Ufcd415quebrascausasepreveno Mz (1)
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QUEBRAS - Conceitos
O que são quebras?São diminuições que não decorrem da
venda ou uso.
Ocorrem devido a: Furtos (interno e/ou externo) Abates de produtos deteriorados ou
obsoletos.
QUEBRAS - Conceitos
As quebras extraordinárias: são as de verificação imprevisível e resultantes de factos alheios ao exercício da actividade:
Incêndios e danos por água; Derrocadas, falhas estruturais,
tempestades; Roubos e vandalismo.
QUEBRAS - Conceitos
As quebras operacionais são verificadas com alguma regularidade e resultam da actividade e/ou manuseamento de certos bens.
Validade dos produtos ultrapassada; Quebras acidentais de mercadorias; Mau acondicionamento (embalagem); Controlo das datas de validade dos produtos; Deficiente registo da localização da mercadoria; Furtos e erros na expedição de mercadorias; Devoluções de clientes.
Quebras: Furtos InternosPontos de Risco:
RECURSOS HUMANOS: Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:
Ambiente laboral (motivação, etc…);
Política de RH e de contratação (tipo de contratos, rotação de pessoal, políticas de retribuição, etc…).
Quebras: Furtos InternosPontos de Risco:
O PRODUTO: O risco de um produto poder ser roubado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão. Os fatores que determinam esta atratividade são:
O valor; A novidade; A facilidade de venda; A facilidade O de ser furtado (tamanho, etc…); Localização no armazém, locais das instalações
onde é mais simples “agir”.
Quebras: Furtos Internos
Pontos de Risco:
Os PROCEDIMENTOS: A forma como são executados será determinante para inibir ou facilitar comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos são:
As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega;
Entregas “cegas” (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).
Quebras: Furtos InternosPontos de Risco
O TRANSPORTE: As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas, etc.).
Nota: Não esquecer a cumplicidade das pessoas que têm acesso aos produtos (tanto externas, como internas à organização).
Quebras: Furtos Internos
Como prevenir?
o Normas de funcionamento interno, tanto para funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e acompanhamento constante da aplicação destas normas;
Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de as aplicar.
Quebras: Furtos Internos
Causas:
A tentação: Que variará em função da necessidade do empregado, da sua Ambição/ganância.
Da tolerância: Dos quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.
Da facilidade: Cometer um furto interno e esta existe se houver oportunidade (Acesso ao produto, Tempo disponível e Posição que ocupa)
A perceção: Do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá do “medo” de ser apanhado, de ser castigado e de se sentir culpado.
Quebras: Furtos InternosDeve-se evitar que sejam criadas percepções
entre os empregados do tipo:
“A empresa já ganha dinheiro suficiente”
Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.
“Aqui roubar é muito fácil”
Os empregados não têm medo, nem de serem apanhados, nem de serem castigados.
Quebras: Furtos Internos
Deve-se trabalhar eficientemente o conceito de:
“A empresa é a minha casa”
A cultura empresarial A integração do empregado A política de Recursos Humanos
Nota: A aplicação de medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários ao facto de os trabalhadores verem a empresa como a “sua” casa.
Inibidoresde
Tentações
Quebras: Furtos Externos
Medidas de controlo e prevenção das Instalações:Medidas de controlo e prevenção das Instalações:
o Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios;o Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior;o Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações;o Reduzir na medida do possível o número de entrada e saídas nas instalações;
Quebras: Furtos Externos
Medidas de controlo e prevenção das Instalações:Medidas de controlo e prevenção das Instalações:
o Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal;o Vedar as instalações;o Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:
o sinalizar as zonas, o estacionamento dos empregados longe dos
edifícioso criar lugares para as visitas;o Potenciar iluminação (elemento de
segurança para o vigilante e é um elemento dissuasivo)
Quebras: Furtos Externos
Medidas de controlo e prevenção das Medidas de controlo e prevenção das mercadorias:
Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga ou onde é armazenado produto.
Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais, …
Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...
Quebras: Furtos ExternosPapel do motorista na prevenção e controlo:
Deve estar presente durante a carga e descarga; Deve assumir a responsabilidade de que a
mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou;
Contingências:
É recomendado que o motorista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças de segurança.
Caso esta situação ocorra, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das autoridades.
Quebras: Furtos ExternosTecnologia aplicada ao controlo e prevenção
durante o transporte de mercadorias:
Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas, disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e, se forem utilizados alarmes para detetar, se a carga do veículo foi violada;
Selagem da carga ou do veículo: Deixa registo que o conteúdo da carga ou do veículo foi violado; No caso de cargas seladas verificar que os selos não foram manipulados e que os números dos selos estão corretos.
Outros: Alarmes de deteção nas entradas e saídas e utilização de um Circuito Fechado de Televisão.
Quebras: Erros
Os erros são falhas na gestão, que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores.
Pontos de Risco
A Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação, originam diferenças entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação:
Quantidades e produtos incorretos (referência, formato...)..
Deterioração dos produtos.
Quebras: ErrosPontos de Risco
A preparação das encomendas; Os processos de entrega e receção da
mercadoria; A gestão das devoluções e produtos
estragados. A deterioração dos produtos acontece por
não existirem instalações adequadas que permitam: Manter uma temperatura adequada para a
conservação dos produtos; Execução de uma “paletização” correcta.
Quebras: ErrosProcedimentos na prevenção e controlo dos Erros
Recomenda-se:
A definição eficiente dos procedimentos mais críticos;
O controlo sobre a execução dos mesmos; A utilização eficiente das ferramentas
adequadas. É recomendado realizar ações de formação
dos operadores sobre: Aplicação dos procedimentos estabelecidos; Utilização e manuseamento das ferramentas
necessárias.
Quebras: ErrosConclusão:
Estas ferramentas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na logística:
Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.
Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.
Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.
Quebras: Sistemas de segurança
Implementar Sistemas de segurança especificamente desenvolvidos para controlar e circulação de mercadorias e pessoas de forma a ser possível:
• Deteção de roubos•Sistemas de deteção•Sistemas de alarme•Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas•Sinalização
Sistemas de Segurança
Os sistemas de segurança controlam acessos, detetam intrusos, controlam viaturas para transportes de valor elevado via central de GPS.
O sistema de segurança permite-nos supervisionar o desenrolar de todas as operações garantindo: o controlo do fluxo de mercadorias dentro da
organização responder aos mais exigentes critérios de segurança
ativa para armazenagem e transporte de mercadorias especiais.