Underwriting Process 

 The underwriting process begins with the employer and/or producer (broker) completing the Employer Application (Client Application).  The application is online at http://utahhealthexchange.bswift.com.   

 Key elements of the Employer Application include:  information on the company name, address, sic code, producer, current health coverage, as well as a copy of the Quarterly Wage and Tax form and a census file.  See Appendix for a copy of the Employer Application. (Please note that for the reopening of the Exchange in 2010 this form is changing to make it more user – friendly.  Once the Employer Application is complete, bswift randomly assigns the employer group a Primary, Secondary and Mediator carrier for the underwriting process.  This is done via spreadsheet maintained by bswift.  (A copy of this spreadsheet is in the Appendix).   During the first phase of the underwriting process, employer application phase, the underwriters are determining if the employer group meets the acceptable criterion to participate in the Exchange.   The criterion for acceptance into the Exchange is:   

Employer Group is domiciled in the state of Utah  Complete employer application 

1  

Required documentation attached:  Quarterly Wages and Tax report  Or  Most current month’s payroll report; if in business less than one year And  Articles of Incorporation or Business License And  Copy of latest month’s health insurance bill And  Documentation required of small employers that utilize PEO’s or have a co‐

employee relationship with a PEO*(if applicable)  The employer groups meets the 75% participation level  The company is not an association   No more than 25% of employees live out of state  Groups of 1 enrolled employees are not allowed (employed dependents may not be 

separated for purposes of group qualification)  ∗Must submit a copy of the co‐employment agreement that spells out the small employer’s ability to contract for and provide health care benefits. ∗Must submit a form of quarterly wage report or payroll report issued in the name and tax identification number of the small employer and may not include information for any other client company  bswift’s Ticket Tracker tool is used to assign the application to the carrier and to route the application through the process.  The ticket provides the underwriter with the information they need to accept or reject the application.  All communication between the underwriters and bswift is documented in the ticket.  The ticket includes information on the primary, secondary and mediator carriers are for the specific employer group and where to locate the application information on the portal.   Each carrier was given one “Carrier Manager” login to access the ticket tracker and the necessary reports on the Utahhealthexchange.bswift.com portal.  The underwriter logs onto the site by entering their username and password on the login page. 

 

2  

Part I: The Group Acceptance & Tracker General Instructions Note: This step needs to be completed by all parties within 10 business days. 

 Carrier Instructions:   

1. Log into bswift  

 www.utahhealthexchange.bswift.com 

2. From  the  login page  the underwriter  is  taken  to  the Manager Home page on  the portal. The underwriter clicks on “Tracker” under the Tools category. 

 3. Pull up Tracker from the home page 

 

3  

4. Enter the ticket number from the e‐mail we have sent or the ticket ID number from an existing ticket. 

a. If the e‐mail indicated that the ticket was assigned to you, you are the primary carrier for the group (this will also be noted in the ticket description).  

b. If the e‐mail indicated that you received a ticket update you are the secondary carrier (this will also be noted in the ticket description). 

 Sample initial ticket message from bswift to the Primary Carrier  Company Name: Bright Test Company Application ID: BR46096373 Please follow the instructions below to view the client application for the group listed above. You are the primary carrier to review this application. The secondary carrier will be Select Health. The mediator carrier is Humana in the event that you and secondary do not agree on approving or rejecting the application. Go to Admin→ Reports→ Configuration (Config) Reports. Select 'Client Application Info' from the drop down. Make sure you keep the Report Output type drop down at 'Web' then run the report. Once you do this, a separate window will open, search for the client name on the report and you will be able to view all the information they have entered on the app. as you scroll to the right. If you scroll all the way to the right of the report window, you will see two attachments: one for the wage file, the other for the census report. Please let us know if you have any questions, thank you.  The primary carrier reviews the information on the employer application and determines if the employer group meets the acceptable criteria.  The underwriter accesses the information from the employer application by reviewing the “Client Application Info” report by going to Admin →Reports→  Configuration (config) Reports online.   

4  

 Note: You must view this report as a web report in order to be able to open up the attachments to the application (Quarterly Wage and Tax form and the census report).  

 Once you run the configuration report, a separate window will open. Search for the client application ID on the report (select Application ID from the drop down menu) and you will be able to view all the information entered on their application as you scroll to the right.  

5  

Note: For security purposes, the system will automatically logout if you leave your system idle for more than 30 minutes!   If you scroll all the way to the right of the report window, you will see two attachments: one for the wage file, the other for the census report. This graphic shows the last columns where the attachments are located.  All the information from the Employer application is on this report 

 Primary Carrier Instructions for Tracker:  

1. The primary carrier will be the first to receive the ticket. They will open it using the steps above. They will follow instructions in the ticket to run the Client Application Info Report, evaluate, and determine whether the group is eligible for the exchange.  

2. Indicate in the ticket description if the group has been approved or denied. If denied state why.   a. Reasons for decline:  

Incomplete application  Missing documentation: 

6  

Quarterly Wages and Tax report or Most current month’s payroll report (if in business less than one year 

Articles of Incorporation or Business License  Copy of latest month’s health insurance bill  Does not meet the Exchanges rules for groups with PEO or Leasing company 

agreements and required documents, if applicable*  Not meeting the 75% participation level  The group is an association   More than 25% of employees live  out of state  Groups of 1 enrolled employee (employed dependents may not be separated for 

purposes of group qualification) are not allowed  Other – please clearly specify  

∗Must submit a copy of the co‐employment agreement that spells out the small employer’s ability to contract for and provide health care benefits. ∗Must submit a form of quarterly wage report or payroll report issued in the name and tax identification number of the small employer and may not include information for any other client company  Note: The carriers’ reason for the group’s application rejection needs to be clearly documented in the ticket.  This is the information that bswift uses to communicate to the employer and the producer that their application has been declined.  

3. The primary carrier will send the ticket to the secondary carrier (indicated in the initial ticket description).  It is possible that while the ticket is assigned to the primary the secondary carrier can update with the group approval or rejection results. If the primary sees that the secondary already updated, there will be no need to send to the secondary carrier.  

Note: If the primary and secondary don’t agree the ticket needs to be assigned to the mediator carrier by the last carrier to update.  If the primary and secondary agree, the last carrier to enter their response should assign the ticket back to bswift administrator.  Secondary Carrier Instructions for Tracker:  

1. We will be copying the secondary carrier on the initial ticket. This way they can begin the group acceptance process right away. If the primary carrier has not posted results in the ticket please   do not send back to bswift until the primary has updated the ticket with their results.   

2. If the primary has not updated the ticket and secondary has completed the group acceptance process for the group, the secondary can enter results for the group and assign back to the primary carrier for their evaluation. For this scenario it is the primary carrier’s responsibility to send the ticket back to bswift if both carriers are in agreement and to the mediator if they are not in accordance.  

3. If you see that a ticket has been assigned to you from another carrier, chances are that the primary carrier has already updated the ticket and is sending it on to you to complete the group 

7  

acceptance process.  If the primary carrier has already completed the group acceptance process you will know by pulling up the ticket in tracker and viewing the details of the ticket.  

4. If you agree with the primary’s decision you are then required to assign the ticket back to bswift. If you do not agree with the primary carrier you must assign the ticket to the mediator listed in the ticket description.  

 Note: If the primary and secondary don’t agree the ticket will be assigned to the mediator carrier by the last carrier to update.  Mediator Carrier Instructions for Tracker:  

1. Once the mediator has received a ticket where the primary and secondary carriers did not agree on whether or not to approve or reject the group the mediator will need to review. Pull the reports and go through the group acceptance process.  

2. Updated the ticket with your results once you have reached a decision and send it back to bswift administrator.  

 bswift communicates the decision to the employer and producer.   If the employer application is approved, bswift will create a unique web portal for the employer.    The communication to the employer and producer, for approved employers, will include the information needed to share with the employees to have them go onto the site to complete the health application. 

8  

 

Part II: Risk Calculation and the Employee Application (This will occur after employees have completed their health application) 

Note: This step needs to be completed by all parties within 10 business days.  Once the health applications are complete, the XML file and a pdf file of the employer and employee information is sent to all carriers and the second phase of the underwriting process begins. bswift will hold off sending health apps to the carriers until the entire group is complete. Primary, secondary and mediator carriers will be the same for this phase as the employer.  Tracker‐ Primary Carrier Instructions:  

1. The primary carrier will be the first to receive the ticket and an email notification. The primary will login to bswift the same way as during the group acceptance process and pull up the ticket assigned to them in tracker and search for the TicketID number indicated in the email. 

2. The ticket will include the primary carrier’s risk factor template (RFT) spreadsheet with the census information from the employer and columns for the individual risk score and the group risk score calculations. The spreadsheet has the calculation for tolerance levels built in.  

3. The primary carrier’s underwriting team reviews the information and determines the individual risk scores and the group risk score (group carrier characteristic scores are also determined but not communicated in the ticket as they are confidential to the carriers).  The group risk factor ranges from 1.0 to 1.85.  The floor on an individual risk factor is 1.0. There is no upper limit on the individual risk factor. 

4. Once the primary carrier completes their underwriting process and documents the risk factors in the spreadsheet, the spreadsheet must be password protected (bswift will provide each carrier with one unique password) and then reattach the spreadsheet to the ticket. In order to keep the naming convention of the documents consistent, please name your spreadsheet:  

“Carrier Name_Underwriting results_ABC Group.” This way there will be no confusion when bswift needs to pull these documents from the ticket. 

5. Once all steps above have been completed, the primary will assign the ticket to the to bswift administrator. 

Tracker – Secondary Carrier Instructions:  

1. The secondary carrier will receive an email notification at the same time when bswift assigns the ticket the primary to begin underwriting. Similar to the group acceptance process above, you will receive an email saying you have received a Ticket Update.  

2. The secondary carrier will login to bswift the same way as during the group acceptance process and pull up the ticket assigned to them in tracker and search for the TicketID number indicated in the email. The primary and secondary carrier will medically underwrite the group concurrently. 

3. The ticket will include the secondary carrier’s risk factor template (RFT) spreadsheet with the census information from the employer and columns for the individual risk score and the group risk score calculations. The spreadsheet has the calculation for tolerance levels built in.  

4. The secondary carrier’s underwriting team reviews the information and determines the individual risk scores and the group risk score (group carrier characteristic scores are also determined but not communicated in the ticket as they are confidential to the carriers).  

9  

5. Once the secondary carrier completes their underwriting process and documents the risk factors in the spreadsheet, the spreadsheet must be password protected (bswift will provide each carrier with one unique password) and then reattach the spreadsheet to the ticket. In order to keep the naming convention of the documents consistent, please name your spreadsheet:  

“Carrier Name_Underwriting results_ABC Group.” This way there will be no confusion when bswift needs to pull these documents from the ticket. 

6. Once all steps have been completed and both carriers have returned their risk factor templates, bswift will need to compare results. If the blended risk adjustments factor fails either the group and/or individual risk factor, bSwift will assign the group to a mediator 

 Tracker – Mediator Carrier Instructions:   

1. If you have received a ticket where the primary and secondary carriers’ risk factor tolerance test has failed, the mediator will need to determine the group risk factor. The mediator will need to determine the individual risk factors for the employees whose risk factors failed the tolerance test.  

2. The mediator will login to bswift the same way as during the group acceptance process and pull up the ticket assigned to them in tracker and search for the TicketID number indicated in the email. 

3. The ticket will include a spreadsheet with the census information from the employer and columns for the individual risk score and the group risk score calculations. The spreadsheet will check the individual risk factors of the primary and secondary carriers, if they are more than 40% difference, they will need to be reviewed by the mediator. The mediator reviews the ones that are out of compliance and brings them into compliance.  The group risk factors can only be 20% different between the primary and secondary, or the mediator needs to bring the group risk factor into compliance. 

4. The mediator carrier’s underwriting team reviews the information and determines the individual risk scores and the group risk score (group carrier characteristic scores are also determined but not communicated in the ticket as they are confidential to the carriers) for the factors that failed the tolerance testing. 

5. Once the mediator carrier completes the underwriting process and documents the risk factors in the spreadsheet, the spreadsheet must be password protected (bswift will provide each carrier with one unique password) and then reattach the spreadsheet to the ticket. In order to keep the naming convention of the documents consistent, please name your spreadsheet: 

 “Carrier Name _Mediation results _ABC Group.” This way there will be no confusion when bswift needs to pull these documents from the ticket. 

6. Once all steps above have been completed, please assign the ticket back to bswift administrator with your results. 

 Incumbent Mediation Rules  

If a carrier is assigned the mediation role and is subsequently requested to provide an incumbent group risk factor review, the assigned mediator should first validate the group is currently with a participating Utah Exchange carrier. Secondly, validate group is applying to move on their renewal anniversary date and lastly, assign the lower of the two group risk factors as the FINAL risk factor. Examples: 

10  

• If the exchange determined risk factor is greater than the incumbent risk factor, incumbent group risk factor is used.   

• If the exchange determined risk factor is less than the incumbent group risk factor, the exchange risk factor is used.   

 Note: The group provides their prior insurance name and effective date with their prior insurance during the application process. It is displayed on the portal 'application report' for that employer. The prior carrier is an incumbent carrier if/when the group applying has/had coverage (without a gap) with one of the four (4) UT HIE carrier groups (Regence, Select Health, UHC or Humana). Their policy effective date and their requested effective date with the Utah Exchange must equal the same Month/Day. Example: Current/Incumbent Carrier Policy Effective date 6/1/09; Requested effective date with the Exchange 6/1/11. As in this example, if they are equal they are eligible for the incumbent (lower of the two) risk factors. If they differ or the group changes it’s requested effective date (Example group decided to move to a 7/1/11 Requested effective date), then the Exchange Risk adjustment factor is used as the final risk factor.  

 Once the mediator carrier completes the underwriting process and documents the final group risk factor on the incumbent mediation spreadsheet, the spreadsheet must be password protected (bswift will provide each carrier with one unique password) and then reattach the spreadsheet to the ticket. In order to keep the naming convention of the documents consistent, please name your spreadsheet: 

 “Carrier Name _Incumbent Mediation results_ABC Group.” This way there will be no confusion when bswift needs to pull these documents from the ticket. 

 Once the underwriting process is complete and the risk factors are in compliance the ticket gets assigned back to bswift.  The Final Incumbent Risk Adjustment factor spreadsheet, with the final risk factor is attached to the ticket.     Rate Import Template 

The final group risk factor will be sent back to all of the carriers via ticket tracker. We will assign the ticket to the primary and copy everyone else on the ticket. The ticket will have the final individual and group risk factor spreadsheet attached.  Carriers will calculate the employer group specific rates.  • The spreadsheet must be password protected (bswift will provide each carrier with one unique 

password) and then reattach the spreadsheet to the ticket. In order to keep the naming convention of the documents consistent, please name your spreadsheet:  

Carrier Name_DBA_Rates_MoYR (Ex: UHC_Smith Nursery_Rates_6.11)    Note: The formula for calculating the group specific rates is:  The carrier’s base rates multiplied by the final group risk factor multiplied by the carrier’s group characteristic factor.  bswift will add the commission and the portal fees to determine the final fully loaded rates for the employer group.  Note: Occasionally check Tracker to see what tickets have been assigned to you.  Make sure that you have correctly assigned the ticket so it does not sit in your tracker queue.   

11  

12  

13  

 APPENDIX 

  

1. Employer (Client) Application  

2. Sample Client Application Info Report 

3. Copy of the Online Utah Small Employer Universal Health Application 

4. Risk Factor Spreadsheet 

5. Proposed Standard Census File 

6. Copy of spreadsheet used for assigning primary, secondary, mediator carriers to employer group 

7. Rate Import format