UAdeC-FIME AGVM-20051 Ingeniería de la Información MATI Alicia Guadalupe Valdez Menchaca.

UAdeC-FIME AGVM-2005 1

Ingeniería de la Información

MATI Alicia Guadalupe Valdez Menchaca


Inicio de la Planeación (Cont) Long Range Data/System Planning Guide

I.- Planning Initiation Stepsa. Determine scope and objectives of EAP

b. Create a Vision

c. Adapt a planning methodology

d. Arrange for computer resources

e. Assemble the planning team

f. Prepare EAP workplan

g. Obtain/confirm commitment and funding


Planning Initiation Steps

II.- Development of the business modela. Document the organization structure

b. Identify and define the business functions

c. Document the preliminary business model



III.- Existing systems architecture and technologya. Determine the scope, objectives and IRC workplan

b. Prepare for data collection

c. Collect the IRC data

d. Enter the data

e. Validate and review the draft of the IRC

f. Draw Schematics

g. Distribute the IRC

h. Administer and maintain the IRC



IV.- Definition of the Data Architecturea. List candidate data entities

b. Define the entities, attributes and relationships

c. Relate the entities to the business functions

d. Distribute the data architecture


V.- Definition of the data applications architecture

a. List Candidate applications

b. Define the applications

c. Relate applications to functions

d. Analyze impact to current applications

e. Distribute the applications architecture



VI. Definition of technology architecturea. Define data and applications distribution

architecture

b. Define technology platforms

c. Distribute the technology architecture



VII Formulate implementation strategy and plansa. Sequence the applicationsb. Estimate the effort and resources and produce a

schedulec. Estimate the costs and summarize the benefits of the

pland. Determine the success factors and make

recommendationse. Final reportf. Final presentation



Arrange for computer resources

El propósito de este paso es tener los recursos y computacionales para apoyar el proceso, probar los productos y asegurarse de que los productos están listos para utilizarse.

También involucra desarrollar data entry screens, reportes impresos y cualquier programación necesaria para preparar los productos que se utilizarán.



Un solo producto no reúne todos los requisitos,, un conjunto de productos será utilizado como herramientas de apoyo a todo el proceso, también llamadas “toolset” o conjunto de herramientas.

La meta es tener un conjunto integrado de herramientas para todo el proceso EAP que permitirán intercambiar data files.

Probar las toolset para asegurar un performance e integración aceptables.


Es importante encontrar cualquier problema que exista entre los productos desde el inicio, cuando pueden ser eliminados antes de causar costosos retardos.

Estabilizar el ambiente del hardware y software para todo el proceso



Deliverables1. Access to computers

2. Toolset installed and tested

3. Data entry screens, reports and program prepared

4. Toolset interfaces developes



Ten kinds of EAP ReportsMatrices/Tablas Relaciona una clase de información con

otra, pe entidades utilizadas por las funciones del negocio.

Diagramas Jerárquicos Descomposición top-down o división de la información, pe estructura de la organización.

Listas de estructura indentadas Muestra la misma información que los diagramas jerárquicos más explícita con cada nivel de descomposición indentado a la izquierda.

Listas simples y listas de referencias cruzadas

Simple lista de elementos, como una lista alfabética de entidades.

Referencia cruzada: relaciona una clase de información con otra, pe funciones del negocio con unidades organizacionales.


Descripción completa (texto formateado)

Un reporte conteniendo la información acerca de una clase de EAP Data. PE un reporte para cada función que lista un propósito de la descripción, oportunidades para la mejora y más.

DER (Entity Relationship diagrams) Reporte utilizado para representar gráficamente la arquitectura de datos

Gantt charts and schedules Lista los estados y tareas de un proyecto en el tiempo de la fecha de inicio y fecha de terminación.

Dataflow diagrams

Texto

Un diagrama de análisis estructurado

Documentos creados con procesadores de texto

Ten kinds of EAP Reports


Task1 Determinar el toolset basado en los reportes de la tabla anterior.

Task2 Determinar los requerimientos del hardware: LAN(Local Area Network) puede ofrecer ventajas de redes y PC.

Task 3 Evaluar alternativas para la Base de datos: 3 oportunidades potenciales:

Tasks and Guidelines


Tres alternativas para seleccionar bases de datos

1. Extender el Diccionario de datos actual, sí existe.

2. Crear una propia base de datos para todo el proceso EAP.

3. Obtener una licencia como propietario, como una CASE tool que tiene su propia base de datos interna.


Task4: Seleccionar y adquirir adecuados productos de software: budget– Reporting Formats: reportes deben ser atractivos,

entendibles y ajustados a un estándar, word processing.

– Selectivity and sorting: subconjuntos y combinaciones de información capaces de entenderse: Hojas de cálculo.

– Query: la habilidad de examinar datos desde cualquier perspectiva es útil. SQL es un lenguaje efectivo cuando una base de datos relacional es utilizada para el análisis de datos en el proceso

Tasks and Guidelines


Task4: Seleccionar y adquirir adecuados productos de software:

Otras categorías de análisis:Analyses(integrity, level, affinity, ranking)

Methodology compatibility

Kinds of objects

Extensibility

Data Entry Forms

Multiple or single access(múltiples WS access the tools).


Task5:Desarrollar forms, reports and routines

Desarrollar y probar interfaces entre productos para compartir o transferir datos.

Revisar las decisiones del toolset con otros IS departamentos.


3.4 Assemble the planning team

Este paso es el más importante del proceso de planeación, ya que seleccionar adecuadas metodologías y htas. Con un equipo inefectivo definitivamente impedirá el progreso del EAP, 4 principios para la selección del comité:


1. El líder del equipo debe ser una persona con capacidad de liderazgo fuertemente activo.

2. Personas creíbles

3. Entender el proceso y comprometidos con su éxito.

4. Deber de ser voluntarios y capaces de cooperar con otros( trabajo en equipo).

Assemble the planning team


Deliverables:

1. Lista de los miembros del equipo y confirmación de su tiempo en el comité.

2. Identificación de cada depto. involucrado.

3. Roles y responsabilidades definidas

4. Consultores identificados y seleccionados.

Assemble the planning team


Tasks & Guidelines

Task1: Determinar las habilidades requeridas para cada una de las fases.Members are broad business experience, solid time invested in a variety of areas, person with good reputation. Some phases need additional skills pe preparing the data architecture will require people who have data definition experience and the tech arq. People who are up to date on the latest trends on tech hardware, software and communications


Task2: Estimar el esfuerzo necesario en cada fase.

Task3: determinar el número de gente necesaria.

Task4: Especificar los roles esperados y responsabilidades de cada miembro del equipo

Tasks & Guidelines


Roles

Team Leader Manages the day-to-day activities of all team members.

Business Analyst Provides business knowledge and perspective.

Data Analyst Provides data definition expertise.

Application Analyst Provides application system expertise.

Technology Analyst Provides Technology expertise

Consultant Technical guidance & meth direction, quality of deliverables, preparations of reports and presentations.

Toolset Administrator Installation, preparation & use of toolset products


Task5: Obtener un espacio reservado como un “conference room” por el tiempo que se requiera para EAP.

Tasks & Guidelines


Preparar el Plan de Trabajo

Es el programa y planeación de todas las actividades del proyecto.

Deliverables– EAP Workplan (Text, tables, Gantt chart)

• Introduction(what,why,who,when,where,how much)

• Tasks descriptions.

• Expected duration, effort estimates

• Gantt charts and schedule summary

• Responsabilities and daily/weekly task assignments


WorkplanTeam member workbook containing:

– Workplan– Status report, minutes and notes from meetings– Intermediate deliverables and background

materials– Miscellaneous correspondency


Tasks & Guidelines

Task1: Complete the previous initiation steps.

Task2: Consider dividing EAP into subprojects

Task3: List all phases and steps in the meth with team member assignments.

Task4: Estimate the duration of each step, and determine the start and completion dates considering the resources assigned


Duración Aproximada

Preliminary Business Model........... 7%Enterprise Survey............................ 23%Current Systems & Tech................. 15% Data Arch....................................... 15%Applications Arch........................... 15%Tech Arch.........................................10%Migration Planning........................... 15%


Task5: establish the project control and status reporting mechanism.

Task6: Build in contingency. (Whats ifs) Task7: Estimate the costs and budget

impact of the project.Task8: Distribute the workplan to all

participants.

Tasks & Guidelines


Step 7: Management Approval Entregar un plan de trabajo tangible como

resultado de la fase de inicioPlanear junta con la administración

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