......................................................................................................................... 103

4.2.9.1.2. Instructivo para utilización del cuadro comparativo de ofertas ...................................... 106

4.3. Descripción de Procedimientos Financieros ................................................................... 107

4.3.1. Procedimiento para el Área de Contabilidad .................................................................. 107

4.3.1.1. Procedimiento de Creación e Incremento de Caja Chica ................................................ 107

FORMULARIO DE APERTURA O INCREMENTO DE CAJA CHICA ................................... 110

4.3.1.1.1. Instructivo para la Utilización de Apertura e Incremento de Caja Chica ....................... 110

4.3.1.2. Procedimiento para Reposición del Fondo de Caja Chica .............................................. 111

4.3.1.2.1. Instructivo para la Utilización del Formulario de Liquidación de Caja Chica. .............. 117

4.3.2. Procedimiento para el Área de Tesorería ........................................................................ 118

4.3.2.1. Procedimiento para el Pago a Proveedores ..................................................................... 118

4.3.2.2. Procedimiento para el Cobro a Clientes. ........................................................................ 124

CAPITULO V ................................................................................................................................. 130

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 130

5.1. Conclusiones ................................................................................................................... 130

5.2. Recomendaciones ........................................................................................................... 131

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 132

ANEXOS......................................................................................................................................... 133

xiii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Capital de la Compañía ...................................................................................................... 7

Tabla 3.1 Beneficios del Arrendamiento Operativo ......................................................................... 45

xiv

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Logo Expertia Corporativa ............................................................................................... 5

Figura 1.2 Ciclo del negocio .............................................................................................................. 8

Figura 2.1 Proceso ............................................................................................................................ 14

Figura 2.2 Procesos Administrativos ............................................................................................... 15

Figura 2.3 Funciones del Administrador .......................................................................................... 15

Figura 2.4 Símbolos según ASME American Society of Mechanical Engineers ............................ 18

Figura 2.5 Símbolos según American National Standard Institute (ANSI) ..................................... 19

Figura 2.6 Diagramación Administrativa ......................................................................................... 20

Figura 2.7 International Organization for Standarization (ISO) ..................................................... 21

Figura 2.8 Pasos de Esquematización de un Diagrama .................................................................... 24

Figura 2.9 Estructura del Manual de Procedimientos ...................................................................... 26

Figura 2.10 Formato de descripción de operaciones ........................................................................ 29

Figura 2.11 Formato para el vaciado de instrucciones. .................................................................... 30

Figura 2.12 Organigrama General .................................................................................................... 32

Figura 2.13 Organigrama Específico ............................................................................................... 33

Figura 2.14 Organigrama Integral .................................................................................................... 33

Figura 2.15 Organigrama Funcional ................................................................................................ 34

Figura 2.16 Organigrama de puestos, plazas y unidades ................................................................. 34

Figura 2.17 Organigrama Vertical ................................................................................................... 35

Figura 3.1 Precio del petróleo .......................................................................................................... 38

Figura 3.2 Inflación .......................................................................................................................... 39

Figura 3.3 Empresas de Renting en el mercado ............................................................................... 41

Figura 3.4 Logo AVIS ...................................................................................................................... 41

Figura 3.5 Logo Renting Pichincha .................................................................................................. 43

Figura 3.6 Organigrama de Expertia Corporativa S.A. .................................................................... 49

Figura 3.7 Satisfacción de los procesos administrativos .................................................................. 51

Figura 3.8 Desarrollo de los procedimientos administrativos eficientes ......................................... 52

Figura 3.9 Actividades relacionadas al cargo .................................................................................. 53

Figura 3.10 Personal suficiente para ejecutar las operaciones ........................................................ 54

Figura 3.11 Otorgamiento de programas de capacitación ................................................................ 55

Figura 3.12 Incentivos para incrementar el desempeño ................................................................... 56

Figura 3.13 Cumplimiento de las obligaciones laborales del empleador ......................................... 57

Figura 3.14 Otorgamiento de materiales y equipos para ejecutar el trabajo en condiciones

adecuadas y seguro .............................................................................................................. 58

Figura 3.15 Actividades que conllevan al cumplimiento de los objetivos ....................................... 59

Figura 3.16 Existencia de manuales de procedimientos administrativos y financieros ................... 60

xv

Figura 4.1 Organigrama Estructural ................................................................................................. 67

Figura 4.2 Organigrama Funcional .................................................................................................. 69

Figura 4.3 Proceso: Reclutamiento, Selección, Contratación del Personal ...................................... 89

Figura 4.4 Proceso: Capacitación de los Empleados ........................................................................ 95

Figura 4.5 Proceso: Selección de Proveedores ............................................................................... 102

Figura 4.6 Proceso: Creación o Incremento de Caja Chica ............................................................ 109

Figura 4.7 Proceso: Reposición del Fondo de Caja Chica ............................................................. 115

Figura 4.8 Proceso: Pago a Proveedores ........................................................................................ 123

xvi

ANEXOS

Anexo A Cuestionario .................................................................................................................... 133

Anexo B Verificación de la hipótesis ............................................................................................. 135

xvii

RESUMEN EJECUTIVO

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA

OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICOS DE LA EMPRESA EXPERTIA

CORPORATIVA S.A., UBICADA LA CIUDAD DE QUITO.

Mediante el presente trabajo de titulación se ha podido identificar que la empresa Expertia

Corporativa S.A. no cuenta con un documento físico que describan los Procedimientos

Administrativos y Financieros, actividades a ejecutarse, redistribución equitativa de funciones a

todos los cargos del área en estudio de acuerdo a las competencias y responsabilidades, lo que ha

ocasionado ineficiencia en los procesos.

Se propone un diseño de Procedimientos Administrativos y Financieros que fueron desarrollados

previo a un diagnóstico y requerimiento de la empresa, el disponer de procedimientos

administrativos y financieros permite la ejecución correcta, eficiente y adecuada de las actividades

con el fin de mejorar la calidad en la prestación del servicio y optimización de recursos; un

organigrama estructural y funcional lo que describe claramente los departamentos y áreas de

acuerdo a los niveles de jerarquía y líneas de comunicación que permita lograr una comunicación

efectiva, alcanzar un alto nivel de satisfacción que cubra todas las necesidades de la empresa,

contribuir con el cumplimiento de los objetivos e incrementar la productividad.

PALABRAS CLAVES:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

DIAGRAMAS DE FLUJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ORGANIGRAMA

ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

xviii

ABSTRACT

DESIGN OF ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL PROCEDURES TO OPTIMIZE THE

ECONOMIC RESOURCES OF THE COMPANY EXPERTIA CORPORATIVA S.A.,

LOCATED IN THE CITY OF QUITO.

Through the present titling work it has been possible to identify that the company Expertia

Corporativa S.A. it does not have a physical document that describes the Administrative and

Financial Procedures, activities to be executed, equitable redistribution of functions to all the

positions of the study area according to the competences and responsibilities, which has caused

inefficiency in the processes.

A design proposal of Administrative and Financial Procedures was developed with a previous

diagnosis and needs of the company, the availability of administrative and financial procedures

allows the correct, efficient and adequate execution of the activities in order to improve the quality

of service and optimization of resources; a structural and functional organization chart that clearly

describes the departments and areas according to the levels of hierarchy and lines of

communication allowing an effective communication, achieve a high level of satisfaction, that

incorporate all the needs of the company, contribute to compliance of objectives and increase

productivity.

KEYWORDS:

ADMINISTRATIVE PROCEDURES

FINANCIAL PROCEDURES

FLOWCHARTS

PROCEDURES MANUAL

ORGANIZATION CHART

PROCESS MANAGEMENT

1

INTRODUCCIÓN

La presente investigación tiene como objetivo fundamental proporcionar mecanismos y

lineamientos que permita a la Empresa Expertia Corporativa S.A. dedicada a la prestación del

servicio de arrendamiento operativo el mejoramiento continuo de los procesos, la ejecución

correcta de las actividades, ambiente más ordenado, énfasis en la optimización de recursos,

eficiente gestión que será de gran utilidad para el cumplimiento de objetivos empresariales y

contribuya a la productividad de la organización.

La investigación está estructurada por cinco capítulos, los cuales se describen de forma resumida a

continuación.

Capítulo I .Describen los aspectos generales de la empresa, antecedentes, constitución,

características, niveles de crecimiento, posicionamiento en el mercado que permiten comprender el

giro del negocio de la organización.

Capítulo II. Se desarrollan los fundamentos teóricos relacionados directamente con la

investigación, tales como definiciones de procedimientos administrativos y financieros,

organigramas, diagramas de flujo entre otros que fundamentan y contribuyen para la elaboración de

la propuesta.

Capitulo III. Análisis situacional, factores internos y externos de la organización, área

organizacional, se determina los procesos de recolección de información para la elaboración de la

matriz FODA.

Capítulo IV. Desarrollo de la Propuesta de Diseño de Procedimientos Administrativos y

Financieros para la empresa Expertia Corporativa S.A., se propone un organigrama estructural y

funcional que permita a la entidad mantener una comunicación eficiente; se definen funciones y

responsabilidades administrativas y financieros de acuerdo al cargo; se identifican los

procedimientos administrativos y financieros de mayor relevancia.

Capítulo V. Definición de conclusiones y recomendaciones después de realizar el trabajo de

investigación, las cuales serán expuestas a las autoridades de la organización.

2

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES

1.1. La Empresa

1.1.1. Definición

“Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción,

comercialización y prestación de servicios a la colectividad” ( Bravo Valdivieso & Ubidia Tapia ,

2013, pág. 2)

1.1.2. Clases de empresas

1.1.2.1. Por su naturaleza

1.1.2.1.1. Industriales

Es el conjunto de actividades económicas que se dedica a la transformación o extracción de bienes

tangibles , organizadas por personas naturales o jurídicas que unen fuerza, trabajo, capital

económico y humano.

1.1.2.1.2. Comerciales

Son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos terminados o materias primas, no

realizan ningún tipo de transformación; empresas intermediarias entre los productores -

consumidores, que entregan la mercadería al por mayor o mayoristas y en cantidades pequeñas o

minoristas.

1.1.2.1.3. Servicios

Entidad cuya actividad económica es la producción de bienes intangibles, no puede ser percibido

por los sentidos del ser humano, se califica a este tipo de bienes por la calidad del servicio que

prestan.

3

1.1.2.2. Por el sector

1.1.2.2.1. Públicas

Son aquellas entidades que son creadas por el estado y cuyo capital proviene del mismo, pueden

ser comerciales, industriales o de servicio. Están bajo el control fiscal, buscan el orden público y la

eficiencia administrativa.

1.1.2.2.2. Privadas

Empresas creadas con capital privado de personas naturales o jurídicas, se encuentran conformadas

por accionistas o socios, tienen como objetivo principal generar ganancias a los propietarios.

1.1.2.2.3. Mixtas

El capital inicial de la empresa está compuesto por una parte pública y la otra privada.

1.1.2.3. Por la integración del capital

1.1.2.3.1. Unipersonal

La empresa fue creada con la aportación de una persona natural o jurídica para la transformación,

comercialización o prestación de bienes o servicios.

1.1.2.3.2. Pluripersonal

Fue constituida con la aportación de dos o más personas ya se han estos accionistas o socios que se

dedican a la productividad de bienes o servicios con la finalidad de satisfacer las necesidades

individuales y colectivas.

Compañía en Nombre Colectivo

Compañía en Comandita Simple

Compañía en Comandita por Acciones

Compañías de Responsabilidad Limitada

Compañías de Economía Mixta

Compañías Anónimas

4

Esta Compañía tiene como característica principal, que es una sociedad cuyo capital, dividido en

acciones negociables, y sus accionistas responden únicamente por el monto de sus aportaciones.

Esta especie de compañías se administra por mandatarios amovibles socios o no. Se constituye con

un mínimo de dos socios sin tener un máximo.

Superintendencia de Compañías. Ley de Compañías. Ecuador. (Superintendencia de Compañias,

1999, pág. 34)

1.1.3. Empresa de servicios

1.1.3.1. Definición

Son aquellas que se dedican a la venta de servicios a la colectividad. La intangibilidad del bien se

alude a aquello que no podemos tocar, sentir, tener, comer, oler, es decir no puede ser percibido por

ninguno de nuestros sentidos, se basa en la calidad del servicio. ( Bravo Valdivieso & Ubidia Tapia ,

2013, pág. 2)

1.1.3.2. Elementos básicos

1.1.3.2.1. Factores activos

Son aquellos factores que intervienen directamente en la prestación del servicio: las personas,

participan en el desarrollo de la empresa. Por ejemplo: empleados, propietarios, accionistas,

clientes, proveedores

1.1.3.2.2. Factores pasivos

Son aquellos factores que son utilizados para la oferta del servicio, bienes tangibles e intangibles.

Por ejemplo: conocimiento, materia prima, tecnología entre otros.

1.1.3.3. Clasificación

“Las empresas de prestan servicios en el Ecuador son las siguientes: Actividades de reparación y

mantenimiento”. (El Portal de Negocios del Ecuador Ekos, 2016)

Diseño, ingeniería e investigación

Enseñanza

Entrenamiento y deportes

Publicidad y mercadeo

Sector editorial

Seguridad

Servicios ambientales

5

Servicios jurídicos y de auditoría

Servicios públicos

Tecnología de información, software

Telecomunicaciones

Servicios diversos

Son aquellas empresas que se dedican a actividades que no fueron mencionados anteriormente, por

ejemplo: renting de vehículos, son empresas que se dedican al arrendamiento de vehículos a largo

plazo.

1.2. Empresas de Servicios de Arrendamiento Operativo

1.2.1. Definición

El renting de vehículos o arrendamiento operativo es un contrato de alquiler a largo plazo por el

que se paga una cuota fija mensual y la empresa tiene derecho a la utilización del o los vehículos

que necesite sin tener que preocuparse por otros costos asociados a su gestión y mantenimiento.

1.2.2. Análisis de empresas de arrendamiento operativo a nivel local.

A nivel local encontramos varias empresas de arrendamiento operativo de las cuales podemos

mencionar los siguientes: Expertia corporativa, Avis, Renting Pichincha, Otros; prestan servicios

de alquiler de vehículos, se caracterizan por contratos a largo plazo y se encargan de la

administración de su flota.

1.3. Expertia Corporativa

1.3.1. Antecedentes de la empresa

Figura 1.1 Logo Expertia Corporativa

En: Expertia Corporativa S.A

6

Expertia Corporativa S.A. fue la primera empresa del Ecuador con la actividad económica de

renting operativo a largo plazo en el país, nació como empresa relaciona del Banco Produbanco, a

inicios del mes de Agosto del 2010 se creó con la participación de tres personas: gerente general,

subgerente financiero, subgerente de operaciones.

Hasta la actualidad su finalidad es prestar servicio de arrendamiento operativo a largo plazo 24

meses en adelante, en el año 2014 la empresa fue comprada por los accionistas Galo Iván Vega

Naranjo- Fernando Vivero Miño a partir de dicho evento la organización en el año 2015 realizó el

cambio de razón social de PRODURENTING S.A. a EXPERTIA CORPORATIVA S.A.

1.3.2. Constitución

La compañía Expertia Corporativa S.A. se constituyó mediante escritura pública celebrada en la

Notaria Decima Octava del Cantón Quito, el 17 de Agosto del 2010, debidamente inscrita en el

Registro Mercantil del Cantón Quito el 23 de Septiembre del 2010 como Produrenting S.A., con el

siguiente objeto social:

El arrendamiento operativo de bienes muebles tales como equipos de cómputo, hardware, software

y vehículos, para lo cual podrá realizar las actividades necesarias para la compra de dichos

muebles.

EXPERTIA CORPORATIVA inició sus operaciones con el nombre de PRODURENTING S.A. en

el año 2010 como parte de una iniciativa para ampliar los servicios financieros de PRODUBANCO

S.A.

En el 2013 PRODUBANCO vende la empresa ya con un un posicionamiento importante en el

mercado de empresas arrendadoras de vehículos a un grupo de inversionistas, convirtiéndose así en

una empresa de servicios independiente de la banca.

En diciembre del mismo año, PRODURENTING es la primera entidad en obtener la autorización

de funcionamiento por parte de la ANT, para arrendar vehículos a mediano y largo plazo.

En Agosto de 2015 se cambia la denominación comercial de Produrenting a EXPERTIA

CORPORATIVA.

Su principal servicio: "arrendamiento operativo"; su principal objetivo: "ser líderes en el servicio

post-venta".La compañía tiene un capital autorizado de US $4 000.000,00 y un capital suscrito

7

pagado de US $ 2 000.000,00, dividido en dos millones de acciones ordinarias y nominativas de un

dólar US $ 1.

El capital de la compañía está distribuido de la siguiente forma

Tabla 1.1 Capital de la Compañía

ACCIONISTA CAPITAL SUSCRITO CAPITAL PAGADO PORCENTAJE

Galo Vega $ 1.400.000,00 $ 1.400.000,00 70%

Héctor Vivero $ 600.000,00 $ 600.000,00 30%

TOTAL $ 2.000.000,00 $ 2.000.000,00 100%

En: Expertia Corporativa

En 2015, EXPERTIA CORPORATIVA cuenta con una amplia flota de vehículos de reconocidas

empresas del mercado ecuatoriano en los siguientes segmentos:

- Distribución

- Vehículos de trabajo

- Fuerza de ventas

- Ejecutivos a empresas

- Ejecutivos a Profesionales

1.3.3. Características

La empresa Expertia Corporativa S.A. presta servicios de arrendamiento operativo de 36 meses en

adelante con valores de canon dependiendo la marca del vehículo, permite un servicio integral de

seguro de auto, mantenimiento, reparaciones, cambio de llantas, pago de impuestos, vehículos de

sustitución y administración de la flota, todo incluido en el canon permitiéndole tener mayor

control en su flujo de caja al tener una sola factura un solo proveedor por todos estos rubros.

Además, le permite descargar activos, su factura mensual es un gasto deducible, no inmoviliza

recursos de la empresa en bienes que se deprecian rápidamente, dándole mayor liquidez y una

mejor capacidad de endeudamiento en caso de ser necesario.

1.3.4. Negocio

Se dedica al arrendamiento operativo de bienes muebles, el plazo de contrato es entre 13 meses y

60 meses, dentro del canon fijo mensual. Están incluidos servicios adicionales como el

mantenimiento, impuesto y seguro.

8

1.3.4.1. Ciclo del negocio

Figura 1.2 Ciclo del negocio

En: Expertia Corporativa S.A.

1.3.5. Normas

Expertia Corporativa S.A. esta regularizada por las siguientes instituciones reguladoras

1.3.5.1. Superintendencia de Compañías

La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y

económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y

liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por

la Ley.

1.3.5.2. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se

fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,

subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que

forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.

1.3.5.3. Servicio de Rentas Internas

El Servicio de Rentas Internas nació el 2 de diciembre de 1997 basándose en los principios de

justicia y equidad, como respuesta a la alta evasión tributaria, alimentada por la ausencia casi total

de cultura tributaria. Desde su creación se ha destacado por ser una institución independiente en la

INICIO

• Compra del bien

(vehiculo)

DURANTE

• Mantenimiento ( durante el contrato)

FINAL

• Venta

9

definición de políticas y estrategias de gestión que han permitido que se maneje con equilibrio,

transparencia y firmeza en la toma de decisiones, aplicando de manera transparente tanto sus

políticas como la legislación tributaria.

1.3.5.4. Agencia Nacional de Tránsito

Organización pública que se dedica a planificar, regular y controlar la gestión del Transporte

Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial en el territorio nacional, a fin de garantizar la libre y segura

movilidad terrestre, prestando servicios de calidad que satisfagan la demanda ciudadana;

coadyuvando a la preservación del medio ambiente y contribuyendo al desarrollo del País, en el

ámbito de su competencia.

1.3.6. Base legal

Se rige a la Ley de la Superintendencia de Compañías Sección VI Compañías Anónimas, la

empresa Expertia Corporativa está conformada por dos accionistas cuyo capital está dividido en

acciones negociables, según lo dispuesto en el Artículo 147 de la Ley de Compañías, sustituido por

el Artículo 68de la Ley de Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada. La compañía

anónima no podrá subsistir con menos de dos accionistas, salvo las compañías cuyo capital total o

mayoritario pertenezcan a una entidad del sector público, la razón social fue aprobada por la

institución reguladora

Las acciones se representarán en títulos de acción, cuyo contenido se sujetará a lo dispuesto en la

Ley de Compañías, las acciones serán libremente negociables y su transferencia deberá efectuarse

mediante nota de cesión constante en el título, firmada por quien la transfiere según el Art.188 de la

Ley de Compañías

Los accionistas tendrán derecho y obligaciones que se establece en la Ley de Compañías. La

compañía estará gobernada por la Junta General de Accionistas, la administración estará a cargo

del Directorio, Presidente del Directorio, Gerente General y el Vicepresidente Ejecutivo, la

fiscalización será ejercida por un comisario principal, contará con Auditoría externa. La junta

general de accionistas estará constituida por el órgano supremo de la compañía, pueden ser

ordinarias y extraordinarias.

La empresa se rige a las disposiciones que emite el IESS derechos y obligaciones de los

empleadores y empleados; desde el primer día de trabajo el empleador está obligado a asegurar al

trabajador con el aporte del 12,15% de los ingresos mensuales y el aporte voluntario del 9,45%

10

por el empleado, fondo de reserva 8,33% a los empleados que cumplan 1 año en la empresa, aviso

de entrada, aviso de salida, indemnización, cesantía etc.

La empresa cumple con las disposiciones de la Ley de Régimen tributario interno, ley solidaria por

las víctimas del terremoto, para el correcto manejo del negocio y aportación al estado, facturación

del 0% y 14% , declaraciones mensuales del IVA, retenciones en la fuente, anticipo del impuesto a

la renta, renta de sociedades,

Expertia Corporativa esta regulada por ANT, esta entidad autoriza el funcionamiento del negocio

de arrendamiento operativo, mantiene el control de infracciones vehiculares, permisos de

funcionamiento.

1.3.7. Política

El Gerente General es el representante legal de Expertia Corporativa S.A. para los efectos los

derechos y deberes que al empleador le otorga el Código de Trabajo, el gerente general puede

delegar sus atribuciones a puestos directivos o de mando.Todo trabajador está obligado a cumplir y

atender sus labores para los cuales fue contratado.

1.3.7.1. Contratación, admisión de personal y remuneraciones

Todo trabajador que ingrese suscribirá el contrato de trabajo basado en el Código de Trabajo. La

Gerencia General realizará personalmente o delegará al área respectiva el proceso de selección y

admisión del personal, La ubicación lo realizara el jefe de departamento, para la admisión del

puesto se atenderá los requisitos mínimos exigidos.

Las remuneraciones se pagarán mensualmente los días 25 de cada mes, o el día hábil anterior a la

fecha, se considerará horas ordinarias, suplementarias y extraordinarias.

1.3.7.2. Horario y jornadas de trabajo

La jornada máxima ordinaria de trabajo será 8 horas diarias y 40 semanales según el Código de

Trabajo, concede 30 minutos diarios de refrigerio, en casos especiales se establece horarios y

turnos especiales que contarán con la autorización de la Dirección Regional del Trabajo y el

reglamento interno de la empresa. Los trabajadores marcaran su ingreso, de acuerdo al mecanismo

de Expertia Corporativa .S.A.

11

1.3.7.3. Licencias, descansos y vacaciones

Ningún trabajador podrá faltar o salir del sitio de trabajo en horas laborables sin permiso del jefe

inmediato, el permiso será concedido de acuerdo a los siguientes casos: enfermedad, calamidad

doméstica, casos señalados por el Código de Trabajo.

Todo el personal gozara del descanso semanal obligatorio (fines de semana) y feriados. Los

trabajadores que cumplen un año de prestación de servicios en la empresa tienen el derecho de

gozar de las vacaciones 15 días (11 días laborales y dos fines de semana).

1.3.7.4. Prohibiciones y obligaciones patronales

Se prohíbe hacer deducciones, retenciones o compensaciones sin la autorización del trabajador, ley

o el reglamento. Los trabajadores de la empresa no deberán recibir ningún tipo de reconocimiento

por parte de los clientes. Imponer obligaciones de carácter religiosos, político y el derecho al

sufragio.

El empleador deberá mantener las instalaciones de trabajo en buenas condiciones, proporcionara a

los empleados .los útiles, instrumentos y materiales para ejecución del trabajo.

1.3.7.5. Obligaciones y prohibiciones de los trabajadores

El trabajador deberá ejecutar las labores con niveles satisfactorios de la calidad y eficiencia,

respetar normas disciplinarias: utilización del uniforme, puntualidad en la asistencia al trabajo, en

caso de no asistir a trabajar está obligado a notificar a la jefatura inmediata, cumplir con las

instrucciones y guardar el respeto a los demás. Mantener reserva de los secretos técnicos e

información confidencial, está obligado a realizar los cursos de capacitación, cuidar los equipos

que se encuentran en custodia , cumplir con lo dispuesto por el Sistema de Seguridad Ocupacional,

ocupar servicios de internet para actividades referentes al giro del negocio. Está prohibido utilizar

los recursos tecnológicos para acceder a redes sociales, juegos, deportes; realizar actividades

lucrativas, utilizar los equipos para actividades personales del trabajador.

1.3.7.6. De las infracciones

Se clasifican en dos: infracciones graves y leves

Infracciones graves: Causal del visto bueno, violar el sigilo y reserva bancaria, el secreto de la

correspondencia o documentos reservados de la empresa, deficiente atención al cliente. Utilizar

12

documentos, equipos para actividades personales, aceptar gratificaciones de parte de los clientes,

hacer afirmaciones falsas, lavado de dinero, negarse a trabajar, presentarse a trabajar en estado de

embriaguez, falsear documentos, violar las normas que establece la empresa, falta de respeto.

Infracciones leves: realizar trabajos para beneficio propio, dedicarse a la venta de artículos de

cualquier clase dentro de la jornada de trabajo, utilizar el teléfono sin ninguna justificación, llegar

atrasado, ejecutar juegos dentro de la empresa, dormir durante las horas de trabajo.

1.3.7.7. Sanciones

Serán sancionados por el incumplimiento de las obligaciones mencionados con amonestación

verbal o escrita, la reincidencia se calcula el 10% de la remuneración diaria.

El cometimiento de las infracciones graves tendrá como consecuencia la terminación del contrato.

1.3.8. Niveles de crecimiento

Expertia Corporativa S.A. ha ido creciendo paulatinamente, durante los cinco primeros años desde

su creación, la entidad fue creciendo en el mercado, se conformaron con la participación de 3

personas que emprendieron el negocio, a lo largo del tiempo fue incrementando recurso humano, se

organizaron en tres áreas principales, operaciones, comercial, administrativa-financiera, en la

actualidad cuenta con 24 integrantes del equipo de trabajo distribuidos de la siguiente manera:

18 personas en la ciudad de Quito.

5 personas en la ciudad de Guayaquil.

1 persona en la ciudad de Cuenca.

1.3.9. Posicionamiento en el mercado

La empresa Expertia Corporativa de acuerdo a la flota de vehículos que operan en el mercado se

encuentra ubicado en el tercer puesto con una cantidad de 450 vehículos a nivel nacional, se han

realizado varios estudios a los largo de la vida del negocio y se considera la mejor empresa que

presta el servicio de buena calidad, permite la satisfacción del cliente, uno de los servicios que le

diferencian de la competencia, es la implementación de taxis que pueden utilizar los clientes en el

momento de dejar los vehículos arrendados en los talleres.

13

CAPITULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1. Administración por Procesos

Se concentra en la atención en el resultado de los procesos, mejorando y controlando las tareas o

actividades .El trabajo individual contribuye al proceso global, lo que se traduce, que existe una

responsabilidad global y no solo con la tarea personal.

2.1.1. Beneficios de la administración por procesos

Alcanzar la eficacia y eficiencia de la organización para lograr los objetivos definidos.

La eficacia se mide fuera del proceso, extensión en las que se realiza las actividades

planificadas y el logro de los resultados.

La eficiencia se mide dentro del proceso, relación entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados.

Aumenta los resultados de la empresa a través de los niveles de satisfacción del cliente o

usuarios.

Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados planificados.

Capacita para centrar los esfuerzos a la eficacia y eficiencia de los procesos, existiendo mayor

conocimiento y control.

Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, debido a la reducción de plazos

de servicios, mejora de la calidad del producto o servicio.

Transparencia de las operaciones dentro de la organización.

Reducción de costos y tiempos.

Mejores resultados, enfoca y prioriza las iniciativas de mejora. (ISO 9000/TC, 2008, pág. 2)

2.1.1.1. Proceso

“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o interactúan, las cuales transforman elementos

de entrada en resultados, secuencia de actividades cuyo producto tiene valor intrínseco para su

usuario o cliente”. (Perez Fernández de Velasco, 2010, pág. 51)

14

Figura 2.1 Proceso

Por: (Perez Fernández de Velasco, 2010, pág. 53)

2.1.1.2. Elementos de un proceso

Todo proceso tiene tres elementos:

Un input ( entrada principal) producto con unas características objetivas que responda al estándar

o criterio de aceptación definido, es un producto que proviene de un suministrador ( externo o

interno); es la salida de otro proceso( cliente)

La secuencia de actividades propiamente dicha que precisan de medios y recursos con

determinados requisitos para ejecutarlo siempre bien a la primera, algunos de estos factores del

proceso son entrada laterales , es decir inputs necesarios o convenientes para la ejecución del

proceso, pero cuya existencia no lo desencadena.

Un output (salida), producto con la calidad exigida por el estándar del proceso, la salida es un

producto que va destinado a un usuario o cliente ( externo o interno)

Tipos de output:

De producto tangible que posteriormente será sometido a control de calidad

Finalista de eficacia. (Perez Fernández de Velasco, 2010, pág. 54)

2.1.1.3. Procesos administrativos

Es la herramienta que se aplica a las organizaciones para el logro de los objetivos y satisfacción de

sus necesidades.

Chiavenato en su libro Fundamento de Administración, organiza el proceso administrativo de la

siguiente manera:

15

Figura 2.2 Procesos Administrativos

Por; (Hurtado Cuartas, 2008, pág. 45)

Las funciones del administrador, como un proceso sistemático, se entiende de la siguiente manera:

Figura 2.3 Funciones del Administrador

Por: (Hurtado Cuartas, 2008, pág. 45)

Planeación:

Determina los objetivos que se desea alcanzar en el futuro y las acciones que se debe emprender

para el logro de los objetivos.

Organización:

Es la estructura de la organización donde interviene elementos fundamentales para la asignación de

funciones y delimitación de responsabilidades mediante los cargos, con el fin de logro de los

objetivos.

Dirección:

Consiste en ejecutar lo planeado a través del recurso humano; es el que debe ser liderado, a través

de una eficiente administración que conduzca al logro de lo propuesto.

Planificar Organizar Dirigir Controlar

Administración Subordinados

Planeación

Organización

Dirección

Control

Objetivos de la

empresa

16

Control:

“Permite comparar resultados durante y después de los procesos, sirve para la toma de decisiones y

aplicación de correctivos”. (Hurtado Cuartas, 2008, pág. 45)

2.1.1.3.1. Procesos relacionados con el personal

Los procesos administrativos se relacionan con el personal, estos dependen del giro del negocio.

Reclutamiento y selección: Adquisición del personal para que realice el trabajo de la

organización.

Capacitación y desarrollo: Preparación de personal para sus actuales tareas y necesidades

futuras de habilidades y conocimientos.

Evaluación del desempeño/ Sueldos y salarios : Consiste en valoración y pago al personal por el

trabajo , proporcionado por la compañía

Normativa –Relaciones laborales: Procesos que garantizan el cumplimiento de normas y leyes.

Seguridad e higiene: Provisión y mantenimiento de plantas físicas y equipamiento. (Tovar &

Mota, 2007, pág. 23)

2.1.1.4. Procesos financieros

Los procesos relacionados a las finanzas son aquellos que se encargan del financiamiento e

inversión de la empresa.

Adquisición de capital

El proceso que se encarga de la adquisición de recursos financieros para que la organización realice

su trabajo y ejecute su estrategia.

Maximización de activos

Despliegue del capital existente (especialmente dinero) para crear la mayor rentabilidad posible

alineada con la estratega de valor de la empresa.

Presupuestos

El proceso de decidir la asignación de fondos en período de tiempo. Plan financiero que detalla con

profundidad analítica, las operaciones e inversiones de una entidad, hasta llegar a la mínima

expresión de prever cuantos fondos se asignarán para el pago de mano de obra, materiales y bienes

de capital, se utiliza para ejercer control de las operaciones de la empresa. (Tovar & Mota, 2007,

pág. 23)

17

2.1.2. Estructura por procesos

La estructura por procesos, identifica, delimita los procesos que se desarrollan, admitiendo la

existencia de procedimientos como una herramienta para ayudar al que la usa a ser más eficaz, de

actividades donde se estructuran las funciones y cargos para la ejecución. (Perez Fernández de

Velasco, 2010, pág. 91)

2.1.2.1. Levantamiento de procesos

2.1.2.1.1. Metodología

Dentro de las metodologías relacionadas con el levantamiento, implementación y mejora de

procesos, se destacan dos:

Modalidad de Cascada

Radica en que una etapa inicia cuando la anterior a finalizado y por tanto se han pasado de una a

otra todas las salidas verificables.

Modalidad en espiral

“Establece ciclos de actividades y su respectivo mejoramiento”. (Superintendencia de

Telecomunicaciones, 2013, pág. 3)

2.1.2.2. Análisis de procesos

Analizar los factores que intervienen en un proceso, con el objetivo de estabilizarlo y mejorarlo,

para ganar productividad, mejora en los ámbitos de producto, tiempo (acciones), ergonomía,

prevención de salud y calidad del proceso. Mejora en la capacidad de producción, reducción de

costos, servicio al cliente.

2.2. Diagrama de Flujo

2.2.1. Definición

Representación gráfica de hechos, situaciones, movimientos de todo tipo por medio de símbolos,

que clarifica la interrelación entre diferentes factores y unidades administrativas.

18

2.2.2. Simbología

Los símbolos de diagramación que se emplean internacionalmente son elaborados por instituciones

siguientes:

ASME (American Society of Mechanical Engineers).

Ha desarrollado símbolos que son aceptada en el área de producción y en el área administrativa.

Figura 2.4 Símbolos según ASME American Society of Mechanical Engineers

Por: (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 299)

ANSI (American National Standard Institute)

Simbología para procesamiento electrónico de datos, de la cual se emplean símbolos de diagramas

de flujo de información y algunos símbolos de diagrama de flujo administrativo.

19

Figura 2.5 Símbolos según American National Standard Institute (ANSI)


20

Figura 2.6 Diagramación Administrativa


ISO (International Organization for Standarization)

Garantiza la calidad a los distribuidores y clientes de acuerdo a las normas ISO-9000:2000.

21

Figura 2.7 International Organization for Standarization (ISO)


2.2.3. Esquematización de un diagrama

Para visualizar completo en el formato y con la simbología de más uso de las organizaciones , se

incorpora un ejemplo, procedimiento “ solicitud de vacaciones”

22

Figura 2.8. Pasos de Esquematización de un Diagrama (Continúa)

1

2

1

23

Figura 2.8. Pasos de Esquematización de un Diagrama (Continúa)

3

1

24

Figura 2.8 Pasos de Esquematización de un Diagrama


4

1

5

1

25

2.2.4. Interpretación y utilización

Constituye un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de trabajo.

Permite comprender de forma analítica y detallada la secuencia de la acción.

Facilita la comprensión y contribuye a fortalecer la dinámica organizacional y a

simplificar el trabajo.

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.

Permite a personal que intervienen en los procedimientos identificar y realizar

correctamente sus actividades.

Permite más acercamiento y mayor coordinación entre diferentes unidades, áreas u

organizaciones.

2.3. Manual de Procedimientos

2.3.1. Definición

Constituye un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y

secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la realización

de una función, actividad o tareas específicas en una organización.

Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución , el uso de recursos

materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las

operaciones de modo oportuno y eficiente. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 245)

2.3.2. Objetivos del manual de procedimientos

Permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles

jerárquicos

Propicia la disminución de fallas u omisiones

Incremento de la productividad.

2.3.3. Características del manual de procedimientos

Precisa funciones asignadas a cada unidad, para definir responsables, evitar duplicaciones

y detectar omisiones.

Ahorra tiempo y esfuerzo en la realización de las funciones pues evita la repetición de

instrucciones y criterios de actuación.

Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el

personal.

26

Promueve el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros,

tecnológicos disponibles.

Facilita el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del

personal.

Sirve como una fuente de información para conocer a la organización.

2.3.4. Estructura del manual de procedimientos

2.3.4.1. Identificación

Logotipo de la organización.

Nombre de la organización.

Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a una unidad en

particular, debe anotarse el nombre de esta.

Lugar y fecha de elaboración.

Número de páginas.

Sustitución de páginas.(actualización de información)

Unidades responsables de su elaboración, revisión o autorización.

Clave del formulario; en primer término se debe escribir las siglas de la organización, en segundo,

las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar la forma; en tercero, el numero

consecutivo del formulario y, el cuarto el año. Para leerla con facilidad ,entre las siglas y los

números debe colocarse un punto, un guión o una diagonal. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág.

255)

Figura 2.9 Estructura del Manual de Procedimientos


27

2.3.4.2. Prólogo, introducción o ambos.

El prólogo es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización, preferente

del más alto nivel jerárquico. La introducción es una exposición de lo que es el manual, su

estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

2.3.4.3. Índice

Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

2.3.4.4. Contenido

Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual general,

debe incluir todos los procedimientos de la organización, en el caso de un manual específico, solo

los procedimientos de una área o unidad administrativa.

Objetivo

Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos

Esfera de acción que cubre el procedimiento.

Responsables

Área o unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas

cosas del procedimiento.

Políticas o normas de operación

Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita, para orientar y facilitar el

desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el

procedimiento.

28

Concepto

Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo

significado o referencia, por su grado de especialización, debe anotarse para ser más accesible la

consulta del manual.

Procedimiento

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial , de cada una de las operaciones que se

realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación ,el nombre de las áreas

responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción , explicar en qué consiste, cómo, dónde y con

que se llevan a cabo.

2.3.4.4.1. Instructivo para el llenado de las operaciones

Logotipo de la organización. Expresión gráfica de la identidad corporativa de una organización

compuesta por un símbolo, un emblema y una tipografía específicos.

Denominación. Nombre de la organización y del documento.

Procedimiento. Nombre del procedimiento que, además, describe la materia a que se refiere.

Fecha. Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento.

Página _de_. En el primer espacio debe anotarse el número progresivo de las hojas del manual

y, en el segundo, el número total de hojas de que consta el documento.

Sustituye. Fecha y página que reemplaza la hoja. Este espacio se completa exactamente en los

términos anotados en los puntos 4 y 5.

Número de operación. Se enumera progresivamente cada una de las operaciones que forman

parte del procedimiento.

Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar cada

operación.

Descripción. Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Debe incluir el

nombre y clave de las formas utilizadas.

Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y firma del

responsable de elaborar, revisar y aprobar el procedimiento. (Benjamín & Fincowsky, 2009,

pág. 259)

29

Figura 2.10 Formato de descripción de operaciones

Por: (Benjamín & Fincowsky, 2009)

.

2.3.4.5. Diagramas de flujo

Se conocen como fluxogramas, representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las

operaciones de un procedimiento, el recorrido de materiales o formas, se muestran las áreas

administrativas y los puestos que intervienen en cada operación descrita, se puede mencionar los

recursos o el equipo que se deben utilizar en cada caso. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 259)

2.3.4.6. Formularios o impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, se intercalan después de los diagramas de

flujo, en cada caso que deba ser llenado, debe incluirse un número consecutivo encerrado en un

círculo.

30

2.3.4.7. Instructivos

Cuando las formas no incluyen instructivos de llenado, se debe elaborar un instructivo que incluya

el número de referencia, encerrado en un círculo en las formas, es una breve descripción del texto

que se anota al llenar el formulario.

Figura 2.11 Formato para el vaciado de instrucciones.


2.3.4.8. Glosario de términos

Listas de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido del manual de

procedimientos.

2.3.5. Aprobación y difusión del manual de procedimientos

“Si el manual se encuentra debidamente estructurado, el coordinador general debe someter a la

aprobación”. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 281)

2.3.5.1. Niveles directivos

El manual pude entregarse en un documentación síntesis, con el apoyo de equipos de cómputo,

audiovisuales; pude subdividirse en lo siguiente:

31

Introducción: Causas de elaboración del manual , mecanismos de coordinación y

participación de los empleados para su desarrollo

Análisis de la estructura organizacional: Exposición de los cambios, sucesos, vicisitudes de

mayor relevancia que influyo en la preparación del manual.

Diagnóstico de la situación actual: Definición de las causas y problemas que originaron el

proyecto.

Propuesta de mejoramiento: Opciones de acción para la organización.

Estrategia de implementación: Explicación de etapas previstas para poner en práctica el

manual y las medidas de mejoramiento.

Seguimiento, control, evaluación: Cumplimiento del propósito.

2.3.5.1.1. Al órgano de gobierno

Una vez que los niveles superiores han revisado y analizado se debe presentar al consejo de

administración para su aprobación.

2.3.5.1.2. A otros niveles jerárquicos

La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de áreas, servirá para fortalecer el

compromiso entre todas las partes involucradas.

2.3.5.2. Reproducción del manual

Una vez que se haya integrado las observaciones sugeridas de los niveles de aprobación, tiene que

coordinarse con el área que maneja los recursos económicos, con el fin de que el documento se

reproduzca para su distribución e implementación.

2.4. Organigrama

2.4.1. Definición

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la

que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones,

niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

(Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 124)

32

2.4.2. Clasificación

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro criterios:

Por su naturaleza

Por su ámbito

Por su contenido

Por su presentación

2.4.2.1. Por su naturaleza

Micro administrativos

Corresponde a una sola organización, puede referirse de forma general o mencionar algunas áreas

que la conforman.

Macro administrativos

Contiene información más de una organización.

Meso administrativos

Considera una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico.

2.4.2.2. Por su ámbito

Generales

Contiene información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según

su magnitud y características.

Figura 2.12 Organigrama General


33

Específicos

Muestran en forma Particular la estructura.

Figura 2.13 Organigrama Específico


2.4.2.3. Por su contenido

Integrales

Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus

relaciones de jerarquía.

Figura 2.14 Organigrama Integral


Funcionales

Incluye las principales funciones que tiene asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.

34

Figura 2.15 Organigrama Funcional


De puestos, plazas y unidades

Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad.

Figura 2.16 Organigrama de puestos, plazas y unidades


2.4.2.4. Por su presentación

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior y

desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

35

Figura 2.17 Organigrama Vertical


Horizontal

Despliega las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.

Mixtos

Utilizan combinaciones verticales y horizontales.

2.4.3. Ventajas

Proporciona una imagen formal de la organización

Facilita el conocimiento de una organización

Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

Constituye una fuente autorizada de consulta (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 125)

36

CAPITULO III

3. ANÁLISIS SITUACIONAL

El análisis situacional en una empresa es una herramienta administrativa que permite formar una

matriz de la situación actual de una empresa u organización denominada FODA, permitiendo de

esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones:

3.1. Factores Externos

3.1.1. Ambiente externo

Es el análisis del entorno de la institución, los factores a los que se encuentra expuesto. Se

caracteriza por el amplio sector competitivo, las amenazas y oportunidades del Macro ambiente y

Microambiente.

3.1.1.1. Macro Ambiente

Este compuesto por las fuerzas, que dan forma a las oportunidades o a la presencia de amenazas

para la empresa Expertia Corporativa S.A., de acuerdo al análisis efectuado en la institución se

presenta el aspecto político, social, económico.

Estos factores afectan a la organización y una alteración en uno de ellos ocasionaría cambios en

los demás aspectos, estas fuerzas no pueden ser controladas por el ente.

3.1.1.1.1. Político

La principal falencia gubernamental es la inexistencia de una política definida, estable y de largo

plazo en el sector automotor; se palpa la inestabilidad política en el país.

Ley Orgánica de Solidaridad y de Corresponsabilidad Ciudadana

“Esta ley se creó para la Reconstrucción y Reactivación de las zonas afectadas por el terremoto es

un instrumento que forma parte del programa de reactivación social, económica y productiva de las

zonas afectadas por el terremoto del pasado 16 de abril”. (Servicio de Rentas Internas, 20)

37

Incremento temporal de IVA

Contribución de un día de sueldo

0,9% sobre patrimonios individuales de más de 1 millón de dólares

Sobre bienes inmuebles

3% sobre las utilidades de sociedades y personas con más de $12.000

Reforma a la Ley de Régimen Tributario Interno

Medios de pago contribuciones solidarias

Facilidades de pago de contribuciones

Desembolsos de dinero no previstos, el 3% sobre las utilidades de sociedades , es un factor que

impacta a la empresa ya que ese dinero estaba destinado a inversiones que generen rentabilidad en

la empresa.

3.1.1.1.2. Económico

En el país se ha estado dando la continua expedición de normas que afectan directamente al campo

financiero-económico, jurídico, técnico para el buen desenvolvimiento del negocio en el mercado,

las restricciones de cupos y la caída de la demanda se ha dado debido al incremento de los costos

de los autos, por las nuevas normas de seguridad que obligan a incorporar nuevos dispositivo,

ocasionando trabas para contraer nuevos contratos .Uno de los factores importantes en el país que

afectan a los negocios es la situación de recesión, la apreciación del dólar y la caída del precio del

petróleo originando ajustes fiscales.

http://www.sri.gob.ec/web/guest/noticias5#punto10






http://www.sri.gob.ec/web/guest/pago-de-impuestos

http://www.sri.gob.ec/web/10138/388

38

PRODUCTO INTERNO BRUTO

PRECIO DEL PETRÓLEO

Junio-26-2016 46,94

Junio-27-2016 46,33

Junio-28-2016 47,85

Junio-29-2016 49,88

Junio-30-2016 48,33

Julio-01-2016 48,99

Julio-02-2016 48,99

Julio-03-2016 48,99

Julio-04-2016 48,99

Julio-05-2016 46,6

Julio-06-2016 47,43

En: Banco Central del Ecuador, 2016

Figura 3.1 Precio del petróleo

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

La caída del precio del barril del petróleo y la reducción de la demanda de los commodities ha

incidido en la desaceleración en la economía nacional.

4445464748495051

PR

EC

IO

PETRÓLEO

Series1

39

INFLACIÓN

AÑO 2016

Enero 3,09%

Febrero 2,60%

Marzo 2,32%

Abril 1,78%

Mayo 1,63%

Figura 3.2 Inflación

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

La inflación al 31 de mayo del 2016 bajo a 1,63% a comparación de los meses anteriores,

registrando una reducción al índice inflacionario.

3.1.1.1.3. Social

El renting en la sociedad se ha establecido como una de las mejores opciones de adquirir un

vehículo , se ha logrado que las personas opten por arrendar un auto ya que las gestiones

administrativas y operativas derivadas del vehículo están administradas por empresas que presten

servicios de renting, por tal razón las empresas demandantes cada día ofrecen servicios más

integrales, opciones de contratos más flexibles, cómodas y operativas para el cliente, este negocio

está dirigido a empresas y a particulares.

3,09% 2,60% 2,32%

1,78% 1,63%

Enero Febrero Marzo Abril Mayo

INFLACIÓN AÑO 2016

Series1

40

3.1.1.2. Microambiente

3.1.1.2.1. Proveedores

Son las entidades y personas que proporcionan los recursos que la institución y sus competidores

necesitan para producir bienes o servicio. Entre los proveedores frecuentes y potenciales, se

encuentran los siguientes:

E. MAULME

ASSA

MAVESA

SERVIRUEDA

AUTOFENIX

El desarrollo en el ambiente del proveedor puede tener un impacto sustancial sobre las operaciones

que presta en Expertia Corporativa. Debido a la múltiple infinidad de proveedores de servicios y

productos de buena calidad, este factor se presenta como una oportunidad.

3.1.1.2.2. Clientes

Son entidades o personas que requieren la satisfacción de una necesidad o deseo a través de la

adquisición de un bien o servicio. Entre los clientes más potenciales se puede mencionar:

CORPORACIÓN AZENDE

DACORCLAY

FERRERO

OTECEL

ROCHE

PRONACA

La empresa posee contratos de arrendamiento operativo a largo plazo con empresas grandes y

pequeñas, razón por la cual este factor se presenta como una oportunidad

41

3.1.1.2.3. Competencia

Es la capacidad que tiene una institución para mantenerse y sobresalir en el mercado. La empresa

posee 3 competidores: Avis, Renting Pichincha y otros.+

EMPRESAS FLOTA PORCENTAJE EN EL MERCADO

AVIS 1500 47%

RENTING PICHINCHA 1050 33%

EXPERTIA CORPORATIVA S.A. 500 16%

OTROS(Reponer, Fast Finsa, Toyorent) 150 5%

TOTAL 3200 100%

Figura 3.3 Empresas de Renting en el mercado

Debido el acaparamiento del mercado por el número de flotas, la empresa se ubica en el tercer

lugar con un 15% a nivel nacional, Avis en primer lugar con un 47%, Renting Pichincha con un

33%, otros (Reponer, Fast Finsa, Toyorent) con 5%; este factor se lo considera como una

amenaza.

AVIS

Generalidades

Figura 3.4 Logo AVIS

En: Avis, 2016

47%

33%

15%

5%

FLOTA

AVIS

RENTING PICHINCHA

EXPERTIA

CORPORATIVA S.A.OTROS(Reponer, Fast

Finsa, Toyorent)

42

Avis ofrece amplia gama de servicios, poniendo en marcha la renta a corto y largo plazo de todo tipo

de vehículo, desde compactos y automóviles hasta camiones livianos y pesados. Frente a la compra

tradicional de vehículos, en la cual se congelan los recursos de la empresa, la alternativa de renta sin

consumir líneas de crédito, constituye la mejor decisión para la movilización de la compañía, y por

eso es el mecanismo utilizado por las más importantes empresas en todo el mundo. (Avis, 2013)

Flota

Contamos con la mayor flota a nivel nacional, con vehículos 0 km, de cualquier marca y modelo,

según requiera su operación.

Cobertura

La mayor cobertura a nivel nacional con 10 agencias en 8 ciudades, y presencia regional con la

licencia de operación para Colombia y Perú.

Servicios

Matriculación.

Seguro.

Revisión vehicular.

Mantenimiento preventivo y correctivo.

Rescate y servicio de remolque.

Orientación jurídica pre-procesal.

Vehículo de reemplazo.

Rastreo y monitoreo satelital.

Pick up y Delivery.

Impuesto verde.

Gasto 100% deducible.

No registra pasivos.

Call center 24/7.

43

RENTING PICHINCHA

Generalidades

Figura 3.5 Logo Renting Pichincha

En: Renting Pichincha

Compañía legalmente constituida el 17 de Marzo de 1995 iniciamos operaciones a nivel nacional,

ofreciendo a las familias ecuatorianas una alternativa para la adquisición de bienes como vehículos

(automóviles, camionetas, furgonetas y camiones, se exceptúan taxis), casas, departamentos,

oficinas, locales comerciales y terrenos, de manera planificada, a través del sistema de

autofinanciamiento. A lo largo de estos años hemos entregado más de 30000 vehículo más de 200

inmuebles bienes a nuestros clientes. Ofrece servicios de arrendamiento operativo a largo plazo 2-5

años, de todo tipo de vehículos, estableciendo un canon fijo mensual. (Renting Pichincha, 2016)

Flota

Ofrece todo tipo de vehículos de acuerdo a la necesidad operativa: automóviles, camionetas (4x2,

4x4, gasolina, diesel, camiones (livianos, pesados, volquetas), equipo pesado (maquinaria amarilla,

montacargas, retroexcavadoras), motos de alta gama.

Servicios

Mantenimiento preventivo-correctivo.

Llantas.

Seguros.

Gestión de trámites.

Auditoria de taller

Vehículo sustituto

Asistencia en carretera

Rastreo satelital

Informes gerenciales

Pool de kilometraje - Contact Center.

44

OTROS

Fasts Finsa

Compañía dedicada al alquiler de vehículos de todo tipo, clase y marca, como autos, camionetas,

furgonetas y SUV (4x4), nuevos y usados. Aplican condiciones de plazo y kilómetros.

Reponer

Reponer S.A. es una Empresa Ecuatoriana, legalmente constituida el 22 de julio de 2003, dedicada

a prestar servicios de Flotas Vehiculares. Nació con mucha experiencia del mercado automotriz

ecuatoriano, lo que le permite competir ventajosamente en esa área de negocio y ofrecer otros

servicios de excelencia.

Toyorent

Empresa dedicada al arrendamiento de vehículos a largo plazo, compra vehículos 0 km con las

características que solicita el cliente destinado al renting.

3.2. Factores Internos

3.2.1. Ambiente interno

El análisis del ambiente interno de la organización, requiere que se asimile la información de la

situación actual del área administrativa, financiera, comercial, operativa.

Descripción de las actividades que realizan las diferentes áreas de la empresa para la

prestación del servicio.

Área Comercial

El ciclo del negocio nace de la necesidad del cliente en adquirir el servicio de arrendamiento. El

área comercial se encarga de proponer el servicio al nuevo cliente, mediante una exposición de los

principales beneficios que presta la empresa con la adquisición del arrendamiento del vehículo.

45

Tabla 3.1 Beneficios del Arrendamiento Operativo

BENEFICIOS

Financieros Administrativos

El capital de la empresa del cliente no se

inmoviliza.

El nivel de endeudamiento de la empresa

no se ve afectado.

Mejora la administración del flujo de caja

de la empresa al ser un canon fijo

mensual.

El canon de arrendamiento es un gasto

totalmente deducible.

Los riesgos de obsolescencia de los activos

y el valor residual al final del contrato lo

soporta Expertia Corporativa S.A.

Expertia Corporativa S.A. se encarga de

todas las gestiones relacionadas con la

adquisición del bien.

Traslada a su cliente los beneficios de tener

economías de escala.

Los servicios adicionales del bien lo asume

Expertia Corporativa S.A.

Disminuye carga operativa y administrativa

al cliente, para así no preocuparse por la

gestión de control de los bienes arrendados.

A través de la página web el cliente accede a

información actualizada del estado de los

bienes arrendados.

Expertia Corporativa S.A. al final del

contrato se ocupará de la venta del activo.

En: Expertia Corporativa

Servicios

Mantenimiento Preventivo - Correctivo

Llantas

Seguro contra accidentes

Gestión integral

Equipamiento

Asistencia

Call Center

Vehículo sustituto

Reportes Gerenciales

Área de Operaciones

El área de operaciones se encarga de mantener seguimiento continuo de los vehículos, desde la

entrega del automóvil al cliente hasta la finalización del contrato se encarga de ejecutar las

siguientes actividades:

Mantenimiento Preventivo - Correctivo

Comprende todas las rutinas de revisión que la marca recomienda efectuar, este cubre repuestos,

mano de obra, son mantenimientos de acuerdo al kilometraje y condiciones del vehículo. No

incluye correctivos por mal manejo.

46

Llantas

Adquisición y cambio de llantas en base a la evaluación y análisis de recorrido del vehículo. Se

realizará la sustitución de los neumáticos del vehículo arrendado cuando el desgaste natural de las

mismas lo amerite previa inspección por parte de EL ARRENDADOR. Se tomará en cuenta una

profundidad de hasta 3mm como mínimo en el labrado.

Seguro contra accidentes

Los vehículos de propiedad de la empresa cuenta con una póliza de seguros, tiene las siguientes

coberturas: choque, vuelco, robo total, robo parcial, daños maliciosos, responsabilidad civil,

accidentes personales, gastos médicos, gastos de remolque entre otros.

Gestión integral

Expertia Corporativa S.A. se encargara de realizar la gestión de pago durante el periodo de

contrato de: matrícula, sppat, revisión vehicular e impuestos vigentes aplicados a los bienes

muebles como vehículos.

Equipamiento

Dispositivo satelital

Los vehículos de la empresa cuentan con el dispositivo de rastreo satelital, permite la recuperación

de vehículos robados o cualquier proceso que el cliente final llevará a cabo.

Kit de carretera

Conjunto de herramientas que otorgan en el momento de la entrega oficial del vehículo.

Asistencia

Asistencia técnica

El departamento de operaciones se encarga de solventar cualquier inquietud o requerimiento que se

suscite respecto a la operación del vehículo.

47

Auxilio mecánico

Este servicio le ayudará cuando el vehículo se haya inmovilizado o haya sufrido algún tipo de

siniestro en el sitio del evento, aplica para los casos de envío de plataforma, auxilio mecánico,

paso de combustible, cerrajería y abogados in situ. Todos estos servicios a excepción de la

plataforma se ofrecen en las ciudades de Quito (Distrito Metropolitano), Guayaquil y Cuenca, con

un plazo de atención de 6 horas. En el resto del país el envío de plataforma podrá tomar hasta 24

horas.

En el caso de que el operador solicite el traslado del vehículo a un lugar diferente al designado por

Expertia Corporativa S.A. y cause valores adicionales los mismos deberán ser cancelados por el

Cliente.

Call Center

Cuenta con el Call center las 24/7 que atenderá llamadas de emergencia y que realiza el

seguimiento a cada usuario para indicar las fechas de mantenimientos.

Vehículo sustituto

Presta servicio de vehículo sustituto 8 horas después , cuando el auto entre en mantenimiento o

reparación de acuerdo a las condiciones del contrato.

Reportes Gerenciales

Reportes mensuales del estado del vehículo, mantenimientos preventivo-correctivos realizados,

eventos ocurridos.

Área Administrativa Financiera

El Área Administrativa Financiera garantiza la eficacia, eficiencia y el orden del funcionamiento de

la empresa, desarrolla las siguientes actividades como:

Gestiona oportuna y eficazmente el cobro a los clientes.

Registro en orden cronológico las operaciones contables de Expertia Corporativa.

48

Facturación de los vehículos, canon, reembolsos, servicios administrativos.

Gestiona el pago de matrículas, revisión vehicular, todo lo relacionado con la operatividad de la

empresa.

Brinda información financiera para la toma de decisiones.

3.3. Área Organizacional

“Es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su

creación traducida y concretada en estrategias. Su representación gráfica también se conoce como

organigrama”. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 124)

3.3.1. Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución.

49

A continuación detallo el organigrama de Expertia Corporativa S.A., este es de tipo vertical, específico.

Figura 3.6 Organigrama de Expertia Corporativa S.A.

Vicepresidencia –Representante Legal

Gerencia Administrativa-Financiera-Comercial Gerencia de Operaciones

Contadora Subgerente del Área

Comercial

Analista contable

Asistente

Administrativa

Mensajería

Auxiliar de limpieza

Sub contadora

Jefe del Área

Ejecutivos

Auxiliar Operativo

Junta General de Accionistas

Presidente del Directorio

50

3.4. Procesos de recolección de información

La empresa Expertia Corporativa S.A. aplico técnicas de recolección de datos: Observación directa,

encuesta con el instrumento: cuestionario:

3.5. Observación directa

“Técnica de recolección de información, permite conocer no solo la manera en que operan las

unidades administrativas, sino la cultura organizacional predominante, en las áreas donde se

desarrolla el trabajo diario”. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 269)

Este método se aplicó para identificar los reprocesos, tiempos de demora en las actividades

administrativas y financieras relacionadas con el Departamento Comercial- Operaciones y definir

las actividades que se deben realizar según los procedimientos propuestos.

3.5.1. Encuesta

“La encuesta es una técnica de recolección de datos, recoge información proporcionada

verbalmente o por escrito por un informante mediante un cuestionario estructurado, utiliza

muestras de población, objeto de estudio”. (Alvira Martín , 2011, pág. 6)

La encuesta se aplicó a 18 empleados de la empresa, la población es pequeña y manejable por lo

que no se utilizó la fórmula de cálculo.

3.5.1.1. Cuestionario

Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados de forma homogénea, está constituido por

series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por temáticas. La calidad de los

datos que se obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación como la forma en que

se aplique. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 269)

El cuestionario está compuesto por diez preguntas, cinco preguntas pertenecen a la variable

dependiente y las restantes a la variable independiente, se realizó la tabulación, análisis e

interpretación de cada una.

51

Anexo 1: Cuestionario

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO

1.- ¿Cual es nivel de satisfacción de los procesos administrativos que se manejan en Expertia

Corporativa ?Califique del 1 al 5.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

1.-Necesita mejora 2 11%

2.-Regular 0 0%

3.-Bueno 8 44%

4.-Muy bueno 6 33%

5.-Excelente 2 11%

TOTAL 18 100%

Figura 3.7 Satisfacción de los procesos administrativos

Análisis e Interpretación:

La satisfacción de los procesos administrativos en el nivel 1, dos personas requieren que los

procesos mejoren representa un 11%; el nivel 2 representa un 0%; en el nivel 3, ocho personas

consideran que la satisfacción es bueno representa un 44 %; en el nivel 4, seis personas consideran

que la satisfacción de los procesos es muy bueno, representa un 33%; en el nivel 5, dos persona

considera que alcanza el nivel de satisfacción es excelente, representa un 11%.

Los procedimientos administrativos en la empresa alcanzan un nivel de satisfacción bueno,

necesitan ser mejorados para poder alcanzar un nivel alto de satisfacción que cubran todas las

necesidades y alcancen las expectativas. (Oportunidad)

11%

0%

45%

33%

11% 1.-Necesita mejora

2.-Regular

3.-Bueno

4.-Muy bueno

5.-Excelente

52

2.- ¿Los procesos administrativos que se ejecutan en cada área son desarrollados de manera

eficiente?


SI 9 50%

NO 9 50%

TOTAL 18 100%

Figura 3.8 Desarrollo de los procedimientos administrativos eficientes


Nueve personas consideran que el desarrollo de los procedimientos se realiza de manera eficiente,

representa un 50%; nueve personas consideran que los procedimientos no alcanzan la eficiencia

representa un 50%.

Los procedimientos administrativos que se ejecutan en cada área no alcanzan el nivel de

efectividad requerido, necesitan una definición exacta de las actividades a realizarse con la

finalidad de un mejor desempeño (debilidad).

50% 50% SI

NO

53

3.- ¿Las actividades que desempeñan los colaboradores son relacionadas a su cargo?


SI 11 61%

ALGUNAS 6 33%

NO 1 6%

TOTAL 18 100%

Figura 3.9 Actividades relacionadas al cargo


Once personas desarrollan actividades relacionadas a su cargo, representa un 67%; seis personas

desarrollan actividades relacionadas al cargo y no relacionadas, representa un 33%; una persona

desarrolla actividades no relacionadas al cargo representan un 6%.

El desarrollo de las actividades en su mayoría se ejecutan de acuerdo al cargo o puesto de trabajo

(fortaleza).

61%

33%

6%

SI

ALGUNAS

NO

54

4.- ¿El personal con el que cuenta la empresa es suficiente para llevar a cabo todas sus

operaciones?


SI 16 89%

NO 2 11%

TOTAL 18 100%

Figura 3.10 Personal suficiente para ejecutar las operaciones


Dieciséis personas consideran que el personal que existe en la empresa es suficiente para ejecutar

correctamente las operaciones, representa un 89%, dos personas no están de acuerdo, representa un

11%.

El personal existente cubre todas las actividades asignadas al área, sin embargo es importante

realizar una redistribución equitativa de funciones a todos los cargos (oportunidad).

89%

11%

SI

NO

55

5.- ¿Expertia Corporativa ofrece programas de capacitación con el objetivo de que las

actividades se realicen de manera eficiente?


SI 12 67%

NO 6 33%

TOTAL 18 100%

Figura 3.11 Otorgamiento de programas de capacitación


Doce personas se encuentran beneficiadas con el programa de capacitación, representa un 67%;

seis personas consideran que la empresa no ofrece capacitaciones representan un 33%.

La empresa ofrece programas de capacitación que permitan el buen desempeño y desarrollo

profesional (fortaleza).

67%

33%

SI

NO

56

6.- ¿La compañía ofrece incentivos para incrementar su desempeño?


SI 12 67%

NO 6 33%

TOTAL 18 100%

Figura 3.12 Incentivos para incrementar el desempeño


Doce personas opinan que la empresa ofrece incentivos para incrementar el desempeño, representa

un 67%; seis personas no consideran el otorgamiento de incentivos, representa un 33%.

Expertia Corporativa S.A. ofrece incentivos económicos que permita la satisfacción de los

empleados y el incremento del desempeño, como: bono de cumplimiento trimestral y semestral

(fortaleza).

67%

33%

SI

NO

57

7.- ¿Usted considera que la empresa cumple con las obligaciones laborales del empleador?


Siempre 17 94%

Casi siempre 1 6%

Nunca 0 0%

TOTAL 18 100%

Figura 3.13 Cumplimiento de las obligaciones laborales del empleador


Diecisiete personas consideran que la empresa siempre cumple con las obligaciones laborales del

empleador, representa un 94%; una persona considera que cumple casi siempre representa un 6%.

La empresa cumple a cabalidad con todas las obligaciones laborales del empleador amparadas en la

ley (fortaleza).

94%

6%

0%

Siempre

Casi siempre

Nunca

58

8.- ¿La empresa proporciona los materiales y equipos necesarios para ejecutar el trabajo de

manera segura y en condiciones adecuadas?


SI 11 61%

NO 7 39%

TOTAL 18 100%

Figura 3.14 Otorgamiento de materiales y equipos para ejecutar el trabajo en condiciones

adecuadas y seguro


Once personas se encuentran de acuerdo con todos los equipos y materiales que la empresa entrega

para la ejecución del trabajo, representa un 61%; siete personas consideran que la empresa no

proporciona los materiales y equipos para el desarrollo del trabajo seguro y en buenas condiciones,

representa el 39%.

Expertia Corporativa S.A. proporciona materiales y equipos necesarios a los empleados para la

ejecución del trabajo de una manera correcta, segura y en buenas condiciones (fortaleza).

61%

39%

SI

NO

59

9.- ¿Usted cree que las actividades que realiza diariamente conllevan al cumplimiento de los

objetivos empresariales?


SI 15 83%

NO 3 17%

TOTAL 18 100%

Figura 3.15 Actividades que conllevan al cumplimiento de los objetivos


Quince personas consideran que las actividades que desempeñan corroboran con los objetivos

empresariales, representa un 83%, tres personas consideran que las actividades que realizan

diariamente no conllevan al cumplimiento de los objetivos empresariales representa un 17%,

Satisfacción al ejecutar las actividades asignadas pero es necesario reasignar funciones con el

objetivo de incrementar la productividad (oportunidad).

83%

17%

SI

NO

60

10.- ¿Existe manuales de procedimientos administrativos y financieros en la empresa?


SI 8 44%

NO 10 56%

TOTAL 18 100%

Figura 3.16 Existencia de manuales de procedimientos administrativos y financieros


Ocho personas consideran la existencia de manuales de procedimientos en la empresa, representa

un 44%; diez personas consideran que no existen manuales de procedimientos representan un 56%.

En la empresa no existen manuales de procedimientos, el personal administrativo no cuenta con un

documento físico que describa las actividades a ejecutarse en cada cargo (debilidad).

Anexo 2: Verificación de la Hipótesis

44%

56% SI

NO

61

3.6. Matriz de Análisis de FODA

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

1. Desarrollo de actividades de acuerdo al cargo.

2. Programas de capacitación a los empleados.

3. Incentivos económicos para incrementar el desempeño.

4. Cumplimiento de las obligaciones laborales del empleador.

5. Dotación de materiales y equipos adecuados para la ejecución del trabajo.

1. Implementación de nuevos procedimientos para mejorar

el nivel de satisfacción de los clientes.

2. Optimización de recursos económicos y tiempo.

3. Reasignación de funciones para un mejor desempeño

laboral.

DEBILIDADES

AMENAZAS

1. Nivel de efectividad regular.

2. Inexistencia de manuales de procedimientos administrativos financieros.

3. Sobrecarga laboral demora el proceso de facturación de eventos y pago de

multas.

4. Inexistencia de personal de recursos humanos de Expertia Corporativa.

1. Empresas que cuenten con manuales definidos que les

permitan brindar un servicio administrativo con mayor

rapidez.

62

3.7. Matriz de Factores Estratégicos

FACTORES EXTERNOS

FACTORES INTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Implementación de nuevos procedimientos para

mejorar el nivel de satisfacción de los clientes.

2. Optimización de recursos económicos y tiempo

con proveedores con altos estándares de calidad.

3. Reasignación de funciones para un mejor

desempeño laboral.

1. Empresas que cuenten con manuales

definidos que les permitan brindar un

servicio administrativo con mayor rapidez.

FORTALEZAS FO FA

1. Desarrollo de actividades de acuerdo al

cargo.

2. Programas de capacitación a los empleados.

3. Incentivos económicos para incrementar el

desempeño.

4. Cumplimiento de las obligaciones laborales

del empleador.

5. Dotación de materiales y equipos

adecuados para la ejecución del trabajo.

1. Diseñar procedimientos administrativos y

financieros. (F1-O1).

2. Incremento de paquetes de servicios que

permitan cumplir con todas las necesidades del

cliente. (F1-F2-F5-F4-O3).

1. Implementar proyectos de

capacitación constante sobre

reformas tributarias, laborales y

contables (F2-F5-A1)

63

DEBILIDAD DO DA

1. Nivel de efectividad regular.

2. Inexistencia de manuales de

procedimientos administrativos

financieros.

3. Sobrecarga laboral demora el proceso de

facturación de eventos y pago de multas.

4. Inexistencia de personal de recursos

humanos de Expertia Corporativa.

1. Negociaciones con proveedores de primer nivel

(O1-O2-D2-D1).

2. Restructuración del organigrama e incremento

de puestos de trabajo (O2-O3-D3-D4).

1. Cronograma de trabajo y

planificación de las actividades a

ejecutarse (A1- D1-D3).

64

ESTRATEGIAS

FO (FORTALEZAS - OPORTUNIDADES)

1. Diseñar procedimientos administrativos y financieros.(F1-O1)

Permite el mejoramiento de la organización minimizando costos, optimizando tiempo,

incrementando nuevos beneficios generando asi un buen servicio a los clientes que permitan

seleccionar a Expertia Corporativa como proveedora de renting.

2. Incremento de paquetes de servicios. (F1-F2-O3).

Permite lanzar al mercado más servicios reasignando de mejor manera las funciones y

aprovechando la capacidad de los empleados en el cumplimiento de sus actividades.

FA (FORTALEZAS – AMENAZAS)

1. Implementar proyectos de capacitación constante sobre reformas tributarias, laborales y

contables (F2-F5-A1)

Esto permitirá a la empresa posicionarse en el mercado aprovechando la capacidad de

conocimiento de los trabajadores.

DO (DEBILIDADES -OPORTUNIDADES)

1. Negociaciones con proveedores de primer nivel (O1-O2-D2-D1).

Ayudaran a la empresa a establecer un nivel de exigencia alto de mejoramiento continuo tanto

proveedores como para el personal de la empresa pues sus servicios deben ser de calidad.

2. Restructuración del organigrama e incremento de puestos de trabajo (O2-O3-D3-D4).

Creación de nuevos puestos de trabajo optimizando costos con proveedores externos y explotando

la capacidad y fuerza de trabajo del talento humano.

DA (DEBILIDADES – AMENAZAS)

1. Cronograma de trabajo y planificación de las actividades a ejecutarse (A1- D1-D3).

Elaboración de planes de trabajo en tiempos y actividades definidas que permitan brindar un

servicio de excelencia que cubra las necesidades del cliente y sea realizado oportunamente.

65

CAPITULO IV

4. PROPUESTA DE DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS

Enfoque

El enfoque principal de la propuesta es el diseño de procesos en el departamento administrativo y

departamento financiero de la empresa Expertia Corporativa S.A., los procesos deberán ser

coherentes y ayudan al desenvolvimiento de las actividades.

Actualmente el departamento administrativo y financiero que se ejecutan en cada área no alcanzan

el nivel de efectividad requerido, necesitan de una definición exacta de actividades a realizarse con

la finalidad de un mejor desempeño, ser mejorados para poder alcanzar un nivel alta de satisfacción

que cubran todas las necesidades y redistribución equitativa de funciones a todos los cargos.

El diseño de procedimientos administrativos y financieros, ayudan a la organización ha asegurar la

calidad del servicio, definen de forma clara, precisa los lineamientos que se debe seguir para la

ejecución de una actividad. Permitirá trabajar en un ambiente más ordenado, que será de gran

utilidad para el cumplimiento de los objetivos, coordinación de actividades con las diferentes áreas

de la empresa e incremento de la productividad.

Objetivo General:

Mejorar la eficiencia en los procesos con el fin de optimizar los recursos económicos de la

empresa.

Objetivos Específicos:

Ofrecer una herramienta a los empleados que indiquen los procedimientos que debe seguir para el

cumplimiento de las funciones del puesto, pautas que muestren lo que debe hacer, cómo debe

proceder ante una tarea que pudiese causar conflictos administrativos o financieros.

Constituir una base para posteriores revisiones y modificaciones en el futuro, mejoramiento

continuo que permita entregar un mejor servicio basado en la calidad, eficiencia, eficacia.

66

Fundamentación científica y técnica

La propuesta de diseño de procedimientos administrativos y financieros se basa en los modelos que

establece Enrique Benjamín; Fincowsky Franklin en el libro Organización de empresas, es viable

su aplicación no implica en nuevos gastos o costos, se realiza una redistribución equitativa de

funciones con el fin de facilitar el desarrollo de las actividades e implementación de puestos de

trabajo que sustituyen a gastos efectuados a proveedores externos como la administración de

nómina.

4.1.1. Estructura Organizacional

La empresa en los últimos años ha generado un crecimiento organizacional y cambios internos, en

la que requiere una estructura que se identifique los departamentos y áreas administrativas y

financieras, con el objetivo de que exista un desarrollo gerencial adecuado, comunicación

organizacional efectiva, coordinación y ejecución de actividades.

El tipo de estructura organizacional propuesta para Expertia Corporativa .S.A. ,en función de sus

necesidades y requerimientos funcionales es micro administrativo, funcional, vertical.

Órgano de Gobierno: Asamblea de accionistas.

Primer nivel: Nivel Directivo- Dirección general.

Segundo Nivel: Dirección divisional.

Departamento Administrativo

Departamento Financiero

Tercer nivel: Área de Recursos Humanos.

Área de Servicios Administrativos.

Área de Contabilidad

Área de Tesorería

4.1.2. Representación gráfica estructural

67

EXPERTIA CORPORATIVA S.A.

Figura 4.1 Organigrama Estructural

Fecha:

Elaborado por:

Aprobado por:

GERENTE FINANCIERO

ADMINISTRATIVO

GERENTE GENERAL

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

JUNTA GENERAL DE

ACCIONISTAS

TESORERÍA CONTABILIDAD

ASISTENTE CONTABLE

ANALISTA CONTABLE

CONTADOR TESORERO JEFE DE RECURSOS HUMANOS

MENSAJERÍA ASISTENTE DE LIMPIEZA

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO FINANCIERO

RECURSOS HUMANOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

68

4.1.3. Organigrama funcional

Se propone a continuación el organigrama funcional, en el que se identifica las funciones y

responsables de las áreas de estudio y análisis, con el propósito de que exista una adecuada

segregación de funciones, optimización de recursos.

69

4.1.3.1. Representación gráfica funcional


Figura 4.2 Organigrama Funcional

Fecha:

Elaborado por:

Aprobado por:

JUNTA DE ACCIONISTAS Adoptar medidas que exigiere el interés de la sociedad-Nombra a los órganos de gobierno- ,Vigila administración legal.

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

Convoca las reuniones, Preside las reuniones-Sugiere medios y acciones en la toma de decisiones

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Planifica, organiza, controla actividades administrativas. Reclutamiento de personal-Apoyo a las diferentes áreas de la empresa.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Planifica el presupuesto –Controla actividades financieras-Análisis de datos financieros para la toma de decisiones.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento, selección del personal-Capacitación del recurso

humano- S.S.O

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Relación con Proveedores-Análisis de ofertas, cotizaciones-Adquisición

de equipos.

CONTADOR Control y revisión de las cuentas

técnicas-Cuadrar la información

contable y financiera-Elaborar los Estados Financieros.

ANALISTA CONTABLE

Revisión e ingreso de facturas-Emisión de retenciones-Elaborar el anexo

transaccional.

ASISTENTE CONTABLE

Registrar documentos contables-Cuadrar

la cuenta varias operaciones-Actualizar

los XML del SRI.

Auxiliar de limpieza

Mantener en correcto estado la

presentación de la oficina-Limpieza-Atender al personal

internos- externo.

Mensajero

Distribuir la correspondencia-

Elaborar un registro de la ruta que realiza-Justificar el gasto

de movilización

TESORERO Registrar documentos contables-

Cuadrar la cuenta varias operaciones-

Actualizar los XML del SRI Realizar la oportuna gestión y cobro -

Reportar la cartera vencida-Realizar

pagos a proveedores

GERENTE G ENERAL

Toma de decisiones-Contribuir con los objetivos empresariales-Ejerce Representación jurídica.

GERENTE FINANCIERO ADMINISTRATIVO

Planificar el presupuesto de ingresos y egresos-Controlar las operaciones financieras-Autoriza pagos.

70

4.2. Descripción de Funciones y Responsabilidades Departamentales

El objetivo de establecer funciones y responsabilidades departamentales, es lograr el cumplimiento

eficiente de las operaciones, a través de la designación de funciones y responsabilidades a cada

cargo y orden en las actividades, que permitan la optimización de recursos (tiempo, materiales,

costos).

A continuación se detallan las principales funciones y responsabilidades que deben cumplir cada

uno de los miembros del Área Financiera- Administrativa.

4.2.1. Funciones de la Gerencia General

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:

1.-Datos de Identificación:

Departamento:

Nombre del

Puesto: Gerente General

Reporta a: Ninguno

N° de Ocupantes: 1

Supervisa a:

Direcciones de la

empresa

2.-Objetivo del Puesto:

Administrar las actividades de la empresa, con el fin de asegurar la eficiencia en las operaciones de

Expertia Corporativa S.A.

3.-Funciones:

1. Planificar los objetivos de la empresa de corto y largo plazo.

2. Ejercer la representación jurídica de la empresa.

3. Representar a la empresa ante la Junta de accionistas como Vicepresidente

Administrativo.

4. Rendir informes técnicos a la Junta de accionistas.

5. Dirigir la formulación de planes operativos de la compañía.

6. Coordinar las operaciones de las cuatro gerencias.

7. Controlar la ejecución del presupuesto, con el fin de asegurar que los recursos se

utilicen de manera eficiente y se destinen a fines planificados.

8. Manejar cuentas bancarias según sus atribuciones.

9. Aprobar adquisiciones por montos superiores a $1.000 dólares.

10. Autoriza la contratación de nuevo personal.

11. Autoriza el programa de capacitación.

71

4.-Experiencia:

Tiempo de experiencia: 3 años

Especificación de experiencia:

Experiencia en Administración de

Empresas o a fines.

5.-Formación:

Ing. Administración de Empresas; Ing. Contabilidad y Auditoría o a fines.

6.-Aptitudes:

Capacidad para tomar decisiones

7.-Responsable:

Ing. Galo Iván Vega Naranjo

4.2.2. Funciones de la Gerencia Financiera Administrativa

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:


Departamento:

Nombre del

Puesto:

Gerente Financiero

Administrativo Reporta a: Gerente General

N° de Ocupantes: 1 Supervisa a:

Todos los

departamentos


Manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y físicos que permitan la eficiencia y calidad

en la ejecución de las actividades.

3.-Funciones:

1. Planificar el presupuesto de ingresos y egresos de la empresa.

2. Controlar las operaciones financieras de la empresa.

3. Aprobar adquisiciones por montos superiores de $400 hasta $1.000.

4. Autorizar pagos ( cheques - transferencias)

5. Controlar que todas las recaudaciones por los servicios prestados se hayan

depositado correctamente en la cuenta de la empresa.

6. Financiamiento de la empresa.

7. Supervisar el cumplimiento de los trabajadores con el reglamento interno,

72

políticas, normas, disposiciones legales establecidas.

8. Llevar un control eficiente de los recursos financieros y físicos de la empresa.

9. Proponer las nuevas adquisiciones de conformidad a los requerimientos

presentados por los departamentos de la empresa.

10. Organizar, controlar y supervisar la ejecución de las actividades que realizan los

departamentos a su cargo, asegurando un eficiente desarrollo de los

procedimientos administrativos y financieros.

11. Fijar políticas y estrategias para contribuir a conservar y mejorar el ambiente

laboral.

12. Aprobar los programas de capacitación de acuerdo a las necesidades de los

departamentos de la empresa.

13. Participar en el proceso de contratación del personal.

14. Revisión, análisis y aprobación de fondos de dinero en efectivo.

15. Autorizar el pago de reembolsos y liquidaciones de viajes del personal.

4.-Experiencia:


Especificación de experiencia: Experiencia en puestos similares.

5.-Formación:

Ing. Administración de Empresas o a fines.

6.-Aptitudes:

Liderazgo, capacidad de gestionar el financiamiento de la empresa, manejo del personal.

7.-Responsable:

Ing. Juan Pablo Almeida

73

4.2.3. Funciones de Recursos Humanos

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:


Departamento: Administrativo

Nombre del Puesto: Jefe de Recursos Humanos Reporta a:

Gerente Financiero

Administrativo

N° de Ocupantes: 1 Supervisa a: Todos los empleados


Planificar, coordinar y ejecutar actividades que permita la buena administración del personal,

entrenamiento-formación, bienestar social, reclutamiento-selección, seguridad y salud ocupacional.

3.-Funciones:

1. Controlar la asistencia, permanencia y puntualidad del personal.

2. Reportar las novedades en el caso de incumplimiento de políticas, normas, reglamento

a fin de que se tome las medidas correctivas de forma inmediata.

3. Programación de capacitaciones para el personal con el propósito del mejoramiento

continuo.

4. Registro de los contratos de todo el personal, asistencias, permisos, vacaciones y

certificados médicos.

5. Evaluar el desempeño laboral en cada una de las actividades asignadas.

6. Elaborar contratos y actas de finiquito.

7. Reporte de sueldos, descuentos, incentivos, comisiones en la nómina.

8. Realizar cuadros de descuentos de seguro de vida, asistencia médica, seguro de

vehículos, de manera que guarden relación al personal activo de la compañía y las

tarifas negociadas.

9. Preservar la calidad de vida del trabajador con la administración de convenios:

seguros de vida.

10. Enviar documentación de inclusión y exclusión del personal a las empresas

aseguradoras.

11. Controlar que el proceso de salida del personal se cumpla con lo establecido.

74

12. Programar exámenes ocupacionales.

13. Reclutar y seleccionar personal competente y capacitado que contribuya al

cumplimiento de los objetivos empresariales.

14. Verificar que los expedientes de los empleados contengan los documentos

actualizados respecto a su experiencia laboral y formación profesional.

15. Implementar y desarrollar el sistema de seguridad ocupacional con el objetivo de

minimizar los riesgos que atenten contra la salud de los trabajadores.

4.-Experiencia:



5.-Formación:

Ing. Administración de Empresas o a fines, Psicología Industrial

6.-Aptitudes:

Liderazgo y manejo del personal.

7.-Responsable:

……

75

4.2.4. Funciones de Servicios Administrativos

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:



Nombre del Puesto: Asistente Administrativo

Reporta a:

Gerente Financiero

Administrativo

N° de Ocupantes: 1

Supervisa a:

Mensajería-Auxiliar de

Limpieza


Ejecutar los procesos administrativos en el área, brindar apoyo a los diferentes departamentos de la

empresa a fin de garantizar resultados oportunos.

3.-Funciones:

1. Controlar el archivo físico y digital de la información societaria, legal, administrativa,

de los accionistas y de la empresa.

2. Verificar la existencia de copias notarizadas de documentos habilitantes de la

empresa.

3. Coordinar la entrega de facturas, documentación importante a clientes, proveedores

con el apoyo de la mensajería.

4. Revisar en la plataforma el envío electrónico.

5. Recopilar las retenciones de las facturas emitidas a los clientes.

6. Coordinar la ruta y actividades de la mensajería

7. Coordinar el Courier externo, respaldar los envíos y verificar la entrega especifica.

8. Llevar un archivo de recibido de la documentación, cartas enviadas a los mensajeros.

9. Realizar un cronograma y rutas de las actividades de mensajería.

10. Entregar el acuse de recibido o tramites a las áreas específicas.

11. Administrar la Caja Chica, ( revisión de que todos los documentos cumplan con el

reglamento interno de caja chica)

12. Portar con el efectivo o la documentación que valide y respalde la totalidad del fondo

entregado al custodio.

13. Verificar que los recibos de movilización cuadren con las gestiones de la mensajería.

14. Emisión de cartas, comunicaciones y su respectivo archivo.

15. Entregar proveeduría a los departamentos y registrar el inventario.

16. Entregar y revisar la utilización correcta de los vouchers de los taxis a los empleados

para el cumplimiento de sus actividades diarias.

76

17. Coordinar eventos internos y externos de la empresa.

18. Solicitar pasajes y hospedaje para viajes del personal de la empresa.

19. Elaborar las liquidaciones y reembolsos al Gerente General.

20. Controlar que las facturas de vida, medicina pre pagada, seguro de vehículos lleguen

todos los meses.

21. Recopilar la documentación de sustento de envío a los bancos ( prendas de vehículos

de acuerdo a instrucciones del departamento financiero).

22. Coordinar el help desk de la empresa.

23. Área de Recepción: Atención a clientes y proveedores, citó fono, recepción de sobres

y documentos sujetos externos.

24. Garantizar el correcto stock de suministros de cafetería, limpieza, proveeduría.

25. Selección de proveedores.

4.-Experiencia:

Tiempo de experiencia: 1año

Especificación de experiencia: Experiencia en otros puestos similares.

5.-Formación:

Ing. Contabilidad y Auditoría o a fines.

6.-Aptitudes:

Buen desempeño.

7.-Responsable:

…………….

77

4.2.4.1. Funciones del Personal de Servicios Administrativos Mensajería

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:



Nombre del

Puesto: Mensajería

Reporta a:

Gerente Financiero Administrativo

-Asistente Administrativa

N° de

Ocupantes: 2

Supervisa a:


Brindar apoyo a los diferentes departamentos , distribuye la correspondencia de la empresa

3.-Funciones:

1. Entregar y distribuir la correspondencia.

2. Elaborar un registro de la ruta que realiza.

3. Justificar el gasto de movilización.

4. Realizar pick ups.

5. Realizar trámites administrativos –operativos.

6. Entrega de facturas mensuales.

7. Llevar los vehículos a los talleres para su mantenimiento.

8. Colaborar en labores sencillas: sacar fotocopiado, impresiones, archivo etc.,

cuando disponga de tiempo para ello.

4.-Experiencia:

Tiempo de experiencia: 1 año


5.-Formación:

Bachiller

6.-Aptitudes:

Capacidad de gestionar trámites.

7.-Responsable:

Francisco Paillacho- Hernán Coba

78

4.2.4.2. Funciones del personal de servicios administrativos limpieza

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:



Nombre del

Puesto: Auxiliar de limpieza

Reporta a:


-Asistente Administrativa

N° de

Ocupantes: 1

Supervisa a:


Ejecutar la labor de limpieza en las diferentes áreas de la empresa, con la finalidad de mantener en

óptimas condiciones las instalaciones.

3.-Funciones:

1. Mantener en correcto estado la presentación de la oficina.

2. Limpieza del dispensador de agua, muebles y equipos de oficina.

3. Atender al personal internos- externo.

4. Utilizar de manera eficiente los productos de limpieza.

5. Guardar la confidencia en las conversaciones de los empleados en el momento que

realiza sus actividades.

6. Solicitar oportunamente los productos de limpieza y cafetería.

4.-Experiencia:


Especificación de experiencia:

Persona con conocimientos básicos en labores de

limpieza, aseo.

5.-Formación:

Bachiller

6.-Aptitudes:

Capacidad de trabajo

7.-Responsable:

Mercedes Camacho

79

4.2.5. Funciones de Contabilidad

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:


Departamento: Financiero

Nombre del

Puesto: Contador General

Reporta a:

Gerente General-Gerente

Financiero Administrativo

N° de

Ocupantes: 1

Supervisa a:

Analista contable-Asistente

Contable


Presentar los estados financieros a valor razonable para la toma de decisiones, ejecución correcta

de los procesos contables y tributarios.

3.-Funciones:

1. Control y revisión de las cuentas técnicas ( nominas, depreciaciones, préstamos

bancarios)

2. Cuadrar la información contable y financiera con el área de operaciones-

comercial.

3. Realizar trámites con el SRI.

4. Elaborar los Estados Financieros.

5. Preparar información y reportes para organismos de control, auditorías internas –

externas.

6. Revisión y Presentación de las declaraciones de impuestos mensuales- anuales

fiscales.

7. Elaboración de informes para el cierre fiscal.

8. Elaborar conciliaciones bancarias (quincenal; plazo máximo: séptimo día de cada

mes)

9. Verificar saldos de las cuentas contables.

10. Registrar depreciaciones mensuales.

11. Registrar costo de ventas por vehículos vendidos.

12. Registrar amortizaciones mensuales ( pagos anticipados).

13. Registrar la nómina mensual.

14. Asesorar en la toma de decisiones ( nivel contable-tributario).

15. Revisar y aprobar los comprobantes electrónicos.

16. Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna.

17. Realizar seguimiento de las implementaciones en el sistema, controlar el correcto

funcionamiento.

80

4.-Experiencia:


Especificación de experiencia: Contador de una empresa.

5.-Formación:

Ing. Contabilidad – Auditoría

6.-Aptitudes:

Capacidad y criterio en la toma de decisiones.

7.-Responsable:

Dra. Verónica de la Guerra.

4.2.5.1. Funciones del personal de contabilidad-analista contable

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:



Nombre del

Puesto: Analista contable

Reporta a:

Gerente Financiero

Administrativos-Contadora

General

N° de

Ocupantes: 1

Supervisa a: Asistente Contable


Ejecución de labores de registro, control de datos y análisis en el área contable que requiera la

aplicación de principios técnicos de contabilidad.

3.-Funciones:

1. Revisión e ingreso de facturas de proveedores al sistema contable.

2. Emisión de retenciones.

3. Elaborar el anexo transaccional.

4. Elaborar el APS.

5. Revisar liquidaciones de los fondos de efectivo (caja chica-fondo de operaciones).

6. Arqueo de caja chica- fondo de operaciones sorpresivos.

7. Ingresar retenciones, plazo máximo: séptimo día del mes siguiente.

8. Elaborar formularios de Patentes Municipales, 1,5 x mil.

9. Revisión y control de las cuentas: 11511-11512-11513 (documentos físicos-

81

contables).

10. Elaborar ICT.

11. Facturación de Ventas (Canon) , Reembolsos a Clientes y otros.

12. Enviar el anexo de reembolsos a clientes como: Roche, Otecel, Pronaca.

13. Control de la Cuenta por cobrar reembolsos clientes, actualización del archivo en

el compartido (UIO-GYE-CUE)

14. Revisión que la autorización de facturas electrónicas se procesen si errores, caso

contrario reportar.

4.-Experiencia:



5.-Formación:

Ing. Contabilidad y Auditoría.

6.-Aptitudes:

Capacidad de trabajo en equipo.

7.-Responsable:

……..

4.2.5.2. Funciones del Personal de Contabilidad- Asistente Contable.

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:



Nombre del

Puesto: Asistente Contable

Reporta a:

Contadora General-

Analista contable

N° de Ocupantes: 1

Supervisa a:


Participar en las actividades contables de acuerdo a la política establecida, dando cumplimiento a

los objetivos del departamento.

3.-Funciones:

1. Registrar matriculas revisiones, multas y demás comprobantes que se encuentren

relacionados con la operatividad de los vehículos.

2. Cuadrar la cuenta varias operaciones.

3. Actualizar los XML del SRI

4. Registrar contablemente las liquidaciones de los fondos de efectivo (caja chica-

82

fondo de operaciones).

5. Apoyo con las actividades del área, con el fin de presentar la información

financiera en los plazos establecidos.

6. Mantener actualizados los archivos de comprobantes y otros documentos de

naturaleza contable y mantener el control consecutivo de los documentos.

7. Participar en los inventarios físicos de activos fijos.

8. Creación de proveedores y clientes en el sistema.

9. Actualizar datos de proveedores o clientes

10. Administrar los files de los proveedores y sus contratos( formulario de vinculación

y documentos adjuntos)

4.-Experiencia:



5.-Formación:

Ing. Contabilidad y Auditoría

6.-Aptitudes:

Capacidad de trabajo en equipo.

7.-Responsable:

………………….

4.2.6. Funciones de Tesorería

Responsabilidades y

Funciones

Código:

Fecha:



Nombre del

Puesto: Tesorero

Reporta a:

Gerente Financiero-

Administrativo

N° de Ocupantes: 1

Supervisa a:


Coordinar la implementación de la política financiera en lo relacionado con el manejo de fondos

para ajustarlo a la capacidad financiera de la empresa.

3.-Funciones:

1. Realizar las acciones necesarias para la oportuna gestión y cobro, conforme al

calendario financiero.

2. Reportar la cartera vencida.

83

3. Realizar pagos a proveedores según la programación reportada por el Gerente

Financiero Administrativo, liquidaciones de compra.

4. Administrar pagos varios: emisión y liquidación de cheques para la cancelación de

matrículas, revisiones, multas, servicios básicos.

5. Contabilización de todas las operaciones relacionadas con la tesorería, como los

cobros, los pagos, transferencias.

6. Registro de ingresos y egresos que no sean por clientes o proveedores ejemplo:

pago préstamos bancarios, gastos bancarios, IESS.

7. Confirmación de pagos a proveedores.

8. Custodia de la chequera.

9. Emitir cheques a proveedores especiales, con sus respectivos respaldos y sustentos

contables que los respalden (diario contable firmado).

10. Coordinar la firma diaria de los cheques.

11. Control y revisión de obligaciones por pagar.

12. Realizar seguimiento de retenciones.

13. Revisión de la cuenta por pagar proveedores (7 de cada mes).

14. Control y liquidación de anticipo proveedores; plazo máximo de reporte: 7 de cada

mes.

15. Vigilar que la documentación soporte de salida de efectivo, cumplan con los

requisitos de carácter fiscal y de control interno.

16. Remitir al departamento de contabilidad, el informe diario de las operaciones

bancarias (comprobantes originales que sustenten el registro).

17. Atender la expedición y entrega de cheques, verificando la identidad del receptor,

como beneficiario del cobro)

18. Controlar la disponibilidad de las cuentas bancarias.

19. Realizar las demás actividades que les sean encomendadas por el Departamento

Financiero.

4.-Experiencia:



5.-Formación:

Ing. Administración, Contabilidad, Finanzas.

6.-Aptitudes:

Capacidad analítica y toma de decisiones.

7.-Responsable:

……….

84

4.2.7. Descripción de procedimientos administrativos

Para el desarrollo eficiente y efectivo de las actividades de la empresa, se propone los siguientes

procedimientos administrativos.

4.2.8. Procedimiento para el Área de Recursos Humanos

El área de Recursos Humanos tiene como responsabilidad primordial administrar eficiente el

Capital Humano que permita el desarrollo eficiente de las funciones y el cumplimiento de

objetivos organizacionales.

El desarrollo y éxito de una organización en gran parte depende del factor humano, ya que son las

personas las desarrollan las actividades originando el crecimiento continuo de la empresa.

La gestión del talento humano conlleva beneficios organizacionales con el logro de la eficiencia y

competitividad y beneficios personales con el desarrollo de sus habilidades y capacidades al

momento de ejecutar las actividades y funciones que se encomiendan a cada puesto o lugar de

trabajo.

85

4.2.8.1. Procedimientos de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal

Código: P-EC-RH-01 Emisión: 27/07/2016


RECURSOS HUMANOS

Procedimiento de Reclutamiento, selección

y contratación del Personal

1. Objetivo

Establecer el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal idóneo para cubrir

una vacante.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable en el Área de recursos humanos, Gerencia General, Gerencia

Financiera Administrativa.

3. Políticas

El reclutamiento de postulantes para los puestos vacantes inicia con la publicación de un

anuncio en el periódico de mayor circulación: el comercio.

Los postulantes deben ser mayores a 18años

Todos los postulantes deben presentar obligatoriamente su hoja de vida con los

documentos adjunto: copia de documentos personales, académicos, referencias de trabajo y

personales.

Para la selección se tomara en cuenta que cumplan con todos los requisitos.

La contratación debe contar con un presupuesto aprobado.

La contratación debe realizarse en un plazo no mayor a 15 días laborables; luego de haber

presentado el requerimiento del personal.

Ejecución de la evaluación de cumplimiento y desempeño laboral.

86

4. Descripción de los procedimientos de reclutamiento, selección y contratación del

personal.


Procedimientos Administrativos

Área de Recursos Humanos

Procedimiento: Reclutamiento, selección y contratación del personal

ACTIVIDADES RESPONSABLE

Define si es necesaria o no la contratación.

Determina la existencia de recursos económicos para la

contratación.

-Si es favorable envía a Jefe de Recursos Humanos el

requerimiento del personal.


Publica el anuncio en la prensa escrita

Recluta al personal conforme al perfil especifico del

requerimiento.

Revisa los documentos personales, académicos,

referencias de los postulantes pre seleccionados para el

puesto.

El personal pre seleccionado que cumplen con todos los

requisitos de acuerdo al perfil requerido es comunicado

para la evaluación.

Realiza la evaluación a los postulantes.

Realiza la primera entrevista personal a cada postulante

pre seleccionado.

Selecciona los mejores postulantes

Envía la información al Gerente General para su

revisión y aprobación.

Jefe de Recursos Humanos

Revisa la información del candidato seleccionado.

Realiza la segunda entrevista .

Gerente General

Una vez que se obtiene los resultados de la evaluación y

entrevistas , se define a la persona que formara parte de

la empresa.


Aprueba la contratación Gerente General

Comunica al candidato seleccionado su contratación.

Elabora el contrato de trabajo y envía la Gerente General

para firma del contrato.


Firma el contrato Gerente General

Envía a legalizar en el Ministerio de Trabajo.

Incluye al nuevo personal a la nómina.


FIN DEL PROCEDIMIENTO

87


Departamento Administrativo: Área de Recursos Humanos Proceso: Reclutamiento, Selección, Contratación del Personal

Gerente Financiero Administrativo Jefe de Recursos Humanos Gerente General

INICIO

Definir si

es

necesario

Envía requerimiento de

personal para contratación.

Realiza la convocatoria

Recluta al personal

Revisa documentación de

los postulantes

Evalúa al personal

Realiza la entrevista al

personal

Determina

disponibilidad

presupuestaria

A

NO

SI

SI

88

Selecciona los mejores

postulantes

Envía la información

Revisa la información del

candidato

Realiza la segunda

entrevista

Análisis de las

evaluaciones

Ratifica selección de

candidato y aprueba la

contratación.

Revisa el contrato

elaborado

Define la persona idónea.

Comunica la contratación

A

B

89

Figura 4.3 Proceso: Reclutamiento, Selección, Contratación del Personal

Realiza el contrato de

trabajo y envía Firma el contrato

Legaliza el contrato en el

Ministerio de Trabajo

FIN

B

90

4.2.8.2. Procedimiento para Capacitación de los Empleados

La capacitación del personal es un factor muy importante para la empresa debido a que le permite

contar con personal más especializado e idóneo al fin de lograr eficiencia y eficacia en las

actividades, brindando beneficios tanto para el personal (desarrolla sus capacidades - formación

profesional) y la empresa ( productividad- rentabilidad).

Las capacitaciones se deben planificar de acuerdo a las necesidades de los departamentos, áreas,

unidades; es necesario detectar los problemas actuales, retos futuros y proceder a realizar el

programa de capacitación.

Código: P-EC-RH-02 Emisión: 27/07/2016


RECURSOS HUMANOS

Procedimiento para Capacitación de los

Empleados

1. Objetivo

Detectar los puntos débiles en la ejecución del trabajo y capacitar al personal para superar los

problemas actuales y posibles retos futuros de Expertia Corporativa S.A.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas.

3. Políticas

Al iniciar el ejercicio anual las Gerencias: Financiera Administrativa-Operacional-

Comercial, entregarán los requerimientos de capacitación al Jefe de Recursos

Humanos con el objetivo que se consideren en la programación anual.

El Jefe de Recursos Humanos es el responsable de llevar a cabo las capacitaciones

requeridos por los diferentes departamentos.

El Departamento Administrativo, debe informar mensualmente el avance de

ejecución del plan de capacitación.

El personal notificado para la capacitación debe asistir obligatoriamente al evento.

Las capacitaciones deben ser relacionadas de acuerdo al cargo o puesto de trabajo,

funciones y actividades.

El personal que realizó las capacitaciones deberá entregar una copia del certificado

de aprobación.

91

4. Descripción de los procedimientos para capacitación de los empleados



Área de Recursos Humanos

Procedimiento: Capacitación de los Empleados


Determinan y definen las necesidades de

capacitación del personal de los departamentos y

áreas a su cargo.

Realiza el requerimiento.

Gerente Financiero Administrativo-

Operacional-Comercial.

Revisa la solicitud de capacitación del personal.

Determina la disponibilidad presupuestaria para

ejecutar las capacitaciones.

Solicita la aprobación al Gerente General.


Decisión de aprobación o negación.

Comunica la decisión al Gerente Financiero

Administrativo.

-Si aprueba el Gerente General sigue el proceso.

-Caso contrario se suspende y finaliza el proceso.

Gerente General

Solicita al Jefe de Recursos Humanos realizar la

programación de la capacitación del personal.


Elabora la programación para la capacitación al

personal.

Planifica los temas de capacitación y establece el

cronograma.

Envía al Gerente Financiero Administrativo para la

aprobación del programa de capacitación y posterior

entrega al Gerente General.


92

Revisa la programación y analiza para la posterior

aprobación.

-Si aprueba sumilla y envía al Gerente General para

autorización.

-Caso contrario envía al Jefe de Recursos Humanos

para las modificaciones.


Analiza y firma la programación de las

capacitaciones de la empresa.

Envía al Jefe de Recursos Humanos la programación

para la ejecución de las capacitaciones.

Gerente General

Recibe la autorización y comunica a los empleados

de acuerdo a la programación el horario y las fechas

a ejecutarse.


Reciben las capacitaciones

Empleado


93


Departamento Administrativo: Área de Recursos Humanos Proceso: Capacitación de los Empleados

Gerencias de la empresa:

Operacional, Comercial,

Financiero Administrativo

Gerente Financiero

Administrativo

Gerente General


Empleado

INICIO

Determina y define las

necesidades de

capacitación del personal.

Realiza el requerimiento

Revisa la solicitud de

capacitación al personal.

Determina la disponibilidad

presupuestaria para ejecutar las

capacitaciones.

Solicita la aprobación al

Gerente General.

Aprueba

Solicita al Jefe de Recursos

Humanos realizar la

programación de la capacitación

Elabora el programa de

capacitación al personal

B

Finaliza el proceso

NO

SI

94

B

Planifica los temas de

capacitación y establece

el cronograma.

Revisión, análisis de la

planificación

Envía la planificación

para el análisis y

aprobación.

Aprueba

Realiza modificaciones.

NO

Analiza y firma la

programación.

SI

B

95

Figura 4.4 Proceso: Capacitación de los Empleados

B

Envía al Jefe de

Recursos Humanos para

la Ejecución.

Recibe autorización y

Comunica a los empleados

el horario y las fechas

establecidas.

Reciben las capacitaciones.

FIN

96

4.2.9. Procedimiento para el Área de Servicios Administrativos

El área de servicios administrativos brinda apoyo a los diferentes departamentos de la empresa a

fin de garantizar la optimización de tiempos, recursos.

La productividad y rentabilidad de la empresa depende de la capacidad de trabajo en equipo, el

área de servicios administrativos busca la eficiencia de procesos de la empresa y participa en todas

las etapas del ciclo del negocio de Expertia Corporativa S.A.

4.2.9.1. Procedimientos para la Selección de Proveedores

Código: P-EC-SA-01 Emisión: 27/07/2016


SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

Procedimiento para la Selección de

Proveedores

1. Objetivo

Establecer lineamientos de selección de proveedores, garantizando que los productos adquiridos

cumplan con los requisitos establecidos internamente.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable para la selección de proveedores para la adquisición de productos o

servicios utilizados en los procesos administrativos y financieros.

3. Políticas

Determinar la necesidad del producto o servicio, para la posterior selección del proveedor.

Solicitar proformas a los proveedores para verificar los precios de los productos o servicios

que se requiere para la ejecución de las operaciones.

Emitir cuadros comparativos de las ofertas, para poder seleccionar la mejor propuesta.

La presentación de los formularios, debe obtener la revisión y autorización de todos los

funcionarios que participen en el proceso.

97

4. Descripción de los procedimientos para la Selección de Proveedores.



Área de Servicios Administrativos

Procedimiento: Selección de Proveedores


Determinar la necesidad de adquirir un producto o

servicio.

Verifica la disponibilidad presupuestaria para la

adquisición.

Informa al Asistente Administrativo la necesidad.

Gerente Financiero Administrativo.

Elabora el formulario de requerimiento del producto

o servicio.

Entrega el formulario al Gerente Financiero

administrativo.

Asistente Administrativo

Revisa y sumilla el formulario.

Entrega el formulario al Gerente General para su

aprobación.


Aprueba el formulario de requerimiento del producto

o servicio.

Envía al Asistente Administrativo

Gerente General

Recibe la aprobación

Elabora una lista de proveedores o empresas

calificadas que disponen de los materiales,

suministros, equipos, servicios que la empresa

requiere.

Solicita proformas a la lista de proveedores.


Emiten y envían proformas detallando las

características y precios de los productos o servicios

que requieran

Empresas Proveedores

98

Recibe y revisa la información de las proformas y

procede con la elaboración del Cuadro Comparativo

para definir los proveedores a quienes se va a

adquirir.

Envía solicitud de adquisición y cuadro comparativo

para revisión y aprobación al Gerente Financiero

Administrativo.


Recibe y analiza el cuadro comparativo de ofertas

para la respectiva aprobación.

-Si aprueba; firma y envía al Gerente General para su

revisión y autorización de la adquisición.

-Caso contrario se realiza una nueva búsqueda de

proveedores con mejores propuestas.


Revisa y autoriza la solicitud de adquisición, firma

el cuadro comparativo.

Envía los documentos al Asistente Administrativo.

Gerente General

Recibe la aprobación, solicita a proveedores

seleccionados los productos o servicios.


Envían materiales, suministros, equipos o la

contratación de servicios solicitados por Expertia

Corporativa S.A.

Emiten la factura.

Empresas Proveedoras


99


Departamento Administrativo: Área de Servicios Administrativos Proceso: Selección de Proveedores



Gerente General

Empresas Proveedores

NO

SI

INICIO

Determina la necesidad

de adquirir un producto

o servicio.

Informa al asistente

administrativo el

detalle de la necesidad

o requerimiento.

Elabora el formulario de

requerimiento del

producto o servicio.

Entrega el formulario al

Gerente Financiero

Administrativo

Formulario de

requerimiento

Verifica la

disponibilidad

presupuestaria

A

100

Envía el formulario de

requerimiento aprobado

al Gerente General

Solicita proformas a la

lista de proveedores

calificados.

Aprueba el

formulario de

requerimiento

Revisa y sumilla el

formulario

Elabora la lista de

proveedores

A

Formulario de

requerimiento firmado

B

Emiten y envían

proformas detallando

las características de los

productos.

NO

101

SI

B

Realiza el cuadro

comparativo de ofertas.

Cuadro comparativo

de ofertas

Revisa y autoriza la

solicitud de adquisición

Revisa y analiza el

cuadro comparativo de

ofertas y autoriza la

adquisición

Aprueba

Cuadro comparativo

de ofertas C

NO

102

Figura 4.5 Proceso: Selección de Proveedores

FIN

Envían materiales,

suministros, equipos,

servicios y emiten la

factura

C

Solicita a los

proveedores la

adquisición.

103

FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE

PRODUCTOS O SERVICIOS

Fecha:

N° Solicitud:

Cantidad Solicitada

Detalle

Necesidad

………………………… ………... ………………………… .…..……………………

Asistente Administrativo Gerente Financiero Administrativo Gerente General

4.2.9.1.1. Instructivo de Utilización del Formulario de Requerimiento de Productos o

Servicios

Finalidad

Detallar el producto o servicio que requiere satisfacer una necesidad para ejecutar las operaciones

de manera eficiente, eficaz.

104

Instrucciones para llenar el formulario

Fecha

Año, mes, día en el cual se elabora el formulario.

N° Solicitud

Corresponde al número secuencial del formulario de adquisición.

Cantidad solicitada

Indica la cantidad del artículo que requieren.

Detalle

Detalle del producto o servicio que solicitan para la ejecución de las actividades

Necesidad

Describen las necesidades que satisfacen los productos o servicios solicitados, futuros beneficios,

mejoras de procesos.

Firmas

Se registran las firmas de los funcionarios o empleados de la empresa que participen y sean

responsables en el procedimiento de selección de proveedores.

105

EXPERTIA CORPORATIVO S.A

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS

FECHA DE ELABORACIÓN: …………………………………………………

N° ARTÍCULO

ENTIDAD PROVEEDORA

A B

PRECIO UNITARIO DESCUENTO PRECIO AL COSTO

CONDICIONES DE COMPRA

PRECIO UNITARIO DESCUENTO PRECIO AL COSTO

CONDICIONES DE COMPRA

CONTADO CRÉDITO CONTADO CRÉDITO

………………………… ………... ………………………… .…..……………………

Asistente Administrativo Gerente Financiero Administrativo Gerente General

N° DOC……..

106

4.2.9.1.2. Instructivo para utilización del cuadro comparativo de ofertas

Finalidad

Asegurar el correcto uso del cuadro comparativo de ofertas, para lograr una adecuada selección de

proveedores con el fin de optimizar recursos y asegurar la calidad de los productos o servicios.


N° Doc.

Corresponde al número secuencial del cuadro comparativo.

Fecha

Año, mes, día, en el cual se elabora el documento.

N°

Indica el número del artículo, producto o servicio que se requiere para el desarrollo de las

actividades de la empresa.

Artículo

Detalle del artículo, producto o servicio.

Precio unitario

Indica el costo de cada uno de los productos o servicios, detallados en el cuadro comparativo de

ofertas.

Descuento

Señala el porcentaje de descuento que concede la proveedora de los productos o servicios.

Precio al Costo

Se refiere al valor total de cada producto o servicio aplicado el descuento que concede las

empresas proveedoras.

Condiciones de compra

Indica las diferentes formas de pago que otorgan las proveedoras pueden ser: a crédito (establecen

el tiempo que nos confieren para cancelar la totalidad de la adquisición), al contado (efectivo, pago

en el momento de la adquisición).

107

Proveedores seleccionados

Se detalla el proveedor que será seleccionado para solicitar el requerimiento de los productos o

servicios, indicando la razón de porque es elegido.

Firmas

Se registran las firmas de los funcionarios, empleados de la empresa que participan y son

responsables del procedimiento de selección de proveedores.

4.3. Descripción de Procedimientos Financieros

4.3.1. Procedimiento para el Área de Contabilidad

Los procedimientos establecidos en el área de contabilidad tienen el objetivo primordial de

minimizar carga de trabajo, tiempos, recursos con el fin de lograr procesos eficientes y refleje las

funciones delegadas a cada persona.

4.3.1.1. Procedimiento de Creación e Incremento de Caja Chica

Este procedimiento detalla la creación del fondo de caja chica.

Código: P-EC-C-01 Emisión: 27/07/2016


CONTABILIDAD

Procedimiento de creación e incremento de

Caja Chica

1. Objetivo

Disponer de un fondo de dinero para atender gastos urgentes y de valor reducido que no

justifiquen la emisión de cheques.

2. Alcance

Este procedimiento se aplicara al departamento o áreas que aprueben la apertura y creación del

fondo de caja chica.

3. Políticas

La creación del fondo de caja chica se debe realizar para cubrir desembolsos menores que

sean de carácter urgente e imprevisto, tales como: adquisición de suministros que no

existan en la empresa, movilización de los mensajeros.

108

La creación de la caja chica debe realizarse de acuerdo al flujo de la empresa y gastos

imprevistos.

La apertura se realizará solo con la autorización delas autoridades.

Se asignará un responsable de la custodia del mismo.

Realizar las gestiones necesarias para la creación e incremento del Fondo de Caja Chica.

4. Descripción de procedimientos de creación o incremento de caja chica


Procedimientos Financieros


Procedimiento: Creación o Incremento del Fondo de Caja Chica


Solicita al Gerente Financiero Administrativo la

creación del fondo de caja chica

En caso de existir el fondo solicitar el incremento.

Unidad o Departamento solicitante

Verifica la solicitud y decide crear el fondo.

-Asigna la persona responsable de la custodia del


Enviar al Gerente General para la autorización

correspondiente.


Autoriza la creación o incremento del valor del


-Si es necesario autoriza, sigue el proceso

-Caso contrario se suspende el proceso.

Gerente General

Revisa, firma el oficio, comunica al Tesorero, para la

respectiva emisión del cheque al custodio.


Registra contablemente la creación del Fondo

Contador

Elabora el comprobante de egresos y emite el

cheque para el custodio.

Tesorero


109

Figura 4.6 Proceso: Creación o Incremento de Caja Chica


Departamento Financiero: Área de Contabilidad Proceso: Creación o Incremento de Caja Chica

Unidad o Departamento

solicitante

Gerente Financiero

Administrativo Gerente General Contador Tesorero

INICIO

Realiza la solicitud de

creación e incremento

de caja chica.

Revisa y comunica al

contador y tesorero

Registra contablemente

la creación o incremento

del fondo de caja chica.

Determina el custodio

del fondo Solicitud de apertura e

incremento de caja

chica

Decide crear el

fondo o

incremento del

valor.

Autoriza la

creación o

incremento del

valor del fondo.

Finaliza

Elabora el comprobante

de egreso y cheque.

FIN

Comprobante de

egreso y cheque

NO

SI

SI

NO

110

FORMULARIO DE APERTURA O INCREMENTO DE CAJA CHICA

SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE CAJA CHICA

Fecha: …………………………………………………………………….

Nombre del Solicitante: ………………………………………………….

Departamento: …………………………………………………………….

Descripción

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………….

Monto: ……………………………………………………….

Responsable asignado: ……………………………………………………….

Status de aprobación: SI NO

Solicitante Aprobado por Fecha de Aprobación

4.3.1.1.1. Instructivo para la Utilización de Apertura e Incremento de Caja Chica

Finalidad

Asegurar el correcto uso del formulario para el proceso de incrementación y creación del fondo de

caja chica.


Fecha

Año, mes, día en el cual se elabora la solicitud de apertura o incremento del Fondo de Caja Chica.

Nombre del solicitante

Apellidos y Nombres de la persona que solicita la apertura o incremento del fondo.

111

Departamento

Nombre del departamento que ejecuta la solicitud.

Descripción

Detalla la razón o necesidad de apertura del fondo o incremento del valor en el caso de su

existencia.

Monto

Valor solicitado del fondo de caja chica.

Responsable asignado

Nombre de la persona que se encuentra asignada como custodio del fondo de caja chica.

Status de aprobación

Decisión tomada por la personal que aprueba la creación o incremento del fondo de caja chica.

Firmas

Se registran las firmas de los funcionarios que participen en el procedimiento de creación e

incremento del fondo de caja chica.

4.3.1.2. Procedimiento para Reposición del Fondo de Caja Chica

Este procedimiento permite identificar el movimiento financiero interno de los gastos imprevistos y

urgentes con el fin de agilitar las actividades que requieren para la gestión de desembolso menores

que no justifiquen la emisión de cheque.

Código: P-EC-C-02 Emisión: 27/07/2016


CONTABILIDAD

Procedimiento para reposición del fondo de

Caja Chica

1. Objetivo

Determinar los procedimientos y políticas necesarias para el control y la utilización eficiente de los

recursos económicos del fondo de caja chica.

112

2. Alcance

Este procedimiento se aplicara al departamento o áreas que sean responsables de la liquidación y

registro del fondo

3. Políticas

El fondo de caja chica será utilizado para cubrir desembolsos de valores reducidos

imprevistos y urgentes.

No podrá destinarse para gastos personales del custodio o prestamos de empleados.

El responsable de la administración del fondo de caja chica, solicitará la reposición una vez

que haya utilizado por lo menos el 75% del monto asignado.

Los valores a desembolsar por el fondo de caja chica no deberán ser mayores a $50,00, en

el caso de superar dicho valor se procederá a emitir el cheque para el pago solicitado.

El fondo de caja chica será exclusivamente para pagos de : adquisición de suministros,

movilización del personal y pagos autorizados por la Gerencia Financiera Administrativa.

Se elaborará el comprobante de egreso de caja chica al que se adjuntará los comprobantes

que justifiquen el desembolso.

El monto del fondo de caja chica es de $ 150, 00 (CIENTO CINCUENTA DOLARES

CON 00/100).

4. Descripción de procedimientos para reposición de caja chica




Procedimiento: Reposición del Fondo de Caja Chica


Elabora el formulario de reposición de caja chica, se

adjuntan los documentos que justifiquen los

desembolsos realizados.

Entrega la documentación al Analista contable.

Responsable del Fondo de Caja

Chica

Revisa el formulario de reposición y los

comprobantes que respaldan los gastos incurridos.

Entrega los comprobantes de la liquidación al

Asistente contable para su registro.

Analista contable

113

Registra contablemente los comprobantes que

justifican los valores que se desembolsaron.

Entrega el formulario de reposición y el registro

contable al Tesorero.

Asistente Contable

Emite el comprobante de egreso y cheque por el

valor de reposición

Tesorero

Aprueba y revisa la elaboración del registro contable,

comprobante de egreso y el cheque que coincidan

con el monto solicitado para reposición, firma y

envía al Gerente Financiero Administrativo.

Contadora

Revisa los documentos adjuntos de reposición y

firma el comprobante de egreso y cheque (firma

conjunta).


Revisión y firma el comprobante de egreso y cheque

(firma conjunta).

Gerente General


114


Departamento Financiero: Área de Contabilidad Proceso: Reposición del Fondo de Caja Chica

Responsable del

Fondo de Caja Chica

Analista contable

Asistente contable

Tesorero

Contador

Gerente

Financiero

Administrativo

Gerente

General

INICIO

Elabora el formulario de

reposición de caja chica,

se adjuntan los

comprobantes que

justifiquen. Registra

contablemente los

documentos y verifica

el valor de reposición

Entrega la

documentación al

analista contable.

Formulario de

reposición de caja chica.

Revisa el formulario

de reposición y los

comprobantes de

respaldo y entrega al

asistente contable

Comprobante de

Diario

Emite el comprobante

de egreso y cheque por el valor de

reposición. Entrega del registro

y documentos de

respaldo al

Tesorero.

A

115

Figura 4.7 Proceso: Reposición del Fondo de Caja Chica

Aprueba

y revisa

FIN

Comprobante

de egreso-

cheque

A

Firma del

comprobante

de egreso y

cheque

Firma del

comprobante

de egreso y

cheque

SI NO

116

FORMULARIO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA


RESUMEN DE CAJA CHICA N°:

SALDO INICIAL

RESPONSABLE:

VALOR

REPOSICIÓN

FECHA DE LA LIQUIDACIÓN :

FECHA DE LIQUIDACIÓN ANTERIOR:

SALDO ACTUAL

FECHA DOCUMENTO NÚMERO PROVEEDOR DESCRIPCIÓN USUARIO VALOR

MONEDAS VALOR

Centavos

Diez centavos

Cinco centavos

Veintey cinco centavos

Cincuenta centavos

Dólar

Diez dólares

Veinte dólares

Cinco dólares

TOTAL

TOTAL

ELABORADO POR: ………………………… REVISADO POR: ………………………..

117

4.3.1.2.1. Instructivo para la Utilización del Formulario de Liquidación de Caja Chica.

Finalidad

Asegurar el correcto uso del formulario para el control - utilización eficiente y liquidación de los

recursos económicos disponibles en el fondo de caja chica.


Resumen de caja chica N°

Se detalla el número secuencial de liquidaciones realizadas.

Responsable

Custodio de la caja chica y administración de las misma.

Fecha de liquidación

Año, mes, día en que se elabora el formulario de liquidación de la caja chica.

Fecha de liquidación anterior

Año, mes, día en que se realizó la última liquidación de la caja chica.

Fecha

Año, mes, día de emisión del comprobante que respalda el desembolso de dinero.

Documento

Tipo de documento puede ser: nota de venta, factura.

Número

Número del comprobante de venta que justifica el gasto y egreso de la caja chica, que se adjunta

para realizar la solicitud de reposición del fondo de caja chica.

Proveedor

Nombre del proveedor al que se realizó la adquisición del producto o suministro.

Descripción

Detalle o concepto de la adquisición.

Usuario

118

Apellidos y nombres de las persona que solicito y realizó la compra.

Valor

Valor total del comprobante de venta.

Saldo inicial

Monto de dinero de la creación del fondo de caja chica.

Valor de reposición

Sumatoria de todos los comprobantes de venta que se realizaron en un determinado tiempo, valor

que se tiene que reponer para que la caja chica tenga el monto de dinero de la creación.

Saldo actual

El efectivo que se tiene en la caja chica como disponible de uso.

Monedas

Detalle del efectivo que se tiene disponible inventariado en monedas y billetes.

Firmas

Se registran las firmas de los funcionarios que participen en el procedimiento de liquidación del


4.3.2. Procedimiento para el Área de Tesorería

Los procedimientos establecidos en el área de tesorería buscan la eficiente gestión de cobros

conforme al calendario financiero y la programación de pagos con el fin de ajustar a la capacidad

financiera de la empresa.

4.3.2.1. Procedimiento para el Pago a Proveedores

Este procedimiento detalla las actividades que se deben realizar para efectuar la cancelación de

facturas por la adquisición de bienes y servicios.

119

Código: P-EC-T-01 Emisión: 27/07/2016


TESORERÍA

Procedimiento para el pago a Proveedores

1. Objetivo

Establecer lineamientos que permitan un proceso adecuado, para la cancelación de comprobantes

de ventas y documentos generados por la adquisición de bienes y servicios.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica al Área de Tesorería

3. Políticas

El Gerente Financiero Administrativo realiza la programación de los pagos en función a los

vencimientos o plazo de pago.

El tesorero es el encargado de la elaboración de los documentos tales como: comprobantes

de egreso, transferencias o cheques.

La ejecución de los pagos a proveedores se realizaran únicamente previa la autorización

del Gerente Financiero Administrativo.

Los cheques serán emitidos a favor de la persona jurídica o natural que conste en la factura

o comprobante de venta, bajo ningún concepto se emitirá al portador ni a favor de otra

persona.

Los pagos se efectuarán de manera semanal los días viernes.

120

4. Descripción de Procedimientos Pago a Proveedores.



Área de Tesorería

Procedimiento: Pago a Proveedores


Garantiza el ingreso de las facturas, emisión de

retenciones.

Entrega los comprobantes de diario al Contador para

la revisión respectiva.

Analista Contable

Revisa y se encarga de efectuar el proceso de

autorización de los comprobantes de retención con el

SRI.

Entrega los comprobantes del registro contable de las

facturas, notas de ventas y documentos generados

para la adquisición de bienes o servicios al Tesorero

e informa al Gerente Financiero Administrativo la

entrega de la totalidad de los comprobantes de diario.

Contador

Realiza la planificación de los pagos conforme al

plazo de vencimiento del proveedor.

Envía el reporte y la disposición de pago al Tesorero.


Revisa, verifica la forma de pago del proveedor

conforme a la planificación de pagos.

*Si es transferencia se da de baja en el sistema

contable los comprobantes pendientes de pago

(módulo de proveedores).

- Generar reporte de pagos, archivo TXT.

-Sube el archivo TXT al sistema del Banco.

*Si el pago se va realizar con cheque, se da de baja

en el módulo de proveedores.

-Emite el cheque.

Entrega los documentos al Gerente Financiero para

la revisión.

Tesorero

121

Verifica los valores y números de facturas en base a

la programación.

Aprueba el primer nivel de transferencia, firma los

cheques y comunica al Gerente General la

aprobación.


Aprueba el segundo nivel de transferencia y firma

los cheque

Gerente General

Notificación de transferencias o entrega de cheque

al proveedor.

Archiva toda la documentación: comprobante de

egreso, reporte de transferencia.

Tesorero


122


Departamento Financiero : Área de Tesorería Proceso: Pago a Proveedores

Analista contable

Contador

Gerente Financiero

Administrativo

Tesorero

Gerente General

INICIO

Ingreso de las facturas

y emisión de

retenciones

Revisa y efectúa el

proceso de autorización

de comprobantes de

retención.

Entrega los

comprobantes de

registro contable de los

documentos generados

para la adquisición de

bienes o servicios

Realiza la planificación

de los pagos.

Programación de pagos

Revisa y verifica la

forma de pago del

proveedor

Se realiza los pagos en

el sistema contable

Reporte de pagos

archivo TXT,

Comprobante de

egreso, Cheque

A

123

Figura 4.8 Proceso: Pago a Proveedores

FIN

Firma los cheques y

comunica a la gerencia

la aprobación

A

Verifican los valores y

números de facturas de

acuerdo a la

programación.

Aprueba la

transferencia

NO

SI

Aprueba el segundo

nivel de transferencia y

firma los cheques.

Archiva toda la

documentación

Notificación de

transferencia o entrega

de cheque al proveedor.

124

4.3.2.2. Procedimiento para el Cobro a Clientes.

Este procedimiento detalla la gestión oportuna de cobro, se realiza a los clientes de acuerdo a los

plazos acordados en el contrato de arrendamiento operativo.

Código: P-EC-T-02 Emisión: 27/07/2016


TESORERÍA

Procedimiento para el cobro a Clientes

1. Objetivo

Establecer la metodología utilizada para cobrar a los clientes con el fin de lograr la ejecución

eficiente de los procesos.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica al Área de Tesorería

3. Políticas

El Departamento de Comercialización actualiza una base de datos de los vehículos que se

encuentran asignados a los diferentes clientes.

La base de datos deberá ser de forma clara, precisa y fácil de comprender, se detallarán el

valor del canon mensual por cada vehículo.

El Área contables es el responsable de la facturación CANON (los primeros 5 días de cada

mes), REEMBOLSOS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (hasta el 15 de cada mes) y

la verificación de la información de los clientes.

El área de tesorería es responsable de la Gestión de cobro.

Los cobros se realizaran de acuerdo al plazo de pago establecido en el contrato.

Los cobros con debito se deberán realizar después de 5 días recepcionada la factura por

parte del cliente.

125

4. Descripción de Procedimiento Cobro a Clientes



Área de Tesorería

Procedimiento: Cobro a Clientes


Actualiza una base de datos de los vehículos que se

encuentran asignados a los diferentes clientes, se detalla

el valor del canon mensual por cada vehículo.

Gerente Comercial

Realiza el anexo de reembolso y servicios

administrativos.

Verifica que los datos del cliente sean correctos, si es

necesario se realiza actualizaciones.

Emite la factura de canon, reembolsos y servicios

administrativos.

Analista contable

Revisa y aprueba la facturación en base al archivo del

Departamento de Comercialización y entrega las facturas

al Tesorero.

Contadora

Establece la ruta de entrega de las facturas, en base a los

plazos de recepción de comprobantes de los clientes.

Tesorero

Coordina la entrega de las facturas

Entrega los acuses de recepción al Tesorero


Verifica que la documentación soporte está completa

para ejecutar el proceso de cobranza.

Se notifica al cliente el cobro.

Cobro de clientes de acuerdo al plazo pactado en el

contrato del arrendamiento operativo.

Verificación del pago

-Si la empresa verifica que el pago de los clientes se

refleja en el banco o con cheque, sigue el proceso de

registro contable.

-Caso contrario se comunica con el cliente y se pacta la

fecha que realizaremos el cobro.

Registro contable de los cobros realizados a los clientes.

Tesorero


126


Departamento Financiero : Área de Tesorería Proceso: Cobro a clientes

Gerente Comercial

Analista Contable

Contadora


Tesorero

INICIO

Actualiza la base de

datos de los vehículos

que se encuentran

asignados a los clientes

Coordina la entrega de

las facturas

A

Aprueba la

facturación

Base de datos

actualizada

Establece la ruta de

entrega de las facturas

Verifica los datos del

cliente en el sistema y

emite la factura.

Realiza el anexo de

reembolsos y servicios

administrativo.

Anexo de reembolsos y

servicios

administrativos

Factura de canon,

reembolsos, servicio

administrativo

Verifica que la

documentación soporte

esté completa para

ejecutar el procesos de

cobro.

NO

127

FIN

Realiza registro

contable y archivo del

expediente

Verifica si el valor de

los pagos coincidan con

las facturas

A

Cobro de clientes de

acuerdo al plazo

pactado

Notifica al cliente el

cobro

128

PLAN DE ACCIÓN DE LA PROPUESTA

PLAN DE ACCIÓN

Objetivo: Aplicación del diseño de procedimientos administrativos y financieros

Estrategias metodológicas

Recursos

Evaluar

Presentación de la propuesta a la Gerencia

General

Tecnología

SI

Contratar el nuevo personal del área de recursos

humanos, desvinculación con el proveedor del

servicio de administración de nómina.

Recursos Humanos

Suministros de Oficina

Tecnología

SI

Brindar cursos de capacitación al departamento

financiero- administrativo

Tecnología

Recurso Humano

Suministros de oficina

SI

Capacitar a la empresa sobre los beneficios que

ofrece implementación de procedimientos

administrativos y financieros

Tecnología

Recurso Humano

Suministros de Oficina

SI

Simulación de los procesos que se debe realizar

de acuerdo a la propuesta

Tecnología

Recurso Humano

Suministro de Oficina

SI

Aplicación del diseño de procedimientos

administrativos y financieros

Tecnología

Recurso Humano

Suministro de Oficina

SI

129

ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA

Una vez que se haya recabado e incluido las observaciones realizadas por los ejecutivos de la alta

gerencia, tiene que coordinarse con el área de asignación de recursos económicos con el fin de que

el documento se reproduzca para su distribución e implementación.

La implementación del diseño de procedimientos se implementara en un grupo selecto de la

organización de acuerdo al área en el que se aplica, este permite realizar cambios en una escala

reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias.

Cuando los procedimientos se hayan ejecutado eficientemente se designa a las áreas

correspondientes la aplicación de la propuesta, se establece el monitoreo continuo y evaluación.

MONITOREO Y EVALUACIÓN

Designar un responsable del monitoreo mensualmente con el objetivo de identificar los posibles

desviaciones.

Es conveniente evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo y

financieros derivadas de la implementación del diseño de procedimientos.

Definir indicadores para su evaluación y comparar con los resultados que se esperaba en la

propuesta con la aplicación de los diseños de procedimientos administrativos y financieros,

formular recomendaciones para implementar medidas correctivas.

130

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una vez finalizado el diseño de procedimientos administrativos y financieros propuestos para la

empresa Expertia Corporativa S.A. que se dedica a la prestación del servicio de arrendamiento

operativo, se puede definir las siguientes conclusiones y recomendaciones para conocimiento de

la empresa.

5.1. Conclusiones

La empresa cuenta con una estructura organizacional pero no está claramente definida de

acuerdo a las competencias, funciones y responsabilidades, de cada uno de los

departamentos administrativo- financiero y áreas que conforman, razón por la cual se ha

propuesto el diseño de organigramas estructural y funcional, lo cual describe de una

manera clara los departamentos y áreas que debe mantener la entidad, los miembros de la

empresa de acuerdo a los niveles de jerarquía y líneas de comunicación.

Expertia Corporativa actualmente no cuenta con un documento físico que describa los

procedimientos administrativos y financieros, actividades a ejecutarse, redistribución

equitativa de funciones a todos los cargos del área en estudio, de tal manera se hace

necesario el diseño de procedimientos administrativos y financieros para la empresa.

Para el diseño de procedimientos administrativos y financieros para la empresa Expertia

Corporativa S.A. se destacó los procesos de mayor relevancia que rigen las actividades de

la entidad como: selección de proveedores en el Área de servicios administrativos, se

incrementó el Área de Talento Humano: Reclutamiento, Selección, Contratación del

personal, Capacitación de los empleados, y por otra parte los procesos financieros como:

Creación e Incremento del Fondo de Caja Chica, Reposición del Fondo de Caja Chica, se

incrementó el departamento de Tesorería: Pago a proveedores, Cobro a clientes; cada

procedimiento requiere de un conjunto sistemático y ordenado de pasos para la correcta

ejecución, desarrollo y control.

131

5.2. Recomendaciones

Se recomienda a la Gerencia General de Expertia Corporativa S.A, implementar los

organigramas estructural y funcional propuestos en el trabajo de titulación, con el fin de

lograr una comunicación efectiva, alcanzar un alto nivel de satisfacción que cubra todas las

necesidades de la empresa y alcancen las expectativas, se definen los niveles de jerarquía,

se crean nuevas áreas que permiten la optimización de recursos económicos significativos

en la empresa..

Se recomienda a la Gerencia General determinar funciones a los integrantes del

departamento administrativo y financiero, definir con exactitud las actividades que deben

realizar de acuerdo a las funciones del puesto, con la finalidad de cumplir con los

objetivos organizacionales, eficiente gestión y un buen desempeño.

Se recomienda a la Gerencia General emplear el diseño de procedimientos administrativos

y financieros de mayor relevancia desarrollados en el trabajo de titulación, definen de

forma clara, precisa los lineamientos que se debe seguir para la ejecución de una actividad,

establece mecanismos que acrecienten la vida operativa y administrativa de las mismas

con énfasis en la optimización de los recursos para ello es indispensable que toda la

organización opera con procedimientos establecidos, los cuales delinearan el marco

funcional en el que se desarrollan las actividades, permitirá trabajar en un ambiente más

ordenado, que será de gran utilidad para el cumplimiento de los objetivos e incrementar la

productividad, ayudara a la coordinación de actividades con las diferentes áreas de la

empresa, se podrá establecer si el trabajo se está realizando adecuadamente, constituirá una

base para posteriores revisiones y modificaciones en el futuro, mejoramiento continuo que

permita entregar un mejor servicio basado en la calidad, eficiencia, eficacia.

132

BIBLIOGRAFÍA

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Superintendencia de Telecomunicaciones. (25 de Enero de 2013). Metodología de Levantamiento

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Tovar, A., & Mota, A. (2007). Cpimc Un Modelo de Administración por Procesos (1a ed.). México

D.F.: Panorama.

133

ANEXOS

Anexo A Cuestionario

CUESTIONARIO


Referencia :

CA-01

Edición: 1

Fecha: 21/07/2016

Página: 02

Los datos se emplearan exclusivamente para llevar a cabo el análisis situacional de la

empresa. Toda la información que se incluya en este documento será confidencial.

El cuestionario ha sido completado por:

Nombre: ………………………………….. Cargo: ………………………………….

Departamento: …………………………... Fecha:......................................................

1.- ¿Cual es nivel de satisfacción de los procesos administrativos que se manejan en

Expertia Corporativa ?Califique del 1 al 5.

o Necesita mejorar

o Regular

o Bueno

o Muy Bueno

o Excelente

2.- ¿Los procesos administrativos que se ejecutan en cada área son desarrollados de

manera eficiente?

o SI

o NO

Justifique su respuesta

.......................................................................................................................................

………………………………………………………………………………………

3.- ¿Las actividades que desempeñan los colaboradores son relacionadas a su cargo?

o Si

o Algunas

o No

134

4.- ¿El personal con el que cuenta la empresa es suficiente para llevar a cabo todas sus

operaciones?

o SI

o NO

5.- ¿Expertia Corporativa ofrece programas de capacitación con el objetivo de que las

actividades se realicen de manera eficiente?

o SI

o NO

Justifique su respuesta:

…………………………………………………………………..…………………...………

………………………………………………………………………………..

6.- ¿La compañía ofrece incentivos para incrementar su desempeño?

o SI

o NO


………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

7.- ¿Usted considera que la empresa cumple con las obligaciones laborales del empleador?

o Siempre

o Casi siempre

o Nunca

8.- ¿La empresa proporciona los materiales y equipos necesarios para ejecutar el trabajo de

manera segura y en condiciones adecuadas?

o SI

o NO


………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

9.- ¿Usted cree que las actividades que realiza diariamente conllevan al cumplimiento de

los objetivos empresariales?

o SI

o NO


………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

10.- ¿Existe manuales de procedimientos de la empresa?

o SI

o NO

Muchas gracias por su colaboración.

135

Anexo B Verificación de la hipótesis

1.- Planteamiento de la hipótesis

a. Modelo lógico

Ho: El diseño de Procedimientos Administrativos y Financieros no influye

significativamente en la Optimización de los Recursos Económicos de la Empresa Expertia

Corporativa de la Ciudad de Quito en el año 2016.

H1: El diseño de Procedimientos Administrativos y Financieros influye significativamente

en la Optimización de los Recursos Económicos de la Empresa Expertia Corporativa de la

Ciudad de Quito en el año 2016.

b. Modelo Matemático

Ho : O = E

H1 : O ≠ E

c. Modelo Estadístico

𝑋𝑐2 = ∑ [

(𝑂−𝐸)2

𝐸]

2.- Nivel de significación

α= 0.05 Error de admisión 95% de confiabilidad

3.- Zona de Rechazo de la Ho

gl = ( c – 1 ) (f – 1 ) gl = (2 – 1 ) (2 – 1 ) gl = 1

𝑥2 = 3.841 Valor tabla

4. Regla de decisión

Se rechaza la Hipótesis Nula Ho si Xc2

> 3,841

136

5. Calculo de X2

Frecuencias observadas de las variables

VARIABLES OPCIONES

SI NO TOTAL

Diseño de

Procedimientos

Administrativos

y Financieros

Optimización de

los Recursos

Económicos

45

56

27

16

72

72

Total 101 43 144

En: Encuesta

Elaboración: Evelyn Iza

Frecuencias esperadas de las variables

VARIABLES OPCIONES

SI NO TOTAL

Diseño de

Procedimientos

Administrativos

y Financieros

Optimización de

los Recursos

Económicos

50,5

50,5

21,5

21,5

72

72

Total 101 43 144

En: Encuesta

Elaboración: Evelyn Iza

Cálculo Chi Cuadrado

O E (O – E) 2 / E

45 50,5 0,60

56 50,5 0,60

27 21,5 1,42

16 21,5 1,42

Xc

2 = 4,04

137

Gráfico

6. Decisión Estadística:

De acuerdo a los resultados obtenidos el valor de X2

calculada es de 4,04, valor que se encuentra en

la zona de rechazo de la hipótesis nula, aceptándose la hipótesis alterna que dice:

“El diseño de Procedimientos Administrativos y Financieros influye significativamente en la

Optimización de los Recursos Económicos de la Empresa Expertia Corporativa de la Ciudad de

Quito en el año 2016”. Comprobándose la hipótesis planteada en la investigación.

3,841

4,04

Zona de aceptación de

la Ho

Zona de rechazo de

la H0

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