uksis.nso.ru · Web viewВ целях бесперебойного оказания услуг и...

ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА ЗАКУПКИ

на оказание услуг по техническому сопровождению системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

1. Сроки оказания услуг: Со дня, следующего за днем заключения контракта, и по 25 декабря 2018г.

2. Цель и назначение:Основным назначение оказания услуг является:

организация комплекса мер, гарантирующих устранение причин и последствий нештатной работы системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области;

организация комплекса мер, обеспечивающих устранение выявленных недостатков во время нештатной работы системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области;

предоставление представителю Заказчика ответов на вопросы, связанные с настройкой и функционированием системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области;

обеспечение поддержки работоспособности системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области на территории Новосибирской области;

обеспечение корректной работы путем своевременного приведения в соответствии системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области действующим на момент оказания данных услуг требованиям региональных и/или федеральных нормативно-правовых актов;

обеспечение превентивного реагирование на возможное возникновение нештатных ситуаций в работе системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области путем своевременного проведения операций по обновлению системы и корректировки программного кода системы.

Целью оказания услуг по техническому сопровождению является необходимость обеспечения:

отсутствия простоя в работе по причине невозможности функционирования системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, в соответствии с параметрами, указанными в пункте 8.8.1;

гарантий корректного функционирования системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области;

стабильной работы системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области в соответствии с параметрами, указанными в пункте 7 настоящего описания объекта закупки;

отказоустойчивой работы системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области с обеспечением полноценного резервирования;

своевременного, в соответствии с указными в пункте 8 характеристиками, реагирования на возникающие сбои в работе системы, приводящие к нештатной работе системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области;

своевременного, в соответствии с указными в пункте 8 характеристиками, устранения причин возникающих сбоев.

3. Используемые сокращения, термины и определения:

АРМ Автоматизированное рабочее место

АСУЗТП Автоматизированная система управления заявками технической поддержки

Заказчик Департамент информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области.

ИС Информационная система

МО НСО Муниципальное образование Новосибирской области

ООЗ Описание объекта закупки

ОС Операционная система

СЭДД Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, имеющийся у Заказчика; Система

ПО Программное обеспечение

ЦОД Центр обработки данных Правительства Новосибирской области, расположенный по адресу г. Новосибирск, ул. Свердлова 14

РЦОД Резервный центр обработки данных Правительства Новосибирской области, расположенный по адресу г. Новосибирск, ул. Николаева 11/3

ЦОВ Центр обработки вызовов

РЦОВ Резервный центр обработки вызовов

СТП Служба технической поддержки

ЧС Чрезвычайная ситуация

АВР Аварийно-восстановительные работы

Очный режим Режим оказания услуг по техническому сопровождению СЭДД непосредственно на территории Заказчика

Пользователи Сотрудники областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, государственных органов Новосибирской области, муниципальных образований Новосибирской области, обладающие информацией, необходимой для реализации функций СЭДД, и размещающие ее в СЭДД

ИОГВ Исполнительный орган государственной власти

РМ Рабочее место

МЭДО Межведомственный электронный документооборот

ОРД Организационно-распорядительный документ

РКК Регистрационно-контрольная карточка документа

ОГ Обращение гражданина

ПА Правовой акт

СО Справочник организаций

ШЕ Штатная единица

РВЗ Руководитель высшего звена

РРО Результаты рассмотрения обращений

4. Требования к составу услуг:Для выполнения задач по техническому сопровождению СЭДД необходимо

осуществить техническое сопровождение СЭДД, установленную на серверах ЦОД и РЦОД в количестве до 20 шт., а также СЭДД, установленной на серверах в МО НСО г. Обь и составе, а также клиентской части СЭДД установленное на АРМ в количестве 2500 шт.

5. Этапы реализацииИсточник финансирования: средства областного бюджета Новосибирской области,

Государственная программа Новосибирской области «Развитие инфраструктуры информационного общества Новосибирской области на 2015 – 2020 годы».

Оказание услуг в соответствии со следующими этапами:Этап Наименование этапа Содержание услуг/работ Срок/длительность

исполнения1 Оказание услуг по

техническому сопровождения системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

Техническое сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, в соответствии с п.8.1-8.13 приложения №1 к Контракту

С даты заключения Контакта и до 25 декабря 2017 года

2 Оказание услуг по техническому сопровождения системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

Техническое сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, в соответствии с п.8.1-8.12 приложения №1 к Контракту

Ежемесячно, по факту оказанных услуг, с 01.01.2018 по 30.11.2018

3 Оказание услуг по техническому сопровождения системы электронного

Техническое сопровождение системы электронного документооборота и

С 01.12.2018 до 25 декабря 2018 года

документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

делопроизводства Правительства Новосибирской области, в соответствии с п.8.1-8.13 приложения №1 к Контракту

6. Порядок оказания услугИсполнитель должен оказывать услуги как в удаленном режиме средствами

информационных технологий и телекоммуникаций, так и в очном режиме, в соответствии с требованиями настоящего ООЗ.

Для оказания услуг Исполнитель при необходимости запрашивает доступ к требуемым ресурсам СЭДД у Заказчика.

Удаленный доступ до требуемых ресурсов СЭДД предоставляется с помощью средств информационной защиты Заказчика и расположенных на территории Заказчика.

В целях бесперебойного оказания услуг и для обеспечения безопасного доступа к требуемым ресурсам СЭДД через средства информационной защиты Заказчика Исполнитель вправе организовать за свой счет и своими силами удаленный доступ к обслуживаемой системе посредством соединения через защищенный канал связи в соответствии с требованиями информационной защиты Заказчика. Требования предоставляются Исполнителю после подписания Контракта в порядке «по запросу». В качестве точек доступа могут быть использованы ЦОВ или РЦОВ.

Оказание услуг по техническому сопровождению СЭДД осуществляется в режиме 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, включая праздничные и выходные дни, а также в соответствии с положениями настоящего ООЗ, указанными в пункте 8.8.1.

Оказание услуг по техническому сопровождению СЭДД осуществляется индивидуально, непосредственно на АРМ пользователей СЭДД и/или по телефону в удобное для пользователя время.

При осуществлении информационного обмена основными сетевыми телекоммуникационными протоколами являются протоколы TCP/IP.

Ответственность Исполнителя за оказание тех или иных услуг, требующих удаленного доступа, наступает с момента получения такого доступа к необходимым ресурсам.

Исполнитель несет ответственность за сбой в работе компонентов СЭДД и реализуемых СЭДД сервисов интеграции с внешними ИС, возникших в результате оказания услуг Исполнителем.

7. Технические характеристики системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

В настоящее время в Правительстве Новосибирской области эксплуатируется СЭДД - автоматизированная система управления процессами документационного обеспечения на базе программного продукта CompanyMedia, разработанного на основе свободного программного обеспечения.

СЭДД ориентирована на комплексную автоматизацию следующих бизнес-процессов и задач:

организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций по документу, автоматизированный контроль исполнения и списание в дело;

работа с внутренними документами: создание, разработка, согласование, подписание/утверждение, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами, вынесение резолюций по документу, контроль исполнения и

списание в дело; работа с организационно-распорядительными документами: создание,

разработка, согласование, подписание/утверждение, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников, вынесение резолюций по документу, контроль исполнения и списание в дело

работа с исходящими документами: создание, разработка, согласование и регистрация документа, организация отправки адресату, списание в дело;

работа с обращениями граждан: учет и регистрация обращения, вынесение резолюций по документу, контроль исполнения обращения и списание в дело;

организация заседаний и совещаний: подготовка и согласование повестки, ознакомление участников с повесткой, формирование приглашений, подбор материалов и проектов решений, формирование протокола заседания, формирование и регистрация результирующих документов, контроль исполнение принятых решений;

работа с регистрируемыми самостоятельными поручениями, т.е. не являющимися заданиями для исполнения зарегистрированного документа;

обеспечение целостности, управляемости и прозрачности процесса подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения определенной цели (управление кейсами)

организация работы с номенклатурой дел; обеспечение выполнения сканирования документов на бумажном носителе с

автоматическим выполнением операции записи (прикрепления) отсканированного документа к регистрационной карточке этого документа;

возможность вывода на печать хода исполнения по документам во всех модулях системы.

поиск электронных документов, регистрационно-контрольных карточек и поручений по различным параметрам;

получение необходимых стандартных форм и журналов, создание и редактирование отчетных форм;

подготовка отчетности по документообороту; автоматическая рассылка оповещений/уведомлений о различных событиях

(приближении и наступлении срока исполнения поручения, визировании, подписании проекта документа и т.д.);

обеспечение участия в электронном документообороте с использованием мобильных рабочих мест;

организация корпоративной работы интеграция со сторонними информационными системами в части обмена

документами.

Дополнительное описание структуры и функционирования СЭДД, а также характеристики ее программного обеспечения, передается Заказчиком Исполнителю по официальному запросу после заключения Контракта, в течение 10 рабочих дней после поступления официального запроса.

7.1. Основные характеристики структурных элементов СЭДД

СЭДД состоит из следующих модулей: модуль «Входящие документы»; модуль «Исходящие документы»; модуль «Внутренние документы»; модуль «Организационно-распорядительные документы»; модуль «Обращения граждан»; модуль «Заседания»;

модуль «Поручения»; модуль «Адаптивное управление кейсами»; модуль «Мобильное рабочее место» модуль «Судебные дела» модуль «Публикация ОРД».

7.1.1. Модуль «Входящие документы»

Модуль «Входящие документы» обеспечивает полный цикл работы с входящими документами от момента получения документа, регистрации, получения адресатами и исполнителями и до его исполнения и направления в дело.

Интерфейс Системы предусматривает возможность предварительного просмотра документа.

В таблице представлены основные функции, выполнение которых обеспечивает модуль.Функционал Описание функционалаОбщий функционал

Модуль содержит:

Набор представлений журнала регистрации «Входящие документы», в котором документы сгруппированы:

По номеру; По дате; По корреспонденту; По адресату; По виду документа; Факс; МЭДО; Приглашения; Правительственные; Президентские документы; По месту регистрации; Корзина.

Помимо журнала регистрации отдельно сформированы динамические веб-представления, отображающие следующие выборки документов:

Группа представлений не исполненных документов «Неисполненные»:

Не исполненные документы\все; Не исполненные документы\контрольные; Не исполненные документы\без резолюций;

Группа представлений документов на предварительной обработке «Проекты»:

Проекты документов\по месту регистрации; Проекты документов\по корреспонденту; Проекты документов\по номеру; МЭДО\по дате; МЭДО\по корреспонденту; МЭДО\по адресату; МЭДО\отказано в регистрации;

Ведение классификаторов (справочников) с использованием базового сервиса «Справочники, классификаторы и шаблоны»:

Результат исполнения; Заголовок; Состояние исполнения; Текст резолюции; Текст отчета; Особая отметка; Причина переноса срока; Вид документа; Вид доставки; Причина отказа в регистрации; Тема; Тематика; Причина отказа в исполнении; Периодичность;

Регистрация входящего документа

создание карточки входящего документа, в том числе и c возможностью применения шаблонов документов;

регистрация входящих документов, формирование регистрационного номера документа происходит автоматически на основании настраиваемого шаблона регистрационного номера;

возможность регистрации документа вручную, без использования нумератора;

автоматическая проверка на уникальность входящего номера при создании документа, с целью исключения дублирования;

возможность сохранения документа в качестве шаблона;

возможность создания сопроводительных писем к документу;

возможность установления связи (в том числе и обратной связи) как с другими входящими документами, так и с документами других модулей, возможность удаления установленной связи;

внесение в регистрационную карточку электронного содержания документа в виде текста и\или файла или файлов, отсканированных образов документов;

направление документа адресатам и/или перенаправление другим сотрудникам;

Работа с документом

фиксация выданных адресатами резолюций с указанием индивидуальных сроков исполнения для исполнителей;

возможность указания контролеров резолюции;

возможность указания одного или нескольких ответственных за исполнение поручения;

возможность изменения срока исполнения резолюции как по инициативе самого исполнителя (с помощью отправки соответствующего запроса путем создании информационного

отчета или связанного документа, после принятия поручения на исполнение), так и по инициативе автора или контролера резолюции;

рассылка документа на ознакомление списку сотрудников и фиксация ознакомления участниками;

отношение к делу по месту получения или исполнения; фиксация отчетов о ходе исполнения резолюции,

принятие/отказ отчета об исполнении поручения. Просмотр хода исполнения документа (текстов резолюций и отчетов об исполнении резолюций);

создание документов-результатов в качестве отчета об исполнении документа;

Дополнительно: возможность быстрого доступа к другим входящим документам

(архив за прошлые годы); возможность быстрого обращения к справке по работе с

подразделом «входящие документы»; возможность обращения к конкретному разделу справки в

контексте выполняемой с документом операции.Исполнение и контроль

постановка документа в целом на контроль с указанием срока исполнения документа в целом;

назначение контролеров документа;

постановка на контроль исполнителей по резолюции;

назначение контролеров резолюций;

контроль исполнения документа в целом;

контроль исполнения отдельных резолюций и отдельных исполнителей;

постановка резолюций на «Губернаторский контроль»;

Резолюция содержит следующий набор реквизитов:

текст резолюции; признак приоритета резолюции; признак «Контроль»; автор; исполнитель\исполнители; дата создания; отчетная дата; признак «Губернаторский контроль»; пункт; примечание; последняя информация; контрольный срок;

Для исполнителей реализована возможность указания ответственных, задания индивидуальных сроков исполнения, ввод комментариев;

Расширенный поиск в модуле

Поиск по типу искомого объекта: документ; резолюция;

входящих документов

исполнение. Поиск по статусу исполнения документа:

не исполнен; исполнен; не важно.

Поиск по месту регистрации документа; Поиск по статусу документа «Зарегистрирован» (выбирается из

списка): да нет не важно Поиск по виду документа (выбирается из классификатора); Поиск по входящему номеру документа;

номеру на предварительной обработке (номер документа); порядковому номеру; полному номеру; зарегистрированных;

Поиск по связанному документу; Поиск по дате регистрации документа (с возможностью

указания промежутка времени); Поиск по дате документа (с возможностью указания

промежутка времени); Поиск по корреспонденту (выбор из справочника):

выбор из списка организаций (юридические лица); выбор частного лица; без указания корреспондента.

Поиск по исполнителю (выбор из справочника); Поиск по адресату (выбор из справочника); Поиск по контролеру (выбор из справочника); Поиск сроку исполнения (с возможностью указания

промежутка времени); Поиск по признаку «Контрольный» (выбор из списка): Да; Нет; не важно. Для резолюций реализован поиск по признаку «Губернаторский

контроль»: Да; Нет; не важно.

Поиск по содержанию; Поиск по тематике; Поиск по заголовку письма; Поиск по особым отметкам Возможность выбора максимального количества документов в

результате поиска; Возможность единовременного сброса всех установленных

параметров поиска (кнопка «сброс доп. условий»); Возможность сохранения поискового запроса (кнопка

«сохранить запрос»);РКК Содержит сведения:

входящего документа

Шапка документа. Содержит информацию: заголовок; номер документа; дата документа; признак «Контроль» (контроль документа в целом); срок исполнения документа; контролеров исполнения; возможность проставления отметки об исполнении

«Исполнено»; возможность указания проставление даты исполнения; корреспондент; особая отметка документа; вид документа.

Реквизиты документа. Вкладка содержит информацию: Секция «Основные»

тематика (выбирается из классификатора); вид документа (выбирается из классификатора); дата регистрации; номер документа; признак «без номера»; дата документа; признак «без даты»; корреспондент (выбирается из справочника); автор документа; адресаты документа (выбирается из справочника); кому перенаправлен; исполнители документа;

Секция «Дополнительные» место регистрации документа; количество листов; количество экземпляров; количество приложений; количество листов приложения: вид доставки документа (выбирается из

классификатора); комментарий (ввод дополнительной информации по

документу);

Содержание. Вкладка содержит информацию: файлы содержания документа, с возможностью

предпросмотра; текстовое содержание документов;

Сопроводительное письмо. Вкладка содержит информацию: заголовок; корреспондент автор; исполнитель; номер письма; дата письма; срок указания по исполнению

файлы письма (с возможностью просмотра содержания сопроводительного письма);

Жизненный цикл. Вкладка содержит информацию: регистрация, информация о регистрации (дата, автор,

событие); заверение, информация о заверении (дата, автор,

событие); исполнение, ход исполнения документа (резолюции,

отчеты об исполнении), с фиксацией информации об получении (кто открыл и когда);

ознакомление, ход ознакомления с документом (участник, отметка об ознакомлении, дата);

Связанные. Вкладка содержит информацию: документы, связи от документа, на документ; кейсы, вхождение данного документа в кейс; дела, нахождение документа в деле, изъятие документа

из дела; визуализация связей.

Обсуждения, на вкладке отображается информация о ходе обсуждения документа (п. 7.2.9 настоящего ООЗ - Технологические сервисы);

История. Вкладка содержит события, связанные только с текущим документом, резолюциями по документу, отчетам по документу (дата, автор, событие, доп. информация);

Для карточки зарегистрированного входящего документа реализована возможность отправки документа на ознакомление. Лист ознакомления является неотъемлемой частью документа;

Лист ознакомления содержит информацию: Параметры и результаты

инициатор; срок ознакомления документа; участники ознакомления; даты ознакомления;

Информация о запуске процесса ознакомлении фиксируется в истории документа (закладка «История»);

Предусмотрена возможность использования сервиса «Обсуждения» в рамках процесса ознакомления с документом;

7.1.2. Модуль «Исходящие документы»

Модуль «Исходящие документы» обеспечивает полный цикл работы с исходящими документами от момента подготовки проекта документа, согласования, регистрации, до списания в дело.



Набор представлений журнала регистрации «Исходящие документы», в котором документы сгруппированы:

По номеру; По дате; По подписи; По адресату; МЭДО; Корзина.


проекты документов, отправленные на регистрацию; проекты документов на согласовании;

Группа представлений документов на предварительной обработке «Проекты»:

проекты документов\по подписи; проекты документов\по адресату; проекты документов\по исполнителю; проекты документов\МЭДО;


Вид документа; Вид отправки; Причина отказа в исполнении; Особые отметки; Тематика;

Работа с проектом исходящего документа

формирование проекта исходящего документа, в том числе с применением шаблонов;

возможность создания исходящего документа связанного с входящим, внутренним, организационно-распорядительным документом или обращение гражданина с автоматическим заполнением ряда реквизитов на основе выбранного документа;

прикрепление содержания проекта документа в виде текста и/или файла или отсканированных файлов;

установка универсальных двухсторонних связей с документами этого модуля, так и с документами других модулей Системы («в ответ на...» и других, используемых в работе с документами);

использование списков рассылки, подготовленных заранее;

Для карточки проекта исходящего документа есть возможность

отправки документа на согласование «Отправить\на согласование», автоматически происходит переход на закладку Жизненный цикл\Согласование и открывается «Лист согласования»). Лист согласования является неотъемлемой частью документа.

Реализована возможность выбора типа согласования: последовательного, параллельного или комбинированного типа согласования.

Реализована возможность использования типовых маршрутов согласования привязанных к видам документов;

Лист согласования содержит информацию: Параметры

инициатор; срок согласования; тип согласования; участники согласования; комментарий инициатора; история (события, связанные только с текущим

документом); параметры получения документа;

Реализована возможность управления процессом согласования: возможность прекратить процесс согласования; возможность приостановить процесс согласования; возможность продолжить прерванное согласование; возможность просмотра листа согласования в процессе

согласования; возможность отправки на согласование до визы;

Операции при согласовании: возможность комментировать визу согласования; возможность наложения одной из трех виз:

согласовано; согласовано с замечаниями; не согласовано.

доработка проектов документов, как путем ввода текстового комментария, так и путем внесения изменений в копию файлов содержания проекта документа;

возможность использования сервиса «Обсуждения» в рамках процесса согласования документов;

По завершении согласования, лист согласования содержит: Результаты

инициатор; срок согласования; дата и время начала согласования; дата и время завершения согласования; список участников; визы участников; дата и время согласования каждым из участников;

Реализована возможность печати листа согласования, печатная форма листа согласования содержит:

Вид документа Заголовок Подписант Исполнитель Инициатор согласования Тип согласования Срок согласования Дата и время начала согласования Дата и время завершения согласования Комментарий инициатора Результаты

список участников; визы участников; дата и время согласования каждым из участников; комментарии участников.

Реализована возможность печати сводного листа согласования, печатная форма содержит информацию по всем листам согласования в рамках данного документа;

вид документа; заголовок; подпись; исполнитель; комментарии; информация по каждому процессу согласования:

инициатор; срок согласования; тип согласования; список участников согласования; визы участников; комментарии участников; дата и время согласования каждым участником;

Фиксируется полная история согласования документов;

Реализована возможность отправки на подписание исполнителем, после прохождения этапа согласования.

Операции при подписании: отправка на подпись; возможность отозвать документ с подписания; отказ в подписании с указанием причины отказа. подписание документа;

Реализована возможность отправки на регистрацию исполнителем, после прохождения этапа подписания.

Операции при регистрации: отказ в регистрации, с указанием причины; регистрация;

Реализована возможность прикрепления скан образа документа (после регистрации) и его заверения.

Регистрация документа

Реализована возможность:

автоматической регистрации при подписании; передачи на регистрацию; регистрации исходящих документов (присвоение исходящего

номера), формирование регистрационного номера документа происходит автоматически на основании настраиваемого шаблона регистрационного номера;

регистрации документа вручную без использования нумератора;

сканирования и прикрепления к регистрационной карточке документа отсканированного образа документа (в том числе потоковое сканирование документов);

Другие функции

Для карточки зарегистрированного исходящего документа реализована возможность отправки документа на ознакомление (при нажатии кнопки «Отправить\на ознакомление», автоматически происходит переход на закладку Жизненный цикл\Ознакомление и открывается «Лист ознакомления»). Лист ознакомления является неотъемлемой частью документа.

Лист ознакомления содержит информацию:− Параметры и результаты


Информация о запуске процесса ознакомлении фиксируется в истории документа (закладка «История»);Реализована возможность использования сервиса «Обсуждения» в рамках процесса ознакомления с документом;

фиксация отправки и получения исходящих документов;

отметка о помещении документа в дело.

Контроль постановка документа в целом на контроль с указанием срока исполнения документа в целом;


Расширенный поиск в базе исходящих документов

Поиск по статусу исполнения документа: не исполнен; исполнен; не важно.


списка):

да нет не важно Поиск по виду документа (выбирается из классификатора); Поиск по регистрационному номеру документа; Поиск по связанному документу; Поиск по дате регистрации документа (с возможностью

указания промежутка времени); Поиск по адресату (выбор из справочника):


Поиск по подписи (выбор из справочника); Поиск по контролеру (выбор из справочника); Поиск сроку исполнения (с возможностью указания

промежутка времени); Поиск по признаку «Контрольный» (выбор из списка): да нет не важно Поиск по исполнителю; Поиск по содержанию; Поиск по тематике; Поиск по заголовку письма; Поиск по особым отметкам ; Возможность выбора максимального количества документов в



«сохранить запрос»).

РКК исходящего документа

Содержит сведения:


«Исполнено»; проставление даты исполнения; корреспондент; особая отметка документа; вид документа;


Тематика; вид документа;

дата регистрации; подпись; другие подписи; исполнители; адресаты документа (выбирается из справочника); подразделение-отправитель;

Секция «Отправка» отправка, фиксация информации об отправке, способе

отправки документа Секция «Дополнительные» место регистрации документа; количество листов; количество экземпляров; количество приложений; количество листов приложения; комментарий (ввод дополнительной информации по

документу);


предпросмотра; текстовое содержание документов; Секция «Подписанное» содержит файлы и текст,

помещённые в проект до подписания РКК. После подписания секция не доступна для редактирования;

Секция «Образ» для хранения сканированного образа подписанного рукописной подписью документа. Доступна для редактирования после подписания РКК;

Секция «Для отправки в МЭДО» доступна только при отправке адресатам участникам МЭДО;

Жизненный цикл: регистрация, информация о регистрации; подписание, информация о подписании; заверение, информация о заверении; ознакомление, листы ознакомления; согласование, листы согласования;

Связанные: документы, связи от документа, на документ; кейсы, вхождение данного документа в кейс; дела, нахождение документа в деле, изъятие документа из

дела;

Обсуждения, на вкладке отображается информация о ходе обсуждения документа (п. 7.2.9 настоящего ООЗ - Технологические сервисы)

История (события, связанные только с текущим документом)

7.1.3. Модуль «Внутренние документы»

Модуль «Внутренние документы» обеспечивает полный цикл работы с внутренними документами от момента подготовки документа, его регистрации, получения адресатами и исполнителями и до его исполнения и направления в дело.


Набор представлений журнала регистрации «Внутренние документы», в котором документы сгруппированы:

по номеру; по дате; по подписи; по адресату;


проекты документов на согласовании;

Группа представлений документов «Проекты»: проекты документов\по подписи; проекты документов\по адресату; проекты документов\по исполнителю;

Группа представлений не исполненных документов:

не исполненные документы\все; не исполненные документы\контрольные; не исполненные документы\без резолюций;

Корзина.


Вид документа; Текст резолюции; Вид отправки; Текст отчета; Особая отметка; Результат исполнения; Причина переноса срока; Заголовок; Причина отказа в исполнении; Периодичность; Тематика ;

Работа с проектом внутреннего документа

формирование проекта внутреннего документа, в том числе применение одного из выбранных шаблонов;


Для карточки внутреннего документа есть возможность отправки документа на согласование «Отправить\на согласование», автоматически происходит переход на закладку Жизненный цикл\Согласование и открывается «Лист согласования»). Лист согласования является неотъемлемой частью документа. Есть возможность выбора типа согласования: последовательного, параллельного или комбинированного типа согласования.Реализована возможность использования шаблонов согласования;

Лист согласования содержит информацию: Параметры

инициатор; срок согласования; тип согласования; участники согласования; комментарий инициатора; история (события, связанные только с текущим

документом); параметры получения документа;

Реализована возможность управления процессом согласования: возможность прекратить процесс согласования; возможность приостановить процесс согласования; возможность продолжить прерванное согласование; возможность просмотра листа согласования в процессе






По завершении согласования, лист согласования содержит: Результаты

инициатор; срок согласования; дата и время начала согласования; дата и время завершения согласования; список участников; визы участников; дата и время согласования каждым из участников;

Реализована возможность печати листа согласования, печатная форма

листа согласования содержит:

Вид документа Заголовок Подписант Исполнитель Инициатор согласования Тип согласования Срок согласования Дата и время начала согласования Дата и время завершения согласования Комментарий инициатора Результаты

список участников; визы участников; дата и время согласования каждым из участников; комментарии участников.

Реализована возможность печати сводного листа согласования, печатная форма содержит информацию по всем листам согласования в рамках данного документа;

вид документа; заголовок; подпись; исполнитель; комментарии; информация по каждому процессу согласования:

инициатор; срок согласования; тип согласования; список участников согласования; визы участников; комментарии участников; дата и время согласования каждым участником;


Реализована возможность отправки на подписание исполнителем, после прохождения этапа согласования.

Операции при подписании: отправка на подпись; возможность отозвать документ с подписания; отказ в подписании с указанием причины отказа. подписание документа;

Реализована возможность отправки на регистрацию исполнителем, после прохождения этапа подписания.

Операции при регистрации: отказ в регистрации, с указанием причины;

регистрация;

Реализована возможность прикрепления скан образа документа (после регистрации) и его заверения.


Реализована возможность:

автоматической регистрации при подписании; передачи на регистрацию; создания зарегистрированного исходящего документа в случае

выбора адресата из «Справочника внешних организаций», формирование регистрационного номера документа происходит автоматически на основании номера зарегистрированного внутреннего документа;

регистрации документа вручную без использования нумератора;

сканирования и прикрепления к регистрационной карточке документа отсканированного образа документа (в том числе потоковое сканирование документов);

Резолюции и контроль

постановка на контроль документа в целом с указанием срока исполнения документа в целом;

указание контролеров документа; рассылка документа на ознакомление списку сотрудников и

фиксация ознакомления участниками; внесение резолюции с указанием индивидуальных сроков

исполнения для исполнителей; ввод нижестоящих резолюций - внесение исполнителем

резолюции заданий (резолюций) своим исполнителям; постановка на контроль исполнителей по резолюции; постановка резолюции на «Губернаторский контроль»; возможность указания контролеров резолюции; возможность указания одного или нескольких ответственных за

исполнение поручения; возможность изменения срока исполнения резолюции как по

инициативе самого исполнителя (с помощью отправки соответствующего запроса путем создания информационного отчета или связанного документа, после принятия поручения на исполнение), так и по инициативе автора или контролера резолюции;

отношение к делу по месту получения или исполнения; фиксация отчетов о ходе исполнения резолюции, принятие/отказ

отчета об исполнении поручения. Просмотр хода исполнения документа (текстов резолюций и отчетов об исполнении резолюций).


отметка об исполнении резолюции;


текст резолюции; признак приоритета резолюции;

признак «Контроль»; автор; исполнитель\исполнители; дата создания; отчетная дата; признак «Губернаторский контроль»; пункт; примечание; последняя информация; контрольный срок;

Для исполнителей реализована возможность указания ответственных, задания индивидуальных сроков исполнения, ввод комментариев;

Расширенный поиск в базе внутренних документов

Поиска по типу искомого объекта: поиск РКК внутреннего документа; поиск резолюции; поиск исполнения РКК.



списка): Да; Нет; не важно. Поиск по виду документа (выбирается из классификатора); Поиск по регистрационному номеру документа; Поиск по связанному документу; Поиск по дате регистрации документа (с возможностью

указания промежутка времени); Поиск по адресату (выбор из справочника):


Поиск по подписи (выбор из справочника); Поиск по контролеру (выбор из справочника); Для резолюций реализован поиск по признаку «Губернаторский

контроль»: Да; Нет; не важно.

Поиск сроку исполнения (с возможностью указания промежутка времени);

Поиск по признаку «Контрольный» (выбор из списка): Да; Нет; не важно Поиск по исполнителю; Поиск по содержанию;

Поиск по тематике; Поиск по заголовку письма; Поиск по особым отметкам; Возможность выбора максимального количества документов в



«сохранить запрос»);РКК внутреннего документа



«Исполнено»; проставление даты исполнения; корреспондент; особая отметка документа; вид документа.

Реквизиты документа. Вкладка содержит информацию: Секция «Основные»:

Тематика; вид документа; дата регистрации; подпись; другие подписи; исполнители; адресаты документа;

Секция «Дополнительные»: место регистрации документа; количество листов; количество экземпляров; количество приложений; количество листов приложения; комментарий (ввод дополнительной информации по

документу); Содержание. Вкладка содержит информацию:

файлы содержания документа, с возможностью предпросмотра;

текстовое содержание документов; Секция «Подписанное» содержит файлы и текст,

помещённые в проект до подписания РКК. После подписания секция не доступна для редактирования

Секция «Образ» для хранения сканированного образа подписанного рукописной подписью документа. Доступна для редактирования после подписания РКК.

Жизненный цикл: регистрация, информация о регистрации подписание, информация о подписании; исполнение, ход исполнения документа; заверение, информация о заверении; ознакомление, листы ознакомления; согласование, листы согласования;

Связанные: документы, связи от документа, на документ; кейсы, вхождение данного документа в кейс; дела, нахождение документа в деле, изъятие документа

из дела;

Обсуждения, на вкладке отображается информация о ходе обсуждения документа (п. 7.2.9 настоящего ООЗ - Технологические сервисы);

История (события, связанные только с текущим документом, резолюциями по документу, отчетам по документу)

Другие функции

Для карточки зарегистрированного внутреннего документа реализована возможность отправки документа на ознакомление (при нажатии кнопки «Отправить\на ознакомление», автоматически происходит переход на закладку Жизненный цикл\Ознакомление и открывается «Лист ознакомления»). Лист ознакомления является неотъемлемой частью документа.




Реализована возможность использования сервиса «Обсуждения» в рамках процесса ознакомления с документом.

7.1.4. Модуль «Организационно-распорядительные документы»

Модуль «Организационно-распорядительные документы» обеспечивает полный цикл работы с организационно-распорядительными документами (постановления, распоряжения, протоколы, правовые акты) от момента подготовки документа, его регистрации, получения и до его исполнения.

В таблице представлены основные функции, выполнение которых обеспечивает модуль.Функционал Описание функционалаОбщий Набор представлений журнала регистрации «ОРД», в котором документы

функционал сгруппированы:

По номеру; По дате; По подписи; По виду документа; Корзина;

Группа представлений не исполненных документов: не исполненные документы\все; не исполненные документы\контрольные; не исполненные документы\без резолюций;

Группа представлений документов «Проекты»: проекты документов\по подписи; проекты документов\по адресату; проекты документов\по исполнителю;


На согласовании; На регистрации;


вид документа; причина отказа в исполнении; особые отметки; тематика;

Работа с проектом документа

формирование проекта ОРД, в том числе применение одного из выбранных шаблонов;



использование списков рассылки, подготовленных заранее;

Для проекта ОРД реализована возможность отправки документа на согласование «Отправить\на согласование», автоматически происходит переход на закладку Жизненный цикл\Согласование и открывается «Лист согласования»). Лист согласования является неотъемлемой частью документа. Реализована возможность использования шаблонов согласования;

Лист согласования содержит информацию: Параметры инициатор; срок согласования;

тип согласования; участники согласования; комментарий инициатора; история (события, связанные только с текущим документом);

параметры получения документа;Реализована возможность управления процессом согласования:

возможность прекратить процесс согласования; возможность приостановить процесс согласования; возможность продолжить прерванное согласование; возможность просмотра листа согласования в процессе






Реализована возможность печати листа согласования, печатная форма листа согласования содержит:

Вид документа Заголовок Подписант Исполнитель Инициатор согласования Тип согласования Срок согласования Дата и время начала согласования Дата и время завершения согласования Комментарий инициатора Результаты список участников; визы участников; дата и время согласования каждым из участников; комментарии участников.

Реализована возможность печати сводного листа согласования, печатная форма должен содержать информацию по всем листам согласования в рамках данного документа;

вид документа; заголовок; подпись; исполнитель; комментарии;

информация по каждому процессу согласования: инициатор; срок согласования; тип согласования; список участников согласования; визы участников; комментарии участников; дата и время согласования каждым участником;






Возможность отправки на подписание исполнителем, после прохождения этапа согласования.

Операции при подписании: отправка на подпись и подписание документа; возможность отозвать документ с подписания; отказ в подписании с указанием причины отказа. подписание документа;

Возможность отправки на регистрацию исполнителем, после прохождения этапа подписания.

Операции при регистрации: отказ в регистрации, с указанием причины; регистрация;

Реализована возможность прикрепления скана образа документа (после регистрации) и его заверения.


передача на регистрацию; регистрация ОРД, формирование регистрационного номера

документа будет происходить автоматически на основании настраиваемого шаблона регистрационного номера;

регистрация документа вручную без использования нумератора; сканирование и прикрепление к регистрационной карточке

документа отсканированного образа документа.

Резолюция и постановка на контроль документа в целом с указанием срока

контроль исполнения документа в целом; указание контролеров документа; рассылка документа на ознакомление списку сотрудников и фиксация

ознакомления участниками внесение поручений с указанием индивидуальных сроков исполнения

для исполнителей; ввод нижестоящих поручений - внесение исполнителем поручения

заданий (поручений) своим исполнителям; постановка на контроль исполнителей по поручению; возможность указания контролеров поручений; возможность указания одного или нескольких ответственных за

исполнение поручения; возможность изменения срока исполнения поручения как по

инициативе самого исполнителя (с помощью отправки соответствующего запроса путем создания информационного отчета или связанного документа, после принятия поручения на исполнение), так и по инициативе автора или контролера поручения;

фиксация отчетов о ходе исполнения поручений, принятие/отказ отчета об исполнении поручения. Просмотр хода исполнения документа (текстов поручений и отчетов об исполнении поручений).


отметка об исполнении резолюции; постановка резолюции на «Губернаторский контроль»;

Резолюция содержит следующий набор реквизитов: текст резолюции; признак приоритета резолюции; признак «Контроль»; автор; исполнитель\исполнители; дата создания; отчетная дата; признак «Губернаторский контроль»; пункт; примечание; последняя информация; контрольный срок;

Расширенный поиск в базе организационно-распорядительных документов

сортировка поиска по типу искомого объекта поиск РКК ОРД; поиск резолюции; поиск карточки исполнения;



списка): да нет

не важно Поиск по виду документа (выбирается из классификатора); Поиск по регистрационному номеру документа; Поиск по связанному документу; Поиск по дате регистрации документа (с возможностью указания

промежутка времени); Поиск по должностному лицу (выбор из справочника); Поиск по подписи (выбор из справочника); Поиск по контролеру (выбор из справочника); Поиск сроку исполнения (с возможностью указания промежутка

времени); Поиск по признаку «Контрольный» (выбор из списка):

да нет не важно

Для резолюций реализован поиск по признаку «Губернаторский контроль»: Да; Нет; не важно.

Поиск по исполнителю; Поиск по содержанию; Поиск по тематике; Поиск по заголовку письма; Поиск по особым отметкам; Возможность выбора максимального количества документов в


параметров поиска (кнопка «сброс доп. условий»); Возможность сохранения поискового запроса (кнопка «сохранить

запрос»).РКК организационно-распорядительного документа



«Исполнено»; проставление даты исполнения; корреспондент; особая отметка документа; вид документа.


Тематика; вид документа; дата регистрации;

подпись; другие подписи; исполнители; список рассылки; проект №

Секция «Информация об опубликовании на портале www.pravo.gov.ru» , имеющегося у Заказчика

дата размещения дата опубликования

Секция «Информация о публикации на сайте www.nso.ru» , имеющегося у Заказчика

дата публикации Секция «Дополнительные»

место регистрации документа; количество листов; количество экземпляров; количество приложений; количество листов приложения;

комментарий (ввод дополнительной информации по документу);

список завизировавших лиц.

Содержание. Вкладка содержит информацию: файлы содержания документа, с возможностью предпросмотра; текстовое содержание документов; Секция «Подписанное» содержит файлы и текст, помещённые в

проект до подписания РКК. После подписания секция не доступна для редактирования

Секция «Образ» для хранения сканированного образа подписанного рукописной подписью документа. Доступна для редактирования после подписания РКК.

Жизненный цикл: регистрация, информация о регистрации; подписание, информация о подписании; исполнение, ход исполнения документа; заверение, информация о заверении; ознакомление, листы согласования; согласование, листы ознакомления;

Связанные: документы, связи от документа, на документ; кейсы, вхождение данного документа в кейс; дела, нахождение документа в деле, изъятие документа из дела;

Обсуждения, на вкладке отображается информация о ходе обсуждения документа (п. 7.2.9 настоящего ООЗ - Технологические сервисы)

История (события, связанные только с текущим документом, поручениями по документу, отчетам по документу)

Работа с документом

Для карточки зарегистрированного ОРД реализована возможность отправки документа на ознакомление (при нажатии кнопки «Отправить\на ознакомление», автоматически происходит переход на закладку Жизненный цикл\Ознакомление и открывается «Лист ознакомления»). Лист ознакомления является неотъемлемой частью документа.

Лист ознакомления содержит информацию:7.2. Параметры и результаты


Информация о запуске процесса ознакомления фиксируется в истории документа (закладка «История»);

Реализована возможность использования сервиса «Обсуждения» в рамках процесса ознакомления с документом;

7.1.5. Модуль «Обращения граждан»

Модуль «Обращения граждан» предназначен для решения задач информационной поддержки и автоматизации документационного обеспечения процессов рассмотрения обращений и заявлений граждан, обеспечивает полный цикл работы документами от момента получения документа, регистрации, получения адресатами и исполнителями и до его исполнения и направления в дело.

Функционал модуля должен соответствовать требованиям Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 24.11.2014) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (02 мая 2006 г.), а также предусматривать изменения регионального законодательства.

Основные функции модуля «Обращения граждан» представлены в таблице.Функционал Описание функционалаОбщий функционал

Журнал регистрации обращений граждан в котором документы сгруппированы:

По номеру; По дате; По форме обращения; По корреспонденту (заявителю); По адресату; По месту регистрации; По типу обращения; О коррупции; Корзина;


3 дня; 7 дней; Сегодня; Исп. с нарушением срока;

Группа представлений документов «Проекты»:

проекты документов\Управление Президента; проекты документов\Сайт; проекты документов\О коррупции; проекты документов\По месту регистрации;

Группа представлений не исполненных документов: не исполненные документы\все; не исполненные документы\контрольные; не исполненные документы\без резолюций;


Тип заявлений; Вид обращения; Сопроводительное письмо текст; О результатах рассмотрения; Шаблон текста; Тип предложений; Принято решение; Тип обращения; Способ обращения; Льготный состав; Результаты рассмотрения; Социальное положение; Предмет ведения; Поступило; Вид вопроса; Тип вида вопроса; Форма получения ответа; Текст резолюции; Вид доставки; Причина переноса срока; Форма рассмотрения; Причина отказа в исполнении;

Основная работа с модулем

Основные возможности:

ввод и регистрация первичных и повторных обращений, формирование регистрационного номера документа происходит автоматически на основании настраиваемого шаблона регистрационного номера;

при регистрации повторного обращения гражданина, реквизиты должны совпадать с РКК первичного обращения, при этом некоторые поля должны быть автоматически перенесены в РКК повторного обращения, проставлены связи «первичный-повторный» между документами;

регистрация документа вручную без использования нумератора;

автоматическая проверка на уникальность номера с целью исключения дублирования;


внесение в регистрационную карточку электронного содержания документа в виде текста и\или файла или файлов отсканированных образов документов;

направление документа адресатам и/или перенаправление другим сотрудникам;

фиксация выданных адресатами резолюций с указанием индивидуальных сроков исполнения для исполнителей. Возможность указания одного или нескольких ответственных за исполнение поручения;



возможность изменения срока исполнения резолюции как по инициативе самого исполнителя (с помощью отправки соответствующего запроса, после принятия поручения на исполнение), так и по инициативе автора или контролера резолюции;

отношение к делу по месту получения или исполнения;

фиксация отчетов о ходе исполнения резолюции;

принятие/отказ отчета об исполнении поручения;


контроль исполнения отдельных резолюций и отдельных исполнителей;

просмотр хода исполнения документа (жизненный цикл);

РКК обращения Карточка содержит базовый набор реквизитов:

Шапка документа вид обращения – отображается значение из

соответствующего поля на закладке «Реквизиты»; краткое содержание обращения; номер и дата обращения; Заявитель – отображается информация о корреспонденте

из соответствующего поля на закладке «Реквизиты»; признак «неоднократное»; признак «повторное» обращение; признак «Акция»; признак «Много пишущий автор»; признак «Особая категория»; срок – отображается срок исполнения документа. В

случае если срок не указан, отображается информация «не задан». В случае если срок обращения истек, он

должен отображаться красным цветом; информация о контроле; информация об исполнении.

Реквизиты:

форма обращения;

Секция «Основные»

вид обращения; тип обращения; дата регистрации; дата приёма – доступно только в случае, если выбрана

форма обращения «Личный прием»; место приема – доступно только в случае, если выбрана

форма обращения «Личный прием»; время начала личного приёма (часы) – доступно только в

случае, если выбрана форма обращения «Личный прием»;

время начала личного приёма (мин) – доступно только в случае, если выбрана форма обращения «Личный прием»;

время окончания личного приёма (часы) – доступно только в случае, если выбрана форма обращения «Личный прием»;

время окончания личного приёма (мин) – доступно только в случае, если выбрана форма обращения «Личный прием»;

время поступления (час) – доступно только в случае, если выбрана форма обращения «Устное обращения»;

время поступления (мин) – доступно только в случае, если выбрана форма обращения «Устное обращения»;

признак «Вышестоящая организация» заявитель – в случае если указан тип обращения «Без

ФИО и адреса» поле «Заявитель» не доступно; признак «Контроль вышестоящей организации»; адрес; представитель; адрес представителя; адрес для ответа; E-mail – заполняется автоматически информацией о e-

mail выбранного в поле «Заявитель» частного лица. Доступно редактирование, при необходимости можно заполнить вручную.

должностное лицо – руководитель или сотрудник рассматривающий обращение.

льготный категория; социальное положение; тематика – выбор вопросов из тематического

классификатора (5-уровневый классификатор); предмет ведения; поступило.

Секция «Исполнение»

решение; результаты рассмотрения; форма рассмотрения; оценка результатов рассмотрения авторами обращений; исполнитель результаты рассмотрения и принятые меры по каждому

вопросу

Секция «Направление»:

организация; адресат; дата направления; форма получения ответа.

Секция «Дополнительные»:

место регистрации; канал поступления; количество листов; количество экземпляров; количество приложений; листов приложений; комментарий;


предпросмотра; текстовое содержание документов;

Источник поступления. На данной вкладке отображается информация о сопроводительных письмах, с возможностью просмотра карточки сопроводительного письма: заголовок; корреспондент автор; исполнитель; номер письма; дата письма; срок указания по исполнению файлы письма (с возможностью просмотра содержания

сопроводительного письма)

Жизненный цикл: регистрация, информация о регистрации; исполнение, ход исполнения документа; заверение, информация о заверении; ознакомление;

Связанные: документы, связи от документа, на документ; кейсы, вхождение данного документа в кейс; дела, нахождение документа в деле, изъятие документа

из дела;

Обсуждения. На вкладке отображается информация о ходе обсуждения документа (п. 7.2.9 настоящего ООЗ - Технологические сервисы)

История. Вкладка содержит события, связанные только с текущим документом, резолюциями по документу, отчетам по документу (дата, автор, событие, доп. информация)

Для карточки зарегистрированного обращения реализована возможность отправки документа на ознакомление. Лист ознакомления является неотъемлемой частью документа.




Предусмотрена возможность использования сервиса «Обсуждения» в рамках процесса ознакомления с документом;

Исполнение и контроль




назначение контролеров резолюций;


контроль исполнения отдельных резолюций и отдельных исполнителей.



текст резолюции; признак приоритета резолюции; признак «Контроль»; автор;

исполнитель\исполнители; дата создания; отчетная дата; признак «Губернаторский контроль»; пункт; примечание; последняя информация; контрольный срок;

Для исполнителей реализована возможность указания ответственных, задания индивидуальных сроков исполнения, ввод комментариев.

Отчетность Возможность формирования отчетов в указанном интервале дат с возможностью быстрого выбора на заранее предоставленный список – за весь год, по полугодиям, по месяцам.

Расширенный поиск в базе обращений граждан

Расширенный поиск предусматривает учёт всех вводимых параметров при отборе документов. Параметры поиска:

Вид обращения; Тип обращения; Заявитель; Льготная категория; Должностное лицо; Принято решение; Заголовок; Контрольный; Исполнен; Дата регистрации; Искать везде; Регистрационный номер; Зарегистрирован; Исполнение контролируют; Срок исполнения; Место регистрации; Связанные документы; Искать в содержании; Акция; Номер акции; Особая отметка; Вышестоящая организация; Контроль вышестоящей организации; Особый контроль; Повторное обращение; Регион; Район; Город; Улица; Дом; Тип обращения; Форма получения ответа; Канал поступления; Направление;

Поступило; Форма обращения; Предмет ведения; Просроченные; Социальное положение; Тематика; Принято решение; Результат рассмотрения; Возможность выбора максимального количества

документов в результате поиска Возможность единовременного сброса всех установленных

параметров поиска (кнопка «сброс доп. условий») Возможность сохранения поискового запроса (кнопка

«сохранить запрос»).

7.1.6. Модуль «Заседания»

Модуль «Заседания» предназначен для организации коллективной работы по подготовке заседания коллегиальных органов, учета, хранения, организации быстрого доступа к документам заседаний, разграничения доступа к документам заседаний с учетом роли участника в бизнес-процессе.

Функционал Описание функционалаОсновная работа с модулем

Модуль «Заседания» обеспечивает следующую функциональность: Формирование повестки секретарем в электронном виде.

Добавление вопросов повестки.

Изменение порядка вопросов в повестке, а также уровня вопросов (т.е. вопрос может стать подвопросом предыдущего вопроса).

Учет и хранение материалов к вопросам повестки, к повестке в целом.

Присвоение статусов «утверждено» для повестки и «подписано» для протокола.

Снятие статуса «утверждено».

Рассылка по электронной почте участникам заседания (внутренним и внешним) повестки и протокола заседания.

Присвоение номера протоколу.

Создание протокола по повестке (всех Решений).

Добавление нового Решения протокола (не по вопросу повестки).

Обеспечение доступа участникам заседания (только внутренним, то есть сотрудникам Правительства) к повесткам, материалам заседания и протоколам через интернет-браузер. Также должна быть возможность обеспечить доступ их помощникам (через функцию замещение или иначе).

Формирование печатных форм повестки и протокола;

Удаление форм заседание, вопрос, материал, решение.

Общий функционал

В интерфейсе модуля «Заседания» предусмотрены следующие категории группировки объектов:

Заседания; Шаблоны заседаний; По видам; Публикации;

Настройка параметров совещаний (заседаний).

Определение параметров каждого вида совещания (заседания) в отдельности путем создания настроек совещания (заседания).

Карточка настройки параметров совещания (заседания) имеет возможность внесения определенного набора параметров совещания (заседания):

Вид заседания; Вид заседания в родительном падеже; Время проведения; Место проведения; Председатель; Секретарь; Секретариат; Постоянные участники; Постоянные приглашенные; Читатели; Текст проекта решения;

ЭК модуля Заседания

Работа в модуле осуществляется путем взаимодействия со следующими формами документов и диалоговыми окнами.Формы документов: Заседание (включает в себя Повестку и Протокол); Вопрос повестки; Решение протокола; Лист согласования;

Для форм модуля предусматривается наличие стандартных для платформы функций: Редактировать, Сохранить, Удалить.

Диалоговые окна (ДО): Добавить вопрос; Добавить/Изменить Материалы (к Повестке, к Вопросу); Перечень материалов (просмотр списка вложенных

материалов); Добавить решение;

Реквизиты ЭК Заседание, форма содержит данные о параметрах заседания, а также информацию о Повестке и Протоколе (на отдельных закладках)

Новая форма Заседание создается из списка документов. При

создании пользователь выбирает вид заседания из списка тех, в настройках которого он указан как Секретарь или Секретариат. Если такое заседание единственное для данного пользователя, то новая карточка Заседание создается без запроса вида заседания.

Шапка формы Заседание содержит следующие реквизиты: Вид заседания; Дата проведения; Время проведения; Место проведения; № протокола; Статус;

Закладка «Повестка» содержит следующие реквизиты: Председатель; Секретарь; Постоянные участники; Приглашенные; Вопросы повестки; Материалы повестки; Комментарии;

Закладка «Протокол» содержит следующие реквизиты: Председатель; Секретарь; Присутствовали постоянные участники; Приглашенные; Отсутствовали; Кворум; Ход заседания; Комментарии;

Реквизиты ЭК Вопрос, форма содержит данные о вопросе заседания: Ссылка на повестку; Номер вопроса; Формулировка вопроса; Докладчик; Проект решения; Время для доклада; Материалы; Комментарии;

Действия для модуля Заседания

В ЭК Заседания доступны следующие действия:

Печать (повестки, протокола); Добавить вопрос; Изменить порядок вопросов; Добавить материалы; Редактировать материалы; Просмотреть материалы;

Добавить решение; Удалить вопрос; Удалить решение; Утвердить; Снять утверждение; Разослать; Опубликовать (инициируется выгрузка данных в файл xml-

формата); Создать протокол;

В ЭК Вопроса доступны следующие действия:

Сохранить; Отменить;

Роли в модуле Заседания

Секретарь - Сотрудник организации, ответственный за подготовку к заседанию (формирование повестки, вопросов, сбор материалов) и составление протокола заседания;

Председатель - Сотрудник организации, являющийся председателем на заседании;

Секретариат - Сотрудники текущей организации, осуществляющие подготовку к заседанию и составление протокола заседания (кроме Секретаря);

Постоянные участники - Сотрудники организации - постоянные участники заседания (члены Правительства);

Приглашенные - Сотрудники организации (или внешних организаций), приглашенные на конкретное заседание или на рассмотрение вопроса заседания;

Докладчик - Сотрудники организации, являющиеся докладчиками по вопросу;

Предметный администратор - Сотрудник, отвечающий за предметное администрирование системы;

Согласующие - Сотрудники текущей или системной организации, принимающие участие в согласовании;

Описание процесса

Секретарь получает от структурных подразделений материалы по вопросам повестки заседания Правительства, в том числе в электронном виде – по электронной почте. Все вопросы/материалы уже согласованы и готовы к включению в повестку.

Секретарь в модуле Заседания создает новую карточку Повестки, заполняет дату проведения заседания. Место проведения и список участников (членов Правительства, постоянных приглашенных) заполняются автоматически из настроечного документа.

По кнопке «добавить вопрос» в карточке Повестки Секретарь создает Вопросы повестки.

К карточке вопроса Секретарь присоединяет файлы материалов, при этом файл, который подлежит публикации на сайте, помечается специальной отметкой. На основании этого признака система будет отбирать файлы для публикации.

Просмотреть файлы материалов по Вопросу можно как

непосредственно в повестке, так и открыв карточку Вопроса. Непосредственно в самой повестке также должна быть

возможность вложить файл на случай, если в пакете документов есть материалы, относящиеся не к конкретному вопросу, а целиком к повестке, например, информационное письмо о проведении заседания.

Для передачи на согласование и утверждение повестки в бумажном виде Секретарь формирует повестку в MS Word, имеющегося у Заказчика.

После согласования и утверждения повестки и материалов заседания на бумажном носителе Секретарь проставляет в карточке повестки статус «утверждена». В утвержденной повестке становятся доступными действия «опубликовать» и «разослать повестку».

«Опубликовать» Секретарь нажимает кнопку «опубликовать», Система

выгружает формулировки вопросов и файлы материалов в xml-файл.

В карточке Повестки в системе фиксируется дата и время последней публикации.

Если в повестку вносятся изменения, существенные для опубликования (добавлен, исключен, отредактирован вопрос, добавлен, заменен файл с признаком «публикация») возможна повторная публикация.

«Разослать повестку» Сотрудник нажимает кнопку «разослать по по e-mail» и

выбирает, кому нужно отправить сообщение: внешним или внутренним участникам.

Отправка внешним участникам В случае выбора «Отправить/внешним участникам» Система

формирует сообщение электронной почты, в котором в качестве адресатов указаны постоянные приглашенные и приглашенные по вопросам из числа представителей внешних организаций. Тема и заголовок сообщения заполнены в соответствии с настроенным шаблоном сообщения. В качестве вложения в письмо прикладывается автоматически сформированный файл повестки.

Отправка внутренним участникам В случае выбора «Отправить/внутренним участникам»

система формирует точно такое сообщение, как при отправке внешним участникам, но в качестве адресатов указаны только участники - сотрудники организации. Дополнительно к файлу повестки в письмо автоматически вкладывается ссылка, по которой можно в системе открыть карточку повестки и ознакомиться со всеми материалами в модуле Заседание.

Участник заседания, получив по электронной почте приглашение на заседание, кликает по ссылке в письме и открывает электронную карточку повестки в клиенте Системы в интернет-браузере. В том числе на мобильных устройствах.

После проведения заседания Секретарь готовит в системе

Протокол заседания (по соотв. акции в Повестке). Номер протоколу в системе присваивает Секретарь – либо до

распечатывания, либо уже после его подписания – в зависимости от установленного порядка работы.

После подписания протокола заседания Секретарь устанавливает в системе статус «подписан», после чего становится доступна кнопка «разослать».

Рассылка протокола выполняется аналогично рассылке повестки с той разницей, что протокол рассылается исключительно внутренним участникам заседания.

Участник заседания или его помощник, имеющий доступ к модулю, может быстро найти нужные материалы по готовящимся заседаниям, протоколы прошедших заседаний, т.к. документы хранятся в модуле в хронологическом порядке в соответствии с датой заседания.

7.1.7. Модуль «Поручения»

Модуль «Поручения» обеспечивает автоматизацию процесса создания и контроля исполнения инициативных поручений, не связанных с документом.

Функциональные характеристики модуля «Поручения»:Функционал Описание функционалаОбщий функционал

В целом модуль содержит в себе: Поручения, сгруппированные:

По дате По номеру По сроку исполнения По автору По исполнителю Не исполненные по исполнителю

Проекты поручений Архивные

По номеру По автору По исполнителю

Корзина


вид документа; вид доставки; причина отказа в исполнении; текст резолюции; текст исполнения; особые отметки; тематика; и др.

Основная работа с модулем

фиксирование поручения, не связанного с документом и возможностью указания индивидуальных сроков исполнения

для исполнителей. Возможность указания одного или нескольких ответственных за исполнение поручения;

формирование регистрационного номера поручения будет происходить автоматически при отправке на исполнение на основании настраиваемого шаблона регистрационного номера;

установка универсальных двухсторонних связей между поручением и документами;

ввод нижестоящих поручений - внесение исполнителем поручения заданий (перепоручений) своим исполнителям;

постановка на контроль исполнителей по поручениям; возможность изменения срока исполнения резолюции как по

инициативе самого исполнителя (с помощью отправки соответствующего запроса путем создании информационного отчета или связанного документа, после принятия поручения на исполнение), так и по инициативе автора или контролера резолюции; создание исполнителем поручения отчета об исполнении поручения;

рассмотрение отчета об исполнении поручения автором или сотрудником, осуществляющим контроль исполнения поручения;

снятие с контроля исполнения поручения для конкретного исполнителя, если исполнение другими исполнителями остается на контроле;

отметка об исполнении поручения; просмотр документов, связанных с текущим поручением.

РКК нового поручения

Карточка поручения содержит подразделы:

Шапка документа: Тип документа; Отметка о приоритете; Текст поручения; Автор; Срок; Информация о контроле; Информация об исполнении; Статус;

Закладка «Исполнение»: Тематика; Автор; Дата; Исполнители; Признак ответственного исполнителя; Комментарий; Индивидуальный срок исполнения; Статус.

Закладка «Информационные материалы»: ввод текстового содержания поручения; присоединение файлов, в том числе сканированных

образов;

Закладка «Связанные»:

связи документа с другими документами.

Закладка «Обсуждения»: на закладке отображается информация об обсуждениях

документа.

Закладка «История»: на закладке отображается информация о различных

событиях истории работы с документами.Расширенный поиск для модуля «Поручения»

Расширенный поиск предусматривает учёт всех вводимых параметров при отборе документов. Параметры поиска: Выбор поиска поручения или исполнения Искать только в контрольные Искать только не исполненные Автор поручения Исполнитель Дата поручения (интервал) Срок исполнения (интервал) Текст Условия поиска (параметры «и» или «или»)

Должна быть возможность сброса выбранных параметров единовременно

7.1.8. Модуль «Адаптивное управление кейсами»

Модуль «Адаптивное управление кейсами» обеспечивает целостность, управляемость и прозрачность процесса подготовки, согласования и обработки документов.

Основная задача механизма кейсов – это объединение документооборота и элементов таск-менеджмента в единую интегрированную систему. Конечный результат обеспечивает возможность выполнения следующих процессов:

Постановка, делегирование и контроль выполнения задач по подготовке документов организации;

Хранение в рамках единой логической сущности (кейса) всех материалов, необходимых в процессе работы над достижением конкретной цели;

Контроль выполнения кейса в реальном времени.

Кейс представляет собой совокупность следующих составляющих:

Документы – документы организации, информационные материалы, графическая и иная информация, которая создается и/или используется в процессе работы над кейсом;

Задачи – поручения и действия, которые выполняются участниками кейса в процессе работы над ним;

Таймлайн – визуальное отображение событий в кейсе; Сотрудники – механизм доступа к пользователям системы электронного

документооборота и делопроизводства «CompanyMedia 5/6», основанный на модуле

«Структура организации», а также справочниках организаций и персон.

Функциональные характеристики модуля «Адаптивное управление кейсами»:Функционал Описание функционалаОсновные функциональные возможности

- Создание кейса;

-Создание нового кейса;

-Создание кейса по шаблону;

-Заполнение реквизитов кейса;

-Вкладка «Основные» ;

-Подготовка чеклиста по кейсу;

-Создание пункта чеклиста;

-Удаление пункта чеклиста;

-Отметка о выполнении пункта чеклиста;

-Перевод кейса в работу;

-Работа с документами кейса;

-Создание заготовки документа;

-Установка связи с документом;

-Реквизиты документа кейса;

-Удаление документа из кейса;

-Работа с чеклистом по документу;

-Создание пункта чеклиста;

-Удаление пункта чеклиста;

-Отметка о выполнении пункта чеклиста;

-Изменение статуса документа;

-Работа с задачами кейса:

-Создание заготовки задачи;

-Установка связи задачи с поручением;

-Реквизиты задачи кейса;

-Удаление задачи из кейса;

-Работа с чеклистом по задаче;

-Изменение статуса задачи;

-Папки для документов и задач кейса:

-Создание папки:

-Создание папки из карточки кейса;

-Создание папки из документа/задачи;

-Удаление папки;

-Перевод кейса в статус «Выполнен» ;

-Отмена кейса;

-Перевод кейса в архив;

-Создание шаблона кейса:

-Создание нового шаблона кейса;

-Создание шаблона на основе ранее созданного; кейса

-Настройка документов и задач кейсов

Представления для кейсов

Группа представлений «Кейсы».

В представлениях данной группы содержатся все созданные кейсы, а также документы и задачи кейсов:

В работе. Содержит карточки кейсов в статусе «В работе»;

Завершённые. Содержит карточки кейсов в статусе «Выполнен», «Отменён» или «Архив»;

Проекты. Содержит карточки кейсов в статусе «Проект»; Все. Содержит все карточки кейсов;

«Документы и задачи» - содержит документы и задачи, созданные к кейсам.

Представление «Шаблоны кейсов» - содержит шаблоны кейсов.

Представление «Настройка документов кейсов» - в представлении отображается настройка по умолчанию для документов кейсов.

Представление «Настройка задач кейсов» - в представлении отображается настройка по умолчанию для задач кейсов.

7.1.9. Модуль «Мобильное рабочее место»

Модуль «Мобильное рабочее место» обеспечивает работу с документами руководителям на мобильных рабочих местах на платформах «Android» и «iOS», имеющимся у Заказчика.

Руководитель работает с документами самостоятельно, список документов для отправки на мобильное рабочее место формируется автоматически, после принятия решения на устройстве и синхронизации изменения также автоматически будут

поступают в Систему.

Функциональные характеристики модуля «Мобильное рабочее место»:Функционал Описание функционала

Общий функционал

1. Работа с документами на мобильном рабочем месте выполняется в режиме off-line. Синхронизация с сервером происходит в ручном режиме (по команде пользователя). Для получения новых документов на мобильное рабочее место или передачи обработанных документов необходимо синхронизировать мобильное рабочее с сервером. В любой момент процесс синхронизации можно прервать. Возможность открытия архивных файлов в формате zip, 7zip, rar.Открытие архивированного содержимого осуществляется непосредственно с мобильного АРМ при наличии установленных приложений архиваторов.

2. На мобильном рабочем месте возможна работа руководителя с документами:

внутренними, организационно-распорядительными, исходящими, поступившими ему на подпись и согласование;

зарегистрированными входящими, внутренними, организационно-распорядительными и обращениями граждан, поступившими ему на рассмотрение;

зарегистрированными входящими, внутренними, организационно-распорядительными, поручениями и обращениями граждан, поступившими ему на исполнение;

зарегистрированными входящими, внутренними, организационно-распорядительными, исходящими, договорами и обращениями граждан, поступившими ему на ознакомление;

с самостоятельными поручениями;

3. Интерфейс позволяет наглядно оценить количество документов: поступивших; для отправки; в работе; архив; мои поручения; инфоматериалов; на рассмотрение; на подписание; на согласование; на исполнение; на ознакомление; входящие; внутренние; организационно-распорядительные документы;

обращения граждан; исходящие; поручения; все документы.

Также в интерфейсе возможен быстрый доступ: к контактам; к возможности настройки поступления вложенных файлов; к информации о приложении; к отправке протокола об ошибке; к поиску (документов, инфоматериалов, поручений, контактов).

Работа с документами

Реализована возможность обработки документов на мобильном рабочем месте, поступивших на согласование:

просмотр реквизитов проекта документа; просмотр файлов и текста проекта документа, возможность

внесения в них графических правок; просмотр реквизитов листа согласования; просмотр виз других участников согласования; просмотр истории согласования; создание и утверждение визы; инициирование согласования до визы.

Реализована возможность обработки документов, поступивших на подписание:

просмотр реквизитов проекта документа; просмотр файлов и текста проекта документа, возможность

внесения в них графических правок; просмотр реквизитов, файлов и текста связанных документов; просмотр результатов согласования; подписание документа; отказ в подписании документа.

Реализована возможность обработки документов, поступивших на рассмотрение:

просмотр реквизитов документа; просмотр файлов и текста документ, возможность внесения в

них графических правок; просмотр реквизитов, файлов и текста связанного документа; просмотр хода исполнения документа; редактирование переданного проекта резолюции; создание нового проекта резолюции; возможность установки срока исполнения и контроля по

резолюции; утверждение проекта резолюции; возможность принять либо отклонить отчет об исполнении по

резолюции; возможность отметить документ как исполненный.

Реализована обработка документов, поступивших на исполнение: просмотр реквизитов вышестоящей резолюции; просмотр реквизитов документа; просмотр файлов и текста документа, возможность внесения в

них графических правок; просмотр реквизитов, файлов и текста связанного документа; просмотр хода исполнения документа; редактирование переданного проекта резолюции; создание нового проекта резолюции; утверждение проекта резолюции; возможность принять или отклонить отчет об исполнении по

резолюции; создание отчета об исполнении вышестоящей резолюции.

Реализована возможность обработки документов, поступивших на ознакомление:

просмотр реквизитов документа; просмотр файлов и текста документа; просмотр реквизитов, файлов и текста связанных документов; просмотр реквизитов листа ознакомления и визы других

участников; фиксация ознакомления.

Реализована возможность обработки инфоматериалов: просмотр содержания (файлов инфоматериала); установка отметки «на печать»; создание самостоятельного поручения; отображение связанного поручения в карточке инфоматериала;

При работе с самостоятельными поручениями реализована возможность:

создание проекта поручения с указанием текста поручения и списка исполнителей (с возможностью корректировки порядка списка исполнителей);

возможность установки срока исполнения поручения и контроля;

утверждение проекта поручения либо удаление; просмотр хода исполнения поручения.

7.1.10. Модуль «Судебные дела»

Модуль «Судебные дела» предназначен для ведения базы судебных дел, участниками которым являются Правительство Новосибирской области и ИОГВ Новосибирской области.

Модуль «Судебные дела» решает следующие задачи: нумерованный учет судебных дел, поступающих в Правительстве и ИОГВ

Новосибирской области; распределение судебных дел по ответственным юристам отнесение документов к соответствующему судебному делу; фиксация событий по делу; поиск судебных дел, документов и событий - в делах; ведение отчетности по делам.

В таблице представлены основные функции, выполнение которых обеспечивает модуль.

Функционал Описание функционалаОбщий функционал


Набор представлений модуля:

1. Судебные дела:1.1. В работе:

1.1.1. По органу власти. 1.2. Завершенные:

1.2.1.По органу власти.1.3. Проекты:

1.3.1.По органу власти.1.4. Все 1.5. Документы и задачи 1.6. Архив:

1.6.1.По органу власти.1.7. Отмененные:

1.7.1.По органу власти.2. Мои дела

2.1. В работе2.2. Все

3. РМ юристов3.1. В работе3.2. Все

4. Настройки

Отображение записей в представлениях:

реализована возможность отсортировать записи по столбцу (например, по статусу, по возрастанию/убыванию номера, по убыванию/возрастанию названия органа власти);

реализована возможность поиска по столбцам (например, в столбце Истец найти «Лобова», «Сибирский антрацит»).

Сценарии модуля

Создание карточки Судебного дела (далее – СД); Перевод СД в работу (регистрация); Создание документа к делу; Создание задачи (события) к делу; Завершение дела (простановка статуса «Выполнено»); Возврат завершенного СД в работу.

ЭК Судебного дела (СД)

В шапке карточки СД размещаются следующие реквизиты:

Категория СД (название поля на форме не отображается); Отображается Категория судебного дела, выбранная в

реквизитах дела; Содержание дела (название поля на форме не отображается); Текстовое поле, заполняется с клавиатуры; № и дата регистрации СД; Заполняется автоматически при переводе СД в работу; Номер присваивается следующий порядковый в пределах

модуля (не требуется делить документы по периодам); Исполнитель; ФИО юриста – Исполнителя СД; Отображается значение, внесенное в поле «Исполнитель» на

вкладке Основные реквизиты/Участники (по умолчанию заполняется ФИО пользователя, создавшего карточку СД).

Статус: Отображается статус СД. Возможные значения: проект, в

работе, завершен. Заполняется автоматически при выполнении соответствующего

сценария по смене статуса СДНа закладке «Основные\Реквизиты» ЭК Судебное дело размещаются следующие реквизиты:

Место регистрации, заполняется: автоматически для группы «Юристы ИОГВ» - вычисляется

наименование органа власти пользователя, выполнившего операцию регистрации (перевода в работу) карточки СД; вычисление органа власти выполняется по Структуре организации – подразделение с признаком «самостоятельное», к которому относится пользователь;

возможность выбора для группы «Минюст» – из Структуры организации; по умолчанию заполнено так же, как и для юристов ИОГВ (вычисляется структурное подразделение пользователя, то есть Минюст); при выборе должна быть возможность выбрать не только структурное подразделение, но и верхний уровень иерархии - организацию.

Дата обращения, Выбор из календаря. Судебный орган,Выбор из классификатора Категория СД,Выбор из классификатора

№ дела в суде,Текстовое поле, заполняется с клавиатуры Истец,Текстовое поле, заполняется с клавиатуры Ответчик,Текстовое поле, заполняется с клавиатуры Третьи стороныТекстовое поле, заполняется с клавиатуры Дата завершения,Выбор из календаря. Единственное значение.

Вкладка «Документы и задачи», на данной вкладке содержится информация о документах и задачах, подготовленных в ходе работы с судебным делом.

Данный сервис позволяет выполнить следующие функции, доступные редакторам карточки СД:

Создать документ СД (с возможностью выбрать связанный документ СЭД или создать новый, не требующий регистрации в СЭД, документ).

Создать задачу Отредактировать документ/задачу Переместить запись в списке вверх/вниз Должна быть возможность найти нужную запись (поиск

доступен также пользователям с читательским доступом).Вкладка «Таймлайн»:

На данной вкладке автоматически фиксируются выполненные пользователем действия с карточкой СД.

Действия для карточки СД Обновить; Закрыть; Редактировать; Кнопки смены статуса: В работу/Выполнен; Создание, редактирование, перемещение в списке элементов

СД;

ЭК Документ Карточка документа содержит следующие реквизиты: Заголовок документа; № и дата документа; Содержание; Комментарий;

В карточке документа доступна возможность выполнить следующие действия:

Открыть в полном окне; Перевести в режим редактирования;

ЭК Задача Карточка задачи содержит следующие реквизиты:

Наименование задачи; Дата; Срок; Комментарий;

В карточке задачи доступна возможность выполнить следующие действия:

Открыть в полном окне; Перевести в режим редактирования;

7.2. Базовые сервисы, обеспечивающие работу и взаимодействие прикладных модулей СЭДД

К базовым сервисам, обеспечивающим работу и взаимодействие прикладных модулей СЭДД, относятся:

Общекорпоративные и локальные справочники и классификаторы - структура организации, справочник внешних организаций, номенклатура дел и т.п.

Сервис сканирования и распознавания документов (при наличие установленного специализированного программного обеспечения)

Сервис аналитической обработки данных и построения отчетов по информации, хранимой в Системе;

Сервис единого автоматизированного контроля исполнения поручений и резолюций (заданий);

Сервис автоматизированного формирования дел; Сервис управления календарями задач; Сервис «Избранное»; Сервис защиты информации; Технологические сервисы:

Уведомление (информирование о поступлении документов); Ознакомление; Согласование; Обсуждение.

Сервис управления и доступа к информации (Портал); Автоматизированный поиск документов; Сервис интеграции с сайтом части получения проектов обращений граждан

в СЭДД. Сервис интеграции с автоматизированной системой Управления Президента

по работе с обращениями граждан (далее - УРОГ), имеющейся у Заказчика. Сервис публикации ОРД на www.nso.ru/npa, имеющийся у Заказчика Сервис интеграции с ИС ГЕОКАД, имеющейся у Заказчика. Сервис интеграции с ГИС ЖКХ, имеющейся у Заказчика.

7.2.1. Справочники, классификаторы и шаблоны

К общим справочникам, используемым всеми модулями и сервисами Системы, относятся:

Организационная структура - «Структура организации»;

Справочники внешних контактов - «Справочник организаций», «Справочник частных лиц»;

Номенклатура дел организации - «Номенклатура дел»; Списков повторяющихся рассылок документов - «Списки рассылки»; Нумератор документов - «Нумератор».

Справочник «Структура организации»

Структура организации содержит информацию об иерархии штатной структуры организации, состоящей из структурных единиц (подразделений и организации) и штатных единиц, на которые назначены руководители и сотрудники организации, а также о функциональных ролях, которые наравне с назначенными штатными и структурными единицами могут быть использованы в качестве субъекта документооборота в реквизитах документов.

В Системе предусмотрена возможность назначения замещающих, возможность исполнения обязанностей и делегирования полномочий сотрудника своему заместителю. При этом замещающий (исполняющий обязанности, доверенное лицо) будет иметь возможность выполнять все действия в Системе, что и сотрудник, которого он замещает (исполняет обязанности), работать со всеми документами, находящимися на данный момент у него в работе.

В Системе реализована возможность делегирования функций на чтение всех документов сотрудника другим сотрудникам.

Справочник организаций

«Справочник организаций» содержит информацию об организациях, с которыми ведется переписка.

В описании организации присутствует полное и краткое название организации, ее почтовый и юридический адрес, банковские реквизиты, дополнительная информация.

Справочник персон

«Справочник персон» содержит информацию о досье на персоны - данные о внешних персонах.

В Справочнике персон хранится досье, как частные персоны, так и на сотрудников внешних организаций.

Номенклатура дел

«Номенклатура дел» предназначена для хранения информации о системе индексов дел организации и о номенклатуре дел (папок), в которые складываются документы на временное и затем на длительное хранение. В номенклатуре дел отражена информация об индексе дела, заголовке дела (тома, части), количестве дел (частей, томов), сроках хранения.

Списки рассылки

Справочник «Списки рассылки» используется для формирования и хранения повторяющихся списков рассылок документов в рамках текущей организации или в другие организации. Данные списки используются модулями при внесении данных об адресатах документа.

Нумератор

«Нумератор» содержит служебные документы («счетчики»), которые обеспечивают работу сервиса по присвоению очередного номера документа в любом модуле.

Поддержка регистрационных номеров документов обеспечивается на основании следующих принципов:

ведение порядковой (сквозной) нумерации документов как в рамках отдельного модуля или отдельного вида документа, или отдельного места регистрации, так и совместно;

в начале каждого календарного года порядковая нумерация начинается с №1;

формат номера (его структура) настраивается в самом счетчике, для этого используется «конструктор номера», который представляет собой набор полей, где можно указать каким конкретно образом будет формироваться структура номера для регистрации документа;

Для каждого модуля в Системе поддерживается использование собственных классификаторов.

Классификаторы используются при работе в различных модулях Системы для указания регулярно повторяющихся значений в атрибутных полях реквизитов документов (в зависимости от модулей Системы состав классификаторов может меняться):

тексты заголовков документов; тематики документов; виды документов; особые отметки документов; тексты исполнений\поручений; заголовки документов; виды отправки; виды доставки и т.д;Для каждого модуля в Системе поддерживается использование собственных

шаблонов документов и шаблонов резолюций и поручений (для модулей, где используется данный функционал). Создание шаблонов доступно любому пользователю Системы.

Поддерживается следующая схема доступа к шаблонам в Системе: общедоступный, шаблон доступен для всех пользователей Системы; ограниченный, шаблон видит только пользователь, создавший шаблон и

группа других пользователей определенная этим пользователем; Доступ на редактирования шаблона имеет администратор Системы и автор

шаблона (включая его заместителей).

7.2.2. Сервис сканирования и распознавания документов

Сервис сканирования и распознавания документов осуществляет: наполнение системы отсканированными образами; распознавание текстов при сканировании (при наличие установленного

специализированного программного обеспечения);Сервис предоставляет возможность: сканирования исходящей, внутренней, организационно-распорядительной

корреспонденции, обращений граждан, договорных документов и автоматическое наполнение системы отсканированными образами;

сканирования и распознавания многостраничных документов (при наличие установленного специализированного программного обеспечения).

7.2.3. Сервис аналитической обработки данных и построения отчетов по информации, хранимой в Системе

Сервис предоставляет возможность строить отчеты любой сложности по информации, хранящейся в Системе.

Отчеты могут быть построены следующими способами: по выделенным документам; по результатам поиска с использованием поисковых форм; по заранее составленным запросам.Основные функциональные возможности сервиса: использование шаблонов отчетов позволяет получать необходимые отчеты

быстро и легко; формирование любых видов отчетов по документам, находящимся в разных

модулях; выбор и печать данных о документах в виде сводок, списков и т.д. с

наглядным представлением о ходе работ с документами и их исполнении; возможность заложить в систему собственные фирменные бланки и

использовать их для оформления документов.

7.2.4. Сервис автоматизированного контроля исполнения

Для комплексного контроля исполнительской дисциплины каждого сотрудника организации или подразделений в целом в Системе существует сервис «Контроль исполнения», куда в автоматическом режиме собирается информация обо всех заданиях, поставленных на контроль, в каком бы модуле это ни происходило.

В рамках контроля исполнения поручений Система позволяет производить параллельное выполнение следующих видов контроля приближения и превышения сроков исполнения поручений:

при помощи уведомлений; при помощи системы статусов; при помощи отчетов по контролю исполнительской дисциплины.Система поддерживает автоматическое изменение статусов задач и поручений при

наступлении срока их исполнения (и в других подобных случаях), с отправкой уведомлений пользователям.

7.2.5. Формирование дел

Все данные из регистрационных карточек документов, отнесенных к делу, отражаются в сервисном модуле «Формирование дел», что позволяет просматривать состав дел и открывать любой документ или выполнять действие по нему.

7.2.6. Сервис управление календарями задач

Для удобства планирования рабочего времени по уведомлениям по событиям работы с документами, для которых требуется какое-либо действие пользователя, в Системе формируются задачи. Для работы с задачами разработано отдельное представление «Задачи», задачи в представлении сгруппированы по трем основным критериям:

поступившие; отправленные;

незапланированные; В представлениях группы «Задачи\Поступившие» отображаются задачи, которые

необходимо выполнить данному сотруднику.В представлениях группы «Задачи\Отправленные» отображаются задачи,

выполнение которых инициировал данный сотрудник.В представлениях группы «Задачи\Незапланированные» отображаются

незапланированные задачи для текущего сотрудника, с категоризацией по исполнителю и задачи, для которых исполнитель не определен.

Приоритетные задачи, задачи по резолюциям и поручениям, стоящим на контроле, отмечаются специализированными пиктограммами.

Задача может находиться в различных статусах, возможные статусы задачи: Не прочтенная/Прочтенная; Не обработанная(текущая)/Обработанная/Возвращенная на обработку; Срок не истек/Просрочена; Не завершенная/Завершенная; Задачи разделены по следующим типам: Необработанные – список всех поступивших задач, которые еще не были

обработаны. После того как задача обработана пользователем, она пропадает из данного представления;

На рассмотрение – тип задач, поступивших по адресации; На исполнение – тип задач, поступивших на исполнение; Отчет на рассмотрение – тип задач, поступивших на рассмотрение автору

контрольной резолюции (поручения) о созданном отчете об исполнении; На контроль (только для группы Поступившие) – тип задач, поступивших

контролеру; На согласование – тип задач, поступивших на согласование; На ознакомление – тип задач, поступивших на ознакомление. На подпись – тип задач, поступивших на подписание. На регистрацию – тип задач, поступивших на регистрацию. В Системе реализован календарь для управления задачами. В календарь

пользователя автоматически попадают задачи, назначенные сотруднику и имеющие срок исполнения. Пользователь имеет возможность запланировать выданную ему задачу на определенную дату, как для себя, так и для определенного исполнителя из числа своих заместителей.

В календаре сформированы два представления для отображения информации о задачах: «Неисполненные задачи» и «Все задачи». После перехода в секцию «Календарь» по умолчанию отображается режим отображения информации «Неисполненные задачи». В календарных представлениях доступно два способа отображения задач – «Месяц» и «Неделя».

В представлении «Месяц» отображаются дни текущего месяца и список задач, запланированных на каждый из этих дней. Для переключения между месяцами используется скроллинг. Переход в представление «Месяц» из представления «Неделя», осуществляется кликом на строку-кнопку «Месяц» на панели действий.

В правой части формы разработана секция, содержащая перечень задач, запланированных на выбранный день.

В представлении «Неделя» отображаются дни выбранной недели и список задач, запланированных на эту неделю. Переход в представление «Неделя» из представления «Месяц» происходит по клику на строку-кнопку «Неделя» на панели действий. Для перехода между различными неделями используются строки-кнопки «Следующая неделя» и «Предыдущая неделя» на панели действий.

7.2.7. Сервис «Избранное»

Сервис «Избранное» представляет собой коллекцию папок и ссылок на объекты (РКК, резолюция, сотрудник, подразделение и т.д.). Все папки имеют одну общую корневую папку. Избранное – это персональная коллекция объектов системы для конкретного пользователя, которая может быть упорядочена самим пользователем путем создания в Избранном папок и подпапок. Изначально Избранное не содержит ни одной папки.

Избранное относится к текущему профилю, под которым выполнен вход в систему. Например, при возможности войти в систему под профилем руководителя, которого замещает текущий пользователь, папки избранных будут формироваться для руководителя. Если руководитель войдет в систему, то он должен видеть содержимое избранного, как будто он сам это формировал.

Объекты, которые могут относиться в Избранное: РКК Входящего документа РКК Исходящего документа РКК Внутреннего документа РКК ОРД РКК ОГ Самостоятельное поручение Поручение/резолюция по документу Задача Уведомление

При выборе документов (например, для добавления связи с документом) существует возможность выбора из состава Избранного.

В панели избранного пользователю доступны следующие возможности: Переименование ссылок на документы и переименование папок; Удаление ссылок и папок; Упорядочить; Обновить Открыть иерархию папок; Открытие объектов по ссылке в полноэкранном режиме;7.2.8. Защита информации и электронная подпись

В Системе реализовано разграничение прав доступа пользователей к различным модулям в зависимости от служебного положения сотрудников. Каждый пользователь должен иметь доступ только к той информации, которая ему необходима для выполнения своих обязанностей.

В Системе для механизмов подписания информации реализована возможность использования внешних средств криптографической защиты информации (СКЗИ), включая сертифицированные средства ФСБ России. Для обеспечения информационного взаимодействия с этими СКЗИ в Системе предусмотрен сервис защиты информации.

Сервис обеспечивает выполнение следующих функций: предоставление пользователю, имеющему ключи электронной подписи

(ЭП), возможность использования ЭП; использование ЭП при выполнении следующих действий: подписание

документа, передача на согласование или ознакомление, визирование, подтверждение ознакомления, выдача поручения или резолюции, создание отчета об исполнении, заверение содержания документа, и др.;

осуществление проверки целостности юридически значимого электронного документа, подписанного ЭП;

осуществление проверки сертификатов пользователей, имеющих ЭП, на актуальность;

разрешение стандартными средствами определять ролевые интерфейсы администраторов, с ограничением доступа этих ролей администраторов только к определенным функциям управления системой.

7.2.9. Технологические сервисы

Система обладает технологическими сервисами: Уведомление (информирование о поступлении документов); Ознакомление; Согласование; Обсуждение.

Сервис «Уведомление» Сервис «Уведомление» предназначен для информирования участников

документооборота о документах, хранящихся в различных модулях, которые требуют реакции данного участника. Кроме того, в сервис «Уведомление» поступают напоминания о приближении или наступлении сроков исполнения документов и информация о документах, переданных другим сотрудником или о выданных поручениях. В каждом прикладном модуле существуют события, которые сопровождаются отправкой уведомлений.

При формировании уведомления в Системе сервис «Уведомление» позволяет продублировать уведомление на электронную почту.

Сервис «Ознакомление»Сервис «Ознакомление» предназначен для формирования списка сотрудников,

которым следует ознакомиться с определенным документом. Лист ознакомления является неотъемлемой частью документа. Сервис выполняет следующие функции:

формирование списка участников ознакомления; автоматическая рассылка уведомлений всем участникам процесса; фиксация каждого ознакомления; направление на ознакомление перед собственным ответом – тем самым

ознакамливающийся расширяет список работников, которые знакомятся с документом; приостановка и/или досрочное прекращение процесса инициатором; фиксация окончания процесса ознакомления.

Сервис «Согласование»

Сервис «Согласование» предназначен для выполнения процедуры согласования документов. Лист согласования является неотъемлемой частью документа. Реализована возможность согласования в трех режимах: последовательный, параллельный и комбинированный.

При последовательном режиме участники получают уведомления и возможность визирования в соответствии с порядком в списке участников согласования. После старта процесса уведомление и возможность проставить визу будет получать первое лицо из списка. После завершения процесса первым участником уведомление будет поступать следующему участнику и т.д. Инициатор имеет возможность задать режим прохождения документа по участникам. При этом есть возможность указать максимальное время нахождения документа у каждого из участников, действий сервиса в случаях нарушения сроков рассмотрения или отрицательной визы (например, процесс согласования прекращается после первой же отрицательной визы). Для упрощения в работе существует

возможность настройки шаблонов листов согласования и выбора режима и участников из списка шаблонов согласования для текущего модуля и вида документа.

В режиме параллельного согласования каждый из участников получает уведомление сразу после старта процесса и имеет возможность проставить свою визу асинхронно по отношению к остальным участникам. Инициатор устанавливает только максимальный срок согласования.

При комбинированном режиме в одном процессе согласования возможно чередовать последовательный и параллельный режимы. По сути, это согласование, состоящее из последовательных стадий, на каждой из которых может быть один или несколько участников.

Каждый участник согласования имеет возможность инициировать предварительный (вложенный, вторичный) цикл согласования содержания документа со своими подчиненными или коллегами.

Окончание процесса согласования фиксируется автоматически после согласования документа последним участником процесса, с фиксацией даты и времени завершения согласования.

Сервис «Обсуждение»

Сервис Обсуждение предусматривает расширение возможностей коллективной работы пользователей. Сервис ориентирован на горизонтальное общение между пользователями для обсуждения вопросов, связанных с подготовкой документов и исполнением задач. Сервис может использоваться при необходимости получения уточнений от подписанта, автора поручения или автора отчета, а также сбора мнений и предложений от других заинтересованных пользователей и экспертов по вопросу.

В рамках обсуждения пользователь имеет возможность задать вопрос другому пользователю и получить на него ответ, при необходимости продолжить обсуждение, отвечая на полученный ответ или инициируя новую ветку обсуждения. Таким образом, будет создана иерархия обсуждения.

Результат обсуждения представлен в виде иерархического списка из вопросов и ответов, доступных в документе.

7.2.10. Сервис управления и доступа к информации (Портал)

Сервис обеспечивает агрегирование, управление, доставку и унифицированный доступ к информации пользователей через сети интернет, интранет и экстранет. Портальная компонента, построенная на современных Web-ориентированных технологиях, обеспечивает унифицированный доступ и работу всех категорий сотрудников организации ко всей документоориентированной информации относящейся к сфере документационного обеспечения управления.

7.2.11. Автоматизированный поиск документов

В Системе предусмотрен поиск как по реквизитам (метаданным) документов, так и полнотекстовый – по ключевым словам и фразам, содержащимся в контенте документов, включая вложенные файлы (если файлы имеют текстовый формат или текстовую составляющую). Результаты поиска включают только те документы, к которым пользователь имеет доступ, с учетом принципов безопасности информации и конкретной схемы управления доступом к документу.

В Системе предусмотрена возможность построения запросов (фильтров) произвольной сложности, позволяющих находить документы и сведения,

удовлетворяющие критериям поиска с возможностью использования настраиваемых поисковых шаблонов.

7.2.12. Сервис интеграции с Системой МЭДО в части обмена входящими, исходящими документами

Перечень необходимых функций для организации работы с входящими и исходящими документами:

Автоматическое получение и создание проекта входящего документа, поступающего от участника Системы МЭДО в Системе;

Передача в Систему участника МЭДО уведомления о регистрации в Системе полученного документа (обращения гражданина);

Отправка в Систему участника МЭДО информации о ходе исполнения; Отправка зарегистрированного в Системе исходящего документа в Систему

участника МЭДО; Получение уведомления в Системе о регистрации в Системе участника

МЭДО исходящего документа; Получение из Системы участника МЭДО информации о ходе исполнения

направляемых из Системы документов.

7.2.13. Сервис интеграции с сайтом части получения проектов обращений граждан в СЭДД.

В Системе реализован сервис автоматического создания проектов обращений граждан в СЭДД внесенных через сайт www.priem.nso.ru , имеющийся у Заказчика . Сервис реализован виде веб-сервисов СЭДД инициируемых с сайта.

Сервис обеспечивает:

Передачу в СЭДД обращения гражданина внесенного через сайт www.priem.nso.ru , имеющийся у Заказчика ;

Автоматическое создание проект РКК обращения в модуле Обращения граждан;

Автоматическое заполнение полей проекта РКК ОГ на основе информации переданной с сайта: заголовок, текст обращения, заявитель, тип обращения, канал поступления, форма получения ответа (при заполнении на сайте), адрес, -email;

Фиксацию времени поступления обращения и уникального кода обращения; Передачу на сайт статуса обращения по уникальному коду;

7.2.14. Сервис интеграции с автоматизированной системой Управления Президента по работе с обращениями граждан (далее - УРОГ), имеющейся у Заказчика.

В Системе реализован сервис автоматического создания проектов обращений граждан в СЭДД, переданных в Правительство Новосибирской области с использованием автоматизированной системы Управления Президента по работе с обращениями граждан (далее - АС УРОГ), имеющейся у Заказчика.

Сервис реализован в виде интеграционной компоненты взаимодействующей с АС УРОГ через внешние локальные папки in (входящие) и out (исходящие).


Передачу в СЭДД обращения гражданина из АС УРОГ; Формирование Заявки ОГ в модуле интеграции; Автоматическое создание проекта РКК обращения в модуле Обращения

граждан; Автоматическое заполнение полей проекта РКК ОГ на основе информации

переданной из АС УРОГ: заголовок, текст обращения, форма обращения, канал поступления;

Автоматическое создание сопроводительного письма к проекту РКК ОГ; Передачу в АС УРОГ ответа по обращению с использованием модуля

интеграции;

7.2.15. Сервис публикации ОРД на www.nso.ru/npa, имеющийся у Заказчика

В Системе реализован сервис публикации организационно-распорядительных документов портал www.nso.ru/npa, имеющийся у Заказчика Сервис реализован в виде интеграционной компоненты с отельным рабочим местом публикации.


Создание проектов публикации с возможностью выбора из модуля СЭДД ОРД документов для публикации;

Запуск публикации созданного проекта на портал www.nso.ru/npa , имеющийся у Заказчика;

Снятие с публикации ранее опубликованного организационно распорядительного документа с портала www.nso.ru/npa, имеющегося у Заказчика;

Фиксацию информации о всех событиях публикации\снятии с публикации.

7.2.16. Сервис интеграции с ИС ГЕОКАД, имеющейся у Заказчика.

В Системе реализован сервис интеграции с информационной системой ГЕОКАД, имеющейся у Заказчика.

Сервис обеспечивает передачу РКК документов из модулей «Входящие документы», «Организационно распорядительные документы», «Исходящие документы». В ИС ГЕОКАД выгружаются только РКК документов с местом регистрации «Департамент имущественных и земельных отношений». Выгрузка происходит периодически в соответствии с настройками, заданными в модуле интеграции. Информация о переданных документах логируется в модуле интеграции.

7.2.17. Сервис интеграции с ГИС ЖКХ, имеющейся у Заказчика.

Системе реализован сервис интеграции с информационной системой ЖКХ, сервис обеспечивает передачу РКК документов из модулей «Обращения граждан». В ИС ЖКХ выгружаются только РКК документов с местом регистрации «Государственная жилищная инспекция Новосибирской области». Выгрузка происходит периодически в соответствии с настройками, заданными в модуле интеграции. Информация о переданных документах логируется в модуле интеграции.

8. Общие требования к составу и содержанию услуг по техническому сопровождению системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

В рамках оказания услуг Исполнитель оказывает техническое сопровождение по поддержанию в рабочем состоянии функционала и характеристик СЭДД, указанных в п.7 данного описания объекта закупки.

Для обеспечения полноценного функционирования СЭДД в течение всего срока действия Контракта необходимо осуществлять поддержание в актуальном состоянии печатных форм и связанного с ними текущего функционала в связи с изменением федерального, регионального законодательства или изменением алгоритмов сервисов интеграции.

8.1. Поддержка СЭДД в работоспособном состоянииВ рамках оказания услуг Исполнитель обязан оказывать услуги в строгом

соответствии с настоящим описанием объекта закупки, в том числе осуществлять: техническую поддержку СЭДД на уровне представителей Заказчика с целью

обеспечения работоспособности СЭДД, в том числе удаленной консультационно-методологической поддержки по работе с СЭДД;

консультационно-методологическую поддержку представителей Заказчика по работе с СЭДД, включающей консультации, инструктажи, выполнение индивидуальных настроек СЭДД на уровне пользователей, в том числе и в рамках выездов представителей Исполнителя для оказания консультаций по месту нахождения Заказчика непосредственно на рабочем месте;

поддержание в актуальном состоянии СЭДД, для обеспечения соответствия требованиям региональных и/или федеральных нормативных правовых актов;

регистрацию заявок в системе управления проектами и задачами Исполнителя (регистрацию заявок в АСУЗТП);

обеспечивать исполнение заявок на устранение ошибок, поступивших от представителей Заказчика;

устранение неисправностей и восстановление работоспособности СЭДД и реализуемых ею сервисов интеграции после сбоев и отказов, а также устранение ошибок в работе СЭДД;

консультирование представителей Заказчика по работе в СЭДД; проведение регламентных и профилактических работ для обеспечения

бесперебойного функционирования системы и возможности ее использования сотрудниками Заказчика (время проведения работ согласовывается с представителем Заказчика);

проведение обновлений системы при выпуске новых версий для поддержания ее в актуальном состоянии;

адаптация СЭДД под изменяющиеся потребности Заказчика в связи с изменениями нормативного правового регулирования федерального и регионального уровней;

поддержка в работоспособном состоянии существующих интеграций с внешними ИС для взаимного обмена данными.

8.2. Техническое сопровождение работоспособности СЭДДДля технического сопровождения СЭДД с целью обеспечения работоспособности

СЭДД специалисты Исполнителя должны оказывать следующие услуги: поддерживать в работоспособном состоянии СЭДД, находящуюся в

промышленной эксплуатации на момент заключения Контракта, включая все территориально разнесенные элементы системы;

http://www.nso.ru/npa

http://www.nso.ru/npa

осуществлять передачу Заказчику новых версий программного обеспечения, обновлений и патчей, выпущенных в связи с исправлением выявленных в СЭДД ошибок, также исходных кодов и инструкций по их установке, осуществлять совместную с технической службой Заказчика их установку;

устранение всех возникающих сбоев и ошибок, в том числе посредством внесения изменений в программный код (разработка скриптов, патчей);

предоставление Заказчику разработанных скриптов и патчей в случае внесения изменений в программный код по запросу Заказчика в течении не более 2-х рабочих дней с момента запроса;

устранять программными средствами ошибки или иные сбои при работе СЭДД, включая их исправление путем поддержки функционала в актуальном состоянии;

в случае аварийной ситуации - техническое сопровождение на уровне ЦОД Правительства НСО в режиме 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, включая праздничные и выходные дни. Информацию для обеспечения удаленного доступа, в соответствии с требованиями безопасности Заказчика, Исполнитель предоставляет в течение 2-х рабочих дней с даты заключения Контракта;

проведение обновлений СЭДД при выпуске новых версий для поддержания ее в актуальном состоянии, как системы в целом, так и ее компонентов в отдельности (время проведения работ согласовывается с представителем Заказчика);

поддержка в работоспособном состоянии существующих интеграций СЭДД с внешними ИС для взаимного обмена данными;

поддержка в актуальном состоянии операционной системы и необходимого для функционирования СЭДД программного обеспечения на виртуальных машинах СЭДД, с целью устранения уязвимостей и снижения вероятности программных сбоев.

настройка операционной системы и необходимого для функционирования СЭДД программного обеспечения на виртуальных машинах СЭДД с целью получения максимальной производительности, отказоустойчивости, обеспечения безопасности, снижения времени восстановления после программно-аппаратных сбоев на выделенных для СЭДД аппаратных ресурсах.

проведение регламентных и профилактических работ для обеспечения бесперебойного функционирования СЭДД и возможности ее использования сотрудниками Заказчика (время проведения работ согласовывается с представителем Заказчика);

осуществлять совместную установку новых версий СЭДД, обновлений и патчей, выпущенных в связи с исправлением выявленных в СЭДД ошибок;

осуществлять сбор и консолидацию данных обо всех программных ошибках, возникающих при работе пользователей с СЭДД, а также иных сбоях, ограничивающих возможность полнофункционального использования СЭДД пользователями;

поддержание работоспособности СЭДД; поддержка актуальности и реализация наполнения справочников и баз

данных СЭДД (п. 7.1.1 – 7.1.5 настоящего ООЗ), по запросу Заказчика.

8.3. Консультационно-методологическая поддержкаДля удаленной консультационно-методологической поддержки представителей

Заказчика по работе с СЭДД специалисты Исполнителя должны оказывать следующие услуги:

предоставлять консультации представителям Заказчика по вопросам, связанным с функционалом СЭДД посредством телефонной связи, электронной почты, АСУЗТП;

обеспечивать прием, сопровождение и закрытие заявок от представителей Заказчика в автоматизированном или ручном режиме в АСУЗТП;

консультационно-методологическая поддержка представителей Заказчика по работе с СЭДД, включающей консультации, инструктажи по вопросам выполнения

индивидуальных настроек СЭДД на уровне пользователей – удаленно и в рамках выездов представителей Исполнителя для оказания консультаций по месту нахождения Заказчика непосредственно на рабочем месте представителей Заказчика;

поддерживать инструкции по работе с СЭДД в актуальном состоянии, в соответствии с новыми версиями программного обеспечения, обновлений и патчей СЭДД; при этом инструкции должны являться частью интегрированного в СЭДД информационно-методического обеспечения СЭДД;

формировать отчеты об осуществлении технического сопровождения СЭДД по требованию Заказчика, но не реже 1 раза в месяц;

предоставлять ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты о поступивших заявках, в том числе обращений, об их статусе, сроках исполнения, краткого описания проблемы, уровня приоритета. В случае нарушения сроков предоставления решения Исполнитель предоставляет подробный отчет о причинах нарушения сроков;

предоставлять ежедневные, еженедельные и ежемесячные (в том числе по требованию представителя Заказчика) отчеты по мониторингу работоспособности СЭДД, в том числе содержащие информацию по возникшим за период отчета инцидентов, содержащие, но не ограничивающиеся, следующей информацией:

o Ежедневные отчеты должны содержать:1. дата и время возникновения инцидента;2. дата и время устранения инцидента;3. прогнозируемое время устранения инцидента;4. уровень приоритета инцидента в соответствии с п. 8.8.15. журналы ошибок с пояснениями к инциденту6. экспертное заключение Исполнителя по причине инцидента7. список предпринятых Исполнителем мер по решению текущего и

предотвращению подобных инцидентов в будущем8. рекомендации исполнителя к Заказчику для предотвращения подобных

инцидентов в будущем в области, находящейся вне компетенции Исполнителя.

o Еженедельные отчеты должны содержать:1. дата и время инцидентов за прошедшую неделю;2. дата и время устранения инцидентов за прошедшую неделю;3. прогнозируемое время устранения инцидентов за прошедшую неделю;4. уровень приоритета каждого инцидента в соответствии с п. 8.8.1 за

прошедшую неделю5. степень решения каждого инцидента в соответствии с п. 8.8.1 за

прошедшую неделю в % на момент предоставления отчета6. список предпринятых Исполнителем мер по решению текущего и

предотвращению подобных инцидентов в будущем для каждого инцидента за прошедшую неделю

o Ежемесячные отчеты должны содержать:1. дата и время инцидентов за прошедший месяц;2. дата и время устранения инцидентов за прошедший месяц;3. прогнозируемое время устранения инцидентов за прошедший месяц;4. уровень приоритета каждого инцидента в соответствии с п. 8.8.1 за

прошедший месяц5. степень решения каждого инцидента в соответствии с п. 8.8.1 за

прошедший месяц в % на момент предоставления отчета

6. список предпринятых Исполнителем мер по решению текущего и предотвращению подобных инцидентов в будущем для каждого инцидента за прошедший месяц.

Шаблоны вышеперечисленных отчетов Исполнитель разрабатывает, а Заказчик утверждает в течение 10 рабочих дней с момента заключения Контракта. При необходимости корректировки формы отчета в период исполнения Контракта, Заказчик информирует исполнителя официальным письмом не позднее чем за 5 рабочих дней до окончания очередного отчетного периода.

согласно полученным данным мониторинга работоспособности СЭДД представитель Исполнителя должен своевременно оповещать о возможном возникновении нештатной работы СЭДД, в том числе требований СЭДД дополнительных ресурсов с обязательным объяснением причин и необходимости предоставления их;

прогнозировать необходимые для обеспечения работоспособности СЭДД ресурсы и не менее чем за 30 рабочих дней до возникновения потребности официально уведомлять Заказчика с обязательным техническим обоснованием.

В период исполнения Контракта Исполнитель обязан организовать проведение инструктажа не менее 8 представителей Заказчика по следующим вопросам:

Прием, обработка и консультирование пользователей для первой линии технической поддержки;

Установка и выполнение функциональных настроек СЭДД, выполнение запросов на обслуживание СЭДД – объемом не менее 32 академических часов;

Структура СЭДД, системная настройка СЭДД, методы диагностики программных сбоев в работе СЭДД – объемом не менее 8 академических часов.

Инструктаж должен быть организован несколькими группами по согласованию с Заказчиком.

Сроки, время, место проведения инструктажа, состав групп инструктируемых утверждается с представителем Заказчика. Все расходы на организации инструктажей, его проведение, доставку до места проведения, в случае проведения обучения в городе отличном от города нахождения Заказчика, и организацию питания несет полностью Исполнитель.

8.4. Программная поддержка и сопровождение СЭДДВ рамках оказания услуг по техническому сопровождению СЭДД Исполнитель

обязан обеспечивать программную поддержку и сопровождение СЭДД, в том числе: устранять все возникающие сбои и ошибки в СЭДД, в том числе

посредством внесения изменений в программный код СЭДД (разработка скриптов, патчей), настройки и обновления операционной системы виртуальных машин СЭДД, а также необходимого для функционирования СЭДД программного обеспечения, установленного внутри виртуальных машин СЭДД;

осуществлять передачу Заказчику новых версий СЭДД, обновлений и патчей, выпущенных в связи с исправлением выявленных в СЭДД ошибок, а также исходных их кодов и инструкций по установке;

выполнять настройку печатных форм под нужды пользователей по согласованию с Заказчиком;

разрабатывать новые печатные формы под нужды пользователей Заказчика; обеспечивать корректировку данных в информационных базах СЭДД по

согласованию с Заказчиком, для решения проблем пользователей, возникающих при их работе с СЭДД;

поддерживать в актуальном состоянии функционал СЭДД – для обеспечения соответствия требованиям региональных и/или федеральных нормативных правовых актов;

адаптировать СЭДД под изменяющиеся потребности Заказчика и изменения нормативного правового регулирования;

поддерживать в работоспособном состоянии существующих интеграций СЭДД с внешними ИС для взаимного обмена данными.

обеспечивать совместимость СЭДД с последними актуальными на время действия контракта версиями клиентских операционных систем Заказчика, в том числе Microsoft Windows 7 и выше, iOS 9 и выше.

8.5. Требования к порядку организации регламентных и профилактических работПроведение регламентных и профилактических работ по поддержанию СЭДД в

актуальном рабочем состоянии Исполнитель проводит с согласия Заказчика, при этом выполнение этих работ не должно нарушать работоспособность СЭДД. При необходимости проведения профилактических работ, связанных с прерыванием предоставления услуг, время и срок выполнения таких работ заблаговременно согласовывается с Заказчиком.

Информация о планируемых регламентных и профилактических работах направляется Заказчику на электронную почту не менее чем за 24 часа до начала работ. Информацию о согласовании проведения регламентных и профилактических работ Заказчик направляет Исполнителю не позднее, чем за 12 часов до планового начала работ. Если Заказчик не направил подтверждение о согласовании проведения профилактических работ за 6 часов до начала работ – проведение работ считается несогласованным.

После завершения проведения профилактических работ Исполнитель обязан обеспечить доступность своих сотрудников для осуществления контроля, мониторинга и в случае возникновения нештатной работы СЭДД – восстановление полноценной работоспособности. Под доступностью сотрудника понимается нахождение либо непосредственно на объекте Заказчика сотрудника (технического специалиста, квалификации которого достаточно для обеспечения полноценного функционирования СЭДД), либо в режиме удаленного сопровождения с обязательным временем реакции на поступающие заявки от Заказчика, не превышающим 15 минут. Контрактные данные сотрудника в обязательном порядке должны быть указаны в письме на электронную почту Заказчика о согласовании проведения регламентных и профилактических работ.

Решение о нахождении сотрудника Исполнителя непосредственно на объекте Заказчика, либо об осуществлении сопровождения их указанных работ удаленно, принимается Заказчиком. Исполнитель уведомляется о решении Заказчика по средствам поданной заявки. Заявка подается в сроки оговоренные на согласование проведения профилактических работ.

Срок предоставления доступности сотрудника Исполнителя после завершения проведения профилактических работ – 10 часов, в случае выпадения на выходные и/или праздничные дни – Исполнитель обеспечивает контроль и мониторинг работоспособности на время выходных и праздничных дней, а течении следующих 10 часов по времени работы Заказчика в первый рабочий день обеспечивает доступность инженера.

Исполнитель обеспечивает присутствие инженера, обладающего необходимыми знаниями и навыками, требуемыми для решения возникающих проблем в соответствии с заявкой Заказчика.

При возникновении необходимости, прибытие инженера на обслуживаемый объект Заказчика осуществляться в срок не превышающий 1-го календарного дня с момента подачи заявки Заказчиком (включая выходные и праздничные дни)

Инженером осуществляться диагностика и исправление (непосредственно на обслуживаемом объекте Заказчика) неисправностей СЭДД с целью восстановления или доведения до состояния штатного функционирования.

Общее количество часов присутствия каждого инженера Исполнителя непосредственно на обслуживаемом объекте Заказчика составляет не менее 192 часов в период оказания услуг по Контракту.

Заявки от заказчика могут поступать: путем формирования заявки в АСУЗТП Исполнителя; по электронной почте; по бесплатному многоканальному телефону; в виде официальных обращений в адрес Исполнителя; по телефонам ответственных сотрудников Исполнителя круглосуточно,

ежедневно.Под временем реакции понимается время, за которое Исполнитель регистрирует

поступившую заявку, высылает подтверждение о принятии заявки в работу и назначает ответственного инженера для решения поставленного в заявке вопроса.

Время предоставления временного решения поставленного в заявке вопроса (восстановление работоспособности сервиса) не более 2 часов с момента начала обработки поступившей заявки. Решение реализуется Исполнителем с согласованием проведения требуемых работ с Заказчиком.

Время предоставления постоянного решения поставленного в заявке вопроса (исправление проблемы или ликвидации причины ее возникновения, если это связано со смежными компонентами) не более 72 часов с момента начала обработки поступившей заявки. Решение реализуется Исполнителем с согласованием проведения требуемых работ с Заказчиком.

8.6. Требования к порядку организации выполнения аварийно-восстановительных работАварийно-восстановительные работы выполняются Исполнителем при содействии

технических специалистов Заказчика и направлены на восстановление полноценной работоспособности СЭДД. АВР могут включать в себя диагностику неисправности системы, устранение сбоев в работе СЭДД, восстановление работоспособности в случаях аварий и сбоев ПО и аппаратно-технических средств.

Проведение АВР осуществляется в следующем порядке: Заказчик оформляет заявку (по телефону, электронной почте, заявкой в

АСУЗТП) в устном или письменном виде; Специалист со стороны Исполнителя производит анализ, диагностику и

работу по администрированию СЭДД. Проведение указанных работ возможно, как непосредственно на объекте Заказчика, так и в удаленном режиме. Решение принимается Заказчиком. Исполнитель уведомляется о решении Заказчика посредством поданной заявки.

Специалист со стороны Исполнителя на объекте Заказчика выполняет работы по восстановлению работоспособности, конфигурированию, консультированию специалистов Заказчика в согласованные с Заказчиком сроки.

Заказчик обеспечивает Исполнителя всей требуемой информацией, доступной Заказчику, о возникшей проблеме и не являющейся конфиденциальной.


При возникновении необходимости, прибытие инженера на обслуживаемый объект Заказчика осуществляться в срок не превышающий 1-го календарного дня с момента подачи заявки Заказчиком (включая выходные и праздничные дни)


Общее количество часов присутствия каждого инженера Исполнителя непосредственно на обслуживаемом объекте Заказчика составляет не менее 192 часов в период оказания услуг по контракту.

Исполнитель совместно с представителями Заказчика настраивает автоматизированную систему мониторинга работоспособности СЭДД. Исполнитель должен выполнить диагностику неисправности СЭДД после получения сообщений о сбоях от автоматизированной системы мониторинга, а также от дежурной смены, организуемой Заказчиком, произвести АВР в соответствии с п. 8.8.1.

8.7. Требования к порядку обращения в службу поддержкиТехническое сопровождение должно осуществляться по телефонам бесплатной

горячей линии, по электронной почте и через организуемую Исполнителем АСУЗТП, размещенную в сети Интернет.

В рамках технического сопровождения Исполнитель должен предоставить Заказчику в течение 2 рабочих дней с даты заключения Контракта:

доступ к АСУЗТП (не менее 5-ти учетных записей для представителей Заказчика);

адрес электронной почты для взаимодействия; контактные данные для взаимодействия и создания заявок в рабочее и

нерабочее время. Все учетные записи Заказчика в АСУЗТП должные иметь возможность

просматривать и отвечать Исполнителю во всех заявках Заказчика, при этом в ответе должна отображаться используемая учетная запись.

Заявки должны приниматься Исполнителем: путем формирования заявки в АСУЗТП Исполнителя; по электронной почте; по бесплатному многоканальному телефону; в виде официальных обращений в адрес Исполнителя; по телефонам ответственных сотрудников Исполнителя круглосуточно

ежедневно (в случае возникновения инцидентов уровня приоритета 1 и/или 2).При принятии заявки, вне зависимости от способа ее подачи, сотрудники СТП,

должны ее зарегистрировать в АСУЗТП и предоставить Заявителю номер заявки по электронной почте или по телефону, или через АСУЗТП.

При возникновении любых технических проблем, специалист Заказчика, обязан сформулировать техническую проблему в виде заявки в техническую поддержку и передать ее СТП. Заявка должна содержать: фамилию, имя, отчество заявителя, контактные данные заявителя, описание проблемы. АСУЗТП должна содержать эти поля обязательными для заполнения или заполнять автоматически.

Типы обращений в техническую поддержку:Заявка на консультацию – обращение с целью получения консультационно-

методологической поддержки представителей Заказчика по работе с СЭДД;Инцидент – обращение с целью устранения системных инцидентов (событий,

связанных с незапланированным прерыванием работы СЭДД, препятствующих исполнению функциональных обязанностей) в очной и/или удаленной форме;

Заявки на обслуживание – выполнение работ сопровождения специалистами Исполнителя удаленно или непосредственно по месту нахождения Заказчика.

Классификацию заявки Заказчика по уровню критичности определяется Заказчиком.

Специалисты технической поддержки Исполнителя должны обеспечивать:

своевременную передачу обращений пользователей на необходимых специалистов технической поддержки;

оказание квалифицированной консультационной помощи представителям Заказчика;

информирование представителей Заказчика или пользователей о состоянии обращения, в т.ч. уведомление о решении;

информирование представителей Заказчика о сбоях в СЭДД, либо о проводимых согласованных с Заказчиком плановых работах посредством рассылки сообщения электронной почты, объявлений в системе приема заявок (выбор способа информирования согласуется с Заказчиком в течение 2-х рабочих дней с момента заключения Контракта).

Восстановление работоспособности СЭДД; Выполнение компетенций, указанных в п.8.7.1.В случае выхода из строя, используемого для функционирования СЭДД

технического оборудования, данная информация незамедлительно передается Исполнителем Заказчику по контактам и способами, согласованными в течение 2-х рабочих дней с момента заключения Контракта.

При оказании услуг по техническому сопровождению СЭДД, в том числе технической поддержке в случае применения временного (обходного) решения возникшей нештатной работы СЭДД заявка не закрывается, а её приоритет не понижается. Представители Заказчика уведомляются о применении временного (обходного) решения возникшей нештатной работы СЭДД. Постоянное решение проблемы (исправление проблемы или ликвидации причины ее возникновения, если это связано со смежными компонентами) осуществляется Исполнителем в соответствии с установленным временем по уровню соответствующего приоритета. Заявка закрывается только после осуществления постоянного решения проблемы и соответствующего уведомления Заказчика.

Заказчик может запросить изменение приоритета заявки или уровня вмешательства по телефонам, электронной почте или посредством АСУЗТП.

При создании заявки должна быть предусмотрена возможность включать «скриншоты» и графические пояснения, которые могут помочь в решении проблемы.

В случае если Заказчика не устраивает решение заявки, то тогда представитель Заказчика приводит мотивированную претензию, фиксируя ее в АСУЗТП. Также возможно направление мотивированной претензии официальным письмом по месту нахождения Исполнителя.

В случае если для решения заявки необходимо участие другого специалиста Исполнителя, сотрудник АСУЗТП должен перенаправить обращение на соответствующего специалиста, при этом недопустимо менять статусы заявки. Вся маршрутизация между специалистами Исполнителя по решению заявки в АСУЗТП должна осуществляться в рамках этой заявки.

В случае фиксирования заявки 1 или 2 приоритета, в АСУЗТП должно формироваться централизованное оповещение с указанием проблемы, и сроках ее решения, в соответствии с приоритетом.

8.7.1. Состав компетенции технической поддержкиСпециалисты технической поддержки Исполнителя должны обладать

компетенциями по вопросам эксплуатации СЭДД, чтобы обеспечивать: своевременную передачу обращений пользователей на необходимых

специалистов технической поддержки; оказание квалифицированной консультационной помощи представителям

Заказчика;

информирование представителей Заказчика или пользователей о состоянии обращения, в т.ч. уведомление о решении;

информирование представителей Заказчика о сбоях в СЭДД, либо о проводимых согласованных с Заказчиком плановых работах посредством рассылки сообщения средствами СЭДД, электронной почты, объявлений в системе приема заявок (выбор способа информирования согласуется с Заказчиком в течение 2-х рабочих дней с момента заключения Контракта);

проведение демонстрации Заказчику изменений в СЭДД в согласованный срок и согласованным способом.

регистрацию заявок в АСУЗТП Исполнителя; прием звонков, поступающих на горячую линию технической поддержки

Исполнителя от представителей Заказчика; консультация по документации к СЭДД (размещение, отправка); консультации по общим вопросам функционирования СЭДД в объеме

информирования и часто задаваемых вопросов; ответы на заявки, поступающие через АСУЗТП в рамках своей

компетенции, изменение приоритетности выполнения задачи по результатам анализа проблемы с обязательным согласованием с Заказчиком как причин изменения приоритета, так необходимости его изменения;

диагностику работоспособности СЭДД, тестирование работоспособности; диагностику операционной системы серверов СЭДД, общесистемного и

прикладного ПО, необходимого для функционирования СЭДД и находящегося внутри серверов СЭДД;

перенаправление заявок на более высокий уровень технической поддержки по проблемам, не решаемым на данном уровне.

консультационную поддержку по инсталляции СЭДД; консультационную поддержку по настройке СЭДД; консультационную поддержку по порядку обновления ПО, необходимого

для функционирования СЭДД; консультационную поддержку по организации бизнес-процессов в СЭДД; консультационную поддержку по функционалу СЭДД; консультационную поддержку по настройке производительности СЭДД; настройку производительности, безопасности, осуществление обновления

операционной системы серверов СЭДД, общесистемного и прикладного ПО, необходимого для функционирования СЭДД и находящегося внутри серверов СЭДД;

осуществления инсталляции СЭДД; осуществления инсталляции общесистемного и прикладного ПО,

необходимого для функционирования СЭДД и находящегося внутри серверов СЭДД; осуществления настройки СЭДД; осуществления организации бизнес-процессов в СЭДД; осуществления настройки производительности СЭДД; помощь в поиске и устранении проблем в случае некорректной работы

СЭДД; анализ работоспособности отдельных функций СЭДД при получении

информации об ошибках и передача Заказчику информации о приеме ошибки в работу при ее наличии или информирование о методах исправления ошибки (при наличии ошибок в настройках СЭДД или путях обхода ошибки).

консультационная поддержка по реализуемой СЭДД интеграции со сторонними системами;

восстановление работоспособности СЭДД при сбоях; анализ производительности и корректности работы СЭДД;

устранение выявленных ошибок работы функционала, принятого в промышленную эксплуатацию.

8.8. Обеспечение соответствия СЭДД требованиям региональных и/или федеральных нормативно-правовых актовДля обеспечения соответствия СЭДД требованиям региональных и/или

федеральных нормативно-правовых актов специалисты Исполнителя должны оказывать следующие услуги:

поддержание в актуальном состоянии СЭДД, в связи с изменениями региональных и/или федеральных нормативно-правовых актов или изменением алгоритмов работы СЭДД, если потребность в изменении затрагивает текущий функционал СЭДД;

поддерживать актуальность справочников СЭДД, содержимое которых регламентируется федеральными/региональными правовыми актами;

поставку и установку новых версий обновлений и патчей актуализированного программного обеспечения, а также алгоритмов их установки, выпущенных в связи с изменениями региональных и/или федеральных нормативно-правовых актов или алгоритмов интеграции со стороны разработчиков сторонних систем;

по запросу Заказчика вести, обновлять, проводить сверку и соотнесение удаленных/измененных/новых значений справочников в СЭДД;

изменения существующих в СЭДД отчетных форм в случае изменений требований региональных и/или федеральных нормативно-правовых актов.

Исполнитель обязан оказывать услуги по обеспечению соответствия СЭДД, требованиям региональных и/или федеральных нормативно-правовых актов в соответствии с настоящим описанием объекта закупки в течении всего времени действия Контракта.

При появлении необходимости актуализации Заказчик информирует Исполнителя о необходимости актуализации и передает Исполнителю в электронном или печатном виде нормативный документ, на основании требований которого должна быть выполнена актуализация СЭДД. В случае необходимости актуализации сервисов интеграции - описание нового сервиса интеграции сторонней системы, либо создается заявка на актуализацию любым зарегистрированным пользователем СЭДД, которая регистрируется Исполнителем и передается Заказчику для согласования необходимости реализации заявки и оценки трудозатрат.

Заказчик вправе привлечь третьих лиц для экспертной оценки произведенной Исполнителем оценки трудозатрат.

В случае если заказчик подтверждает необходимость доработки, Исполнитель в течение 2-х рабочих дней с момента подтверждения подготавливает и согласовывает с Заказчиком планы-графики на актуализацию СЭДД и приступает к реализации задачи.

Ход исполнения работ по актуализации СЭДД отражается в отчетной документации, предоставляемой в рамках настоящего ООЗ.

Установка обновления СЭДД производится во время и сроки, согласованные с Заказчиком.

8.8.1. Требования к техническому сопровождениюТехническое сопровождение СЭДД должно соответствовать требованиям,

указанным в Таблице:

Режим предоставления технического сопровождения: консультации по телефону

24 часа в сутки, 7 дней в неделю, включая праздничные и выходные дни

Режим предоставления технического сопровождения: доступ к АСУЗТП


Количество инцидентов, обрабатываемых в рамках технического сопровождения

Неограниченно

Бесплатное обновление на новые версии ПО, вышедшие в течение срока технического сопровождения

Наличие

Уровень приоритета №1

аварийная ситуация, связанная с полной потерей работоспособности или недоступностью всех компонентов СЭДД

невозможность осуществлять работу в СЭДД одного или нескольких руководителей высшего звена, в том числе неисправность, приводящая к потере функционала СЭДД, критично влияющего на работу Департамента контроля и документационного обеспечения администрации губернатора Новосибирской области, и/или Общественной приемной губернатора Новосибирской области

Режим предоставления технического сопровождения по уровню приоритета №1


Время реагирования (подтверждения принятия в работу заявки и назначение исполнителя по заявке) по уровню приоритета №1

Не более 15 минут

Характер отклика по уровню приоритета №1

Ответный звонок представителю Заказчика, сообщение о принятии поступившей заявки в работу в АСУЗТП и подтверждение по электронной почте.

Время предоставления временного решения проблемы (восстановление работоспособности сервиса) по уровню приоритета №1

Не более 2 часов с момента начала обработки поступившей заявки.Решение реализуется Исполнителем с согласованием проведения требуемых работ с Заказчиком

Время предоставления постоянного решения проблемы (исправление проблемы или ликвидации причины ее возникновения, если это связано со смежными компонентами) по уровню приоритета №1

Не более 24 часов с момента начала обработки поступившей заявки.Решение реализуется Исполнителем с согласованием проведения требуемых работ с Заказчиком

Суммарное время всех инцидентов (простоев) по уровню приоритета №1 до предоставления временного решения (из расчета каждых 30 дней исполнения Контракта)

не более 4-х часов


неисправность или потеря работоспособности отдельных компонент программного обеспечения или неисправность, приводящая к потере критично влияющего на бизнес-процесс (основного) функционала СЭДД, т.е. связанного с работой пользователей в СЭДД, а также неработоспособность, либо

некорректная работа отдельных базовых сервисов СЭДД;

Полная потеря работоспособности (функционала) группы серверов (на уровне приложений) выполняющих одну роль;

Если для решения задач требуется вмешательство в работу программного комплекса СЭДД, сопряженное с возможными перерывами в работе, уровень приоритета данной задачи повышается до 1.


12 часов в сутки, 7 дней в неделю, включая выходные дни и праздничные дни (с 8:00 до 20:00 по времени работы Заказчика)


Не более 30 минут

Характер отклика по уровню приоритета №2Ответный звонок, сообщение о принятии поступившей заявки в работу в АСУЗТП и подтверждение по электронной почте.


Не более 2-х часов с момента начала обработки поступившей заявки


Не более 36 часов с момента начала обработки поступившей заявки;Решение реализуется Исполнителем с согласованием проведения требуемых работ с Заказчиком


не более 8-ми часов


не относящийся к 1 и 2 приоритету – невозможность выполнения одной или нескольких функций СЭДД, не относящихся к основному функционалу СЭДД (при этом если существует обходной вариант выполнения одной или нескольких функций)

Полная потеря работоспособности (функционала) любого одного сервера (на уровне приложений);

Внесение изменений в настройках системы, не связанных с восстановительными работами, при авариях на оборудовании ЦОД, РЦОД и/или линий связи;

Незначительные проблемы при выполнении администрирования и техобслуживания;

Различные виды внутренних ошибок, не оказывающих влияния на работу пользователей;

Редко возникающие ошибки, влияющие на работу пользователей, не приводящие к увеличению времени ожидания ответа на запрос пользователя от СЭДД (не более 10 сек);

Некорректная работа функций, не оговоренных в документации на СЭДД.

Если для решения задач требуется вмешательство в работу СЭДД, сопряженное с возможными перерывами в работе, уровень приоритета данной задачи повышается до 1.


12 часов в сутки, 5 дней в неделю (с 8:00 до 20:00 по времени работы Заказчика)


Не более 1 часа

Характер отклика по уровню приоритета №3

Ответный звонок, или сообщение о принятии поступившей заявки в работу в АСУЗТП, или подтверждение по электронной почте.


Не более 24-х часов (2 календарных дня) с момента начала обработки поступившей заявки


Не более 60-ти часов (5 календарных дней) с момента начала обработки поступившей заявки




не более 4-х суток


Отсутствие документации на отдельные функции и элементы СЭДД;

Предложения по изменениям функционала и схемы работы СЭДД

Проблемы, не оговоренные выше.Режим предоставления технического сопровождения по уровню приоритета №4



Не более 24 часов

Характер отклика по уровню приоритета №4 Ответный звонок, или сообщение о принятии поступившей заявки в работу в

АСУЗТП, или подтверждение по электронной почте.


Не более 7 календарных дней с момента начала обработки поступившей заявки


Не более 20 календарных дней с момента начала обработки поступившей заявки

Проведение обновления ПО

Обновление должно производиться силами и средствами Исполнителя;

Обновление не должно нарушать работу системы и/или отдельных компонентов СЭДД;

Не должно приводить к остановке работы СЭДД;

При необходимости устранения проблемы 1 приоритета и невозможности предоставления временного решения - проводится немедленно, с уведомлением Заказчика;

В других случаях обновление проводится с предварительным согласованием сроков и времени проведения работ с Заказчиком.

Если при обновлении производится расширение функционала, или изменение логики работы системы, Исполнитель предоставляет документацию с подробным описанием администрирования и работы с новым функционалом и/или работы системы.

Консультации по настройке и работе СЭДД

Исполнитель предоставляет развернутый ответ по запросам консультационного характера по функционалу, работе, настройке СЭДД в течение 24 часов после поступления такого обращения.

Режим предоставления технического сопровождения: консультации по настройке и работе СЭДД


Консультации по работе пользователя в СЭДД

Исполнитель предоставляет развернутый ответ представителям Заказчика (в том числе непосредственно пользователям СЭДД) по запросам консультационного характера по функционалу, работе, настройке СЭДД в течение 2 часов после поступления такого обращения.

Режим предоставления технического сопровождения: консультации по работе

12 часов в сутки, 5 дней в неделю (с 8:00 до 20:00 по времени работы

пользователя в СЭДД Заказчика)

Нахождение на объекте заказчика инженера от Исполнителя


При возникновении необходимости, прибытие инженера на обслуживаемый объект Заказчика осуществляться в срок не превышающий 2-х календарных дней с момента подачи заявки Заказчиком (включая выходные и праздничные дни)


Общее количество часов присутствия каждого инженера Исполнителя непосредственно на обслуживаемом объекте Заказчика составляет не менее 192 часов в период оказания услуг по контракту

8.9. Отчеты и оценка качества технического сопровождения СЭДДВ период оказания услуг по-настоящему ООЗ Исполнитель предоставляет

Заказчику следующую отчетную документацию: Отчет об объемах очной консультационно-методологической поддержки,

включающей очные консультации, инструктажи, выполненные на местах нахождения представителей Заказчика – «Журнал сопровождения»;

Отчет о технической поддержке СЭДД, содержащий информацию о проделанной работе за отчетный период и об удаленной консультационно-методологической поддержке, содержащий рассчитанный интегральный показатель СТП;

Отчет об объемах услуг по поддержанию в актуальном состоянии СЭДД, содержащий информацию о трудозатратах, целях и назначении оказываемых услуг.

Исходные данные для расчета Интегрального показателя уровня качества технического сопровождения.

Исходные данные для расчетаКод пок. Наименование показателя

Ед. измер.

A1Длительность аварийной ситуации, связанной с полной потерей работоспособности или недоступностью всех компонентов СЭДД часов

A2Общее количество часов в отчетном периоде в соответствии с штатным режимом работы СЭДД часов

Код пок. Наименование показателя

Ед. измер.

B1Количество аварийных ситуаций, связанных с полной потерей работоспособности или недоступностью всех компонентов СЭДД единиц

B2Общее количество дней в отчетном периоде в соответствии с штатным режимом работы СЭДД единиц

C1Количество просроченных Заявок на обслуживание 1 приоритета, из числа закрытых в отчетном периоде единиц

C2Общее количество Заявок на обслуживание 1 приоритета, закрытых в отчетном периоде единиц

D1Количество просроченных Заявок на обслуживание 2 приоритета, из числа закрытых в отчетном периоде единиц

D2Общее количество Заявок на обслуживание 2 приоритета, закрытых в отчетном периоде единиц

E1Количество просроченных Заявок на обслуживание 3 приоритета, из числа закрытых в отчетном периоде единиц

E2Общее количество Заявок на обслуживание 3 приоритета, закрытых в отчетном периоде единиц

F1Количество просроченных Заявок на обслуживание 4 приоритета, из числа закрытых в отчетном периоде единиц

F2Общее количество Заявок на обслуживание 4 приоритета, закрытых в отчетном периоде единиц

Параметры, используемы для расчета интегрального показателя качества:

i - Порядковый номер показателя, допустимые значения 0≤i≤N , где N – общее количество показателей качества.

Pпрос - в зависимости от типа показателя принимает значения A1;B1;C1;D1,E1 (Таблица 6);

Pобщ - в зависимости от типа показателя принимает значения A2;B2;C2;D2,E1, F1 (Таблица 6);

K i=1−

PпросPобщ - Относительный показатель

Qi - Весовой коэффициент показателя – доля показателя в интегральном показателе (значения даны в Таблице 6),

причем 0<Qi≤1 , ∑i=1

i=NQi=1

KQi=K i∗Qi - Взвешенное значение показателя – часть показателя i в интегральном показателе.

K=∑

i=1

N

(K i∗Qi )=∑i=1

N

KQi - Интегральный показатель уровня качества

оказания Технической поддержки – величина, используемая для оценки

качества работ. Диапазон допустимых значений: 0<K≤1 .

Расчет интегрального показателя качества оказания технической поддержки осуществляется в составе Отчета о техническом сопровождении СЭДД.

Таблица 6 Расчет интегрального показателя качества технической поддержки.

Наименование показателя, единица измерения

Значение показателяPпрос

Значение показателяPобщ

Относительный показатель

K i=1−PпросPобщ

Весовой коэффициент показателяiQ

Взвешенное значение показателя QiK

Уровень доступности Сервиса по времени

A1 А2 1-A1/A2 0.25 (1-A1/A2)*0,25

Уровень доступности Сервиса по времени

B1 B2 1-B1/B2 0,25 (1-B1/B2)*0,25

Разрешение Заявок на обслуживание 1-го приоритета

C1 C2 1-C1/C2 0.25 (1-C1/C2)*0,25


D1 D2 1-D1/D2 0.1 (1-D1/D2)*0,1


E1 E2 1-E1/E2 0.1 (1-E1/E2)*0,1


F1 F2 1-F1/F2 0.05 (1-F1/F2)*0,05

Интегральный показатель уровня качества

В случае если Интегральный показатель уровня качества технического сопровождения за отчетный период оказывается ниже 0,97, качество оказанных услуг за отчетный период признается ненадлежащим.

Исполнитель должен разработать, согласовать с Заказчиком шаблоны перечисленных отчетов, а также сроки и периодичность предоставления отчетов, не позднее 10 рабочих дней со дня следующего за днем заключения контракта.

Не позднее 10 рабочих дней со дня следующего за днем заключения контракта Исполнителем должен быть сформирован, надлежащим образом оформлен, согласован с Заказчиком и передан Заказчику Шаблон программы и методики испытаний дорабатываемого с целью поддержания в актуальном состоянии функционала СЭДД, который должен содержать:

отражение последовательности этапов технологического процесса; перечень печатных документов, отражающих эти этапы;

последовательность действий в СЭДД по каждому этапу.

8.10. ДокументацияВ период оказания услуг по-настоящему ООЗ Исполнитель передает Заказчику

следующую техническую документацию (согласованную с Заказчиком): руководство администратора СЭДД в составе:

o инструкции по настройке и развертыванию прикладных компонентов; o регламенты технических работ; o инструкции по устранению типичных аварийных ситуаций,

включающие план восстановления работоспособности СЭДД в случае аварийной ситуации;

o инструкцию по подготовке тестового стенда для проверки работоспособности резервных копий;

o инструкцию по проверке работоспособности резервных копий на тестовом стенде;

инструкции по проверке корректности функционирования СЭДД.По результатам услуг по поддержанию в актуальном состоянии функционала

СЭДД, Исполнителем должна быть сформирована, надлежащим образом оформлена и передана Заказчику отчетная документация в следующем составе:

Программа и методика испытаний актуализированной СЭДД; Отчет о проведении испытаний актуализированной СЭДД; Исходные коды и дистрибутивы пакетов обновлений с инструкциями по

установке и эксплуатации; Инструкции пользователей СЭДД; Руководство пользователя СЭДД, Руководство администратора СЭДД; Логическая и функциональная схемы взаимодействия модулей и

компонентов СЭДД, Инструкция по подготовке сервера для восстановления из резервной копии, Инструкция по перезапуску служб (модулей) СЭДД Инструкция по перезапуску всей системы СЭДД Руководство по работе с СЭДД в части работы с внешними ИС по

интеграции Руководство администратора системы в составе: настройки функциональной

части, настройка и развертывание прикладных компонент, регламенты технических работ, инструкции по устранению типичных аварийных ситуаций;

Руководство разработчика, описание архитектуры, структуры БД, руководство по сбору дистрибутива из исходных кодов.

Комплект документации должен быть предоставлен Заказчику в электронном виде на лазерном носителе (CD или DVD). Текстовые документы предоставляются в формате текстового редактора, структурные схемы и рисунки в формате графического редактора.

Разработанная по результатам технического сопровождения СЭДД техническая и эксплуатационная документация должна удовлетворять требованиям комплекса стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы:

● ГОСТ 34.201-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем»;

● ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания»;

● ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;

● РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».Документы оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105-95 «Единая

система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68 «Единая система конструкторской документации. Форматы» без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней. Допускается для размещения рисунков и таблиц использование листов формата А3 с подшивкой по короткой стороне листа. Документы объемом более 25 листов должны содержать информационную часть, состоящую из аннотации и содержания.

8.11. Резервное копирование.Исполнитель организует проверку пригодности для восстановления резервных

копий СЭДД в течение всего срока оказания услуг не реже одного раза в месяц (срок может быть изменен по согласованию с Заказчиком). Исполнитель осуществляет проверку восстановленных данных и работоспособность СЭДД на ресурсах, выделенных Заказчиком, а также на ресурсах Исполнителя.

8.12. Прочие условия технического сопровожденияПри оказании услуг, затрагивающих работоспособность СЭДД, Исполнитель

обеспечивает переход системы на резервную схему работы, и производит все действия только с выведенными из работы компонентами СЭДД для недопущения перерывов в работе системы.

Если переход на резервную схему невозможен, Исполнитель согласовывает возможность и время оказания данных услуг с остановкой (отключением системы на время проведения работ) СЭДД с Заказчиком. Длительность оказания услуг по восстановлению работы СЭДД из нештатного режима предварительно согласуется с Заказчиком.

При обновлении или изменении архитектуры работы СЭДД, требующих изменение документации на систему, Исполнитель не позднее 25 декабря 2017 года предоставляет откорректированную документацию.

После предоставления постоянного решения проблемы по приоритетам 1 или 2 Исполнитель в течении 5 рабочих дней предоставляет подробный отчет о проблеме, способе ее решения, проведенной диагностике и оказанных услуг.

8.13. Обеспечение работоспособности СЭДД при переходе на новый отчетный период

Выполнение разовой процедуры перевода СЭДД на базе IBM Lotus Notes на новый отчетный период (на новый календарный год) на программно – аппаратных средствах и территории Заказчика, в пределах г. Новосибирска.

Состав работ для одной системной организации СЭДД Создание рабочих баз данных нового года; Подготовка новой номенклатуры дел; Перевод НД и ФД; Организация наследования дизайна; Настройка таблицы доступа в рабочих БД; Перенос классификаторов и шаблонов документов; Перенастройка режимов обновления полнотекстовых индексов;

Удаление старых счетчиков и настройка новых для БД Нумератор; Перенастройка программ в СС; Перенастройка PPR процедур в делопроизводческих БД; Перенастройка агентов в БД AFSC; Проверка корректности перенастройки Системы, тестирование; Настройка рабочих мест пользователей.

Количество системных организаций

7 системных организаций с СЭДД.

Условия проведения

Заказчик предоставляет специалисту Исполнителя автоматизированное рабочее место администратора СЭДД (оснащенное ПО IBM Domino Administrator) на время перевода СЭДД на новый отчетный период и обеспечивает монопольный доступ и режим работы в СЭДД с возможностью перезагрузки сервера Lotus Domino.

Заказчик предоставляет Исполнителю обновленную номенклатуру дел переводимых организаций не позднее чем за 5 рабочих дней до окончания отчетного периода.

Время проведения работ:

Процедура проводится в не рабочее время. Точные даты согласуются Заказчиком и Исполнителем в конце календарного года.

ОБОСНОВАНИЕ НАЧАЛЬНОЙ (МАКСИМАЛЬНОЙ) ЦЕНЫ КОНТРАКТА

В соответствии со статьей 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Методическими рекомендациями по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) начальная (максимальная) цена контракта определена Методом сопоставимых рыночных цен (анализа рынка):

№ п/п

Наименование

Цена услуги (руб.)/источники информации о ценах

Исполнитель 1 (№2/10-1 от

02.10.2017)

Исполнитель 2 (№ И-98/17 от

03.10.2017 )

Исполнитель 3

(73/09 от 04.10.2017)

1

Оказание услуг по техническому сопровождению системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области

13 028 600,00 13 000 000,00 13 516 000,00

Начальная (максимальная) цена контракта 13 000 000, 00 руб. определена как минимальное значение вышеуказанных данных.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАОказание услуг по техническому сопровождению системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской

области

С 2008 года в Правительстве Новосибирской области эксплуатируется система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области (далее - СЭДД). СЭДД предназначена для автоматизации деятельности сотрудников, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документации, контролем исполнительской дисциплины и управления.

Во исполнение решений Совета Безопасности Российской Федерации от 01.10.2014 о поэтапном переходе на отечественное программное обеспечение, департаментом информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области с 2015 года была начата работа по переводу имеющейся СЭДД на российскую платформу.

В период 2015-2016 гг. с целью запуска в эксплуатацию новой версии СЭДД, был запланирован и реализован ряд мероприятий по созданию новых модулей СЭДД, тесно интегрированных между собой. Во время эксплуатации СЭДД у пользователей регулярно возникают текущие вопросы по работе с системой, предложения по улучшению работы, потребности в изменении функционала СЭДД при изменениях в федеральном и региональном законодательстве, а также потребности в расширении функционала СЭДД для повышения эффективности работы пользователей.

Целью оказания услуг по техническому сопровождению СЭДД является необходимость обеспечения: отсутствия простоя в работе по причине невозможности функционирования СЭДД, гарантий корректного функционирования СЭДД; стабильной работы СЭДД; отказоустойчивой работы СЭДД с обеспечением полноценного резервирования; своевременного реагирования на возникающие сбои в работе системы, приводящие к нештатной работе СЭДД; своевременного устранения причин возникающих сбоев.

В ноябре 2017 года заканчиваются обязательства компании-разработчика по технической поддержке СЭДД, поэтому для обеспечения полноценного и бесперебойного функционирования системы необходимо проведение мероприятия, предусматривающего заключение государственного контракта на оказание услуг по техническому сопровождению СЭДД:

- за счет лимитов бюджетных обязательств 2017 года – 1 040 000 (один миллион сорок тысяч рублей),

- за счет лимитов бюджетных обязательств 2018 года - 11 960 000 (одиннадцать миллионов девятьсот шестьдесят тысяч рублей 00 копеек).

uksis.nso.ru · Web viewВ целях бесперебойного оказания услуг и...

Documents

Transcript of uksis.nso.ru · Web viewВ целях бесперебойного оказания услуг и...